REPUBLIK INDONESIA
PENGATURANPELAKSANAAN ANTARA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 11
REPUBLIK INDONESIA DAN KOREA INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY (KOICA) REPUBLIK KOREA TENTANG PROGRAM TENAGA SUKARELA KOICA DALAM MENDUKUNG PROGRAM PEMUDA DAN OLAHRAGA DI INDONESIA
1. PEMBUKAAN Kementerian Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia (untuk selanjutnya disebut sebagai "Kementerian") dan Korea International Cooperation Agency (untuk selanjutnya disebut sebagai "KOICA") atas nama Pemerintah Republik Korea , untuk selanjutnya masing-masing disebut sebagai "Pihak" dan secara bersamasama disebut sebagai "Para Pihak". Merujuk pada Memorandum Saling Pengertian antara Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dan Korea International Cooperation Agency tentang Program Tenaga Sukarela KOICA yang ditandatangani di Jakarta pada tanggal 30 Januari 2015. Mengingat komitmen dari Para Pihak untuk bekerja sama berdasarkan prinsipprinsip kesetaraan, sating menguntungkan, saling menghargai, dan saling memahami. 2. TUJUAN Tujuan Pengaturan Pelaksanaan ini adalah untuk menyediakan dasar hukum dan pedoman bagi Para Pihak dalam pelaksanaan program Tenaga Sukarela KOICA dalam mendukung program pemuda dan olahraga di Indonesia.
1
~I
II
3. WILAYAH KERJA SAMA a. Tenaga Sukarela KOICA yang ditugaskan berdasarkan Pengaturan Pelaksanaan ini akan mendukung program Kementerian di bidang pemuda dan olahraga.
b. Berdasarkan
kebutuhan
dan
prioritas,
Tenaga
Sukarela
KOICA akan
diitugaskan ke lnstansi Pelaksana pada lokasi yang ditentukan oleh Para Pihak. c. Jika diperlukan, Tenaga Sukarela KOICA dapat bekerja di bidang dan lokasi lainnya berdasarkan kesepakatan tertulis antara Para Pihak, sepanjang kegiatan-kegiatan tersebut sesuai dengan tujuan dari Pengaturan Pelaksanaan ini. 4. PERSYARATAN TENAGA SU KARE LA KOICA 11
a. Memiliki latar belakang pendidikan setara dengan Sarjana atau dengan keahlian, dan pengalaman kerja terkait bidang kegiatan yang diminta. b. Memiliki kemampuan berbahasa Indonesia dan/ atau bahasa lnggris. c. Sehat secara jasmani dan rohani yang dibuktikan dengan hasil pemeriksaan medis dari dokter yang berwenang. 5. MEKANISME KERJA SAMA a. Komite Koordinasi Bersama (KKB), sebagaimana yang diatur dalam Pasal V
MSP akan bertemu pada bulan Mei dan Oktober setiap tahun, atau setiap saat yang dianggap perlu, di Indonesia. b. KKB akan melakukan fungsi-fungsi sebagai berikut: • Menetapkan pedoman kebijakan, mengesahkan dan memantau program Tenaga Sukarela KOICA maupun kinerja Tenaga Sukarela KOICA di Indonesia. • Menentukan lingkup kerja sama dan lokasi Penugasan Tenaga Sukarela KOICA pada setiap Kementerian. • Menentukan perkiraan jumlah Tenaga Sukarela KOICA serta periode Penugasan. • Menetapkan standardisasi teknis bagi pelaksanaan program Tenaga Sukarela KOICA. • Membahas dan menyetujui setiap perubahan yang berkaitan dengan pelaksanaan program Tenaga Sukarela KOICA. • Melakukan survei kebutuhan, pengawasan, pemantauan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Tenaga Sukarela KOICA dan pelaksanaan· program Tenaga Sukarela KOICA, berkoordinasi dengan lnstitusi Pelaksana dan institusi-institusi pemerintah terkait lainnya. 2
c. Keputusan KKB merupakan pertimbangan utama dalam menentukan KOICA, dengan kebutuhan dan permintaan Tenaga Sukarela mempertimbangkan jumlah Tenaga Sukarela KOICA yang berhasil direkrut oleh KOICA.
aTUGASDANTANGGUNGJAWAB a. KOICA wajib: 1) Menginformasikan kebijakan dan peraturan mengenai program Tenaga Sukarela KOICA kepada Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian, lnstitusi Pelaksana, dan otoritas pemerintah terkait lainnya di Indonesia. 2) Menginformasikan Tenaga Sukarela KOICA mengenai kondisi sosial, budaya dan keagamaan dalam masyarakat Indonesia. 3) Mengajukan permohonan persetujuan Pemerintah untuk Penugasan Tenaga Sukarela KOICA kepada Kementerian Sekretariat Negara melalui Kementerian. 4) Mengoordinasikan proses administrasi dalam penugasan Tenaga Sukarela KOICA, termasuk persetujuan penugasan dan kartu identitas dengan Kementerian Sekretariat Negara; izin masuk, izin tinggal dan izin keluar dengan Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Hukum dan HAM; izin mempekerjakan tenaga asing dengan Kementerian Ketenagakerjaan; surat keterangan pencatatan kepolisian/ surat keterangan jalan dari Mabes Polri. 5) Menginformasikan secara resmi kepada Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian, lnstitusi Pelaksana dan institusi-institusi pemerintah terkait lainnya dalam hal Tenaga Sukarela KOICA tidak dapat menyelesaikan tugas. 6) Menginformasikan Kementerian dalam hal terdapat proyek skala lkecil yang ditugaskan pada Tenaga Sukarela KOICA. 7) Menyampaikan informasi tertulis mengenai perkembangan program kepada Kementerian dan Kementerian Sekretariat Negara 8) Mengoo~dinasikan tugas dan tanggung jawab Tenaga Sukarela KOICA sebagai berikut : i. Menjaga koordinasi yang erat dengan KOICA, lnstitusi Pelaksana dan Kementerian. ii. Menghormati kedulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia serta kepekaan sosial, budaya dan keagamaan di dalam masyarakat Indonesia. iii. Taat pada hukum dan peraturan yang berlaku di Indonesia.
3
iv. Fokus pada kegiatan yang diatur dalam proposal kerja asli, namun Tenaga Sukarela KOICA boleh/ wajib melakukan kegiatan tambahan dengan pemberitahuan sebelumnya dari KOICA kepada Kementerian/ lnstitusi Pelaksana. v. Menyampaikan informasi tentang kinerjanya secara berkala kepada lnstitusi Pelaksana. b. Kementerian wajib: 1) Menunjuk salah satu unit kerja di dalam Kementerian yang bertindak sebagai focal point! koordinator program 2) Menyebarluaskan informasi dan prosedur pemanfaatan Program Tenaga Sukarela KOICA di Indonesia kepada institusi-institusi terkait. 3) Menyampaikan daftar lnstitusi Pelaksana dan proposal permintaan kepada Kementerian Sekretariat Negara. 4) Dalam hal terdapat proyek skala kecil yang ditugaskan kepada Tenaga Sukarela KOICA, Kementerian akan bertanggung jawab untuk menyampaikan Serita Acara Serah Terima (BAST) sesuai dengan peraturan Kementerian Keuangan Republik Indonesia. 5) Menginformasikan KOICA dengan segera serta berkoordinasi dengan lnstitusi Pelaksana dalam hal membantu Tenaga Sukarela KOICA dalam situasi darurat. 6) Mengoordinasikan tugas dan tanggung jawab dari lnstitusi Pelaksana sebagai berikut: i. Menunjuk seorang pendamping untuk membantu tugas harian Tenaga Sukarela KOICA dan menjadi kontak penghubung selama masa penugasan mereka. ii. Membantu Tenaga Sukarela KOICA dalam mencari akomodasi dan kebutuhan hidup pada saat awal kedatangan. iii. Menyediakan tempat, fasilitas kerja dan bantuan bagi Tenaga Sukarela KOICA dalam mendukung kinerja penugasannya. iv. Membantu Tenaga Sukarela KOICA dalam melaporkan program dan kegiatannya di lnstitusi Pelaksana kepada otoritas-otoritas setempat yang terkait seperti Kantor lmigrasi dan Kantor ~olisi setempat. v. Menyampaikan laporan berkala mengenai kinerja Tenaga Sukarela KOICA kepada Kementerian . vi. Mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menjamin keselamatan Tenaga Sukarela KOICA.
4
c. Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia wajib: : 1) Mengoordinasikan pelaksanaan Program Tenaga Sukarela KOICA. 2) Melakukan proses administratif dalam memfasilitasi Penugasan Tenaga Sukarela KOICA di Indonesia, termasuk menyampaikan proposal permintaan dari Kementerian kepada KOICA dan menerbitkan Surat Persetujuan Pemerintah atas penugasan Tenaga Sukarela KOICA. 3) Memfasilitasi proses pembebasan dan peringanan pajak serta bea cukai sesuai dengan hukum dan peraturan negara Republik Indonesia yang berlaku.
7. JANGKA WAKTU PENUGASAN TENAGA SUKARELA KOICA a. Jangka waktu penugasan Tenaga Sukarela KOICA disesuaikan dengan Pasal VII MSP.
b. Kementerian dapat meminta KOICA untuk meninjau ulang penugasan Tenaga Sukarela KOICA, apabila terdapat pelanggaran terhadap hukum dan peraturan Indonesia atau pertimbangan lainnya.
8. ALAMAT RESMI
a. Kantor KOICA Indonesia Kedutaan Besar Republik Korea Gedung Hubungan Konsuler, Lt. 3 JI Jend. Gatot Subroto Kav. 58 Jakarta Selatan 12950 Tel. (021) 2967 3920 Fax. (021) 2967 3924 b. Biro Perencanaan dan Organisasi, Kementerian Pemuda dan Olahraga Gedung Graha Pemuda Lantai 4 JI. Gerbang Pemuda No.3, Senayan Jakarta Pusat 10270 Tel. (021) 573 8321 Fax. (021) 573 8321 c. Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri, Kementerian Sekretariat Negara JI.Veteran Ill No.9, Jakarta Pusat Tel. (021) 390 1141 , 390 1139 Fax. (021) 390 1142 lnformasi tambahan kontak resmi akan diberikan oleh Para Pihak secara tertulis seperti yang dibutuhkan atau diminta oleh salah satu Pihak.
5
Sebagai bukti, yang bertandatangan di bawah ini, telah menandatangani Pengaturan Pelaksanaan ini. Dibuat dalam rangkap dua di Jakarta pada tanggal sembilan be/as bulan Juni tahun dua ribu lima be/as dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa lnggris, semua naskah memiliki kekuatan hukum yang sama. Dalam hal terdapat perbedaan penafsiran atas Pengaturan Pelaksanaan ini, maka naskah bahasa lnggris yang berlaku.
Untuk Kementerian Pemuda dan Olahra
Untuk Kantor KOICA Indonesia
~ Ramidin Saragih
Kim Byung Gwan Resident Representative of Indonesia Office
1 Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi
Disaksikan oleh Untuk Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia
ama Teknik Luar Negeri
6
.fl } .....
'
-
.
~··:
··......
'"' ... l'• . ~. ~
...,
• .. •.
//~
REPUBLIK INDONESIA
IMPLEMENTING ARRANGEMENT BETWEEN THE MINISTRY OF YOUTH AND SPORTS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA AND KOREA INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY CONCERNING THE WORLD FRIENDS KOICA VOLUNTEERS PROGRAM TO SUPPORT YOUTH AND SPORTS PROGRAM IN INDONESIA
1. PREAMBLE The Ministry of Youth and Sports of the Republic of Indonesia (hereinafter be referred to as "the Ministry") and Korea International Cooperation Agency (hereinafter be referred to as "KOICA") on behalf of the Government of the Republic of Korea, hereinafter be singularly referred to as "the Party" and collectively be referred to as "the Parties". Referring to the Memorandum of Understanding ("MoU") between the Ministry of State Secretariat of the Republic of Indonesia and Korea International Cooperation Agency concerning the World Friends KOICA Volunteers Program signed in Jakarta on 301h January 2015. Bearing in mind the commitment of the Parties to cooperate based on the principles of equality, mutual benefits, mutual respects and mutual understanding. 2. OBJECTIVE The objective of this Implementing Arrangement ("IA") is to provide legal framework and guidelines for the Parties in the implementation of the World Friends KOICA Volunteers Program to support youth and sports program in Indonesia. 1
3. AREA OF COOPERATION a. The KOICA Volunteers assigned under this IA will support the program of the Ministry in the field of youth and sports. b. Based on the needs and priorities, the KOICA Volunteers will be assigned to Host Organizations in locations to be determined by the Parties. c. If needed, the KOICA Volunteers may work on other subjects and locations based on written agreement of the Parties as long as such activities are relevant to the objective of this IA. 4. REQUIREMENTS OF THE KOICA VOLUNTEERS a. To have the educational background in the level of Bachelor or skill, and work experience related to the requested field of activities. b. To have the ability to speak Bahasa Indonesia and/ or English language. c. Physically and mentally healthy proven by the result of medical check-up from the authorized doctor. 5. MECHANISM OF COOPERATION a. The Joint Coordinating Committee (JCC), as stipulated in Article V of the MOU will meet in May and October each year, or at any time as deemed necessary, in Indonesia. b. The JCC will perform the following functions: • to define the policy guidelines and to endorse the KOICA Volunteers Program as well as the work of KOICA Volunteers in Indonesia. • to determine scope of cooperation and location of assignment of the KOICA Volunteers Program in each Ministry. • to determine the estimated number of the KOICA Volunteers as well as assignment period. • to define the technical standardization of the implementation of the KOICA Volunteers Program. • to discuss and approve any changes related to the implementation of the KOICA Volunteers Program. • to conduct need survey, supervision, monitoring and evaluation of the activities undertaken by the KOICA Volunteers and the implementation of the KOICA Volunteers Program, in coordination with the Host Organization and other relevant government institutions. 2
c. The decision of the JCC would be the primary considerati'on in determining the needs and demands of the KOICA Volunteers, taking into account the number of the KOICA volunteers succesfully recruited by KOICA. 6. DUTIES AND RESPONSIBILITIES
a. KOICA shall: 1) inform the policies and regulations of the KOICA Volunteers Program to the Ministry of State Secretariat, the Ministry, Host Organization, and other related government authorities in Indonesia. 2) inform the KOICA Volunteers on social, cultural and religious issues within Indonesian society. 3) request the government approval for the assignment of the KOICA Volunteers to the Ministry of State Secretariat through tlhe Ministry. 4) coordinate the administrative process of the KOICA Volunteers assignment, including assignment approval and identification card with the Ministry of State Secretariat; entry, stay and exit permit with the Ministry of Foreign Affairs and the Ministry of Law and Human Rights; forem gn worker registration from the Ministry of Manpower; certificate of police registration/travel declaration letter from National Police. 5) officially inform the Ministry of State Secretariat, the Ministry, the Host Organization and other relevant government institutions in the event of the KOICA Volunteers unable to complete the service. 6) inform the Ministry in case of any small scale project a:ssigned to the KOICA Volunteers. 7) share written information on the progress of the program to the Ministry and the Ministry of State Secretariat. 8) coordinate the KOICA Volunteers's duties and responsibilities as follows:
i. maintain close coordination with KOICA, the Host Organization, and the Ministry.
ii. respect the sovereignty of the Unitary State of the Republic of Indonesia as well as sensitivity of social, cultural and religious issues within Indonesian society.
3
iii. comply with the prevailing laws and regulation of Indonesia. iv. perform concentration in the activities stipulated in the original working proposal, yet volunteers may do additional activities with prior notice from KOICA to the Ministry/ Host Organization . v. Submit periodic information on her/ his performance to the Host Organization. b. The Ministry shall: 1) appoint a unit within the Ministry as the focal point of the program. 2) disseminate the information and procedures of the KOICA Volunteers Program in Indonesia to the relevant institutions. 3) submit the list of the Host Organizations and the request proposals to the Ministry of State Secretariat. 4) in case of any small scale project assigned to the KOICA Volunteers, the Ministry will be responsible to submit the record of transfer (BAST) pursuant to the regulation of the Ministry of Finance of the Republic of Indonesia. 5) inform KOICA immediately and in coordination with the Host Organization and assist the KOICA Volunteers in the event of an emergency. 6) coordinate the Host Organization's duties and responsibilities as follows: i. to appoint a co-worker to assist daily work of the KOICA Volunteers and to be the contact person during their assignment period . ii. to assist the KOICA Volunteers on finding accommodation and needs on their first arrival. iii. to provide space, working facilities and assistance for the KOICA volunteers to support the performance of her/ his assignment. iv. to assist the KOICA Volunteers on reporting their program and activities in the Host Organization to the relevant local authorities such as Immigration Office and Local Police Office. v. to submit a periodic report on the performance of the KOICA Volunteers to the Ministry. vi. to take necessary measures to ensure the safety of volunteers. c. The Ministry of State Secretariat of the Republic of Indonesia shall: 1) coordinate the implementation of the KOICA Volunteers Program.
4
2) conduct the administrative process to facilitate the assignment of the KOICA Volunteers in Indonesia, including submitting the request proposal from the Ministry to KOICA and issuing government's approval for the assignment of the KOICA Volunteers. 3) facilitate the process of customs and tax exemptions and relief in accordance with the prevailing laws and regulations of the Republic of Indonesia.
7. DURATION OF THE KOICA VOLUNTEERS ASSIGNMENT a. The duration period of the KOICA Volunteers assignment shall be in accordance with Article VII of the MoU. b. The Ministry may request KOICA to review the assignment of the KOICA Volunteers due to the violation of Indonesian law and regulations or other considerations.
8. OFFICIAL ADDRESS a. KOICA Indonesia Office Embassy of the Republic of Korea Consular Affairs Building, 3rd Floor JI Jend. Gatot Subroto Kav. 58 Jakarta Selatan 12950 Tel. (021) 2967 3920 Fax. (021) 2967 3924
b. Bureau for Planning and Organization, Ministry of Youth and Sports Gedung Graha Pemuda Lantai 4 JI. Gerbang Pemuda No.3, Senayan Jakarta Pusat 10270 Tel. (021) 573 8321 Fax. (021) 573 8321
c. Bureau for Foreign Technical Cooperation, Ministry of State Secretariat JI.Veteran Ill No.9, Jakarta Pusat Tel. (021) 3901141 , 390 1139 Fax. (021) 390 1142 Additional official contact information will be provided by the Parties in writing as needed or as requested by either Party. 5
IN WITNESS WHEREOF, the undersigned, have signed this IA. Done in duplicate in Jakarta on the nineteenth day of June in the year two thousand and fifteen in Indonesian and English languages, all texts being equally authentic. In
case of any divergence of interpretation of this IA, the English text shall prevail. For the KOICA Indonesia Office
For the Ministry of Youth and Sports of the Republic of Indonesia
1
~-~-~
Ramidi Saragih Head of Bureau for Planning and
Kim Byung G
Organ;ization
Office
Resident Representative of Indonesia
Witnessed by For the Ministry of State Secretariat of the Republic of Indonesia
Rika IK iswar Head
of Burea
for Foreign ti on
6
