Digitaliseren met beleid

DEN

ICT-register bij subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’

Pag. 1

ICT-register (geldend vanaf 2009) ten behoeve van de Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’

Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................ 1 2. Toelichting bij het ICT-register ............................................................................................. 2 3. ICT-beleid maken en bijstellen ............................................................................................. 4 4. Planning, voorbereiding en randvoorwaarden ...................................................................... 6 5. ICT in de praktijk toepassen ................................................................................................. 9 6. Controle- en meetmechanismen ......................................................................................... 15 Bijlage 1 : Geheugen van Nederland Richtlijn 6 (Model Materiaalanalyse)........................... 16 Bijlage 2 : Geheugen van Nederland Richtlijn 9..................................................................... 24 Bijlage 3 : Geheugen van Nederland Richtlijn 11................................................................... 36

1. Inleiding In het kader van de Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ (hierna: de Regeling) kunnen Nederlandse erfgoedinstellingen aanvragen indienen voor financiële ondersteuning bij de uitvoering van ICT-projecten. Voor ICT-gerelateerde criteria verwijst deze Regeling naar het ICT-register van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). Alle criteria in het ICT-register waarnaar verwezen wordt in de regeling, worden in dit document nader toegelicht. In het ICT-register legt DEN samen met experts in de instellingen vast hoe hoog de lat ligt voor de ICTpraktijk in het erfgoedveld. Het register is richtinggevend voor de hele erfgoedsector. Het bestaat uit een overzichtelijke lijst van normen, regels en kenmerken, onderzoeksmethoden, kwaliteitshandboeken en checklists. De kwaliteitsinstrumenten die op deze wijze bijeen worden gebracht, zullen bijdragen aan effectieve en duurzame toepassingen van informatie- en communicatietechnologie. Door de actieve betrokkenheid van de instellingen bij het ICT-register bouwt de sector een zelfregulerend systeem voor ICT-kwaliteitszorg. Meer informatie hierover vindt u op www.den.nl/register. Ten behoeve van de Regeling is een selectie gemaakt uit de geregistreerde kwaliteitsinstrumenten. De in dit document geselecteerde kwaliteitsinstrumenten gelden als criteria voor de regeling zodanig dat het principe ‘pas toe of leg uit’ geldt: om voor subsidie in aanmerking te komen dient een instelling de geselecteerde instrumenten toe te passen. Als de instelling dat niet kan of niet wil, dient de instelling deze afwijking te motiveren. Als de motivatie gegrond wordt verklaard, kan de instelling worden ontheven van de verplichting om aan de geselecteerde kwaliteitsinstrumenten te voldoen. De instrumenten worden in dit document aangeduid met een code die verwijst naar het ICT-register. Tot de selectie behoren in ieder geval alle standaarden die deel uitmaken van DE BASIS. DE BASIS is een samenhangende set van standaarden en (toepassings)richtlijnen die gezamenlijk het minimale scenario voor digitalisering door erfgoedinstellingen beschrijven. Nadat in 2008 de minimumeisen voor vindbaarheid van erfgoedinformatie zijn bepaald, zijn daar begin 2009 de minimale eisen voor vervaardiging van digitale bestanden en digitale duurzaamheid aan toegevoegd. Deze maken nu alle onderdeel uit van de Regeling in 2009.

DEN


Pag. 2

Het ICT-register en DE BASIS zijn dynamisch: in de ICT-praktijk gaan de ontwikkelingen snel. Om aansluiting op actuele ICT-ontwikkelingen mogelijk te maken, worden de kwaliteitsinstrumenten jaarlijks geselecteerd en gepubliceerd.

2. Toelichting bij het ICT-register Een belangrijk uitgangspunt bij het inzetten van ICT is dat de toepassing optimaal en duurzaam moet zijn. Optimaal houdt in dat technische ontwikkeling en implementatie van de resultaten van deze ontwikkeling zoveel mogelijk gebaseerd zijn op erkende standaarden en breed geaccepteerde technologieën en procedures. Duurzaam houdt in dat ook op de langere termijn geprofiteerd kan worden van de investeringen. Dit vereist dat de ICT-praktijk van een instelling goed is verankerd in de organisatie. Dat kan alleen gerealiseerd worden door een hechte samenhang tussen het algemene instellingsbeleid en het informatie- en communicatiebeleid. De vastgestelde kwaliteitscriteria hebben betrekking op drie clusters van activiteiten: a. beleid van de instelling, b. de praktische toepassing van ICT en c. de bijdrage van de instelling aan het landelijk kwaliteitssysteem. De criteria zijn vooral bedoeld om samenhang tussen deze niveaus te bewerkstelligen en de werkprocessen te stroomlijnen. Alleen dan kan een instelling volwaardig participeren in een landelijke infrastructuur voor digitaal cultureel erfgoed. De inzet hierachter is de totstandkoming van de Digitale Collectie Nederland, een virtuele collectie van alle digitale bronnen, aangelegd door de erfgoedinstellingen zelf.

a. Verankerd ICT-beleid Een instelling dient zijn algemene beleidsplan aan te vullen met enkele beleidsdocumenten die de ICTpraktijk beleidsmatig verankeren: • Het informatiebeleidsplan (criterium A.01) brengt de samenhang aan tussen het algemene instellingsbeleid en het ICT-beleid; • Het digitaliseringsplan (criterium B.01) vertaalt het ICT-beleid naar operationele spelregels voor de ICT-praktijk in de instelling. Informatiebeleidsplan én digitaliseringsplan (inclusief de duurzaamheidsparagraaf) dienen aanwezig te zijn om kader en samenhang te scheppen voor alle digitaliseringsinspanningen van een instelling.

b. Gestroomlijnde ICT-praktijk Om van een kwalitatief hoogwaardige en efficiënte ICT-praktijk te kunnen spreken, dient een erfgoedinstelling te voldoen aan de volgende criteria: • • •

Uitvoering van een Genormeerde materiaalanalyse en -selectie (criterium C.01), op basis waarvan erfgoedcollecties op een goede manier gedigitaliseerd kunnen worden; Voldoen aan de Specificaties voor vervaardiging van digitale data (criterium C.02) om te garanderen dat de resultaten van het digitaliseringsproces van goede kwaliteit zijn; Zorg dragen voor Gestandaardiseerde, duurzame toegankelijkheid, om te garanderen dat de gedigitaliseerde collecties op langere termijn en in landelijke context gebruikt kunnen blijven worden. Dit kan als volgt: o Door gebruik te maken van standaarden voor beschrijving, inhoudelijke ontsluiting en identificatie (criterium C.03) o Door toegang en interoperabiliteit te garanderen (criterium C.05) o Door te voldoen aan kwaliteitseisen voor presentatie en toegankelijkheid (criterium C.06) o Door duurzame toegankelijkheid te regelen (criterium C.09)

DEN


Pag. 3

c. Bijdragen aan het landelijke kwaliteitszorgsysteem voor de culturele erfgoed-sector De overheid stimuleert de ontwikkeling van een kwaliteitszorgsysteem voor ICT in de erfgoedsector op basis van zelfregulering. Ontwikkeling van duurzame technologie vergt een continue wisselwerking tussen vernieuwing en toetsing van de bestaande ICT-praktijk. Het is belangrijk hierbij lessen te trekken uit de bestaande ICT-praktijk en de opgedane kennis onderling te delen. Digitaal Erfgoed Nederland heeft voor dit doel een projectenbank opgezet. Instellingen die van deze regeling gebruik maken zijn verplicht deze projectenbank te voeden zowel bij aanvang van een project (D.01.01) als bij de eindevaluatie (D.01.03). Bovenstaande criteria zijn vastgesteld op basis van een streven naar kwaliteitszorg. De relatie tussen deze criteria en kwaliteitszorg is in het onderstaande schema weergegeven door de criteria te plaatsen in de Deming Cycle (ook Shewhart Cycle genoemd) voor kwaliteitssystemen. Het schema geeft tevens het onderling verband aan tussen de criteria:

ACT: analyse, beleid maken/bijstellen PLAN: organisatie, voorbereiding, deelplannen Beleidsplan

Informatiebeleidsplan (A.01) C H E C K : E v a l u e r e n

Subsidieaanvraag Informatieplan

Digitaliseringsplan (B.01)

Subsidieaanvraag Ontwikkelings-project

Analyse / selectie (C.01) Vervaardiging (C.02) Toegang/duurzaamheid: Beschrijving/ontsluiting (C.03) Toegang/interoperabiliteit (C.05) Presentatie/Toegankelijkheid (C.06) Duurzame toegankelijkheid (C.09)

CHECK: evalueren/kennis delen via projectenbank: D.01.01 bij start, D.01.03 na afloop

D O : U i t v o e r i n g

DEN


Pag. 4

3. ICT-beleid maken en bijstellen Informatiebeleidsplan (criterium A.01) In het informatiebeleidsplan legt een instelling het informatie- en communicatiebeleid vast met betrekking tot haar culturele erfgoedcollecties. Ook toont het plan op welke wijze en onder welke voorwaarden de gestelde ICT-doeleinden bereikt kunnen worden. Tenslotte geeft het informatiebeleidsplan inzicht in de mate waarin de instelling een bijdrage levert aan ontsluiting van cultureel erfgoed in samenwerkingsverbanden op sectoroverstijgend, lokaal, regionaal, provinciaal, landelijk of internationaal niveau. Het informatiebeleidsplan volgt uit het algemene beleidsplan en wordt bijgesteld op basis van de evaluatie van afgeronde projecten en bestaande informatiediensten. Het informatiebeleidsplan is het uitgangspunt voor het digitaliseringsplan (B.01) en de bijbehorende duurzaamheidsparagraaf, en ook voor nog te starten projecten. Een voorbeeld-indeling voor een informatiebeleidsplan treft u aan op de volgende pagina. In de Projectenbank Digitaal Erfgoed houdt DEN bij welke erfgoedinstellingen over een informatiebeleidsplan beschikken en welke instellingen hun informatiebeleidsplan via hun websites beschikbaar stellen.

DEN


Pag. 5

Voorbeeld indeling van het informatiebeleidsplan 1. Inleiding

Aanleiding voor het plan, samenvatting, leeswijzer 2. De instelling 2.1 synopsis algemeen beleidsplan, missie, visie 2.2 kerntaken, overige taken 2.3 expertise die de instelling levert 2.4 doelgroepen 2.5 omvang organisatie 2.6 budget gereserveerd voor inzet ICT 2.7 beknopte planning komende periode 3. Visie informatievoorziening

Leg kort uit hoe ICT kan bijdragen aan het realiseren van de hoofddoelstellingen van uw instelling, zoals vastgelegd in het beleidsplan en/of andere beleidsstukken als communicatie-, onderzoeks- en tentoonstellingsplannen. Geef op hoofdlijnen aan hoe de digitale informatievoorziening van uw instelling zou moeten verlopen. Besteed hierbij speciale aandacht aan de aard, de duurzame toegankelijkheid en de gebruiksmogelijkheden van het digitaal erfgoed dat u kunt bieden. Geef ook aan in welke mate uw instelling aansluiting zoekt op een nationale of regionale infrastructuur en wat de relatie is met het nationale, regionale en/of lokale beleid. 4. Huidige informatievoorziening

Geef een beknopte beschrijving van de aard en omvang van de huidige informatiediensten, de achterliggende technische voorzieningen en het beheer ervan. 5. Sterkte-zwakte analyse

Analyseer (bijvoorbeeld met behulp van een SWOT-analyse) wat de knelpunten zijn in de huidige informatievoorziening in relatie tot de gewenste informatievoorziening. Streef hierbij naar het noemen van concrete en realistische oplossingen. Beschrijf wat nodig is aan middelen, materiaal en personele inzet om de gewenste doelen te bereiken. 6. Uitwerking gewenste informatievoorziening

• • • • •

Beschrijf de afzonderlijke informatiediensten (bijvoorbeeld websites, collectieregistratie, bibliotheek/mediatheek) die de gewenste dienstverlening moeten realiseren. Besteed hierbij aandacht aan de volgende vragen: Welke data (bijv. objecten of collectiesgegevens) en bijbehorende diensten zal de informatiedienst leveren? Welke doelgroepen zullen met de informatiedienst worden bereikt? Hoe wordt de inhoud toegankelijk gemaakt? Kiest men voor aansluiting bij een landelijke kennisinfrastructuur (bijv. erfgoedportals) of andere informatiediensten? Voor welke periode zal de dienst minimaal in stand gehouden worden? Wat zijn hiervan (op hoofdlijnen) de consequenties voor de workflow na oplevering? Hoe worden beheer en onderhoud geïmplementeerd? In welke mate zijn infrastructurele aanpassingen nodig?

7. Vervolgtraject

Beschrijf ten slotte kort hoe het informatiebeleidsplan uitgedragen en geïmplementeerd zal worden. Wie bewaakt de uitwerking van het informatiebeleidsplan in een digitaliserings- en een duurzaamheidsplan? Welke partners heeft de organisatie op het oog om de gewenste informatievoorziening te kunnen realiseren? Hoe en in welke mate wordt met de buitenwereld gecommuniceerd over het informatiebeleid?

DEN


Pag. 6

4. Planning, voorbereiding en randvoorwaarden Digitaliseringsplan (criterium B.01) Het digitaliseringsplan grijpt terug op het informatiebeleidsplan en is een vertaling van de gewenste informatievoorziening naar het operationele niveau: op welke manier, in welk tempo en volgens welke kwaliteitscriteria wordt de collectie van de instelling digitaal geregistreerd, gedocumenteerd, gereproduceerd en/of beschikbaar gesteld? Het digitaliseringsplan legt de randvoorwaarden en de operationele regels vast voor de ICT-huishouding binnen een instelling. Het dient dan ook voorafgaand aan het uitvoeren van ICT-(deel-)projecten te worden opgesteld en moet zorgvuldig worden bijgehouden. Het digitaliseringsplan definieert de fasen waarin het te digitaliseren materiaal en de bijbehorende documentatie worden geselecteerd en verwerkt. Het bevat bovendien voorschriften voor het uitwerken van de fasen tot deelprojecten en de kwaliteitsrichtlijnen die bij de uitvoering worden gehanteerd. Hierbij dient DE BASIS als uitgangspunt genomen te worden. DE BASIS is een set van minimale eisen die gesteld wordt aan de digitalisering van erfgoed in Nederland; hiermee is de ondergrens bepaald voor kwaliteitszorg bij de digitalisering van erfgoedcollecties. De prioriteiten in het digitaliseringsplan zullen vaak worden bepaald aan de hand van andere beleidsdocumenten, zoals een tentoonstellingsplan, educatieplan, registratieplan of collectieplan. De duurzaamheidsparagraaf is een onmisbaar onderdeel van het digitaliseringsplan (B.01). Hiermee registreert de instelling de strategie(ën) om duurzame digitale toegankelijkheid van de collectie en de kennis erover tot stand te brengen. Iedere digitaliserende instelling moet zich bewust zijn van de problematiek van digitale duurzaamheid. Hoe kan duurzame toegankelijkheid tot digitale data gerealiseerd worden? Welke procedures moeten ingevoerd worden om gedigitaliseerd materiaal goed te bewaren en toegankelijk te houden? In hoeverre kan digitalisering bijdragen aan het behoud van de fysieke collectie? In de duurzaamheidsparagraaf legt de instelling haar strategie voor duurzaamheid vast. Een onderwerp dat hierbij aan bod dient te komen, is de mogelijkheid tot migratie van de data, bijvoorbeeld door het gebruik van open standaarden. Tevens dient de instelling aan te geven hoe voorkomen kan worden dat de huidige software (in gebruik voor de collectieregistratie of digitale dienstverlening) belemmeringen kan opwerpen voor toegang of samenwerking, bijvoorbeeld door het niet meer aansluiten op actuele ICT-ontwikkelingen. Het is ook van groot belang dat de instelling duidelijk maakt wie in de organisatie de verantwoordelijkheid krijgt om de duurzaamheidsstrategie op te stellen en over de duurzame toegankelijkheid van de data te waken. Tenslotte dient de instelling aan te geven of er wel of niet een ‘repository’ wordt ingericht waarin het materiaal duurzaam kan worden bewaard. Als de instelling niet zelf in staat is tot duurzaam informatiebeheer, dient vermeld te worden bij welke landelijke of regionale initiatieven de instelling denkt aan te sluiten. Op landelijk niveau wordt deze problematiek voor het erfgoed onderzocht door meerdere instellingen verenigd in de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid (o.a. het Nationaal Archief, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, de Koninklijke Bibliotheek en Data Archiving and Networked Services (DANS)).

DEN


Pag. 7

Voorbeeld indeling van het digitaliseringsplan 1. Inleiding

Aanleiding voor het plan, opzet document, leeswijzer 2. De collectie van de instelling

Globale beschrijving van de totale collectie van de instelling, met speciale aandacht voor materiaalsoorten, omvang, beheer en gebruik 3. Te digitaliseren deelcollecties

Beschrijving van deelcollecties die in aanmerking komen voor digitalisering. Besteed hierbij per collectie aandacht aan: 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

Materiaalsoorten in de deelcollectie Omvang van de deelcollectie Registratie en ontsluiting van de deelcollectie (zowel omvang als kwaliteit) Beschikbaarheid en geschiktheid van aanvullende documentatie (bijvoorbeeld ten behoeve van contextualisering) Doelgroepen Beschikbaarheid en geschiktheid van reeds bestaande reproducties (bijv. dia's, foto's, microfilms) Reeds digitaal beschikbare onderdelen van de deelcollectie Juridische aspecten (auteursrecht, verweesde werken, databankrecht e.d.)

4. Prioritering en fasering

Beschrijving van de volgorde waarin en het tempo waarmee de genoemde collecties gedigitaliseerd dienen te worden. Beschrijf hierbij duidelijk op basis van welke criteria de volgorde wordt bepaald, bijvoorbeeld vergankelijkheid van het materiaal of de totstandkoming van nieuwe diensten voor de doelgroepen van de deelcollecties. Aan welke eisen moet voldaan worden om een idee voor digitalisering om te kunnen zetten in een concreet project (middelen, menskracht, technische benodigdheden e.d.)? Zijn er digitaliseringsprojecten waarop kan worden voortgebouwd? 5. Wijze van digitalisering

Beschrijving van de technische voorzieningen die gebruikt zullen worden en de kwaliteitscriteria die gesteld worden aan de digitalisering. Maak hierbij onderscheid tussen digitalisering van tekst, beeld, audio, video en contextuele documentatie. Wordt gebruik gemaakt van kennis en ervaringen uit andere digitaliseringsprojecten? 6. Wijze van beschikbaarstelling

Beschrijving van de wijze waarop de gedigitaliseerde collectie aan het publiek aangeboden zal worden. Wordt het gedigitaliseerde materiaal als een afzonderlijke bestand getoond, of wordt het geïntegreerd met andere informatie (bijv. andere collecties of een documentatiesysteem)? Is ontwikkeling nodig voor de presentatie van het materiaal, of zijn bestaande technologieën toereikend? Welke voorzieningen worden getroffen voor interactie met of inbreng van kennis door de gebruikers van de digitale collectie? Besteed ook aandacht aan de wijze waarop het gedigitaliseerde materiaal tevens in andere zoek- en informatiediensten beschikbaar zal komen. 7. Digitale duurzaamheid: 7.1. Samenstelling digitale collectie: Globale beschrijving van de digitale collectie van de

instelling (zowel ‘born digital’ als gedigitaliseerd), met speciale aandacht voor formats, omvang, beheer en gebruik. Op welke wijze draagt de langdurige beschikbaarheid van de digitale collectie bij aan het behoud van de originele bronnen? 7.2. Gewenste duurzaamheidsstrategie(ën): Beschrijving van de relatie tussen de gangbare duurzaamheidsstrategieën en de digitale collectie van de instelling. Op welke wijze dient de collectie op de lange termijn toegankelijk te blijven? Welke kwaliteitscriteria spelen daarbij een rol? Welke toekomstige vormen van hergebruik worden verwacht? Voor welke doelgroepen dient de collectie duurzaam beschikbaar te blijven?

DEN


Pag. 8

7.3. Opslag / repository: Beschrijving van de technische voorzieningen die nodig zijn om de

digitale collectie van de instelling duurzaam op te slaan en toegankelijk te houden. Investeert de instelling in een eigen ‘repository’? Wordt een derde partij ingeschakeld? Welke eisen worden gesteld aan metadata? 7.4. Organisatie: Wat zijn de personele en financiële consequenties van de gekozen strategie(ën)? Wie is verantwoordelijk voor het bewaken van de duurzaamheidsstrategie? Wat zijn de personele en financiële consequenties van de gekozen strategie? Hoe wordt het beheer van de ‘repository’ ingebed in de organisatie?

DEN


Pag. 9

5. ICT in de praktijk toepassen Om de resultaten van een ICT-project goed te kunnen inbedden in de structurele activiteiten, dient de instelling te beschikken over een informatiebeleidsplan (A.01) en een digitaliseringsplan (B.01) met een duurzaamheidsparagraaf. Bij het opstellen van een ICT-projectplan dient de instelling goed rekening te houden met deze beleidsdocumenten. Mocht de uitvoering van een specifiek project toch een afwijking noodzakelijk maken ten opzichte van beleids- of digitaliseringsplan, dan dient die afwijking goed te worden beargumenteerd en te worden vermeld in de relevante beleidsdocumenten.

5a. Materiaalanalyse en selectie (criterium C.01) Voorafgaand aan ieder digitaliseringstraject moet een fase plaatsvinden waarin de fysieke collectie onderworpen wordt aan een zorgvuldige materiaalanalyse en selectie van objecten uit de collectie. De conclusies uit het digitaliseringsplan dienen hierbij in acht genomen te worden. Alleen dan kan bepaald worden wat op welke manier volgens welke specificaties gedigitaliseerd moet worden. Deze gegevens zijn in ieder digitaliseringstraject essentieel, om een betrouwbare planning en begroting te kunnen opstellen. Er dient in het projectplan duidelijk gemaakt te worden om welk materiaal het gaat, en hoe de selectie tot stand is gekomen. U kunt hierbij gebruik maken van het Model Materiaalanalyse dat is opgesteld door Het Geheugen van Nederland (zie bijlage 1; ook te raadplegen op www.geheugenvannederland.nl, onder 'Over het Geheugen, ‘Documentatie’). In het projectplan dienen de volgende aspecten toegelicht te worden: o

Inventarisatie van de te digitaliseren collectie(s). Aspecten die hierbij van belang zijn, zijn kwetsbaarheid, bereikbaarheid en hanteerbaarheid van de objecten, volledigheid van de collectie, reikwijdte en onderwerp/vakgebied.

o

Inventarisatie van de wijze waarop de collectie beschreven is. Hoe volledig is de collectie beschreven en ontsloten? In welke mate zijn de beschrijvingen beschikbaar? Geef aan vanuit welk oogpunt de beschrijvingen zijn gemaakt: behoud en beheer, vindbaarheid of presentatie. Als de beschrijvingen niet voor publieksdoeleinden zijn gemaakt, zijn aanpassingen nodig. Hiermee moet in de planning rekening gehouden worden.

o

Vaststellen van de digitaliseringsgraad van de collectie. Welk percentage van de collectie is al eerder gedigitaliseerd volgens de criteria die in deze regeling worden gehanteerd, en welk deel is volgens andere criteria gedigitaliseerd?

o

Vaststellen of interne expertise aanwezig is om de digitalisering in huis uit te kunnen voeren, of dat externe expertise ingeschakeld moet worden, bijvoorbeeld in verband met de aard van het te digitaliseren materiaal.

5b. Specificaties vervaardiging digitale data (criterium C.02) Indien digitalisering van (een deel van) de collectie deel uit maakt van een ontwikkelingsproject, dient in het projectplan duidelijk gemaakt te worden op welke wijze en met welke kwaliteitscriteria de digitale data vervaardigd zullen worden. Om efficiënt en effectief te kunnen digitaliseren dient men zich te houden aan breed geaccepteerde specificaties voor digitalisering van verschillende materiaalsoorten. De wijze waarop de instelling zich conformeert aan deze specificaties dient te zijn vastgelegd in het informatiebeleidsplan en digitaliseringsplan. Als ondergrens voor de kwaliteitszorg dient DE BASIS. DE BASIS voor vervaardiging van beeld, tekst, audio-visueel en geo-informatie geldt als samenhangende set richtlijnen, die worden toegepast met behulp van de hieronder genoemde standaarden. In het projectplan dient u per geselecteerde materiaalsoort (zie 5a) te specificeren hoe u deze richtlijnen in de praktijk gaat toepassen. Speciale aandacht hierbij gaat uit naar de keuze van bestandsformaten en de toepassing van kwaliteitseisen.

DEN


Pag. 10

Daarnaast is in ieder digitaliseringsproces controle van de kwaliteit van de digitale data belangrijk. Zeker als men digitaliseringsactiviteiten heeft uitbesteed, dient het gedigitaliseerde materiaal goed op vooraf vastgelegde kwaliteitscriteria te worden getoetst. Het ICT-register biedt hiervoor richtlijnen onder: • Kwaliteit (criterium C.02.03) waarbinnen o Kleur (C.02.03.02) o resolutie (c.02.03.01)

Standaard voor het vervaardigen van beeld (C.02.01.02) Bij het maken van een digitale versie (master) van een analoog origineel door middel van scanning of digitale fotografie moet gebruik te worden gemaakt van TIFF als opslagformaat. Als de kosten van langdurige opslag dit verhinderen, dient de instelling te kiezen voor JPEG2000. Alleen bij vervaardiging van grote hoeveelheden tekstueel materiaal met beperkt kleurgebruik kan JPEG worden gebruikt als master. Deze drie standaarden maken, met hun specifieke toepassingsgrond, deel uit van DE BASIS. Onafhankelijk van het gekozen formaat gelden nog kwaliteitseisen voor kleur en datadichtheid (resolutie). Voor optimale beheersing van kleur en grijstonen moet gebruik worden gemaakt van ECI-RGBv2 als kleurruimte. De kleurdiepte moet minimaal 8 bits zijn. Voor originelen met groot dynamisch kleurbereik (waaronder ook negatieven) dient 16 bits te worden gehanteerd. In het vervaardigingsproces is controle op de kleurbeheersing met behulp van targets essentieel. Voor kleur moet de Kodak Grayscale Q13 en voor grijs de MacBeth Colorchecker worden toegepast. Bij het bepalen van de resolutie dient zoveel mogelijk detaillering van het origineel te worden behouden. Minimaal moet een betekenisvol detail van 0,2 mm nog te onderscheiden zijn. Uitgaande van een origineel ter grootte van A4 resulteert dat in een digitale reproductie met een resolutie van 300 ppi. Bij grote (A2 en meer) of kleine (A5 en minder) originelen kan de resolutie respectievelijk naar 150ppi en 600ppi worden bijgesteld.

Standaarden voor het vervaardigen van tekst (C.02.01.01) Voorwaarde om te spreken van tekstueel digitaal erfgoed is de eis van machine-leesbaarheid. Voor analoge teksten die uitsluitend gedigitaliseerd worden als beeld dienen te voldoen aan de standaarden voor het vervaardigen van beeld. Voor machine-leesbare masters moet XML en moet UTF-8 (C.02.01.11.02) gebruikt worden. Voor teksten waarbij de structuur in het origineel en/of voor het gebruik belangrijk is dient TEI (C.03.01.12.01) als schema voor de XML te worden gebruikt.

Standaarden voor het vervaardigen van audio-visueel materiaal (C.02.01.03 & C.02.01.04) Als van 9,5 of 8 mm film een digitale master wordt vervaardigd, dan moet hiervoor 2K (C.02.01.10.02) als formaat worden gebruikt. Voor andere filmformaten is digitaliseren (nog) geen optie voor conservering. Voor het presenteren van film (on line of op DVD) is MPEG-2 de standaard. Voor video geldt dat een digitale master niet gecomprimeerd en met een datadichtheid van minimaal 50 megabits per seconde vervaardigd moet worden. Een digitale masteropname van audio moet een formaat uit de PCM-familie (bijvoorbeeld WAV of AIFF) zijn zonder compressie, en dient te worden uitgevoerd met 24-bits encodering, voorzien van minimaal een 48kHz sample frequentie. Voor de presentatie op internet moet MP3 wordt gebruikt met een bitrate van 196Mbps. In het geval van presentatie als streaming moet dit 128Mbps worden, voor mono 96Mbps.

Standaarden voor het vervaardigen van geo-informatie (C.02.01.06) GML moet als formaat voor digitale masters van geo-informatie worden gebruikt. De GML moet in UTF8 (C.02.01.11.02) worden gecodeerd. Indien de resultaten van uw ontwikkelingsproject in aanmerking komen voor opname in Het Geheugen van Nederland dient u aanvullend de specificaties te volgen die zijn opgesteld door het Geheugen van Nederland. Zie hiervoor: - bijlage 1: Model Materiaalanalyse (= bijlage 6 van de richtlijnen van het Geheugen), - bijlage 2: Richtlijnen voor het digitaliseren van stilstaand beeld en audio-visueel materiaal (= bijlage 9 van de richtlijnen van het Geheugen) - bijlage 3: Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren (= bijlage 11 van de richtlijnen van het Geheugen).

DEN


Pag. 11

5c. Gestandaardiseerde, duurzame toegankelijkheid (criteria C.03, C.05, C.06 en C.09) In uw projectplan dient u duidelijk te maken hoe u de toegankelijkheid van het digitaal beschikbare materiaal gaat regelen, met inachtneming van het gestelde in het digitaliseringsplan. De diverse overheden leggen steeds meer nadruk op het landelijk beleid voor digitalisering van erfgoed, dat gericht is op duurzaam delen en duurzaam toegankelijk houden van digitaal cultureel erfgoed. Als een instelling hierin wil participeren, dient dit te worden vastgelegd in het informatiebeleidsplan. De operationele uitwerking van dit beleid wordt beschreven in deze paragraaf 5c. Hierbij • • • •

zijn de volgende categorieën van kracht: Standaarden voor beschrijving, inhoudelijke ontsluiting en identificatie (criterium C.03) Standaarden voor toegang tot erfgoedbronnen (criterium C.05) Standaarden voor presentatie en toegankelijkheid van erfgoedbronnen (criterium C.06) Standaarden voor duurzame toegankelijkheid (criterium C.09)

Uit het projectplan moet blijken aan welke van deze standaarden zal worden voldaan bij voltooiing van het project. Hieronder volgt een nadere toelichting.

C.03: Standaarden voor beschrijving, inhoudelijke ontsluiting en identificatie Om het duurzaam delen en uitwisselen van data mogelijk te maken, is het essentieel dat uitwisselbare beschrijvingsmodellen worden gebruikt. Bij het gebruik van sector- en domeinspecifieke beschrijvingsmodellen moet rekening gehouden worden met de mogelijkheid tot hergebruik over de sector- of domeingrens heen. In het digitaliseringsplan (in hoofdstuk 6) en in het projectplan moet aangegeven worden welke gemeenschappelijke uitwisselingsmodellen voor de formele en inhoudelijke beschrijving van gegevens zullen worden toegepast. Unieke identificatie van objecten binnen het digitaal erfgoed is een andere voorwaarde voor blijvend hergebruik en uitwisseling.

Standaard uitwisselingsmodel: De wijze van beschrijven moet uitwisseling van gegevens in het Dublin Core format (C.03.01.02) ondersteunen. Dublin Core is een breed geaccepteerd, sectoroverstijgend metadataschema. Het maakt onderdeel uit van DE BASIS, en wordt daarmee gezien als een minimumeis voor vindbaarheid.

Sectorspecifieke beschrijvingsmodellen: Indien u gebruik wilt maken van sectorspecifieke beschrijvingsformats, dient u aan te geven welke: • Bibliotheek-sector (C.03.01.03) o MARC of o Pica+ of o ISBD •

Archief-sector (C.03.01.04) o EAD of o ISAD(g) en/of o ISAAR(CPF)

•

Museum-sector (C.03.01.05) o Basisregistratiekaart of o CDWA of o Spectrum informatie-eenheden

•

Geo-sector (C.03.01.10) o Wanneer er sprake is van geo-informatie die deel uitmaakt van de nationale geoinformatieinfrastructuur moet het beschrijvingsformat voldoen aan het Nederlandse profiel van ISO 19115.

DEN


o

Pag. 12

IMKICH (indien u aansluiting zoekt bij Kennis Infrastructuur Cultuur Historie (KICH)).

Inhoudelijke ontsluiting (C.03.02) Uniforme inhoudelijke ontsluiting vereist het maken van afspraken over het beschrijven van de inhoud van gegevensverzamelingen. Standaardregels daarvoor worden bijvoorbeeld vastgelegd in gestructureerde woordenlijsten, classificaties en thesauri. Het gebruik van een gestandaardiseerde inhoudelijke beschrijvingsstandaard is bevorderlijk voor de efficiency bij het beschrijven/ontsluiten van bronnenmateriaal. Bovendien draagt het sterk bij aan de effectiviteit van de ontsluiting, doordat het de precisie van de zoekresultaten verhoogt. Uit het register geselecteerde instrumenten voor gestandaardiseerde inhoudelijke ontsluiting zijn: • Archeologisch Basisregister • Art & Architecture Thesaurus (AAT; Nederlandse vertaling) • Gemeenschappelijke Onderwerps Ontsluiting (GOO) • Nederlandse Volkenkundige Thesaurus • Thesaurus of Geographical Names (TGN) • The Union List of Artists Names (ULAN) • RKD Artists • ICONCLASS In het projectplan dient u aan te geven of u van één van deze instrumenten of een andere terminologiebron gebruik gaat maken.

Identificatie (C.0.3.03) Uniforme identificatie vereist het maken van afspraken over de wijze waarop bronnen uniek worden benoemd en waarop naar de bronnen wordt verwezen. Als standaard voor identificatie van bestanden in een netwerkomgeving moet URI (Uniform Resource Identification) worden gebruikt. Georeferenties in het platte vlak dienen te worden weergegeven als XY-coördinaten. Binnen Nederland moet hiervoor de Rijksdriehoeksmeting (meestal aangehaald als "RD-stelsel", wereldwijd bekend als EPSG GPR 28992) gehanteerd worden. Voor een eventuele Z-coördinaat (hoogte) moet NAP (Nieuw Amsterdams Peil) worden gebruikt. Gebruik alleen punten, lijnen of polylijnen, vlakken of polyvlakken. Het gebruik van splines wordt ten zeerste afgeraden omdat de interpretatie van splines per softwarepakket verschilt.

C.05: Standaarden voor (geïntegreerde) toegang tot erfgoedbronnen Bij de (her)inrichting van een informatiesysteem of een Content Management Systeem (CMS) moeten de opties voor toegang tot de data het zwaarst wegen. Een informatiesysteem mag geen ‘gesloten doos’ (‘black box’) zijn. Zoekmachines en andere externe informatiesystemen moeten de data kunnen bevragen. Het informatiesysteem dient OAI-PMH te ondersteunen, de meest gehanteerde techniek om aanwezige metadata te harvesten (C.05.02) ten behoeve van centrale zoekfaciliteiten. OAI-PMH maakt onderdeel uit van DE BASIS. Indien de voorzieningen voor indexering ook de mogelijkheid tot gedistribueerde zoekacties mogelijk maken (C.05.01), dient SRU ondersteund te worden. Ook SRU maakt onderdeel uit van DE BASIS. Voor erfgoedinformatie anders dan metadata dient het informatiesysteem in ieder geval ook export van data in XML te ondersteunen om uitwisseling van gegevens ten behoeve van geïntegreerde zoeksystemen zoals portals mogelijk te maken.

C.06: Standaarden voor presentatie en toegankelijkheid van erfgoedbronnen Scheiding van inhoud en presentatie Bij het inrichten en onderhouden van een website is het verstandig om inhoud en presentatie gescheiden van elkaar te houden. Dat betekent dat er gebruik gemaakt moet kunnen worden van: • Inhoud: HTML versie 4.0 of • Inhoud: XHTML versie 1.0 in combinatie met

DEN


Pag. 13

• Presentatie: Cascading Style Sheets Of • Inhoud: XML in combinatie met • Presentatie: XSL of XSLT. Deze scheiding van inhoud en structuur moet het ook mogelijk maken om de informatie van de website voor andere vormen van gebruik ter beschikking te stellen, zoals personificatie en hergebruik in andere informatiediensten. Het Content Management Systeem (CMS) dient HTML- en/of XML-validatie te ondersteunen. Dit wil zeggen dat het systeem de HTML- of XML-codering op geldigheid en eenvormigheid kan controleren, zodat er geen problemen kunnen ontstaan bij het presenteren van de data. In uw aanvraag dient u uw keuze te specificeren. Verder moet worden aangegeven hoe men bij het ontwerpen van de informatiedienst rekening gaat gehouden met de toegankelijkheid (C.06.03) van de dienst voor verschillende doelgroepen, inclusief visueel gehandicapten. Een belangrijke standaard hiervoor zijn de Web Content Accessibility Guidelines van het Web Accessibility Initiative (WAI). Voor erfgoedinstellingen die onderdeel uitmaken van een overheid geldt dat zij het Kwaliteitsmodel Webrichtlijnen moeten toepassen.

Gangbare formaten Het digitale bronnenmateriaal – of het nu gaat om representaties van gedigitaliseerde bronnen, om ‘born digital’ materiaal of om ‘master/archival copies’ – moet beschikbaar worden gesteld (gepresenteerd) in gangbare formaten, zodat het ook door de meeste browsers en viewers kan worden gepresenteerd. Verder moet de wijze van beschikbaar stellen hergebruik mogelijk maken, ook op de langere termijn. Hier ligt een duidelijke relatie met duurzame toegankelijkheid (C.09). Naast een presentatieformat moet er ALTIJD een duurzaam masterformat vervaardigd worden (zie 5b). Licht in uw projectplan toe welke formaten uit onderstaande tabel in het project zullen worden toegepast. Indien gekozen wordt voor andere formaten dient dit te worden uitgelegd. Mediasoort Tekst

Registercode* C.02.01.01

Stilstaand beeld

C.02.01.02

Bewegend beeld Geluid

C.02.01.03

Multimedia

C.02.01.05

Geo

C.02.01.06

VR/3D

C.02.01.07

C.02.01.04

Hoofddoel format Presentatie Master Presentatie Master Presentatie Master Presentatie Master Presentatie/gebruik Master Presentatie Master Presentatie

Naam/acroniem HTML, XML, XHTML, PDF XML JPEG, PNG, GIF TIFF, JPEG, JPEG2000 MPEG-2, MOV, ASF, AVI MPEG-2, MXF, 2K MP3 PCM, WAV, AIFF MPEG-4, QT, MPEG-21 MPEG-2 KML GML VRML, Shockwave 3D, QVR, X3D

(* voor uitleg over deze codes zie www.den.nl/register) C.09 Standaarden voor duurzame toegankelijkheid Analoog aan de zorg voor het fysieke erfgoed accepteert een instelling die digitaliseert ook een blijvende verantwoordelijkheid voor het digitale erfgoed. De resultaten van een digitaliseringsproject moeten dan ook beschikbaar én geschikt blijven voor hergebruik, in de eerste plaats voor de instelling zelf, maar ook voor toekomstige landelijke of regionale initiatieven. Vooraf moet dus rekening worden gehouden met toekomstig beheer, opslag, beschrijvingsniveau, onderhoud en langdurige of zelfs permanente beschikbaarheid van de digitale gegevens. Niet alleen het te verwachten gebruik, maar ook het cultuurhistorisch belang van de te digitaliseren collectie kan van invloed zijn op de kwaliteitseisen op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Het is

DEN


Pag. 14

belangrijk om vast te stellen of de te digitaliseren data deel uitmaken van de kerncollectie van de instelling of van dusdanige cultuurhistorische waarde zijn dat digitale duurzaamheid een grote rol speelt. Om duurzame toegankelijkheid te kunnen realiseren, moet de gedigitaliseerde bron duurzaam beschreven worden. Dit houdt in dat relevante descriptieve metadata worden vastgelegd over onder andere het bestandsformaat en over de gebruikte software en hardware. PREMIS is de internationale standaard op het gebied van ‘preservation metadata’ (C.03.01.11). Daarnaast wordt METS (Metadata encoding & Transmission Standard) ook steeds vaker als zodanig gebruikt. Voor beeldmateriaal is Z39.87 (Data dictionary, Technical metadata for digital still images) een belangrijke standaard. Projectaanvragen waarin de ontwikkeling van een e-depot wordt voorgesteld, dienen zich te houden aan minimaal een van deze standaarden. Een aanvraag met een e-depot-onderdeel moet voldoen aan het criterium dat gesteld wordt aan de architectuur van systemen voor de duurzame opslag (C.09.01.01), te weten de toepassing van de OAIS-standaard (Reference Model for an Open Archival Information System). Om een continue toetsing op de invulling van de verantwoordelijkheid tot duurzame toegankelijkheid van digitale erfgoedinformatie en de daarbij horende verplichtingen mogelijk te maken, moet een instelling TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification, D.03.02) toe te passen. In uw projectplan dient u aan te geven hoe uw organisatie een blijvend minimaal kennisniveau van OAIS en TRAC bezit en op welke wijze de beide methodieken geïmplementeerd en beheerd gaan worden. Duurzame toegankelijkheid gaat niet alleen over behoud en beheer van digitale gegevens, maar betreft ook de bijdrage die digitalisering kan leveren aan het behoud van de originele bronnen. Daarom is het belangrijk te documenteren hoe de digitale bron zich verhoudt tot het origineel. Hiervoor moeten de volgende gegevens worden geregistreerd: • Met welk doel is een bron gedigitaliseerd • Op welke wijze is het origineel in beeld gebracht? • In welke zin doet de digitale bronrepresentatie recht aan het origineel? Geeft de representatie het origineel weer ten tijde van de opname, of is er sprake van digitale restauratie?

DEN


Pag. 15

6. Controle- en meetmechanismen Opname in projectenbank (criteria D.01.01 en D.01.03) De projectenbank bij het ICT-register geeft inzicht in de aanwezigheid van informatieplannen en status van ICT-projecten van cultureel erfgoedinstellingen. De projectenbank is cruciaal voor het delen van kennis op dit gebied. De regeling ‘Digitaliseren met beleid’ ondersteunt de projectenbank als volgt: •

Aanmelden project (criterium D.01.01) Het invullen van het Aanmeldformulier ICT-beleidsplannen resp. het Aanmeldformulier Projecten is verplicht bij aanvang van een project dat subsidie heeft ontvangen in het kader van de regeling ‘Digitaliseren met beleid’. Beide formulieren zijn beschikbaar op de website van DEN.

•

Eindevaluatie project (criterium D.01.03) Het invullen van het Evaluatieformulier ICT-beleidsplannen resp. het Evaluatieformulier Projecten is verplicht bij de eindverantwoording over een project dat subsidie heeft ontvangen in het kader van de regeling ‘Digitaliseren met beleid’. Beide formulieren zijn beschikbaar op de website van DEN.

ICT-register

Bijlage 1: Model materiaalanalyse; Geheugen van Nederland

Pag. 16

Bijlage 1 : Geheugen van Nederland Richtlijn 6 (Model Materiaalanalyse). Materiaalanalyse [Naam collectie] 1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyse Datum start analyse Datum beëindiging analyse Beschrijving van de wijze waarop de analyse tot stand is gekomen (bijvoorbeeld door middel van een steekproef1 of door telling en beschrijving van alle objecten)

Logistiek Beschrijving van de wijze waarop de collectie is opgeslagen (bijvoorbeeld bij elkaar of verspreid, in dozen of los)

Hoe lang kan de collectie worden afgestaan ten bate van het digitaliseren?

Zijn er delen van de collectie die niet vervoerd kunnen worden?

Ontsluiting Beschrijving van de ontsluiting van de collectie: - niveau van ontsluiting (collectie of object) - de methode - het datamodel of de velden

Mate van ontsluiting (percentage gereed, compleetheid)

1 Wanneer de materiaalanalyse door middel van een steekproef wordt uitgevoerd, is het van belang dat de steekproef een representatief deel van het materiaal bevat. Wanneer een collectie uit verschillende materiaaltypen bestaat, moeten alle typen zijn opgenomen. In ieder geval moet tien procent van de totale collectie worden opgenomen in de steekproef. Deze tien procent moet evenwichtig over de collectie zijn verspreid.

ICT-register


Pag. 17

2. Aantallen en afmetingen Origineel formaat2

Materiaaltype 1

Materiaaltype 2

Materiaaltype 3

Materiaaltype 4

Totaal

ja/nee

ja/nee

-

Aantal items Gebonden ja/nee ja/nee Gemiddeld aantal pagina’s of objecten Totaal aantal pagina's of objecten Totaal aantal pagina's en/of objecten Afmetingen in cm Gemiddeld Grootste Kleinste

-

3. Algemene informatie per materiaaltype Materiaaltype 1 Beschrijving van de inhoudelijke structuur binnen dit type materiaal van de collectie (bijvoorbeeld chronologisch of alfabetisch, is er een inhoudsopgave?)

Eventuele veranderingen van de inhoudelijke structuur door de tijd

Hoe is het materiaal fysiek geordend (bijvoorbeeld naar grootte of alfabetisch)?

Relatie met andere objecten van de te digitaliseren collectie buiten dit type materiaal

Aanwezigheid van analoge intermediairs (bijvoorbeeld foto's, dia's of microfilm). In het geval van dia's: gaat het om een duplicaten of om originele dia's?

Beschrijving van de fysieke staat van de objecten (bijvoorbeeld gebonden, kwetsbaar, vergeeld, los in dozen)

Vereist het materiaal een speciale behandeling? Zijn er bijvoorbeeld beperkingen bij het plaatsen van objecten op scanapparatuur?

Eventueel het aantal ontbrekende objecten en de plaats daarvan binnen de collectie

Materiaaltype 2

2

Bijvoorbeeld schilderijen, boeken, foto's, kaarten, affiches, munten, pamfletten, tijdschriften, dagboeken, boeken, driedimensionale objecten, films ect.

ICT-register


Pag. 18

Beschrijving van de inhoudelijke structuur binnen dit type materiaal van de collectie (bijvoorbeeld chronologisch of alfabetisch, is er een inhoudsopgave?)

Eventuele veranderingen van de inhoudelijke structuur door de tijd

Hoe is het materiaal fysiek geordend (bijvoorbeeld naar grootte of alfabetisch)?

Relatie met andere objecten van de te digitaliseren collectie buiten dit type materiaal

Aanwezigheid van analoge intermediairs (bijvoorbeeld foto's, dia's of microfilm). In het geval van dia's: gaat het om een duplicaten of om originele dia's?

Beschrijving van de fysieke staat van de objecten (bijvoorbeeld gebonden, kwetsbaar, vergeeld, los in dozen)

Vereist het materiaal een speciale behandeling? Zijn er bijvoorbeeld beperkingen bij het plaatsen van objecten op scanapparatuur?

Eventueel het aantal ontbrekende objecten en de plaats daarvan binnen de collectie

ICT-register


Pag. 19

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.1 Gedrukt materiaal [aantal] Omvang van de kleinste letter "e" in mm in de tekst Omvang van de kleinste letter "e" in eventuele noten in mm Omvang van de grootste letter in mm Is het materiaal gepagineerd?

... mm ... mm ... mm ❏ Ja, Arabische nummering ❏ Ja, niet-Arabische, maar ... ❏ Nee

De talen waarin het materiaal is geschreven en een schatting van het percentage van iedere taal. (bijvoorbeeld Frans, 25%, Engels, 50%, Nederlands, 25%) Is het materiaal gebonden? ❏ ❏ Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de ❏ pagina's? ❏

Ja, ...% Nee Ja, ..... Nee

Bevat het materiaal uitvouwbare pagina's?

❏ Ja, percentage van totaal aantal pagina's ...% ❏ Nee

Bevat het materiaal pagina's die gedrukt zijn over de rugmarge?

❏ ❏ ❏ ❏

Als meer dan 1% van het materiaal afbeeldingen bevat, beschrijf dan de afbeeldingen en het percentage van het totaal aantal pagina's dat afbeeldingen bevat

Ja, ..... Nee Minder dan 1% Meer dan 1%, ❏ lijnafbeeldingen (...%) ❏ halftone z/w (...%) ❏ halftone kleur (...%) ❏ kleur (...%) ❏ anders, ....... (...%)

Is de kleur van het papier constant binnen ieder item?

❏ Ja ❏ Nee, ....

Is de kleur van het papier contant tussen items?

❏ Ja ❏ Nee, ....

Wat is de conditie van de tekst?

Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst ❏ Ja, ... ❏ Nee

Bevat het materiaal pagina's met meerdere kleuren op één pagina? Aanvullende opmerkingen over het materiaal

❏ Ja, ...% ❏ Nee ❏ Ja, ...% ❏ Nee ❏ Ja, ...% ❏ Nee

ICT-register


Pag. 20

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.2 Kranten en tijdschriften [aantal] Frequentie van verschijnen

Omvang van de kleinste letter "e" in mm in de tekst Omvang van de kleinste letter "e" in eventuele noten in mm Omvang van de grootste letter in mm Bevat het materiaal afleveringen of onderdelen van afleveringen van een ander formaat dan het normale formaat? Is het materiaal gepagineerd?

❏ ❏ ❏ ❏

... mm ... mm ... mm ❏ Ja, ... keer ❏ Nee ❏ Ja, Arabische nummering ❏ Ja, niet-Arabische, maar ... ❏ Nee

De talen waarin het materiaal is geschreven en een schatting van het percentage van iedere taal. (bijvoorbeeld Frans, 25%, Engels, 50%, Nederlands, 25%) Is het materiaal gebonden? ❏ ❏ Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de ❏ ❏ pagina's? Bevat het materiaal pagina's die gedrukt zijn over de rugmarge? Bevat het materiaal uitvouwbare pagina's?

Dagelijks, behalve ... Wekelijks Maandelijks Anders, ...

❏ ❏ ❏ ❏

Ja, ...% Nee Ja, ..... Nee Ja, ..... Nee Ja, percentage van totaal aantal pagina's ...% Nee


❏ Minder dan 1% ❏ Meer dan 1%, ❏ lijnafbeeldingen (...%) ❏ halftone z/w (...%) ❏ halftone kleur (...%) ❏ kleur (...%) ❏ Anders, ....... (...%)


❏ Ja ❏ Nee, ....


❏ Ja ❏ Nee, ....


Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst

Bevat het materiaal pagina's met meerdere kleuren op één pagina? Aanvullende opmerkingen over het materiaal

❏ Ja, ... ❏ Nee


ICT-register


Pag. 21

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.3 Fotografisch materiaal [aantal] Originele formaten: Geef aan welke formaten het materiaal bevat, het aantal items per formaat en of het formaat bestaat uit zwart-wit, sepia of kleur.

Aantal Z/W Sepia Kleur ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏

Daquerreotypes Zwart-wit afdrukken Kleur afdrukken Negatieven Glas negatieven Transparanten 35 mm dia 35 mm dia (glas) Fotoboek Anders, ...

Bevat het materiaal objecten die zijn ingelijst of anderszins een frame hebben?

❏ Ja, ... ❏ Nee

Bevat de achterkant van het materiaal informatie die ook gedigitaliseerd moet worden?

❏ Ja, ... ❏ Nee

Bevat het materiaal verpakkingen (zoals enveloppen) met informatie (zoals stempels of inkt) die ook gedigitaliseerd moet worden?

❏ Ja, ... ❏ Nee

Bevat het materiaal gebonden items?

❏ ❏ ❏ ❏

Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's? Aanvullende opmerkingen over het materiaal

Ja, ...% Nee Ja, ..... Nee

ICT-register


Pag. 22

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.4 Manuscripten [aantal] Originele formaten

Omvang van de kleinste letter "e" in mm in de tekst Omvang van de kleinste letter "e" in eventuele noten in mm Omvang van de grootste letter in mm Is het materiaal gepagineerd?

Is het materiaal grotendeels

Is het materiaal gebonden Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's?

❏ Correspondentie ❏ Brievenboeken ❏ Dagboeken ... mm ... mm ... mm ❏ Ja, Arabische nummering ❏ Ja, niet-Arabische, maar ... ❏ Nee ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏

Handgeschreven Getypt Anders, ... Ja Nee Ja, ..... Nee


❏ Minder dan 1% ❏ Meer dan 1%, ❏ lijnafbeeldingen (...%) ❏ halftone z/w (...%) ❏ halftone kleur (...%) ❏ kleur (...%) ❏ Anders, ....... (...%)


❏ Ja ❏ Nee, ....


❏ Ja ❏ Nee, ....


Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst ❏ Ja, ... ❏ Nee

Bevat het materiaal verpakkingen (zoals enveloppen) met informatie (zoals stempels of inkt) die ook gedigitaliseerd moet worden? Bevat het materiaal pagina's met meerdere kleuren inkt op één pagina? Bevat het materiaal inkt of stempels die afwijken van de getypte of handgeschreven tekst? Welke kleuren komen voor? Aanvullende opmerkingen over het materiaal

❏ ❏ ❏ ❏

❏ Anders, ...

Ja, ... Nee Ja, ... Nee


ICT-register


Pag. 23

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.5 Plakboeken [aantal] Originele formaten

% ❏ ❏ ❏ ❏ ❏

Staat

Krantenknipsels Zwart-wit foto's Kleurenfoto's Pamfletten Anders, ...

Is het materiaal gepagineerd?

❏ Ja, Arabische nummering ❏ Ja, niet-Arabische, maar ... ❏ Nee

Bevat het materiaal uitvouwbare pagina's?

❏ Ja, percentage van totaal aantal pagina's ...% ❏ Nee


Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst

Veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's?

❏ Ja, ..... ❏ Nee

Aanvullende opmerkingen over het materiaal


ICT-register

Bijlage 2: Specificaties digitaliseren per materiaalsoort; Geheugen van Nederland

Pag. 24

Bijlage 2 : Geheugen van Nederland Richtlijn 9. Richtlijnen voor het digitaliseren van stilstaand beeld en audio-visueel materiaal 1. Stilstaand beeld Inleiding Deze richtlijnen gaan uit van de creatie van zogenaamde productie-masterbestanden.3 Dit zijn bestanden waar: tonale- en kleurreproductie zo nauwkeurig mogelijk het origineel weerspiegelen; detail reproductie wordt bepaald door het kleinste betekenisvolle detail; er geen of nauwelijks afbeeldingsartefacten (strepen, kleurmisregistratie oa) zichtbaar zijn op 100%-inspectie; er waarborgen voor de kwaliteit (in de vorm van scan-targets) in het productieproces zijn aangebracht; er verschillende outputmogelijkheden (internet, printen) zijn. De masterbestanden worden gemaakt op basis van hetzij originelen, hetzij Metamorfoze preservation microfilms.4 Deze richtlijnen bestaan uit de volgende onderdelen: 1. Specificaties scannen van origineel of intermediair 2. Specificaties scannen van microfilm 3. Toevoegen van technische metadata 4. Afgeleide internetbestanden 5. Bestandsnamen 6. Aanlevering scans en metadata

1.1 Specificaties scannen van origineel of intermediair Resolutie direct van origineel Als algemeen uitgangspunt: 300 ppi. Een hogere resolutie is toegestaan wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd. Een lagere resolutie is mogelijk als er bij de betreffende resolutie voldoende detailbehoud kan worden aangetoond. Resolutie van intermediair (exclusief microfilm)5 Op basis van het kleinste betekenisvolle detail, in overleg met instelling en kwaliteitsmanager digitalisering. Voorbeeld: equivalent A4 300 ppi 2500 x 1750 pixels of A3 300 ppi 3500 x 5000 pixels. Of: Minimale pixelbreedte 2500 / 3000 / 3500. Scanmodus, kleurenruimte en bitdiepte Hier zijn twee mogelijkheden: 1. Scanning in grijswaarden: Scanmodus: grijswaarden Bitdiepte: 8 of eventueel 16 bits 2. Scanning in kleur: Scanmodus: RGB Bitdiepte: 24 of eventueel 48 bits Kleurenruimte: Adobe RGB

3

In tegenstelling tot zogenaamde preservation- en access/internet-masterbestanden. De preservation-masterbestanden zijn bestanden die de pretentie hebben het origineel te kunnen vervangen en die daartoe een zeer hoge en zo compleet mogelijk gewaarborgde kwaliteit bezitten. De verwachting is dat dat op dit moment slechts voor een beperkt type originelen mogelijk is. De access/internet-masterbestanden zijn bestanden die een gemiddelde kwaliteit bezitten en/of geen waarborg (targets) voor de kwaliteit bezitten. De indeling naar preservation-, production- en access/internet-masterbestanden is overgenomen uit de NARA (Nationaal Archief VS) richtlijnen (Steve Puglia ea, Technical Guidlines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files – Raster Images (Juni 2004), p5, 14, 66-69. http://www.archives.gov/research/arc/digitizingarchival-materials.html 4 Voor Metamorfoze preservation microfilm Richtlijnen zie: http://www.metamorfoze.nl/publicaties/richtlijnen/richtlijnen.html 5 Voor microfilm – zie onderstaande Specificaties scannen van microfilm.

ICT-register


Pag. 25

Hogere bitdieptes zijn alleen maar zinvol bij originelen met een groot dynamisch en/of kleurenbereik. Er moet rekening worden gehouden met het feit dat de bestandsgrootte van 16 en 48 bits bestanden twee maal zo groot zijn als respectievelijk 8 en 24 bits-bestanden. Bestandsformaat TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd. Eventueel is LZW-compressie toegestaan (dit scheelt ongeveer 25% opslagruimte). Het TIFF-bestand moet voldoen aan de TIFF 6.0-specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf Targets De volgende targets worden meegescand met iedere 'serie' van scans (frequentie is afhankelijk van het type originelen en van de productiemethode en wordt aangegeven door de kwaliteitsmanager digitalisering):6 Opname 1 bij grijswaarden Kodak Grayscale Q-13. Wanneer het scanvlak groter is dan A3, worden vier grayscale Q-13 targets aan de zij- en bovenkanten (5 cm van de rand) van het scanvlak geplaatst. Opname 1 bij kleur Kodak Grayscale Q-13 en MacBeth-kleurenkaart. Opname 2 scherpte: In het midden van het scanvlak: A&P PM-PMG target (waarin opgenomen ISO Resolution Test chart No. 2 en meetlatjes).7 Eventuele alternatieven (onder andere de Applied Image QA-1 of QA-2 targets) zijn mogelijk (in overleg). Wanneer het scanvlak groter is dan het gebruikte target, worden in de hoeken van het scanvlak (5 cm uit de hoek) vier losse identieke ISO Resolution Test chart No. 2 targets opgenomen. Opname 3 MTF: In het midden van het scanvlak: Applied Image QA-62 Slant Edge Target. In de hoeken van het scanvlak (5 cm uit de hoek) vier indentieke QA-62 targets.8 Opname 4: Uitlichting: wit vel ter grootte van het scanvlak. Wanneer er wordt gescand van intermediairs zal gebruik worden gemaakt van al dan niet aanwezige grijs- en kleurenkaarten. Over de precieze invulling daarvan wordt overleg gevoerd tussen Kwaliteitmanager Digitalisering en de dienstverlener. Splitsing dubbele pagina's Pagina’s moeten in de regel worden gesplitst. Eventuele alternatieven en uitzonderingen worden in overleg tussen dienstverlener, instelling en GvN besloten. Cropping De cropping van de afbeeldingen wordt in onderling overleg tussen GvN en de instelling besloten. Er zijn twee benaderingen mogelijk: 1. Er wordt zo gecropt, dat het hele object zichtbaar blijft. Rondom het object is tussen de 10 en 20 pixels ruimte zichtbaar. 2. Het object wordt schoongecropt. Rondom het object is geen ruimte zichtbaar en het is mogelijk dat er een klein stukje van het object wordt weggecropt. Er mag echter in geen geval informatie op de pagina worden weggesneden. Rechtzetten en roteren De afbeeldingen worden zoveel mogelijk recht gezet. Maximale afwijking bij niet-ingebonden originelen is één graad, bij ingebonden originelen drie graden. Het kan voorkomen dat de positionering van origineel onduidelijk is (schilderijen, 3d objecten, oud prentmateriaal etc). In een dergelijk geval wordt in overleg met dienstverlener, instelling en Kwaliteitsmanager voor een alternatieve benadering gekozen. Tonale reproductie De tonale informatie dient zoveel mogelijk die van het bronmateriaal te benaderen. Het tonale bereik van de originelen zal worden vergeleken met die van de scans, aan de hand van de Kodak Q-13 Grayscale en de MacBethkleurenkaart. Algemeen uitgangspunt (dit kan worden bijgesteld voor specifieke projecten): In de Kodak grayscale moeten minimaal de vakken A t/m 12 zichtbaar zijn en goed van elkaar zijn te onderscheiden (meting in Photoshop). Indien de originelen vragen om een groter dynamisch bereik (foto’s, schilderijen, etc) zal een groter deel van grayscale zichtbaar moeten zijn. 6 7 8

Bijvoorbeeld per boek, per iedere 1000 scans, per dagproductie van scans. A&P target: http://www.pressenter.com/~apintl/pmmgp.htm Applied Image target: http://www.aig-imaging.com/targets_QA.html http://www.aig-imaging.com/targets_QA.html#QA-62

ICT-register


Pag. 26

Kleur-reproductie De kleur-informatie in de scan dient de kleur van het origineel zo dicht mogelijk te benaderen.9 Aan de hand van de grijswaardenvlakken (de onderste rij) van de MacBeth-kleurenkaart in Adobe Photoshop worden eventuele kleurafwijkingen gemeten (info palet, RGB Color, pipet, 5 bij 5 pixels). De RGB-waarden op de verschillende grijswaardenvlakken moeten zo veel mogelijk gelijk zijn. (maximale afwijking is 5 van de RGB waarden).

De MacBeth kleurenkaart Kleurmanagement en ICC kleurprofielen Het gebruik van kleurmanagement en ICC kleurenprofielen is op dit moment een punt van onderzoek. Voor specifieke projecten waarbij kleurbetrouwbaarheid een belangrijke rol speelt, worden er tussen instelling, dienstverlener en kwaliteitsmanager digitalisering afspraken gemaakt over een eventueel gebruik van kleurmanagement en ICC profielen.10 Op dit moment kan worden volstaan met een aanlevering zonder ICC profiel, aangeleverd in de Adobe RGB kleurenruimte en voorzien van de bovengenoemde scantargets als waarborg voor de kleurbetrouwbaarheid. Duidelijk is dat kleurmanagement geen absolute waarborg voor de juiste kleurweergave kan bieden. Goed gekalibreerde opnameapparatuur, getrainde scanoperators en zeer behoudende nabewerking van kleur (middels curves of levels in Adobe Photshop, liefst gedocumenteerd in de technische metadata) zijn de belangrijkste voorwaarden voor een kleurbetrouwbare afbeelding.11 Uitlichting De scans dienen zo gelijkmatig mogelijk te zijn uitgelicht. Lichtverloop tussen midden en hoeken van het uitlichtingsvel mag hoogstens 2% zijn (gemeten in Adobe Photoshop, met de pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld). Ruis De scans dienen zo veel mogelijk vrij te zijn van scannerruis (lichtfluctuaties die geen deel uitmaken van het origineel of intermediair). Omdat ruismeting nog onderwerp is van onderzoek zal dit aspect op dit moment niet in de kwaliteitsbeoordeling worden meegenomen. Detailbehoud De scans moeten de kleinste betekenisvolle details van het origineel weergeven. In deze richtlijnen wordt als uitgangspunt een kleine letter “e” van 1 mm hoog genomen. Met behulp van de scherptetargets wordt de scherpte gemeten. Op het ISO Resolution Test-chart No. 2 moet in het midden en aan de randen minimaal lijnenpaar target 4.5 zichtbaar zijn.

9

In deze richtlijnen wordt er van uitgegaan dat volledige kleur reproductie op dit moment nog niet mogelijk is en voor de productie masterbestanden ook niet nodig. Een gewaarborgde (Macbeth-target) benadering is voor het doel van deze bestanden voldoende. 10 Een punt van zorg blijft daarbij de lange termijn houdbaarheid en uitwisselbaarheid van de ICC profielen. Zie Franziska Frey, Measuring Quality of Digital Masters, http://www.rlg.org/legacy/visguides/visguide4.html#3.2. Uit richtlijnen Guides to Quality in Visual Resource Imaging, http://www.rlg.org/legacy/visguides/. De reeds genoemde NARA richtlijnen staan wel positief ten opzichte van het gebruik van kleurmanagement en ICC profielen: http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archival-materials.html , p.36-38. 11 NARA richtlijnen, http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archival-materials.html, p 37.

ICT-register


Pag. 27

De ISO Test-chart No. 2 Het gebruik van de MTF-targets is nog een punt van onderzoek en zal daarom vooralsnog geen rol spelen in de kwaliteitsbeoordeling. Verstoringen Niet toegestaan zijn: Horizontale en verticale strepen Pixelverstoringen (vaak veroorzaakt door vuil en/of stof) Haloing door teveel verscherping Verspringingen en andere vervormingen Bovenmatige kleurmisregistratie Geometrische nauwkeurigheid Dit betekent dat de afmetingen van de meetlatjes (zie target) in de scan gelijk zijn aan die van de originele target (nagemeten in Adobe Photoshop). Nabewerking De volgende nabewerkingen zijn toegestaan in het masterbestand: Roteren Croppen Een lichte vorm van verscherping (door middel van unsharp masking. De instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata) Een lichte vorm van kleurcorrectie (door middel van levels of curves in Adobe Photoshop. De instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata. Zie paragraaf 3) Een lichte vorm van tonale correctie (door middel van levels of curves in Adobe Photoshop. De instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata) De uit te voeren nabewerkingen worden in overleg met de Kwaliteitsmanager uitgevoerd.

1.2 Specificaties scannen van microfilm Resolutie 300 true ppi. Dat betekent dat interpolatie bij hoge reductiefactoren niet is toegestaan. In dat geval zal worden bekeken of scanning op lagere resolutie voldoende detailbehoud te zien geeft. Scanmodus en bitdiepte Grijswaarden, 8 bits.12 Bestandsformaat TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd. In uitzonderlijke gevallen is LZW compressie toegestaan (scheelt ongeveer 25% opslagruimte). Het TIFF bestand moet voldoen aan de TIFF 6.0 specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf Meescannen targets De volgende inhoudelijke en technische targets moeten worden meegescand: Inhoudelijk target: Signatuur microvorm 12 Bitonaal scannen is geen optie omdat het verlies van tonale informatie voor Geheugen en Metamorfoze doeleinden als onverantwoord groot wordt gezien.

ICT-register


Pag. 28

Technische targets (paspoort): Uitlichtvel Opname met Kodak grayscale, centimeters en scherptekaarten Wanneer aanwezig: AIIM scanner test chart #2 of eventuele andere scherptetargets Verwijderen targets: De volgende targets en grote symboolkaarten die op de microfilm staan, dienen verwijderd te worden. De targets en de grote symboolkaarten zijn of met het blote oog zichtbaar of beeldvullend verfilmd en zijn eenvoudig te onderscheiden. • • • • • • • • • • • • • •

Begin van de film Vervolg van vorige spoel (optioneel) Moedernegatief opslagnummer Verklaring herhaling van beeld Verklaring afbeelding in kleur (optioneel) Microverfilmd Copyrightverklaring Lijst van onregelmatigheden Bibliografisch verslag Signatuur en/of Titel Inhoud van spoel (optioneel) Barcode Vervolg op andere spoel (optioneel) Einde van de film. Terug spoelen a.u.b.

Splitsing dubbele pagina's Pagina’s moeten in de regel worden gesplitst. Eventuele alternatieven en uitzonderingen worden in gezamenlijk overleg tussen dienstverlener, instelling en KB besloten. Dubbele opnames in film Wanneer sprake is van verschil in densiteit tussen twee pagina’s binnen één opening, is de opname op microfilm tweemaal gemaakt: eerst voor de linkerpagina en dan voor de rechterpagina.13 Bij de tweede opname wordt het symboolkaartje “herhaling van beeld” meeverfilmd. In dit geval dient van de eerste opname de linkerpagina, en van de tweede opname de rechterpagina te worden bewaard. De rechterpagina van de eerste opname en de linkerpagina van de tweede opname dienen verwijderd te worden. De kwalitatief beste scans blijven op deze manier gehandhaafd.

I

II

III

IV Sym b

Het kan voorkomen, dat op de microfilm per ongeluk een dubbele opname is gemaakt, bijvoorbeeld als gevolg van een werkonderbreking. Dit heeft een dubbele opname tot gevolg die geen symboolkaartje “herhaling van beeld” bevat. De dienstverlener moet in de nacontrole van de scans deze categorie van dubbele opnames zoveel mogelijk verwijderen. Cropping De cropping van de afbeeldingen wordt in onderling overleg tussen GvN en de instelling vastgesteld. Er zijn twee benaderingen mogelijk: 1. Er wordt zo gecropt dat de hele bladzijde zichtbaar blijft. Rondom de pagina is tussen de 10 en 20 pixels ruimte zichtbaar. 2. De pagina wordt schoongecropt. Rondom de pagina is geen ruimte zichtbaar en het is mogelijk dat er een klein stukje van de pagina wordt weggecropt. Er mag echter in geen geval informatie op de pagina worden weggesneden. Rechtzetten en roteren 13

Met een opening worden twee naast elkaar liggende pagina's bedoeld.

ICT-register


Pag. 29

De pagina’s worden zoveel mogelijk rechtgezet (Metamorfoze-films hebben maximaal een afwijking van drie graden). Richtpunt is daarbij de tekst (dit met het oog op van OCR). Bij twijfel of onduidelijkheid wordt in overleg met bedrijf, instelling en kwaliteitsmanager voor een alternatieve benadering gekozen. Tonale reproductie De tonale informatie dient zoveel mogelijk die van het bronmateriaal te benaderen. In uitzonderlijke gevallen zullen meerdere opnames van één film nodig zijn. In geval van Metamorfoze-films: Laag contrast film: in de Kodak grayscale moeten de vakken A t/m 12 zichtbaar zijn en goed van elkaar zijn te onderscheiden (meting in Photoshop). Hoog contrast film: in de Kodak grayscale moeten de vakken A t/m 7 (M) zichtbaar zijn en goed van elkaar zijn te onderscheiden (meting in Photoshop). Uitlichting De scans dienen zo gelijkmatig mogelijk te zijn uitgelicht. In geval van Metamorfoze-films: Lichtverloop tussen midden en hoeken mag hoogstens 2% zijn (gemeten in Adobe Photoshop, pipet tool, gemiddeld 5 x 5 pixels). Ruis De scans dienen zo veel mogelijk vrij te zijn van scanner-ruis (lichtfluctuaties die geen deel uitmaken van het origineel of film). Omdat ruismeting nog onderwerp is van onderzoek, zal het op dit moment niet in de kwaliteitsbeoordeling worden meegenomen. Detailbehoud In deze richtlijnen wordt, met behulp van de ISO Test-chart No. 2 scherptekaart, en rekening houdend met de reductie van de film, uitgegaan van een ondergrens van 50 lijnenparen per millimeter (lp/mm). Deze grens biedt over het algemeen genomen voldoende detailbehoud (tot een lettergrootte van 1.5 mm). Met behulp van de ISOscherptekaart wordt berekend bij welke reductie, welk lijnenparen target moet worden gehaald.

De ISO Test chart No. 2 Door de rekensom: reductie x target, kan worden uitgerekend voor welke reductie, welk lijnenparen-target op de ISO Test-chart scherptekaart minimaal moet worden gehaald om tot 50 lp/mm te komen. Bijvoorbeeld: 8 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 6.3 zichtbaar zijn (8 x 6.3 = 50,4). 10 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 5.0 zichtbaar zijn. 13 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 4.0 zichtbaar zijn. 16 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 3.2 zichtbaar zijn. 21 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 2.5 zichtbaar zijn. Verstoringen Niet toegestaan zijn: Horizontale en verticale strepen Pixelstoringen (vaak veroorzaakt door stof en/of vuil) Haloing (dit treedt op bij teveel verscherping) Verspringing door roteren Geometrische nauwkeurigheid Dit betekent dat de afmetingen van de meetlatjes (zie target) in de scan gelijk zijn aan die van de originele target (nagemeten in Adobe Photoshop). Omdat er een minieme afwijking in de film zelf mogelijk is (de reductie is dan niet

ICT-register


Pag. 30

geheel gelijk aan de opgegeven reductie – dwz 12x reductie is dan bijvoorbeeld 12,2x reductie) is een afwijking toegestaan van plus of min 2 millimeter op tien centimeter.14 Nabewerking De volgende nabewerkingen zijn toegestaan in het masterbestand: Roteren Croppen Een lichte vorm van verscherping (middels unsharp masking – aangeraden wordt de instellingen te documenteren in de technische metadata). Een lichte vorm van tonale correctie (middels levels of curves in Adobe Photoshop –instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata)

1.3 Toevoegen van technische metagegevens Onder technische metadata worden verstaan: metadata die enerzijds als doel hebben de lange termijn bewaring van het bestand veilig te stellen en anderzijds documentatie over de kwaliteit van de afbeelding bevatten. Voor deze metadata is de volgende draft NISO standaard beschikbaar: NISO Z39.87-2002: http://www.niso.org/standards/resources/Z39_87_trial_use.pdf).15 Een belangrijk deel van de technische metadata kan batchmatig uit de header van de TIFF-bestanden worden onttrokken. Dit gebeurt met de JHOVE tool (http://hul.harvard.edu/jhove/). Een ander deel (met name de documentatie van het scanproces) zal moeten worden aangeleverd door de dienstverlener. Wanneer het de bedoeling is dat de masterbestanden worden opgenomen in het TIFF-archief / e-depot van de KB moeten technische metadata worden toegekend aan elk individueel TIFF-masterbestand. Het ontrekken van de informatie uit de TIFF-fileheader zal worden uitgevoerd door de KB. De dienstverlener wordt gevraagd een beperkte set van tags aan te leveren. Er kan worden uitgegaan van een batchmatige toekenning van technische metagegevens. Wanneer de bestanden niet zullen worden opgenomen in het TIFF-archief dan ligt de keuze om wel of niet technische metadata te creëren bij de instelling. Om enige documentatie over de manier van scannen voor de toekomst te bewaren wordt het gebruik van de technische metadata wel sterk aangeraden. In onderstaand schema wordt aangegeven welke NISO Z39 87 tags door de dienstverlener dienen te worden aangeleverd. Bij enkele elementen wordt aanvullende informatie gegeven. Voor de stipte betekenis en invulling van ieder element wordt verwezen naar de Z39.86 norm: http://www.niso.org/standards/resources/Z39_87_trial_use.pdf NISO Z29.87 7.1

NISO Z39.87 Naam

Opmerkingen of suggesties

Source Type

7.3

ImageProducer

Er zijn twee mogelijkheden: 1. Microfilmscanning (uitgaande van Metamorfoze films): Type film = Kodak Direct Duplicating Intermediate 2470 (Estar Base) Polariteit= negatief Formaat= 16 of 35 mm D-min (grondsluier) = 0.14 – 0.18 Reductiefactor = bijvoorbeeld 12 2. Scanning van origineel: Omschrijving van het originele materiaal. Bijvoorbeeld: boek, manuscript, schilderij, glasnegatief. Naam dienstverlener. Vermeld daarbij ook een eventuele url.

7.5

DeviceSource

14

Mogelijkheden: - Microfilm scanner - Book scanner - Digital camera - Digital scanback

Gevolg is wel, dat de resolutie dan iets boven of onder de waarde kan zitten, vergeleken met de waarde in de header van het bestand (uitgaande van 2 mm afwijking komt dat neer op ongeveer 294 of 306 ppi). 15 Inmiddels (oktober 2005) is een nieuwe draft versie beschikbaar (zie: http://www.niso.org/standards/resources/Z39-87-200xforballot.pdf?CFID=4088044&CFTOKEN=41507080). Omdat deze nog in stemming is en dus nog aan verandering onderhevig is wordt voor de komende tijd nog uitgegaan van de oude standaard uit 2002.

ICT-register

NISO Z29.87


NISO Z39.87 Naam

Pag. 31


7.6.1.1

ScannerManufacurer

7.6.1.2.1

ScannerModelName

Etc Suggesties van de dienstverlener welkom (in overleg). Wellicht is deze informatie te exporteren uit EXIF of anderszins technische metagegevens van het scansysteem. Wanneer het gaat om een digitale camera moet 7.7 en volgenden worden ingevuld. Idem.

7.6.1.2.2

ScannerModelNumber

Idem.

7.6.2.1

ScanningSoftware

Let op: dit is niet hetzelfde als de nabewerkingsoftware.

7.6.2.2

ScanningSoftwareVersionNo

7.7.1

DigitalCameraManufacturer

7.7.2

DigitalCameraModel

7.7.3.7

SceneIlluminant

7.7.3.8

ColorTemp

Wellicht is deze informatie te exporteren uit EXIF of anderszins technische metagegevens van de digitale camera. Idem.

7.7.3.9

FocalLength

Idem.

7.7.3.10

Flash

Idem.

7.7.3.15

AutoFocus

8.1.1

SamplingFrequencyPlane

8.3.1

TargetType

8.3.2.1

TargetIDManufacturer

8.3.2.2

TargetIDName

8.3.2.3

TargetIDNo

8.3.2.4

TargetIDMedia

8.3.3

ImageData

8.3.4

PerformanceData

9.1.3

ProcessingAgency

9.1.4.1

ProcessingSoftwareName

Indien er sprake is van gebruik van een digitale camera.

Wanneer scan van origineel dan is de waarde "2". Wanneer scan van microfilm of intermediair dan is de waarde "3". Waarde is "0" (external). Let op: Target tags (8.3.1 en volgenden) moeten herhaald worden voor alle targets (zie schema pagina 39 Z39.87 standaard). Voor microfilmscans is dat 3 of 4 x: - ISO Resolution Test chart No. 2 scherptekaartjes - Kodak Gray Scale Q-13 - Als aanwezig op film: AIIM Scanner Test Chart #2 - Wit uitlichtvel Voor scans van origineel 6 x: - ISO Resolution Test chart No. 2 scherptekaartjes - A&P PM-PMG target (of Applied Image alternatieven) - MacBeth Colorchart - Kodak Gray Scale Q-13 - Applied Image QA-62 Slant Edge Target - Wit uitlichtvel

In overleg tussen instelling en KB. Dit kan bestaan uit een URL, URN of directory structuur. Belangrijk is dat hier de verbinding wordt gelegd tussen scans en targets (welke targets horen bij welke scans). Dienstverlener hoeft echter niets in te vullen en kan volstaan met aanmaken veld. Locatie van deze data zal door de opdrachtgever worden ingevuld. Idem als 7.3

ICT-register


NISO Z29.87 9.1.4.2

NISO Z39.87 Naam

9.1.5

ProcessingActions

Pag. 32


ProcessingSoftwareversion In dit geval: eventueel rechtzetten, croppen en eventueel verscherpen. Wat betreft het laatste wordt verzocht de verscherpingsinstellingen van de gebruikte software te vermelden. Toevoegen van eventueel gebruikte action files is niet nodig.

De toegekende en ontrokken technische metadata moeten worden aangeleverd in het XML Mix formaat (de XML uitwerking van de Z39.87 standaard): http://www.loc.gov/standards/mix/

1.4 Afgeleide internetafbeeldingen Van de masterbestanden dienen de volgende internetafgeleiden te worden gemaakt: a. Thumbnail 1: 50 pixels hoog JPEG kwaliteit 4 b. Thumbnail 2: 150 pixels breed JPEG kwaliteit 4 c. Beeldschermresolutie 1: 750 pixels breed JPEG kwaliteit 7 d. Beeldschermresolutie 2 (in hoeverre deze resolutie nodig is, moet worden overlegd): 1000 pixels breed JPEG kwaliteit 7 e. Beeldschermresolutie 3 (in hoeverre deze resolutie nodig is, moet worden overlegd): 1200 pixels breed JPEG kwaliteit 7 f. Beeldschermresolutie 4 (in hoeverre deze resolutie nodig is, moet worden overlegd): 1500 pixels breed JPEG kwaliteit 7 Afbeeldingen die de breedte van 750 pixels niet halen (kleine objecten) mogen niet worden opgerekt (geïnterpoleerd) naar 750 pixels. Voor beeldschermresolutie 1 kan dan de breedte van het masterbestand worden aangehouden. Voorbeeld: wordt een pasfoto op 300 ppi gescand dan zal de scan niet breder zijn dan 420 pixels. Deze 420 pixels worden dan aangehouden als beeldschermresolutie 1 en wordt niet opgerekt naar 750 pixels. Wanneer de JPEG-artefacten – over het algemeen het beste zichtbaar rondom contrastrijke delen in een afbeelding – een te prominente rol krijgen in de afbeelding, kan worden besloten de hoeveelheid JPEG-compressie enigszins omlaag te brengen. Dit gebeurt in overleg met de Kwaliteitsmanager Digitalisering. De afgeleide bestanden mogen na verkleining worden verscherpt. Te veel verscherping - zichtbaar in het haloing effect - is niet toegestaan. Een lichte mate van tonale en kleur nabewerking is toegestaan.

ICT-register


Pag. 33

1.5 Bestandsnamen

Masterbestand INSTELLING01_UNIEK-ID.TIF

Targetbestanden microfilm Scan signatuur microfilm: INSTELLING01_Filmnummer_SIGNATUURMICROFILM.TIF Scan grijswaarden en scherpte targets: INSTELLING01_Filmnummer_GRIJSSCHERPTE.TIF Scan AIIM target: INSTELLING01_Filmnummer_AIIM.TIF Scan uitlichtvel: INSTELLING01_Filmnummer_UITLICHTING.TIF Opgeslagen in aparte directory met naam TARGETTEST_Filmnummer

Targetbestanden scannen van origineel Scan grijswaarden: Normale pagina’s

Eerste test:

• Scan grayscale(s) in geval grijwaarden: INSTELLING01_TARGETTEST0001_GRIJS.TIF • Scan grayscale(s) en MacBeth-target in geval kleur: INSTELLING01_TARGETTEST0001_GRIJSKLEUR.TIF • Scan ISO resolution test charts en centimeters: INSTELLING01_TARGETTEST0001_SCHERPTE.TIF • Scan MTF-targets: INSTELLING01_TARGETTEST0001_MTF.TIF • Scan uitlichtingsvel: INSTELLING01_TARGETTEST0001_UITLICHTING.TIF De targetbestanden dienen te worden opgeslagen in een aparte directory met de naam: TARGETTEST_TEST0001

Xde test:

• INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_GRIJSKLEUR.TIF • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_SCHERPTE.TIF • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_MTF.TIF • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_UITLICHTING.TIF De targetbestanden dienen te worden opgeslagen in een aparte directory met de naam: TARGETTEST_TESTxxxx Deze directory’s worden aangemaakt in de subdirectory TARGETS.

Afgeleiden Thumbnail 1: INSTELLING01_UNIEK-ID_S.JPG Thumbnail 2: INSTELLING01_UNIEK-ID_T.JPG Beeldschermresolutie 1: INSTELLING01_UNIEK-ID_U.JPG Beeldschermresolutie 2: INSTELLING01_UNIEK-ID_V.JPG Beeldschermresolutie 3: INSTELLING01_UNIEK-ID_W.JPG Beeldschermresolutie 4: INSTELLING01_UNIEK-ID_X.JPG Bestandsnamen worden in HOOFDLETTERS aangeleverd. Dat geldt ook voor de extentie. [Het middelste deel van de bestandsnaam - het "Uniek-ID" - wordt óf in hoofdletters óf in kleine letters aangeleverd, afhankelijk van hoe dit in de metagegevens is gedaan.] Indien het gaat om meervoudige objecten die in relatie tot elkaar in Geheugen moeten worden getoond (boeken, tijdschriften en hoofd- en detailafbeeldingen ea) wordt verwezen naar de Bijlage 12.

1.6 Aanlevering scans en metagegevens De scans en de metagegevens moeten op Cd-rom, op DVD of op harde schijf worden aangeleverd. De aanlevering moet aan de volgende eisen voldoen: Type Cd-rom's: Mam ultra gold CD-R 700 MB of ander A-merk cd.

ICT-register


Pag. 34

Type DVD: A-merk DVD. In overleg. Type harde schijf: In overleg instelling en KB. De hoesjes van de Cd-rom's/DVD’s moeten voorzien zijn van de volgende informatie: 1) naam project (voorbeeld IISG01, CBG01) 2) volgnummer Cd-rom/DVD 3) nummer van het eerste en laatste object op de Cd-rom (of wanneer mogelijk: alle bestanden) Voorts moet in een Access '97 database de volgende informatie meegeleverd worden (op diskette of cd): Velden: 1) nummer Cd-rom/DVD 2) bestandsnaam objecten De afgeleiden moeten op aparte Cd-rom’s of DVD’s worden aangeleverd. De technische metadata worden in overleg aangeleverd. Van alle Cd-rom’s/DVD’s/harde schijven dienen twee exemplaren (een kopie voor instelling en een kopie voor het GvN) te worden gemaakt, waarvan er een aan het GvN geleverd moet worden.

2. Audio-visueel materiaal

2.1 Bewegend beeld

Voorbeeld Pre-master en/of de drager Bestandstype 17 master Resolutie

Bitrate Frames per seconde 18 STREAMS Bestandstype streams breedband Resolutie Bitrate Frames per seconde Bestandstypen streams Smalband

16

Analoog (celluloid) Film 8mm, 16mm, 32mm 16 Digibeta.

Analoog video VHS, Betamax of Betacam Eventueel omzetten naar Digibeta

Digitale video Digibeta, Digital-S, DVCam, DVCpro. n.v.t.

Digitale drager Cdrom, DVD

MPEG-1

MPEG-1

MPEG-1

352x264 pixels (filmformaat) of 352x288 pixels (PAL) 1500 Kilobyte (1,5 Mbs) 25 fps

352x288 pixels (PAL)

352x288 pixels (PAL)

MPEG-1 (CD), MPEG-2 (DVD) 352x288 pixels (PAL)

1500 Kilobyte (1,5 Mbs) 25 fps



Windows media (..wmv) 352x288 pixels 300 – 500 Kbs sure stream/multibit 25 fps




Windows media (extensie .wmv) en Real media (extensie .rm)

Windows media extensie .wmv) en Real media extensie .rm)



n.v.t.

Scanning met lichte compressie vastgelegd op analoge dager. Met de keuze voor MPEG-1 wordt de huidige standaard binnen de omroepwereld gevolgd en wordt mogelijkheid opengehouden om in een later stadium eventueel nieuwe afgeleiden te fabriceren. 18 De streams zullen gehost worden bij Surfnet en aangeroepen worden vanuit de website van het GVN. 17

ICT-register

Resolutie Bitrate


176x144 pixels 34–56–100 Kbs sure stream/multibit 10 fps



Gesproken woord

Muziek

Voorbeeld

Radio opnamen

CD, plaat

Hoogwaardige muziek uitvoeringen CD

Drager

CD

CD

CD

Bestandstype en bitrate master

CD audio: WAV 1411 kbs of MPEG-1 compressie: MPEG-1 layer II (MP2) 256 kbs of MPEG-1 layer III (MP3) 256 kbs Eventueel: 128 kbs Mono of stereo

CD audio: WAV 1411 kbs of MPEG-1 compressie: MPEG-1 layer II (MP2) 256 kbs of MPEG-1 layer III (MP3) 256 kbs Stereo

CD audio: WAV 1411 kbs of MPEG-1 compressie: MPEG-1 layer II (MP2) 256 kbs of MPEG-1 layer III (MP3) 256 kbs Stereo

MPEG-1 layer III (MP3) 32 of 64 kbs (extensie .mp3) Windows Media: 32 kbs, 64 kbs Extensie .wma Mono of stereo Verschillende bitrates worden in één bestand opgenomen.

MPEG-1 layer III (MP3) 32 of 64 kbs

MPEG-1 layer III (MP3) 64 of 128 kbs

Windows Media: 32 kbs, 64 kbs Extensie .wma Stereo Verschillende bitrates worden in één bestand opgenomen.

Real surestream 2896 kbs (extensie .rm) Mono of stereo

Real surestream 2896 kbs (extensie .rm) Stereo

Windows Media: 32kbs, 64 kbs Extra breedband: 128 kbs Extensie .wma Stereo Verschillende bitrates worden in één bestand opgenomen. Real surestream 2896 kbs Extra breedband: Real 28-128 kbs (extensie .rm) Stereo

Frames per seconde

Pag. 35


2.2 Audio

STREAMS MPEG

Windows Media

Real

2.3 Quicktime object of panaroma movies Deze `films` (van aan elkaar geplakte afbeeldingen) worden gemaakt om een 360 graden beeld te vertonen van hetzij een object, hetzij een panorama. Bestanden worden aangeleverd in het Qucktime formaat in `breedband` en `smallband` formaat. Smallband: rond de 500 KB breeband: rond 1 MB

ICT-register

Bijlage 3: Kwaliteitscontrole digitalisering ; Geheugen van Nederland

Pag. 36

Bijlage 3 : Geheugen van Nederland Richtlijn 11. Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren Deze bijlage bestaat uit drie delen: 1. De procedure van de kwaliteitscontrole 2. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van origineel 3. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole microfilmscans

1. Procedure kwaliteitscontrole In het onderstaande komen de volgende vier punten aan de orde: 1.1 Uitgangspunt 1.2 Steekproef 1.3 Controle kwaliteitsmanager digitalisering 1.4 Regelmaat kwaliteitscontrole 1.1 Uitgangspunt Uitgangspunt bij de controles is de oplevering van kwalitatief hoogstaand masterbestand. De kwaliteitseisen zoals geformuleerd in bijlage 9, Specificaties voor digitaliseren en de beoordelingsformulieren kwaliteitscontrole (zie onderstaand), zijn daarbij het richtsnoer. 1.2 Steekproef Algemeen uitgangspunt: Van een batch wordt 5% getest. Als meer dan 1% van de steekproef niet voldoet aan de normen, wordt de batch teruggezonden. De batch wordt dan in het geheel nagelopen en waar nodig verbeterd. Als minder dan 1% van de batch fouten vertoont, worden alleen de foute afbeeldingen teruggezonden en verbeterd. Als de batch terugkeert zal opnieuw een controle worden uitgevoerd.19 De grote van de steekproef kan worden aangepast aan de omvang en aard van het project. Dit gebeurd in overleg met instelling, scanbedrijf en kwaliteitsmanager digitalisering. 1.3 Controle kwaliteitsmanager digitalisering De controle verloopt op basis van de beoordelingsformulieren kwaliteitscontrole (zie onderstaand). Deze formulieren zijn gebaseerd op de specificaties zoals die staan beschreven in bijlage 9, Specificaties voor digitaliseren. 1.4 Regelmaat kwaliteitscontrole De controles door de kwaliteitsmanager en de instelling vinden drie keer plaats: Controle 1: na één week productie (minimaal na 20% van het materiaal) Controle 2: op de helft van het project Controle 3: op het einde van het project Deze regelmaat kan worden aangepast aan de aard en omvang van het project. Dit gebeurd in overleg instelling, scanbedrijf en kwaliteitsmanager digitalisering.

19

Deze procedure is deels ontleend aan de richtlijnen van de National Archives and Records Administration: Steven Puglia ea, NARA Guidelines for digitizing archival materials for Electronic Access, 2004, p.65, 66 http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archival-materials.html

ICT-register

Kwaliteitscontrole digitalisering; Geheugen van Nederland

Pag. 37

2. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van origineel van instellingnaam Scanbedrijf: Contactpersoon: Datum controle: Verslaglegging controle: Status controle: controle test/begin/midden/eind controle Kwaliteitscontroleur: Origineel materiaal: Scanner: Scan operator(s): Kwaliteitskenmerk 1. Resolutie 1.1 Is met de afgesproken resolutie gescand? 2. Scanmodus en kleurenuimte 2.1 Zijn de afbeeldingen op 8 of 16 bits grijswaarden gescand? 2.2 Zijn de afbeeldingen op 24 of 48 bits grijswaarden gescand? 2.3 Zijn de kleurenafbeeldingen afgeleverd in de Adobe RGB kleurenruime? 3. Bestandsformaat archiefbestand 3.1 Is het archiefbestand bewaard in het afgesproken bestandsformaat: TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd (of, wanneer afgesproken, met LZW compressie)? 3.2 Voldoet het TIFF bestand aan de TIFF 6.0 specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf? 4 Meescannen targets Zijn de volgende targets meegescand: 4.1 Opname Kodak grayscale en/of MacBeth kleurenkaart. 4.2 Opname scheptekaarten en centimeters en wanneer scanvlak groter dan A3 vier losse scherptekaarten in de hoeken. 4.3 Opname MTF Applied Image QA-62 targets (in het midden en in hoeken). 4.4 Uitlichtvel ter grootte van scanvlak.

Acceptatie

1.1 Ja/Nee 2.1 Ja/Nee 2.2 Ja/Nee 2.3 Ja/Nee 3.1 Ja/Nee

3.2 Ja/Nee

4.1 Ja/Nee

4.2 Ja/Nee

4.3 Ja/Nee 4.4 Ja/Nee

5. Splitsen pagina’s 5.1 Zijn de pagina’s gesplitst? 6. Cropping 6.1 Zijn de pagina’s volgens afspraak gecropt? 7. Rechtzetten en roteren 7.1 Zijn de afbeeldingen rechtgezet (maximaal 1 graad niet ingebonden, 3 graden ingebonden of naar afspraak)?

5.1 Ja/Nee 6.1 Ja/Nee 7.1 Ja/Nee

Toelichting

ICT-register


8. Tonale reproductie 8.1 Weerspiegelen de tonale waarden die op de film? Zijn in de Kodak grayscale de vakken A t/m 12 (of hoger – volgens afspraak) zichtbaar zen goed van elkaar zijn te onderscheiden (middels meting in Photoshop)? 9. Kleur reproductie 9.1 Zijn de RGB waarden in de grijsvlakken MacBeth target aan elkaar gelijk - maximale afwijking 5 RGB waarden ((gemeten in Adobe Photoshop, middels pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld)? 10 Uitlichting 10.1 Is het lichtverloop op het uitlichtvel niet meer dan 2% (gemeten in Adobe Photoshop, middels pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld)? 11 Detailbehoud 11.1 Is minimaal lijnenpaar target 4.5 zichtbaar op ISO Test chart No. 2 scherptekaart(en)? 12 Verstoringen 12.1 Zijn er geen horizontale of verticale strepen zichtbaar? 12.2 Zijn er geen pixelverstoringen zichtbaar? 12.3 Is er geen haloing zichtbaar? 12.4 Is er geen sprake verspringen? 12.5 Is er geen bovenmatige kleurmisregistratie zichtbaar? 13 Geometrische nauwkeurigheid 13.1 Zijn de afmetingen op het target (centimeters) identiek aan de afmetingen in de scan (nagemeten in Photoshop)? 14 Nabewerking 14.1 Is de eventuele nabewerking van de afbeeldingen verantwoord en volgens afspraak uitgevoerd? 15 Technische metadata 15.1 Zijn er technische metadata toegevoegd? 15.2 Zijn alle velden toegevoegd? 15.3 Zijn de technische metadata volgens de NISO Z39.87 norm toegevoegd? 15.4 Zijn de technische metadata aangeleverd in het XML Mix formaat? 16 Bestandsnamen (zie bijlage 12 Richtlijnen GvN) 16.1 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de TIF master bestanden? 16.2 Zijn de juiste bestandsnamen en mappenstructuur gebruikt voor de TIF target bestanden? 16.3 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de afgeleide JPEG bestanden? 17 Afgeleiden 17.1 Zijn alle afgesproken afgeleiden gemaakt? 17.2 Is het afgesproken bestandsformaat gebruikt (JPEG Quality level x,)? 18 Aflevering cd’s / dvd’s 18.1 Is set de cd’s / dvd’s / harde schijven compleet? 18.2 Is er een aparte set afgeleiden meegeleverd? 18.3 Is de set cd’s / dvd’s gedocumenteerd? 18.4 is het merk en type cd’s /dvd’s/harde schijven volgens afspraak? 19 Acceptatie

Ja/Nee

9.1 Ja/Nee

10.1 Ja/Nee

11.1 Ja/Nee

12.1 Ja/Nee 12.2 12.3 12.4 12.5

Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

13.1 Ja/Nee

14.1 Ja/Nee

15.1 Ja/Nee 15.2 Ja/Nee 15.3 Ja/Nee 15.4 Ja/Nee

16.1 Ja/Nee


18.1 18.2 18.3 18.4


19 Ja/Nee

Pag. 38

ICT-register


Pag. 39

3. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van microfilm van instellingnaam Scanbedrijf: Contactpersoon: Datum controle: Verslaglegging controle: Status controle: controle test/begin/midden/eind controle Kwaliteitscontroleur: Origineel materiaal: Type microfilm: Hoog contrast/Laag contrast Scanner: Scan operator(s): Kwaliteitskenmerk 1. Resolutie 1.2 Is met de afgesproken resolutie gescand? 2. Scanmodus 2.1 Zijn de afbeeldingen op 8 bits grijswaarden gescand? 3. Bestandsformaat archiefbestand 3,.1 Is het archiefbestand bewaard in het afgesproken bestandsformaat: TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd (of, wanneer afgesproken, met LZW compressie)? 3.2 Voldoet het TIFF bestand aan de TIFF 6.0 specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf? 4 Mee scannen en verwijderen targets 4.1 Zijn de volgende targets meegescand: Signatuur microvorm Uitlichtvel Opname Kodak grayscale, centimeters en scherptekaarten Wanneer aanwezig: AIIM scanner test chart #2 of andere scherptetargets. 4.2 Zijn de juiste targets verwijderd: Begin van de film Vervolg van vorige spoel (optioneel) Begin van de film Vervolg van vorige spoel (optioneel) Moedernegatief opslagnummer Verklaring herhaling van beeld Verklaring afbeelding in kleur (optioneel) Microverfilmd Copyrightverklaring Lijst van onregelmatigheden Bibliografisch verslag Signatuur en/of Titel Inhoud van spoel (optioneel) Barcode Vervolg op andere spoel (optioneel) Einde van de film. Terug spoelen a.u.b. 5. Splitsen pagina’s 5.1 Zijn de pagina’s gesplitst?

Acceptatie

1.2 Ja/Nee 2.1 Ja/Nee 3.2 Ja/Nee

3.2 Ja/Nee

4.1 Ja/Nee

4.2 Ja/Nee

5.1 Ja/Nee

Toelichting

ICT-register


6 Dubbele opnames verwijderen 6.1 Zijn de dubbele opnames verwijderd? 7. Cropping 7.1 Zijn de pagina’s volgens afspraak gecropt? 8. Rechtzetten en roteren 8.1 Zijn de pagina’s rechtgezet (richtpunt is de tekst)? 8.2 Zijn de pagina’s waarbij meer dan 50% van de tekst dwars staat geroteerd? 9 Tonale reproductie 9.1 Weerspiegelen de tonale waarden die op de film? Laag contrast film: Zijn in de Kodak grayscale de vakken A t/m 12 zichtbaar en goed van elkaar te onderscheiden (middels meting in Photoshop)? Hoog contrast film: Zijn in de Kodak grayscale de vakken A t/m 7 (M) zichtbaar en goed van elkaar te onderscheiden (middels meting in Photoshop)? 10 Uitlichting 10.1 Is het lichtverloop op het uitlichtvel niet meer dan 2% (gemeten in Adobe Photoshop, middels pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld)? 11 Detailbehoud 11.1 Worden de 50 lp/mm van de film in de scan gehaald (zie schema onder kopje detailbehoud reductie om te bepalen bij welke reductie welk target op de ISO Test chart No. 2 scherptekaart moet worden gehaald)? 12 Verstoringen 12.1 Zijn er geen horizontale of verticale strepen zichtbaar? 12.2 Zijn er geen pixelverstoringen zichtbaar? 12.3 Treedt er geen haloing op? 12.4 Treden er geen verspringen op? 13 Geometrische nauwkeurigheid 13.1 Zijn de afmetingen op het target (centimeters) identiek aan de afmetingen in de scan (nagemeten in Photoshop)? Een marge van 2 mm op 10 cm is toegestaan. 14 Nabewerking 14.1 Heeft er geen tonale correctie plaatsgevonden? 15 Technische metadata 15.1 Zijn er technische metadata toegevoegd? 15.2 Zijn alle velden toegevoegd? 15.3 Zijn de technische metadata volgens de NISO Z39.87 norm toegevoegd? 15.4 Zijn de technische metadata aangeleverd in het XML Mix formaat? 16 Bestandsnamen (zie bijlage 12 Richtlijnen GvN) 16.1 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de TIF master bestanden? 16.2 Zijn de juiste bestandsnamen en mappenstructuur gebruikt voor de TIF target bestanden? 16.3 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de afgeleide JPEG bestanden?


9.1 Ja/Nee

10.1 Ja/Nee

11.1 Ja/Nee



16.1 Ja/Nee


Pag. 40

ICT-register


17 Afgeleiden 17.1 Zijn alle afgesproken afgeleiden gemaakt? 17.2 Is het afgesproken bestandsformaat gebruikt (JPEG Quality level x,)? 18 Aflevering cd’s / dvd’s 18.1 Is set de cd’s / dvd’s / harde schijven compleet? 18.2 Is er een aparte set afgeleiden meegeleverd? 18.3 Is de set cd’s / dvd’s gedocumenteerd? 18.4 is het merk en type cd’s /dvd’s/harde schijven volgens afspraak? 19 Acceptatie


18.1 18.2 18.3 18.4


19 Ja/Nee

Pag. 41

Digitaliseren met beleid

Recommend Documents