Digitaal samenwerken bij Overdrachtin de regio(s)

Digitaal samenwerken bij transfers en e-Overdracht in de regio(s) Lessons Learned:

Het is géén ICT project !!

Voorstellen • • • • • •

Verpleegkundige van origine Wijkverpleging / Thuiszorg Transmurale Zorg regio Leiden Programma Regionaal EPD Midden-Holland/Gouda Programma Transferpunten: Infrastructuur Transferzorg regio Haaglanden Ontwikkeling Digitaal samenwerkingsplatform voor Transfer en Overdracht POINT regio Haaglanden/Delft • Implementatie regionale samenwerking en implementatie POINT in de regio’s • • • • • •

Leiden e.o. Gouda e.o. Amsterdam Haarlem/Hoofddorp Meppel Dordrecht

• Voorzitter V&VN Transferverpleegkundigen

Thema’s • Proces, volume en eisen • Samenwerking, en organisatie • Implementatie, • Prestaties en resultaten • Standaardisering, • Privacy, • ICT

E-Overdracht [NICTIZ] • Patiënten verhuizen namelijk nogal eens van thuiszorgorganisaties, naar ziekenhuizen, naar verzorgingshuizen, naar revalidatiecentra en hospices. • Ontluisterend dat de overdracht vaak niet of gebrekkig verloopt. • Met de standaard eOverdracht besparen verpleegkundigen 25 minuten per overdracht! • Dat betekent dus 25 minuten meer tijd voor echte zorg • Het is echter de laatste stap in een complex proces

Proces: Patiëntenstromen in een regio Transfer en Zorgoverdracht

huisarts

Thuiszorg

Ziekenhuis Verpleeghuis

WoonZorg

Proces: Transfer en Zorgoverdracht Ziekenhuis/Verzender

Financier

VVT-Zorginstelling/ ontvanger e-Overdracht

Afdeling Polikliniek

Aanvraag Nazorg

VVT Zorgaanbieder Centraal

Transferpunt

CIZ Verzekeraar Gemeente Zorginstelling

VVT Zorgaanbieder Decentraal

Volume Transfers/jaar in NL • ZHVVT ca 350.000 • Naar Thuiszorg: 220.000 • Naar Intramuraal: 130.000 • Van Verpleeghuis GRZ naar Huis: ?? • Kengetal: ca. 6,2 Transfers/Overdrachten per ziekenhuisbed/jaar • Proces x volume levert op:

Verpleeghuis Thuiszorg

Woonzorg Hospice

huisarts

Thuiszorg

huisarts

WoonZorg

Verpleeghuis

huisarts huisarts

Thuiszorg

huisarts huisarts

Thuiszorg

huisarts huisarts

Woonzorg

Woonzorg

huisarts

Thuiszorg

Ziekenhuis huisarts

huisarts

huisarts

huisarts

Woonzorg

huisarts

huisarts

huisarts

Thuiszorg

Verpleeghuis Thuiszorg

Ziekenhuis

Verpleeghuis

huisarts

huisarts

huisarts huisarts

huisarts

Woonzorg

huisarts

Thuiszorg

Hospice Thuiszorg

huisarts

Thuiszorg

huisarts

Thuiszorg

Woonzorg

huisarts

huisarts

Ziekenhuis

Woonzorg Hospice

De wereld van nu,….de eisen aan U: • Alle zorg is een inmiddels een specialisme • Kwaliteit, maar dus ook diversiteit (of versnippering)

• • • • • •

Marktwerking: Multiplier van bovenstaande Nieuw stelsel met Wlz, Wlz:ELV, Zvw:GRZ, Zvw:Thuiszorg, Zvw;MSVT, Wmo Indicatiestellingen/Triages Toename volume (de dubbele vergrijzing is gestart; kwetsbare ouderen) Versnelling doorlooptijden (druk op tarieven vs. kosten) Externe eisen • • • •

Kwaliteit van overdracht (IGZ) http://igz.nl/actueel/nieuws/informatieoverdracht.aspx Privacy (CBP) Keuzevrijheid en mededinging (ACM) Verstrekkingen (NZA)

• Keten en netwerkvorming • En dus een enorme hoeveelheid gedoe en gepruts met fax, scanners, mail, foon en post.

Implementatie: fase 0 Ziekenhuizen

VVT- Zorgaanbieders

Naar reductie overbodig papier

Hoe het ‘heurt ‘heurt’….. heurt ’….. • Probleem en Oplossing • Plan, do, act, check • Structure follows strategy • Vorm volgt inhoud • Organiseren gaat vooraf aan informatiseren • 80 /20 regel • Standaarden als absolute voorwaarde

Implementatie: fase 0 Zorgaanbieders

Ziekenhuizen

POINT

Samenwerking en organisatie • ‘Samen’ is de basis, ofwel: samen: • Werken, Investeren, Organiseren, Oogsten

• Patiënt echt centraal • Missie: Juiste patiënt, Juist Zorg, Juist Plaats, Juiste moment Lessons learned: • Alle betrokken partijen op het zelfde moment in gesprek over het zelfde onderwerp wordt door ieder afzonderlijk als uitermate efficiënt en effectief ervaren. • Investeer in / Zorg voor: goed opgeleide Transferverpleegkundigen

Do’s

en Dont’s

• Focus op het proces als geheel.

• Focus op één belang of één element

• Zie het als een duurzame verbeteractie

• Streef vooral naar één snel resultaat.

• Doe aan twee-weg verwachtingsmanagement.

• Verander de werkprocessen en de informatiemedia tegelijkertijd.

.

• Hanteer een groeimodel.

• Eis van elkaar een big bang en meteen 100%.

• Blijf met elkaar in gesprek.

• Doe het ieder voor zich.

• Organiseer de keten/netwerkregie - TTP

• Laat één partij de regie opeisen.

• Betrek gemotiveerde professionals en informele leiders.

• Hou het onder management en beleidsadviseurs. .

• Ontwikkel van uitvoering naar bestuur.

• Ontwikkel van bestuur naar uitvoering.

• Learning by doing

• Maak eerst convenanten en beleidsplannen.

Implementatie Lessons Learned • Het paradigma ‘One ZIS fits all’ is eindig. • Eerst organiseren / bijeenbrengen • Actuele Patiëntenstroom langs transferpunt/bureau is leidend • Eerste stap: alleen wisselen van medium • Processen aanpassen: alleen als het niet anders kan • Zorg voor voldoende volume voor verzenders en ontvangers • Kies scenario: Big Bang, snelle opschaling of olievlekwerking • Na implementatie: verbreden, verbeteren, verdiepen

Implementatie: fase 1: Overleg Ziekenhuis/Verzender

Regionale Overlegtafel

VVT-organisatie/Ontvanger

CSB

TransferPunt Zorg bemiddeling

Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum

Nazorgburo Aanmeldpunt

Implementatie: fase 2: Voorbereiden


CSB

Ziekenhuis/Verzender


Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie: fase 2: Voorbereiden


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie: fase 3: GO


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie: fase 4: opstarten


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie: fase 5 Opschalen


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie: Fase 5 Opschalen


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie ; fase 5 Opschalen


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Implementatie: Implementatie: Voltooid


CSB



Zorgadvies

TransferBuro

POINT Zorgregie

Klantcentrum


Na implementatie: finetunen, verdiepen, verbreden • Monitoren • Nieuwe Patiëntgroepen / Gegevenssets (bijv. Poli-patienten) • Nieuwe flows (bijv. Transmurale Zorgbrug) • Monitoren: volume, doorlooptijden, bottlenecks • Capaciteitsmanagement

Implementatie: Lessons learned • SMART, maar ook FUZZY (Feestelijk, Uitdagend, Zinvol, Zuiver, Yess) • Streef naar een snelle doorlooptijd –want dubbel werken is niet leuk-, maar, geef en gun ieder zijn eigen tempo. • Verbindt een GO aan het voldoen aan afgesproken voorwaarden; anders werkt het niet. • Fouten maken mag. • Organiseer twee onderscheiden overlegtafels: • Management • Operations

Prestaties en Gewenste Resultaten • Verzenders willen (optimale opnameduur) • • • •

Snelheid dossier in behandeling nemen Snelle indicaties Snelheid van GO – NO GO Snelheid van ontslag en overplaatsing

• Ontvangers willen • Juiste en volledige aanvraag nazorg • Communicatie met betrokkenen indien nodig • Overdracht: tijdig, juist en volledig (zorg, maar ook medisch, medicatie en paramedisch)

• Patiënt heeft nodig: • Juiste zorg op juiste plaats, • Continuïteit van zorg

Prestaties en Gewenste Resultaten • Lessons learned • • • •

Meten is weten Zorg voor rapportage, online en real time Half jaarlijkse rapportages Bespreek vanuit perspectief van duurzaam verbeteren

• Business-case is een mix van resultaten op • Op procestijd (alle informatie bijeen) • Op procesduur • Op kwaliteit van transfer en zorgoverdracht (bijv. leesbaar)

• Voor contact en resultaten: • • • •

Den Haag: zie: http://transmuralezorg.nl/denhaag-activiteiten/activiteit/Transferpunten/19 Amsterdam: http://ezda.nl/diensten/point-verpleegkundige-overdracht/ Leiden: http://www.sleutelnet.nl/diensten/onze-diensten/sleutel-transfer-point.html Leverancier: http://www.verzorgdeoverdracht.nl/Paginas/default.aspx

Standaardisatie • We zitten qua ICT in de zorg tussen het stenen tijdperk en het stoomtijdperk in.

Van Steen

Naar Stoom

Standaardisering: Lessons learned • Alleen in werkprocessen krijgen gegevenssets betekenis. Wie, moet wat, wanneer weten, en wanneer beantwoorden • Wie = standaardisering van rollen • Wat = standaardisering van gegevenssets • Wanneer = standaardisering van proces

• Een berichtstandaard is het gevolg van een beroepsstandaard. • Kernset e-Overdracht is een berichtstandaard o.b.v een beroepsstandaard. • Implementatie in Informatiesystemen gebeurt alleen als klanten er om vragen.

Privacy: Lessons learned • Uitwisselen van informatie mag altijd: als er toestemming voor gevraagd en verkregen is. • Toestemming vragen vereist Informeren en uitleggen • De techniek en organisatie moet “proof”zijn (o.a. NEN 7510,11,12,13) • Een PUSH-systeem voorkomt veel gedoe • Evenals segmentatie • Privacy en Praktisch zijn elkaars vijanden • Dus: de human factor is het meest risicovol

Van

Naar

36

En Last; but not least: least: ICT; die moet bieden: • Procesondersteuning: • Van aanvraag nazorg afdeling/poli, indicaties, tot en met feedback op ontvangen overdracht van ontvanger.

• Specifieke workflows: • Overdracht: ZH VVT, VVT ZH, VVT VVT, ZHZH • Flexibele processtappen per workflow

• • • • • • • •

Specifieke gegevenssets: Aanvraag Nazorg: Standaard; Kind, Poli, CVA, GRZ, MSVT Specifieke gegevenssets: Overdracht: eOverdracht; eOverdracht Kind, Communicatiefaciliteiten: chatbox, telnr’s, terugrapportage van VVT naar ZH) Signaleringstools Capaciteitsmanagement; beschikbare plaatsen in VVT-instellingen Rapportage, real time en online Koppelingen met ZIS-en en ECD’s Beheer: organisatiegegevens en accounts door deelnemende organisaties zelf; op meerdere nivo’s

Meer weten?? Stand 7 http://www.verzorgdeoverdracht.nl Telefoonnummer: 023-5574400 Faxnummer: 023-5571713 E-mail: [email protected] www.techxx.nl

Eef Peelen Care-full, Zorg en ICT 06-55173838 [email protected]

Digitaal samenwerken bij Overdrachtin de regio(s)

Recommend Documents