Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta Mary-José van Overveld, sectorhoofd Middelen
Praktijkmiddag Dinsdag 24 mei 2011
Programma
14.05 uur Welkomstwoord door dijkgraaf Joseph Vos en film Deltawerken 14.30 uur De verandering naar digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren door teamleider DIV Jolanda Brekelmans 14.50 uur Verplaatsing naar workshops 15.00 uur Workshops 1) Implementeren van een verandering VERVALLEN 2) Zaaksgewijs Archiveren ‘zaken met een luchtje’ ZAAL 3 3) Digitaal werken en archiveren in de praktijk KAPEL 16.00 uur Verplaatsing 16.10 uur Terugkoppeling workshops door workshopleiders 16.30 uur Afsluiting door dagvoorzitter 16.40 uur Netwerkborrel en mogelijkheid tot rondleiding Hof van Bouvigne
Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta Welkomstwoord Dijkgraaf Joseph Vos Praktijkmiddag Dinsdag 24 mei 2011
Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren bij waterschap Brabantse Delta Jolanda Brekelmans, Teamleider DIV
Praktijkmiddag Dinsdag 24 mei 2011
Digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren
Aanleiding: •
Verhuizen naar Bouvigne per 1-6-2010: Flex-concept
•
Gestart met Deltawerken, waarvan project Delta Digitaal I onderdeel
•
Rechtmatigheidsdiscussie was actueel: noodzaak tot compleet en toegankelijk archief werd gevoeld
Project Delta Digitaal
Project Delta Digitaal 1 Resultaat 1 april 2010 Oplevering: Organisatie uitgerold voor digitaal werken en basis gelegd voor digitaal archiveren.
• Het digitale document is leidend, geen fysieke post routering • Er kan plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt worden • Zaaksgewijs werken is ingevoerd als opstap naar digitaal archiveren • DSP 1.0 Generiek geïmplementeerd
Aanpak:
• • • • • • •
Begonnen met bouwen: concreet laten zien hoe ‘t ging worden Specialisten in huis gehaald (applicatiebeheer, workflow ontwikkelaar) Team uitgebreid Pilots gedraaid met “rode” afdelingen Totale veranderproces concreet gemaakt voor afdeling Communicatie opgestart (persoonlijk, herhalen, herhalen, herhalen) Re-organisatie DIV opgestart door Waterschap
Opleiding
• • • •
Minimaal 2, maximaal 3 dagen opleiding (maatwerk per afdeling) Daarna oefenen in het opleidingslokaal Werkafspraken maken Oefenen op de werkplek
Nazorg: digi div-er
Cruciale zet: • Hulp bieden • Foutmelding aannemen • Doorgeven aan ontwikkelteam • Communicatie • Enthousiasme • Aandacht • Controle Hebben groene sneeuw gezien, maar iedereen was zeer enthousiast!
Reactie medewerkers
• • •
Begin mopperen: kost veel tijd, foutjes in het systeem Waarom moeten wij dit doen. Is niet ons werk (administratieve last) Ook veel enthousiaste reacties: kunnen daadwerkelijk dossiers vinden, zoeken = vinden geworden
Beheerorganisatie
Overdracht naar beheer: • Begin 2009: Besef huidige beheerorganisatie DIV onvoldoende toegerust: andere functies en competenties nodig. • Zomer 2009 MT besluit tot reorganisatie DIV • Herfst 2009 Teamleider DIV wordt aangesteld • Winter 2009 Reorganisatie DIV een feit 1 april 2010: feitelijke overdracht naar beheer: DIV, ICT, Repro en BB Middelen
Reorganisatie DIV
Uitgangspunten: • DeltaDigitaal: Medewerkers gaan zelf registreren: DIV gaat van “zelf doen”, naar “helpen doen” • Nieuwe functies en competenties: initiatief, klantgericht, resultaatgericht, sensitief en mondelinge communicatie. • Ambitie 2013: naast digitaal werken, ook digitaal archiveren -> substitutie • Overgangsformatie tot 2013: 3 FTE tbv hybride situatie • Centrale Mediatheek vervalt en Applicatiebeheer naar ICT
Team DIV , afdeling Facilitaire zaken
3 Taakvelden: - Beleid, Recordmanagement en Projecten (3 fte) - Advies en Control (4 fte) - Post en Archief (2,4 fte) - Overgangsformatie tot 2013 (3 fte)
Stand van zaken 1 december 2009: -3 herplaatsingskandidaten -4 vacatures
Waar staan we nu?
Stand van zaken 1,5 jaar later -
Team compleet en ingewerkt!
-
Opleiding en Ontwikkelingsplan 2011-2012: Teamtrainingen communicatie en samenwerken Allround Med. DIV en Kwaliteitsmonitoring
-
Kwaliteitscontrole ingericht en monitoring archivering digitale zaakdossiers opgepakt
-
Positie DIV in organisatie verbeterd: Digidiv en PIR
-
Project Delta Digitaal 2 in voorbereiding
Doorontwikkelen
Project Delta Digitaal 2 Beoogd resultaat n.a.v. reorganisatie DIV: Substitutie 1-1-’13: volledig digitaal en zaaksgewijs werken én archiveren Kwaliteitsverbeteringstraject met als speerpunt gebruikersgemak verbeteren
Kritische succesfactoren
• • • • • • • •
Zorg voor commitment bij MT, in woord en daad Maak leidinggevende verantwoordelijk voor digitaal en zaaksgewijs werken Richt tijdig een adequate beheerorganisatie (DIV en ICT) in, die dit kan ondersteunen Investeer in gebruikersgemak van de applicatie Intensieve nazorg door digi div’ers Zorg voor kennis recordmanagement Zorg voor voldoende budget! Trek het uit de documentaire hoek: processen zijn leidend. (PIR)
Kritische succesfactoren
• • • •
Zie de uitrol als een (cultuur) veranderingstraject Neem de tijd, een verandering moet inzinken Zorg voor een leidende coalitie die de verandering trekt: ambassadeurs onder de gebruikers en leidinggevenden! Zorg voor een enthousiast projectteam/beheerorganisatie: ENERGIE!
Vragen?
Workshops
Workshops • Workshop 1 Implementeren van een verandering (VERVALLEN) • Workshop 2 Zaaksgewijs archiveren en “zaken met een luchtje” Zaal 3, Heleen en Martijn • Workshop 3 Digitaal werken en archiveren in de praktijk Kapel, Jan en Roel
