Nummer : 13IT003198 Barcode : 13IT003198
Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid waterschap Brabantse Delta (inclusief wijzigingen Aanbestedingswet) Treedt in werking op hetzelfde moment dat de Aanbestedingswet van kracht wordt.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 20 maart 2013.
De dijkgraaf
De secretaris-directeur
J.A.M. Vos
ir. H.T.C. van Stokkom
Revisiebeheer Versie Versie 0.0 Versie 0.1
Datum 26-10-10 23-11-10
Versie 0.2
1-12-10
Versie 0.3
7-12-10
Versie 0.4 Versie 0.5 Versie 0.6
8-12-10 21-12-10 11-01-11
Versie 0.7
01-02-11 13-04-11 01-07-11 06-02-13
Versie 1.0
Wijziging Concept Opmerkingen Maartje, Joost, Annelies verwerkt. Opmerkingen Kasper Nipius, Frank Pulles, Artur Meuleman verwerkt. Opmerkingen Maartje en Annelies verwerkt Opmerkingen MJ van Overveld verwerkt Opmerkingen MT verwerkt Opmerkingen portefeuillehoeder verwerkt Opmerkingen DB verwerkt Vaststelling AB Inwerkingtreding Concept gewijzigde versie obv de Aanbestedingswet 2013
-2-
Door F. Schoonis F. Schoonis F. Schoonis F. Schoonis F. Schoonis F. Schoonis F. Schoonis F. Schoonis
E.H.M. Vinken
Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................... 4 2. Missie en Visie........................................................................................................................... 5 3. Doelstellingen van het beleid ...................................................................................................... 6 3.1 relatie met andere beleidsterreinen ........................................................................................... 6 3.2 inkoop- en aanbestedingsbeleid ................................................................................................ 6 4 Juridische uitgangspunten ............................................................................................................. 7 4.1 het naleven van wet- en regelgeving ......................................................................................... 7 4.2 het nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie algemene beginselen bij inkoop . 7 4.3 toepassen van een aanbestedingsreglement............................................................................... 7 4.3 uniforme documenten ............................................................................................................. 8 5 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten ........................................................................................ 9 5.1 integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren ........................................................................ 9 5.2 maatschappelijke eisen aan leveranciers.................................................................................... 9 5.3 duurzaam inkopen .................................................................................................................. 9 5.4 Gedragscode publiek opdrachtgeverschap ................................................................................ 10 6 Economische en kwalitatieve uitgangspunten ................................................................................. 11 6.1 te hanteren aanbestedingsprocedures ..................................................................................... 11 Huidige situatie ............................................................................................................................... 11 Nieuwe situatie ................................................................................................................................ 11 Levering ...................................................................................................................................... 11 6.1 bepalen van de inkoopprocedure ............................................................................................ 12 6.2 afwijkingsbevoegdheid .......................................................................................................... 13 6.3 te hanteren selectie- en gunningscriteria ................................................................................. 13 6.3 te hanteren selectie- en gunningcriteria ................................................................................... 14 6.4 aandacht voor innovatief aanbesteden..................................................................................... 15 6.5 omgang met leveranciers....................................................................................................... 17 6.6 inkoopvoorwaarden............................................................................................................... 17 7 Organisatorische uitgangspunten ................................................................................................. 19 7.1 inkoopsynergie ..................................................................................................................... 19 7.2 gecoördineerde inkoop .......................................................................................................... 19 7.3 gecoördineerd contractmanagement ....................................................................................... 20 7.4 inkoopplan ........................................................................................................................... 20 7.5 uitwerking beleid .................................................................................................................. 21 Bijlage I De Wet BIBOB ............................................................................................................... 22 Bijlage II Integriteit van bestuurders en ambtenaren ........................................................................ 24 Bijlage III Voorbeelden van werken, diensten en leveringen ............................................................ 26 Bijlage IV Beslismodel selectiemethoden ....................................................................................... 28 BijlageIV Richtlijnen inhoud aanbestedingsdossier ........................................................................... 29
-3-
1.
Inleiding
Op 1 april 2008 is het, destijds herziene, inkoop- en aanbestedingsbeleid door het AB van de Brabantse Delta goedgekeurd. Reden voor herziening was de oprichting van een zelfstandige afdeling inkoop en de inrichting van het inkoopproces volgens het model van de “gecoördineerde inkoop”. Eind 2009 heeft een miniscan inkoop plaatsgevonden, georganiseerd door de Unie van Waterschappen. De resultaten van deze miniscan geven aanleiding om het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien. Ook ontwikkelingen binnen en buiten het waterschap maken het noodzakelijk het inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren. De belangrijkste ontwikkelingen bestaan uit: - Harmonisatie aanbestedingsbeleid waterschappen. Op basis van een rapport van Price Waterhouse Coopers is een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden om het aanbestedingsbeleid van waterschappen te harmoniseren. De Unie heeft positief geadviseerd op de aanbevelingen uit dit rapport. De belangrijkste wijziging betreft het harmoniseren van de drempelbedragen onder de Europese aanbestedingsgrens. Dit betekent voor het waterschap dat de zogenaamde bagatelgrenzen verhoogd worden. Samenwerking wordt hierdoor eenvoudiger. - Contractmanagement. Op dit moment is het proces met betrekking tot contractmanagement niet formeel belegd. Middels het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt deze rol bij de afdeling inkoop belegd. - Professioneel aanbesteden. Een belangrijke trend op aanbestedingsgebied is professioneel aanbesteden. Hieronder wordt verstaan het toepassen van de best mogelijk aanbestedingsstrategie om zodoende innovatie te stimuleren en meer en beter gebruik te maken van de oplossingen die de markt te bieden heeft. In het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hier nadrukkelijker op ingegaan waarbij met name innovatieve aanbestedingsstrategieën en contracten verder zijn uitgewerkt. Het belang van een gedegen inkoop- en aanbestedingsbeleid wat actueel en bekend is in de organisatie is groot. Redenen hiervoor zijn o.a. de waterschapswet per 2009 die meer belang hecht aan de rechtmatigheid van overheidsuitgaven en een goedkeurende accountantsverklaring eist. Gekoppeld hieraan is de implementatie van een systeem t.b.v. de juridische kwaliteitszorg. Verdere inkoopprofessionalisering en contractmanagement zijn prominente onderdelen hierbij waar prioriteit aan wordt gegeven. Een ander aandachtsgebied waarbij inkoop een toegevoegde waarde creëert is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Door duurzaam inkopen een plaats te geven in het inkoopbeleid wordt hier nadruk op gelegd. Daarnaast speelt de tariefsontwikkeling een belangrijke rol, evenals de bezuinigingsdoelstellingen waar we mee te maken hebben. Een professionele inkoopfunctie kan actief bijdragen aan het beheersen van de waterschapsuitgaven. Een goede naleving van het vastgestelde beleid is hierbij vanzelfsprekend een voorwaarde. In 2013 is de Aanbestedingswet van kracht geworden, ter vervanging van een aantal afzonderlijke regelingen. Deze gewijzigde versie van het inkoopbeleid is in overeenstemming met hetgeen gesteld wordt in de Aanbestedingswet.
-4-
2.
Missie en Visie
De missie van het waterschap luidt: Waterschap Brabantse Delta (WBD) wil de waterautoriteit zijn die integraal zorgt voor voldoende oppervlaktewater van goede kwaliteit en veiligheid tegen overstroming. In het realiseren van deze missie spelen mensen een centrale rol. De hiervan afgeleide visie beslaat o.m. de volgende relevante aspecten: WBD verleent zijn diensten op professionele, effectieve en slagvaardige wijze en tegen zo laag mogelijke kosten. gericht op samenwerking en dialoog efficiënte uitvoering van zijn missie gekend, erkend en gewaardeerd willen worden door boeren, burgers, buitenlui, bedrijven en bestuurders van West Brabant De drie kernwaarden die hieruit voorvloeien zijn: Klantgericht Duidelijk Samenwerken Bijdrage van inkoop Het inkoopbeleid is gericht op ondersteuning van de organisatie teneinde bovenstaande missie en visie, mede, te realiseren. De genoemde kernwaarden zijn hierbij een duidelijk uitgangspunt. Een professionele inkoopfunctie draagt actief bij aan de doelstelling om tegen zo laag mogelijke kosten het waterschap in staat te stellen zijn diensten te verlenen. Door samen met de organisatie slagvaardig op te treden richting de leveranciersmarkt(en) ondersteunt een gecoördineerde inkoop de efficiënte uitvoering van de missie van het waterschap. De uitstraling van het waterschap naar de buitenwereld zal hierdoor verbeteren en men zal het waterschap zien als een serieuze en aantrekkelijke zakenpartner en klant. Definitie Inkoop omvat alle activiteiten die de organisatie onderneemt waar een externe factuur tegenover staat. Hieronder vallen leveringen, diensten en werken. Bijdrage contractmanagement. Contractmanagement is het op operationeel niveau managen van datgene waarvoor de contractmanager verantwoordelijk wordt gehouden en omvat onder andere de volgende activiteiten: - proactief en operationeel managen van alle afspraken, verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen en doelstellingen m.b.t. een bepaald contract tussen leverancier, klant en eventuele subcontractor(s); - Het elimineren of reduceren van gebreken, hiaten, onduidelijkheden en verschil van interpretatie in de afspraken, verplichtingen, verwachtingen en voorwaarden - Het organiseren, voeren en administreren van het noodzakelijke overleg - Het op overzichtelijke wijze beheren van alle contractgerelateerde documenten, overzichten en correspondentie - Professioneel voorbereiden, uitvoeren en rapporteren over inkopen en aanbesteden - Contact met de opdrachtgever en kredietverschaffer met betrekking tot scope, tijd, geld en kwaliteit - Evalueren van voltooide en afgebroken contracten Een goedlopend systeem van contractmanagement is een voorwaarde om de inkoopfunctie verder te professionaliseren. Dit draagt bij aan een doelmatiger inkoopfunctie en dat resulteert in een grotere bijdrage aan het realiseren van de genoemde aspecten in de missie.
-5-
3.
Doelstellingen van het beleid
Het inkoopdoel is om in te kopen tegen de laagste integrale kosten (beste prijs-kwaliteit verhouding), gericht op kostenverlaging, kwaliteitsverbetering en doorlooptijdverkorting, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief plaatsvindt ten behoeve van een optimale taakuitvoering van het waterschap. Naleven van relevante Europese en nationale regelgeving op het gebied van aanbestedingen en het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid is hierbij een randvoorwaarde. Evenals het waarborgen van de integriteit bij aanbestedingen, zowel intern als extern.
Deze algemene doelstelling wordt vertaald in de volgende concrete subdoelen: Ontwikkelen van een duidelijk en efficiënt contractmanagementproces. Ontwikkelen, beheren, verbeteren en borgen van de inkoop- en contractmanagementprocessen en -procedures en implementatie van de PDCA-cirkel. Optimaliseren van inkoopsynergie, niet afdelings-, sector- en/of organisatiegebonden. Optimaal gebruik maken van de marktwerking, binnen de wettelijke en beleidskaders Het realiseren van een kwalitatief hoogwaardig inkoopproces, onder andere te bereiken door inbreng van kennis en kennisdeling Het afleggen van verantwoording door de organisatie over aanbestedingen en de gevolgde procedures. Reduceren van proceskosten door leveranciersreductie: 5% per jaar Reduceren van proceskosten door factuurreductie: 4% per jaar Ontwikkelen van categoriemanagement en inkooppakketstrategieën Duurzaam inkopen, 100% in 2015 conform het klimaatakkoord.
3.1
relatie met andere beleidsterreinen
MVO Eind 2007 is het masterplan MVO vastgesteld door het AB. Dit plan heeft als doel concreet inhoud te geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en de MVO-principes toe te passen in de bedrijfsvoering en onderdeel te laten zijn van de missie van het waterschap. Tevens wordt gesteld dat het waterschap hierin een vernieuwende rol zal spelen onder zorgvuldige afweging van de kosten en baten op de lange termijn. De bijdrage van inkoop richt zich met name op het deelproject “duurzaam inkopen”. Door het ontwikkelen van kaders en het opnemen van duurzaamheidsaspecten in de verschillende fasen van het inkoopproces kan een belangrijke bijdrage geleverd worden aan het realiseren van de genoemde ambitie en de waterschapsbrede afspraak om in 2015 100% duurzaam in te kopen. Integriteitsbeleid De gedragscode “integriteit bestuurders en medewerkers WBD” is van toepassing op alle medewerkers en bestuurders van het waterschap. Aanvullend hierop is de nota “omgaan met integriteit” opgesteld die door het DB op 18 september 2007 is vastgesteld. Deze nota geeft duidelijkheid over de interpretatie van het integriteitsbeleid.
3.2
inkoop- en aanbestedingsbeleid
De opstelling en borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid valt onder verantwoordelijkheid van de afdeling Inkoop. Beleid omtrent contractmanagement maakt hier onderdeel van uit. De afdeling zal zorgdragen voor het aanbieden van advies en ondersteuning bij inkoopvraagstukken. Hiertoe zullen, in samenspraak, ontwikkelde concrete procedures en documenten aan alle organisatieonderdelen van het waterschap ter beschikking worden gesteld zodat het beleid volledig ten uitvoer kan worden gebracht. Daarnaast heeft de afdeling een coördinerende, signalerende en toetsende taak.
-6-
4
Juridische uitgangspunten
4.1
het naleven van wet- en regelgeving
Het waterschap is verplicht de Europese en nationale wetgeving (waterschapswet, BAO, aanbestedingwet, etc.) na te leven. Middels vermelding hiervan in dit beleid geeft men aan dat: het waterschap geloofwaardig invulling geeft aan de bijzondere verantwoordelijkheid die het als overheidsorgaan heeft het waterschap zorgt dat de eigen organisatie door middel van training en opleiding op dit gebied up-to-date is Het waterschap leeft de relevante (Europese) wet- en regelgeving na en zal op een professionele wijze invulling geven aan de bijzondere verantwoordelijheid die het als overheidsorgaan heeft. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De “Aanbestedingsrichtlijnen” vormen momenteel de belangrijkste basis. Aanbestedingswet 2013: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG (Aanbestedingsrichtlijnen) en Richtlijn 2007/66/EG (Rechtsbeschermingsrichtlijn). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Waterwet: het wettelijke kader voor waterschappen.
4.2
het nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie algemene beginselen bij inkoop
De 3 uitgangspunten van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Aan het bevorderen van mededinging, waardoor concurrentie wordt gestimuleerd, ligt de gedachte ten grondslag dat dit zal leiden tot een betere prijskwaliteitverhouding. Door het onderschrijven van deze beleidsuitgangspunten onderstreept het waterschap dan ook het belang van doelmatige besteding van publieke gelden en openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Het waterschap neemt bij overheidsopdrachten boven en onder de Europese drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigheid is. Ook verkapte en indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit: de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Het waterschap past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot contractvoorwaarden.
4.3
toepassen van een aanbestedingsreglement
Om aan de genoemde uitgangspunten van de Europese aanbestedingsrichtlijnen te voldoen is een aanbestedingsreglement opgesteld. In dit reglement zijn de eisen uit de wetgeving, het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO), vertaald naar de praktijk. Dit betekent dat er concrete procedures en richtlijnen zijn beschreven over de wijze waarop een aanbestedingstraject dient te worden ingericht. Het aanbestedingsreglement bevat de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder: a) De in acht te nemen inschrijvingstermijnen;
-7-
b) De te verstrekken gegevens; c) De te hanteren selectie- en gunningcriteria (zie 6.3); d) De verplichting tot motivering van de gunning. Op alle aanbestedingen van Leveringen en diensten boven de Europese drempel is het BAO van toepassing. Op alle aanbestedingen van Werken boven € 1.500.000,- en dus ook boven de Europese drempel is het ARW 2005 van toepassing. Naar verwachting treedt de Nieuwe Aanbestedingswet per 1-1-2012 in werking. Mogelijke wijzigingen op het inkoopbeleid zullen te zijner tijd worden beoordeeld en indien nodig middels een aparte nota worden doorgevoerd.
4.3
uniforme documenten
Het waterschap streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat opdrachtnemers weten waar ze aan toe zijn. Het waterschap past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012); Richtsnoeren Leveringen en Diensten Uniforme klachtenregeling Gids Proportionaliteit
-8-
5
Ethische en ideële beleidsuitgangspunten
Deze uitgangspunten geven aan welke waarden en normen het waterschap hanteert in het aanbestedingsbeleid.
5.1
integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen van waterschap Brabantse Delta worden op objectieve, transparante en nondiscriminatoire wijze uitgevoerd. Om deze waarden te waarborgen dienen alle medewerkers en bestuurders van het waterschap zich te houden aan de „Gedragscode integriteit bestuurders en medewerkers waterschap Brabantse Delta‟ die in maart 2006 definitief is vastgesteld door het bestuur en de nota “omgaan met integriteit” zoals op 18 september 2007 is vastgesteld door het DB. In deze nota staat onder andere beschreven dat bestuurders met een eigen onderneming niet rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aan mogen gaan betreffende het aannemen van werk of het doen van leveranties aan het waterschap, tenzij hiervoor door gedeputeerde staten ontheffing is verleend. Aanvullend aan de gedragscode wordt invulling gegeven aan de administratieve organisatie middels functiescheiding. Hierbij worden 3 rollen onderscheiden die ingevuld worden door gescheiden functionarissen: Inkoper: degene die in rechtsreeks contact staat met de externe partij Budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de aan hem toegewezen middelen Prestatiebeoordelaar: degene die nagaat of de geleverde goederen, diensten of werken conform, vooraf opgestelde afspraken en condities, zijn geleverd
5.2
maatschappelijke eisen aan leveranciers
Brabantse Delta hanteert als uitgangspunt dat opdrachtnemers zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Dit betekent dat de opdrachtnemer: - zijn werknemers redelijk beloont - geen gebruik maakt van kinderarbeid - niet discrimineert. Daarnaast mogen zij zich op generlei wijze bezig houden met criminele activiteiten. Het instrument dat hierbij ingezet kan worden is de wet BIBOB (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) waarbij potentiële opdrachtnemers gevraagd wordt verklaringen omtrent integriteit te ondertekenen. De aanspraak op de wet BIBOB plus de daarbij behorende verklaringen kunnen onderdeel uitmaken van het gunningproces, mits vooraf expliciet aangegeven.
5.3
duurzaam inkopen
Bestuur en management vinden het vanzelfsprekend dat de organisatie, vanuit de voorbeeldfunctie, in alle opzichten voldoet aan de geldende milieuwet- en regelgeving. Het waterschap stimuleert in dit kader de toepassing van duurzame materialen en technieken, zowel intern als in contacten met de relaties. Duurzaamheid is, naast kosten en doelmatigheid, een beoordelingscriterium bij de besluitvorming.
Duurzaam Inkopen is het toepassen van milieu- en sociale criteria bij de inkoop van werken, leveringen en diensten. Waterschap Brabantse Delta heeft zich gecommitteerd aan de waterschapsbrede afspraak om in 2010 50% van alle behoeften duurzaam in te kopen en 100% in 2015 (cf. klimaatakkoord 2010-2015). Hierbij wordt een verantwoorde balans gezocht tussen total cost of ownership en de criteria.
-9-
Om de doelstellingen ten aanzien van Duurzaam Inkopen te behalen worden de duurzaamheidcriteria van AgentschapNL toegepast. Duurzaam Inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de minimum duurzaamheideisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld. 50% duurzaam inkopen betekent voor 50% van de productgroepen, 100% voor alle productgroepen waarvoor criteria zijn vastgesteld. Naast deze eisen zijn er ook contractbepalingen en gunningcriteria opgesteld welke niet verplicht zijn en dus als wensen kunnen worden opgenomen. Binnen de GWW-sector zijn de beschikbare duurzaamheidscriteria minimaal. Het waterschap ambieert bij investeringsprojecten om duurzaamheid zoveel mogelijk in de ontwerpfase tot uitdrukking te laten komen. Dit betekent dat in alle projectfases keuzes worden gemaakt, waardoor er in de feitelijke marktvraag alleen “duurzame” oplossingen aangeboden kunnen worden.
Het in zijn geheel niet toepassen van de criteria, als deze wel beschikbaar zijn, kan uitsluitend na een voldoende motivering, welke wordt vastgelegd op de inkoopmelding en in het inkoopdossier. Waterschap Brabantse Delta eist van alle deelnemers aan een aanbestedingsprocedure dat de bedrijfsvoering van een deelnemer of haar leveranciers vrij is van discriminatie, kinderarbeid of ontoereikende arbeidsomstandigheden. Tevens dienen aangeboden zaken geproduceerd te zijn conform de door de Europese Unie of Nederlandse overheid gestelde milieuvoorschriften. Het waterschap vaart hierbij op een verklaring die door de opdrachtnemer wordt verstrekt en verricht verder geen inhoudelijke toets.
5.4
Gedragscode publiek opdrachtgeverschap
Door het opdrachtgeversforum in de bouw is de “gedragscode publiek opdrachtgeversschap” opgesteld. De gedragscode is te raadplegen op waterweb, afdelingspagina van Inkoop en op de internetsite van het waterschap. Deze gedragscode streeft een tweeledig doel na: helderheid geven over de specifieke kenmerken van publiek opdrachtgeverschap een betrouwbare en integere opdrachtgever zijn, met respect voor de rol en positie van de (potentiële) opdrachtnemer Het hanteren van de gedragscode heeft een interne en een externe functie. Het biedt kaders aan de medewerkers voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan „wat onze manieren zijn‟, wat opdrachtnemers minstens van ons mogen verwachten en wat wij van de opdrachtnemers verwachten, van de precontractuele fase van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan. De gedragscode sluit nauw aan bij de manier van werken zoals in het inkoop- en aanbestedingsbeleid is verwerkt. Door ons als waterschap aan te sluiten bij de gedragscode kunnen opdrachtnemers ons aanspreken als wij ons niet conform de kernwaarden en gedragsregels van deze code gedragen. Elke deelnemende publieke opdrachtgever heeft een centraal meldpunt waar opdrachtnemers met opmerkingen en klachten terechtkunnen. De aanbestedingscommissie kan deze rol vervullen.
-10-
6
Economische en kwalitatieve uitgangspunten
Deze uitgangspunten hebben te maken met de manier waarop Brabantse Delta de markt benadert en de economische en kwalitatieve criteria die worden gehanteerd in het selectieproces.
6.1
te hanteren aanbestedingsprocedures
Brabantse Delta hanteert als algemeen uitgangspunt dat er zoveel mogelijk in concurrentie wordt ingekocht. Brabantse Delta benadert de markt in beginsel met vier verschillende procedures. 1. Europese aanbesteding (openbaar / niet openbaar) 2. Nationale aanbesteding (openbaar / niet openbaar) 3. Meervoudig onderhands 4. Enkelvoudig onderhands In welke mate er concurrentie wordt gezocht, is afhankelijk van de waarde van de in te kopen werken, diensten en leveringen. Ook de aard van de opdracht kan bepalend zijn. Waardebepaling van de opdracht Om te bepalen of een opdracht onder een bepaalde vorm van aanbesteden valt, dient de drempelwaarde te worden vastgesteld. Hierbij gelden de voorschriften zoals vermeld in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). In geen geval mag de opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een bepaalde vorm van aanbesteden te ontduiken. Waterschap Brabantse Delta kiest ervoor om bij twijfel de opdracht boven een bepaald drempelbedrag te laten vallen om de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen.
6.1.1 2b diensten De 2B-diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de eenwording van de interne markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Deze zijn opgesomd in de BAO.
In geval de aanbesteding een 2b dienst betreft wordt in overleg met inkoop bepaald welke procedure van toepassing is. Hierbij wordt gekeken naar een passende mate van openbaarheid en grensoverstijgend belang. Drempelbedragen per 1 januari 2010
Procedure
Huidige situatie
Nieuwe situatie
Dienst
Werk
Levering
Dienst
Werk
< € 15.000
< € 25.000
< € 15.000
< € 50.000
< € 50.000
< € 150.000
€ 15.000 – € 150.000 € 150.000 – € 193.000 > € 193.000
€ 25.000 – € 150.000 € 150.000 € 193.000 > € 193.000
€ 15.000 – € 150.000 € 150.000 – € 4.845.000 > € 4.845.000
€ 50.000 – € 193.000
€ 50.000 – € 193.000
> € 193.000
> € 193.000
€ 150.000 – € 1.500.000 € 1.500.000 – € 4.845.000 > € 4.845.000
Levering Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Nationaal openbaar / niet-openbaar Europees openbaar / niet-openbaar
Tabel: drempelbedragen 2010-2011, exclusief BTW
Iedere 2 jaar worden door de Europese commissie de drempelwaardes voor werken, diensten en leveringen voor Europees aanbesteden opnieuw vastgesteld. Deze zijn te vinden op intranet op de afdelingspagina van inkoop, evenals de actuele interne drempelbedragen. De interne inkoopmelding is verplicht voor elke inkoop vanaf € 25.000,- excl. BTW.
-11-
Toelichting schematisch overzicht aanbestedingsbeleid waterschap Brabantse Delta Het beleid gaat uit van een aantal aanbestedingsprocedures gekoppeld aan drempelbedragen. De drempelbedragen bepalen welke aanbestedingsprocedure gevolgd dient te worden. Opdrachten met een geraamde waarde tot € 50.000 (Leveringen en Diensten) danwel € 150.000,- (Werken) mogen enkelvoudig onderhands worden aanbesteed. Opdrachten met een geraamde waarde tot de Europese drempelbedragen moeten in ieder geval meervoudig onderhands aanbesteed worden (Leveringen en Diensten). Voor werken vanaf € 1.500.000 tot aan de Europese drempel is de nationale aanbesteding van toepassing. Genoemde procedures zijn minimale procedures.
6.1
bepalen van de inkoopprocedure
Het waterschap hanteert als algemeen uitgangspunt dat er zoveel mogelijk in concurrentie wordt ingekocht. Het waterschap benadert de markt in beginsel met de vier volgende procedures: Europese aanbesteding (openbaar/niet-openbaar) Nationale aanbesteding (openbaar/niet-openbaar) Meervoudig onderhands Enkelvoudig onderhands Het waterschap zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – per geval bekijken welke procedure het meest geschikt is. Bij de keuze voor een procedure wordt acht geslagen op: de omvang van de opdracht; de transactiekosten voor zowel het waterschap als de inschrijvers; het aantal potentiële inschrijvers; de complexiteit van de opdracht; het type van de opdracht en het karakter van de markt. Meervoudig onderhandse procedure Bij een meervoudig onderhandse procedure onder de Europese aanbestedingsdrempel worden ten minste drie en ten hoogste vijf inschrijvers uitgenodigd tot het doen van een inschrijving. Waardebepaling van de opdracht Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. Hierbij gelden de voorschriften zoals vermeld in de Aanbestedingswet. In geen geval mag de opdracht wordt gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een bepaalde vorm van aanbesteden te ontduiken. Evenmin is het toegestaan om onnodig opdrachten samen te voegen. De keuze voor samenvoeging van opdrachten (clustering) dient altijd gemotiveerd te worden in de aanbestedingsdocumenten en gebaseerd te zijn op een gedegen afweging tussen de volgende aspecten: de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf; de organisatorische gevolgen en risico‟s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemers; de mate van samenhang van de opdrachten.
6.2 Toepassing van het inkoopbeleid Afwijken van de in paragraaf 6.1 voorgeschreven procedures behorend bij de genoemde drempelbedragen is alleen mogelijk, bij hoge uitzondering, op basis van een motivatie voorzien van een advies van inkoop via het MT aan het dagelijks bestuur. In spoedeisende gevallen beslist de dijkgraaf. Het dagelijks bestuur verleent mandaat aan de sectorhoofden om te besluiten tot een toepassing van het inkoopbeleid voor opdrachten met een waarde tot € 150.000. Hiervan dient een mededeling te worden gedaan aan het MT middels een speciaal hiervoor beschikbaar format. In het Bao artikel 31 zijn een aantal situaties beschreven waarin mag worden afgeweken van de Europese wetgeving: De situatie dat in eerste instantie conform het beleid is gekozen voor een bepaalde aanbestedingsvorm en deze aanbesteding niet tot het beoogde resultaat (en vervolgens ook niet tot gunning) heeft geleid. Hiervan is sprake als er geen, geen passende,
-12-
6.2
onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn gedaan; De situatie dat het voornemen bestaat om primair, in afwijking van het beleid, volgens een onderhandse procedure in plaats van een openbare procedure aan te besteden. Hiervan kan gemotiveerd gebruik gemaakt worden indien er sprake is van onvoorziene, niet aan het waterschap te wijten, gebeurtenissen (zoals bijvoorbeeld natuurrampen) en er bovendien een causaal verband bestaat tussen de onvoorziene gebeurtenis en de geboden urgentie. De situatie dat er sprake is van aanvullende opdrachten, meerwerk of herhalingsopdrachten. De richtlijnen hiervoor zijn te raadplegen op Waterweb, afdelingspagina van Inkoop.
afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het dagelijks bestuur, voor zover een en ander op basis van de geldende weten regelgeving mogelijk is. Hiertoe dient een deugdelijk gemotiveerd voorstel - voorzien van een advies van inkoop – via het MT bij het dagelijks bestuur ingediend te worden.
6.3
te hanteren selectie- en gunningscriteria
In het aanbestedingsrecht wordt onderscheid gemaakt tussen: - selectiecriteria, de kwalitatieve beoordeling van de aanbieder - gunningcriteria, de kwalitatieve beoordeling van de aanbieding Selectiecriteria De selectiecriteria hebben betrekking op de financieel-economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de aanbieder(s). Het gaat hier om objectieve criteria die opgesteld moeten worden door het waterschap en die vooraf bekend gemaakt moeten worden. Aanbieders kunnen worden uitgesloten indien zij niet of niet volledig aan deze eisen voldoen. In het BAO staan criteria vermeld die het waterschap mag en moet toepassen bij Europese aanbestedingen. Gunningcriteria Gunningcriteria hebben betrekking op de aanbieding. De beoordeling van de gunningcriteria leidt tot de selectie van de beste aanbieding. Er zijn twee typen gunningcriteria: 1. Laagste prijs Dit criterium wordt in beginsel toegepast voor werken, diensten en leveringen die een hoge mate van standaardisatie kennen, goed technisch te specificeren zijn danwel waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet van elkaar onderscheiden op de inhoud, maar alleen op de prijs; De inschrijver die een geldige inschrijving heeft gedaan met de laagste prijs krijgt de maximale score op prijs en komt daarmee in aanmerking voor gunning. 2. Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) Bij het criterium EMVI wordt de keuze bepaald op grond van een weging van de scores die zijn verkregen op meerdere gunningcriteria. Gunningcriteria zijn onder andere prijs, kwaliteit, duurzaamheid en planning. De gunningcriteria dienen zoveel mogelijk objectief beoordeeld te worden. De gunningcriteria worden, in volgorde van belangrijkheid, vooraf bekend gemaakt aan potentiële aanbieders. Bij nationale en Europese aanbestedingen wordt tevens vooraf het relatieve gewicht van de gunningcriteria aangegeven. Als hulpmiddel om de juiste beoordelingsmethodiek te kiezen kan gebruik gemaakt worden van het beslismodel beoordelingsmethodieken. Daarin onderscheiden we vier beoordelingsmethodieken. Voor het beslismodel zie Bijlage IV. Voor de beoordeling van de prijs als gunningcriterium voor de bepaling van EMVI zijn er twee methoden: - absoluut - relatief De absolute methode houdt in dat de prijzen worden beoordeeld aan de hand van een vooraf vastgestelde norm. Dit betekent dat de score op prijs niet afhankelijk is van de overige prijzen.
-13-
Dit in tegenstelling tot de relatieve methode waarbij de score op prijs tot stand komt door de prijs te relateren aan de laagste prijs of gemiddelde prijs. Een onbedoeld effect van de relatieve methode kan zijn dat een zeer lage prijs van een inschrijver niet kan worden gecompenseerd door de score op de overige gunningcriteria. Het streven is om de absolute methode te hanteren voor de beoordeling van de prijs. In de praktijk blijkt dit vaak niet haalbaar en wordt veelal de relatieve methode toegepast. Bij het gebruik van de relatieve methode worden maatregelen genomen om het onbedoelde effect te minimaliseren. Total cost of ownership Het waterschap streeft bij het beoordelen van de laagste prijs en ingeval van EMVI “total cost of ownership” als basis toe te passen. In de total cost of ownership zijn de totale kosten opgenomen gericht op de levenscyclusbenadering zoals aanneemsom / inschrijfbedrag, energie- en onderhoudskosten.
6.3
te hanteren selectie- en gunningcriteria
In het aanbestedingsrecht wordt onderscheid gemaakt tussen: uitsluitingsgronden, geschiktheideisen en selectiecriteria: deze zien op de kwalitatieve beoordeling van inschrijvers; gunningcriteria: deze zien op de kwalitatieve beoordeling van de inschrijvingen. Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden zien op omstandigheden die de inschrijver betreffen en diens uitsluiting van deelneming aan een aanbestedingsprocedure kunnen rechtvaardigen. De wet kent boven de Europese aanbestedingsdrempels twee soorten uitsluitingsgronden, te weten verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Onder de Europese aanbestedingsdrempels is het stellen van uitsluitingsgronden facultatief. Het waterschap past alleen facultatieve uitsluitingsgronden toe die relevant zijn voor de betreffende opdracht. Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen zien op de kwaliteiten van de inschrijver (ondernemer) zelf. Geschiktheidseisen zijn minimumeisen: een inschrijver moet minimaal aan deze eisen voldoen om mee te kunnen dingen naar een opdracht. De geschiktheidseisen dienen proportioneel te zijn, dat wil zeggen dat zij in verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de opdracht.
Eisen met betrekking tot de financiële en economische draagkracht: De eisen die aan de financiële en economische draagkracht worden gesteld, dienen dusdanig te zijn dat een ieder die in staat is om de opdracht naar behoren uit te voeren ook daadwerkelijk kan meedingen. In beginsel mogen geen omzeteisen gesteld worden. Het stellen van omzeteisen kan slechts aan de orde zijn wanneer er daadwerkelijke risico‟s zijn voor wat betreft de beschikbare capaciteit aan personeel en materieel ten behoeve van de tijdige, correcte oplevering van de opdracht. De omzeteis mag maximaal drie boekjaren betreffen. De keuze voor het stellen van een omzeteis dient gemotiveerd te worden in de aanbestedingsdocumenten.
Eisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid: Bij het stellen van bekwaamheidseisen dienen kerncompetenties vastgesteld te worden die voor de uitvoering van de opdracht relevant zijn. Inschrijvers dienen hun ervaring op punten die van essentieel belang zijn (kerncompetenties) aan te tonen door middel van referenties. Per relevante kerncompetentie mag één referentie gevraagd worden. De waarde die een referentie moet hebben dient tussen 0-60% van de raming van de betreffende opdracht te liggen.
Selectiecriteria
-14-
Selectiecriteria zijn criteria op basis waarvan het waterschap de omvang van het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden kan beperken. De selectiecriteria kunnen inhoudelijkin beginsel vergelijkbaar zijn met de geschiktheidseisen.
Gunningcriteria Gunningcriteria zien op de inschrijving zelf, op de aanbieding van de inschrijver. Vooraf (in de aanbestedingsdocumenten) moet worden aangeven welk gunningcriterium gehanteerd wordt bij de beoordeling: laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Het waterschap hanteert als uitgangspunt economisch meest voordelige inschrijving. Indien in afwijking hiervan gegund wordt op basis van de laagste prijs dan dient dit gemotiveerd te worden in de aanbestedingsdocumenten. Het waterschap streeft in beide gevallen (gunning op laagste prijs en emvi) na om niet alleen te kijken naar de laagste aankoopprijs, maar naar de total cost of ownership, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur.
6.4
aandacht voor innovatief aanbesteden
Definitie Onder innovatief aanbesteden verstaan we het teweegbrengen van innovatie van het gevraagde product binnen een aanbestedingsprocedure (bijv. varianten toestaan, mits voldaan wordt aan de aanbestedingsbeginselen) en het gebruik van innovatieve/geïntegreerde contractvormen zoals D&C en DBM contracten1. Het waterschap vertaalt de definitie innovatief aanbesteden als volgt: de markt wordt meer betrokken bij opdrachten. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van het inkoopproces worden toegepast. Bij het waterschap zal innovatief aanbesteden zich vooral richten op het initiële inkoopproces.
Afbeelding: fasen in het inkoopproces
Leidraad Aanbesteden De Leidraad Aanbesteden Bouwopdrachten 20092 is een hulpmiddel bij de keuze voor de meest geschikte bouworganisatievorm. Het advies uit het beslissingondersteunend systeem Decision Support System (DSS) uit de Leidraad Aanbesteden kan worden overgenomen in het projectplan. Bij alle (bouw)projecten zal een projectplan met projectaanpak, (bouw)organisatievorm aangevuld met een risicoanalyse aan de beleidsveldbeheerder ZB of beleidsveldbeheerder WS worden voorgelegd voor goedkeuring. Initiatiefase Innovatief aanbesteden in de initiatiefase van het inkoopproces kan door het uitvoeren van marktconsultatie. Een marktconsultatie wordt toegepast om te verkennen welke mogelijke oplossingen de markt kan bieden. Tevens toetsen of de opdracht haalbaar is, of de scope van het project juist is en welke rolverdeling, verantwoordelijkheid en risicoverdeling het best bij het project past. Een marktconsultatie kan eventueel worden gecombineerd met gezamenlijke risicosessies als onderdeel van de initiatiefase. Het vernieuwende aspect van een marktconsultatie
1 2
Definitie volgens Europa Decentraal Zie ook www.leidraadaanbesteden.nl
-15-
ligt vooral in de mogelijkheid om vooraf aan de selectie intensiever kennis te maken met de mogelijke opdrachtnemers. Na afronding van de initiatiefase zijn de contractvorm en de aanbestedingstrategie bekend. Specificatiefase De resultaten van de marktconsultatie worden vervolgens verwerkt in de specificatiefase. In deze fase wordt gestreefd naar een zo functioneel mogelijke specificatie. Dit geldt voor zowel leveringen, diensten en werken. Hierbij wordt de markt nadrukkelijk uitgenodigd met alternatieve oplossingen te komen. Selectiefase In de selectiefase van het inkoopproces van diensten en werken kunnen een aantal principes van Best Value Procurement (Prestatieinkoop3) worden toegepast. Dit betekent dat in de inschrijvingsfase interviews plaatsvinden met de geselecteerde inschrijvers. Het interview is een gunningcriterium naast prijs en andere kwaliteitsaspecten. Bij het aanbesteden van geïntegreerde contracten kan een individuele informatie-uitwisseling tussen de inschrijvers en het waterschap plaatsvinden. De individuele informatie-uitwisseling is bedoeld voor de inschrijver om de haalbaarheid van mogelijke oplossingsrichtingen met de daaraan gerelateerde risico‟s bij het waterschap te toetsen. Contractfase Bij innovatieve of geïntegreerde contractvormen zal bij werken de combinatie van ontwerp en uitvoering eventueel aangevuld met onderhoud worden uitgevraagd. In deze combinatie zal de aandacht worden gericht op de levenscyclusbenadering. Bij diensten komen innovatieve contracten tot uiting in met name prestatiecontracten. Dit houdt een verschuiving van inspannings- naar resultaatverplichting in. De geïntegreerde contractvormen in de bouw worden aangeduid met de Engelse termen voor de combinatie: design (D), construct (C) of build (B), finance (F), maintain (M) en operate (O). Zie onderstaande tabel. Contractvorm DC DB DBM DBFM DBFMO
Toelichting Design & Construct Design & Build Design Build Maintain Design Build Finance Maintain Design Build Finance Maintain Operate
Tabel: geïntegreerde contractvormen
Bij deze geïntegreerde contractvormen zal de opdrachtnemer meer ontwerpvrijheid krijgen binnen de gestelde eisen, waaronder hoge minimumeisen voor kwaliteit, en meer invloed hebben op het uiteindelijke resultaat. Als het contract wordt uitgebreid met meerjarig onderhoud is er sprake van een DBM contract. Het is aan te bevelen om de onderhoudskosten standaard op te vragen om meer inzicht te krijgen in de levensduurkosten van de installatie. Het meerjarig onderhoud kan optioneel worden gegund indien het waterschap besluit om het meerjarig onderhoud uit te besteden. Het waterschap zal overwegend de exploitatie van zijn installaties in eigen beheer uitvoeren en eigen financiële middelen benutten voor de aanschaf en exploitatie van installaties. Dit betekent dat de contractvormen DBFM en DBFMO sporadisch zullen voorkomen. Gunningscriterium EMVI Als een werk traditioneel wordt aanbesteed, wordt in principe is het streven om het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving (emvi) gehanteerd te hanteren. Dit betekent concreet dat er niet op laagste prijs wordt gegund, maar dat er naast prijs wordt gegund op kwaliteitsaspecten. Het waterschap zal invulling geven aan de kwaliteitsaspecten en deze laten meewegen in de beoordeling van de inschrijvingen.
3
Zie voor meer informatie www.prestatieinkoop.com en boek “Presatieinkoop” van Van de Rijt en Santema
-16-
6.5
omgang met leveranciers
Voorkomen van afhankelijkheid Het waterschap wenst niet dat de continuïteit van haar leveranciers te zeer afhankelijk wordt van het waterschap. Dit houdt in dat het jaarlijks inkoopvolume van het waterschap bij een leverancier niet groter mag zijn dan maximaal 30% van de jaaromzet van de betreffende leverancier. Deze toets kan plaatsvinden door bijvoorbeeld het opvragen van de jaaromzet van de potentiële leveranciers. De vanzelfsprekendheid van het verstrekken van opdrachten aan „huisleveranciers‟ is niet toegestaan. De leverancierskeuze moet periodiek objectief, transparant en non-discriminatoir tot stand te komen waarbij de mogelijkheden in de markt optimaal benut worden. Hierbij verdient het aanbeveling de uit te nodigen bedrijven, te laten rouleren en variëren. Vervolgens bestaat de mogelijkheid mantelovereenkomsten te hanteren voor een bepaalde periode. Bij de onderhandse procedure is het streven om alleen leveranciers, die aantoonbaar voldoende presteren, uit te nodigen een offerte uit te brengen. Een onmisbaar hulpmiddel hierbij is beoordeling van de prestaties van een leverancier. Preferred suppliers bij enkelvoudig onderhandse procedure Inkopen tot aan de enkelvoudige drempel mogen 1-op-1 gegund worden zonder meerdere offertes op te vragen. Dit Enkelvoudig onderhands gunnen heeft als voordeel dat er relatief snel gehandeld kan worden. Het nadeel van deze manier van inkopen kan zijn dat er geen gebruik gemaakt wordt van marktwerking. Daarnaast bestaat het risico op relatief veel leveranciers voor weinig inkoopvolume. Dit staat de doelstelling van het reduceren van het aantal leveranciers in de weg. Om deze nadelen zoveel mogelijk te beperken wordt er actief gezocht naar mogelijkheden om deze inkopen te bundelen. Als er sprake is van homogene inkopen met relatief kleine bedragen wordt er gekeken naar de mogelijkheid van een preffered supplierlist. Dit houdt in dat aan de hand van de door inkoop en materiedeskundige opgestelde selectiecriteria een lijst van minimaal 1 en maximaal 5 leveranciers wordt opgesteld. Met deze leveranciers worden voor een bepaalde periode ( maximaal 4 jaar) afspraken gemaakt en wordt bij hen besteld. Past performance Binnen aanbestedingsrecht dienen alle bedrijven een gelijke kans te hebben. Dit houdt in dat bedrijven die in het verleden slecht gepresteerd hebben niet automatisch van een opdracht uitgesloten kunnen worden in geval van een openbare aanbesteding, het bedrijf kan zich immers in de tussentijd verbeterd hebben. Echter in de praktijk blijkt dat er zwaarwegende ervaringen kunnen zijn om een bedrijf niet toe te laten tot een opdracht. Momenteel zijn er ontwikkelingen gaande op dit gebied. Onderzocht wordt of en op welke manier ervaringen uit het verleden mee kunnen wegen in een latere opdracht. Het waterschap volgt deze ontwikkelingen en treft in het kader van contractmanagement aanvullende maatregelen als blijkt dat er juridisch correcte mogelijkheden zijn om past performance toe te passen. Regionaal leveranciersbeleid Bevoordeling van de lokale of regionale bedrijven is in strijd met het non-discriminatiebeleid dat volgens wettelijke kaders gevoerd moet worden. Zij mogen echter ook niet benadeeld worden. In geval van meervoudig onderhandse procedures selecteert het waterschap zelf op voorhand leveranciers waaraan een offerteaanvraag wordt gestuurd.
6.6
inkoopvoorwaarden
In beginsel worden de Algemene Inkoopvoorwaarden voor de inkoop van zaken en diensten van het waterschap van toepassing verklaard. De volgende voorwaarden kunnen worden onderscheiden: Toepasselijke inkoopvoorwaarden Algemene voorwaarden voor de inkoop van zaken en diensten DNR 2005 met bijbehorende lijst 4
Leveringen X
Diensten X X4
Diensten van architect, ingenieurs- en adviesbureaus
-17-
Werken
van wijzigingen Algemene administratieve bepalingen
X
Toepasselijke inkoopvoorwaarden Inkoopvoorwaarden voor Diensten (AWVODI) Inkoopvoorwaarden voor ICT-leveringen en diensten (AWIVI) Inkoopvoorwaarden voor leveringen (AWIV) De Nieuwe Regeling voor architect-, ingenieurs-, en adviesbureaus (DNR 2011) Algemene administratieve bepalingen voor werken (AAB)
Leveringen X
Diensten X
Werken
X
X x X
De voorwaarden van de leverancier ondernemer dienen expliciet van de hand gewezen te worden. In afwijking van het bovenstaande kan besloten worden om in te stemmen met de in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden mits deze correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn. In dergelijke situaties dient eerst afstemming plaats te vinden met juridische zaken.
-18-
7
Organisatorische uitgangspunten
7.1
inkoopsynergie
Het waterschap stelt zich ten doel gelijksoortige inkoopbehoeften zo veel als mogelijk te clusteren. Bundelen is interessant vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Het initiëren van bundeling- en clustermogelijkheden is de verantwoordelijkheid van de afdeling inkoop. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten: schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden beoordeeld of bundeling voordelen oplevert voor het waterschap, danwel dat dit leidt tot een verplichting tot Europese aanbesteding de aard van het product: afdelings- of sectoroverschrijdende inkopen lenen zich voor clustering. Men moet er rekening mee houden dat een inkoopbehoefte afdelingsoverschrijdend kan zijn. Het Waterschap streeft ernaar om voor alle (routinematige) herhalingsinkopen raamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één of een beperkt aantal leveranciers om de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn. Voorwaarde om de schaalvoordelen optimaal te kunnen uitnutten, is dat de contract compliance of contractdekkingsgraad voldoende hoog is. Indien er een inkoopbehoefte ontstaat dient er altijd via contractregistratiesysteem (Corsa Contract / GAS) te worden nagegaan of er voor de betreffende productgroep al een raamovereenkomst is gesloten. Indien dat het geval is dient men gebruik te maken van (af te roepen binnen) de raamovereenkomst. Uitsluitend wanneer er geen passende raamovereenkomst voorhanden is kan de opdracht via de daartoe geëigende inkoopprocedure op de markt gezet worden.
7.2
gecoördineerde inkoop
Het waterschap hanteert het model van de gecoördineerde inkoop zoals besloten in de MTvergadering van 19 juni 2007. De gecoördineerde inkooporganisatie wordt getypeerd door centraal geformuleerd inkoopbeleid, bestellen of afroepen zoveel mogelijk uitvoeren binnen raamwerkcontracten en aanbesteden in multidisciplinaire inkoopteams met Inkoop als trekker. Inkoop is verantwoordelijk voor de procesgang van alle inkopen, zowel exploitatie als projecten. Voor inkopen van diensten en leveringen groter dan € 50.000,- en voor werken groter dan € 150.000,- wordt door de budgethouder een inkoopteam geformeerd. In dit inkoopteam zit de budgethouder, een inkoper en een materiedeskundige. De inkoper behaalt synergievoordelen door, daar waar mogelijk, afdeling -en sectoroverschrijdend inkoopvolume te bundelen en raamcontracten af te sluiten en door optimalisering van het inkoopen onderhandelingsproces. Inkoop ontzorgt en is verantwoordelijk voor het proces, niet voor de inhoud. Deze verantwoordelijkheid wordt primair belegd bij de opdrachtgever. Rolverdeling Het inkoopproces kan worden onderverdeeld in strategische inkoop, hieronder wordt o.m. verstaan het ontwikkelen van inkoopbeleid en inkoopprocessen, het aangaan van samenwerkingsverbanden, het ontwikkelen van toetsingsprogramma ter controle op de ontwikkelde procedures, het uitvoeren van analyses en het inrichten van control tactische inkoop, hieronder wordt o.m. verstaan het afsluiten van raamovereenkomsten, het doen van (Europese) aanbestedingen, leveranciersmanagement, etc. operationele inkoop, hieronder wordt verstaan het bestelproces, inclusief orderopvolging en het oplossen van dagelijkse problemen met leveranciers.
-19-
Strategische inkoop De afdeling inkoop formuleert het strategische inkoop- en aanbestedingsbeleid wat ter goedkeuring wordt aangeboden aan het management team en het dagelijks bestuur. Daarnaast ontwikkelt, faciliteert en ondersteunt de afdeling inkoop organisatiebreed het inkoopproces en de inkoopprocedures. Dit wordt vertaald in een standaard werkwijze op het gebied van inkoop en aanbesteding. Deze werkwijze zal worden vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement. Daarin worden o.m. opgenomen de benodigde formats en modellen die nodig zijn om het inkoopproces uniform in te richten en de uitvoering daarvan volgens een standaard te laten verlopen. Daar waar zinvol worden actief samenwerkingsverbanden aangegaan met collega-waterschappen en overige (regionale) overheden. Naast de bovengenoemde verantwoordelijkheden van de afdeling Inkoop heeft zij ook een toetsende rol. Vanuit de noodzaak tot het borgen van rechtmatigheid van overheidsuitgaven zal Inkoop toezien op het juist toepassen van het aanbestedingsreglement. Om deze rol goed tot uitvoering te kunnen brengen is het noodzakelijk dat alle inkopen (leveringen, diensten en werken > € 25.000) gemeld worden, met een inkoopmelding, gericht aan de afdeling inkoop. Zodoende ontstaat een centraal totaaloverzicht van alle inkoopactiviteiten waarop toetsing plaats kan vinden. Tactische inkoop Het tactische inkoopproces zal plaatsvinden in wisselende inkoopteams, afhankelijk van de inkoopbehoefte. De samenstelling (rolverdeling) van deze teams ligt vast. Hierbij is er een vertegenwoordiger aanwezig t.b.v. de inkoopbehoefte (materiedeskundige), een budgetverantwoordelijke en een inkoper die als procesverantwoordelijke opereert. Eventuele specifieke (bijv. juridische) kennis kan op afroep toegevoegd worden. De vakafdeling blijft inhoudelijk verantwoordelijk voor het eindresultaat. Operationele inkoop De bestelfunctie is decentraal in de organisatie belegd waarbij een aantal geautoriseerde bestellers is aangewezen. Per locatie en organisatie-eenheid zijn een aantal functionarissen aangewezen en opgeleid om orders in te leggen in het geautomatiseerde bestelsysteem (OBS/GAS). Zij plaatsen zelfstandig, binnen bepaalde kaders, orders bij leveranciers. Productbeheerders zijn in staat om de ingelegde orders te autoriseren waarna deze verzonden worden. Op deze manier is aan de noodzakelijke functiescheiding (4-ogen-principe) concreet invulling gegeven. De borging van dit proces is ondergebracht bij Inkoop.
7.3
gecoördineerd contractmanagement
De afdeling inkoop treedt op als proceseigenaar voor het contractmanagement. De eerder gemaakte afspraken met betrekking tot contractmanagement (MTnota 09I00537) worden hierbij niet aangetast, contracteigenaren blijven integraal verantwoordelijk voor contractmanagement en contractbeheer. Wel is het zo dat er vanuit de organisatie behoefte is aan een centraal aanspreekpunt voor dit onderwerp, dat hiermee ingevuld wordt. De taken die bij inkoop worden belegd beperken zich tot inkoopcontracten en omvatten het volgende: - ontwikkelen van beleid en de implementatie hiervan - verzorgen van instructies m.b.t. contractregistratie en het faciliteren hiervan middels sjablonen etc. - inzicht verschaffen in wie beheerder en/of eigenaar is van welk contract - periodieke gesprekken met contracteigenaren en –beheerders, gekoppeld aan de inkooppakketindeling - organiseren van een rapportagemodel - systeemeigenaar van het contractregistratiesysteem (nu Corsa, later GAS)
7.4
inkoopplan
Jaarlijks wordt door de afdeling inkoop een jaarplan opgesteld met hierin, naast de financiële begroting, de kwalitatieve speerpunten van de afdeling voor het komende jaar. Deze initiëren de
-20-
ontwikkelingen die de inkoopfunctie zal doormaken in haar proces om te professionaliseren. De speerpunten worden verder uitgewerkt in een actieplan. Tevens worden in 2011 prestatie-indicatoren ontwikkeld die opgenomen worden in het jaarplan. Daarnaast stelt de afdeling inkoop jaarlijks, na de begroting, een inkoopactieplan op met daarin opgenomen de inkoopkalender betreffende o.a. de geplande aanbestedingen voor het lopende jaar.
7.5
uitwerking beleid
De vertaling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het beleid op contractmanagement zal uitgewerkt worden in procedures waarbij ook de instructies met betrekking tot het verwerken van bestellingen, leveringscontrole en factuurcontrole worden meegenomen. Belangrijk aspect hierbij is het borgen van het 4-ogenprincipe ofwel het voldoende inbedden van functiescheidingsprincipes.
-21-
Bijlage I
De Wet BIBOB
Algemeen Op 1 juni 2003 is de Wet BIBOB in werking getreden. De wet is bedoeld als (extra) houvast voor het openbaar bestuur bij het voorkomen van ongewilde facilitering van illegale praktijken. Het openbaar bestuur moet in staat worden gesteld zich te beschermen tegen het risico dat criminele activiteiten worden gefaciliteerd, zowel wat betreft zijn bestuurlijke rol bij het verlenen van subsidies en vergunningen, als in zijn civielrechtelijke rol als contractpartij bij aanbestedingen en andere verbintenissen, aldus de Memorie van Toelichting bij de wet. De wet is van toepassing op het verlenen van subsidies, vergunningen (op bepaalde terreinen) en bij aanbestedingen (gunning). Voor de waterschappen is de wet vooralsnog uitsluitend van belang c.q. van toepassing op aanbestedingen. Toepassing op vergunningverlening is vooralsnog voorbehouden aan gemeenten, provincies en de Staat (Ministeries) op een beperkt aantal beleidsterreinen. Voor subsidies geldt dat de wet uitsluitend van toepassing is indien de weigeringsgronden van artikel 3 expliciet in de betreffende subsidieregeling zijn opgenomen. Dit is (nog) niet het geval zodat de wet op dit punt thans voor Brabantse Delta geen praktische consequenties heeft. Uiteraard kan bij eventuele nieuw vast te stellen of te wijzigen subsidieverordeningen de vraag aan de orde zijn of daarin de (weigeringsgronden van de) Wet BIBOB verwerkt moet worden. Hierop wordt dan op dat moment aandacht besteed. De Wet BIBOB biedt voor aanbestedingen geen nieuwe weigeringsgrond. Wel kan het bureau BIBOB onderzoek doen of er sprake is van de uitsluitingsgronden uit het BAO. De keuze voor een landelijk Bureau BIBOB is bewust genomen. De bestuursorganen hebben op deze manier zonodig via het Bureau toegang tot de privacygevoelige informatie uit de gesloten bronnen. Het Bureau "zeeft" de gevonden informatie, haalt de niet-relevante informatie eruit en verwerkt de relevante informatie in een advies. Op deze manier wordt tevens gewaarborgd dat de privacygevoelige informatie uit deze bronnen op eenduidige, efficiënte en verantwoorde wijze wordt beoordeeld. Het proces: totstandkoming van het BIBOB-advies Het bureau werkt volgens een gestandaardiseerd screeningsproces om tot een advies te komen. Hierbij beschikt het zowel over de informatie die door de betrokkene zelf wordt aangeleverd op het aanvraagformulier alsook over informatie uit open en gesloten bronnen. Open bronnen zijn voor iedereen vrij toegankelijk (o.a. Kamer van Koophandel, Kadaster); gesloten bronnen zijn alleen toegankelijk op grond van een in de wet geregelde bevoegdheid. Het gaat hierbij onder andere om justitiële, politiële en fiscale bronnen waarvan in de Wet BIBOB in artikel 27 een opsomming is gegeven. De verschillende stappen in het screeningsproces waarborgen dat niet onnodig privacygevoelige informatie wordt verzameld: Ten eerste worden in de verificatiefase de door de aanvrager ingeleverde gegevens gecontroleerd op ontvankelijkheid (valt het verzoek in het toepassingsgebied van de Wet BIBOB?), volledigheid en juistheid. Is dit het geval dan worden alle betrokken natuurlijke en rechtspersonen in kaart gebracht. Dit zijn de subjecten die in de volgende fasen nader worden onderzocht. Het kan hier dus ook gaan om derden, die zakelijke relaties met de aanvrager onderhouden! De volgende fase bestaat uit het onderzoeken van de relevante en actuele antecedenten van deze subjecten. Wanneer hierin zogenaamde 'hits' voorkomen, kan dit voldoende zijn voor een negatief BIBOB-advies. Als dat niet het geval is, wordt met behulp van een quickscan gekeken of er aanleiding is voor diepgaander onderzoek. Na afronding van dit totale onderzoek volgt de beoordeling. Beoordeling De in de informatiebronnen gevonden feiten en omstandigheden worden onder meer beoordeeld op relevantie, recentheid, strafmaat, recidiven en relatie met de aanvrager. Op basis hiervan wordt een concept BIBOB-advies samengesteld.
-22-
Rol van de officier van justitie Dit concept-advies gaat ter toetsing naar de landelijke BIBOB-officier. Indien een zwaarwegend strafvorderlijk belang van een lopend onderzoek zou worden geschaad door het gebruik van bepaalde gegevens in het BIBOB-advies, kan de officier bepalen dat die gegevens niet gebruikt mogen worden. In dit geval gaat het belang van het lopende onderzoek voor en zal Bureau BIBOB deze informatie niet gebruiken in haar advies. Overigens kan de officier van justitie na afloop van het strafrechtelijk onderzoek het bestuursorgaan alsnog "tippen" om een nieuw BIBOB-advies aan te vragen. De officier van justitie heeft naast deze toetsende rol en zijn tipfunctie overigens meerdere ondersteunende rollen in verband met BIBOB. Hij is ook informatieleverancier en in die zin verplicht om desgevraagd persoonsgegevens aan het Bureau te verstrekken. Verder is hij intermediair bij het verkrijgen van gegevens uit het buitenland, als het Bureau strafrechtelijke informatie uit het buitenland nodig heeft. Tenslotte is de landelijke BIBOB officier ook nog lid van de begeleidingscommissie. BIBOB-advies Als resultaat van de screening door Bureau BIBOB kunnen drie maten van gevaar worden geconstateerd: geen gevaar, enig gevaar of ernstig gevaar. Beslissing van het bestuursorgaan De keuze is aan het bestuursorgaan om het BIBOB-advies al dan niet integraal over te nemen in de uiteindelijke beschikking (discretionaire bevoegdheid). Bij het BIBOB-advies geen gevaar kan het bestuursorgaan positief beschikken. In geval van een BIBOB-advies enige mate van gevaar kan het bestuursorgaan positief beschikken maar extra voorwaarden stellen. Luidt het BIBOBadvies ernstige mate van gevaar, dan kan het bestuursorgaan negatief beschikken. Het bestuursorgaan kan het advies ook naast zich neerleggen of een eigen weging geven aan de motivering. Vooraf dient bij een voorgenomen negatieve beschikking aan de betrokkene zijn zienswijze te worden gevraagd (artikel 33, Wet BIBOB). Aan derden dient ook de informatie verstrekt te worden voor zover deze op hen betrekking heeft. Tegen de beschikking kan vervolgens bezwaar of beroep worden aangetekend volgens de regels van de Algemene wet bestuursrecht. Termijn Het verzoek om een BIBOB-advies leidt tot opschorting van de wettelijke termijn voor het afgeven van een beschikking door het bestuursorgaan, voor de duur dat het Bureau BIBOB nodig heeft om het advies uit te brengen. Het Bureau rondt het advies aan het bestuursorgaan of de aanbestedende dienst af binnen de daarvoor bij wet vastgestelde termijn van vier weken. Maar als er bijvoorbeeld sprake is van een uitgebreid onderzoek naar ingewikkelde (fiscale) afschermingsconstructies, kan de termijn eenmalig worden verlengd met vier weken. Beleidsregels De wet BIBOB verplicht bestuursorganen dat voor de toepassing van de wet beleidsregels worden vastgesteld. Dit heeft bij het waterschap plaatsgevonden (Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren waterschap Brabantse Delta, besluit voorlopig dagelijks bestuur d.d. 21 juni 2004 en geactualiseerd bij besluit van het dagelijks bestuur d.d. 21 februari 2006). Onderdeel van de beleidsregels is het horen van betrokkenen bij het voornemen van het waterschap een negatieve beschikking te nemen. Dit horen zal plaatsvinden door de commissie wet BIBOB. Taak en werkwijze van de commissie zijn vastgelegd in een verordening ( Verordening commissie wet BIBOB, besluit voorlopig algemeen bestuur d.d. 29 september 2004).
-23-
Bijlage II
Integriteit van bestuurders en ambtenaren
Hieronder staan vermeld de vindplaats en korte inhoud van wet en regelgeving inzake integriteit van bestuurders en ambtenaren. Wetboek van Strafrecht verduistering (artikel 359); vervalsing (artikel 360); verduistering, beschadiging, vernieling van akten, bewijsmateriaal, bescheiden e.d (artikel 361); fraude en corruptie (artikel 362 en 363). Wetboek van Strafvordering In dit wetboek is in artikel 162 de verplichting voor de ambtenaar neergelegd om onverwijld aangifte te doen van misdrijven. Ambtenarenwet De Ambtenarenwet verplicht de waterschappen voorschriften vast te stellen inzake melding, registratie en verbieden van nevenwerkzaamheden (artikel 125, lid 3, juncto lid 1, sub j. en k.) In de Ambtenarenwet is ook de verplichting opgenomen voorschriften vast te stellen voor de openbaarmaking van geregistreerde nevenwerkzaamheden (artikel 125, lid 1, sub l) en de melding van financiële belangen (artikel 125 lid 2) van ambtenaren die zijn aangesteld in een functie waarvoor dit ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst noodzakelijk is. Op basis van artikel 125 lid 1 sub m moet het waterschap voorschriften vaststellen inzake een procedure voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is (klokkenluidersregeling). In de Ambtenarenwet is geregeld dat de ambtenaar verplicht is tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt (artikel 125a, derde lid). Op basis van de nieuwe Ambtenarenwet (inwerkingtreding 6 maart 2006) heeft het waterschap nader eigen integriteitsbeleid vastgesteld. Op basis hiervan beschikt het waterschap over een gedragscode betreffende normen en waarden voor goed ambtelijk handelen en het afleggen van de eed of belofte. In de gewijzigde Ambtenarenwet is de verplichting opgenomen dat het bevoegd gezag en de ambtenaar zich als goed werkgever en goed ambtenaar dienen te gedragen. De Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschappen (SAW) Ook in de rechtspositieregelingen van de waterschappen is het één en ander geregeld over integriteit. In artikel 6.2.1. van de SAW is in algemene zin geregeld dat de ambtenaar gehouden is zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. Daarnaast is in de artikelen 6.2.2 t/m 6.2.7 van de SAW een aantal specifieke gedragsregels opgenomen. Die hebben betrekking op het persoonlijk gebruik van goederen en diensten, het aannemen van geschenken en gelden, het melden, registreren en openbaar maken van nevenwerkzaamheden, de melding en registratie van financiële belangen en het verbod om deel te nemen aan aannemingen of leveringen ten behoeve van de openbare dienst.
-24-
In artikel 2.1.3 van de SAW is geregeld dat de ambtenaar verplicht is de eed of belofte af te leggen die bij of krachtens wet, bij instructie of bij besluit van het dagelijks bestuur is voorgeschreven. Ten slotte is in artikel 6.1.15 van de SAW geregeld dat er een regeling is voor het omgaan met vermoedens van misstanden (klokkenluidersregeling). Lokale arbeidsvoorwaardenregelingen waterschap Brabantse Delta Deze lokale regelingen voorzien in hoofdstuk 6 in: een Regeling vertrouwenspersoon (6.3); Integriteitsbeleid (6.4); Een Klokkenluidersregeling (6.5). Notitie Integriteit bestuurders en medewerkers waterschap Brabantse Delta, besluit algemeen bestuur d.d. 5 april 2006. De notitie bevat integriteitsbeleid voor zowel bestuurders als medewerkers en geeft invulling aan de gewijzigde Ambtenarenwet en de landelijke afspraken die hierover zijn gemaakt. De notitie bevat de volgende onderwerpen: a. het afleggen van de eed of belofte; b. een bedragcode integriteit voor bestuurders en ambtenaren; c. borging van en verantwoording over het integriteitsbeleid.
-25-
Bijlage III
Voorbeelden van werken, diensten en leveringen
Werken, bijlage I BAO In het BAO wordt een „werk‟ omschreven als: Een werk wordt omschreven als: „het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen‟. Voorbeelden van werken (niet limitatief): rioolwaterzuiveringsinstallaties; werkzaamheden aan damwanden; baggerwerkzaamheden (niet maaiwerkzaamheden); dijkverstreking; verbouwingen; nieuwbouw. Onder „werk‟ valt bij de bouw van bijvoorbeeld een rioolwaterzuivering ook de levering van bouwmaterialen en elektrotechnische installaties, alsook de werkzaamheden die door een architect of constructiebureau worden verricht. Leveringen In het BAO worden als leveringen beschouwd: Als leveringen wordt beschouwd: „andere dan overheidsopdrachten voor werken die betrekking hebben op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Onder producten wordt verstaan roerende zaken en vermogensrechten daarop, alsook het verrichten van werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van de geleverde producten. Voorbeelden van leveringen (niet limitatief): inkoop van chemicaliën voor het laboratorium; inkoop van elektriciteit; meubilair; computers; kantoorartikelen; machines; telefooncentrale Diensten, bijlage II BAO Diensten betreffen alle opdrachten die geen werk of levering zijn zoals hiervoor omschreven. Er wordt in het BAO een onderscheid gemaakt in IIA diensten (die volledig onder de werking van de richtlijn vallen) en IIB diensten (die hier slechts gedeeltelijk onder vallen, te weten de bepalingen met betrekking tot technische specificaties en het achteraf melden van de gunning aan de Europese commissie.). In het BAO zijn deDe (categorieën) diensten zijn gekoppeld aan de zogenaamde Europese CPC codes (Central Product Classification codes) waarmee het toepassingsbereik van het BAO wordt bepaald. Voorbeelden van IIA diensten (niet-limitatief): onderhouds- en reparatiediensten (waaronder het maaien van waterlopen) telecommunicatiediensten service- en telefooncentralediensten financiële diensten (waaronder verzekeringen) accountancydiensten diensten van bedrijfsadvisering advertentie- en reclamediensten drukkerijdiensten computer- en aanverwante diensten (incl. software) bouwkundige diensten (advieswerkzaamheden) technische en geïntegreerde technische diensten (advieswerkzaamheden) onderzoeks- en ontwikkelingsdiensten meetactiviteiten groenvoorzieningen
-26-
diensten voor het schoonmaken van gebouwen incl glazenbewassing afvalverwerkingsdiensten (slib, bedrijfsafval, chemisch afval, papier, glas, enz.) transportdiensten over land (m.u.v. spoorwegen) en door de lucht
Voorbeelden van IIB diensten (niet-limitatief): juridische advisering catering opsporings- en bewakingsdiensten uitzenddiensten opleidingsdiensten diensten voor personeel(s)- en organisatie(beleid) gezondheids- en sociale diensten spoorwegvervoersdiensten vervoerdiensten over het water overige diensten
-27-
Bijlage IV
Beslismodel selectiemethoden
Beslismodel selectiemethoden Start Selectie- of gunningsfase? Selectie
Gunning
Is er sprake van (veel) (kwalitatieve) scores en/of min. en max. eisen welke (erg) lastig te bepalen zijn?
Is het (erg) lastig om de prijsscore te bepalen?
Ja
Nee
Mag een relatief slechte score op prijs of kwaliteit gecompenseerd worden door een erg goede score op kwaliteit of prijs? Ja
Nee Is het belangrijk/mogelijk dat kwaliteit wordt omgezet naar geld? Ofwel, kan de waarde van kwaliteit expliciet worden gemaakt (bv. voor levertijden)? Ja
Nee Wordt een zo laag mogelijk e prijs gezocht wordt voor voldoende k waliteit of wordt een zo hoog mogelijk e k waliteit gezocht voor een redelijk e prijs ?
Gewogen factormethode (Gebruik evt. min. en max. eisen om ongewenste uitschieters weg te filteren.)
Gunnen op waarde (Gebruik evt. een max. eis voor prijs om te voork omen dat een te hoge prijs wordt gek ozen.)
Laagst mogelijke prijs voor voldoende kwaliteit
Hoogst mogelijke kwaliteit voor redelijke prijs
Laagst acceptabele bod (Gebruik evt. een max. eis voor prijs om te voork omen dat een te hoge prijs wordt gek ozen.)
Canadese methode (Gebruik evt. min. eisen voor nietprijscriteria om te voork omen dat een te lage k waliteit wordt gek ozen.)
-
-28-
BijlageIV
Richtlijnen inhoud aanbestedingsdossier
Inschrijfbiljet laagste inschrijving / offerte of economisch meest voordelige inschrijving
NB: bij enkelvoudig onderhands is er vaak geen sprake van een afwijsbrief en de gunningsbrief is soms alleen de datastreamorder. + bij werken is er vaak geen sprake van een contract. De opdrachtbevestiging wordt vaak gecombineerd met de gunningsbrief.
-29-
