DESKUNDIGENOORDEEL HUISVESTINGSKOSTEN UWV

DESKUNDIGENOORDEEL HUISVESTINGSKOSTEN UWV Onderzoeksverslag door de heer W. Meijer op 12 februari 2004 aangeboden aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de heer mr. A.J. de Geus

12 februari 2004

2 / 93

Inhoud Inleidi ng

4

1. Opdracht en onderzoeksvragen

6

2. Aanpak onderzoek en verrichte werkzaamheden

7

3. Reikwijdte onderzoek

9

4. Achtergrondinformatie 4.1 Het huisvestingsbeleid van UWV 4.2 Rol van de Tweede Kamer 4.3 Correspondentie en rapportage

5. Bevindingen 5.1 Financieel-administratieve Processen 5.1.1 Algemeen 5.1.2 Huisvestingsbeleid 5.1.3 Begroting 5.1.4 Offertes 5.1.5 Ondertekening 5.1.6 Facturen 5.1.7 Projectorganisatie 5.1.8 Projectbewaking, controle van en toezicht op de informatievoorziening 5.1.9 Financiële verantwoording 5.2 Effectiviteit ruimtegebruik 5.2.1 Normen 5.2.2 Bevindingen 5.2.3 Analyse 5.3 Huurkosten 5.3.1 Normen 5.3.2 Bevindingen 5.3.2.1 Huur 5.3.2.2 Terugbouwverplichting 5.3.2.3 Makelaarskosten 5.3.2.4 Metropolitan-gebouw 5.3.3 Analyse 5.4 Kosten inbouwpakket en toerekening kosten bestuurs- en vergadercentrum

13 13 21 22

25 25 25 25 26 27 30 31 32 33 35 39 39 40 43 45 45 46 46 47 49 51 54 58

3 / 93

5.4.1 Normen 5.4.2 Bevindingen 5.4.2.1 Inbouwpakket ‘smal’ La Guardia Plaza 5.4.2.2 Inbouwpakket totaal La Guardia Plaza 5.4.2.3 Inbouwpakket totaal gebouw B 5.4.2.4 Kostentoedeling bestuurs- en vergadercentrum 5.4.3 Analyse 5.5 Kosten van niet- gebouwgebonden inrichting (losse inrichting) 5.5.1 Normen 5.5.2 Bevindingen 5.5.2.1 Algemeen 5.5.2.2 Kosten restaurantmeubilair 5.5.2.3 Kosten audiovisuele middelen 5.5.3 Analyse 5.6 BTW-verrekening 5.6.1 Normen 5.6.2 Bevindingen 5.6.3 Analyse

6. Onderzoek specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur 2002

58 60 60 60 61 62 65 67 67 67 67 69 70 73 74 74 74 75

76

6.1 Algemeen 6.2 Normen 6.3 Bevindingen & analyse

76 76 77

7. Publiek beheer en UWV

80

8. Het samenvattende deskundigenoordeel en de beantwoording van de onderzoeksvragen

83

8.1 Algemeen 84 8.2 De specifieke vragen 87 8.3 Andere bevindingen 91 Bijlagen: 1. Onderzoeksopdracht W. Meijer 2. Wederhoor UWV (integrale weergave) 3. Meetcertificaat en meetrapport gebouw B La Guardia Plaza 4. Kostenspecificatie elfde en twaalfde verdieping en begane grond en eerste verdieping 5. Vergelijking rapportages 6. Begrippenlijst

4 / 93

Inleiding Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) is een samenvoeging van de vijf ‘oude’ uitvoeringsinstellingen Cadans, GAK, GUO, USZO, SFB en het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen (Lisv). Vanaf 1 januari 2002 voert UWV de werknemersverzekeringen uit. Het hoofdkantoor staat aan de La Guardiaweg 68 te Amsterdam Sloterdijk en bestaat uit vier kantoortorens: A, B, C en D, alsmede paviljoen E. Op 29 mei 2003 besteedt het RTL-programma ‘Editie NL’ aandacht aan de huisvesting van de UWV- leiding in gebouw B. 1 Naar verluidt zou het pas opgeleverde pand, dat al gebruiksklaar zou zijn geweest, in opdracht van de Raad van Bestuur van UWV (hierna: Raad van Bestuur) zijn ‘gestript’ en opnieuw zijn ingericht, omdat het niet voldeed aan de wensen van de bestuurders. Met name door de keuze van de materialen (marmer en kersenhout) zou deze exercitie circa 9 miljoen euro kosten. In de uitzending van het actualiteitenprogramma is te zien hoe een journalist wordt rondgeleid door werklieden die hem zowel sloopwerk als nog te plaatsen en te verwerken dure materialen tonen. In vervolguitzendingen zegt de journalist contact te hebben gezocht met de UWV- leiding, maar daar niet in geslaagd te zijn. Via woordvoerders werd meegedeeld dat er geen sprake zou zijn van buitensporig sloopwerk en luxe verfraaiingen. Een WOB-procedure om inzage te krijgen in de begroting van de verbouwing leverde voor de journalist niet het gewenste resultaat op. Naar aanleiding van deze uitzending worden door de Kamer vragen gesteld aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, die deze op 24 juni 2003 beantwoordt, mede op basis van twee brieven van de Raad van Bestuur. De vragenstellers zijn met dit antwoord niet tevreden, waarna de bewindsman in het algemeen overleg van de Vaste Commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 25 juni 2003 aankondigt vóór 1 oktober 2003 een onderzoek te laten verrichten naar de huisvestings- en inrichtingskosten voor het UWV-hoofdgebouw. Mede op grond van een onderzoek van de Rijksgebouwendienst en een project van zijn Ministerie en inlichtingen van UWV zelf, biedt de Minister de Kamer op 25 september 2003 een brief met bevindingen aan. Dit leidt tot nadere vragen vanuit de Kamer, waarop de Minister op grond van nadere inlichtingen van UWW op 31 oktober 2003 de Kamer een brief met bevindingen aanbiedt, waarin hij tevens aangeeft zijn oordeel over deze bevindingen te willen opschorten tot hij een deskundigenoordeel over de zaak heeft ingewonnen. De bewindsman geeft op 9 december 2003 de heer W. Meijer opdracht een deskundigenoordeel te geven over de juis theid en volledigheid van de huisvestingskosten en de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten van het UWV- hoofdkantoor. De Minister verzoekt ook de kosten van specifieke diensten over 2002 ten behoeve van de Raad van Bestuur in het oordeel te betrekken. Zie bijlage 1.

1 In gebouw B zijn de Raad van Bestuur, de directies en stafafdelingen ondergebracht.

5 / 93

Voor de uitvoering van het onderzoek is in belangrijke mate gebruik gemaakt van informatie die UWV- medewerkers hebben verstrekt; hoewel daartoe geen formele toezegging is gedaan, is het van belang hen te vrijwaren voor de mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen die voortvloeien uit hun medewerking aan het onderzoek. Het feitenonderzoek is uitgevoerd met ondersteuning van accountants en adviseurs van Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteitsadvies, waarbij vooraf is vastgesteld dat de betrokken deskundigen geen persoonlijke of zakelijke banden hebben met UWV of met het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (hierna: het Ministerie). De opbouw van het rapport is als volgt. In hoofdstuk 1 zijn de onderzoeksvragen geformuleerd, hoofdstuk 2 bevat een beschrijving van de onderzoeksaanpak en hoofdstuk 3 geeft zicht op de reikwijdte van het deskundigenoordeel. Hoofdstuk 4 bevat de noodzakelijke achtergrondinformatie, hoofdstuk 5 gaat in op de bevindingen. In hoofdstuk 6 worden de specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur behandeld. Hoofdstuk 7 is gewijd aan het onderwerp publiek beheer en hoofdstuk 8 bevat de confrontatie van de bevindingen aan de gestelde onderzoeksvragen. Het rapport bevat ten slotte een aantal bijlagen en een begrippenlijst. Het onderzoek is afgesloten op 11 februari 2004.

6 / 93

1. Opdracht en onderzoeksvragen Op 27 november 2003 vroeg de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid om een deskundigenoordeel over de volledigheid en de juistheid van de huisvestingskosten en de nietgebouwgebonden inrichtingskosten als onderdeel van de totale uitvoeringskosten van UWV. In het deskundigenoordeel zouden ook de kosten van specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur betrokken moeten worden. De opdrachtverlening is gedateerd 9 december 2003 (zie bijlage). De bewindsman verzocht tevens de betrokken cijfers over de investeringen van UWV te (laten) beoordelen en eventuele afwijkingen ten opzichte van eerdere rapportages aan de Kamer te verklaren. Voorts moesten de cijfers alle uitgaven omvatten die UWV in verband met huisvestingsinvesteringen voor het nieuwe hoofdkantoor had gedaan. Ook moest worden vastgesteld of deze uitgaven aan de juiste kostenposten en gebouwelementen waren toebedeeld. Verder zijn desgevraagd de volgende aspecten in het onderzoek betrokken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

de BTW-kwestie en de vergelijkbaarheid hiervan met andere instanties; het toeschrijven van inrichtingskosten aan andere onderdelen; de kosten voor het restaurant; de kosten voor audiovisuele middelen; de toedeling van de ‘boardroom’ op de 12e etage; de effectiviteit van het ruimtegebruik in het gebouw; de componenten waaruit de huur van het Metropolitan-gebouw (241 euro per vierkante meter) is opgebouwd, de vraag of deze huur dezelfde is als door Lisv werd betaald en de vraag of UWV ook indirect eigenaar is van dit gebouw; 8. de kosten van specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur (brief aan de Tweede Kamer van 14 november 2003; W&I/SIU/2003/87691).

7 / 93

2. Aanpak onderzoek en verrichte werkzaamheden Het feitenonderzoek is uitgevoerd door Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteitsadvies. Behalve forensisch accountants hebben aan dit onderzoek ook onderzoekers van Deloitte met kennis en ervaring in de bouwsector deelgenomen. Het onderzoek kende drie fasen, te weten: 1. inventarisatie en dossieranalyse; 2. veldonderzoek; 3. rapportage en afronding. Fase 1: inventarisatie en dossieranalyse De eerste fase van het onderzoek richtte zich op het vergaren en analyseren van gegevens om te komen tot een nadere duiding en afbakening van de probleemstelling. Hiertoe zijn gesprekken en interviews gehouden met leden van de Tweede Kamer, medewerkers van het Ministerie, de Raad van Bestuur, de directeur van de accountantsdienst van UWV en anderen binnen en buiten de UWV-organisatie. In deze eerste fase hebben de onderzoekers de gegevens, bescheiden en dossiers verzameld waarover deze organisaties beschikten en hebben zij kennis genomen van de dossiers uit eerdere onderzoeken. Verder zijn UWV- medewerkers via een communiqué dat is gepubliceerd via het UWV- intranet, uitgenodigd de eventueel bij hen aanwezige informatie inzake de huisvesting van UWV te melden. Daartoe zijn in de periode van 9 december 2003 tot en met 5 januari 2004 een postbus en een e- mailbox opengesteld voor UWV- medewerkers. Dit heeft geen reacties opgeleverd. Wel hebben diverse personen, zogenoemde ‘informanten’ van zowel binnen als buiten UWV, op andere wijze gereageerd. Ook is gesproken met een journalist van één van de RTL-nieuwsrubrieken. In fase 1 is kennis genomen van de inhoud van een notitie van het Onderzoeks- en Verificatiebureau van de Tweede Kamer over het onderzoek naar de UWV-huisvestingskosten. Er is een zogenaamde ‘waarneming ter plaatse’ uitgevoerd in gebouw B van het UWVhoofdkantoor. In fase 2 zijn meerdere bezoeken afgelegd. Vervolgens zijn de werkzaamheden en bevindingen van de UWV-accountantsdienst geanalyseerd, alsmede de resultaten en uitkomsten van de onderzoeken die Ernst & Young in opdracht van UWV naar de huisvestingskosten heeft uitgevoerd. Ook is kennis genomen van de onderzoeksrapportage van de Accountantsdienst van het Ministerie. Voorts heeft de Accountantsdienst enkele documenten uit het onderzoeksdossier dat de dienst had aangelegd, ter beschikking gesteld. Fase 1 omvatte ook de opstelling van het toetsingskader, bestaande uit een overzicht van vigerend beleid en interne regelgeving. Fase 2: veldonderzoek In fase 2 is een financieel-administratief onderzoek uitgevoerd. Daartoe zijn dossiers ingezien van de verhuurder-projectontwikkelaar (G&S Vastgoed), de Rijksgebouwendienst en het Ministerie. Makelaar Van Gool & Partners heeft enkele documenten ter beschikking gesteld uit het dossier dat dit kantoor heeft aangelegd.

8 / 93

Een groot aantal interviews (“hoor”) is gehouden met medewerkers van UWV, het Ministerie, de Rijksgebouwendienst, adviesbureau Twynstra Gudde en van externe partijen als G&S Vastgoed en makelaar Van Gool & Partners. Daarnaast is gesproken met makelaar Jones Lang LaSalle. Vertegenwoordigers van deze organisaties is ge vraagd de bevindingen betreffende het financieel-administratief onderzoek toe te lichten en te verduidelijken. Ook met twee leden van de Raad van Bestuur zijn interviews gehouden. Fase 3: rapportage en afronding In fase 3 is op basis van het feitenonderzo ek een rapportage opgesteld na het gebruikelijke wederhoor. Van alle interviews is een verslag gemaakt dat is voorgelegd aan de geïnterviewden met het verzoek het voor akkoord te tekenen. Op basis van het feitenonderzoek en de interviews is een conceptrapportage opgesteld. Op 28 januari 2003 is een conceptrapportage voor wederhoor overgelegd aan de Raad van Bestuur. Over het conceptrapport heeft overleg plaatsgevonden, waarna de Raad van Bestuur op 5 februari 2003 een schriftelijke wederhoorreactie heeft opgesteld. Het wederhoor is bij de desbetreffende passages (samenvattend) verwerkt in het rapport en is integraal opgenomen als bijlage 2.

9 / 93

3. Reikwijdte onderzoek Ten aanzien van de reikwijdte van het deskundigenoordeel gelden de volgende beperkingen. De onderzoekers hebben getracht in de beperkt beschikbare tijd – vanaf de opdrachtaanvaarding tot de opmaak van de definitieve tekst – alle relevante beschikbare (administratieve) gegevens en bescheiden te verzamelen. Volledige zekerheid dat alle beschikbare gegevens ook werkelijk zijn verzameld, is niet te geven. Alle bezochte organisaties en/of geïnterviewden is gevraagd een zogeheten ‘volledigheidsverklaring’ af te leggen, waarin onder meer is opgenomen dat betrokkene verklaart naar eer en geweten alle gegevens en informatie te hebben verstrekt die voor de beantwoording van de voorgelegde vragen benodigd zijn, dan wel in het kader van het onderzoek van belang zouden kunnen zijn. Het onderzoek richtte zich primair op (de kosten van) gebouw B van het UWV- hoofdkantoor La Guardia Plaza. De leden van de Raad van Bestuur zijn aangemerkt als betrokkene n. Hun handelen als verantwoordelijke bestuurders inzake de huur, verbouwing en inrichting van dit gebouw, alsmede als afnemers van de ‘specifieke diensten’ waarvan in de onderzoeksopdracht wordt gesproken, is object van onderzoek. Het onderzoek strekte zich uit over de periode van verwerving (door middel van huur) van gebouw B tot en met 31 december 2003. Het onderzoek naar de specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur heeft zich gericht op 2002. Het onderzoek was niet gericht op de gehele administratie van UWV, maar op de (project)administratie van gebouw B. Het feit dat het project tot op heden nog niet is afgesloten en er nog altijd verplichtingen worden aangegaan, zoals voor de aanschaf van meubilair, impliceert dat er nog geen volledig beeld van alle kosten kan worden gegeven. Toetsingskader Er is een toetsingskader gehanteerd ten aanzien van de volledigheid en juistheid van de huisvestings- en de nie t-gebouwgebonden inrichtingskosten van UWV, dat is samengesteld uit interne en externe regels. Voor het onderzoek is, voorzover beschikbaar, de volgende documentatie betreffende de interne regels opgevraagd : • het ‘Masterplan Huisvestingsoperatie UWV d.d. 13 maart 2003’; • het ‘programma van eisen’; • het ‘inrichtingshandboek’. In het masterplan is het scenario uitgewerkt waarin het aantal UWV- locaties wordt teruggebracht van 171 naar 29 en de jaarlasten voor de huisvesting worden teruggebracht van 205,5 miljoen euro tot 173,9 miljoen euro in 2008. Dit masterplan is op 17 maart 2003 goedgekeurd door de

10 / 93

Raad van Bestuur. 2 Het bevat de financiële kaders, de uitgangspunten voor (onder meer) de vestigingslocaties, de gebouwen en inrichting, alsmede de normen voor de huur, het ruimtegebruik per medewerker, de normen voor de investeringen (casco, inbouwpakket en inrichting). 3 Het masterplan is goedgekeurd, nadat de kantoortorens van La Guardia Plaza al waren gehuurd en het verbouwings- en inrichtingsproces reeds vergevorderd was. Het masterplan leent zich voor La Guardia Plaza derhalve alleen als toetsingskader voor controle achteraf voor gebouw B. 4 In een programma van eisen is gedefinieerd welke eisen UWV aan een gebouw stelt. Het programma bevat onder andere de volgende onderdelen: • ruimtenormering (soorten ruimten, aantal en oppervlakte); • functionele eisen en relaties tussen ruimten; • technische uitgangspunten (kwaliteitseisen voor bouwkundige en installatietechnische elementen). Omdat het UWV- hoofdkantoor een huurobject is, heeft het programma van eisen uitsluitend betrekking op het inbouwpakket. Het programma bepaalt welke aanpassingen aan het casco noodzakelijk zijn om het gebouw ‘gebruikersspecifiek’ te maken en legt het kwaliteitsniveau van het inbouwpakket vast. Nadat het complex per 1 juli 2002 was gehuurd, heeft de Raad van Bestuur de prioriteit gelegd bij een spoedige ingebruikneming van gebouw B per 1 januari 2003. Het projectplan dat de UWV-stuurgroep Huisvesting 5 in september 2002 had goedgekeurd, ging ervan uit dat gebouw B zou worden ingericht conform het programma van eisen dat gold voor het reeds eerder ingerichte gebouw A, met uitzondering van de begane grond en de eerste, elfde en twaalfde verdieping (het bestuurs- en vergadercentrum en de ontvangstruimte). Voor deze bouwlagen schakelde de Raad van Bestuur de Britse architect Skidmore Owings & Merril (SOM) in, die ook het complex La Guardia Plaza heeft ontworpen. Voor deze verbouwing heeft de Raad van Bestuur geen programma van eisen vastgesteld, waardoor een intern toetsingskader ontbreekt. Uit het onderzoek blijkt overigens dat het programma van eisen voor gebouw A niet volledig is uitgewerkt. Het geeft voor toren A uitsluitend algemene technische uitgangspunten. Op grond daarvan kan worden geconcludeerd dat het toetsingskader op deze onderdelen beperkt is.

2 Het masterplan is op 19 november 2003 als concept aangeboden aan het Ministerie met de mededeling dat in januari 2004 een definitief masterplan wordt aangeboden aan het Ministerie. 3 Onder het casco van gebouwen wordt verstaan: de fundering, bovenbouw, gevels en gebouwinstallaties. Onder inbouwpakket wordt verstaan: het geheel van scheidingswanden, vloerafwerking, gebruikersinstallaties en dergelijke. 4 Een complicerende bijkomstigheid is dat de gegevens in het masterplan niet zijn onderscheiden naar hoofdkantoor en willekeurige vestiging in de regio. 5 De stuurgroep Huisvesting is tot maart 2003 het beslissingsbevoegde orgaan binnen de projectorganisatie voor het project La Guardia Plaza. Zie verder paragraaf 5.1.7 voor een beschrijving van de projectorganisatie.

11 / 93

Het inrichtingshandboek heeft eenzelfde functie als een programma van eisen, zij het dat het betrekking heeft op de losse inrichting (meubilair). In het inrichtingshandboek is vastgelegd aan welke eisen (functioneel en kwalitatief) de losse inrichting moet voldoen, afhankelijk van de diverse functies, processen en activiteiten binnen de organisatie (werkplekken, vergaderruimten, restaurant en wat dies meer zij). Opgemerkt zij dat UWV voor het onderhavige complex geen inrichtingshandboek beschikbaar had zodat deze niet als interne norm kan worden gehanteerd. Voor het onderzoek zijn de volgende externe regels van belang: • de huurovereenkomst en het huurrecht; • kengetallen; • NEN-norm 2580; • Wet op de omzetbelasting 1968. In de huurovereenkomst en met het huurrecht zijn de rechten en verplichtingen van de huurder en verhuurder geregeld. Het contract (voor de gebouwen B tot en met E) is op 17 juni 2002 gesloten en is volgens UWV op 9 december 2002 aangeboden aan het Ministerie. De huurovereenkomst is op 8 januari 2003 door het Ministerie goedgekeurd. Kengetallen zijn ervaringscijfers die uitdrukking geven aan kosten of opbrengsten per eenheid. Kengetallen komen tot stand op basis van historische gegevens (in de eigen organisatie) of op basis van marktconforme gegevens (afkomstig van en met betrekking tot andere, gelijksoortige organisaties). Het kengetal bestaat uit een gemiddelde over een aantal voorliggende perioden of uit een gemiddelde van een aantal vergelijkbare organisaties. Via benchmarking (vergelijking met andere organisaties) kan de prestatie van een organisatie of object (bijvoorbeeld een gebouw) worden afgezet tegen wat in de markt gebruikelijk is, waardoor een indicatie ontstaat van het desbetreffende prestatieniveau. Het is daarbij zaak dat de uitgangspunten voor de objecten die in de ijking betrokken moeten worden, met elkaar te vergelijken zijn (wat omvang, functie, proces en dergelijke betreft) en dat de onderzoeksgegevens goed gedefinieerd zijn en eenduidig zijn toegepast. De NEN 2580 bevat termen, definities en bepalingsmethoden voor oppervlakten van terreinen die bestemd zijn voor gebouwen en voor vloeroppervlakten en inhoud van gebouwen of delen ervan. De NEN 2580 geeft aan wat wordt verstaan onder ‘brutovloeroppervlak (bvo)’ of ‘verhuurbaar vloeroppervlak (vvo)’ en hoe deze begrippen moeten worden bepaald dan wel gemeten. 6 Voor de goede orde: de NEN 2580 geeft geen ‘normen’ voor bijvoorbeeld

6 Onder bvo wordt verstaan: het totale oppervlak van het gebouw. Onder vvo wordt verstaan: het voor gebruik beschikbare oppervlak. Deze begrippen worden hierna verder toegelicht.

12 / 93

ruimtegebruik (zoals het aantal vierkante meters brutovloeroppervlak per medewerker). De norm is van belang om uniforme oppervlakte- en inhoudsgegevens te kunnen hanteren. De Wet op de omzetbelasting 1968 is van belang om te toetsen of de BTW op de juiste wijze in de rapportages is verwerkt. Voor het onderzoek zijn de volgende toetsingscriteria gehanteerd: • rechtmatigheid: zijn de uitgaven verricht in overeenstemming met de geldende (interne en externe) bepalingen en regels? Hier kunnen interne regels, zoals procedures of begrotingen, en externe regels, zoals wet- en regelgeving, worden onderscheiden; • doelmatigheid: zijn de kosten van een proces zo doelmatig (efficiënt) mogelijk gemaakt; anders geformuleerd: zijn de doelstellingen tegen minimale kosten bereikt? • functionaliteit: wat is de materiële betekenis van de uitgave? Is de uitgave in die omvang noodzakelijk voor de bedrijfsuitoefening?

13 / 93

4. Achtergrondinformatie Om een duidelijk beeld te schetsen van wat aanleiding is geweest van het onderhavige onderzoek, bevat dit hoofdstuk een beschrijving van het UWV-huisvestingsbeleid in het algemeen en dat ten aanzien van het hoofdkantoor in het bijzonder (4.1). In 4.2 is een samenvatting gegeven van de Kamervragen en in 4.3 van de eerdere onderzoeken en conclusies.

4.1 Het huisvestingsbeleid van UWV Als uitgangspunt voor de uitwerking van het UWV-huisvestingsbeleid wordt onder meer gesteld dat de Raad van Bestuur, centrale directies en (ondersteunende staven) op korte termijn bij elkaar op één locatie worden gehuisvest. Vanaf begin 2001 is het huisvestingsproces voor het hoofdkantoor gestart. Hierna is de tijdlijn weergegeven vanaf 2001 tot en met de ingebruikname van La Guardia Plaza in oktober 2003. 26-4-02 Overeenstemming over aanhuur gebouwen B, C, D en E ten kantore van Van Gool

1-4-01 / 30-6-01 Onderzoek m.b.v. TG naar vestigingsplaats hoofdkantoor

1-1-02 / 26-4-02 Eerste gesprekken (tot 25/3) en onderhandelingen met G&S Vastgoed

1-5-02 Opdracht aan architectenbureau SOM voor interieurontwerp 11e/12 e verdieping

1-7-02 Start G&S met bouw op basis van ontwerp VMP

2002

15-6-01 Aanhuur gebouw A door vm. SFB

2003

18-3-02 RvB UWV kiest voor LGP als hoofdkantoor op basis van rapport ‘Analyse huisvesting UWV Amsterdam’

18-9-02 Besluitvorming door Stuurgroep Huisvesting over ontwerp SOM voor 11e/12e verdieping en begane grond

1-5-02 Oprichting projectorganisatie inrichting / inbouwpakket 10-7-01 Conceptrapport TG: Amsterdam meest gerede vestigingsplaats

9-12-02 Stuurgroep Huisvesting besluit restaurant in gebouw B op de 2e verdieping te plaatsen

1-7-02 Oplevering gebouw B door G&S conform 17-6-02 Ondertekening huurcontract huurovereenkomst gebouw B, C, D en E

1-3-03 Plv. vz. RvB UWV krijgt huisvesting in zijn portefeuille; programma wordt ingrijpend veranderd 1-10-03 Ingebruikneming gebouw B door RvB, directies en werknemers

1-9-02 Ontwerp SOM voor e e 11 /12 verdieping en begane grond gereed 8-1-03 Goedkeuring huurcontract door Ministerie SZW

In opdracht van de Veranderorganisatie SUWI is in de periode april tot en met juli 2001 met behulp van adviesbureau Twynstra Gudde onderzoek gedaan naar de vestigingsplaats voor het

14 / 93

hoofdkantoor. 7 In een rapportage van 10 juli 2001 (status concept) wordt geconcludeerd dat Amsterdam de meest gerede vestigingsplaats is voor het hoofdkantoor. Begin 2002 wordt een locatiestudie uitgevoerd naar de mogelijkheden in Amsterdam. De resultaten hiervan worden vastgelegd in de rapportage ‘Analyse huisvesting UWV Amsterdam’ van 18 maart 2002. Gekozen wordt voor La Guardia Plaza (Amsterdam Sloterdijk) vanwege het feit dat: • de locatie goed te bereiken is in verband met de ligging aan het NS-station Sloterdijk; • het complex vier gebouwen (en een paviljoen) omvat die daardoor gemakkelijk afzonderlijk kunnen worden afgestoten indien de organisatie, zoals wordt voorzien, moet inkrimpen; • het Sociaal Fonds Bouwnijverheid (een der UWV- fusieonderdelen) gebouw A reeds heeft gehuurd om zijn medewerkers te huisvesten die voor 1 januari 2003 hun pand moesten verlaten. 8 De UWV-afdeling Facilitair & Inkoop krijgt de opdracht de onderhandelingen te starten. 9 Van januari tot en met maart 2002 worden de eerste gesprekken gevoerd met de verhuurder, tevens ontwikkelaar, G&S Vastgoed. Deze vraagt circa 175 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak, exclusief BTW, parkeren en servicekosten (huurvoorstel van makelaar Van Gool & Partners, januari 2002, die optreedt namens G&S Vastgoed). Vanaf medio maart 2002 worden onderhandelingen gevoerd met G&S Vastgoed en eind april 2002 neemt de Raad van Bestuur op basis van het onderhandelingsresultaat het besluit La Guardia Plaza te huren. Namens UWV treedt Jones Lang LaSalle op als makelaar. Op 26 april 2002 vindt een bespreking plaats ten kantore van UWV, waarin overeenstemming wordt bereikt over de huur van gebouwen B, C, D en E. Op 17 juni 2002 wordt het huurcontract ondertekend. In totaal is dan 62.000 vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak gehuurd. Hierin zit circa 13.000 vierkante meter voor gebouw A. Gebouw A en B zijn ‘casco’ opgeleverd in 2002; gebouw C en D worden opgeleverd in 2003 en 2004. In de gebouwen zullen circa 2400 werknemers worden gehuisvest. De verplichtingen van UWV (volgens de huurovereenkomst) voor gebouw B zijn in hoofdlijnen: • de overeengekomen huur voor het kantoorgedeelte bedraagt 170 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak exclusief BTW (art. 4.2);

7 Het onderzoek heeft zich gericht op een gezamenlijk hoofdkantoor voor UWV en CWI. Vanaf eind 2001 streeft UWV naar één hoofdkantoorlocatie voor bestuur, directie en staven. 8 SFB, één der rechtsvoorgangers van UWV, heeft gebouw A op 15 juni 2001 voor voormalig SFB-werknemers aangehuurd. G&S Vastgoed was van plan gebouw B te verhuren aan MWB Business Exchange, aanbieder van flexibele kantoorruimten, maar dit bedrijf haakt eind 2001/begin 2002 af, waarna UWV het gehele complex aanhuurt. 9 Op 1 december 2003 zijn de afdeling Facilitair Bedrijf en de afdeling Concern Inkoop samengevoegd. De voormalig directeur Concern Inkoop is op dat moment directeur van de afdeling Facilitair & Inkoop geworden. De desbetreffende functie wordt in dit rapport consequent aangeduid met directeur Facilitair & Inkoop. De onderhandelingen zijn ook gevoerd door de voormalig manager Inkoop Vastgoed. Zie later.

15 / 93

• • •

• •

er kan niet worden geopteerd voor een verhuur die met omzetbelasting is belast. De BTW over de stichtingskosten van het gebouw B die niet door de eigenaar te verrekenen is, bedraagt: 4.381.713,62 euro (art. 5.1 en 5.3); het opleveringsniveau (van G&S Vastgoed aan UWV) is overeenkomstig de technische omschrijving die aan de huurovereenkomst is gehecht: kantoor II, La Guardia Plaza, d.d. 12 juni 2001, alsmede de als bijlage bij het huurcontract gevoegde tekeningen; G&S Vastgoed zal het gehele inrichtingspakket van de huurder realiseren. UWV zal daarvoor een coördinatievergoeding van 3% over de kale aanneemsom10 per opdracht verstrekken – deze is exclusief 6% algemene kosten en exclusief 3% winst en risico – alsmede de verschuldigde bouwplaatskosten (art. 9.4); G&S Vastgoed verstrekt UWV een ‘stelpost inbouw’ ter grootte van 136 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak kantoorruimte, al dan niet te vermeerderen met BTW (art. 9.5); G&S Vastgoed verleent UWV een huurvrije periode van 1 juli 2002 tot en met 15 september 2002.

Oplevering G&S Vastgoed heeft het complex La Guardia Plaza te Amsterdam Sloterdijk ontwikkeld en verkocht aan Beleggingsconsortium Sloterdijk CV, waarin het Spoorwegpensioenfonds, Achmea, KPN/TNT en Generali participeren. Het complex bestaat uit vier kantoorgebouwen (A tot en met D) en een paviljoen in het binnengebied. Dit kan als opleidingencentrum dienst doen. Onder het complex ligt een eenlaagse parkeergarage, die in verbinding staat met de vier gebouwen.

10 Kale aanneemsom: de directe bouwkosten van de aannemer voor uurloon, materiaal en materieel.

16 / 93

Gebouw B

Foto: gebouwen La Guardia Plaza te Amsterdam

Gebouw B is in juli 2002 opgeleverd 11 overeenkomstig de aan de huurovereenkomst gehechte technische omschrijving en tekeningen. Uit onderzoek blijkt dat G&S Vastgoed het gebouw heeft gerealiseerd volgens haar bestek, technische omschrijving en tekeningen. Er waren voorshands geen aanpassingen aangebracht die het gevolg zijn van eisen van de beoogde huurder MWB. Technische omschrijving en tekeningen gebouw B Onderzoek naar de technische omschrijving en de tekeningen betreffende gebouw B leert dat: • het gebouw veertien bouwlagen heeft die, met uitzondering van de lagen -1, begane grond en de eerste en twaalfde verdieping, een nagenoeg zelfde indeling kennen; • op de -1-laag zich de entree va nuit de parkeergarage bevindt alsmede de archiefruimte; • het gebouw twee kernen kent, de ene is voorzien van een noodtrappenhuis en de andere van liften, sanitaire ruimten en een tweede noodtrappenhuis. Voordat het gebouw werd aangepast, was het gebouw als volgt opgeleverd: • op de begane grond kon het gebouw worden betreden via een tourniquet op de kop van het gebouw naar de ontvangsthal; • tussen de begane grond en de eerste verdieping lag een vide van circa vijf meter breed. Daarin stond een open trap waarmee de eerste verdieping vanaf de begane grond te bereiken

11 Het gebouw is door de verhuurder ‘casco-plus’ aan UWV opgeleverd. Daarover later meer.

17 / 93

•

was. Het resterende deel van het vloerveld op de eerste verdieping (exclusief de vide) was bestemd voor kantoor; op de twaalfde verdieping waren (voor ongeveer één derde van het oppervlak) de technische ruimten gelegen voor de gebouwinstallaties, de overige ruimte van de twaalfde verdieping was bestemd voor kantoor. De andere verdiepingen (twee tot en met elf) waren de standaardkantoorverdiepingen.

Plattegrond standaard kantoorverdieping gebouw B, La Guardia Plaza te Amsterdam (4e t/m 9 e verdieping)

Opleveringsniveau Het opleveringsniveau is het best te omschrijven als ‘casco-plus’. In een ‘casco’ opgeleverd gebouw zijn op hoofdlijnen inbegrepen: • fundering, bovenbouw (hoofddraagconstructie, constructieve binnen- en buitenwanden, vloeren, daken, trappen), en gevels (zowel dicht als open); • de gebouwinstallaties: werktuigbouwkundige (voor klimaat, sanitair, afvoer), elektrotechnische (voor stroomvoorziening, verlichtingsinstallatie, beveiliging) en de liftinstallatie. In gebouw B heeft de verhuurder bovenop het ‘casco-niveau’ (als ‘plus’) ook opgeleverd: • een ‘verhoogde vloerconstructie’; • plafonds inclusief verlichtingsarmaturen.

18 / 93

De overige onderdelen van het inbouwpakket, zoals vloerbedekking, sche idingswanden en gebruiksinstallaties waren niet bij de huur inbegrepen en kwamen derhalve voor rekening van de huurder. Deze onderdelen waren nog niet aangebracht ten tijde van de casco-oplevering. Het opleveringsniveau was als volgt: • de hal op de begane grond is voorzien van natuursteentegels, de plafonds waren uitgevoerd in beuken gefineerde panelen inclusief verlichting en ventilatieroosters; • de kantoren zijn voorzien van een verhoogde vloerconstructie, geschikt voor tapijt. In de vloerconstructie zijn de elektravoorzieningen aangebracht (één wandcontactdoos per 1,80 meter gevellengte). De plafonds zijn uitgevoerd in uitneembare systeemplafonds inclusief verlichtingsarmaturen. De klimaatinstallatie is een zogenaamd ‘fancoilsysteem’ (luchtbehandelinginstallatie voor ventilatie, verwarming en koeling, inblaas via roosters, afzuig via verlaagd plafond); • de vloer ter plaatse van de liftkern op de begane grond is voorzien van natuurstenen tegels. Op de verdiepingen is de vloer van de liftkern voorzien van een verhoogde vloer, geschikt om te worden belegd met projecttapijt (niet inbegrepen). De plafonds zijn voorzien van een uitneembaar systeemplafond en de wanden van stuc- of schilderwerk; • de toiletgroepen zijn voorzien van een natuurstenen vloerafwerking, de wanden van tegelwerk, de plafonds van een uitneembaar systeemplafond. De toiletgroepen werden opgeleverd met een sanitairinstallatie en een wastafelcombinatie met natuurstenen blad; • elke kantoorverdieping is voorzien van aansluitingen voor een pantry die niet bij de huur was inbegrepen. Van realisering inbouwpakket tot ingebruikneming In mei 2002 wordt een projectorganisatie opgezet om gebouw B gebruiksklaar te laten maken en te voorzien van het inbouwpakket en de inrichting. Er wordt een stuurgroep Huisvesting benoemd voor de algehele sturing van het project La Guardia Plaza, onder leiding van de voorzitter van de Raad van Bestuur. De Regio Facilitymanager Noord-West van UWV wordt aangesteld als intern projectleider en stelt een Projectplan op (versie 1.0 goedgekeurd op 18 september 2002). Uitgangspunt is dat de Raad van Bestuur het gebouw per 1 januari 2003 zal betrekken. Om die strakke planning haalbaar te maken wordt in het projectplan voorgesteld: • dezelfde aanpak te hanteren die ook voor gebouw A is gehanteerd; • hetzelfde programma van eisen en hetzelfde kwaliteitsniveau toe te passen en • dezelfde externe projectleider en dezelfde architect Verweij Messnig en Partners (VMP) in te schakelen. Kwalitatief betekent dit dat deels met kantoortuinen zal worden gewerkt en deels met een traditionele kamerindeling. Uitgangspunt is dat de medewerkers van gebouw B gebruikmaken van het restaurant in gebouw A. De uitgebreide vergadervoorzieningen (behoudens de spreekkamers) zullen worden gerealiseerd in het nog te bouwen paviljoen (opleidingscentrum).

19 / 93

De voorzitter van de Raad van Bestuur schakelt in mei 2002 architectenbureau Skidmore Owings & Merril (SOM) in, dat ook het gebouw heeft ontworpen. Dit bureau zal het interieurontwerp maken voor de elfde en twaalfde verdieping, waar het bestuurscentrum zal worden gehuisvest. Architect VMP zal de overige verdiepingen ontwerpen. Eind juni 2002 blijkt dat UWV de voor het bouwproces van G&S Vastgoed benodigde gegevens niet tijdig kan leveren – mede vanwege vertraging van architect SOM voor het ontwerp van de elfde en twaalfde verdieping – waarna verhuurder G&S Vastgoed aangeeft dat de opleverdatum daardoor verschuift naar 1 april 2003, wat ook zal gebeuren. Op 10 juli 2002 wordt de eerste vergadering van het ontwerpteam gehouden op basis van de eerste ontwerptekeningen van architect SOM. In het verslag van deze vergadering zijn uitgangspunten voor de elfde en twaalfde verdieping opgenomen. Deze uitgangspunten zijn direct vertaald in een ontwerp. Een programma van eisen is niet aangetroffen. In september 2002 is het ontwerp voor de twee bovenste verdiepingen, alsmede voor de begane grond gereed en op 18 september beslist de stuurgroep Huisvesting daarover op basis van de beslisdocumenten 16 en 17. 12 G&S Vastgoed is in juli 2002 al gestart met de werkzaamheden voorzover die het deel betreffen dat is uitgewerkt door architect VMP. Voor het ontwerp van de elfde en twaalfde verdieping en de begane grond moeten ingrijpende wijzigingen worden doorgevoerd. De belangrijkste zijn: • op de begane grond is de tourniquet (tegen het advies van de architect in) verplaatst van de kop van het gebouw naar de binnenzijde; • op de eerste verdieping is een vloerveld van circa 115 vierkante meter verwijderd om de vide te vergroten. De trap naar de eerste verdieping is verwijderd, de plafonds zijn aangepast en vernieuwd en de werktuigbouwkundige installaties zijn aangepast; • op de twaalfde verdieping is in het vloerveld in de betonvloer een trapgat uitgezaagd van ongeveer 25 vierkante meter en er is een stalen trap met glazen treden aangebracht, alsmede een lichtwand. Tevens is op de twee bovenste verdiepingen een uitgebreide keukenvoorziening aangebracht waarvoor de installaties zijn aangepast; • in de toiletgroepen op de elfde en twaalfde verdieping zijn de natuurstenen vloerafwerking en de tegelafwerking op de wanden verwijderd en voorzien van natuurstenen tegels (basalt), evenals bij de liftkernen. De wastafelcombinatie met natuurstenen blad is vervangen door een andere wastafelcombinatie en ook het bestaande sanitair is vervangen door een ander type sanitair;

12 Een beslisdocument is een document dat volgens de projectprocedure van UWV wordt opgesteld door de projectgroep Huisvesting voor de stuurgroep Huisvesting, ten behoeve van het beslissingsproces. In deze documenten worden aan de stuurgroep Huisvesting beslissingen voorgelegd, voorzien van de daarmee gepaard gaande consequenties; bijvoorbeeld die ten aanzien van financiën of ten aanzien van de opleverdatum. In de verslagen van de stuurgroep Huisvesting is de besluitvorming naar aanleiding van de beslisdocumenten vastgelegd.

20 / 93

•

de plafonds van de elfde en twaalfde verdieping zijn vervangen en de werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties zijn aangepast. Er is een deels houten en deels natuurstenen vloerafwerking aangebracht, terwijl er deels tapijt is gelegd. De wanden zijn voor een deel voorzien van leemstucwerk.

In de notulen van 9 december 2002 van de projectgroep Huisvesting staat dat de stuurgroep Huisvesting alsnog heeft besloten een restaurant in gebouw B onder te brengen op de tweede verdieping.

Foto’s: hal begane grond met de vergrote vide (links) en trap 11e en 12 e verdieping (rechts)

In maart van 2003 wordt de structuur van de projectorganisatie gewijzigd: de plaatsvervangend voorzitter van de Raad van Bestuur stuurt het project vanaf dat moment direct aan. In februari/maart 2003 wordt het programma voor gebouw B ingrijpend gewijzigd op uitgangspunten en ontwerp: • er worden andere (toekomstige) gebruikers ondergebracht in het gebouw B, dat geschikt was gemaakt voor 326 werknemers; uiteindelijk zullen er andere afdelingen worden ondergebracht (staf- en directieleden) met als gevolg dat er minder werkplekken beschikbaar zijn; • er komt een ander kantoorconcept: aanvankelijk zouden er deels kantoortuinen komen, echter besloten wordt dat er meer kamers moeten worden gerealiseerd, waardoor een deel van de reeds geplaatste binnenwanden moet worden verplaatst, er wanden moeten worden bijgezet en installaties moeten worden aangepast;

21 / 93

• •

de kleurstelling wordt gewijzigd; ook moet er een vergadercentrum in het gebouw komen op de derde verdieping.

Hierdoor verschuift de opleverdatum naar september 2003. Uiteindelijk kan het gebouw op 1 oktober 2003 in gebruik worden genomen door de Raad van Bestuur, directies en (staf-) medewerkers.

4.2 Rol van de Tweede Kamer Voor het onderzoek zijn leden van de Tweede Kamer geïnterviewd die zitting hebben in de Vaste Commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Hun opmerkingen hebben vooral betrekking op de kwaliteit van de uitvoering van gebouw B: is deze passend in relatie tot de doelstelling en functie van UWV? Zijn bij de keuze van materialen en de inrichting de verwachte soberheid en doelmatigheid nagestreefd ? Daarnaast kan de communicatie tussen de Tweede Kamer en de Minister en tussen de Minister en UWV niet optimaal worden genoemd waardoor verwarring, onduidelijkheden en wantrouwen bestaat bij de volksvertegenwoordigers aangaande de juistheid, betrouwbaarheid en volledigheid van de cijfers die UWV heeft aangeleverd om de Kamervragen te beantwoorden. Daar komt bij dat de Kamerleden het beeld hebben dat de inrichting, zoals die voor de vorige huurder was voorbereid, uit het pand is gesloopt ten behoeve van de nieuwe inrichting voor UWV. De vraag is of het UWV-bestuur hierbij de bovengrens van de referentie 13 die de Rijksgebouwendienst hanteert, heeft opgezocht én overschreden. De door UWV en Ministerie verstrekte informatie Na de Kamervragen van begin juni 2003 en de antwoorden van de Minister hierop eind juni 2003, zijn er verschillende onderzoeken in opdracht van de Minister uitgevoerd naar dit onderwerp, waarvan de uitkomsten een groot aantal Kamerleden niet hebben kunnen overtuigen. Tot op heden heeft geen van deze onderzoeken de twijfels kunnen wegnemen. Veel Kamerleden hebben het gevoel dat de bewindsman onvolledig en daarmee onjuist door UWV is ingelicht. Zij zijn van mening dat UWV heeft getracht de uitkomsten van de rapportages te beïnvloeden (cijfers te maskeren) door te antwoorden met gemiddelden, bruto-/nettoverhoudingen van oppervlakten aan te passen en kosten te verschuiven naar andere verdiepingen/afdelingen. Daarenboven hebben de Kamerleden het Onderzoeks- en Verificatiebureau gevraagd de onderzoekresultaten te verifiëren zoals deze door de Minister in september 2003 zijn aangereikt. Verder vragen de volksvertegenwoordigers zich af of de problematiek wellicht breder is dan de huisvestingsproblematiek.

13 Hierover later meer.

22 / 93

4.3 Correspondentie en rapportage Hierna is een tijdlijn opgenomen die weergeeft hoe UWV zich heeft verantwoord naar aanleiding van de nieuwsuitzending van RTL op 29 mei 2003. De tijdlijn begint op 3 juni 2003 en eindigt op het moment waarop het onderhavige onderzoek een aanvang nam: 12-6 Brief vz. RvB aan Minister

29-5 Uitzending RTL Editie NL

3-7 Ambtelijk Overleg SZW, UWV en Rgd 20-6 Brief Rgd aan plv. vz. RvB

23-7 Verzoek SZW om medewerking UWV

1-9 Ambtelijk overleg SZW en UWV inzake rapport 13-8

9-10 AO cie. SZW 3-10 Notitie OVB rapport 25-9

3-6 Kamervragen 3-6 Brief vz. RvB aan Minister

17-11 Brief Minister inzake declaraties 9-12 Opdrachtbevestiging extern deskundige

10-10 Minister kondigt nader onderzoek aan

29-5 7-10 13-8 Memo's UWV: Toelichting Rapport huisvestingskosten verschillende versies rapport 25-9 UWV door UWV 14-7 Rapport SZW, Rgd PvA SZW onderzoek met bijlage van UWV huisvestingskosten UWV 31-10 Brief Minister inzake BTW

25-6 Algemeen Overleg cie. SZW

12-11 AO cie. SZW

7-11 Controle E&Y

9-12

26-11 Rapportage Ernst & Young 31-10 Rapport Nader onderzoek huisvesting UWV (door SZW/UWV incl. briefRgd)

Hierna worden in chronologische volgorde de belangrijkste correspondentie en rapporten kort toegelicht. In bijlage 5 worden ze cijfermatig weergegeven. 3 juni 2003 Brief van de voorzitter van de Raad van Bestuur, gericht aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en opgesteld naar aanleiding van de nieuwsuitzendingen van RTL. UWV informeert over de achtergronden van de totstandkoming van het hoofdkantoor. Enkele kengetallen worden verstrekt, zoals de huurprijs, de inrichtingsprijzen, de aanpassingen in het gebouw. De brief besluit met de opmerking dat de UWV-huisvesting in overeenstemming is met datgene wat binnen het publieke domein gebruikelijk is. 13 augustus 2003 Rapportage UWV-huisvesting. UWV rapporteert op verzoek van het Ministerie over de huisvestingskosten. Dit rapport is de voorloper van het rapport van september 2003 en is te beschouwen als een eerste concept. In dit rapport beschrijft het orgaan het huisvestingsbeleid, de besluitvorming betreffende het hoofdkantoor (concentratie van hoofdkantoorfuncties, de keuze voor Amsterdam, de keuze voor La Guardia Plaza, de noodzaak van de verbouwing van La Guardia Plaza), alsmede de kosten van het gebouw (vergelijkbaarheid huurkosten en inrichtingskosten). Bij het rapport zijn twee bijlagen gevoegd: • Financiële gegevens Huisvestingskosten UWV; dit betreft een nadere detaillering van de huisvestingsgegevens en

23 / 93

•

een accountantsverklaring van de Accountantsdienst UWV gedateerd 12 augustus 2003. De Accountantsdienst concludeert dat de financiële informatie voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

25 september 2003 Rapport projectgroep Ministerie en de Rijksgebouwendienst. Dit rapport bestaat uit een: • onderzoek naar de bevoegdheden en besluitvorming van het Ministerie in deze zaak; • analyse van de huisvestings- en inrichtingskosten van UWV en • een vergelijking van de kosten van UWV met die van andere publieke instellingen. Het rapport bevat een door de Rijksgebouwendienst uitgevoerde ‘benchmark’ van het hoofdkantoor en een nevenvestiging van UWV met de hoofdkantoren en nevenvestigingen van een aantal andere (semi-)overheidsorganen in het land. De selectie van de gekozen overheidsgebouwen is niet verder onderbouwd. De bevindingen van dit rapport zijn opgesteld in gemiddelden voor de gebouwen A, B, C en D, wat een oordeel over de huisvestingskosten voor gebouw B en de bestuursverdiepingen niet mogelijk maakt (dat was overigens op dat moment ook niet gevraagd). Als bijlage bij dit rapport bevindt zich de Rapportage Huisvestingskosten UWV van september 2003 versie 3.3 met de accountantsverklaring van de Accountantsdienst. De Minister heeft het rapport met een begeleidende brief naar de Kamer gestuurd. De bewindsman constateert dat de kosten van de UWV- huisvesting zich bevinden op de het niveau van de reguliere referentiekwaliteit Rijkshuisvesting14 van de Rijksgebouwendienst en dat de huisvestingskosten van UWV vergelijkbaar zijn met de andere onderzochte bestuursorganen. 3 oktober 2003 Notitie Onderzoeks- en Verificatiebureau van de Tweede Kamer. De bevindingen zijn vastgelegd in een vertrouwelijke notitie gedateerd 3 oktober 2003. 29 oktober 2003 Adviesbureau Twynstra Gudde geeft een rapportage met daarin een oordeel over het meubilair van de Raad van Bestuur en dat in de vergaderkamers, de audiovisuele middelen, het algemene kantoormeubilair, het restaurantmeubilair, de inrichting van de ontvangstruimten, alsmede de pc’s op de werkplek. 30 oktober 2003 Rapportage Uitwerking huisvestingskosten UWV gebouw B, waarin UWV ingaat op de nadere vragen die zijn gesteld met betrekking tot gebouw B. In het rapport worden de indeling van

14 De Rijksgebouwendienst kent sinds de zogenaamde stelselwijziging in 1999 geen huisvestingsnorm meer. Wel heeft de dienst een interne referentie ontwikkeld, op basis waarvan bij het verwerven van huisvesting een beoordeling kan plaatsvinden op kosten en kwaliteit. Dit is de zogenaamde ‘reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesing’.

24 / 93

gebouw B, alsmede enkele kostenspecificaties toegelicht. Verder is er aandacht voor de BTWproblematiek (al dan niet aftrekbaar). Er zijn bijlagen ingevoegd met specificaties over inrichtingskosten met betrekking tot gebouw B, meubilair en audiovisuele middelen en aanpassingen van en in gebouw B. De rapportage is voorzien van een accountantsverklaring van de UWV-Accountantsdienst (gedateerd 30 oktober 2003); later voorzien van een accountantsverklaring van Ernst & Young van 7 november 2003, inhoudende dat de rapportage voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

20 november 2003 Rapport Ernst & Young. De uitkomsten van het nadere onderzoek zijn op 31 oktober 2003 naar de Tweede Kamer gezonden. In de brief aan de Tweede Kamer (gedateerd 31 oktober 2003) geeft de Minister aan een deskundigenoordeel te zullen inwinnen over de volledigheid en juistheid van de huisvestingkosten en de niet- gebouwgebonden inrichtingskosten als onderdeel van de totale uitvoeringskosten van UWV. Om de twijfel omtrent de uitkomsten van dit onderzoek weg te nemen laat de Raad van Bestuur accountantsbureau Ernst & Young de rapportage ‘Berekening van de begrote vierkante meter prijs brutovloeroppervlak inzake inrichtingsinvesteringen La Guardia Plaza gebouw B van UWV te Amsterdam’ onderzoeken. In het rapport stelt Ernst & Young dat zij haar onderzoek heeft uitgevoerd met een diepgang als ware het een ‘forensisch’ onderzoek. Het kantoor concludeert vervolgens ‘dat de financiële veronderstellingen een redelijke basis vormen voor de begrote referentieprijs per vierkante meter van inrichtingsinvesteringen in gebouw B’.

25 / 93

5. Bevindingen In hoofdstuk 1 is de verstrekte opdracht nader omschreven. De bevindingen zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt aan de hand van de volgende deelonderwerpen, welke direct dan wel indirect betrekking hebben op gebouw B van La Guardia Plaza: 1. 2. 3. 4. 5.

financieel-administratieve processen; effectiviteit ruimtegebruik ; huurkosten; kosten inbouwpakket en toerekening kosten bestuurs- en vergadercentrum; kosten van niet-gebouwgebonden inrichting (losse inric hting, waaronder kosten restaurantmeubilair en kosten audiovisuele middelen); 6. BTW-verrekening. De bevindingen inzake deze specifieke onderwerpen worden in dit hoofdstuk steeds zoveel mogelijk besproken volgens de indeling: a. toetsingskader (de norm); b. bevindingen van dit onderzoek; c. analyse ter onderbouwing van het oordeel. Hierna wordt eerst een beschrijving gegeven van de financieel-administratieve processen.

5.1 Financieel -administratieve Processen 5.1.1 Algemeen Voor het beoordelen van de financiële aspecten van de realisatie (van de aanhuur, verbouwing en inrichting) van een gebouw dienen de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) betreffende het bouwproject te worden geïnventariseerd. De AO/IC moet verzekeren dat de vastgestelde normen en uitgangspunten (zowel financieel als niet-financieel) in de organisatie op de juiste wijze worden uitgevoerd. Hiermee kan de rechtmatigheid van de uitgaven worden vastgesteld. De AO/IC kan worden vastgelegd in een handboek waarin de vereiste procedures en richtlijnen met betrekking tot het bouwproces zijn opgenomen. Een dergelijk handboek is bij UWV niet aangetroffen voor La Guardia Plaza. Wel geeft UWV aan dat voor de totale organisatie AO/IC-procedures zijn opgesteld die ook van toepassing zijn voor huisvestingsprojecten. 5.1.2 Huisvestingsbeleid Norm Een beslissing over huisvesting dient te volgen uit het huisvestingsbeleid van de organisatie. Dit huisvestingsbeleid wordt afgeleid uit de visie over strategische doelstellingen en dient onder andere de financiële en niet- financiële uitgangspunten te omvatten.

26 / 93

Bevindingen De UWV-visie is vastgelegd in het masterplan Huisvesting van 13 maart 2003. Dit masterplan is op 19 november 2003 aan het Ministerie aangeboden. Het bestond nog niet toen de gebouwen A tot en met D werden aangehuurd. De directeur Facilitair & Inkoop en de toenmalig manager Inkoop Vastgoed hebben een analyse ‘Huisvesting UWV’ (gedateerd 18 maart 2002) opgesteld, waarin de keuze tussen La Guardia Plaza en drie andere locaties is uitgewerkt en waarin wordt voorgesteld gebouw B te bestemmen voor de Raad van Bestuur en de staven indien voor La Guardia Plaza wordt gekozen. 15 Het huisvestingsbeleid ten aanzien van het hoofdkantoor is niet gedetailleerd uitgewerkt. De visie op de functies die in het hoofdkantoor moeten worden ondergebracht, is tijdens de bouw diverse keren gewijzigd. Analyse Het huisvestingsbeleid van UWV ten aanzien van La Guardia Plaza gebouw B is uitgevoerd zonder dat vooraf een specifiek (en gedetailleerd) programma van eisen is opgesteld en vervolgens is vastgesteld. De korte doorlooptijd van de besluitvorming omtrent de locatie van het hoofdkantoor, alsmede de wens van de Raad van Bestuur om zo spoedig mogelijk te komen tot één hoofdkantoor, zijn daarbij leidend geweest. 5.1.3 Begroting Norm De financiële en niet- financiële uitgangspunten uit het huisvestingsbeleid worden vertaald naar een programma van eisen. Op basis hiervan wordt een begroting opgesteld. Een begroting dient te worden goedgekeurd door de leiding. In de wet SUWI (art. 46 en 47) is bepaald dat de totale UWV-begroting waarvan de investeringsbegroting deel uitmaakt, wordt goedgekeurd door de Minister. De begroting van een huisvestingsproject wordt, indien dit project past binnen de goedgekeurde begrotingskaders, goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Bevindingen Er is een concept-projectplan voor gebouw B (gedateerd 1 juli 2002) opgesteld. Deze versie is gebaseerd op de situatie van gebouw A, waarin voormalige SFB gehuisvest is. Het projectplan is nadien nog diverse malen aangepast en op 18 september 2002 goedgekeurd door de stuurgroep Huisvesting. Vanaf juni 2002 heeft UWV verscheidene begrotingen opgesteld, te weten:

15 Uit het onderzoek is niet gebleken dat er overleg is geweest om de Raad van Bestuur en de staven in gebouw C of D te huisvesten.

27 / 93

1. een begroting van 15,5 miljoen euro uit juni 2002; de hierbij behorende beslisdocumenten (nr. 1 tot en met 14) laten zien dat een aantal zaken, zoals definitieve inrichting, restauratieve voorzieningen en dergelijke nog niet definitief was. De begroting was gebaseerd op de begroting van gebouw A; 2. een begroting van 23,8 miljoen euro van december 2002; in deze begroting zijn de voorziene kosten opgenomen voor de aanpassingen aan de elfde en twaalfde verdieping en aan de begane grond en eerste verdieping van gebouw B (op basis van beslisdocumenten 16 en 17). Tevens is in de begroting een post opgenomen voor meubilair (naar later blijkt voor zowel gebouw B als voor de gebouwen C en D). Verder is in de begroting een post opgenomen voor een restaurant in gebouw B; 3. een begroting van 19,2 miljoen euro (maart 2003). Deze begroting is opgemaakt door de externe projectleider in samenwerking met de controller Vastgoed. De eerdere begroting van 23,8 miljoen blijkt onvoldoende onderbouwd te zijn en ook het meubilair van de gebouwen C en D te bevatten. De begroting is voor een groot deel gebaseerd op reeds aangegane verplichtingen en op een schatting van toekomstige verplichtingen. Analyse Vastgesteld is dat de begroting van gebouw B meerdere malen is aangepast. De eerste begrotingen blijken onvoldoende onderbouwd met normen en berekeningen. De begroting van maart 2003, sluitend op 19,2 miljoen euro, is grotendeels gebaseerd op reeds aangegane verplichtingen. UWV hanteert tot op heden deze begroting, maar die is niet formeel goedgekeurd door de Raad van Bestuur, zo blijkt uit de maandelijkse vastgoedrapportages van de controller Vastgoed. 5.1.4 Offertes Norm De Europese Gemeenschap heeft bepaald dat de aanschaf van diensten, goederen en werken boven een bepaald drempelbedrag moet worden aanbesteed via een Europese aanbestedingsprocedure. Tot de overheid worden in dit geval niet alleen de Rijksoverheid, maar ook publiekrechtelijke instellingen gerekend. Tot het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid behoren onder andere: GAK Nederland BV, USZO BV, SFB UOSV NV, Cadans Uitvoeringsinstelling BV, GUO Uitvoeringsinstelling BV, de rechtsvoorgangers van UWV. Hieruit volgt dat dit orgaan moet worden aangemerkt als ‘overheid’ en dat dit instituut derhalve valt onder de reikwijdte van de Europese aanbestedingsregels. De Europese aanbestedingsregels geven vier soorten richtlijnen voor overheidsopdrachten, te weten die betreffende 1) werken, 2) leveringen, 3) diensten en 4) de nutssector. Zodra een drempelbedrag wordt overschreden, moeten de Europese aanbestedingsprocedures worden gevolgd.

28 / 93

Van 1 januari 2002 tot 1 januari 2004 golden de volgende bedragen:16 Richtlijn

Opdracht

Drempelbedrag (in euro, excl. BTW) > 6.242.028 > 5.000.000

Werken 93/37/EEG

• •

aanbestedende dienst geeft opdracht tot uitvoeren werk andere instantie, niet aanbestedende dienst

Leveringen 93/36/EEG

• •

centrale overheid neemt p roduct af enig andere aanbestedende dienst neemt product af

> 162.293 > 249.681

Diensten 92/50/EEG

• • •

opdracht gegeven door centrale overheid opdracht gegeven door een aanbestedende dienst opdracht gegeven door een aanbestedende dienst, maar het gaat om een uitzonderingssituatie

> 162.293 > 249.681 > 200.000

Voor andere investeringen geldt de ‘algemene’ norm dat concurrerende offertes moeten worden opgevraagd teneinde een uitgebrachte offerte goed te kunnen beoordelen. Indien er sprake is van vaste leveranciers, moeten de raamcontracten worden afgesloten op basis van een offerteprocedure. De beslissing of een offerte wordt geaccepteerd, ligt bij specifiek daartoe gemandateerde functionarissen. In casu zijn deze bevoegdheden vastgelegd in het UWVmandateringsbesluit. Indien vooraf niet is vastgesteld of het gevraagde past binnen de goedgekeurde begroting, mogen offertes niet worden aangevraagd noch mogen opdrachten worden verstrekt. Bevindingen Europese aanbesteding Voor het aanbrengen/realiseren van het inbouwpakket is de ‘richtlijn Werken’ van toepassing. In de overgelegde UWV-stukken is een notitie van de afdeling Juridische Zaken (van 30 mei 2002) aangetroffen die aangeeft dat werken van meer dan 5 miljoen euro Europees moeten worden aanbesteed. Uit de notulen van de projectgroep Huisvesting van 3 juni 2002 blijkt dat de notitie zal worden voorgelegd aan de stuurgroep Huisvesting17 . De besluitvorming in de stuurgroep Huisvesting over dit onderwerp is niet aangetroffen. De bouwsom is in de begroting van juni 2002 begroot op circa 4,7 miljoen euro exclusief BTW, na aftrek van de vergoeding door G&S Vastgoed. Op dat moment was de verbouwing van de elfde en twaalfde verdieping en de begane grond / eerste verdieping reeds voorzien en moesten de daarmee voorziene kosten bij de vaststelling van de bouwsom worden betrokken. In dat geval zouden de bouwkosten het

16 De inhoud van de EG-aanbestedingsrichtlijnen is hier niet nader uitgewerkt. 17 Zie voor een nadere beschrijving van de projectorganisatie paragraaf 5.1.7.

29 / 93

drempelbedrag overstijgen waarmee de opdracht onder de werking van de EUaanbestedingsregels zou komen. Er is evenwel niet in Europees verband aanbesteed. Evenmin is een gedocumenteerde beslissing aangetroffen over al dan niet Europees aanbesteden. In aanmerking dient te worden genomen dat de huurcontracten voor de gebouwen B, C en D (vrijwel) gelijktijdig en ook gezamenlijk zijn aangegaan. In de huurcontracten is vastgelegd dat G&S Vastgoed, voor rekening van UWV, voor alle gebouwen het inbouwpakket zal aanbrengen. Er is een begroting opgesteld voor de drie gebouwen samen waaruit blijkt dat de verwachte bouwsom voor deze drie gebouwen het drempelbedrag van de richtlijn Werken ruim zal overstijgen en dat UWV derhalve gehouden is een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. Offerteprocedure In een verslag van een bespreking die op 2 september 2002 tussen G&S Vastgoed en UWV is gevoerd, staat de volgende procedure beschreven: • G&S Vastgoed zal ten behoeve van UWV offertes opvragen bij leveranciers van G&S Vastgoed onder de voorwaarden die G&S Vastgoed hieraan stelt; • kortingen, courtages en dergelijke die G&S Vastgoed zal ontvangen, zullen aan UWV worden afgedragen. In januari 2003 wordt geconstateerd dat de procedure onvoldoende werkt en de projectgroep Huisvesting stelt een nieuwe procedure op. In de loop van 2003 wordt de volgende procedure ingevoerd: • de UWV-projectleider geeft G&S Vastgoed opdracht een offerte te maken; • G&S Vastgoed komt met een voorstel; • de projectleider Bouw beoordeelt de offertes en vraagt advies aan een extern bureau (Technical Management); • de afdeling (Facilitair &) Inkoop controleert of dit voorstel marktconform is en vraagt ook zelf offertes op om die te kunnen vergelijken met het voorstel van G&S Vastgoed; • in onderling overleg bepalen G&S Vastgoed, de projectleider en afdeling (Facilitair &) Inkoop aan welke leverancier de opdracht zal worden verstrekt; • de controller parafeert dat de offerte binnen de begroting valt; • daarna wordt de offerte/opdracht door de daartoe binnen UWV gemandateerde functionaris voor akkoord getekend. Er kan niet worden vastgesteld welke van de twee procedures bij gebouw B is gevolgd. Er is geen documentatie aangetroffen over de beoordeling van offertes. Wel is gebleken dat de procedure in de loop van 2003 is verbeterd. Er is niet vastgesteld dat G&S Vastgoed kortingen en/of courtages heeft ontvangen en derhalve ook niet dat G&S Vastgoed deze volgens afspraak heeft afgedragen aan UWV. Er is geen documentatie aangetroffen waaruit blijkt dat offerteaanvragen worden getoetst aan de begrotingsruimte.

30 / 93

Analyse Vastgesteld kan worden dat UWV de Europese aanbestedingsprocedure niet heeft gevolgd. Er is wel een intern memo aangetroffen, maar er is geen besluitvorming over geweest. Op grond van de verwachte bouwsom zijn de werkzaamheden ten behoeve van het inbouwpakket ten onrechte niet in Europees verband aanbesteed. UWV stelt zich op het standpunt dat het nie t als opdrachtgever (lees: aanbestedende dienst) is aan te merken, doch ‘dat de verhuurder c.q. de in zijn opdracht werkende projectontwikkelaar, de gebouwen zou aanpassen aan de wensen van de huurder in het kader van de desbetreffende huurovereenkomst’. De huurovereenkomst heeft echter betrekking op een ‘casco’ opgeleverd gebouw. In de overeenkomst is vastgelegd dat G&S Vastgoed het inbouwpakket zal realiseren. De opdracht(en) daartoe verstrekt UWV afzonderlijk aan G&S Vastgoed en het voldoet de betalingen afzonderlijk aan dit bedrijf. Op grond van het bovenstaande ligt het in de rede UWV te beschouwen als aanbestedende dienst en aan te nemen dat UWV derhalve gehouden is de Europese aanbestedingsprocedure te volgen. 18 Voor de diensten die bij de realisatie van het inbouwpakket worden afgenomen (architect en projectmanagement), stelt UWV dat sprake is van een zogeheten ‘B-dienst’19 , waarvoor een verlicht regime geldt. Er zijn echter geen argumenten te noemen die deze zienswijze ondersteunen. Voor een B-dienst gelden eveneens de algemene beginselen van het EG-verdrag ten aanzien van non-discriminatie, transparantie en objectiviteit. Dat betekent dat iedere aanbieder een eerlijke kans moet krijgen om naar de opdracht mee te dingen en dat de selectie van de aanbieders en de gunning volgens objectieve criteria verlopen. Tevens kan worden geconstateerd dat voor de beoordeling van de offertes van G&S Vastgoed de afgesproken procedures ten aanzien van de controle op de prijs voor het grootste gedeelte van de looptijd van het werk niet zijn gevolgd. 5.1.5 Ondertekening Norm Op basis van de beslissing tot gunning wordt de opdracht verstrekt en ondertekend door een daartoe via de mandateringsbesluiten gemachtigde functionaris.

18 Het genoemde zou niet gelden indien G&S Vastgoed een ‘turnkey-gebouw’ (volledig gebruiksklaar dus met inbegrip van het inbouwpakket) aan UWV zou opleveren en dit instituut slechts gehouden zou zijn de verschuldigde huur te betalen. In dat geval is UWV niet als aanbestedende dienst aan te merken. 19 De Richtlijn Diensten maakt een onderscheid tussen opdrachten voor dienstverlening die onder de volledige werking (Bijlage IA) van de richtlijn vallen, en opdrachten waarop slechts een deel van de richtlijn van toepassing is. Dit is het geval bij diensten die voorkomen op de zogenaamde Bijlage IB-lijst, zoals bijvoorbeeld gezondheidsdiensten en sociale diensten, plaatsing van personeel en personeelsverschaffing, diensten voor recreatie, cultuur en sport.

31 / 93

Bevindingen In de projectperiode van gebouw B zijn de opdrachten niet altijd ondertekend volgens het mandateringsbesluit. De meeste opdrachten tot maart 2003 zijn getekend door de intern projectleider (voormalig Regio Facilitymanager Noord-West), of nadien door de plaatsvervangend directeur Facilitair & Inkoop. Enkele opdrachten zijn getekend door de directeur Facilitair & Inkoop. 20 De intern projectleider (tot maart 2003) / voormalig Regio Facilitymanager Noord-West is uit hoofde van zijn functie tot 7.000 euro gemandateerd en tekent voor opdrachten tot 600.000 euro. In het projectplan (versie 1.0) dat in september 2002 door de stuurgroep werd goedgekeurd, staat dat de projectleider voor het project Gebouw B ‘gedelegeerd opdrachtgever’ is en ‘gemandateerd is voor bestellingen binnen de kaders van het vastgestelde projectbudget’. Deze delegering vanuit de Raad van Bestuur is echter nooit via een vervangende mandatering bekrachtigd. Dit impliceert dat er formeel geen bevoegdheid bestond om rechtsbetrekkingen aan te gaan die de 7.000 euro te boven zouden gaan. Hierbij zij aangetekend dat de opdrachten die zijn verstrekt, in lijn zijn met de besluitvorming van de stuurgroep Huisvesting en de op dat moment geldende begroting. De plaatsvervangend directeur Facilitair & Inkoop is gemandateerd tot 200.000 euro en tekent voor opdrachten tot 800.000 euro. De directeur Facilitair & Inkoop is gemandateerd tot 2.500.000 euro en heeft geen opdrachten boven dit bedrag goedgekeurd. Analyse Vastgesteld is dat de mandateringsbesluiten in veel gevallen niet zijn nageleefd en dat opdrachten zijn verstrekt, zonder dat de formele bevoegdheden daartoe waren vastgesteld. 5.1.6 Facturen Norm Facturen voor geleverde prestaties dienen te worden goedgekeurd wanneer de prestatie geleverd is en de berekende bedragen en betalingstermijnen akkoord zijn bevonden met de opdracht. De desbetreffende onderdelen worden goedgekeurd door personen die daartoe bevoegd zijn. Bevindingen De procedure voor verwerking van de facturen is als volgt: • de factuur komt binnen bij de projectadministratie waar wordt vastgesteld of er een opdracht aan ten grondslag ligt;

20 Tot maart 2003 was de voormalig Regio Facilitymanager Noord-West intern projectleider. De plaatsvervangend Directeur Facilitair & Inkoop is binnen het in maart 2003 geformeerde kernteam Huisvesting aangewezen als verantwoordelijke voor project gebouw B, C en D van La Guardia Plaza.

32 / 93

• • • •

vervolgens wordt de factuur ingeboekt in de crediteurenadministratie; de factuur gaat daarna naar de externe projectleider die parafeert voor ‘levering prestatie conform opdracht’; de factuur gaat naar de projectcontroller die deze tekent voor akkoord; uiteindelijk wordt de factuur voor ‘akkoord betaling’ ondertekend door de (plaatsvervangend) directeur Facilitair & Inkoop (afhankelijk van mandateringsregel).

Deze procedure geldt sinds mei/juni 2003. Daarvoor bestond geen goede procedure. Dit blijkt onder meer uit een memo van 23 mei 2003, waarin medewerkers erop attent worden gemaakt dat er geen facturen mogen worden betaald als daar geen getekende opdracht aan ten grondslag ligt. Analyse Er is een procedure voor een goede verwerking van facturen ingesteld gedurende de looptijd van het project. Deze procedure voldoet aan de gestelde eisen. Vastgesteld is dat een factuur (over het algemeen) op de juiste code in de projectadministratie is verwerkt. Geboekte facturen hebben betrekking gehad op het werk La Guardia Plaza B. Kosten die ten laste van het project zijn geboekt, hebben daar ook betrekking op. Vanwege de gebreken in de AO/IC, zoals beschreven in de voorgaande paragrafen, bestaat over de rechtmatigheid geen zekerheid. 5.1.7 Projectorganisatie Norm Voor het (bouw)project wordt een projectorganisatie opgezet waarin duidelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten worden vastgelegd. Bevindingen Voor de ontwikkeling en realisatie van het inbouwpakket voor gebouw B van La Guardia Plaza is in juni 2002 een projectorganisatie opgezet. Deze werd aangestuurd via een stuurgroep Huisvesting, voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur. De operationele uitwerking verliep binnen de projectgroep Huisvesting. Als intern projectleider namens UWV was de voormalig Regio Facilitymanager Noord-West aangesteld. Voor de bouwbegeleiding was een externe projectleider aangetrokken. De projectgroep Huisvesting bereidde beslissingen van de stuurgroep voor. Naast de stuurgroep en de projectgroep bestonden ook een zogenaamde voorbereidingsgroep en een procesoverleg als overlegorgaan. De projectorganisatie bleek niet goed te functioneren. Zo blijkt ook uit de kwartaalrapportages over de ‘projecten UWV’ uit 2002, waarin wordt gesteld dat: • het projectplan is goedgekeurd; • de begroting niet is goedgekeurd; • de projectorganisatie niet volgens plan is opgezet;

33 / 93

• •

er geen projectmanager is opgenomen in de projectstructuur en de budgetbewaking niet functioneert.

Eind 2002 wordt een extern adviseur van Ernst &Young ingezet om een nieuwe projectorganisatie op te zetten. In februari 2003 wordt een nieuwe projectstructuur ingevoerd. Er komt een kernteam Huisvesting onder leiding van de plaatsvervangend voorzitter van de Raad van Bestuur. 21 Het kernteam Huisvesting voert de regie over alle huisvestingsprojecten van UWV. Vanuit het kernteam wordt de plaatsvervangend directeur Facilitair & Inkoop verantwoordelijk voor de huisvesting van La Guardia Plaza. Tevens wordt een andere externe projectleider voor de bouwbegeleiding ingeschakeld. Voor de financiële projectbewaking wordt een controller Vastgoed aangesteld. De controller Vastgoed constateert in de maandelijkse projectrapportages een verbetering in het functioneren va n de projectorganisatie. Overigens merkt de controller Vastgoed in de rapportage van mei 2003 op dat de taken en verantwoordelijkheden van het projectteam (nog steeds) niet duidelijk zijn geformuleerd. Op 10 juni 2003 stelt de Raad van Bestuur de verantwoordelijkheidsstructuur voor huisvestingsprojecten vast. Analyse De projectorganisatie heeft voor een groot deel van het werk niet goed gefunctioneerd. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden waren lange tijd onduidelijk en niet formeel vastgelegd en goedgekeurd. UWV heeft vanaf maart 2003 diverse externen betrokken in de projectorganisatie. Het instituut onderkent dat het voor de complexe en omvangrijke projecten die voortvloeien uit het masterplan Huisvesting, zelf onvoldoende deskundigheid in huis heeft. In principe heeft de Raad van Bestuur een stop gezet op de inhuur van externen (‘niet zonder toestemming’; RvB 17/5/02). De externe inhuur wordt in opdracht van de Raad van Bestuur ook doorgelicht en er wordt een nota ‘inzet externen’ opgesteld (RvB 7/7/03). Dit betekent dat de inhuur van externen getoetst kan worden door de Accountantsdienst. 5.1.8 Projectbewaking, controle van en toezicht op de informatievoorziening Norm Van een (bouw)project moet een projectadministratie worden bijgehouden. Regelmatig (bijvoorbeeld eens per maand) dient deze administratie te worden aangesloten op het grootboek. Tevens dient regelmatig te worden gerapporteerd over de voortgang (het verloop, de uitputting van het budget, de aanpassingen van begrote, dan wel gerealiseerde bedragen en dergelijke). De jaarrekening wordt gecontroleerd door accountants.

21 Kernteam Huisvesting is vanaf maart 2003 het beslissingsbevoegde orgaan binnen de projectorganisatie voor het project La Guardia Plaza.

34 / 93

Bevindingen De huisvestingskosten voor La Guardia Plaza worden geadministreerd via de financiële administratie, de projectadministratie en de verplichtingenadministratie. De financiële administratie wordt gevoerd in PeopleSoft; de projectadministratie en de verplichtingenadministratie worden in Excel gevoerd. De ontvangen facturen worden (uiteraard) ook in de grootboekadministratie opgenomen. Regelmatig (eens per maand) worden de administratieve systemen op elkaar aangesloten. In 2003 is UWV begonnen met een systeem waarin de opdrachten, indien deze getekend zijn door daartoe bevoegden, worden opgenomen in een subadministratie. De ontvangen facturen moeten dan wel voor verrichte prestatie worden getekend en de afloop ervan kan in het systeem automatisch worden gevolgd. De projectbewaking voor de huisvesting La Guardia Plaza verloopt via maandelijkse rapportages die worden opgesteld door de controller Vastgoed. Deze functiona ris is financieel verantwoording verschuldigd aan het hoofd Financieel- Economische Zaken en voor wat gebouw B van La Guardia Plaza betreft aan de plaatsvervangend voorzitter van de Raad van Bestuur. In deze rapportages van de controller Vastgoed komen de knelpunten ten aanzien van de inrichting duidelijk naar voren. In de rapportages wordt ook aandacht besteed aan de begrotingsuitputting. Dit geschiedt aan de hand van de verstrekte opdrachten. Deze structuur is in de loop van 2003 ingevoerd. Daarvóór werden geen maandelijkse rapportages opgesteld. Wel werden financiële overzichten opgesteld waarin over de begroting versus de uitputting werd gerapporteerd. De UWV-jaarrekening, inclusief de investeringen in materiële vaste activa, zoals voor het project La Guardia Plaza gebouw B, wordt gecontroleerd door de Accountantsdienst van UWV. Deze dienst treedt op als deskundige, zoals bedoeld in art. 393 BW2. La Guardia Plaza gebouw B is in verhouding tot de totale kosten van de bedrijfsvoering van UWV, voor de controle van de jaarrekening te beschouwen als een onderdeel met een beperkt materieel belang. Het UWV-kernteam Huisvesting stelt in zijn vergadering van 13 juni 2003 dat ‘de Accountantdienst een rol wordt gegeven bij het handboek herhuisvesting, ter borging va n de individuele projecten en het totale masterplan’. Deze rol zal de Accountantsdienst moeten integreren in zijn controleaanpak. De Accountantsdienst UWV heeft ook een verklaring afgegeven bij de diverse rapportages die zijn voorgelegd aan het Ministerie en de Tweede Kamer inzake de huisvestingskosten voor La Guardia Plaza. Daarnaast zijn derden betrokken geweest bij de controle op de informatievoorziening omtrent de huisvestingskosten voor La Guardia Plaza. De accountantsdienst van het Ministerie heeft een review uitgevoerd op de werkzaamheden van de UWV-Accountantsdienst; Ernst & Young heeft enkele huisvestingsrapportages beoordeeld.

35 / 93

De Accountantsdienst van UWV bestaat uit een afdeling Operational en Financial Audit. Deze richt zich met name op de processen en de beheersing van processen. Daarnaast is nog sprake van een ICT-audit en rechtmatigheidsaudit. Dat deze beheersing de aandacht heeft van het UWV-management blijkt uit de ‘nulmeting’ (uitgevoerd in 2002) waarin de te beheersen processen, de daarin onderscheiden gebreken en de te nemen maatregelen worden samengevat. Inmiddels is in vervolg hierop een rapportage over de ‘nul + 1- meting’ opgesteld (gedateerd 27 mei 2003) waaruit verbeteringen op een groot aantal, maar niet alle, terreinen blijkt. Analyse Vastgesteld kan worden dat de projectbewaking gedurende het grootste deel van de looptijd van het project van onvoldoende niveau en kwaliteit is geweest. Vanaf maart 2003 is er meer structuur gekomen in de controle op de huisvesting van La Guardia Plaza. De Accountantsdienst van UWV is betrokken geweest bij de financiële verantwoording aan de Tweede Kamer. Daarnaast heeft de accountantsdienst van het Ministerie een review uitgevoerd op de werkzaamheden van de UWV-accountantsdienst en heeft Ernst & Young enkele huisvestingsrapportages beoordeeld. Gesteld kan worden dat interne beheersing de aandacht van het management heeft. Het is wel zo dat het Facilitair Bedrijf als bijzonder aandachtspunt naar voren komt vanwege de geconstateerde gebreken en het gebrek aan voortgang bij de oplossing van de geconstateerde knelpunten. 5.1.9 Financiële verantwoording Norm De totale begroting voor La Guardia Plaza B dient als basis te gelden voor de financiële verantwoording in de rapportages aan de Tweede Kamer. Bevindingen De begroting waaraan het RTL-programma ‘Editie NL’ op 29 mei 2003 refereerde (en welke sloot op 23,8 miljoen), was de gedateerde begroting uit december 2002. Inmiddels had UWV de begroting naar beneden bijgesteld. De begroting die het instituut vanaf maart 2003 (tot heden) hanteert, sluit op 19.165.984 miljoen euro. In deze begroting zijn zowel de kosten voor het inbouwpakket opgenomen als de niet- gebouwgebonden kosten. Daarnaast zijn de kosten voor de BTW-compensatie die voortvloeien uit het huurcontract, en een post ICT-kosten opgenomen. De rapportage van Ministerie en Rijksgebouwdienst van september 2003 bevatte een benchmark voor de kosten van het inbouwpakket. Om de gegevens van de benchmark vergelijkbaar te maken heeft UWV uit de totale begroting de kosten voor het inbouwpakket afgeleid. Dit is zichtbaar gemaakt in de navolgende tabel.

36 / 93

Code begroting

Omschrijving

Verloop cnf. kostenstructuur projectadmin. UWV 11 Bouwkundige kosten 12 W-installatie 13 E-installatie 14 Liftinstallatie 17 Beveiligingsinstallatie 19 Datacom 31 Verhuiskosten 32 Kunst 34 Opleveringsschoonmaak 41 Inrichting Kantoren 42 Inrichting Directieruimtes 43 Interieurbouw 44 inrichting mag/postkamer/archief 51 Projectmanagement 52 Makelaar 53 Advieskosten 54 Ontwerp 61 Onvoorzien Vergoeding G&S

Begroting UWV Correcties en rapportages sept. en okt. 03 Realisatie (1) (2) (3) (4)=(2)+(3) (5) (6)=(4)+(5) (7) begroting begroting correcties rapportage correcties rapportage realisatie dec. 2002 maart 2003 t.b.v. rapp. SZW / Rgd t.b.v. rapp. UWV begroting per sept. 03 sept. 03 okt. 03 okt. 03 18 dec. 03

7.857.215 526.722 703.500 5.250 286.860 546.000 348.600 76.440 72.450 3.755.838 824.613 578.249 199.710 294.588 45.360 73.710 105.000 1.082.147 -1.909.091

6.558.212 1.308.627 779.150 326.292 651.116 348.600 76.440 72.450 1.257.600 564.840 244.790 199.710 795.119 54.000 34.272 296.000 250.000 -1.532.948

-1.186.800 -543.000 -35.000

6.558.212 1.308.627 779.150 0 326.292 651.116 348.600 76.440 72.450 70.800 21.840 209.790 199.710 795.119 54.000 34.272 296.000 250.000 -1.532.948

-117.895

26.862 311.319

6.440.317 1.308.627 779.150 0 326.292 651.116 348.600 76.440 72.450 70.800 21.840 209.790 199.710 795.119 54.000 34.272 322.862 561.319 -1.532.948

6.791.507 942.807 750.377 3.186 331.500 668.073 40.703

1.318.566 593.905 226.707 194.687 894.028 40.650 39.722 349.059 565.426 -1.536.994

56

Afkoop BTW-compensatie

4.743.969

4.381.714

-4.381.714

0

0

4.381.714

99

ICT Kosten

3.600.000

2.500.000

-500.000

2.000.000

2.000.000

912.326

-6.646.514 12.519.470

220.286 12.739.756

17.507.950

Totaal

23.817.130 19.165.984

Op de totale begroting (kolom 2) zijn de kosten van meubilair, de BTW-compensatie en ICT in mindering gebracht (kolom 3). In de rapportage van september 2003 is gerapporteerd dat de begrote kosten voor het inbouwpakket na de correctie 12.519.470 euro bedroegen (kolom 4). In de UWV-rapportage van oktober 2003 is dit bedrag bijgesteld tot 12.739.756 euro (kolom 6). Dit wordt veroorzaakt door een neerwaartse bijstelling van de post ‘Bouwkundige kosten’ vanwege een dubbel begrote buitendeur en een opwaartse bijstelling voor de posten ‘Ontwerp’ en ‘Onvoorzien’ waarvoor de werkelijke verplichtingen zijn opgenomen, die hoger lagen dan de begroting (kolom 5). Inmiddels is het gebouw in gebruik genomen. De eindafrekening is nog niet bekend. In de kolom 7 zijn de uitgaven tot en met 18 december 2003 weergegeven. De uitgaven bedroegen per 18 december 2003 17.507.950 euro. Het verschil tussen begroting en realisatie wordt veroorzaakt door een forse onderuitputting op de post ICT. 22

22 In de door UWV verantwoorde kosten voor het inbouwpakket is een deel (2 miljoen) van de kostenpost ICT opgenomen. Volgens UWV is deze post bedoeld voor het UWV-brede project ‘ICT-connectiviteit’ en moet dit bedrag in mindering worden gebracht op de 12,7 miljoen voor het inbouwpakket. Vastgesteld is dat een bedrag van ruim 0,9 miljoen geboekt is op het betreffende ICT-budget. Het bedrag bestaat ondermeer uit de opdracht voor de telefooncentrale voor gebouw B, bekabeling, electra-voorzieningen en inzet van personeel. UWV is

37 / 93

Analyse Vastgesteld is dat UWV zich in de rapportages aan de Tweede Kamer gebaseerd heeft op de begroting van maart 2003. Deze wordt tot op heden door UWV gehanteerd. Om redenen van efficiency kon in het onderzoek niet de gehele UWV-administratie worden betrokken. Het onderzoek heeft zich, gezien de beschikbare tijd, beperkt tot de (project-) administratie voor de huisvesting van La Guardia Plaza gebouw B en niet op de volledige administratie van UWV als uitkeringsinstituut. Op grond van het onderzoek kan derhalve geen absolute zekerheid worden gegeven over de volledigheid van de kosten die zijn verantwoord voor gebouw B. Conclusies zijn daarom onder voorbehoud hiervan te geven. Gebleken is dat de AO/IC pas gedurende de looptijd zodanig is opgezet dat de volledigheid van de kosten op grond daarvan gewaarborgd is en dat verschuivingen niet zullen voorkomen. Er zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd om te kunnen vaststellen of er verschuivingen, dan wel verschrijvingen van posten van gebouw B naar die van andere gebouwen zijn geweest. Uit een deelwaarneming is gebleken dat er, noch in de projectadministratie, noch in de vastgoedrapportages, kosten van gebouw B zijn verantwoord op gebouwen C en D. Ook zijn hieruit geen aanwijzingen gebleken dat er verschuivingen zouden zijn geweest. Met betrekking tot de kosten van het inbouwpakket is aan de hand van de termijnstaten van G&S Vastgoed nagegaan of alle kosten in de projectadministratie zijn opgenomen. Daarnaast is beoordeeld of de specificatie van de gemaakte kosten aansluit op de bouwonderdelen die blijken uit notulen van de diverse vergaderingen van projectgroep Huisvesting. Het staat vast dat alle termijnstaten zijn gefactureerd, dan wel in de projectadministratie zijn opgenomen. Alle werkzaamheden aangaande de verbouwingen zoals deze in de notulen van de projectgroep Huisvesting zijn opgenomen, zijn terug te vinden in de termijnstaten en opdrachten aan G&S Vastgoed. Op grond van het bovenstaande kan worden aangenomen dat de verantwoorde kosten van gebouw B volledig zijn, met dien verstande dat het onderzoek zich niet tot de gehele UWVadministratie heeft uitgestrekt. Over de post ICT kan vanwege gebrek aan informatie geen uitspraak over de volledigheid worden gedaan. Geconstateerd is dat UWV rapporteerde dat de niet-gebouwgebonden kosten 1.745.506 euro bedroegen (exclusief pc’s op de werkplek). De stand van realisatie (saldo van alle verplichtingen en facturen waar geen opdracht aan te grondslag ligt), bedraagt per 18 december 2003 voor de begrotingsposten ‘inrichting directieruimtes’ en ‘inrichting kantoren’ 1.912.471 euro.

gevraagd een specificatie te geven van de laatst genoemde post. Tot op heden is deze specificatie niet ontvangen en zijn er vooralsnog onvoldoende redenen de kosten van het inbouwpakket te corrigeren voor de post ICT.

38 / 93

In december 2003 heeft UWV nog aanvullend meubilair besteld voor het creëren van circa 80 extra werkplekken (overigens zonder bouwkund ige aanpassingen). Hiermee is een bedrag gemoeid van ruim 180.000 euro, hetgeen de overschrijding op de eerdergenoemde budgetposten grotendeels verklaart. In het licht van de vraag over de volledigheid van de verantwoorde kosten is op te merken dat deze post zich moeilijker laat beoordelen dan de kosten voor het inbouwpakket. Enerzijds omdat er nog bestellingen worden gedaan, maar ook omdat meubilair eenvoudigweg kan worden verplaatst binnen het gebouw of naar andere gebouwen. 23 Uit de verstrekte overzichten blijkt dat voor alle werk- en vergaderplekken meubilair is opgenomen.

23 Zo zijn bijvoorbeeld voor twee leden van de Raad van Bestuur dressoirs geleverd die momenteel elders staan opgesteld en waarvan UWV aangeeft dat deze een plaats zullen krijgen in gebouw C. De kosten zijn wel opgenomen in de projectadministratie van gebouw B, maar niet in het door UWV gerapporteerde bedrag van 1,7 miljoen euro.

39 / 93

5.2 Effectiviteit ruimtegebruik 5.2.1 Normen In het verslag van het Algemeen Overleg Onderzoek Huisvestingskosten UWV (AO) van 12 november 2003 staat dat de Kamer verstaat onder ‘effectiviteit van het ruimtegebruik’ de verhouding verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) / brutovloeroppervlak (bvo). 24 Deze verhouding wordt vaak in een percentage uitgedrukt. Vanuit de behoefte aan uniforme oppervlakte- en inhoudsgegevens heeft het Nederlands Normalisatie Instituut (NNI) de NEN-norm 2580 ontwikkeld. Deze norm bevat termen, definities en bepalingsmethoden betreffende oppervlakten van terreinen die bestemd zijn voor gebouwen en voor vloeroppervlakten en de inhoud van gebouwen of delen ervan. De NEN 2580 geeft aan wat wordt verstaan onder brutovloeroppervlak (bvo) en verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) en hoe deze begrippen moeten worden bepaald, dan wel gemeten. De NEN 2580 geeft, zoals reeds eerder werd opgemerkt, geen normen voor bijvoorbeeld ruimtegebruik, zoals het aantal vierkante meters brutovloeroppervlak per medewerker. De norm NEN 2580 gebruikt de volgende vloeroppervlakdefinities: • brutovloeroppervlak (bvo) is de oppervlakte, gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande scheidingsconstructies die de desbetreffende ruimte of groep van ruimten omhullen; • verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) is de oppervlakte, gemeten op vloerniveau, tussen opgaande scheidingsconstructies die de desbetreffende ruimte of groep van binnenruimten omhullen. In de vertaling van brutovloeroppervlak naar verhuurbaar vloeroppervlak wordt onder meer de vloeroppervlakte afgetrokken van: • buitenwanden, hoofddraagconstructies, (statische) scheidingswanden en leidingschachten (tarra-oppervlakte); • ruimten voor installaties; • voorzieningen voor verticaal verkeer, trappenhuizen, trapgaten, liftschachten of vides (indien groter dan vier vierkante meter). Voor de gebouwen A, B, C en D heeft Interim Bouwconsult in opdracht van G&S Vastgoed een meetcertificaat vervaardigd, zie bijlage 3. 25 Dergelijke certificaten worden veelal gebruikt om het verhuurbaar vloeroppervlak vast te leggen en om daarmee de huurprijs vast te stellen. Die wordt

24 In het verslag van het AO worden de termen bruto- en nettoruimtegebruik gehanteerd. De nettovloeroppervlakte is de brutovloeroppervlakte minus het oppervlak van buitenwandconstructies, hoofddraagconstructies en dergelijke, doch met inbegrip van bijvoorbeeld de ruimte voor installaties. 25 Voor gebouw E (het paviljoen) is geen meetcertificaat overlegd. Niet bekend is of deze reeds is vervaardigd.

40 / 93

namelijk per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak berekend. Het meetcertificaat vermeldt het brutovloeroppervlak (bvo) en het verhuurbare vloeroppervlak (vvo) en in het meetcertificaat wordt verklaard dat de meetgegevens voldoen aan de meetmethode en berekeningswijze zoals omschreven in de NEN 2580. Aan het meetcertificaat is onverbrekelijk een meetrapport verbonden waarin de metrages uit het meetcertificaat zijn gespecificeerd. 5.2.2 Bevindingen Uit het rapport van september 2003 dat is opgesteld door het Ministerie en de Rijksgebouwendienst (met als bijlage een UWV-rapportage), blijkt dat het brutovloeroppervlak als vergelijkingseenheid is aangehouden. Relevante passages in dit document zijn: • op bladzijde 14 is aangegeven dat in de eerdere berichtgeving aan de Tweede Kamer (de brief van 3 juni 2003 van UWV aan het Ministerie) een percentage van 85% is gehanteerd; • bladzijde 17 vermeldt dat de meeste gebouwen die in het onderzoek zijn betrokken, een vvo/bvo- factor van 0,85 hebben en dat ‘op basis van meetcertificaten van de bouwdelen La Guardia Plaza A en B voor het gehele hoofdkantoor van UWV een verhouding van 0,7 is aangehouden. Dit betekent dat, bij een gelijk aantal m2 vvo, de gemiddelde huurprijs per m2 bvo van het hoofdkantoor UWV, lager is dan bij de andere in het onderzoek opgenomen hoofdkantoren’; • ten slotte wordt onder 5.5 (oordeel Rijksgebouwendienst) op bladzijde 20 vermeld dat gemiddeld voor kantoren de factor vvo/bvo 0,85 bedraagt. ‘Bij gebouw La Guardia Plaza is sprake van factor van 0,7. Er gaat naast de ongunstig indeelbare ruimten meer ruimte dan gebruikelijk verloren aan stijgpunten (trappen, liften, schachten) en technische ruimte.’ Uit het UWV-rapport inzake nader onderzoek van 30 oktober 2003 (Uitwerking huisvestingskosten gebouw B) blijkt dat eveneens een verhouding van 70% is gehanteerd (bladzijde 6, voetnoot 6). In het meetcertificaat van 24 april 2002 (no. 02.24.124), dat bij het huurcontract voor gebouw B is gevoegd, wordt melding gemaakt van 9.664 m2 verhuurbaar vloeroppervlak en van 14.418 m2 brutovloeroppervlak. Dit levert een verhouding op van 0,67. In het rapport van het Ministerie en Rijksgebouwendienst wordt aan dit meetcertificaat gerefereerd. Het meetrapport van Interim Bouwconsult van 24 april 2002, dat behoort bij het meetcertificaat, geeft de volgende meetgegevens:26 Bouwdeel laag -1 ( kelder / parkeerlaag) begane grond, laag 1 t/m 12 en dak Totaal

vvo 284 9.379 9.664

bvo 3.658 10.760 14.418

vvo/bvo 0,08 0,87 0,67

26 In de genoemde metrages is niet de invloed betrokken die het gevolg is van wijzigingen aan het casco; met name ten aanzien van de vloervelden op de eerste en twaalfde verdieping.

41 / 93

Uit het meetrapport blijkt dat de parkeergarage is inbegrepen in de omslag van de vvo- metrage naar de bvo-metrage. De investering in het inbouwpakket heeft echter geen betrekking op de parkeergarage. De parkeerplaatsen worden per stuk gehuurd tegen een vastgestelde jaarhuur. Het gebouw exclusief parkeergarage heeft een vvo/bvo-verhouding van 0,87, wat relatief gunstiger is dan de factor van 0,85 die als gemiddelde wordt genoemd. Indien voor de kelderlaag eveneens een factor 0,87 wordt aangehouden, bedraagt de bvo- metrage voor gebouw B ongeveer 11.087 m2 . De Rijksgebouwendienst is ervan uitgegaan dat alle in de benchmark betrokken instellingen hun gegevens hebben aangeleverd exclusief de parkeergarage. Dit betekent dat de kengetallen die in de benchmark zijn berekend voor UWV en die zijn uitgedrukt in kosten per vierkante meter brutovloeroppervlak, met ruim 24% zullen stijgen (0,87 gedeeld door 0,70). Hetzelfde geldt voor het berekende kengetal voor de (begrote) kosten per vierkante meter brutovloeroppervlak voor het inbouwpakket voor gebouw B, zoals aangegeven in de UWVrapportages. Het desbetreffende kengetal stijgt van 923 euro naar 1.149 euro. De kosten worden door de correctie namelijk verdeeld over een aanmerkelijk minder aantal vierkante meters. De consequenties zullen in de volgende paragrafen nader worden toegelicht. UWV en Rijksgebouwendienst hebben zich gebaseerd op de gegevens van het meetcertificaat. Rijksgebouwendienst heeft alleen het meetcertificaat van UWV ontvangen maar niet de meetrapporten. Door de gegevens van het meetcertificaat toe te passen op de benchmark ontstaat een fundamentele afwijking in de uitkomsten. Het meetcertificaat is op zich juist (en oorspronkelijk bedoeld voor de vaststelling van de huurprijs), doch de interpretatie van de gegevens zoals in de rapportages is toegepast is, voor een goede vergelijkbaarheid in de benchmark, onjuist. Uit de met UWV- medewerkers gehouden interviews is gebleken dat UWV in november 2003 op de hoogte was van het feit dat de parkeergarage in de bvo- metrage was betrokken en dat het zich bewust was van de invloed daarvan op de uitkomsten van de rapportages. De controller van UWV heeft dit ook ter sprake gebracht in een overleg tussen de accountantsdienst van UWV en Ernst & Young inzake de totstandkoming van het rapport van laatstgenoemde in november 2003. Ernst & Young heeft aangegeven dat deze informatie niet van invloed is geweest op hun rapportage aangezien de rapporten van deskundigen (meetrapporten en onderzoeksrapporten van de Rijksgebouwendienst) een dergelijke afwijking niet vermelden. Deze zienswijze heeft Ernst & Young ook expliciet in haar rapportage tot uitdrukking gebracht. Ernst & Young heeft zich overigens met name gericht op financiële informatie en voor wat betreft niet-financiële informatie gebruik gemaakt van rapporten van andere deskundigen, zoals de organisatie die het meetcertificaat heeft uitgegeven en de Rijksgebouwendienst die deze resultaten heeft bevestigd.

42 / 93

UWV stelt dat:27 • het op verzoek van het Ministerie gegevens heeft geleverd op basis van een verhouding van 85 procent tussen vvo en bvo, conform het voor de markt gebruikelijke gemiddelde. • naar aanleiding van de geleverde bvo-gegevens de Rijksgebouwendienst nadere vragen heeft gesteld om het percentage van 85 te kunnen onderbouwen. Hiertoe zijn door UWV de meetcertificaten van gebouw A en B verstrekt. Ook heeft de Rijksgebouwendienst een schouw verricht op het complex La Guardia. Op basis van de meetcertificaten en de schouw is de dienst tot de conclusie gekomen dat door de vormgeving van La Guardia een ongunstige indeling van ruimten ontstaat en dat er meer ruimte dan gebruikelijk verloren gaat aan stijgpunten (trappen, liften, schachten) en technische ruimten. Dit is voor de Rijksgebouwendienst aanleiding geweest UWV te vragen opnieuw gegevens te leveren in een verhouding vvo-bvo van 70 procent (overleg van 10 september 2003). UWV heeft aan dit verzoek voldaan. Vervolgens is in de benchmark gerekend met het percentage vvo-bvo van 70, zoals door de Rijksgebouwendienst is vastgesteld; • het gegevens heeft aangeleverd conform de opdracht en de schouw van de Rijksgebouwendienst. Meetcertificaten maken, zoals later bleek, melding van het aantal vierkante meters brutovloeroppervlak inclusief de parkeergarage. De gegevens die UWV aan de Rijksgebouwendienst heeft geleverd, zijn conform dit algemeen geldende uitgangspunt. UWV meent dat de weergegeven vergelijking met de benchmark van de Rijksgebouwendienst niet mogelijk is om de volgende redenen: • een correctie van de verhouding vvo-bvo betekent volgens UWV dat ook voor de andere partijen in de benchmark beoordeeld zal moeten worden of die de oppervlakte voor parkeerruimte hebben meegenomen; • wanneer de cijfers van UWV veranderen, verandert ook het gemiddelde van de benchmark; • in de benchmark worden de kosten van totale kantoren met elkaar vergeleken. UWV vraagt zich af of de eerdere conclusies van het Ministerie door een correctie van de verhouding brutovloeroppervlak / verhuurbaar vloeroppervlak substantieel zullen veranderen. De verwachting is dat UWV binnen de bandbreedte van de kwaliteit van de rijkshuisvesting blijft vallen. Daar komt bij dat het realisatiecijfer voor gebouw C inmiddels bekend is en ook de prognose voor gebouw D bekend is. Beide cijfers komen lager uit dan de cijfers die in de benchmark zijn gehanteerd. In de benchmark is bovendien uitgegaan van een smal inbouwpakket. De elementen die UWV heeft gerekend tot smal inbouwpakket, zoals bouwplaatskosten en casco-aanpassingen, zijn echter breder dan die welke in de benchmark worden gevraagd. Voor een goede vergelijking dient hiervoor gecorrigeerd te worden, aldus UWV.

27 Zie bijlage 2 voor de letterlijke tekst van de wederhoorreactie van de Raad van Bestuur.

43 / 93

De Rijksgebouwendienst heeft de volgende zienswijze hieromtrent. In eerste instantie is uitgegaan van de (standaard) vvo/bvo verhouding van 0,85. Na discussie in de projectgroep is vastgesteld dat uiteindelijk in bvo’s zou worden gerapporteerd omdat dit in het rijksdomein gebruikelijk was. Op een bepaald moment is door UWV aangegeven dat de feitelijke vvo/bvo verhouding niet 0,85 was, maar substantieel lager. Dit werd door UWV onderbouwd door ‘deelcertificaten’ voor de gebouwdelen A en B (vvo/bvo verhouding van respectievelijk 0,69 en 0,67). Omdat voor de bouwdelen C en D nog geen gege vens waren, maar wel de wetenschap dat zij qua structuur niet veel zou afwijken van gebouw A en B is besloten voor de verdere berekeningen uit te gaan van een percentage van 0,70. Rijksgebouwendienst geeft daarbij nadrukkelijk aan geen enkele reden te hebben gehad om aan de juistheid van de ingebrachte meetcertificaten te twijfelen. Het meetrapport is nooit gezien door de Rijksgebouwendienst. Voorts verklaart Rijksgebouwendienst dat in het kader van het kosten / kwaliteitsonderzoek (deel uitmakend van de rapportage), een bezoek werd gebracht aan het complex La Guardia Plaza. Het beeld dat de dienst hieruit kreeg, was dat het gebouw qua indeelbaarheid niet optimaal was en enigszins ongunstig ‘oogde’. Dit heeft geleid tot de opmerking in de rapportage van september 2003 dat naar alle waarschijnlijkheid meer dan normale ruimte verloren gaat aan stijgpunten. Dit moet volgens de dienst als verklaring achteraf worden gezien voor de als feit aangenomen factor van 0,7. 5.2.3 Analyse Vastgesteld is dat de verhouding vvo/bvo in zowel het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst als in de beide UWV-rapporten, is gebaseerd op de oppervlakte van het gehele pand B, inclusief de parkeergarage. De Rijksgebouwendienst is ervan uitgegaan dat de in de benchmark betrokken instellingen de bvo- metrage hebben aangeleverd exclusief de parkeergarage. Dit betekent dat de UWV-kengetallen die in de benchmark berekend zijn, en die zijn uitgedrukt in kosten per vierkante meter brutovloeroppervlak, met ruim 24% zullen stijgen. Het kengetal dat UWV in de rapportages van september 2003 en oktober 2003 voor gebouw B berekent voor de (begrote) investering voor het inbouwpakket stijgt daardoor van 923 naar 1.149 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. 28 Vastgesteld is dat UWV in november 2003 zich bewust was van het feit dat de parkeergarage in de bvo-metrage was meegenomen. Dit is ter sprake gebracht in het overleg met Ernst & Young voor de totstandkoming van het rapport in november 2003. Vastgesteld is verder dat hier in het rapport van Ernst & Young geen melding van is gemaakt. UWV heeft hierop niet gereageerd door bijvoorbeeld het Ministerie of de Rijksgebouwendienst hierover te informeren.

28 Zie voor een nadere uitwerking paragraaf 5.4.2.3.

44 / 93

Op grond van de reacties van UWV en Rijksgebouwendienst, kan worden vastgesteld dat het onduidelijk is op wiens aanwijzing gekozen is voor het percentage van 70% in de verhouding vvo-bvo. Vast blijft staan dat deze onvolkomenheid heeft geleid tot onjuiste informatie.

45 / 93

5.3 Huurkosten 5.3.1 Normen Blijkens het huurrecht zijn de belangrijkste verplichtingen van de verhuurder: • het gehuurde ter beschikking stellen (artikel 7:203 BW); • de goede staat van het gehuurde handhaven (artikelen 7:204 tot en met 7:210 BW). De belangrijkste verplichtingen van de huurder zijn: • een tegenprestatie voldoen (artikel 7:212 BW); • het gehuurde als goed huurder overeenkomstig de bestemming gebruiken (artikel 7:213 en 214 BW); • dringende werkzaamheden en renovatie gedogen (artikel 7:220 BW); • het gehuurde in oorspronkelijke en goede staat opleveren (artikel 7:218 BW). De rechten en verplichtingen van de huurder en verhuurder zijn nader beschreven in de huurovereenkomst. Voor gebouw B is de huurovereenkomst op 17 juni 2002 namens de huurder UWV getekend door de voorzitter van de Raad van Bestuur en de directeur Facilitair & Inkoop. Gebleken is dat UWV aanvankelijk verzuimd heeft het huurcontract ter goedkeuring aan het Ministerie voor te leggen. De overeenkomst is volgens UWV op 9 december 2002 aan het Ministerie aangeboden en op 8 januari 2003 door het Ministerie goedgekeurd. In de ‘algemene bepalingen’ (volgens het ROZ- model) die als bijlage bij de huurovereenkomst is gevoegd, is onder punt 5.1 ‘Einde huurovereenkomst of gebruik’ het volgende opgenomen: ‘Behoudens eventuele wettelijke rechten is huurder verplicht bij het einde van de huurovereenkomst, of bij het beëindigen van het gebruik, het gehuurde ten genoegen van verhuurder in oorspronkelijke staat, vastgelegd in bij de aanvang opgemaakte en gewaarmerkte omschrijving (…) aan verhuurder te overhandigen. Huurder is verplicht alle zaken die door hem in, of aan het gehuurde zijn aangebracht (…) op eigen kosten te verwijderen.’ De belangrijke beslissingen die in het project zijn genomen, zijn vastgelegd in zogenaamde ‘beslisdocume nten’. In de ‘beslisdocumenten’ 16 en 17 die betrekking hebben op respectievelijk ‘aanpassingen elfde en twaalfde verdieping gebouw 2’ en ‘de aanpassingen aan de entree / begane grond gebouw 2’, is vermeld:29 ‘De eigenaar van het gebouw (SPF-beheer) gaat met deze verbouwing in beginsel akkoord, onder voorwaarden van een terugbouwverplichting die wordt vastgelegd in een separate overeenkomst als onderdeel van de huurovereenkomst voor gebouw 2.’

29 Beide beslisdocumenten zijn van 18 september 2002 en zijn voorgelegd aan de stuurgroep Huisvesting.

46 / 93

5.3.2 Bevindingen 5.3.2.1 Huur Bij het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst van september 2003 is de UWVrapportage van september 2003 (versie 3.3) als bijlage bijgevoegd. Deze laatste bevat samengevat de volgende gegevens voor de gebouwen A, B, C en D.

Gegevens object(en) kantoor (vvo in m2 ) archief (vvo in m2 ) parkeerplaatsen kelder parkeerplaatsen dek Huurprijzen huurprijs kantoor (€/vvo) jaarhuur (excl. BTW) huurprijs archief (€/vvo) jaarhuur (excl. BTW) parkeerplaatsen kelder (€/pp) jaarhuur (excl. BTW) parkeerplaatsen dek jaarhuur (excl. BTW) jaarhuur totaal (excl. BTW)

A

B

C

D

Totaal

13.350 35 105 10

9.497 167 78 10

11.539 192 78 10

27.541 30 225 10

61.927 424 486 40

170 2.269.500 91 3.185 976 102.480 567 5.670 2.383.060

170 1.614.490 93 15.531 975 76.050 550 5.500 1.711.488

170 1.961.630 93 17.856 975 76.050 550 5.500 2.060.940

170 4.681.970 93 2.790 975 219.375 550 5.500 4.909.620

11.065.108

Het huurcontract kent naast de bepalingen omtrent de overeengekomen huur ook andere bepalingen. De belangrijkste overige voorwaarden zijn hieronder weergegeven. Overige voorwaarden ingangsdatum ‘stelpost inbouwpakket’ (incl. BTW) servicekosten (belast) in € duur (huurtermijn) verlenging (optie) huurvrije periode BTW-compensatie

A 1 juli ’02 539.998

B 1 juli ’02 1.536.995

C 1 okt. ’03 1.867.472

D 1 dec. ’04 4.457.235

8.401.700

11 10 jaar 2 x 5 jaar 5.723.135

11 10 jaar 2 x 5 jaar 2,5 maand 4.381.714

11 10 jaar 2 x 5 jaar 2,5 maand 5.277.991

11 10 jaar 2 x 5 jaar 2,5 maand 12.586.959

27.969.799

In het huurcontract zijn G&S Vastgoed en UWV overeengekomen dat G&S Vastgoed als verhuurder een vergoeding geeft aan UWV voor de investering in het inbouwpakket. De vergoeding wordt ook wel aangeduid met ‘stelpost inbouwpakket’.

Totaal

47 / 93

In het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst is de huur voor La Guardia Plaza berekend per vierkante meter brutovloeroppervlak, inclusief BTW-compensatie. 30 De huur voor UWV bedraagt 158 euro. De gemiddelde huur uit de benchmark bedraagt 169 euro. Geconcludeerd wordt dat de UWV-huur onder het gemiddelde ligt. Deze berekening is echter gebaseerd op een vvo/bvo-verhouding van 0,7, waarin de parkeergarage is opgenomen. Een gecorrigeerde benadering, waarin de parkeergarage buiten beschouwing wordt gelaten, is hieronder weergegeven: Gegevens Huur per m2 vvo in euro (excl. BTW) Verhuurbaar vloeroppervlak Verhouding vvo/bvo Bruto vloeroppervlak Kengetal: huur per m2 bvo in euro incl. BTW-compensatie 31

Rapport 25/09/’03 170 9.664 0,7 13.806 158

Gecorrigeerde berekening 170 9.664 0,87 11.087 196

In de voorgaande tabel zijn de metrages van gebouw B gebruikt. Verondersteld kan worden dat dit ook voor het gehele complex geldt. Gecorrigeerd naar de bvo- metrage exclusie f parkeergarage komt de huurprijs voor het gehele complex uit op 196 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. Dit is circa 16 % boven het gemiddelde uit de benchmark (169 euro). 5.3.2.2 Terugbouwverplichting In gebouw B zijn ingrijpende wijzigingen aan het casco aangebracht op de begane grond, de eerste, de elfde en de twaalfde verdieping. Het betreft aanpassingen aan de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties en aan de bouwkundige vloervelden. Door deze wijzigingen is het verhuurbaar vloeroppervlak afgenomen. Uit de bijwerkopdrachten van G&S Vastgoed valt af te leiden dat de uitsparing voor de trap tussen de twee bovenste verdiepingen circa 25 vierkante meter bedraagt. Het verhuurbaar vloeroppervlak is hierdoor afgenomen met circa 50 vierkante meter (25 op beide verdiepingen). De gecreëerde vide tussen de begane grond en de eerste verdieping meet circa 115 vierkante meter. Deze aanpassingen aan het casco hebben derhalve geleid tot een afname van het verhuurbaar vloeroppervlak van circa 165 vierkante meter (1,7 %). In de huurovereenkomst is bepaald dat het gehuurde bij beëindiging van het huurcontract in oorspronkelijke staat moet worden teruggebracht.

30 Met de ‘BTW-compensatie’ wordt gedoeld op de compensatie aan de verhuurder voor het feit dat de huurder in casu niet BTW-plichtig is, zie hierna. 31 De BTW-compensatie is in het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst verdisconteerd in de huurprijs op basis van een annuïteit met een looptijd van tien jaar en een rentepercentage van 6%.

48 / 93

De terugbouwkosten zal UWV aan het einde van de huurovereenkomst dienen te betalen. Zoals het er thans naar uitziet, is dat over tien jaar (duur huurovereenkomst), waarbij de terugbouwkosten bij verlenging van de huurovereenkomst doorschuiven. De terugbouwkosten zullen weliswaar aan het eind van de huurovereenkomst betaald moeten worden, maar UWV moet op grond van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving in de jaarrekening nu al rekening houden met de geschatte kosten van juridisch afdwingbare sloop (herstellen in oorspronkelijke staat), waarbij de Richtlijnen voorschrijven dat:32 1. de (geschatte) verplichting bij eerste activering van de kosten wordt opgenomen in de jaarrekening (al dan niet tegen contante waarde), dan wel 2. de voorziening wordt opgebouwd tijdens de gebruiksduur van het actief. Dit betekent dat: • bij toepassing van 1, op de desbetreffende kosten moet worden afgeschreven ten laste van het resultaat; • bij toepassing van 2, gedurende de periode tot de terugbouw, jaarlijks een toevoeging aan de verplichting ten laste van het resultaat moet worden verantwoord. Hierbij zij opgemerkt dat bij de eerste variant de totale verplichting direct uit de balans blijkt. Ten aanzien van de ‘hardheid’ van de verplichting past de volgende kanttekening. In de beslisdocumenten 16 en 17 wordt gemeld dat de eigenaar akkoord gaat met de verbouwing, mits de terugbouwverplichting in een overeenkomst als onderdeel van de huurovereenkomst wordt vastgelegd. Tot op heden is met de eigenaar geen terugbouwverplichting gesloten. Wel is hiervoor een concept opgesteld, gedateerd 25 september 2003. In het concept wordt onder meer een terugbouwverplichting naar het oorspronkelijke bestek opgelegd ten aanzien van: • de trapsparing en trap van de elfde en twaalfde verdieping; • de verwijderde vloer op de eerste verdieping; • de bedrijfskeuken op de tweede verdieping en • de inrichting van de hal op de begane grond. Investeringen die de huurder doet, kunnen voor de verhuurder echter ook gunstig uitpakken. Het betreft dan maatregelen die leiden tot waardevermeerdering van het object en die de verhuurbaarheid van het object vergroten. In een dergelijk geval kunnen verhuurder en huurder

32 Op grond van art 49 lid 3 van de wet SUWI. De Raad voor werk en inkomen, de Centrale organisatie werk en inkomen, het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen en de Sociale verzekeringsbank leggen in hun jaarrekening rekening en verantwoording af over het financieel beheer en, voorzover het de genoemde bestuursorganen betreft, in elk geval over de rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitvoering van de verzekeringen en wetten in het verstreken boekjaar. De jaarrekening wordt zoveel mogelijk ingericht met overeenkomstige toepassing van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

49 / 93

overeenkomen dat de terugbouwverplichting komt te vervallen of dat de verhuurder een vergoeding betaalt aan de huurder. Voor de aanpassingen aan gebouw B zijn hierover geen afspraken gemaakt. Zou dat wel het geval zijn geweest, dan dient daarmee rekening te worden gehouden bij de bepaling van de voorziening, dan wel de toelichting zoals hiervoor is weergegeven. De voorziening levert immers een verwachte uitgaande geldstroom op tegen het einde van het huurcontract. 33 5.3.2.3 Makelaarskosten Onderhandelingstraject Het onderhandelingtraject voor de aanhuur van La Guardia Plaza besloeg de periode begin januari 2002 tot en met begin mei 2002. Bij deze onderhandelingen heeft UWV vanaf medio maart 2002 het makelaarskantoor Jones Lang LaSalle ingeschakeld. Voorafgaand aan deze onderhandelingen heeft het instituut zelf gedurende circa vier maanden de gebruikelijke voorbereidingswerkzaamheden verricht. Namens UWV zijn de onderhandelingen gevoerd door de directeur Facilitair & Inkoop. In 2002 heeft G&S Vastgoed op 24 januari en 15, 17 en 23 april voorstellen gedaan (via haar makelaar Van Gool & Partners), dan wel heeft UWV een bieding gedaan. Op 24 april 2002 is G&S Vastgoed met een herzien voorstel gekomen op basis waarvan de partijen op 26 april 2002 tot overeenstemming kwamen voor La Guardia B, C en D. Deze overeenstemming blijkt uit een verslag van een bespreking op 26 april 2002, waarbij UWV 34 , Jones Lang LaSalle, G&S Vastgoed en Van Gool & Partners aanwezig waren. Deze laatste heeft het verslag opgesteld. De finale overeenstemming omvat de huurprijs, de bijdrage van de ontwikkelaar, de aanhuurcourtage van Jones Lang LaSalle, de huurvrije periode en de contante waarde. 35 De directeur Facilitair & Inkoop verklaart dat UWV dit besprekingsverslag niet heeft geaccordeerd en voor UWV geen enkele status heeft. Op 3 mei 2002 is een ‘intentie-overeenkomst’ getekend waarin de uitgangspunten voor de verhuur zijn vastgelegd. Deze overeenkomst is getekend door de directeur Facilitair & Inkoop, onder nadrukkelijk voorbehoud van toestemming van de Raad van Bestuur. Volgens de directeur Facilitair & Inkoop heeft hij op 6 mei 2002 het bereikte onderhandelingsresultaat besproken met de voorzitter van de Raad van Bestuur van UWV in aanwezigheid van een externe adviseur van de Raad van Bestuur. Volgens de directeur Facilitair & Inkoop is het bereikte

33 Voor wat betreft de omvang van deze verplichting kan worden opgemerkt dat deze volgens de projectontwikkelaar in de praktijk wel wordt bepaald door de oorspronkelijk gemaakte kosten met een geschatte stijging voor inflatie en de algemene trend voor dergelijke kosten te verhogen. Dit impliceert een 1:1-verhouding van de kosten van realisatie en herstel. De meer exacte hoogte van de kosten dient te worden bepaald door een calculatie te maken van de feitelijke sloop- en herstelkosten (situatie-afhankelijk). 34 De directeur Facilitair & Inkoop. 35 De contante waarde per vierkante meter van de verhuurverplichting over de gehele looptijd van het contract; waarbij rekening wordt gehouden met de huurvrije periode en de investeringsbijdrage.

50 / 93

onderhandelingsresultaat door de voorzitter akkoord bevonden met uitzondering van de door Jones Lang LaSalle gevraagde vergoeding (aanhuurcourtage). Op 17 juni 2002 zijn drie aparte huurcontracten getekend, voor respectievelijk La Guardia Plaza B, C en D. Vergoeding makelaar Uit het verslag van de bespreking van 26 april 2002 blijkt dat is afgesproken dat makelaar Jones Lang LaSalle een ‘aanhuurcourtage’ van 10% van de aanvangshuurprijs zal ontvangen welke door G&S Vastgoed zou worden betaald. 36 Aangezien UWV niet akkoord gaat met de hoogte van deze courtage, geeft de directeur Facilitair & Inkoop opdracht aan de (voormalig) manager Inkoop Vastgoed opnieuw te gaan onderhandelen over de hoogte van de courtage. Volgens UWV zou de courtage aldus zijn teruggebracht tot 220.000 euro (exclusief BTW). Uit de UWV-administratie blijkt dat het instituut op 15 juli 2002 een factuur ontvangt van Jones Lang LaSalle voor een bedrag van 220.000 euro exclusief BTW (261.800 euro inclusief BTW). Op de factuur van Jones Lang LaSalle staat vermeld: ‘Courtagenota naar aanleiding van de werkzaamheden ten behoeve van de aanhuur van nieuwbouwontwikkeling La Guardia Plaza te Amsterdam Sloterdijk’. Op 7 oktober 2002, derhalve drie maanden na de verzending van de factuur, stuurt deze makelaar een opdrachtbevestiging voor de werkzaamheden inzake de aanhuur van La Guardia Plaza voor dit bedrag aan UWV met het verzoek deze opdrachtverstrekking te laten ondertekenen door de directeur Facilitair & Inkoop, hetgeen deze ook doet. Op 9 januari 2003 wordt de factuur ter betaling aangeboden aan de (interne) projectleider, die de factuur met een begeleidende brief en de getekende opdrachtbevestiging doorstuurt naar de directeur Facilitair & Inkoop. De projectleider verzoekt de directeur Facilitair & Inkoop in de brief de factuur voor akkoord te ondertekenen. Daarna heeft UWV de factuur betaald. 37 Uit een onderzoek van de administratie van G&S Vastgoed blijkt dat Jones Lang LaSalle op 30 september 2002 aan G&S Vastgoed een bedrag in rekening brengt van 867.654,80 euro exclusief BTW (1.032.509 euro inclusief BTW). Op de factuur van Jones Lang LaSalle staat: ‘Honorering inzake de verkoop van bovengenoemd kantorencomplex’. Uit het onderzoek blijkt dat dit bedrag op 20 augustus 2002 als aanhuurcourtage in de grootboekadministratie van G&S Vastgoed is verantwoord. Uit navraag bij de directie van G&S Vastgoed is gebleken dat Jones Lang LaSalle eerst een factuur voor dit bedrag bij G&S Vastgoed in rekening heeft gebracht met de omschrijving ‘honorering inzake aanhuur’, doch dat deze

36 Op basis van de gehuurde meters, de parkeerplaatsen en archiefruimten is de jaarhuur van ca. 8,69 miljoen euro exclusief BTW. De verschuldigde courtage zou daarmee 869.000 euro exclusief BTW bedragen. 37 De courtagekosten zijn door UWV aan de gebouwen B, C en D toegerekend. In de tabel in 5.1.9 zijn de courtagekosten van gebouw B in kolom 6 opgenomen voor een bedrag van 54.000 euro.

51 / 93

factuur later is gecrediteerd en is vervangen door de factuur met de omschrijving ‘Honorering inzake de verkoop van bovengenoemd kantorencomplex’ . De behandelend makelaar van Jones Lang LaSalle heeft verklaard dat het crediteren op verzoek van G&S Vastgoed is geschied. Hij heeft verder verklaard dat het een aanvullende courtageafspraak betrof aangezien niet de volledige courtage van Jones Lang LaSalle in rekening kon worden gebracht. Normaliter bedraagt het NVM-tarief voor een transactie van deze omvang volgens Jones Lang LaSalle circa 1.250.000 euro exclusief BTW. Uiteindelijk is, aldus de makelaar van Jones Lang LaSalle, vastgesteld dat Jones Lang LaSalle recht heeft gehad op een aanvullende vergoeding van 220.000 euro exclusief BTW, die is vastgelegd in een overeenkomst van 7 oktober 2002. De makelaar van Jones Lang LaSalle verklaart verder dat de nota van 867.654,80 euro exclusief BTW gebaseerd is op 10% van de eerste volledige jaarhuur, te weten: 8.676.548 euro exclusief BTW. Deze beloning verantwoordt G&S Vastgoed derhalve als ‘te betalen post’. De reden om dit zo te verantwoorden zou volgens de makelaar mogelijk verband kunnen houden met de BTW. 38 In elk geval zou het volgens de makelaar wel zo zijn dat deze vergoeding uiteindelijk ten laste van UWV komt en gezien kan worden als een vergoeding voor het bereikte onderhandelingsresultaat. 39 Zowel de destijds behandelend makelaar als de directeur Facilitair & Inkoop beweert dat de inschakeling van Jones Lang LaSalle, alsmede het in de bespreking van 26 april 2002 bereikte onderhandelingsresultaat tot stand is gekomen met instemming van de Raad van Bestuur. De voorzitter van de Raad van Bestuur verklaart desgevraagd dat hij met betrekking tot de inschakeling van Jones Lang LaSalle ‘geen specifieke kennis’ heeft. 5.3.2.4 Metropolitan-gebouw In het UWV-rapport van september 2003 (de bijlage bij het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst) is een vergelijking gemaakt tussen de huur van La Guardia Plaza en die van het gebouw Metropolitan in Amsterdam. Dit laatstgenoemde gebouw werd door het Landelijk instituut sociale verzekeringen (Lisv), een der rechtsvoorgangers van het UWV, gehuurd. In het algemeen overleg van de Vaste Commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 12 november 2003 zijn de volgende vragen gesteld over de huur van het gebouw Metropolitan:

38 Hier wordt kennelijk gedoeld op het feit dat UWV geen vooraftrek BTW kent. 39 De makelaar doelt hier kennelijk op het feit dat de 10% courtage reeds was afgesproken voordat overeenstemming was bereikt over alle voorwaarden van het huurcontract en dat de verhurende partij de te betalen courtage zou hebben verdisconteerd in de op dat moment nog uit te onderhandelen voorwaarden.

52 / 93

1. is in de 241 euro kale huur per vierkante meter ook schoonmaak en receptie betrokken; hoe is de huurprijs opgebouwd?40 2. betaalde het Lisv deze huur ook? 3. is UWV ook indirect eigenaar? Het gebouw Metropolitan in Amsterdam- Buitenveldert was de voormalige hoofdkantoorvestiging van het Lisv. Van rechtswege is het huurcontract van Lisv overgegaan op UWV. Vanaf de start van UWV in 2001 is de hoofddirectie in het gebouw Metropolitan gehuisvest geweest tot het moment dat La Guardia Plaza (gebouw B en C) gereed was om in oktober 2003 in gebruik te worden genomen. In de Rapportage huisvesting UWV van september 2003 zijn de huurkosten van La Guardia Plaza afgezet tegen de (voormalige) hoofdkantoorvestigingen Metropolitan en Bos en Lommer. De gegevens in het rapport zijn als volgt weergegeven: verhuurbaar vloeroppervlak in m2 Metropolitan Bos en Lommer

7.651 38.486

huurprijs / m2 vvo inclusief archief in euro 245 143

Het verhuurbaar vloeroppervlak van Metropolitan bestaat uit 7.056 m2 kantoorruimte en 595 m2 archiefruimte, totaal derhalve 7.651 m2 verhuurbaar vloeroppervlak. De huurkosten van gebouw Metropolitan en La Guardia Plaza (voor gebouw B) zijn als volgt weer te geven:

40 De huurprijs van 241 euro voor het gebouw Metropolitan staat in de brief van 3 juni 2003 van UWV aan de Minister. In het rapport van september 2003 meldt UWV een huurprijs van 245 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak.

53 / 93

a. huur kantoor b. huur archief a+b subtotaal / gemiddeld c. huur parkeerplaats p-garage d. huur parkeerplaats dek c+d subtotaal e. BTW-compensatie a+b+c+d+e totaal / gemiddeld f. service – stook g. elektra f+g subtotaal BTW over e+f

Metropolitan jaarhuur 41 prijspeil 4 e kw 2001 1.242.363 39.150 1.281.477

126.984 60.836 1.469296

jaarhuur 42 prijspeil 4 e kw 2003 1.817.934 55.745 1.873.697 141.001 39.818 180.819 86.662 2.141.160

niet bekend niet bekend niet bekend niet bekend

245.220 34.144 279.364 53.079

/ m2 vvo prijspeil 4 e kw 2003 258 94 245

(280)

La Guardia Plaza B / m2 vvo jaarhuur 43 prijspeil prijspeil 1 juli 2002 1 juli 2002 1.614.490 170 15.448 92,50 1.629.938 169 76.050 5.500 81.550 595.334 2.306.822 (239) 107.696 exclusief 107.696 20.462

Deze tabel geeft aan hoe de huurkosten zijn opgebouwd voor het gebouw Metropolitan in het vierde kwartaal va n 2001 en in dezelfde periode van 2003. De huurprijs van 245 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak waarvan het UWV-rapport spreekt, is de gemiddelde huurprijs voor de kantoor- en archiefruimten, exclusief parkeerplaatsen, BTWcompensatie, service-, stook- en elektrakosten. Een belangrijk verschil tussen La Guardia Plaza en Metropolitan is dat het laatstgenoemde gebouw circa dertig jaar oud is, terwijl La Guardia Plaza pas zeer recent is opgeleverd. In het geval dat een gebouw ouder is dan tien jaar, is aan de verhuurder geen BTW-compensatie meer verschuldigd. 44 Vanuit de tabel kan indicatief worden aangegeven wat de consequentie van de BTWcompensatie is. Zonder BTW-compensatie is het verschil in de huurprijs tussen beide locaties 76 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak (245 minus 169 euro). Met BTWcompensatie is het verschil circa 41 euro (280 minus 239 euro). Het verschil is nog kleiner wanneer rekening wordt gehouden met het geringer aantal parkeerplaatsen van gebouw B (88 parkeerplaatsen op 9.664 vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak) in verhouding tot gebouw Metropolitan (120 parkeerplaatsen op 7.651 vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak). De service- en stookkosten en kosten voor elektriciteit zijn niet met elkaar te vergelijken. In het huurcontract van La Guardia Plaza is opgenomen dat UWV de elektrakosten rechtstreeks aan

41 42 43 44

Bron: huurcontract d.d. 12 april 1999. Bron: brief d.d. 11 december 2001 van Boer Hartog Hooft Makelaardij inzake huurprijsherziening. Bron: huurcontract La Guardia Plaza B d.d. 17 juni 2002. Behoudens de BTW-compensatie over eventuele vernieuwings- en renovatiekosten en BTW over de servicekosten.

54 / 93

de elektriciteitsmaatschappij zal betalen. De servicepakketten (onderhoud, schoonmaak en dergelijke) van Metropolitan en La Guardia Plaza zijn ook verschillend samengesteld. Voor de vraag of de huur die UWV betaalt, dezelfde is als die welke het Lisv heeft betaald, is het volgende van belang. Het huurcontract voor Metropolitan is op 1 januari 2002 aangepast vanwege een herziening van de markthuurprijs. Deze herziening is uitgevoerd door de dan geldende huurprijs te toetsen aan de markthuurprijs van het object. Bij deze niet ongebruikelijke huurprijsherziening, wordt de markthuurprijs afgezet tegen de huurwaarde van vergelijkbare huurobjecten. In het Algemeen Overleg is de vraag gesteld of UWV ‘indirect’ eigenaar is van Metropolitan. Deze vraag kan kort worden beantwoord: Metropolitan is een huurobject, waarvoor een huurcontract is opgesteld dat eindigt met ingang van 31 december 2006. UWV is derha lve huurder en geen (indirect) eigenaar. 45 Ten aanzien van het gebouw Metropolitan dient het volgende te worden opgemerkt. De brief van 3 juni 2003 van UWV aan de Minister geeft aan dat La Guardia Plaza ten opzichte van het gebouw Metropolitan op jaarbasis ruim 0,5 miljoen euro goedkoper is. Dit bedrag is berekend door het verschil te nemen tussen de ‘kale huurprijzen’ per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak en dit te vermenigvuldigen met het verhuurbaar vloeroppervlak van het gebouw Metropolitan (241 euro minus 170 euro maal 7.651 vierkante meter). Voor de berekening van de werkelijke besparing (en voor een goede vergelijking) dient onder meer ook de verschuldigde BTW-compensatie – en die is voor La Guardia Plaza veel hoger dan voor gebouw Metropolitan – te worden meegenomen, evenals de service- en energiekosten. Ten slotte dient te worden opgemerkt dat Metropolitan per 1 januari 2004 is onderverhuurd voor een huurprijs (195 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak) die beduidend lager ligt dan de huur die UWV dient af te dragen. Dit verschil moet duidelijk in het licht worden bezien van de huidige kantorenmarktprijzen: er is een groot aanbod en geringe vraag naar kantoren, waardoor de huurprijzen sterk onder druk staan. Niettemin is er vana f 15 september 2002 tot en met 1 januari 2004 sprake geweest van dubbele huur; van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2006 komt het verschil tussen de huurprijs en de onderverhuurprijs voor rekening van UWV. 5.3.3 Analyse Huurkosten Vastgesteld is dat de samenstellers van het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst voor de benchmark in de berekeningen van de huurprijs per vierkante meter brutovloeroppervlak zijn uitgegaan van een factor 0,7 vvo/bvo, waarin de parkeergarage verdisconteerd is. Hierdoor wordt de huurprijs voor UWV verdeeld over een groter aantal vierkante meters, wat tot gevolg

45 De verhuurder is de maatschap NCR of zoals in het huurcontract staat: ‘de maatschap ten doel hebbende het voor gemeenschappelijke rekening doen bouwen en exploiteren van een kantoorgebouw genaamd NCR-gebouw’

55 / 93

heeft dat de huurprijs is berekend op 158 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak inclusief BTW-compensatie. De parkeergarage dient buiten beschouwing te worden gelaten, aangezien daarvoor apart huur wordt betaald. De huurprijs komt daarmee op 196 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak; dat is 16% boven het gemiddelde van de benchmark. Vastgesteld is dat de verbouwing van het casco heeft geleid tot een verlaging van het verhuurbaar oppervlak met circa 165 vierkante meter (1,7%). Terugbouwverplichting Vastgesteld is dat in gebouw B ingrijpende aanpassingen aan het casco zijn aangebracht op de begane grond en op de eerste, elfde en twaalfde verdieping. Vastgesteld is dat de huurovereenkomst bepaalt dat het gehuurde bij beëindiging van het huurcontract in de oorspronkelijke staat dient te worden opgeleverd. Voor de aanpassingen zou een terugbouwovereenkomst worden opgesteld tussen huurder en verhuurder. Er is een conceptterugbouwverplichting aangetroffen. Afspraken over eventuele kwijting van de terugbouwverplichting of een compensatie door de verhuurder voor een eventuele waardevermeerdering van het pand door de investeringen van UWV zijn achterwege gebleven. Thans bestaat voor UWV de verplichting (op grond van de wet en de overeenkomst) tot herstel van het gehuurde in de oorspronkelijke staat, wat aanzienlijke kosten met zich zal kunnen brengen. In de projectadministratie is op generlei wijze rekening gehouden met de (geschatte) kosten van sloop en het herstellen van het gehuurde in de oorspronkelijke staat. Vastgesteld is dat de kosten van de sloop en het herstellen van het gehuurde in de oorspronkelijke staat wegens het juridisch afdwingbare karakter ervan moeten worden opgenomen in de UWV-jaarrekening. UWV deelt dit standpunt niet en beroept zich op de volgende bepaling uit de ric htlijnen voor de jaarverslaggeving: 46 ‘Slechts die verplichtingen die voortvloeien uit de gebeurtenissen uit het verleden en die blijven bestaan onafhankelijk van de toekomstige handeling van de rechtspersoon leiden tot het treffen van een voorziening. Indien de rechtspersoon toekomstige uitgaven kan voorkomen door een handeling in de toekomst heeft de rechtspersoon geen verplichting tot het doen van die uitgaven en wordt geen voorziening getroffen’. UWV stelt dat er zolang het dit gebouw blijft huren, geen sprake zal zijn van een verplichting tot het terugbrengen in de oorspronkelijke staat. Evenmin is dit het geval wanneer met de

46 Er wordt hierbij verwezen naar RJ 252 inzake Voorzieningen, alinea 109.

56 / 93

verhuurder of met een eventuele nieuwe huurder kan worden overeengekomen dat het gehuurde in de bestaande staat kan worden opgeleverd. In de wederhooreactie van UWV, zie bijlage 2 pagina 5/6, wordt aldus gesteld dat het vormen van een voorziening volgens de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving juist niet zou zijn toegestaan, omdat het hier gaat om een verplichting die door UWV mogelijk kan worden voorkomen. De Accountantsdienst van het Ministerie onderschrijft die visie. UWV heeft over dit onderwerp een intern memo van de afdeling FEZ/concerncontrol verstrekt (gedateerd 19 januari 2004) met als bijlage een memo van KPMG, gedateerd 12 januari 2004. Dit accountantskantoor heeft op verzoek van UWV een advies uitgebracht, dat overigens een concept-status heeft. Daarin staat dat de bepaling waarop UWV zich beroept alleen geldt voor eenzijdige handelingen, ‘waarvoor niet de instemming en/of medewerking van een derde is vereist’. KPMG stelt voorts: ‘Het mogelijk ‘wegonderhandelen’ van de herstelkosten in de toekomst is iets waarvoor te zijner tijd de medewerking van de huurder noodzakelijk is, een gebeurtenis na balansdatum dus, en tot die tijd blijft gewoon sprake van een contractuele verplichting voor de huurder (en dus de noodzaak tot het vormen van een voorziening).’ Het intern memo van UWV sluit in eerste instantie aan bij het KPMG-advies met de tekst: ‘Met KPMG neigen wij er nu naar te concluderen dat UWV op grond van RJ 252.217 inderdaad een voorziening herstelkosten zou moeten vormen ingaande de jaarrekening 2003’. De conclusie in hetzelfde stuk is echter onbegrijpelijk en volstrekt niet in lijn met de eerdere tekst in het memo en het KPMG-advies. De conclusie van UWV is namelijk: ‘Wij concluderen dan ook dat noch in de jaarrekening 2002, noch in de jaarrekening 2003 binnen de relevante verslagleggingsregels argumenten te vinden zijn die vorming van een voorziening verbouwingskosten HK [red.: Hoofdkantoor] zelfs maar toestaan. Laat staan vereisen.’ De reactie van UWV leidt niet tot een wijziging van de eerdere vaststelling dat UWV gehouden is een voorziening op te nemen in de jaarrekening voor de terugbouwverplichting. UWV kan immers niet zelfstandig, dus door een eigen handeling en zonder medewerking van een derde (i.c. de verhuurder), deze uitgaaf voorkomen. Dit standpunt wordt gestaafd door het KPMG-advies. Makelaarskosten Omtrent de reden(en) van de betalingen voor courtage aan makelaar Jones Lang LaSalle is geen eenduidig beeld ontstaan. Op grond van de overeenkomst van 26 april 2002 lijkt UWV de aanhuurcourtage van 220.000 euro exclusief BTW niet verschuldigd te zijn. G&S Vastgoed zou het makelaarsloon immers betalen, wat ook is gebeurd conform de afspraak van 26 april 2002, echter voor een bedrag van 876.654 euro exclusief BTW. De status van dit document is echter niet duidelijk geworden. Gegeven de uiteenlopende verklaringen van betrokkenen kan geen eenduidige conclusie worden gesteld ten aanzien van de aan Jones Lang LaSalle betaalde vergoeding.

57 / 93

Metropolitan Vastgesteld is dat het huurcontract voor Metropolitan van rechtswege van het Lisv op UWV is overgegaan. Op 1 januari 2002 is het huurcontract aangepast vanwege een herziening van de markthuurprijs. De markthuurprijsherziening heeft geleid tot een forse stijging van de huurprijs. Metropolitan is een huurobject waarvoor een huurcontract is opgesteld dat eindigt met ingang van 31 december 2006. UWV is derhalve huurder en geen (indirect) eigenaar. De brief van 3 juni 2003 van UWV aan de Minister geeft aan dat La Guardia Plaza ten opzichte van het gebouw Metropolitan op jaarbasis ruim 0,5 miljoen euro goedkoper is. Dit bedrag is berekend door het verschil te nemen tussen de ‘kale huurprijzen’. In deze berekening zijn niet de verschuldigde BTW-compensatie (die voor La Guardia Plaza veel hoger is dan voor gebouw Metropolitan), de service- en energiekosten meegenomen. Daarnaast is er vanaf 15 september 2002 sprake geweest van dubbele huur; van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2006 komt het verschil tussen de huurprijs en de onderverhuurprijs voor rekening van UWV.

58 / 93

5.4 Kosten inbouwpakket en toerekening kosten bestuurs- en vergadercentrum 5.4.1 Normen In de eerste berichtgeving aan de Tweede Kamer, te weten de brief van 3 juni 2003 van UWV aan het Ministerie, staat op bladzijde 2 dat de investeringen om gebouw B aan te passen aan de bestemming van een bestuurs- en vergadercentrum, 1.216.462 euro bedroegen voor de hal en het vergadercentrum en voor het bestuurscentrum 414.000 euro (samen 1.630.462 euro exclusief BTW, ofwel 1,9 miljoen euro inclusief BTW). De brief noemt geen totalen voor de kosten van het inbouwpakket, maar wel: ‘De inrichtingsprijs voor de gebouwen B, C, D en E op La Guardia bedraagt € 918 euro per m2 (brutovloeroppervlak)’. In het rapport van 25 september 2003 van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst wordt op bladzijde 15 (van de als bijlage daarbij gevoegde UWV-rapportage) vermeld dat de totale inrichtingskosten voor gebouw B 12,5 miljoen euro bedragen: ‘Van dit bedrag is € 1,9 miljoen toe te schrijven aan de aanpassingen, gericht op de functie van bestuurs- en vergadercentrum. De overige € 10,5 miljoen bestaat uit de ‘normale’ inrichtingskosten die bij een andere bestemming dan bestuurscentrum ook hadden moeten worden gemaakt’. De UWV-rapportage van 30 oktober 2003 inzake nader onderzoek (Uitwerking huisvestingskosten gebouw B) vermeldt op bladzijde 6 dat de (begrote) totale kosten voor het inbouwpakket 12,7 miljoen euro bedragen. Over de eerdere opgave van 1,9 miljoen euro voor de kosten van de aanpassingen aan de begane grond en aan de eerste, elfde en twaalfde verdieping vermeldt het rapport: ‘UWV heeft ervoor gekozen de aannemer een specificatie te laten verstrekken van het meerwerk (…) De opgave van de aannemer omvatte 10 punten waarin aanpassingen hebben plaatsgevonden ten opzichte van het oorspronkelijke bestek’. Verder is in de UWV-rapportage van 30 oktober 2003 onder 3.4 aangeven: ‘Naar aanleiding van zijn verzoek om nadere informatie te verstrekken over de huisvestings- en inrichtingskosten van gebouw B heeft de Minister, om maximale duidelijkheid te verschaffen, onafhankelijk deskundigen gevraagd nader onderzoek te doen naar de specifieke aanpassingskosten in casco en wijzigingen van het inbouwpakket. Dit onderzoek is kort geleden uitgevoerd met inachtneming van de actuele stand van zaken. De deskundigen zijn, in afwijking van de opgave van de aannemer, gekomen tot een aanvulling van de 10 puntenlijst met 7 punten tot een 17 puntenlijst (…) Met deze 17 punten is een bedrag gemoeid van € 2,4 miljoen.’ Kortom, de totale kosten voor het inbouwpakket zijn ten opzichte van de eerdere rapportage in september 2003 van 12,5 miljoen euro bijgesteld naar 12.739.755 euro in de rapportage van oktober 2003 (zie paragraaf 5.1.9). Het eerdere bedrag van 1,9 miljoen euro is gecorrigeerd naar

59 / 93

2,4 miljoen euro, conform de specificatie, zoals opgenomen in bijlage C van het UWV-rapport van 30 oktober 2003. Het bedrag van 2,4 miljoen euro dat in het UWV-rapport wordt genoemd, is opgebouwd uit zeventien elementen die puntsgewijs zijn opgesomd en betrekking hebben op de begane grond, de eerste, elfde en twaalfde verdieping van gebouw B, te weten: 10-puntenlijst rapportage 25-09-03: • vergroten vide en plaatsen wandscherm receptie van begane grond • trap tussen de elfde en twaalfde verdieping • extra brandwerende pui in verband met gewijzigde compartimentering • wijziging afwerking toiletgroepen • lamellen plafonds • wijziging restplafond en delen stucwerk • afwerking vloeren 11e en 12e verdieping • verlichting (niet losse inrichting) • wijziging elektrische installatie • wijzigingen in werktuigbouwkundige installaties

aanvullingen tot 17-puntenlijst 30-10-03: • houten wand • •

gebogen leemstucwerk wandtegelwerk lifthallen

• • • •

draaideur vergaderzaal hardglazen puien metalen plafonds en wanden overige stucwerk

De opgaven van de kosten van deze zeventien punten zijn ontleend aan de verstrekte opdrachten aan G&S Vastgoed. Zo is het aanbrengen van de trap naar de twaalfde verdieping (tweede punt op de lijst) ad 172.550 euro inclusief BTW, opgebouwd uit een viertal ‘bijwerkopgaven’ van G&S Vastgoed, te weten: • no. 45 uitsparingen in betonvloer; • no. 54 staalwerk extra trap; • no. 72 lichtwand en lichtplafond elfde en twaalfde verdieping; • no. 52 bouwkundige werkzaamheden elfde en twaalfde verdieping (deels). De Rijksgebouwendienst heeft in de benchmark van september 2003 de kostengegevens van UWV afgezet tegen de gemiddelde kosten van de betrokken instellingen uit de benchmark. De dienst noemt daarbij de volgende kengetallen: • kosten inbouwpakket ‘smal’ 47 La Guardia Plaza per vierkante meter brutovloeroppervlak; • kosten inbouwpakket totaal48 La Guardia Plaza per vierkante meter bruto vloeroppervlak.

47 Rijksgebouwendienst hanteert het begrip ‘smal’ inbouwpakket om de kosten tussen de in de benchmark betrokken instellingen vergelijkbaar te houden. Onder een ‘smal’ inbouwpakket worden onder meer de binnenwanden, vloerafwerking, plafonds en kabelgoten verstaan. Daarbuiten vallen echter de aanpassingen aan het casco, het terrein of veranderingen aan gebouwinstallaties. 48 In de kosten inbouwpakket totaal zijn behalve de kosten inbouwpakket ‘smal’ ook de kosten begrepen voor aanpassingen aan het casco, het terrein of veranderingen aan gebouwinstallaties.

60 / 93

UWV berekent ten slotte in de rapportage van september 2003 de totale kosten voor het inbouwpakket per vierkante meter brutovloeroppervlak specifiek voor gebouw B. 5.4.2 Bevindingen 5.4.2.1 Inbouwpakket ‘smal’ La Guardia Plaza In het rapport van Ministerie en Rijksgebouwendienst van september 2003 zijn de kosten berekend voor een ‘smal’ inbouwpakket per vierkante meter brutovloeroppervlak voor La Guardia Plaza totaal. De kosten voor het ‘inbouwpakket smal’ bedragen voor UWV 332 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. De gemiddelde kosten uit de benchmark bedragen 273 euro. De Rijksgebouwendienst noemt tevens het bedrag van 352 euro dat hoort bij de reguliere (referentie) kwaliteit voor Rijkshuisvesting. Geconcludeerd wordt dat de kosten voor inbouwpakket ‘smal’ van UWV boven het gemiddelde van de benchmark liggen, maar onder het niveau voor de (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting. Deze berekening is echter gebaseerd op een vvo/bvo-verhouding van 0,7, waarin de parkeergarage is opgenomen. De gecorrigeerde berekening waarbij de parkeergarage buiten beschouwing is gelaten, is hierna weergegeven: Gegevens • Verhouding vvo/bvo Kengetal: kosten inbouwpakket ‘smal’ per m2 bvo in euro inclusief BTW

Rapport 25/09/’03 0,7 332

Gecorrigeerde berekening 0,87 413

Gecorrigeerd naar de bvo- metrage exclusief parkeergarage komen de kosten voor het inbouwpakket ‘smal’ (voor het totale complex) uit op 413 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak (was 332 euro). Dit is circa 51 % boven het gemiddelde uit de benchmark en 17% boven het niveau voor de reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting. 5.4.2.2 Inbouwpakket totaal La Guardia Plaza In het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst zijn de kosten berekend voor het totale inbouwpakket per vierkante meter brutovloeroppervlak voor La Guardia Plaza totaal. De kosten voor het totale inbouwpakket (exclusief verhuiskosten) bedragen voor UWV 635 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. De Rijksgebouwendienst zet dit getal af tegen het bedrag van 697 euro dat hoort bij de reguliere (referentie) kwaliteit voor Rijkshuisvesting. Geconcludeerd wordt dat de kosten voor het totale inbouwpakket op basis van de berekening per vierkante meter brutovloeroppervlak (voor het gehele complex La Guardia Plaza) circa 9% lager uitkomen dan het kengetal voor de referentiekwaliteit. Deze berekening is echter gebaseerd op een vvo/bvo-verhouding van 0,7, waarin de parkeergarage is opgenomen. De gecorrigeerde berekening waarbij de parkeergarage buiten beschouwing is gelaten, is hierna weergegeven:

61 / 93

Gegevens • • •

Verhuurbaar vloeroppervlak Verhouding vvo/bvo Brutovloeroppervlak Kengetal: inbouwpakket totaal La Guardia Plaza in euro per m2 bvo inclusief BTW

Rapport 25/09/’03 9.664 0,7 13.806 635

Gecorrigeerde berekening 9.664 0,87 11.087 771

Gecorrigeerd naar de bvo- metrage exclusief parkeergarage komen de kosten voor het totale inbouwpakket uit op 771 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak (was 635 euro). Dit is circa 11% boven het niveau voor de reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting. 5.4.2.3 Inbouwpakket totaal gebouw B In het UWV-rapport dat als bijlage is gevoegd bij het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst zijn de kosten berekend voor het totale inbouwpakket per vierkante meter brutovloeroppervlak voor de afzonderlijke gebouwen van La Guardia Plaza en derhalve ook voor gebouw B. De kosten voor het totale inbouwpakket bedragen voor gebouw B 923 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. Deze berekening is echter gebaseerd op een vvo/bvoverhouding van 0,7, waarin de parkeergarage is opgenomen. De gecorrigeerde berekening waarin de parkeergarage buiten beschouwing is gelaten, is hierna weergegeven: Gegevens • • • •

Begrote kosten inbouwpakket (rapport 30-10-03) in euro Verhuurbaar vloeroppervlak Verhouding vvo/bvo Brutovloeroppervlak Kengetal: kosten inbouwpakket totaal gebouw B in euro per m2 bvo inclusief BTW

Rapport UWV 30/10/’03 12.739.755 9.664 0,7 13.806 923

Gecorrigeerde berekening 12.739.755 9.664 0,87 11.087 1.149

Gecorrigeerd naar de bvo- metrage exclusief parkeergarage komen de (begrote) kosten voor het totale inbouwpakket voor gebouw B uit op 1.149 euro 49 per vierkante meter brutovloeroppervlak (was 923). De gemiddelde kosten voor het inbouwpakket voor de gebouwen A, C en D bedragen circa 736 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. 50 Daarbij zijn die voor A gebaseerd op gerealiseerde bedragen en die voor C en D gebaseerd op begrote bedragen. De begrote kosten

49 In de begrote kosten is de bijdrage van G&S Vastgoed in de kosten voor het inbouwpakket van UWV in mindering gebracht (de stelpost ad. 1.536.995). 50 De gemiddelde kosten voor gebouw A, C en D zijn berekend door de kengetallen uit het rapport van het UWV van september 2003 te corrigeren voor de factor vvo-bvo (van 0,7 naar 0,87).

62 / 93

voor gebouw B liggen derhalve 56 % hoger dan het gemiddelde van de overige gebouwen van La Guardia Plaza. 5.4.2.4 Kostentoedeling bestuurs - en vergadercentrum De opzet van de UWV-projectadministratie is niet zodanig dat kosten worden ‘geboekt’ op verdiepingen. De projectadministratie is namelijk ingericht naar werksoort (bijvoorbeeld bouwkundig werk, werktuigbouwkundige kosten of advieskosten). Doordat het ontwerpproces van de begane grond / eerste verdieping en de elfde en twaalfde verdieping (het bestuurs- en vergadercentrum) separaat van de rest van het gebouw is verlopen, heeft G&S Vastgoed evenwel offertes (bijwerkopgaven) uitgebracht die grotendeels specifiek betrekking hebben op de desbetreffende verdiepingen. Een analyse van alle bijwerkopgaven van G&S Vastgoed wijst uit dat een groot deel van de kosten is toe te delen aan de werkzaamheden betreffende de begane grond / eerste verdieping en de elfde en twaalfde verdieping. Behalve directe bouwkosten, die direct zijn toe te delen aan onderdelen van de bouw, moeten voor een volledig beeld van alle kosten voor de betreffende verdiepingen ook de indirecte bouwkosten (bouwplaatskosten51 ) en de voorbereidingskosten worden meegenomen. De totale bouwplaatskosten bedragen ongeveer 446.000 euro inclusief BTW, waarvan 170.000 euro dient te worden toegerekend aan de desbetreffende verdiepingen. Als onderdeel van de voorbereidingskosten moeten ook de architectkosten van bureau Skidmore, Owings & Merrill Inc. (SOM) worden toegerekend. Dat bureau werd speciaal ingehuurd voor het ontwerp van de desbetreffende verdiepinge n. Later heeft Verweij Messnig & Partners (VMP) het ontwerp voor de desbetreffende verdiepingen van SOM overgenomen. De kosten van deze architecten bedragen respectievelijk 172.000 euro. 52 en 99.960 euro. 53 In navolgende tabel is aangegeven wat de kosten zijn, wanneer de directe bouwkosten, de bouwplaatskosten en de architectenkosten worden toegerekend aan de desbetreffende verdiepingen.

51 Bouwplaatskosten zijn kosten die gemaakt worden op de bouwplaats, die toewijsbaar zijn aan een project, maar die niet direct aan onderdelen van de bouw kunnen worden toegeschreven en daarom apart in een begroting worden vermeld, zoals: verblijfs- en wasruimten voor personeel (keten), opslag voor materialen en materieel, kosten voor bouwkranen, betonpompen, bouwwegen, transportmaterieel en dergelijke. Aangezien het om ‘indirecte bouwkosten’ gaat die niet direct toewijsbaar zijn aan onderdelen, is het niet eenvoudig een goede toedeling te maken. Een mogelijke benadering is dit te doen door de kosten van de werkzaamheden betreffende de begane grond, de eerste, elfde en twaalfde verdieping naar rato van de totale opdracht aan G&S Vastgoed toe te rekenen. 52 In de projectadministratie is het opdrachtbedrag van architect SOM exclusief BTW geboekt. De prestatie van de architect is belast met Nederlandse BTW aangezien de architectendiensten zien op onroerend goed dat in Nederland is gelegen (Artikel 6-2-a Wet OB). De heffing van deze Nederlandse BTW wordt echter verlegd naar UWV. De architect dient dus zonder BTW te factureren. UWV dient zelf de BTW op aangifte te voldoen. 53 De architectkosten zijn naar rato van de bouwkosten aan de desbetreffende verdiepingen toebedeeld.

63 / 93

Verdieping • Begane grond / 1e verdieping (hal / entree) • 11e en 12e verdieping Totaal

Kosten (in euro’s) inclusief BTW 792.000 2.758.000 3.550.000

In bijlage 4 is een specificatie van de genoemde bedragen opgenomen. Deze geeft een gedetailleerd inzicht in de opbouw van deze bedragen. Een tweetal bijwerkposten van G&S Vastgoed heeft betrekking op meerdere verdiepingen, te weten: • nr. 100 inzake het leveren en aanbrengen van bedrijfskeukens ad. 386.000 euro inclusief BTW en • nr. 112 minderwerk keukeninstallaties ad. 163.000 euro. Vanuit de specificaties die bij de bijwerkpost zijn gevoegd, is respectievelijk een post van 60.900 euro en een minderpost van 32.881 euro toegerekend aan de elfde en twaalfde verdieping. G&S Vastgoed heeft echter ook een aantal bijwerkopgaven opgesteld met bouwkosten die betrekking hebben op meerdere verdiepingen en waarvan op basis van de specificatie niet zonder meer kan worden vastgesteld aan welke verdieping de kosten in kwestie moeten worden toebedeeld. Het betreft een totaalbedrag van circa 286.000 euro inclusief BTW. Deze kosten hebben grotendeels betrekking op de keukeninstallatie en op het loodgieterswerk van de tweede verdieping (restaurant); een deel heeft echter ook betrekking op de keukenvoorziening op de elfde en twaalfde verdieping. Daarnaast zijn er nog architecten- en adviseurskosten voor circa 600.000 euro die niet nader zijn gespecificeerd per verdieping. Ook hiervan zal een deel – zij het beperkt, omdat de architectenkosten reeds zijn toebedeeld – betrekking hebben op de desbetreffende verdiepingen. Nader onderzoek zou moeten uitwijzen in hoeverre een verdere toedeling van de onderscheidene posten mogelijk is. UWV stelt dat het in de brief van 3 juni 2003 heeft gerapporteerd over de kosten die gemoeid zijn met de aanpassingen van de entree en inrichting van het vergader- en bestuurscentrum. In de brief wordt een bedrag van 1,9 miljoen euro genoemd, evenals in de rapportage van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst waarin wordt gesteld dat de 1,9 miljoen euro ‘kan worden toegeschreven aan de inrichting van het bestuurs- en vergadercentrum’. UWV geeft aan dat het Ministerie als onderdeel van het nadere verzoek om informatie in oktober 2003 verzocht ‘inzicht te verschaffen in de inrichtingskosten voor de kamers van de Raad van Bestuur (brief SZW 15 oktober 2003)’.

64 / 93

UWV heeft hiertoe aangegeven vanzelfsprekend bereid te zijn alle kosten voor de elfde en twaalfde verdieping inzichtelijk te maken. Dit zou twee weken extra tijd vergen, omdat het instituut alle facturen zou moeten doornemen. Vanwege de tijd besloot het Ministerie daarom inzicht te laten verschaffen op basis van een lijst van aanpassingen. Deze beslissing is genomen in het overleg van 16 oktober 2003 tussen het Ministerie, de Rijksgebouwendienst, het adviesbureau Twynstra Gudde en UWV. In de rapportage wordt een bedrag van 2,4 miljoen euro inclusief BTW voor de aanpassingen genoemd. De reden voor de bijstelling van de eerder door UWV opgegeven 1,9 miljoen euro is gelegen in het feit dat Ministerie, Rijksgebouwendienst en Twynstra Gudde in afwijking van de opgave van de aannemer kwamen met een aanvulling van de tienpuntenlijst tot een lijst met zeventien punten. Deze lijst heeft betrekking op aanpassingen voor de begane grond en de eerste, elfde en twaalfde verdieping. Op basis van deze lijst worden de kosten anders toegedeeld binnen hetzelfde totaalbedrag voor het inbouwpakket van gebouw B, aldus UWV in zijn reactie op de hiervoor weergegeven bevindingen. UWV merkt verder op dat het eerdergenoemde bedrag voor de inrichting van de begane grond en de eerste, elfde en twaalfde verdieping à 3,6 miljoen euro in tegenstelling tot het bedrag van 2,4 miljoen euro dat UWV noemde, niet alleen betrekking heeft op de aanpassingen, maar op de totale kosten voor de inrichting van de begane grond en de genoemde verdiepingen. Een vergelijking met de eerder aangeleverde informatie is naar de mening van UWV dan ook niet mogelijk. Bovendien zijn in deze rapportage de kosten tot en met jaareinde 2003 meegenomen, terwijl de UWV-opgave gebaseerd is op de stand van zaken tot en met september 2003. UWV stelt, kortom, dat het informatie heeft verstrekt op basis van de uitgangspunten van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst, maar de boven gegeven cijferopstellingen zijn gebaseerd op andere uitgangspunten en maken een vergelijking dus niet opportuun. In een reactie heeft het Ministerie aangegeve n dat het citaat in het UWV-rapport van oktober 2003 niet klopt, in de zin dat de Minister geen onafhankelijke deskundigen heeft gevraagd nader onderzoek te doen naar de specifieke aanpassingskosten in het casco en de wijzigingen van het inbouwpakket. Feitelijk is in de bespreking op 16 oktober 2003 nagegaan op welke wijze de toezegging aan het parlement gestand kon worden gedaan (dit in tegenstelling tot wat UWV hierover verklaart). UWV heeft in het overleg aangegeven binnen de beperkt beschikbare tijd (ruim een week) geen kans te zien de kosten voor het bestuurs- en vergadercentrum volledig uit te splitsen op basis van de projectadministratie. Wel was UWV in staat de meerkosten van aanpassingen te presenteren, aldus het Ministerie. UWV is hierop begonnen met de zogenaamde 10-puntenlijst en heeft de aanwezigen verzocht alvast omissies te geven. Er zijn vervolgens door onder meer het Ministerie enige suggesties gedaan. Daarmee is niet door het Ministerie besloten dat de uiteindelijk door UWV te presenteren cijfers volgens een 17-puntenlijst moest plaatsvinden, en ook niet dat deze lijst uitputtend was. De juistheid en volledigheid was uiteraard aan UWV om te bepalen, zij waren immers verantwoordelijk voor een overzicht van de meerkosten voor de aanpassingen, aldus het Ministerie.

65 / 93

De aanpassing van 1,9 naar 2,4 miljoen euro volgt uit een schouw waarbij vertegenwoordigers van UWV, de Rijksgebouwendienst en Twynstra Gudde aanwezig waren. Uit het interview met medewerkers van Twynstra Gudde is gebleken dat de schouw op initiatief van dit bureau is gehouden en dat zij zich tijdens de schouw gericht hebben op de niet-gebouwgebonden kosten waarvoor Twynstra Gudde was ingeschakeld. De desbetreffende medewerkers van de Rijksgebouwendienst verklaren dat de schouw aanvankelijk was bedoeld voor de nietgebouwgebonden kosten, maar aangezien de Rijksgebouwendienst het gebouw reeds kende en het nog niet geheel duidelijk was wie nu wat zou doen in de onderzoeken, waren ook zij bij de schouw aanwezig geweest. De Rijksgebouwendienstmedewerkers verklaren dat de lijst (met aanpassingen) tijdens de schouw niet ‘en detail’ is bekeken en dat hun participatie in de schouw nooit de intentie van volledigheid heeft gehad. Rijksgebouwendienst stelt dat naar aanleiding van de schouw de lijst niet meer is aangepast. Deze schouw heeft als grondslag gediend voor de brief bij de UWV-rapportage van oktober 2003, waarin de Rijksgebouwendienst in algemene bewoordingen een oordeel geeft over het gebruik van materialen en ruimten op de desbetreffende verdiepingen. 5.4.3 Analyse Kosten inbouwpakket Voor de benchmark in de berekeningen van de kosten voor het inbouwpakket per vierkante meter brutovloeroppervlak is vastgesteld dat in het rapport van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst is uitgegaan van een factor 0,7 vvo/bvo waarin de parkeergarage is verdisconteerd. Gecorrigeerd naar de bvo- metrage exclusief parkeergarage komen de kosten voor: • het inbouwpakket ‘smal’ (voor La Guardia Plaza A tot en met D uit op 413 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak (was 332 euro). Dit is circa 51 % boven het gemiddelde uit de benchmark en 17% boven het niveau voor de reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting; • het totale inbouwpakket van La Guardia Plaza A tot en met D uit op 771 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak (was 635 euro). Dit is circa 11% boven het niveau voor de reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting; • de (begrote) kosten voor het totale inbouwpakket voor gebouw B uit op 1.149 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak (was 923 euro). Kostentoedeling bestuurs - en vergadercentrum Vastgesteld is dat UWV rapporteerde dat van de inrichtingskosten ad 12,7 miljoen euro (eerder 12,5 miljoen euro), 2,4 miljoen euro (eerder 1,9 miljoen euro) betrekking heeft op het bestuursen vergadercentrum. Uit het onderzoek naar alle bijwerkposten van G&S Vastgoed alsmede naar de voorbereidingskosten blijkt dat een bedrag van 792.000 euro inclusief BTW betrekking heeft op de begane grond / eerste verdieping en een bedrag van 2.758.000 euro op de elfde en twaalfde verdieping (bestuurs- en vergadercentrum).

66 / 93

Een aantal opdrachten heeft betrekking op meerdere verdiepingen en op basis van de specificatie kan niet zonder meer worden vastgesteld aan welke verdieping de kosten moeten worden toebedeeld. Nader onderzoek zou moeten uitwijzen in hoeverre een verdere toedeling van de posten mogelijk is. De totale kosten voor de twee bovenste verdiepingen van gebouw B, alsmede die voor de begane grond en eerste verdieping van dit gebouw, komen daardoor uit op minimaal 3,5 miljoen euro inclusief BTW. De argumentatie dat UWV heeft gerapporteerd over de ‘aanpassingen’, sluit niet aan op de kostenspecificatie van 1,9 en 2,4 miljoen euro. In deze kosten zijn voor een belangrijk deel bijvoorbeeld ook binnenwanden en vloerafwerking begrepen die in het ‘casco’ opgeleverde gebouw niet waren aangebracht en niet als ‘aanpassing’ zijn te kwalificeren. Anderzijds ontbreken in de desbetreffende specificaties kosten die wel betrekking hebben op aanpassingen, bijvoorbeeld die van ‘casco’ opgeleverde loodgietersinstallatie. Vastgesteld kan worden dat de wijze waarop het uiteindelijke bedrag van 2,4 miljoen euro tot stand is gekomen een onduidelijke grondslag kent. Deels zijn in het bedrag de aanpassingskosten van het casco opgenomen, maar deels ook kosten voor wanden, vloerafwerking en dergelijke. UWV beroept zich op de deskundigen die gedurende de schouw de lijst van tien punten met zeven hebben uitgebreid tot een lijst van zeventien punten. Dit blijkt te zijn gebeurd op basis van een globale visuele inspectie. UWV heeft geen reden gezien de gegevens uit de financiële administratie, waarover het kon beschikken, in de schouw te betrekken. Achteraf heeft de controller Vastgoed de aanvullende zeven punten voorzien van een kostenopgave op basis van de opdrachten aan G&S Vastgoed die in de projectadministratie aanwezig waren. UWV stelt dat het Ministerie heeft besloten te rapporten op basis van een puntenlijst in plaats van zich te baseren op alle in de projectadministratie voorkomende opdrachten die volledig waren uitgesplitst naar de desbetreffende verdiepingen. Het Ministerie spreekt deze lezing tegen. De door UWV gevolgde methode heeft tot gevolg dat een aantal (indirecte) kosten, welke in het bijzonder betrekking hebben op de onderzochte functies van bestuurs- en vergadercentrum, buiten beschouwing blijven. Samenvattend kan worden vastgesteld dat in de verantwoording aan de Tweede Kamer UWV eerst een bedrag van 1,9 miljoen euro en later van 2,4 miljoen euro heeft gerapporteerd. De genoemde bedragen zijn tot stand gekomen op basis van een visuele inspectie en aan de hand van een zogenaamde puntenlijst waardoor noch de totale kosten voor het bestuurscentrum, noch de aanpassingskosten sec in beeld zijn gebracht. Door het ontbreken van een juiste grondslag, is de informatieve waarde van de gerapporteerde bedragen gering. Het meest volledige beeld van de kosten voor het bestuurs- en vergadercentrum geeft de benadering waarbij alle kosten aan de betreffende verdiepingen (de begane grond, eerste, elfde en twaalfde verdieping) worden toegerekend. In dit rapport zijn de totale kosten voor de verdiepingen van het bestuurs- en vergadercentrum vastgesteld op minimaal 3,55 miljoen euro.

67 / 93

5.5 Kosten van niet-gebouwgebonden inrichting (losse inrichting) Naar aanleiding van het Algemeen Overleg van 9 oktober 2003 met de Vaste Commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de Minister onderzoek laten uitvoeren naar de nietgebouwgebonden inrichtingskosten in gebouw B. Bureau Twynstra Gudde is daarover een oordeel gevraagd. Dit heeft geresulteerd in een rapportage van dit bureau, gedateerd 29 oktober 2003. Uit het verslag van het Algemeen Overleg Onderzoek Huisvestingskosten UWV van 12 november 2003 blijkt dat gevraagd is naar de reden of oorzaak voor de hoge kosten voor een klein restaurant en de hoge kosten voor audiovisuele middelen. Gezien de beperkte tijd die voor dit onderzoek beschikbaar was, is geen volledig onderzoek ingesteld naar de niet- gebouwgebonden inrichtingskosten. Het onderzoek heeft zich moeten beperken tot de verplichtingen die in de projectadministratie voor gebouw B voorkwamen en tot de facturen ten aanzien van het restaurantmeubilair en audiovisuele middelen. 5.5.1 Normen Het onderzoek van Twynstra Gudde leidt tot een oordeel over een zevental kostenposten waarvoor UWV de gegevens aanleverde. Het adviesbureau heeft deze kosten vervolgens afgezet tegen zijn referentiekader, zoals dat wordt gevormd door: • zijn eigen database ‘FACANA’ (FACilitaire ANAlyse); • benchmark-onderzoek naar de faciliteiten betreffende Rijkshuisvesting in opdracht van FMweb en • expertise en kennis op gebied van investeringsbegrotingen en kostenbeheer. In het rapport zet Twynstra Gudde de kosten van UWV af tegen de financiële boven- en ondergrens van zijn referentie. Het rapport van Twynstra Gudde is als bijlage 5 bij de brief van 31 oktober 2003 van de Minister aan de Tweede Kamer gevoegd. Het bureau heeft geen opdracht gehad om de cijfers die door UWV zijn aangeleverd, te valideren en is ervan uitgegaan dat deze juist en consistent zijn. 5.5.2 Bevindingen 5.5.2.1 Algemeen Twynstra Gudde behandelt in zijn rapport zeven kostenposten afzonderlijk. Deze kostenposten vertegenwoordigen een totale investering in niet-gebouwgebonden inrichting van 1.745.506 euro. De kostenpost ‘pc’s op de werkplek’ is hierbij buiten beschouwing gelaten, aangezien deze kosten zijn uitgedrukt in kosten per stuk en niet zijn getotaliseerd. UWV geeft in de rapportage ‘Uitwerking huisvestingskosten UWV gebouw B’ van 30 oktober 2003 onder 3.2 en 3.4 een overzicht van dezelfde zeven posten die, conform de rapportage van Twynstra Gudde, een investering vertegenwoordigen van in totaal 1.745.506 euro (exclusief

68 / 93

pc’s). In bijlage 2B van het UWV-rapport is een specificatie opgenomen van de kosten van het meubilair va n de leden van de Raad van Bestuur. Het UWV-rapport is als bijlage 2 bij de brief van 31 oktober 2003 gevoegd. Als bijlage 1 bij deze brief is de oplegnotitie ‘Bevindingen Nader onderzoek huisvestingskosten UWV’ gevoegd. De in tabel 3 van de desbetreffende notitie opgenomen bedragen corresponderen met de rapportages van Twynstra Gudde en UWV. De kosten van de zeven kostencomponenten voor de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten zijn in de navolgende tabel weergegeven (bedragen in euro’s inclusief BTW). Kostensoort

1a 1b 2 3 4 5 6 7

meubilair Raad van Bestuur meubilair directiekamers meubilair vergaderkamers audiovisuele middelen reguliere kantoormeubilair restaurant meubilair inrichting ontvangstruimten pc’s op de werkplek

kosten UWV

Eenheden

Kosten UWV per eenheid

61.766

4

15.441

Ondergrens referentie TG 12.000

Bovengrens referentie TG 18.000

Binnen referentie ja / nee ja, 3 van de 4 ja

181.702

13

13.977

12.000

18.000

305.310

156

1.957

1.685

1.968

ja

277.850

156

1.781

837

1.096

nee

738.646

274

2.696

2.372

2.710

ja

64.389

90

715

350

400

115.844

74

1.565

1.050

5.000

ja

PM

PM

1.328

1.350

1.500

ja

nee

Twynstra Gudde merkt in zijn rapport op dat vijf van de zeven kostenposten binnen de referentierange vallen. Geconcludeerd wordt: 1. de spreiding van de kosten per kamer voor het kantoormeubilair van de leden van de Raad van Bestuur is groot en varieert van 6.995 tot 19.137 euro per werkplek. Van de vier werkplekken van de leden van de Raad van Bestuur vallen er drie binnen de referentierange en één daarbuiten. Het gemiddelde valt er echter binnen; 2. de kosten van het restaurantmeubilair, uitgedrukt in een gemiddeld investeringscijfer per zitplek, valt buiten de referentiespreiding; de kosten zijn: 715 euro per zitplek en bovengrens van de referentie 400 euro. Twynstra Gudde merkt op dat er relatief veel ‘maatgemaakt’ is, dat de negentig gerealiseerde zitplaatsen een beperktere capaciteit bieden dan gezien de omvang van het gebouw te adviseren zou zijn. Het daardoor geringe ruimtegebruik zal in de exploitatie vermoedelijk opwegen tegen de hogere investering in meubilair, aldus Twynstra Gudde; 3. voor de audiovisuele middelen is de afwijking zeer groot en niet te rechtvaardigen door de waarnemingen tijdens de schouw, zoals Twynstra Gudde die heeft uitgevoerd. Gedurende het

69 / 93

proces is 100.000 euro aan het totaal van de kosten voor de audiovisuele middelen toegevoegd waarvan Twynstra Gudde geen nadere specificatie kent. 5.5.2.2 Kosten restaurantmeubilair Het meubilair dat in het restaurant van gebouw B aanwezig is, is te onderscheiden in een deel vaste inrichting (de treincoupé-achtige opstellingen met zitbanken en de barmeubels die aan de buitengevel zijn gemonteerd) en losse inrichting (6 tafels, 24 stoelen en 40 barkrukken). De vaste inrichting is in opdracht gegeven aan G&S Vastgoed, de losse inrichting is geleverd via Aspa. In de rapportages is een bedrag voor restaurantmeubilair opgenomen. Dit is als volgt onderverdeeld: Kostenpost •

vaste inrichting (bijwerkpost 101 G&S Vastgoed: ‘aanpassen van de meubels op de tweede verdieping’). • losse inrichting (uit de offerte van Aspa van 12 juni 2003) Totaal

Kosten (in euro’s) inclusief BTW 39.774 24.614 64.388

Bijwerkpost 101 inzake de vaste restaurantinrichting betreft een wijziging dan wel aanvulling, te weten een aanpassing van de drie zitmeubels en de levering en montage van inpakmeubels. In bijwerkpost 070 (‘bouwkundige voorzieningen op de 2e verdieping t.b.v. keukens, restaurant alsmede plafond- en vloerafwerking en meubilair’) zijn de basisofferte voor de drie zitmeubels opgenomen, alsmede de kosten voor de barmeubels. Het gaat om een bedrag van 59.100 euro inclusief BTW. Deze kosten heeft UWV geboekt onder bouwkundige kosten die deel uitmaken van het inbouwpakket. De totale kosten voor het restaurantmeubilair bedragen daarmee 123.488 euro inclusief BTW. De gemiddelde kosten per zitplek komen uit op 1.372 euro per plek. De referentie van Twynstra Gudde loopt van 350 tot 400 euro per plek. De feitelijke kosten zijn derhalve 3,5 maal zo hoog als de bovengrens van de referentie van dit adviesbureau. Het merendeel van deze kosten is terug te voeren op de aanschaf van de treincoupé-achtige zitbanken.

70 / 93

Foto: restaurant gebouw B La Guardia Plaza te Amsterdam (zitbanken en barmeubilair)

Wanneer de zitbanken buiten beschouwing worden gelaten, bedragen de kosten voor de 64 zitplaatsen (40 aan het barmeubel en 26 aan tafels) 42.750 euro, te weten: 668 euro per zitplek, wat nog steeds ruim boven de referentie is die Twynstra Gudde hanteert. Hoewel het barmeubel ook kostenverhogend werkt, blijkt dat ook het basismeubilair (stoelen en tafels) boven de norm uitkomt. 5.5.2.3 Kosten audiovisuele middelen Het bedrag dat in de rapportages is opgenomen voor audiovisuele middelen, is als volgt onderverdeeld: Kostenpost • audiovisuele installatie vergaderruimten 3e verdieping (bijwerkpost 130 G&S) • audiovisuele installatie op de 11e en 12e verdieping (bijwerkpost 043 G&S) Totaal

Kosten (in euro’s) inclusief BTW 167.647 110.204 277.851

Uit het interview met medewerkers van Twynstra Gudde is gebleken dat de conclusie omtrent audiovisuele middelen, zoals zij dat verwoorden, nuancering behoeft. UWV heeft als reactie op het rapport van Twynstra Gudde opgemerkt dat het oordeel van dit bureau ten aanzien van de audiovisuele middelen niet gebaseerd kan zijn op waarnemingen tijdens de schouw. Op dat moment werden er namelijk nog werkzaamheden verricht in en aan gebouw B; niet alle vergaderruimten konden derhalve in de schouw worden betrokken.

71 / 93

Twynstra Gudde heeft de gegevens betreffende de audiovisuele middelen nader geanalyseerd. UWV heeft opgegeven dat er in totaal tien vergaderruimten zijn: • zeven vergaderruimten op de derde verdieping en • drie vergaderruimten op de elfde en twaalfde verdieping. De medewerkers van Twynstra Gudde merken in het interview op dat de nadere analyse uitwijst dat er, uitgaande van 156 vergaderplekken, in gebouw B gemiddeld 15,6 vergaderplekken per vergaderruimte aanwezig zijn. De referentie van Twynstra Gudde gaat uit van 20 vergaderplekken per vergaderruimte. Indien de kosten worden uitgedrukt per vergaderruimte in plaats van per vergaderplek, liggen de totale kosten van de audiovisuele middelen iets hoger dan de bovengrens. Meer specifiek blijkt dat: • vijf van de zeven vergaderruimten op de derde verdieping binnen de referentie vallen; • twee van de zeven vergaderruimten op de derde verdieping buiten de referentie vallen, wat wordt veroorzaakt doordat deze twee vergaderruimten zijn uitgerust met een zogenaamd DCN-systeem (discussiesysteem met microfoons en luidsprekers); • de kosten van de ruimten op de twee bovenste verdiepingen boven de referentie liggen.

Foto’s: vergaderruimte twaalfde verdieping (links) en standaard vergaderruimte derde verdieping (rechts)

Het genoemde DCN-systeem komt bij Twynstra Gudde niet in de referentie voor bij vergaderruimten met een omvang zoals die voor UWV zijn gerealiseerd. Het DCN-systeem wordt vanuit akoestisch oogpunt toegepast in vergaderruimten met een grotere omvang dan die

72 / 93

waarover UWV beschikt, en wordt derhalve, vanuit dit oogpunt, als ‘bovenmarktconforme inrichting’ aangemerkt. Twynstra Gudde heeft aangegeven dat het bovenstaande nog in een brief aan het Ministerie zal worden bevestigd. Twynstra Gudde beschikt niet over een specificatie van het bedrag van 110.204 euro voor de drie vergaderruimten op de elfde en twaalfde verdieping. Bijwerkpost 043 van G&S Vastgoed (gedateerd 20 oktober 2002) laat zien dat de kosten van de ‘boardroom’ op de twaalfde verdieping 72,8% van het totale opdrachtbedrag omvatten, te weten: 80.293 euro inclusief BTW. De kosten van het servicecontract zijn daarin proportioneel verwerkt. De kosten worden grotendeels veroorzaakt door een DCN-systeem van 28.322 euro inclusief BTW, alsmede een audiosysteem van 7.880 euro inclusief BTW en een uitgebreide video- installatie van 44.082 euro inclusief BTW. Aangaande de drie vergaderruimten op de elfde en twaalfde verdieping is op te merken dat: • één van de drie ruimten boven de referentie valt (de ‘boardroom’) en • twee van de drie ruimten binnen de referentie vallen. Een analyse van de UWV-projectadministratie wijst uit dat in bijwerkpost 084 van G&S Vastgoed (‘indelingswijzigingen van de 3e t/m 10e verdieping’) een post ‘audiovisuele middelen’ is opgenomen onder hoofdstuk 57.20. Het betreft de levering en montage van negen projectieschermen en negen audio- installaties en het gaat om een bedrag van 23.207 euro inclusief BTW. Deze kosten heeft UWV geboekt onder bouwkundige kosten die deel uitmaken van het inbouwpakket. De totale kosten voor de audiovisuele middelen bedragen daarmee 301.057 euro, inclusief BTW. Indien de extra kosten worden toegerekend aan de vergaderruimten blijkt dat: • vier (in plaats van vijf) van de zeven vergaderruimten op de derde verdieping binnen de referentie vallen; • drie (in plaats van twee) van de zeven ve rgaderruimten op de derde verdieping buiten de referentie vallen. De extra kosten hebben geen betrekking op (en derhalve geen consequenties voor) de vergaderruimten op de elfde en twaalfde verdieping. Aangetekend zij dat de opdracht voor het leveren en aanbrengen van de audiovisuele middelen is verstrekt aan G&S Vastgoed. Gezien het feit dat deze apparatuur is geïntegreerd in het plafondsysteem (zowel ‘beamer’ als projectiescherm), waarvoor bouwkundige voorzieningen benodigd waren, valt het te verdedigen dat de audiovisuele middelen door G&S Vastgoed werden geleverd en aangebracht. Door G&S Vastgoed zowel de opdracht voor het bouwkundig werk te geven, als die voor de audiovisuele middelen, ligt de uitvoering in één hand en hoeft UWV geen coördinatiewerkzaamheden te verrichten. Dit werkt echter wel kostenverhogend. G&S Vastgoed brengt namelijk 9% opslag in rekening voor ‘Algemene kosten en winst en risico’ en 3% coördinatievergoeding (totaal 12%) bovenop de kosten van de leverancier. Het

73 / 93

alternatief is dat UWV zelf de audiovisuele middelen aanbrengt, maar het dient dan de coördinatie zelf te verzorgen. 5.5.3 Analyse Vastgesteld is dat UWV rapporteerde dat de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten 1.745.506 euro inclusief BTW bedragen (exclusief pc’s op de werkplek) en dat Twynstra Gudde in zijn rapportage vaststelt dat vijf van de zeven kostenposten binnen de referentie vallen. De UWVkosten voor restaurantmeubilair en audiovisuele middelen liggen hoger dan de referentie. Uit het onderzoek naar de kosten van het restaurantmeubilair blijkt UWV een bedrag van 59.100 euro inclusief BTW niet te hebben betrokken in de opgave kosten van restaurantmeubilair. De desbetreffende kosten heeft het instituut wel opgenomen in de opgave van de kosten voor het inbouwpakket. Vastgesteld is dat de feitelijke kosten voor het restaurantmeubilair 123.488 euro inclusief BTW (in plaats van 64.389 euro) bedragen, ofwel 1.372 euro per zitplek, wat substantieel hoger is dan de referentie die Twynstra Gudde voor dergelijke gevallen aanhoudt. Dit wordt niet alleen veroorzaakt door dure elementen, zoals de treincoupé-achtige zitbanken en het barmeubel dat aan de buitengevel is gemonteerd, maar ook door het basismeubilair dat duurder is dan de bovengrens van de referentie van Twynstra Gudde zou rechtvaardigen. Vastgesteld is dat Twynstra Gudde rapporteerde dat wat de audiovisuele middelen betreft de afwijking ten opzichte van de gehanteerde referentie zeer groot was. Uit het onderzoek naar de kosten van de audiovisuele middelen blijkt UWV een bedrag van 23.207 euro inclusief BTW niet te hebben betrokken in de kostenopgave van de audiovisuele middelen. Deze kosten had het instituut wel opgenomen in de kostenopgave voor het inbouwpakket. Vastgesteld is dat de feitelijke kosten voor de audiovisuele middelen 301.057 euro inclusief BTW bedragen. Uit het onderzoek blijkt dat UWV relatief kleine vergaderruimten heeft. Vastgesteld is dat de kosten van audiovisuele middelen voor vier van de tien vergaderruimten boven de referentie liggen indien de referentie niet wordt uitgedrukt in vergaderplek, maar in vergaderruimte. De hogere kosten worden veroorzaakt doordat een DCN-systeem (discussiesysteem met microfoons) is toegepast in twee vergaderruimten op de derde verdieping, alsmede door een DCN-systeem met een uitgebreid video- en audiosysteem in de ‘boardroom’ op de twaalfde verdieping.

74 / 93

5.6 BTW-verrekening 5.6.1 Normen De Belasting op Toegevoegde Waarde (BTW) is een verbruiksbelasting die in 1968 is ingevoerd en beter Wet op de omzetbelasting 1968 kan worden genoemd. De omzetbelasting (ook wel BTW genoemd) is een belasting op de aankoop van goederen en diensten. De Wet op de omzetbelasting 1968 beoogt de consumptie van diensten en goederen te belasten. Ondernemers die hun aankopen aanwenden voor BTW-belaste leveringen of diensten, hebben daarom recht op aftrek van de aankoop-BTW. Ondernemers die hun aankopen aanwenden voor BTW-vrijgestelde doeleinden, hebben geen recht op aftrek van de aankoop-BTW. Een ziekenhuis bijvoorbeeld verricht veelal grotendeels BTW- vrijgestelde diensten. Instellingen of personen die voor de BTW niet als ondernemer worden gekwalificeerd, hebben evenmin recht op aftrek van de BTW op hun aankopen. In het Algemeen Overleg van 9 oktober 2003 met de Vaste Commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid is het rapport van Ministerie, Rijksgebouwendienst en UWV van 25 september 2003 behandeld. De Kamer merkte op dat het niet duidelijk is of de afgedragen BTW wel of niet terecht in de cijfers is terug te vinden. De Minister gaf in hetzelfde overleg aan de Kamer daarover afzonderlijk te informeren. 5.6.2 Bevindingen Naar aanleiding van dit Algemeen Overleg informeerde de Minister op 31oktober 2003 de Tweede Kamer bij brief nader over de BTW-kwestie. In zijn brief vermeldt de bewindsman dat UWV als zelfstandig bestuursorgaan geen BTW kan terugvragen van de fiscus. Het kan niet opteren voor huur die met BTW is belast. De Minister schrijft: ‘Daarom moet de eigenaar / verhuurder de door hem ten tijde van de bouw terugontvangen BTW over de stichtingskosten aan de fiscus betalen. De eigenaar / verhuurder wil hiervoor gecompenseerd worden. Deze compensatie wordt BTW-schade genoemd. Het betreft een eenmalige betaling door UWV aan de verhuurder ad € 4,4 miljoen. In de rapportage van 25 september is hiermee rekening gehouden. Alle bedragen zijn in het rapport gepresenteerd inclusief BTW.’ 54 UWV kan derhalve niet ‘opteren voor een met omzetbelasting belaste huur’. In dat ge val is de organisatie als huurder geen omzetbelasting over de huurprijs aan de verhuurder verschuldigd. Wel is UWV als huurder naast het huurbedrag exclusief BTW een vergoeding aan de verhuurder verschuldigd voor de geleden ‘BTW-schade’ Deze vergoeding kan ofwel eenmalig worden voldaan, ofwel in termijnen, bijvoorbeeld tegelijk met de huurbetalingen.

54 Het bedrag van 4,4 miljoen euro betreft alleen de BTW-compensatie voor gebouw B.

75 / 93

Op bladzijde 9 van het rapport van Ministerie en Rijksgebouwendienst staat dat de gegevens in de benchmark gecorrigeerd zijn voor de ‘BTW-schade’. Deze post is in de rapportage verdisconteerd in de huurprijzen door middel van een annuïtaire berekening. 55 De zinsnede op bladzijde 9 van hetzelfde rapport (‘op dit aspect vindt dus geen correctie plaats’) wekt verwarring, maar uit de toelichting die de Rijksgebouwend ienst op de berekening heeft verstrekt, blijkt dat de BTW-compensatie is verdisconteerd in de omrekening van de huurprijs voor UWV. De opmerking ‘vindt dus geen correctie plaats’ doelt op de verschillen in de benchmark vanwege de mogelijkheid al dan niet te opteren voor BTW-belaste verhuur. De BTW-compensatie bedraagt doorgaans 30 à 35% van de huur. Wanneer wel geopteerd kan worden voor BTW-belaste verhuur, bedraagt het BTW-percentage 19%. Voor dit verschil is geen correctie aangebracht in de benchmark. 5.6.3 Analyse Vastgesteld is dat UWV conform de vigerende fiscale regelgeving (BTW) heeft gehandeld en dit ook financieel administratief juist heeft verwerkt. Vastgesteld is dat in het rapport van Ministerie, Rijksgebouwendienst en UWV van september 2003 de BTW en BTW-compensatie op correcte wijze zijn opgenomen.

55 Annuïtaire berekening: berekening waarin de totale kosten worden omgezet in een vaste som die men jaarlijks betaalt ter afdoening van een schuld, waarin begrepen is de rente en de aflossing; jaarlijks wordt de rente minder en de aflossing groter. In de rapportage van Ministerie en Rijksgebouwendienst is voor de berekening uitgegaan van een looptijd van tien jaar, een rentepercentage van 6% en een eindwaarde van 0.

76 / 93

6. Onderzoek specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur 2002 6.1 Algemeen Het eerste deel van het onderzoek naar de specifieke diensten heeft zich met name gericht op de onkosten die de vier leden va n de Raad van Bestuur hebben gedeclareerd. Het onderzoek heeft zich primair gericht op de grootboekrekeningen waarop de kosten van de Raad van Bestuur zijn verantwoord. Verder is onderzocht of er op andere grootboekrekeningen mogelijk kosten van de Raad van Bestuur zijn verantwoord. Dit onderzoek is met onderzoeksprogrammatuur ondersteund en heeft, voor de in het onderzoek betrokken periode 2002, geen bijzonderheden opgeleverd. Ook de analyse van andere, niet tot de kostensoort ‘Raad van Bestuur’ behorende grootboekrekeningen heeft voor de onderzochte periode 2002 geen bijzonderheden opgeleverd. Het tweede deel van het onderzoek betrof een analyse van gegevens die door ‘informanten’ zijn aangeleverd. Deze gegevens hebben betrekking op beweringen omtrent specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur. Ook dit onderzoek is met onderzoeksprogrammatuur ondersteund en heeft voor de onderzochte periode geen bijzonderheden opgeleverd. Hierna zijn de bevindingen opgenomen inzake het onderzoek naar de onkosten. 6.2 Normen In de rechtspositieregelingen56 is bepaald dat een lid van de Raad van Bestuur recht heeft op een vergoeding van reis- en verblijfkosten overeenkomstig de bepalingen van de CAO. Deze geldt als formeel kader. Hierin zijn echter alleen de kosten van woon-werkverkeer uitgewerkt en dus niet de overige reis- en verblijfkosten (binnen- en buitenland), zoals de vergoeding van kosten in verband met zakelijke lunches en diners. Volgens de Raad van Bestuur is met het Ministerie de afspraak gemaakt dat de vergoeding van onkosten van de voorzitter zal worden gerelateerd aan de bestuursuitgavenregeling, zoals deze geldt voor de secretarissen-generaal en dat de onkostenvergoeding van de overige leden hiervan zal worden afgeleid. Hiervan zijn geen sluitende schriftelijke vastleggingen aangetroffen. Uit navraag bij het Ministerie blijkt dat de toenmalige secretaris- generaal mondeling heeft toegezegd de bestuursuitgaven vanaf 1 januari 2002 te vergoeden conform de regeling. 57 Volgens het Ministerie moet de afspraak die met de voorzitter van de Raad van Bestuur is gemaakt, worden beschouwd als een aanvulling op de rechtspositieregeling. Dat wil zeggen: voorzover de ambtelijke regeling gunstiger is, mag de voorzitter erop vertrouwen dat hij op het daarin bepaalde aanspraak kan maken. Ook voor andere onkosten is toegezegd dat de gunstigere regeling van toepassing is. Zo heeft het Ministerie in december 2002 aan de voorzitter toegezegd dat de BZK-regeling inzake ‘fiscale compensatie dienstautogebruik’ mag worden

56 Te weten: de ‘Rechtspositieregeling lid Raad van Bestuur UWV’ en ‘Rechtspositieregeling voorzitter Raad van Bestuur UWV’. 57 Besluit vergoeding representatiekosten rijkspersoneel.

77 / 93

gehanteerd. Daarnaast is toegezegd dat één van de bestuursleden niet in loon achteruit mag gaan; wat heeft geleid tot een aparte telefoonvergoeding, een hoger salaris en een hogere bonus. 58 Het Ministerie deelde mede dat het Besluit vergoeding representatiekosten rijkspersoneel, alsmede het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland van toepassing zijn op de Raad van Bestuur. Zij stellen dat deze toezegging niet gebaseerd is op de Ambtenarenwet, maar op de mondelinge toezegging van de Secretaris-Generaal. Zoals hieronder blijkt, valt dit standpunt niet te begrijpen. In de toelichting op de rechtspositieregelingen is vermeld dat er geen aansluiting gezocht moet worden bij de regelingen van de sector Rijk, maar dat de CAO gevolgd dient te worden. De toezeggingen van het Ministerie inzake het volgen van regelingen van de sector Rijk zijn in dit kader dan ook niet te begrijpen. Hierbij is overigens de toepassing van het Besluit vergoeding representatiekosten rijkspersoneel in strijd met de Ambtenarenwet. Deze wet bepaalt dat voor de Raad van Bestuur UWV het materiële (algemene) ambtenarenrecht (zoals de Reisbesluiten Binnenland en Buitenland) niet van toepassing is. Dit blijkt ook uit de rechtspositieregeling: voor de reis- en verblijfkosten is verwezen naar de CAO en voor de representatiekosten is een vast bedrag per jaar toegekend aan de Raad van Bestuur (bestuursleden 2.268,90 euro en bestuursvoorzitter 3.403,35 euro per jaar). Ten aanzien van de vaste onkostenvergoeding dient opgemerkt te worden dat in de rechtspositieregelingen is opgenomen dat de vergoeding, voorzover en zolang dat fiscaal mogelijk is, netto wordt uitbetaald. De regelingen werken niet nader uit welke kosten onder deze vergoeding vallen. De fiscale wetgeving bepaalt dat vaste vergoedingen niet tot het loon behoren voorzover deze per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang zijn gespecificeerd. 6.3 Bevindingen & analyse Algemeen gesteld kunnen de gedeclareerde kosten als redelijk en passend bij de functie worden omschreven. Anders gezegd : de aard en omvang passen binnen de norm zoals geacht kan worden te gelden voor de leden van een Raad van Bestuur. Waar sprake was van afwijkingen dan wel opvallende posten, kunnen deze als niet- materieel worden beschouwd. De controle van het zakelijke karakter van de onkosten is echter beperkt door het feit dat van een groot deel van de uitgaven geen kwitanties, nota’’s en dergelijke aanwezig zijn, dan wel niet ter beschikking werden gesteld. Ook konden de kosten voor lunches en diners niet worden getoetst aan de hand van agenda’s. De Raad van Bestuur stelt dat het verstrekken van de Visacard-afschriften voldoende informatie geeft over data, locaties en bedragen en dat het verstrekken van informatie op persoonsniveau in strijd is met de privacy van de betrokken derden.

58 De rechtspositieregeling gaat uit van 129.327 euro per jaar. Het bestuurslid wordt 132.688 euro toegezegd. De rechtspositieregeling gaat uit van een bonus van tien procent, hem wordt twaalf procent toegezegd. Overigens krijgen de andere bestuursleden respectievelijk 132.688 en 136.005,30 euro toegezegd.

78 / 93

Dit kan als volgt nader worden toegelicht: • van het totaal van 5.328,29 euro aan buitenlandse reis- en verblijfkosten zijn voor 2.922,27 euro aan kosten de kwitanties en dergelijke niet ter beschikking gesteld. Deze kosten zijn dan ook nie t nader onderzocht; • van het totaal van 7.818,05 euro aan binnenlandse reis- en verblijfkosten zijn voor 5.877 euro aan kosten de kwitanties en dergelijke niet ter beschikking gesteld. Deze kosten zijn dan ook niet nader onderzocht; • doordat regelgeving betreffende de hoogte van de zakelijke lunch- en dinerkosten ontbreekt, kan niet (strikt) worden beoordeeld of de kosten redelijk zijn. Tegen de achtergrond van het sobere karakter van kostenvergoedingen die in de CAO (en de Personeelswijzer) zijn opgenomen, zijn de kosten van enkele gedeclareerde lunches als ‘aan de hoge kant’ te kwalificeren. 59 Vastgesteld is dat de bestuursvoorzitter in 2003 gecompenseerd wordt voor de belastingheffing over 2002 betreffende woon-werkverkeer dienstauto. Dit is conform de toezegging van het Ministerie. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de rechtspositieregeling toepassing van de regelingen van de sector Rijk juist wil voorkomen en, met uitzondering van wachtgeld- en arbeidsongeschiktheidsuitkering, daarom expliciet verwijst naar de bepalingen van de CAO die voor UWV geldt. Het is daarom onduidelijk waarom het Ministerie deze toezegging heeft gedaan. Vastgesteld is dat de verstrekte onkostenvergoedingen overeenstemmen met de (bruto)bedragen, zoals genoemd in rechtspositieregelingen. De vaste onkostenvergoedingen zijn netto uitbetaald. Conform de rechtspositieregeling mag dit alleen indien deze fiscaal is toegestaan. Doordat een specificatie van de opbouw van de vergoeding ontbreekt, alsmede gezien de aard van de vergoeding, kan het hier gaan om een vergoeding die geheel (of gedeeltelijk) belast had moeten worden. Dit betekent dat UWV loonbelasting had moeten inhouden op de vergoeding, hetgeen niet is gebeurd. Voor 2003 heeft UWV de uitbetaalde vergoedingen gebruteerd. Dit is in strijd met de rechtspositieregeling, aangezien deze regeling de vergoeding reeds heeft aangemerkt als een brutobedrag. UWV stelt dat de vaste onkostenvergoeding zowel bruto als netto conform de regelingen voor de vergoedingen sector Rijk ten aanzien van functionarissen in het openbaar bestuur van toepassing is. Dit lijkt onwaarschijnlijk, omdat de rechtspositieregeling toepassing van de regelingen van de sector Rijk uitdrukkelijk niet wenselijk acht. Voorts heeft het Ministerie verklaard dat de desbetreffende regeling betrekking heeft op bewindslieden en (vooralsnog) geen werking heeft voor de Raad van Bestuur.

59 Zo mag bijvoorbeeld bij verblijfkosten 10 euro per lunch en 15 euro per diner worden gedeclareerd. Deze regeling is niet van toepassing op zakelijke lunches en diners, maar geeft wel een indicatie van de soberheid van het vergoedingenstelsel van UWV.

79 / 93

Volgens het Ministerie is beoogd de vergoeding netto uit te betalen; de bedoeling was dat de bedragen in de rechtspositieregeling netto waren en ind ien dat onjuist was, dat dan gebruteerd zou worden. Deze uitleg is niet te volgen, aangezien de regeling duidelijk vermeld ‘voor zover fiscaal mogelijk worden de vergoedingen netto uitbetaald’. Het zijn derhalve brutovergoedingen. Bovenstaande leidt tot de conclusie dat er geen transparante en sluitende regeling geldt voor de Raad van Bestuur waar het de vergoeding van onkosten betreft.

80 / 93

7. Publiek beheer en UWV Tijdens het onderzoek zijn diverse ‘waarnemingen’ gedaan die betrekking hebben op het toezicht op de bedrijfsvoering in relatie tot de huisvestingskosten van UWV. Hoewel dit niet expliciet tot de onderzoeksopdracht behoort, zijn deze waarnemingen in de context geplaatst van het onderwerp publiek beheer (‘public governance’), zoals dat de laatste jaren steeds vaker in de belangstelling is komen te staan als invalshoek voor doelmatig en doeltreffend bestuur in de publieke sector. Hierover worden hierna enkele opmerkingen gemaakt vanuit het perspectief van toezicht houden, sturen, verantwoorden en beheersen in relatie tot de (kosten van) huisvesting. Toezicht Om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Ministerie te kunnen inzetten moet de Minister ook tijdig worden betrokken bij besluitvormingstrajecten. Zo moet de bewindspersoon betrokken worden bij de beslissing huurovereenkomsten aan te gaan (artikel 6 lid 1c van de Wet SUWI). Volgens deze wet (artikel 30 lid 2 en 3 SUWI) mag UWV zelf besluiten nemen over de inrichting van de huisvesting. Wel behoeven dergelijke besluiten een goedkeuring van de Minister. Om de bevoegdheden op het gebied van de huisvesting na te komen moet de Minister de huisvestingsplannen (laten) toetsen. De toetsing van de huurcontracten was nieuw voor het Ministerie en is vóór juni 2003 op marginale wijze uitgevoerd, maar wel conform de gestelde regelgeving. Zo zijn normaal te verwachten verificatieslagen achterwege gebleven. Het toezicht vanuit het Ministerie is aldus niet voldoende tot uiting gekomen in de beginfase. Sinds eind 2003 stelt het Ministerie zwaardere eisen aan de onderbouwing van de keuzes betreffende huurcontracten om zo de risico’s te voorkomen die zich in het verleden manifesteerden. Huisvestingsbeleid UWV heeft sinds de fusie van de verschillende onderdelen een eigen koers uitgezet voor de komende jaren. Deze koers is vastgelegd in het document Kompas 2005. Deze koers is doorvertaald: • in een (Kompas)agenda met concreet benoemde activiteiten voor de komende jaren; • naar een Veranderprogramma (2003-2005) en • naar staf- en divisieplannen. Onderdeel van de koers, zoals die in Kompas 2005 is uitgezet, is het huisvestingsbeleid. Dit beleid is weer nader uitgewerkt in een Masterplan Huisvesting. Toen La Guardia Plaza werd aangehuurd, was dit masterplan nog niet opgesteld. Uit het onderzoek bleek dat de Raad van Bestuur van UWV andere prioriteiten had en ernaar streefde zo snel mogelijk tot één hoofdkantoor te komen. Het huisvestingsbeleid ten aanzien van het hoofdkantoor is niet gedetailleerd uitgewerkt. De visie op de functies die in het hoofdkantoor moesten worden ondergebracht, is tijdens de bouw verscheidene keren gewijzigd. Tevens ontbreekt een gedetailleerde uitwerking van het programma van eisen. De keuze voor snelheid en het

81 / 93

ontbreken van gedetailleerde uitgangspunten resulteren in een verminderde beheersing van het huisvestingsproces betreffende het hoofdkantoor. Planning en control Uit de 0+1-rapportage (mei 2003) komt naar voren dat het plannings- en beheersinginstrumentarium nog in ontwikkeling is. Dit komt ook uit het onderzoek naar voren. Zo blijkt de begroting van gebouw B meermalen te zijn aangepast in verband met gewijzigde inzichten. Tevens blijken aan de eerste en tweede begrotingen niet zodanige normen en berekeningen ten grondslag te liggen dat een goed uitgangspunt aanwezig is om de totale kosten van het project te kunnen beoordelen. Daarnaast blijkt dat de informatie die UWV aan het Ministerie dient te verstrekken, zeer moeizaam en op onderdelen op een gebrekkige wijze is verstrekt. Zo was veel van de gevraagde informatie niet direct beschikbaar in de administratieve systemen die het UWV in gebruik heeft. Ook was de inhoud van de verantwoording die UWV via het Ministerie aan de Tweede Kamer verschafte, niet helder en voor de niet-deskundige lezer niet goed te volgen. Structuur Voor de huisvestingsoperatie voor het UWV-hoofdkantoor is een projectorganisatie ingericht. Deze staat los van de staande organisatie. Aanvankelijk zou de projectorganisatie vorm krijgen op drie niveaus (stuurgroep, programmagroep en projectgroepen). Deze projectorganisatie is niet volgens plan opgezet, waardoor eind 2002 is besloten een nieuwe projectorganisatie op te zetten. Begin 2003 is een kernteam gevormd onder leiding van de vice- voorzitter van de Raad van Bestuur. Vanuit de projectgroep worden alle beslissingen aan dit orgaan voorgelegd. Het kernteam rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur. Met de vorming van dit kernteam zijn de stuurgroep en de programmagroep opgeheven. De korte lijnen met de Raad van Bestuur bieden de Raad van Bestuur de mogelijkheid om op directe wijze sturing te geven aan het huisvestingsproject. Uit het onderzoek komt naar voren dat tijdens de projectperiode van het hoofdkantoor opdrachten niet altijd ondertekend werden volgens het mandateringsbesluit. Zo zijn besluiten genomen door daartoe niet-bevoegden en zijn de geldende procedures niet nageleefd. In een rapportage (mei 2003) van de controller Vastgoed wordt overigens opgemerkt dat de taken en verantwoordelijkheden van het nieuwe projectteam (nog steeds) niet duidelijk zijn geformuleerd. Het risico van mogelijke afwijkingen van gestelde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is hierdoor lang blijven bestaan. In juni 2003 stelt de Raad van Bestuur alsnog de verantwoordelijkheidsstructuur vast. Communicatie en samenwerking De samenwerking en communicatie tussen de organisatie en het Ministerie verloopt formeel via rapportages en overleg. De toezichtrol die het Ministerie toekomt op het gebied van huisvesting, wordt op marginale wijze uitgevoerd, maar wel conform de gestelde regelgeving. De kritische rol die vanuit het Onderzoeks- en Verificatiebureau van de Tweede Kamer naar voren kwam,

82 / 93

heeft het Ministerie niet op zich genomen ten opzichte van UWV. Het Ministerie vertrouwt in belangrijke mate op de openheid en betrouwbaarheid van het instituut. Dat trad bijvoorbeeld aan de dag toen La Guardia Plaza werd gehuurd en het huurcontract werd ondertekend voordat de tekst van dit document aan het Ministerie ter goedkeuring was voorgelegd. Wat de controle achteraf betreft lijkt de invloed van het Ministerie beperkt. Daarnaast biedt UWV het Ministerie weinig openheid over de inrichtingskosten. Slotopmerking De vraag met betrekking tot het beheer van UWV is in hoeverre het huidige toezicht, de verantwoording, de sturing en de beheersing in voldoende mate vorm heeft gekregen. Om een goed antwoord op deze vraag te kunnen geven zal men deze problematiek explicieter dan voorheen moeten benaderen. Gebleken is dat de beheerelementen nog nadere aandacht behoeven. Dit is enerzijds te verklaren uit het feit dat UWV pas sinds 2002 operationeel is en nog bezig is ‘zich te zetten’. Anderzijds komen uit het onderzoek signalen van risico’s naar voren die nader onderzocht kunnen worden om met zekerheid een uitspraak te doen over de adequaatheid van de verantwoordings- en beheersingsstructuur. Op basis van deze uitkomst zal de koppeling kunnen worden gemaakt met de huidige toezichtrelatie en de invulling door het Ministerie. Samengevat: er is sprake van een adviesorgaan (Raad van Advies), maar UWV kent geen toezichthoudend orgaan met de daarbij behorende taken (Raad van Commissarissen-model). Het Ministerie oefent tot op zekere hoogte een toezichthoudende taak uit. Het verdient aanbeveling te onderzoeken of de toezichtstructuur aanpassing behoeft door het toezicht van het departement te verbeteren en te intensiveren, dan wel dit intern op te waarderen door middel van een Raad van Commissarissen- model.

83 / 93

8. Het samenvattende deskundigenoordeel en de beantwoording van de onderzoeksvragen Dit hoofdstuk bevat het samenvattende oordeel op grond van het uitgevoerde onderzoek. De opbouw van het hoofdstuk is als volgt • •

•

1. Algemeen Dit onderdeel gaat in op de vragen zoals deze door de Minister zijn gesteld in zijn opdrachtbrief van 9 december 2003 2. De specifieke vragen De beantwoording van de specifieke vragen zoals deze in het Algemeen Overleg van 12 november 2003 door de Kamer zijn geformuleerd en zijn opgenomen in de brief van de Minister. 3. Andere bevindingen Bevindingen welke relevant zijn voor de beoordeling van de feiten.

Belangrijk is vast te stellen dat het onderzoek betrekking heeft op een slechts een beperkt deel van de totale bedrijfsvoering van UWV en dat het oordeel in dit hoofdstuk uitsluitend betrekking heeft op de aspecten die in dit onderzoek zijn betrokken.

84 / 93

8.1 Algemeen De Minister vraagt in de opdrachtbrief een deskundigenoordeel over de volledigheid en juistheid van de huisvestingskosten en de niet- gebouwgebonden inrichtingskosten van La Guardia Plaza gebouw B. Ten aanzien van de volledigheid van de kosten is het volgende vastgesteld. In de rapportages van UWV (van 3 juni, 25 september en 30 oktober 2003) is telkens over onderdelen van de totale begroting voor gebouw B van La Guardia Plaza gerapporteerd, te weten: het inbouwpakket en later de niet-gebouwgebonden kosten. Als de vraag omtrent de volledigheid wordt gerelateerd aan de begroting die door UWV sinds maart 2003 wordt gehanteerd is vastgesteld dat in de totale begroting de kosten volledig zijn verantwoord en ten laste zijn gebracht va n gebouw B. Deze sluit op 19,2 miljoen euro en de kosten van het inbouwpakket en de niet- gebouwgebonden kosten maken er onderdeel van uit. Er is hier de facto geen sprake van een ‘begroting’ van de uitgaven (met een normstellend karakter), maar van een weergave van de gedane investeringen/gemaakte kosten c.q. aangegane verplichtingen en schattingen van verwachte uitgaven. De verantwoording van UWV aan de Tweede Kamer kan op de genoemde onderdelen als volledig worden gekwalificeerd, echter met die kanttekening dat de kosten nimmer in totaliteit en in samenhang zijn bezien en gerapporteerd, zoals in het onderhavige onderzoek. Zie bijlage 5 voor een vergelijkend overzicht van de in de diverse rapportages opgenomen gegevens. Ten aanzien van de juistheid van de kosten dient het volgende te worden opgemerkt. Door de onjuiste toepassing van de grondslag voor de berekening van de kosten per vierkante meter (de verhouding verhuurbaar vloeroppervlak / brutovloeroppervlak blijkt niet 0,7 maar 0,87 te zijn), dient een forse correctie te worden doorgevoerd op de gehanteerde kengetallen voor de huurkosten en de kosten voor de investeringen in het inbouwpakket. De kosten per vierkante meter zijn evident hoger dan eerder gerapporteerd. Ten slotte kan in het licht van de juistheid en volledigheid van de specifieke kosten voor het bestuurs- en vergadercentrum nog het volgende worden opgemerkt. Door de toegepaste methode van rapporteren60 en de wijze waarop daar invulling aan is gegeven61 , ontbreekt voor de verantwoording een juiste grondslag, waardoor de gerapporteerde kosten als niet volledig zijn te kwalificeren.

60 Op basis van een puntenlijst van aanpassingen, in plaats van een algehele uitsplitsing en toedeling van alle kosten naar de betreffende verdiepingen 61 Op basis van een visuele schouw

85 / 93

De Minister vraagt voorts een analyse over de inhoud van de eerdere rapportages aan de Kamer over de huisvestingskosten van het UWV. Het Onderzoek huisvestingskosten UWV van september 2003, zoals dat is uitgevoerd door een projectgroep van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst (Onderzoek Ministerie en Rijksgebouwendienst), gaat uit van een verhouding verhuurbaar vloeroppervlak (vvo)/bruto vloeroppervlak (bvo) van 0,7. Op grond van het onderzoek is vast komen te staan dat het te hanteren verhoudingsgetal 0,87 moet zijn. Dit heeft te maken met het gegeven dat de parkeergarage in het genoemde onderzoek van september 2003 ten onrechte in het getal van het brutovloeroppervlak is opgenomen. Deze onvolkomenheid heeft voor de eerdere rapportages aan de Tweede Kamer tot gevolg dat: • de huurkosten voor het hoofdkantoor van UWV 196 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak bedragen in plaats van 158 euro. Dit is 16% hoger dan het gemiddelde uit de benchmark van 169 euro (zie 5.3.2.1); • de kosten voor het inbouwpakket “smal” uitkomen op 413 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak in plaats van 332 euro. Dit is circa 51 % boven het gemiddelde uit de benchmark en 17% boven het niveau voor de reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting (zie 5.4.2.1); • de huurkosten inclusief de kosten voor het inbouwpakket “smal” op basis van een annuïteitberekening 236 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak bedragen in plaats van 190 euro (dit bedrag bestaat uit de huurkosten ad 196 plus 40, zijnde de annuïteit van 413 kosten inbouwpakket) . Dit is 24% hoger dan het gemiddelde uit de benchmark van 196 euro; • de investeringskosten voor het totale inbouwpakket van La Guardia Plaza uitkomen op 771 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak in plaats van 635 euro (zie 5.4.2.2). Dit is circa 11% boven het niveau voor de reguliere (referentie) kwaliteit Rijkshuisvesting. In schema: Gegevens (kosten in euro inclusief BTW / m2 bvo) 1. Huurkosten La Guardia Plaza (incl. BTW-comp.) 2. Inbouwpakket “smal” (La Guardia Plaza A t/m D) 3. Huur + inbouwpakket “smal” (La Guardia Plaza A t/m D) 4. Inbouwpakket totaal (La Guardia Plaza A t/m D)

Kosten UWV Rap. sept. 03 vvo/bvo 0,7 158

Gecorrigeerd (excl. p-garage) vvo/bvo 0,87 196

332

413

190 635

Gemiddelde uit benchmark / referentie Rgd 169

Afwijking UWV t.o.v. benchmark c.q. referentie Rgd + 16%

236

273 referentie Rgd: 352 196

+ 51% + 17% + 24%

771

referentie Rgd: 697

+ 11%

Ter toelichting dient te worden opgemerkt dat de rapportage van het Ministerie en de Rijksgebouwendienst de kengetallen voor het gehele complex La Guardia Plaza (gebouw A tot

86 / 93

en met D) berekent. De beide rapportages van UWV van september 2003 en oktober 2003 geven ook de kostengegevens voor het inbouwpakket van gebouw B. Daarbij is in de rapportages eveneens uitgegaan van een verhouding verhuurbaar vloeroppervlak / brutovloeroppervlak van 0,7. De kosten van het inbouwpakket voor gebouw B kunnen als volgt worden toegelicht. Indien rekening wordt gehouden met de hiervoor toegelichte correctie voor de verhouding vvo/bvo dan bedragen de investeringskosten voor gebouw B 1.149 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. Daarin is nog niet verwerkt de door de projectontwikkelaar G&S Vastgoed toegekende vergoeding. Deze is aangewend voor aanvullende investeringen. Wanneer deze worden meegerekend komen de investeringskosten uit op 1.267 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. De kosten voor gebouw B liggen ook aanzienlijk hoger dan het gemiddelde van de overige gebouwen van La Guardia Plaza. Vastgesteld kan worden dat de bouwkosten hoog zijn uitgevallen. Een belangrijke verklaring hiervoor ligt in het bouwproces en de gemaakte keuzen; dit wordt hierna toege licht. In schema: Gegevens

Kosten inbouwpakket in euro Verhuurbaar vloeroppervlak Verhouding vvo/bvo Brutovloeroppervlak Kengetal (euro / m2 bvo incl. BTW)

Rapport UWV 30 okt. 03

12.739.755 9.664 0,7 13.806 923

Gecorrigeerd naar juiste verhouding vvo/bvo

12.739.755 9.664 0,87 11.087 1.149

Gecorrigeerd naar juiste verhouding vvo/bvo en vóór aftrek vergoeding G&S 14.052.418 9.664 0,87 11.087 1.267

87 / 93

8.2 De specifieke vragen Alvorens de specifieke vragen te beantwoorden bevat deze paragraaf eerst een samenvatting van de feiten en omstandigheden in relatie tot (de totstandkoming van) het huisvestingsbeleid en de (administratieve) organisatie van het bouwproces. Huisvestingbeleid Het masterplan is goedgekeurd nadat de huurovereenkomst inzake La Guardia Plaza gebouw B was afgesloten en de verbouwings- en inrichtingsactiviteiten al waren gestart. Het programma van eisen is beperkt uitgewerkt; er is geen inrichtingshandboek opgesteld. Dit beperkt ook de mogelijkheid tot toetsing van feiten aan normen. De indruk bestaat dat de betrokkenheid van het Ministerie bij deze plannen en beslissinegn beperkt van aard is geweest. De korte doorlooptijd van de besluitvorming omtrent de locatie van het hoofdkantoor, alsmede de wens van de Raad van Bestuur om zo spoedig mogelijk te komen tot één hoofdkantoor, zijn leidend geweest bij het huisvestingsbeleid. Vastgesteld is dat de begroting van gebouw B meermalen is aangepast in verband met gewijzigde inzichten (een begroting van 15,5 miljoen uit juni 2002, een begroting van 23,3 miljoen van december 2002 en een begroting van 19,2 miljoen van maart 2003). De begroting van 19,2 miljoen euro, welke tot stand kwam terwijl de verbouwing volop in gang was, wordt tot op heden gehanteerd, maar is niet formeel goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Administratieve organisatie De mandateringsbesluiten zijn in veel gevallen niet nageleefd en opdrachten zijn verstrekt zonder dat de formele bevoegdheden daartoe waren vastgesteld. Uit het onderzoek blijkt dat de procedure voor verwerking van de facturatie in de loop van 2003 is verbeterd. De facturen zijn op zich juist verwerkt in de projectadministratie. De projectorganisatie bestond in 2002 uit de stuurgroep Huisvesting, waarin de Raad van Bestuur was vertegenwoordigd. De projectgroep Huisvesting bereidde de beslissingen van de stuurgroep Huisvesting voor. De projectorganisatie heeft voor een groot deel van het werk niet goed gefunctioneerd. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden waren lange tijd onduidelijk en niet formeel vastgelegd en goedgekeurd. De organisatie lijkt zich volgens de maandelijkse projectrapportages in 2003 te hebben verbeterd, onder andere doordat een nieuwe projectstructuur is opgezet, waaronder een kernteam onder leiding van de plaatsvervangend voorzitter van de Raad van Bestuur. Tot maart 2003 zijn geen maandrapportages opgemaakt uit de projectadministratie.Vanaf april 2003 zijn deze wel opgemaakt, hetgeen betekent dat er voor het grootste deel van het project er geen ordentelijke projectbewaking is geweest.

88 / 93

Vraag: De BTW kwestie en de vergelijkbaarheid met andere instanties Vastgesteld is dat UWV conform de vigerende fiscale regelgeving (BTW) heeft gehandeld en dit ook financieel administratief juist heeft verwerkt. Vastgesteld is dat in het rapport van Ministerie, Rijksgebouwendienst en UWV van september 2003 de BTW en BTW-compensatie op correcte wijze zijn opgenomen. Vraag: Het toeschrijven van inrichtingskosten aan andere onderdelen Vastgesteld is dat UWV rapporteerde dat van de inrichtingskosten ad 12,7 miljoen euro (eerder 12,5 miljoen euro) 2,4 miljoen euro (eerder 1,9 miljoen euro) betrekking heeft op het bestuursen vergadercentrum. Uit het onderzoek naar alle bijwerkposten van G&S Vastgoed alsmede naar de voorbereidingskosten, blijkt dat een bedrag van 792.000 euro inclusief BTW, betrekking heeft op de begane grond / eerste verdieping en een bedrag van 2.758.000 euro op de elfde en twaalfde verdieping. Een aantal opdrachten heeft betrekking op meerdere verdiepingen en op basis van de specificatie kan niet zonder meer worden vastgesteld aan welke verdieping de betreffende kosten moeten worden toebedeeld. Nader onderzoek zou moeten uitwijzen in hoeverre een verdere toedeling van de betreffende posten mogelijk is. De toerekening van de uitgaven aan de verbouwing van het bestuurs- en vergadercentrum (elfde en twaalfde verdieping en begane grond en eerste verdieping) blijkt niet juist te zijn gebeurd. In de brief van de Minister van 31 oktober 2003 (Tweede Kamer, 2003-2004, 26 448, nr. 93) staan voor het bestuurs- en vergadercentrum als kosten vermeld: 2.392.125 euro inclusief BTW. Op grond van het onderzoek is vast komen te staan dat de totale uitgaven voor het bestuurs- en vergadercentrum zijn uitgekomen op tenminste 3.550.000 euro inclusief BTW. De door UWV gerapporteerde bedragen zijn tot stand gekomen op basis van een visuele inspectie (schouw) en aan de hand van een zogenoemde puntenlijst, waardoor noch de totale kosten van het bestuurs- en vergadercentrum, noch sec de aanpassingskosten in beeld zijn gebracht. Vraag: De kosten voor het restaurant en voor de audiovisuele middelen Vastgesteld is dat UWV rapporteerde dat de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten 1.745.506 euro inclusief BTW bedragen (exclusief pc’s op de werkplek) en dat Twynstra Gudde in zijn rapportage vaststelt dat vijf van de zeven kostenposten binnen de referentie vallen. De UWVkosten voor restaurantmeubilair en audiovisuele middelen liggen hoger dan de referentie. Uit het onderzoek blijkt een bedrag van 59.100 euro inclusief BTW niet te zijn betrokken in de opgave van de kosten van restaurantmeubilair en een bedrag van 23.207 euro inclusief BTW niet in de opgave van de kosten van de audiovisuele middelen.

89 / 93

Gegevens specifieke kosten audiovisuele middelen specifieke kosten restaurantmeubilair

Opgave UWV okt. 03 64.388 277.851

Vaststelling febr. 04 123.488 301.057

De hoge kosten van het restaurantmeubilair worden niet alleen veroorzaakt door dure elementen, zoals de treincoupé-achtige zitbanken en het barmeubel dat aan de buitengevel is gemonteerd, maar ook door het basismeubilair dat duurder is dan de bovengrens van de referentie van Twynstra Gudde zou rechtvaardigen. De hogere kosten voor de audiovisule middelen worden veroorzaakt doordat een DCN-systeem (discussiesysteem met microfoons) is toegepast in twee vergaderruimten op de derde verdieping, alsmede een DCN-systeem met een uitgebreid videoen audiosysteem in de boardroom op de twaalfde verdieping. Vraag: De toedeling van de ‘boardroom’op de 12e etage In de rapportages van UWV van september 2003 en oktober 2003 geeft UWV de kosten voor het inbouwpakket en de aanpassingen aan het casco voor de begane grond, eerste verdieping en de elfde en twaalfde verdieping. De “boardroom” is de grote vergaderruimte op de twaalfde verdieping. De gerapporteerde bedragen zijn respectievelijk 1,9 miljoen en 2,4 miljoen euro. Zoals is aangegeven in hoofdstuk 5 zijn niet alle “gebouwgebonden kosten” die betrekking hebben op de begane grond, eerste verdieping en elfde en twaalfde verdieping opgenomen in de bovengenoemde bedragen. Hiermee is de toedeling van de kosten aan de “boardroom” ook niet volledig. Het blijkt overigens niet eenvoudig om de gebouwgebonden kosten te specificeren naar één bepaalde ruimte. Ten aanzien van de niet-gebouwgebonden kosten zijn in de rapportage van UWV de kosten voor het meubilair van de boardroom opgenomen onder ‘meubilair vergaderkamers’ en de kosten voor de het toegepaste discussiesysteem met microfoons, de video-installatie en de audioinstallatie onder de post ‘audiovisuele middelen’. Vraag: Effectiviteit ruimtegebruik Vanuit eerdere rapportages blijkt dat een verhouding vvo/bvo van 70% is aangehouden en dat de UWV in haar rapport van 30 oktober 2003 zodoende uitkomt op een investering per vierkante meter van 923 euro. Vastgesteld is dat de verhouding vvo/bvo in beide UWV-rapporten is gebaseerd op de oppervlakte van het gehele pand B, inclusief parkeergarage. Rijksgebouwendienst is er vanuit gegaan dat de in de benchmark betrokken instellingen de bvo-metrage hebben aangeleverd exclusief parkeergarage. Wanneer de parkeerlaag echter wordt betrokken in de vergelijking, worden de kosten van het inbouwpakket verdeeld over een aanmerkelijk groter aantal vierkante meters. Dat heeft tot gevolg dat de investering voor het inbouwpakket daalt tot 923 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak, terwijl er zonder de parkeerlaag in de benchmark sprake is van een investering van 1.149 euro per vierkante meter brutovloeroppervlak. UWV en Rijksgebouwendienst hebben zich gebaseerd op de gegevens van het meetcertificaat. Het meetcertificaat is op zich juist (en oorspronkelijk bedoeld voor de vaststelling van de

90 / 93

huurprijs), doch de interpretatie van de gegevens zoals in de rapportages is toegepast, is voor een goede vergelijkbaarheid in de benchmark onjuist. Gebleken is dat men binnen UWV in november 2003 op de hoogte was van het feit dat de parkeergarage in de bvo- metrage was meegenomen en de consequenties daarvan voor de uitkomsten van de rapportages. Dit is ook ter sprake gebracht in het overleg met Ernst & Young bij de totstandkoming van het rapport in november 2003. UWV heeft hier verder geen vervolg aan gegeven door bijvoorbeeld het Ministerie of de Rijksgebouwendienst hierover te informeren. Vraag: Metropolitan-gebouw De opbouw van de huurkosten van gebouw Metropolitan is weergegeven onder 5.3.2.4. Voor de vraag of de huur die UWV betaalt, dezelfde is als die welke het Lisv heeft betaald, is het volgende van belang. Het huurcontract voor Metropolitan is van rechtswege overgegaan van Lisv op UWV. Op 1 januari 2002 is het huurcontract aangepast vanwege een herziening van de markthuurprijs. Deze herziening is uitgevoerd door de dan geldende huurprijs te toetsen aan de markthuurprijs van het object. De markthuurprijs wordt daarbij afgezet tegen de huurwaarde van vergelijkbare huurobjecten. De markthuurprijsherziening heeft geleid tot een forse stijging van de huurprijs. De brief van 3 juni 2003 van UWV aan de Minister geeft aan dat La Guardia Plaza ten opzichte van het gebouw Metropolitan op jaarbasis ruim 0,5 miljoen euro goedkoper is. Dit bedrag is berekend door het verschil te nemen tussen de “kale huurprijzen”. In deze berekening zijn niet meegenomen de te betalen BTW-compensatie (welke voor La Guardia Plaza veel hoger is dan voor gebouw Metropolitan), servicekosten en kosten voor energie. Daarnaast is vanaf 15 september 2002 sprake geweest van “dubbele huur ” en van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2006 komt het verschil tussen de huurprijs en de onderverhuurprijs voor rekening van UWV. Vraag: Kosten van de specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur van UWV Een regeling voor de vergoeding van de kosten van de Raad van Bestuur ontbreekt. Er is een mondelinge toezegging van de vorige Secretaris-Generaal van het Ministerie aan de Raad van Bestuur dat voor de kosten voor de specifieke diensten van de Raad van Bestuur de overeenkomstige regelingen voor de rijksoverheid van toepassing zijn. Een schriftelijke vastlegging hiervan ontbreekt. Er is daarom geen sprake van een helder en eenduidig toepasbaar toetsingskader. Dit klemt des te meer gelet op de publieke functie van UWV. De controle van het zakelijke karakter van de onkosten is voorts beperkt door het feit dat van een groot deel van de declaraties geen nota’s zijn overgelegd. Ten aanzien van de wèl gecontroleerde kosten voor de specifieke diensten van de Raad van Bestuur over het jaar 2002 is vast komen te staan dat deze kosten in het algemeen als redelijk en passend bij de functie van de leden van een Raad Bestuur kunnen worden beschouwd.

91 / 93

8.3 Andere bevindingen De kwaliteit, kosten en functionaliteit van de huisvesting Er is wel gesuggereerd dat bij de realisatie van Gebouw B, sprake zou zijn van een buitensporige luxe inrichting. Deze veronderstelling is niet bevestigd tijdens het onderzoek. Over het algemeen is in gebouw B sprake van een gemiddeld kwaliteitsniveau voor de kantoorverdiepingen. Op begane grond en eerste verdieping en de elfde en twaalfde verdieping is vanwege de functie als bestuurs- en vergadercentrum een hoger kwaliteitsniveau gerealiseerd. Dit kwaliteitsniveau is over het algemeen als representatief te betitelen, maar niet als bovenmatig of buitensporig. Wel valt op te merken dat de kosten hoog zijn uitgevallen voor de gerealiseerde kwaliteit. De functionaliteit (de noodzaak voor de bedrijfsuitoefening) van bepaalde investeringen kan dan ook sterk betwijfeld worden. Te denken valt aan het vergroten van de vide op de begane grond, de uitvoering van de trap van de elfde naar de twaalfde verdieping en het slopen en herinrichten van de sanitaire ruimten, maar ook de investering in de audiovisuele middelen in de vergaderruimten (met name de “boardroom”). De doelmatigheid van de huisvestingskosten Naast bovengenoemde aspecten heeft ook doelmatigheidsaspect een rol gespeeld, oftewel: is het proces zo verlopen dat het doel tegen minimale kosten is gerealiseerd. Vanaf begin 2002 is leidend geweest dat de Raad van Bestuur zo spoedig mogelijk wilde komen tot de vorming van één hoofdkantoor. De procesgang is daaraan ondergeschikt geweest (er is bijvoorbeeld geen specifiek programma van eisen opgesteld). Dit heeft er toe geleid dat gedurende zowel de voorbereiding als de uitvoering nog vele wijzigingen zijn opgetreden. Zo is het kantoorconcept in de uitvoering nog gewijzigd en is besloten op de derde verdieping vergaderruimten te realiseren, terwijl deze verdieping al als kantoor was ingericht. Dit heeft sterk kostenverhogend gewerkt. Uit het onderzoek is niet gebleken dat er een alternatief is overwogen voor de huisvesting voor de Raad van Bestuur, directie en stafafdelingen, bijvoorbeeld in gebouw C of D. Er is geen sprake geweest van een helder besluitvormingsproces waarbij een keuze is gemaakt voor gebouw B. Terugbouwverplichting Vastgesteld is dat de huurovereenkomst bepaalt dat het gehuurde, bij beëindiging van het huurcontract, in oorspronkelijke staat dient te worden teruggebracht. Er is een conceptterugbouwverplichting aangetroffen. Afspraken over eventuele kwijting van de terugbouwverplichting of compensatie door de verhuurder voor een eventuele waardevermeerdering van het pand door de investeringen van UWV zijn achterwege gebleven. Thans bestaat voor UWV de verplichting (op grond van de wet en de overeenkomst) tot herstel van het gehuurde in de oorspronkelijke staat, wat aanzienlijke kosten met zich zal kunnen

92 / 93

brengen. In de projectadministratie is op generlei wijze rekening gehouden met de (geschatte) kosten van sloop en het herstellen van het gehuurde in de oorspronkelijke staat. Omtrent de verwerking in de jaarrekening van de kosten van de sloop en het herstellen van het gehuurde in oorspronkelijke staat bestaan verschillende interpretaties. Gegeven het juridisch afdwingbare karakter ervan en het feit dat UWV niet zelfstandig, dus door een eigen handeling en zonder medewerking van een derde (i.c. de verhuurder), deze uitgaaf kan voorkomen zouden deze moeten worden opgenomen in de jaarrekening van UWV. Makelaarskosten Jones Lang LaSalle is door UWV ingeschakeld voor de aanhuur en als zodanig betrokken geweest bij de totstandkoming van de huurovereenkomst. Op 26 april 2002 is de overeenstemming tussen partijen tot stand gekomen. In het verslag hieromtrent is opgenomen dat Jones Lang LaSalle een courtage zal ontvangen van 10% van de jaarhuur, derhalve een bedrag van 867.654 euro exclusief BTW, te voldoen door G&S Vastgoed. Het staat vast dat er vervolgens twee betalingen ad 261.800 en 1.032.509 euro inclusief BTW hebben plaatsgevonden aan Jones Lang LaSalle, door UWV en G&S Vastgoed, inzake courtage. De door UWV betaalde courtage is naar rato van de jaarhuur toegerekend aan de gebouwen B, C en D en maakt daarmee deel uit van de totale kosten zoals weergegeven in de tabel in 5.1.9. Omtrent de courtagekosten ad totaal 1.294.309 euro inclusief BTW kan worden vastgesteld, dat • • • • •

de (formele) status van het document van 26 april 2002 niet duidelijk is; de verklaringen va n betrokkenen omtrent de reden(en) van deze betalingen niet overeen komen; niet duidelijk is welke tegenprestatie(s) ten behoeve van UWV hiervoor zijn geleverd (in relatie tot het bouwproject); het totaalbedrag van de courtagekosten meer is dan 10% van de jaarhuur van gebouw B, C en D; niet duidelijk is of de courtagekosten ad 1.032.509 euro inclusief BTW (indirect) deel uitmaken van de investerings- of huurkosten en daarmee de facto geheel of gedeeltelijk ten laste van publieke middelen komen.

Gelet op de voor het onderzoek ter beschikking staande middelen, het tijdstip waarop gerapporteerd moest worden en het aantal hierbij betrokken partijen kon deze aspecten niet nader worden onderzocht. Bovendien maakte dit geen deel uit van de onderzoeksvragen. Europese aanbesteding Vastgesteld is dat UWV geen Europese aanbestedingsprocedure heeft gevolgd voor het realiseren van het inbouwpakket. UWV stelt zich op het standpunt dat zij niet als opdrachtgever (lees: aanbestedende dienst) is aan te merken en niet gehouden is een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. Echter de opdracht(en) voor het inbouwpakket worden

93 / 93

separaat door UWV aan G&S verstrekt en de betalingen afzonderlijk aan G&S Vastgoed voldaan. Op grond hiervan ligt het in de rede UWV te beschouwen als aanbestedende dienst en dat UWV derhalve gehouden is de Europese aanbestedingsprocedure te volgen.

Bijlage 1

Onderzoeksopdracht W. Meijer

Bijlage 2 Wederhoor UWV (integrale weergave)

Datum

5 februari 2004 Van

Postbus 58285, 1040 HG AMSTERDAM

De heer mr. T. H. J. Joustra T 020 - 687 51 50, F 020 - 687 54 90 Ons kenmerk

De heer W. Meijer

5204 Kopie aan

De heer J. Joling

Onderwerp

Wederhoor conceptrapport Meijer

Geachte heer Meijer, Naar aanleiding van uw conceptrapport ‘Deskundigenoordeel huisvestingskosten UWV’ dat u mij ter wederhoor heeft aangeboden, treft u hierbij mijn reacties en suggesties aan en correcties op feitelijke onjuistheden. Om te beginnen stel ik vast dat u, naast kritische kanttekeningen, op grond van het onder uw leiding verrichte onderzoek ook tot de constatering bent gekomen dat de door UWV opgegeven bouwkosten voor de huisvesting van het hoofdkantoor in Amsterdam volledig zijn en binnen de begroting zijn. U constateert verder dat met betrekking tot specifieke diensten voor de Raad van Bestuur geen onjuistheden zijn aangetroffen. Alle overige over dit onderwerp verstrekte gegevens zijn niet afkomstig van UWV maar van derden en hebben geleid tot een voortdurende verwarring over de feiten en de cijfers. De vragen die het ministerie UWV heeft gesteld over de huisvesting op La Guardia hebben wij zo open en volledig mogelijk beantwoord. In onze lijn van beantwoording zijn wij eveneens consequent geweest. Dat de door ons verstrekte informatie in sommige opzichten afwijkt van de gegevens die u in uw rapport presenteert, is het gevolg van het feit dat de verzoeken om informatie die aan UWV zijn gedaan afwijken van de opdracht die aan u is verstrekt. Verder onderzoek heeft niet altijd geleid tot een beter inzicht in de kosten. Gaandeweg is het onderzoek ook steeds specifieker geworden, waardoor nieuwe bevindingen zijn vergeleken met bestaande gegevens. Door de presentatie in het rapport van bestaande gegevens met nieuwe bevindingen kan de indruk ontstaan dat de door UWV verstrekte gegevens niet juist zijn. Ik hecht eraan te wijzen op het feit dat UWV geen onjuiste gegevens heeft verstrekt. Verschillende interpretaties van de gegevens en verschillende referentiekaders hebben in de afgelopen periode niet geholpen het inzicht in de huisvestingskosten te verbeteren. Het technische karakter van de materie, verschillende gangbare rekenmethodes en de moeilijkheid om in termen van harde normen te spreken, hebben evenmin geholpen hierover aanvullende duidelijkheid te krijgen. Een aantal punten wil ik hieronder toelichten. Twee daarvan wil ik met name noemen: de verhouding tussen verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) en bruto vloeroppervlak (bvo), en de ict connectiviteit. Achteraf bezien hadden de hiermee samenhangende kosten geen onderdeel moeten uitmaken van de door UWV gepresenteerde cijfers. Wij weten ook niet of deze elementen ook voor de overige partijen in de benchmark gelden, wat twijfels oproept over de vergelijkbaarheid van de cijfers.

Bezoekadres

La Guardiaweg 68 1043 DK AMSETRDAM www.uwv.nl

Ons kenmerk

5204 Blad

2 van 8

vvo/bvo Op 23 juli 2003 heeft UWV van SZW het verzoek gekregen gegevens aan te leveren ten behoeve van het onderzoek huisvestingskosten UWV. UWV heeft aan dit verzoek voldaan en gegevens geleverd op basis van een verhouding van 85 procent tussen vvo en bvo, conform het voor de markt gebruikelijke gemiddelde. Om inzichtelijk te maken hoe de berekening van vvo naar bvo tot stand is gekomen, heeft UWV ook de vvo-gegevens geleverd. De geleverde gegevens zijn in lijn met de informatie die UWV de minister heeft verstrekt in de brief van UWV van 3 juni 2003. Deze gegevens zijn eveneens gebaseerd op een verhouding van 85 procent tussen vvo en bvo. Naar aanleiding van de geleverde bvo-gegevens heeft de RGD UWV nadere vragen gesteld ter onderbouwing van het percentage van 85. Hiertoe heeft UWV de RGD de meetcertificaten van gebouw A en B doen toekomen. Ook heeft de RGD een schouw verricht op het complex La Guardia. Op basis van de meetcertificaten en de schouw is de RGD tot de conclusie gekomen dat door de vormgeving van La Guardia een ongunstige indeling van ruimten ontstaat en meer ruimte dan gebruikelijk verloren gaat aan stijgpunten (trappen, liften, schachten) en technische ruimte. Dit is voor de RGD aanleiding geweest UWV te vragen opnieuw gegevens te leveren in een verhouding vvo-bvo van 70 procent (overleg RGD en UWV van 10 september 2003). UWV heeft vanzelfsprekend aan dit verzoek voldaan. Vervolgens is in de benchmark gerekend met het door de RGD vastgestelde percentage vvobvo van 70. UWV heeft gegevens aangeleverd conform opdracht en schouw van de RGD. Meetcertificaten maken, zoals later bleek, melding van het aantal m2 bvo inclusief de m2 voor de parkeergarage. De door UWV aan de RGD geleverde gegevens zijn conform dit algemeen geldende uitgangspunt. Benchmark In uw rapport wordt een aantal keren de vergelijking gemaakt met de benchmark van de RGD. Naar mijn mening is dit niet mogelijk. Een correctie van de verhouding vvo -bvo voor UWV betekent immers dat ook voor de andere partijen in de benchmark zal moeten worden gekeken of zij de m2 voor parkeerruimte hebben meegenomen. Daar komt bij dat wanneer de cijfers van UWV veranderen ook het gemiddelde van de benchmark verandert. Ook worden in de benchmark de kosten van totale kantoren met elkaar vergeleken. Wij vragen ons dan ook af of de eerdere conclusies van het ministerie door een correctie van de vvo -bvo verhouding substantieel zullen veranderen. De verwachting is dat UWV binnen de bandbreedte van de kwaliteit van de rijkshuisvesting blijft vallen. Daar komt tevens bij dat inmiddels het realisatiecijfer voor gebouw C bekend is en de prognose voor gebouw D bekend is, zoals ook aan de onderzoekers is gemeld. Beide cijfers komen lager uit dan de cijfers die in de benchmark zijn gehanteerd. In de benchmark is ook uitgegaan van een smal inbouwpakket. De elementen die UWV heeft gerekend tot smal inbouwpakket, zoals bouwplaatskosten en cascoaanpassingen, zijn echter breder dan in de benchmark gevraagd. Voor een goede vergelijking dient hiervoor gecorrigeerd te worden.

Ons kenmerk

5204 Blad

3 van 8

ICT connectiviteit In de referentienormen die de RGD hanteert zijn geen kosten voor ICT connectiviteit opgenomen. In het kader van de door u gehanteerde benadering dient hiervoor gecorrigeerd te worden. In zijn verantwoording van de huisvestingskosten van La Guardia heeft UWV deze kosten namelijk wel meegenomen à 127 euro per m2 bvo, op basis van een percentage van 70. Dit bedrag wordt voor een groot deel veroorzaakt door ICT-kosten die UWV voor de totale organisatie moet maken als gevolg van de majeure fusie van zes organisaties. Reden te meer om de kosten voor het hoofdkantoor op dit punt te corrigeren. Deze noodzakelijke correctie heeft consequenties voor het gehanteerde gemiddelde in de benchmark. Hoewel Deloitte aangeeft dat voor ICT connectiviteit gecorrigeerd moet worden, is dit in het onderzoek achterwege gebleven. Ik ga ervan uit dat dit in het eindrapport wel het geval zal zijn. Kosten inbouwpakket en toerekening kosten 11e en 12e verdieping Om te beginnen stel ik vast dat u op grond van uw bevindingen constateert dat het totaalbedrag voor de inrichting van gebouw B van het hoofdkantoor van UWV gelijk is gebleven. Ook stelt u vast dat geen verschuiving van kosten naar andere gebouwen heeft plaatsgevonden. Ten aanzien van de kosten die zijn gemoeid met de inrichting van de 11e en 12 e verdieping merk ik op dat het in bouwprojecten niet te doen gebruikelijk is kosten per verdieping te administreren. UWV heeft in zijn brief van 3 juni 2003 de minister geïnformeerd over de kosten die zijn gemoeid met de aanpassingen van de entree en inrichting van een vergader- en bestuurscentrum (de functie die gebouw B van La Guardia voor de totale UWV-organisatie vervult). In deze brief geven wij aan dat hiermee 1.9 miljoen euro is gemoeid, inclusief BTW. In het rapport van het Ministerie en de RGD van 25 september 2003 wordt eveneens melding gemaakt van een bedrag ven 1.9 miljoen euro dat kan worden toegeschreven aan de inrichting van het bestuurs- en vergadercentrum. Een bedrag dat is gebaseerd op een opgave van de aannemer voor 10 punten waarin aanpassingen hebben plaatsgevonden ten opzichte van het oorspronkelijke bestek. Naar aanleiding van het verzoek om nadere informatie heeft UWV op 30 oktober 2003 de rapportage Uitwerking huisvestingskosten UWV gebouw B opgeleverd. Onderdeel van het nadere verzoek om informatie was de vraag van het ministerie aan UWV om inzicht te verschaffen in de inrichtingskosten voor de kamers van de Raad van Bestuur (brief SZW 15 oktober 2003). UWV heeft hiertoe aangegeven vanzelfsprekend bereid te zijn alle kosten voor de 11 e en 12 e etage inzichtelijk te maken. Dit zou gezien mijn eerdere opmerking dat het in bouwprojecten niet te doen gebruikelijk is per verdieping te administreren twee weken extra tijd vergen, omdat UWV alle facturen door zou moeten nemen. Met het oog op de tijd is daarom door het ministerie besloten inzicht te verschaffen op basis van een lijst van aanpassingen. Deze beslissing is genomen in het overleg van 16 oktober 2003 tussen ministerie, RGD, Tw ijnstra Gudde en UWV. In de rapportage wordt een bedrag genoemd van 2.4 miljoen euro inclusief BTW voor de aanpassingen die hebben plaatsgevonden. De reden voor de bijstelling van de eerder door UWV opgegeven 1.9 miljoen euro is gelegen in het feit dat Twijnstra Gudde, RGD en SZW in afwijking van de opgave van de aannemer zijn gekomen tot een aanvulling van de 10 puntenlijst met 7 punten tot een 17 puntenlijst. Deze lijst heeft betrekking op aanpassingen die zijn gedaan op de begane grond en de eerste, elfde en twaalfde etage. Op basis van deze lijst is sprake van een andere toedeling van kosten binnen hetzelfde totaalbedrag voor het inbouwpakket van gebouw B.

Ons kenmerk

5204 Blad

4 van 8

In uw onderzoek komt u tot de bevinding dat met de inrichting van de begane grond en de 1 e, 11e en 12 e etage geen 2.4 miljoen euro is gemoeid, maar 3.6 miljoen euro. Deze kosten hebben echter, in tegenstelling tot het door UWV genoemde bedrag van 2.4 miljoen euro, niet alleen betrekking op de aanpassingen maar op de totale kosten voor de inrichting van de begane grond en de 1 e, 11 e en 12e etage. Een zoals eerder genoemd ongebruikelijke manier van kosten toerekenen. In een bouwbegroting worden kosten normaal gesproken niet op een dergelijke gespecificeerde manier aan etages toegerekend. Zo zijn in het bedrag van 3.6 miljoen euro naast de kosten gemoeid met de inrichting ook de indirecte kosten gemoeid met de bouw van gebouw B opgenomen, zoals bouwplaatskosten en architect. UWV heeft zich met betrekking tot het bestuurs - en vergadercentrum voortdurend en consequent verantwoord op grond van de gevraagde additionele kosten. Deze kosten zijn door UWV al op 3 juni 2003 inzichtelijk gemaakt. Het niet langer hanteren van het uitgangspunt van kosten gemoeid met aanpassingen (de 17 puntenlijst) maar het tevens presenteren van alle directe en indirecte kosten levert een ander bedrag op. Een vergelijking met de eerder door UWV geleverde informatie is naar mijn mening dan ook niet mogelijk. Volledigheidshalve merken wij op dat de onderzoekers de kosten tot en met ja areinde 2003 hebben meegenomen terwijl de opgave van UWV is gebaseerd op de stand van zaken tot en met september 2003. Ik stel vast dat UWV informatie heeft verstrekt op basis van uitgangspunten van SZW en RGD. Deloitte heeft cijferopstellingen geproduceerd op basis van andere uitgangspunten. Gezien dit verschil in uitgangspunten zijn de informatie van UWV en de gegevens van Deloitte niet vergelijkbaar. Wordt het uitgangspunt van Deloitte gehanteerd dan moet bijvoorbeeld ook de inrichtingsvergoeding die UW V van G&S heeft ontvangen in mindering worden gebracht. Hoofdkantoor U komt in uw rapportage tot de opvatting dat de wens van de Raad van Bestuur om zo snel mogelijk tot één hoofdkantoor te komen een hogere prioriteit heeft gehad dan de eis om een volledig huisvestingsbeleid voor UWV met de daaraan verbonden consequenties uit te werken. Hierover kan ik kort zijn: deze opvatting is volstrekt juist. Om aan de opdracht vanuit de SUWI-wetgeving te kunnen voldoen (effectiviteit, efficiency, klantgerichtheid e n een besparing van 25 procent) was een duidelijke ‘turnaround’ van de organisatie nodig. Daarom is voor de beginfase van UWV gekozen voor een centrale aanpak. Dit maakte het met spoed betrekken van één hoofdkantoor door de Raad van Bestuur, de stafdirecties en de directies van de divisies noodzakelijk. De keuze voor het centraliseren van de hoofdkantoorfuncties voorafgaand aan het uitwerken van het volledige huisvestingsbeleid van UWV is een cruciale slag in de noodzakelijke turnaround geweest die zijn nut heeft bewezen. AO/IC U constateert in uw rapport dat u met betrekking tot La Guardia geen handboek AO/IC heeft aangetroffen. Deze constatering is juist. Wel is het zo dat UWV voor de totale organisatie AO/IC-procedures heeft die ook van toepassing zijn op projecten als huisvesting.

Ons kenmerk

5204 Blad

5 van 8

UWV wordt aangestuurd als een zelfstandig bestuursorgaan met een baten-lastenstelsel als administratief uitgangspunt. Dit betekent dat de raming (begroting) en de registratie betrekking hebben op lasten en baten in bedrijfseconomische zin. Dit impliceert een begroting die uitgaat van kosten en opbrengsten in plaats van ontvangsten en uitgaven/investeringen. In de zowel door de Raad van Bestuur als door de minister goedgekeurde exploitatiebegroting 2003 is rekening gehouden me t de extra lasten die voortvloeien uit de inrichting van het hoofdkantoor. Deze bedragen jaarlijks 1,2 miljoen euro en maken onderdeel uit van de reguliere uitvoeringskosten van 1,652 miljard euro op jaarbasis. Daarmee is de investeringsbegroting feitelijk goedgekeurd. Met betrekking tot de offerteprocedure van UWV geldt dat wat onder de derde bullit op pagina 29 wordt vermeld niet juist is. De projectleider Bouw beoordeelt de offertes. Voor wat betreft de technische installaties laat hij zich daarin bijstaan door Technical Management. Technical Management wordt dus niet door Inkoop ingeschakeld. Wel heeft Inkoop een controlerende rol op marktconformiteit. Ten aanzien van de sinds medio 2003 geldende offerteprocedure geldt dat de controller Vastgoed parafe ert dat de offerte binnen de begroting is. Deze stap dient als voorlaatste bullit te worden toegevoegd aan de beschrijving van de offerteprocedure op pagina 29. Gezien de door UWV gehanteerde procedure is de conclusie dat offerteaanvragen niet worden getoetst aan de begrotingsruimte niet juist en daarmee niet gerechtvaardigd. Op pagina 30 onder 5.1.1.4 Ondertekening maakt u de opmerking dat de plaatsvervangend directeur Facilitair en Inkoop is gemandateerd tot 200.000 euro en tekent voor opdrachten tot 800.000 euro. Ik hecht eraan op te merken dat hiervan enkel sprake is geweest in de overgangsfase in het tweede kwartaal 2003. In afstemming met de Raad van Bestuur heeft de betreffende directeur 5 keer getekend voor opdrachten boven het gemandateerde bedrag. Met ingang van het derde kwartaal 2003 is dit niet meer aan de orde geweest. Overigens heeft Deloitte geen onregelmatigheden aangetroffen. Nul + één meting In de nulmeting van UWV in 2002 is de huisvestingsproblematiek als bijzonder aandachtspunt opgenomen. In de één-meting van UWV in 2003 is herhaald dat de huisvestingsproblematiek gezien de omvang van de totale operatie naar verwachting een permanent aandachtspunt voor de Raad van Bestuur zal blijven. De Raad van Bestuur heeft dit nadrukkelijk ter harte genomen en daadwerkelijk verbeteringen doorgevoerd, zoals u ook heeft geconstateerd. Terugbouwverplichting In uw onderzoek geeft u aan dat UWV op grond van de richtlijnen voor de jaarverslaggeving eventuele terugbouwkosten moet activeren. Aan de onderzoekers hebben wij al aangegeven dit standpunt niet te delen. Naar de mening van UWV geven de onderzoekers slechts een deel van de richtlijnen weer. Deze geven namelijk ook het volgende aan: ‘Slechts die verplichtingen die voortvloeien uit gebeurtenissen uit het verleden en die blijven bestaan onafhankelijk van een toekomstige handeling van de rechtspersoon leiden tot het treffen van een voorziening. Indien de rechtspersoon toekomstige uitgaven kan voorkomen door een handeling in de toekomst heeft de rechtspersoon geen verplichting tot het doen van die uitgaven en wordt geen voorziening getroffen.’

Ons kenmerk

5204 Blad

6 van 8

Dit is ook van toepassing op de huisvesting van UWV. Zo lang UWV blijft huren, zal geen sprake zijn van een verplichting tot terugbrengen in de oorspronkelijke staat. Evenmin is dit het geval wanneer met de verhuurder of met een eventuele nieuwe huurder kan worden overeengekomen dat het gehuurde in de bestaande staat kan worden opgeleverd. Dit is geen irreële veronderstelling wanneer het pand voor meer dan 10 tot 15 jaar wordt gehuurd. Deze termijn komt namelijk dicht in de buurt van de termijn waarop doorgaans bij kantoorgebouwen een grondige renovatie als gevolg van economische en/of technische veroudering noodzakelijk is. Een externe deskundige bevestigt onze zienswijze. Makelaarskosten Ten aanzien van uw uiteenzetting over de makelaarskosten merk ik op dat de door UWV betaalde courtage ad 220.000 euro exclusief BTW het resultaat is van onderhandelingen tussen UWV, de eigenaar en makelaar Jones Lang LaSalle. Kennelijk heeft vervolgens een gunning plaatsgevonden door de aannemer aan de makelaar van de verkoop van het complex, waarmee een bedrag van ruim 800.000 euro exclusief BTW is gemoeid. Dit is een transactie geweest die uitsluitend tussen de aannemer en de makelaar heeft plaatsgevonden. UWV heeft hiervan voor zover mij bekend op geen enkele wijze financieel nadeel ondervonden. Europese aanbesteding Ten aanzien van het aanbrengen/realiseren van het inbouwpakket constateert u dat de ‘richtlijn Werken’ van toepassing is en dat UWV op grond van deze richtlijn gehouden is een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. Zoals wij u per brief van 23 januari 2004 hebben laten weten, is UWV een andere mening toegedaan. Ons is gebleken dat de richtlijnen rond Europese aanbesteding door verschillende partijen op verschillende manieren wordt uitgelegd. UWV heeft zich zoals gebruikelijk is in de branche op het standpunt gesteld dat hij als huurder niet direct opdrachtgever is en daarom niet aanbestedingsplichtig is. Terugziende zou het beter zijn geweest wanneer UWV aan G&S de opdracht zou hebben gegeven de inrichting Europees aan te besteden. Onderzoek specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur Voor specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur van UWV is een aparte regeling van kracht. Met de top van het ministerie is de afspraak gemaakt om de onkostenvergoeding voor de voorzitter van de Raad van Bestuur te relateren aan de bestuursuitgavenregeling zoals die geldt voor de secretarissen-generaal binnen de Rijksdienst. De onkostenvergoeding voor de overige leden van de Raad van Bestuur is van deze regeling afgeleid. Het vergelijken van uitgaven door de Raad van Bestuur met de regelingen conform de CAO UWV is dan ook niet op zijn plaats. In uw onderzoek wordt herhaaldelijk melding gemaakt van het gegeven dat gedane uitgaven niet kunnen worden gecontroleerd in verband met het ontbreken van kwitanties en facturen. Daarmee wordt voorbijgegaan aan het feit dat deze uitgaven lopen via VISA en dat d e kostenboekingen zijn gedaan aan de hand van de incasso van VISA en de daarbij behorende

Ons kenmerk

5204 Blad

7 van 8

betalingsoverzichten. Op deze betalingsoverzichten staat vermeld wanneer en bij welke leverancier de uitgaven zijn gedaan. Op grond van deze beschikbare overzichten z ijn gedane uitgaven beoordeeld. De vaste onkostenvergoeding is zowel bruto als netto volstrekt conform de regelingen voor de vergoedingen sector Rijk ten aanzien van functionarissen in het openbaar bestuur (zoals gepubliceerd in de Staatscourant), waarbij de ontwikkeling van deze regelingen bij de sector Rijk wordt gevolgd. De opmerkingen in uw onderzoek dat niet is voldaan aan de fiscale wetgeving en dat een volledig onbelaste vergoeding van het bedrag in strijd is met de fiscale wetgeving zijn dan ook onterecht. Ten aanzien van de passage over de telefoonkostenvergoeding van de heer Fransen merken wij op dat ons niet duidelijk is waarom in deze passage ook de salarisgegevens van de heer Fransen worden vermeld. Het lijkt ons gepaster wanneer dit niet het geval is. Publiek beheer De paragraaf die u in uw rapportage wijdt aan publiek beheer (public governance) verbaast mij. De conclusies die u trekt ten aanzien van publiek beheer door UWV zijn mijns inziens niet te rechtvaardigen op grond van onderzoek d at enkel door accountants is uitgevoerd en een sterk fragmentarisch karakter had. Mocht u publiek beheer bij UWV willen onderzoeken dan vraagt dit een andere onderzoeksopzet. Met de huidige benadering vervalt elke basis voor de getrokken conclusies. Publiek beheer maakt bovendien geen onderdeel uit van de onderzoeksopdracht. De betreffende paragraaf dient dan ook geschrapt te worden. Feitelijke onjuistheden Ten slotte willen wij u wijzen op de volgende feitelijke onjuistheden in de tekst: 1. Op pagina 7 w ordt in de voorlaatste alinea onder Fase 1 melding gemaakt van het feit dat de Accountantsdienst enkele documenten uit het door hen aangelegde onderzoeksdossier ter beschikking heeft gesteld. Dit is onjuist. De Accountantsdienst heeft haar volledige onderzoeksdossier voor review ter beschikking gesteld. 2. Op pagina 8 wordt in de tweede alinea gemeld dat ook met de Raad van Bestuur interviews zijn gehouden. Dit dient te zijn dat met twee leden van de Raad van Bestuur een interview is gehouden. 3. Op pagina 10 wordt in de eerste alinea gemeld dat het Masterplan zich daarom alleen leent voor controle achteraf. Voor alle duidelijkheid dient hier vermeld te worden dat dit alleen geldt voor La Guardia. 4. Eveneens op pagina 10 wordt in de vierde alinea gesteld dat de Stuurgroep Huisvesting het projectplan in september 2003 heeft goedgekeurd. Dit moet zijn 2002. 5. Op pagina 23 eerste alinea dient de zin ‘Daarnaast bevat het rapport een benchmark’ te worden aangevuld met ‘uitgevoerd door de RGD’. Eveneens dient te worden toegevoegd dat de keuze van de gebouwen in de benchmark door het ministerie is gedaan. 6. Op pagina 25 dienen de noten 11 en 12 te worden geschrapt. De onderzoekers geven zelf al aan dat deze buiten het bereik van het onderzoek vallen. 7. Op pagina 27 wordt in de eerste alinea gemeld dat de begroting van maart 2003 sluit op 23,8 miljoen euro. Dit moet zijn 19,2 miljoen euro.

Ons kenmerk

5204 Blad

8 van 8

8. Op pagina 32 wordt in voetnoot 18 gesproken van het Kernteam Bouw. Dit moet zijn het Kernteam Huisvesting. 9. Op pagina 34 wordt in de tweede alinea gemeld dat er geen externe accountant is aangesteld en dat deze rol door dezelfde accountantsdienst wordt vervuld. Deze zin is onjuist. Er dient te staan dat de accountantsdienst in deze optreedt als deskundige zoals bedoeld in art. 393 BW2. 10. In de derde a linea op pagina 34 wordt gemeld dat de accountantsdienst bestaat uit een afdeling Operational en Financial Audit. Daarnaast is ook sprake van ICT audit en rechtmatigheidsaudit. 11. Op pagina 36 wordt in de laatste zin gemeld dat de onderzoekers de volledigheid van de werk- en vergaderplekken niet hebben kunnen vaststellen. Juist is te stellen dat de onderzoekers dit niet hebben gedaan, terwijl dit kan worden afgeleid uit het verband tussen aantal werkplekken en werkplekinrichtingen en de daaraan verbonden kosten. 12. Op pagina 49 wordt in de tweede alinea een bedrag genoemd van 186 euro (‘245 minus 186 euro’). Dit moet zijn 169 euro. 13. Op pagina 63 onder 5.5.3. Analyse wordt in het vierde tekstblok tot tweemaal toe gesproken van restaurantmeubilair. Dit moet zijn audiovisuele middelen. 14. Op pagina 68 wordt gemeld dat de Accountantsdienst van UWV wijst op het feit dat het hier om vertrouwelijke gegevens gaat die niet openbaar mogen worden. Het is de Raad van Bestuur die hier op heeft gewezen. Het gaat hier voor alle duidelijkheid niet om de telefoonkosten maar om de reis - en verblijfkosten. Verder ga ik ervan uit dat eventuele aanpassingen en toevoegingen van analyses in uw rapportage onderdeel uitmaken van de procedure van hoor en wederhoor. Hoogachtend,

Mr. T.H. J. Joustra Voorzitter Raad van Bestuur

Bijlage 3 Meetcertificaat en meetrapport gebouw B

Bijlage 4 Kostenspecificatie bestuurs- en vergadercentrum (begane grond, eerste, elfde en twaalfde verdieping)

Project: Betreft: Datum: Onderdeel:

Huisvesting UWV La Guardia Plaza Kostentoedeling 11e en 12e, begane grond (en 2e en 3e) 10 februari 2004 Uitsplitsing begane grond en 1e verdieping

no. G&S

Toedeling bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e bg/1e

21 22 27 37 44 49 65 71 77 85 86 90 111 131 140 144 605 621 624 635 636

Omschrijving werkzaamheden baliemeubel en kasten tourlocks, transpalocks en winglock bg glaspui tussenbordes bg-1e demontage t.b.v. vide 1e aanpassen toiletgroep naar douches 1e verd. videsparing 1e verd. vloer aanvullende E en water asp. bg+1e verd. aanpassen w-installatie bg+1e verd. bouwk. werk kelder t/m 1e verd. wijzigingen beukenhouten plafon bg+1e extra buitendeur en binnengevelscherm bg meerwerk t.g.v. wijzigingen receptiebalie mattering acrylaatpanelen scherm.luifel bg meerwek binnenluifel verlichting logo en koofbetimmering 1e verd. inbouwspots in chauffeursruimte 1e verd. werkkast voor chauffeurs in kelder aanpassen glas transpalocks electrische deurdranger kelderhal mozaik tegelwerk betonkolom entreehal mozaik tegelwerk betonkolom kelderhal Totaal kosten begane grond / 1e verdieping

excl. BTW 52.851 26.659 17.637 38.450 20.041 83.461 2.886 53.682 33.140 87.233 99.071 2.699 5.577 7.252 9.724 2.008 11.540 14.460 5.823 5.715 2.634

incl. BTW 62.893 31.724 20.988 45.756 23.849 99.319 3.434 63.882 39.437 103.807 117.894 3.212 6.637 8.630 11.572 2.390 13.733 17.207 6.929 6.801 3.134

582.543

693.226

Totaal incl. bouwplaatskosten

731.517

Architectenkosten SOM en VMP (naar rato investering bg/1e en 11e/12e)

60.690

Totaal incl. bouwpl.kosten en architectenkosten afgerond

792.207 792.000

Project: Betreft: Datum: Onderdeel:

Huisvesting UWV La Guardia Plaza Kostentoedeling 11e en 12e, begane grond (en 2e en 3e) 10 februari 2004 Uitsplitsing 11e en 12e verdieping

no. G&S

Toedeling 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e 11e/12e

40 42 45 51 52 53 54 55 56 61 66 68 72 78 83 87 99 100 112 114 115 138 156 176 178 179 601 606 607 608 620A 620B 633 634

Omschrijving werkzaamheden demonteren installatie 11e en 12e sloopwerk toiletten 11e en 12e sparing betonvloer t.b.v. trap 12e verd. w-installatie 11e en 12e verd bouwkund.werkzaamheden 11e en 12e verd. apparatuur pantry's 11e en 12e verd. staal, glas en timmerwerk trap 11e naar 12 houten lamellen plafonds en elementen 11e+12e parketvloer 11e verd. lev. en aanbr. e-installatie 11e en 12e wijzigingen toiletgroep 11e en 12e verd. aanp. en uitbr. loodgietersinst. 11e en 12e lichtwand en lichtplafond 11e en 12e verd. inbouw brandslanghaspelkasten 11e + 12e verd. wijzigingen 11e en 12e verd. leveren en aanbrengen vloerbedekking 11e+12e uitbreiding cai-aansluitingen 11e en 12e verd. leveren en aanbr. bedrijfskeukens (toedeling 11e en 12e) minderwerk keukeninstallaties (toedeling 11en 12e) leveren en monteren paneelgordijnen 11e en 12e counters 11e+12e verd. wijzigingen+extra vloerpotten 11e verd. lev. en aanbr. nieuw sanitair 11e en 12e deurstoppen en deurduwer 11e en 12e verd. aanbrengen gewijzigde zonwering 11e en 12e verd. extra loodgieterswerk 11e en 12e verd. opnieuw schuren en olieen parketvloer 11e gespoten sponninglatten in gordijnkoof 11e+12e tijdelijke zonwering 11e en 12e verd. 4 laags impregneerlaag natuursteen 11e+12e aanbr. horizontale jalozie gordijnen 11e verd. aanbr. lamelgordijnen 11e verd. RVS plinten op 11e en 12e verd. aanpassen parketvloer voor tapijt 11e verd. Totaal kosten 11e en 12e verdieping

excl. BTW 28.220 6.128 36.005 270.720 668.954 26.398 46.502 240.333 26.530 293.440 47.499 8.565 43.840 3.081 18.897 88.208 2.494 51.176 -27.631 32.928 5.125 7.381 4.867 1.673 24.224 1.904 5.862 3.059 4.998 6.055 9.446 9.617 1.485 29.926

incl. BTW 33.582 7.292 42.846 322.157 796.055 31.414 55.337 285.996 31.571 349.194 56.524 10.192 52.170 3.666 22.487 104.968 2.968 60.900 -32.881 39.184 6.099 8.783 5.792 1.991 28.827 2.266 6.976 3.640 5.948 7.205 11.241 11.444 1.767 35.612

2.027.909

2.413.212

Totaal inclusief bouwplaatskosten

2.546.508

Architectenkosten SOM en VMP (naar rato investering bg/1e en 11e/12e)

211.270

Totaal incl. bouwpl.kosten en architectenkosten afgerond

2.757.778 2.758.000

Bijlage 5 Vergelijking rapportages

In de rapportages is gewerkt met kengetallen om vergelijking mogelijk te maken tussen het UWV- gebouw en andere Rijksgebouwen, maar ook om een vergelijking te kunnen doen met huisvestingsnormen. In onderstaand samenvattend overzicht is een relatie aangebracht tussen de diverse kengetallen. UWV 3 juni 03

SZW/Rgd 25 sept. 03

UWV 25 sept. 03

TG 29 okt. 03

UWV 30 okt. 03

Kengetallen verhouding vvo/bvo huurprijs vvo (excl. BTW) huurprijs bvo (na verreke ning BTW-compensatie) gebouwgebonden kosten (bvo), LGP exclusief A gebouwgebonden kosten LGP B kosten “inbouwpakket smal” cfm. definitie Rgd LGP (totaal A, B, Cen D) inbouwpakket + overige aanpassingen LGP (totaal A, B, C en D)

€ 170 m²

0,70 € 170 m² € 158 m²

€ 170 m²

€ 918 m² € 923 m²

€ 923 m²

€ 332 m²

€ 635 m²

€ 656 m²

Inrichtingskosten gebouw B inrichtingskosten gebouw B • algemeen • aanpassingen entree • aanpassingen hal en vergadercentrum • aanpassingen bestuurscentrum • restaurant niet-gebouw gebonden inrichtingskosten B • divers meubiliair • audiovisuele middelen • inrichting • pc’s

aanpassing: (excl. BTW) € 1.216.462 € 414.000

€ 12.500.000 (incl. BTW) aanpassing:

€ 12.739.755 (incl. BTW) € 10.170.695 € 422.450 € 1.254.513

€ 1.900.000 (totaal)

€ 715.162 € 176.935 € 1.745.507

€ 1.745.507

€ 1.351.813 € 277.850

€ 1.351.813 € 277.850

€ 115.844 PM

€ 115.844 PM

Uit bovenstaande kan de conclusie worden getrokken dat de rapportages onderling niet te vergelijken zijn. Soms is gebruik gemaakt van informatie uit andere rapporten zoals de nietgebouwgebonden inrichtingskosten, maar in de meeste gevallen zijn de uitgangspunten van het

onderzoek en de wijze van rapporteren niet gelijk, waardoor onderlinge vergelijking niet mogelijk is.

Bijlage 6 Begrippenlijst

Het is onoverkomelijk dat in dit rapport een aantal vaktermen worden gebruikt. Om de lezer ter wille te zijn wordt hieronder een verklarende woordenlijst uitgewerkt. Administratieve organisatie Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en instandhouden van de informatieverzorging in en omtrent de organisatie. De informatieverzorging dient effectief, efficiënt en betrouwbaar te zijn. Algemene kosten Algemene kosten (‘AK’) zijn kosten die bouwbedrijven hun opdrachtgevers in rekening brengen door een opslagpercentage toe te passen in de kostenbegroting van een werk. Het gaat hier om bedrijfsgebonden kosten die moeilijk kunnen worden uitgesplitst; in tegenstelling tot de directe bouwkosten. Het betreft bijvoorbeeld de kosten van administratie, acquisitie en de personeelskosten voor de algemene leiding van het bouwbedrijf. Benchmark(ing) Dit is het proces waarbij gekeken wordt naar de prestaties van bepaalde objecten, in een vooraf gedefinieerde omgeving zodat dit later vergeleken kan worden. Beslisdocument Een beslisdocument is een document dat volgens de projectprocedure van UWV werd opgesteld door de projectgroep Huisvesting voor de stuurgroep Huisvesting, ten behoeve van het beslissingsproces. Bestek Uitgebreide werkomschrijving in woord en tekening van een te realiseren bouwwerk inclusief de plaatsbepaling, het materiaal en de uitvoering. Boardroom De zaal waar de Raad van Bestuur vergadert. Bouwplaatskosten Kosten die gemaakt worden op de bouwplaats en toewijsbaar zijn aan een project, echter niet direct aan bouwdelen of onderdelen van de bouw kunnen worden toegeschreven. Daarom worden deze kosten apart in een begroting vermeld, bijvoorbeeld verblijfs- en wasruimten voor personeel (keten), opslag voor materialen en materieel, kosten voor bouwkranen, betonpompen, bouwwegen, transportmaterieel etc. BVO bruto vloeroppervlak. De oppervlakte, gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande scheidingsconstructie, die de desbetreffende ruimte of groep van ruimten omhullen. Casco Alleen de dragende constructie van een gebouw. Ook wel schil genoemd. Bestaat uit fundering, kale vloeren, dragende wanden en dak. Coördinatievergoeding Vergoeding die door de opdrachtgever wordt betaald aan een aannemer ter dekking van de kosten van coördinatie van werkzaamheden uitgevoerd door derden. Courtage Provisie of loon voor de makelaar bij aan-/verkoop of aan-/verhuur van een object. Europese aanbesteding Overheden en daarmee verbonden organisaties moeten Europese regels toepassen bij de inkoop van producten en diensten en bij het aanbesteden van gebouwen en

infrastructurele werken. De Europese richtlijnen verplichten de overheden tot het gebruik van uniforme procedures en objectieve criteria. De criteria moeten vooraf gepubliceerd en strikt gevolgd worden. Ligt de waarde van een opdracht boven een bepaalde drempelwaarde, dan moet men de opdracht aankondigen in het officiële Publicatieblad van de Europese Unie. Elk Europees bedrijf kan daardoor inschrijven en heeft een gelijke kans om de opdracht te verwerven. FEZ Financiële en Economische Zaken Forensisch accountant Accountancy ten behoeve van gerechtelijke procedures en geschillen en andere juridische kwesties in de ruimste zin des woords. Inrichtingshandboek Programma van eisen met betrekking tot de losse inrichting (meubilair). Interne Controle Hierin worden die rapportagemomenten beschreven die een kaderstellend uitgangspunt zijn voor de inrichting van de informatievoorziening over de organisatie en voor de uit deze inrichting volgende beschrijving van de administratieve organisatie Kengetal Kengetallen zijn ervaringscijfers die uitdrukking geven aan kosten of opbrengsten per eenheid. Meerwerk Extra werk voor de aannemer buiten de basisopdracht die is vastgelegd in een aannemingsovereenkomst. NEN NEderlandse Norm. Nederlands Normalisatie- instituut NEN brengt afspraken tussen belanghebbende partijen op velerlei (technisch) gebied tot stand en legt deze afspraken in normen vast. Nulmeting Toetsing van de bestaande situatie. OVB Onderzoeks- en Verificatiebureau. Dit bureau ondersteunt de Kamer bij alle vormen van onderzoek. Daarnaast toetst, verifieert, het OVB onderzoek dat door de regering aan de Kamer wordt aangeboden. PvE Programma van Eisen. In dit document wordt gedefinieerd welke eisen een opdrachtgever stelt aan een gebouw. RGD Rijksgebouwendienst. De Rijksgebouwendienst zorgt voor de huisvesting van rijksdiensten, zelfstandige bestuursorganen en internationale organisaties. ROZ De vereniging Raad voor Onroerende Zaken. Onder meer bekend door haar modelovereenkomsten, die door de Juridische Commissie Huurzaken zijn opgesteld.

SUWI Structuur van Werk en Inkomen. Het doel van de SUWI is het komen tot een meer optimale uitvoeringsstructuur voor alle zaken die met arbeid en uitkeringen te maken hebben. SZW Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De taak van het Ministerie is het stimuleren van werkgelege nheid, moderne arbeidsrelaties en een activerende sociale zekerheid. Toetsingskader Het geheel van toetsingscriteria, en ter nadere concretisering daarvan indicatoren, die per thema zijn vastgesteld. Turn Key Het gebouw wordt 'sleutelklaar' opgeleverd, dat wil zeggen dat er in principe niets meer hoeft te gebeuren. UWV Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen. UWV is de samenvoeging van de vijf uitvoeringsinstellingen Cadans, Gak, Guo, Uszo en Sfb en het Landelijk instituut sociale verzekeringen. Vanaf 1 januari 2002 zijn deze uitvoeringsinstellingen gezamenlijk verder gegaan onder de naam Uitvoering Werknemersverzekeringen. VVO verhuurbaar vloeroppervlak. De oppervlakte, gemeten op vloerniveau, tussen opgaande scheidingsconstructies, die de desbetreffende ruimte of groep van binnenruimten omhullen. WOB Wet Openbaarheid van Bestuur ZBO Zelfstandig Bestuursorgaan. Een ZBO is een extern verzelfstandigd bestuursorgaan met openbaar gezag dat niet hiërarchisch ondergeschikt is aan de minister. Tot op zekere hoogte is wel de ministeriële verantwoordelijkheid van kracht.