Design System of Controlling Admission of New Students STIKOM Surabaya Study case : Campus Expo 2012 Gema Pertiwi Aisyah Metawati 1) 1) S1 / Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya Email :
[email protected] Abstract: An admission is a part of structural management at STIKOM Surabaya that has main function as marketing and sales. At the time of carrying out activities, Penmaru’s often have difficulties. Difficulty that frequently happened is lack of coordination between coordinator and Person In Charge (PIC) on activities preparation. Besides that, another difficulty is there is no up to date data that can describes completion of each activities, so that on activities implementation frequently not performing well. Workflow is a Information Technology (IT) that using electronic system to organizing and monitoring business process. Web-Based Application with workflow application used as monitoring and controlling Penmaru’s activities. Based on blackbox testing and evaluation result against application user respondents, found that this activities controlling system can monitoring and controlling perform of each activities. Even application or system have been made to and capable to monitoring and controlling with activities warning by e-mail and SMS. So every activity both in terms of planning, controling and implementation can be coordinated well. Keywords : Activity ,workflow, warning
Penerimaan
Mahasiswa
Baru
umum kegiatan dapat didefinisikan sebagai
(Penmaru) merupakan salah satu bagian
kumpulan
dari struktural perguruan tinggi STIKOM
(aktifitas),
Surabaya yang memiliki fungsi utama
permulaan dan yang harus dilaksanakan
pemasaran (marketing dan sales). Penmaru
serta
menarik minat lulusan SMA/MA/SMK dan
tujuan
sederajat yang akan melanjutkan sekolah
Sementara
tujuan
ke perguruan tinggi. STIKOM Surabaya
STIKOM
Surabaya
perlu melakukan promosi supaya banyak
meningkatkan pemasaran (marketing dan
calon mahasiswa yang tertarik untuk
sales)
mendaftarkan diri masuk ke STIKOM
Pengendalian sendiri merupakan proses,
Surabaya.
cara,
Melaksanakan atau mengikuti sebuah kegiatan
dapat
meningkatkan
media
suatu
rangkaian
yang
mempunyai
diselesaikan
untuk
tertentu
kegiatan
melalui
adalah
media
perbuatan
dekat dengan calon mahasiswa, menambah
(Syamsul Djamil, 2008).
memperkenalkan
keunggulan
STIKOM
Surabaya dan lain sebagainya. Secara
dapat
promosi.
dengan membandingkan hasil dan sasaran
(kegiatan)
baru,
Penmaru
pengekangan, pengawasan atas kemajuan
langsung dengan target pemasaran, lebih
mahasiswa
2011).
pengendalian,
secara
calon
saat
mendapatkan
(Rachman,
promosi. Contohnya dapat berkomunikasi
jumlah
kegiatan
teratur
Dalam
menyesuaikan
dengan
hasil
usaha
pengawasan
melaksanakan
sebuah
kegiatan, Penmaru STIKOM Surabaya seringkali
mengalami
kendala-kendala, 1
seperti
persiapan
kegiatan
khususnya
sebagai
sarana
memantau
atau
dalam hal pengaturan waktu persiapan
mengendalikan kegiatan dalam hal ini
sebelum kegiatan tersebut dimulai atau
adalah kegiatan di Penmaru. Sehingga
pasca
Penmaru dapat mendayagunakan waktu
kegiatan.
Diantaranya
dalam
pendayagunaan waktu dan pengendalian
dan
kegiatan
diperlukan
manajerial
yang
disebabkan
melihat
laporan bisa
kegiatan
terlacak
yang proses
karena kurangnya koordinasi yang baik.
kegiatannya dengan menggunakan media
Selain hal tersebut waktu persiapan atau
e-mail dan SMS dalam hal peringatan
pelaksanaan kegiatan yang sering melebihi
kegiatan. Jika setiap kegiatan mendekati
batas
ini
batas waktu, dan belum ada laporan
menyebabkan tidak adanya data up to date
kegiatan dari masing-masing Person In
yang
Charge
jam
kerja
karyawan,
mampu
penyelesaian
hal
menggambarkan
maka
sistem
akan
pekerjaan
memberikan peringatan via e-mail dan
dari kegiatan keseluruhan secara berkala.
SMS. Setelah laporan proses kegiatan telah
Serta tidak adanya peringatan yang jelas
terpenuhi maka kepala bagian penmaru
tentang deadline dari sebuah kegiatan.
mengecek laporan kegiatan sebagai tindak
Salah
masing-masing
(PIC),
satu
metode
yang
dapat
lanjut kegiatan. Selain hal tersebut kepala
mengendalikan perencanaan waktu adalah
bagian penmaru akan mendapat laporan
Workflow. Teknologi Workflow adalah
prosentase proses berupa grafik tiap
suatu teknologi IT yang menggunakan
kegiatan Penmaru. Hal ini dapat membantu
sistem elektronik untuk mengatur dan
kepala
memonitor proses bisnis. Hal tersebut
mengendalikan tindakan pengguna dalam
memungkinkan adanya aliran pekerjaan
setiap proses kegiatan.
bagian
penmaru
dalam
antara individu dengan departemen yang
Dengan adanya aplikasi ini, maka
bisa digambarkan dan terlacak. Metode
Penmaru diharapkan dapat memantau dan
workflow bisa melakukan pelacakan dari
memperoleh data laporan kegiatan yang up
semua elemen dan laporan pada setiap
to date serta dapat mendayagunakan waktu
langkah, sehingga bisa menghemat waktu
persiapan kegiatan. Sehingga dalam hal
daripada melakukannya secara manual
perencanaan,
(Rachmanto, 2002).
pengendalian kegiatan dapat di kelola
Berdasarkan permasalahan di atas,
pelaksanaan
dan
dengan baik pada setiap detail kegiatannya.
maka dibuat aplikasi berbasis web dengan penerapan
workflow
yang
digunakan 2
2.
Pengendalian Kegiatan Pengendalian Kegiatan adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan
Terjaganya keamanan dalam setiap proses yang terjadi.
3.
pengukuran dan koreksi semua kegiatan
Terkontrolnya apa aja tindakan user dalam suatu proses workflow.
dalam rangka memastikan bahwa tujuantujuan dan rencana-rencana organisasi dapat
terlaksana
dengan
kemampuan untuk mengatur kebijakan dan
operasional
dari
suatu
perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari
kegiatan
Sms gateway merupakan komunikasi
baik.
Pengendalian dapat pula diartikan sebagai
finansial
SMS Gateway
perusahaan
tersebut.
dua
arah,
mengirim
dan
menerima,
digunakan untuk SMS keyword, polling, ataupun
informasi
lainnya.
SMS
ini
biasanya digunakan dengan kartu GSM, dan tarifnya pun disesuaikan dengan kartu tersebut (Saputra, 2011). Maksud dari dua
(Syamrilaode, 2010).
arah ini sistem akan membalas ataupun mengirim secara otomatis setiap pesan
Workflow Workflow adalah suatu teknologi IT yang
menggunakan
sistem
Layanan
elektronik
untuk mengatur dan memonitor proses bisnis.
yang masuk.
Aplikasi workflow digunakan
untuk mengotomasi proses workflow itu
1.
dengan catatan nomor dalam keadaan aktif. 2.
fleksibel, dalam artian pengguna
setiap langkah, sehingga bisa menghemat
dapat mengirim pesan kapanpun dan
secara
dimana saja.
manual (Rachmanto, 2002). Keuntungan yang bisa didapat jika kita mengotomasi workflow : 1.
Bisa melacak setiap langkah (proses) dalam sebuah workflow.
Dengan layanan ini juga pengguna dapat mengirimkan pesan secara
dari semua element dan laporan pada
melakukannya
Biaya relatif murah, pengiriman terjamin sampai ke nomor tujuan
ada. Kita bisa mendesain sebuah aplikasi
daripada
diminati
di antaranya (Saputra, 2011) :
berawal dari proses manual yang sudah
waktu
lebih
masyarakat karena beberapa keunggulan,
sendiri, yang mungkin saja merupakan
workflow yang bisa melakukan pelacakan
SMS
3.
Layanan SMS ini mudah digunakan, dapat dipastikan orang bukan dari latar
belakang
IT
(Information
Technology) pun dapat memahami cara penggunaannya. 3
Dengan kelebihan yang dimiliki
kantor pos asal kemudian surat tadi dikirim
SMS gateway dapat diterapkan pada
ke kantor pos terdekat dengan alamat
peringatan sistem kegiatan. Sehingga jika
tujuan dan akhirnya dari kantor pos tadi
waktu kegiatan sudah mendekati deadline
surat tersebut dikirim ke kotak pos tujuan.
waktu
Mail akan dikirim dengan menggunakan
yang telah ditentukan, maka
pengguna
mendapat
SMS
berupa
protocol-protocol tertentu. Ini dilakukan
peringatan yang berisi tentang informasi
oleh Message Transfer Agent (MTA).
proses kegiatan belum selesai.
Sedangkan Untuk membaca e-mail, user menggunakan User Agent yang juga lazim disebut mail reader seperti : pine, elm, PC-
E-Mail Salah satu aplikasi dari internet yang
EUDORA., MS Outlook. Setelah pesan dikirimkan ke provider
sangat populer adalah electronic mail (email). Dengan adanya aplikasi internet yang satu ini, fungsi yang paling berarti adalah anda dapat berkomunikasi dengan orang lain tanpa adanya lintas batas ruang
Electronic mail adalah salah satu sarana komunikasi yang cukup handal, dengan
mail
lusinan Komputer sebelum sampai ke tujuan. Di setiap tempat, pesan tersebut ditahan sebentar, sementara
komputer
merakit sejumlah pesan untuk dikirim ke
dan waktu (Suryatmoko, 2003).
perbandingannya
anda, maka pesan itu akan berjalan melalui
adalah
tempat
berikutnya.
Berkat
penundaan
sesaat, lalu lintas di Internet justru menjadi lebih efisien.
waktu pengirimannya yang sangat cepat. Electronic mail atau disingkat e-mail bukanlah pelayanan "end to end", karena mesin pengirim dan penerima tidak perlu berkomunikasi secara langsung. Proses penyampaian
electronic
mail
dapat
dianalogikan dengan penyampaian surat oleh Kantor Pos dan Giro.Proses ini disebut "store and forward”. Alamat yang dituju harus ditentukan dan kemudian surat tadi diletakkan di kotak pos, kemudian mobil pos akan mengambil surat tersebut untuk dibawa ke kantor pos terdekat, dari
Alur Sistem
System flow memelihara master diawali dari masuknya proposal kegiatan dari sekolah yang kemudian di proses oleh kepala bagian untuk di setujui atau tidak. Jika proposal tidak di setujui maka tidak ada
proses
berlangsung.
sedangkan
proposal di setujui maka bagian Penmaru akan menginputkan data pengguna dan data group sebagai hak akses dalam sistem pengendalian kegiatan. Setelah proses penyimpanan data pengguna dan data group, proposal diserahkan pada bagian 4
pembina yang telah dipilih oleh kabag
telah ditentukan, sistem akan memngirim
sebelumnya. Selanjutnya bagian pembina
peringatan via SMS dan e-mail. standart
akan menginputkan data kegiatan level
tanggal peringatan H-14 dari tanggal
parent yang merupakan kegiatan inti dari
persiapan akhir. Jika sudah memasuki
kumpulan
tanggal peringatan data kegiatan masih
beberapa
didalamnya
dan
sub
level
kegiatan
anak
yang
dalam status proses, maka sistem akan
merupakan bagian dari kegiatan inti.
mengirimkan pesan via SMS dan e-mail,
Setelah semuanya selesai maka dokumen
jika
informasi kegiatan diserahkan pada Person
tenggang waktu yang ditentukan, sistem
In Charge masing-masing kegiatan untuk
akan mengirimkan pesan kembali kepada
segera
PIC. Jika PIC telah merubah status proses
melakukan persiapan kegiatan,
dilihat pada Gambar 1.
dihiraukan
selama
akan
menerima pesan via SMS dan e-mail untuk
Kepala Bagian
Penmaru
Sistem Kegiatan
Koordinator
Person in Charge
Mulai Proposal Kegiatan di ACC Proposal Kegiatan
tidak
menjadi selesai, maka Kabag
System Flow Memelihara Master Sekolah
pesan
Proposal Kegiatan di ACC
Simpan Data Pengguna
Menampilkan Data Kegiatan
User dan Password
User dan Password
Data Kegiatan Level Anak
maka
ACC Melakukan log in
Melakukan log in
Pengguna
segera mengecek laporan yang telah dibuat oleh PIC, jika dinyatakan telah benar,
Proposal Kegiatan
Kabag
merubah
status
parent
Y
Pemberita huan via tlp
Proposal Kegiatan di ACC
Hak Akses?
T
Selesai
Data Pengguna
kegiatan menjadi selesai, yang sekaligus
Y
Simpan Data Kegiatan Level Parent & Level Anak
T
Kegiatan
untuk
Data Kegiatan Level Parent & Level Anak
menyatakan
status
keseluruhan
kegiatan telah selesai. Bentuk desain sistem flow peringatan dapat dilihat pada
Pengguna
Gambar 2. Gambar 1. System Flow Memelihara Master
System Flow Peringatan Kegiatan Person in Charge
Sistem Kegiatan Pengguna
Mulai
System flow peringatan kegiatan diawali oleh bagian Person In Charge
Kategori Anggaran User dan Password Anggaran Melakukan Log in
melakukan penginputkan data kegiatan Data Kegiatan Level Anak
Realisasi Detail Anggaran
sebagai index untuk mendapatkan data Melengkapi Data Kegiatan Level Anak
kegiatan yang harus diinputkan. Setelah Peringatan via Email & SMS
proses
input
pengecekan
data data
sistem kegiatan
melakukan apakah
Peringatan via Email & SMS
Peringatan via Email & SMS
Dokumen
Kegiatan Pengecekan Batas Waktu Peringatan
Realisasi Anggaran
level anak dan mengambil data pengguna
Kepala Bagian
Foto Simpan Data Kegiatan Level Anak
Detail Anggaran Realisasi Kategori Anggaran
Koordinator
Pembuku an
T
Melebihi Batas Waktu Peringatan
Y
Peringatan via Email & SMS
Pemberita huan
Selesai
memasuki batas waktu peringatan yang telah ditentukan oleh level koordinator
Gambar 2. System Flow Peringatan
Kegiatan
sebelumnya. Jika memasuki batas yang 5
System
flow
pengendalian
dan
pelaporan diawali oleh bagian Person In Charge menginputkan laporan kegiatan level anak, kemudian sistem menyimpan ke
dalam
database
anggaran,
detail
anggaran, kegiatan, dan realisasi anggaran,
Context Diagram Kegiatan Penmaru Context Diagram
Pengendalian ini
kemudian
didekomposisi ke level yang lebih rendah. Context Diagram sistem pengendalian kegiatan penmaru akan dijelaskan pada Gambar 4.
realisasi detail anggaran, dokumen, foto, dan pembukuan. Untuk melihat kegiatan
Pering atan Informasi Proposal Kegiatan
mana yang harus di tampilkan, sistem
Sekolah
Notifikasi
Koordinator
Informasi Status Kegiatan
membutuhkan database pengguna sebagai index yang bertanggung jawab atas laporan
0
Proposal Kegiatan Informasi Status Kegiatan
Data Keg iatan Data Ang garan dan Realisasi Ang garan
Informasi Ang garan
Data Status Kegiatan Data Ang garan dan Realisasi Ang garan
Sistem Pengendalian Keg iatan PENMARU
Pering atan
suatu kegiatan. Setelah laporan kegiatan
Notifikasi Laporan Kegiatan
+
Data Keg iatan
dinyatakan selesai, Person In Charge mengubah status kegiatan level anak
Informasi Prosentase Keg iatan Kepala Bag ian
Informasi Keg iatan
Kebijakan ACC Proposal
menjadi selesai. Bagian Kabag menerima
PIC
Notifikasi
Kebijakan ACC Angg aran Pering atan Kebijakan ACC Kegiatan
Gambar 4. Context Diagram
pemberitahuan dan selanjutnya dikoreksi untuk segera disetujui, setelah laporan anggaran, kegiatan, dan realisasi kegiatan
Penjelasan lebih lengkap mengenai
sudah berada dalam status disetujui maka
DFD Level 0 sistem pengendalian kegiatan
proses Sistem Pengendalian Kegiatan telah
penmaru dapat dilihat pada Gambar 5. 1
selesai. Bentuk desain umum system flow
[Proposal Kegiatan]
Sekolah
Mengkaji Proposal Kegiatan
[Informasi Proposal Kegiatan]
Kepala Bagian
[Kebijakan ACC Proposal]
Data Proposal Kegiatan
pengendalian dan pelaporan dapat dilihat
2 [Informasi Kegiatan]
[Data Kegiatan] Memelihara Master
pada Gambar 3.
1
Pengguna
+
Reg Pengguna
3
Reg Kegiatan
Kegiatan
Reg Kategori Kegiatan
System Flow Pengendalian dan Pelaporan Kegiatan
[Notifikasi] Data Master
PIC
Kategori_Kegi atan
2
[Peringatan]
Person in Charge
Sistem Kegiatan
Kepala Bagian
Sistem Kegiatan
Data Kategori Kegiatan 3
C
Mulai
Membuat Laporan Kegiatan Level Anak
Data Kegiatan
Data Pengguna
Kategori Kegiatan
B
Laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi di Acc
Kategori Anggaran
[Notifikasi] Kegiatan
[Informasi Status Kegiatan]
[Data Kegiatan]
[Data Anggaran dan Realisasi Anggaran]
[Notifikasi] User dan Password
Realisasi Kategori Anggaran
Informasi Kegiatan
Pengendalian Kegiatan
[Peringatan]
D
[Kebijakan ACC Kegiatan]
Detail Anggaran
Melengkapi Data Kegiatan Level Anak
C
4
+
Reg Anggaran
Anggaran
5
Kategori_Ang garan
Pengguna
T
Reg Foto
10
Realisasi_Ang garan
Reg Pembukuan
Pembukuan
9
Pemberitahuan
Detail_Anggaran
B
8
Foto
Data Foto
D
4
Data Kegiatan
Y
Data Pemberitahuan
Data Detail Anggaran Kegiatan
Realisasi_Kategori _Anggaran
Realisasi_Detail_ Anggaran
Reg Pemberitahuan
Dokumen
Data Dokumen Acc
11
12
Reg Pengendalian Kegiatan 7
6
Kegiatan Level Anak Status Selesai
Reg Realisasi Anggaran
Reg Dokumen Reg Detail Anggaran
D Realisasi Detail Anggaran
Reg Realisasi Detail Anggaran
Kepala Bagian
Memeriksa laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi
Realisasi Anggaran
13
Reg Realisasi Kategori Anggaran
[Kebijakan ACC Anggaran] Laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi
Anggaran Log in
Mengubah Status Kegiatan Level Anak
[Data Status Kegiatan]
[Informasi Status Kegiatan] Log in
Kegiatan
User dan Password
Selesai
Koordinator
[Peringatan]
Data Pembukuan
Data Kategori Anggaran
Mengubah Status Acc Anggaran, Kegiatan, Realisasi
Data Realisasi Anggaran
Data Anggaran
Pelaporan Kegiatan
Data Realisasi Detail Anggaran
[Informasi Prosentase Kegiatan] Data Realisasi Kategori Anggaran
[Informasi Anggaran]
Gambar 3. System Flow Pengendalian dan
Pelaporan Kegiatan
[Laporan Kegiatan] 1
Pengguna 2
Kategori_Kegi atan
Data Pengguna
Data Kegiatan
3
Kegiatan
Data Kategori Kegiatan
Gambar 5. DFD Level 0
6
1.
Mengkaji Proposal Kegiatan. Proses
Hasil dan Pembahasan
ini digunakan untuk persetujuan
Halaman login adalah halaman yang
Kabag 2.
pertama
Memelihara
3.
Master.
Proses
ini
kali
ketikamembuka
akan
ditampilkan
sistem
pengendalian
digunakan untuk memelihara data
Penmaru. User harus menginputkan Kode,
master, seperti mamasukkan data
kata kunci pada halaman login agar bisa
master baru, mengedit data master,
masuk dalam sistem pengendalian kegiatan
dan menghapus data master.
Penmaru STIKOM Surabaya. Halaman
Pengendalian Kegiatan. Proses ini
login dapat dilihat pada Gambar 7.
digunakan
untuk
proses
pengendalian kegiatan, mulai dari pencatatan data kegiatan level anak, sampai pada peringatan kegiatan via SMS dan e-mail. 4.
Pelaporan
Kegiatan.
digunakan
untuk
Proses
ini
Gambar 7 Halaman log in
menampilkan
laporan ke bagian koordinator dan
Setelah user berhasil login dan akan
kepala bagian.
di filter berdasarkan session login yang
PDM
telah ada. maka akan tampil menu utama Pada PDM pengendalian kegiatan
yang memiliki fungsi – fungsi kegiatan,
penmaru ini memiliki 13 tabel (tiga belas)
Admin penmaru dapat mengakses menu
tabel. seperti pada Gambar 6.
kegiatan,
pengguna,
pemberitahuan,
PEMBERITAHUAN KODE_PENGGUNA = PEN_KODE_PENGGUNA
KODE_PEMBERITAHUAN integer KODE_PENGGUNA varchar(64) KODE_PEMBUKUAN integer PEN_KODE_PENGGUNA varchar(64) W AKTU_PEMBUKUAN tim e KODE_KEGIATAN integer KETERANGAN_PEMBUKUAN varchar(256) PENGIRIM varchar(64) PENERIMA varchar(64) PESAN varchar(256) KODE_PENGGUNA = KODE_PENGGUNA MEDIA varchar(64) TIPE varchar(64) PENGGUNA TERKIRIM integer KODE_PENGGUNA varchar(64) KODE_PEMBUKUAN integer KODE_PEMBUKUAN = KODE_PEMBUKUAN KATEGORI_ANGGARAN KATA_KUNCI varchar(64) KODE_PENGGUNA = KODE_PENGGUNA KELOMPOK varchar(64) KODE_KATEGORI_ANGGARAN integer KODE_KATEGORI_KEGIATAN = KAT_KODE_ KATEGORI_KEGIATAN NAMA_PENGGUNA varchar(64) NAMA_KATEGORI_ANGGARAN varchar(64) JENIS_KELAMIN varchar(64) REALISASI_KATEGORI_ANGGARAN varchar(64) EMAIL varchar(64) PARENT_KATEGORI_ANGGARAN integer PONSEL varchar(64) KATEGORI_KEGIATAN KODE_KATEGORI_KEGIATAN integer KODE_KATEGORI_ANGGARAN = KODE_KATEGORI_ ANGGARAN KODE_KATEGORI_ANGGARAN = KODE_KATEGORI_ ANGGARAN KAT_KODE_KATEGORI_KEGIATAN integer KODE_PENGGUNA = PEN_KODE_PENGGUNA PARENT_KATEGORI_KEGIATAN integer NAMA_KATEGORI_KEGIATAN varchar(64) KEGIATAN
pembukuan
PEMBUKUAN
KODE_KEGIATAN KODE_KATEGORI_KEGIATAN KODE_PENGGUNA PEN_KODE_PENGGUNA KEG_KODE_KEGIATAN KODE_PEMBERITAHUAN KODE_ANGGARAN KODE_KATEGORI_ANGGARAN KODE_REALISASI_ANGGARAN PENANGGUNG_JAWAB PARENT_KEGIATAN PEMBUAT KODE_KEGIATAN = KEG_KODE_KEGIATAN NAMA KETERANGAN_KEGIATAN KENDALA PERSIAPAN_AWAL DOKUMEN PERSIAPAN_AKHIR KODE_KEGIATAN = KODE_ KEGIATAN KODE_DOKUMEN integer PELAKSANAAN_AWAL KODE_KEGIATAN integer PELAKSANAAN_AKHIR NAMA_DOKUMEN varchar(64) PERINGATAN PROSENTASE SELESAI ANGGARAN_ACC ACC_LAPORAN ACC_REALISASI_ANGGARAN KODE_KATEGORI_KEGIATAN = KODE_ KATEGORI_ KEGIATAN
integer integer varchar(64) varchar(64) integer integer integer integer integer varchar(64) integer varchar(64) varchar(64) varchar(64) varchar(1024) date date date date tim estamp integer varchar(64) integer varchar(64) varchar(32)
KODE_PEMBERITAHUAN KODE_KEGIATAN = KODE_PEMBERITAHUAN KODE_ KEGIATAN
KODE_KEGIATAN = KODE_ KEGIATAN
KODE_ANGGARAN = KODE_ANGGARAN
pada
DETAIL_ANGGARAN KODE_DETAIL_ANGGARAN KODE_KATEGORI_ANGGARAN NAMA_DETAIL_ANGGARAN HARGA_SATUAN JUMLAH_DETAIL_ANGGARAN HARGA_DETAIL_ANGGARAN W AKTU_DETAIL_ANGGARAN
integer integer varchar(64) integer float float float
REALISASI_ANGGARAN KODE_REALISASI_ANGGARAN KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN KODE_KEGIATAN NOMOR_REALISASI_ANGGARAN JENIS_REALISASI_ANGGARAN KETERANGAN_JENIS_REALISASI_ANGGARAN TANGGAL_REALISASI_ANGGARAN DIKETAHUI_REALISASI_ANGGARAN DIPERIKSA_REALISASI_ANGGARAN DIAJUKAN_REALISASI_ANGGARAN DISETUJUI_REALISASI_ANGGARAN UBAH
logout.seperti
gambar 8.
ANGGARAN KODE_ANGGARAN integer KODE_KEGIATAN integer NOMOR varchar(64) REALISASI_KATEGORI_ANGGARAN JENIS varchar(64) KETERANGAN_JENIS varchar(64) KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN integer TANGGAL date KODE_REAL IS ASI__KATEG ORI_ ANGGARAN = KODE_REALISASI__ KATEGORI_ ANGGARAN NAMA_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN varchar(64) DIKETAHUI varchar(64) PARENT_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN integer DIPERIKSA varchar(64) DIAJUKAN varchar(64) DISETUJUI varchar(64)
KODE_REAL IS ASI_ANGGARAN KODE_KEGIATAN = KODE_ = KODE_ REALISASI_ANGGARAN KEGIATAN
dan
integer integer integer varchar(64) varchar(64) varchar(64) date varchar(64) varchar(64) varchar(64) varchar(64) integer
Gambar 8 Menu utama administrator Peringatan via SMS dan e-mail
KODE_REAL IS ASI__KATEG ORI_ ANGGARAN = KODE_REALISASI__ KATEGORI_ ANGGARAN
berfungsi untuk memperingatkan PIC,
FOTO KODE_KEGIATAN = KODE_ KEGIATAN
KODE_FOTO integer KODE_KEGIATAN integer NAMA_FOTO varchar(64)
REALISASI_DETAIL_ANGGARAN KODE__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN NAMA__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN HARGA_SATUAN__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN JUMLAH__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN HARGA__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN W AKTU__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN
Gambar 6. Physical Data Model (PDM) dari ERD.
integer integer varchar(64) integer float float float
koordinator, ataupun Kabag mengenai jadwal
kegiatan
yang
telah
diatur
sebelumnya. Jika tanggal sekarang telah memasuki tanggal peringatan (standar 7
tanggal peringatan 2 (dua) minggu dari
Kesimpulan
tanggal persiapan akhir), maka sistem akan
Kesimpulan yang dapat diambil dari
mengirim peringatan pertama. Jika terjadi
pembuatan
perubahan jadwal kegiatan system akan
pengendalian
mengirim pesan peringatan ke PIC dan
STIKOM Surabaya (studi kasus : Campus
Kabag seperti pada Gambar 9 sampai 11.
EXPO 2012) adalah sebagai berikut:
Peringatan ini melaui 3 (tiga) media yaitu :
1.
media SMS, media e-mail dan web.
rancang kegiatan
Sistem
bangun pada
sistem penmaru
pengendalian
kegiatan
Penmaru telah mampu mengendalikan kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya secara up to date. Implementasi program telah diuji coba dengan data kegiatan kampus expo 2012, beserta kegiatan seperti
penmaru visitasi,
yang
lainnya,
pameran,
safari,
presentasi dan lain-lain. Berdasarkan hasil uji coba angket yang melalui Gambar 9 Peringatan Melalui Media SMS
implementasi sistem didapatkan nilai 2.78 dengan predikat baik. 2.
Dengan adanya sistem pengendalian kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya dapat
menampilkan
peringatan
kegiatan melalui media web, e-mail Gambar 10 Peringatan Melalui Media Email
dan SMS. Hal ini bisa mengantisipasi terjadinya
kesalahan
dalam
hal
perencanaan waktu kegiatan.
Saran Saran
yang
didapat
selama
pembuatan sistem pengendalian kegiatan Penmaru
STIKOM
Surabaya
ini,
diantaranya yaitu: Gambar 11 Peringatan Kedua Melalui Media Web 8
1. Source code program dibuat lebih standart agar dapat berjalan di semua web browser. 2. Program dikembangkan lagi dengan memperluas informasi yang belum ada dalam program ini yaitu : perhitungan akuntansi anggaran kegiatan.
Daftar Pustaka Rachman, L. S. (2011, January 4). Sistem Informasi Pengendalian Proyek di Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Pemerintah Kota Surabaya. Dipetik July 7, 2011, dari STIKOM
DIGITAL LIBRARY: http://digilib.stikom.edu/ Rachmanto, T. (2002). Otomasi Perkantoran. Surabaya: STIKOM SURABAYA. Saputra, A. (2011). Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT.Gramedia. Suryatmoko, S. (2003). Membangun server email web. Jakarta: PT.Gramedia. Syamrilaode. (2010, Oktober 10). Konsep Pengendalian. Dipetik November 5, 2011, dari http://id.shvoong.com/writing-andspeaking/presenting/2061541konsep-pengendalian/ Syamsul Djamil, S. (2008). Kamus Terbaru Bahasa Indonesia. Surabaya: Reality Publisher.
9
