Design System of Controlling Admission of New Students STIKOM Surabaya Study case : Campus Expo 2012 1)
Gema Pertiwi Aisyah Metawati 2)Januar Wibowo 3)Waldy Permana Agastya
S1 / Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya Email : 1)
[email protected] 2)
[email protected] 3)
[email protected] Abstract: An admission is a part of structural management at STIKOM Surabaya that has main function as marketing and sales. At the time of carrying out activities, Penmaru’s often have difficulties. Difficulty that frequently happened is lack of coordination between coordinator and Person In Charge (PIC) on activities preparation. Besides that, another difficulty is there is no up to date data that can describes completion of each activities, so that on activities implementation frequently not performing well. Workflow is a Information Technology (IT) that using electronic system to organizing and monitoring business process. Web-Based Application with workflow application used as monitoring and controlling Penmaru’s activities. Based on blackbox testing and evaluation result against application user respondents, found that this activities controlling system can monitoring and controlling perform of each activities. Even application or system have been made to and capable to monitoring and controlling with activities warning by e-mail and SMS. So every activity both in terms of planning, controling and implementation can be coordinated well. Keywords : Activity ,workflow, warning
Baru
Surabaya dan lain sebagainya. Secara
(Penmaru) merupakan salah satu bagian
umum kegiatan dapat didefinisikan sebagai
dari struktural perguruan tinggi STIKOM
kumpulan
Surabaya yang memiliki fungsi utama
(aktifitas),
pemasaran (marketing dan sales). Penmaru
permulaan dan yang harus dilaksanakan
menarik minat lulusan SMA/MA/SMK dan
serta
sederajat yang akan melanjutkan sekolah
tujuan
ke perguruan tinggi. STIKOM Surabaya
Sementara
tujuan
perlu melakukan promosi supaya banyak
STIKOM
Surabaya
calon mahasiswa yang tertarik untuk
meningkatkan pemasaran (marketing dan
mendaftarkan diri masuk ke STIKOM
sales)
Surabaya.
Pengendalian sendiri merupakan proses,
Penerimaan
Mahasiswa
Melaksanakan atau mengikuti sebuah
suatu
rangkaian
yang
mempunyai
diselesaikan
untuk
tertentu
kegiatan adalah
media
perbuatan
saat
mendapatkan
(Rachman,
melalui
cara,
kegiatan
2011). Penmaru dapat
promosi.
pengendalian,
media
pengekangan, pengawasan atas kemajuan
promosi. Contohnya dapat berkomunikasi
dengan membandingkan hasil dan sasaran
langsung dengan target pemasaran, lebih
secara
dekat dengan calon mahasiswa, menambah
(kegiatan)
jumlah
(Syamsul Djamil, 2008).
kegiatan
dapat
calon
memperkenalkan
meningkatkan
mahasiswa keunggulan
baru,
teratur
menyesuaikan
dengan
hasil
usaha
pengawasan
STIKOM
1
sebuah
Berdasarkan permasalahan di atas,
kegiatan, Penmaru STIKOM Surabaya
maka dibuat aplikasi berbasis web dengan
seringkali
penerapan
workflow
sebagai
sarana
Dalam
seperti
melaksanakan
mengalami
persiapan
kendala-kendala,
kegiatan
khususnya
yang
digunakan
memantau
atau
dalam hal pengaturan waktu persiapan
mengendalikan kegiatan dalam hal ini
sebelum kegiatan tersebut dimulai atau
adalah kegiatan di Penmaru. Sehingga
pasca
Penmaru dapat mendayagunakan waktu
kegiatan.
Diantaranya
dalam
pendayagunaan waktu dan pengendalian
dan
kegiatan
diperlukan
manajerial
yang
disebabkan
melihat
laporan bisa
kegiatan terlacak
yang proses
karena kurangnya koordinasi yang baik.
kegiatannya dengan menggunakan media
Selain hal tersebut waktu persiapan atau
e-mail dan SMS dalam hal peringatan
pelaksanaan kegiatan yang sering melebihi
kegiatan. Jika setiap kegiatan mendekati
batas
ini
batas waktu, dan belum ada laporan
menyebabkan tidak adanya data up to date
kegiatan dari masing-masing Person In
yang
Charge
jam
kerja
mampu
karyawan,
hal
menggambarkan
(PIC),
maka
sistem
akan
pekerjaan
memberikan peringatan via e-mail dan
dari kegiatan keseluruhan secara berkala.
SMS. Setelah laporan proses kegiatan telah
Serta tidak adanya peringatan yang jelas
terpenuhi maka kepala bagian penmaru
tentang deadline dari sebuah kegiatan.
mengecek laporan kegiatan sebagai tindak
penyelesaian
masing-masing
dapat
lanjut kegiatan. Selain hal tersebut kepala
mengendalikan perencanaan waktu adalah
bagian penmaru akan mendapat laporan
Workflow. Teknologi Workflow adalah
prosentase proses berupa grafik tiap
suatu teknologi IT yang menggunakan
kegiatan Penmaru. Hal ini dapat membantu
sistem elektronik untuk mengatur dan
kepala
memonitor proses bisnis. Hal tersebut
mengendalikan tindakan pengguna dalam
memungkinkan adanya aliran pekerjaan
setiap proses kegiatan.
Salah
satu
metode
yang
bagian
penmaru
dalam
antara individu dengan departemen yang
Dengan adanya aplikasi ini, maka
bisa digambarkan dan terlacak. Metode
Penmaru diharapkan dapat memantau dan
workflow bisa melakukan pelacakan dari
memperoleh data laporan kegiatan yang up
semua elemen dan laporan pada setiap
to date serta dapat mendayagunakan waktu
langkah, sehingga bisa menghemat waktu
persiapan kegiatan. Sehingga dalam hal
daripada melakukannya secara manual
perencanaan,
pelaksanaan
dan
(Rachmanto, 2002). 2
pengendalian kegiatan dapat di kelola
Keuntungan yang bisa didapat jika kita
dengan baik pada setiap detail kegiatannya.
mengotomasi workflow : 1.
Bisa melacak setiap langkah (proses) dalam sebuah workflow.
2.
Pengendalian Kegiatan
proses yang terjadi.
Pengendalian Kegiatan adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan
Terjaganya keamanan dalam setiap
3.
Terkontrolnya apa aja tindakan user dalam suatu proses workflow.
pengukuran dan koreksi semua kegiatan dalam rangka memastikan bahwa tujuantujuan dan rencana-rencana organisasi dapat
terlaksana
dengan
kemampuan untuk mengatur kebijakan dan
operasional
dari
suatu
perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari
kegiatan
Sms gateway merupakan komunikasi
baik.
Pengendalian dapat pula diartikan sebagai
finansial
SMS Gateway
perusahaan
tersebut.
dua
arah,
mengirim
dan
menerima,
digunakan untuk SMS keyword, polling, ataupun
informasi
lainnya.
SMS
ini
biasanya digunakan dengan kartu GSM, dan tarifnya pun disesuaikan dengan kartu tersebut (Saputra, 2011). Maksud dari dua
(Syamrilaode, 2010).
arah ini sistem akan membalas ataupun mengirim secara otomatis setiap pesan
Workflow Workflow adalah suatu teknologi IT yang
menggunakan
sistem
Layanan
elektronik
untuk mengatur dan memonitor proses bisnis.
yang masuk.
Aplikasi workflow digunakan
untuk mengotomasi proses workflow itu
1.
murah, pengiriman
dengan catatan nomor dalam keadaan aktif. 2.
Dengan layanan ini juga pengguna dapat mengirimkan pesan secara
dari semua element dan laporan pada
fleksibel, dalam artian pengguna
setiap langkah, sehingga bisa menghemat melakukannya
Biaya relatif
terjamin sampai ke nomor tujuan
ada. Kita bisa mendesain sebuah aplikasi
daripada
diminati
di antaranya (Saputra, 2011) :
berawal dari proses manual yang sudah
waktu
lebih
masyarakat karena beberapa keunggulan,
sendiri, yang mungkin saja merupakan
workflow yang bisa melakukan pelacakan
SMS
dapat mengirim pesan kapanpun dan
secara
dimana saja.
manual (Rachmanto, 2002). 3.
Layanan SMS ini mudah digunakan, dapat dipastikan orang bukan dari 3
(Information
tadi diletakkan di kotak pos, kemudian
Technology) pun dapat memahami
mobil pos akan mengambil surat tersebut
cara penggunaannya.
untuk dibawa ke kantor pos terdekat, dari
Dengan kelebihan yang dimiliki
kantor pos asal kemudian surat tadi dikirim
SMS gateway dapat diterapkan pada
ke kantor pos terdekat dengan alamat
peringatan sistem kegiatan. Sehingga jika
tujuan dan akhirnya dari kantor pos tadi
waktu kegiatan sudah mendekati deadline
surat tersebut dikirim ke kotak pos tujuan.
waktu
Mail akan dikirim dengan menggunakan
latar
belakang
IT
yang telah ditentukan, maka berupa
protocol-protocol tertentu. Ini dilakukan
peringatan yang berisi tentang informasi
oleh Message Transfer Agent (MTA).
proses kegiatan belum selesai.
Sedangkan Untuk membaca e-mail, user
pengguna
mendapat
SMS
menggunakan User Agent yang juga lazim disebut mail reader seperti : pine, elm, PC-
E-Mail Salah satu aplikasi dari internet yang
EUDORA., MS Outlook. Setelah pesan dikirimkan ke provider
sangat populer adalah electronic mail (email). Dengan adanya aplikasi internet yang satu ini, fungsi yang paling berarti adalah anda dapat berkomunikasi dengan orang lain tanpa adanya lintas batas ruang
Electronic mail adalah salah satu sarana komunikasi yang cukup handal, dengan
mail
lusinan Komputer sebelum sampai ke tujuan. Di setiap tempat, pesan tersebut ditahan
sebentar,
sementara
komputer
merakit sejumlah pesan untuk dikirim ke
dan waktu (Suryatmoko, 2003).
perbandingannya
anda, maka pesan itu akan berjalan melalui
adalah
tempat
berikutnya.
Berkat
penundaan
sesaat, lalu lintas di Internet justru menjadi lebih efisien.
waktu pengirimannya yang sangat cepat. Electronic mail atau disingkat e-mail bukanlah pelayanan "end to end", karena mesin pengirim dan penerima tidak perlu berkomunikasi secara langsung. Proses penyampaian
electronic
mail
dapat
dianalogikan dengan penyampaian surat oleh Kantor Pos dan Giro.Proses ini disebut "store and forward”. Alamat yang dituju harus ditentukan dan kemudian surat
Alur Sistem
System flow memelihara master diawali dari masuknya proposal kegiatan dari sekolah yang kemudian di proses oleh kepala bagian untuk di setujui atau tidak. Jika proposal tidak di setujui maka tidak ada
proses
berlangsung.
sedangkan
proposal di setujui maka bagian Penmaru akan menginputkan data pengguna dan data group sebagai hak akses dalam sistem 4
pengendalian kegiatan. Setelah proses
memasuki batas waktu peringatan yang
penyimpanan data pengguna dan data
telah ditentukan oleh level koordinator
group, proposal diserahkan pada bagian
sebelumnya. Jika memasuki batas yang
pembina yang telah dipilih oleh kabag
telah ditentukan, sistem akan memngirim
sebelumnya. Selanjutnya bagian pembina
peringatan via SMS dan e-mail. standart
akan menginputkan data kegiatan level
tanggal peringatan H-14 dari tanggal
parent yang merupakan kegiatan inti dari
persiapan akhir. Jika sudah memasuki
kumpulan
tanggal peringatan data kegiatan masih
beberapa
sub
kegiatan yang
dalam status proses, maka sistem akan
merupakan bagian dari kegiatan inti.
mengirimkan pesan via SMS dan e-mail,
Setelah semuanya selesai maka dokumen
jika
informasi kegiatan diserahkan pada Person
tenggang waktu yang ditentukan, sistem
In Charge masing-masing kegiatan untuk
akan mengirimkan pesan kembali kepada
segera
PIC. Jika PIC telah merubah status proses
didalamnya
dan
melakukan
level
anak
persiapan
kegiatan,
pesan
tidak
dihiraukan
menjadi selesai, maka Kabag
dilihat pada Gambar 1.
selama
akan
menerima pesan via SMS dan e-mail untuk segera mengecek laporan yang telah dibuat oleh PIC, jika dinyatakan telah benar, maka
Kabag
merubah
status
parent
kegiatan menjadi selesai, yang sekaligus untuk
menyatakan
status
keseluruhan
kegiatan telah selesai. Bentuk desain sistem flow peringatan dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 1. System Flow Memelihara Master
System flow peringatan kegiatan diawali oleh bagian Person In Charge melakukan penginputkan data kegiatan level anak dan mengambil data pengguna sebagai index untuk mendapatkan data kegiatan yang harus diinputkan. Setelah proses
input
pengecekan
data data
sistem kegiatan
melakukan apakah 5
pengendalian dan pelaporan dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 2. System Flow Peringatan
Gambar 3. System Flow Pengendalian dan
Kegiatan
Pelaporan Kegiatan
System
flow
pengendalian
dan
pelaporan diawali oleh bagian Person In Charge menginputkan laporan kegiatan level anak, kemudian sistem menyimpan ke
dalam
database
anggaran,
detail
anggaran, kegiatan, dan realisasi anggaran,
Context Diagram Kegiatan Penmaru Context Diagram
Pengendalian ini
kemudian
didekomposisi ke level yang lebih rendah. Context Diagram sistem pengendalian kegiatan penmaru akan dijelaskan pada Gambar 4.
realisasi detail anggaran, dokumen, foto, dan pembukuan. Untuk melihat kegiatan
Peringatan Informasi Proposal Kegiatan
mana yang harus di tampilkan, sistem
Sekolah
Notifikasi
Koordinator
Informasi Status Kegiatan
membutuhkan database pengguna sebagai index yang bertanggung jawab atas laporan
0
Proposal Kegiatan nformasi Status Kegiatan
Data Kegiatan Data Anggaran dan Realisasi Anggaran
Informasi Anggaran
suatu kegiatan. Setelah laporan kegiatan
Sistem Pengendalian Kegiatan PENMARU
Peringatan Notifikasi Laporan Kegiatan
+
Data Status Kegiatan Data Anggaran dan Realisasi Anggara
Data Kegiatan
dinyatakan selesai, Person In Charge mengubah status kegiatan level anak
Informasi Prosentase Kegiatan Informasi Kegiatan Kepala Bagian
menjadi selesai. Bagian Kabag menerima pemberitahuan dan selanjutnya dikoreksi
Kebijakan ACC Proposal Notifikasi Kebijakan ACC Anggaran Peringatan Kebijakan ACC Kegiatan
PIC
Gambar 4. Context Diagram
untuk segera disetujui, setelah laporan anggaran, kegiatan, dan realisasi kegiatan
Penjelasan lebih lengkap mengenai
sudah berada dalam status disetujui maka
DFD Level 0 sistem pengendalian kegiatan
proses Sistem Pengendalian Kegiatan telah
penmaru dapat dilihat pada Gambar 5.
selesai. Bentuk desain umum system flow 6
1 [Proposal Kegiatan]
Sekolah
Mengkaji Proposal Kegiatan
[Informasi Proposal Keg giatan]
[Kebijakan ACC Proposal] P
Pada PD DM pengenndalian keggiatan
Kepala Bagian
Data Proposal Kegiatan
memiliki 13 tabel (tiga belas) b pennmaru ini m
2 [Informasi Keg giatan]
[Data Kegia atan]
tabbel. seperti paada Gambarr 6.
Memelihara Master 1
Pengguna
+ Reg Kegiatan
Reg Peng gguna
3
Kegiatan
Reg Kategori Kegiatan
PEMBERITAHUAN KODDE_PENGGUNA = PEN _KODE_PENGGUNA
PEMBUKUAN
Data Master [Notiffikasi]
PIC
2
[Peringata an]
KODE_PEMBUKUAN WAKTU_PEMBUKUAN KETERANGAN_PEMBUKUAN
Kategori_Kegi atan
int eger t im e varchar(256)
Data Kategori Kegiatan 3 Data Kegiatan
Data Pengguna
[Notifikasi]
KODE_PEMBUKUAN = KODE_PEMBUKUAN
[IInformasi Status Kegiatan]
[Data Kegia atan]
Koordinator
KODE_KATEGORI_KEGIATAN = KAT_KODE_ KATEGORI_KEGIATAN
[Peringatan] [Data Anggaran dan Realisasi Anggaran]
[Notifikasi] Pengendalian Kegiatan
[Peringatan]
[Kebijakan ACC A Kegiatan]
Reg Realisasi Kategori Anggaran
+
[Kebijakan ACC Anggaran] 4
Realisa asi_Kategori 13 _An nggaran
Realisasi_Detail_ Reg Rea alisasi Detail Anggaran 12 Anggaran
Reg Dokumen Reg Pemberitahuan Reg Detail An nggaran Reg Foto Reg Pembukuan n Kategori_Ang 5 Reg Pengendalian Kegiatan garan 7
10
Pembukuan
9 Pemberitah huan
Dokumen
6 Detail_Anggaran Data Dokumen
8
Foto
Data Foto
4
Data Ke egiatan
KODE_KATEG ORI_KE GIATAN KAT_KODE_KAATEGORI _KEGIATAN PARENT_KATEEGORI_KEGIATAN NAMA_KATEG ORI_KE GIATAN
integer integer integer varchar(64)
Data Pem mberitahuan
Data Detail Anggaran
KATEGORI_ANGGARAN KODDE_KATEGORI_ANGGARAN NAM MA_KATEGORI_ANGGARAN REAALISASI_KATEGORI_ANGGARAN PARRENT_KATEGORI_ANGGARAN
KODE_KATEGORI_ANGGARAN = KODE_KATEGORI_ ANGGARAN KODE_KATEGORI_ANGGARAN = KODE_KATEGORI__ ANGGARAN
KEGIAATAN KODE_KEGIATAN KODE_KATEGORI_KE GI ATAN KODE_PENGGUNA PEN_KODE_PENGGUNA KEG_KODE_KEGIATA N KODE_PEMBERITAHUANN KODE_ANGGARAN KODE_KATEGORI_ANGGGARAN KODE_REALISASI_ANGGGARAN PENANGGUNG_JAWA B PARENT_KEGIATAN PEMBUAT KODE_KEGIATAN = KEG_KODE_KEGIATAN NAMA KETERANGAN_KEGIA TAAN KENDALA PERSI APAN_AWAL DOKKUMEN PERSI APAN_AKHIR KODE_KEGIATAN = KODE_KEGIATAN KODE_DOKUM MEN integer PELAKSANAAN_AWAL KODE_KEGIATTAN integer PELAKSANAAN_AKHIR NAMA_DOKUM MEN varchar(64) PERI NGATAN PROSENTASE SELESAI ANGGARAN_ACC ACC_LAPORAN ACC_REALISASI_ANGGAARAN
Pelaporan Kegiatan
DI AJUKAN_REALI SASI_ANGGARAN DI SETUJUI_REALISASI_ANGGARAN UBAH KOD E_KEGIATAN = KODE_ KEGIATAN
Data Realisasi Detail Anggaran A
[Informasi Pro osentase Kegiatan]
Laporan Kegiatan] 1
Pengguna 2
Kategori_Kegi atan
Data Pengguna
Data Kegiatan
3
Kegiatan
G Gambar 6. Ph hysical Data Model (PDM M) dari ERD.
Data Kategori Kegiatan
Gambar 5. DFD Leveel 0
1.
M Mengkaji Prroposal Keggiatan. Prosees i ini digunakkan untuk persetujuaan
M Memelihara
Master.
Proses
inni
d digunakan melihara datta untuk mem m master, sepperti mamaasukkan datta m master baru u, mengedit data masteer,
P Pengendalia an Kegiatann. Proses inni d digunakan
untuk
perrtama
kaali
kettikamembukka
akan
ditampilkan
sistem
pengenddalian
Pen nmaru. Userr harus menginputkan K Kode, katta kunci padda halaman login agar bisa maasuk dalam sistem s pengeendalian keggiatan
d menghaapus data maaster. dan 3.
Haasil dan Pem mbahasan Halamann login adalaah halaman yang
K Kabag 2.
varchar(64) varchar(64) integer REALISASI_DETAIL_ANGGARAN KODE__REEALISASI__DETAIL_ANGGARAN KODE_REAALI SASI__KATEGORI_ANGGARAN NAMA__REEALISASI__DETAIL_ANGGARAN HARGA_SAATUAN__REALISASI__DETAIL_ANGGARAN JUMLAH__RREALISASI__DETAIL_ANGGARAN HARGA__RREALISASI__DETAIL_ANGGARAN WAKTU__RREALISASI__DETAIL_ANGGARAN
KODE_FOTO integer KODE_KEGIATAN integer NAMA_FOTO varchar(64)
Data Realisasi Kategori K Anggar
[Informasi Angg garan]
integer integer varchar(64) integer flo at flo at flo at
FOTO
Data Realisasi Anggaran
Data Anggaran
DEETAIL_ANGGARAN KODE_DETAI L_AANGGARAN KODE_KATEGOORI_ANGGARAN NAMA_DETAI L_AANGGARAN HARGA_SATUANN JUMLAH_DETAILL_ANGGARAN HARGA_DETAI L_ANGGARAN L WAKTU_DETAILL_ANGGARAN
integer KODE_PEMBERITAHUAN KODE_KEGIATAN = KODE_PEMBER KODE_ KEGIATANITAHUAN integer varchar(64) ANGGGARAN varchar(64) KODE_ANGGARA RAN integer integer KODE_KEGIATAAN integer integer KODE_KEGIATAN = KODE_ KEGIATAN NOMOR varchar(64) integer REALISASI_KATEGORI_ANGGARAN JENIS varchar(64) integer KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN int eger KETERANGAN_JJENIS varchar(64) integer TANGGAL NAMA_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN varchar(64) date KOD E_REAL IS ASI__KATEG ORI_ ANGGARAN = KODE_REALISASI__KATEGORI_ ANGGARAN varchar(64) PARENT_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN int eger varchar(64) KODE_ANGGARAN = KODE_AN GGARAN DIKETAHUI integer DIPERIKSA varchar(64) varchar(64) DIAJUKAN varchar(64) varchar(64) DISETUJUI varchar(64) varchar(64) varchar(1024) date REALISASI_ANGGARAN date KODE_REALISASI_ANGGARAN integer date KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN integer date KODE_KEGIATAN integer tim estamp NOMOR_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) KODE_REAL IS ASI_ANGGARAN KODE_KEGIATAN = KODE_REALISASI_ANGGARAN = KODE_ KEGIATAN A ORI_ANGGARAN = KODE_R EALISASI__ KATEGORI_ANGGARAN integer JENIS_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) KODE_REAL IS ASI__KATEG varchar(64) KETERANGAN_JENIS_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) integer TANGGAL_REALI SASI_ANGGARAN date varchar(64) DI KETAHUI_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) varchar(32) DI PERIKSA_REALISASI_ANGGARAN varchar(64)
Data Pembukuan
Data Kategori Anggaran
int eger varchar(64) varchar(64) int eger
KODE_PENGGGUNA = PEN _KODE_PENGGUNA
KODE_KATEGORI_KEGIATAN = KODE_ KATEGORI_KEGIATAN
Realisasi_Ang Reg Rea alisasi Anggaran 11 garan
Reg Anggaran
Anggaran
Kepala Bagian
integerr varchaar(64) varchaar(64) integerr varchaar(64) varchaar(64) varchaar(256) varchaar(64) varchaar(64) integerr
K KATEGORI_KEGIATAN
[Data Status Kegiatan]
[Informasi Status s Kegiatan]
KODE_PEMBERITAHUAN KODE_PENGGUNA PEN_KODE_PENGGUNA KODE_KEGIATAN PENGIRI M PENERIMA PESAN KODE_PENGGUNA = KODE_PENGGUNA MEDIA TIPE PENGGUNA TERKIRIM KODEE_PENGGUNA varchar(64) KODEE_PEMBUKUAN integer KATAA_KUNCI varchar(64) KODE_PENGGUN A = KODE_PENGGU UNA KELO MPOK varchar(64) NAMAA_PENGGUNA varchar(64) JENISS_KELAMIN varchar(64) varchar(64) EMAIL varchar(64) PONSSEL
prosees
Pen nmaru STIK KOM Suraabaya. Halaaman loggin dapat diliihat pada Gaambar 7.
p pengendalian n kegiatan,, mulai daari p pencatatan d data kegiataan level anakk, s sampai padaa peringatann kegiatan viia S SMS dan e-m mail. 4.
Pelaporan d digunakan
Kegiatan. untuk
Proses
inni
menampilkaan
Gambbar 7 Halamaan log in
l laporan ke bagian koo ordinator daan k kepala bagiaan. PDM
Setelah user u berhasill login dan akan di filter berdaasarkan sesssion login yang mpil menu utama u telaah ada. makka akan tam 7
integer integer varchar(64) integer flo at flo at flo at
yang memiliki fu ungsi – funngsi kegiatann, Adminn penmaru dapat meng gakses mennu kegiattan,
peng gguna,
pembu ukuan
dann
peemberitahuann,
logout.seperti
padda
gambaar 8.
G Gambar 10 Peeringatan Melalui Mediaa Email
ministrator Gaambar 8 Mennu utama adm P Peringatan via SMS dan e-maail berfunngsi untuk memperin ngatkan PIC C, koordiinator, atauupun Kabaag mengenai jadwall
kegiatann
yang
t telah
diatuur
sebelu umnya. Jikaa tanggal seekarang telaah memasuki tangg gal peringaatan (standaar tanggaal peringataan 2 (dua) minggu daari
Gambar 11 P Peringatan Kedua K Melallui Media Webb Keesimpulan Kesimpuulan yang daapat diambill dari
tanggaal persiapan akhir), makka sistem akaan mengiirim peringaatan pertamaa. Jika terjaddi perubaahan jadwal kegiatan system akaan mengiirim pesan peringatan ke PIC daan Kabagg seperti padda Gambar 9 sampai 11. Peringgatan ini mellaui 3 (tiga) media yaituu : media SMS, media e-mail dann web.
pem mbuatan penngendalian
rrancang kegiatan
bangun b pada
siistem penm maru
ST TIKOM Suraabaya (studi kasus : Cam mpus EX XPO 2012) adalah a sebaggai berikut: 1.
Sistem
pengendallian
keggiatan
Penmaru ttelah mampuu mengendalikan kegiatan Penmaru P STIKOM Suraabaya secara upp to datee. Implemeentasi program ttelah diuji coba dengan data kegiatan kkampus exppo 2012, beeserta kegiatan seperti
penmaru vvisitasi,
yang paameran,
lainnnya, saafari,
presentasi dan lain-laain. Berdasaarkan hasil uji coba angkeet yang meelalui S Gambbar 9 Peringaatan Melaluii Media SMS
implementtasi sistem didapatkan nilai 2.84 dengaan predikat baik. b
8
2.
Dengan adanya sistem pengendalian kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya dapat
menampilkan
peringatan
kegiatan melalui media web, e-mail dan SMS. Hal ini bisa mengantisipasi terjadinya
kesalahan
dalam
hal
perencanaan waktu kegiatan.
Saran Saran
yang
didapat
selama
pembuatan sistem pengendalian kegiatan Penmaru
STIKOM
Surabaya
ini,
diantaranya yaitu: 1. Source code program dibuat lebih standart agar dapat berjalan di semua web browser. 2. Program dikembangkan lagi dengan memperluas informasi yang belum ada
Daftar Pustaka Rachman, L. S. (2011, January 4). Sistem Informasi Pengendalian Proyek di Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Pemerintah Kota Surabaya. Dipetik July 7, 2011, dari STIKOM DIGITAL LIBRARY: http://digilib.stikom.edu/ Rachmanto, T. (2002). Otomasi Perkantoran. Surabaya: STIKOM SURABAYA. Saputra, A. (2011). Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT.Gramedia. Suryatmoko, S. (2003). Membangun server email web. Jakarta: PT.Gramedia. Syamrilaode. (2010, Oktober 10). Konsep Pengendalian. Dipetik November 5, 2011, dari http://id.shvoong.com/writing-andspeaking/presenting/2061541konsep-pengendalian/ Syamsul Djamil, S. (2008). Kamus Terbaru Bahasa Indonesia. Surabaya: Reality Publisher.
dalam program ini yaitu : perhitungan akuntansi anggaran kegiatan.
9
