DESAIN PORTFOLIO SUPPLIER RELATIONSHIP DI PT. PHILIPS INDONESIA DIVISI INDUSTRIAL LIGHTING SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006

DESAIN PORTFOLIO SUPPLIER RELATIONSHIP DI PT. PHILIPS INDONESIA DIVISI INDUSTRIAL LIGHTING SURABAYA Dewi Hartanti, I Nyoman Pudjawan Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya

email: [email protected] ABSTRAK Penelitian ini bertujuan membuat desain model product portfolio untuk menentukan strategi supplier relationship pada PT. Philips Indonesia, divisi Industrial Lighting Surabaya. Model menggunakan pendekatan dua dimensi yaitu tingkat kepentingan tersedianya suatu barang dalam proses produksi dan tingkat kesulitan memperoleh barang tersebut. Tingkat kesulitan dipengaruhi kriteria kompleksitas spesifikasi, switching cost, jarak (yang berhubungan dengan development), entry barrier, availability of capable supplier, logistic reliability, dan supply capacity, sedangkan kriteria nilai pembelian, function level, pengaruh shortage, kualitas, substitutability, dan product life cycle mempengaruhi tingkat kepentingan. Proses pengembangan model melibatkan cross-functional team di Philips melalui sesi brainstorming untuk menetapkan definisi kriteria, skala, dan agregasi jenis barang, dan pengisian kuesioner untuk menetapkan bobot dan skala. Perhitungan koefisien hasil pembobotan kriteria (AHP) dengan skala, menghasilkan besaran dimensi masingmasing komoditas. Hasil pemetaan menunjukkan bahwa supplier portfolio di Philips adalah 36% critical-strategic, 18% bottleneck, 22% leverage, dan 24% non-critical dan lebih jauh disimpulkan bahwa Philips perlu mengevaluasi kembali strategi terhadap sebagian komoditas. Kata kunci: supplier relationship, model product portfolio, AHP ABSTRACT This research is aimed to design a product portfolio model which provides supplier relationship strategies for PT. Philips Indonesia, Industrial Lighting Division, Surabaya. Model is built by two dimensions, which are degree of importance of product availability in production line and degree of difficulty to provide those products. Degree of importance is influenced by complexity of specification, switching cost, distance (for development), entry barrier, availability of capable supplier, logistic reliability, and supply capacity, meanwhile purchased value, function level, impact of shortage, quality, substitutability, and product life cycle are influencing degree of difficulty. Model development process involved a cross-functional team in Philips through brainstorming session to define criteria, scales, and productive items aggregation; and filling questionnaires to choose rating and scale. Calculation of criteria coefficients (AHP result) and scales resulted commodity dimension values. Mapping results of Philips supplier portfolio are 36% critical-strategic, 18% bottleneck, 22% leverage, and 24% non-critical and it’s summarized the needs to re-evaluate the strategy of some commodities. Keywords: supplier relationship, product portfolio model, AHP


PENDAHULUAN Rata-rata perusahaan manufaktur membelanjakan lebih dari 50% pengeluaran untuk pembelian material (Handfield et al., 2000:38). Ketatnya kompetisi bisnis pada saat ini memposisikan perusahaan untuk fokus pada kompetensi dasarnya dan cenderung melakukan outsourcing untuk kegiatan non-strategis, sehingga persentase pengeluaran meningkat secara signifikan. Fakta ini menempatkan kegiatan purchasing dan supply menjadi fokus manajemen dan diperlukan pengelolaan yang efektif agar expense yang dikeluarkan memberikan hasil yang optimal bagi perusahaan. Studi kasus ini dilaksanakan pada PT. Philips Indonesia divisi Industrial Lighting Surabaya (selanjutnya disebut ‘Philips’), yang disupport oleh kurang lebih 70 supplier yang memasok hingga +1500 jenis productive items. Productive items tersebut memiliki karakteristik yang berbeda-beda, ada yang selalu digunakan dalam produksi ataupun hanya digunakan untuk produk tertentu saja, melibatkan nominal yang sangat besar maupun sangat kecil, frekuensi maupun lead time order yang berbeda-beda, mudah diperoleh di pasaran atau harus dipesan khusus untuk keperluan Philips, membutuhkan spesifikasi teknis dan kualitas yang sangat tinggi ataupun standar. Karakteristik item yang berbeda-beda tersebut menuntut penanganan yang berbeda-beda pula. Dengan jumlah supplier dan item yang sangat banyak, Philips membutuhkan suatu tool untuk mempermudah klasifikasi supplier berdasarkan berbagai pertimbangan yang kompleks. Dengan memetakan posisi setiap supplier menurut kriteria-kriteria klasifikasi tertentu, dapat disusun prioritas fokus pengembangan atau perbaikan hubungan dengan supplier, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang yang sesuai dengan kebutuhan Philips. Tujuan penelitian ini adalah mendesain model product portfolio untuk menetapkan strategi supplier relationship yang sesuai dengan kebutuhan Philips, yaitu dengan mendesain kerangka model product portfolio dengan mengidentifikasi kriteriakriteria yang mempengaruhi model, mendefinisikan skala setiap kriteria dan melakukan agregasi item menjadi group komoditas. Strategi ditetapkan dari pemetaan setiap komoditas pada model, dan selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap supplier portfolio yang dihasilkan terhadap strategi yang ditetapkan Philips. Dari penelitian ini diharapkan Philips mendapatkan basic framework pengklasifikasian yang dapat disesuaikan dengan perkembangan perusahaan dan dapat menetapkan strategi bentuk hubungan dengan masing-masing supplier berdasarkan model product portfolio yang didesain. PRODUCT PORTFOLIO Bukti-bukti empiris mengindikasikan bahwa suatu perusahaan bisa mendapatkan competitive advantage dengan mengelola hubungan yang baik dengan suppliernya. Namun dibutuhkan penanganan yang berbeda dalam mengelola hubungan dengan masing-masing supplier, karena setiap supplier tidak dapat ditangani dengan cara yang sama (Lilliecreutz and Ydreskog, 1999) dan supply chain management yang sukses membutuhkan pengelolaan portfolio relationship yang efektif dan efisien (Bensaou,1999). Untuk itu dibutuhkan suatu kerangka (framework), yang di satu pihak mudah untuk dipahami dan fokus terhadap strategi supply suatu perusahaan, dan di lain pihak dapat mengalokasikan sumber daya perusahaan yang terbatas namun dapat tetap memaksimalkan long-term returns. Ide dasar dari model product portfolio adalah alat bantu bagi manajemen untuk menyederhanakan masalah yang kompleks dengan menggunakan cara yang dapat ISBN : 979-99735-1-1 A-25-2


diterima dalam menetapkan tipe supplier dan arah hubungan perusahaan dengan supplier tersebut. Sejumlah literatur memandang metoda portfolio matrix sebagai titik awal yang berguna untuk analisis strategis (Gelderman, 2000) atau berperan sebagai katalis untuk perubahan dalam perusahaan (Gelderman and Van Weele, 2005). Model product portfolio menyediakan practical framework yang mudah dipahami oleh nonpurchasing specialist, untuk menganalisis dan mendiskusikan issue purchasing diantara anggota cross-functional teams (Gelderman and Van Weele, 2005). Beberapa publikasi menggunakan penamaan yang berbeda-beda untuk portfolio strategi hubungan dengan supplier, namun pada dasarnya ada dua jenis portfolio, yaitu product/ commodity portfolio (pengklasifikasian berdasarkan produk atau komoditas) dan supplier portfolio (pengklasifikasian supplier). Strategi hubungan dengan supplier ditetapkan melalui supplier portfolio yang didahului dengan penetapan product portfolio. DESAIN MODEL PRODUCT PORTFOLIO Gelderman dan Van Weele (2005) menyatakan bahwa tidak ada bentuk standar (blue print) dari aplikasi model portfolio. Setiap organisasi membutuhkan model yang unik (customized), sesuai dengan kondisi dan kriteria-kriteria yang dianggap penting oleh perusahaan tersebut. Penelitian ini memandang bahwa mengelola hubungan dengan supplier membutuhkan pengetahuan tentang dua dimensi utama yang mempengaruhi karakteristik pengadaan barang-barang yang dipasok oleh supplier, yaitu: (1) tingkat kepentingan tersedianya suatu barang dalam proses produksi (2) tingkat kesulitan memperoleh barang tersebut Kombinasi kedua dimensi pengadaan barang tersebut digunakan sebagai dasar pengklasifikasian komoditas menjadi empat kuadran sebagai berikut:

tinggi

Leverage supplies

Critical strategic supplies

rendah

Non-critical supplies

Bottleneck supplies

rendah

tinggi

TINGKAT KESULITAN

Gambar 1. Product Porfolio Berdasarkan Tingkat Kesulitan dan Tingkat Kepentingan

Keempat kuadran dari model product portfolio memberikan strategi hubungan dengan supplier yang berbeda-beda seperti ditampilkan pada Gambar 2.

ISBN : 979-99735-1-1 A-25-3


Gambar 2. Strategi untuk Setiap Kuadran PENGEMBANGAN MODEL PRODUCT PORTFOLIO Dalam proses desain portfolio supplier relationship, pihak Philips terlibat dengan intensif untuk memperoleh model yang sesuai dengan kebutuhan Philips. Pengembangan framework model product portfolio dilakukan dengan studi literatur dan sesi brainstorming dengan team di Philips yang berasal dari beberapa departmen yang terkait, yaitu bagian purchasing, procurement, quality, dan manufacturing. Framework ini meliputi identifikasi kriteria-kriteria yang mempengaruhi dimensi, mendefinisikan skala, dan melakukan agregasi terhadap productive items. Kriteria-kriteria yang ditetapkan untuk masing-masing dimensi adalah sebagai berikut: Tingkat kesulitan 1) 2) 3) 4) 5)

kompleksitas spesifikasi, standar atau customized switching cost, besarnya biaya untuk mengganti supplier jarak antara supplier dan Philips (berhubungan dengan development, bukan logistik) entry barrier bagi supplier untuk memasok komoditas baru availability of capable supplier untuk memenuhi spesifikasi teknis dan kualitas, serta sustainabilitas 6) logistic reliability, berhubungan dengan alternatif moda transportasi dan frekuensi pengiriman 7) supply capacity, besarnya kapasitas yang tersedia untuk memenuhi permintaan Philips sesuai karakteristik penjadwalan produksi Tingkat Kepentingan 1) 2) 3) 4) 5) 6)

nilai pembelian suatu komoditas selama 1 tahun function level, pengaruh terhadap fungsi keseluruhan finished product pengaruh shortage terhadap penjadwalan produksi kualitas komoditas terhadap kualitas finished product substitutability, kemudahan mendapatkan komoditas lain dengan fungsi yang sama product life cycle, lamanya suatu komoditas digunakan dalam masa produksi

ISBN : 979-99735-1-1 A-25-4


Batasan klasifikasi skala setiap kriteria didefinisikan mengacu pada skala Likert (1=intensitas terendah; 5=intensitas tertinggi), sehingga mempunyai perbedaan yang terukur atau berarti (meaningful) bagi pengguna. Bila skala kriteria kompleksitas spesifikasi, switching cost, jarak, entry barrier, dan logistic reliability semakin besar, akan mengakibatkan besaran tingkat kesulitan meningkat, sedangkan bila skala availability of capable supplier dan supply capacity semakin besar justru menurunkan pengaruh terhadap tingkat kesulitan. Pengaruh terhadap tingkat kepentingan akan semakin besar bila skala kriteria nilai pembelian, tingkatan fungsi, pengaruh shortage, kualitas, dan product life cycle semakin besar, dan skala kriteria substitutability semakin kecil. Productive items yang berjumlah + 1500 jenis, berdasarkan kesamaan material dapat dikelompokkan menjadi 4 group yaitu (1) komponen gelas dan gas; (2) komponen metal; (3) komponen bahan kimia; dan (4) komponen packaging. Group-group komponen ini kemudian dianalisis karakteristiknya terhadap kriteria-kriteria yang mempengaruhi model dan menghasilkan 37 group komoditas dengan kemiripan karakteristik. IMPLEMENTASI SUPPLIER PORTFOLIO Pengumpulan data dilakukan dengan penyebaran kuesioner terhadap anggota cross-functional team di Philips. Pembobotan Kriteria Kuesioner penetapan rating terhadap pair-wise comparison disebarkan kepada 8 responden (total 36 pasangan perbandingan) untuk mengakomodasi kepentingan yang berbeda-beda dari setiap bagian yang terlibat. Data tersebut kemudian dirata-rata (geometric mean) dan pembobotan dilakukan dengan metoda AHP menggunakan software Expert Choice dengan hasil sebagai berikut: Tabel 1. Hasil Pembobotan Kriteria TINGKAT KESULITAN KRITERIA TS1 = complexity of specification TS2 = switching cost TS3 = distance (for development) TS4 = entry barrier TS5 = availability of capable supplier TS6 = logistic reliability TS7 = supply capacity Inconsistency ratio = 0.04

TINGKAT KEPENTINGAN BOBOT 0.127 0.066 0.061 0.070 0.215 0.276 0.186

KRITERIA TP1 = purchased value TP2 = function level TP3 = impact of shortage TP4 = quality TP5 = substitutability TP6 = product life cycle

BOBOT 0.175 0.173 0.173 0.332 0.093 0.052

Inconsistency ratio = 0.04

Pemetaan Komoditas pada Model Penetapan skala untuk setiap komoditas dilakukan dengan menyebarkan kuesioner pada responden yang berkepentingan langsung terhadap kriteria tersebut. Apabila ada lebih dari 1 responden untuk suatu kriteria, maka dilakukan konsensus dalam penetapan skala. Pada proses penetapan skala, sekaligus terjadi pengembangan

ISBN : 979-99735-1-1 A-25-5


terhadap proses menetapkan definisi skala dan penetapan pengelompokan komoditas. Data skala menjadi input bagi persamaan berikut ini untuk menentukan besaran dimensi tingkat kesulitan dan tingkat kepentingan. Tingkat kesulitan: X = 0.127 TS1 + 0.066 TS2 + 0.061 TS3 + 0.070 TS4 + 0.215 TPS + 0.276 TS6 + 0.186 TS7

Tingkat kepentingan: Y= 0.175 TP1 + 0.173 TP2 + 0.173 TP3 + 0.332 TP4 + 0.093 TP5 + 0.052 TP6

Hasil perhitungan setiap komoditas untuk periode Desember 2004 – November 2005 kemudian dipetakan pada Gambar 3.

TINGKAT KEPENTINGAN

5.0

2.5

0.0 0.0

2.5

5.0

TINGKAT KESULITAN

Gambar 3. Pemetaan Komoditas pada Model Product Portfolio

Product portfolio menghasilkan 7 komoditas non-critical, 8 komoditas leverage, 5 komoditas bottleneck, dan 17 komoditas critical strategic. Penetapan Supplier Portfolio Karena hubungan komoditas yang dipasok terhadap supplier berbeda-beda, dibutuhkan pertimbangan selain hasil product portfolio untuk menentukan strategi hubungan dengan supplier. Pada dasarnya hubungan komoditas dan supplier dapat dibagi dalam 3 kelompok berikut ini. (1) Satu komoditas hanya dipasok oleh satu supplier, dapat langsung menerapkan hasil product portfolio. (2) Beberapa komoditas dipasok oleh satu supplier. Pada prinsipnya penanganan supplier untuk suatu komoditas tertentu berdasarkan pada strategi product portfolio, namun secara keseluruhan perusahaan, penanganan terhadap supplier ditentukan oleh strategi yang dominan. (3) Satu komoditas dipasok oleh beberapa supplier. Hasil product portfolio, porsi nilai pasokan dan tingkat kesulitan untuk mendapatkan komoditas tersebut menjadi pertimbangan dalam menetapkan supplier portfolio.

ISBN : 979-99735-1-1 A-25-6


Hasil supplier portfolio pada PT. Philips Indonesia untuk pabrik lampu adalah 36% critical-strategic supplier, 18% bottleneck supplier, 22% leverage supplier, dan 24% non-critical supplier. KESIMPULAN Untuk mempermudah proses penetapan strategi hubungan dengan masingmasing supplier, didesain suatu model product portfolio untuk PT. Philips Indonesia menggunakan pendekatan tingkat kepentingan tersedianya suatu barang dalam proses produksi dan tingkat kesulitan memperoleh barang tersebut. Pengembangan model melalui penetapan definisi kriteria yang mempengaruhi dimensi, skala setiap kriteria, dan agregasi jenis barang. Tingkat kesulitan dipengaruhi oleh kriteria logistic reliability (0.276), availability of capable supplier (0.215), supply capacity (0.186), kompleksitas spesifikasi (0.127), entry barrier (0.070), switching cost (0.066), dan jarak (0.061), sedangkan kriteria kualitas (0.332), nilai pembelian (0.176), function level (0.173), pengaruh shortage (0.173), substitutability (0.093), dan product life cycle (0.052) mempengaruhi tingkat kepentingan. Penetapan skala pada 37 kelompok komoditas menghasilkan 7 komoditas noncritical, 8 komoditas leverage, 5 komoditas bottleneck, dan 17 komoditas critical strategic. Dengan menambahkan beberapa pertimbangan selain hasil product portfolio, hasil supplier portfolio pada PT. Philips Indonesia untuk pabrik lampu adalah 36% critical-strategic supplier, 18% bottleneck supplier, 22% leverage supplier, dan 24% non-critical supplier. Lebih jauh disimpulkan bahwa Philips perlu melakukan evaluasi terhadap penetapan strategi untuk sebagian komoditas. DAFTAR PUSTAKA Bensaou, M. (1999) Portfolios of Buyer-Supplier Relationships, Sloan Management Review, Vol. 40, no.4, Summer, 35-44. Gelderman, C.J. (2000), Rethinking Kraljic: Towards a Purchasing Portfolio Model, based on Mutual Buyer-Supplier Dependence, Open Universiteit Nederland. Gelderman, C.J. (2002) Handling the Main Issues and Initial Problems, Adopting A Purchasing Portfolio Approach, Open University of the Netherlands. Gelderman, C.J. and Van Weele, A.J. (2002) Strategic Direction through Purchasing Portfolio Management: A Case Study, International Journal of Supply Chain Management, (38:2), Spring, pp. 30-37. Gelderman, C.J. (2003), A Portfolio Approach to the Development of Differentiated Purchasing Strategies, PhD thesis, Eindhoven University of Technology. Gelderman, C.J., Van Weele, A.J. (2005) Purchasing Portfolio Usage and Purchasing Sophistication, Open University of the Netherlands. Handfield, R.B., Krause, D.R., Scannell, T.V., Monczka, R.M. (2000) Avoid the Pitfalls in Supplier Development, Sloan Management Review, Winter, p.37-48.

ISBN : 979-99735-1-1 A-25-7


Lilliecreutz, J. and Ydreskog, L. (1999), Supplier Classification as an Enabler for a Differentiated Purchasing Strategy, Global Purchasing & Supply Chain Management, November, 66-74. Olsen, R.F. and Ellram, L.M. (1997) A Portfolio Approach to Supplier Relationships, Industrial Management Marketing, Vol. 26, 101-113. Pujawan, I. N. (2003) Procurement in Manufacturing Organization: Portfolio and The Use of The Internet, Jurnal Teknik Industri, Vol. 5, No.1, p.13-21. Pujawan, I. N. (2005) Supply Chain Management, 1st edition, Guna Widya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Saaty, T.L. (1993) Pengambilan Keputusan bagi Para Pemimpin: Proses Hirarki Analitik untuk Pengambilan Keputusan dalam Situasi yang Kompleks, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Taylor, B.W (1999) Introduction to Management Science, 6th edition, Prentice Hall, Inc.

ISBN : 979-99735-1-1 A-25-8

DESAIN PORTFOLIO SUPPLIER RELATIONSHIP DI PT. PHILIPS INDONESIA DIVISI INDUSTRIAL LIGHTING SURABAYA

Recommend Documents