BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)
PERATURAN KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI NOMOR 09y TAHUN 2011 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA ' KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI, Menimbang : a.
Bahwa setiap instansi pemerintah harus mengamankan, memelihara dan menata arsip untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai akibat kegiatan administrasi pemerintah dan hasil dari pembangunan, maka perlu diatur tata kearsipan dalam rangka menciptakan tertib administrasi persuratan dan penyeragaman sistem pengelolaan arsip guna menunjang tugas pokok Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT);
b.
bahwa dengan diterbitkannya perundang-undangan yang baru tentang Kearsipan, maka perlu diatur kembali Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi yang telah ada dengan Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi;
c.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b, maka perlu membentuk Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi;
Mengingat : 1.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 30, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 1/13
4.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
5.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005;
6.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali dirubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52 Tahun 2005; Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 144/M Tahun 2008;
8.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 7 Tahun 2005 tentang Penyelenggaraan Dokumen Negara Pemerintah dan Bencana;
9.
Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 170/Kp/IV/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi;
10.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif;
11.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara;
12.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2000 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta;
13.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip;
14.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip;
15.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Arsip;
2/13
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA PENERAPAN DAN PENGKAJIAN BADAN KEARSIPAN TEKNOLOGI.
BABI KETENTUAN UMUM Bagian Kesatu Peristilahan , Asas , dan Tujuan Paragraf Kesatu Peristilahan Pasal 1 Dalam Peraturan ini, yang dimaksud dengan :
1.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
3.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun.
5.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak Iangsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
7.
Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan denga keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
3/13
8.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam katagori arsip terjaga.
9.
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
10.
Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada public.
11. Daftar arsip adalah daftar yang berisi arsip yang dimiliki oleh instansi pencipta arsip, yang digunakan sebagai sarana penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 12. Indeks arsip adalah kata tangkap/tanda pengenal arsip, mengindeks adalah menentukan tanda pengenal arsip melalui kegiatan pengklasifikasian masalah dan judul/kata tangkap pada arsip, yang akan digunakan sebagai petunjuk untuk penyimpanan dan penemuan kembali. 13.
Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip;
14.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
15. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 16. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 17.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
18. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya. 19. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 20. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 4/13
21. Pola klasifikasi arsip adalah sistem pengelompokkan arsip berdasarkan permasalahan/subjek dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja/satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. 22. Tata kearsipan adalah ketatalaksanaan penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan oleh instansi/organisasi pencipta arsip. 23.
Tunjuk silang adalah alat bantu klasifikasi dan indeks dalam bentuk formulir untuk menunjukkan adanya hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau antara berkas yang satu dengan berkas yang lainnya.
24. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungannya. 25.
Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan bertanggung-jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit Kearsipan pada BPPT yaitu Sub Bag. Persuratan, Arsip dan Persandian, Bag. Rumah Tangga, Biro Umum dan Humas.
26. Instansi adalah Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi yang selanjutnya disebut BPPT.
Paragraf Kedua Asas, Maksud dan Tujuan Pasal 2
(1)
Tata kearsipan BPPT dilaksanakan berdasarkan asas sentralisasi dalam kebijakan dan asas desentralisasi dalam pelaksanaan.
(2)
Asas sentralisasi dalam kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di atas adalah bahwa wewenang dalam penetapan kebijakan tata kearsipan BPPT berada ditangan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi.
(3)
Sekretaris Utama up. Kepala Biro Umum dan Humas BPPT mempunyai wewenang untuk melakukan koordinasi, pembinaan dan pengawasan dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BPPT. Pasal 3
(1)
Asas desentralisasi dalam pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) di atas , meliputi kegiatan pengelolaan arsip inaktif dan penyusutan arsip inaktif pada unit kerja/satuan kerja di lingkungan BPPT.
(2)
Penetapan kebijakan tata kearsipan BPPT sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) di atas , adalah penyiapan pedoman meliputi tata kearsipan, tata naskah dinas, pola klasifikasi arsip , pedoman penyusutan arsip , jadwal retensi arsip , dan petunjuk atau prosedur lain serta pengembangan sistem kearsipan BPPT.
5/13
(3)
Pelaksanaan koordinasi pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) di atas adalah meliputi koordinasi dalam pengelolaan, pemindahan dan penyerahan arsip, pembinaan dan bimbingan dalam pengelolaan dan pelatihan terhadap sumber daya manusia pelaksana kearsipan, pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 4
Peraturan tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT dimaksudkan sebagai acuan, pengelolaan persuratan dan penyeragaman sistem pengelolaan arsip bagi seluruh Unit Kerja yang ada di lingkungan BPPT. Pasal 5 Tujuan disusunnya Peraturan tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT ini adalah : 1.
Menciptakan tertib kearsipan dan tata pengelolaan persuratan yang baik, efektif dan efisien dalam menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokok dan fungsi BPPT.
2.
Menciptakan ketersediaan bahan pertanggung-jawban kinerja BPPT yang bersumber dari arsip agar dapat mendukung tersedianya bahan pertanggungjawaban nasional, yang merupakan bagian dari memori kolektif bangsa.
Bagian Kedua Ruang Lingkup dan Sasaran Pasal 6 Ruang lingkup Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT meliputi pengaturan mengenai pengurusan naskah/surat dinas, penataan dan penyimpanan arsip, pengamanan, perawatan/pemeliharaan arsip, arsip vital, penyusutan arsip termasuk jadwal retensi arsip, serta kewenangan, tanggung-jawab dan sanksi atas kelalaian dalam pengelolaan arsip.
Pasal 7 Sasaran ditetapkannya Peraturan tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT adalah :
a.
Tercapainya satu pemahaman dan keseragaman dalam pengelolaan arsip di lingkungan BPPT.
b.
Terwujudnya tertib administrasi kearsipan di lingkungan BPPT dalam menjamin keselamatan bahan-bahan perencanaan, pelaksanaan sebagai pertanggung jawaban bagi kegiatan administrasi BPPT.
6/13
Pasal 8
Tata Kearsipan di lingkungan BPPT meliputi kegiatan-kegiatan di bidang : a. Penciptaan naskah dinas dengan sarana tata naskah dinas, serta pengurusan dan pengendalian naskah dinas dengan sarana formulir pemberkasan. b. c.
Penataan arsip/berkas dengan sarana klasifikasi arsip. Pengamanan, perawatan/pemeliharaan arsip,
d. e.
Pengelolaan dan pengamanan arsip vital. Prosedur penyusutan arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pasal 9
Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT juga memuat tentang Kode Klasifikasi Arsip yang disusun sebagai acuan semua unit kerja yang ada di lingkungan BPPT sebagaimana tercantum dalam Lampiran Buku Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT.
BAB II ORGANISASI KEARSIPAN
Pasal 10 Organisasi kearsipan BPPT meliputi: a. Unit Kearsipan yang berada pada Biro Umum dan Humas BPPT sebagai Pusat Arsip BPPT. b. Unit Pengolah I berada pada sekretariat/tata usaha Kepala/Setama/Deputi Kepala. c. Unit Pengolah II berada pada sekretariat/tata usaha pada Pusat-Pusat/ Biro/I nspektorat/Balai Besar/Balai/U PT.
d.
Unit pengolah III berada Bidang/Kepala Bagian.
pada
sekretariat/tata
usaha
pada
Kepala
Pasal 11 Unit Kearsipan/Pusat Arsip mempunyai tugas:
a. b. c. d.
Menyiapkan rumusan kebijakan, standar, norma, dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan BPPT; Mengelola arsip inaktif di lingkungan BPPT; Melakukan pembinaan dan pengawasan ketatausahaan dan kearsipan BPPT; Mengkoordinasikan pengelolaan arsip BPPT sejak penciptaan hingga penyusutan.
7/13
Pasal 12 Unit Pengolah I mempunyai tugas:
a.
Menindaklanjuti dan menyelesaikan isi naskah dinas;
b. c. d.
Mengendalikan naskah dinas di lingkungan masing-masing; Mengelola arsip aktif; dan Mengelola arsip inaktif yang berada di Unit Pengolah I, serta menyerahkannya kepada Unit Kearsipan.
Pasal 13
Unit Pengolah II mempunyai tugas: a.
Menindaklanjuti dan menyelesaikan isi naskah dinas;
b. c.
Mengendalikan naskah dinas di lingkungan masing-masing; dan Mengelola arsip aktif.
d.
Mengelola arsip inaktif yang berada di unit pengolah II, serta menyerahkannya kepada Unit Pengolah I.
Pasal 14 Unit Pengolah III mempunyai tugas:
a.
Menindaklanjuti dan menyelesaikan isi naskah dinas;
b. c.
Mengendalikan naskah dinas di lingkungan masing-masing; dan Mengelola arsip aktif.
d.
Mengelola arsip inaktif yang berada di unit pengolah III, serta menyerahkannya kepada Unit Pengolah II. Pasal 15
1.
Dalam rangka menjamin pengelolaan arsip yang efektif dan efisien maka pelaksana teknis pengelolaan arsip pada setiap unit kearsipan dan unit pengolah I dilakukan oleh arsiparis atau pengelola arsip.
2.
Dalam rangka pengembangan profesi arsiparis, Biro Umum dan Humas melalui Unit Kearsipan/Pusat Arsip melakukan bimbingan dan pemantauan serta mengkoordinasikan kinerja arsiparis secara teratur dan terencana. Pasal 16
Setiap kegiatan pengelolaan arsip didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana sesuai dengan standar yang berlaku. 2.
Kontrol standard sarana dan prasarana dilaksanakan oleh, Biro Umum dan Humas melalui Unit Kearsipan/Pusat Arsip.
8/13
BAB III MATERI MUATAN TATA KEARSIPAN
Bagian Kesatu Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Pasal 17 Dalam melaksanakan pengelolaan arsip aktif, maka :
(1)
Setiap unit kerja/satuan kerja di Iingkungan BPPT wajib melakukan kegiatan penciptaan arsip dengan balk dan benar sesuai norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan yang berlaku.
(2)
Setiap unit kerja/satuan kerja di Iingkungan BPPT sebagai pencipta arsip wajib mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.
(3)
Setiap unit kerja/satuan kerja di Iingkungan BPPT sebagai pencipta arsip wajib menyimpan, menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip aktif.
(4)
Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan BPPT wajib mengelola dan mengatur dalam perjanjian kerja dengan pihak ketiga yang diberi pekerjaan dengan sumber dana APBN, agar setelah selesai pekerjaannya menyerahkan arsip yang' tercipta dari pekerjaan tersebut kepada unit kerja/satuan kerja pemberi pekerjaan.
Pasal 18
(1)
Tugas dan tanggungjawab pengelolaan arsip aktif sebagaimana tersebut dalam Pasal 10 di atas, dilakukan oleh pejabat/petugas yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengelolaan arsip aktif di setiap unit kerja/satuan kerja yang ada di Iingkungan BPPT.
(2)
Pejabat/petugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) di atas, wajib menjaga, memelihara dan mengamankan arsip, balk secara fisik maupun informasinya dan dilarang menyampaikan fisik dan/atau isi informasinya kepada pihak yang tidak berhak sesuai ketentuan yang berlaku.
(3)
Pelanggaran atas ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) di atas, dapat dikenakan sanksi administratif dan/atau sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 19
Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan Pusat Arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, dan pelayanan.
9/13
Pasal 20 Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan di atas 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Pusat Arsip BPPT yaitu Unit Kearsipan di bawah Biro Umum dan Humas. Pusat Arsip BPPT sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dan Pasal 13 di atas, menggunakan ruangan atau bangunan yang didesain khusus untuk mengelola arsip inaktif, yang terletak di Depo Arsip Rancamaya, Bogor. Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order)/berdasarkan unit kerja pencipta arsip, di dalam boks arsip yang standar.
Pasal 21
(1)
Pemeliharaan arsip inaktif pada Pusat Arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip.
(2)
Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.
(3)
Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hams penyakit.
Pasal 22
(1) (2)
Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.
Pasal 23
Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan tahapan: a. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan; b. pencarian arsip di lokasi simpan; c. penggunaan tanda keluar; d. pencatatan; e. pengambilan atau pengiriman; f. pengendalian; g. pengembalian; dan h. penyimpanan kembali.
10/13
Bagian Kedua Penataan dan Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Pasal 24 (1)
Setiap unit kerja /satuan kerja di lingkungan BPPT dapat memberikan pelayanan peminjaman arsip aktif yang memiliki sifat tertutup yang tujuan pelaksanaannya dilakukan hanya untuk kepentingan dinas , dengan ketentuan sebagai berikut : a. Peminjaman dilakukan oleh pejabat yang mempunyai tugas pokok di bidang yang terkait dengan subjek arsip yang bersangkutan dan atau pejabat lain yang berkaitan dengan subjek/masalah tersebut.
b. Peminjaman arsip inaktif dapat dilayani setelah mendapat ijin dari pemilik arsip/unit pencipta arsip dan unit pengolah/unit kearsipan. c. Setiap peminjaman arsip aktif harus mengisi formulir peminjaman arsip, dibuat rangkap tiga, sebagaimana tersebut dalam lampiran peraturan ini yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan Peraturan Kepala BPPT ini. (2)
Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan BPPT wajib melakukan penataan berkas kerja yang telah selesai prosesnya dan membuat daftar arsip sesuai formulir permberkasan pada lampiran Peraturan ini yang merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan.
Pasal 25 (1)
Prosedur penataan dan penyimpanan arsip, prosesnya dilakukan menggunakan sistem kiasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang.
(3)
Tata cara pengelolaan, penataan, dan penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 12 dan Pasal 13 ayat (1) di atas dapat dilihat pada Gambar 1 Lampiran Peraturan ini yang merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan.
Bagian Ketiga Pengamanan, Perawatan/Pemeliharaan Arsip Pasal 26
Pengamanan arsip dilaksanaan terhadap fisik arsip serta nilai informasi yang terdapat pada arsip. (1)
Pengamanan fisik arsip, meliputi kegiatan menjaga fisik arsip dari bencana kebakaran, kebanjiran, gangguan serangga serta dari orang-orang yang tidak berkepentingan dengan arsip yang dapat menghilang/rusaknya arsip.
11 / 13
(2)
Pengamanan nilai informasi arsip, meliputi kegiatan menjaga arsip agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berhak, mengatur peminjaman arsip secara tertib sesuai prosedur, serta mengalihmediakan arsip konvensional/ tekstual ke dalam media baru/elektronik.
Pasal 27 Perawatan/pemeliharaan arsip dilaksanakan dengan memelihara lingkungan tempat penyimpanan arsip, menjaga dan mengatur sirkulasi udara dalam ruang arsip, pengaturan masuknya cahaya sinar mata ke dalam ruang arsip, serta melaksanakan fumigasi untuk menghindari hancurnya arsip dari serangga.
Bagian Keempat Pengelolaan Arsip Vital Pasal 28 (1)
Pengelolaan arsip vital meliputi kegiatan seleksi, perlindungan dan pemulihan arsip dari bencana.
(2)
Seleksi arsip vital dilakukan untuk menentukan jenis arsip yang secara esensial menjamin keberlangsungan hidup organisasi ketika bencana terjadi.
(3)
Perlindungan arsip vital dari bencana meliputi pengaturan prosedur, metode dan teknik pencegahan dan perlindungan arsip dari bencana.
(4)
Ketentuan lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip vital diatur dalam pedoman yang ditetapkan Sekretaris Utama BPPT.
Bagian Kelima Penyusutan Arsip
Pasal 29 Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Pusat Arsip/Unit Kearsipan; b. pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna serta telah habis masa retensinya sesuai Jadwal Retensi Arsip; dan c. penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan BPPT ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
12 / 13
Bagian Keenam Pembinaan dan Pengawasan Pasal 30 Unit Kearsipan melakukan pembinaan, monitoring, dan pengawasan kearsipan secara terpadu dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan di Iingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi. Bagian Ketujuh Sanksi Pasal 31
Ketentuan Sanksi dikenakan kepada pimpinan instansi, pejabat, dan/atau pelaksana kearsipan apabila (alai dalam pengelolaan kearsipan, sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. BAB IV PENUTUP Pasal 32 Peraturan Kepala BPPT ini berlaku di seluruh Unit Kerja di Iingkungan BPPT. Dengan berlakunya Peraturan Kepala BPPT ini, ketentuan yang mengatur tata kearsipan dalam ° keputusan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 313a/Ka/BPPT/IX/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan BPPT dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 33 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta
pads tanggal 7-1 Maret 2011 KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI,
Dr. Ir. Marzan A. Iskandar
13/13
