DEELTIJDWERK: van individuele keuze naar meerwaarde voor het hele team Een kwestie van goede taakverdeling, afstemming en communicatie

DEELTIJDWERK: van individuele keuze naar meerwaarde voor het hele team Een kwestie van goede taakverdeling, afstemming en communicatie Een praktische handleiding voor leidinggevenden en personeelsverantwoordelijken in de Vlaamse overheidsadministratie

1

Inhoud: • Waarom deze brochure? • Deeltijdwerk: een meerwaarde voor de medewerker én de organisatie • • • • • • •

Een vlotte organisatie van deeltijdwerk: suggesties voor leidinggevenden fiche 1: taak(her)verdeling bij kleine deeltijd fiche 2: vervanging van personeel bij grote deeltijd fiche 3: continuïteit van de dienstverlening fiche 4: communicatie fiche 5: de organisatiecultuur fiche 6: deeltijds leidinggeven

• Stappenplan deeltijdwerk: van aanvraag tot evaluatie

2

Waarom deze brochure? Binnen de Vlaamse overheidsadministratie bestaan heel wat mogelijkheden om deeltijds te werken. Onder deeltijdwerk verstaan we elke werkvorm met een deeltijds statuut zoals 80%, 50%, loopbaanonderbreking, gecontingenteerd verlof… De mogelijkheid om deeltijds te werken kan een instrument zijn om mensen aan de organisatie te binden, om goede mensen in dienst te houden. Dankzij mens- en gezinsvriendelijke arbeidsvoorwaarden krijgen medewerkers de kans om werk en privé-leven vlot te combineren. Een organisatie die loyaal is aan haar medewerkers kan ook goodwill en flexibiliteit terugverwachten. Deeltijdwerk heeft dus voordelen voor zowel de werknemer als de werkgever maar voltijds werken is nog vaak de norm. Daarom vraagt deeltijdwerk creativiteit van de leidinggevende. Uiteindelijk is het de lijnmanager die op de werkvloer verantwoordelijk is voor de goede werking van de dienst. Als deeltijdwerk niet goed georganiseerd wordt, veroorzaakt dat problemen voor de leidinggevende, de voltijdse collega’s en de deeltijder zelf. Om de leidinggevende bij dit pionierswerk te ondersteunen, werd deze handleiding met concrete suggesties uitgewerkt. Ook over leidinggeven in deeltijd is in de brochure de nodige informatie terug te vinden.

3

Deeltijdwerk: een meerwaarde voor medewerker én organisatie Marcel, sluiswachter en sportliefhebber, 56 jaar: “Jarenlang werkte ik voltijds als sluiswachter op het zeekanaal. Sinds een operatie aan mijn rug, moet ik het van de dokter rustiger aan doen. Daarom heb ik twee jaar geleden een landingsbaan aangevraagd. Ik dacht dat het met mij stilaan bergaf zou gaan en dat mijn maten me een weke vent zouden vinden. Gelukkig was ik in mijn vrije tijd lid van een wielerclub. Niet dat ik met die rug van mij nog veel aan sport kan doen! Maar omdat ik nu meer vrije tijd heb, organiseer ik allerlei uitstappen en manifestaties voor de club. Daardoor heb ik leren plannen en contacten leggen met mensen van allerlei slag. Terwijl ik mezelf al afgeschreven had, merk ik nu dat die vaardigheden me ook goed van pas komen op het werk. Ik ben nog veel te goed om op pensioen te gaan!”

Jeroen, een administratieve medewerker van 35 jaar, getrouwd, drie kinderen. Hij en ook zijn vrouw werken ieder 4/5de: “Deeltijdwerk is voor mij en mijn vrouw ideaal om ons werk en privé-leven op elkaar af te stemmen. Met het huishouden en de zorg voor de kinderen kan je geen geld verdienen. Toch is het ook werk dat moet gebeuren! Daarom verdelen wij zowel het betaalde als onbetaalde werk.”

Een vlotte organisatie van deeltijdwerk vraagt om creativiteit en flexibiliteit. Toch heeft deeltijdwerk heel wat voordelen. Zowel de werknemer als de organisatie kunnen winnen bij een mens- en gezinsvriendelijke aanpak.

De overheid als aantrekkelijke werkgever

De Vlaamse overheid vervult een voorbeeldfunctie. Voor een goede dienstverlening aan de burgers is het belangrijk dat alle bevolkingsgroepen in het personeelsbestand vertegenwoordigd zijn. Via verschillende formules voor deeltijdwerk probeert de overheid haar vacante functies aantrekkelijk te maken voor een ruim publiek. Want niet iedereen verkiest een ‘klassieke’, voltijdse baan.

Tevreden medewerkers zijn gemotiveerde medewerkers

Mensen die tevreden zijn over hun ‘levensloop-baan’ zijn doorgaans ook gemotiveerde medewerkers. Als mensen het juiste evenwicht vinden tussen werk en privé hebben ze minder stress, werken ze met meer motivatie en zijn ze productiever. Uit onderzoek blijkt zelfs dat de productiviteit van deeltijdse medewerkers per uur hoger ligt op voorwaarde dat hun werkdag korter is dan acht werkuren. Deeltijdwerk dwingt de werknemer immers tot een goed timemanagement. Alleen door een efficiënte planning en een effectieve werkorganisatie is het mogelijk om de verantwoordelijkheden van betaald en onbetaald werk met elkaar te verzoenen. Dat geldt natuurlijk ook voor de voltijders.

De kostprijs van deeltijdwerk

Natuurlijk brengt deeltijdwerk ook kosten voor administratie, infrastructuur en accommodatie met zich mee. Toch blijkt uit een berekening van de personeelsdienst DIGO dat het loon van twee deeltijdse medewerkers evenveel kost als het loon van één voltijder met dezelfde functie en hetzelfde aantal dienstjaren. De loonkosten van twee deeltijders kunnen zelfs lager liggen indien de voltijdse, statutaire medewerker halftijds vervangen wordt door een nieuwe, contractuele medewerker met minder dienstjaren. Bovendien zorgt die investering in nieuwe medewerkers ervoor dat de expertise over meerdere mensen gespreid wordt, zodat deeltijdwerk ook hier een win-winsituatie kan opleveren.

Een vlotte combinatie van arbeid en privé-leven

Deeltijdwerk kan ook voor de medewerker een pluspunt zijn. Het is interessant voor mensen met jonge kinderen die hun werk en zorgarbeid op elkaar willen afstemmen. Door deeltijds te werken kunnen zij zowel buitenshuis werken en toch tijd investeren in huishoudelijke taken en de verzorging van hun kinderen. Ook mensen die de zorg voor ouderen of zieken op zich nemen kunnen werk en zorg beter combineren. 4

Je loopbaan op je levensloop afstemmen

Deeltijdwerk maakt het voor zowel jong als oud, voor mensen met of zonder partner, met of zonder kinderen mogelijk om hun loopbaan aan te passen aan hun levensloop. Naar gelang je levensfase heb je immers andere behoeften en kunnen je verwachtingen over het werk evolueren. Door de vergrijzing zullen werknemers tot op hoge leeftijd aan het werk blijven. Om hen vrijwillig aan het werk te houden, zal de werkgever meer rekening houden met de veranderende noden en wensen van de werknemer.

Een vlotte organisatie van deeltijdwerk: suggesties voor leidinggevenden

Mia, schoonmaker, 47 jaar, alleenstaande: “Ik heb altijd voltijds gewerkt en doe mijn werk graag. Maar nu mijn moeder met haar gezondheid sukkelt en elke dag hulp nodig heeft, ben ik halftijds gaan werken. Ik doe de boodschappen, ga mee naar het ziekenhuis en houd mijn moeder regelmatig gezelschap. Ik sluit niet uit dat, als mijn situatie thuis weer verandert, ik opnieuw voltijds ga werken. Het contact met mijn collega’s is heel belangrijk voor mij.”

aandacht voor communicatie, coördinatie en planning U vindt hier een overzicht van tips om de dagelijkse organisatie van deeltijdwerk aan te pakken. Elk aandachtspunt van deeltijdwerk komt in een aparte fiche aan bod. We schetsen eerst de probleemsituatie en geven dan een overzicht van concrete tips voor de leidinggevende. Heel wat van deze suggesties om de taakuitvoering, de communicatie en de werkorganisatie te verbeteren, maken ook het werk van voltijdse medewerkers meer efficiënt en effectief. U kunt de verschillende fiches los van elkaar raadplegen.

5

ËFiche 1

Deeltijdswerken | Taak(her)verdeling bij kleine deeltijd

Vragen bij de takeninventaris en tijdsregistratie: - Welke soorten taken zijn er? - Kunnen bepaalde, gelijkaardige taken onder één rubriek gegroepeerd worden? - Hoe vaak wordt een bepaalde taak uitgevoerd? - Hoeveel tijd neemt een bepaalde taak in beslag? - Aan welke taken wordt (te) veel of (te) weinig tijd besteed? - Is de uitvoering van sommige taken afhankelijk van het tijdstip? - Zijn er periodes waarin bepaalde taken meer of minder aan bod komen? - In welke taken kruipt meer of minder tijd dan de medewerker had geschat? - Op welke manier gaat de medewerker te werk bij het uitvoeren van de taken? - Zijn er meer efficiënte werkmethoden die de medewerker kan toepassen?

Fiche 1: taak(her)verdeling bij kleine deeltijd Aandachtspunt : deeltijdwerk vraagt om een nieuwe taakinhoud

Als een medewerker kiest voor deeltijdwerk, zijn er minder werkuren beschikbaar terwijl het werkvolume doorgaans gelijk blijft. Meestal staat de leidinggevende een aanvraag tot deeltijdwerk toe, maar zijn er geen concrete maatregelen om het werk ook in de toekomst toe goed te organiseren. Heel wat deeltijders die overstappen op een kleine deeltijdbaan (90% of 80%-statuut) klagen er nadien over dat ze hetzelfde werk blijven doen voor een lager loon. Anderen raken dan weer overbelast ofwel krijgen de collega’s extra werk. Het is dus wenselijk dat de leidinggevende, samen met de medewerker, de taakinhoud en de taakverdeling tussen de verschillende teamleden, opnieuw bekijkt en eventueel herschikt.

Actiemogelijkheden voor de leidinggevende Tip 1: maak een analyse van de functiebeschrijving Welke taken behoudt de deeltijder en welke opdrachten moeten herschikt worden? Om deze vraag te beantwoorden, moet u weten welke hoofd- en deeltaken tot het takenpakket horen. Actiepunten: • Overloop de functiebeschrijving met de medewerker. • Bekijk welke taken essentieel zijn voor de taakuitvoering (moeten alle taken nog worden uitgevoerd?). • Bekijk welke taken de functiehouder zeker moet behouden. Tip 2: maak een takeninventaris en tijdsregistratie op Hoeveel tijd besteedt de deeltijder momenteel aan elke (deel)taak? Door een overzicht van taken met daarbij een nauwkeurige tijdsregistratie krijgt u zicht op het aantal werktijd per taak. Ook pauzes, verplaatsings- en wachttijden, telefoons, informele gesprekken … kunt u het best noteren. Actiepunten: • Werk een modelformulier uit met een overzicht van alle (deel)taken. Werk een schema uit voor elke werkdag van de week. • De medewerker registreert gedurende een tot drie maanden zijn uitgevoerde taken. • De medewerker noteert elke soort activiteit in een uurrooster met vermelding van de tijd die elke taak in beslag neemt.

6

ËFiche 1

Deeltijdswerken | Taak(her)verdeling bij kleine deeltijd

Tip 3: herschik het takenpakket Wanneer het deeltijdwerk slechts enkele werkuren of een werkdag per week beslaat, kunt u de taken van de medewerker herschikken of de te behalen doelstellingen over meerdere medewerkers verdelen. Actiepunten: • Laat bepaalde, kleine opdrachten samenkomen om ze een keer per maand uit te voeren. • Ga na welke deeltaken aansluiten bij gelijkaardige taken van een collega en hevel die over naar de collega. • Werk voor eenvoudige taken een beurtrolsysteem uit waarbij elk teamlid om de beurt een bepaalde taak op zich neemt. • Maak draaiboeken met een gedetailleerd stappenplan van de soorten taken en de werkwijze, zodat andere collega’s zich snel kunnen inwerken in een nieuwe taak. • Delegeer leidinggevende taken aan competente en gemotiveerde medewerkers die zich zo kunnen voorbereiden op een toekomstige leidinggevende functie. • De ene deeltijder vervangt de andere deeltijder bij afwezigheid en omgekeerd (voor eenvoudige taken). • Een voltijder vervangt een deeltijder bij afwezigheid en de deeltijder biedt in ruil aan om de vol tijder te vervangen tijdens verlof of ziekte (voor eenvoudige taken). • Voorzie in een proefperiode waarin u uittest of de taakherschikking goed werkt. • Doe eventuele aanpassingen en geef uw teamleden de nodige begeleiding bij de aangepaste taakuitvoering. • Informeer regelmatig naar de ervaringen van de medewerkers met de taakherschikking en waak erover dat élk teamlid, zowel voltijders als deeltijders, zich hier goed bij voelt. Tip 4: motiveer uw medewerkers bij taakherverdeling Niet iedereen staat te springen om taken van een collega over te nemen. Meestal vraagt dat een extra inspanning en meer tijd. Iedereen staat onder een hoge werkdruk. Extra werk opnemen kan dus slechts voor kleine, eenvoudige taken. Voor meer ingewikkelde taken is alleen vervanging van de medewerker een oplossing. U kunt uw medewerkers motiveren met een positieve stimulans die u aanpast naar gelang de behoeften van de medewerker. Houd daarbij rekening met wat de organisatie toelaat. Actiepunten: • Toon waardering voor het geleverde werk. • Laat de medewerker een opleiding volgen of deelnemen aan een congres of beurs. • Zorg voor een soepele regeling bij het opnemen van verlofdagen. • Maak een gunstige vermelding in het jaarlijkse evaluatieverslag.

7

ËFiche 1

Deeltijdswerken | Taak(her)verdeling bij kleine deeltijd

• Voorzie in de mogelijkheid van telewerk of thuiswerk. • Zorg voor interessante taakuitdagingen en meer variatie in het werk. • Door meer polyvalentie kunt u de kansen op doorstroom verbeteren. Tip 5: pas de jaardoelstellingen aan de voltijdse of deeltijdse functie aan Tijdens de jaarlijkse planning legt de chef, in samenspraak met de medewerker, concrete doelstellingen vast voor het komende werkjaar. Actiepunten: • Maak bij de opmaak van functieprofielen een onderscheid tussen vereiste competenties voor een voltijdse en een deeltijdse functie-uitvoering. • Pas de jaarplanning aan de deeltijdse functie aan door jaarlijkse kerntaken en competenties aan te geven die passen bij een deeltijds uurrooster. • Zorg ervoor dat deeltijders ook in aanmerking komen voor opleiding en sluit hen niet uit van eventuele promotiekansen. • Bewaak ook de werkbelasting van voltijders en voorkom dat extra werk zonder overleg op de voltijders wordt afgeschoven. • Wees realistisch in het bepalen van de doelstellingen voor je dienst en pas deze aan het beschikbare personeel aan. Tip 6: ondersteun een efficiënt tijdsbeheer Medewerkers die hun werktijd efficiënt gebruiken kunnen tijdverlies voorkomen. Dat geldt zowel voor voltijdse als deeltijdse medewerkers. Timemanagement betekent dat u het werk goed kunt plannen en dat u het geplande werk ook vlot organiseert. Het is een hulpmiddel maar op zich onvoldoende om deeltijdwerk volledig op te vangen. Actiepunten: • Spreek met de medewerker af wat de belangrijkste taken zijn, leg prioriteiten vast en maak voor alle activiteiten een tijdsplanning op. • Kan de medewerker bepaalde taken niet beter op een ander tijdstip uitvoeren? Kan de medewerker sommige taken in een blok samennemen? • Ga na welke taken minder vaak aan bod komen of slechts op piekmomenten van het jaar. • Kan de medewerker bepaalde taken niet met een efficiëntere methode en dus snellere werkwijze aanpakken? • Zijn er taken die overlappen met taken van een andere collega of die (beter) aansluiten bij het takenpakket van een andere medewerker? • Zijn er taken die eenvoudig zijn en die iedereen om de beurt kan uitvoeren?

8

ËFiche 2

Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijd

Fiche 2: vervanging van personeel bij grote deeltijd Aandachtspunt : Een grote deeltijdbaan vraagt om vervanging van de deeltijder

Als een medewerker halftijds gaat werken, spreken we van een grote deeltijdbaan (van 50% tot 75%). Het is dan niet meer mogelijk om met taakherverdeling voor een oplossing te zorgen. Alleen de deeltijdse vervanging van de medewerker door een nieuwe werkkracht maakt het mogelijk om de dienst draaiende te houden. Of medewerkers al dan niet vervangen worden is een beleidsbeslissing van de organisatietop. Wegens besparingen worden deeltijdse medewerkers, maar ook langdurig afwezigen of personeel dat de organisatie verlaat vaak niet meer vervangen. Indien de organisatie wel een vervanger aanwijst, komt die soms terecht op een andere afdeling waar het personeelstekort nog groter is.

Actiemogelijkheden voor de leidinggevende Tip 1: zoek naar vervanging van de medewerker Bij een grote deeltijdbaan is vervanging van de medewerker noodzakelijk om de afdeling naar behoren te laten draaien. Actiepunten: • Zoek naar een vervanger die qua opleiding en ervaring het meest aansluit bij het profiel van de deeltijder. • Leg het probleem van vervanging voor aan het directiecomité en dring erop aan dat er een duidelijk vervangingsbeleid wordt gevoerd. • Leg het probleem van vervanging voor aan de personeelsdienst, maak duidelijk aan welk profiel de vervanger moet beantwoorden en zorg ervoor dat u nauw betrokken blijft bij de zoektocht naar een nieuwe medewerker. • Zoek samen met de andere afdelingschefs naar een oplossing over de grenzen van uw eigen dienst heen. Ga na waar er personeelstekorten zijn en waar er (tijdelijk of gedeeltelijk) een medewerker verplaatst kan worden. • Spreek af om (uitvoerend) personeel van verschillende afdelingen onderling uit te wisselen bij piekmomenten. • Maak een polyvalente vervangingspool van flexibele medewerkers die in meerdere diensten en afdelingen aan het werk kunnen. • Zorg ervoor dat de deeltijder zelf inspanningen doet om de vervanger in te werken en wegwijs te maken. • Spreek een duidelijke taakverdeling af tussen de deeltijder en de vervanger.

Werking van de polyvalente cel bij de Dienst voor Infrastructuurwerken van het Gesubsidieerd Onderwijs: Het oorspronkelijke idee was de creatie van een cel met polyvalente medewerkers die konden inspringen op diensten waar de nood het hoogst is. De cel werd gecreëerd binnen de productieafdeling die zorgt voor de verwerking van de dossiers. Bij de selectie van medewerkers voor deze cel ging men doelbewust op zoek naar mensen met een flexibele ingesteldheid. Zij moesten bereid zijn om zich tijdens een stageperiode in te werken in de verschillende cellen om voldoende achtergrondkennis te verwerven. Door werkoverlast en personeelsgebrek is de opdracht van deze medewerkers stilaan gewijzigd en krijgen zij meer specifieke, eigen opdrachten om de andere cellen te ontlasten. Hun job bestaat erin om allerlei zaken te doen ‘rond’ dossiers, maar die niet strikt dossiergebonden zijn. De werking van deze polyvalente cel wordt als positief ervaren. Deze aanpak is vooral geschikt voor uitvoerend, administratief werk. Het initiatief heeft enkel kans op slagen als de medewerkers flexibel zijn en permanent op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in elke dienst. (Bron: Gerda Vaes, DIGO, voor de werkgroep deeltijdwerk)

9

ËFiche 2

Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijd

• Zorg voor een goede informatiedoorstroming tussen deeltijder en vervanger. • Pas de voltijdse evaluatienormen van de jaarplanning aan een deeltijdse taakuitvoering aan. Tip 2: kies een vervangingssysteem dat het beste bij de functie past Bij een grote deeltijdbaan hebt u de keuze uit verschillende soorten vervangingssystemen: een duobaan, een tandem, een polyvalente vervangingscel… Niet elk systeem is op elke situatie toepasbaar of voor elke functie geschikt. Naargelang de aard van het werk dat de medewerker uitvoert, zult u een aangepaste oplossing moeten kiezen. De tandem Een tandem is één job die twee personen (samen) gelijktijdig uitoefenen.

Waarom kiezen voor een tandem? Medewerkers zorgen samen voor continuïteit op de afdeling en kunnen elkaar aanvullen en ondersteunen bij de taakuitvoering. Wanneer niet kiezen voor een tandem? Voor zeer specifieke jobs waarvoor specialisatie nodig is en in kleine organisaties waar onvoldoende personeel aanwezig is. Actiepunten: • Kies twee medewerkers met gelijkaardige of aanvullende competenties. • Kies twee medewerkers die qua karakter bij elkaar passen en vlot kunnen samenwerken. • Maak duidelijke afspraken over output, werkwijze en taakverdeling tussen beide medewerkers. • Zorg ervoor dat beide medewerkers voldoende kennis hebben van elkaars taakinhoud. • Verdeel de taken naar gelang de specifieke kwaliteiten en vaardigheden van beide personen. De duobaan Een duobaan is één job die twee personen op een verschillend tijdstip uitoefenen. Voor de duobaan gelden dezelfde voordelen, nadelen en aandachtspunten als voor de tandem. Bijkomend is het belangrijk om bij elke wissel te zorgen voor een vlotte, systematische briefing tussen beide medewerkers. Zo blijven beide op de hoogte van het werkverloop tijdens hun afwezigheid. De polyvalente cel De polyvalente cel is een ploeg van medewerkers die flexibel inzetbaar zijn in meerdere afdelingen.

10

ËFiche 2

Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijd

Waarom kiezen voor de polyvalente cel? De cel is flexibel inzetbaar in meerdere afdelingen en kan inspelen op wijzigingen in de personeelsbezetting of de werklast. Wanneer niet kiezen voor een polyvalente cel? Enkel niet-gespecialiseerd werk kan door een polyvalente cel aangepakt worden. Actiepunten: • Kies medewerkers met een flexibele ingesteldheid die houden van afwisseling. • Kies medewerkers met een voldoende, algemene basiskennis en een grote leergierigheid. • Kies medewerkers die zich snel inwerken in een nieuwe materie of nieuwe opdrachten. • Maak een handleiding met basisinformatie over elke afdeling zodat de medewerker zich snel kan integreren in het team. Opdrachten herschikken of delegeren aan andere medewerkers Wanneer een medewerker deeltijds gaat werken, kunnen bepaalde takenpakketten worden herschikt of aan andere medewerkers gedelegeerd worden. Delegeren is het overdragen van taken én bijbehorende bevoegdheden aan een medewerker.

Waarom herschikken of delegeren? Door de taken aan een andere medewerker te delegeren krijgt de eerste meer tijd voor prioritaire taken. De medewerker die taken gedelegeerd krijgt, krijgt meer variatie in zijn werk en de kans om nieuwe competenties te ontwikkelen. Actiepunten: • Kies medewerkers die bekwaam zijn om de nieuwe opdracht uit te voeren en aan te kunnen. • Kies medewerkers die houden van een nieuwe uitdaging en willen bijleren. • Zorg voor duidelijke afspraken: welke taken worden gedelegeerd en welke bevoegdheden horen daarbij? Welke taken en bevoegdheden horen niet tot de delegatie? • Organiseer een proefperiode waarin de medewerker zich kan inwerken en kan meelopen met de vorige taakhouder. • Zorg ervoor dat collega’s, klanten, medewerkers en andere betrokkenen worden ingelicht over de delegatie. • Organiseer op regelmatige tijdstippen een overleggesprek met de medewerker om de stand van zaken te volgen, de medewerker te begeleiden of problemen op te lossen. • Geef de medewerker voldoende vertrouwen en verantwoordelijkheid om zelfstandig de opdracht uit te voeren of fouten recht te zetten.

11

Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijd

ËFiche 2 Werken met een draaiboek Een draaiboek is een handleiding met een beschrijving van bekende procedures die stap voor stap worden toegelicht. Medewerkers die niet thuis zijn in de materie kunnen via dat draaiboek stapsgewijs de taak uitvoeren.

Waarom kiezen voor een draaiboek? Bij korte vervangingsmomenten kan een collega tijdelijk een taak overnemen. Ook voor nieuwe medewerkers is een draaiboek handig om zich in te werken in de job. Een draaiboek zorgt voor eenvormigheid in de uitvoering. Wanneer niet kiezen voor een draaiboek? Voor specifiek maatwerk waarbij de werkwijze steeds wijzigt en geen standaardprocedure mogelijk is. Actiepunten: • Laat de medewerker die ervaring heeft met de taak, een draaiboek uitwerken. • Zorg ervoor dat de draaiboeken steeds worden aangepast en bijgewerkt als er zich wijzigingen voordoen. • Voorzie in een checklist bij het draaiboek waardoor elke voltooide stap in de procedure aangestipt kan worden. Een beurtrolsysteem Bij een beurtrolsysteem voeren enkele of alle medewerkers om beurten dezelfde taak uit.

Waarom kiezen voor een beurtrolsysteem? Door een beurtrol worden kleine (soms minder leuke) taken eerlijk verdeeld en wordt een continue dienstverlening verzekerd Wanneer niet kiezen voor een beurtrolsysteem? Voor taken die niet elke medewerker kan uitvoeren Actiepunten: • Zorg ervoor dat iedereen in het team aan bod komt en niet steeds dezelfde personen opdraaien voor bepaalde taken • Indien veel deeltijders op de afdeling werken en ze steeds op hetzelfde moment hun vrije dagen willen opnemen, kunt u ook hiervoor een beurtrolsysteem afspreken. Zo kunt u afspreken om met vier deeltijders elk één woensdagmiddag per maand te werken. Dan krijgt iedereen de kans om vrije dagen op te nemen en blijft de dienstverlening toch verzekerd.

12

ËFiche 2

Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijd

Telewerk Telewerk is werk dat de medewerker thuis uitvoert. Via computer, modem en telefoon is de medewerker met de werkplek verbonden.

Waarom kiezen voor telewerk? Telewerk is niet echt een vorm van deeltijdwerk maar door het verminderen van reis- en wachttijden kan de medewerker tijd besparen. Telewerk kan een alternatieve oplossing zijn voor de vraag naar deeltijdwerk. De arbeidsproductiviteit is hoger als de medewerker ongestoord kan doorwerken. Wanneer niet kiezen voor telewerk? Voor sommige jobs zoals een onthaalfunctie of controle van een bouwwerf is het noodzakelijk om fysiek aanwezig te zijn. Dat geldt ook voor onderhoudspersoneel, nieuwe medewerkers, loketpersoneel… Actiepunten: • Zorg ervoor dat de medewerker thuis een computer, netwerkverbinding en modem kan installeren op kosten van de werkgever. • Maak duidelijke afspraken over de resultaten die de medewerker tijdens het thuiswerk moet be halen. • Maak duidelijke afspraken over de bereikbaarheid van de medewerker. • Spreek vaste momenten af waarop de medewerker op kantoor aanwezig moet zijn. • Om de betrokkenheid met de werkplek te behouden, wordt telewerk beperkt tot maximaal twee dagen per week.

13

ËFiche 3

Deeltijdswerken | Continuïteit van de dienstverlening

Voorbeeld : Petra werkt halftijds en kiest voor vaste werkdagen op maandag, dinsdag en woensdagvoormiddag. Luc werkt drie korte dagen per week op woensdag, donderdag en vrijdag. Als eenmaal duidelijk is welk werkregime de medewerker kiest, kan dat in de werkorganisatie ingepast worden.

Fiche 3: continuïteit van de dienstverlening Aandachtspunt : beschikbaarheid en bereikbaarheid van deeltijders

Een medewerker die deeltijds werkt is niet altijd aanwezig tijdens de werkuren. Daardoor is de medewerker minder beschikbaar en bereikbaar dan collega’s die voltijds werken. Op woensdag- en vrijdagnamiddag zijn sommige diensten onderbezet omdat de meerderheid van de deeltijders dan hun vrije dag opneemt. Wanneer er op een dienst al veel mensen deeltijds werken, wordt deeltijdwerk soms geweigerd. Dat kan leiden tot onenigheid tussen medewerkers die wel en die niet deeltijds mogen werken.

Actiemogelijkheden voor de leidinggevende Voorbeeld : Heel wat deeltijders klagen over regelmatige overuren voor werkvergaderingen, opleiding… Van hen wordt vaak automatisch verwacht dat zij toch niet werken tijdens hun vrije uren en gemakkelijk een uitzondering kunnen maken om toch aanwezig te zijn. Natuurlijk is een flexibele medewerker bereid om af en toe een uitzondering te maken maar dat moet eerder zelden voorkomen. U kunt afspreken dat bijvoorbeeld bij ziekte van een collega, bij het halen van een belangrijke deadline of bij drukke periodes op de dienst, de medewerker afwijkt van de gemaakte uurregeling.

U kunt met uw team afspreken om elke eerste maandag van de maand te vergaderen over het werk, om resultaten te bespreken, afspraken te maken, nieuwe opdrachten te bespreken of informatie uit te wisselen. Als iedereen al een half jaar op voorhand weet welke vergaderdata vaststaan, kan het resterende werk daarrond gepland worden.

14

Tip 1: maak een vast werkrooster Spreek met de deeltijdse medewerker een vast werkrooster af zodat elk teamlid weet wanneer de deeltijder aan- of afwezig is. Wanneer daarin een duidelijk systeem zit, vergemakkelijkt dat de taakverdeling, de werkplanning en de onderlinge communicatiedoorstroming. Tip 2: maak een weekoverzicht met de aan- en afwezigheden van alle medewerkers Maak een duidelijk weekoverzicht met de geplande aan- en afwezigheden van elk teamlid. Zo hebt u een duidelijk beeld van wie wanneer aanwezig is. Op die manier weten de medewerkers wanneer zij hun deeltijdse collega kunnen verwachten en kunnen zij ook klanten correct doorverwijzen. Dat weekoverzicht is ook handig voor de afwezigheden van voltijdse medewerkers die een vakantiedag opnemen, opleiding volgen of extern vergaderen. Tip 3: maak afspraken over uitzonderingen Voorkom systematisch overwerk bij deeltijdwerk. Spreek met de deeltijders af in welke omstandigheden zij eventueel willen of kunnen afwijken van het vaste werkrooster. In welke uitzonderlijke situaties is de medewerker toch telefonisch of per e-mail te bereiken? Afwijkingen zijn enkel uitzonderlijk. Het team moet akkoord gaan wanneer van een uitzondering sprake is. Tip 4: leg verplichte momenten van aanwezigheid vast Spreek met het team af op welke vaste tijdstippen iedereen verplicht aanwezig moet zijn. Het gaat dan om momenten die voor het hele team belangrijk zijn. Tip 5: zoek naar een evenwicht tussen de noden van de dienst en het personeel Op woensdag- en vrijdagnamiddag zijn sommige diensten onderbezet. Dat kan de continue dienst-

ËFiche 3 verlening bemoeilijken. Daarom zal de leidinggevende het uurrooster in overleg met de medewerkers vastleggen. Actiepunten : • Organiseer een overlegvergadering met alle deeltijders over de praktische organisatie van deeltijdwerk. • Leg de verschillende vragen en behoeften van de deeltijders naast elkaar. • Streef naar een eerlijk uurrooster voor elke deeltijder en voltijder. • Indien meerdere deeltijders: organiseer een beurtrol waarbij elke deeltijder om de beurt aanwezig is op dagen dat de afdeling onderbezet is. • Zoek naar een evenwicht tussen de noden van deeltijders, voltijders en de belangen van de klant. Tip 6: organiseer een beurtrolsysteem om de continuïteit te garanderen Organiseer regelmatig een overleg over de taakverdeling met het hele team. Leg de verschillende taken en uurroosters naast elkaar en ga na of de dienstverlening permanent gevrijwaard is. Indien er op bepaalde tijdstippen te weinig personeel aanwezig is, spreekt u een beurtrolsysteem af op basis van solidariteit en wederkerigheid. Tip 7: hou rekening met de wensen en behoeften van élke medewerker Om ervoor te zorgen dat deeltijdwerk niet alleen als een ‘vrouwenprobleem’ ervaren wordt, kunt u het best ook rekening houden met de verlofwensen en de behoeften van mannelijke en vrouwelijke medewerkers, jongeren en oudere personeelsleden, hoog of laag opgeleide medewerkers. Tip 8: zoek naar alternatieven voor deeltijdwerk Soms wil de medewerker niet zozeer minder uren werken, maar zoekt men naar een werkrooster dat beter aansluit bij activiteiten of taken buiten het werk. Bespreek met de medewerker verschillende werkpatronen, die binnen het personeelsstatuut toegestaan zijn. Ook telewerk kan een oplossing zijn. Tip 9: stimuleer de samenwerking tussen voltijders en deeltijders Laat een voltijdse en deeltijdse medewerker met een gelijkaardige functie in een tandem samenwerken. Bij afwezigheid van de deeltijder kan de voltijder als aanspreekpunt dienst doen, informatieboodschappen aannemen en later doorgeven aan de afwezige.

Deeltijdswerken | Continuïteit van de dienstverlening

Voorbeeld: Als iedere deeltijder op woensdagnamiddag vrij wil nemen maar de dienst hierdoor onderbevolkt raakt, kunt u afspreken dat ieder om de beurt de dienst waarneemt. Hierdoor voorkomt u dat steeds dezelfde medewerkers opdraaien voor hun collega’s. Ieder heeft voordeel bij deze afspraak maar is ook verplicht om rekening te houden met de andere teamleden.

Voorbeeld : Mensen met schoolgaande kinderen nemen het liefst hun vakantie of vrije tijd tijdens de examenperiode of schoolvakanties. Maar jonge of oudere medewerkers zonder kinderzorg hebben ook recht op een vrije keuze. Zorg ervoor dat u niet systematisch één groep aandacht geeft, maar dat u op de hoogte bent van ieders wensen.

Voorbeeld : Door telewerk via de computer thuis kan Natalie tot twee uur reistijd per dag uitsparen. Zij is moeder van drie kinderen en kan hierdoor haar kinderen zelf naar school brengen en afhalen, terwijl ze evenveel werkuren doet.

Tip 10: organiseer deeltijdwerk voor oudere medewerkers dankzij medewerkers met toekomstpotentieel Laat een nieuwe en een ervaren medewerker samenwerken. Oudere medewerkers die kiezen voor deeltijdwerk als overgang naar hun pensioen kunnen een aantal taken delegeren aan een jongere collega die zich op die manier inwerkt in de huidige of een toekomstige job.

15

ËFiche 4

Deeltijdswerken | Communicatie

Fiche 4: communicatie Voorbeeld : Senior-leidinggevenden delegeren aan competente en gemotiveerde medewerkers om hen op die manier voor te bereiden op een toekomstige leidinggevende functie.

Aandachtspunt : de doorstroming van informatie van en naar deeltijders

Voorbeeld : Isabelle werkt deeltijds. Af en toe moet ze toch op haar vrije dag gaan werken voor een onverwachtse vergadering. Soms wordt ze niet verwittigd van vergaderingen en krijgt ze later op haar kop omdat ze niet op de hoogte was van gemaakte afspraken. Isabelle heeft dit probleem bij de leidinggevende aangekaart. Sinds hij vaste vergadermomenten vastlegde, weet iedereen welke vergaderdata vaststaan en zijn er minder afwezigheden of misverstanden omtrent de vergadermomenten.

Actiemogelijkheden voor de leidinggevende

Voorbeeld : Bij afwezigheid kunt u zorgen voor een schriftelijk bericht in het postvakje van de afwezige. Met medewerkers, die omwille van hun job regelmatig afwezig zijn, kunt u afspreken dat ze zelf naar het kantoor bellen om te informeren naar belangrijke ontwikkelingen of berichten. Dat gebeurt enkel uitzonderlijk, in onderling overleg en enkel voor functies met langere afwezigheden. Medewerkers die gedurende langere tijd hun loopbaan onderbreken, worden dan weer graag op de hoogte gehouden via een nieuwsbrief of deelname aan een personeelsfeest.

16

Goede informatiedoorstroming is belangrijk. Door de lagere interne bereikbaarheid van deeltijders is het soms moeilijk om iedereen bij elkaar te krijgen op hetzelfde tijdstip. Als het postvakje of de mailbox niet elke dag worden nagekeken, kan vertraging in het communicatieproces ontstaan.Tenslotte is het ook voor het cliënteel vervelend als de verantwoordelijke medewerker niet onmiddellijk te spreken is. Wanneer niet alle medewerkers elke dag op post zijn, zullen de teamleden creatief gebruik moeten maken van de verschillende beschikbare communicatiekanalen.

Tip 1: organiseer vaste overlegmomenten met verplichte aanwezigheid De leidinggevende zorgt voor vaste tijdstippen waarop alle teamleden aanwezig zijn. Actiepunten: • Organiseer gemeenschappelijke overlegmomenten op vaste tijdstippen als u informatie wilt over brengen aan het hele team. • Spreek met de medewerkers af dat ze op die momenten aanwezig moeten zijn op de dienst. • Maak ook een verslag van de vergadering en bezorg het zo snel mogelijk aan iedereen zodat elk teamlid op de hoogte is. Tip 2: maak afspraken over snelle informatiedoorstroming Om vertraging in de doorstroming van informatie te voorkomen zijn concrete afspraken nodig. Actiepunten: • Maak met de deeltijders afspraken: wanneer is er contact, hoe en met wie? • Ga na welk communicatiekanaal het meest geschikt is om contact te houden met de medewerker. • Waak erover om de medewerker slechts uitzonderlijk buiten het werk te storen. • Vraag toestemming om inkomende e-mailberichten in te kijken bij lange afwezigheid. Tip 3: maak duidelijke afspraken over de communicatie met klanten Voorkom dat klanten door deeltijdwerk niet op de afdeling terechtkunnen. U kunt dat verhelpen op verschillende manieren:

ËFiche 5

Deeltijdswerken | De organisatiecultuur

Actiepunten: • Op het briefpapier vermeldt u steeds de naam en functie van de verantwoordelijke medewerker. U kunt ook expliciet vermelden op welke uren de persoon bereikbaar is. • Wanneer klanten onverwachts beroep doen op de dienst terwijl de medewerker afwezig is, kunt u een collega vragen om de klant verder te helpen of een boodschap door te geven aan de deeltijder.

Fiche 5: de organisatiecultuur Aandachtspunt : worden deeltijders voor ‘vol’ aanzien?

Deeltijdse medewerkers kunnen soms op minder waardering rekenen dan hun voltijdse collega’s. Hun betrokkenheid op het werk wordt in vraag gesteld door collega’s en chefs. Een deeltijder heeft minder kans om een leidinggevende of sleutelpositie uit te oefenen. Soms krijgen mensen minder interessante of belangrijke werkinhouden. Andere deeltijders ervaren de druk om het vroegere voltijdse werkvolume te blijven dragen, ook al is men minder uren op de dienst. Een voltijdse medewerker is nog steeds de norm. Van de personeelsleden wordt verwacht dat ze altijd beschikbaar en bereikbaar zijn voor het werk. In deze cultuur is het zoeken naar oplossingen voor een vlotte organisatie van deeltijdwerk niet vanzelfsprekend.

Voorbeeld : Monique en Rudy hebben een goede oplossing als ze afwezig zijn. Monique is de spreekbuis bij afwezigheid van Rudy en hij vangt de telefoons, de post en de bezoekers op tijdens Monique haar vrije dag. Het is een kleine moeite om dat voor elkaar te doen. Zo helpt de ene collega de andere en krijgen ze minder klachten van ontevreden klanten.

(Bron: Plaats voor de nieuwe werknemer? Rapportage van een onderzoeksproject via focusgroepen naar waardering en de nieuwe werknemer binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap-2000)

Actiemogelijkheden voor de leidinggevende Tip 1: draag bij tot een mentaliteitswijziging naar een open organisatiecultuur Actiepunten: • Geef het goede voorbeeld door zelf werk te maken van een vlotte samenwerking tussen deeltijders en voltijders. • Wijs op het belang van een goede praktische organisatie van deeltijdwerk. • Stuur in de directieraad aan op de ontwikkeling van een transparant beleid omtrent deeltijdwerk. • Stem voltijders en deeltijders op elkaar af door een open communicatiestijl: bespreek openlijk de bezwaren, praktische problemen en alternatieven met het hele team. • Wijs de medewerkers op hun rechten omtrent deeltijdwerk én hun plichten inzake het goed functioneren van de afdeling. 17

Deeltijdswerken | Communicatie

ËFiche 5 • Wijs erop dat alle teamleden samen verantwoordelijkheid dragen voor de goede werking van de dienst: een flexibel uurrooster vraagt om onderlinge betrokkenheid en wederkerigheid. tip 2: Geef leiding op een mensgerichte en coachende wijze In een open organisatiecultuur is de stijl van leidinggeven mensgericht en coachend. Actiepunten: • Maak tijd voor de mens achter de werknemer en bekijk uw medewerkers in hun totaliteit. • Geef aandacht aan gunstige arbeidsvoorwaarden en –omstandigheden. Tevreden medewerkers functioneren meestal beter. • Motiveer en begeleid uw medewerkers bij de taakuitvoering. Tip 3: maak vooroordelen bespreekbaar Als lijnmanager geeft u het voorbeeld in het bewaken van een aangename groepssfeer. Daarom moet u soms corrigerend optreden tegen vooroordelen over deeltijdwerk. Actiepunten: • Organiseer een open discussie op het teamoverleg over de ergernissen, misverstanden en stereotypen over deeltijdwerk in uw team. • Deel de arbeidsresultaten duidelijk mee aan het team en benadruk de individuele bijdrage van elk teamlid. Zo wordt het beeld van deeltijders als profiteurs rechtgezet. • Wijs erop dat deeltijders minder uren werken maar hiervoor ook minder betaald worden. Door gaans doen zij naast hun job ook nog onbetaald werk. Bovendien zijn deeltijders meestal even productief of zelfs productiever tijdens de werkuren. • Verruim uw blik en zie deeltijdwerk niet als een ‘vrouwenprobleem’. Deeltijdwerk kan door elke medewerker, ook mannen en oudere werknemers, aangevraagd worden. Het is ook de verantwoordelijkheid van mannen om te komen tot een evenwichtige taakverdeling.

18

ËFiche 6 Fiche 6: deeltijds leidinggeven Aandachtspunt : deeltijdwerk ook voor de leidinggevende?

Naarmate het niveau en de opleidingsgraad van de medewerker stijgt, daalt het aantal deeltijders zowel bij vrouwen als bij mannen. Bij de Vlaamse overheid werkt slechts 8,5% van niveau A deeltijds, terwijl gemiddeld 22% van de werknemers op de andere niveaus in deeltijd werkt. Uit een bevraging van de dienst Emancipatiezaken blijkt echter dat er een groeiende interesse is voor deeltijds leidinggeven bij de betrokkenen. Duobanen in leidinggevende functies of leidinggeven in een 4/5de job kunnen de evenredige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen in het middenen topkader bevorderen. De kwaliteit van het leidinggeven is ermee gebaat als zowel mannelijke als vrouwelijke waarden, stijlen en werkwijzen aan bod kunnen komen.

Actiemogelijkheden voor de leidinggevende

Mits de nodige praktische organisatie wordt deeltijdwerk ook voor leidinggevenden een haalbare kaart. Actiepunten: • Breng de gevolgen voor uzelf, uw medewerkers, uw leidinggevenden en eventuele anderen in kaart door te beginnen met een goede analyse van je startsituatie. • Zorg dat u voldoende zicht krijgt op je huidige takenpakket en tijdsbesteding. • Zoek uit op welke punten je tijd kunt besparen en op welke wijze u dat wilt realiseren. • Voer een gesprek met uw eigen chef over de mogelijkheden en de praktische organisatie van deeltijdwerk op leidinggevend niveau • Bespreek de gevolgen met alle betrokkenen, stem af en overleg zodat de wijzigingen voor hen haalbaar en aanvaardbaar zijn • Maak concrete afspraken met het personeel over aanwezigheid, taakverdeling, communicatie, planning en coördinatie • Maak gebruik van de tips in deze brochure. Dezelfde aandachtspunten als taakverdeling, vervanging, communicatie, permanentie… zijn van toepassing op uw situatie als leidinggevende

Deeltijdswerken | Deeltijds leidinggeven

proefproject Leidinggeven in deeltijd De dienst Emancipatiezaken van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap organiseerde een proefproject ‘Leidinggeven in deeltijd’ waardoor afdelingshoofden of leidinggevenden met diensthoofdtoelage, de statutaire mogelijkheid kregen om aan 80% of 90% te werken. De meerderheid van de (oudere) lijnmanagers zegt nooit deeltijds te zullen werken. Zij wijzen op de hoge werkdruk, vrezen dat het deeltijds werken hun positie verzwakt en stellen dat men toch minstens 100% werkt maar dan voor minder loon. Ook de heersende vergadercultuur, de huidige personeels(onder)bezetting en de competenties van de medewerkers kunnen een belemmering vormen. Een kleine groep van potentiële deeltijders is echter wel geïnteresseerd in deeltijdwerk. Het gaat om jonge vrouwelijke én mannelijke lijnmanagers. Vooral voor personeelsleden die reeds deeltijds werken, lijkt deeltijds leidinggeven een hulp om de stap te zetten naar een leidinggevende job. Het versterkt vooral de doorgroei naar de lagere leidinggevende functies. Het proefproject ‘Leidinggeven in deeltijd’ leidde tot een aantal aanbevelingen om deeltijds werken op leidinggevend niveau te vergemakkelijken: • een financiële vergoeding voorzien voor de medewerker die extra taken van de deeltijds leidinggevende overneemt • een meer efficiënte en effectieve vergadercultuur met respect voor de combinatie van werk en privé • het takenpakket effectief aanpassen overeenkomstig de deeltijdse formule • de leidinggevende coachen in de competenties ‘delegeren’, ‘open feedbackhouding’ en ‘leren nee zeggen’ • zorgen voor een flexibele bereikbaarheid in uiterst dringende omstandigheden • sensibiliseren tot een open houding tegenover leidinggeven in deeltijd door goede praktijkvoorbeelden • vermijden van discriminatie bij de selectie van toekomstige leidinggevenden die deeltijds willen (blijven) werken (Bron: Evaluatierapport Leidinggeven in deeltijd in de Vlaamse overheid)

19

Colofon: Deze brochure kwam tot stand door de werkgroep Deeltijdwerk. Emancipatieambtenaren van vier Vlaamse openbare instellingen (Jessy Van Dousselaer - VIZO, Gerda Vaes - DIGO, Anne-Marie Vriends - VDAB en Nadia De Clercq - VMW) richtten samen met de dienst Emancipatiezaken van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de vormingsorganisatie Impuls een werkgroep op om praktische oplossingen uit te werken voor een vlotte organisatie van deeltijdwerk. Ann Theys, stafmedewerker en genderspecialist van de vormingsorganisatie Impuls,verwerkte de tips in een praktische handleiding. Voor meer informatie: - Voor informatie betreffende regelgeving omtrent deeltijds werken kan u contact opnemen met de afdeling Statutaire Aangelegenheden van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (02/553 50 20 // Boudewijnlaan 30 – 1000 Brussel) - cijfergegevens met betrekking tot deeltijdwerk binnen de Vlaamse overheid zijn te vinden op http://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/ beleidsrapport02/info/index.htm - wwww.emancipatiezaken.be Het bereiken van een evenredige vertegenwoordiging en het voeren van een optimaal beleid voor deeltijds werken gaat niet steeds vanzelf. Hebt u na het lezen van deze brochure nog vragen of opmerkingen ? Hebt u behoefte aan advies en ondersteuning ? Aarzel niet om contact op te nemen met de dienst Emancipatiezaken : Dienst Emancipatiezaken Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Tel : 02 - 553 50 79 Fax : 02 - 553 50 53 E-mail : [email protected]

20

Verantwoordelijke uitgever: San Eyckmans, Opdrachthouder dienst Emancipatiezaken Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Wettelijk Depot: D/2004/3241/078 Coordinator: Hans De Smedt Grafische Vormgeving: Basisontwerp Blue Print Afdeling Communicatie en Ontvangst, Ingrid Van Rintel Druk: Drukkerij Beukeleirs Uitgave: Maart 2004