Deelnemingsvoorwaarden Experiencehouders Kidsfestatie 2015 1 INSCHRIJVING 1.1 Door middel van een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier, gestuurd of overhandigd aan Kidsfestatie (hierna te noemen ‘de Organisatie’), verklaart een deelnemende Experiencehouder (hierna te noemen ‘Experiencehouder’) aan Kidsfestatie 2015 (hierna te noemen ‘Event’) zich akkoord met deze Deelnemingsvoorwaarden Experiencehouders en met alle huur- en verzekeringsvoorwaarden die gelden voor de Organisatie. 1.2 Experiencehouder verklaart dat de door hem ondertekende inschrijving is gedaan door een bij de Kamer van Koophandel geregistreerde tekenbevoegde medewerker van zijn organisatie en kan zich in een later stadium in geen enkel geval beroepen op de grond dat de ondertekenaar niet tekenbevoegd zou zijn. 1.3 Aan de inschrijving kan Experiencehouder geen recht ontlenen op automatische vaststelling van de door hem gewenste standbouw, standruimte, standplaats, open podium of workshops. De Organisatie kan in bijzondere gevallen een inschrijving niet in behandeling nemen, wijzigen of teniet doen, zonder dat Experiencehouder aanspraak kan maken op schadevergoeding. 1.4 Het onderverhuren of overdragen van standruimte, standbouw, open podium of workshops door Experiencehouder aan derden is niet toegestaan, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie. 1.5 Indien Experiencehouder na inschrijving voor het Event wordt overgenomen door een derde partij, hetzij via fusie, aandelentransactie, activa/passiva-transactie of welke andere vorm van overname dan ook, blijft het met de Organisatie gesloten contract onverminderd van kracht, tenzij de Organisatie niet instemt met de overdracht.
2 ANNULERING 2.1 De Organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde, wegens bijzondere omstandig-heden (zoals overmacht), de data of locatie voor het Event te wijzigen, of het Event geen doorgang te laten vinden, zonder dat Experiencehouder aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. 2.2 In geval van een nationale ramp, nationale rouw of overmacht vindt geen restitutie van reeds gedane betalingen plaats. Hiervoor kan Experiencehouder voor eigen rekening en risico een verzekering afsluiten. 2.3 Gaat het Event niet door om andere redenen dan genoemd in artikel 2.2, dan zullen de door Experiencehouder gedane betalingen inzake het Event worden gerestitueerd, met uitzondering van het inschrijfgeld. 2.4 Experiencehouder kan niet eenzijdig zijn inschrijving wijzigen dan wel intrekken, tenzij hij zijn inschrijving schriftelijk en aangetekend annuleert. In dat geval is Experiencehouder, uitgezonderd in situaties als omschreven in artikel 2.5, aan de Organisatie verschuldigd: • tot 1 april 2015: 25% van de totale huursom; • tussen 1 april en 1 mei 2015: 50% van de totale huursom; • na 1 mei 2015: 100% van de totale huursom. 2.5 In geval van een meerjarige overeenkomst is artikel 2.4 niet van toepassing en blijft Experiencehouder bij tussentijdse opzegging dan wel annulering gehouden aan zijn volledige betalingsplicht voor de gehele periode van de overeenkomst, conform de algemene leveringsvoorwaarden van de Organisatie.
3 BETALINGSTERMIJN EN -CONDITIES 3.1 Experiencehouder is verplicht de hem in rekening gebrachte bedragen binnen 14 dagen na dagtekening van de factuur van de Organisatie bewijsbaar te voldoen. 3.2 Indien Experiencehouder zich inschrijft vóór 15 februari 2015 en tevens voor die datum een factuur ontvangt van de organisatie, heeft Experiencehouder het recht op: • een betalingskorting van 2,5% van de kale standhuur indien Experiencehouder het totale verschuldigde bedrag binnen 14 dagen op rekening van de Organisatie bewijsbaar heeft voldaan. Experiencehouder ontvangt binnen 14 dagen na betaling een restitutie ter hoogte van de betalingskorting. • gespreide betaling indien Experiencehouder uiterlijk binnen een week na dagtekening van de factuur bij de Organisatie schriftelijk om gespreide betaling verzoekt. Indien de Organisatie hier schriftelijk mee instemt, verplicht Experiencehouder zich 50% van het gefactureerde bedrag uiterlijk 1 april 2015 en de andere 50% van het bedrag uiterlijk 1 juni 2015 bewijsbaar op rekening van de Organisatie te voldoen. 3.3 Indien Experiencehouder zich inschrijft tussen 1 april en 18 juli 2015, kan de Experiencehouder binnen een week na dagtekening van de factuur een schriftelijk verzoek bij de Organisatie indienen tot gespreide betaling. Indien de Organisatie hier schriftelijk mee instemt, is Experiencehouder gehouden tot: • betaling van een vaste opslag van 2,5% van het totale factuurbedrag met een minimum van € 250 per factuur. • betaling in vier gelijke termijnen met gelijke tussenpozen, waarbij de eerste termijn uiterlijk twee weken na reservering en de laatste termijn uiterlijk een week voor aanvang van het Event op rekening van de Organisatie bewijsbaar is voldaan. 3.4 Indien Experiencehouder zich inschrijft na 18 juli 2015 is hij verplicht de hem in rekening gebrachte bedragen bewijsbaar te hebben voldaan uiterlijk zeven dagen voor aanvang van het Event. Gespreide betaling is niet mogelijk. 3.5 Indien Experiencehouder niet, niet volledig of niet op tijd aan zijn financiële verplichtingen voldoet, heeft de Organisatie het recht over te gaan tot het niet toekennen van standruimte, een reeds verleende toekenning in te trekken, dan wel geen standruimte ter beschikking te stellen, onverminderd de aanspraak van de Organisatie op volledige vergoeding van de totale huursom, vermeerderd met een vaste opslag van 5% van het totale factuurbedrag met een minimum van € 500 per factuur. 3.6 De Organisatie is gerechtigd de invordering van de door Experiencehouder verschuldigde bedragen, inclusief de onder 3.3 en 3.5 genoemden opslagen, uit handen te geven, waarbij alle kosten, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke, ten laste komen van Experiencehouder, vermeerderd met de alsdan geldende wettelijke plus ECB-rente, gerekend vanaf de eerste vervaldag van de verschuldigde bedragen. 3.7 Voor Experiencehouders niet gevestigd in Nederland geldt een afwijkende betalings-regeling. Alle kosten dienen binnen 10 werkdagen na inschrijving te zijn voldaan.
4 AANSPRAKELIJKHEID 4.1 Experiencehouder is aansprakelijk voor alle schade, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, zijn personeel dan wel door zijn inzendingen, op welke wijze ook, aan goederen van en/of personen werkzaam bij of in opdracht van de Organisatie wordt veroorzaakt tijdens het Event. Experiencehouder vrijwaart de Organisatie voor alle aanspraken die anderen ter zake zouden kunnen doen gelden. 4.2 De Organisatie is niet aansprakelijk jegens Experiencehouder voor enige schade die Experiencehouder ondervindt tijdens het Event, zijnde de periode van opbouw, de Eventdagen en de periode van afbouw, bijvoorbeeld door:
• vermissing van of schade aan goederen van Experiencehouder die zich bevinden in de beurshal of rond de omliggende en bijbehorende terreinen; • niet, niet juist of niet tijdig functioneren van enige (bouw) technische installatie, geleverd door derden na bemiddeling van de Organisatie ten behoeve van Experiencehouder; • niet, niet juist of niet tijdig leveren van diensten door derden na bemiddeling van de Organisatie ten behoeve van Experiencehouder; • elke andere vorm van schade die voor Experiencehouder tijdens het Event mocht ontstaan.
5 KWALITEITSEISEN STANDBOUW 5.1 Het Event kent twee soorten standbouw, te weten: uniforme (standaard) standbouw – uitsluitend via de Organisatie te bestellen – en eigen standbouw door of vanwege Experiencehouder. 5.2 Voor alle genoemde soorten bouw gelden eisen aan de bouw- en inrichtingshoogte inclusief standmaterialen. Voor Experiencehouders met een wand- kop- of eilandstand bedraagt de maximum toegestane hoogte 1,00 meter voor wanden. Deze hoogtenormen kunnen alleen worden overschreden na schriftelijk toestemming van de Organisatie. Het is niet toegestaan om met een verhoogde vloer te werken. 5.3 Experiencehouder is gehouden voor eigen rekening en risico zorg te dragen voor de vuilafvoer van standbouwmaterialen. Indien Experiencehouder zijn afval niet of niet deugdelijk heeft afgevoerd, is de Organisatie gerechtigd de kosten hiervan te verhalen op Experiencehouder. 5.4 Voor Experiencehouders die gebruikmaken van uniforme (standaard) standbouw gelden de volgende, aanvullende kwaliteitsnormen en eisen: • Indien Experiencehouder gebruik wenst te maken van trussen en of tuien afwijkend van de (standaard) standbouw, dient men dit schriftelijk middels een tekening met een totale impressie incl. hoogtes aan te vragen bij de organisatie. • Aan of in de wanden en vloeren van de uniforme stand mogen geen spijkers of schroeven worden aangebracht, noch gaten worden geboord, noch voorziening worden verricht die deze (kunnen) beschadigen. • Het gebruik van dubbelzijdige tape op de wanden is niet toegestaan, tenzij deze verstrekt is door de standbouwer. • Experiencehouder is volledig aansprakelijk voor de (kosten van) herstellingen van de door zijn (of zijn medewerkers) toedoen ontstane beschadigingen of vervuiling van vloeren, wanden, muren, kolommen en enig ander meubilair of inventaris. 5.5 Voor Experiencehouders die gebruikmaken van eigen standbouw gelden de volgende, aanvullende kwaliteitsnormen en eisen: • Standbouw mag uitsluitend van professionele kwaliteit, betrokken van een erkend standbouwer zijn, zulks ter beoordeling van de Organisatie. • Het is zonder voorafgaande toestemming van de Organisatie niet toegestaan de aan gangpaden grenzende wanden van de eigen standbouw voor bezoekers af te sluiten. • Experiencehouder verplicht zich de eventuele directe grens van de gehuurde ruimte met buurstands af te bakenen met een zelf te bouwen scheidingswand (geen opzetwand) van exact 1,00 meter hoogte over de volle breedte van de grens.
• Experiencehouder verplicht zich de bouwtekening voorzien van een totale impressie (incl. trussen en tuien) van de eigen standbouw uiterlijk 3 weken voorafgaand aan het Event ter goedkeuring aan de Organisatie voor te leggen. Na goedkeuring ontvangt Experiencehouder hier een bevestiging van, deze dient men tijdens de opbouw op verzoek te kunnen overleggen aan de organisatie. • In geval van bijzondere bouwwijzen als etagebouw, is ook toestemming nodig van de haleigenaar en de gemeente waar het Event plaatsvindt. Ten aanzien van etagebouw is Experiencehouder extra standhuur verschuldigd van het aantal vierkante meter etage vermenigvuldigd met 50% van de gelden de vierkante meterprijs. • Experiencehouder verplicht voor eigen rekening en risico voor 15 juli 2015 rechtstreeks bij Jaarbeurs de aanleg en levering van elektra ten behoeve van zijn eigen stand te bestellen. • Experiencehouder verplicht zich zijn stand te voorzien van een op afstand goed leesbare organisatie en/of merknaam en standnummer, zodat de stand duidelijk herkenbaar is voor de bezoeker. • Experiencehouder is volledig aansprakelijk voor de (kosten van) herstellingen van de door zijn (of zijn medewerkers) toedoen ontstane beschadigingen of vervuiling van vloeren, wanden, muren, kolommen en enig ander meubilair of inventaris. • Voldoet Experiencehouder niet aan de in dit artikel gestelde eisen, dan is de Organisatie gerechtigd voor rekening en risico van Experiencehouder door de huisstandbouwer van de Organisatie een uniforme stand te laten neerzetten, zodanig dat de experienceruimte van Experiencehouder alsnog aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet.
6 GEDRAGSNORMEN 6.1 Experiencehouder en allen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, zoals zijn standpersoneel en leveranciers, is verplicht zich te allen tijde te houden aan de gedragsinstructies van de Organisatie tijdens het Event. 6.2 Experiencehouder en allen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, is verplicht zich te houden aan de bouw-, installatie- en inrichtingsaanwijzingen en accommodatieregels die gesteld zijn door de Organisatie, de gemeente, de brandweer, de milieudienst, het energiebedrijf of de haleigenaar. 6.3 Gezien het karakter en doel van het event is de Experiancehouder gehouden om zijn producten en/of diensten kosteloos ter beschikking te stellen gedurende het event aan de bezoeker. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 6.4 Het is Experiencehouder, behoudens vooraf verkregen schriftelijke toestemming van de Organisatie, niet toegestaan om: • Om tijdens het event fysieke verkoop van producten en/of diensten te laten plaatsvinden. • In of buiten de eigen experienceruimte op enigerlei wijze geluidshinder of anderszins overlast te veroorzaken, zulks ter beoordeling van de Organisatie. • In en op gangpaden, terrassen, entree-gebieden en andere openbare delen van de beurshal, alsmede in een straal van een kilometer buiten de beurshal, folders of enig ander promotiemateriaal uit te delen, neer te leggen, op te hangen, uit te zenden of neer te zetten. • De stand op te bouwen en in te richten, dan wel af te breken en te ontruimen buiten de door de organisatie vastgestelde tijden. Niet tijdig ontruimde of afgebroken stands of achtergelaten standmaterialen, worden op de afbouwdag vanaf 22.00 uur voor rekening en risico van Experiencehouder uit de hal verwijderd en vernietigd.
• Met een voertuig de beurshal te betreden ten behoeve van laden en lossen zonder voorafgaande toestemming van de Organisatie en de haleigenaar. • Zelf meegenomen dranken en spijzen te nuttigen dan wel uit te reiken op of vanuit de stand, tenzij deze betrokken zijn via de cateringafdeling van de haleigenaar conform de cateringvoorwaarden. Verstrekkingen aan anderen dan het eigen standpersoneel is alleen toegestaan na verkregen oestemming van de Organisatie. 7 SLOTBEPALINGEN 7.1 De Organisatie is te allen tijde bevoegd, zonder opgaaf van redenen en zonder dat de Organisatie hiervoor aansprakelijk kan worden gesteld, eerder verleende toestemmingen aan Experiencehouder in te trekken dan wel te wijzigen. 7.2 In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, gelden de algemene leveringsvoorwaarden van Kidsfestatie , zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Haaglanden en zoals vermeld op www.kidsfestatie.nl. Bij twijfel beslist de Organisatie. 7.3 De Organisatie heeft, zonder daartoe tot enige schadevergoeding verplicht te zijn, het recht, goederen, uitingen en diensten van Experiencehouder die zij niet toelaatbaar acht, te weigeren, respectievelijk terstond van het Event te doen verwijderen. 7.4 De Organisatie heeft het recht om tegen Experiencehouder die handelt in strijd met bepalingen uit deze voorwaarden, of die door of namens de Organisatie verstrekte aanwijzingen niet opvolgt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst van één of meer van de volgende maatregelen te nemen met onmiddellijke ingang de betrokkenen de toegang tot de beurshal te weigeren, zijn stand te doen sluiten en/of te ontruimen, zijn workshop(s) af te gelasten en/of te onderbreken of de tentoongestelde goederen alsmede al hetgeen is opgebouwd en aangebracht onder zich te houden, zonder dat Experiencehouder recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade.
