DEELNEMINGSVOORWAARDEN WERELDEXPO

DEELNEMINGSVOORWAARDEN WERELDEXPO 2009

De bepalingen waaronder aan de “WereldEXPO 2009” (hierna te noemen: de expositie) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze deelnemingsvoorwaarden.

LET OP Er zal strenge controle zijn op de toegang. Vooraf ontvangt u een toegangsbewijs. Zonder een geldig bewijs wordt u niet op het terrein toegelaten! Zorg dus dat uw medewerkers in het bezit zijn van dit bewijs.

1 ALGEMEEN

Afbouw: Maandag 1 juni: vanaf 14.00 uur. Er kan pas begonnen worden met laden, als het als hoofd verkeerszaken het terrein vrijgeeft. Eerder is uw vervoermiddel niet toegestaan op het terrein. Houd er dus rekening mee dat het laat kan worden. Op dit moment is nog niet bekend of u uw stand op dinsdag 2 juni kunt afbouwen. Wij zullen u informeren, als afbouw op dinsdag mogelijk is. Wij verzoeken u bovengenoemde op- en afbouwtijden te respecteren. Vorig jaar hielpen exposanten bij het demonteren van de achterwanden.

ORGANISATIE

De expositie wordt georganiseerd door de Evangelische Zendingsalliantie (hierna te noemen de organisator). Het correspondentieadres is: Evangelische Zendingsalliantie Eendrachtstraat 29a, 3784 KA Terschuur. Telefoon 0342-462198 PLAATS

De expositie wordt gehouden tijdens de pinksterconferentie in de zendingstent op het evenemententerrein van: Walibi World. Spijkweg 30 8256 RJ Biddinghuizen. EXPOSITIEPERIODE

Vrijdag 29 mei tot en met maandag 1juni.

We hebben dat enorm gewaardeerd! PROGRAMMATIJDEN

Rondom de expositie zal een zendingsprogramma plaatsvinden. Het thema sluit dit jaar aan op het Thema van St. Opwekking: Gerechtigheid, vrede en vreugde door de heilige geest. Over de inhoud van dit programma worden de exposanten voorafgaand aan de expositie geïnformeerd.

OPENINGSTIJDEN VOOR BEZOEK:

Vrijdag 29 mei: Zaterdag 30 mei: Zondag 31 mei: Maandag 1juni :

17.00 - 19.30 uur. 10.30 - 19.30 uur. 10.30 - 19.30 uur. 10.30 - 14.00 uur.

OP- EN AFBOUWPERIODE:

Opbouw: Donderdag 28 mei: u mag uw standbouwmaterialen afleveren bij de EXPO tent. Vrijdag 29 mei: 09.00 - 16.00 uur Na 12.00 uur worden er géén auto´s meer bij de expositietent toegelaten en is lossen alleen nog toegestaan vanaf de parkeerplaatsen.

2 DEELNAME DOELSTELLING EXPOSITIE

Doelstelling van de expositie is om missionaire organisaties in de gelegenheid te stellen hun organisatie te presenteren aan bezoekers van de pinksterconferentie die belangstelling hebben voor zending&evangelisatie en hulpverlening. De exposanten kunnen de bezoekers gericht informeren over hun activiteiten en projecten. Niet de doelgroep (het bezoekersprofiel) is doorslaggevend, om als exposant deel te kunnen nemen, maar de aard van de

missionaire activiteiten van de organisatie die wenst deel te nemen aan de expositie. DEELNAMECRITERIA

De volgende criteria zijn vastgesteld en doorslaggevend bij de prioriteitsbepaling in de toewijzingsprocedure: 1. Gericht op evangelisatie en hulpverlening in het buitenland (anders dan Nederland en Vlaanderen) in een crossculturele setting. 2. Gericht op evangelisatie en hulpverlening in Nederland en Vlaanderen in een crossculturele setting. 3. Evangelisatie en hulpverlening in Nederland en Vlaanderen overwegend binnen de eigen cultuur. De inschrijvingen zullen beoordeeld worden door een toelatingscommissie. Bovenstaande criteria zijn bepalend voor: • Acceptatie van de organisatie voor de expositie. • Toewijzing van de plaats. De organisatie behoudt zich het recht voor om exposanten die niet binnen de doelstellingen van de expositie vallen te weigeren. Er is slechts een beperkt aantal stands beschikbaar en de organisatie kan niet garanderen dat elke inschrijving geaccepteerd kan worden, noch dat eventuele wensen gehonoreerd kunnen worden.

3 INSCHRIJVING

• In deze prijzen is €175,00 reserverings- en administratiekosten inbegrepen. Dit bedrag wordt bij annulering na 27 april niet gerestitueerd. • Door digitale aanmelding via het inschrijvingsformulier, machtigt de exposant de organisator tot automatische incasso van de expositiekosten. • Door onderschrijven van het inschrijvingsformulier, bevestigt de exposant akkoord te gaan met deze deelnemingsvoorwaarden. • Bij de prijs zijn twee uitrijdkaarten per stand inbegrepen. Deze kaarten fungeren als parkeerkaart en geven de houder recht om met zijn voertuig het terrein te verlaten. Additionele uitrijdkaarten kunnen worden verkregen aan de EZAinfodesk tijdens de expositie. • Bij de prijs inbegrepen is een stroompunt (maximaal 750W). LET OP: Aangezien de stroomvoorziening niet altijd in de stand zal liggen, wordt aanbevolen om een verlengkabel of haspel mee te nemen. Per organisatie kan in principe slechts één stand worden besteld. Exposanten die meerdere stands wensen, kunnen dit aangeven bij de organisator. 8% KORTING VÓÓR 3 APRIL

Wanneer de aanmelding plaatsvindt voor 3 april 2009. ontvangt de exposant 8% vroegboekkorting over zijn standprijs. (voor EZA-deelnemers is dat 8% korting op hun standprijs, dus korting op korting).

Deelname aan de expositie is alleen mogelijk in een door de exposant zelf te verzorgen stand. De huurprijs voor de verschillende soorten stands is in onderstaand overzicht weergegeven. • Voor organisaties die bij de EZA zijn aangesloten, geldt een aangepaste standprijs. Voor EZA-deelnemers wordt een korting van 22% gehanteerd op onderstaande standprijzen. Prijzen (BTW is niet van toepassing) Standpack klapstoel klaptafel A 5m2 2st 1st (120X75cm) 2st 1st (120X75cm) B 7,5m2 2st 1st (180X80cm) C 10 m2 4st 2st (180X80cm) D 12,5m2 E >15m2 4st 2st (180X80cm)

standprijs € 440.00 € 635.00 € 810.00 € 995.00 € 78,50/m2

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 2

OVERNACHTEN

Exposanten die wensen te overnachten, kunnen gebruik maken van de kampeer faciliteiten die het terrein biedt. Voor registratie van kampeerplaatsen geldt de standaardprocedure die St. Opwekking hanteert. Zie hiervoor de site van www.opwekking.nl waar u zich medio februari kunt inschrijven.

4 PROMOTIEMOGELIJKHEDEN

ZENDINGSINFOGIDS-CATALOGUS

Er verschijnt tijdens de wereldEXPO een algemene zendingsINFOgids met informatie over alle exposanten. Deze gids verschijnt in een oplage van 5000 stuks en wordt gratis verstrekt aan bezoekers van de wereldEXPO. Elke exposant wordt verplicht opgenomen in deze catalogus. De kosten hiervoor bedragen €15,00. Verder bestaat de mogelijkheid om te adverteren. Advertentiekosten zijn als volgt: EZA-deelnemers ontvangen 30% korting op de onderstaande advertentiekosten Advertentie kosten Formaat €330,00 1/1 pagina €180,00 ½ pagina €100,00 ¼ pagina 1/8 pagina €60,00

5 AANMELINGSPROCEDURE TOT 3 APRIL INSCHRIJVEN MET KORTING

• U heeft tot vrijdag 3 april de tijd om u aan te melden voor de gewenste stand. U kunt dan gebruikmaken van de korting voor snelle beslissers. U machtigt de Evangelische Zendingsalliantie om de expositiekosten van uw rekening af te schrijven, na acceptatie van uw aanmelding.

• Indien uw inschrijving is geaccepteerd, ontvangt u omstreeks 27 april een bevestiging en zal het bedrag van uw rekening worden geïncasseerd. • Tot deze bevestiging is kosteloos annuleren mogelijk, daarna zal €175,00 aan reserverings- en administratiekosten in rekening worden gebracht. • Voor reserveringen die na 8 mei lworden geannuleerd, zal géén restitutie plaatsvinden! PROCEDURE NA 3 APRIL

• Uw inschrijvingsformulier zal worden beoordeeld. U machtigt de Evangelische Zendingsalliantie om de expositiekosten van uw rekening te schrijven, na acceptatie van uw aanmelding. • Indien uw inschrijving is geaccepteerd, ontvangt u na 27 april een bevestiging en zal het bedrag van uw rekening worden geïncasseerd. • Tot deze bevestiging is kosteloos annuleren mogelijk, daarna zal €175,00 aan reserverings- en administratiekosten in rekening worden gebracht. • Voor reserveringen die na 8 mei worden geannuleerd, zal geen restitutie plaatsvinden! • Inschrijving is mogelijk tot uiterlijk 8 mei! 6 VEILIGHEID

Elk jaar worden de voorschriften en eisen die gesteld worden aan brandpreventie en veiligheid strenger. St. Opwekking is verantwoordelijk voor een veilige conferentie. Uw constructieve medewerking is daarbij van het grootste belang. Met het oog op de veiligheid van onszelf en de bezoekers hebben we de volgende spelregels afgesproken: • Als standhouder bent u zelf verantwoordelijk voor de brandpreventie in uw stand! (zie hiervoor de bijlage). • Houd nooduitgangen vrij!

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 3

• Volg aanwijzingen op van de ordediensten (verkeer, brandweer & security). • Wacht met lossen tot het terrein daartoe is vrijgegeven! • Zorg ervoor dat uw medewerkers van de deelnemingsvoorwaarden op de hoogte zijn gebracht. Meldt u zich pas aan als we, met het oog op veiligheid, op uw constructieve medewerking kunnen rekenen? Zie hiervoor ook Bijlage II, in het bijzonder art 12a 7 BIJZONDERE BEPALINGEN

• Het is de exposanten niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator tijdens de expositie op, of rond de stand gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij losse aircosystemen, fonteinen of luchtbevochtigers. • Het is de exposant niet toegestaan goederen te verkopen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator. • Teneinde geluidsoverlast te voorkomen, is het de exposant slechts toegestaan spraak of muziek te versterken, mits andere exposanten geen bezwaar hebben. • Het is de exposant niet toegestaan de stand onbeheerd achter te laten tijdens de openingstijden van de expositie. Als door de organisatie wordt geconstateerd dat dit desondanks toch gebeurt, zal dit bij de beoordeling van een volgende aanvraag worden meegewogen. • Het is niet toegestaan uw stand op te bouwen of te demonteren eerder dan de tijden zoals vermeld in dit reglement. • De EZA en St. Opwekking behouden zich het recht voor om materiaal (dat u via uw stand wilt verspreiden) te weigeren, als wij menen dat de inhoud niet in overeenstemming is met het karakter van de conferentie.

• Uit oogpunt van milieu en grote schoonmaakkosten is het met nadruk verboden om foldermateriaal buiten uw stand uit te delen. Het is alleen toegestaan folders aan geïnteresseerden mee te geven. Extra schoonmaakkosten zullen wij doorberekenen aan de exposant. Zie ook de eisen die Opwekking stelt t.a.v. promotie: http://www.opwekking.nl/index.php?opti on=com_content&task=view&id=134&It emid=442 • De exposant dient zelf een WAverzekering af te sluiten en de materialen en eigendommen te verzekeren tegen brand/diefstal. De organisator accepteert geen enkele vorm van aansprakelijkheid die betrekking heeft op schade aan derden en of brand/diefstal van eigendommen en materialen. • Wijzigingen voorbehouden.

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 4

8 THEMA GERECHTIGHEID, VREDE EN VREUGDE DOOR DE HEILIGE GEEST

De wereldEXPO en het workshop programma zal aansluiten bij het conferentiehema: Gerechtigheid, vrede en vreugde door de Heilige Geest SAMEN EEN OM TE DIENEN

• 0mstreeks 30 april informatie #1 bericht over acceptatie. (kosteloos annuleren nog mogelijk, daarna €175,00 administratiekosten) • Na 8 mei geen restitutie mogelijk en is de inschrijftermijn verstreken • 15 mei informatie #2 nieuws over laden en lossen etc. • 22 mei informatie #3 laatste beursnieuws & vanaf 22 mei benodigde documenten per post • 29 mei opbouw

Tijdens een eerder gehouden consultatie, bleek dat een groot aantal standhouders moeite had met de houding van een aantal mede exposanten. Bezoekers geven aan dat ze een ongemakkelijk gevoel krijgen o.a. vanwege, opdringerig flyeren. Daarom willen we graag met nadruk uw aandacht vragen voor het “geestelijk klimaat” tijdens de expo. We willen voorkomen dat we een gedragscode voor exposanten moeten opstellen. Wilt u daarom onderstaande punten ter overweging nemen voor dat u zich registreert. • We dienen allen dezelfde Heer. Hoe komt het dan dat we uistralen dat we elkaars concurrent zijn? • Vraagt u zich wel eens af wat er met uw folder gebeurt, die door de bezoeker onder “dwang” aangenomen wordt? • Als missionaire organisaties hebben we enorm veel te bieden. Hoe komt het dan dat het lijkt alsof we alleen maar vragen? (Zoveel mogelijk adressen = geld en mensen vragen) • Het motto van de EZA is : Een om te dienen Wereldwijd. We hopen dat we dát gezamenlijk met u mogen uitstralen.

9 PLANNINGSOVERZICHT

• Voor 3 april inschrijven met korting • Na 3 april geen korting

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 5

BIJLAGE I VOOR EXPOSANTEN MET EEN VERKOOPSTAND

Voor de verkoopstands gelden de volgende voorwaarden: • Het betreft materiaal (boeken, brochures, enz.) dat informatie geeft over of betrekking heeft op uw eigen organisatie. • Er worden geen commerciële producten (buttons, stickers, pennen, etenswaren, enz.) verkocht; ook niet als dit voor evangelisatiedoeleinden bestemd is of als de achterliggende gedachte is dat de opbrengst voor de zending is. • Wilt u op bijgevoegde lijst aangeven welke producten u tijdens de expositie wilt verkopen en de lijst z.s.m. aan ons retourneren? Wanneer wij hier vragen/opmerkingen over hebben, nemen wij nog vóór de conferentie contact met u op. • Uw verkoopactiviteiten zijn niet concurrerend ten opzichte van de lectuurtent van St. Opwekking. TOESLAG VERKOOPSTAND

Voor een verkoopstand worden de volgende toeslagen in rekening gebracht.: Toeslag verkoopstand Standpack toeslag 2 A5m €40,00 €50,00 B 7,5 m2 €60,00 C 10m2 €70,00 D 12,5m2 E 15-20m2 €5,00/m2

De EZA en St. Opwekking behouden zich het recht voor om materiaal (dat u via uw stand wilt verspreiden) te weigeren, als wij menen dat de inhoud niet in overeenstemming is met het karakter van de conferentie. Een belangrijk doel van de conferentie is dat christenen uit allerlei kerken en gemeenten samenkomen om hun eenheid in Christus te vieren. Wanneer wij denken dat bepaalde boeken of video’s eerder verdeeldheid dan eenheid tot gevolgd hebben, zullen wij u verzoeken deze niet tijdens de conferentie te verspreiden. Wij hopen dat u hier begrip voor heeft.

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 6

MATERIAALLIJST VERKOOP WERELDEXPO

Organisatie: Contactpersoon: Telefoon:

…………………………………… …………………………………………….. ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………..……………. TE VERKOPEN MATERIALEN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Graag vóór 30 april a.s. opsturen naar: Evangelische Zendingsalliantie, Eendrachtstraat 29a, 3784 KA TERSCHUUR Faxen kan ook:0342-461492

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 7

BIJLAGE II BRANDVOORSCHRIFTEN EISEN TEN AANZIEN VAN STANDINRICHTING:

1. Gordijnen en andere stoffen dienen van een niet makkelijk ontvlambaar materiaal te zijn vervaardigd of door behandeling met impregneermiddel brandvertragend te zijn gemaakt. 2. Gordijnen of andere stoffen welke tot op de vloer doorlopen dienen 10 cm vrij van de vloer te worden gehouden. 3. Alle stofbekleding in de stand dient van een niet makkelijk ontvlambaar materiaal te zijn vervaardigd of door behandeling niet makkelijk ontvlambaar te zijn gemaakt. Hiervoor is schriftelijk bewijs nodig. Indien dit niet voorhanden is, zullen de brandpreventiemedewerkers van St. Opwekking een proefstukje van het materiaal moeten kunnen testen. 4. Indien gebruik wordt gemaakt van zachtboard, hout, hardboard, triplex, multiplex of spaanplaat, dient dit een dikte te hebben van tenminste 3,5 mm en te kunnen worden ingedeeld in klasse I, II of III van de brandvoortplanting volgens NEN 3883. 5. Het gebruik van strobalen, papier, karton, riet of stromatten als decoratie is verboden in verband met de hoge ontvlambaarheid van dit materiaal. 6. Indien gebruik wordt gemaakt van kunststoffen, dient met de volgende eisen rekening te worden gehouden: a. Foliematerialen (al dan niet voorzien van een textielrug): dit materiaal dient gelijmd te zijn op een niet makkelijk ontvlambare ondergrond. b. Plaatmaterialen: het materiaal moet niet makkelijk ontvlambaar zijn. c. Schuimplastic, rubber: het materiaal moet niet gemakkelijk ontvlambaar zijn. Tevens mag er niet meer dan 2 dm. per m2 vloeroppervlak van de stand aanwezig zijn. d. Door middel van beproeving moet kunnen worden aangetoond dat aan de eisen gesteld in bovenstaande punten is voldaan. 7. Indien gebruik wordt gemaakt van papier, dient dit materiaal over de gehele oppervlakte te zijn gelijmd op een niet gemakkelijk ontvlambare ondergrond. 8. Verlichting: ornamenten met gloeilampen zijn toegestaan mits ze zijn vervaardigd van onbrandbaar materiaal of van moeilijk brandbaar kunststof. De opstelling dient stabiel te zijn en de lichtbron is opgesteld tenminste 15 cm van enig materiaal en 30 cm bij gespiegelde straling, gemeten vanuit de reflector; 9. In de stands mag onder geen beding gebruik gemaakt worden van rookproducerende apparaten of apparaten die met koud-ijs rookeffecten geven. 10. Het is niet toegestaan emballage zoals dozen en plastic tijdens de beurs in of nabij de stand op te slaan. 11. Het is verboden om kaasdoek te gebruiken als plafond in de stand. 12. Handhaving en controle: de procedure a. Bij aankomst dienen standhouders zich te melden en schriftelijk te verklaren dat de toegepaste standmaterialen voldoen aan bovenstaande eisen. (Indien mogelijk met certificaat). Zonder een ingevulde veiligheidsverklaring, is opbouw van de stand niet toegestaan. b. Brandpreventiemedewerkers van St. Opwekking controleren steekproefsgewijs. Bij twijfel wordt de standhouder gevraagd mee te werken aan een brandproef. c. Indien de stand niet in orde wordt bevonden, krijgt de standhouder gelegenheid om de stand aan te passen. d. Is het niet mogelijk om de stand aan te passen, dan zullen de desbetreffende materialen verwijderd moeten worden.

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 8

e.

Het niet mee kunnen of willen werken aan bovenstaande preventieve maatregelen zal uitsluiting tot gevolg hebben, zonder dat er restitutie van gemaakte kosten plaats zal vinden.

13. In geval van twijfel, zullen resultaten van de onderstaande brandproef doorslaggevend zijn: a. U neemt een monster (5 x 25 cm) van het materiaal. b. U gaat naar buiten en houdt een uiteinde van het monster gedurende minimaal 5 seconden in een vlam zoals bijvoorbeeld van een aansteker of lucifer. c. Wanneer het proefstuk heeft vlam gevat of nadat 5 seconden zijn verstreken neemt u de ontstekingsbron weg. d. Het materiaal voldoet als aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan: i. Tijdens de verhitting zijn geen druppels vrijgekomen (al of niet brandend of druipend). ii. Tijdens de verhitting zijn geen roetvlokken vrijgekomen. iii. Het materiaal heeft geen vlam gevat of de vlammen zijn gedoofd onmiddellijk nadat de aansteker of lucifer is weggenomen.

1 2 -2 -20 09

PAGI NA 9