DEELNEMERSVERGADERING DONDERDAG 26 AUGUSTUS 2010 OM 20.00 UUR BIJ CAFE DE POAL TE ALTWEERTERHEIDE. Aanwezig bestuur: Hugo, Jos, Jan, Ger, Harrie, Miep Aanwezige deelnemers: ± 60 Ger Barents(opening 20.10 uur) zit de vergadering voor en heet iedereen van harte welkom. (de chauffeurs, verkeersregelaars, Contact Oud Mariniers, Rode Kruis, Harmonie Weert - Zuid, Scholenproject, afgevaardigden van de Muziekshow, Commissieleden en zeker niet vergeten de atleten en atletes en andere aanwezigen en belangstellenden. Bèr Theunissen herdenken en we zullen deze estafette dan ook houden in het teken van Bèr. Ger houdt een woord over Bèr Theunissen die overleden is. Deze estafette wordt opgedragen aan Bèr. De bloemen waar hij zo van hield (zonnebloemen) zullen we dan ook dit jaar in alle bloemstukken laten verwerken. We wensen de fam. Theunissen veel sterkte. Loten, inschrijfformulieren, branstofvergoedingkaarten zijn reeds velen afgegeven en door bestuur ingenomen. Programmaboekjes voor de chauffeurs en atleten zijn nog niet klaar deze worden door ons bezorgd. Voor in de zaal liggen ook raamaffiches, posters e.d. meen ze mee en hang ze ergens zichtbaar op. De loten worden na afloop afgehandeld door Harrie en Miep. Er zijn nog veel loten over, hier komen wij later op terug. De benzinekaarten worden dan ook afgehandeld door Hugo. De muziekshow vindt dit jaar weer plaats op de Nieuwe Markt direct na de dodenherdenking omstreeks 18.45 uur en is geheel gratis er zijn geen tribuneplaatsen voor ons maar voor de sponsoren en genodigden. De atleten blijven in de kapel waar ook hun persoonlijke spullen worden afgeleverd en blijven daar tot Eric van de Kerkhof telefoon krijgt dat ze met het bevrijdingsvuur naar de Nieuwe Markt kunnen komen. Er worden nog helpers gevraagd voor het plakken van de lantaarnpaalborden en het plaatsen en het later ophalen van deze (datum noemen). De herinneringen worden ’s avonds bij het eten in Rijkhoven uitgedeeld. De personen die voor die tijd naar huis zijn moeten zich op vrijdagmorgen melden bij Hugo want de herinneringen worden niet nagebracht. Vanaf St. Truiden is de route dit jaar veranderd. Groep geel gaat dan per auto richting Bilzen en gaan dan in V formatie de 2 monumenten aandoen en lopen vandaar naar Rijkhoven. Wij winnen dan minstens 1 uur in tijd. Dit i.v.m. dat groep geel hier groep rood moet inhalen. Het is echter omstreeks dit tijdstip hiervoor te druk op deze weg. Tevens geeft het ongeveer 1 uur tijdwinst. In Rijkhoven gaat een gedeelte van de dames slapen in de spothal en anderen bij de gastgezinnen. Hierover worden de dames nog ingelicht. Ongeveer 18 dames slapen in de zaal van de schutterij. De ramen zullen met zwart plastic geblindeerd worden. Verzoek aan alle dames die in de zaal slapen om een slaapzak en een kussen mee te nemen. Voor het slapen van de heren in de parochiezaal worden er 3 ruimtes gereserveerd: Een ruimte voor de KMS, een voor de COM en een voor de Harmonie. Dit wordt op de deur aangegeven. De rest slaapt in de zaal of in de auto’s. 1
Theo Beerents: De ruimte waar de COM moet slapen is te klein. Volgens de COM kunnen hier maar 3 personen slapen daar in deze ruimte o.a. muziekinstrumenten staan opgeslagen.
Harrie s.v.p. opnemen met Sjef Snellings. Het douchen gaat dit jaar in 2 groepen; de dames en heren apart. Dit wordt in de zaal kenbaar gemaakt. Besloten is dat de dames eerst douchen, daarna de heren en daarna het eten. Om 00.30 gaat de bar in de zaal in Rijkhoven dicht en iedereen blijft in of bij de zaal. Verkeersregelaars voorstellen: Verzoek aan de verkeersregelaars om zich even persoonlijk voor te stellen. Zij moeten op zaterdagavond ook de korpsen begeleiden van en na het optreden op de markt naar Hotel Golden Tulip. Dit wordt nog besproken (vorig jaar niet nodig). Er gaan weer lopers van de KMS mee waaronder de Kolonel en diverse Kaderleden met de nachtploeg en de gehele estafette. Zij zorgen zelf voor 2 busjes met chauffeurs. Voor het aansteken van de fakkelpot aan het monument houden wij de fakkel recht en pakken wij de pot bij het monument en draaien deze naar de fakkel. Jan Vlassak geeft een demonstratie. Wij beginnen de estafette dit jaar met: Woensdag 8 september 2010 is de opening van de expositie van de jeugd over de estafette, de oorlog en de bevrijding in de bibliotheek om 15.30 uur door een afgevaardigde van de gemeente. Hierbij zijn wij allemaal uitgenodigd en het zou leuk zijn als er meer belangstelling zou zijn zeker omdat hiervoor heel veel werk is verzet onder leiding van Jan Brusselers. Zaterdag 11 september 2010 is weer de rondrit met de oude legervoertuigen bij de Café De Kroes (v/h ’t Swaentje hoek stationsstraat / singel) waar ook de stand staat over de estafette. Tijd: van 12.00 tot 16.00 uur . De mini estafette start dan ook. De lopers van de mini estafette komen om 11.30 bijeen bij de Fatimakerk en gaan dan samen naar de Rumolduskapel waar de vlam wordt ontstoken en om 12.12 uur vertrekt deze. In Stramproy is er een kleine verandering in de route vanwege de verplaatsing van het monument. Na aankomst terug in Weert wordt er naar de Algemene Begraafplaats gelopen, waar bij het graf van Lei de Borgie een herdenking wordt gehouden. De vergadering met de KMS is gehouden en zij hebben hun medewerking als andere jaren weer toegezegd, zoals het onderkomen, het voorzien van eten van de nachtploeg, het helpen bij de mini estafette en de dodenherdenking. Ook de KMS moet van de regering bezuinigen in hun begroting. Zij gaan Maandag 6 september 2010 zelf kijken naar de overnachtingplaats. Er wordt door de commissie ook naar de overnachtingplaats gegaan om de situatie ter plekke te bekijken en te bespreken. Wij zijn bezig om een lokaal/ruimte op het sportpark te krijgen maar tot op heden is het ondanks de inspanning van onze gemeente heelaas nog zonder succes. Het lopen van de nachtploeg gaat dit jaar ook gebeuren in 2 groepen. Wij vertrekken gezamenlijk vanaf de Nieuwe markt tot een stuk achter het station waarna de lopers van de KMS lopen tot aan de stoplichten in Diest onder leiding van Ger. 2
De 2e groep onder leiding van Cor Barents vertrekt vanaf de stoplichten in Diest tot aan de slaapplaats in St Joost ten Noode voor Brussel waar de aankomst tijd van beide groepen tussen 01.00 en 01.30 uur zal zijn. Het vertrek van de nachtploeg is op Donderdagavond 16 September a.s. vanaf de Nieuwe Markt met medewerking van Stedelijke Harmonie St. Anthonius en slagwerkgroep Weert-Zuid. Bij slecht weer wordt deze in de hal van het gemeentehuis gehouden (Commissie beslist). De chauffeurs van de nachtploeg dienen uiterlijk om 19.15 uur aanwezig te zijn om de spullen van de nachtploeg in te laden bij het laadperron van de Jumbo op de singel. Er gaan minstens 2 motorrijders als begeleiding mee voor iedere groep, alsmede 1 Rode Kruis persoon.
Ger doorgeven aan de KMS om het Rode Kruis gedeelte zelf te verzorgen. De aanvang van het geheel is om 19.00 uur en wordt afgewerkt volgens het draaiboek. Atleten verzamelen zich om 19.30 uur in de Ursulinen tuin. Het vertrek van de nachtploeg is gepland om 20.15 uur via de Wilhelminasingel ,Station Kazernelaan naar de sluis en dan de oude route via Loozen – Eksel _ Hechtel enz. Alle deelnemers dienen zich aan de geldende verkeersregels te houden zoals stoplichten / flitspalen (m.n. op de N80 7x) voorrangwegen e.d. ook al zijn de verkeersregelaars erbij, deze beslissen de situatie ter plaatsen . Processen zijn voor eigen rekening.
Vrijdag 17 september 2010 vertrek estafette. De nachtploeg gaat onder begeleiding van de Brusselse motorpolitie en de verkeersregelaars naar het monument. Vertrek uit Weert 05.00 uur verzamelen op de parkeerplaats van het Zwembad De IJzeren Man. De wagens opstellen volgens aanwijzingen van de groepsleiders en of de verkeersregelaars. De autobus voor het huis van Dhr. Denessen met de voorkant naar het zwembad. De auto’s van de ouders vooraan, aan linkerkant tegen de bosrand aan parkeren. De auto’s van de deelnemers aan de rechterkant naar achter doorrijden en daar omdraaien. Wordt dan ook links (er wordt gereden in 4 groepen volgens de aanwijzingen van de groepsleiders). Na het vertrek blijven de groepen bij elkaar en wordt er geen andere groepen ingehaald, of alleen door file. Voldoende afstand tussen de groepen houden. Bij Bertem (afslag Bertem) is een wegversmalling. Opletten. Vertrek tussen 05.15 en 05.30 naar de Olifant in Tervuren ook hier weer de aanwijzingen van de groepsleiders opvolgen. Dit geldt ook voor de bus van de schoolkinderen, de Bergkoning en de auto’s van de VIP ‘s. 2e Inrit nemen met het monument De Olifant. Groep Geel laat hier de auto’s staan en stappen over in de autobus van de Bergkoning. Vertrek bij de Olifant is om 08.30 onder begeleiding van de Brusselse Motorpolitie. Groep rood en blauw gaan met de auto naar het monument en volgen daar de aanwijzingen op van Jan Vlassak, de andere commissieleden en/of de verkeersregelaars. 3
Vooraf wordt beslist welke auto’s met VIP’s meegaan met de groep rood en geel. De auto’s van groep blauw die in Brussel blijven zorgen ervoor dat zij hun voertuigen nabij het monument bij Hugo zetten om mee naar de ontvangst te kunnen gaan. Vertrek na de plechtigheden: Groep geel met de autobus om 09.50 (o.b.v. politie, melding van gemaakt). Groep Rood lopend om 09.55 Groep Blauw blijft onder leiding van Hugo in Brussel. Het eten is na het aandoen van het monument in Glabbeek in zaal de Glazuur. Op de parkeerplaats weer de aanwijzingen van de groepsleider en/of verkeersregelaars opvolgen. Hier wordt ook de erehaag door de atleten gevormd. Voor chauffeurs en atleten groep geel: Omleiding Glabbeek – Zoutleeuw. Harrie en Eric volgen indien de omleiding nog is. De groep blauw krijgt hier hun kleur geel of rood en blijven de rest van de dag bij deze groep. Groep rood vertrekt in Glabbeek na het eten als eerste om rijdend via Tienen naar St. Truiden te gaan, omdat zij anders opgehouden worden door de lopende groep geel. (denk aan de stoplichten onderweg) . Groep geel vertrekt lopend naar Zoutleeuw en dan naar St. Truiden en van hieraf rijdend naar Bilzen. De weg tussen Tienen en Tongeren is als wij deze lopen zeer druk en gevaarlijk en daarom mogen alleen de wagens die uitzetten inhalen de rest blijft in de colonne. Dit geldt ook voor de andere wegen zoveel mogelijk in de colonne blijven en auto’s die moeten passeren zoals Harmonie – COM – en de VIP’s mogen dit alleen doen als de situatie dit toelaat (er zal door de verkeersregelaars extra op gelet worden). In Tongeren gaan wij onder begeleiding van de plaatselijke politie en de verkeersregelaars bij de stoplichten aan de ring rechtsaf en bij het 1e stoplicht linksaf richting monument op de markt ??? Vanaf Tongeren wordt er door groep rood gelopen naar Rijkhoven na het aandoen van het monument in Rijkhoven wordt van hieruit tot aan de splitsing naar de parochiezaal gelopen en is de eerste dag voor hun voorbij. Degene die naar huis gaan om daar de nachtrust door te brengen moeten dit vanavond bij Ger kenbaar maken of zij blijven eten of niet (dit i.v.m. het bereiden van het eten, dit kost de estafette anders extra geld, dit geldt ook voor ’s morgens). Zij behoren ‘s morgens ruim op tijd terug te zijn om de estafette te kunnen vervolgen zonder oponthoud. Zaterdag 19 september 2010: De wagens die de gasten mee terug nemen naar de estafette vertrekken om 07.00 uur vanaf de parkeerplaats bij de kerk van Keent. Opstaan eten en vertrek naar Bilzen is volgens het schema in het draaiboek. Wel eerst meehelpen de boel op te ruimen. Verzoek aan allen om te helpen opruimen. Ger vertrek met groep rood als eerste naar de markt in Bilzen onder begeleiding van de verkeersregelaars omdat groep Rood daar als eerste weer rijdend vertrekt . 4
Groep geel gaat lopend vanaf Bilzen naar Diepenbeek waar een ontvangst is en groep rood gaat vanaf Diepenbeek lopend via Hasselt naar Kermt. In Kermt gaat groep geel lopend naar Herk de Stad en groep rood gaat van hieruit rijdend met de auto over de brug bij Diest bij de lange parkeerplaats. Bij afslag Herk de Stad. Groep geel doet in Diest het 2e monument aan (verder het schema draaiboek aanhouden). In Diest zal ook een wagen met atleten achterblijven i.v.m. cachet aan de ontvangst. Ter plaatse wordt beslist welke auto dit wordt. In Leopoldsburg is er voor iedereen weer broodjes en vlaai, op hetzelfde punt als verleden jaar. De weg naar Hechtel, 2e weg links. Aankomst Weert ( de auto’s die mee moeten gaan helpen met het opbouw vertrekken vanaf de sluis naar de nieuwe Markt. Wel moet gekeken worden of alle atleten die in een van deze wagens zitten en meelopen vanaf de sluis in een andere auto overstappen. Bij de losplaats aan de Haven is er voor iedereen een slaatje. Hier doen de atleten de spullen in de auto van Jack Stienen die deze bezorgd bij de Kapel. Eric regelt de auto’s die eerder moeten vertrekken bij de Haven om te helpen met de opbouw van de tribune en/of de Rumolduskapel. De auto’s onder leiding van verkeersregelaars gaan via Thijs, de Kazernelaan, Station, Wilhelminasingel tot aan de Molenpoort dan via de Rumolduskapel naar de Energieweg tot aan de kruising Wilhelminasingel (Munten) en direct door als de atleten gepasseerd zijn. De in en uitgangen van de daar aanwezige parkeerplaatsen wel vrijhouden. De verkeersregelaars welke de auto’s hebben weggebracht kunnen indien mogelijk terug komen om de atleten mee te begeleiden. De atleten gaan ook via de Kazernelaan, Station over de Wilhelminasingenl tot aan Hotel Munten en gaan dan direct door in V formatie naar het gemeentehuis via de verlengde Beekstraat . Alles en iedereen sluit langzaam aan direct achter de atleten om tegen het verkeer de verlengde Beekstraat in te gaan waarna de bloemenhulde zal plaats vinden voor de chauffeurs die dan zelf parkeerplaats in de buurt zoeken en komen dan te voet naar de kapel . De bloemen bij de kapel worden gelegd door: Chauffeurs Marly Wulms Overledenen estafette Harrie Timmermans Afgevaardigde Bestuur Jan Vlassak De dodenherdenking is buiten bij het altaar (Kruisbeeldkant) aan de Molenpoort. Na afloop vindt de muziekshow direct plaats op de Nieuwe Markt gratis toegang De atleten blijven in de kapel totdat zij een seintje krijgen om het bevrijdingsvuur binnen te brengen. Dit gebeurt vooraan in het programma van de muziekshow. Na het ontsteken van de fakkel zal een kort woordje gehouden worden over Bèr. Pas daarna zullen de bloemen uitgereikt worden aan de atleten. Na afloop van de muziekshow zal het muziek terrein worden afgebroken waarbij hulp wordt gevraagd . 5
Er is dit jaar geen locatie geregeld om iets te drinken. Dit kan op eigen gelegenheid of ter plekke geregeld worden. Zondag 20 september 2010 Om 10.00 uur is de bevrijdingsmis waar extra plaatsen worden vrijgehouden. De bevrijdingsmis staat in het teken van het overlijden van Bèr Theunissen. Hierna weer een informele bijeenkomst die gehouden wordt in ‘t Morregat in de Beekstraat, waar de loting van de loterij plaatsvind en de jubilarissen worden gehuldigd om ongeveer 11.30 uur. Diversen Er zijn nog veel loten over en wij hebben het geld van de loten zeer hard nodig om alles rond te krijgen, zeker nu met deze recessie zijn er minder sponsoren. Iedereen kan toch wel 15 loten verkopen of zelf behouden als sponsoring. Wij hebben op de Nieuwe Markt 4 mensen nodig die tijdens de muziekshow rond gaan met een collectebus. Aangemeld hebben zich Mevrouw Marleen Stappers, Mevrouw Paula van de Wielen. Ook is gevraagd om de personen die digitale foto’s maken om in het toestel de datum en tijd te zetten, zodat degene die de foto’s voor ons verzorgt niet zolang hoeft uit te zoeken waar deze gemaakt zijn. Rondvraag.
Harrie kopie brief vragen aan Hugo inzake politiebegeleiding Brussel om groep geel na de plechtigheid uit Brussel te begeleiden. Eric van de Kerkhof: Brandblusser en blusdeken. Aangegeven wordt dat Jos Clerx dit regelt. Jan Weemers: 1 boekje rood en 1 boekje geel. Hugo geeft aan dat deze vanaf de website geprint kunnen worden. Jo Smits: Hoever is men met het r/t schema. Aangegeven wordt dat dit gereed is op de omleidingen na. Alles zal z.s.m. gereed zijn. Sluiting: 21.00 uur. Afmeldingen: Jan Saelmans Frank Caris wel verslag van de vergadering doorsturen voor de Site Ber Moonen vakantie Charnique Velgen vakantie Rene Verheggen vakantie Laura Duys Jos Truijen vakantie ook afgemeld voor de estafette maar blijft beschikbaar Jan Verheijden Frans Adriaens
6
