DEEL II DIAS ALGEMEEN

Handleiding

Inhoudsopgave DEEL I INLEIDING

5

DEEL II DIAS ALGEMEEN

8

WERKOMGEVING Menubalk Werkbalken Velden Aanpassen kolombreedtes OPENINGSMENU STARTMENU DOCUMENTENBEHEER Algemeen principe Het Documentenbeheer-venster Overzicht Opstarten meerdere vensters Detail Overzicht documentdetails Flow informatie Velden en UDP’s Acties Diversen Full-text HET ZOEKVENSTER BESTANDEN OPNEMEN IN DIAS Ondersteunde bestandstypes DOCUMENTEN INSCANNEN IN DIAS Algemeen Scannen van documenten Barcodes Algemeen Aanmaken barcodes DOCUMENTEN GOEDKEUREN EN ONDERTEKENEN Documenten goedkeuren Standaardflows Manuele flows Controle flow Documenten ondertekenen SERIËLE EN PARALLELLE WORKFLOW Seriële flow Parallelle flow DEADLINES VERSIEBEHEER & AUTOMATIC VERSIONING Algemeen principe Versiebeheer Uitchecken Inchecken Revisies samenvoegen Verschil ts. Versies en revisies Automatic Versioning WORKFLOW

9 9 9 10 10 11 12 14 14 15 15 16 19 20 20 24 25 28 29 30 33 37 38 38 39 44 44 45 46 46 46 46 50 51 52 53 53 55 57 57 58 58 61 62 64 65 67

Inleiding Het Workflow-venster De lijnen in het overzicht WORKFLOW: DETAIL Workflow: hoofding Workflow: Flow informatie Velden Knoppen Workflow: Velden Workflow: Acties Actieknoppen Log BEHEER AFWEZIGHEID DOSSIERBEHEER E-MAILINTEGRATIE Bestanden versturen met MS-Outlook E-mails handmatig opnemen in DIAS Opnemen van DIAS-documenten als attachment Opnemen van attachments in DIAS Versturen van attachments naar versiebeheer BINNENKOMENDE FAXEN VERWERKEN IN DIAS HET ADRESBOEK & CRM Inleiding Adresboek CRM Nieuwe onderneming toevoegen Nieuwe contactpersoon toevoegen Opzoeken van adressen in DIAS Jokers Verticale en horizontale relaties Verticale relatie Horizontale relatie Opmerkingen MAILINGBEHEER Exporteren naar Excel Exporteren naar Outlook Exporteren naar MS Word SJABLONEN Sjablonen in MS WORD Ophalen adresgegevens Ophalen DIAS document-ID Opname in DIAS Bladwijzers aanmaken OPVOLGING Opname in DIAS AGENDA Agendavenster Overzicht Nieuwe registratie maken Tabblad Hoofd Tabblad Diversen Registratie bewerken / verwijderen / voltooien Rapporten afdrukken Exporteren naar Outlook

67 67 69 71 71 72 72 73 74 75 75 76 77 79 80 80 84 87 87 88 89 90 90 90 91 94 95 96 97 98 98 99 100 101 106 109 110 113 113 113 114 114 115 117 119 121 121 121 121 123 124 125 126 128

DEEL III BIJLAGE WERKING VAN HET TOETSENBORD Alfanumerieke blok Hoofdlettertoetsen Shift-toets Capslock- of Shiftlock-toets “Dode” toetsen op het klavier Alt Gr-toets Verbetertoetsen Numerieke blok Functietoetsen Andere toetsen met speciale betekenis ALT+CTRL+DEL DE MUIS PROGRAMMA’S OPENEN EN SLUITEN DE VENSTERS

129 130 130 130 130 131 131 131 131 131 132 132 133 134 136 137

Deel I

DIAS - Inleiding

Inleiding

5/5

Ter inleiding DIAS staat voor “DIGITAL INFORMATION and ARCHIVING SYSTEM”. DIAS is een op uw organisatie afgestemd softwaresysteem voor documentbeheer en het elektronisch archiveren van commerciële documenten, correspondentie, e-mails, documentatie, tekeningen en alle overige documenten. Volledigheid van de mogelijkheden, eenvoudig beheer en bediening, groot integratievermogen en absolute veiligheid zijn kenmerkend voor DIAS. DIAS is modulair opgebouwd. Beginnende vanaf een archiveringsmodule kunt u overgaan naar een workflow-management om te eindigen in een totaal CRM-systeem. Speciaal ontwikkelde features moeten de juiste invulling geven om op de meest efficiënte manier dossiers te beheren. Daarnaast zijn er ook de koppelingen met MS-Office, Outlook, faxapplicaties en andere. Mits de opstelling van een aangepaste scanner voorziet DIAS de mogelijkheid om elk geprint document te capteren naar een image-bestand, dat dan automatisch zal opgenomen worden in het archief. Waar voorheen een document fysisch langs meerdere afdelingen moest om het te bewerken of goed te keuren, kan het digitaal document nu eventueel een vaste route van computerscherm naar computerscherm maken. De afhandeling van het proces wordt door het workflow-systeem bestuurd en gecontroleerd. Uitgaande én inkomende documenten, van gescande formulieren tot e-mail, spreadsheets, Officedocumenten of multi-mediabestanden worden in DIAS beheerd in dossiers. Dankzij de mogelijkheid om op meerdere niveaus te indexeren kunt u elke gewenste dossierstructuur hanteren. Uw documenten kunnen in vele grafische bestandsformaten (waaronder TIFF, BMP, JPG, en PDF) worden opgeslagen. Gegevens op het document kunnen worden gelezen (OCR, ICR, OMR, barcodes en patchcodes) en als data worden doorgegeven naar andere applicaties.

DIAS - Inleiding

6/6

Over deze

Handleiding

Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van DIAS. Voor elke module is een afzonderlijk hoofdstuk voorzien. Indien nodig zullen verwijzingen naar eerdere of latere hoofdstukken worden gemaakt. Deze handleiding heeft als doel uw vragen in DIAS zoveel mogelijk te beantwoorden. Mocht uw vraag echter niet beantwoord worden, dan kunt u beroep doen op onze helpdesk. D.I.A.S is volledig afgestemd op de Windows-omgeving en –gebruikers. Indien u een beginnende PCgebruiker bent of u heeft weinig Windows-ervaring, dan vindt u in bijlage een korte Windowsintroductie die beschrijft hoe u o.a. kunt navigeren door directories en het openen en sluiten van vensters en bestanden.

DIAS - Inleiding

7/7

Deel II

DIAS Algemeen

DIAS algemeen

8/8

Werkomgeving In DIAS komen veel functionaliteiten en knoppen op meerdere plaatsen terug. Deze worden hierna beschreven.

Menubalk Alle functionaliteiten die u in DIAS kunt doorvoeren, vindt u terug in de menubalk.

De functies worden getoond door op de menunaam te klikken. De opdrachten horend bij dit menu verschijnen in een rolmenu. Door de gewenste functie aan te klikken, wordt deze geactiveerd.

Let wel! De rolmenu’s kunnen wijzigen qua samenstelling, afhankelijk van het venster dat geopend is.

Werkbalken Via werkbalken hebt u snel toegang tot de opdrachten van DIAS. Ga hiervoor met de muiswijzer op een knop staan om de bijbehorende beschrijving weer te geven.

DIAS Algemeen - Werkomgeving

9/9

Velden Overal waar informatie kan worden ingevoerd, gebeurt in de vorm van velden. Een veld is te herkennen aan een omkaderd rechthoekje:

De cursor in een veld wordt geplaatst door in het veld te klikken met de linkermuisknop. De hoeveelheid tekens die in een veld kan worden ingevoerd is afhankelijk van de functie van het veld. Bij het invoeren van gegevens moet u vaak meerdere velden na elkaar invullen. U kunt hierbij de cursor snel, zonder gebruik te maken van de muis, van het ene naar het andere veld verplaatsen door de Tab-toets te gebruiken.

Aanpassen kolombreedtes In elke tabel is het mogelijk de kolommen te verbreden of te versmallen. U plaatst hiervoor de muiswijzer op de scheidingslijn tussen de 2 kolomkoppen. Er verschijnt een muiswijzer in de vorm van een dubbel pijltje. Door met de linkermuisknop ingedrukt naar links of naar rechts te slepen zal de kolom links van de cursor smaller of breder worden.

DIAS Algemeen - Werkomgeving

10/10

Openingsmenu Wanneer u inlogt in DIAS met gebruikersrechten krijgt u het volgende venster te zien:

Vul uw gebruikersnaam en paswoord in. In de keuzelijst Dossier wordt het standaarddossier vermeld. Hier kunt u eventueel een ander dossier selecteren. Binnen DIAS worden de documenten per dossier beheerd, d.w.z. dat een bepaald document slechts tot één dossier kan horen en slechts kan ingezien worden door de personen die toegang hebben tot het betrokken dossier. Klik op OK om DIAS op te starten.

DIAS Algemeen – Openingsmenu

11/11

Startmenu Na het opstarten van DIAS komt het Startmenu op het scherm. Afhankelijk van de gebruikersrechten, kan het DIAS-Startmenu wijzigen. Startmenu Administrator:

De Administrator is de beheerder van DIAS. Deze persoon heeft alle toegangsrechten, kan alle documenttypes inzien, documenten verwijderen, gebruikers aanmaken/verwijderen en toegangsrechten toekennen of intrekken. Doorgaans is er maar 1 Administrator. Startmenu Gebruiker:

Afhankelijk van de gebruikersrechten zullen bepaalde pictogrammen op het DIAS-Startmenu niet geactiveerd zijn. Overzicht pictogrammen: Documentenbeheer: overzicht van alle documenten in het archief en workflowvenster. Adressenbeheer: database van de contacten waarmee de documenten gerelateerd zijn. Opvolging: telefoongesprekken en andere gebeurtenissen waar geen documenten aan verbonden zijn. Planning: agenda waar u taken of afspraken kunt invoeren. Beheerder’s menu: opent het DIAS-hoofdmenu voor het instellen van o.a. systeemparameters (enkel beschikbaar voor de Administrator). Sessie informatie: instellen van o.a. voorkeuren en paswoord. DIAS-menu:

Afsluiten van DIAS.

DIAS Algemeen – Startmenu

12/12

Indien u het startmenu wenst te minimaliseren in de taakbalk, opent u het venster Sessieinformatie in het DIAS-Startmenu . Selecteer vervolgens Tonen van het startmenu in de taakbalk. Het startmenu wordt nu geminimaliseerd in de taakbalk.

Het startmenu wordt nu geminimaliseerd in de taakbalk.

DIAS Algemeen – Startmenu

13/13

Documentenbeheer

Algemeen principe Elk document dat in DIAS wordt opgenomen, zit onmiddellijk in het archief. Met een document wordt niet enkel 1 pagina bedoeld. Een document in DIAS stemt overeen met 1 of meerdere bladzijden die samen een document vormen. Een document kan een gescand formulier, een e-mail, een fax, een Office-document of multi-mediabestand zijn. Dit algemeen principe betekent niet dat elke gebruiker alle documenten kan inzien: afhankelijk van de toegangsrechten op het dossier én het documenttype zullen documenten opvraagbaar zijn of niet. Ieder document zit niet enkel als bestand in DIAS. Aan het bestand is een record verbonden waar informatie over het document bewaard wordt (te vergelijken met een fiche die aan het document hangt). De inhoud hiervan wordt bepaald door de administrator. De inhoud van de velden in deze handleiding kan dus verschillend zijn van uw eigen applicatie. De locatie waar het document in het archief terug te vinden is, is afhankelijk van de zoekvelden die ervoor ingevuld werden. In het archief is het mogelijk om documenten op te zoeken op documenttype en de documentafhankelijke velden, evenals eender welke combinatie hiervan. Daarenboven kunt u ook documenten opvragen op basis van hun creatiedatum, statuscode of intern DIAS-nummer. Documenten kunnen eveneens opgezocht worden op inhoud. U kunt eveneens in het archief documenten importeren in DIAS. Dit betekent dat u bestanden op uw schijf of netwerk kunt opnemen in DIAS. Vanuit het archief is het ook mogelijk om documenten vanuit het archief door te sturen naar één of meerdere personen.

DIAS Algemeen – Documentenbeheer

14/14

Het Documentenbeheer-venster Overzicht

Het venster Documentenbeheer bestaat uit 3 verschillende deelvensters: Archief Persoonlijke workflow Flowstappen In functie van wat u in het linkervenster aanduidt, ziet u in het rechtervenster de gevraagde documenttypes. U kunt deze lijst oplopend sorteren door de koptitels aan te klikken. Wanneer u een tweede maal op de koptitel “Creatiedatum” of “Laatste wijziging” klikt, sorteert u deze aflopend. In het venster Sessie-informatie kunt u de gewenste sorteervolgorde standaard instellen in de keuzelijst Sort Archive by:


15/15

Flowstappen

Panelen

Onderaan het venster vindt u de panelen: hier ziet u extra informatie over het geselecteerde document in de lijst. U kunt de inhoud wijzigen door op het paneel te klikken met de rechtermuisknop en uit de lijst te kiezen welke informatie u hier wil tonen.

Opstarten meerdere vensters In het venster “Documentenbeheer” kunnen meerdere instanties van hetzelfde venster worden opgestart. Bij het opstarten verschijnt het eerste venster standaard in “flow”-modus. Via het menu Venster kunt u onmiddellijk een tweede venster opstarten in “archief”-modus.

In de Windows-taakbalk kunt u door de naam van de vensterhoofding gemakkelijk de twee vensters van elkaar onderscheiden en kunt u nu snel overschakelen van “flow”- naar “archief”-modus en omgekeerd:


16/16

Het archief Om het archief te openen, klikt u in het DIAS-Startmenu op Documentenbeheer

.

Het linkervenster: Hier vindt u de structuur van de verschillende documenten. De uitbouw hiervan is verschillend per bedrijf. Deze structuur kan achteraf nog telkens verder worden uitgebouwd.

Het rechtervenster: U kunt hier de volgende gegevens aflezen: Het lettertype staat ofwel in blauw of in zwart. Blauw betekent dat het document momenteel in een flow zit. Eens een document terugkomt in het archief, verdwijnt de blauwe kleur. Documenttype: duidt het soort document aan. Adres: het contact waarmee dit document gerelateerd is. Status: code die de gebruiker aan het document heeft toegewezen. Creatiedatum: datum waarop het document aan DIAS toegevoegd werd. Deze datum is niet noodzakelijk gelijk aan de datum waarop het document gecreëerd werd, bijv. u schrijft op 10 oktober een Word-document, maar u neemt het pas op in DIAS op 12 oktober. Voor DIAS is de creatiedatum 12 oktober. Laatste wijziging: datum waarop het document het laatst in DIAS werd aangepast via “Versiebeheer”. Gerelateerde docs: de paperclip duidt aan dat aan het document bestanden zijn gekoppeld. Omschrijving: korte omschrijving of commentaar die aan het document werd toegevoegd bij de opname in DIAS. Bovenaan dit venster vindt u eveneens een werkbalk met een aantal pictogrammen:

Printen: afdrukken van het bestand op de standaardprinter. Zoeken: opzoeken van specifieke documenten. Hiermee kunt u zoeken op de gegevens die met het document in de database opgeslagen zijn. Bewerken: openen van de “document details”. Verwijderen: verwijderen van documenten uit het archief. Selecteer: wanneer u het archief vanuit een ander venster start, bijv. om één of meerdere documenten te relateren, dan kunt u dit pictogram gebruiken om deze te selecteren. Help: oproepen van de helpfunctie. Bekijken: openen van de “document details” om van hieruit het document in te zien en de gewenste acties uit te voeren.


17/17

Vernieuwen: om de XXX minuten kijkt DIAS na of er nieuwe documenten toegekomen zijn. Indien u niet wenst te wachten tot het scherm automatisch vernieuwd wordt, kunt u met deze knop de inhoud van het scherm updaten. In het venster Sessie informatie kunt u in het veld Vernieuwen flowvenster het aantal minuten aanduiden wanneer de schermen moeten worden vernieuwd.

Barcodes: aanmaken barcodes. Het venster Barcodes genereren wordt geopend:

Wijzigen dossier: overschakelen naar een ander dossier. Kopiëren: kopiëren van een document (om bijv. een offerte voor een andere klant te maken). Importeren: opnemen van bestanden in DIAS die zich lokaal op uw harde schijf of op het netwerk bevinden. Vuilbak: opent de inhoud van de “vuilbak”. Gerelateerde docs: opvragen van gerelateerde documenten. Opvolging: telefoonopvolging, opmaak interne nota’s en bezoekrapporten. Planning: plannen van taken en afspraken in agenda. Afwezigheidsbeheer: in geval van afwezigheid kunt u een “opvolger” aanduiden. Deze persoon zal al uw documenten in zijn eigen workflow krijgen en kan deze dan ook in uw plaats becommentariëren en vrijgeven.


18/18

Detail Om de Document details te openen, gaat u als volgt tewerk: Klik op Bekijken of Klik met de rechtermuisknop op het document en kies vervolgens Openen. De overige mogelijkheden zijn: View: opent het document in de oorspronkelijke applicatie (bijv. voor Word-documenten zal MS-Word worden geopend). Inzien en Openen: opent het detailvenster én het document in de oorspronkelijke applicatie. Afdrukken: het document wordt afgedrukt op de standaardprinter.

Voorbeeld Document details:


19/19

Overzicht documentdetails Flow informatie

Standaard wordt het detailvenster geopend in het de eerste flowstap. en ). U kunt de andere flowstappen bekijken met de twee pijltjesknoppen ( U kunt eveneens zien welke flowstap afgebeeld staat (links van de “/”) en hoeveel flowstappen er waren (rechts van de “/”). In het voorbeeld zijn er 4 flowstappen waarvan de eerste flowstap getoond wordt (1/4).

Overzicht velden:

Bestemming: de persoon of de groep naar wie het document gericht werd. Status: de status die de persoon heeft aangeduid. Opmerking: de commentaren of opmerkingen die deze persoon vermeld heeft voor dit document. Door: de persoon die het document vrijgegeven heeft. Registratiedatum en -tijd: datum en uur waarop het document door de betrokken persoon/groep vrijgegeven werd. Max. datum: indien er een deadline voor deze flowstap bepaald werd, zal deze hier verschijnen. Aan de hand hiervan kan dan vastgesteld worden of de persoon het document wel tijdig behandeld heeft.


20/20

In dit tabblad vindt u eveneens de volgende pictogrammen: Toevoegen van personen aan de flow: toekennen van een flow aan een document = document doorsturen naar andere gebruiker(s). Zie gerelateerde docs: opvragen van gerelateerde documenten en/of aanmaken van nieuwe documentrelaties (bijv. facturen relateren aan bestelbons, leveringsdocumenten, …). Zien document: document openen in de oorspronkelijke applicatie (bijv. voor Worddocumenten zal MS-Word worden opgestart). Afdrukken van het document: afdrukken.

Hierna volgt een beschrijving van elk pictogram.

Documenten doorsturen

U kunt een document naar een andere gebruiker doorsturen om bijv. opmerkingen of goedkeuringen te vragen.

In het rechtervenster ziet u een lijst met alle gebruikers (

+ normale lettergrootte) én groepen

+ vet gedrukt). U kunt deze lijst alfabetisch of per groep sorteren. In het laatste geval staan alle ( gebruikersnamen gegroepeerd onder de groepsnaam waaronder zij door de administrator aangemaakt werden. U kunt de verschillende gebruikers en/of groepen naar wie u dit document wil toesturen in het linkervenster plaatsen door in het rechtervenster de persoon of de groep aan te duiden en te klikken . Personen of groepen die u verkeerdelijk in het linkervenster plaatste, kunt u op verwijderen door de persoon of groep in het linkervenster opnieuw aan te duiden en te klikken op (dubbelklikken kan ook).


21/21

Let wel! Wanneer het document reeds in flow was of nog actief in flow is, ziet u bij opening van het venster reeds een lijst van de personen aan wie deze flow gericht was/is. U kunt dan wel nieuwe personen aan deze flowlijst toevoegen, maar u kunt de volgorde van de bestaande flow niet wijzigen. U kunt ook geen personen of groepen uit de bestaande lijst wissen. De personen die het document al hebben vrijgegeven, worden in het rood aangeduid.

De knoppen Serieel of Parallel bepalen de verzendwijze van de flow. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Seriële en parallelle workflow” op pag. 52. Met de knop Goedkeuring kunt u per flowstap om een goedkeuring vragen. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Documenten goedkeuren en ondertekenen” op pag. 46.

Documentrelaties

In DIAS is het mogelijk om documenten onderling te relateren. De bedoeling hiervan is het leggen van een eenduidig verband tussen bepaalde documenten en het opbouwen van dossiers.

In een boomstructuur wordt de relatie meteen duidelijk. De relaties van het gerelateerde document worden ook getoond. In de keuzelijst Filter kunt u eventueel een documenttype filteren uit de boomstructuur.


22/22

U beschikt over een aantal pictogrammen: Toevoegen van een gerelateerd document: voegt een relatie toe. Een venster verschijnt met een overzicht van alle documenten (voor welke u toegangsrechten hebt). Standaard worden enkel die documenten getoond waarvan het adres gelijk is aan het adres van het hoofddocument. Door te dubbelklikken op een document wordt de relatie aangemaakt. Verwijder het geselecteerde document: verwijdert een relatie. Merk wel op dat enkel de relatie verwijderd wordt, en niet het gerelateerde document zelf. Inzien van dit document: opent het document in de oorspronkelijke applicatie. Eigenschappen van het document: opent het venster “Document details”. Vernieuwen: het scherm krijgt automatisch een update na XXX seconden. U kunt echter via dit pictogram een manuele update uitvoeren.

Let wel! U kunt enkel relaties van niveau 1 verwijderen. Indien u relaties van lagere niveaus wilt verwijderen, dan moet dit gebeuren vanaf de betrokken documenten zelf.

De relaties worden gegroepeerd in niveau’s: Niveau verlagen: verlaagt het niveau waarop de relaties getoond wordt. Op niveau 1 kan deze knop niet gebruikt worden (er bestaat geen niveau 0). Niveau verhogen: verhoogt het niveau waarop het document wordt opgevraagd, d.w.z. dat u de documenten ziet die gerelateerd zijn aan de documenten die al in uw overzicht staan.

Documenten inzien

Dit pictogram opent het document in de oorspronkelijke applicatie (bijv. voor Word-documenten zal MS-Word worden geopend).

Afdrukken van het document

Het bestand wordt afgedrukt op de standaardprinter.


23/23

Velden en UDP’s Voor elk document kunnen zowel documentafhankelijke velden (UDP’s = User Defined Properties) en/of een omschrijving worden gedefinieerd. Op het tabblad Velden vindt u de respectievelijke waarden en omschrijvingen terug, evenals het dossier waartoe het document behoort. De specifieke documentvelden (UDP’s) vindt u terug op het tabblad UDP’s.


24/24

Acties Op dit tabblad vindt u twee elementen terug: Actieknoppen: deze laten u toe bepaalde acties op het document uit te voeren en worden bepaald door de administrator, d.w.z. dat de mogelijke acties per documenttype kunnen verschillen (bijv. u zult het ene documenttype kunnen mailen, en het andere niet). Zie verder voor een overzicht van de verschillende acties. Log: elke actie die uitgevoerd werd op het document wordt bijgehouden in het log dat zichtbaar is voor andere gebruikers.

Let wel! Het al dan niet beschikbaar zijn van bepaalde actieknoppen is afhankelijk van het soort software waarover uw onderneming beschikt en de mogelijke acties die voor het documenttype werden gedefinieerd. Voor de actie “Fax” is het bijv. nodig te beschikken over een faxserver.


25/25

Actieknoppen Aangezien de omschrijving en het pictogram dat aan de actieknoppen wordt toegekend, bepaald wordt door de administrator en dus verschillend is per DIAS-versie, is het niet mogelijk hier een éénduidige omschrijving te geven van de betrokken actieknop. Zowel de actie als de pictogrammen kunnen anders zijn dan in deze standaardomschrijving. Opstarten versiebeheer: hiermee start u het versiebeheer op. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Versiebeheer & Automatic Versioning op pag. 57”. Versturen per fax: hiermee kunt u het bestand faxen. Via een venster kunt u de firma en eventueel de contactpersoon of afdeling van de bestemmeling aanduiden, waarna DIAS automatisch het bestand zal doorfaxen op het juiste faxnummer.

Opmerking Zetafax-user: om te kunnen faxen, moet de Zetafax-client openstaan! Indien niet, krijgt u een foutmelding:


26/26

E-mailen met Outlook: om het bestand via e-mail te versturen. Opmerking : om te kunnen mailen, moet MS Outlook openstaan! Indien niet, krijgt u een foutmelding:

DIAS maakt automatisch een berichtformulier aan met het betrokken bestand als bijlage. U hoeft enkel het onderwerp en de tekst in te vullen. Het adres van de bestemmeling kunt u invullen of opzoeken in de adreslijst.


27/27

Handtekening: om een handtekening op het document te plaatsen. De administrator bepaalt wie op welk type documenten een handtekening mag/kan plaatsen, evenals de locatie waar de handtekening geplaatst wordt in het document. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Documenten goedkeuren en ondertekenen” op pag. 46. Bewaren op schijf: om een kopie van het bestand dat gearchiveerd is in DIAS lokaal op schijf te bewaren. Linklevbon (niet in alle versies beschikbaar): deze actie is inherent aan IRIS-gebruikers en zorgt ervoor dat DIAS automatisch de geselecteerde leveringsbon van de leverancier gaat relateren aan de overeenstemmende receptiebon van de ontvangen goederen (die vanuit IRIS afgedrukt wordt). Deze actie is enkel beschikbaar bij het documenttype “Leveringsbon”.

Diversen Op dit tabblad vindt u extra informatie betreffende het document: o.a. wie het document in het systeem bracht, wanneer, én of de flow serieel of parallel is.


28/28

Full-text Op dit tabblad vindt u de volledige tekstinhoud van het bestand terug.

Let wel ! Voor ingescande documenten is de tekstinhoud enkel beschikbaar indien de OCR-module geïnstalleerd is!


29/29

Het zoekvenster Aan de hand van de zoekfunctie in DIAS kunt u complexe zoekopdrachten uitvoeren om snel het door u gezochte document terug te vinden. Klik in het archiefvenster op Zoeken

.

In het linkervenster verschijnt het zoekvenster:

Let wel ! Vergeet niet de locatie aan te duiden waar de zoekopdracht moet worden uitgevoerd: Archive of Flow.

DIAS Algemeen – Het zoekvenster

30/30

Tabblad Hoofd: Documenttype: in deze lijst selecteert u het type document. Indien u een zoekopdracht wenst in te geven voor alle documenttypes samen, dan laat u de selectielijst op “Allemaal” staan. Adres: hier vult u bijv. de roepnaam van de klant of leverancier in. Sub-adres: indien er afdelingen of contactpersonen aan het adres zijn gekoppeld, dan kunt u deze hier aanduiden. Zoekvelden: indien u op de inhoud of de omschrijving wilt zoeken, kunt u hier één of meerdere trefwoorden invoeren én maakt u vervolgens een keuze uit de 3 verschillende zoekmodaliteiten: Exacte overeenkomst, Begint met of Bevat.

Indien u op meerdere woorden tegelijk wilt zoeken, dan kunt u gebruikt maken van de EN- of OFoperator. Er wordt hierbij in de inhoud van het document gezocht naar de ingevoerde trefwoorden. Zoeken met “Bevat” is de meest tijdrovende manier van zoeken én tevens de minst accurate. In combinatie met andere zoekmogelijkheden kunt u de selectie verfijnen om zo de gewenste resultaten bekomen. Zoek niet op té algemene woorden zoals bijv. lidwoorden, bijv. naamwoorden, enz. Het spreekt voor zich dat u hier niet kunt zoeken op grafische bestanden, foto’s, enz. U kunt ook gebruik maken van het jokerteken *. Gekoppelde object: opent het venster “Virtuele tabellen”. Tabblad Diversen:

DIAS document identificatie: met deze optie kunt u een document opzoeken op het unieke DIASnummer. Dit is niet de documentidentificatie uit een externe toepassing (bijv. IRIS)! Status: om documenten op te zoeken op basis van hun statuscode. Document creatiedatum: hier kunt u de data ingeven waartussen de documenten die in aanmerking komen voor de selectie, gecreëerd werden. Eigenaar: dit is de persoon die de documenten in DIAS heeft ingebracht.


31/31

Tabblad UDP’s:

Bepaalde documenttypes bevatten documentafhankelijke velden. Bij facturen kunt u bijv. zoeken op factuurnummer, creatiedatum, bedrag, enz., evenals op eender welke combinatie hiervan.

Met de knop

worden alle zoekwaarden teruggezet op hun standaarden.

(of druk op de Enter-toets) start u de zoekopdracht. Het zoekresultaat Met de knop verschijnt in het documentoverzicht.

Let wel ! U kunt meerdere zoekopdrachten na elkaar uitvoeren (dus zoekopdrachten op het resultaat van een vorige zoekopdracht) aangezien dit venster open blijft na de uitvoering van uw zoekopdrachten.


32/32

Bestanden opnemen in DIAS In DIAS kunnen bestanden die lokaal op schijf of op het netwerk staan, opgenomen en ingebracht worden in het archief. . Klik in het archiefvenster op Importeren Het venster Selecteer het te importeren bestand wordt geopend:

. Zoek het te importeren document en klik op Het venster Voeg een bestand toe aan het archief wordt geopend:

DIAS Algemeen – Bestanden opnemen in DIAS

33/33

In dit venster selecteert u het documenttype en vult u de naam van de klant of leverancier in met het eventuele subadres (afdeling, contactpersoon, …). Druk op de TAB-toets nadat u de naam van de onderneming hebt ingevuld! Opmerking : indien u de naam van de klant of leverancier niet volledig invult of indien de naam tweemaal voorkomt in het adressenbestand, verschijnt er bij het verlaten van het veld het venster “Beheer adressen”:

Dubbelklik vervolgens op het juiste contact. Het veld subadres verschijnt pas nadat het veld Onderneming is ingevuld. Afhankelijk van de structuur van het adressenbestand kunt u hier de afdeling of de naam van de contactpersoon invullen. In de keuzelijst bekomt u enkel de waarden van de zojuist gekozen onderneming. Het invullen van deze velden is zeer belangrijk, daar deze gegevens de plaats in het archief zullen bepalen. DIAS plaatst een kopie van het document in het archief en gaat bijv. voor Word- en Exceldocumenten het bestand eveneens “lezen”, d.w.z. dat de tekst wordt opgenomen in de full-text database, die toelaat om achteraf full-text zoekopdrachten uit te voeren. om het volgende venster in te vullen. Klik op Wanneer u het document al meteen aan een flow wenst toe te voegen, kunt u in dit venster de personen en/of groepen aanduiden.

om het volgende venster in te vullen. Klik op Hier kunt u andere documenten aan dit bestand relateren.


34/34

Zoeken: om het te relateren document op te zoeken. Het archief wordt geopend met documenten waarvan het adres gelijk is aan het geselecteerde adres. Verwijderen: om de documentrelatie te verwijderen. Merk wel op dat enkel de relatie verwijderd wordt, en niet het gerelateerde document zelf. Inzien: om het document te openen in de oorspronkelijke locatie. Klik op om het volgende venster in te vullen. Hier vult u de UDP’s (User Defined Properties) in.


35/35

Klik op

om het volgende venster in te vullen.

Full-Text extractie: DIAS gaat het bestand “lezen” en de inhoud opnemen in de full-text database (dit laat later toe om er full-text zoekopdrachten op uit te voeren). Dit geldt enkel voor Word-, Excel-, RTF- en Txt-documenten. OCR: Optical Character Recognition = karakterherkenning op gescande tekst (enkel van toepassing indien de OCR-module geïnstalleerd is). DIAS zet de gescande tekst om in digitale tekst, zodat later ook op inhoud (full-text) kan worden gezocht. Dit proces verloopt automatisch op de achtergrond en de volledige tekstinhoud wordt opgeslagen in een geïndexeerd veld. Selecteer deze optie indien u dit document wenst te markeren voor de volgende OCR-verwerking. Verwijder het originele bestand: DIAS zal standaard het bestand verwijderen. Wanneer u deze optie uitschakelt, zal DIAS het originele bestand ongemoeid laten. Er is echter geen link tussen het originele bestand en het bestand in het archief. Merk op dat deze optie standaard aangevinkt staat! Geen versiebeheer: selecteer deze optie indien u dit bestand geregeld wilt bewerken, zonder kopies te houden van de vorige versies. Het originele bestand zal vanaf nu automatisch overschreven worden. Wenst u iedere wijziging te behouden, dan dient u te werken met Versiebeheer (meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Versiebeheer & Automatic Versioning” op pag. 57). De bestandsdatum gebruiken als documentdatum: de bestandsdatum wordt opgenomen in het archief i.p.v. de datum van opname in DIAS. Klik op

om de import te starten.


36/36

Ondersteunde bestandstypes

U kunt om het even welk bestandstype opnemen in DIAS. Om de bestanden te kunnen inzien moet u wel over de “moederapplicatie” of een geschikte “viewer” beschikken. Een greep uit de ondersteunde types:

Type

Omschrijving

Full-text

Full-text, mits OCR

Txt

Tekst

Ja

-

Rtf

Rich-text format

Ja

-

Doc

MS-Word

Ja

-

Xls

MS-Excel

Ja

-

Msg

E-mailboodschap

Ja

-

Tif

Tiff (grafisch)

Nee

Ja

Bmp

Bitmap (grafisch)

Nee

Ja

Jpg

JPEG (grafisch)

Nee

Ja

Pdf

Adobe Acrobat

Nee

Nee

Vsd

Microsoft Visio

Nee

Nee

Mdb

MS-Access database

Nee

Nee

Pps

MS-Powerpoint presentatie

Nee

Nee

Ppt

MS-Powerpoint bestand

Nee

Nee

De voorlaatste kolom is een aanduiding of een full-text zoekveld kan worden opgebouwd in de database bij het opnemen van het document in DIAS. Dit kan voor grafische bestanden zoals JPG ook het geval zijn, maar dan enkel met OCR-tools (zie laatste kolom).


37/37

Documenten inscannen in DIAS Algemeen Indien u in DIAS externe documenten wenst te archiveren (bijv. technische folders, aankoopfacturen via IRIS-koppeling, inkomende post, prijslijsten leveranciers, enz…), zullen deze documenten via een scanner moeten omgezet worden naar digitale informatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een scanningprogramma dat samen met DIAS wordt geleverd. Vóór het scannen dient u de wijze te bepalen waarop u wilt scannen: -

Moeten alle pagina’s in 1 document geplaatst worden?

-

Is iedere pagina een afzonderlijk document?

-

Of is het een mix van beide?

Indien de scanopdracht uit meerdere documenten bestaat (bijv. 1 doc = 3 pagina’s), brengt u ofwel een “patch”-blad (= pagina met een code) vóór de pagina waar een nieuw document start of werkt u met barcodes. Barcode-herkenning: Het scanprogramma is dusdanig ingesteld dat het barcodes kan herkennen en doet dit voor de documenttypes (meestal aankoopfacturen) waar het gebruik van barcodes in DIAS is ingesteld. Patch-herkenning: Om een onderscheid te kunnen herkennen tussen de verschillende documenten, zoekt het scanprogramma naar patches. Het gebruik van patches is niet nodig in combinatie met het gebruik van barcodes of het blad-per-blad scannen. In beide gevallen moeten de pagina’s worden voorbereid vooraleer u met scannen kunt starten.

DIAS Algemeen – Documenten inscannen in DIAS

38/38

Scannen van documenten Nadat u het scanprogramma hebt opgestart, komt u in het volgende venster terecht:

Klik op Scanner properties

om de instellingen van de scanner eventueel te wijzigen:

-

Resolution: hier kunt u de resolutie instellen. De mogelijke waarden zijn afhankelijk van de capaciteiten van uw scanner. Wanneer u de documenten later wenst om te zetten in bewerkbare getypte tekst (OCR = Optical Character Recognition), dan scant u best op minimum 300 DPI om de kans op foutmeldingen of leesfouten te vermijden.

-

Color Mode: afhankelijk van het type scanner, kunt u opteren om in zwart-wit, grijswaarden of in kleur te scannen.


39/39

-

Sides: afhankelijk van het type scanner, kunt u ofwel enkel- of dubbelzijdig scannen (scant beide zijden tegelijk).

-

Paper Size: hier bepaalt u het gewenste papierformaat.

-

Orientation: hier bepaalt u de gewenste papierstand: portrait (staand) of landscape (liggend).

-

Klik op OK om naar het vorig venster terug te keren.

Let wel ! Het wijzigen van de scannerinstellingen moet gebeuren nà het aanmaken van de batch en vóór het scannen!

Klik vervolgens op Batch Editor Volgend venster wordt geopend:

.

In de keuzelijst Use scanprofile dient u een keuze te maken tussen de verschillende scanprofielen. Het scanprofiel bepaalt of u al dan niet scant met een patch of barcode. In het veld Description voert u eventueel een omschrijving in. In de keuzelijst User selecteert u de naam van de gebruiker (naam van de persoon die de batch zal verwerken!). Klik vervolgens op OK. U komt terug in het DIAS scanning tool-venster, waar u het scannen van uw documenten kunt starten. Klik hiervoor op de volgende pictogrammen: Scan one page Scan a batch Het scannen wordt gestart. Tijdens het scannen verschijnen de documenten op het scherm.


40/40

Na het scannen kan de batch in DIAS worden opgenomen. . Klik hiervoor op Send batch to DIAS De gescande documenten worden nu in DIAS geplaatst en kunnen opgevraagd worden in het Documentenbeheer. Sluit het scanprogramma af en open Documentenbeheer in DIAS.

In het overzicht (linkervenster) zijn de gescande documenten te zien (onder de benaming “Batchen”). Om de batch te verwerken, klikt u op Bewerken Volgend venster wordt geopend:


of dubbelklikt u op het document.

41/41

Let wel ! In de keuzelijst Dossier ziet u de naam van het dossier waaronder dit document zal bewaard worden. Vergeet niet van het dossier eventueel te wijzigen, indien nodig!!

Klik vervolgens op Verwerk Batch -

.

Scanopdracht met patches of barcodes: De verdeling van de documenten gebeurt automatisch en in het linkervenster onderaan krijgt u een overzicht van de gescande documenten. (Via de tabbladen Afbeelding en Duimspijkers kunt u de weergave van de afgebeelde pagina’s wijzigen).


42/42

-

Scanopdracht zonder patches of barcodes: De vraag wordt gesteld of elke pagina als afzonderlijk document moet worden verwerkt:

No: er wordt 1 document aangemaakt met alle pagina’s

Yes: elke pagina wordt 1 document

Het aanmaken van de documenten kan eveneens gebeuren via “drag & drop”: sleep hiervoor elke pagina naar het venster linksonder. Overige opties: Verwijderen van een document uit de batch Pagina uit batch verwijderen Wijzigen afdrukstand van de gescande pagina(‘s) In- en uitzoomen van de gescande pagina(‘s)

Om de documenten te importeren kiest u Importeer document

,

Importeer alle documenten of (hiermee kunt u een nieuwe versie/revisie toevoegen aan een bestaand document). Het venster Voeg een bestand toe aan het archief wordt geopend. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Bestanden opnemen in DIAS” op pag. 33. Klik op Delete Batch

om de batch te verwijderen.


43/43

Barcodes Algemeen De voordelen van het werken met barcodes zijn meervoudig: Er moeten geen patches meer gebruikt worden. Hoewel deze handeling vervangen wordt door het aanbrengen van een barcode, bestaat de tijdswinst erin dat na het scannen er ook geen patches meer van tussen de documenten gehaald moeten worden. Het nummer dat door DIAS aan het document toegekend wordt, staat óp het document zelf (aangezien dit nummer in de barcode voorkomt). Elke barcode is uniek (door die DIAS-nummering) waardoor het tweemaal inscannen van hetzelfde document een foutmelding zou genereren. Er is dus geen risico dat éénzelfde document meerdere malen ingescand zou worden. Voor de koppeling met IRIS, Navision, enz. zijn barcodes noodzakelijk. De barcodes worden door de administrator aangemaakt in DIAS zelf. De gebruiker hoeft ze dan enkel op de documenten te kleven en de documenten te scannen.

Let wel ! De barcode geldt als documentscheider! Dit wil zeggen dat u slechts 1 barcode per document aanbrengt. Indien het document uit meerdere pagina’s bestaat, brengt u slechts één barcode aan op de eerste pagina.

De barcodes bestaan uit 2 delen: Documenttype Uniek ID-nummer (6 tekens)

Voorbeeld van een barcode De barcodes mogen, afhankelijk van de scannerinstellingen, maar in welbepaalde richtingen aangebracht worden: 0° en 270° (standaard)

Op 90° en 180° zal de barcode niet gelezen worden (kan aangepast worden)


44/44

Aanmaken barcodes Klik op Barcodes in het venster Documentenbeheer. Het venster Barcodes genereren wordt geopend:

Selecteer in de keuzelijst Ondersteunde toestellen de gewenste printer. In het veld Te genereren hoeveelheid vult u de hoeveelheid in. Genereer de barcodes. Klik vervolgens op De barcodes worden afgedrukt.


45/45

Documenten goedkeuren en ondertekenen Documenten goedkeuren Soms mogen documenten in DIAS pas worden vrijgegeven wanneer het document goedgekeurd wordt. Dit kan op twee manieren: Standaardflows Manuele flows

Standaardflows Indien een flow STEEDS voor een bepaald documenttype moet worden toegepast, kan er een standaardflow worden gemaakt. Dit betekent dat deze documenten nooit manueel in de flow moeten worden geplaatst (bijv. facturen moeten eerst ALTIJD naar de Boekhouding, vandaar naar het Management en dan terug naar de Boekhouding). Standaardflows worden dan automatisch toegekend bij het scannen, ophalen van documenten, enz… Hiervoor dient de gebruiker dus zelfs niets te doen. De flow vertrekt automatisch. Het definiëren van standaardflows is de taak van de administrator.

Manuele flows Bij het toekennen van een manuele flow is het mogelijk om per flowstap zelf aan te duiden of een document door een bepaalde persoon of groep moet worden goedgekeurd. Zolang het document niet goedgekeurd werd, zal de betrokken gebruiker dit document niet kunnen vrijgeven. Wanneer één of meerdere personen het document moeten goedkeuren, gaat u als volgt tewerk: Selecteer eerst de persoon of groep die het document moet ondertekenen. Klik vervolgens op

. Naast hun naam verschijnt er een

DIAS Algemeen – Documenten goedkeuren en ondertekenen

-icoon.

46/46

Vanaf nu MOET de aangeduide persoon het document goedkeuren voordat het kan vrijgegeven worden. -icoon geplaatst in de kolom Goedkeuring. Zo weten zij meteen Ook in hun “flow”-lijst wordt dit welke documenten moeten goedgekeurd worden.


47/47

Het document goedkeuren Klik hiervoor op Handtekening in het venster “Document details”. Ook al is er geen uitdrukkelijke aanduiding in het document om de handtekening te plaatsen (of u hebt bijv. geen rechten om dit document te ondertekenen), toch gebruikt u deze knop om de handtekening te plaatsen. Er zal in dit geval een foutmelding verschijnen, maar de goedkeuring zal toch gebeuren en wordt opgenomen in het log.

Vanaf nu kunt u het document vrijgeven.

Indien de gebruiker het document vergeet goed te keuren, komt volgende melding op het scherm:

Let wel! Elke gebruiker kan documenten naar andere gebruikers sturen en dus aanduiden of deze documenten al dan niet moeten goedgekeurd worden. Dit kan men enkel voor de personen/groepen die men zelf in de flow toegevoegd heeft.


48/48

Het document afkeuren Indien de gebruiker het document AFKEURT en dus niet wil tekenen, dient hij het goedkeuringssymbool ( ) weg te halen om het document te kunnen vrijgeven:

Klik op

om het venster Toevoegen flowstappen te openen:

Selecteer uw naam en klik op Het

.

-pictogram verdwijnt en u kunt nu het document vrijgeven (zonder goedkeuring).

Besluit: Elk van de beschreven werkwijzen dwingt de gebruiker tot het bewust ondernemen van een actie: ofwel wordt het document goedgekeurd door te klikken op de knop Handtekening ofwel wordt het afgekeurd door het verwijderen van het

-pictogram in het flowvenster.

Zolang één van deze acties niet wordt uitgevoerd, kan het document niet worden vrijgegeven.


49/49

Controle flow Indien u om één of andere reden in het flowproces wenst in te grijpen (bijv. omdat het proces wordt opgehouden door de afwezigheid van een gebruiker), dan kan de Administrator in de plaats van de gebruiker de documenten vrijgeven. Zoek en selecteer het gewenste document. Dubbelklik op de flowstap waar u wenst in te grijpen. Het venster Flowstappen wijzigen wordt geopend waarin u de gewenste wijzigingen kunt doorvoeren.

Om een flowstap te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de flowstap en kies vervolgens Verwijderen.

Let wel! Elke vrijgave die u in de plaats van de gebruiker uitvoert, wordt ook gelogd!


50/50

Documenten ondertekenen In DIAS is het eveneens mogelijk om automatisch uw handtekening te plaatsen op digitale documenten. Indien het tekstbestanden betreft, moet in het document op de plaats waar de handtekening moet komen een bepaalde characterstring voorkomen. Indien het grafische bestanden betreft, moet een X-Y coördinaat worden opgegeven. De administrator bepaalt wie en op welk documenttype een handtekening mag/kan plaatsen, evenals de locatie waar de handtekening geplaatst wordt. De characterstring van de persoon bestaat doorgaans uit: tussen vierkante haken “SIGN_” gevolgd door de initialen van de betrokken persoon: [SIGN_LUBA] Open het document waarop de handtekening dient te worden geplaatst. In het tabblad Acties klikt u op Handtekening

.

Het betrokken document wordt geopend en DIAS zoekt naar de characterstring die de plaats aanduidt waar uw handtekening moet komen. Indien de handtekening goed geplaatst werd, wordt de handtekening ingevoegd:

Nu kunt u het document vrijgeven. De goedkeuring wordt eveneens opgenomen in de log.


51/51

Seriële en parallelle workflow De workflow bevat alle personen die een bepaald document moeten inzien, raadplegen en eventueel wijzigen of becommentariëren. De workflow is dus in feite de weg die een document moet afleggen. Voorbeeld: In een onderneming moeten alle bestelbonnen voor een aankoop van meer dan €5.000 eerst door de zaakvoerder goedgekeurd worden vooraleer ze terug naar de technische dienst gaan waar de bestelling effectief plaatsvindt. Facturen van minder dan €5.000 moeten door de verantwoordelijke van de technische afdeling goedgekeurd worden voordat de bestelling uitgevoerd wordt. In dit voorbeeld tekenen zich 2 flows duidelijk af: de flow voor bestelbons van meer dan €5.000 en de flow voor de bestelbons van minder dan €5.000.

Technische dienst

Bestelbon > € 5.000

Bestelbon < € 5.000

Zaakvoerder

Verantwoordelijke technische dienst

Technische dienst

Binnen de workflows moet een onderscheid gemaakt worden tussen de Seriële en Parallelle flows:

DIAS Algemeen – Seriële en parallelle workflow

52/52

Seriële flow

Bij een seriële flow kan het document enkel door de volgende persoon in de flow gezien worden wanneer de vorige persoon het vrijgegeven heeft. Het document kan dus enkel maar door één persoon tegelijkertijd opgevraagd worden. Bijvoorbeeld: een aankoopfactuur gaat eerst naar de boekhouding. Pas wanneer de boekhouding deze ingeboekt heeft en eventueel voorzien heeft van commentaar, wordt de factuur vrijgegeven en kan de volgende persoon in de flow deze factuur inzien. Pas wanneer de laatste persoon in de flow het document vrijgegeven heeft, wordt het document beschouwd als zijnde niet meer in behandeling.

Parallelle flow

Bij de parallelle flow kan iedereen die in de flow voorkomt het document inzien, becommentariëren en vrijgeven, ongeacht of het document door de vorige persoon in die flow het document al dan niet heeft vrijgegeven. Wanneer een document dus naar bijvoorbeeld 3 personen gestuurd wordt met een parallelle flow, zullen deze 3 personen tegelijkertijd dat document in hun overzicht zien. Pas wanneer alle partijen afzonderlijk het document vrijgegeven hebben, wordt het document beschouwd als zijnde niet meer in behandeling.


53/53

Om de verzendwijze van de flow te bepalen, kiest u in het venster Toevoegen flowstappen de optie Serieel of Parallel.

Let wel! Het flowtype Serieel of Parallel kan enkel worden ingesteld in het begin. Eens dat het flowtype werd bepaald, kan dit NIET meer worden gewijzigd!


54/54

Deadlines In DIAS is het mogelijk om deadlines te definiëren. Deadlines zijn maximumdata waarop het document behandeld moet worden en kunnen enkel bij vooraf gedefinieerde flows worden ingesteld. In DIAS is er geen vaste ‘behandelingscode’ voor de documenten, daarom wordt een statuscode als aanduiding voor het al dan niet behandeld zijn van een document gebruikt. In de praktijk wordt dus voor een document een maximumdatum (deadline) vastgesteld waarop het document een bepaalde status moet verkregen hebben. Voorbeeld: Een document krijgt oorspronkelijk de status “IN” (na het inscannen bijvoorbeeld), en de deadline is 3 dagen, waarna het de status “OK” moet gekregen hebben. Deze maximumdata worden verspreid over de verschillende personen die het document moeten behandelen. Indien het document door twee personen behandeld moet worden, kan men bijvoorbeeld 2 van de drie dagen aan persoon A toekennen, en de laatste dag aan persoon B. Dit zou dus willen zeggen dat persoon A twee dagen heeft om het document vrij te geven en persoon B één dag. Indien persoon A reeds de statuscode op “OK” zet, is de deadline niet meer geldig voor persoon B (aangezien het document de behandelingsstatus heeft). Indien het document een deadline heeft, kunt u de maximumdatum zien op het tabblad Flow informatie bij het openen van het document:

Indien de behandelingsdatum nà de datum van vandaag valt, wordt deze in het zwart getoond. Indien de behandelingsdatum reeds verstreken is, wordt deze in het rood getoond. De deadlines worden steeds door het systeem bijgehouden en zijn zelfs nadien opvraagbaar. U kunt dus in het archief zien of er een deadline was, en wanneer de gebruiker het document vrijgegeven heeft (op het tabblad Acties in het archief).

DIAS Algemeen – Deadlines

55/55

Let wel! Als gebruiker kunt u deze deadline niet beïnvloeden, de administrator kan dit wel. U kunt eventueel een verlenging van de maximumdatum aanvragen.

DIAS Algemeen – Deadlines

56/56

Versiebeheer & Automatic Versioning Algemeen principe DIAS beschikt over de mogelijkheid om al dan niet verschillende versies van een document aan te maken, bij te houden en zelfs onderling te vergelijken. Hiervoor bestaan in DIAS 2 mogelijkheden:

Via Versiebeheer: Indien het originele bestand niet mag worden gewijzigd, dient u gebruik te maken van Versiebeheer. Alle documenten zijn bij inzage “read-only”. Het document moet worden “uitgecheckt” (= uit het archief nemen) waardoor er een nieuwe versie wordt aangemaakt. U bent dan de enige gebruiker die deze versie kan zien en wijzigen, tot u terug “incheckt” (= in het archief terugzetten). Vanaf dit moment is het document opnieuw “read-only” voor iedereen. Via Versiebeheer kunnen de vorige versies terug worden geraadpleegd. In de regel maakt u een nieuwe versie aan indien u grote wijzigingen aanbrengt aan de inhoud van het document. Voor kleinere wijzigingen (bijv. verbeteren van fouten) maakt u beter een nieuwe revisie.

Let wel! Revisies kunnen achteraf samengevoegd worden om schijfruimte te besparen.

Via Automatic Versioning: Indien u vaak documenten wenst te wijzigen, maakt u beter gebruik van Automatic Versioning. Iedereen die het document opent, kan het document onmiddellijk wijzigen. Het originele document wordt dan telkens overschreven en er is maar 1 versie beschikbaar.

DIAS Algemeen – Versiebeheer & Automatic Versioning

57/57

Versiebeheer Uitchecken Selecteer in het venster Document details het tabblad Acties.

Klik op Versiebeheer . Indien dit pictogram niet aanwezig is, betekent dit dat voor dit type document deze functie niet toegestaan is. Het venster Versiebeheer wordt geopend:


58/58

Rechts in het venster staan de mogelijke acties die u met het document kunt uitvoeren: -

Uitchecken: om het document uit het archief te nemen en wijzigingen aan te brengen.

-

Inchecken: om het document terug in het archief te plaatsen als “read-only”. Andere gebruikers kunnen het document nu terug inzien.

-

Verschil: om de visuele verschillen op te vragen tussen meerdere versies of revisies.

-

Samenvoegen: om overtollige revisies te verwijderen (om op deze manier schijfruimte te winnen en het versiebeheer overzichtelijk te houden).

-

Export: om meerdere versies op een andere locatie te bewaren.

-

Openen: om de geselecteerde versie/revisie te openen.

-

Verwijderen: om de geselecteerde versie/revisie te verwijderen (enkel mogelijk door administrator en door eigenaar van de versie/revisie).

-

Sluiten: om versiebeheer af te sluiten.

In het linkergedeelte van het venster ziet u “1.0 ORIGINAL”: dit komt overeen met het origineel (er bestaat steeds een versie 1.0). Klik op de knop

.

Het detailscherm onderaan het venster wordt geactiveerd waar u kunt kiezen of u een nieuwe versie of een nieuwe revisie wenst aan te maken:

Versie vs Revisie: maak een nieuwe versie indien u veel wijzigingen aan het document wenst aan te brengen. Voor kleinere wijzigingen (bijv. verbeteren van fouten), maakt u een nieuwe revisie. In Nota’s vermeldt u een korte omschrijving van de wijzigingen die u wenst door te voeren (bijv. “aanpassen prijzen”). Lokaal opslaan van het uitgecheckte bestand: om de uitgecheckte versie lokaal te bewaren. Importeer een versie/revisie: om een bestaand extern bestand als nieuwe versie/revisie te gebruiken. Klik vervolgens op OK om de nieuwe versie/revisie aan te maken.


59/59

Er wordt nu een nieuwe versie/revisie aangemaakt: er wordt een kopie van het document gemaakt en geopend in de applicatie waarin het document werd gecreëerd. In de titelbalk ziet u een andere naamgeving van het bestand, vb. 87533.doc. U kunt het document nu aanpassen en daarna opnieuw bewaren.

In het venster Versiebeheer staat nu een “>>”-teken naast uw nieuw aangemaakte versie/revisie. U bent nu de enige die de aangebrachte wijzigingen in de nieuwe versie/revisie kunt zien, zolang u deze niet terug “incheckt” (om te verhinderen dat andere gebruikers “onafgewerkte” documenten zouden zien).

Een versie wordt steeds gekenmerkt door het cijfer links van het punt. Bij het aanmaken van een nieuwe versie wordt dit nummer telkens verhoogd. Bijv. Als de laatste versie 2.0 is, zal de nieuwe versie het nummer 3.0 krijgen. Een revisie wordt gekenmerkt door het cijfer rechts van het punt. Bij het maken van een nieuwe revisie wordt dit nummer ook telkens verhoogd. Bijv. als de laatste revisie 2.1 is, zal de nieuwe revisie het nummer 2.2 krijgen.

Versies Revisies


60/60

Inchecken Indien u een document hebt bewerkt en u wenst het opnieuw beschikbaar te stellen voor alle gebruikers, dan moet u het document terug “inchecken”. Klik op de knop

.

Het “>>”-teken verdwijnt. Andere gebruikers kunnen nu de nieuwe versie terug openen. . Om een vorige versie te openen klikt u op de knop De gewijzigde versie wordt geopend in de desbetreffende applicatie.

Let wel! Zolang de vorige versie/revisie niet opnieuw werd ingecheckt, is het niet mogelijk om een nieuwe versie uit te checken. Behalve de persoon die het document heeft uitgecheckt, kan de administrator ook steeds een nieuwe versie (of revisie) terug inchecken.


61/61

Revisies samenvoegen Om het versiebeheer overzichtelijk te houden en om schijfruimte te winnen, kunnen overtollige revisies worden verwijderd of samengevoegd. Bij het samenvoegen van revisies worden een aantal revisies verwijderd en wordt de eerst aangeduide revisie vervangen door de laatst aangeduide revisie. Elke samenvoeging wordt opgenomen in de log waarin wordt bijgehouden welke revisies door wie en wanneer werden samengevoegd.

Let wel! U kunt enkel revisies samenvoegen, en geen versies! Het is eveneens onmogelijk om revisies die behoren tot verschillende versies samen te voegen.

Voorbeeld: U hebt een document met meerdere versies en revisies: 1.0 = origineel 2.0 = versie tbv boekhouding 2.1 = fouten Xavier 2.2 = fouten Greet 2.3 = fouten Greet 2.4 = fouten Xavier 3.0 = versie tbv marketing

Aangezien gebruiker Xavier het document niet meer nodig heeft om er verdere wijzigingen aan te brengen, kan hij beslissen de revisies tussen 2.1 en 2.4 samen te voegen. Selecteer de lijnen van 2.1 tot 2.4.


62/62

Klik op . Versie 2.4 wordt nu versie 2.1. De samenvoeging wordt opgenomen in de log.


63/63

Verschil ts. Versies en revisies Deze optie biedt de mogelijkheid om visuele verschillen op te vragen tussen meerdere versies/revisies (minstens 2), op voorwaarde dat de moederapplicatie (= applicatie die gebruikt wordt om het document te openen) deze mogelijkheid ondersteunt. Het aantal versies/revisies die kunnen worden samengevoegd hangt eveneens af van de mogelijkheden die de moederapplicatie biedt. Selecteer in het venster Versiebeheer de versies/revisies waarvan u het verschil wenst op te vragen. Klik vervolgens op

.


64/64

Automatic Versioning Voor documenten die vaak moeten worden gewijzigd is het werken met Versiebeheer te omslachtig en kunt u het document in Automatic Versioning plaatsen. Iedereen die het document opent, kan er vervolgens onmiddellijk wijzigingen in aanbrengen en opslaan. Het originele bestand wordt hierbij steeds overschreven en er is maar 1 versie beschikbaar. In het venster Voeg een bestand toe aan het archief kiest u de optie Geen versiebeheer.

Let wel! Het bestand kan nu door iedereen worden gewijzigd zonder dat hiervoor logging gebeurt. Aangebrachte wijzigingen kunnen niet ongedaan worden gemaakt.

Gevolgen: In het venster Versiebeheer wordt nu naast het versienummer een “++” geplaatst.


65/65

In het archiefvenster wordt het pictogram van het document waar u Automatic Versioning kunt op toepassen lichter weergegeven.

Bij het openen van het document ziet u in de titelbalk van de applicatie een andere naamgeving van het bestand. -

Documenten waar u enkel met Versiebeheer wijzigingen kunt aanbrengen worden geopend als “ Read-Only”.

-

Documenten waar u Automatic Versioning op kunt toepassen hebben deze melding niet en kunnen na wijziging overschreven worden.

Documenten waarop Automatic Versioning werd toegepast kunnen niet met Versiebeheer worden geopend. Indien u dit toch wenst te doen, dient u de optie Automatic Versioning af te zetten. -

Open hiervoor het venster Documentdetails en selecteer het tabblad Diversen.

-

Klik op het diskette-pictogram . Vanaf nu kan het origineel niet meer worden overschreven en dienen de aanpassingen te gebeuren via Versiebeheer. Het “>>”-teken is eveneens verdwenen in het venster Vensterbeheer.


66/66

Workflow Inleiding De workflow in DIAS is volledig vergelijkbaar met de werkelijke papierflow. Wanneer een gebruiker een document in zijn workflow ontvangt, kan hij/zij het document openen, inzien, andere documenten aan koppelen, goedkeuren en eventueel commentaar aan toevoegen. Eens het document door de gebruiker behandeld werd, zal het document niet meer zichtbaar zijn in de workflow. Door deze elektronische workflow is er geen tijdverlies bij het overdragen van papieren documenten. Ook verdwijnt hierdoor het risico dat het document ergens ongemerkt blijft liggen of verloren gaat.

Het Workflow-venster Dit venster geeft een overzicht van de nog door u te behandelen documenten. Het spreekt voor zich dat het de uiteindelijke bedoeling is dat dit venster steeds zo weinig mogelijk documenten bevat (dat deze dus zo snel mogelijk behandeld worden).

Let wel! U ziet in het workflowvenster enkel de documenten die behoren tot het “actieve” dossier (het actieve dossier is het dossier waarvan de naam in de titelbalk van het venster verschijnt. U kunt van dossier veranderen met de knop Wijzigen dossier

).

Binnen de workflow moet een onderscheid gemaakt worden tussen de seriële en parallelle flow: Seriële flow: het document kan enkel door de volgende persoon in de flow gezien worden wanneer de vorige persoon het vrijgegeven heeft. Parallelle flow: iedereen die in de flow voorkomt kan het document inzien, becommentariëren en vrijgeven, ongeacht of het document door de vorige persoon in die flow het document al dan niet heeft vrijgegeven. Meer info vindt u in de rubriek Seriële en parallelle workflow op pag. 52. U kunt de documenten in het overzicht oplopend sorteren door op de verschillende kolomkoppen te klikken. Wanneer u een tweede maal op de datumkolom klikt, sorteert u deze aflopend.

DIAS Algemeen – Workflow

67/67

U kunt de documenten eveneens sorteren op datum. Let wel : de datum waarop deze gesorteerd worden is de datum waarop de documenten in DIAS werden ingebracht en is daarom niet altijd gelijk aan de creatiedatum van het document. In het venster Sessie-informatie kunt u de gewenste sorteervolgorde standaard instellen in de keuzelijst Sort Flow by:


68/68

Op de werkbalk vindt u bepaalde acties terug: Openen: om de flowstap te openen. Het venster “Document detail” wordt geopend zodat u van hieruit het document kunt inzien, de gerelateerde documenten bekijken, aanpassen, acties uitvoeren, enz… Vernieuwen: het scherm krijgt automatisch een update na XXX seconden. Documenten die na het openen van het scherm in flow gebracht werden, komen dan ook op het scherm. U kunt echter via dit pictogram een manuele update uitvoeren. Dossier wijzigen: om een ander dossier te selecteren. Merk op dat u enkel een dossier kan selecteren waar uzelf toegang toe hebt. Afwezigheidassistent: om, in geval van afwezigheid, zelf een “opvolger” aan te duiden. Planning: om taken en afspraken in de agenda van DIAS in te voeren, gekoppeld aan dit document. Opvolging: telefoonopvolging en opmaak van interne nota’s en bezoekrapporten.

De lijnen in het overzicht

Elke lijn in het overzicht komt overéén met 1 document (dat uit één of meerdere pagina’s of uit meerdere versies of revisies kan bestaan). Hier vindt u de volgende informatie: Documenttype: geeft het type van het document aan. Adres: omschrijving van de persoon of firma waaraan dit document verbonden is. Status: statuscode van het document. Deze komt overeen met de laatst toegekende statuscode aan dit document. Creatiedatum: datum waarop het document in DIAS aangemaakt werd. Laatste wijziging: datum waarop het document het laatst in DIAS werd aangepast via “Versiebeheer”. Goedkeuring: het

-icoon duidt aan dat het document moet goedgekeurd worden.

Gerelateerde docs: de paperclip duidt aan dat aan het document bestanden zijn gekoppeld. Omschrijving: korte omschrijving of commentaar die aan het document werd toegevoegd bij de opname in DIAS.


69/69

Let wel! Het is mogelijk dat bepaalde lijnen een rode achtergrondkleur hebben: dit betekent dat de documenten gekoppeld zijn aan een datumlimiet en dat deze voor uw flowstap overschreden werd (m.a.w. de limietdatum van het document werd overschreden).

In het onderste venster krijgt u een overzicht van alle flowstappen naar wie het document gericht werd. Elke lijn in het overzicht komt overeen met 1 persoon. De lijn in vette druk betekent dat deze persoon het document al heeft vrijgegeven.


70/70

Workflow: Detail Workflow: hoofding

In de hoofding vindt u de gegevens terug die betrekking hebben op het document als geheel en hebben dus niets te maken met de flowstap-specifieke gegevens: Onderneming: de naam van de organisatie (bijv. klant, leverancier) waar het document aan gerelateerd is. Subadres: contactpersoon of afdeling. Status: de algemene status van het document. Dit stemt overeen met de laatst toegekende statuscode door een gebruiker.

DIAS Algemeen – Workflow : detail

71/71

Workflow: Flow informatie

Velden In dit tabblad vindt u voornamelijk gegevens terug die betrekking hebben op de verschillende flowstappen die het document doorlopen heeft of nog moet doorlopen. Flow “/”: hier kunt u aflezen welke flowstap afgebeeld staat (links van de “/”) en hoeveel en de verschillende flowstappen er waren (rechts van de “/”). U kunt via de knoppen commentaren en beslissingen lezen van de andere personen in de flow. Het spreekt voor zich dat u geen wijzigingen kunt aanbrengen aan de gegevens van de flowstappen van anderen. Bestemming: in dit veld vindt u de naam terug van de persoon naar wie het document gestuurd werd. Dit zal meestal uw eigen naam zijn. Let wel: wanneer iemand zich afwezig gemeld heeft in het systeem is het mogelijk dat de naam in dit veld de naam is van de persoon die zich afwezig gemeld heeft. Status: in deze lijst kunt u de status selecteren die u aan uw flowstap wenst toe te kennen (indien u de flowstap van iemand anders opvraagt, ziet u hier de statuscode die deze persoon eraan toegekend heeft). Opmerkingen: in dit veld kunt u enkele opmerkingen/bemerkingen in verband met uw flowstap noteren. (Indien u de flowstappen van een andere persoon opvraagt, ziet u in dit veld de commentaren die andere personen geschreven hebben). Door: hier ziet u de naam van de persoon die de geselecteerde flowstap vrijgegeven heeft (is dus van belang bij het opvragen van de flowstappen van anderen). Vrijgegeven: de vrijgave is in feite het elektronische equivalent van het verwijderen van uw document van uw bureau om het naar de volgende persoon in de flow te laten gaan. Vooral bij een seriële flow is het belangrijk dat u de documenten zo snel mogelijk vrijgeeft. Registratiedatum: de datum waarop de betrokken flowstap bewaard werd (ongeacht of die dan ook vrijgegeven werd). Registratietijd: dit is de tijd waarop de betrokken flowstap bewaard werd (ook hier speelt het feit dat het document vrijgegeven werd of niet, geen rol). DIAS Algemeen – Workflow : detail

72/72

Knoppen Doorsturen: om een flow aan het document toe te kennen. Tonen van de gerelateerde documenten: om de gerelateerde documenten op te vragen en eventueel andere documenten aan dit document te relateren. (bijv. facturen relateren aan bestelbonnen, leveringsdocumenten, …). Inzien: om het document te openen in de applicatie waarmee het document verbonden is, d.w.z. dat bijv. een Word-document in MS-Word zal geopend worden. Afdrukken: om het document af te drukken.


73/73

Workflow: Velden

In dit tabblad worden alle gegevens bijgehouden die het document beschrijven. U kunt deze als gebruiker aanpassen (dit kan enkel in de flow, niet in het archief). Vanwege het grote belang van de juistheid van deze gegevens worden aanpassingen aan deze gegevens bijgehouden in het log dat verbonden is aan het document.


74/74

Workflow: Acties

Op dit tabblad vindt u twee elementen terug: Actieknoppen: om bepaalde acties op het document uit te voeren. Log: houdt bepaalde gebeurtenissen bij van het document.

Actieknoppen Het al dan niet beschikbaar zijn van bepaalde acties hangt af van het soort software waarover uw onderneming beschikt en wordt bepaald door de administrator. Dit wil zeggen dat de mogelijke acties die u op het document kunt uitvoeren verschillend kunnen zijn per documenttype (bijv. u zal bepaalde documenttypes kunnen mailen, en andere niet). Een overzicht van de verschillende acties vindt u terug in de rubriek “Acties” op pag. 25.


75/75

Log In dit veld ziet u de acties die uitgevoerd werden op het document. Het log wordt bijgehouden in het formaat: ” -> “ Uzelf kan als gebruiker geen gegevens verwijderen uit het log. Het log blijft bestaan zolang het document zelf blijft bestaan in DIAS. U kunt wel manueel nieuwe log-items aanmaken: . Klik op Het venster Voeg een bericht aan het log toe wordt geopend. Typ hier vervolgens de gewenste commentaar.

Klik vervolgens op OK en het nieuwe logitem komt nu in de lijst te staan.


76/76

Beheer afwezigheid In DIAS kunt u, in geval van afwezigheid, zelf een “opvolger” aanduiden. Deze persoon zal al uw documenten in zijn eigen overzicht krijgen en kan deze dan ook in uw plaats becommentariëren en vrijgeven.

Let wel! Alle documenten die niet in uw plaats vrijgegeven werden, komen terug in uw overzicht wanneer u zich terug als “Aanwezig” aanmeldt. In alle documenten die door uw “opvolger” verwerkt zijn, staat aangeduid dat deze persoon in uw naam de dossiers behandelde.

Om het venster Afwezigheidsbeheer te openen, voert u de volgende stappen uit: In het venster Documentopvolging klikt u op Afwezigheidsbeheer Volgend venster wordt geopend:

.

Duidt een datum aan tot wanneer u afwezig bent. U kunt dit veld echter ook leeg laten. Hierdoor staat u als Afwezig genoteerd tot wanneer u zich terug als Aanwezig aanmeldt. In het veld Gebruiker duidt u de persoon aan die tijdens uw afwezigheid uw documenten mag beheren. U moet één bepaalde gebruiker aanduiden. U kunt uw documenten niet naar een groep sturen. Deze persoon krijgt vanaf nu al uw documenten in zijn eigen overzicht en kan deze in uw plaats vrijgeven en becommentariëren.

Let wel! U kunt geen persoon aanduiden die op dat moment zelf afwezig is. U kunt uzelf eveneens niet als afwezig melden indien u zelf documenten ontvangt van andere personen die op dat moment afwezig zijn.

DIAS Algemeen – Beheer afwezigheid

77/77

Indien u DIAS terug opstart en u bent als Afwezig gemeld, zal DIAS u vragen of u zich terug op aanwezig wil registreren.

DIAS Algemeen – Beheer afwezigheid

78/78

Dossierbeheer Binnen DIAS worden de documenten per dossier beheerd. Dit wil zeggen dat een bepaald document te allen tijde slechts tot één dossier kan horen en slechts kan ingezien worden door die personen die toegang hebben tot het betrokken dossier. Dit houdt in dat u telkens maar de documenten van één dossier kunt inzien. In het venster van het archief en in het venster van de flowopvolging ziet u dus enkel de documenten die horen bij het “actieve” dossier. Aan de hand van de knop kunt u naar een ander dossier overgaan (enkel voor die dossiers waarvoor u toegangsrechten hebt).

Deze toegangsrechten worden door de Administrator beheerd en kunnen enkel door deze persoon gewijzigd of aangemaakt worden.

DIAS Algemeen – Dossierbeheer

79/79

E-mailintegratie Door de e-mailintegratie in DIAS is het mogelijk om elke gewenste e-mail met betrekking tot een bepaald bedrijf op te nemen in het digitaal archief.

Bestanden versturen met MS-Outlook Om bestanden in het archief via e-mail te versturen, voert u de volgende stappen uit: Zoek in het archiefvenster het gewenste document en open vervolgens de “Document details”. Selecteer vervolgens het tabblad Acties.

Klik op E-mailen met Outlook

.

DIAS maakt automatisch een berichtformulier aan met het betrokken bestand als bijlage. U hoeft enkel het onderwerp en de tekst in te vullen. Het adres van de bestemmeling kunt u invullen of opzoeken in de adreslijst.

Let wel! Om te kunnen mailen, moet MS Outlook openstaan! Indien niet, krijgt u een foutmelding:

DIAS Algemeen – E-mailintegratie

80/80

In het berichtvenster verschijnt de DIAS Tools-werkbalk:

om het gewenste e-mailadres op te zoeken. Klik op Ophalen e-mailadres uit DIAS Het venster Beheer adressen wordt geopend waar u het gewenste adres kunt opzoeken.

Dubbelklik op het gewenste adres. In het berichtvenster wordt in het veld


het e-mailadres geplaatst.

81/81

Klik op

om het bericht te versturen.

Bij het verzenden of bij het sluiten van een binnengekomen mail zal het systeem u telkens vragen of u de betrokken mail in DIAS wenst op te nemen. Het venster DIAS/Outlook connectivity wordt geopend:

-

Indien Outlook niet zou geconnecteerd zijn met de Localserver (connectie gebeurt in principe automatisch bij het opstarten van MS-Outlook), dan kunt u aan de hand van de knop Outlook opnieuw connecteren met de Localserver.

-

Nooit automatisch opnemen in DIAS: het betrokken e-mailadres wordt opgenomen in de negatieve lijst (= de vraag zal nooit meer gesteld worden of de e-mail moet opgenomen worden in DIAS).

-

Altijd automatisch opnemen in DIAS: het betrokken e-mailadres wordt opgenomen in de positieve lijst (deze e-mails zullen automatisch bij het sluiten of versturen van de e-mails in DIAS worden opgenomen).

-

De positieve en negatieve lijst kan opgevraagd worden in het archief. Kies hiervoor uit het menu CC Acties de opdracht E-mailadressen. Volgend venster wordt geopend:


82/82

-

Gebruik DEL om een e-mailadres te verwijderen.

-

Gebruik INS om een e-mailadres manueel toe te voegen:

Let wel! Elke gebruiker heeft slechts inzage in zijn eigen negatieve en positieve lijst. U kunt geen e-mailadressen opvragen die zich in de lijst van een andere gebruiker bevinden.


83/83

E-mails handmatig opnemen in DIAS Via de map Verzonden items of Postvak In kunt u in MS Outlook uw e-mails handmatig opnemen in het archief van DIAS.

Klik in de DIAS Tools-werkbalk in MS Outlook op Opslaan in DIAS

.

Het venster Voeg een bestand toe aan het archief wordt geopend. Automatisch wordt het documenttype E-mails voorgesteld:

In dit venster vult u de naam van de klant of leverancier in met het eventuele subadres (afdeling, contactpersoon, …). Indien het adres gekend is in DIAS, zullen deze gegevens automatisch worden ingevuld. om het volgende venster in te vullen. Klik op Wanneer u het document al meteen aan een flow wenst toe te voegen, kunt u in dit venster de personen en/of groepen aanduiden.


84/84

Klik op om het volgende venster in te vullen. Hier kunt u andere documenten aan dit bestand relateren.

-

Zoeken: om het te relateren document op te zoeken.

-

Verwijderen: om het gerelateerde document te verwijderen. Merk wel op dat enkel de relatie verwijderd wordt, en niet het gerelateerde document zelf.

-

Inzien: om het document te openen in de oorspronkelijke locatie.

om het volgende venster in te vullen. Klik op Hier selecteert in de kolom Waarde of het een inkomende, uitgaande of interne mail betreft en/of eventueel andere velden.

om het volgende venster in te vullen. Klik op Hier duidt u aan of het e-mailadres als Werk-, Privé of Optioneel adres moet worden opgenomen in DIAS. Het e-mailadres zal dan automatisch aan de adresgegevens van de contactpersoon worden toegevoegd.


85/85

Klik op

om het volgende venster in te vullen.

-

OCR: Optical Character Recognition = karakterherkenning op gescande tekst (enkel van toepassing indien de OCR-module geïnstalleerd is). DIAS zet de gescande tekst om in digitale tekst, zodat later ook op inhoud (full-text) kan worden gezocht. Dit proces verloopt automatisch op de achtergrond en de volledige tekstinhoud wordt opgeslagen in een geïndexeerd veld).

-

Verwijder het originele bestand: DIAS zal niet de e-mail in MS Outlook verwijderen, maar slechts een kopie dat door het systeem lokaal werd gezet. Er wordt dan ook aangeraden steeds deze optie aangevinkt te laten!

-

Geen versiebeheer: selecteer deze optie indien u dit bestand geregeld wilt bewerken, zonder kopies te houden van de vorige versies. Het originele bestand zal vanaf nu automatisch overschreven worden. Wenst u iedere wijziging te behouden, dan dient u te werken met Versiebeheer (meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Versiebeheer & Automatic Versioning op pag. 57.

Klik op

om de import te starten.


86/86

Opnemen van DIAS-documenten als attachment In MS Outlook kunt u rechtstreeks vanuit het berichtvenster bestanden uit DIAS als attachment versturen. Klik in het berichtvenster op Opnemen DIAS-document als attachment

.

Het archiefvenster in DIAS wordt geopend waar u het desbetreffende bestand kunt zoeken. (Gebruik de Ctrl-toets voor de selectie van meerdere documenten). Dubbelklik op het gewenste bestand. Het bestand wordt vervolgens als bijlage in het berichtvenster geplaatst.

Opnemen van attachments in DIAS In MS Outlook kunt u een attachment van een bericht rechtstreeks opnemen in DIAS. Hierbij zal enkel het attachment van het bericht opgenomen worden in DIAS, en niet de inhoud van de berichttekst. Open in MS Outlook het bericht waarvan u het attachment in DIAS wenst op te nemen. Klik op

Opnemen van de attachments in DIAS.

Het venster Voeg een bestand toe aan het archief wordt geopend:


87/87

Versturen van attachments naar versiebeheer Indien u de attachments van uw bericht in MS Outlook niet telkens als afzonderlijke bestanden in het archief wenst op te nemen, kunt u deze telkens als nieuwe versie in DIAS laten opnemen. Klik op Versturen van het attachment naar versiebeheer

.

Het archiefvenster wordt geopend. Zoek het document waar het attachment moet worden aan gekoppeld. Dubbelklik op het document. Het venster Versiebeheer wordt geopend waar u vervolgens een nieuwe versie van het bestand kunt aanmaken.

Meer uitleg over Versiebeheer vindt u in de rubriek “Versiebeheer & Automatic Versioning ” op pag. 52.


88/88

Binnenkomende faxen verwerken in DIAS Elke inkomende fax wordt opgenomen onder het documenttype “Onbekende docs”. Klik in het archiefvenster op Mijn onbekende docs . Het venster Beheer onbekende docs wordt geopend.

In dit venster ziet u een lijst van alle inkomende faxen. (of dubbelklikken) kunt u het document Met behulp van de knop Verwerk document toewijzen aan een bepaald type en de velden ervan invullen. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek ”Bestanden opnemen in DIAS” op pag. 33. Om de faxinhoud te bekijken, klikt u op Toon document waar u de inhoud van de fax kunt bekijken.

DIAS Algemeen – Binnenkomende faxen verwerken in DIAS

. De Zetafax-viewer wordt geopend

89/89

Het Adresboek & CRM Inleiding DIAS wordt eveneens voorzien van een adressenmodule waarin u algemene bedrijfsinformatie, contactpersoongegevens en acties kunt bijhouden. De adressen kunnen geïmporteerd worden uit andere applicaties (bijv. boekhoudpakket, adressenbestand, enz. …) en worden centraal beheerd in DIAS. Adressen die dubbel voorkomen in het adressenbeheer kunnen worden samengevoegd. De CRM-module maakt het eveneens mogelijk om in DIAS verbanden tussen adressen te leggen. Elk adres mag slechts éénmaal voorkomen in de adreslijst.

Adresboek Om het adressenbeheer in DIAS te openen, klikt u in het DIAS-Startmenu op Adresboek Het venster Beheer adressen wordt geopend:

.

In het linkervenster ziet u de verschillende adrestypes. In functie van wat u in het linkervenster aanduidt, ziet u in het rechtervenster de gevraagde adressen. Om de adresdetails te openen, voert u de volgende stappen uit: Dubbelklik op het gewenste adres. Het detailvenster wordt geopend en de informatie kan hier eveneens worden gewijzigd. of Klik met de rechtermuisknop op het gewenste adres, en kies vervolgens: Tonen: de adresdetails worden geopend, maar kunnen niet worden gewijzigd! Openen: de adresdetails worden geopend en kunnen worden gewijzigd.

DIAS Algemeen – Het Adresboek & CRM

90/90

CRM Om de organisatie-structuur (CRM) van de geselecteerde onderneming te openen, klikt u op CRM

.

Volgend venster wordt geopend:

Geselecteerde onderneming

Contactpersoon


Panelen met informatie

Horizontale relaties

91/91

In het linkervenster ziet u een overzicht van de contactpersonen en/of afdelingen: Personeelslid Afdeling Contactpersoon Rechtsboven heeft men de aanduiding Geselecteerd adres … komt voor in …. Een bepaalde contactpersoon kan voorkomen in verschillende ondernemingen. Aan de hand van deze lijst kunt u de structuur opvragen van een andere onderneming waarin de betrokken contactpersoon voorkomt.

Onderaan het venster vindt u in de panelen extra informatie over de geselecteerde contactpersoon: telefoon, fax, e-mail, URL, enz… U kunt de inhoud van deze panelen wijzigen door op het paneel te klikken met de rechtermuisknop en uit de lijst te kiezen welke informatie u hier wilt tonen.

De naam die in het vet gedrukt staat is de standaard correspondentiepersoon (meestal de zaakvoerder). Om de adresdetails te openen, voert u de volgende stappen uit: Dubbelklik op het gewenste adres. Het detailvenster wordt geopend en de informatie kan hier eveneens worden gewijzigd. of Klik met de rechtermuisknop op het gewenste adres, en kies vervolgens op Openen.


92/92


93/93

Nieuwe onderneming toevoegen Om een nieuwe onderneming toe te voegen, voert u de volgende stappen uit: Klik op Nieuw . Het venster Aanmaken wordt geopend. In elk tabblad kan informatie over de onderneming worden ingevoerd. (Met de Tab-toets kunt u snel de cursor verplaatsen naar een volgend veld).

Via de knop Opbouwen adres

kunt u de adresgegevens invoeren.

klikt, wordt automatisch de vraag gesteld of u het adres aan de Als u op voorgestelde regio wenst toe te voegen.

Klik in het Aanmaken-venster op gewijzigd op te slaan. DIAS Algemeen – Het Adresboek & CRM

om de gegevens die u hebt ingevoerd of

94/94

Nieuwe contactpersoon toevoegen Nadat een onderneming is toegevoegd, is het mogelijk om de personen te registreren die werkzaam zijn bij deze onderneming. In DIAS worden deze “contactpersonen” genoemd. Het aantal contactpersonen dat per onderneming kan worden ingevoerd is nagenoeg onbeperkt. Contactpersonen die dubbel voorkomen kunnen worden samengevoegd. Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, voert u de volgende stappen uit: Zoek de onderneming waar u de contactpersoon (en/of afdeling) wenst toe te voegen. Klik vervolgens op CRM

(Contact Relation Management).

Klik op Nieuw . Het venster Aanmaken wordt geopend. In elk tabblad kan nu informatie over de contactpersoon worden ingevoerd.


95/95

Opzoeken van adressen in DIAS Om adressen op te zoeken in DIAS, voert u de volgende stappen uit: Selecteer in het linkervenster de categorie waarin u wilt zoeken:

Het is doorgaans niet interessant om op All te zoeken. De snelheid van opzoeken in de volledige database neemt enige tijd in beslag en uw resultaat zal vaak een grote niet-overzichtelijke lijst blijven. Wanneer u een bepaalde contactpersoon wenst op te zoeken, selecteer dan eerst de categorie Contactpersoon. Om het zoekvenster te openen, klikt u op Zoeken Het zoekvenster verschijnt:

.

Hierin geeft u de nodige zoekcriteria in. Wanneer u slechts de eerste letters van het woord intikt , krijgt u als resultaat alle records beginnend met uw en vervolgens klikt op zoekcriteria. Merk op dat elk criterium afzonderlijk met een EN-relatie gebruikt wordt om adressen op te zoeken (het is dus niet mogelijk om bijv. alle adressen op te vragen die beginnen met Spileers OF die gelegen zijn in Brussel).


96/96

Voor elk veld dat voorkomt in het zoekvenster volgt hierna een beschrijving: Naam/Roepnaam: gebruik dit veld om te zoeken op roepnaam en naam. De roepnaam bestaat meestal uit de naam + de voornaam, zonder spaties. Bijv. de roepnaam van 2S b.v.b.a. is 2sbvba. Adres: in dit veld kunt u zoeken op adres of op regio: A

Adres:

R

Regio:

Land: vul B in voor België, N voor Nederland, enz… U kunt een lijst opvragen door in dit veld met de rechtermuisknop te klikken. Postcode: dit veld wordt pas beschikbaar wanneer u de landcode invult. Opmerkingen: in dit veld kunt u zoeken op het opmerkingenveld (dit veld vindt u terug op het tabblad Overige van de adressen). Telefoon BTW-nummer: gebruik dit veld om een adres terug te vinden op BTW-nummer (zonder spaties, punten, enz … maar wél met het land-prefix, bijv. BE).

Jokers Indien u slechts een deel van de inhoud kent, kunt u in bepaalde velden gebruik maken van Jokers (wildcards), bijv.: u weet dat er bij een firma “info” OF “informatie” staat bij de opmerkingen, dan kunt u info* invullen. Merk op dat u voor elk karakterveld kunt zoeken op het begin van een string (bijv. als u de firma Verplaatsen zoekt, volstaat het om “Verpl” als roepnaam in het zoekvenster in te geven. Automatisch verschijnen alle adressen waarvan de roepnaam begint met ”Verpl”). Wanneer u slechts een deel van het woord kent, kunt u voor en/of na een gedeelte van het woord een * (sterretje) plaatsen. Bijv. *plaats* als zoekstring geeft ook Verplaatsen als resultaat.

Let wel! Voor het veld Opmerkingen geldt deze regel niet: hier kan u de woorden los plaatsen. Wanneer in het veld opmerkingen vb: “ vroeg documentatie over beheer van gescande documenten” staat, kunt u deze firma in uw zoekresultaat laten verschijnen door: “gescande” als zoekopdracht in te voeren. Ook “gescan*” zal u hetzelfde resultaat geven, maar “*scan*” geeft in dit veld geen resultaat.


97/97

Verticale en horizontale relaties In de CRM-module bestaan 2 soorten relaties: Horizontale relatie: beschrijft een organisatie. Verticale relatie: beschrijft een band tussen één of meerdere organisaties.

Verticale relatie De verticale relatie is een hiërarchische relatie waarbij er altijd een boven- en een onderliggend adres voorkomt. Hierbij kan worden aangeduid welke contactpersoon bij welke firma’s hoort. Men kan dus één en dezelfde contactpersoon relateren aan verschillende firma’s.


98/98

Horizontale relatie Naast het bijhouden van de hiërarchische organisatie is het ook mogelijk om banden te leggen tussen adressen onderling, zonder deze daarom in één of andere organisatie te willen onderbrengen. Om een nieuwe horizontale relatie te maken, voert u de volgende stappen uit: Klik op Nieuwe relatie

.

Het venster Relatie-info wordt geopend.

Voeg een nieuwe relatie toe door op Zoeken

te klikken.

Met Relatie-info kunt u de informatie opvragen, wijzigen en inzien. Het venster ziet er als volgt uit:

Om een gerelateerd document van een horizontale relatie op te vragen, klikt u op Tonen document

. Het gerelateerde document wordt geopend.


99/99

Opmerkingen In het CRM-venster is het mogelijk om alle documenten die horen bij een bepaalde onderneming of contactpersoon onmiddellijk op te vragen: Klik met de rechtermuisknop op de betrokken contactpersoon en kies vervolgens Archief.


100/100

Mailingbeheer Via Mailingbeheer is het in DIAS mogelijk een mailing aan te maken. Voer hiervoor de volgende stappen uit : Open in het DIAS-Startmenu de module Beheer mailings. Volgend venster verschijnt:

Klik op Nieuw om een nieuwe mailing aan te maken. Volgend venster verschijnt:

DIAS Algemeen – Mailingbeheer

101/101

Vul de omschrijving, referentie en eventuele opmerkingen in. Klik vervolgens op Opslaan

.

In het tabblad Hoofd staat nu de nieuwe mailing vermeld in de lijst.

Klik op Toevoegen van adressen aan mailing

om de gewenste adressen op te zoeken.

Het venster Beheer adressen wordt geopend, waar de nodige adressen dienen te worden opgezocht. Klik op Zoeken

om het venster Zoek een adres te openen.

Vul de nodige zoekcriteria in en klik op de knop

.

De zoekresultaten worden getoond. DIAS Algemeen – Mailingbeheer

102/102

Selecteer vervolgens de gewenste adressen of selecteer deze allemaal: Selecteer alles Alles on-selecteren

Sluit het venster Beheer adressen. Automatisch komt u terug in het venster Mailingbeheer. In de kolom Hoeveelheid ziet u het aantal geselecteerde adressen.

Op het tabblad Listing kan er eventueel een controlelijst worden gemaakt vooraleer deze naar een ander programma wordt geëxporteerd. Klik hiervoor op Haal de mailingrecords


(de records worden uit de database ingevoegd).

103/103

Indien een adres uit de lijst dient te worden gewist, klik dan op Verwijder dit adres van de mailing . In de kolom Contactpersoon kan de gewenste contactpersoon geselecteerd worden.

Indien de mailing naar meerdere contactpersonen van hetzelfde bedrijf dient te worden gestuurd, kan de record worden gekopieerd. -

Selecteer de record waarvan een kopie moet worden gemaakt.

-

Klik op Kopieer deze registratie . Er wordt vervolgens een nieuwe record aangemaakt met een kopie.


104/104

Selecteer in deze gekopieerde record opnieuw de gewenste contactpersoon.

De record komt in het rood te staan en dient opnieuw te worden gesynchroniseerd: klik hiervoor op Hersynchroniseren met de databank

.

Let wel! Deze actie is enkel van toepassing op deze mailing.

Indien voor elke mailing telkens dezelfde contactpersonen moeten worden gebruikt, gaat u als volgt tewerk: Open het detailvenster van de desbetreffende persoon en kies het tabblad Opties. Selecteer de optie Contactpersonen voor mail.


105/105

Exporteren naar Excel Om een mailing te exporteren, moet u deze eerst afsluiten. Klik hiervoor op Sluit deze mailing af

.

. Klik op Exporteren MS Excel wordt vervolgens geopend.

De tekst van de mailing dient te worden geconverteerd naar kolommen: -

Selecteer in het werkblad de eerste kolom.

-

Kies vervolgens het menu Data/Tekst naar kolommen.

-

De Wizard Tekst naar kolommen wordt geopend.


106/106

-

In de eerste stap ziet u een voorbeeld van de geselecteerde gegevens.

-

Klik op Volgende.

-

Selecteer vervolgens het correcte scheidingsteken.

-

In de derde stap definieert u per kolom het juiste gegevenstype.

-

Klik op Voltooien: de lijst wordt nu in Excel geïmporteerd.


107/107


108/108

Exporteren naar Outlook Klik op Maak een globale e-mail met MS Outlook

.

MS Outlook wordt geopend en de desbetreffende e-mailadressen worden in het veld “BCC” geplaatst.


109/109

Exporteren naar MS Word Wanneer u de adressen wenst te koppelen naar een Word-document, klik dan op Start een Mailmerge in MS Word

.

Het venster Selecteer een mailmerge-document wordt geopend. Selecteer het gewenste document

Het mailmerge-document wordt geopend. Voeg de nodige samenvoegvelden in m.b.v. de “afdruk samenvoegen”-werkbalk.

Belangrijke opmerkingen : Mailings kunnen enkel worden aangepast door de persoon die de mailing gecreëerd heeft. Indien de adressen geëxporteerd werden naar Word- of Excel-documenten, staat in het venster Mailingbeheer de melding gegenereerd. Mailingbrieven worden niet gekoppeld aan het archief, maar zijn wel te zien in de klantenfiche. Vernieuwen. Om een geopende mailing achteraf nog te kunnen wijzigen. Om naar de eerste, vorige, volgende of laatste mailing te gaan in de lijst. Heropenen van de mailing. Annuleer de mailing. Verwijder deze mailing (enkel mogelijk bij mailing die “open” staat).


110/110

Afdrukken van een lijst met de geselecteerde adressen

Testbestand:

Tab-gescheiden lijst:


111/111

XML-bestand:


112/112

Sjablonen Alle modeldocumenten die u gebruikt, kunnen opgenomen worden in DIAS zodat u op een snelle manier nieuwe documenten kunt aanmaken. De adresgegevens van de klant kunnen in de sjabloon automatisch worden ingevuld.

Sjablonen in MS WORD Schakel eerst over naar Word om het gewenste sjabloon te openen. Klik vervolgens in de DIAS Tools-werkbalk op Oproepen DIAS sjablonen Het venster Sjabloon selectie wordt geopend :

.

Selecteer het gewenste sjabloon en klik op OK om het document te creëren (of dubbelklikken).

Ophalen adresgegevens In het sjabloon is het mogelijk om een verwijzing te maken naar adressen in DIAS met behulp van bladwijzers (bookmarks). .

-

Klik in de DIAS Tools-werkbalk op Ophalen adresgegevens uit DIAS

-

Het venster Beheer adressen wordt geopend waar u het gewenste adres kunt opzoeken.

-

Dubbelklik op het adres waarvan de gegevens in het sjabloon dienen te worden ingevoegd. De adresgegevens worden vervolgens in de desbetreffende formuliervelden automatisch ingevuld (voor meer info, zie Bladwijzers aanmaken op pag. 115).

DIAS Algemeen – Sjablonen

113/113

Ophalen DIAS document-ID Vanuit Word kunt u eveneens een verwijzing maken naar een document-id in DIAS. Plaats de cursor op de locatie waar de verwijzing dient te worden gemaakt. . Klik in de DIAS Tools-werkbalk op Ophalen van DIAS document-id Het archiefvenster wordt geopend waar u het gewenste document dient te zoeken. Dubbelklik op het document waarvan u de identificatiecode in het Word-document wenst in te voegen, vb. ALLDOC15626 Om het document op te halen, selecteert u het document-id en klikt u vervolgens op Ophalen van het betrokken document in DIAS. Het document wordt nu geopend in de desbetreffende toepassing.

Opname in DIAS Om het document in DIAS op te nemen, klikt u in de DIAS Tools-werkbalk op Opnemen in DIAS Het venster DIAS/Office connectivity wordt geopend:

.

Full-text extractie: de tekst van het document wordt opgenomen in de full-text database, die toelaat om achteraf full-text zoekopdrachten uit te voeren. Connect: om de connectie met de Localserver opnieuw te maken. Het venster Voeg een bestand toe aan het archief wordt geopend. Meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Bestanden opnemen in DIAS” op pag. 33.

Let wel! Elk sjabloon is “read-only” en kan dus niet rechtstreeks worden bewerkt. Er wordt steeds in een kopie gewerkt.


114/114

Bladwijzers aanmaken Om in het sjabloon verwijzingen te maken naar data uit DIAS (bijv. adres, naam, voornaam, gemeente, DIAS-id, enz…), dient u formuliervelden met bladwijzers aan te maken. De gegevens uit DIAS zullen vervolgens automatisch aan de desbetreffende formuliervelden worden gekoppeld. Plaats de cursor op de locatie waar de bladwijzers moet worden aangemaakt. Klik in de formulieren-werkbalk op Tekstvak

.

Dubbelklik op het veld om het venster Opties voor tekstvak te openen. Vul de bladwijzernaam in.

Lijst bladwijzers EDM_ID : Identificatie van het document van DIAS bijv. AKPFCT1064 (wordt enkel ingevuld bij opname in DIAS) EDM_NAAM : Benaming van hoofdadres, in het formaat aanspreking-spatie-naam-spatie-voornaam EDM_AANSPRNAAM : Aanspreking van het hoofdadres EDM_LASTNAAM : Naam van het hoofdadres EDM_FIRSTNAAM : Voornaam van het hoofdadres EDM_TAV : Benaming van subdadres, in het formaat aanspreking-spatie-naam-spatie-voornaam EDM_AANSPRTAV : Aanspreking van het subadres EDM_LASTTAV : Naam van het subadres EDM_FIRSTTAV : Voornaam van het subadres EDM_ADRESLN1 : Adreslijn 1 (werk) EDM_PR_ADRESLN1 : Adreslijn 1 (privé) EDM_ADRESLN2 : Adreslijn 2 (werk) EDM_PR_ADRESLN2 : Adreslijn 2 (privé) EDM_LAND : Landcode (werk) EDM_PR_LANDCODE : Landcode (privé) EDM_GEMEENTE : Gemeentenaam, in het formaat postcode-spatie-gemeentenaam (werk) EDM_PR_GEMEENTE : Gemeentenaam (privé) EDM_TF : Telefoonnummer EDM_FX : Faxnummer


115/115

EDM_FROM : Naam (voluit, niet de login) van de gebruiker die het document binnentrekt (wordt enkel ingevuld bij opname in DIAS). EDM_DATE : Datum waarop het document in DIAS opgenomen wordt EDM_FCT : Functie van het subadres (contactpersoon), relatief tot het hoofdadres EDM_EML : E-mailadres van het adres

Let wel! Er kunnen geen bladwijzers in een kop- of voettekst worden ingevoegd. Er kan wel een referentie naar een formulierveld worden gemaakt.


116/116

Opvolging In DIAS is het mogelijk om een telefoongesprek, bezoekrapport of interne nota aan te maken en op te volgen. Klik in het DIAS-Startmenu op Telefoonopvolging of Klik in het venster Beheer adressen met de rechtermuisknop op de gewenste contactpersoon en kies vervolgens Follow-up:

Het venster Telefoongesprek wordt geopend:

Maak een keuze uit: -

Telefoongesprek

-

Interne nota

-

Bezoekrapport

Vul het adres en eventuele subadres in van de contactpersoon. In de keuzelijst Richting duidt u aan of het een inkomende, uitgaande of interne opvolging betreft.

DIAS Algemeen – Opvolging

117/117

In het tekstveld kunt u belangrijke items betreffende de opvolging vermelden. De opmaak van de tekst kan hierbij worden bepaald met de knoppen op de werkbalk.

In het rechtervenster kan extra informatie worden ingevoerd: -

Telefoon:

In het veld Duur wordt de opvolging automatisch geregistreerd. Via de optie Creëer agendaregistratie kunt u de registratie laten opnemen in de agenda van DIAS (meer uitleg hierover vindt u in de rubriek “Agenda” op pag. 121). -

Relatie:

In dit tabblad kunt u andere documenten relateren aan de opvolging (bijv. fax, offerte, …). Zoek een document: het archiefvenster wordt geopend waar het te relateren documenten kan opgezocht worden. Verwijderen van het gerelateerde document. Toon document: inzien van het betrokken document.


118/118

-

UDP’s:

UDP’s bieden de mogelijkheid om per documenttype specifieke velden (=gepersonaliseerde eigenschappen) toe te voegen, zodat niet telkens de gewenste commentaar manueel moet toegevoegd worden. Deze UDP’s kunnen eveneens gebruikt worden als zoekcriteria in de DIAS-database.

Opname in DIAS Na het aanmaken van de opvolging, kan deze vervolgens worden opgenomen in DIAS.

Klik op om de opvolging op te nemen in de workflow van DIAS. Het document wordt hiermee nog niet in het archief opgenomen! Indien u de opvolging achteraf nog wenst te wijzigen, dubbelklikt u op het document.

om het document in het archief op te nemen. Klik op Het venster Document details wordt geopend, waar u het document reeds onmiddellijk in een flow kunt plaatsen.


119/119

Klik op

om het document in het archief op te nemen.

Indien u het document opent, wordt vervolgens MS-Word opgestart en wordt alle info betreffende de opvolging vermeld.


120/120

Agenda Met de agendamodule in DIAS kunt u afspraken, vergaderingen en taken plannen.

Klik in het DIAS-Startmenu op Agenda

.

Het venster DIAS Agenda wordt geopend.

Agendavenster Overzicht

In het linkervenster vindt u de datumnavigator: hier worden standaard 2 maanden getoond. De afspraken en/of taken worden standaard per 30 minuten getoond. Het witte deel in de agenda duidt het actieve gedeelte van de dag aan. Indien u een weekoverzicht wenst, klikt u op Weekplanning.

Nieuwe registratie maken Klik op Nieuwe registratie aanmaken of Dubbelklik in de dagindeling van de agenda of Klik met de rechtermuisknop in de dagindeling en kies vervolgens Nieuw.

Er kan eveneens een nieuwe registratie gemaakt worden rechtstreeks in het CRM-venster: DIAS Algemeen – Agenda

121/121

Klik met de rechtermuisknop op de gewenste contactpersoon en kies vervolgens Planning.

Het venster Toevoegen/Wijzigen planning wordt geopend:

Duidt de correcte datum, begin- en eindtijd aan in het datum- en uurveld. Meerdere details betreffende de afspraak kunnen worden ingevoerd in de 2 tabbladen:

DIAS Algemeen – Agenda

122/122

Tabblad Hoofd

Vul de naam van de klant of leverancier in met het eventuele subadres (afdeling of contactpersoon). Opnieuw invullen combo (alfabetische adressenlijst wordt in combo getoond) Opzoeking adres Detailfiche van dit adres In het veld Omschrijving voert u eventueel een omschrijving in.


123/123

Tabblad Diversen

Selecteer het gewenste planningstype (bezoek, contact, herinnering, telefoon, vergadering, verlof). De planningtypes Contact en Herinnering worden automatisch als taken beschouwd. In de keuzelijst Verwittiging kunt u een herinnering instellen om u te laten verwittigen dat het tijd is voor de afspraak. Indien Verwittiging getoond aangevinkt wordt, dan zal de herinnering in het vervolg niet meer op het scherm getoond worden (laat deze optie dus best altijd uitgeschakeld!).

Via de optie Gekoppeld doc. kunt u eveneens documenten aan de registratie relateren : Zoek: om het te relateren document op te zoeken. Toon document: om het document te openen in de oorspronkelijke locatie. Koppeling verwijderen: om het gerelateerde document terug te verwijderen. Geëxporteerd naar Outlook: de registratie werd al geëxporteerd naar Outlook. Klik op OK om de planning te registreren.


124/124

Registratie bewerken / verwijderen / voltooien Bewerken: Klik met de rechtermuisknop op de registratie en kies Bewerken of Dubbelklik op de afspraak of . Klik op Wijzig een registratie Breng vervolgens de gewenste wijzigingen aan en klik op OK. Verwijderen: Klik met de rechtermuisknop op de registratie en kies Verwijderen of Klik op Registratie verwijderen

.

Voltooien: Klik met de rechtermuisknop op de registratie en kies Voltooien of Klik op of Klik op Voltooide afspraken worden in groene kleur aangeduid.


125/125

Rapporten afdrukken Om een dag-, week- of maandrapport af te drukken, klikt u op Afdrukken rapport

Om een rapport af te drukken van alle niet-afgewerkte registraties, klikt u op In het venster Voorkeuren


.

.

kunt u de standaard print-aanduiding wijzigen.

126/126


127/127

Exporteren naar Outlook Om de agendaregistraties in DIAS te exporteren naar Outlook, klikt u op Exporteren naar Outlook . Alle registraties worden vervolgens geëxporteerd naar de agenda van Outlook.

Let wel! Elke registratie van het planning type “contact-telefoon-herinnering” wordt automatisch opgenomen in de takenlijst van Outlook.

Om alle registraties bij het afsluiten van de planning automatisch naar Outlook te laten exporteren, kiest in het venster Voorkeuren


de optie Exporteren naar Outlook bij afsluiten planning.

128/128

Deel III

Bijlage

Handleiding Windows

Bijlage – Handleiding Windows

129/129

Werking van het toetsenbord

Alfanumerieke blok De toetsen van een computerklavier kunnen we verdelen in verschillende groepen. Het meest vertrouwde blok, de alfanumerieke toetsen, vertoont veel gelijkenis met het schrijfmachineklavier. Helemaal rechts bevindt zich het numerieke klavier. Boven het alfanumerieke blok vinden we de functietoetsen. Tussen het alfanumerieke en numerieke blok vinden we de cursortoetsen.

Hoofdlettertoetsen Druk een lettertoets in (kort indrukken). Op het scherm verschijnt een kleine letter. Voor een hoofdletter heb je bijkomende toetsen nodig.

Shift-toets Deze vind je links en rechts in het alfanumerieke blok (toets met grote pijl naar boven). Druk deze toets in en houd hem ingedrukt terwijl je de gewenste letters typt. Ze zullen allen als hoofdletter op het scherm verschijnen. Laat je de Shift-toets los, dan bekom je terug kleine letters. De Shift-toets gebruiken we eveneens bij toetsen met dubbel of drievoudige tekens. Het onderste teken bekomen we door de toets in te drukken zonder de Shift-toets. Voor de bovenste tekens houd je opnieuw de Shift-toets ingedrukt.

DIAS – Windows handleiding

130/130

Capslock- of Shiftlock-toets Moet je een ganse reeks hoofdletters maken, druk dan éénmaal op de Shift- of Capslock-toets (niet blijven indrukken). Recht, boven het numerieke klavier, bevinden zich kleine lampjes. Druk je de Shiftlock- of Capslock-toets in, dan gaat het middelste lampje branden. Elke getypte letter zal nu als hoofdletter op het scherm verschijnen. Om de Shiftlock- of Capslock-toets terug uit te schakelen, druk je éénmaal op de Shift-toets (toets met grote pijl).

“Dode” toetsen op het klavier Net als bij een schrijfmachine vind je ook op een computerklavier een aantal toetsen die je toelaten tekens te combineren. Wil je bijv. een ë opnemen in je tekst, dan druk je eerst het deelteken in, op het scherm verschijnt er niets, maar de cursor is ter plaatste gebleven, vervolgens typ je de bijpassende letter.

Alt Gr-toets Deze toets wordt gebruikt wanneer we het derde teken op een toets wensen. Vb. de @. Druk de Alt Gr-toets in samen met de "2” op het alfanumerieke klavier.

Verbetertoetsen Onder verbeteren verstaan we één van volgende bewerkingen: het invoeren van ontbrekende tekens, het wijzigen van foutieve tekens of het verwijderen van overtollige tekens. Op het klavier vind je hiervoor speciale toetsen.

De Delete-toets: verwijderen Plaats de cursor voor het te verwijderen teken en druk de Del-toets in. Het betreffende teken verdwijnt en de achterliggende tekst schuift op naar links. De Del-toets verwijdert dus het teken RECHTS van de cursor.

De <-- toets (Backspace): verwijderen De Backspace-toets heeft dezelfde eigenschappen als de Del-toets, nl. verwijderen. Enkel de positie van de cursor voor verwijderen is. Hier moet de cursor vooraf ACHTER het te verwijderen teken staan.

Numerieke blok Helemaal rechts op het toetsenbord vinden we cijfers en rekenkundige symbolen. Ze laten een vlotte en snelle ingave toe van getallen. De rangschikking van de cijfertoetsen is vergelijkbaar met deze op een rekenmachine. Het Num Lock inschakelen doen we door op de toets “Num Lock” te drukken.


131/131

Functietoetsen Deze toetsen hebben allen de aanduiding F gevolg door een getal van 1 tot 12. Hun functie is software-afhankelijk, d.w.z. dat deze in elk programma een andere functie hebben.

Andere toetsen met speciale betekenis Return-toets

Deze toets, ook aangeduid als Enter-toets, vind je op 2 plaatsen op het toetsenbord. Bij het alfanumeriek blok onder de vorm van een haakvormige pijl en in het numerieke blok aangeduid met de benaming Enter. Ze hebben beide dezelfde functies, bvb. het doorsturen van een opdracht naar de processor of het beëindigen van een alinea in een tekstverwerkingsprogramma.

PrintScreen-toets

Meestal aangeduid als PrtScr op het toetsenbord; een druk op de toets geeft een exacte weergave van de scherminhoud op de printer.

Pause-toets

Wanneer op een gegeven ogenblik de informatie op het scherm doorscrolt, kan je dit proces tijdelijk onderbreken met deze toets.


132/132

ALT+CTRL+DEL Gebruik deze combinatie wanneer een programma “vastloopt” en geen andere mogelijkheid heeft. Merk op dat je bij heropstarten van de PC niet opgeslagen data verliest. Je doet er dus beter aan deze toetsencombinatie enkel te gebruiken in uiterste noodzaak, bijvoorbeeld als je PC niet meer reageert op je muis en toetsenbord. Als je deze combinatie indrukt in de WINDOWS NT-werkomgeving verschijnt het venster ”WINDOWS NT Security” en stelt je verschillende mogelijkheden voor.

Lock Workstation Als je op deze toets klikt, is de werkpost geblokkeerd. Alleen jij als gebruiker of de administrator kan met je paswoord het systeem terug opstarten.

Logoff … Wanneer je op deze knop klikt, beëindigt WINDOWS NT je werksessie en biedt WINDOWS de mogelijkheid om een nieuw systeem op te starten (bijvoorbeeld door middel van een naam van een andere gebruiker).

ShutDown … Wanneer je op deze knop klikt, maakt WINDOWS NT zich klaar om je werk te beëindigen en je computer uit te schakelen. Je kunt ook vragen om deze procedure te laten volgen door een onmiddellijk heropstarten van het programma.

Change Password Deze knop maakt het mogelijk om je paswoord aan te passen, op voorwaarde dat de administrator je het recht op deze wijziging heeft gegeven.

Task Manager Deze knop geeft je toegang tot WINDOWS NT Task Manager. Deze bevat 3 schermen. U kunt switchen tussen de schermen door het tabblad aan te klikken.

Applications Windows NT afficheert de lijst met programma’s die open zijn. De knop End Task maakt het mogelijk om een applicatie te sluiten. Merk op dat de Task Manager het mogelijk maakt om te schakelen tussen verschillende programma’s (Switch To), maar dit is niet de snelste methode.

Processes Windows NT toont de lijst met opdrachten die hij uitvoert. Het is mogelijk om een einde te maken aan een bepaalde opdracht (End Process). Het gevolg hiervan kan het afsluiten van een programma betekenen.

Performance Windows NT toont een hele reeks gegevens omtrent het actuele gebruik van je PC.


133/133

De muis Aan de hand van de muis kunt u op een snelle en efficiënte manier met uw PC communiceren. In een oogwenk kunt u alle commando’s, die betrekking hebben op uw PC, zelf uitvoeren. Op het scherm geeft de muisindicator de positie van de muis weer. Deze indicator kan verschillende vormen aannemen: Vorm

Als je de aanwijzer richt op

Manipulaties

eender welk(e) pictogram

Houd de muisknop ingedrukt terwijl je jouw selectie (vb. een pictogram) naar een andere plaats sleept.

Een venster

Door de muis te verplaatsen, vergroot of verklein je de grootte van het venster of je verplaatst het.

De boven- of onderrand van een venster

Houd de muisknop ingedrukt, terwijl je de muis naar boven of naar onder verschuift om de hoogte van het venster aan te passen.

De linker- of onderrand van een venster

Houd de muisknop ingedrukt, terwijl je de muis naar links of naar rechts verschuift om de breedte van het venster aan te passen.

De hoek van een venster met tussengrootte

Houd de muisknop ingedrukt, terwijl je muis diagonaal verschuift om zowel de hoogte als de breedte van het venster aan te passen.

een tekstzone

Plaats de muisindicator op de positie waar je tekst wil invoegen, klik eenmaal en tik de tekst in.


134/134

De volgende begrippen gebruiken we om te verwijzen naar muisbewegingen: Plaatsen

Verplaats de muis om de muiswijzer op een precieze plaats op het scherm te plaatsen.

Klikken

Druk de muisknop snel eenmaal in. Dit is in principe de linkermuisknop, tenzij u de functies van de linker- en rechtermuisknop verwisseld hebt.

Dubbelklikken

Druk de muisknop snel tweemaal achter elkaar in.

Slepen

Houd de muisknop ingedrukt terwijl u de muiswijzer over het scherm beweegt.


135/135

Programma’s openen en sluiten Om een Windows-applicatie te starten, opent u het Startmenu en klikt u op Programma’s. Hierop wordt een menu geopend, waarin u uw programma’s kunt terugvinden. Plaats de muiswijzer op deze gewenste optie en klik éénmaal om de toepassing op te starten.

Om een Windows-applicatie te sluiten, klikt u op de die u terugvindt in de rechterbovenhoek van het applicatievenster. U kunt ook dubbelklikken op het pictogram in de linkerbovenhoek. Om de Windows-sessie te beëindigen en dus alle Windows applicaties te sluiten, klikt u op de knop START en kiest u vervolgens het ”Shutdown” commando. Werden bepaalde bestanden nog niet bewaard, dan zal Windows u voorstellen dat alsnog te doen.


136/136

De vensters In de rechterbovenhoek van een venster zal u altijd één of meerdere van de volgende pictogrammen zien. De functie hiervan is: : Een venster maximaliseren : Een venster minimaliseren : Tussengrootte : Een venster sluiten


137/137

DEEL II DIAS ALGEMEEN

Recommend Documents