De werkwijze van het Fonds De Stichting Fonds voor Urgente Noden voor Haarlem en Omgeving biedt financiële hulp aan mensen die als gevolg van omstandigheden in een acute financiële noodsituatie verkeren en geen beroep (meer) kunnen doen op de zogenaamde voorliggende wettelijke voorzieningen. Voorts ziet onze Stichting het ook als haar taak om financiële ondersteuning te bieden aan cliënten die een beroep doen op de wettelijke regelingen doch die als gevolg van de tijd die dergelijke procedures vergen niet tijdig geholpen kunnen worden en daardoor in de problemen komen. Bij de uitvoering van haar taak werkt onze Stichting altijd via de hulpverlening. De hulpverleners vragen via hun instelling voor hun cliënten financiële ondersteuning aan bij onze Stichting. Een van de grondbeginselen van de Stichting is, dat de verstrekte bijdrage altijd een onderdeel vormt van het hulpverleningsproces en dat onze Stichting nooit rechtstreeks met de cliënt in contact treedt. Nadat het bestuur van onze Stichting de ingediende aanvraag heeft goedgekeurd, wordt de gevraagde bijdrage gestort op het rekeningnummer van de hulpverleningsinstelling. Deze laatste zorgt er voor dat de verstrekte bijdrage bij de cliënt terecht komt. Alvorens nader zal worden ingegaan op de werkwijze van de Stichting, zal eerst aandacht worden besteed aan een aantal organisaties en personen die daarbij een belangrijke rol spelen. Het Bestuur Het bestuur van de Stichting bestaat uit een vijftal personen die de functies bekleden van voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur is belast met het besturen van de Stichting en heeft daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen en het afsluiten van overeenkomsten. Voorts beslist het bestuur van de Stichting over alle aanvragen voor financiële ondersteuning die door de hulpverleners bij het bureau van de Stichting worden ingediend. Dit laatste is ook één van de basisprincipes die binnen de Stichting gelden. Het is door het bestuur toegezegd in het overleg met de geldgevende fondsen. Doorgaans vergadert het bestuur gemiddeld eens per drie weken. Zijn er veel aanvragen om ondersteuning dan ligt de vergaderfrequentie hoger. De vergaderingen van het bestuur vinden bijna allen plaats in het kantoor van het Sint Jacobs Godshuis, Emauslaan 6 te Haarlem. De Raad van Toezicht De Stichting kent een Raad van Toezicht. Deze heeft tot taak het houden van toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken, alsmede het uitoefenen van die taken en bevoegdheden die in de statuten aan de Raad van Toezicht zijn opgedragen of toegekend. De Raad van Toezicht wordt gevormd door de instellingen en organisaties die bij de Stichting zijn aangesloten. Concreet betekent dit, dat alle hulpverleningsinstellingen en maatschappelijke organisaties die bij de Stichting zijn aangesloten, alsmede de geldgevende fondsen het recht hebben om één vertegenwoordiger naar de Raad van Toezicht af te vaardigen.
1
De meeste instellingen en fondsen die bij de Stichting zijn betrokken, hebben van dit recht gebruik gemaakt. De leden van de Raad van Toezicht, alsmede de namen van de instellingen, organisaties en fondsen die zij vertegenwoordigen, zijn: Namens de Fondsen: • Dhr. J.F. J. Hoefmans, namens de Kath. Stichting I.S.C.C. Haarlem en omstreken • Dhr. Q.J.M. Kramer, namens de Vereniging Sint Vincentius van Paulo Haarlem • Mw. G.D. Bredius-Gockinga, namens de Stichting Gereformeerd of Burgerweeshuis • Mw. L.C.M. Blomjous–Maillette de Buy Wenniger, namens de Stichting Weeshuis der Doopsgezinden • Mw. E.J. Bogaerds-Hauer, namens de Bavostichting Heemstede • Dhr. mr. K. W. Sluyterman van Loo, namens de Stichting Sluyterman van Loo te Beverwijk • Dhr. mr. J.F.H.M. van Exter, namens de Stichting Coelombie • Dhr. R. J. Kramer, namens de Jan Rodink Stichting • Een bestuurder, namens het Fonds NN • Dhr. B.J. Dorlas, namens de Stichting AVIOM • Dhr. H.A.J. Moné, namens het Sint Jacobs Godshuis • Dhr. mr. A.H. Kist, namens de Stichting Familiefonds van Dusseldorp • Mw. I. Gudde-Reuten, namens de Stichting Carmen • Dhr. U. J.M. Overmars, namens de Nederkoorn van Dijkstichting • Mw. A.H. van Stegeren, namens de J.C.Ruigrok Stichting • Dhr. J.S. Van Zanten, namens Stichting Fonds van Wijlen Doctor Jac. Van Zanten Namens de instellingen en maatschappelijke organisaties: • Mw. J. van Keulen, namens de Stichting "Stem in de Stad" • Dhr. C. van der Wal, namens de Stichting Kontext • Dhr. A. Mol, namens Elan Wonen • Dhr. E. Meyknecht, namens het Dekenaat Haarlem/Beverwijk • Dhr. R.P.van der Jagt, namens de Diaconie van de Protestantse Gemeente Haarlem • Mw.Wiering-Speelman, namens de Stichting Comité Bijzondere Hulp ZuidKennemerland • Mw. A.M. Bos, namens de Stichting MEE Noord West Holland/Zuid-Kennemerland • Dhr. H. Bax, namens de Stichting Humanitas Zuid-Kennemerland • Mw. I. C. ter Haar, namens de Stichting RIBW K/AM • Dhr. D.J. van den Hoek namens Het Leger des Heils, Centrum voor Wonen, Zorg & Welzijn Noord-Holland • Mw. H. Berkhout en dhr. P. Köhne, namens de GGD Zuid-Kennemerland AGZ • Mw. I. Webbink en dhr. H. Hofman, namens Reclassering Nederland, afdeling Haarlem
De Raad van Toezicht komt jaarlijks twee maal bijeen. In het voorjaar ter bespreking van het Jaarverslag en de Jaarrekening en in het najaar voor het opstellen van de begroting voor het komend jaar.
2
De Fondsen De Fondsen die in het schema 1 hiervoor zijn vermeld, zorgen er voor dat het Fonds de aanvragen die door de hulpverleningsinstellingen, namens hun cliënten, worden ingediend kunnen worden gehonoreerd. Concreet betekent dit, dat genoemde Fondsen jaarlijks een bedrag van ruim € 110.000,= ter beschikking stellen van de Stichting Fonds voor Urgente Noden voor Haarlem en Omgeving. Bij hun toezegging hebben de meeste fondsen de voorwaarde gesteld, dat de door hen ter beschikking gestelde middelen voor 100% ten goede moeten komen aan personen die in urgente nood verkeren. Het bestuur van onze Stichting heeft deze voorwaarde, na ampel beraad, aanvaard. Dit betekende echter wel dat het bestuur een oplossing moest vinden voor het financieren van de aan te stellen medewerker en voor de daarmee samenhangende apparaatskosten. Het was de gemeente Haarlem die voor dit probleem een oplossing bood door de Stichting jaarlijks een subsidie te verstrekken van € 35.000,00. De samenwerking tussen de gemeente Haarlem en de Stichting is geformaliseerd door middel van een convenant dat op 29 juni 2007 door partijen is ondertekend. De gemeente Haarlem stelde daarbij aanvankelijk wel als voorwaarde, dat haar subsidie moet worden gebruikt voor de afhandeling van Haarlemse aanvragen. Inmiddels is deze voorwaarde komen te vervallen. Tenslotte dient nog te worden vermeld, dat enige fondsen aan hun bijdrage de voorwaarde hebben verbonden dat hun gift alleen mag worden besteed aan een bepaalde doelgroep. De doelgroepen die door de betreffende fondsen worden opgegeven zijn “jeugd en jongeren” en “ouderen”. De Stichting verstrekt bij haar jaarlijkse afrekening aan de desbetreffende fondsen een overzicht van de bestedingen per leeftijdscategorie die in dat jaar hebben plaats gehad. De hulpverleningsinstellingen De hulpverleningsinstellingen die namens de cliënt bij de Stichting een verzoek voor financiële ondersteuning kunnen indienen staan vermeld in het hiervoor gegeven overzicht. De lijst van hulpverleningsinstellingen is echter nog niet compleet en het is te verwachten dat deze lijst werkendeweg nog wordt aangevuld met meerdere instellingen. Gebleken is namelijk dat momenteel nog niet alle werksoorten die in Zuid-Kennemerland betrokken zijn bij de hulpverlening gebruik maken van de door de Stichting geboden mogelijkheden. Binnen het bestuur van de Stichting heeft in het afgelopen halfjaar een discussie plaats gehad over de criteria waaraan de instellingen moeten voldoen om bij onze Stichting een verzoek om financiële ondersteuning te mogen indienen. Daarbij hanteert het bestuur tot nog toe de navolgende criteria: • De instelling dient gevestigd te zijn in de regio Kennemerland of het werkgebied van deze instelling dient o.a. genoemde regio te omvatten; • De hulpverleners dienen voor de uitvoering van hun taak een professionele opleiding te hebben gevolgd die daarop is toegesneden; • De instelling dient bereid te zijn de toegekende gelden namens de cliënt te beheren;
1
Recentelijk bijgewerkt december 2010
3
•
De ter beschikking gestelde middelen dienen een functie te hebben in het hulpverleningsproces; • De instelling dient het zgn. “vierogenprincipe” te kunnen waarmaken; dit betekent concreet dat de hulpverlener de aanvraag moet kunnen laten checken door zijn/haar leidinggevende kracht. • De meeste instellingen 1 zijn instellingen die door het particulier initiatief zijn opgericht. Een zestal van de hulpverleningsinstellingen die aan de hiervoor opgesomde criteria voldoen, heeft van onze Stichting de mogelijkheid gekregen om rechtstreeks giften aan hun cliënten te verstrekken zonder tussenkomst van onze Stichting. Onze Stichting is tot deze korte aanvraagroute besloten omdat sommige cliënten nogal vaak bij de hulpverleningsinstellingen aan de bel trekken voor financiële ondersteuning en omdat de omvang van de gevraagde giften meestal beneden de € 100 blijft. Ons Bestuur was van mening dat het weinig zinvol was om deze verzoeken via de hiervoor geschetste aanvraagroute te laten verlopen omdat dit zou leiden tot onnodige bureaucratie. De giften waar het hier om gaat zijn beperkt van omvang (tot € 100) en hebben meestal betrekking op kaartjes voor openbaar vervoer, leefgeld, een abonnement, contributie, e.d. Wel dienen deze giften achteraf door de hulpverleningsinstelling te worden verantwoord bij onze Stichting. De consulent/ambtelijk secretaris Sinds 1 september 2007 beschikt onze Stichting over een parttime consulent/ambtelijk secretaris die onder de verantwoordelijkheid van het bestuur functioneert. Deze functionaris is voor de dagelijkse gang van zaken direct verantwoording verschuldigd aan de contactpersoon van de Stichting aan wie de begeleiding van deze functionaris is opgedragen. De consulent/ambtelijk secretaris draagt zorg voor het beheer, de voorbereiding en de uitvoering van de hulpaanvragen. Voorts heeft de consulent een ondersteunende functie naar het bestuur van de Stichting Fonds voor Urgente Noden voor Haarlem en Omgeving en verricht deze functionaris al de administratieve zaken die daarmee zijn verbonden. De taken van de consulent/ambtelijk secretaris zijn in een taakomschrijving vastgelegd. De consulent is gehuisvest op het adres Wilhelminastraat 23 te Haarlem. De gehanteerde procedure bij het indienen van een aanvraag De wijze waarop de Stichting de binnengekomen aanvragen behandelt, kan het best worden gedemonstreerd aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Stel dat een hulpverlener door een cliënt wordt benaderd met een probleem dat hij zelf niet kan oplossen omdat hij daarvoor de benodigde middelen niet heeft. De hulpverlener zal dan nagaan of er een wettelijke voorziening is die daarin voorziet. Is dat niet het geval, dan zal de hulpverlener nagaan of via de vrije markt een oplossing kan worden gevonden; geld lenen bij banken, e.d. Is ook deze weg voor de cliënt niet begaanbaar en gaat het over een situatie die als een urgente nood kan worden gekarakteriseerd dan schakelt de hulpverlener de Stichting Fonds voor
1
Uitzonderingen hierop vormen opvangmedewerkers van de GGD Zuid-Kennemerland en de Dienstverleningsconsulenten van de gemeente Haarlem. Deze medewerkers vervullen in de richting van de cliënt een hulpverlenende functie.
4
Urgente Noden voor Haarlem en Omgeving in. Bij genoemd fonds kunnen aanvragen tot een maximum van € 2.000 worden ingediend 2. Dit kan op twee manieren: A. Via het invullen van een aanvraagformulier van de Stichting dat vanaf de website kan worden gedownload. B. Door het invullen van het aanvraagformulier op de website. De vragen die in het aanvraagformulier worden gesteld, hebben tot doel dat het bestuur van de Stichting een idee krijgt van de nood die bij de cliënt aan de orde is, van de urgentie daarvan en dat de Stichting voor de cliënt de enige mogelijkheid is om de nood te lenigen. Nadat de hulpverlener het aanvraagformulier heeft ingevuld, legt hij het voor aan zijn leidinggevende. Het is de bedoeling dat zowel de hulpverlener, als de leidinggevende het aanvraagformulier ondertekenen; het “vierogenprincipe”. De twee handtekeningen zijn van belang omdat de Stichting aanvraagformulieren die niet van twee handtekeningen zijn voorzien niet in behandeling neemt. Het aanvraagformulier belandt of schriftelijk of digitaal op het bureau van de Stichting en wordt in eerste instantie bekeken door de ambtelijk secretaris. Deze checkt of het formulier compleet is ingevuld en als dit niet het geval is wordt contact opgenomen met de hulpverlener om de hiaten op te vullen. Daarna neemt de ambtelijk secretaris de aanvraag in behandeling. Dit betekent, dat de aanvraag wordt besproken met het gemandateerde bestuurslid van de Stichting. Naar aanleiding van dit gesprek wordt door de ambtelijk secretaris een voorstel gemaakt voor het bestuur. Dit voorstel wordt digitaal ter kennis gebracht van de overige bestuursleden met het verzoek om hierop zo snel mogelijk te reageren. Nadat twee positieve reacties van bestuursleden bij de consulent zijn binnengekomen, stelt de ambtelijk secretaris toekenningbrieven op; een voor de hulpverleningsinstelling en een voor de penningmeester van de Stichting. Op de eerstkomende bestuursvergadering wordt de toekenningbrief geagendeerd. Indien er door de overige bestuursleden geen bezwaren naar voren worden gebracht, wordt de toekenningbrief verzonden naar de hulpverleningsinstelling en gaat de penningmeester over tot het overmaken van het afgesproken bedrag. Het gehele behandelingstraject neemt doorgaans niet meer dan 14 dagen in beslag. Het is daarna aan de hulpverlener om te bepalen op welke wijze hij het door de Stichting ter beschikking gestelde bedrag aan zijn cliënt overhandigt (in zijn geheel of in delen).
Haarlem, december 2010
2
Het secretariaat
Aanvragen die dit maximum overstijgen, kunnen in sommige gevallen door het bestuur worden geho-
noreerd.
5
