Werkwijze van het Portfolio Regie Overleg DICT
Versie 1 augustus 2007
1 augustus 2007
pag 2 van 20
Inleiding Voor u ligt de vastlegging van de werkafspraken voor de PRO’s (PortfolioRegieOverleggen) van Directie ICT (DICT) van de DataICT-Dienst van Rijkswaterstaat, de DID. Deze overleggen geven sturing aan de kernactiviteiten van DICT: het verlenen van IT-diensten aan haar klanten. Dit boekje is bedoeld voor de deelnemers van de PRO’s en het management van de DID. In deze brochure vindt u een beschrijving van het DICTketenproces. Aan de hand van dit proces volgen de PRO’s de ontwikkelingen binnen hun portfolio’s. Bovendien worden enkele concrete werkafspraken voor de PRO’s uitgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om een vergaderagenda, een ingerichte schijfindeling, de ketenregielijst. Doel van deze afspraken is een gestandaardiseerde werkwijze van de PRO’s, waarbij als cruciale factor wordt nagestreefd: heldere verantwoordelijkheden en een optimale samenwerking tussen de verschillende afdelingen en clusters binnen DICT. Een goede samenwerking draagt in belangrijke mate bij aan een uitstekende dienstverlening aan onze klant. Wij vertrouwen erop dat met deze afspraken het “DICT”-schip koers zal weten te houden en dat we langs de uitgezette bakens het einddoel zullen bereiken.
Arjen Linskens (Operationeel Manager DICT a.i.)
1 augustus 2007
pag 3 van 20
Inhoudsopgave Opdracht PRO’s ...............................................................................................5 Indeling PRO’s .................................................................................................5 Samenstelling PRO’s.........................................................................................6 Rollen en verantwoordelijkheden .....................................................................6 Vergaderfrequentie, -locatie en –duur..............................................................6 Standaardagenda .............................................................................................7 Voorbereiding...................................................................................................8 Verslaglegging..................................................................................................8 DICT Ketenproces (het gebruik) .......................................................................8 DICT Ketenproces in Lemniscaatvorm ..............................................................9 DICT Ketenproces in tabelvorm......................................................................10 DICT Ketenproces Pijl 1 ..................................................................................11 DICT Ketenproces Pijl 2 ..................................................................................12 DICT Ketenproces Pijl 3 ..................................................................................13 DICT Ketenproces Pijl 4 ..................................................................................14 De templates en checklisten ...........................................................................15 Belangrijkste definities ....................................................................................16 Een uitgebreidere lijst met definities is op intranet beschikbaar. .....................18
1 augustus 2007
pag 4 van 20
Opdracht PRO’s Het PRO is verantwoordelijk voor zowel kwaliteit en gang van zaken binnen de huidige dienstverlening als voor toevoegingen c.q. aanpassingen van de dienstverlening binnen het domein van het PRO.
Indeling PRO’s De PRO’s zijn ingedeeld naar de landelijke diensten. Hierbij gelden de volgende kenmerken: PRODomein
Landelijke Dienst
Informatieplangebied
DVS
Dienst Verkeer en Verkeersmanagement Scheepvaart
Scheepvaartverkeersmanagement Beheer en onderhoud Waterdienst
Waterdienst
Watermanagement
Aanleg
Bouwdienst
Aanleg
Data
DID (Directie Data)
Generiek en Corporate Dienst bedrijfsvoering
1 augustus 2007
RWS-brede services Geo-informatie/Data
Kantoorautomatisering connectivity
Omschrijving domein Dynamisch verkeersmanagement hoofdwegennet; gladheidbestrijding en het dynamisch meten van aslasten. Dynamisch verkeersmanagement hoofdvaarwegennet B&O-nat, B&O-Droog en NIS Watermanagement, Waterkwaliteit, Waterkwantiteit, Ecologie, Vergunningen Handhaving & emissies, en Incidenten. Aanleg van zowel droge en natte infrastructuur en B&O van de kunstwerken Inwinning, verwerking, beheer en verspreiding van RWS-data Generieke- en bedrijfsvoeringsapplicaties en IT-infrastructuur
pag 5 van 20
Samenstelling PRO’s Elk PRO kent de volgende samenstelling: Rol
Afdeling
Functionaris
Voorzitter Secretaris Deelnemer Deelnemer Deelnemer Deelnemer Deelnemer Deelnemer
Planningsoffice Planningsoffice Accountmanagement Applicatiemanagement Projectmanagement Servicemanagement nieuwe Regie-organisatie (NO) Servicemanagement Bestaande organisatie (BO) Advies en beleid
Manager Operations Adviseur Accountmanager Teamleider sr. Projectmanager Change Manager NO Service Manager BO Enterprise Architect
Rollen en verantwoordelijkheden De voorzitter leidt de vergadering en zorgt voor de bewaking van de gemaakte afspraken. De voorzitter is tevens verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de deelnemers aan het overleg. Bij problemen overlegt hij met het betreffende afdelingshoofd. De secretaris bereidt de vergadering voor, verspreidt op tijd de agenda en de documenten die besproken kunnen worden, maakt een verslag en verspreidt deze. De secretaris houdt de administratie van alle PRO documenten bij zodat deze altijd centraal beschikbaar zijn. De secretaris is verantwoordelijk voor een juiste administratie van de gevolgen van de besluitvorming in het gedeelte van de ketenregielijst waar het betreffende PRO over gaat. Elke deelnemer vertegenwoordigt diens afdeling in de PRO en spreekt ook namens die afdeling. Hij of zij heeft het mandaat om tot besluitvorming te komen als het gaat om commitment aan onder handen c.q. op te starten werk en in geval van keuzes en prioriteiten een knoop door te hakken voor die afdeling.
Vergaderfrequentie, -locatie en –duur Elk PRO vergadert elke 2 weken op maandag in één van de vergaderzalen op de eerste verdieping van het DID-gebouw aan de Derdewerelddreef in Delft. Op verzoek kan het PRO ad hoc bijeenkomen.
1 augustus 2007
pag 6 van 20
Standaardagenda De volgende standaard agenda wordt gehanteerd in elke bijeenkomst van elk PRO. Afhankelijk van de actualiteit zullen sommige agendapunten meer of minder aandacht krijgen. Per fase behandelt het PRO de onderkende deliverables en neemt besluiten over de controlpunten. 1. 2. 3.
4.
5. 6. 7.
Opening en mededelingen Actiepunten / vaststellen verslag vorige vergadering Controlpunten a. uitvoeringstoets b. PID c. exception-report d. dechargedocument e. portfolioplan f. service level rapportage g. service delivery rapportage h. service improvement plan i. evaluatierapport roadmap DICT j. evaluatierapport portfolioplan k. evaluatierapport PDC/SLA Algemene voortgang en issues van lopende zaken a. voorfase domein b. projectfase domein (voortgangsrapportages) c. leveren en beheren domein Algemene zaken PRO Rondvraag Sluiting
1 augustus 2007
pag 7 van 20
Voorbereiding Alle documenten die besproken worden in het overleg zijn gerelateerd aan Ketenregie-Items en opgeslagen in de betreffende map onder DICT-Keten\PRO…\Portfolioregie items. Een snelkoppeling hiernaar wordt opgenomen onder de betreffende datum van het overleg in de map: DICT-Keten/PRO…/ Vergaderingen/
. Alle stukken die bij de secretaris binnenkomen na 12:00 uur de voorafgaande donderdag, kunnen niet behandeld worden. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij ter voorbereiding de betreffende stukken hebben bekeken en vanuit hun eigen verantwoordelijkheid hebben gelezen en daar een oordeel over hebben gevormd.
Verslaglegging De secretaris stelt een verslag op met daarin minimaal een actielijst en een besluitenlijst. Dit verslag wordt binnen drie werkdagen na het PRO verspreid.
DICT Ketenproces (het gebruik) Het DICT Ketenproces dient als een kapstok om de sturing door de PRO’s over de ICT-dienstverlening van DICT aan op te hangen. Het is een modelmatige weergave van het totale gewenste primaire proces van DICT, gezien vanuit het PRO-perspectief. • Omdat het een model is, is het niet zo precies en gedetailleerd als de werkelijkheid. • Het beschrijft zoals we willen dat het werkt. Dit streven we na. • Achter dit proces bevinden zich de detailprocessen van de afdelingen/clusters. Het ketenproces is bezien vanuit de sturing.
1 augustus 2007
pag 8 van 20
DICT Ketenproces in Lemniscaatvorm Specificeren Klantbehoefte tot opdracht
Klant-behoefte
Leveren en beheren van diensten
Opdracht
Evaluatie business-fit met de klant
IT-dienst
Ontwikkelen diensten
Het DICT Ketenproces heeft een Lemniscaatvorm. De essentie is als volgt: • Een (wijziging in de) behoefte van onze klant wordt geconcretiseerd in een opdracht tot dienstverlening. • De benodigde diensten worden gebouwd of aangepast. • Daarmee wordt de dienst geleverd en tijdens die levering worden de diensten beheerd. • Samen met de klant onderzoeken we of de (totale) dienstverlening voorziet en zal voorzien in de behoeften van de klant. Dat kan leiden tot het opnieuw concretiseren van de klantbehoefte. De ICT-dienstverlening van DICT bestaat dus feitelijk uit het steeds weer doorlopen van deze Lemniscaat.
1 augustus 2007
pag 9 van 20
DICT Ketenproces in tabelvorm De 4 pijlen van de Lemniscaat zijn hier nader uitgewerkt in 4 tabellen. De gedachte van het Lemniscaat blijft echter geldig. Legenda bij de tabelvorm: Hoofdfase Subfase Controlpunt Deliverable (ter info in PRO) = niet aanwezig in PRO aanwezig in PRO
Toelichting: Achter elke subfase spelen zich vele processen en activiteiten af die hier niet vermeld worden, omdat ze niet in de PRO behandeld worden. Controlpunten worden inhoudelijk goedgekeurd in het PRO. Deliverables worden ter info in het PRO gebracht. Er kunnen nog meer deliverables uit subfasen komen, die echter niet van belang zijn voor het PRO. A= Accountable, eindverantwoordelijk R= Responsible, verantwoordelijk voor de totstandkoming van het controlpunt of de deliverable. S= Supportive, (deel)verantwoordelijk voor de inhoud van het controlpunt of de deliverable. C= Consulted, dient te worden gevraagd om advies over het controlpunt of de deliverable. I= Informed, dient op de hoogte gebracht te worden van de inhoud.
1 augustus 2007
pag 10 van 20
DICT Ketenproces Pijl 1 Specificeren Klantbehoefte tot opdracht Lemniscaat pijl 1 "Specificeren Klantbehoefte tot opdracht" Afstemmen vraag/aanbod Verkrijgen opdracht Aanbieding Opdracht "Wat"-vraag; BC "wat" + "hoe"; Wijziging functionaliteit; Aanbieding; Goedgekeurde BC; RfC Uitvoeringstoets Realisatieplan MC Vastgesteld MC H-AM A H-AM A H-AM A H-AM Accountmanager R Accountmanager R Accountmanager R Accountmanager Accountmanager S Productmanager S Accountmanager Productmanager Projectmanager Productmanager Servicemgr/Change mgr EAR-Architect (BI-deel) C EAR-Architect C EAR-Architect Specificeren Behoefte
A R S
C
Uitgangspunt: Er is een behoefte bij een klant. Dit kan zijn een nieuwe behoefte, een gewijzigde behoefte, en ook een toekomstige behoefte die wordt voorzien en waarvoor nu al actie door DICT gewenst is. Samenvatting: De accountmanager helpt de klant bij het formuleren van zijn behoefte in één van de genoemde vormen. Daarna vindt binnen DICT een toets plaats op mogelijke oplossingen en bijbehorende randvoorwaarden. Als deze toets voldoende mogelijkheid biedt tot een succesvolle dienstverlening wordt een aanbieding aan de klant gedaan. De daadwerkelijke afspraken tot het leveren van ICTdiensten wordt in de goedgekeurde Business Case bevestigd. Een soortgelijk proces wordt doorlopen bij het opstellen van het Managementcontract en het bijbehorende realisatieplan. Toelichting producten: De uitvoeringstoets is een uitgebreide weergave van overwegingen, oplossingsrichtingen, lange-termijnplannen, schattingen, planningen, risico’s etc. Hieraan wordt zeer breed gewerkt, door vele betrokkenen. Het geeft de haalbaarheid weer van de door de klant gewenste dienstverlening. Aanbieding is eigenlijk een extract hiervan ten behoeve van de klant/opdrachtgever. Het kan zijn dat de aanbieding afwijkt van het door de klant gewenste (t.a.v. inhoud, tijd etc). De opdracht is de formele afspraak, ook over de financiële aspecten.
1 augustus 2007
pag 11 van 20
DICT Ketenproces Pijl 2 Ontwikkelen diensten Uitwerken opdracht
A R S
C I
PID H-PM Projectmanager Productmanager Projectmanager Servicemgr/Change mgr EAR-Architect Accountmanager
Lemniscaat pijl 2 "Ontwikkelen diensten" Realiseren Implementeren Definitieve SLA/PDC Voortgangsrapportage Exception report paragraaf A H-PM A H-PM R Projectmanager R Projectmanager S Projectmanager S Productmanager Servicemgr/Change mgr
Evalueren ontw. Proces
A R S
C I
Dechargedocument H-PM Projectmanager Projectmanager Productmanager Servicemgr/Change mgr EAR-Architect Accountmanager
Uitgangspunt: Er is een opdracht tot dienstverlening. Deze fase wordt alleen doorlopen indien de gevraagde dienst niet als zodanig “off-theshelf” geleverd kan worden en dus nog (deels) ontwikkeld moet worden. Samenvatting: De ontwikkeling van (een deel van) de dienst gebeurt in principe projectmatig. De projecten kunnen groot of klein zijn. De schaal van het sturen van het project is daarvan afhankelijk. De projectmanager zorgt voor de uitwerking van de opdracht in een PID. Het PID is het contract tussen projectmanager en opdrachtgever. Het PRO dient zich te committeren aan dit PID voordat het aan de opdrachtgever wordt aangeboden. In de subfase ‘Realiseren’ vinden o.a. de traditionele ontwikkelfasen plaats: ontwerp, bouw en test. De voortgang wordt in het PRO gevolgd. Tenzij in het PID iets anders is afgesproken worden ook de project-faseovergangen in PRO gevolgd. Na de realisatie worden de resultaten geïmplementeerd. Met de projectevaluatie wordt het project afgesloten en kan decharge worden aangevraagd. Toelichting producten: Omvang en vorm van PID, rapportages en déchargedocument zijn afhankelijk van de omvang van het project. Déchargedocument heeft betrekking op alle subfasen van pijl 2. Het bevat de uiteindelijke verantwoording van het project. Verlenen van décharge gebeurt o.b.v. het Déchargedocument.
1 augustus 2007
pag 12 van 20
DICT Ketenproces Pijl 3 Leveren en beheren van diensten Lemniscaat pijl 3 "Leveren en beheren van diensten" Leveren en beheren Evalueren leveringsproces diensten (APM)
Leveren en beheren diensten (SM)
A R
A R S C
Portfolioplan H-APM Productmanager Productmanager Servicemgr/Change mgr EAR-Architect
Service Level rapportage; Service Delivery Rapportage; Service Improvement plan. A R S
H-SM Service Mgr/Change mgr Service Mgr/Change mgr
Uitgangspunt: Alles is gereed om de dienst te kunnen leveren. Hoewel deze fase deel uitmaakt van de Lemniscaat, wordt deze fase op zich ook al continu uitgevoerd. Vanaf de start van levering tot de afbouw van de dienst kunnen vele aanpassingen verwerkt worden en kunnen ook vele evaluaties op de Business-fit plaatsvinden. Samenvatting: De diensten worden geleverd en beheerd. Dat betreft zowel applicaties als technische infrastructuur. Periodiek worden afspraken en prestaties met elkaar vergeleken en de resultaten in rapportages vastgelegd. Zo nodig worden er verbeterplannen opgesteld. Toelichting producten: De subfase “Leveren en beheren diensten” is door de missie van DICT (dé ICT-dienstverlener van Rijkswaterstaat) de kern van de Lemniscaat. Bij deze subfase worden geen concrete producten en verantwoordelijkheden genoemd. De dienstverlening wordt namelijk regelmatig via de behandeling van de resultaten van de volgende subfase “Evalueren leveringsproces” in het PRO besproken. Het gaat dan om de resultaten van de periodieke vergelijking tussen wat contractueel is afgesproken (SLA) en wat daadwerkelijk is geleverd. Het Portfolioplan kan naar aanleiding van vele gebeurtenissen en inzichten worden aangepast. Bij wijziging zal dit in het PRO worden besproken. Dit product is aan deze subfase gevoegd vanwege het continue karakter van de subfase.
1 augustus 2007
pag 13 van 20
DICT Ketenproces Pijl 4 Evaluatie business-fit met de klant
A R S
Lemniscaat pijl 4 "Evaluatie business-fit met de klant" Uitvoeren evaluatie met de klant Beleggen resultaten Evaluatierapport Roadmap DCIT (1); Wijzigingsvoorstel Roadmap DCIT (1); Evaluatierapport Portfolioplan (2); Wijzigingsvoorstel Portfolioplan (2) Evaluatierapport Dienstencatalogus / SLA (3). Wijzigingsvoorstel Dienstencatalogus / SLA (3) H-AM A H-AM Accountmanager R Accountmanager Accountmanager S Accountmanager EAR-Architect (1) EAR-Architect (1) Productmanager (2) Productmanager (2) Servicemgr/Change mgr (3) Servicemgr/Change mgr (3)
Uitgangspunt: Diensten zijn geleverd of worden nog geleverd. Per invalshoek kunnen deze subfasen separaat worden doorlopen, met een eigen trigger (periodiek of n.a.v. signalen).
Samenvatting: Het gaat er in deze fase om om samen met de klant te kijken of de klant wordt voorzien in diens behoeften, nu en in de toekomst. Dit gebeurt op verschillende niveau’s: strategisch (roadmap), tactisch (portfolioplan) en operationeel (PDC/SLA). KTM (KlantTevredenheidsMeting) werkt hier als één van de ingangsdocumenten. Tevredenheid is belangrijk, maar toch maar één aspect. Een ander aspect is bijvoorbeeld: in welke mate voorziet DICT in de totale IT-behoefte van de klant?
Toelichting producten: De vraag bij de genoemde te beschouwen documenten (Roadmap, Portfolioplan en PDC/SLA) is globaal: Voldoen de genoemde documenten? Niet de verbeterde documenten maar de evaluatierapporten en eventuele wijzigingsvoorstellen zijn de producten uit deze fasen. Het eventueel verbeteren van de documenten valt binnen de overige pijlen van de Lemniscaat.
1 augustus 2007
pag 14 van 20
De templates en checklisten De diverse deliverables en controlpunten worden opgesteld volgens werkwijzen, die in processen en procedures zijn beschreven. De specifieke eisen die aan controlpunten en andere deliverables worden gesteld dan zijn in een template opgenomen.
1 augustus 2007
pag 15 van 20
Belangrijkste definities Klantbehoefte: De (latente) functionele vraag van een klant naar een ICT-dienst. Uitvoeringstoets: Toets waarbij de haalbaarheid van de klantbehoefte bepaald is door afweging van oplossingsrichtingen op functionaliteit, kwaliteit, prijs, risico’s, capaciteit, doorlooptijd en op basis van het totale portfolio en ICT-diensten. Business case: In de Business case wordt de behoefte van de klant geformuleerd door HID'en en DG, met de bedrijfsmatige rechtvaardiging, de diverse opgestelde ICT-scenario’s en de integrale kosten en baten. Aanbieding: Voorstel waarin een dienst aan de klant wordt aangeboden, waarin een inschatting wordt gegeven van de functionaliteit, kwaliteit, prijs en tijdstip van oplevering van de dienst op basis van de klantbehoefte en de uitvoeringstoets. Opdracht: Op het juiste niveau geaccordeerde opdracht voor het (kunnen) leveren van een ICT-dienst. PID: Project Initiatie Document: In het PID wordt het project gedefinieerd, in aansluiting op de uitvoeringstoets en de opdracht. Onderdelen van dit document zijn o.a. samenstelling projectteam, bepalen resources, scope van dienstverlening, scope project, tijdspad project, planning projectdeliverables en inkooptrajecten, planning implementatie van dienst, inschatting beheerimpact DICT en leverancier, planning evaluatie. Exception-report: Voortgangsrapportage over de realisatie van een project, dat zich richt op de afwijkingen ten aanzien van de kaders van het PID.
1 augustus 2007
pag 16 van 20
SLA: Service Level Agreement; Overeenkomst tussen klant en ICTdienstverlener, waarin de te leveren dienstverlening is vastgelegd. PDC: Producten en Diensten Catalogus is een overzicht waarin de inhoud van en de eisen aan de diensten staan beschreven. Décharge-document: Document waarmee is vastgesteld dat alle voor de ontwikkeling van diensten noodzakelijke activiteiten zijn verricht en de Realisatie, en implementatiedocumenten naar voldoening zijn opgeleverd en vastgelegd, zodat tot de levering van de dienst kan worden overgegaan. Denk hierbij aan documenten als een Productplan,FO, TO, testdocumentatie, PDC, SLA. Data en ICT-dienst: Een samenhangend en functionerend geheel van informatiesystemen en dienstverlening met als doel het mogelijk maken of ondersteunen van de bedrijfsprocessen van de klant. Portfolioplan: Op basis van de Roadmap DICT opgesteld richtinggevend en kaderstellend (driejaren-) plan voor bewaking van de consistentie van binnen het domein behorende productplannen, rekening houdend met onder meer de Business, markt, EAR, technologische ontwikkeling. Productplan: Op basis van het portfolioplan opgesteld richtinggevend en kaderstellend plan voor onderhoud aan en vernieuwing van het product, met de releaseplanning en verwachte benodigde resources. Service Delivery Rapportage: Een interne rapportage over de uitvoering van processen rondom het leveren van ICT-diensten.
1 augustus 2007
pag 17 van 20
Service Improvement Plan: Een document waarin wordt aangegeven op welke manier de dienstverlening kan worden verbeterd. Service Level Rapportage: Rapportage over de dienstverlening in de afgelopen periode aan de hand van performance indicatoren die gezamenlijk met de klant/gebruikersorganisatie zijn vastgesteld. Roadmap DICT: De Roadmap DICT geeft het beeld van de situatie waarin de organisatie zich bevindt vanuit het perspectief van de Enterprise Architecten en bevat een grove planning op het gebied van applicatie-architectuur en technische infrastructuur, ter stimulering van afstemming en besluitvorming. Een uitgebreidere lijst met definities is op intranet beschikbaar.
1 augustus 2007
pag 18 van 20
Voor vragen en verbeteringen kunt u contact opnemen met het Team Beveiliging, Kwaliteit en Marktbenutting binnen de afdeling Advies en Beleid
1 augustus 2007
pag 19 van 20
1 augustus 2007
pag 20 van 20
