De werkkostenregeling update februari 2015 Sinds 1 januari 2015 moet u gebruikmaken van de zogenaamde werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat de talrijke (29) specifieke regelingen voor bijvoorbeeld het verstrekken van een kerstpakket, de mobiele telefoon van de zaak, representatievergoeding of bedrijfsfitness niet meer bestaan. Hiermee heeft de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terug gebracht.
Vanzelfsprekend wilt u zo optimaal mogelijk gebruik maken
Uitgangspunt is dat de fiscus voor het bepalen van de waarde
van de werkkostenregeling. De invoering van deze regeling
van verstrekkingen aansluit bij de factuurwaarde (inclusief
heeft dan ook in veel gevallen geleid tot het opstellen en aan-
btw). Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u een eind-
passen van nieuwe declaratiereglementen en het maken van
heffing van 80% over het bedrag waarmee de ruimte wordt
(nieuwe) afspraken over (vaste) kostenvergoedingen met per-
overschreden.
soneel, al dan niet in CAO-verband. De nieuwe regeling heeft er ook toe geleid dat het nodige is gewijzigd ten aanzien van
Alleen bij (belast) loon
de vastlegging van vergoedingen in de loonadministratie en/
De werkkostenregeling geldt alleen voor vergoedingen of
of financiële administratie waardoor u de loonadministratie
verstrekkingen die deel uitmaken van het (belaste) loon.
inmiddels heeft aangepast. Er is geen sprake van (belast) loon bij: Tijd voor actie
Voordelen buiten de dienstbetrekking
Heeft u niets gedaan, dan loopt u het risico om geconfron-
Wanneer een werkgever een werknemer een vergoeding geeft
teerd te worden met 80% eindheffing over hetgeen uitgaat
of iets cadeau doet, zonder dat dit gebaseerd is op de werk-
boven zogenaamde vrije ruimte. Bent u al vóór 2015 overge-
gevers-werknemersrelatie, dan is de werkkostenregeling niet
gaan op de nieuwe regeling? Houdt u er dan rekening mee
van toepassing. Het gaat dan om een vergoeding of verstrek-
dat de regeling per 2015 op onderdelen is aangepast.
king die niet ‘de poort van het loonbegrip’ passeert. Denk aan een rouwkrans of een fruitmand. Een werkgever geeft deze
Hoe werkt de werkkostenregeling?
uit wellevendheid, sympathie of op grond van de persoonlijke
Onder de werkkostenregeling moet u in principe over alle
relatie, niet uit hoofde van zijn werkgeverschap. Deze kosten
vergoedingen (in geld) of verstrekkingen (in natura) die als
zijn dan gewoon onbelast. Als aan de volgende drie voorwaar-
loon worden aangemerkt, ‘gewoon’ loonheffingen inhouden.
den wordt voldaan, kunt u er in elk geval van uitgaan dat een
U mag een aantal van deze vergoedingen of verstrekkingen
klein geschenk/attentie uit wellevendheid, sympathie of op
ook in de werkkostenregeling onderbrengen. De werkkos-
grond van de persoonlijke relatie geen loon is:
tenregeling is een forfaitaire regeling. U mag een vrijstelling
U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook
toepassen van 1,2% van uw totale loonsom. Daarnaast zijn
anderen zo’n attentie geven
U geeft geen geld of een waardebon De factuurwaarde (incl. btw) van de attentie is maximaal
er vergoedingen en verstrekkingen die onder de vrije ruimte van 1,2% kunnen worden gebracht, zonder dat deze de vrije ruimte ook daadwerkelijk vullen. Het gaat bij die tweede
25 euro
categorie om gerichte vrijstellingen en of nihil waarderingen.
1
Intermediaire vergoedingen
wel dat die vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling
Wanneer een werknemer een bedrag voorschiet voor zakelijke
is aangewezen als eindheffingsbestanddeel; ofwel vallende
uitgaven en u dit later vergoedt, is de werkkostenregeling niet
onder de werkkostenregeling. Gebeurt dit niet, dan kan geen
van toepassing op de vergoeding. Er is immers geen sprake
gebruik worden gemaakt van deze vrijstellingen. Er zijn ge-
van loon. Voorbeeld: uw secretaresse koopt op uw verzoek
richte vrijstellingen voor:
kantoorbenodigdheden en declareert het aankoopbedrag
Vervoer, zoals abonnementen en losse kaartjes voor
later.
openbaar vervoer en een kilometervergoeding voor eigen vervoer van maximaal 0,19 euro
Werkgerelateerde tijdelijke verblijfkosten (maaltijden,
Vrijgestelde aanspraken Normaal behoren aanspraken tot het belaste loon. Voor een
overnachtingen en overige kosten gemaakt tijdens een
aantal aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen geldt echter
zakelijke reis)
Cursussen, congressen, seminars en andere kennisver-
een omkeerregeling. In de meeste gevallen is dan niet de aanspraak zelf, maar de uitkering belast. Denk bijvoorbeeld
wervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van
aan pensioenregelingen.
de werknemer
Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen In sommige bijzondere gevallen mag een uitkering of verstrekking onbelast plaatsvinden. Zo is wettelijk toegestaan om onbelast een eenmalige diensttijduitkering bij een 25-
Studie-, opleidingskosten en outplacement Vakliteratuur Contributie vakvereniging/beroepsregister Procedures voor de erkenning van verworven competenties (evc-procedures)
Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of
of 40-jarig dienstjubileum te doen van maximaal één maandsalaris.
dienstreizen
Verhuiskosten ‘in het kader van de dienstbetrekking’ (de Eigen bijdrage
vrijstelling geldt onder voorwaarden voor de kosten van
De werkkostenregeling is niet van toepassing op verstrekkin-
het overbrengen van de inboedel plús 7.750 euro)
Extraterritoriale kosten Per 2015: Gereedschappen en computers (waaronder ook
gen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt van minimaal de (factuur)waarde van de verstrekking. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer voor de lunch in de bedrijfskantine
tablets e.d.), mobiele communicatiemiddelen en derge-
een eigen bijdrage van 3,50 euro betaalt, terwijl de werkgever
lijke apparatuur die aan het noodzakelijkheidscriterium
voor de lunch 3,20 euro (2015) per dag als loon in aanmer-
voldoen
Per 2015: Producten van het eigen bedrijf indien: : : De producten niet branchevreemd zijn; : : De korting of vergoeding bedraagt per product
king moet nemen. Het kan echter nooit tot een negatief bedrag leiden. De eigen bijdrage hoeft niet op werknemersniveau te worden vastgesteld. U mag het totaal van de eigen bijdragen in mindering brengen op het in aanmerking te
maximaal 20% van de waarde van dat product in het
nemen bedrag.
economische verkeer;
: : De aan de werknemer verstrekte korting of vergoeding Gerichte vrijstellingen
bedraagt in 2015 niet meer dan 500 euro.
Voor een aantal zaken geldt een gerichte vrijstelling. Dit bete-
Per 2015: voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de
kent dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling
werkplek gebruikt of verbruikt worden (onder voorwaar-
dan geen invloed heeft op de forfaitaire ruimte. Voorwaarde is
den, zie ook punt 5 op pagina 4)
2
Voeding, verlichting of verwarming in verband met onre-
Wat valt wél in de vrije ruimte van 1,2 procent? De werkgever kan de vergoedingen of verstrekkingen aan de
gelmatige diensten of continudiensten
Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om
werknemer, die als loon worden aangemerkt en niet gericht zijn vrijgesteld, in de vrije ruimte onderbrengen. Vergoedingen
ook thuis te dragen (behalve werkkleding met een logo >
en verstrekkingen die hiervoor in aanmerking komen zijn:
70cm2)
Verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte
Werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil
vrijstelling valt
gewaardeerd)
Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaat-
Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen
schappijen en aanverwante bedrijven
Kerstpakketten en andere kleine geschenken Parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van
Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen De (vaste) kostenvergoedingen die onder het oude regime
de zaak in dat geval immers al vrijgesteld omdat interme-
werden vergoed, bestonden veelal uit diverse onderdelen,
diaire kosten)
waarvan sommige onder de werkkostenregeling gericht
Bedrijfsfitness (niet op werkplek) Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens
zijn vrijgesteld of als intermediaire kosten kunnen worden aangemerkt. Door deze vergoedingen uit te splitsen en door
werktijd bestolen is
onderzoek te onderbouwen, kunt u voorkomen dat de gehele
Schade door overstromingen, aardbevingen en andere
vergoeding tot de forfaitaire ruimte wordt gerekend en kunt u
calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden
mogelijk aardig wat kosten besparen.
Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor geLagere waardering voorzieningen werkplek
bruik thuis (tenzij gericht vrijgesteld)
Contributie van personeelsverenigingen Fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoer-
Volgens de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 mag u voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek
middelen
gebruikt of verbruikt worden, lager waarderen dan de waarde
Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werk-
in het economisch verkeer of deze zelfs op nul waarderen. U
zaamheden elders
mag de volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura in
Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis
ieder geval op nul waarderen:
Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de
(tenzij op grond van noodzakelijkheidscriterium gericht vrijgesteld)
vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsacti-
Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van
viteiten (niet op de werkplek)
een maaltijd
Persoonlijke verzorging Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer
Ter beschikking stellen van kleding indien sprake is van: : : Een uniform; : : Werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om
van meer dan 0,19 euro per kilometer
Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen
tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het
(geldt vooralsnog niet voor hypothecaire leningen, daar-
werk achterblijft
voor geldt een nihilwaardering)
Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties
3
: : op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare
Wijzigingen per 2015
beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoor-
Zoals hiervoor al is aangegeven is de werkkostenregeling per
beeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een
1 januari op een vijftal onderdelen aangepast, waardoor de
oppervlakte van ten minste 70 cm per kledingstuk
bezwaren tegen de werkkostenregeling grotendeels zijn weg-
2
Ov-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze
genomen en de uitvoerbaarheid aanzienlijk is verbeterd. Na-
kaart ook voor het werk gebruikt
deel is echter wel dat de vrije ruimte van 1,5% per 1 januari
Kosten en het rentevoordeel van een personeelslening
2015 is verlaagd naar 1,2%. Het gaat daarbij om de volgende
voor de eigen woning van de werknemer
aanpassingen:
Het rentevoordeel van de personeelslening als de werk-
1.
Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium,
nemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische
waardoor vergoedingen en verstrekkingen die noodzake-
scooter koopt.
lijk zijn voor de vervulling van een dienstbetrekking niet als belastbaar loon worden aangemerkt. Het noodza-
Daarnaast een aantal verstrekking die lager gewaardeerd
kelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereed-
mogen worden:
schappen en voor computers (tablets), mobiele commu-
Maaltijden op de werkplek / bedrijfsrestaurant (forfait
nicatiemiddelen en dergelijke apparatuur;
bedrag van € 3,20)
2.
De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief ver-
Jaarlijkse afrekensystematiek, waardoor niet langer per aangiftetijdvak beoordeeld hoeft te worden of de forfaitai-
strekte energie, water en bewassing) die op de werkplek
re ruimte is overschreden;
ter beschikking wordt gesteld voor de vervulling van de
3.
dienstbetrekking (forfait van € 5,40 per gewerkte dag).
Introductie concernregeling. Als sprake is van vrijwel volledig eigendom (95% eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en), hoeft niet langer per inhoudingsplichtige beoordeeld te worden of de forfaitaire ruimte wordt overschreden;
4.
Bron: Evaluatie Werkkostenregeling Panteia
De vrijstelling voor branche-eigen producten/personeelskortingen, geldt nu (als een gerichte vrijstelling) voor de WKR;
5.
Er is een extra gerichte vrijstelling opgenomen voor bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op een bij die ministeriële regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt. Voor deze voorzieningen, is het onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen weggenomen. Het gaat hierbij om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden:
: : die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat u voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet of
4
: : hulpmiddelen die ook elders gebruikt kunnen worden
Meer informatie
en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruikt
Het toepassen van de nieuwe werkkostenregeling heeft ef-
worden.
fecten op uw gehele bedrijfsvoering. Zowel op het gebied van uw personeelsbeleid, loonadministratie en uiteraard op
Voor arbo-voorzieningen wordt onder werkplek ook
belastingtechnisch gebied. Denk daarbij ook aan mogelijk
verstaan:
nadelige gevolgen van het in stand blijven houden van een
: : in geval van thuiswerk in de zin van de Arbeidsom-
cafetariaregeling.
standighedenwet een werkruimte gelegen in een woning
Wellicht kunt u bepaalde vergoedingen in een andere cate-
: : de plaats waar uitvoering wordt gegeven aan het ar-
gorie onderbrengen of een belaste vergoeding met behulp
beidsomstandighedenbeleid dat u voert op grond van
van een kostenonderzoek ruilen voor een onbelaste. Ook
de Arbeidsomstandighedenwet.
met het verschuiven van vergoedingen kunt u mogelijk aardig wat kosten besparen. Maakt u nog geen gebruik van kostenvergoedingen? Dan kunt u uw (toekomstige) werknemers mogelijk méér bieden via de secundaire arbeidsvoorwaarden, als u slim gebruik maakt van de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt. Voor meer informatie of persoonlijk advies neemt u contact op met een vestiging bij u in de buurt. U kunt ook bellen naar (026 354 26 00) of mailen naar
[email protected].
Flynth adviseurs en accountants Meander 261 Flynth is een landelijk opererende advies- en accountantsorganisatie met
T (026) 354 26 00
vestigingen in het hele land en circa 1.600 medewerkers. Hoewel Flynth de
E
[email protected]
uiterste zorg heeft besteed aan de inhoud van dit leaflet, aanvaardt zij geen enkele aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid noch voor de
www.flynth.nl
gevolgen daarvan.
5
QL13/02-15/1.000
6825 MC Arnhem
