Werkkosten regeling
1
februari 2015
Werkkostenregeling
Hoofdstukindeling 1. Wettelijke status 2. Waarom wordt de Werkkostenregeling ingevoerd? 3. De verschillen tussen vrije vergoedingen en verstrekkingen en de Werkkostenregeling 4. Hoe kijkt de AOb tegen deze veranderingen aan? 5. Hoe werkt de Werkkostenregeling? 6. De vakbondscontributie in de Werkkostenregeling 7. Positie werkgever 8. Juridische posities rond de Werkkostenregeling 9. Strategische keuzes ondernemingsraad/P(G)MR 10. Stappenplan 11. Informatie, advies en ondersteuning
2
februari 2015
Werkkostenregeling
1. Wettelijke status Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling definitief in werking getreden. De werkkostenregeling vervangt allerlei regelingen waarbij werkgevers belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen kan geven aan werknemers, dit geldt ook voor de fiscale verrekening van de vakbondscontributie. Via de Werkkostenregeling kan werkgevers een gedeelte van de loonsom belastingvrij aan werknemers verstrekken, bijvoorbeeld om kosten die de werknemer voor of tijdens zijn werk maakt te dekken, zoals werkkleding of om uitgaven te doen waarvan werknemers profiteren, zoals het verstrekken van een telefoon van de zaak.
Wijzigingen 2014 In juli 2014 zijn een aantal wijzigingen afgekondigd ten opzichte van de eerdere Werkkostenregeling. Bedrijven die de Werkkostenregeling al hebben ingevoerd, kunnen er beter opnieuw naar kijken. a. De werkgever kan op jaarbasis voortaan de onbelate vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte verantwoorden bij de fiscus. Dat scheelt hem administratie. Het biedt wat tijdsruimte om tot interne afspraken te komen. b. Voor ‘branche-eigen producten’ is een gerichte vrijstelling ingericht. c. Dat geldt ook voor gereedschap en digitale hulpmiddelen als tablets en mobieltjes waar zakelijk en privégebruik door elkaar lopen. d. Het algemeen forfait(vrije ruimte) is teruggebracht naar 1,2% van de totale fiscale loonsom (t.o.v. de eerdere 1,5%). Daarmee is het voor de overheid kostenneutraal.
2. Waarom wordt de werkkostenregeling geïntroduceerd? De bedoeling van de Werkkostenregeling is om tot administratieve lastenverlichting te komen in de loonadministratie. In het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen moeten werkgevers per individu en per loonperiode bijhouden wat er verstrekt of vergoed is en dit melden bij de belastingdienst. In de Werkkostenregeling hoeven werkgevers maar eenmaal per jaar alleen nog totale bedragen op te geven en aangeven waaraan die bedragen zijn besteed. De werkgever moet wel zelf bijhouden wat er belastingvrij wordt vergoed dan wel verstrekt, middels bonnen, declaraties etc. De Werkkostenregeling is ook eenvoudiger omdat een aantal vergoedingen of verstrekkingen niet meer aan allerlei regels is gebonden. Zo zijn er bijvoorbeeld geen criteria meer om een fiets te vergoeden, terwijl dat nu via de vrije vergoedingen om een bedrag van maximaal €749 gaat per 3 jaar.
3
februari 2015
Werkkostenregeling
3. De verschillen tussen vrije vergoedingen en verstrekkingen en de werkkostenregeling In het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen hanteerde de fiscus per type onkostenvergoeding een fiscale ruimte waarover geen loonbelasting geheven hoefde te worden. In de werkkostenregeling komen een aantal zaken terug en verdwijnen een aantal zaken. De fiscale ruimte per onkostenvergoeding verdwijnt echter in een aantal gevallen. Daarvoor in de plaats komt een budget ter grootte van 1,2% van de loonsom van waaruit onkosten onbelast kunnen worden vergoed aan de werknemer. Is de ruimte van 1,2% onvoldoende, dan kunnen werkgevers nog steeds een bedrag onbelast overmaken aan hun werknemers, alleen dienen zij over het bedrag dat boven de 1,2% uitkomt een eindheffing (belasting) te betalen van 80%.
4. Hoe kijkt de AOb tegen deze veranderingen aan? De AOb vindt dat onderwijspersoneel er netto niet op achteruit mag gaan als gevolg van de invoering van de Werkkostenregeling, en de vergoeding die uit de Werkkostenregeling wordt betaald dient evenwichtig verdeeld te zijn tussen hoger en lager personeel. De AOb wil de mogelijkheid behouden dat werknemers een gedeelte van hun vakbondscontributie via de fiscus terug krijgen. Deze mogelijkheid blijft gegarandeerd zolang dit in de cao is geregeld. Het kan nuttig zijn voor de ondernemingsraad of de P(G)MR om vroegtijdig uitgangspunten te formuleren in het overleg met de directie: • d at werknemers er netto niet op achteruit mogen gaan als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling, en dat er een evenwichtige verdeling tussen hoger en lager personeel plaatsvindt. • er geen inhoudelijke afspraken worden gemaakt voordat helder is wat het bedrijf in voorgaande jaren belastingvrij heeft vergoed en verstrekt in relatie tot het beoogde forfait. • C ao-afspraken hebben voorrang in het gebruik van de forfaitaire ruimte van 1,2%. Het is mogelijk dat de Werkkostenregeling een lastenverzwaring vormt voor sommige werkgevers. Ongetwijfeld zal er vanuit werkgeverszijde druk ontstaan om de vergoedingen en verstrekkingen te versoberen dan wel af te schaffen. Dat is voor ons geen reden om vergoedingen of verstrekkingen aan te passen. Het mag dan wel een maatregel zijn die direct ingrijpt op de kosten die werkgevers voor werknemers maken en die heel tastbaar is, het blijft een kabinetsmaatregel waarvan er vele zijn en die de ene keer gunstig uitpakken en de andere keer niet. Bovendien beoogt de invoering van de Werkkostenregeling de werkgevers een kostenvoordeel op te leveren door een besparing op de administratieve lasten. Werkgevers kunnen door het
4
februari 2015
Werkkostenregeling
gebruik van een forfait volstaan met veel minder administratieve handelingen voor het aanleveren van gegevens aan de belastingdienst.
5. Hoe werkt de werkkostenregeling? Alles wat een werknemer ontvangt van de werkgever ziet de fiscus als loon. Of het nu gaat om bruto loon, een reiskostenvergoeding, een kerstpakket of een kopje koffie, alles is loon. En over loon dient belasting betaald te worden. Tegelijkertijd heb je als werknemer sommige zaken van je werkgever gewoon nodig om je werk uit te kunnen voeren, denk aan gereedschap, een werkplek, kleding en ook een kop koffie. Het is daarom raar om over al deze zaken belasting te moeten betalen. De fiscus vindt dit ook en komt via de Werkkostenregeling tegemoet aan dit probleem. Daardoor is het voor de werkgever toch mogelijk om onbelast geld aan de werknemer over te maken. Binnen de Werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Daarnaast kunt werkgevers ’bepaalde’ zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus ook niet ten koste van de vrije ruimte. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld. Daarnaast wordt per 1 januari een beperkt noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd waardoor werkgevers geen rekening meer hoeven te houden met het privévoordeel van sommige goederen.
Gerichte vrijstellingen Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van: • v ervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer • t ijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden • c ursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk • s tudie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) • v erhuizingen • e xtraterritoriale kosten
5
februari 2015
Werkkostenregeling
Nihilwaarderingen De volgende voorzieningen en verstrekkingen behoren tot de nihilwaarderingen: • t er beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals: - vaste computer, vaste telefoon en internet - bedrijfsfitness • arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd • ter beschikking gestelde werkkleding • h et rentevoordeel van de personeelslening als een werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt en de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van een werknemer • t er beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt • d e waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening. • vrijstelling voor branche-eigen producten, wel gebonden aan een maximum bedrag
Beperkt noodzakelijkheidscriterium Werkgevers verstrekken aan werknemers soms goederen zodat werknemers hun werk kunnen doen. Als een werknemer hier privé ook voordeel van heeft, denk bijvoorbeeld aan een telefoon van de zaak waarmee iemand ook privé belt, is dit een vorm van loon. Daarover dient in principe loonbelasting betaald te worden. De fiscus geeft nu aan dat goederen die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium onbelast kunnen worden verstrekt aan werknemers. Het gaat hier om gereedschappen, computers, laptops en mobiele communicatiemiddelen, zoals telefoons en tablets.
De vrije ruimte/het algemeen forfait Alle overige zaken (nogmaals dit zijn onderdelen van het loon) die niet zijn benoemd bij de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en het beperkt noodzakelijkheidscriterium vallen onder de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de 1,2% van de fiscale loonsom. Dit kan alleen als de werkgever deze onderdelen van het loon heeft aangewezen als eindheffing. Dit doet de werkgever vooraf. Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek en voor (dienst)woningen gelden normbedragen waarmee gerekend kan worden voor de vrije ruimte: maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang en huisvesting op de werkplek. Van andere zaken dient de gehele waarde te worden meegenomen in de werkkostenregeling. Dit zijn onder andere: • Vergoeding voor internet thuis • Aanschaf van de fiets • Vakbondscontributie • Kerstpakket Het is mogelijk dat de bovengenoemde zaken, die dus onder de eindheffing vallen, gezamenlijk een groter bedrag vormen dan de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon. In dat geval is de vrijstelling van 1,2% niet voldoende. Over het verschil tussen het gezamenlijke bedrag wat is
6
februari 2015
Werkkostenregeling
aangewezen voor de eindheffing en de vrijstelling van 1,2% dient de werkgever in dat geval 80% belasting te betalen. De werkgever mag deze belasting niet ten laste brengen van werknemers.
Gebruikelijkheidstoets Om misbruik van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling te voorkomen is er een gebruikelijkheidstoets. Een werkgever zou bijvoorbeeld de gehele vrije ruimte aan één persoon kunnen toekennen. Met de gebruikelijkheidstoets wordt dit voorkomen, de vergoedingen en verstrekkingen mogen niet veel hoger zijn dan in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Ofwel je mag je ene werknemer niet een kerstpakket geven ter waarde van €2.500 terwijl de rest een kerstpakket ontvangt van €25.
Cafetariamodel Ook in de werkkostenregeling is het cafetariamodel mogelijk. In de Werkkostenregeling kunnen vergoedingen voor diverse zaken uitgeruild worden tegen loonbestanddelen. De fiets, vakbondscontributie, reiskosten etc. Wel is het zo dat een aantal van deze vergoedingen onder de nieuwe werkkostenregeling gaat vallen.
6. De vakbondscontributie in de werkkostenregeling In de systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen had de vakbondscontributie een speciale positie. Een vergoeding voor de vakbondscontributie behoorde namelijk niet tot het loon. Daardoor kon de AOb makkelijk met de werkgevers afspreken dat werknemers de vakbondscontributie fiscaal gunstig konden verrekenen met het brutoloon. In de cao’s voor het primair en voortgezet onderwijs, en in de cao-bve, hebben wij de afspraak gemaakt dat werknemers hun brutoloon kunnen verlagen met het bedrag van de vakbondscontributie, waarvoor de werkgever in ruil een kostenvergoeding verstrekt ter grootte van de vakbondscontributie. Dit betekent dat de werkgever het bedrag dat hij betaalt aan vakbondscontributie aanwijst als eindheffing (zie hieronder). En dit wordt onder het algemeen forfait geplaatst. Wel dient de werknemer zelf een verzoek in te dienen bij de werkgever zodat het bedrag dat zij betalen als vakbondscontributie wordt aangewezen als eindheffing. Als dit gebeurt hoeft de werknemer over het bedrag ter grootte van de vakbondscontributie geen belasting te betalen. Hij/zij blijft daardoor het voordeel behouden. Bijkomend voordeel is dat het SV-loon niet daalt, zoals wel het geval was bij de vrije vergoedingen en verstrekkingen. Daardoor is een eventuele uitkering in deze situatie hoger dan vroeger. Het is aan de werkgever of hij dit bedrag ook in de vrije ruimte van de werkkostenregeling kwijt kan. Als hem dat niet lukt is de werkgever hier verantwoordelijk voor en dient de werkgever een eindheffing van 80% over dit bedrag te betalen.
7
februari 2015
Werkkostenregeling
7. Positie werkgever De organisatie inventariseert welk bedrag, voor alle medewerkers gezamenlijk, belastingvrij is verstrekt. Dit geldt ook voor de verstrekkingen/vergoedingen waarover door de werkgever, de belasting als eindheffing is voldaan. Aan de hand van deze inventarisatie kunnen dan nieuwe afspraken gemaakt worden tussen werkgever en ondernemingsraad / P(G)MR over de te verstrekken vergoedingen en verstrekkingen. Verstrekkingen die in het voorgaande jaar zijn verrekend via het brutoloon, mogen niet worden betrokken bij de inventarisatie. Dit geldt ook voor alle andere belastingvrije verstrekkingen die niet worden genoemd in het overzicht. Let op: maak geen nieuwe inhoudelijke afspraken voordat duidelijk is wat de organisatie in voorgaande jaren m.b.t. de in de bijlage genoemde aspecten belastingvrij heeft verstrekt of vergoed en welk bedrag is gemoeid met de 1,2%.
8. Juridische posities rond de Werkkostenregeling De overgang van de ‘oude’ regelingen naar de nieuwe onder het fiscale regiem van de werkkostenregeling mag geen automatisme zijn. Juridisch is het ook lastig; wij geven hier de hoofdlijnen aan.
8.1 Cao Onkostenregelingen uit de cao moet de werkgever handhaven. Dit zal natuurlijk een beslag leggen op een deel van het 1,2% budget. In veel cao’s staat een afspraak over de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie bijvoorbeeld. Van bedrijfstakcao’s vind je een overzicht van fiscale gevolgen op www.belastingdienst.nl , zoek op ‘cao-beoordelingen’.
8.2 Informatierecht ondernemingsraad/P(G)MR Natuurlijk kan de ondernemingsraad/P(G)MR altijd zelf de werkkostenregeling in het overleg met de werkgever aan de orde stellen en vragen hoe men het wil aanpakken, of wanneer er informatie beschikbaar komt. Zeker bij omschakeling naar het nieuwe systeem, maar ook daarna kan de ondernemingsraad/P(G)MR inzicht willen hebben in de toedeling van de regelingen en hun kostenbeslag, in relatie tot het gebruik van de ruimte van 1,2% van de loonsom. Die gegevens zijn doorgaans eenvoudig te claimen op grond van het wettelijke informatierecht van de ondernemingsraad/P(G)MR. De vraag naar deze informatie kan ook specifiek op tafel worden gelegd bij het overleg met de werkgever over het financiële beleid, waaronder de jaarlijkse begroting.
8.3 Advies- of instemmingsrecht? Wijziging van een onkostenregeling is op zich niet advies- of instemmingsplichtig. Omdat het hier echter om een onderdeel van de arbeidsvoorwaarden gaat ligt het voor de hand dat de werkgever over de toepassing van de werkkostenregeling vooraf de mening van de ondernemingsraad / P(G)MR vraagt. Ook kan er op een andere manier wel een formele bevoegdheid voor de ondernemingsraad / P(G)MR aan de orde zijn:
8
februari 2015
Werkkostenregeling
• Als een breder werkende regeling wordt veranderd die wel onder het advies- of instemming recht valt. Bijvoorbeeld bij een regeling rond flexibeler werken waarin, naast de hiertoe beschikbaar te stellen faciliteiten, ook een verandering van de regeling rond werktijden wordt doorgevoerd. In dat bredere verband is het logisch tegelijk naar de onkostenkant te kijken. • Als de directie of het bestuur schriftelijk een advies- of instemmingsbevoegdheid voor een onkostenregeling aan de ondernemingsraad/P(G)MR heeft toegekend. Bijvoorbeeld via het medezeggenschapsreglement van de (G)MR, of een schriftelijke afspraak met de ondernemingsraad.
8.4 Recht van de individuele werknemer Wijziging van een onkostenregeling kan een groep werk- nemers flink benadelen. Zij kunnen zich verzetten tegen zo’n ‘eenzijdige wijziging’ van hun arbeidsvoorwaardelijke rechten. De personeelsregelingen zijn daar doorgaans een onderdeel van. Maar: • A ls de tekst van de regeling de relatie met de ‘fiscale vrijstelling’ aangeeft, wordt dat verzet lastiger. Tenzij de wijziging natuurlijk een keuze is van de directie binnen de 1,2% fiscale ruimte. • A ls de personeelsregeling een zogenaamd ‘wijzigings- beding’ kent, is de individuele positie zwakker (zoals “de werkgever is gemachtigd deze regelingen te wijzigen”). De werkgever moet dan wel een “zwaarwegend belang” hebben voor die wijziging (BW art 631). • A ls er geen wijzigingsbeding is, zal de instemming van de ondernemingsraad of de P(G)MR ook tot een zwakkere positie van de individuele werknemer leiden.
8.5 Positie ondernemingsraad / P(G)MR en vakbond Denkbaar is dat de ondernemingsraad / P(G)MR er niet uitkomt met de directie vanwege enkele verslechteringen voor groepen medewerkers. Zoals al aangegeven is het verstandig dan geen instemming te geven of zelfs nadrukkelijk te weigeren. In die situatie willen individuele medewerkers liever niet de hete kolen uit het vuur halen. Als werknemer zit je nu eenmaal niet in een gelijkwaardige positie ten opzichte van de directie. De vakbond kan dan namens individuen die lid zijn het voortouw nemen en hun belangen collectief behartigen inclusief een eventuele gang naar de Kantonrechter. De ondernemingsraad of de P(G)MR kan mogelijk contact zoeken met de vakbond om dit in gang te zetten.
9. Strategische keuzes van de ondernemingsraad / P(G)MR 9.1 Fiscaal vriendelijke mogelijkheden voor het personeel Het is slim om uit te zoeken wat de loonsom bij uw bedrijf is. Of de 1,2% fiscale ruimte al volledig wordt benut met onkostenvergoedingen die onder het nieuwe regiem van de werkkostenregeling vallen. Of dat voor sommige regelingen niet een gerichte vergoeding geldt. Wellicht kan op die manier een goede thuiswerkregeling tot stand komen. Vooral als de budgetten krap zijn, biedt dit mogelijkheden.
9
februari 2015
Werkkostenregeling
9.2 Duurzaamheid Het rekenvoorbeeld laat zien dat autorijden onnodig bevoordeeld kan worden boven duurzaamheid. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is iets waar uw directie wellicht op aanspreekbaar is. In veel instellingen gelden dat soort uitgangspunten. Binnen het budget van de Werkkostenregeling is het dan logisch telewerken voorrang te geven. Of, als de directie de ‘eigen rijders’ een voordeel wil bieden, laat hen dan maar compensatie bieden door zelf de brutering van een goede telewerkregeling voor hun rekening te nemen. De fiscus zal dit nooit verbieden. Natuurlijk blijft bij het werken op locatie autorijden de enige oplossing. Als de overweging toch is om die medewerkers uit het werkkostenbudget een hogere kilometervergoeding (boven de 0,19 euro) te bieden, kan dat wellicht gekoppeld worden aan carpoolafspraken. Rekenvoorbeeld Bij een instelling met 100 medewerkers ontvangen 20 mensen met een eigen auto nu een reiskostenvergoeding van 0,29 euro per kilometer. Over de laatste 10 cent moeten zij belasting betalen. Zij rijden gemiddeld 30.000 kilometer op jaarbasis. Met de nieuwe Werkkostenregeling kiest de directie ervoor om deze groep de 0,29 euro per km belastingvrij (netto dus) te geven. De rekensom is: 0,10 * 30.000 * 20 mensen= 60.000 euro. Als de loonsom 4 miljoen euro bedraagt, is de 1,2% forfaitaire ruimte dus 48.000 euro. Dit voorstel van de directie betekent een te groot beslag op het forfait wat tot naheffing leidt, en andere fiscaal vrijgestelde vergoedingen uit die ruimte zijn dan onmogelijk.
9.3 Contact achterban Wijzigingen in de onkostenvergoedingen kunnen mensen behoorlijk raken en ook bestaande rechten aantasten. Zorgvuldig overleg met de collega’s is dus een absolute voorwaarde. Als dat niet gebeurt dan kan dat een goede reden zijn om als ondernemingsraad / P(G)MR geen goedkeuring aan de wijziging te geven. Daarmee blijft de individuele juridische positie overeind! In welke fase is raadpleging van de collega’s verstandig? Veel hangt af van de eigen overlegcultuur. • Inventarisatie van ervaringen en wensen is sowieso goed. Daarbij is het wel verstandig om voorlichting te geven aan collega’s. Onder andere hoe je met ‘oude rechten’ wilt omgaan. Het is slim om tegelijk te vragen wie wil meedenken over dit onderwerp. • Als het directievoorstel ook na discussie duidelijk is, of de ondernemingsraad/P(G)MR komt zelf met een voorstel. Dan is de mening van de collega’s gewenst. In de eerste plaats om te horen of er ergens pijnpunten zitten, maar ook om steun voor het standpunt van de ondernemingsraad / P(G)MR te verkrijgen. • Als de ondernemingsraad / P(G)MR er met de directie niet uitkomt, kun je beter geen instemming geven zoals hierboven is aangegeven. Dat moeten de collega’s dan wel weten. Je kunt ze er op wijzen dat zij wel hun recht kunnen claimen wanneer ‘oude rechten’ worden aangetast.
9.4 Afstemming met de vakbond Soms bevat de cao een onkostenregeling die onder het nieuwe regiem van de werkkostenregeling valt. Dat kan tot nieuw overleg aan de cao-tafel leiden. De directie heeft natuurlijk niet de vrijheid die cao-afspraak aan te tasten. De directie kan wel met de vakbond in overleg treden
10
februari 2015
Werkkostenregeling
over de werkkostenregeling. Dat kan ook tot afspraken leiden. Verstandig is dat er tussen ondernemingsraad/P(G)MR en vakbond afstemming plaatsvindt. De situatie kan zich voordoen dat de directie eenzijdig beslissingen neemt die het personeel onwelgevallig zijn en waar de ondernemingsraad/P(G)MR geen instemming aan verleend heeft. Dan is de individuele positie van de werknemer het juridische uitgangspunt. De vakbond kan de individuele belangen dan gezamenlijk gaan behartigen.
10. Stappenplan Stap 1 Eigen initiatief of afwachten? Initiatief nemen is belangrijk als de effecten aanzienlijk zijn van invoering Werkkostenregeling. Of als je er wat denkt te winnen : het realiseren van een leuke personeelsregeling. Dan moet je wel gelijk een paar mensen uit de ondernemingsraad/P(G)MR kiezen die zich er in willen verdiepen. Je kunt ook een paar collega’s van buiten de ondernemingsraad/P(G)MR vragen die het belangrijk vinden. Zoiets kun je heel informeel een werkgroep noemen. Of formeler een ‘adhoc commissie’: dan heb je formeel ook faciliteiten. Zo’n commissie of werkgroep is dan wel adviserend aan de ondernemingsraad/P(G)MR. Verstandig is om dat te melden naar de directie en gelijk aan te geven dat de ondernemingsraad/P(G)MR betrokken wil zijn. Zie voorbeeldbrief bijlage 2. Je kunt ook afwachten wat de directie gaat doen. Dan is het wel slim om in ieder geval een garantie van de directie te vragen dat de werknemers geen netto-effecten zullen ervaren als gevolg van de systeemwijziging. Dan schuif je het risico weg. Zie voorbeeldbrief bijlage 3.
Stap 2 Informatie verzamelen Je moet een aantal gegevens achterhalen: de fiscale loonsom, het financiële beslag van de huidige regelingen met een fiscale vrijstelling over de afgelopen jaren en de formulering van die regelingen. Dat kan langs de informele weg: bij de salarisadministratie of een afdeling personeelszaken. Of je doet het formeel schriftelijk door het aan de directie te vragen op grond van je informatierecht. Zie voorbeeldbrief bijlage 2. In de praktijk blijkt dit vaak een struikelpunt voor menig ondernemingsraad/P(G)MR als de directie niks geeft. In zo’n geval is het wellicht een idee om de directie een keuze voor te leggen: a. De ondernemingsraad kan in dat geval de gegevensverstrekking aan de Bedrijfscommissie voorleggen, en de P(G)MR kan de geschillencommissie vragen uitspraak te doen over de uitleg (interpretatie) van het recht op informatie. b. De garantie van geen netto-effecten af te geven c. De ondernemingsraad/P(G)MR informeert de collega’s om bij verslechtering hun juridische positie te gebruiken en contact met hun vakbond op te nemen d. Alsnog samenwerking
11
februari 2015
Werkkostenregeling
Stap 3 Duidelijkheid over positie ondernemingsraad / P(G)MR Om vast te stellen of de ondernemingsraad / P(G)MR instemmingsrecht heeft ijkt men of de te wijzigen regeling valt onder een van de aangelegenheden uit artikel 27 WOR resp. artikel 12 WMS. Een thuiswerkenregeling is bijvoorbeeld te zien als een regeling werktijden. Vaak legt de directie zelf een voorstel ter instemming voor, maar daar kun je ook gewoon om vragen. Zie verder hoofdstuk 8 over Positie ondernemingsraad/P(G)MR. In elk geval hebben de werknemers juridisch positie bij verslechtering van hun regelingen; dat is een eenzijdige wijziging van hun arbeidscontract. De ondernemingsraad/P(G)MR kan voor hen opkomen. Of de bond kan gevraagd worden dat te doen. Als de directie de ondernemingsraad/P(G)MR op afstand houdt, kun je hen wijzen op die posities: zie voorbeeldbrief.
Stap 4 Fiscale behandeling van de regelingen vaststellen De ondernemingsraad/P(G)MR kan zelf vaststellen welke regeling onder welk fiscaal regiem valt : onder het algemeen forfait, onder een gerichte vrijstelling, onder een nihilwaardering of wel binnen het brutoloon. Zie daartoe de tabellen in bijlage. Een vollediger overzicht vind je op www.belastingdienst.nl. Met de gegevens van stap 1 kun je uitrekenen in hoeverre het algemeen forfait van 1,2% van de loonsom al benut wordt.
Stap 5 Collega’s laten meedenken Als het gebruik van die 1,2% nu te groot of te klein is, in beide gevallen is praten met de collega’s nodig. Welke regeling willen zij in elk geval op peil houden. Of: wat zijn nog leuke dingen voor de mensen die door de werkgever relatief goedkoop(fiscaal vrij) verstrekt kunnen worden.
Stap 6 Standpunt ondernemingsraad/P(G)MR bepalen en overleg Met de inventarisatie onder collega’s en de eerdere gegevens kan de ondernemingsraad/P(G) MR vaststellen wat zij voorstellen aan de directie. Of welke bijstelling de ondernemingsraad /P(G)MR wil in het directievoorstel. Als de ondernemingsraad/P(G)MR zelf goed heeft nagedacht, heb je de argumenten bij de hand, waarschijnlijk beter dan de directeur!
Stap 7 Communicatie naar werknemers Dit blijft met name belangrijk als er ergens verslechteringen in het pakket zitten. De individuele collega’s hebben immers juridisch positie. Als de ondernemingsraad/P(G)MR het met de directie eens is, kun je wijzen op de kwaliteit van het totale pakket dat op tafel ligt. Bij geen overeenstemming zit hier natuurlijk de kans wat druk uit te oefenen. En verbeteringen wil je natuurlijk graag etaleren als resultaat van jouw medezeggenschapswerk!
12
februari 2015
Werkkostenregeling
11. Informatie, advies en ondersteuning De werkkostenregeling is nog een lastig onderwerp dat bovendien de medewerkers in uw bedrijf behoorlijk kan raken. Het is daarom verstandig om hulp te zoeken als iets onduidelijk is. Vragen over de belastingtechnische kant kunt u bij de Belastingtelefoon kwijt: 0800 - 0543, bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.
13
februari 2015
Werkkostenregeling
Bijlage I Overzicht Vergoedingen en Verstrekkingen 2014 Gerichte vrijstellingen Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer Producten van het eigen bedrijf
In omvang ingeperkt per werknemer
Bijscholing, cursussen, congressen, training, vakliteratuur en contributie wettelijk verplichte beroepsvereniging Extraterritoriale kosten Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen, en dergelijke Outplacement Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer van max. €0,19 per kilometer. Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer, OV-kaart mits redelijk Studiekosten medewerkers
Zakelijk doel – wel breed geformuleerd zoals employabilitymaatregelen
Ter beschikking gestelde apparatuur, gereed-
Beperkt noodzakelijkheidscriterium
schappen, digitale apparatuur(laptop,tablet)
van toepassing
en mobieltjes Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke
Normbedrag
werkzaamheden elders Verhuiskosten zakelijk
14
februari 2015
Maximaal bedrag €7500 (2014)
Werkkostenregeling
Posten met een Nihilwaardering Arbovoorzieningen en arbowerkplek in de
Ter beschikking gesteld
woning van de werknemer Bedrijfsfitness, zwembad op de werkplek Inrichting van de werkplek, niet zijnde in de eigen woning Ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart met mede-zakelijk gebruik Ter beschikking gestelde uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en (wek)kleding die op het werk achterblijft alsmede vergoeding en verstrekking hiervan Ter beschikking gestelde voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
Posten die (desgewenst) binnen het forfait vallen(niet limitatief) Aan- en verkoopkosten van woningen bij verhuizingen, niet zijnde een bedrijfsverplaatsing Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappij en aanverwante bedrijven Bedrijfsfittness elders Contributie personeelsverenigingen Contributie vakbond Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (ter beschikking stelling) Huisvesting en inwoning op de werkplek
15
februari 2015
Werkkostenregeling
Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders Internet thuis Kerstpakket en andere kleine geschenken (tot €25) Kinderopvang op de werkplek Maaltijden in de kantines
Algemeen forfait met een vaste besparingswaarde van €3,15 per maaltijd
Niet-verhaalde verkeersboetes Parkeer-, veer- en tolgelden (niet zijnde auto van de zaak) Personeelsfeesten op externe locaties, personeelsreizen en dergelijke. Bij een feest op de werkplek zijn de consumpties onbelast(nihilwaardering) Persoonlijke verzorging Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer van meer dan €0,19 per kilometer Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde de hypothecaire lening of voor een fiets) Representatiekosten en relatiegeschenken(aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties Schade wegens diefstal tijdens vervulling van de dienstbetrekking Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd
16
februari 2015
Werkkostenregeling
Voeding, verlichting en of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding overig (niet nihilwaardering) Werkruimte bij de werknemer thuis
Overige posten Dienstwoning
Individuele heffing bij werknemer. Waarde maximaal 18% jaarloon
Personenauto en bestelauto
Bestaande wettelijke regeling
Rentevoordeel hypothecaire leningen
Vrijgesteld(want anders aftrekbaar in IB)
Representatiekosten en relatiegeschenken ten
Intermediaire kosten
behoeve van externe relaties en klanten
17
februari 2015
Werkkostenregeling
Bijlage 2 Voorbeeldbrief ondernemingsraad / P(G)MR Aan de directie
Betreft: Werkkostenregeling
Geachte directie, De [ondernemingsraad / P(G)MR] wil onderzoeken of de Werkkostenregeling ruimte biedt in de toepassing cq. naleving van arbeidsvoorwaarden binnen onze onderwijsinstelling(en). Zoals u weet moet elke werkgever op 1 januari 2015 de Werkkostenregeling gaan hanteren. Vanuit dat onderzoek wil de [ondernemingsraad / P(G)MR] wellicht zijn initiatiefrecht gebruiken. Vanuit die taakstelling heeft de ondernemingsraden een aantal inventariserende vragen aan u. 1. Welke stappen heeft u inmiddels ondernomen t.a.v. de invoering van de Werkkostenregeling 2. Wat zijn de huidige onkostenregelingen waarbij gebruik gemaakt wordt van fiscale vrijstellingen? 3. Wie maken gebruik van de regelingen(functiegroepen)? 4. Wat is de huidige kostenbeslag op jaarbasis van de huidige regelingen? 5. Welke onkostenregelingen zullen onder het algemeen forfait (werkkostenregeling) gaan vallen? 6. Welke regelingen kunnen buiten het forfait worden gelaten wat betreft de zogenaamde gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, nihil waarderingen en overige regelingen. 7. Hoe groot is het forfait (= 1,2% van de fiscale loonsom) in euro’s over 2015? 8. Wat zijn de kosten van de onkostenregelingen die naar verwachting onder het forfait gaan vallen? 9. Hoe pakt de werkkostenregeling financieel uit? Graag verneemt de [ondernemingsraad / P(G)MR] binnen redelijke termijn ( 4 weken) uw antwoorden. Hoogachtend,
De [ondernemingsraad / P(G)MR] X.Xxxxxxxxxx, voorzitter/secretaris
18
februari 2015
Werkkostenregeling
Bijlage 3 Voorbeeld brief ondernemingsraad / P(G)MR ‘garantiestelling’ Aan de directie
Betreft: Invoering Werkkostenregeling
Geachte directie, Vanaf 1 januari 2015 moet elke werkgever de wettelijke werkkostenregeling gaan hanteren. Graag vernemen wij van u welke stappen u daarin onderneemt, en of u daarover tijdig met de [ondernemingsraad / P(G)MR] zult overleggen. In elk geval verzoeken wij u te garanderen dat de individuele werknemers geen nadelige gevolgen zullen ondervinden van de invoering van de werkkostenregeling. Hoogachtend,
X.Xxxxxx Namens de [ondernemingsraad / P(G)MR]
19
februari 2015
Werkkostenregeling
Algemene Onderwijsbond Postbus 2875 3500 GW Utrecht Tel 0900 4636262
[email protected]
februari 2015
