De werkkostenregeling in het kort De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.
Loon Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon. Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon. Meer informatie over vergoedingen of loonbestanddelen die niet onder de werkkostenregeling vallen, leest u bij Geen loon of geen belast loon.
Vrije ruimte Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte ) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt; wel moeten vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Houd in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
1
Gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen (zie pagina 4) en nihil waarderingen (zie pagina 5). Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.
Loon in natura U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer. (zie pagina 14) Normbedragen blijven bestaan U kunt normbedragen blijven gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.
Concernregeling U mag de eindheffing van de werkkostenregeling vanaf 2015 op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling (zie pagina 12)
Administratie U hoeft veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen ook niet te vermelden op de loonstrook.
Cafetariaregeling Binnen de werkkostenregeling kunt u onder voorwaarden nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium (zie pagina 7) vallen, kunt u niet opnemen in een cafetariaregeling.
2
Hieronder ziet u de werkkostenregeling in schema. Geen loon of geen belast loon voor de loonheffingen
Hieronder vallen:
Belastbaar loon voor de loonheffingen (loon van de werknemer)
Hieronder vallen:
- vergoedingen voor - auto van de zaak intermediaire kosten - (dienst)woning - voordelen buiten de dienstbetrekking - boetes - vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon) - verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt
- vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten - vergoedingen en verstrekkingen die u als loon hebt aangewezen Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn.
- deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt - nihil waarderingen (gebruikelijkheidstoets)
Eindheffingsloon: Eindheffingsloon: vergoedingen en vergoedingen en verstrekkingen verstrekkingen die niet ten koste die in de vrije gaan ruimte van de vrije ruimte vallen Hieronder vallen: Hieronder vallen: - loon dat u hebt aangewezen als eindheffingsloon en dat gericht is vrijgesteld
- alle vergoedingen en verstrekkingen die u hebt aangewezen Dit kan ook het deel van gerichte vrijstellingen zijn dat uitkomt boven de normbedragen. - de volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers: a korting op producten uit eigen bedrijf b verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket Hiervan trekt u af: uw vrije ruimte (1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemers) Over het restant betaalt u 80% eindheffing.
3
Overzicht gerichte vrijstellingen De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:
vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer: o abonnementen voor reizen met openbaar vervoer o kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) o losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk studie- en opleidingskosten procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen kosten van outplacement maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) extraterritoriale kosten (30%-regeling) vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking Zie voor meer informatie over de voorwaarden: Noodzakelijkheidscriterium.(zie pagina7) korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar Zie voor meer informatie over de voorwaarden: Korting op producten uit eigen bedrijf.(zie pagina 10) bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt Zie voor meer informatie over de voorwaarden: Loon in natura waarderen (zie pagina 14). Vanaf 1 januari 2015 vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen(zie pagina 11). In deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte.
4
Overzicht nihil waarderingen Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihil waardering:
voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon de ter beschikking gestelde Arbo voorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels. consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden: o De kleding is (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas. o Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk. o De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk. o De kleding is een uniform. o U stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen: U hebt een Arbo plan Het ter beschikking stellen van kleding past bij dat Arbo plan De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen. het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeel urenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking Deze voorziening is een nihil waardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening.
5
Wijzigingen in de werkkostenregeling per 1 januari 2015 Per 1 januari 2015 verandert de werkkostenregeling op de volgende 6 punten:
Het percentage van de vrije ruimte gaat omlaag van 1,5% tot 1,2% van uw totale fiscale loon. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. (Informatie zie pagina 3) Korting op producten uit eigen bedrijf is onder voorwaarden vrijgesteld. (informatie zie pagina 6) Het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek.(informatie zie pagina 11) U mag de eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte op concernniveau berekenen en betalen. (informatie zie pagina 12) U mag 1 keer per jaar toetsen of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, in plaats van per aangiftetijdvak.(informatie zie pagina 13)
6
Noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt.
Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.
Noodzakelijk 'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van uw werknemer, dan bent u hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor uw rekening.
7
Voorbeeld: Een dagbladjournalist die bij u in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Als u hem 1 tablet en 1 telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Maar als u hem een laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, kunnen wij u om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van de hulpmiddelen. Stelt u dat uw werknemer efficiënter werkt door deze hulpmiddelen, maar wij zijn niet overtuigd? Dan moeten wij bewijzen dat niet alle hulpmiddelen noodzakelijk zijn. Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het tot nu toe gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening of kosten die alleen bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeven namelijk niet noodzakelijk te zijn.
Gereedschap en dergelijke apparatuur Voorbeelden van gereedschap zijn: het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair.
Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smart phones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.
Vaste kostenvergoedingen U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.
8
Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid U bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat u het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor u een cafetariaregeling hebt afgesproken met uw werknemer. Bij een cafetariaregeling bepaalt uw werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. U bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen. Als u niet gebruikmaakt van een cafetariaregeling en dus bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen. Ook mag uw werknemer een duurder model kiezen als hij een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt.
Bestuurders en commissarissen Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als u aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval hebt u dus de bewijslast. Voorbeeld: Een commissaris vraagt u een iPad en een Google Glass te verstrekken voor zijn werk. U moet beoordelen of deze voorzieningen gebruikelijk en noodzakelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. Voor het werk van een commissaris is een iPad niet ongebruikelijk en kan deze dus noodzakelijk zijn. Voor een Google Glass geldt dat niet.
9
Korting op producten uit eigen bedrijf is onder voorwaarden vrijgesteld Voor korting op producten uit uw eigen bedrijf geldt vanaf 2015 een gerichte vrijstelling. Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:
De producten zijn niet branchevreemd. De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer. De kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan € 500.
Komt u boven het maximum van € 500 uit, dan kunt u het deel dat uitkomt boven het maximum aanwijzen als eindheffingsloon. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt. Komt u niet boven het maximum van € 500 uit, dan mag u het niet-gebruikte deel van de vrijstelling niet doorschuiven naar een volgend jaar. Als u in 2014 gebruikmaakt van regeling van vergoedingen en verstrekkingen, mag u het eventueel niet-gebruikte deel van de vrijstelling in 2014 niet doorschuiven naar 2015. Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook een gerichte vrijstelling als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Deze regeling geldt ook als de korting wordt gegeven door een met u verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:
een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever
10
Onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek Tot 1 januari 2015 is alles wat u binnen de werkkostenregeling aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, loon. Maar een aantal voorzieningen is op nihil gewaardeerd. Deze 'nihil waarderingen' gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Als u voor deze voorzieningen een vergoeding in geld betaalt of de voorziening aan uw werknemer verstrekt (de werknemer wordt eigenaar), dan is er sprake van een belaste vergoeding of verstrekking. Per 1 januari 2015 maakt het voor een aantal voorzieningen niet meer uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Bovendien is de eis vervallen dat de Arbo voorziening alleen op de werkplek gebruikt mag worden. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Het gaat om de volgende voorzieningen:
Arbo voorzieningen op de werkplek Arbo voorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring) hulpmiddelen die ook buiten de werkplek gebruikt kunnen worden en die uw werknemer voor 90% of meer zakelijk gebruikt
11
Concernregeling De eindheffing van de werkkostenregeling wordt tot 2015 per werkgever berekend. Per 1 januari 2015 mag u deze eindheffing op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen opnemen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die de concernonderdelen aanwijzen als eindheffingsloon, zet u uiteindelijk af tegen de totale vrije ruimte van het concern. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt. U moet uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar beslissen of u de concernregeling wilt toepassen.
Wanneer is er sprake van een concern? U kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Er is sprake van een concern als:
u een belang van ten minste 95% in een andere werkgever hebt een andere werkgever een belang van ten minste 95% in u heeft een andere werkgever een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95% in een derde werkgever
Let op! Een samenhangende groep inhoudingsplichtigen is niet altijd een concern.
De werkgever met het hoogste fiscale loon betaalt de eindheffing Als u de concernregeling toepast, geldt de regeling voor alle concernonderdelen die het hele kalenderjaar een concern vormen. De werkgever met het hoogste totale fiscale loon neemt de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze. Om te bepalen welke werkgever het hoogste totale fiscale loon heeft, vergelijkt u het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende werkgevers. U telt per werkgever ook het loon mee over het voorgaande kalenderjaar dat in het lopende kalenderjaar wordt betaald. Loon over het lopende kalenderjaar dat pas in het volgende kalenderjaar wordt betaald, telt u niet mee. Bij toepassing van de concernregeling legt u per deelnemer de volgende gegevens vast:
de naam en het loonheffingennummer het totaal van het fiscale loon een overzicht van alle vergoedingen en verstrekkingen waarvoor de deelnemer gebruikmaakt van de vrije ruimte een berekening van de te betalen loonbelasting op concernniveau en de naam van de deelnemer die de belasting aangeeft en betaalt
12
Bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar
Per 1 januari 2015 is het bepalen en toetsen van de vrije ruimte eenvoudiger. U mag 1 keer per jaar toetsen of u boven de vrije ruimte uitkomt, in plaats van per aangiftetijdvak. Aan het einde van het kalenderjaar berekent u dan het totale fiscale loon van uw werknemers over het lopende jaar. Op basis van het fiscale loon berekent u de vrije ruimte en toetst u of u de vrije ruimte hebt overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. Als u de eindheffing al in het lopende kalenderjaar hebt betaald en u er achteraf achter komt dat u te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, dan corrigeert u dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 1e tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt.
13
Loon in natura waarderen De werkkostenregeling kent een nieuwe manier van het waarderen van loon in natura: de waarde van loon in natura is het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. In 2 gevallen moet u nog uitgaan van de waarde in het economische verkeer (de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief btw): U hebt geen factuur. U hebt een factuur van een verbonden vennootschap. Binnen de werkkostenregeling mag u de waarde van loon in natura niet meer vaststellen op de besparingswaarde. Dit is het bedrag dat de werknemer door de verstrekking bespaart in vergelijking met het bedrag dat andere personen, vergelijkbaar met uw werknemer, normaal gesproken zouden uitgeven aan de verstrekking. Normbedragen blijven gelden De aparte normbedragen voor loon in natura blijven gelden. Maar binnen de werkkostenregeling is de waardering van maaltijden die u op de werkplek verstrekt en voor huisvesting en inwoning op de werkplek, vereenvoudigd. Voor andere normbedragen zijn kleine veranderingen doorgevoerd. In de normbedragen is het volgende veranderd: de verstrekking van maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes Als u de maaltijden aanwijst als eindheffingsloon, hoeft u niet meer per werknemer bij te houden hoeveel maaltijden hij gebruikt. Ook hoeft u de koude en warme maaltijden niet meer apart te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij en vermenigvuldigt dat met € 3,15 (normbedrag voor 2014). Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, voor een lunch en voor een diner. Eigen bijdragen van de werknemer brengt u in mindering op het totale aantal maaltijden vermenigvuldigd met het normbedrag. Als de totale eigen bijdrage hoger is dan het totale normbedrag, kunt u het negatieve saldo niet van het eindheffingsloon aftrekken. huisvesting en inwoning op de werkplek anders dan voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, en waarvan uw werknemer redelijkerwijs wel gebruik moet maken Hiervoor geldt een normbedrag van € 5,35 per dag (normbedrag voor 2014). Dit normbedrag geldt ook voor bewassing, energie en water. U kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen. In dat geval is administratie per werknemer niet meer nodig. U vermenigvuldigt het aantal werknemers met het aantal dagen dat u de huisvesting verstrekt en met het normbedrag van € 5,35 per dag. de dienstwoning Als u een woning aan een werknemer ter beschikking stelt voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, is er sprake van een dienstwoning. Hiervoor geldt een normbedrag per maand van maximaal 18% van het jaarloon van de werknemer bij een werkweek van 36 uur. Bij een vaste arbeidsduur van minder dan 36 uur per week moet u het loon herrekenen tot 36 uur. De mogelijkheid om te kiezen voor de lagere besparingswaarde vervalt binnen de werkkostenregeling.
14
kinderopvang Als u kinderopvang zelf organiseert op de werkplek, geldt een normbedrag. Het normbedrag berekent u aan de hand van het aantal genoten uren kinderopvang maal het uurtarief volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. Als u de kinderopvang zelf organiseert buiten de werkplek, waardeert u de kinderopvang volgens de waarde in het economische verkeer. Als u kinderopvang bij een derde inkoopt (ongeacht waar de opvang is), waardeert u de kinderopvang volgens de factuurwaarde inclusief btw.
Loon in natura: nihil waarderingen Binnen de werkkostenregeling is alles wat u uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihil waarderingen' gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. De nihil waardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van uw werknemer. Maar is er sprake van thuiswerk in de zin van de Arbowet, dan geldt wel een nihil waardering voor Arbo voorzieningen en -verstrekkingen van de thuiswerkplek. Let op! Nihil waarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.
Bron: www.belastingdienst.nl 15
