De werkkostenregeling: Handig keuzemenu of zeker niet makkelijker?
0
Dagvoorzitter: mr. Rob van Seumeren Sprekers: mw. mr. Renate Kerkhof drs. Alexander Mus mr. Kees Goeman 1
De fiscale spelregels van de werkkostenregeling
Door: Kees Goeman en Alexander Mus www.inventivecontrol.com
onderwerpen 1. Huidig systeem van vergoedingen en verstrekkingen 2. De werkkostenregeling 3. Vrijstellingen en lagere waarderingen 4. Keuzemogelijkheid 5. Actiepunten 6. Uitwerking (voorbeeld) 7. Toetsing vrije ruimte 8. Tips en attentiepunten www.inventivecontrol.com
1
huidig systeem Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking wordt genoten, behalve redelijke vergoedingen en verstrekkingen die: strekken ter bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen ter behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking (reiskosten), of om andere redenen niet als beloningsvoordeel worden ervaren (fruitmand) (dit zijn de vrije vergoedingen en verstrekkingen)
www.inventivecontrol.com
2
de werkkostenregeling Vanaf 1 januari 2011 behoren vergoedingen en verstrekkingen ook tot het loon Werkgever krijgt een vrije ruimte voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen: 1,4% van de loonsom exclusief loon uit vroegere dienstbetrekking indien dit > 10% van de totale loonsom is vergoedingen/verstrekking voor de vrije ruimte vooraf aanwijzen Bij overschrijding van de vrije ruimte: 80% eindheffing (geen verhaal op werknemers, dus werkgeverskosten) www.inventivecontrol.com
3
de werkkostenregeling – uitzonderingen De werkkostenregeling geldt niet voor gepensioneerde werknemers behalve voor korting op producten uit het eigen bedrijf, en verstrekkingen die u ook aan uw actieve werknemers geeft (zoals het kerstpakket) De werkkostenregeling geldt niet voor intermediaire kosten: kosten die de werknemer voor de werkgever voorschiet, zoals benzine voor de auto van de zaak postzegel die een werknemer koopt voor een zakenbrief www.inventivecontrol.com
4
de werkkostenregeling – uitzonderingen De volgende vergoedingen/verstrekkingen blijven buiten de werkkostenregeling:
bijtelling voor het privégebruik auto van de zaak het genot van een woning vergoeding van geldboeten kosten van “criminele activiteiten”
de niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor zover deze meer dan 30% afwijken van hetgeen in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is www.inventivecontrol.com
5
schema intermediaire kosten
geen heffing loon voor werknemer
niet aangewezen
geen heffing
nihilwaardering vergoeding/ verstrekking
aangewezen
gericht vrijgesteld
geen heffing
binnen de grenzen bovenmatig deel
werkkosten regeling
+ overige aangewezen
werkkosten regeling
-/Ongebruikelijk deel
loon voor werknemer
1,4% fiscale loonsom eindheffing 80%?
www.inventivecontrol.com
6
de werkkostenregeling – gerichte vrijstellingen De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld: zakelijke reiskosten, waaronder woon-werkverkeer (€ 0,19) zakelijk tijdelijk verblijf elders (waaronder zakelijke maaltijden) onderhoud en verbetering van vakkennis en vaardigheden inschrijving in een beroepsregister outplacement het volgen van een opleiding verhuizen in het kader van de dienstbetrekking extraterritoriale kosten www.inventivecontrol.com
7
de werkkostenregeling – nihil waardering De volgende verstrekkingen – indien deze op de werkplek worden gebruikt of verbruikt – vallen in de vrije ruimte, maar worden op nihil gewaardeerd
(arbo-)voorzieningen op de werkplek consumpties op de werkplek (geen maaltijd) uniformen/werkkleding (logo ≥ 70 cm2) mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik ≥ 10%) computers, gereedschap e.d. (zakelijk gebruik ≥ 90%)
openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart rentevoordeel van een hypothecaire geldlening en fiets www.inventivecontrol.com
8
waardering verstrekkingen Verstrekkingen worden gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer, met dien verstande dat indien ter zake van de verstrekking aan de werkgever een bedrag in rekening is/wordt gebracht, deze op het factuurbedrag wordt gewaardeerd voor producten en diensten uit het eigen bedrijf de consumentenprijs geldt voor maaltijden op de werkplek, huisvesting/inwoning op de werkplek (boorplatform) en kinderopvang door de werkgever een forfaitaire waardering geldt.
www.inventivecontrol.com
9
keuzemogelijkheid Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 geldt een keuzemogelijkheid: U mag zelf kiezen of u de oude regeling (vrije vergoedingen en verstrekkingen) toepast of de werkkostenregeling Maximumbedrag personeelsfeesten e.d. Jaarlijks switchen mag, maar is niet realistisch: financiële- en salarisadministratie aanpassen afspraken met de fiscus vervallen (en “herleven” niet meer) aanpassen arbeidsvoorwaarden www.inventivecontrol.com
10
actiepunten Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen (denk ook aan het personeelsfeest e.d.) Vergoedingen en verstrekkingen indelen naar categorie Bepaal (of schat) de vrije ruimte en bereken de werkkosten Beoordeel of de oude regeling voordeliger is (overgangsregeling) Beoordeel of arbeidsvoorwaarden moeten (en kunnen) worden aangepast (Laat) administratie aanpassen! www.inventivecontrol.com
11
uitwerking (1) aantal werknemers totale loonsom
10 € 350.000
u vergoedt / verstrekt uw werknemers in 2010 een mobiele telefoon (≥ 10% zakelijk) een personeelsfeest à € 125 p.p. kerstpakket à € 35 p.p. beroepsopleiding voor twee werknemers kostenvergoeding tbv drie auto's van de zaak drie fietsen van de zaak à € 600 vergoeding lidmaatschap belangenvereniging voor twee werknemers (geen beroepsregister) korting op producten uit eigen bedrijf (20% korting, maximaal € 500 per jaar) totaal vergoedingen/verstrekkingen
€ € € € € €
600 1.250 350 3.000 500 1.800
eindheffing 20% over kerstpakketten
€
70
jaarlijkse kosten
€
9.570
€
500
€ €
1.500 9.500
www.inventivecontrol.com
12
uitwerking (2) Onder de werkkostenregeling pakt dit als volgt uit: aangewezen intermediaire gericht nihil kosten vrijgesteld waardering posten
een mobiele telefoon (≥ 10% zakelijk) een personeelsfeest à € 125 p.p. kerstpakket à € 35 p.p. beroepsopleiding voor twee werknemers kostenvergoeding tbv auto's van de zaak drie fietsen van de zaak à € 600 vergoeding lidmaatschap bel.vereniging voor 2 werkn. (geen beroepsregister) korting op producten uit eigen bedrijf (20% korting, maximaal € 500 per jaar)
€ 600 € 1.250 € 350 € 3.000 € 500 € 1.800 €
€ 500
€ 3.000
€ 600
af: vrije ruimte 1,4% van € 350.000 overschrijding eindheffing 80%
500
€ 1.500 € 5.400
= € 9.500
€ 4.900 € 500 = €
jaarlijkse kosten
400
€ 9.900
www.inventivecontrol.com
13
toetsing vrije ruimte Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit 3 methoden: U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar www.inventivecontrol.com
14
tips/aandachtspunten Administratieve plicht werkgever: maandelijks inzicht in de aard en omvang van vergoedingen en verstrekkingen Vergoedingen en verstrekkingen administreren in loonadministratie inclusief BTW Aansluiting met BTW-aangifte? Vaste kostenvergoeding: vooraf onderzoek naar werkelijke kosten Evaluatie door wetgever in 2013
www.inventivecontrol.com
15
tips/aandachtspunten Voordelen: op werkgeversniveau in plaats van per werknemer minder regels/voorwaarden? Nadelen: arbeidsvoorwaarden aanpassen aanpassen administratie
Voordeel met name voor belastingdienst
www.inventivecontrol.com
16
VRAGEN ?
www.inventivecontrol.com
17
werkkostenregeling en wijziging van arbeidsvoorwaarden Mr. R.M. (Renate) Kerkhof 20 oktober 2010
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (1)
Diverse redenen om te wijzigen: - Sanctie - Aanpassen organisatie aan marktomstandigheden - Gewijzigde omstandigheden - Harmoniseren arbeidsvoorwaarden - …
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (2)
Onderscheid tussen: 1. Arbeidsvoorwaarden 2. Verworven rechten werknemer 3. Instructiebevoegdheid werkgever
In praktijk (1) Ondernemer Tax Wear exploiteert een 20 tal grote dames en heren modezaken. Tax Wear heeft in totaal 100 werknemers in dienst. De volgende arbeidsvoorwaarden zijn (onder andere) overeengekomen: -
-
Tax Wear hecht aan kwaliteit: zij vergoedt voor iedere werknemer het lidmaatschap van de branchevereniging; Tax Wear houdt van fitte werknemers: iedere werknemer kan op kosten van Tax Wear in zijn/haar woonplaats een sportschoolabonnement vergoed krijgen; Tax Wear houdt van representatieve werknemers: iedere werknemer kan tegen 50% van de inkoopprijs voor maximaal € 1.000,= kleding kopen bij Tax Wear; Tax Wear waardeert het als commerciële binnendienst werknemers ‘s avonds thuis bestellingen in de webshop afwikkelen. De werknemers doen dit om de beurt, ieder gemiddeld 4 maal een week per jaar. Tax Wear vergoedt het internetabonnement van alle werknemers. Tax Wear wil dat haar werknemers optimaal bereikbaar zijn. Tax Wear vergoedt van alle inkopers het (vaste) telefoonabonnement.
In praktijk (2) De accountant van Tax Wear heeft haar er op gewezen dat er per 1-1-10 een nieuwe werkkostenregeling van kracht is. Als Tax Wear alle arbeidsvoorwaarden handhaaft, krijgt zij zeker te maken met een aanslag van 80%. Dat kost Tax Wear 20% van de netto winst. Tax Wear wil geen enkel risico lopen en besluit de genoemde arbeidsvoorwaarden te wijzigen.
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (3)
Grondslag wijziging: 1. Wederzijds goedvinden 2. Eenzijdig wijzigingsbeding 3. Redelijkheid en billijkheid (goed werkgever/werknemerschap) 4. Via gedeeltelijk ontslag?
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (4)
Wederzijds goedvinden - Altijd mogelijk - Werknemer moet ondubbelzinnig instemmen
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (5) Eenzijdig wijzigingsbeding - Werkgever behoud zich het recht voor eenzijdig de inhoud van de arbeidsovereenkomst te wijzigen. - zwaarwichtig bedrijfsbelang waarvoor belang werknemer naar maatstaven redelijkheid en billijkheid moet wijken. - schriftelijk
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (6)
Eenzijdig wijzigingsbeding en rol ondernemingsraad/vakbond: - Als OR eens met wijziging dan is dat een indicatie dat geen sprake is van strijd met redelijkheid en billijkheid - Aan afspraak met vakbond wordt meer waarde gehecht
Wijziging arbeidsvoorwaarden (8)
Goed werkgever/werknemerschap 1.Sprake van gewijzigde omstandigheden op het werk? 2. Redelijk voorstel? 3. Kan aanvaarding in redelijkheid van de werknemer worden gevergd?
In praktijk (3)
Stel, Tax Wear is wel een eenzijdig wijzigingsbeding overeengekomen. - Wijziging fiscale regelgeving voldoende zwaarwegend belang om arbeidsvoorwaarden te wijzigen?
In praktijk (4) Stel, zwaarwegend bedrijfsbelang om binnen 1.4% te blijven. - Mag Tax Wear besluiten om arbeidsvoorwaarden alleen voor bepaalde werknemers te wijzigen? Bijvoorbeeld: - internetabonnement niet meer voor alle werknemers vergoeden, maar alleen voor kantoormedewerkers; - voordeel aanschaf kleding alleen nog voor winkelmedewerkers.
In praktijk (5)
Stel, Tax Wear is geen eenzijdig wijzigingsbeding overeengekomen. -
Fiscale wijzigingen te kwalificeren als ‘gewijzigde omstandigheden op het werk’?
In praktijk (6) Tax Wear doet het volgende voorstel: -
Op kleding krijgt werknemer 50% korting op consumentenprijs, maar verschil wordt belast als loon Lidmaatschap branchevereniging wordt alleen nog vergoed voor management; Inkoopmedewerkers krijgen mobiele telefoon die alleen zakelijk mag worden gebruikt, geen vergoeding vaste telefoon Geen vergoeding meer van fitnessabonnement Vergoeding internet alleen voor commerciële medewerkers
Tax Wear komt hiermee uit op 0.8% loonsom Sprake van redelijk voorstel?
In praktijk (7) Moet werknemer het voorstel van Tax Wear om het lidmaatschap van de branchevereniging niet langer te vergoeden redelijkerwijze aanvaarden? - als lidmaatschap verplicht door de branche of bij wet? - als arbeidsvoorwaarde specifiek bedongen/essentieel? - als Tax Wear lidmaatschap wel verplicht stelt?
In praktijk (8)
Tax Wear is slim en biedt nieuwe werknemers een arbeidsovereenkomst aan zonder genoemde arbeidsvoorwaarden. - Mag dat?
In praktijk (9)
Stel, Tax Wear verstrekte enkel netto onkostenvergoeding aan alle werknemers, ook als er geen sprake was van onkosten. Tax Wear trekt onkostenvergoeding in en vergoedt enkel nog daadwerkelijke kosten van die werknemers die daarmee in hun functie te maken hebben. - Geoorloofde wijziging?
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (10)
Via gedeeltelijk ontslag: - Arbeidsovereenkomst opzeggen of ontbinden onder gelijktijdig nieuw aanbod
Wijziging arbeidsvoorwaarden (9)
Heeft de OR adviesrecht of instemmingsrecht? - Artikel 25 WOR: i.i.g. geen adviesrecht - Artikel 27 WOR: ook geen instemmingsrecht, wel wat betreft een beloningssysteem Kan wel helpen als de OR het ermee eens is
Tips & Tricks
• Bepaal wat belangrijk / essentieel is om te behouden als arbeidsvoorwaarde • Bepaal of wijziging noodzakelijk is of dat andere toepassing moegelijk is • Controleer de CAO op wat verplicht is • Doe een redelijk voorstel • Tref een overgangsregeling • Biedt indien reëel een financiële compensatie
VRAGEN?
