Instructies en toelichting Internet Schooldossier
1. Het Internet Schooldossier (ISD) Het Internet Schooldossier (ISD) is een beveiligde website van de Inspectie van het Onderwijs waarlangs de onderwijsinstellingen gegevens met de Inspectie kunnen uitwisselen. Iedere onderwijsinstelling (school of bestuur) heeft een afgeschermd dossier. Het ISD is bedoeld om de verzending van papieren documenten per post terug te dringen en er bovendien voor te zorgen dat gegevens en documenten automatisch in het systeem van de Inspectie worden opgeslagen. Het ISD is voortdurend in ontwikkeling. Er zullen regelmatig uitbreidingen en/of wijzigingen zijn in de keuzemenu’s. 2. Gebruikers van het ISD Een Internet Schooldossier is bedoeld voor onderwijsinstellingen (scholen en besturen). Scholen hebben een BRIN-code en besturen een CFIadministratienummer. Een BRIN-code van een school bestaat uit twee cijfers gevolgd door twee letters (bijv. 99XX). Een CFIadministratienummer van een school bestaat uit vijf cijfers (bijv. 12345). Scholen hebben toegang tot het schooldossier behorend bij de betreffende school. Besturen hebben toegang tot de schooldossiers van de onder haar gezag vallende scholen. 3. Mogelijkheden van het ISD Via het ISD kunnen onderwijsinstellingen elektronische formulieren (vragenlijsten) invullen en schooldocumenten (bijvoorbeeld schoolplan en schoolgids) verzenden (uploaden). VO-scholen kunnen daarnaast: - Meldingen doen over het schorsen van leerlingen. - Meldingen doen over afwijkingen van de examenfaciliteiten. 4. Inspectie van het Onderwijs en Kennisnet De toegang en beveiliging tot het internet schooldossier wordt verzorgd in samenwerking met Stichting Kennisnet/Entree. Via de site van Entree/Kennisnet, http://entree.kennisnet.nl, dient een gebruiker een account te maken en daarna dient de gebruiker de digicode te koppelen. Voor het maken van een account kan de gebruiker zelf een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. 5. Toegang tot ISD in hoofdlijnen Om toegang te krijgen tot ISD dient de gebruiker een Entree account te maken en daaraan de digicode te koppelen. Een gebruiker dient zelf een account te maken met een gebruikersnaam en een wachtwoord naar
Inspectie van het Onderwijs
Pagina 1 van 6
Instructies en toelichting Internet Schooldossier keuze. Bij het maken van een account dient de gebruiker ook een geldig email adres op te geven. Na het maken van het account ontvangt de gebruiker automatisch een email met een bevestigings-link op het email adres dat bij het maken van het account is opgegeven. De bevestigingslink is 24 uur geldig. Na het aanklikken van de bevestigingslink dient de gebruiker de digicode aan het account te koppelen. Pas op dit moment is er sprake van een geldig account om toegang te krijgen tot ISD. Bovenstaande kan worden gedaan op de site: http://entree.kennisnet.nl 6. Wat nodig is bij het maken van een Entree account voor ISD De gebruiker dient bij het maken van een account een geldig email adres op te geven. Daarnaast heeft de gebruiker een digicode nodig. De digicode is per brief door de Inspectie van het Onderwijs naar directies van scholen verzonden in het najaar van 2006, en aan besturen in het najaar van 2007. De digicode is een unieke code en is slechts éénmalig te gebruiken. De digicode van de Inspectie ziet er bijvoorbeeld zó uit: OWINSP-4-XXXXX-XXXXX. 7. Accountgegevens en opgegeven email adres zorgvuldig onthouden De gebruiker dient zelf de accountgegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) zorgvuldig te onthouden. Iedere keer dat de gebruiker op ISD wil inloggen, moet de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven. De gebruiker dient daarnaast te onthouden welk email adres bij het maken van het account is opgegeven. (Tip; Gebruik een algemeen e-mail adres als
[email protected] of
[email protected] ). Bij het later eventueel wijzigen van het wachtwoord moet dit email adres worden opgegeven. Aangezien de digicode slechts éénmaal bruikbaar is, is het na het koppelen van de digicode aan een account niet nodig om de digicode te bewaren. 8. Informeer eerst binnen onderwijsinstelling naar accountgegevens Inmiddels hebben de meeste scholen voor PO en VO, alsmede de BVEinstellingen en een deel van de EC scholen al een account en is er al iemand vanuit de school/instelling aangelogd geweest. De gebruiker dient binnen de eigen onderwijsinstelling eerst te informeren naar de accountgegevens. I Ingeval er nog geen account is gemaakt dan dient die gemaakt te worden. Informeer in dat geval naar de brief waarin de digicode staat vermeld. Een digicode is een automatisch gegenereerde code. De digicode is per brief naar de directie van de PO, VO en BVE instellingen gestuurd en ook naar de besturen van deze instellingen. Zie ook ‘Wat nodig is bij het maken van een Entree account voor ISD’, punt 6.
Inspectie van het Onderwijs
Pagina 2 van 6
Instructies en toelichting Internet Schooldossier
9. Nieuw account maken Via onderstaande link kan een Entree account worden gemaakt. http://account.kennisnet.nl . Let op: met een account alleen krijgt u nog geen toegang tot het ISD! Hiervoor moet de digicode van de school aan het account worden gekoppeld, en dit kan éénmalig. Zie ook ‘Wat nodig is bij het maken van een Entree account voor ISD’, punt 6. 10. Digicode wel/niet gekoppeld Om na te gaan of de digicode is gekoppeld dient u uiteraard de digicode in uw bezit te hebben. U kunt nagaan of de digicode is gekoppeld door op onderstaande link te klikken, daarna te klikken op status digicode (links op het scherm) en de digicode in de vakken te typen. Gebruik altijd hoofdletters. http://accountaanpassen.kennisnet.nl De melding ‘Actief’ betekent dat de digicode nog niet is gekoppeld. De gebruiker kan deze digicode nog gebruiken door die aan een account te koppelen. De melding ‘Verbruikt’ betekent dat de digicode al is verzilverd en dus niet meer bruikbaar is. Dit betekent tevens dat er al een account moet zijn. Informeer in dit geval binnen de instelling naar de accountgegevens. 11. Koppelen digicode aan account Als de gebruiker al wel een Entree account heeft maar de digicode nog niet heeft gekoppeld, dan kan de nog niet gekoppelde digicode alsnog gekoppeld worden door op onderstaande link te klikken http://digicode.kennisnet.nl Zie voor meer uitleg over de digicode: ‘Wat nodig is bij het maken van een Entree account voor ISD’, punt 6. 12. Vragen over inloggen op het ISD Bij vragen over de toegang tot ISD (het inloggen) kunnen gebruikers terecht bij Stichting Kennisnet. E-mail:
[email protected]. Telefoon: 0800 – KENNISNET (0800 - 63 66 47 638). 13. Vragen over het gebruik van ISD na het inloggen Als u na het inloggen op het ISD een vraag heeft die niet door de instructies op deze site wordt beantwoord, dan kunt u uw vraag stellen bij het Loket Onderwijsinspectie. E-mail:
[email protected]. Telefoon: 088 - 669 60 60.
Inspectie van het Onderwijs
Pagina 3 van 6
Instructies en toelichting Internet Schooldossier 14. Foutmelding Gebruikersnaam en/of wachtwoord onbekend Deze foutmelding spreekt voor zich. De gebruiker dient binnen de instelling na te gaan of de juiste gegevens beschikbaar zijn. 15. Foutmelding ‘Geen sessie variabelen bij account gevonden’/ ‘Ongeldig ticket’/ ‘Geen digicode gekoppeld aan dossier’ In dit geval is de digicode nog niet aan het account gekoppeld. U dient eerst binnen uw instelling navraag doen naar de brief waarin de digicode staat vermeld. De digicode kunt u dan alsnog koppelen. Let op: het koppelen van de digicode kan éénmalig. Zie ook ‘Wat nodig is bij het maken van een Entree account voor ISD’, punt 6. 16. Keuzemenu is afhankelijk van het sector onderwijs Het keuzemenu is afhankelijk van de sector van onderwijs. Het keuzemenu voor PO verschilt van dat van VO. Scholen die bijvoorbeeld een combinatie van VO en BVE zijn, hebben voor iedere sector een aparte digicode nodig. Beide digicodes kunnen in principe wel aan één account worden gekoppeld. 17. Schooldocumenten aanleveren (uploaden) Scholen en besturen kunnen de schooldocumenten (schoolgids/schoolplan) via het ISD naar de Inspectie verzenden. De documenten komen op deze wijze automatisch in het systeem van de Inspectie terecht. Om documenten in het Schooldossier te uploaden moet u de volgende stappen nemen. 1. Na het inloggen kiest u in het hoofdmenu voor "Aanlevering schooldocumenten" 2. Nu kiest u voor "Aanleveren documenten" 3. U komt nu in het scherm waar u de documenten kunt uploaden. Zoek via 'bladeren' het bestand op uw computer en kies voor 'openen'. Het bestand verschijnt nu in de regel. 4. Selecteer in alle velden de juiste opties (vestiging, type document, etc), en controleer of het emailadres klopt (hierop krijgt u een bevestigingsemail) 5. Eventueel kunt u nog een opmerking plaatsen in het veld 'Omschrijving'. 6. Als alles klopt, klikt u op 'versturen'. Om te controleren of het document succesvol is geupload kunt u bovenstaande stappen nogmaals volgen, maar dan kiest u bij stap 2 voor "Overzicht". Het document moet dan op uw Schooldossier staan met een zogenaamd 'F'-nummer. In principe krijgt u ook een email op het opgegeven adres als het uploaden is gelukt. Overigens kunt u één document per keer uploaden.
Inspectie van het Onderwijs
Pagina 4 van 6
Instructies en toelichting Internet Schooldossier 18. Schooldocumenten per email of per post De Inspectie verzoekt in ieder geval schoolgidsen en schoolplannen via het ISD te verzenden. Indien deze documenten per mail worden ontvangen dan verzoeken wij de scholen de documenten alsnog via ISD te verzenden. 19. Schooldocumenten overzicht Na de upload kan later nog worden gekeken welke documenten wanneer zijn verzonden. Klik op ‘Aanleveren schooldocumenten’ Klik op ‘Overzicht’ 20. Schooldocument foutief type aangegeven Als een schooldocument via ISD is verzonden dan kan de gebruiker daar later zelf niets meer aan wijzigen. Wanneer een schooldocument met het foutieve type is verzonden dan kan de gebruiker later hetzelfde document opnieuw verzenden. Bij de opmerkingen dient de gebruiker dan aan te geven dat het document ter vervanging is van een eerder verzonden document. 21. Schooldocument verzonden maar geen email ontvangen Als een schooldocument via ISD is verzonden en de gebruiker ontvangt geen email dan komt dat meestal doordat het ingevulde email adres onjuist is. Of mogelijk heeft eerder een collega een document verzonden en stond diens email adres nog ingevuld. 22. Afdrukken blanco vragenlijst Naast iedere vragenlijst kan de gebruiker ‘Afdrukbare versie’ aanklikken. 23. Afdrukken ingevulde vragenlijst Naast iedere vragenlijst kan de gebruiker ‘Uw antwoorden’ aanklikken Als de vragenlijst is verzonden kan deze vanuit het archief altijd nog worden afgedrukt. 24. Rappel om vragenlijst in te zenden of schooldocument te verzenden Mogelijk hebben de inzending van de vragenlijst of het schooldocument en de rappel elkaar gekruist. De gebruiker kan in ISD nagaan of de vragenlijst inderdaad is verzonden. Als de vragenlijst nog bij ‘invullen vragenlijsten’ staat dan is die nog niet verzonden en in dat geval dient de gebruiker alsnog op de verzend-knop te klikken. Verzonden vragenlijsten staan in het archief. 25. Verzend-knop aanklikken Een veelgemaakte vergissing is dat de gebruiker vergeet op de verzendknop te klikken. Zodra deze knop wordt aangeklikt wordt de vragenlijst of het document pas feitelijk verzonden en verdwijnt de knop.
Inspectie van het Onderwijs
Pagina 5 van 6
Instructies en toelichting Internet Schooldossier 26. Foutmelding: ‘U kunt de vragenlijst niet verzenden omdat niet alles is ingevuld’ De vragenlijsten van de Inspectie bestaan vaak uit meerdere modules, namelijk ‘contactgegevens’ en ‘evaluatie vragenlijst’ en alles wat daar tussen staat. Dit kunt u zien door na het inloggen te kiezen voor de menu optie ‘Invullen en raadplegen vragenlijsten’ en daarna op de betreffende vragenlijst te klikken. U krijgt dan een lijstje met modules te zien. Kijkt u nog eens na of die werkelijk allemaal zijn ingevuld. 27. VO schorsing en verwijdering VO scholen hebben de optie om schorsing en verwijdering van leerlingen via ISD te melden. Volg de aanwijzingen op het scherm. Direct na het verzenden van het formulier wordt een registratiecode op het scherm getoond en wordt tevens automatisch een email gestuurd naar het ingevulde email adres. 28. VO schorsing en verwijdering fout gemaakt bij het invullen Een eenmaal verzonden formulier kan later niet meer gewijzigd worden. In dit geval dient de gebruiker het formulier met de juiste gegevens opnieuw te versturen en per email een verzoek in te dienen om de foutieve melding te verwijderen. De gebruiker dient daarbij de BRIN-code, de datum van de aanmelding en de registratiecode te vermelden. 29. VO melding afwijking eindexamenfaciliteit Voor deze meldingen geldt hetzelfde systeem als voor ‘Schorsing en verwijdering’ (punt 28 en 29). Klik hiervoor op de optie “Melding van afwijkende wijze van examineren’. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de helpdesk van Kennisnet (voor vragen over inloggen) of het Loket Onderwijsinspectie (voor vragen over het ISD) (zie ook punt 12 en 13). Wij willen u er verder op wijzen dat deze instructie nog in ontwikkeling is. Veel voorkomende problemen worden toegevoegd aan de lijst.”.
Inspectie van het Onderwijs
Pagina 6 van 6
