m tec
Magazine van Magnus, editie 2011
Mediq versterkt organisatie door beter beheer van HR-processen Vrijheid in SAP-beheer
Benefits management:
de volgende stap RFC management bij Tata Steel Tubes: it all comes together
Edwin Ardon
VRIJHEID blijheid? Vrijheid, blijheid. Deze kwalificatie wordt vaak negatief bedoeld,
anderen van bedrijfsprocessen op. Het lego-ideaal van kleine
maar eigenlijk is er helemaal niks mis mee. Zelf hecht ik veel
herbruikbare stukken software blijkt op grote schaal nog
waarde aan vrijheid, net als nagenoeg alle mensen om me
moeilijk te realiseren. De service oriented architecture lijkt
heen. En vrijheid nastreven of vrije keuzes willen bieden, is
deze problemen vooralsnog niet te kunnen oplossen.
ook niet verkeerd. Wat me opvalt, is dat veel mensen, bedrijven en instellingen de term hanteren zoals het op dat moment
Veel artikelen in deze mtec gaan over vrijheid. Zo belooft
het beste uitkomt.
het Nieuwe Werken het loskomen van vaste werkplekken en -tijden. Dit maakt het steeds meer noodzakelijk om ook
Zo voert Neelie Kroes, eurocommissaris Digitale Agenda, al
mobiel bedrijfsinformatie te kunnen ontsluiten. Ook is er
jaren strijd tegen gesloten software. Wat haar betreft is open
een stukje over de Agile Award die Magnus kreeg voor een op
source geen vies woord meer. De cloud daarentegen moet
Mendix gebaseerde oplossing. Agility heeft alles te maken met
aan banden worden gelegd. Tijdens het World Economic
vrijheid: de vrijheid om bedrijfsprocessen zo te structureren
Forum in het Zwitserse Davos ontvouwde Kroes plannen om
als op dat moment het best bij de business past. Bij vrijheid
richtlijnen te ontwikkelen voor het beheer van gegevens in de
hoort ook zekerheid en veiligheid, daarover leest u meer in
cloud en data te beschermen.
het artikel over disaster recovery met de passende titel “choose your battles”.
Grappig is ook dat Apple onderhandelingen voert met platenmaatschappijen om gedaan te krijgen dat klanten vrijheid
Wat ons betreft, laat het aanbod voor beheer van SAP-appli-
krijgen voor gebruik van via iTunes gekochte muziek. Zelf
caties u te weinig vrijheid. De meeste leveranciers gaan alleen
voert het bedrijf voor besturingssysteem iOS een steeds
contracten voor langere periodes aan, waarbij de kosten om
heviger concurrentiestrijd met Google Android. Het verschil
te switchen (tussendoor of aan het einde) onnodig hoog zijn.
in één woord? Vrijheid. De vrijheid om te kiezen tussen
Zeker voor technisch SAP-beheer vinden wij dat niet nodig. Bij
verschillende toestellen en browsers en om je telefoon naar
Magnus associëren we vrijheid vooral met echt vertrouwen
eigen wens te kunnen vullen met apps.
in partnership en het elkaar vrijelijk kunnen uitdagen om toegevoegde waarde te bieden.
Bij ERP-systemen doet zich ook een interessant fenomeen voor. Hier werken bedrijven hard om de efficiëntie van
Na deze boodschap rest me alleen nog u veel leesplezier te
processen te verbeteren, maar lopen ze toch tegen starheid
wensen, en veel vrijheid natuurlijk.
in de bedrijfsvoering en onverwachte barrières voor het ver-
welkom colofon m•tec is een uitgave van Magnus.
Oplage 2.000 stuks.
magnus Gooimeer 5-39, 1411 DD Naarden, Postbus 5021, 1410 AA Naarden, telefoon: 035 699 60 60, e-mail:
[email protected]. concept en realisatie Kimm van Splunter-Mazer, Peter-Jan Simons en Raymond Pellikaan. eindredactie Caroline Jooren Tekstproducties. design Jeroen Roset. © copyright 2011 Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op enige andere wijze zonder voorafgaande toestemming van Magnus.
2
Magnus m•tec - editie 2011
Inhoud Vrijheid blijheid? 2 Benefits management: de volgende stap 4 naar volwassenheid in IT-projecten 10 belangrijke ingrediënten 6 voor IT-verbeterprojecten Van Data tot Dashboard 7 Mediq versterkt organisatie door 8 beter beheer van HR-processen Beter inzicht in kredietwaardigheid 10 Vrijheid in SAP-beheer 12 Mobiele apps: hoe smart mag het zijn? 13 Het disaster recovery plan: 14 choose your battles Perspectief op SAP data met Every Angle 16 RFC management bij Tata Steel Tubes: 18 it all comes together Mendix Agile Award voor Magnus 19
3
Heineken, Nederland’s grootste brouwer, staat internationaal in de top vijf van grootste brouwerijen. Het innovatieve bedrijf is altijd op zoek naar toegankelijke kwaliteit en zet zich actief in voor een verantwoorde en ethische bedrijfsvoering. Dit onder andere door initiatieven om misbruik en verkeerd gebruik van alcohol te bestrijden. Verder blijft de organisatie zich inzetten om haar al hoge standaarden op sociaal en milieugebied verder aan te scherpen. Ook voor het professionaliseren van de uitvoering van IT-projecten wordt hard gewerkt aan het bereiken van het volgende volwassenheidsniveau.
Benefits management: de volgende
stap naar volwassenheid in IT-projecten Een gesprek met Matthieu Bijnagte, Manager Project Management Office bij Heineken Nederland en Ed Plug, projectmanager Magnus.
IT vervult een cruciale rol binnen Heineken. Op de IT-afdeling
sturen, en met de juiste partners zoals Magnus samen-
van Heineken Nederland werken ongeveer 95 in- en externe
werken. We proberen structurele kennis zoveel mogelijk
medewerkers. Vanuit vier klantenteams ondersteunen zij de
in-house op te bouwen. En natuurlijk besteden we veel
business met IT-projecten en de zorg voor het goed functione-
aandacht aan opleiding en ontwikkeling van medewerkers.
ren van de IT-applicaties. Ook is er het Project Management
Daarnaast hebben we heldere afspraken met preferred
Office (PMO), een kennis- en expertisecentrum voor het sourcen
suppliers voor tijdelijke versterking van projecten.”
en professionaliseren van de uitvoering van projecten, strategie & architectuur en risicomanagement.
Benefits management: sturen op de baten
Ook in deze zeer professionele omgeving blijft het op tijd en
Gevarieerd IT-landschap
binnen budget opleveren van projecten een niet te onder-
“Door het gevarieerde IT-landschap brengt ons werk steeds
schatten uitdaging. “Belangrijke succesvoorwaarden zijn een
nieuwe uitdagingen met zich mee”, vertelt Matthieu Bijnagte,
goede intake en strakke afbakening van de scope, heldere keuzes
Manager Project Management Office bij Heineken Nederland.
voor de inzet van mensen en middelen, goede aansturing
“Er komen veel en diverse vragen op ons af. Momenteel onder-
tijdens de uitvoering van het project, gedegen aansturing
steunen we de business met meerdere grote projecten zoals
van leveranciers en verwachtingenmanagement. Bij ieder
HeiSale voor het versterken van de groothandelsprocessen.
project moet de ‘waarom’-vraag expliciet gemaakt worden.
Eerder waren we betrokken bij grote projecten als de realisatie
Waar willen we heen en wat betekenen de oplosssingen of
van het nieuwe Logistiek Centrum in Den Bosch en de ont-
producten die het project gaat opleveren voor de organisatie?
wikkeling van de heineken.nl portal. En er zijn natuurlijk vele
Naast traditionele aandachtspunten als de scope, tijd, mid-
andere projecten, bijvoorbeeld op het gebied van business
delen en kwaliteit kijken we steeds beter naar de baten van
applicaties, werkplekautomatisering en telefonie. In feite
het project. Niet alleen vooraf, maar gedurende de gehele
bieden we een standaard leverstraat voor veranderingen.”
levensloop van het project blijven we hierop plannen, meten en sturen.”
Wat het werken bij dit PMO een extra dimensie geeft, is de toenemende internationale samenwerking. “Vaak komen de
“Niet alleen moet de projectmanager zich medeverantwoor-
doelstellingen overeen, en kunnen de IT-teams elkaar ver-
delijk voelen voor het resultaat van het project, hij moet ook
sterken. Zo is er veel hergebruik van generieke oplossingen
buiten zijn eigen verantwoordelijkheden en kaders kunnen
en uitwisseling van kennis en resources. Zelf ga ik binnenkort
kijken. Het beste besluit is om te focussen op zaken die voor de
naar Groot-Brittannië, waar Heineken al heel ver is met port-
baten het belangrijkst zijn. Dit zijn de moeilijkste discussies,
foliomanagement en bijbehorende tooling.”
ook voor de lijnmanager vanuit zijn verantwoordelijkheid als opdrachtgever. Hiervoor is een cultuurverandering nood-
Een kerntaak van het PMO is resourcing van projecten.
zakelijk. Op dit ontwikkelpad moeten de IT en de business
“Dit is een zaak van over goede mensen kunnen beschikken,
volwaardige gesprekspartners zijn en elkaar op de wederzijdse
gestructureerd capaciteit inplannen en medewerkers aan
verantwoordelijkheden kunnen en durven aanspreken.”
4
Magnus m•tec - editie 2011
“In feite bieden we een standaard leverstraat voor veranderingen.”
Groeien in volwassenheid
De doelstelling is om voor 2020 de CO2-uitstoot van het IT-
ment twee tot drie jaar in beslag zal nemen. “Dit is ambitieus,
wins te behalen door relatief simpele zaken als gebruik
Bijnagte verwacht dat het inbedden van benefits managemaar zonder ambities verandert er niets. En qua volwassenheidsniveau zijn we er klaar voor.” Hij beseft maar al te goed hoe belangrijk business IT alignment is. “Dit houdt in dat je samen nadenkt over de vraag hoe je activiteiten en producten beter kunt maken. Daarom spreekt onze afdeling liever van business partners dan van interne klanten. Ook van onze externe preferred partners verwacht ik dat zij hun specifieke bijdrage kunnen leveren aan de eerdergenoemde discussies
domein met 40 procent te reduceren. “Hier zijn veel quick van energiezuinige apparatuur en bewuster omgaan met apparatuur en middelen.” De rechtvaardiging voor een PMO is te vinden in drie vragen: ‘Doen we strategisch goede projecten?’, ‘Doen we de projecten juist?’ en ‘Levert het project de beoogde baten op?’ Daarbij acht Bijnagte het belangrijk om het vizier gericht op de toekomst te houden en helder te communiceren over de
en het realiseren van batenincasserende projecten.”
gekozen weg en de voortgang. “Met onze IT-roadmap bewaken
“Goed gebruik van best practices en tools uit de gerenom-
jarenplannen van de business. Bij portfoliomanagement
meerde methodieken zoals Prince en IPMA is een hygiënefactor. Hier valt voor Heineken niet zoveel meer te winnen”, meent Bijnagte. “De business case en projectmethodiek mogen geen papieren tijgers worden. Door benefits management is nog echte winst te halen. Dit is dé manier om project-
we de aansluiting van IT-projecten op de strategische driegaat het om de vraag of de lopende projecten optimaal ingezet worden om de strategische doelstellingen te realiseren, binnen de afgesproken criteria. Ook houden we steeds zicht op de planningscyclus van de organisatie. Door deze te verbinden aan de zorg voor de IT-kwaliteit kunnen we de toe-
management verder te laten groeien in volwassenheid.”
gevoegde waarde van IT-projecten verder vergroten en de
Portfoliomanagement en planningscyclus
slotte voor. En natuurlijk houden we hierbij rekening met de
Andere speerpunten die het PMO bezighouden zijn green IT,
business ook proactief ondersteunen, daar we doen het ten duurzaamheids aspecten.”
de strategische planningscyclus en portfoliomanagement.
5
Ed Plug van Magnus Technology Consultants heeft het Heineken Project Management Office sinds 2002 ondersteund bij diverse grote projecten. Momenteel is hij als projectmanager betrokken bij het realiseren van Heisale, een oplossing voor het versterken van de groothandelsprocessen. Zijn belangrijkste verantwoordelijkheid is de interfacing met SAP. Na de invoering in Nederland zal Heisale ook in andere landen worden geïmplementeerd. Vanuit zijn ruime ervaring heeft Ed een goed beeld op de succesfactoren bij grote verbeterprojecten.
10 belangrijke ingrediënten voor IT-verbeterprojecten Ed’s succesvoorwaarden voor IT-verbeterprojecten: • Definitie en bewaking van de beoogde ‘benefits’ • Gedegen projectplanning en -beheer • Een goed, ervaren en soepel samenwerkend projectteam • Betrokkenheid van de gebruikersorganisatie • Duidelijke functies en verantwoordelijkheden • Een heldere scope en uitgangspunten (zoals minimale aanpassingen aan de ‘standaard’) • Eventueel onpopulaire beslissingen durven nemen • Communicatie en aandacht voor de menselijke aspecten van veranderingen • Training van eindgebruikers: neem ze bij de hand • Zorgvuldige begeleiding van de complete leercurve én nazorg: niets is menselijker dan terugvallen in oude, vertrouwde gedragspatronen
6
Magnus m•tec - editie 2011
Van Data tot Dashb ard Bij het implementeren van Dashboards met SAP Dashboard Design (voorheen Xcelsius) zal het vertrekpunt voor organisaties die SAP BI Netweaver gebruiken veelal de bestaande data in BW zijn. Inmiddels werkt de integratie tussen SAP Dashboard Design en BW goed en is het mogelijk om met een aantal slimme stappen tot een goede implementatie van dashboards te komen. In dit artikel worden deze stappen in vogelvlucht besproken. Uitgangspunt is dat de KPI’s (Key Performance Indicators)
De derde stap betreft het ontwerp en realise-
waarover je wilt rapporteren goed gedefinieerd zijn, dit is
ren van het dashboard zelf. De belangrijkste
een separaat proces waarop we nu niet verder ingaan. De
richtlijnen hiervoor zijn:
Formuleer een duidelijke doelstelling
eerste stap is het efficiënt beschikbaar stellen van de KPI data in het datawarehouse. Het is aan te raden om de data in
Uit voorbeelden blijkt dat de perceptie van
een zo geaggregeerd mogelijke vorm aan te bieden aan de
mensen van gegevens sterk afhankelijk is van
dashboarding tool in een aparte datamart. Dit zorgt voor
de doelstelling die ze hebben voordat ze de gegevens gaan
een optimale performance bij gebruik van het dashboard en vergroot de flexibiliteit bij het toevoegen of aanpassen van KPI’s in het dashboard.
bekijken.
Visualiseer de informatie op de juiste manier
Hierbij zijn bijvoorbeeld de Gestalt principes met betrekking tot proximity, similarity, continuity, closure, symmetry en
De tweede stap is het beschikbaar stellen van
common fate handvaten om de informatie op een efficiënte
de data uit de datamart aan SAP Dashboard
manier te presenteren met gebruik van een minimum aan
Design. Er zijn hier meerdere opties en de
visuele effecten en eye candy.
Getallen geven ons genoeg informatie
juiste keuze is afhankelijk van de technische mogelijkheden en eisen en wensen van de
Grafische presentatie is zinvol in geval van tijdsafhankelijke
gebruikers. Denk hierbij aan de beschikbaar-
weergave van getallen en om trends te tonen. Gebruik in
heid van het dashboard binnen en buiten het eigen netwerk,
principe alleen lijn- en kolom grafieken of sparkle lines voor
versie van de gebruikte systemen, de actualiteit van de gege-
het weergeven van individuele waarden of trends.
vens in het dashboard en data autorisatie. Op basis van deze punten zijn de meest voor de hand liggende keuze opties: -
Less is more
Hanteer een duidelijke, gestructureerde en eenvoudige weer-
Het rechtstreeks benaderen in het dashboard van queries
gave van de data, waarbij de data gegroepeerd is om totalen
gedefinieerd in BW
en uitzonderingen.
Het benaderen van de gegevens via zogenaamde “Queries
-
as a webservice”
Bovenstaande stappen vormen in theorie de basis voor de
Het handmatig verversen van de gegevens en het dash-
implementatie van het dashboard, maar vaak blijkt bij
board daarna in ‘off-line’ modus verspreiden.
realisatie dat er toch behoefte is aan ondersteuning en
e.com www.perceptualedg
advisering. Magnus heeft al diverse dashboard projecten
(Last System Availability
( Actual;
30 days)
Acceptable)
Availability %
System
Last 12 Months
93.2%
85%
acity Hardware % of Cap
(
90%
Critical) Good; Excessive;
Actual;
79% 63%
Overall
Today
Today
Mo. Storage Last 12
50%
0%
fic (Kilobytes) Daily Network Traf
Daily mean for last
6 months
5 Top Projects in
150K 100K
0K
9 10 11 12 4 5 6 7 8 11 12 1 2 3 5 6 7 8 9 10 12 1 2 3 4 PM AM
Response 0 DW ERP
1
seconds) Time (Distribution in 2
3
4
5
6
7
(
8
9
10
Acceptable)
11
12
ction
Move into produ
4 20
12/06/05 01/05/05
-13 17
the
ity) Funding Sched. Queue (Sorted by prior Approved Start Status staff Pending available sis Cost-benefit analy sal Preparing propo s Evaluating option t Vendor assessmen
t 14 Days)
Critical Events (Nex Event
-3
01/08/05
Hire team
hebt via
[email protected].
22
12/15/05 12/23/05
Install hardware
services module 1 Professional Office 2 Upgrade MS ERP for er Failov 3 warehouse HW 4 Upgrade data oard 5 Executive dashb
200K
www.magnus.nl in de gaten of laat ons weten dat je interesse
50% 100% 150%
01/10/05
Prepare plan
Project
Yesterday
7 days
met het bouwen van een dashboard. Houd voor actuele data
Days Until/ Due Due Date Past
Full system test ETL coding
Web site face-lift
100%
we regelmatig Masterclasses waarin je zelf aan de slag gaat
Actual
$2,456.5K 3.25 of 4 87
Milestone
ERP Upgrade to DW Add services data OS Upgrade mainframe site Disaster recovery m syste Budgeting
100%
95%
Expenses YTD n Customer Satisfactio Level 1 Problems
Project
afgerond en wil zijn kennis graag delen. Daarom organiseren
Critical)
Excessive;
Good;
% of Target
Metric
Maj
94.7%
Problem Tracking
Actual;
es or Project Mileston
96.7%
HR
(
0%
98.5% 100.0%
Email
50K
Metrics
Year-to-Date
97.9%
Data Warehouse Web Site
Daily mean for last
Key Non-System
98.5%
Network ERP
CPU
CIO Dashboard
Web Site Email
house Now Network ERP Data Ware
Help PM)
19, 2004, 3:35 (As of December
e from 9-11 PM
enance outag Full system maint to CEO upgrade proposal Present hardware Asia office Tom visiting from uncement ial for public anno financ erly quart Prepare . gy to steering comm information strate Present revised
X
X
Group Responsible G. Jones Self/M. Smith Self Self J. Kane
05/10/05 02/15/05 06/02/05 04/15/05 07/01/05
Date 12/21/05 12/22/05 12/23/05 01/04/05 01/06/05
Web HR
7
Een geïntegreerd HR-informatiesysteem stelt de HR-professional in staat om zich te focussen op personeelszaken in plaats van op terugkerende administratieve taken. Zo kan de HR-organisatie meer effectiviteit en toegevoegde waarde gaan bieden. Mediq, retail- en distributieonderneming voor genees- en medische middelen, heeft hierin flinke stappen gemaakt door de HR-processen te ondersteunen met SAP HCM.
Mensen maken het succes van een organisatie. Iedere onder-
tieve werkzaamheden naar gestructureerd werken aan het
neming of instelling die zich daarvan bewust is, probeert het
versterken van ons human capital. Zaken die voorheen ge-
menselijk kapitaal en potentieel in kaart te brengen. De uit-
paard gingen met veel autorisaties en formulieren, kunnen
daging is om het opgebouwde inzicht te gebruiken voor de
we nu anders regelen. Ook kunnen we snel inspelen op
ontwikkeling van mensen. Gerard van der Linden, head SAP
wettelijke veranderingen zoals de komende vervaltermijn
HCM Competence Centre bij Mediq: “Door zaken als geïnte-
van anderhalf jaar voor wettelijke verlofdagen.”
greerd onderhoud van personeelgegevens, stroomlijning van administratieve taken, selfservicemogelijkheden voor medewerkers en managers en gestructureerde opzet van beoorde-
Sturen op competenties
Human capital management (HCM) is het sturen van een
lingen wordt de effectiviteit van het personeelsmanagement
organisatie op basis van het potentieel van de medewerkers
aanzienlijk vergroot.”
en de beschikbare of te ontwikkelen kennis en kunde. “Het is van essentieel belang om over toegankelijke en betrouwbare
Brede HR-functionaliteit
informatie over de competenties, vaardigheden, ontwikkeling
Mediq levert geneesmiddelen, medische middelen en de
en ambities van medewerkers te kunnen beschikken”, meent
bijbehorende zorg. Dit gebeurt op drie manieren: direct aan
Gerard van der Linden.
Mediq versterkt organisatie door huis (Mediq Direct), via zorginstellingen (Mediq Institutioneel) en via Mediq Apotheken, waarvan er in Nederland ruim 200 zijn. Mediq is marktleider op de Nederlandse markt en daarnaast actief in 13 andere Europese landen en de Verenigde Staten. Het hoofdkantoor staat in Utrecht. Mediq (tot april 2009 bekend als OPG Groep) is opgericht in 1899 en beursgenoteerd aan Euronext Amsterdam. Er werken circa 8.200 medewerkers. Om de HR-functies beter te kunnen ondersteunen, voerde Mediq in 2004 SAP HCM in.
“Op basis hiervan kun je de loopbaan van de werknemer ondersteunen.” Eén bron voor HR ken- en stuurgetallen
“Alles wat je automatiseert, moet je eerst structureren. Dat helpt ook om het proces op orde te brengen. Wat bij Mediq al goed werkt, zijn de beoordelingen. Voorheen werd een kopie van het beoordelingsformulier gearchiveerd in het personeelsdossier. Daardoor bleef de functie ervan beperkt tot het
“Dit systeem is gekozen omdat het bredere ondersteuning bood dan alleen voor de salaris- en personeelsadministratie. SAP HCM bevat bijvoorbeeld instrumenten voor competentie management en employee en manager self service (ESS/ MSS). Met behulp van deze geïntegreerde oplossing kan onze HR-organisatie haar focus verleggen van administra-
onderbouwen van beslissingen op individueel niveau zoals promoties, salarisverhoging of ontslag. Nu kunnen HRadviseurs stelselmatig volgen wie boven- of ondergemiddeld presteert en hier met managers over overleggen. Ook kunnen ze de competenties van groepen of de hele populatie volgen. We kunnen bijvoorbeeld rapporten over de klantvriendelijkheid in de apotheken en de klachten van klanten combineren. Er is nu één bron voor HR ken- en stuurgetallen.”
8
Magnus m•tec - editie 2011
beter beheer van HR-processen Self service faciliteiten
Meerwaarde
centrum en was het beheer uitbesteed aan een hosting-
kan ons veel tijd en geld besparen. Daarom gaan we meer
partner. Uit kostenoverweging is besloten deze zaken intern
gebruik maken van het ESS/MSS portal voor employee en
te beleggen. “We beschikten zelf niet over de benodigde SAP
manager self service. Managers en medewerkers krijgen
basisconsultants. Zo zijn we in contact gekomen met Magnus.
meer eigen verantwoordelijkheden voor administratieve
De technische SAP-consultants van Magnus hebben ons ge-
zaken zoals verlofaanvragen en -accordering. Als eerste stap
holpen met de migratie, de upgrade van 4.7 naar 6.0, met HR
is de verlofregistratie door managers geautomatiseerd.
support packages en de verhuizing naar ons nieuwe kantoor-
Magnus heeft ons goed geholpen om de implementatie van
pand langs de A2.” Magnus verzorgt ook zaken als patches
dit portal zo kosteneffectief mogelijk aan te pakken. Ook
en de monitoring op softwareniveau. Van der Linden is goed
hier kan externe expertise duidelijk meerwaarde hebben.”
Tot 2008 was het systeem ondergebracht in een extern data-
“Het beleggen van administratieve handelingen bij de bron
te spreken over deze ondersteuning: “Magnus biedt prima kwaliteit en luistert goed. In het begin van zo’n relatie moet je er tijd in steken om elkaar goed te leren begrijpen. Geleidelijk zijn de afspraken over de manier waarop wij zaken aan Magnus vragen steeds duidelijker geworden.”
9
Onderzoek door de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) laat zien dat het aantal door haar leden behandelde vorderingen in één jaar is gestegen van 3 naar 3,5 miljoen. In het zakelijk verkeer nam het aantal probleemdossiers met bijna 20% toe. Deze cijfers onderstrepen het belang van het verantwoord omgaan met kredietrisico’s en goed organiseren van de onderliggende bedrijfsprocessen.
Beter inzicht in
kredietwaardigheid Greetje Gompelman-Kooima
Hoe kun je het inzicht in kredietwaardigheid versterken?
Akzo Nobel Car Refinishes stelt de kredietlimiet vast op
Deze vraag stond centraal bij de eerste bijeenkomst van de
basis van interne rapportages in de vorm van de Star-rating uit
SAP Credit Management User Group. Michael van der Steen,
het BW-systeem en externe informatie van Dun & Bradstreet
SBU Creditmanager EMEA bij Akzo Nobel Car Refinishes,
(D&B), uit jaarverslagen en andere rapporten. Hierbij wordt
vertelde de deelnemers over de nieuwe manier van werken
onderscheid gemaakt tussen bestaande en nieuwe klanten.
in zijn organisatie. Deze is ingevoerd toen Akzo Nobel Car
Als ondersteunende tools gebruikt de organisatie SAP
Refinishes in 2009 in ruim 20 landen de betalingsmoraal
Dataset in combinatie met Portfoliomanager en Global
en kwaliteit van de debiteurenportefeuille zag verslechteren.
DecisionMaker. SAP Dataset betreft functionaliteit waarmee
Met Six Sigma-gereedschappen is meer focus op de grotere
direct toegang kan worden gekregen tot data van externe
risico’s gebracht. Ook is de vaststelling van kredietlimieten
partijen. Portfoliomanager is een online analyseprogramma
versneld door data-analyse.
dat openstaande posten van klanten samenvoegt met de D&B-database. Global DecisionMaker levert diverse
Six sigma
rapporten en verdeelt de kredietaanvragen in drie groepen:
Six Sigma is een kwaliteitsmanagementmethode om ope-
automatisch akkoord, handmatige review en red alerts
rationele prestaties te verbeteren door het identificeren van
(direct actie). Dit op basis van vooraf gedefinieerde criteria.
tekortkomingen in en verbeteren van de werkprocessen. De
Tegenwoordig is deze functionaliteit trouwens ook in SAP
basisregel is dat elke verbeteringsinspanning bij klanten
beschikbaar met SAP Financial Supply Chain Management
begint en eindigt. Voor creditmanagement gaat het erom
(FSCM). Voor bedrijven met SAP FI/CO loont het zeker de
de processen te verbeteren die een directe, meetbare impact
moeite om deze module te bekijken.
op de kostenstructuur hebben. Succesvoorwaarden zijn het dagelijks kunnen analyseren van grote debiteuren, op verschillende niveaus over rapportagemogelijkheden kunnen be-
Focus op grotere risico’s
Volgens Michael van der Steen is het bekende Pareto-principe
schikken, integratie van de bedrijfssystemen en rapportages
– ofwel de 80/20-regel – ook van toepassing op credit-
en proactieve besluitvorming. Van der Steen benadrukt: “Het
management. “80 procent van de openstaande posten wordt
is belangrijk om te weten hoe het ‘invoice to cash’-proces
veroorzaakt door 20 procent van de klanten. De overige 20
verloopt. Ook moet er een helder kredietbeleid zijn dat
procent wordt veroorzaakt door 80 procent van de klanten.
consequent wordt toegepast. Afspraken over de betalings-
Daarom vindt voor de grootste (top 450) debiteuren als
termijn en het instellen van een leveringsstop bij te late betaling
regel voor 80 procent review en voor 20 procent automatische
moeten worden opgevolgd.”
goedkeuring plaats. Voor de ongeveer 9.500 kleinere klanten en klanten met een laag risico geldt 80 procent automatische
Analyse en rapportage
goedkeuring en 20 procent review. Het creditmanagement-
Door een gedegen afweging van rendement en risico te combi-
team kan zich richten op klanten met een hoge risicowaarde
neren met praktische rapportages worden de juiste ‘checks &
en prioriteit geven aan het vorderen van hun openstaande
balances’ gecreëerd. Vertrekpunt van deze cyclus is het volgen
saldo.” Door deze proactieve aanpak is het aantal handmatig
van de marge en het betalingsrisico per debiteur. Aangezien
verwerkte klanten teruggebracht van 10.000 naar 2.000
bedrijven vaak te maken hebben met grote aantallen kleine
per jaar. Ook worden minder orders geblokkeerd vanwege
debiteuren kan het wenselijk zijn om een ondergrens te
onvoldoende kredietlimiet.
hanteren, en daarboven debiteuren intensiever te volgen.
10
Magnus m•tec - editie 2011
Als vervolg op deze eerste bijeenkomst van de LinkedIn SAP Credit Management User Group worden periodiek workshops en briefings georganiseerd. Wilt u hier meer over weten of deelnemen? Neem contact op met Joan Knight, de oprichtster van de User Group, via haar LinkedIn account, of met Jos Verheul van Magnus, via 035 699 60 60 of
[email protected].
Data uit externe bronnen
Met de Mendix-ontwikkelomgeving kunnen de bijbehorende
gestructureerde data – zijn eveneens belangrijk. Dit zijn
Ter illustratie demonstreert Visser een door hem vormgegeven
Externe informatiebronnen – met gestructureerde en onbijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, D&B en Google. Daarom toonde Wouter Visser van Magnus een op Mendix gebaseerde oplossing waarmee externe informatie eenvoudig in het klantacceptatieproces betrokken kan worden. Sleutelwoord is procesdenken: het identificeren en procesmatig efficiënt inrichten en automatiseren van opeenvolgende taken. Zo kunnen overbodige handelingen geëlimineerd worden en processen worden verankerd in bijvoorbeeld workflows. Taken en beslissingen worden direct bij de juiste persoon ondergebracht.
automatiserings- en informatiewensen snel worden ingevuld. oplossing waarmee een vertegenwoordiger, ook onderweg, klanten in het SAP-bedrijfssysteem kan opvoeren. Eerst wordt de basis klantdata via een webservice opgehaald uit het register van de Kamer van Koophandel. Vervolgens wordt de overige klantdata uit de D&B database opgehaald. Derde stap is het aanvullen van het klantdossier met andere data. De hele set klantdata wordt vervolgens doorgezet naar SAP. Zo blijkt in het creditmanagementproces veel te winnen door soepele communicatie tussen systemen en integratie van processen.
11
Bedrijven en consumenten verwachten dat leveranciers het producten- of dienstenaanbod snel, probleemloos en liefst ook kosteloos kunnen aanpassen aan hun wensen. Zo was er de laatste jaren veel te doen over de contractduur voor bijvoorbeeld telefonie en internet. Contracten bleken niet tussentijds of alleen tegen hoge kosten opzegbaar te zijn. De commotie liep zo hoog op dat de regering het flexibeler opzeggen van abonnementen per wet heeft laten vastleggen en ook beperkingen gaat stellen aan stilzwijgende contractverlenging.
VRIJHEID IN SAP-BEHEER
SAP beheer met Magnus: • SAP-servicepartner met 15 jaar ervaring in SAP-beheer • Een dedicated beheerorganisatie en (ITIL-gebaseerde) -methodiek • Altijd (desgewenst 24/7) ondersteuning waarbij de specifieke klantkennis is geborgd • Technisch en functioneel beheer op maat: van complete uitbesteding (met SLA) tot ad hoc ondersteuning voor tijdelijke vervanging van medewerkers • On site of remote ondersteuning via een verbinding die aan alle veiligheidseisen voldoet
Vaste en mobiele telefonie en internet zijn al langer een commodity; voor vaste lange looptijden van abonnementen zijn nauwelijks meer valide argumenten te bedenken. Bij het beheer van IT-systemen, waaronder die van SAP applicaties, zien we een vergelijkbare ontwikkeling van de verwachtingen van klanten ten aanzien van de flexibiliteit van de dienstverlening. Hoewel de complexiteit van het applicatielandschap en de onderliggende infrastructuren blijft toenemen, denk bijvoorbeeld aan virtualisatie en SOA, is Magnus als SAP-dienstverlener in staat om flexibel in te spelen op veranderende beheer- en contractwensen. Daarbij spelen naast kostenreductie ook overwegingen als de behoefte aan innovatie en continuïteit mee.
12
Magnus m•tec - editie 2011
Bij de opmars van internet onderkenden bedrijven al snel het potentieel van een eigen website als informatiekanaal. De huidige mobiele revolutie zet ons aan het denken over de schijnbaar onbegrensde mogelijkheden van apps om het dagelijks leven en werk te vereenvoudigen.
Mobiele apps:
hoe smart mag het zijn? Waar we in een ‘bekabelde’ wereld van desktop- en server
functioneel relevante informatie. Hiertoe kun je over veel extra
gebaseerde informatiesystemen gekluisterd waren aan de
functies beschikken, zoals gps-functionaliteit voor op locatie af-
bureaustoel, transformeren wij ons langzaam naar een ‘mobile’
gestemde diensten en ingebouwde camera’s voor het scannen
universum. Zo’n 10 jaar geleden uitte Microsofts topman
van beelden of codes. Er ontstaan bedrijfsmogelijkheden waar-
Bill Gates de visie: “informatie bruikbaar en toegankelijk,
bij een app signaleert bij welke klant de verkoper op bezoek is
anytime, anywhere, on any device.” Toen gold dat als visio-
of waarbij de magazijnmedewerker snel barcodes fotografeert
nair, inmiddels is dit al helemaal ingeburgerd in het straat-
in plaats van het intikken van materiaal- of ordernummers.
beeld door iPhone-, Android- en andere smartphones.
De mogelijkheden zijn eindeloos.
Volgens marktonderzoeksbureau GfK telde Nederland aan
Deze toenemende mobiliteit en mogelijkheden stellen nieuwe
het eind van 2010 3,3 miljoen smartphonegebruikers. Ook de
eisen aan uw organisatie. Op het gebied van beheer, en ook
tabletcomputer lijkt een grote toekomst tegemoet te gaan. De
op dat van het ontsluiten van informatie en systemen. Helaas
bijpassende software wordt in razendsnel tempo ontwikkeld
zijn traditionele (enterprise) applicaties veelal gesloten en
en verspreid: dagelijks komen er honderden handige, nuttige
complex waardoor het mobiel toegankelijk maken van deze
of leuke apps bij. Alleen al in 2010 zijn er 4.5 miljard app
informatie niet eenvoudig is. Gelukkig zijn er vele bedrijven
downloads geweest wat de makers een omzet heeft gebracht
die de afgelopen jaren informatie systemen hebben gemo-
van ruim 5 miljard euro. De voorspellingen richting 2013 zijn
derniseerd waarbij oplossingen als Applicatie Integratie, of
zelfs enorm. Een stijging van 400% wordt verwacht.
zelfs SOA architecturen, aanwezig zijn. Heeft u dit, dan bent u bijna in het Mobiele Universum…
Onbegrensde mogelijkheden
Voor zakelijk gebruik is er ook veel mogelijk met op de behoeften
Wilt u een keer van gedachten wisselen over slimme apps
van het bedrijf of de gebruikers afgestemde applicaties. De uit-
voor uw organisatie of het moderniseren van bestaande
daging bij het ontwikkelen hiervan is om de app toe te spitsen
architecturen? Neem contact op met André Damsteegt via
op gebruik op een klein scherm, en het tonen van persoonlijk of
035 699 60 60 of
[email protected].
Geen concessies aan kwaliteit of prijs
Meer zeggenschap
zonder forse inspanning het SAP-beheer over-
om het technisch of functioneel applicatiebeheer voor langere tijd uit
nemen en instaan voor zekerheid en trans-
te besteden. Het geeft hen meer zeggenschap over de uitvoering van
parante kosten. Door gebruik van speciaal
het beheer. Bent u niet tevreden over de kwaliteit van de dienstverle-
ontwikkelde methodieken hoeven de systeem-
ning? Dan hoeft u geen jaar of langer te wachten, maar kunt u direct
gebruikers geen concessies aan de kwaliteit en
actie ondernemen om het beheer ergens anders onder te brengen. Zelf
prijs van de dienstverlening te doen. Ook met
hebben we er overigens alle vertrouwen in dat de geboden vrijheid in
de opzegtermijn spelen we in op de geconsta-
SAP-beheer en onze flexibele contractvoorwaarden de basis voor lang-
teerde behoefte aan vrijheid: deze bedraagt
durige samenwerking juist versterken. Uiteindelijk is het immers vooral
maximaal één maand.
de kwaliteit van dienstverlening die telt!
De beheerorganisatie van Magnus kan snel en
De flexibele voorwaarden zijn interessant voor bedrijven die overwegen
13
Veel mensen kennen de term Disaster Recovery Plan. Maar wie kent de inhoud van zo’n plan? En wie weet of de gemaakte afspraken over bijvoorbeeld recovery-tijden ook daadwerkelijk geïmplementeerd zijn? Naarmate bedrijfsprocessen en systemen belangrijker wor-
Een relatief goedkope oplossing is de traditionele back-up
den, heeft hun beschikbaarheid een grotere impact op de
naar tape die op een externe locatie wordt bewaard. Daarbij
bedrijfsvoering en resultaten. Daarom is het goed om stil te
gaat het up and running brengen van het systeem gepaard
staan bij het Disaster Recovery Plan (DRP). Deze term wordt
met veel data- en tijdverlies. Een steeds populairder maar
vaak gebruikt naast Business Contingency Plan (BCP). Het BCP
kostbaarder alternatief is een ‘active-active configuration’.
is het raamwerk aan maatregelen die ervoor zorgen dat be-
Daarmee is het mogelijk om een systeem zonder downtime
drijfsprocessen geen gevaar lopen en potentiële verstoringen
te verplaatsen naar een datacenter in een andere plaats.
binnen acceptabele grenzen blijven. Disaster Recovery (DR)
Tussen deze twee uitersten zijn veel scenario’s mogelijk.
is het feitelijke brandblussen. Het Disaster Recovery Plan beschrijft welke stappen nodig zijn om een systeem weer operationeel te krijgen en de bedrijfsactiviteiten te herstellen.
Afspraken en bewustzijn
De systeemeigenaar, business en IT-partner moeten zorgvuldig
De term DR wordt weleens verward met High Availibility
afstemmen welke oplossing het beste past bij de eisen en
(HA). Een DR-oplossing richt zich op herstel na uitval van een
wensen van de organisatie. Uiteindelijk gaat het in mindere
systeem; een HA-oplossing zorgt ervoor dat de applicatie
mate om de daadwerkelijke technische oplossing, maar
beschikbaar blijft ook al valt er een component weg.
Het disaster recovery plan:
choose your battles Christian Onderstal en Rik Hut
Volop uitdagingen
vooral om de procedures en afspraken. De wensen van de
schade en natuurrampen. Cyberaanvallen, stroomuitval en
financieel haalbaar is. Bij de gemaakte keuze moet de beno-
Terecht houdt u rekening met calamiteiten zoals brand, waterintern falen door applicatiefouten, hardwareuitval en menselijke fouten blijken overigens veel vaker tijd- en dataverlies te veroorzaken. Belangrijke risico’s zijn dat het bedrijf zijn leveringsverplichtingen niet kan nakomen of imagoschade oploopt, wat tot verlies van klanten of inkomsten leidt. Gemiddeld spenderen bedrijven twee tot vier procent van hun IT-budget aan het DRP. Vaak blijft onduidelijk wat deze investering bij een disaster precies oplevert. In de praktijk blijkt dat circa 30 procent van de systeemeigenaren en 78 procent van de proceseigenaren niet weet hoeveel tijd het kost om het SAP-systeem weer ‘up and running’ te krijgen: de Recovery Time Objective of RTO. Ook weten ze vaak niet hoeveel data maximaal verloren mag gaan op basis van de
business voor RPO en RTO liggen vaak vele malen hoger dan digde investering voor een DR-oplossing worden gezien als verzekeringspremie. Ook belangrijk is het bewustzijn van de risico’s en consequenties van een ontoereikend DR-Plan. De RPO- en RTO-waarden zijn mede afhankelijk van de bedrijfsprocessen. Een HR-systeem stelt andere eisen aan RPO en RTO dan een logistiek systeem. Na het bepalen van deze waarden kan bepaald worden welke DR-oplossing het best in de organisatie past. Het is belangrijk om goed naar de onderliggende IT-systemen en -infrastructuur te kijken. U kunt kiezen voor een korte RTO en een lage RPO voor het SAPsysteem. Dit zal echter niet het gewenste resultaat opleveren als de omgeving hier niet op is ingericht. Een werkend SAP-
gemaakte afspraken: de Recovery Point Objective of RPO.
systeem heeft geen waarde als de benodigde Citrix-servers
Bij het vaststellen van een Disaster Recovery Plan spelen RTO,
een heldere overall-strategie zijn.
en VPN-verbindingen niet beschikbaar zijn. Kortom: er moet
RPO en kosten een belangrijke rol. Hoeveel data kunt u kwijtraken? De productie van een dag, een halve dag, een uur, vijf minuten of nog korter? De IT-kosten stijgen over het
Keep it simple
Ondanks, of misschien juist door de complexiteit van DR- en
algemeen evenredig met de complexiteit van de oplossing.
HA-oplossingen blijft de visie van Magnus ‘Keep it simple’. In de
14
Magnus m•tec - editie 2011
10 tips voor disaster recovery: •
Wees u bewust van mogelijke calamiteiten en hun consequenties
•
Maak een gedegen risicoanalyse en prioriteitenlijst
•
Bepaal welke systemen na een disaster weer beschikbaar moeten komen en hoe snel: de RTO
•
Bepaal hoeveel dataverlies maximaal acceptabel is: de RPO
•
Controleer en test het DRP minimaal eenmaal per jaar
•
Zorg voor een heldere overall-strategie met duidelijke procedures en afspraken: hou het overzichtelijk
•
Stem met de key users en IT-leverancier af welke oplossing het beste bij de eisen en wensen past
praktijk zijn complexe DR- en HA-oplossingen vaak kostbaar, maar ook foutgevoeliger. Voor een DR-oplossing moet de hele IT-infrastructuur in kaart worden gebracht. En er komt veel kijken bij het
•
Baseer de DR-oplossing op het in het systeem afgebeelde bedrijfsproces
•
Zorg dat voldoende specialisten het systeemlandschap en het DRP kennen en begrijpen
•
opnieuw opbouwen van een SAP-systeem.
Implementeer een proces om het plan bij te werken als er iets wijzigt in de systeemomgeving
Als het via een DR-oplossing vrijwel meteen weer beschikbaar komt, moet de organisatie ook over de juiste gegevens beschikken om te kunnen aanloggen. Zijn er VPN-tunnels naar de nieuwe locatie? Zijn de routers juist geconfigureerd? Kunnen externe leveranciers het systeem benaderen? Een keten van factoren speelt mee. Daarom moeten er ook mensen in de beheerorganisatie zijn die het systeemlandschap en het DRP kennen en vooral ook begrijpen. Ook het kunnen activeren en mobiliseren van het calamiteitenteam is een aandachtspunt.
Risico- en impactanalyse
Het DRP moet steunen op een gedegen risico- en impactanalyse, waarin duidelijk naar voren komt welke systemen na een disaster weer beschikbaar moeten komen en hoe snel, en hoeveel dataverlies maximaal acceptabel is. Uiteindelijk is elke DR-oplossing goed, mits deze gebaseerd is op het in
het systeem afgebeelde bedrijfsproces. Weet wat je kiest. Hoe complexer, hoe duurder, maar ook foutgevoeliger. Weeg de kosten en baten zorgvuldig af. Probeer het overzichtelijk te houden en betrek de organisatie en eindverantwoordelijken bij het opstellen van het DRP. Het maken en testen van een disaster recovery plan is specialistisch werk. Het levert pas iets op als er een probleem is en dat blijft hopelijk heel lang uit…
15
Bedrijven produceren enorm veel data. Maar… vraag vijf mensen in een organisatie welke klanten de meeste omzet opleveren op de top-10 van producten en je krijgt vijf verschillende antwoorden. ‘Van data moet je houden’, is een veelgehoorde quote. Beter is het om de data gewoon goed op orde te hebben.
Een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk
de voorraadinformatie ontbreekt. Rond 16.30 uur krijgt hij
Dan belt zijn manager met een ‘korte vraag’. “Je weet toch
die de laatste twee jaar verkocht zijn. Bedragen in euro’s had
IT-medewerker Klaas staat voor twee belangrijke releases. dat er een werkkapitaalreductieprogramma loopt? Hiervoor wil de CFO een overzicht van alle actieve artikelen in stuks, kgs, pallets en euro’s. Met de shipments per exportland per maand per klantgroep en MRP-controller. En ze wil ook de overtollige voorraad en de voorraadtekorten. Ik weet dat je druk bent met de release, dus ik heb de aanlevering van dit
een reply. Actieve materialen zijn volgens de CFO materialen betrekking op de verkoopwaarde per klant en niet de artikelwaarde. Of Klaas dat even kan aanpassen…?
Herkenbaar?
SAP is een stabiele IT-basis voor het verwerken van transacties. Eenvoudige queries zijn prima en zonder veel impact op
rapport weten te rekken tot morgenochtend.”
de systeemprestaties te maken. Lastiger wordt het voor
Even een rapportje draaien
analyses met een hoog detailniveau vereisen. Het snel
operationele vraagstukken die overzichten en geavanceerde
Klaas bekijkt zijn aantekeningen. “Wat verstaan ze onder actieve artikelen? Status 20 of alles wat nog niet op status 40 staat? Euro’s erbij. Bedoelen ze de artikelwaarde zoals in de artikelstam of verkoopwaarde?” Hij belt zijn manager, maar die moet dit bij de CFO navragen. Intussen denkt Klaas over de shipments per exportland. “Wat willen ze daarmee en hoe knoop ik het aan de andere gegevens?” Op basis van de beschikbare informatie gaat hij aan de slag. Een zoektocht naar
beantwoorden van dergelijke vragen over bijvoorbeeld productie-, inkoop- en verkooporders is een stuk moeilijker. Hiervoor moet de IT-staf aangepaste queries schrijven en oplossingen voor complexere analyses bedenken.
Binnen een week inzetbaar
Gelukkig is Klaas van deze stress verlost, en heeft hij tegenwoordig wel tijd voor releases, tactische en strategische
Perspectief op SAP data met
Every Angle Frans de Lange
herbruikbare queries levert niet veel op. Dus controleert hij
rapportages. Om het ERP-systeem te ontlasten van queries
via de master data welke tabellen nodig zijn voor een query.
en ABAP-maatwerk, adviseerde Magnus zijn organisatie om
De informatie rond de artikelen is eenvoudig te vinden, maar
Every Angle te gaan gebruiken. Deze tool dankt zijn naam
die rond de klantgegevens en de overtollige voorraden niet.
aan de mogelijkheid om intuïtief ‘elke invalshoek’ van SAPdata te kunnen bekijken en analyseren.
De ABAP’ers hebben geen tijd om mee te denken. Ook het BWteam kan Klaas niet verder helpen omdat deze transactie-
De door het gelijknamige Nederlandse bedrijf ontwikkelde
data niet via BW uit SAP gehaald wordt. “SIS en LIS worden
oplossing kan in twee dagen live en in een week operatio-
eigenlijk niet meer gebruikt en we hebben geen rapport over
neel inzetbaar zijn. De functionaliteit richt zich automatisch
voorraad.” Tot aan de Supply Chain Manager krijgt hij nul op
in op basis van de SAP customizing van het gekoppelde ERP-
het rekest. Zo is Klaas alweer twee uur verder. Uiteindelijk
systeem. Innovatieve ‘Live Objects In Memory’-technologie
verbindt hij een aantal tabellen en maakt hij drie queries.
maakt het mogelijk om ultrasnel analyses uit te voeren
Deze informatie knoopt hij via V-lookup in Excel aan elkaar.
over grote complexe datastructuren en netwerken, zowel op
Het rapport stuurt hij naar zijn manager met uitleg waarom
detail- als geaggregeerd niveau. Key users of power users met
16
Magnus m•tec - editie 2011
Every Angle dankt haar naam aan de geboden mogelijkheden om intuïtief elke invalshoek van SAP-data te kunnen bekijken en analyseren.
Mensen uit de business reageren veelal positief op de betere en snellere beschikbaarheid van de data. Daarnaast zijn ze vooral enthousiast over de mogelijkheden om zelf rapporten te bouwen en gebruiken en hier informatie aan toe te voegen of te verwijderen.De ervaring bij klanten is dat dit zich snel terugverdient. Pas nu beseft Klaas hoeveel tijd hij voorheen aan ad hoc verzoeken kwijt was. Met Every Angle kunnen zijn collega’s zelf vragen beantwoorden die voorheen onbeantwoord bleven.
veel kennis van de organisatie kunnen zelf rapporten (shared Angles) en eigen kpi-dashboards maken. Zware IT-kennis is niet nodig. Dit scheelt aanzienlijk in de vele Excel-overzichten die we zo vaak in organisaties tegenkomen. Doordat de rapporten informatie bevatten over de datadefinities, filters
Direct toegang tot de waarheid in SAP
Als ‘business value partner’ van Every Angle werkt Magnus actief mee aan nieuwe ontwikkelingen die de SAP add-on nog gebruikersvriendelijker maken. We verzorgen trainingen
et cetera, is helder welke data getoond wordt.
en implementaties, en ontwikkelen business content. Verder
KPI’s makkelijker halen
bieden we bedrijven tegen lage kosten de mogelijkheid om
en -optimalisatie. Veel bedrijven gebruiken SAP BI voor ma-
zodoende een snel inzicht te krijgen in hun datakwaliteit
Every Angle zorgt voor operationele procesbewaking, -analyse nagementinformatie, zoals trends in het voorraadverloop, en Every Angle voor informatie over het heden en de nabije toekomst. Strategische BI versus operationele BI. De data wordt elke nacht uit SAP getrokken en is dus altijd ‘vers’. Op hun pasklare actielijsten zien medewerkers direct welke knelpunten welke mate van aandacht vragen. Dit levert in korte tijd hogere servicelevels op én dalende voorraadniveaus en doorlooptijden. Zo kunnen kritische prestatie-indicatoren makkelijker gehaald worden.
in zeer korte tijd een ‘snapshot’ van hun bedrijf te maken en en supply chain en hoe die verbeterd kunnen worden. Ook hebben we voor mensen die alleen rapporten gebruiken en niet bouwen een viewer in SAP gemaakt. Via transactie ZEA03 kunnen zij zonder in Every Angle aan te loggen rapporten gebruiken. Deze data is ook benaderbaar via een door Magnus ontwikkelde iPad-applicatie. De CFO van Klaas is hier erg blij mee, zij heeft voortaan bij elke bespreking de waarheid zoals die in SAP staat paraat.
17
Bedrijven moeten snel kunnen inspelen op veranderingen en verwachten hetzelfde van hun IT-omgeving. Bij veranderingen in het SAP-systeem zijn naast snelle afhandeling ook eenvoud, dataredundantie, inzicht in de audit trail en statusoverzicht belangrijke steekwoorden. Magnus hielp Tata Steel Tubes om de changeprocessen voor het SAP-landschap beter onder controle te krijgen.
RFC management bij TATA STEEL TUBES:
it all comes together
Johan Amsing
Veel stalen producten die we dagelijks zien of gebruiken
Regelmatig vroegen medewerkers en managers zich af of dit
komen van Tata Steel Tubes, het voormalige Corus Tubes.
proces niet efficiënter georganiseerd kon worden. “De hand-
Dit bedrijf produceert een breed assortiment buizen voor
matige acties en controles brachten bovendien risico’s met
de automobielindustrie, de bouw- en installatiebranche,
zich mee”, zegt René Wijnenga, IT-manager Tata Steel Tubes
glastuinbouw, meubelbranche, verpakkingsindustrie en
Nederland. “Magnus heeft ons geholpen om deze problema-
producenten van hekwerken, radiatoren en huishoudelijke
tiek op te lossen. Samen hebben we in een korte blueprintfase
artikelen. Het SAP ERP-systeem is één van de pijlers onder
de eisen, wensen en oplossingsrichting helder gedefinieerd.”
de bedrijfsvoering. Om veranderingen in deze omgeving efficiënt en accuraat te kunnen afhandelen, volgt Tata Steel Tubes standaardmethodes en -procedures.
RFC management ‘nieuwe stijl’
Met de gerealiseerde oplossing zijn meerdere uitdagingen geadresseerd:
Roep om efficiënter proces
•
Eenvoudig indienen van rfc’s
Een heldere change- en transportprocedure helpt om de
•
Rfc-informatie centraal digitaal opslaan
voortgang van elke veranderingsaanvraag te volgen en zorgt
•
Een inzichtelijke audit trail
dat de juiste functionarissen de verandering goedkeuren.
•
Centraal aansturen van personen en vastleggen activiteiten
De ‘audit trail’ laat precies zien bij welke Request for Change
•
Gebruik van SAP als hart van de change- en transport-
(RFC) een systeemwijziging hoort en hoe deze is uitgevoerd.
procedure
Voor het indienen en afhandelen van rfc’s voor het SAPlandschap gebruikten de medewerkers van Tata Steel Tubes
“Met de nieuwe change- en transportprocedure zijn we
voorheen verschillende formulieren, Office folders en mail
van ‘manual control’ naar ‘automated control’ gegaan”,
accounts, een Lotus Notes database en intranet. Dubbel vast-
aldus René Wijnenga. Dit wordt ondersteund door een web
leggen van informatie kwam regelmatig voor. En door het vele
user interface (Web UI), het SAP Document Management
papierwerk, de gebruikte Excel sheets en de verschillende
System (DMS) en SAP Workflow. De Web UI is gebouwd met de
mailboxen was de audit trail moeilijk te volgen.
Hypertext Preprocessor scripttaal PHP. SAP DMS helpt om het archief te digitaliseren zodat informatie veel sneller terug te vinden is, onafhankelijk van tijd en plaats. Kerngebruikers
• • •
WebUI
Easy Generate PDF Upload attachment
• • •
SAP DMS Audit trail RFC status One source, one truth
SAP Workflow
• •
RFC approval Assign tasks
De nieuwe rfc-prodecure wordt ondersteund door een Web UI, SAP DMS en SAP Workflow.
18
Magnus m•tec - editie 2011
Magnus Technology Solutions heeft tijdens het Mendix Partner World evenement de Mendix Agile Award 2010 in ontvangst mogen nemen. De award werd voor het eerst uitgereikt. Het ontvangen van de ‘Mendix Agile Award’ van dit innovatieve softwarebedrijf is een bijzondere eer en kwam toe aan Magnus als bekroning voor het in opdracht van Sanoma Uitgevers gerealiseerde Magazine Production Portal. De oplossing blonk volgens de jury niet alleen uit door de ‘agile’ invulling van complexe behoeften, maar ook in gebruiksvriendelijkheid en snelle terugverdientijd.
Mendix Agile Award voor Magnus Sanoma Magazine Production Portal
productieopdrachten voor meer dan 80 tijdschriften hier-
horen
matige activiteiten elimineren. De Magazine Production
Bij het drukken, afwerken en distribueren van tijdschriften omvangrijke
en
complexe
informatiestromen.
Magnus benutte de Mendix-techniek om een bedrijfsapplicatie te realiseren die redacties, planners, drukkers, afwerkers en distributeurs efficiënt laat communiceren, plannen en samenwerken. Door het samenstellen van
mee te automatiseren, kon Sanoma Uitgevers veel handPortal is in zes maanden tijd ontwikkeld en ingevoerd. Sindsdien wordt de oplossing steeds verder versterkt en uitgebreid. Dit jaar staat de start van een internationale uitrol van de applicatie op de agenda.
Cool Vendor
Mendix is een Nederlands softwarebedrijf met vestigingen in Rotterdam, Cambridge, Bangkok en Stockholm. Het gelijknamige ontwikkelplatform stelt organisaties in staat op een snelle wijze en tegen lagere kosten applicaties te ontwikkelen. Vooral door processen en functionaliteiten te modelleren zonder de noodzaak tot het schrijven van code. Zo kunnen applicatiefunctionaliteiten eenvoudig, snel en flexibel in het Mendix platform worden verwerkt. Dit reduceert de doorlooptijd van het project, het projectrisico, de kosten en leidt uiteindelijk tot een hogere kwaliteit van oplossingen. Onlangs erkende Gartner Mendix als ‘Cool Vendor’, een predicaat dat het kritische onderzoeksbureau alleen toekent aan bedrijven die zaken mogelijk maken die gebruikers voorheen niet konden doen. Magnus is Mendixpartner van het eerste uur en heeft met dit platform meerdere grote applicaties gerealiseerd.
kunnen op eenvoudige wijze rfc-gegevens invoeren en
“De krachten van SAP en PHP zijn op een slimme manier
bijlagen toevoegen. In SAP DMS worden alle rfc-gegevens
gebundeld. Zo is een toepassing ontstaan waarmee onze
gearchiveerd in document info records (DIR’s), dus ook pdf-
mensen eenvoudig rfc’s kunnen aanmaken en de status
bestanden en andere bijlagen.
ervan kunnen volgen. In één bron wordt het logboek met
Eén bron, één waarheid
complete historie van alle wijzigingen bijgehouden.
Via de DIR als het centrale object is de rfc-status altijd
Documenten zijn overal en altijd beschikbaar, en kunnen als
helder. Ook worden vanuit de DIR de SAP-workflows voor de
bindingsmiddel tussen processen fungeren. Er wordt beter
wijzigingsprocessen opgestart: van de goedkeuringsstappen
samengewerkt. Dit draagt allemaal bij aan extra snelheid bij
tot het toewijzen van taken over het hele wijzigingsproces.
het realiseren van veranderingen.”
19
Nu in iTunes App Store: Easy Maintenance Ook uw onderhouds- en serviceprocessen kunnen profiteren van slimme apps. Een mooi voorbeeld is Easy Maintenance van Magnus. Met deze gratis app voor de iPhone kunnen medewerkers snel meldingen administreren of de bijbehorende documenten bekijken in SAP. Ook helpt de app onderhoudsmonteurs om objecten te lokaliseren. SAP Enterprise Asset Management (EAM) helpt bedrijven om maximale installatiebeschikbaarheid te realiseren, tegen lage kosten. De uitdaging is nu om de mobiele onderhoudsmonteurs en servicemedewerkers zo goed mogelijk op het bedrijfssysteem aan te sluiten. Magnus ontwikkelde een app voor de iPhone die het werk en administratieve leven van deze doelgroep een stuk eenvoudiger maakt: Easy Maintenance.
Altijd de juiste informatie bij de hand
Met deze app kunnen gebruikers snel onderhoudsmeldingen in het SAP-systeem bekijken, vastleggen of bewerken, en alle administratieve verplichtingen afhandelen. Ze kunnen een object lokaliseren met gps-functionaliteit of via een barcode of Tech ID. Alle bijbehorende, in SAP DMS opgeslagen, documentatie zoals CAD-tekeningen of handleidingen, is meteen bij de hand. Omslachtig zoeken is niet meer nodig.
Aan een melding kan de monteur direct een foto toevoegen, van de schade bijvoorbeeld. De functionaliteit, eenvoud en het ‘info push’ principe geven het werken met zo’n app een totaal andere dimensie. Ervaar dit zelf via de Easy Maintenance demo in de App Store. Met enkele kleine aanpassingen kunt u de app ook op uw eigen SAPsysteem aansluiten. Meer weten? Neem contact met Johan Amsing via 035 6996060 of
[email protected].
