De tweede editie van ISO 14001: meer dan oude wijn in nieuwe zakken

De tweede editie van ISO 14001: meer dan oude wijn in nieuwe zakken

Wat mag je verwachten van een herziening van een norm waarvoor in het jaar 2000 is besloten dat die gericht is op verduidelijking van de bestaande eisen? Dat er sprake moet zijn van een betere afstemming met de 'nieuwe' ISO-norm, de ISO 9001:2000, maar dat er geen geheel nieuwe eisen aan worden toegevoegd? In dit artikel wordt toegelicht dat er, ondanks deze inperkingen, in de deze maand gepubliceerde nieuwe versie van de ISO 14001 (de milieunorm) toch een paar opvallende accentverschillen zijn aangebracht ten opzichte van de eerste versie van ISO 14001 uit 1996. Daarbij wordt ook aangegeven welke discussies zich hebben afgespeeld tijdens het herzieningsproces. Door Dick Hortensius

De eerste vraag die opdoemt als je hoort dat er sprake is van een 'nieuwe' milieunorm, is: waarom? Waarom een herziening van ISO 14001? Zoals elke ISOnorm, is ook ISO 14001 aan de zogenoemde vijfjaarlijkse beoordeling (review) onderworpen. Daar is zelfs al eerder mee begonnen dan gebruikelijk, namelijk in 1998. De reden daarvoor was dat op het hoogste niveau binnen de ISO aandacht was gevraagd voor een goede afstemming (compatibiliteit) tussen ISO 9001 en ISO 14001. Dit met het oog op het groeiend aantal bedrijven dat beide normen gecombineerd toepast. In 1998 was de voorbereiding van de 'nieuwe' ISO 9001:2000-norm nog in volle gang en zo nodig zou ISO 14001 vervroegd moeten worden herzien om de compatibiliteit te verbeteren. Terugkijkend is die vroege 'review' van ISO 14001 niet erg bevorderlijk geweest voor het herzieningsproces. Twee jaar na publicatie hadden nog maar weinig landen belangstelling voor een inhoudelijke discussie over wezenlijke verbeterpunten in ISO 14001. Met name niet omdat men de vele organisaties die enthousiast bezig waren met het invoeren van de norm, niet wilde frustreren met het vooruitzicht dat het eisenpakket er binnen afzienbare tijd alweer anders uit zou zien. Ten aanzien van de compatibiliteit met ISO 9001 werd al snel geconcludeerd dat die in strikte zin voldoende was: het was namelijk niet onmogelijk beide normen in een geïntegreerd systeem samen te brengen. Maar er was weinig animo daarin baanbrekende stappen te zetten, bijvoorbeeld door het procesmodel van ISO 9001:2000 als basis voor een nieuwe milieumanagementsysteemnorm te nemen. Wel werd onderkend dat diverse corresponderende eisen qua bewoording beter op elkaar konden worden afgestemd. De review resulteerde in 2000 in de beslissing ISO 14001 beperkt te herzien, hetgeen inhield: verduidelijking van de bestaande eisen; verbetering van de afstemming met ISO 9001:2000; en geen geheel nieuwe eisen. Over deze scope van de herziening is de afgelopen jaren de nodige discussie geweest. Wat het ene land beschouwt als een verduidelijking van een bestaande eis, kan door een ander land worden gezien als een nieuwe eis ... Het is maar net hoe de oorspronkelijke eis werd geïinterpreteerd. Ook aanpassingen in de tekst die werden aangebracht met enkel en alleen de bedoeling de norm beter op ISO 9001 :2000 aan te laten

sluiten, leidden in de ogen van diverse landen tot aanvullende eisen. DE BELANGRIJKSTE VERANDERINGEN Twee belangrijke verduidelijkingen in de tekst springen in het oog: 1. versterking van het ketengerichte karakter van milieumanagement volgens ISO 14001; en 2. Aanscherping van de eisen die te maken hebben met naleving van wet- en regelgeving en overige door de organisatie onderschreven eisen. Beide veranderingen zijn van belang voor de toepassing van ISO 14001. Er is steeds meer aandacht voor milieu-aspecten van producten en diensten en voor de manier waarop milieueffecten door de hele productketen, van wieg tot graf, kunnen worden verminderd. Dat is niet altijd even goed in een wet- en regelgeving te vangen. Daarom is het belangrijk dat bedrijven met milieumanagementsystemen op basis van ISO 14001 daar zelf invulling aan geven. Milieumanagementsystemen worden door veel bedrijven toegepast om de relatie met de overheid te verbeteren en dan spelen naleving van wet- en regelgeving en de vereisten van de milieuvergunning een belangrijke rol. Milieumanagementsystemen vormen ook de basis voor andere vormen van milieuvergunningverlening (vergunning op maat of op hoofdzaken) en handhaving daarvan. Dan spelen de waarborgen die het systeem biedt voor naleving van wettelijke eisen en het zelfcorrigerende vermogen van een bedrijf, een cruciale rol. Verder zijn de eisen in ISO 14001 op diverse plaatsen beter afgestemd op de ISO 9001:2000. Dit is belangrijk voor al die organisaties die zowel een kwaliteits- als een milieumanagementsysteem hebben en deze zo goed mogelijk willen combineren om de efficientie en effectiviteit te vergroten. Bij deze drie voornaamste veranderingen in de herziene norm en enkele andere wijzigingen wordt hierna wat uitgebreider stilgestaan. REIKWIJDTE VAN HET MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM Een van de centrale discussiepunten gedurende de herziening was de reikwijdte van een milieumanagementsysteem volgens ISO 14001. Het gaat hier om de vraag welke milieuaspecten van de organisatie met het systeem moeten worden beheerst en verbeterd. Gaat het daarbij om de negatieve invloed op het milieu als gevolg van de activiteiten, producten en diensten of kan een organisatie (naar willekeur) een van die categorieen uitsluiten? En gaat het alleen om de aspecten die de organisatie (volledig) kan beheersen - zoals eigen emissies naar het milieu - of ook om indirecte aspecten die elders in de keten optreden en die de organisatie wellicht kan beïnvloeden? In de huidige tekst van ISO 14001 staat in paragraaf 4.3.1 dat een organisatie de milieuaspecten van haar activiteiten, producten of diensten moet identificeren en vervolgens moet bepalen welke daarvan significant, ofwel belangrijk genoeg zijn om aandacht te geven in het milieumanagementsysteem. In vele landen is het woord 'of' nooit als een expliciete keuzemogelijkheid gezien. Het gaat om alle milieu-aspecten van een organisatie en die kunnen verbonden zijn met de activiteiten, producten of diensten. Andere landen, zoals de Verenigde Staten, Canada en Frankrijk waren echter van mening dat het hier wel degelijk om een keuzemogelijkheid ging. Na uitgebreide discussie staat in de nieuwe norm dat de organisatie moet kijken naar de milieu-aspecten van de activiteiten, producten en diensten binnen de vastgestelde scope van het milieumanagementsysteem. Als onderdeel van paragraaf 4.1 is nu expliciet vereist dat een organisatie de scope van haar milieumanagementsysteem moet vaststellen en documenteren. Op voorstel van Nederland is in de toelichting in bijlage A van ISO 14001 opgenomen dat de scope-bepaling bedoeld is om de grenzen van de organisatie vast te stellen waarop het milieumanagementsysteem betrekking heeft (en dus niet om bepaalde milieu-aspecten of bepaalde producten/diensten uit te sluiten). In de bijlage wordt ook aangegeven dat de geloofwaardigheid van het systeem afhangt van realistisch gekozen begrenzingen. Als de scope is bepaald behoren de milieu-aspecten van de activiteiten, producten en diensten aandacht te krijgen in het milieumanagementsysteem. HOE OMGAAN MET INDIRECTE MILIEU-ASPECTEN? Hoe moet een organisatie omgaan met de indirecte milieu-aspecten? Vallen ook milieu-

aspecten waarop een organisatie slechts invloed kan uitoefenen binnen de werking van het milieumanagementsysteem? In paragraaf 4.3.1 van ISO 14001:1996 staat dat het gaat om 'milieu-aspecten die de organisatie kan beheersen en waarvan mag worden verwacht dat zij er invloed op kan uitoefenen'. In Nederland is er altijd vanuit gegaan dat het hier gaat om twee categorieen: enerzijds de milieu-aspecten die een organisatie kan beheersen (bijvoorbeeld emissies gekoppeld aan de eigen bedrijfsactiviteiten) en anderzijds die aspecten die zij kan beïnvloeden (bijvoorbeeld energieverbruik van een product gedurende de gebruiksfase). De tweede categorie is belangrijk omdat die de basis vormt voor de bruikbaarheid van ISO 14001 voor productgerichte milieuzorg en een ketengerichte benadering van milieu-management. Andere landen, bijvoorbeeld de Verenigde Staten en Canada, brachten naar voren dat zij het als een categorie zagen: een organisatie hoeft slechts aandacht te geven aan die milieu-aspecten, die zij kan beheersen en beïnvloeden. Die landen waren van mening dat de reikwijdte van het milieumanagementsysteem ophoudt bij de grenzen van de eigen organisatie en dat een organisatie geen zorg hoeft te hebben over of te dragen voor milieu-aspecten die spelen bij andere organisaties in de keten (bijvoorbeeld leveranciers en klanten). Een ruime meerderheid van de landen bleek echter de Nederlandse zienswijze te steunen en nu is in de tekst verduidelijkt dat het inderdaad om twee categorieen milieu-aspecten gaat: milieu-aspecten die de organisatie kan beheersen en die welke zij kan beïnvloeden. Zo kan het toevoegen van een enkel woordje in de normtekst ineens veel verduidelijken en voor sommige gebruikers van ISO 14001 behoorlijke consequenties hebben! In de toelichting bij ISO 14001 is aangegeyen aan wat voor milieu-aspecten een organisatie zoal moet denken (emissies, lozingen, energieverbruik, etc.), maar ook de fasen in de totale keten van producten van wieg tot graf - waarbij dergelijke milieuaspecten kunnen optreden en die de organisatie mogelijk kan beïnvloeden vanuit het milieumanagementsysteem. Voorbeelden daarvan zijn winning en distributie van grondstoffen, transport, distributie en gebruik van producten en aan het eind van de levensduur de verwerking van het afval. Een organisatie kan bijvoorbeeld het milieu-aspect energieverbruik tijdens het gebruik van een product beïnvloeden door een energiezuinig product te ontwikkelen en/of door de afnemer informatie te geven hoe het product zo energie-efficient mogelijk te gebruiken. De ketenbenadering van ISO 14001:2004 is schematisch weergegeven in figuur 1.

Figuur 1: Schematische weergave van de ketenbenadering in de nieuwe ISO 14001:2004.

NALEVING VAN WET- EN REGELGEVING Er is in de nieuwe ISO 14001-norm expliciet aangegeven dat een organisatie niet alleen de van toepassing zijnde wettelijke en overige eisen moet identificeren en kennen, maar ook

moet vaststellen hoe die eisen van toepassing zijn op haar milieu-aspecten. Dat laatste betekent dat een organisatie moet analyseren wat de concrete wettelijke eisen (maar ook die als gevolg van onderschreven convenanten of een ondertekende branchecode) zijn voor bepaalde emissies naar het milieu, de uitvoering van bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld opslag en overslag van gevaarlijke stoffen) en milieu-aspecten van haar producten en diensten. Ook is in de nieuwe norm in een aparte paragraaf vereist dat een organisatie zelf de naleving van de wettelijke en overige eisen periodiek moet controleren. Voorheen was dat een wat verborgen onderdeel van een algemene paragraaf over monitoringsactiviteiten en gold die eis niet expliciet voor controle op naleving van overige eisen. Voor wat betreft naleving van wet-en regelgeving en overige onderschreven eisen is er sprake van de volgende 'rode draad' door de norm: • een commitment tot naleving als onderdeel van het milieubeleid; • identificatie van wettelijke eisen en vaststellen wat dat betekent voor het beheersen van milieu-aspecten; • rekening houden met (komende veranderingen in) wettelijke eisen bij het vaststellen van doelen en het milieuprogramma; • beheersing van milieukritische werkzaamheden, onder meer met het oog op voldoen aan de daarvoor geldende wettelijke eisen; • periodieke controle op naleving van wet- en regelgeving en indien nodig treffen van corrigerende maatregelen; en • beoordeling van consequenties van ontwikkelingen in wet- en regelgeving als onderdeel van de directiebeoordeling. Deze 'rode draad' geldt in principe ook voor alle andere, op vrijwillige basis, door een organisatie onderschreven eisen. AFSTEMMING MET ISO 9001:2000 Verbetering van de afstemming met ISO 9001:2000 was een van de doelstellingen van deze herziening. Met name in de paragrafen over documentatie en registraties en de beheersing daarvan, het behandelen van afwijkingen en het treffen van corrigerende en preventieve maatregelen en de directiebeoordeling is bij de verwoording van de eisen nauwer aangesloten bij ISO 9001:2000. Maar ook in andere delen van de norm is duidelijk te zien dat met een schuin oog is gekeken naar de normen voor kwaliteitsmanagement. Zoals eerder opgemerkt, was bij het begin van de herziening het merendeel van de betrokken landen van mening dat ISO 9001 en ISO 14001 al voldoende compatibel waren. Daardoor zijn er wel wat kansen blijven liggen en met name op het conceptuele niveau lijkt nog een betere afstemming mogelijk. Een voorbeeld: ISO 9001:2000 is gebaseerd op het procesmodel en ISO 14001:2004 (nog steeds) op de Plan-Do-Check-Act loop. In beide normen wordt weliswaar verwezen naar elkaars model en toegelicht dat ze compatibel zijn, maar het komt niet zo overtuigend over. Met een figuur als hiernaast (figuur 2) zou beter kunnen worden geillustreerd dat een organisatie ook bij milieumanagement met haar 'klanten' (in dit geval belanghebbenden bij de milieuprestaties van de organisatie) rekening moet houden aan het begin en eind van de cyclus. En dat ook in ISO 14001 procesbeheersing (van milieukritische activiteiten) een uitermate belangrijk onderdeel is, waarbij niet alleen naar de eigen activiteiten moet worden gekeken, maar ook naar gebruikte goederen en diensten en geleverde producten. Inmiddels zijn er concrete plannen om na de volgende amendering van ISO 9001:2000 vanaf ca. 2008 te gaan werken aan een parallelle herziening van de ISOnormen voor kwaliteits- en milieumanagement. Dat zou goede mogelijkheden bieden om de afstemming verder te verbeteren.

Figuur 2: Illustratief schema waarin wordt verduidelijkt dat organisaties ook bij milieumanagement met klanten en procesbeheersing te maken hebben.

DOCUMENTATIE VAN HET MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM De betreffende paragrafen zijn qua bewoording vrijwel gelijk getrokken met die in ISO 9001:2000. Belangrijk verschil blijft dat ISO 14001 niet expliciet vereist dat een milieumanagementhandboek moet worden opgesteld. Een heikel discussiepunt gedurende het herzieningsproces was het al dan niet verplicht documenteren (op scherm of in elektronische vorm vastleggen) van procedures. De versie van ISO 14001 uit 1996 kenmerkte zich al door betrekkelijk lichte eisen ten aanzien van de documentatie van het milieumanagementsysteem. Van de veertien procedures die door de norm werden vereist, moesten er slechts drie verplicht worden gedocumenteerd. Nederland heeft in het herzieningsproces naar voren gebracht dat dit een tamelijk willekeurige keuze is: ligt het niet voor de hand voor alle procedures (schriftelijke) vastlegging te vereisen? Van die veertien procedures, konden er dertien als 'systeemprocedures' worden aangemerkt: die vormen gezamenlijk eigenlijk de kern van het milieumanagementsysteem. Het gaat dan bijvoorbeeld om procedures voor identificatie en evaluatie van milieu-aspecten, documentenbeheer, monitoring en auditing. De veertiende procedure die ISO 14001:1996 vereiste, omvatte eigenlijk alle 'operationele procedures' die nodig zijn om de significante milieu-aspecten te beheersen. Die operationele procedures specificeert ISO 14001 niet nader omdat dat afhankelijk is van de organisatie in kwestie. Te denken valt aan procedures voor inzameling en afvoer van afval, opslag van gevaarlijke stoffen etc. Door Nederland is aangevoerd dat voor de zichtbaarheid en het goede functionneren van het systeem het toch voor de hand ligt dat een organisatie de systeemprocedures documenteert. Bij de operationele procedures kan meer vrijheid worden gelaten omdat goede beheersing van de milieu-aspecten ook kan worden bereikt door intensief werkoverleg, goed vakmanschap, visuele aanduidingen etc. en dat is sterk afhankelijk van het soort organisatie. Het Nederlandse pleidooi heeft echter een averechts effect gehad. ISO 14001:2004 bevat alleen een verplichting tot documenteren van operationele procedures. Voor alle overige (systeem)procedures, nu veertien in getal, is de organisatie vrij deze al dan niet te documenteren. Op voorstel van Nederland zijn in de bijlage wel enkele voordelen van documenteren vermeld zoals gemakkelijker te communiceren en te trainen, gemakkelijker te onderhouden en te herzien en minder risico op dubbelzinnigheden. Er is ook veel discussie geweest over het al of niet vereist zijn van specifieke registraties en zo ja, waar: in de algemene paragraaf over beheersing van registraties (4.5.4) of in de paragrafen waar de registratie inhoudelijk mee te maken heeft? Uiteindelijk is voor het laatste gekozen en is paragraaf 4.5.4 een soort vangnetartikel waarin in het algemeen wordt

vereist dat de organisatie registraties moet bijhouden om aan te tonen dat voldaan wordt aan de eisen van de norm en haar milieumanagementsysteem en om de bereikte resultaten aan te tonen. Op zich zit hier wel een aanscherping in: behaalde resultaten (ten gevolge van het milieumanagementsysteem in brede zin) moeten worden geregistreerd en dus zichtbaar gemaakt. Omdat de norm nu expliciet vereist dat een organisatie procedures (die zelf niet per se hoeven te worden gedocumenteerd) moet implementeren, zullen in het algemeen registraties moeten worden bijgehouden die laten zien dat dit is gebeurd en uit welke resultaten dat is af te leiden. Tot slot nog een laatste aandachtspunt: ISO 14001:2004 is wat explicieter als het gaat om verplichtingen jegens (personeel van) contractors. Z0 moet bijvoorbeeld het milieubeleid niet alleen bekend worden gemaakt bij het eigen personeel, maar aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn. Ook voor de eisen in paragraaf 4.4.2 ten aanzien van bekwaamheid (om milieukritische werkzaamheden te kunnen uitvoeren) en het (laten) voorzien in training om bekwaam te blijven, geldt dat die ook betrekking hebben op andere personen dan alleen het eigen personeel. BEHALVE 14001 IS OOK 14004 HERZIEN De nieuwe milieunorm ISO 14001 zal nog deze maand verschijnen. Tegelijk komt er een herziene versie uit van ISO 14004, de internationale richtlijn voor milieumanagement. Deze richtlijn is grondig vernieuwd en uitgebreid met veel praktische informatie voor het invullen van onderdelen van een milieumanagementsysteem. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een initiele milieuanalyse of de identificatie en evaluatie van milieu-aspecten. De Nederlandse vertalingen zullen door NEN in januari 2005 worden gepubliceerd, evenals een volledig overzicht getiteld 'Werken met ISO 14001'. Wat zijn nu de consequenties van de in dit artikel besproken veranderingen voor gecertificeerde organisaties? Die zijn niet zo groot omdat de norm geen geheel nieuwe eisen bevat en omdat de accentverschuivingen aansluiten bij de praktijk en de interpretaties in het geharmoniseerde certificatiesysteem van de Stichting Coordinatie Certificatie Milieuzorgsystemen (SCCM). Alle gecertificeerde organisaties krijgen bovendien anderhalf jaar de tijd volledig aan de eisen van de ISO 14001:2004 te voldoen. Toch zijn de aangebrachte veranderingen belangrijk genoeg om goed te bestudereh en na te gaan of het systeem in alle opzichten voldoet aan ISO 14001:2004. Het is geen oude wijn in nieuwe zakken; ISO 14001:2004 is nu op dronk en weer zeker vijf jaar houdbaar. Dick Hortensius is werkzaam als senior standardization consultant bij NEN-Managementsystemen. De afgelopen jaren is hij als Nederlandse expert lid geweest van de ISO-werkgroep die de tekst van de tweede editie van ISO 14001 heeft voorbereid.

Uit Kwaliteit in Bedrijf, nr.9, november 2004

Voor meer informatie over WEBISO, neem contact op met Ockham via het telefoonnummer +32 3 280 00 00 of email naar [email protected].