De toelichtende stukken t.b.v. de jaarvergadering zijn vanaf 1 mei te verkrijgen in de kantine van AV Unitas

Atletiekvereniging Unitas Postbus 5168 6130 PD Sittard www.avunitas.nl [email protected]

UITNODIGING ALGEMENE LEDENVERGADERING 2009 AV UNITAS Geacht lid /Geachte leden, Namens het bestuur nodig ik u/jullie uit voor de jaarvergadering 2009 van AV UNITAS welke gehouden wordt op maandag 18 mei 2009 om 19.30 uur in de kantine van AV UNITAS aan de Eggerweg 4 te Sittard. Agenda: 1.

Openingswoord door de voorzitter, mededelingen, vaststellen agenda.

2.

Uitreiking prestatieprijzen 2008. Pauze

3.

Ingekomen stukken.

4.

Notulen jaarvergadering van 19 mei 2008 (conceptverslag bijgevoegd).

5.

Jaarverslag van bestuur.

6.

Realisatie 2008 en bevindingen accountant.

7.

Contributievoorstellen 2010.

8.

Begroting 2009

9.

Kantinedienst bij evenementen

10.

Bestuursverkiezing / vacatures Met ingang van het komende bestuursjaar hebben Klaas Pollema (toelichting ter vergadering) en Ger Lengowski (vanwege drukke andere werkzaamheden) aangegeven hun bestuurslidmaatschap te willen beëindigen. Concreet betekent het dat het bestuur thans nog slechts bestaat uit Frank Machiels, Ruud Storcken, Marlene Smeets -Haest. Normaliter dient het bestuur te bestaan uit 7 personen. Dit betekent dat er een fors aantal bestuursvacatures bestaat en simpelweg gezegd moet worden dat het bestuur thans te klein van omvang is en er gewoon zaken zullen blijven liggen. Het bestuur doet dus een klemmende oproep aan leden om zich kandidaat te stellen. Graag zijn de huidige bestuursleden bereid nadere inlichtingen te verstrekken aan eventuele kandidaten. Kandidaten gesteld door de leden kunnen schriftelijk, voorzien van 3 handtekeningen van leden en een bereidverklaring van de tegenkandida(a)t(en), tot 8 dagen voor de jaarvergadering kenbaar worden gemaakt bij de secretaris Marlene Smeets – Haest.

11.

Rondvraag en sluiting De toelichtende stukken t.b.v. de jaarvergadering zijn vanaf 1 mei te verkrijgen in de kantine van AV Unitas. Voor eventuele inlichtingen kunt u bellen met Marlene Smeets-Haest (046-4492521) of mailen [email protected]

1


Concept verslag ledenvergadering 19 mei 2008 Er waren 21 personen aanwezig, zie hiervoor de presentielijst. Er zijn afmeldingen ontvangen van Funs en Mieke Crolla. 1.

Opening door de voorzitter 19.15 Er wordt uitleg gegeven over de reden voor de afwezigheid van Hub Spee. De voorzitter maakt melding van de vele gesprekken die in het afgelopen jaar met de sportstichting zijn gevoerd, waardoor er onder andere sluitende afspraken gemaakt zijn omtrent het gebruik van de accommodatie. Daarnaast was het afwerken van de problemen van de Chemelotloop een item dat veel tijd in beslag heeft genomen. De Atletiekfederatie Limburg (AFL0 is nog in oprichting, maar vraagt ook veel tijd. De ontwikkelingen op dat vlak gaan langzaam en het gebruik van de accommodatie in dat verband en de daarmee gepaard gaande accommodatie- en trainerskosten is nog niet afdoende geregeld. De voorzitter concludeert vervolgens dat het een goed sportief jaar geweest is. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld

2.

Uitreiking van de prestatieprijzen en erespelden 2007. Prestatieprijzen JPC Jordy Klerkx MPC JPB Ernst Hobma MPB JPA Kai Smits MPA JD Glenn Boessen MD JC Rens Van Woudenberg MC JB Thom Heijnen MB JA MA Heren Wout van Wengerden Dames Erespelden: Ria Slegers,

Tinka Broekman Soffie Rutten Nina Kuczek Nynke Venhuizen Renée Granzier Denise Groot Kim Goedegebuure Bregje Crolla

Vervolgens wordt de vergadering geschorst en na 15 minuten hervat voor de resterende agendapunten. 3.

Ingekomen stukken Er zijn geen ter vergadering te bespreken stukken binnen gekomen.

4.

Notulen van de ledenvergadering van 23 april 2007 De notulen van de ledenvergadering van 2007 worden ter vergadering goedgekeurd

5.

Jaarverslagen: a.

Verslag van het bestuur. Naar aanleiding van het verslag wordt nogmaals stilgestaan bij het belang van goede communicatie. Het bestuur geeft aan dat veel energie gestoken wordt in het (vernieuwd) opzetten van de internetsite waardoor bijvoorbeeld uitslagen en wedstrijdverslagen snel beschikbaar zijn. De planning is dat de nieuwe site per juli beschikbaar komt. Daarnaast gaan de gedachten tevens uit naar het opzetten van een nieuwsbrief per mail. Naar aanleiding van een vraag over scholing wordt gewezen op de diverse cursussen voor trainers maar ook op de scholing voor het gebruik van het beschikbare AED toestel.

b.

Training. De scholing van het trainerskorps blijft een voortdurend en belangrijk aandachtspunt. Het bestuur ondersteunt het streven om scholingen zo veel mogelijk in het Zuiden te houden. Daarbij is men echter ook afhankelijk van degenen die de scholing geven, maar ook van de Atletiekunie die voor deze scholingen verantwoordelijk is. Het bestuur heeft

2


tevens besloten om lid te worden van het NKS omdat ook deze een omvangrijk opleidingspakket aanbieden. Nadeel van de aangeboden scholingen is dat deze vaak op zaterdag plaatsvinden. Ondanks herhaaldelijk aandringen wijkt de Atletiekunie hier niet van af. Een mogelijkheid zou zijn om Cor van Haren een scholing op de zondag te laten geven. Het moment van de scholing heeft grote invloed op de bereidheid een scholing te volgen. In 2007 heeft een thema-avond rond blessurepreventie en –behandeling in samenwerking met fysiotherapie plaats gevonden. Deze was toegankelijk voor zowel trainers als voor leden. Er was echter weinig belangstelling voor die avond. Het bestuur onderschrijft de opmerking dat de reden voor deze geringe belangstelling wellicht mede heeft samengehangen met het erg late tijdstip waarop deze bijeenkomst bekend werd gemaakt. De G-sport is een zeer dankbare groep om training aan te geven, maar vergt veel inspanning en veel trainers/begeleiders. Een goede verhouding tussen sporters en trainers/begeleiders is bij die groep van zeer groot belang.

6.

c.

Wedstrijdorganisatie Naar aanleiding van het verslag van de wedstrijdorganisatie, waar verder geen opmerkingen over zijn, wordt de aanwezigheid van EHBO en het beschikbaar komen van een draaiboek besproken. Het voorstel werd gedaan om structureel het Rode Kruis in te schakelen bij wedstrijden, hierdoor is er in ieder geval altijd EHBO aanwezig. Het bestuur merkt op in het verleden reeds het principe-besluit te hebben genomen dat er bij iedere wedstrijd EHBOaanwezig moet zijn. Dat hoeft niet altijd het Rode Kruis te zijn, als het maar wordt geregeld. Vervolgens ontstaat discussie over wie er voorverantwoordelijk is dat die dan ook daadwerkelijk wordt geregeld. Uiteindelijk is het bestuur voor alle reilen en zeilen binnen de vereniging verantwoordelijk, maar dit zou, aldus de voorzitter, een taak van de wedstrijdorganisatie moeten zijn. De noodzaak tot het beschikbaar komen van een draaiboek voor wedstrijden wordt ook in dit verband wederom bevestigd en daar zou ook deze kwestie ingeregeld moeten worden.

d.

Jeugdcommissie Er zullen in 2008 geen Zomerspelen worden georganiseerd omdat degene die dat vorig jaar hebben gedaan er dit jaar geen tijd voor hebben.

Realisatie 2007 en begroting 2008 Met betrekking tot de realisatie worden geen opmerkingen gemaakt. Klaas Pollema geeft een uitgebreide toelichting op de cijfers. Er worden enige vragen gesteld omtrent de schoonmaakkosten in relatie tot de exploitatiekosten bij de Sportstichting. De voorzitter geeft aan dat het onderwerp van de schoonmaakkosten een van de onderdelen is die betrokken zijn en worden bij de afspraken over compensatie van de vereniging voor deze kosten als gevolg van het gebruik door derden. Een afronding van de besprekingen over deze kwestie is nabij. Accountantsverklaring: de samenstellingsverklaring en de financiële verantwoording waren adequaat. De vergadering verleent het bestuur vervolgens decharge voor het gevoerde financiële beleid. De begroting voor 2008 wordt ter vergadering goedgekeurd. De complimenten zijn voor Marlene Smeets-Haest voor de uitstekende financiële administratie.

7.

Contributievoorstellen 2009 De contributievoorstellen worden ter vergadering goedgekeurd

8.

Wijziging erespelden Voorstel om de attentie voor een langdurig lidmaatschap uit te breiden met een attentie bij een 25- en 40-jarig lidmaatschap en deze in de toekomst bij de nieuwjaarsbijeenkomst uit te reiken wordt akkoord bevonden. De vergadering is het tevens eens met het bestuur om te bezien of de erespeld door een andere blijk van waardering vervangen kan worden.

3


9.

Kantinedienst bij evenementen Een verplichting opleggen dat bij het lidmaatschap van de vereniging dit als taak geaccepteerd wordt, ziet de vergadering niet zitten. De mogelijkheid van intekenlijsten worden besproken; directe benadering lijkt de beste optie en dit in combinatie met het benaderen van jeugdleden. Voorstel is om ook door middel van de nieuwsbrief mensen te benaderen voor ondersteuning bij evenementen.

10. Verenigingsmanager Frank geeft uitleg rond de inzet van een verenigingsmanager. Door diverse invloeden worden steeds meer eisen aan het bestuur en de vereniging gesteld, die door middel van de huidige structuur niet meer te beheersen zijn. Door het aanstellen van een verenigingsmanager kan een verdere professionalisering van de vereniging plaatsvinden. Een en ander zou in samenwerking met de gemeente georganiseerd kunnen worden. De gemeente heeft gelden ter beschikking gekregen voor de aanstelling van zogenoemde combinatiefunctionarissen. Een dergelijke functionaris heeft deels een aanstelling bij een onderwijsinstelling en deels bij een vereniging (sport, cultuur of welzijn) en kan bij een vereniging als de onze in dat kader trainingen verzorgen, maar ook taken als verenigingsmanager behoren tot de mogelijkheden.

In dit verband trekt Unitas samen met Scoop op omdat de gecombineerde accommodatie in de besprekingen hierover een groot pluspunt is. In 2008 en 2009 zal hier verder aandacht aan besteed worden. Na een korte pauze volgt de rondvraag, waarbij Klaas Pollema niet aanwezig is. 11. Rondvraag a. Tijdens de rondvraag uiten enkele leden forse kritiek op het functioneren van het bestuur. Men geeft – zakelijk weergegeven - aan dat er teveel zaken via één persoon/bestuurslid lopen, wat de continuïteit van veel zaken in gevaar brengt. Mede hierdoor ontstaat veel irritatie en onbegrip wie zaken oppakt en op welke wijze zaken worden opgepakt. De andere bestuursleden zijn te weinig zichtbaar. De voorzitter geeft aan dat de ledenvergadering naar zijn mening ook niet de geschikte plek is om dit soort zaken te bespreken, omdat de kritiek vooral het functioneren van een bestuurslid bevat die bij dit onderwerp ook nog eens niet aanwezig is. De voorzitter verbaast er zich verder over dat deze punten dan niet eerder naar voren zijn gebracht richting het bestuur. Hij nodigt de betreffende leden uit om in een volgende bestuursvergadering met het bestuur van gedachten te wisselen over de kritiekpunten. b. Er wordt medegedeeld dat Yoram Moonen de vrijwilligerscoördinatie op zich gaat nemen. c. Michel Visschers spreekt zijn bezorgdheid uit over het kwaliteitsverlies in de lopersgroep van Unitas. Unitas was vroeger een atletiekvereniging met veel en vooral ook goede lopers. Dat is nu niet meer het geval. Er zijn wel talenten maar dat betreft een heel klein groepje. Er wordt een voorstel gedaan om Cor van Haren te benaderen om als coördinator van de looptrainingen op te treden. Frank onderschrijft dat verzoek. In het licht hiervan legt Frank de insteek van de AFL uit. Net als Atlas in het verleden heeft gedaan, is het de bedoeling dat er door de AFL trainingen georganiseerd gaan worden waar leden van verschillende verenigingen aan deel moeten kunnen nemen. Die opzet moet de mogelijkheid geven om voor de verschillende disciplines goede trainers aan te trekken, hun betaling adequaat te regelen en uiteraard tevens talenten de gelegenheid geven om met andere talenten gezamenlijk te trainen. Daar past het benaderen van Cor prima bij. De vergadering wordt om 22.30 uur gesloten. Ger Lengowski Secretaris

4


Toelichting jaarvergadering 2009 Erespelden Vorig jaar is gesproken over het afschaffen van de erespeldenregeling. Het afschaffen van het stil staan bij een langjarig lidmaatschap van leden werd niet gewenst. Voor het tot uitdrukking brengen van de waardering voor dergelijke leden zou wel gekeken kunnen worden naar een andere manier om dat onder de aandacht te brengen. Het bestuur heeft het afgelopen jaar besloten dit stilstaan bij een langdurig lidmaatschap te doen op een feestavond die gecombineerd wordt met de nieuwjaarsreceptie. In 2010 wordt daar mee gestart. Contributieverhoging Een gepaste contributieverhoging wordt voorgesteld vanwege de toenemende kosten waaronder de algemene kosten, maar ook voor cursussen, kosten van vrijwilligers etc... Voorstel verhoging 2010: 4 euro per jaar bij 2 x trainen voor alle categorieën 6 euro per jaar bij 3 x trainen voor alle categorieën 8 euro per jaar bij meer dan 3 x trainen voor alle categorieën Familielidmaatschap verhogen met 16 euro per jaar voor 2x trainen. De knipkaarten zullen eveneens worden verhoogd. Kantinebezetting De bezetting van de doordeweekse trainingsavonden is in toenemende mate moeilijk gebleken. Die avonden zijn inmiddels weer geregeld. Voor de wedstrijden is het probleem onverminderd aanwezig. Er zijn vooral vaak wedstrijden voor pupillen. Het bestuur stelt daarom wederom voor om te komen tot een verplichting voor ouders van pupillen om bij toerbeurt – uiteraard met ondersteuning van ervaren medewerkers- tijdens die wedstrijden kantinedienst te verrichten. Zodra de wedstrijden voor deze categorie bekend is zal een inschrijvingsmogelijkheid worden geopend. Niet ingevulde plekken zullen dan bijvoorbeeld bij loting uit de ouders van deelnemende pupillen moeten worden ingevuld. Jaarverslag bestuur 2008 Project 2012 In het jaarverslag van 2008 is van dit project reeds melding gemaakt. Kort gezegd behelst dit project het faciliteren van talenten bij het eventueel behalen van het voldoen aan de kwalificatie voor de Olympisch Spelen in 2012 te Londen. Het bedoelde project zou tevens moeten leiden tot het verbeteren van trainingsmogelijkheden en faciliteiten voor andere talenten. In 2008 zijn verdere stappen ondernomen om te komen tot invulling van deze wens. Dit in nauw overleg met de Rens Blom Foundation. Door de Stichting Topsport is begin dit jaar een opdracht verstrekt aan Rens om te komen tot een concretisering van dit plan, waarna het streven is te komen tot daadwerkelijke uitvoering van dit plan. Eea is een gecompliceerd proces met vele betrokkenen en belangen en hangt nauw samen met ontwikkelingen omtrent de sportzone plannen van de gemeente. Combinatiefunctionaris Door het bestuur zijn in 2008 diverse gesprekken gevoerd over het aanstellen van een combinatiefunctionaris. De gemeente SittardGeleen loopt met betrekking tot de uitvoering van de aanstelling van deze functionarissen achter op vele andere gemeenten. Dennis Meens, trainer bij de pupillen, is bijvoorbeeld in Venlo aangesteld in een dergelijke functie en vult een deel van zijn aanstelling in bij Scopias. Sponsoring Niettegenstaande de slechte situatie op de sponsormarkt zijn we er in geslaagd onze sponsoren te houden en zelfs uit te breiden. Naast enkele kleine sponsoren is MH Roadstyling bereid gebleken als onze hoofdsponsor te gaan fungeren zijn sponsoren jaarlijks een groot bedrag (tot 2012) en willen met hun sponsoring vooral de talentontwikkeling bevorderen. Wij zijn er zeer verheugd over MH Roadstyling als onze hoofdsponsor te hebben mogen verwelkomen!!

5


Bestuurssamenstelling Vorig bestuursjaar is Hub Spee overleden. Verder hebben diverse bestuursleden nav de jaarvergadering van vorig jaar in overweging genomen hun bestuurslidmaatschap te beëindigen. Dat heeft sporen nagelaten binnen het bestuur en zeker geleid tot een motivatiedip. Niettegenstaande die dip is gepoogd de lopende zaken zo goed mogelijk te behartigen en nieuwe zaken op de rails te zetten. Trainingen Ted Altena is aangetrokken voor het verrichten van werkzaamheden als trainer maar ook algemene verenigingsondersteunende taken. Vooralsnog is vooral aan dat eerste invulling gegeven. Dat heeft er mede mee te maken dat eind vorig jaar is besloten voor diverse talenten meer trainingen (5 per week) te gaan aanbieden. Naast de reguliere taken, heeft Ted ook het trainen van die groep op zich genomen. Contributie In de loop van het jaar is besloten te komen tot een aangepaste contributiestructuur voor leden die 3 keer of meer per week trainden. Gepoogd is de reden daarvoor/gedachte daar achter zo goed mogelijk uit te leggen via een informatieschrijven, maar ook een informatiebijeenkomst. De meeste leden/ouders op een enkeling na hebben zich met de aanpassing kunnen verenigen. Technische commissie De Technische commissie is opnieuw opgezet. Per trainingsgroep (bijvoorbeeld: pupillen, AB junioren, CD junioren, recreanten, wedstrijdlopers is een coördinator aangewezen en die vertegenwoordigt de trainers van de betreffende groep in de technische commissie en vormt voor het bestuur ook het eerste aanspreekpunt als er zaken zijn aangaande die betreffende groep. Unitas en het goede doel In 2008 is er voor het eerst gecollecteerd voor het Fonds gehandicaptensport. Die collecte was een bescheiden succes. Mede dankzij de collecte en de inspanningen voor onze minder valide sporters zijn er ook goede contacten opgebouwd met dat Fonds. Dat Fonds heeft ook de mogelijkheid verenigingen als de onze subsidies te verstrekken bijvoorbeeld voor de aanschaf van materiaal of evenementen. In 2008 heeft dat dankzij de inspanningen van Ruud geleid tot een aanzienlijke subsidie. Atletiekfederatie Limburg Frank Machiels heeft in het verslagjaar besloten niet langer betroken te willen zijn bij het bestuur van de AFL. in de praktijk is gebleken dat de belangen van de AFL en AV Unitas moeilijk te scheiden zijn. Daarenboven is de vorming van een bestuur moeizaam gebleken en werd van de bestuurders veel meer verwacht dan in eerste instantie de bedoeling was. Zo ontbrak bijvoorbeeld de geplande professionele ondersteuning. Er zijn met de AFL wel afspraken gemaakt over diverse financiele zaken. Vanwege een – uiteindelijk gebleken - gebrek aan diezelfde financiele middelen bij de AFl is die kwestie nog niet afgehandeld. Unitas heeft derhalve nog een vordering op die AFL. Wedstrijdorganisatie Met een nieuwe formatie van de wedstrijdorganisatie zijn er een aantal leuke wedstrijden georganiseerd. Een aantal nieuwe enthousiaste vrijwilligers zijn erin geslaagd om in een korte periode de wedstrijdorganisatie te ondersteunen. De wedstrijden werden goed bezocht door eigen leden en verenigingen in de omgeving. Ook werd in 2009 wederom het LK Indoor in Dusseldorf georganiseerd door AV Unitas. Zorgen worden uitgesproken over het aantal inzetbare vrijwilligers tijdens deze wedstrijden.

6

De toelichtende stukken t.b.v. de jaarvergadering zijn vanaf 1 mei te verkrijgen in de kantine van AV Unitas

Recommend Documents