De subsidiecommissie besprak enkele aanpassingen, die jullie hopelijk het leven wat gemakkelijker kunnen maken

LOKO ALGEMENE VERGADERING 21 FEBRUARI 2014 – 21U – AULA LACROIX

UITNODIGING 0 Verwelkoming 1 Goedkeuring verslagen (bijlage 1) AV: 20 dec (bijlage 2, p. 2) AB: 17 feb CoCo: 21 dec RvB: 9 okt, 13 nov, 18 dec DB/WV Sociaal: 10 feb WV Cultuur: 18 dec WV Sport: 11 feb WV Internationaal: 17 dec

2 Goedkeuring agenda 3 Strategische punten 3.1 iCare Ilse komt langs om ons info te geven.

3.2 Aanpassingen subsidiereglement (bijlage 3) De subsidiecommissie besprak enkele aanpassingen, die jullie hopelijk het leven wat gemakkelijker kunnen maken.

3.3 Evaluatie en actuals Orientation Days (bijlage 4) Sander kijkt terug op de ontvangst van de nieuwe internationale kindjes.

3.4 Herbegroting (bijlage 5) De CoCo herverdeelde wat centjes.

UITNODIGING

Algemene Vergadering

1

3.5 Budgetten (bijlage 6) Ithaka, IfTF, Beiaardcantus en dies meer hebben centjes nodig.

3.6 Evaluatie beleidsplannen (bijlage 7) De CoCo belichtte zichzelf. Aan u om akkoord te gaan.

3.7 Kiesreglement na integratie (bijlage 8) Helaas is er nood aan wat veranderingen. Gelukkig valt het in de praktijk nog redelijk mee.

3.8 Ontslag Nanxin (bijlage 9) Nanxin Sun van Diversiteit zal ons helaas verlaten.

4 Operationele punten 4.1 Update Activiteiten Toon deelt vanalles mede i.v.m. de Beiaardcantus.

4.2 Update Alma De jongens verduidelijken graag even de ontslagenkwestie.

4.3 Update Sport Erasmuscup, Studentenmarathon... da kan zomaar allemaal!

4.4 Update Sociaal (bijlage 10) Partycipation, EHBS, iCare, filmpjes … het kan niet op!

4.5 Update studentenoverleg (bijlage 11) Branding, fuifbeleid, doopcharter, flikken, Fakbar 2.0... noem maar op!

4.6 PCC Om een pecuniarie controlecommissie samen te stellen, zoeken we nog één AV-lid, dat zich hiervoor wil inzetten. Kandidaten?

4.7 Subsidies De resultaten van de tweede schijf werden via e-mail goedgekeurd en uitbetaald.

4.8 Hervorming Kringsymposium (bijlage 12) We dachten na over een zinvollere invulling van het symposium.

4.9 Verzekeringen kringen Karel vraagt om een lijst.

UITNODIGING


2

4.10 Noteble Studentenondernemers presenteren zich.

5 Uitnodigingen februari 3-2: Patroonsfeest (kantoor toe)

10 – 14/3: week van de vrijwilliger

3-9/2: lesvrije week

10/3: AB

6-9/2: International Days

11/3: Bureau Internationaal | WV Sport

7/2: International Party II

12/3: bureaucantus vs. veto vs. stura

9/2: Plan Sjarel Pedagogische kring

13/3: infomoment LOKO-werving

10/2: WV sociaal

14/3: AV

11/2: Fakbaroverleg

15/3: deadline subsidies

16/2: Plan Sjarel Crimen

16/3: Plan Sjarel KLA&Apollonia

17/2: AB

17/3: deelbureau sociaal

18/2: Bureau Internationaal

18/3: WV internationaal & Sport

19/2: WV Cultuur

19/3: Studentenmarathon | WV Cultuur

21/2: AV

20/3: verkiezingsdebat Knack

23/2: Plan Sjarel VRG

23/3: Plan Sjarel Medica & Eros & Medisoc

25/2: WV internationaal & Sport

24/3: WV sociaal

maart

25-29/03: Ithaka

3/3: WV sociaal

29/3: Erasmuscup

6/3: IFTf openingsavond

30/3: Plan Sjarel VTK

9/3: Plan Sjarel Farma

31/3: AB

6 Varia −

afterparty @Dulci (samen met de Alumni)

UITNODIGING


3

LOKO ALGEMENE VERGADERING 20 DECEMBER 2013 – 21U – AULA LACROIX

UITNODIGING Aanwezigen: Ellen Vervoort, Marjolein Van der Waa (Alfa); Pieter Cocquyt, Silvy Thijssen, Britta Hanssen, Maxime De Huyvetter (Apolloon); Kathleen Lewyllie, Stefanie Dries, Anneleen De Geest, Elisabeth Schelstraete (Babylon); Wannes Dejonckheere, Elja Eskens (Bios); Charlotte De Wilde (Canonica); Arne Van den Bossche, Toon Van Schel (Chemika); Moulit Jannis, Karen Dooms (Diana); Evelien Maes, Elke Cruysberghs (Educata); Kjell Geurts, Anne Dehaen, Dennis Keller, Julie Massart, Arne Driesen, Koen Spliet (Ekonomika); Thomas Van Hoey (Eoos); Charles-Alexandre Mattelaer (Farma); Nathan Reinders (Geos); Jonas Lambrechts, Maarten Koninckx, Nina Geenen (Historia); Lies Lammens, Jochem Jeunen (Industria); Jasmien Schutz, Cilia Gauvy (Mecenas); Jasper Van Criekinge, Andreas Frans, Sebastian Vandenbroeck, Shana Wouters, Jeroen De Haes, Nick Narinx (Medica); Marthe Wens, Enyo Vanmontfort (Merkator); Aurelie Buti (Musicologica); Sofie Weyn, Jolien De Bruyne, Freya Geeroms, Lauren De Meester, Kenny Dekeyzer (Psychologische kring); Jent Royen, Bart Claerebout (Soca); Robin Ska, Alberick Lismont, Jonas Codron, Tine Exelmans, Jorn Hendrickx, Daan Wendelen (VTK); Jels Boulangier, Robin Goris (Wina) Marrit Van den Heuvel, Sander Beelaert, Rien Hoeyberghs, Simon Mestdagh, Jan Blykers, Karel Van Den Bossche, Joris Van Houtven, Toon Huls (CoCo); Joris Gevaert (studieinfrastructuur); Pieter Verhoeven (RvS); Haroun Boujemaa (Alma); Fien Mertens (ACCO); Mathias Bruyninckx (Mobiliteit & VELO); Thomas Cliquet (Diversiteit); Anne Everars (Cultuurcommissie); Evelyne Van Hecke, Laura Geerts (Staf); Jens Cardinaels (VETO); Bert Van de Poel, Jonas Billen (Liefhebbers) Verontschuldigd: Eros, NFK, VRG Nanxin Sun (Diversiteit), Wouter Leemans (ACCO) Afwezig: Apollonia, Crimen, De Kelten, Didactica, Katechetika, KLA, LBK, Medisoc, Pedagogische Kring, Politika, Steil Niels Decoster, Claudia Löwik, Maarten Vander Cruyssen (CoCo); Cathérine Harlet, Michaël Hillen (RvS); Niek Ritzen (Alma); Jeff Bortels (ACCO); Hella Thielen, Claïs Lemmens (Cultuur); Hanne Sterkens (Sport) Verslag: Laura Geerts (Staf Centraal)

VERSLAG

Algemene vergadering

1

1 Goedkeuring Verslag p.4 Toon moet wakker worden = wakker blijven

2 Goedkeuring agenda Goedgekeurd.

3 Strategische punten 3.1 Engelse Kringsites (presentatie Sander) De faculteitskringen geven niet altijd het goede voorbeeld in de “common language”. Vermoedelijk is dit één van de redenen dat de studenten niet altijd de weg vinden naar hun eigen kring. Dit punt werd reeds eerder aangehaald op verschillende (werk)vergaderingen, maar er lijkt weinig vooruitgang te zijn. Daarom een how-to en een prioriteitenlijst! Vooral essentiële informatie zou op korte termijn (= deze maand) nog vertaald moeten (kunnen) worden: over kring, cudi, activiteiten (sport) en onderwijs + contactinformatie. ! Als het te complex (of tijdrovend) zou zijn de vertalingen zelf te voorzien, staat er een team van vertalers (Danku, Babylon!) voor jullie klaar. Mailtje naar [email protected]. (Liever ook geen foute vertalingen, dat maakt geen goeie indruk voor jullie kring.) Aub een minimum aan effort tegen de Orientation Days (=lesvrije week); er wordt naar jullie verwezen, maar dan volgt er niets… Wel cudos voor Ekonomika, Eoos, Wina, Katechetika, NFK, VTK en andere pioniers! Zelf doen we ons best om onze eigen website binnen onafgeziene tijd tweetalig te maken.

3.2 International survey Vorig jaar schreef LOKO Int. een enquête uit om te peilen naar de tevredenheid van internationale studenten aan de KU Leuven. De resultaten zijn relevant voor meerdere actuele dossiers en werden reeds gebruikt voor een aantal zaken. Enkele conclusies: - De meeste deelnemende studenten kenden LOKO Int. al (wat niet verrassend is, aangezien wij de enquête verspreidden) - Veel inzetten op Orientation Days qua zichtbaarheid en contact - Pangaea en The Voice worden gewaardeerd in de internationale gemeenschap - Activiteiten zijn secundair als kennismakingsplatform - Think Abroad Month (2012) had niet helemaal het gewenst effect, vanwege magere communicatie. Vooral de betrokkenheid van de Vlaamse studenten was enigszins verontrustend. Gelukkig dit jaar op bepaalde thema’s al vooruitgang geboekt. - Gelukkig wist meer dan de helft wat en hoe een kring is en werkt. (35% kan dan weer niet uit een checklist zijn/haar eigen kring aanduiden…)

VERSLAG


2

- Kringen die deelnamen aan de O.D. waren beduidend populairder. De reden waarom men geen lid werd waren vooral onwetendheid/miscommunicatie (bv. misvatting clubs/fraternity-sorority) of soms ook leeftijdsverschil. - Activiteiten van kringen zijn populair, maar ‘segregerende’ activiteiten worden niet altijd goed ontvangen. Liever ‘gewone’ activiteiten opener maken naar internationals toe. Sportactiviteiten zijn een goed begin! - De link tussen kringen met onderwijs en cursusdienst is niet altijd even duidelijk. Wat betreft de (emotionele) toegankelijkheid van fakbars is er nog ruimte voor verbetering. - Thematische ISA’s zijn populairder dan culturele. (International Student Association) Hier zou meer connectie met de kringen misschien ook gepast zijn. ESN is met voorsprong de populairste.  we (LOKO en Kringen) zijn op de goede weg, maar er is nog werk aan de winkel! (beoogde initiatieven zijn bv. een brochure, een betere infosessie enz.) (Ook bij de KUL is er nog véél marge voor vooruitgang.)  Laat de O.D. niet liggen; het is dé kans om je internationale studenten te betrekken!  Pas op met aparte circuits voor Engels/Nederlands.  Commentaren altijd welkom op de WV! Voel je absoluut vrij om op basis van de nota in je eigen kring na te denken over wat het beter kan.

3.3 Evaluatie Think Abroad Month In samenwerking met ISA’s en kringen stond november in het teken van onze campagne rond studeren in het buitenland. Er is veel ingezet op communicatie en veel studenten zijn bereikt. Toch enkele opmerkingen - te laat begonnen; de poster kon pas gemaakt worden nadat alle activiteiten definitief was + bij TheStuff was er ook wat vertraging - te veel drukwerk; dit wordt meegenomen - promo werd eigenlijk amper door de kring mee verdeeld, hoewel jullie op de AV/WV met alles hebben ingestemd (materiaal op de cudi’s leggen enz. zou hierbij van nut kunnen zijn) - er kan overwogen worden om andere flyerlocaties aan te doen - cijfers van Google Analytics zijn tof en maken ons tevreden! - er waren heel veel shiften, die jammer genoeg door een kleine groep werden gedragen, hoewel dit een activiteit van iedereen is. Daarnaast ook het overzicht soms wat verloren; timing niet altijd ideaal.

VERSLAG


3

- Veel positieve reacties op International Fair, enkel verdeling van de standjes misschien een werkpunt (all in the mix!), alsook striktere afspraken met de standhouders. (! Met KHL wordt gekeken naar een koppeling met Project Go International.) - Afsluiter was LOKOMOTION@Albatros: jeej voor afdelingsoverschrijdende activiteiten en integratie met lokale studenten. Enkele minpuntjes: muziekgenre, grote zaal, afgelegen locatie enz. - Veel initiatieven van LOKO en de kringen, maar we kijken uit naar een iets betere spreiding en promotie + de mogelijkheid om meer samenwerking tot stand te brengen. Hierover volgt een evaluatieform!  sterk advies om deze campagne verder te zetten, maar veel sneller beginnen aan de voorbereidingen is nodig!  hopelijk het gewenste effect om de goeie zaken verder te zetten gedurende het hele academiejaar

3.4 Besteding middelen buspas Het geld dat resulteerde uit de betaling van de buspas, moet zoals afgesproken worden gespendeerd aan studentenmobiliteit. Het algemeen bureau maakte een prioriteitenlijst van de besproken suggesties.

-- algemene opmerkingen, zie verslag AB -- Een snuggere Winees wil meer geld steken in fietsenstallingen. Bijvoorbeeld op de campussen? (Het is immers KUL-geld en geen stad-geld.) Een snuggerdere Ulyssisees is voorstander van minder GAS-boetes door meer stallingen. Chemika is het snuggerst en zegt dat fietsenstallingen net leiden tot boetes. - Enkel elektrische pompen zijn een optie voor Ekonomika. - Musicologen (zelf beruchte/geliefde vandalen) merken op dat een strategische plaatsing noodzakelijk is om vandalisme en diefstal tegen te gaan. Daarom vragen we om locaties waar veel studenten komen overdag en niet per se feestzones. Mail gerust naar [email protected]. De volgorde van de prioriteiten wordt beaamd. Vooral punt 1, 2 en 4 krijgen veel bijval. Punt 3 wordt genuanceerd; het moet dan wel deftig zijn, misschien moeten de bestaande herstelpunten vooral worden uitgebreid?

3.5 Opvolging Danny Pieters LOKO Int. is in haar gat gebeten over de uitspraken van onze vicerector. Er werd een voorstel tot open brief opgemaakt. Enkele reacties: - Ekonomika vindt het overbodig tenengetrap en wil liever geen persoonlijke ‘aanval’ tegen Danny - VTK ziet niet in hoe een publieke reactie kan bijdragen aan een beter beleid - Chemika wil zeker de samenwerking in de toekomst niet hypothekeren door tegen de schenen te schoppen

VERSLAG


4

Psychologische kring is wel voorstander van een reactie om de studentenvertegenwoordiging te verdedigen. Idem Bios, doch genuanceerder. Wina wilt het harder. Educata wil graag iets “extreems” om de aandacht te trekken. - Canonica denkt niet dat de studenten per se veel waarde zullen hechten aan de woorden van de vicerector - StuRA ondertekent de brief niet mee - Babylon kan goed lezen en verwijst naar de verwijswoorden. Zij willen niet dezelfde fout maken door details uit te lichten/woorden te verdraaien. Het moet ook snel gebeuren en dus is wachten op de volgende VETO niet ideaal. Is wachten op het tweede semester wel een oplossing? Dat is dan wel weer wat laat… - Er wordt opgemerkt dat de mening van de AV wordt gewaardeerd, maar dat ze wel niet strookt met de vertegenwoordigers in de WV; probeer af te toetsen met je kringafgevaardigden wat jullie mening is. - Gewoon het beleid (per e-mail?!) sturen lijkt nogal willekeurig en zal niet het gewenste effect hebben. Algemene conclusie; - ja, je mag iets zeggen tegen Danny, maar niet in de pers - ja, je mag iets publiceren als wederwoord, maar niet deze persoonlijke tekst; eerder het nut/de resultaten van ons beleid, dat positief wordt geëvalueerd en gedragen - we willen vooral de student informeren, Danny kan wel tegen een stootje Ideeën naar [email protected].

3.6 Verkiezing ACCO Joris Gevaert werd verkozen met verve. V: 61 T: 0 O: 0 Een vat.

3.7 Vervolgenquète Alma De heren van Alma werkten aan een opvolgenquête met betrekking tot Alma Gasthuisberg; ze gingen na of een wijziging van de openingsuren zou leiden tot een rendabeler beleid. Het resultaat is nogal vaag; misschien wel. De AV merkt op dat andere problemen er prangender zijn, zoals het plaatstekort tijdens de middag. Dat zou bij de verbouwingen in 2016 moeten worden opgelost.

VERSLAG


5

4 Operationele punten 4.1 Update Activiteiten Er zijn tien werkgroepen met een coördinator. Alles loopt oké. Vraag i.v.m. de clubs: is het oke dat zij geen kaarten krijgen? Ja, dat is oké. Zij doen dan ook geen shiften meer; die worden bijgevolg door de kringen opgevangen.

4.2 Update Sociaal WV en DB versmelten in het voordeel van zowel kringen als mandatarissen. De AV heeft daar niet echt een mening over en stemt in.

4.3 Verzekeringen kringen Gegevens van polissen bundelen; worden bepaalde evenementen uitgesloten door bepaalde verzekeraars enz.? (Uiteraard op anonieme wijze.) Het doel? Informatie bezorgen aan integrerende mensjes. Karel stuurt een mail en hoopt op reactie.

5 Uitnodigingen Allen welkom op LOKO om te blokken en/of te helpen bij SOS Blok!

6 Varia -

Gelieve nog te reageren op de codex-mail die Rien stuurde.

-

Vergeet niet dat de deadline voor de subsidies 31 dec is!

-

Sander dankt de vele aanwezigen op de WV. Marrit is daarentegen droevig tot de derde macht.

-

[email protected] voor vrijwilligers en ideeën voor de B-LOKO!

-

Wil LOKO mee in de extra AV op 14 feb? Nee, bedankt.

VERSLAG


6

’s Meiersstraat 5 - 3000 Leuven tel: 016/22 31 09 fax: 016/22 01 03 www.loko.be – [email protected]

SUBSIDIEREGLEMENT Inhoud

A. Subsidiereglement.......................................................................................................... 3 1 De subsidiecommissie.................................................................................................. 3 1.1 Leden...................................................................................................................... 3 1.2 Taakomschrijving.................................................................................................... 3 1.3 Aanwezigheidsquorum...........................................................................................3 1.4 Beslissingsprocedure.............................................................................................. 3 2 Algemene bepalingen................................................................................................... 4 2.1 Reglement.............................................................................................................. 4 2.2 Criteria voor subsidiëring........................................................................................ 4 2.3 Goedkoopste formule.............................................................................................4 2.4 Dubbele subsidiëring..............................................................................................4 2.5 Intentie................................................................................................................... 4 3 Subsidieerbare kringen en verenigingen.......................................................................5 3.1 Kringen .................................................................................................................. 5 3.2 Vrije verenigingen................................................................................................... 5 3.2.1 Algemene erkenningscriteria........................................................................5 3.2.2 Vormvereisten erkenningsaanvraag ............................................................5 3.2.3 Aanvraagprocedure......................................................................................6 3.2.4 Beroepsprocedure........................................................................................6 4 Verdeling van subsidies................................................................................................ 6 4.1 Subsidiebedragen................................................................................................... 6 4.2 Overschrijdingen van het schijfbedrag...................................................................6 4.3 Overschotten.......................................................................................................... 6 5 De aanvraagprocedure.................................................................................................7 LOKO

Subsidiereglement

1

5.1 Indienen van subsidieaanvragen............................................................................7 5.2 Vormvereisten........................................................................................................ 7 5.3 Goedkeuren van subsidieaanvragen.......................................................................7 5.4 Afwijzing................................................................................................................. 7 5.4.1 Herindiening................................................................................................. 7 5.4.2 Beroepsprocedure........................................................................................7 B. Criteria voor subsidiëring................................................................................................8 1 Waarvoor kan je subsidies aanvragen?.........................................................................8 2 Basisregels................................................................................................................... 8 3 Specifieke voorwaarden voor verenigingen..................................................................8 3.1 Algemeen............................................................................................................... 8 3.2 Voor politieke verenigingen....................................................................................8 3.3 Voor internationale verenigingen ...........................................................................9 3.4 Voor sportverenigingen .......................................................................................... 9 4 Algemene kosten voor de vereniging............................................................................9 4.1 Publicatiekosten Belgisch Staatsblad......................................................................9 4.2 Abonnementen....................................................................................................... 9 4.3 Domeinnaam website............................................................................................. 9 4.4 Software en licenties............................................................................................ 10 4.5 Vrijwilligersverzekering......................................................................................... 10 4.6 Informatief Drukwerk............................................................................................ 10 5 Subsidieerbare activiteiten......................................................................................... 11 5.1 Algemeen............................................................................................................. 11 5.1.1 Soorten activiteiten....................................................................................11 5.1.2 Gezamenlijke activiteiten...........................................................................11 5.2 Culturele en educatieve activiteiten.....................................................................11 5.3 Sportactiviteiten................................................................................................... 11 5.4 Sociale Activiteiten............................................................................................... 11 5.5 Teambuilding........................................................................................................ 11 5.6 Activiteiten van langere duur................................................................................11 5.5.1 Reizen – weekends.................................................................................12 5.5.2 Tentoonstelling.......................................................................................12 6 U organiseert?................................................................................................................ 12 6.1 Verplaatsingskosten.............................................................................................. 12 6.1.1. Voor individuele verplaatsingen (gastsprekers, moderatoren, enz. ).........12 6.1.2. Voor verplaatsingen van groepen (vanaf 5 personen)...............................12

LOKO

Subsidiereglement

2

A Openbaar vervoer........................................................................................12 B Eigen wagen................................................................................................ 12 C Ingelegde bussen......................................................................................... 13 D Cambio........................................................................................................ 13 6.2 Promotioneel drukwerk......................................................................................... 13 A. Flyers.......................................................................................................... 13 B. Affiches....................................................................................................... 13 6.3 Bedankingen......................................................................................................... 13 6.4 Lokalen................................................................................................................. 15 6.5 Audiovisueel materiaal, sportmateriaal................................................................15 7 U participeert?............................................................................................................ 16 8 Niet subsidieerbaar..................................................................................................... 16 8.1 Niet subsidieerbare activiteiten/kosten.................................................................16 8.2 Niet subsidieerbare activiteiten............................................................................16 9 Andere kosten............................................................................................................. 17 10 Sancties.................................................................................................................... 17 C. Criteria voor subsidiëring van projecten.......................................................................18 1 Doel van de subsidies................................................................................................. 18 2 Voorwaarden voor projectsubsidies............................................................................18 2.1 Het eenmalige karakter van een projectsubsidie..................................................18 2.2 Organiserende vereniging....................................................................................18 3 Timing van een aanvraag........................................................................................... 18 4 Inhoud van een projectaanvraag................................................................................18 5 Bedrag........................................................................................................................ 19 5.1 Budget.................................................................................................................. 19 5.2 Subsidie................................................................................................................ 19 6 Beoordeling................................................................................................................ 19 6.1 Subsidiecommissie............................................................................................... 19 6.2 Algemene Vergadering......................................................................................... 19 7 Uitbetaling.................................................................................................................. 19

LOKO

Subsidiereglement

3

LOKO

Subsidiereglement

4

A. Subsidiereglement 1 De subsidiecommissie De Leuvense Overkoepelende Kringorganisatie (LOKO) erkent en subsidieert bepaalde activiteiten die georganiseerd worden door en voor de Leuvense student, vanuit de Leuvense hogeschool- en faculteitskringen en de erkende vrije verenigingen. De Subsidiecommissie is de commissie die instaat voor de verdeling van deze subsidies.

1.1 Leden De subsidiecommissie wordt samengesteld op en door de LOKO-AV. Specifiek worden de kringen en vrije verenigingen samengeroepen om hun eigen vertegenwoordigers af te vaardigen. De bekrachtiging hiervan gebeurt op de LOKO-AV met een motivatiebrief en cv. De volgende leden maken deel uit van de subsidiecommissie: •

minimum vier vertegenwoordigers van LOKO. –

Een lid van de CoCo of een van de stafmedewerkers die geen deel uitmaakt van een van de onderstaande afdelingen. In het geval er een financieel beheerder is, zetelt hij/zij automatisch in de commissie. (Deze persoon is tevens voorzitter van de subsidiecommissie.)

–

De coördinator Sport of een stafmedewerker van LOKO Sport.

–

De coördinator Cultuur of een stafmedewerker van LOKO Cultuur.

–

De coördinator Internationaal.

–

De coördinator Sociaal of een stafmedewerker van LOKO Sociaal.

Internationaal

of

een

stafmedewerker

van

LOKO

(Het aantal afgevaardigde stafmedewerkers mag maximaal uit 2 bestaan.) •

minimum vier vertegenwoordigers van kringen of overkoepelingen die door LOKO erkend worden.

•

minimum vier vertegenwoordigers van overige verenigingen die door LOKO erkend worden.

Uiteraard worden alle leden van de commissie verondersteld op een onpartijdige manier te handelen en naar eer en geweten alle verenigingen gelijkwaardig te behandelen.

1.2 Taakomschrijving De subsidiecommissie is verantwoordelijk voor de controle van de subsidieaanvragen, erkenningsaanvragen en de verdeling van de gelden. Zij komt telkens samen na het aflopen van een periode en overloopt de aanvragen, voorbereid door een stafmedewerker van LOKO. Problematische of onduidelijke aanvragen worden besproken en er wordt een motivatie gegeven voor eventuele afwijzingen. De subsidiecommissie kan te allen tijde een aanvraag opschorten indien zij dat nodig acht. Indien nodig is het ook de taak van de commissie de relevantie van dit reglement te herbekijken. In elk geval ligt de uiteindelijke beslissing steeds in handen van de LOKO-AV.

LOKO

Subsidiereglement

5

1.3 Aanwezigheidsquorum De vergadering kan slechts plaatsvinden indien van alle drie de geledingen (LOKO, kringen en verenigingen) minstens een vertegenwoordiger aanwezig is.

1.4 Beslissingsprocedure De subsidiecommissie neemt uitsluitend beslissingen op basis van consensus. Elke aanvraag waarover twijfel bestaat wordt naar de AV gebracht.

2 Algemene bepalingen 2.1 Reglement De subsidiëring van kringen en verenigingen door LOKO gebeurt volgens dit reglement. Een laatste versie van dit reglement is goedgekeurd door de LOKO-AV op 21/02/2014. Dit reglement kan enkel gewijzigd worden door de AV van LOKO. De AV kan dit reglement ten allen tijde wijzigen. Het staat vrij aan leden van de erkende verenigingen om een verzoek in te dienen voor de wijziging van bepaalde punten in het reglement.

2.2 Criteria voor subsidiëring Naast de formele eisen van dit reglement zijn er specifieke inhoudelijke criteria vastgelegd voor het uitreiken van subsidies afhankelijk van de aanvrager (kring of vereniging) en het soort activiteit waarvoor een subsidieaanvraag wordt ingediend. Deze specifieke criteria zijn opgenomen in “B. Criteria voor subsidiëring”. De criteria voor projectsubsidies zijn te vinden in ”C. Criteria voor subsidiëring van projecten”.

2.3 Goedkoopste formule Verwacht wordt dat de organiserende kring of vereniging telkens gebruik maakt van de goedkoopste formule. De subsidiecommissie kan nadere uitleg vragen bij een onrealistische kostenraming en kan op basis daarvan een negatief advies geven.

2.4 Dubbele subsidiëring Elke kost kan slechts eenmaal betoelaagd worden met gelden van onderwijsinstellingen, zij het indirect, die specifiek bedoeld zijn om studentenactiviteiten te subsidiëren. Een activiteit die al gesubsidieerd wordt door een dergelijke externe partij komt niet in aanmerking voor subsidiëring. Wanneer drukwerk of een activiteit geheel of gedeeltelijk wordt gesponsord door een externe partij, kan de subsidiecommissie beslissen een aanvraag te weigeren of af te wijken van het maximumbedrag.

2.5 Intentie De intentie van de subsidies is het ondersteunen en aanmoedigen van kringen verenigingsactiviteiten ten behoeve van de Leuvense student. LOKO verbindt zich ertoe al het mogelijke te doen om deze doelstelling te verwezenlijken.

LOKO

Subsidiereglement

6

3 Subsidieerbare kringen en verenigingen 3.1 Kringen Alle door LOKO erkende faculteitskringen of overkoepelingen en alle door LOKO of Oker erkende hogeschoolkringen komen automatisch in aanmerking voor het aanvragen van subsidies. Aangezien LOKO zich richt op verenigingen te campus Leuven, komen campusoverschrijdende onderwijskoepels niet in aanmerking voor subsidies. KULAK praesidium wordt plaatselijk gesubsidieerd en wordt daarom niet door LOKO gesubsidieerd.

3.2 Vrije verenigingen Andere verenigingen die activiteiten organiseren voor de Leuvense student kunnen een erkenningsaanvraag indienen bij LOKO. De erkenningsprocedure die hiervoor doorlopen moet worden, staat hieronder beschreven.

3.2.1 Algemene erkenningscriteria Iedere vereniging moet aan de volgende basiscriteria voldoen om in aanmerking te komen voor een erkenning en subsidiëring. Iedere vereniging die een aanvraag indient wordt geacht te voldoen aan deze gestelde vereisten totdat het tegendeel wordt bewezen. De criteria die worden opgesomd in de hierna volgende paragrafen moeten bewezen worden door middel van statuten of andere bewijskrachtige gegevens. 1. De vereniging moet de letter en de geest respecteren van de Universele Verklaring van 10 december 1948 van de Rechten van de Mens (U.V.R.M.), het Verdrag van 4 november 1950 tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden (E.V.R.M.), het Internationaal Verdrag van 19 december 1966 inzake burgerrechten en politieke rechten (I.V.B.P.R.) en de Wet van 30 juli 1981 op het racisme. 2. De vereniging moet zowel in haar werking als in haar doelstellingen democratisch zijn. Zij mag het afgelopen jaar geen geweld hebben gebruikt of gepropageerd, noch anderen daartoe hebben aangezet. Evenmin mag zij standpunten hebben ingenomen of onderschreven die onverenigbaar zijn met de democratische waarden en de fundamentele mensenrechten. 3. De vereniging kan niet het postadres hebben van een faculteitskring of een afdeling van LOKO en moet daar dus volledig vrij van staan. 4. De vereniging moet zich in haar doelstellingen in de eerste plaats richten tot de Leuvense studenten. 5. De vereniging moet in het jaar voorafgaand aan de erkenningsaanvraag minstens een openbare activiteit hebben georganiseerd in Leuven, waarvoor aantoonbare publieke promotie werd gemaakt via affiches/flyers of andere (sociale) media. 6. De vereniging moet op een voor studenten vrije manier haar leden werven. Dit moet tevens zo zijn voor iedere activiteit die voor de studenten enige financiële gevolgen kan hebben. De werving mag niet enkel gericht zijn op één specifieke doelgroep, maar moet open staan voor alle Leuvense studenten. De werving mag niet gebeuren

LOKO

Subsidiereglement

7

via adressen die op onrechtmatige wijze en zonder toestemming van de student verkregen werden.

3.2.2 Vormvereisten erkenningsaanvraag De erkenningsaanvraag moet een duidelijke motivering bevatten van de redenen waarom een vereniging een erkenningsaanvraag bij LOKO indient, samen met de nodige documenten die bewijzen dat de vereniging aan alle erkenningscriteria voldoet. De aanvraag moet bevatten: 1. Een officieel aanvraagformulier, te verkrijgen via www.loko.be 2. Affiches of ander promotiemateriaal om aan te tonen dat het afgelopen jaar een gepaste activiteit heeft plaatsgevonden. 2.1 Voor politieke verenigingen moet dit een openbare vorming of lezing zijn, waarvan er elk jaar ten minste één wordt georganiseerd in Leuven. 2.2 Voor sportverenigingen moet dit een algemene informatiedag, of informatievergadering en/of een kenningsmakingspakket (aangeboden alle studenten van de KU Leuven, Groep T of KH Leuven) zijn, waarvan er elk jaar ten minste één wordt georganiseerd in Leuven. 3. Een motivatie, waarin ten minste volgende elementen aan bod komen: •

omschrijving van de doelstelling van de vereniging, met een uittreksel uit de statuten indien mogelijk;

•

de specifieke gerichtheid naar Leuvense studenten;

•

de manier(en) waarop men lid kan worden.

3.2.3 Aanvraagprocedure Een vereniging kan in principe op elk moment een erkenningsaanvraag indienen. Die wordt besproken op de eerstvolgende bijeenkomst van de subsidiecommissie. De subsidiecommissie brengt een advies uit aan de LOKO-AV. Deze neemt de definitieve beslissing. De erkenning gaat pas in na berichtgeving van goedkeuring op de Algemene Vergadering van LOKO. Een erkenningsaanvraag is enkel van kracht voor het academiejaar waarin zij wordt ingediend tot de eerste subsidiecommissie van het daaropvolgende academiejaar. Indien deze aanvraag niet wordt vernieuwd, wordt deze vereniging geacht niet langer door LOKO erkend te willen zijn en kan zij geen beroep meer doen op de subsidies van LOKO.

3.2.4 Beroepsprocedure Alle erkende kringen en verenigingen die zichzelf na de beslissing van de LOKO-AV onrechtmatig benadeeld voelen, kunnen binnen de twee weken na de stemming hierover een gemotiveerde aanvraag tot herziening indienen bij de voorzitter van de subsidiecommissie. De voorzitter bespreekt deze aanvraag op de eerstvolgende LOKO-AV. De LOKO-AV kan dan de de beslissing van de subsidiecommissie herzien. Op de volgende subsidiecommissie wordt deze beslissing door de voorzitter bekend gemaakt. LOKO

Subsidiereglement

8

4 Verdeling van subsidies 4.1 Subsidiebedragen De exacte bedragen per subsidieperiode worden vastgelegd op LOKO-AV als onderdeel van de jaarlijkse LOKO-begroting. Er zijn aparte budgetten voor kringen en vrije verenigingen; die zijn onderling niet inwisselbaar. Het subsidiebudget wordt verdeeld over vier subsidieperiodes, zijnde: juni-oktober, november–december, januari-maart, april-mei. De vastgestelde perioden en bedragen worden op de website van LOKO bekendgemaakt.

4.2 Overschrijdingen van het schijfbedrag Indien het goedgekeurde globaalbedrag het schijfbedrag overschrijdt, worden alle goedgekeurde bedragen procentueel verminderd totdat het globaalbedrag voor die periode volledig uitgekeerd kan worden. Dit noemen we een herschaling.

4.3 Overschotten Indien een schijfbedrag van een bepaalde subsidieperiode niet volledig opgebruikt is, dan wordt dit opgespaard. Op het einde van het jaar kunnen deze overschotten percentueel worden verdeeld over de verenigingen die in dat academiejaar vanwege een herschaling slechts een deel van goedgekeurde aanvragen hebben ontvangen.

LOKO

Subsidiereglement

9

5 De aanvraagprocedure 5.1 Indienen van subsidieaanvragen Subsidieaanvragen voor een activiteit kunnen enkel worden ingediend tijdens de lopende schijf tot het einde van de daaropvolgende schijf. Subsidieaanvragen kunnen dus maximaal activiteiten uit twee periodes bevatten, ook als die periodes de grens van het academiejaar overschrijden. (Voor vrije verenigingen geldt dat enkel als zij in beide academiejaren erkend zijn.) Als men vanwege een late rekening niet tijdig kan aanvragen, kan men ten laatste in de schijf waarin de rekening werd opgemaakt nog subsidies aanvragen, Vrije verenigingen kunnen pas subsidies aanvragen voor activiteiten vanaf het moment dat ze erkend zijn. Aangezien de erkenningen ten vroegste aan het einde van de eerste periode worden besproken, mag een vereniging ook voor die periode al aanvragen doen. Op vooraf aangekondigde tijdstippen worden de aanvragen beoordeeld door de subsidiecommissie.

5.2 Vormvereisten De aanvraag moet bevatten: •

Een officieel aanvraagformulier, te verkrijgen via www.loko.be

•

Affiches of ander promotiemateriaal om aan te tonen dat een activiteit heeft plaatsgevonden.

•

De nodige bewijsstukken van de betaling (facturen, deelnemerslijsten etc.).

5.3 Goedkeuren van subsidieaanvragen Na het verstrijken van een subsidieperiode brengt de subsidiecommissie een advies uit aan de LOKO-AV over de ontvangen subsidieaanvragen. De LOKO-AV neemt de finale beslissing. De verenigingen krijgen bericht over het resultaat van hun aanvragen.

5.4 Afwijzing 5.4.1 Herindiening Het staat de vereniging vrij om een afgewezen subsidieaanvraag opnieuw in te dienen in de volgende schijf als dat nog binnen de gepaste termijn valt. Dit kan nuttig zijn wanneer de reden voor afwijzing het ontbreken van bepaalde bewijsstukken was.

5.4.2 Beroepsprocedure Alle erkende kringen en verenigingen die zichzelf na de beslissing van de AV onrechtmatig behandeld voelen, kunnen binnen de twee weken na de stemming hierover een gemotiveerde aanvraag tot herziening indienen bij de voorzitter van de subsidiecommissie. De voorzitter bespreekt deze aanvraag op de eerstvolgende AV. De AV kan dan overeenkomen de beslissing te herzien. Op de volgende subsidiecommissie wordt deze beslissing door de voorzitter bekend gemaakt.

LOKO

Subsidiereglement

10

B. Criteria voor subsidiëring 1 Waarvoor kan je subsidies aanvragen? Het is mogelijk voor kringen of verenigingen om voor verschillende kosten van hun werking subsidies aan te vragen. Sommige subsidies gelden voor het organiseren van of het participeren aan een activiteit, terwijl andere eerder de werking op zich willen ondersteunen. Overloop dus eerst het volledige reglement, zodat je zeker bent dat je de gemaakte kosten indient onder de juiste rubriek. Hou bij het inschatten van de te ontvangen bedragen steeds de basisregels in het achterhoofd! Subsidies zijn te verkrijgen voor: 1. Algemene kosten voor de vereniging (zie punt 4, p.12) 2. Kosten voor activiteiten (sport, cultuur, educatief, georganiseerd door de vereniging (zie punt 6, p.15)

sociaal

of

algemeen),

3. Kosten voor activiteiten (sport, cultuur, educatief, sociaal of algemeen), waaraan de vereniging participeerde (zie punt 7, p.18) 4. Deelkosten van activiteiten die in hun geheel niet subsidieerbaar zijn.

2 Basisregels Bewijs: Alle kosten moeten bewezen worden. Voor sommige kostencategorieën worden specifieke voorwaarden gesteld aan deze bewijzen. Zorg dus dat er steeds een betalingsbewijs of factuur bij de subsidieaanvraag is toegevoegd. Als het een subsidieerbare activiteit betreft, bewijs je ook op één of andere manier dat je die activiteit wel degelijk hebt georganiseerd, bijvoorbeeld aan de hand van een affiche. Als het drukwerk betreft, voeg je naast het betalingsbewijs ook een exemplaar van het gedrukte artikel toe. Het maximumbedrag geldt steeds per activiteit en het is niet toegelaten een activiteit op te splitsen. Vul dus telkens een aanvraagformulier in per activiteit. Een activiteit wordt pas als zodanig beschouwd als er minstens vijf studenten aan deelnamen. Maximum: Tenzij anders vermeld, bedraagt de subsidie 50% van de kosten. Tenzij anders vermeld bedraagt de maximumsubsidie €250 per activiteit en/of €4 per deelnemer, naargelang welk maximum het eerst bereikt wordt. Per kostencategorie kunnen bijkomende grenzen opgelegd worden.

3 Specifieke voorwaarden voor verenigingen 3.1 Algemeen Elke gesubsidieerde activiteit: •

moet een relevante meerwaarde hebben voor de deelnemers;

•

moet een sportieve, culturele, educatieve of sociale activiteit zijn. De activiteit mag niet van een puur recreatieve aard zijn;

•

moet goed geadverteerd zijn en open staan voor iedereen;

LOKO

Subsidiereglement

11

•

moet gericht zijn op studenten in Leuven;

•

zal afzonderlijk beoordeeld worden door de subsidiecommissie.

3.2 Voor politieke verenigingen Elke gesubsidieerde activiteit: •

moet het politieke bewustzijn en de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de studenten aansterken;

•

mag op geen enkele wijze een specifieke politieke overtuiging opdringen aan deelnemende studenten of andere overtuigingen afbreken.

3.3 Voor internationale verenigingen Elke gesubsidieerde activiteit: •

moet (ook) in het Engels aangekondigd worden;

•

moet als doelstelling hebben Leuvense en buitenlandse studenten te verenigen;

3.4 Voor sportverenigingen Elke gesubsidieerde activiteit: •

moet tenminste vijf deelnemers per kalenderdag bereiken; ook als het een individuele sport betreft. (Er wordt dan een subsidie per student per dag voorzien.)

4 Algemene kosten voor de vereniging 4.1 Publicatiekosten Belgisch Staatsblad Kosten gemaakt voor publicatie in het Belgisch Staatsblad ten gevolge van een oprichting, statutenwijziging en/of aanstelling van bestuursleden van een vzw. Deze kost wordt volledig gesubsidieerd. Maximum: Eenmaal per jaar aan maximaal twee vzw’s per vereniging of per groepering van verenigingen, indien men kan aantonen dat de vzw's voldoende verwant zijn aan de vereniging.

4.2 Abonnementen Bewijs: Exemplaar of kopie van voorpagina; betalingsbewijs. Voorwaarde: Tijdschrift of krant (eventueel digitaal) is relevant voor de vereniging en toegankelijk voor alle leden. Maximum: €50 per jaar

4.3 Domeinnaam website Enkel de domeinnaam of de hosting ervan wordt gesubsidieerd. Kosten die gemaakt worden voor het ontwerpen van de website zijn niet subsidieerbaar.

LOKO

Subsidiereglement

12

Bewijs: Kopie van het contract/betalingsbewijs. (Als het een meerjarencontract betreft, moet dit elk jaar opnieuw binnengebracht worden zodat een herziening kan plaats vinden.) Maximum: 50€ per jaar

4.4 Software en licenties Software of licenties die de vereniging op een relevante manier kunnen ondersteunen, komen in aanmerking voor subsidies. Bewijs: betalingsbewijs Maximum: 50€ per jaar

4.5 Vrijwilligersverzekering Evenementsverzekeringen zijn niet subsidieerbaar, enkel de vrijwilligersverzekering. Bewijs: Kopie van de betaling van de polis. Maximum: 50€ per jaar

4.6 Informatief Drukwerk Hieronder worden enerzijds verstaan: ledenblad, kringblad, infoblaadje etc. Anderzijds komen brochures, onthaalgids etc. in aanmerking. Bewijs: Oplage en aantal pagina's vermelden. Exemplaar van artikel en kopie van rekening voorleggen. Aangezien het betalingsbewijs van drukwerk op zich kan laten wachten kan een officieel bewijs van de drukker als bewijsstuk dienen. Voorwaarde: – Kringblad: Het blad heeft een vaste naam, is periodiek en vermeldt nummer en jaargang. Het wordt gratis verspreid. Mits vraag van LOKO moet communicatie over vertegenwoordiging verplicht hierin worden geplaatst. - Brochures en andere: moeten duidelijk informerend, thematisch en inhoudelijk relevant zijn, en niet uitgegeven worden op een regelmatige basis. Maximum: €0,015 per A4-bladzijde voor een totaal van €50 per schijf per stem in de Algemene Vergadering. Kringen die dit bedrag niet opgebruiken kunnen het niet overdragen naar een volgende schijf. Vrije verenigingen worden beschouwd als een kring met één stem.

LOKO

Subsidiereglement

13

5 Subsidieerbare activiteiten 5.1 Algemeen 5.1.1 Soorten activiteiten Alle verenigingen kunnen subsidies aanvragen voor alle activiteiten van culturele, sportieve, educatieve en/of sociale aard. Elke vereniging kan eveneens een gemotiveerde aanvraag indienen voor een activiteit die past binnen het kader van de vereniging en niet in het reglement is opgenomen.

5.1.2 Gezamenlijke activiteiten Wanneer twee of meer verenigingen, erkend door LOKO, samen een activiteit organiseren, kan slechts een vereniging hiervoor een subsidieaanvraag indienen.

5.2 Culturele en educatieve activiteiten •

Toneel / Revue / Opera / Concert

•

Museumbezoek / Tentoonstellingen

•

Film: Filmopname en filmproductie komen in aanmerking, filmvoorstellingen niet.

•

Workshops / Lezingen / Debatten

•

Eendaagse excursies/uitstappen

5.3 Sportactiviteiten Olympische sporten en sporten die aan bod komen in de World Games of erkend zijn bij het IOC komen in aanmerking voor subsidiëring. Het staat de vereniging vrij ook andere sporten aan te vragen. De commissie zal dan oordelen of de aanvraag subsidieerbaar is of niet. Sporten die worden aangeboden door de KU Leuven en/of door de KH Leuven kunnen enkel worden gesubsidieerd op een andere locatie, wanneer men daar door omstandigheden (volzet, te weinig capaciteit) niet kon voldoen aan de vraag. In dat geval is een bewijs van vroegtijdige aanvraag (minstens twee weken op voorhand) vereist.

5.4 Sociale Activiteiten Als een vereniging een humanitaire actie op poten zet of actief deelneemt aan een bestaande actie, kunnen gemaakte kosten hiervoor gesubsidieerd worden.

5.5 Teambuilding Het bestuur van een vereniging kan maximum één keer per jaar een teambuilding laten subsidiëren. De algemene regels blijven hier van kracht.

5.6 Activiteiten van langere duur Sommige subsidieerbare activiteiten kunnen over een periode van verschillende dagen verspreid zijn. Algemeen geldt dat deze meerdaagse activiteit wordt

LOKO

Subsidiereglement

14

beschouwd als één activiteit ter wille van een subsidieaanvraag, behoudens onderstaande uitzonderingen.

5.5.1 Reizen – weekends Totaalprogramma’s worden niet goedgekeurd, wel afzonderlijke kosten zoals culturele bezoeken aan musea, theaters..., transportkosten of promotiemateriaal. De vereniging moet een uitgebreid programma van de reis voorleggen aan de subsidiecommissie en achteraf een bewijs kunnen voorleggen per deelkost. Voor het totaal van de reis kan het uitgekeerde bedrag echter niet hoger liggen dan €5 per deelnemer. Maximum: €5 per deelnemer per reis.

5.5.2 Tentoonstelling Als een vereniging zelf een tentoonstelling organiseert, geldt de hele tentoonstelling als één activiteit en de opening of afsluiting als een aparte activiteit.

6 U organiseert? 6.1 Verplaatsingskosten 6.1.1. Voor individuele verplaatsingen (gastsprekers, moderatoren, enz. ) Bewijs: •

Openbaar vervoer: Kopie van vervoersbewijzen.

•

Eigen wagen: ondertekende nota met afbeelding van het afgelegde traject en de hierbij afgelegde kilometers.

Voorwaarde: De gastspreker mag geen lid zijn van de vereniging die de activiteit organiseert. Tarief: •

Openbaar vervoer: Prijs van een vliegticket, treinticket in tweede klasse of bus.

•

Eigen wagen: €0,15 per kilometer

Maximum: €25 indien uit België, €50 indien uit buitenland.

6.1.2. Voor verplaatsingen van groepen (vanaf 5 personen) A Openbaar vervoer Bewijs: Kopie van de vervoersbewijzen van alle deelnemers. Maximum: €2,50 per deelnemer per activiteit; €150 in totaal

B Eigen wagen Bewijs: Ondertekende nota met afbeelding van het afgelegde traject en de hierbij afgelegde kilometers. Maximum: €0,03 per kilometer. €25 indien binnen België, €50 indien buitenland.

LOKO

Subsidiereglement

15

Voorwaarde: Er mag slechts gebruik gemaakt worden van maximum één wagen per activiteit. Deze aanvraag kan slechts tweemaal per jaar worden aangevraagd. Voor onthaalweekends kan een subsidie worden voorzien bovenop de subsidie van de KU Leuven.

C Ingelegde bussen Bewijs: Kopie van betalingsbewijs en bewijs aantal effectieve deelnemers. Maximum: €2,50 per deelnemer per activiteit; €150 in totaal

D Cambio Bewijs: Factuur Cambio + ondertekende nota met afbeelding van het afgelegde traject en de hierbij afgelegde kilometers. Maximum: €0,05 per kilometer (idem voor andere duurzame projecten); €25 indien binnen België, €50 indien buitenland.

6.2 Promotioneel drukwerk Onderstaande voorwaarden gelden voor alle promotioneel drukwerk. Voor deze categorie wordt een uitzondering gemaakt en komen ook puur recreatieve activiteiten in aanmerking. Bewijs: Exemplaar van artikel en kopie rekening voorleggen. Maximum: €50 per activiteit. Voor flyers en affiches gelden bijkomende criteria:

A. Flyers Maximum: €0,01 per flyer.

B. Affiches Maximum: €0,10 per affiche.

6.3 Bedankingen Om externe sprekers of gasten te bedanken kan de vereniging een subsidie krijgen. Per uitzondering kan hier ook eten en drinken worden vergoed. Bewijs: Kopie van betalingsbewijs. Voorwaarde: De spreker is geen lid van de vereniging en biedt een meerwaarde voor de activiteit. Maximum: €20 per spreker; max 5 sprekers

LOKO

Subsidiereglement

16

6.4 Lokalen Alle erkende verenigingen, faculteitskringen en hogeschoolkringen kunnen gratis of aan sterk verminderde tarieven gebruik maken van lokalen van de universiteit of de hogescholen (inclusief het Universitair Sportcentrum). LOKO betaalt bovendien de kosten van de huur van een lokaal van de KU Leuven voor 100% terug indien het onder één van de volgende categorieën behoort. • Auditoria • Les- en seminarielokalen • Diverse terreinen Volgende lokalen worden aan 50% vergoed. • Bijzondere zalen • Inkomhallen, foyers en kapellen • Universitaire parkings Voorwaarden: De lokalen van de KU Leuven enkel worden gebruikt voor activiteiten en niet voor bestuursvergaderingen. Bestuursvergaderingen kunnen steeds bij LOKO plaatsvinden conform het huishoudelijk reglement. Eenmaal per jaar kan er een activiteit worden georganiseerd waarbij meerdere lokalen kunnen worden gebruikt. Een meerdaagse activiteit is ook mogelijk, maar dan wordt iedere dag afzonderlijk als een activiteit beschouwd. De activiteiten die doorgaan in de gehuurde lokalen van de KU Leuven zijn activiteiten subsidieerbaar door LOKO. Hierop zal een uitzondering worden gemaakt voor filmvoorstellingen. Bewijs: betalingsbewijs voor het lokaal en bewijs van de activiteit Maximum: €50 per lokaal en/of €200 per maand

6.5 Audiovisueel materiaal, sportmateriaal Erkende verenigingen kunnen gratis of aan sterk verminderde tarieven gebruik maken van de infrastructuur van de universiteit. Faculteitskringen en hogeschoolkringen kunnen gebruik maken van het materiaal van de audiovisuele dienst van de KU Leuven, van het Universitair Sportcentrum en de hogescholen. Het gebruik van materiaal wordt slechts gesubsidieerd voor zover dit materiaal ongeschikt, ontoereikend of onbeschikbaar is en als dit deel uitmaakt van een subsidieerbare activiteit. Bewijs: betalingsbewijs en motivatie voor ontlening

LOKO

Subsidiereglement

17

7 U participeert? Wanneer de vereniging gebruik maakt van het culturele/sportaanbod dat beschikbaar is in binnen- en buitenland, wordt ze aangespoord hiervoor een korting aan te bieden aan de leden. Deze korting kan het transport of de toegang betreffen. In dat geval wordt 100% van die korting (= de kost voor de kring) gesubsidieerd. De maximumbedragen per deelnemer (resp. 4€ voor toegang en 2,5€ voor transport) blijven wel van kracht. Het staat de kring uiteraard vrij om meer korting aan te bieden aan de leden dan het subsidieerbare bedrag. Het puur deelnemen aan een activiteit zonder een voordeel voor de leden te voorzien wordt niet gesubsidieerd. Activiteiten die door LOKO of een van haar afdelingen werden aangeboden met een korting, kunnen niet extra gesubsidieerd worden.

8 Niet subsidieerbaar 8.1 Niet subsidieerbare activiteiten/kosten •

administratiekosten (inclusief toelage voor snel drukken)

•

verloren waarborgen

•

drank en eten

•

promotiemateriaal voor de vereniging: textiel, linten, bekers, stickers, agenda's, kalenders, busje...

•

verblijfskosten

•

betalende jobbeurzen

•

drukkosten voor vergaderdocumenten

•

decoratie

•

structurele werken

•

wervingscampagnes

•

dagelijkse benodigdheden vereniging (kantoormateriaal, lucifers, postzegels etc.)

8.2 Niet subsidieerbare activiteiten De volgende activiteiten worden niet gesubsidieerd: Fuiven, cantussen, galabals, onthaalweekends (subsidies zijn wel verkrijgbaar via de KU Leuven, dienst studentenbeleid), welnessbezoeken...

9 Andere kosten Zolang het maximumbedrag voor een activiteit niet is toegekend, kan de commissie subsidies toekennen voor andere kosten die voortvloeien uit een subsidieerbare activiteit. LOKO

Subsidiereglement

18

10 Sancties De subsidiecommissie heeft te allen tijde het recht om een vereniging of activiteit subsidies te ontzeggen als zij daar passende redenen toe ziet. Vandalisme of smaad ten aanzien van LOKO, kringen of andere verenigingen worden daaronder begrepen. Het overplakken van affiches wordt als een dergelijke vorm van respectloos gedrag beschouwd. De afspraken omtrent plakken in Leuven zijn de volgende: 1. Affiches van LOKO (en haar afdelingen), Studentenraad KU Leuven en KU Leuven mogen niet overplakt worden. 2. Je mag maximaal een derde van een bord beplakken met je affiches. 3. Je mag maximaal een derde van een andere kring of erkende vereniging overplakken. 4. Je mag niet met één affiche vier andere affiches overplakken. 5. Je mag maximaal twee weken op voorhand beginnen plakken. (Uitzondering: Galabals mogen drie tot vier weken op voorhand) 6. Plak je posters in clusters in plaats van verspreid over het bord.

Overtredingen worden gemeld aan [email protected] met een foto van de inbreuk en de datum waarop vastgesteld. LOKO geeft de betrokken vereniging een waarschuwing. Verenigingen die meer dan drie waarschuwingen krijgen, kunnen geen subsidies meer ontvangen voor promotioneel drukwerk voor de rest van het academiejaar. (Bij gezamenlijke activiteiten: Als de verenigingen één schuldige kunnen overeenkomen, wordt enkel die bestraft, anders allebei.)

LOKO

Subsidiereglement

19

C. Criteria voor subsidiëring van projecten 1 Doel van de subsidies De projectsubsidies hebben als specifiek doel het stimuleren van activiteiten op grotere schaal om leemtes te vullen in het culturele, sportieve, educatieve of recreatieve aanbod voor alle Leuvense studenten en dit in een context van brede samenwerking over de verschillende verenigingen en kringen heen.

2 Voorwaarden voor projectsubsidies 2.1 Het eenmalige karakter van een projectsubsidie Projectsubsidies worden toegekend in functie van de nood of vernieuwing van bepaalde activiteiten. Daarom is elke toekenning van subsidies eenmalig van karakter. Het is mogelijk om jaarlijks een aanvraag in te dienen voor hetzelfde project, maar er is geen garantie op een jaarlijkse toekenning van subsidies.

2.2 Organiserende vereniging Elke student of studentenvereniging mag een projectsubsidie aanvragen, maar de aanvraag moet gebeuren via een kring of erkende vereniging die het project effectief mee wenst te ondersteunen.

3 Timing van een aanvraag Projectaanvragen kunnen op twee momenten worden ingediend. De bedoeling is om op deze manier telkens projecten voor het daaropvolgende semester goed te keuren. De subsidiecommissie kan echter op basis van de aanvragen oordelen projecten ingediend op kortere termijn te steunen. 1. Het eerste indienmoment vindt plaats tijdens de eerste schijf van de reguliere subsidieaanvragen, namelijk van juli tot oktober. Het doel is hiermee projecten goed te keuren voor het tweede semester van het lopende academiejaar. 2. Het tweede indienmoment vindt plaats tijdens de schijf van maart tot mei, met het oog op projecten voor het eerste semester van het daarop volgende academiejaar.

4 Inhoud van een projectaanvraag Een projectaanvraag dient de volgende elementen te bevatten: •

Een motivering van de meerwaarde van het project en het tekort waaraan het tegemoetkomt en hoe het Leuvense studenten van verschillende studierichtingen, instellingen en achtergronden zal aanspreken en bereiken.

•

Een begroting van het project.

•

Het bedrag dat aan de commissie wordt gevraagd.

LOKO

Subsidiereglement

20

5 Bedrag 5.1 Budget Voor projecten wordt 10% van het bedrag dat in de LOKO-begroting wordt toegekend aan subsidies vrijgehouden. Overschotten worden toegevoegd aan de reguliere subsidies van de laatste schijf van het academiejaar. De toegekende bedragen kunnen verschillen van het aangevraagde budget. De bepaling van het toegekende bedrag komt toe aan de Algemene Vergadering op voorstel van de subsidiecommissie.

5.2 Subsidie Het uitgekeerde bedrag is onderhevig aan de combinatie van onderstaande maxima. •

maximum €1000

•

maximum 20% van de bewezen uitgaven voor het project

•

maximum het verlies dat het project de vereniging heeft toegebracht

6 Beoordeling 6.1 Subsidiecommissie Alle aanvragen worden in de eerste plaats beoordeeld door de subsidiecommissie. Zij kijkt hiervoor uitgebreid naar de motivatie en naar het aanbod van activiteiten in Leuven. Zij probeert eveneens zo mogelijk een gezonde mix van sportieve, culturele, recreatieve en educatieve projecten goed te keuren. De commissie legt haar voorstel vervolgens voor aan de Algemene Vergadering.

6.2 Algemene Vergadering De Algemene Vergadering beoordeelt het advies van de subsidiecommissie en keurt de projectaanvragen en de toegekende bedragen goed. De aanvragers worden na de beslissing op de Algemene Vergadering op de hoogte gesteld van het toegekende bedrag.

7 Uitbetaling De uitbetaling van het toegekende bedrag gebeurt pas na afloop van het project en na het voorleggen van de exploitatie ervan aan de subsidiecommissie. Als het oorspronkelijk toegekende budget niet nodig blijkt te zijn uit de exploitatie, zal de commissie het bedrag herzien.

LOKO

Subsidiereglement

21

TUSSENTIJDSE EVALUATIE BELEID LOKO Algemeen Beleid SD 1 LOKO zorgt ervoor dat de collectieve studentenpopulatie gehoord wordt en LOKO laat deze stem van de student op zoveel mogelijk fronten horen. OD 1.1 LOKO organiseert informele overlegmomenten met de betrokken personen binnen stad/KU Leuven wanneer de kringen iets van hen gedaan willen krijgen. Regelmatige afspraken en mailings met vicerector Gosselink en schepen Verlinden. Af en toe ook met rector Torfs. Ook met andere personen van de administratie goed contact. Concrete problemen van kringen worden hier zeker aangehaald indien ze worden aangebracht. OD 1.2 LOKO vraagt naar de mening van de studenten over beleidsveranderingen (in Vlaanderen, aan de KU Leuven, …) via de AV, maar zet ad hoc ook Facebook en polls in om input te verkrijgen. Beperkt. In de aanloop naar de beleidsplannen van de KUL en de verkiezingen moeten we dit zeker doen. OD 1.3 LOKO gaat in op het aanbod van de media om de stem van de student te laten horen. Reageren doen we wanneer dit van ons gevraagd wordt. Pro-actief naar de media stappen is enkel gebeurd voor Oktobercampagne en SOS-blok en nog niet zozeer over standpunten (vb. GAS). SD 2 LOKO is in eerste instantie een overkoepeling van de Leuvense faculteitskringen en in tweede instantie van alle Leuvense studenten. Met andere woorden: "LOKO is de kringen." LOKO tracht de kringen op een positieve manier bij de organisatie te betrekken en in een positief beeld bij hen naar voren te komen. OD 2.1 LOKO wordt kort voorgesteld op de kringvergaderingen van de kringen. De meeste kringen die op deze oproep gereageerd hebben, zijn reeds bezocht (bedankt aan alle presentatoren daarvoor!). Voor de overigen moet nog een inspanning geleverd worden. OD 2.2 LOKO spreekt de slapende kringen actief aan om 'wakker te worden'. Enkel nog maar gebeurd tussen de soep en de patatten. Goed om hier opnieuw aan herinnerd te worden. OD 2.3 LOKO maakt duidelijk aan de partijen waarmee zij een raamakkoord heeft (KH Leuven, Groep T), welke activiteiten, vertegenwoordiging en diensten zij hen biedt.

Nota

TUSSENTIJDSE EVALUATIE BELEID LOKO

1

Voor de KH Leuven en Groep T is er uitgezocht in welke mandaten zij verkozenen mogen hebben (allemaal nvdr.). Rapportering hierover is reeds gebeurd aan Groep T (ook over budget etc.), nog niet aan KH Leuven. OD 2.4 LOKO organiseert teambuildings voor alle reguliere presidiumfuncties van de kringen. Al een aantal gebeurd.  OD 2.5 LOKO organiseert overleg met de Leuvense studentenclubs, om in verband met relevante thema's te bekijken wat hun visie is (bijvoorbeeld uitgaansgerelateerde overlast en het doopcharter). Er is reeds samengezeten met de senior seniorum, Michiel Vandewalle, en deze is ook reeds in contact gebracht met het studentenoverleg met de stad. Ze gaan het doopcharter bekijken. SD 3 LOKO zorgt ervoor dat het overleg met de Stad Leuven meer wordt dan een lege doos. OD 3.1 LOKO bepleit dat de bestaande grote studentenevenementen (Ekonomika Kiesweek, Beiaardcantus, Studentenwelkom, eventueel een mooi nieuw concept) kunnen blijven doorgaan op het gecontesteerde Ladeuzeplein. In het begin van het jaar was hier enige onzekerheid over, maar momenteel houden we hier een afwachtende houding aan onder het motto “geen slapende honden wakker maken”. Alle genoemde activiteiten kunnen doorgaan. OD 3.2 LOKO legt zelf plannen qua sociale voorzieningen (mobiliteit, huisvesting, …) voor op het studentenoverleg. Dit is nog niet gebeurd. Deze plannen worden weliswaar nog opgemaakt. OD 3.3 LOKO nodigt de betrokken studenten/kringen met expertise mee uit op overleg met de stad. Zaken die voor een specifieke kring waren zijn nog niet de revue gepasseerd, maar de senior seniorum van het Leuvens SK hebben we meegenomen voor het doopcharter. OD 3.4 LOKO vraagt na hoe de samenwerking met de stad verloopt in andere studentensteden en tracht de best practices in Leuven te implementeren. Dit is nog niet gebeurd. Het herlezen van deze OD heeft ertoe geleid dat er nu mails zijn vertrokken naar Antwerpen, Hasselt en Gent met de vraag hoe het bij hen zit en wat zij positief vinden.  SD 4 LOKO zorgt voor een vereenvoudiging en uniformisering van zijn structuren. OD 4.1 LOKO schaft overbodige rekeningen gradueel af en brengt de gelden die nog op deze oude rekeningen staan naar de rekening van DIDO vzw. Betalingen gebeuren nog maar via één rekening i.p.v. twee. Gesprekken met de bank over de verschillende rekeningen vonden reeds plaats. Hier zit dus progressie in, maar moet nog gefinished worden.

Nota


2

OD 4.2 LOKO zorgt voor uniformiteit overheen de afdelingen wat betreft de benamingen, vergaderdata en samenstelling van Deelbureaus, Werkvergaderingen en Werkgroepen. Dit is redelijk duidelijk momenteel, althans zo percipieer ik het toch. SD 5 LOKO plant niet alleen op de korte, maar ook op de middellange en lange termijn. OD 5.1 LOKO stelt een duidelijk financieringsplan en tijdlijn voor het Koetshuis voor. Financieringsplan is er, nu de touwtjes nog aan elkaar geknoopt krijgen om het daadwerkelijk uitvoerbaar te maken. De tijdslijn laat nog op zich wachten omdat er een aantal bottlenecks in het proces zijn. OD 5.2 LOKO denkt een beleid uit over hoe de financiële werking (boekhouding, stafmedewerkers, Alfaset, sponsorbeleid) op de middellange termijn moet opgevolgd worden omwille van bv. vereenvoudiging, pensioen boekhoudster, onduidelijke financiële situatie Alfaset… Hier is al heel wat over gebrainstormd, maar dit moet in een deftige nota nog worden uitgeschreven. Dit is een prioriteit voor het einde van het jaar. OD 5.3 LOKO stelt een sponsordossier op dat ook de komende jaren kan gebruikt worden (als basis). Niet alleen evenementensponsoring (24 urenloop, Beiaardcantus…), maar ook andere formules zoals communicatie via de website, FB, naturasponsoring enz. worden hierin voorgesteld. Het sponsordossier is er. OD 5.4 LOKO schrijft een samenwerkingsverband neer met de Studentenraad KU Leuven en Stal. Dit bestaat uit losse flarden en google docs. Dit moet samengebracht worden.

Interne werking SD 1 LOKO zorgt voor een motiverende en doeltreffende omgeving, waarin iedereen zijn taak kan vervullen en volledig tot ontplooiing kan komen. OD 1.1 Er wordt continu gestreefd naar een betere werking, aan de hand van ervaringen en onderzoek, zoals een interne en externe doorlichting (OD 2.1).

Continu proces: reeds veel geleerd uit feedback en evaluatiemomenten. OD 1.2 Er wordt geprobeerd een correcte en haalbare werklast voor elke werknemer en vrijwilliger te bekomen, door regelmatig te bevragen en evalueren.

Wordt gedaan, maar kan eigenlijk ook wat uitgebreider. OD 1.3 Er wordt voldoende geëvalueerd (maandelijkse en semesteriele cyclus) om bij te sturen waar nodig; zowel ten voordele van de werknemer/vrijwilliger als van de organisatie.

Gebeurt in principe. Aanvullen van evaluatiemap mag meer gepushed worden.

Nota


3

OD 1.4 Er wordt toegekeken dat iedereen correct aangestuurd wordt; dat iedereen respectvol behandeld wordt; en dat er een aangename, maar ook professionele sfeer hangt tussen de personen die werkgerelateerd met elkaar in contact komen. Dit gebeurt zowel op formele overlegmomenten, als op informele gesprekken.

Al heel wat overlegmomenten geweest, conflicten opgelost en brandjes geblust. SD 2 De werklast en taakverdeling wordt uitgebreid onderzocht en onder handen genomen. OD 2.1 Er wordt dit academiejaar een volledige doorlichting van de interne werking van LOKO uitgevoerd.

In werking. OD 2.2 Om discrepanties binnen de werklast van de stafmedewerkers op te lossen, wordt die werklast per periode bijgehouden.

Gebeurt aan de hand van werkmap. Zo wordt nagekeken of de stafmedewerkers wel een correcte taakverdeling hebben; of het aantal stafmedewerkers correct over de afdelingen verdeeld is; of er zaken beter door vrijwilligers uitgevoerd kunnen worden en of er zaken zijn waar LOKO zich eigenlijk niet mee bezig dient te houden. Ook omgekeerd kunnen we zo mogelijke hiaten op te vullen.

Onderdeel van doorlichting. OD 2.3 De bestaande mandaten en de invulling van die mandaten wordt bekeken en bijgestuurd. Zo wordt het nut van elk mandaat onderzocht, en nagekeken of er nuttige cumul-structuren mogelijk zijn.

Onderdeel van doorlichting. OD 2.4 De nieuwe afdelingsstructuur wordt geevalueerd en indien nodig aangepast.

Onderdeel van doorlichting. OD 2.5 Na de interne doorlichting wordt een nota uitgeschreven, die door externen nagekeken en geverifieerd wordt. Op het einde van het academiejaar wordt een voorstel meegegeven aan de nieuwe ploeg.

Tijdspad: eerste nota -> Eind maart SD 3 LOKO verzorgt een gezond stafbeleid en gebruikt daarbij de knowhow die de afgelopen jaren is verzameld, en best practices die in andere organisaties toegepast worden. OD 3.1 Het stafbeleid dat de voorbije jaren is uitgewerkt, wordt verder uitgevoerd, en indien nodig bijgestuurd.

Wordt gedaan. OD 3.2 Tegelijkertijd wordt er gekeken naar vergelijkbare organisaties, en hoe die potentiele problemen aanpakken, die ook bij LOKO kunnen voorkomen.

Moet nog gebeuren.

Nota


4

OD 3.3 De stafmedewerkers krijgen een duidelijk en toegankelijk aanspreekpunt, afhankelijk van de situatie.

In orde. OD 3.4 Er worden middelen en tools aangereikt om een vlotte werking te verzekeren, zoals een werkmap, om problemen sneller op te kunnen merken.

In orde. (Steven moet wel nog een map krijgen) SD 4 LOKO ondersteunt haar mandatarissen en vrijwilligers en probeert hen een meerwaarde te bezorgen. OD 4.1 Er wordt gezocht naar manieren om mandatarissen en vrijwilligers structureel te bedanken, en hierover worden afdelingsoverschrijdende afspraken gemaakt.

In behandeling. Vrijwilligersnota ligt bij Sander? OD 4.2 Medewerkers worden op een positieve manier ondersteund, via hulp, know-how, vorming en evaluaties.

Wordt gedaan, maar kan eigenlijk beter. Know-how wordt momenteel verzameld en gebundeld. OD 4.3 Medewerkers doorlopen een persoonlijk project, om op het einde van het jaar ook iets aan hun mandaat te hebben gehad. Persoonlijke groei, opdoen van nuttige ervaring en uitbouwen van netwerken worden hierbij als doel gesteld.

Kan echt nog beter. Werkpunt voor tweede semester. SD 5 Het bestuur van LOKO werkt op een professionele en collegiale manier samen en bestuurt op verantwoorde wijze de organisatie. OD 5.1 De coördinatorencommissie komt op regelmatige basis samen en kan op een open en vertrouwensvolle manier de werking bespreken.

Komt regelmatig samen. Kan nog iets opener t.o.v. elkaar zijn, maar vorming heeft daar reeds sterk bij gehopen. OD 5.2 De verschillende coordinatoren gaan steeds op professionele, maar ook vriendschappelijke wijze met elkaar om.

I love you guys. OD 5.3 De Raad van Bestuur neemt haar verantwoordelijkheid op als bestuur van LOKO, en brengt zelf problemen, oplossingen en langetermijndossiers aan.

Is RvB pro-actief genoeg, of controleert ze enkel? In dat geval: meer last dan lust.

Activiteiten SD 1 De kringen dichter bij LOKO brengen OD 1.1 Er bestaat geen argwaan bij de kringen rond LOKO en LOKO wordt door hen gepercipieerd als partner. Studenten en kringen mogen altijd langs komen op LOKO of een mail sturen. Zij worden gehoord. (kringen hebben ons wel graag denk ik)

Nota


5

OD 1.2 LOKO stelt zich open voor alle studenten (en studentenkringen) die graag willen meewerken aan onze organisatie. Afdeling activiteiten bouwt een vrijwilligerswerking uit waarin mensen vrij kunnen participeren. (zeer goed voor beiaardcantus, voor LOKOmotion niet) OD 1.3 LOKO doet aan transparantie van bestuur opdat de kringen zouden weten waar LOKO mee bezig is, hierop kunnen inspelen en eventueel in samenwerking kunnen treden. (moeilijk te meten) SD 2 De kringen dichter bij elkaar brengen (moeilijk te meten, teambuildings werken wel) OD 2.1 Streven naar een zo groot mogelijke opkomst bij de kringen op allerlei LOKOvergaderingen. Zo ontmoeten ze elkaar naast feestjes ook op formelere activiteiten. OD 2.2 LOKO organiseert teambuildings en last informele ontmoetingsmomenten in. (fakbar & feest yet to come) OD 2.3 De coördinator activiteiten stelt zich als contactpersoon op en staat niet boven de kringen. SD 3 LOKO bekend maken bij de modale Leuvense student OD 3.1 Door middel van grote activiteiten en bijhorende(zeer veel aandacht door LOKOmotion, fb likes omhoog) promo LOKO in het Leuvens straatbeeld brengen. OD 3.2 Activiteiten organiseren die een meerwaarde bieden op het huidig aanbod activiteiten bij de kringen. LOKOmotion en een beiaardcantus zijn hierbij excellente paradigma's.

Communicatie SD1: De inhoudelijke naamsbekendheid van LOKO wordt beter uitgewerkt. OD1: Belangrijke beleidsbeslissingen en dossiers van alle vergaderingen worden op de website beschikbaar gemaakt met de bedoeling bezoekers snel op de hoogte te stellen van recent gemaakte beslissingen. Er wordt getest om hier ook via Facebook over te communiceren. De betrokken coördinatoren leveren hiervoor de nodige input. documenten zijn openbaar maar niet transparant. We missen hiervoor input. Dus actievere aanpak OD2: Overleg met de kringen moet ertoe leiden dat deze beslissingen rond studentenzaken uiteindelijk ook gemakkelijk kunnen worden verspreid via de kanalen van de kringen. dit is niet gebeurd omwille van gebrek aan input OD3: Het onderscheid tussen LOKO en de Studentenraad zal voor veel Leuvense studenten onduidelijk zijn. In overleg met de communicatieverantwoordelijken van de Studentenraad zal over dit onderscheid worden gewaakt en eenduidig worden gecommuniceerd. we waken erover SD2: Er zal gewaakt worden over archivering documenten en het blijvend respecteren van de huisstijl.

Nota


6

OD1: Het nieuwe logo en de slogan worden verwerkt in de website, de sociale media, het promomateriaal, de posters, folders, banners en dergelijke meer. logo overal verwerkt OD2: De interne server (Owncloud) wordt beheerd en gecontroleerd om overdracht naar volgende jaren te faciliteren. owncloud geschrapt maar we zoeken andere oplossingen SD3: De website moet een gebruiksvriendelijker communicatieplatform worden voor alle betrokken actoren. OD1: De pijnpunten worden in kaart gebracht door te luisteren naar alle gebruikers en passen deze aan in samenwerking met ULYSSIS wg website is opgericht. Grote update richting paasvakantie gepland SD4: LOKO mag zich niet enkel richten op de ingewijden bij de kringen, ook studenten met een interesse in overkoepelende materie moeten hun weg kunnen vinden naar de LOKO-vergaderingen. OD1: Op de website zal men een overzicht van LOKO’s open vergaderingen vinden met de details om er aanwezig te kunnen zijn. Wanneer de agenda doorgestuurd wordt naar de mailinglijst van de betreffende vergadering zal ook die op het internet verschijnen. ok voor AV niet voor afdelingen. Hier moet nog aan gewerkt worden. Structureel iets voor WG website OD2: Verslagen van de open vergaderingen moeten ook niet enkel verdeeld worden via de mailinglijst, maar zullen ook op de website publiek gemaakt worden. idem OD3: We maken ook een agenda met de grote activiteiten van de kringen. dit is geschrapt wegens overlap met bv trissen OD4: We koppelen terug naar de student met beeldmateriaal van zo veel mogelijk van LOKO’s activiteiten, alsook van het vertegenwoordigingswerk. we zijn hier goed mee bezig op vlak van activiteiten. Vertegenwoordigingswerk niet maar das ook beetje saai in vergaderingen SD5: We optimaliseren de werving van LOKO. OD1: Ook gedurende het academiejaar blijven we op zoek gaan naar medewerkers en geïnteresseerden moeten via de website gemakkelijker hun weg naar de afdeling vinden. werving ook gedurende academiejaar. We doen dit met WG website OD2: We bouwen de afdeling communicatie actief uit zodat de kwaliteit van het werk en de continuïteit naar volgende jaren bewaard kan worden. mee bezig, verslagen posten, we hebben klein werkteam OD3: Er wordt een vrijwilligersbeleid (en bedankingsbeleid) geïmplementeerd dat gelijk is over alle afdelingen van LOKO. momenteel uitgewerkt voorstel lopend bij sander OD4: De wervingscampagne presidiumverkiezingen. ok

Nota

zal

vroeger


7

beginnen,

gelijklopend

met

de

Financiën SD1: Een financiële structurele vereenvoudiging van LOKO OD1: opdoeken van restanten van Sportraad, Cultuurraad, Vis etc. Dit is een werk van lange adem. Vooral op gerechtelijk vlak als op persoonlijk vlak ligt dit heel moeilijk. Het is niet voor niets dat dit al zo lang aansleept. Een consultatie bij de belastingen en bij een advocaat zouden veel kunnen bemakkelijken. OD2: oplijsting van verscheidenen vzw’s en hun doel. LOKO heeft bestuurders in verscheidene vzw’s en dit zorgt soms voor verwarring. Deze lijst is zo goed als af. Ik probeer ook de data/aantal vergaderingen erbij te schrijven zodat het wat duidelijk is wat en wie er in die vergaderingen zitten. (uitbreiding op OD) SD2: Financiële ondersteuning/opvolging evenementen OD1: Kassa’s etc voorbereiden alsook deze informatie doorgeven naar komende jaren toe. We doen ons best hiervoor. Hoewel het vaak Lindsy is die deze dingen doet, ik geef haar methodes ook mee door aan eventuele nakomelingen. OD2: door beter/nauwkeuriger bij te houden wat er van inkomsten/uitgaven is, kunnen er sneller actuals vrijgegeven worden. In het begin verliep dit nogal moeizaam, maar nu zou dit beter in orde moeten zijn. Soms is er vertraging op facturen. Een goede opvolging door de coördinator zelf zorgt ook al voor veel. SD3: Begroting opstellen met zicht op verleden en toekomst OD1: Wegnemen van individuele marges van de verscheidene afdelingen en hiervoor een algemene marge voorzien van ongeveer 5% op de onzekere begrote bedragen (lonen etc excl.) Is ok. OD2: Rekening houdende met voorgaande jaren een evenwichtige begroting opstellen met evenwichtige verdeling van middelen voor de verscheidene afdelingen en diensten Is ok SD4: Marketing verzorgen voor LOKO OD1: Sponsordossier opstellen in samenwerking met Communicatie en ook gegevens verzamelen van bedrijven/contactpersonen naar toekomst toe. Staat op punt, alleen het verzenden ervan is nu wat moeilijk aangezien het over het volledige jaar gaat. Zeker nog eens updaten met de nieuwe coco en dan zo rap mogelijk verzenden. OD2: Deals onderhandelen en afwegen bij de verscheidene betrokken partijen. Moeilijker te doen dan ik gedacht had. Heel onduidelijk wat de verschillende afdelingen willen, en soms doen deze dit liever zelf.

International SD 1 LOKO International streeft ernaar een bottom-up beleid uit te dragen en meer dan vroeger de mening van de student te vertegenwoordigen. OD 1.1 LOKO International streeft ernaar dat elke kring een contactpersoon aanduidt voor internationaal en dat elke kring een groeiende aandacht voor Nota


8

internationalisering heeft; een aandacht die ruimer is dan het organiseren van activiteiten voor internationale studenten. Doorheen de grote vakantie hebben we de kringen aangespoord om allemaal een contactpersoon aan te duiden. Dit heeft elke kring na (herhaaldelijk aanporren) gedaan. Daarentegen merken we dat de aandacht voor internationalisering bij de kringen niet overal even sterk is en bemerken we dat de internationale werking van kringen nog steeds te vaak gericht is op activiteiten. Dit blijft een aandachtspunt voor semester 2. OD 1.2 De werkvergadering van LOKO International wordt verder uitgebouwd als overlegplatform waar de faculteitskringen en vrije verenigingen samen komen en samen over verschillende topics die LOKO International en zijzelf op de agenda plaatsen kunnen discussiëren. LOKO International heeft dit op de eerste WV’s uitdrukkelijk benadrukt en expliciet meegegeven dat kringen/ ISA’s alles op de agenda mogen plaatsen. We merken de eerste vruchten hiervan en hopen dit nog verder uit te bouwen. OD 1.3 De mandatarissen van LOKO International rapporteren op regelmatige basis aan de AV over de onderwerpen die op de werkvergadering besproken worden en leggen alle nota’s aan de AV voor alvorens deze uit te dragen binnen de KU Leuven. LOKO International heeft een duidelijk tijdspad voor elk dossier uitgewerkt, waarin de AV duidelijk is opgenomen. De finale beslissing voor elke nota wordt door de AV genomen. Zie ook onze nota ‘Timetable LOKO International 2013-2014.’ We engageren ons dan ook om dit verder te doen in het tweede semester. SD 2 LOKO International zet zich in om nauw samen te werken met de Studentenraad KU Leuven. Als gevolg van de integratie is een groot deel van de vroegere opdracht van LOKO International overgegaan op StuRa KU Leuven. Hoewel de taakverdeling van beide organisaties in theorie zeer duidelijk is, is er in de praktijk een zekere overlap. LOKO International gelooft dan ook dat een nauwe samenwerking tussen beide organisaties voordelen heeft voor beide organisaties. OD 2.1 LOKO International zal haar structuur post integratie herbekijken in overleg met StuRa KU Leuven om ervoor te zorgen dat hun werking complementair en wederzijds versterkend is. LOKO International heeft in overleg met StuRa sterk nagedacht over haar rol na de integratie en heeft ook duidelijk de taken van LOKO International en StuRa aangeduid en nagedacht over informatieuitwisseling tussen beide organisaties. Zie ook de nota ‘Structuur LOKO International na integratie.’ OD 2.2 De Coördinator van LOKO International wordt aangemoedigd om het StuRamandaat ‘Internationaal Beleid’ op te nemen. De coördinator van LOKO International werd verkozen voor dit mandaat. OD 2.3 De mandataris ‘Internationaal Diversiteit’ bij LOKO International wordt aangemoedigd om het StuRa-mandaat ‘Diversiteit’ op te nemen. De mandataris ‘Internationaal Diversiteit’ bij LOKO International werd verkozen voor dit mandaat. OD 2.4 Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de mandatarissen van LOKO International en StuRa en de mandatarissen ‘Internationaal Beleid’ bij StuRa worden uitgenodigd als waarnemer op het deelbureau en de werkvergadering van LOKO International. De mandatarissen van StuRa International hebben toegang tot onze Bureau-Facebookgroep, onze Dropbox en worden ook steeds uitgenodigd als waarnemer

Nota


9

op het Bureau en de Werkvergadering van LOKO International. We streven ernaar één team Internationaal te zijn, dat actief is binnen twee organisaties. SG 3 LOKO International streeft naar een constructieve samenwerking met de nieuwe Cel Internationale Studenten, die alle initiatieven met betrekking tot internationale studenten aan de KU Leuven op Campus Leuven coördineert en bijgevolg een primaire partner is van LOKO International. OD 3.1 LOKO International pleit voor het oprichten van een formeel overlegplatform tussen de mandatarissen van LOKO International en de leden van de Cel Internationale Studenten om aldus formeel inspraak te hebben op het beleid van de Cel Internationale studenten. Dit overlegplatform komt maandelijks samen. Dit platform is opgericht op vraag van LOKO International en kwam reeds vijf keer samen. Ook buiten dit platform hebben we meer inspraak gekregen in het beleid van de Cel International Studenten. OD 3.2 LOKO International streeft ernaar dat dit overlegplatform ook structureel ingebed wordt in het organigram van de KU Leuven zodat de inspraak van LOKO International op het beleid van de Cel Internationale studenten ook in de komende jaren gegarandeerd wordt. Werkpunt voor semester 2. SD 4 Een nieuwe bestuursploeg nam in augustus het roer van onze universiteit in handen. Danny Pieters nam hierbij de fakkel over van Bart De Moor als vicerector Internationaal Beleid. Deze bestuurswissel biedt heel wat opportuniteiten, omdat dit het moment is waarop het internationaal beleid van de KU Leuven voor de komende vier jaar wordt vormgegeven. LOKO Internationaal kan hier ook sterk de mening van de faculteitskringen en Leuvense studenten uitdragen en actief bijdragen aan het beleid van de KU Leuven. OD 4.1 LOKO International probeert minstens één keer per maand samen te zitten met de vicerector om actief input te geven op het beleid van de KU Leuven en de mening van de Algemene Vergadering uit te dragen. We hebben nog maar één keer samengezeten, omdat onze agenda en zijn agenda niet compatibel bleken te zijn. In het tweede semester streven we echt naar een maandelijks overleg. Daarnaast hebben we de vicerector uitgenodigd op onze WV, waar hij zijn visietekst kwam voorstellen en in debat ging met de aanwezigen. OD 4.2 De integratiesubsidies die vroeger onder de vicerector Studentenbeleid vielen werden stopgezet. Danny Pieters wierp het idee op dat deze vervangen zouden worden door internationaliseringssubsidies. LOKO International streeft ernaar dat dit idee effectief uitgevoerd wordt en de voorwaarden van deze subsidies en de procedure om ze aan te vragen eenvoudiger zijn dan de voorwaarden en procedure van de geschrapte integratiesubsidies. Hierover hebben we intern reeds nagedacht. Dit zal in overleg met de leden van de WV verder uitgewerkt worden in het tweede semester. OD 4.3 LOKO International streeft naar het oprichten van een fonds dat kringen, vrije verenigingen en andere studentenorganisaties die een internationale conferentie organiseren ondersteunt. LOKO International is immers van mening dat deze sterk bijdragen tot de internationale dimensie van de KU Leuven en het imago van de KU Leuven in het buitenland. Momenteel voorziet de KU Leuven hier jammer genoeg geen

Nota


10

centraal budget voor. Sander heeft alle informatie van Heleen opgevraagd. LOKO International gaat hier volgend semester mee verder. SD 5 LOKO International wil een contactpunt zijn voor alle internationale studenten waar studenten met al hun vragen terecht kunnen. OD 5.1 LOKO International investeert in haar visibiliteit op de Orientation Days en bezorgt alle studenten daar informatie over haar werking. Ze informeert internationale studenten dat deze LOKO International ten allen tijde mogen contacteren met vragen en problemen. We hebben heel wat promomateriaal laten drukken dat we actief uitgedeeld hebben tijdens de Orientation Days. Daarnaast hebben we een infobrochure over LOKO (International), de kringen en ISA’s gemaakt die actief werd verdeeld en gaven we een infosessie over onze werking op de OD. Dit zullen we ook doen tijdens de OD van februari. OD 5.2 LOKO International hanteert een open door policy met betrekking tot haar kantoor zodat internationale studenten aangemoedigd worden om binnen te komen om vragen te stellen en hun problemen aan te kaarten. Tijdens de kantooruren staat de deur letterlijk steeds open. Verder proberen we zo aanspreekbaar mogelijk te zijn, ook buiten de kantooruren. Het kantoor werd deze zomer ook grondig gerenoveerd en is nu echt een plaats waar we studenten en partners kunnen ontvangen. OD 5.3 LOKO International verwijst studenten met problemen door naar de bevoegde instanties en tracht te bemiddelen waar nodig zonder daar haar eigen bevoegdheden te buiten te gaan. Indien er structurele problemen opduiken kaart LOKO International deze aan bij de bevoegde instanties. Dit doen we en zullen we blijven doen. SD 6 LOKO International streeft er naar de internationale vrije verenigingen (ISA’s) sterker bij haar werking te betrekken om zo nog beter de basis te kunnen bereiken. OD 6.1 LOKO International nodigt de ISA’s uit voor de werkvergadering waar hun inspraak evenwaardig is aan die van de faculteitskringen en tracht het persoonlijk contact met de ISA’s te vergroten. Tijdens de vakantie hebben we de contactinformatie van alle ISA’s opgevraagd. Zij worden ook steeds uitgenodigd op onze WV en hebben daar evenveel inspraak als de kringen. In het tweede semester trachten we met elke ISA samen te zitten om te peilen naar hun verwachtingen om zo hen structureler te betrekken bij onze werking. Nanxin neemt hierbij het voortouw. OD 6.2 LOKO International informeert de ISA’s over de doelstellingen en diensten van LOKO en tracht hen op deze manier structureel te betrekken en hun werking te ondersteunen (e.g. Engelstalige infosessie over subsidies, uitleendienst, Albatros). Zie opmerking bij OD 6.1. Sander gaf in oktober een Engelstalige infosessie over subsidies, de uitleendienst en Albatros. Het subsidiereglement, de info over de uitleendienst en Albatros worden momenteel vertaald (of zijn reeds vertaald) en worden zo snel mogelijk op de Engelstalige LOKO-site geplaatst. OD 6.3 LOKO International organiseert een International Plan Sjarel voor de faculteitskringen en vrije verenigingen om hen op deze manier op een laagdrempelige manier kennis te laten maken. Werkpunt voor semester 2.

Nota


11

SD 7 LOKO International streeft naar een structurele tweetalige communicatie, zowel door LOKO als de faculteitskringen. OD 7.1 Sinds september is de website van LOKO ook in het Engels beschikbaar. Heel wat informatie is echter nog niet beschikbaar in het Engels. LOKO International brengt deze in kaart en laat deze structureel vertalen voor het einde van dit academiejaar. Daarnaast zorgt ze er voor dat alle nieuwe informatie steeds in het Nederlands en het Engels gepost wordt. Annelies brengt dit momenteel in kaart en stelt een actieplan op. Samen met LOKO Commicatie wordt de volledige site aangepakt zodat dit proces afgerond is tegen het eind van het jaar. LOKO International beklemtoont ook steeds dat nieuwe info altijd tweetalig gecommuniceerd wordt. OD 7.2 LOKO International zorgt ervoor dat alle andere communicatie van LOKO (Facebook, Twitter, posters, e.a.) die ook bestrekking hebben tot niet-Nederlandstalige studenten ook in het Engels beschikbaar is. Zie opmerking bij OD 7.1. OD 7.3 LOKO International pleit ervoor dat ook de kringsites in het Engels beschikbaar zijn. Op korte termijn (begin van het tweede semester) pleit ze ervoor dat kringen de informatie die door de AIS vorig jaar als prioritair werd aangeduid in het Engels beschikbaar is. Op lange termijn (begin van volgend academiejaar) pleit ze ervoor dat alle kringsties volledig tweetalig zijn en kringen ook via hun andere communicatiekanalen steevast tweetalig communiceren. LOKO International biedt ondersteuning waar kringen dat nodig achten. Annelies schreef hier een nota over die op de laatste AV van het eerste semester gepresenteerd werd. In het tweede semester volgen we dit verder op. SD 8 LOKO International zal haar werking verder professionaliseren. OD 8.1 LOKO International stelt draaiboeken op voor haar activiteiten, evalueert elke activiteit grondig en past de draaiboeken aan op basis van deze evaluaties. Er werd een draaiboek opgesteld voor de International Party, de International Fair en een communicatieplan voor Think Abroad. Verder werden alle activiteiten duidelijk geëvalueerd op alle vergaderingen en werd de input duidelijk samengebracht voor onze opvolgers. OD 8.2 LOKO International gaat proactief op zoek naar subsidies op lokaal, provinciaal, Vlaams en Europees vlak om haar internationale werking en activiteiten te ondersteunen. Voor de Orientation Days hebben we heel wat steun gekregen van de KU Leuven. In het tweede semester gaan we actief op zoek naar subsidies voor de Think Abroad Month tijdens het volgende academiejaar. OD 8.3 LOKO International garandeert vaste openingsuren voor haar kantoor in Pangaea. Ons kantoor was in het eerste semester elke weekdag open tussen 14u en 18u. De dagen hebben we intern verdeeld en we zoeken intern steeds een oplossing als iemand niet kan. Dit semester hebben we slechts één keer de deuren moeten sluiten (wegens ziekte van Evelyne). SD 9 Een groot probleem in Leuven is en blijft de huisvesting van internationale studenten. Vorig jaar schreef LOKO International hier een nota over na input van de AIS, die op het einde van het academiejaar gepresenteerd werd op RvS. Hierop kwam een antwoord van de Huisvestingsdienst. LOKO International vestigt ook dit jaar haar aandacht op deze problematiek.

Nota


12

OD 9.1 Op de korte termijn pleit LOKO International ervoor dat de KU Leuven haar communicatie over huisvesting naar internationale studenten aanpast en meer realistische verwachtingen uitdraagt. Staat op de agenda voor semester 2. Ariane neemt dit onder haar hoede. OD 9.2 LOKO International probeert de problematiek van discriminatie op de kotenmarkt verder in kaart te brengen. Staat op de agenda voor semester 2. Ariane neemt dit onder haar hoede. OD 9.3 Op langere termijn tracht LOKO International samen met de Cel Internationale Studenten, de Huisvestingsdienst en de Stad Leuven dit probleem op een structurele manier aan te pakken. Dit jaar zullen we ons vooral richten op het samenbrengen van de verschillende actoren en het uitzetten van een pad. We hebben dit reeds aangebracht bij de Cel Internationale Studenten en we zullen ook de Directeur Sociale Zaken van de Stad contacteren om dit te bespreken. Dit is een werkpunt voor semester 2. SD 10 Vorig jaar werd de Assembly of International Students opgericht, om op een structurele wijze internationale studenten te bevragen over verschillende thema’s en een grotere input te verkrijgen. Zij zijn immers ervaringsdeskundigen en kunnen sneller problemen die internationale studenten ervaren aanduiden. LOKO International zet de AIS ook dit jaar verder. OD 10.1 Vorig jaar merkten we dat de leden van de AIS na enkele meetings afhaakten. Om dit te vermijden trachten we de AIS op een structurele manier te verankeren in de werking van LOKO International en LOKO. De AIS is niet samen gekomen in het eerste semester wegens tijdgebrek binnen LOKO International. Sander en Evelyne denken hier verder over na opdat de AIS in semester 2 mogelijk opnieuw van start kan gaan. SD 11 De internationalisation@home initiatieven van de KU Leuven worden sinds dit jaar samengebracht onder de Cel Internationale Studenten. Nu deze initiatieven samengebracht zijn, brengt dit de mogelijkheid met zich mee om deze grondig te evalueren en bij te sturen waar nodig. LOKO International wil deze initiatieven dan ook dit jaar onder de loep nemen en aanbevelingen tot verbetering formuleren. OD 11.1 Het programma van de Orientation Days is al enkele jaren weinig aangepast, maar kent een aantal beperkingen. LOKO International onderzoekt samen met de Cel Internationale Studenten, de kringen en de ISA’s hoe het programma beter afgestemd kan worden op de noden van de verschillende groepen inkomende studenten en hoe de verschillende partners verder betrokken kunnen worden. We hebben hier reeds overleg over gehad met de Cel. Dit komt verder op de agenda in semester 2 (na de 2 e OD). OD 11.2 Het buddy programme is een initiatief waar onze universiteit bijzonder trots op mag zijn. Toch zien we hier heel wat ruimte voor verbetering. Zo pleiten we onder meer voor een betere applicatietool, een betere promotie van het programme, een betere begeleiding van buddies e.d. We hebben hier reeds overleg over gehad met de Cel. We

Nota


13

koppelen dit aan Exchange Pal. Dit komt verder op de agenda in semester 2. Nanxin neemt de leiding hierbij. OD 11.3 Pangaea is een uniek initiatief dat er werkelijk in slaagt een echte ontmoetingsplaats tussen culturen te zijn; toch kennen vele studenten Pangaea niet. LOKO International ijvert dan ook voor een grotere visibliteit voor Pangaea. Verder merken we dat het aandeel lokale studenten onder de bezoekers van Pangaea weliswaar stijgend is, maar veel groeipotentieel heeft. Zeker nu Agora om de hoek geopend is, moet het mogelijk zijn om meer lokale studenten naar Pangaea te lokken. LOKO International pleit er dan ook voor dat de universiteit en de kringen Pangaea promoten bij lokale studenten. Staat op de agenda voor semester 2. SD 12 LOKO International tracht steeds de kloof tussen internationale en lokale studenten te overbruggen. Onze werking was in het verleden altijd zeer sterk gericht op de internationale studenten. Vorig jaar vond echter de eerste Think Abroad Month plaats, die specifief tot doel heeft om de lokale student meer internationaal bewust te maken en hen in contact te brengen met internationalisering en internationale studenten. LOKO International wil dit initiatief graag verder zetten en nog verder uitbouwen. OD 12.1 Een van de punten die vorig jaar in de evaluatie naar voren kwam was de beperkte visibiliteit van de Think Abroad Month. LOKO International wil zich dit jaar dan ook focussen op de visibiliteit van de campagne en zet in op verschillende communicatiemiddelen om zoveel mogelijk studenten te bereiken. We hebben expliciet ingezet op een gevarieerde communicatie (Facebook, website, KUL-kanalen, banners, flyers, posters, …) Dit alles is ook opgenomen in een uitgeschreven communicatieplan dat doorgegeven wordt naar volgend jaar. OD 12.2 LOKO International bouwt de International Fair verder uit tot een volwaardige beurs waar studenten in contact kunnen komen met verschillende nationaliteiten en hun cultuur. Op termijn streven we ernaar dat deze Fair gekoppeld wordt aan de Buitenlanddagen van de KU Leuven en hopen we nog meer partners te betrekken. De International Fair verhuisde dit jaar van Pangaea naar de Museumzaal en telde ook dubbel zoveel standjes en meer randanimatie. Dit hopen we naar de toekomst verder uit te bouwen. Zie de evaluatienota ‘Future of Think Abroad.’ OD 12.3 LOKO International stimuleert de kringen om mee te stappen in dit project en tijdens de Think Abroad Month activiteiten te organiseren met specifieke aandacht voor het internationaal bewust maken van lokale studenten. Zij staan immers het dichtst bij deze studenten. Heel wat kringen participeerden actief in Think Abroad. In totaal werden er ongeveer 30 activiteiten georganiseerd door de kringen en de ISA’s in het kader van Think Abroad. Dit hopen we in de toekomst nog verder uit te bouwen. OD 12.4 LOKO International streeft er naar dat de Think Abroad Month in november een aanzet kan zijn tot een continue aandacht voor deze thematieken doorheen het volledige academiejaar. Een aandachtspunt voor semester 2. SD 13 Heel wat studenten geven aan dat ze een zekere cultuurshock ervaren bij terugkomst uit het buitenland en een zeker gemis naar hun buitenlandervaring ervaren. LOKO International wil hier het komende jaar de aandacht op vestigen.

Nota


14

OD 13.1 LOKO International onderzoekt of we over een werkelijk probleem kunnen spreken en kijkt ook actief naar ander universiteiten en landen of er good practices in verband met een ‘terugkombegeleiding’ bestaan. Werkpunt voor semester 2. Evelyne neemt dit onder haar hoede. OD 13.2 LOKO International tracht terugkomende studenten te engageren in de internationale werking van de kringen en verenigingen en de verschillende internationalisation@home initiatieven van de KU Leuven. Werkpunt voor semester 2. Evelyne neemt dit onder haar hoede.

The Voice SD 1 Het verbeteren van het gebruik en de reputatie van THE VOICE als een primair interactief communicatiemiddel voor en door (internationale) Engels sprekende studenten in Leuven. OD 1.1 Het creëren van een herkenbare visuele structuur die een studentenmagazine reflecteert. THE VOICE heeft sinds September 2014 een nieuw en opvallend oranje logo, waarin de typerende wereldbol weer verwerkt is. THE VOICE heeft ook nog steeds een gelijkaardige cover-structuur aan die van het academiejaar 20132014, en zal deze blijven behouden voor zijn praktische en herkenbare aard. OD 1.2 Het schrijven van doelgerichte artikels die originele student-gerelateerde inhoud verstrekken. Alle schrijvers die freelance of vanuit het team aangenomen worden, zijn gedreven studenten met oog op onze gemeenschappelijke visie voor THE VOICE’s gebruik en doelpubliek. Hierbij wordt THE VOICE gerespecteerd als een communicatiemedium voor Leuven’s internationaal netwerk, zonder daarbij geïsoleerd te worden van de lokale en universitaire activiteiten. Een artikel mag niet letterlijk herhaald worden in een volgende publicatie, en moet aan bepaalde kwaliteitsvoorwaarden voldoen om gepubliceerd te worden. De inhoud moet op z’n minst relevant, diplomatisch, en verfrissend zijn, en wordt geleid door thema’s. Het gebruik van Engels moet optimaal zijn, liefst op academisch niveau. OD 1.3 Verzekeren dat alles gemaakt wordt voor en door studenten op een vrijwillige basis. Vermits de inhoud zo gerelateerd mogelijk moet blijven aan studenten, aanvaarden we geen artikels die (a) niet geschreven zijn door studenten (of hun verenigingen) en/of (b) niet bestemd zijn voor studenten. Ten slotte wordt geen enkele schrijver of medewerker betaald, en worden de financiën beperkt voor distributie, reclame, en teambuilding. SD 2 Het onderhouden van een sterker extern systeem dat SD 1 doeltreffend ondersteunt. OD 2.1 De website up-to-date houden in lijn met de ontwikkeling van het magazine. De website wordt onderhouden op basis van veranderingen in publicaties: m.a.w. telkens wanneer een publicatie uitkomt, wordt de website hieraan aangepast en komt er een digitale kopie in het archief. Soms wordt er ook gebruik gemaakt van de website om bepaalde aankondigingen te maken, of om te verwijzen naar andere interessante artikelen en/of studentenactiviteiten en organisaties. OD 2.2 De Facebook pagina up-to-date houden in lijn met de ontwikkeling van het magazine. De Facebook pagina volgt ook al onze activiteiten op door telkens een bericht

Nota


15

te plaatsen wanneer iets nieuws gepubliceerd wordt, of wanneer we (online) feedback vragen van ons publiek. Overigens hebben we sinds het nieuwe team en de nieuwe leiding meer Facebook ‘likes’ gekregen, sinds het publiceren van de October/November en December/January issues. OD 2.3 De Twitteraccount up-to-date houden in lijn met de ontwikkeling van het magazine. Zie OD 2.2 (zelfde antwoord, maar voor Twitter.) SD 3 Ervoor zorgen dat er een aanzienlijke stroom van input en output is die het magazine beïnvloedt. OD 3.1 Het aantrekken van teamleden en freelance medewerkers online en offline. Teamleden en freelance medewerkers worden op verschillende manieren aangetrokken: - Facebook / Twitter / de website - Via het magazine zelf - Klasgenoten en/of vrienden van teamleden en freelance medewerkers aanspreken - Aanwezigheid van THE VOICE op bepaalde evenementen OD 3.2 Hen aanmoedigen om eigen nieuwe ideeën en standpunten te introduceren. Elk persoon die aangeworven wordt, is een essentieel deel van de groep op basis van zijn of haar individuele capaciteiten. Men wordt dus aangemoedigd om te brainstormen, suggesties aan te geven, en het werkproces mee bij te sturen. Ook wordt er benadrukt dat dit onder de vorm van ‘team spirit’ moet gebeuren, om zo te verzekeren dat het geplande eindproduct gerealiseerd kan worden. Communicatie en werk gebeurt zowel online (via Facebook, e-mail, en de Google Drive server) als offline (tijdens onze wekelijkse vergaderingen) en varieert naargelang de taakverdeling. OD 3.3 Samenwerken en definitieve beslissingen nemen volgens respectievelijke functies. Er wordt duidelijk gemaakt dat de onderlinge taakverdeling, die democratisch en eerlijk beslist is, door en door geëerd moet worden. Men kan niet terugvallen op beslissingen die al vaststaan nadat ze besproken en aanvaard zijn geweest, en men moet altijd moeite doen om de samenhang bijeen te houden. In geval van tegenwerking, verloochening, of een gebrek aan samenwerking en respect, kan er in vraag gesteld worden of de persoon in kwestie nog wil en/of kan blijven in zijn of haar functie. SD 4 Het beeld en werkproces van het team/ de samenwerking aan het magazine vriendschappelijk houden. OD 4.1 Respecteer steeds je eigen rol en die van de ander en ga open met elkaar om. Vriendelijkheid, vertrouwen, en consistentie zijn de meest belangrijke factoren in de omgang met collega’s. In geval van problemen of veranderingen kan en zou er altijd openlijk gesproken moeten worden over de situatie, om op die manier een vredevolle oplossing te vinden die hopelijk bij iedereen past. Indien er hier een overtreding van gebeurt, is het aanbevolen om zo weinig mogelijk escalaties te creëren, zodat er toch uiteindelijk een goede en rationele oplossing gevonden kan worden. OD 4.2 Bekritiseer de anderen niet tenzij ze ingaan tegen de visie van het magazine. Men heeft hier de mogelijkheid om zich te uiten, bij te leren over het vak, en te groeien als persoon en als professionele kandidaat. Hierbij is het niet aanvaardbaar om elkaar af te breken, competitie met elkaar te voeren, of mekaars verschillen niet te weten overkomen. Soms kan het zijn dat iemand tegen de visie van het magazine ingaat, qua gedrag of in hun werk, en hierbij worden ze discreet aangewezen op hun fout door Nota


16

degene die verantwoordelijk is voor hun. Indien er geen verbetering komt, en de persoon niet mee wil werken, gaat diens supervisor op zoek naar vervanging. OD 4.3 Wees consequent en tijdig verantwoordelijk voor je eigen rol(len). In geval van het maken van een onschuldige fout, wordt dit over het hoofd gezien en doet de persoon in het vervolg meer moeite. In geval van een gebrek aan medewerking en interesse, wordt het aangewezen om de persoon op de hoogte te brengen van de moeilijke situatie en kan er uiteindelijk voor vervanging gezocht worden. SD 5 Streven naar een standaard professioneel en toonbaar is.

van

visueel en tekstueel werk

dat

OD 5.1 Neem mensen in dienst die een minimum aan opleiding of professionele ervaring hebben. Momenteel zijn alle medewerkers studenten, omdat niet-studenten vaak op zoek gaan naar financiële compensatie en onze studentenmentaliteit niet vatten. De studenten die aangenomen worden en die ook effectief blijven en contributies leveren, zijn competent in en geboeid door hun functie. Ze worden ook geregeld aangestuurd om te blijven groeien en om met creatieve ideeën aan te komen. OD 5.2 Investeer in professionele workshops die waar nodig bijdragen tot verbetering van het magazine. Onder leiding van Sara Rich hebben we al verschillende schrijfworkshops gehouden, waarvoor zij betaald wordt. De schrijvers die ambitie hebben tonen hier veel appreciatie voor, en blijven dan ook interageren met het magazine. OD 5.3 Gebruik professionele voorbeelden als leidraad en voorbeeld (geen plagiaat!) Plagiaat wordt niet aanvaard. Op basis van vorig jaar is The Economist nog steeds ‘het’ prototypisch voorbeeld, hoewel ik als editor-in-chief persoonlijk vind dat er soms net iets te strak gekopieerd werd. Die elementen heb ik ondertussen aangepast in de lay-out, en twee teamleden waren ook inventief genoeg om een lay-outstructuur aan te kopen die zal blijven gebruikt worden voor elke publicatie, mits de nodige ‘customization’ om zo THE VOICE een eigen catchy karakter te kunnen geven.

Sociaal A. Huisvesting

SD 1 We zien erop toe dat de rechten en de noden van de internationale studenten worden gerespecteerd inzake huisvesting. OD 1.1

De internationale studenten hebben moeite met het vinden van permanente koten en de guest housing is vaak ontoereikend. Het is de bedoeling om de precieze knelpunten in de zoektocht op te zoeken en samen met internationaal naar mogelijke oplossingen en acties. De werkgroep is hiermee bezig. Volgen onder meer de nieuwe trend ‘Spotted: Leuven Slumlords’ op. Specifieke noden worden via de mandataris Internationaal Sociaal opgevolgd (Ariane)

SD 2 Momenteel stelt zich het probleem dat kotbazen in Leuven de kottaks, soms voor een deel, soms integraal, aan de inwonende studenten doorrekenen. Als men deze kottaks wil verhogen is het de student die de rekening zal betalen.

Nota


17

OD 2.1

LOKO zal een standpunt innemen en proberen de zaak van de kottaks onder andere op het stadsoverleg in het oog te houden. Deze kottaks is inmiddels inderdaad door het gemeentebestuur verhoogd, maar we hebben weten te bekomen dat voor beursstudenten deze stijging minder zullen volgen. We blijven dit uiteraard opvolgen, aangezien deze in komende werkjaren mogelijk nog zal stijgen.

SD 3 LOKO vraagt zich af hoeveel koten er zijn en hoeveel er gaan bijkomen. OD 3.1

LOKO volgt het masterplan huisvesting op. Wij volgen dit permanent op via RvS

OD 3.2

Om dit in kaart te brengen zullen we cijfers verzamelen. De werkgroep is hiermee bezig en heeft contact met de Huisvestingsdienst van de KU Leuven.

OD 3.3

Daarnaast stellen we ons vragen over de prijs/kwaliteitsverhouding van de koten. Ook dit wordt verder door de werkgroep in samenwerking met de huisvestingsdienst en andere partners opgevolgd.

B. Voeding

Het doel van de werkgroep Voeding van dit academiejaar is om voor kwalitatieve voeding aan democratische prijzen te pleiten en pijnpunten onder de loep te nemen. De werkgroep voeding heeft al haar doelstellingen voor dit jaar behaald. Uiteraard blijven zij de lopende zaken (zoals het aanpassen van het aanbod op GHB, de socio-economische ontwikkelingen,… ) verder op. SD 1 LOKO zal prijsstijgingen voeding in de gaten houden en inperken waar nodig. OD In het komende academiejaar willen we dit een halt toeroepen. Ons doel is dan 1.1 ook om Alma zover te krijgen een principe besluit te nemen om voor de komende jaren geen prijsstijgingen meer door te voeren. SD 2 LOKO zal de studenten bevragen aan de hand van een enquête. OD2.1

Een grootschalige enquête zal dit academiejaar afgenomen worden in de Leuvense Alma-uitbatingen. De studenten zullen bevraagd worden over zeer uiteenlopende zaken. De resultaten worden verwerkt en besproken op alle vergaderingsniveaus binnen LOKO evenals voorgesteld op de Raad van Bestuur van ALMA.

SD 3 LOKO volgt de lopende zaken bij Alma op. OD 3.1

Kleine initiatieven zullen worden ondernomen (onder andere de deelname aan de maandelijkse studentenstuurgroep) om te hameren op bijvoorbeeld gezond eten en een democratische prijs, evenals organisatorische problemen (bvb fuifbeleid) trachten van de baan te helpen.

C. Diversiteit

Van uni-versiteit naar di-versiteit: ∆ De werkgroep diversiteit gaat op zoek naar de specifieke problemen die studenten ondervinden rond ∆ diversiteit en zoekt naar oplossingen. We werken voornamelijk rond informatieverstrekking en het creëren van awareness. SD 1 Voldoende aandacht in de kringen creëren voor diversiteit. Nota


18

OD 1.1

Informatie verstrekken aan kringen over hoe ze een inclusieve kringwerking kunnen bewerkstelligen. Dit is tot nu toe enkele via de Peer-Helping gebeurd. Indirect worden de kringen hier via initiatieven zoals Partycipation ook verder aan herinnerd. Dit blijft echter een deel van de permanente werking.

OD 1.2

Kringen aanmoedigen om een internationale en sociale verantwoordelijke aan te duiden. Hier is wisselend succes geboekt, maar we blijven de afwezigen motiveren toch aanwezigen te worden.

OD 1.3

Op zoek gaan naar subsidies en fondsen voor studenten met functiebeperkingen/initiatieven rond diversiteit. Hiervoor is al samengezeten met de voorzitter van de SubCom om na te denken of deze initiatieven verder kunnen ondersteund/aangemoedigd kunnen worden. Subsidies van buitenaf worden ook onderzocht bij verschillende VZW’s.

SD 2 Concept partycipation actief blijven gebruiken. Hoewel noch de stad noch de KU Leuven aan het begin van het jaar duidelijk wisten waar ze heen wouden met Partycipation, beslisten we met LOKO om de term Partycipation te blijven gebruiken als ‘merknaam’ voor initiatieven die de diversiteit in het Leuvense hoger onderwijs onder de aandacht te brengen. Zowel de fotowedstrijd als de lezing rond transgender in het hoger onderwijs, zijn hiervan een voorbeeld. OD Evenementen organiseren die duidelijk geassocieerd zijn met het concept 2.1 partycipation. OD 2.2

Andere partners evenementen.

en

de

kringen

betrekken

bij

de

verschillende

OD 2.3

Werkgroep partycipation ondersteunen via informatieverstrekking

SD 3 Stigma rond psychische functiebeperkingen bestrijden. We zijn hieraan bezig via onder meer het peer helping project van Marleen Gheldof (MPTC) en een samenwerking met andere partners die rond suicide preventie en de bijhorende stigma’s werken. OD Informatie verstrekken aan de betrokken partijen over wat psychische 3.1 functiebeperkingen precies inhouden. OD 3.2

Op zoek gaan naar partners die hierbij kunnen helpen zoals Tegek?!

SD 4 Toegankelijkheid (fysiek alsook digitaal) voor studenten met een fysieke functiebeperking verder onderzoeken. OD Informatie die de voorbije jaren vergaard is, verzamelen en onderzoeken waar 4.1 er iets veranderd is en waar het nog beter kan. Nadat we vorig jaar de toegankelijkheid van de bibliotheken hebben onderzocht, hebben we nu de slechte staat van voetpaden/toegankelijkheid aangekaart via het mobiliteitsfilmpje en gaan we hiermee wegen op de bevoegde instanties. SD 5 Voldoende aandacht creëren voor de specifieke noden van werkstudenten. Hier is nog veel werk aan de winkel. We steken hier vele tandjes bij.

Nota


19

OD 5.1

Op zoek gaan naar specifieke problemen die werkstudenten ondervinden.

OD 5.2

Kringfaciliteiten toegankelijk maken voor werkstudenten.

SD 6 De vertegenwoordiging van allochtone studenten binnen de Leuvense instellingen voor hoger onderwijs onderzoeken, en kijken naar de specifieke noden van deze doelgroep. Er werd al veel informatie vergaard rond de werkloosheid van hoger opgeleid allochtone studenten en de algemene werking van het contactpunt voor allochtone studenten. Deze moet nu verder uitgewerkt worden zowel met zicht op de tewerkstelling (zie jaarthema) alsook andere problematieken. OD 6.1

Uitzoeken of de instellingen voor hoger onderwijs de maatschappelijke vertegenwoordiging van allochtone studenten weerspiegelen en inspelen op mogelijke probleemsituaties.

OD 6.2

Specifieke problematieken aanpakken, zoals werkloosheid bij hoger opgeleide allochtone studenten (zie jaarthema).

D. Studentenwerking en -welzijn

SD 1 LOKO probeert tegemoet te komen aan de groeiende vraag naar studieruimtes tijdens drukke periodes De werkgroep is dit, na de grote drukte van de blok- en examenperiode verder aan het onderzoeken. OD 1.1

Onderzoekt of meer bibliotheken open kunnen blijven tijdens het weekend

OD 1.2

Onderzoekt of studenten tijdens drukkere periodes tewerkgesteld kunnen worden

OD 1.3

Onderzoekt of meer ontspanningsruimtes kunnen worden voorzien (type Agora)

OD 1.4

onderzoekt of een uitgebreider/gezonder voedingsaanbod kan in bibliotheken

SD 2 LOKO werkt aan betere communicatie tussen ACCO en de kringen We merken dat bij bepaalde kringen er blijvende problemen heersen, reeds gedurende enkele jaren. De ACCO-fractie is hiermee op de goede weg en blijft de ingeslagen weg volgen, in blijvend overleg met alle partners. OD 2.1

Organiseert frequent een opbouwend CuDi-overleg

OD 2.2

Brengt de pijnpunten van ACCO verder in kaart

OD 2.3

Formuleert en garandeert het naleven van duidelijke afspraken inzake deadlines en prijzen

OD 2.4

Pakt communicatie professoren-CuDi-ACCO aan op structurele wijze

Nota


20

SD 3 LOKO ondersteunt de kringen in de opvang en ondersteuning van het studentenwelzijn.1 OD Ondersteunt bestaande Peter-Meter/onthaalinitiatieven 3.1 OD 3.2

Ondersteunt kringen in werking rond sociaal welzijn bij studenten

OD 3.3

Promoot de bestaande peer/buddyprojecten van de KU Leuven

E. Mobiliteit

SD 1 We gaan aan de stad voorstellen om een proefproject te lanceren om de bestaande fietsenstallingen zo optimaal mogelijk te benutten. OD 1.1

Concreet wordt er gedacht aan de fietsenstalling onder het De Somerplein. Een nachtelijke toegang zou mogelijk een significante vermeerdering in het aantal gestalde fietsen teweegbrengen. We overleggen hierover met Stad Leuven.

SD 2 We gaan de slechte kwaliteit van bepaalde straten aankaarten. OD 2.1

Een ludieke actie (een geënsceneerd filmpje op Youtube bv.) moet het stadsbestuur overtuigen van de lamentabele staat van de Parkstraat, Minderbroederstraat… Hoera, een mobiliteitsfilmpje werd gemaakt, dit wordt verder voorgesteld aan de juiste mensen.

SD 3 We gaan de huidige voorzieningen bij de student belichten. OD 3.1

Voor een student op kot in de buurt van Faculteit Letteren bv., is het handiger om met een defecte fiets naar het minder bekende herstelpunt van Velo in het station te gaan, dan naar de Hollestraat in Heverlee. Dit kan misschien door een poster/affiche/flyer. Werd onderzocht naar aanleiding van de opbrengsten van de buspas. Wordt verder onderzocht.

SD 4 We gaan ervoor zorgen dat de student vlotter de weg vindt naar Velo en vlotter geholpen kan worden. OD 4.1

Fietsophaalpunten bv. doorheen de stad ontlasten de student van het transport van zijn/haar defecte vehikel naar de Hollestraat/het station. Deze werden onderzocht naar aanleiding van de opbrengsten van de buspas en worden verder verwerkt.

SD 5 We gaan de internationale studenten bevragen naar hun kennis van het verkeersreglement. OD 5.1

De belangrijkste verkeersborden zijn internationaal gekend en misschien is er geen vraag naar bijscholing. Een simpele steekproef in het internationaal ontmoetingshuis Pangaea volstaat wellicht. Hier moeten we nog een wieletje bijsteken.

1

Studentenwelzijn is een onderwerp dat meer aandacht verdient. Vooral op eerstejaarsniveau is dit belangrijk voor de integratie in het studentenleven.

Nota


21

SD 6 De resultaten van de studentenmobiliteitsenquête worden verder geanalyseerd. Dit gebeurt onder meer via de andere SD’s en OD’s. F. Jaarthema: werkloosheid na H.O.

Om uitvoering te geven aan het jaarthema zullen we activiteiten ontplooien binnen twee pijlers. SD 1 Het probleem van jeugdwerkloosheid onder hoogopgeleiden aankaarten bij de KU Leuven en de politiek. Er werd al heel veel informatie vergaard en advies in gewonnen, deze gaat nu door de werkgroep worden verwerkt. OD 1.1

Wegen op de politiek d.m.v. een mediacampagne

OD 1.2

Het organiseren van een debat in het kader van de Europese Verkiezingen

OD 1.3

Een manifest schrijven hoe de KU Leuven huidige/toekomstige studenten kan voorkomen.

werkloosheid

onder

SD 2 De studenten op weg helpen bij de overgang tussen universiteit en arbeidsmarkt. OD 2.1

Website aanmaken met overzicht vacaturebanken en mogelijke heroriënteringen. De universiteit heeft hier onder onze duiven geschoten met haar LoopbaanLift, maar we hebben hierover verdere feedback ingewonnen om dit initiatief zo studentvriendelijk/toepasbaar mogelijk te maken.

OD 2.2

Geven van sollicitatietrainingen met tips inzake sollicitatiebrief en CV alsook training voor sollicitatiegesprek. Er werd onder meer al een sessie aangeboden op het kringsymposium, maar deze werd afgelast wegens te weinig interesse. We onderzoeken wat we meer kunnen doen.

Sport SD 1: Sportende gemeenschap: sensibilisering. Zo veel mogelijk studenten duidelijk maken dat sport belangrijk is. OD 1.1: Een manier zoeken om de voordelen van sport in de verf te zetten voor het grote studentenpubliek. Dit kan eventueel m.b.v. een filmpje dat verspreid wordt, een lezing, ... OD 1.2: Het aanhalen van sport op specifieke plaatsen waar mensen extra open staan, zoals bv. in de wachtkamer bij de studentenarts m.b.v. “wist-je-dat” flyers over de voordelen van sport. Hier is nog niets rond gebeurd, behalve mijn persoonlijke mondelinge overtuiging van enkelingen. Bij nader inzien is dit een eeuwig vechten tegen de bierkaai en zie ik niet in hoe ik deze doelstelling efficiënt zou kunnen bereiken, behalve blijven promoten en proberen leuke activiteiten te organiseren. Bijkomend probleem is dat de vraag naar sport bij het USC veel groter is dan het aanbod, zodat eventueel gemotiveerde mensen toch niet aan de bak komen. SD 2: Sportende gemeenschap: prikkeling/activering. Zo veel mogelijk sport doen leven onder de studenten. Wanneer men mensen aan het sporten willen Nota


22

krijgen, moet men er voor zorgen dat sport interessant is, actualiteit is, een gefrequenteerd gespreksonderwerp. De 24 urenloop is een excellent voorbeeld hiervan. De rivaliteit tussen de kringen werkt hier als katalysator, en hoewel niet iedere aanwezige op het evenement werkelijk sport, krijgt men heel wat mensen aan het lopen die anders misschien nooit aan lichaamsbeweging zouden doen. OD 2.1: Incentive tot sporten creëren. Dit kan bijvoorbeeld door het aanmoedigen van sportactiviteiten tussen verschillende kringen (de katalysator van de rivaliteit tussen de kringen indachtig). De IFB stelt hier een excellent paradigma. Hoewel er nog maar weinig voorbeelden zijn van sportactiviteiten tussen verschillende kringen, zijn er wel degelijk een paar. Hopelijk creëert het aflossingsnummer op de StuMar ook dergelijk incentive. OD 2.2: Inzetten op berichtgeving, i.h.b. sociale media. Door de actie “Stadion Studentiko” heeft LOKO Sport dit jaar een uitstekend excuus om iedere twee weken een bericht te plaatsen dat op een aantrekkelijke manier studenten naar de Facebookpagina lokt. Maar hier moet het niet bij blijven: ook de WSF-activiteiten kunnen consistent bericht worden, en men moet altijd op de uitkijk staan voor het aan de man brengen van interessante sportactiviteiten in het algemeen, eventueel zelfs van externe organisaties. Dit verloopt zeer goed. Er worden veel dingen op FB gepost en de WSF wordt een stuk beter gepromoot dan afgelopen jaren. SD 3: Sportende gemeenschap: aanbod. Er voor zorgen dat de geprikkelde studenten hun (nieuw aangekweekte) sportlust kunnen botvieren. OD 3.1: Zo veel mogelijk activiteiten in de databank hebben en ook aanbieden (i.e. over berichten). Dit overlapt deels met OD 2.2. Aangezien LOKO Sport eerder overkoepelende activiteiten organiseert (zie SD 4) kan het aangewezen zijn om bijvoorbeeld bestaande activiteiten tussen verschillende kringen mee te promoten, conform met SD 2. Af en toe (hoewel eerder zeldzaam) zijn er kringen of andere organisaties dia via LOKO Sport reclame maken voor hun activiteiten. OD 3.2: Manieren zoeken om kringen aan te moedigen hun eigen sportaanbod uit te breiden en beter of efficiënter aan de man te brengen. Meer dan mondelinge aanmoediging en hulp is er nog niet geweest. Ik heb wel zonet het idee gekregen om een lijstje te maken met alle sportactiviteiten van elke kring op het einde van dit academiejaar, om door te spelen aan de opvolgers ter inspiratie. Ook gaan we aardballen als teambuilding met de sportpraesides, wat misschien wel een nieuwe sport is die kan aanslaan. SD 4: Missie: overkoepeling. Het organiseren van activiteiten die kringen moeilijk alleen aankunnen, en de vertegenwoordiging in organen van de KUL (beter) verzorgen en profileren. OD 4.1: Het blijven organiseren van: 24 urenloop, IFB, Studentenmarathon. De Erasmuscup is een activiteit die qua omvang doenbaar wordt voor kringen, maar die vanwege het sterk kringoverkoepelend en zelfs kringoverstijgend karakter best bij LOKO gehouden wordt. Alles OK. Er is een idee komen opborrelen om de Erasmuscup te vervangen door een soort sportdag met sporten van over de hele wereld. Dit moet naar volgend jaar toe verder uitgedacht worden. OD 4.2: Het uitbreiden in grootte van het Afsluitend StudentenTornooi. Misschien zal dat huidig academiejaar niet haalbaar blijken vanwege het gebrek aan

Nota


23

stagestudenten en het bijna-samenvallen met de IFB-finaledag. Naar de toekomst toe kan dit evenement ofwel uitgebreid worden, ofwel in de kiem gesmoord worden en vervangen door een andere activiteit (zie OD 4.3). Het evenement zal volgend jaar waarschijnlijk niet meer doorgaan (zie OD 4.3), maar de stagiair van dit jaar is alleszins vrij enthousiast en heeft veel tijd, dus het ziet er goed uit. OD 4.3: Onderzoeken of het (naar volgend jaar toe) mogelijk is een survivalrun te organiseren op het eind van het academiejaar. Dit grote evenement zou dan eventueel het AST vervangen en de Erasmuscup naar eind November dwingen. In volle behandeling! OD 4.4: De studenten (i.h.b. de sportverantwoordelijken) beter betrekken en op de hoogte brengen van wat er speelt in de verschillende vertegenwoordigingsorganen. De meest relevante raad is de Raad van Bestuur van het Universitair Sportcentrum, en het is de bedoeling de agenda telkens voor te leggen aan de WV en kringen de kans te geven om input te leveren. Ook het verslag mag achteraf op de WV overlopen worden. Voor andere raden als bv. de Commissie Sport of de Sportraad Associatie KU Leuven, zal het volstaan enkel de belangrijkste punten van het verslag. Dit is voorlopig goed gelukt, maar er is nog maar één echt relevante vergadering geweest. Enkele dingen zijn toen ook kort op het AB en de AV vermeld, wat door enkele mensen als ‘leuk’ of ‘tof’ beoordeeld werd. Er kwam ook meteen reactie en interesse van Veto. SD 5: Missie: facilitering. LOKO Sport dient de kringen bij te staan in het realiseren van uitdagende sportprojecten en contacten met het USC. OD 5.1: Dit is een veeleer passieve taak, nl. wachten op vragen van de kringen. Het zou goed zijn af en toe expliciet te vermelden dat LOKO Sport ertoe bereid is kringen te helpen bij dat soort zaken. Dit kun je niet echt mis doen als men niets komt vragen. We hebben internationaal reeds tweemaal ondersteund met de Orientation Days sportnamiddag OD 5.2: De veldreservaties blijven beheren en het system verfijnen. Afgelopen jaar bleek dat het reserveren van velden voor kringcompetities bij het USC via LOKO Sport een aangenamere manier van werken was, zowel voor de kringen als voor het USC. Dit was een heel karwei om te regelen, maar ondertussen staat het op poten. Er moet wel nog eens een duidelijk overzichtsdocument gemaakt worden voor de opvolgers van LOKO Sport en de kringen. OD 5.3: De uitleendienst beter bekend maken bij de kringen. De vergemakkelijking hoeft zich overigens niet enkel te beperken tot sportactiviteiten. Dit moet via mondelinge overdracht en is moeilijk. Ik heb geen idee hoe de uitleendienst draait t.o.v. vorig jaar, maar het kan sowieso beter denk ik. De sportverantwoordelijken zijn denk ik wel al wat beter op de hoogte van het bestaan. SD 6: De SportWV ontplooien als forum. Zo worden de interacties tussen de kringen versterkt, en zal er ook sneller input voor de vertegenwoordiging uit de bus komen. OD 6.1: De leden van de WV aanmoedigen om mondig te zijn en in discussie te gaan. Dit kan bv. door hen rechtstreeks aan te spreken en inmenging uit te lokken tijdens de vergadering alsook erna tijdens het “rondje LOKO Sport” (de après-WV).

Nota


24

De WV is al actiever dan vorig jaar, maar het kan mijns inziens nog beter. Het is een cultuur die je moet kweken over meerdere jaren heen. OD 6.2: Teambuilding (zowel het rondje LOKO Sport als de andere) proberen maximaal te benutten om de kringen met elkaar te laten praten, met het oog op SD 2, maar zeker ook op OD 6.1. Dat is tijdens de eerste teambuilding goed gelukt, en ik denk dat de rondjes LOKO Sport het ook niet slecht doen. Maar net als het vorige puntje kan dit nog beter als we die cultuur blijven kweken. Het ontplooien als forum verloopt traag maar gestaag. Er zijn al meer mensen die iets durven zeggen en input geven dan vorig jaar.

Nota


25

Kiesreglement verkiezingen I Algemeen Artikel 1 – Participatiedecreet Dit reglement voert de bepalingen uit van de artikelen II.48 tot II.52 en van artikel II.66, §3 van het participatiedecreet. (Het decreet van 19 maart 2004 betreffende de rechtspositieregeling van de student, de participatie in het hoger onderwijs, de integratie van bepaalde afdelingen van het hoger onderwijs voor sociale promotie in de hogescholen en de begeleiding van de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen.) Artikel 2 – Definities 1◦ Participatiecommissie; democratisch verkozen verzameling studentenvertegenwoordigers van een opleiding of faculteit. De facto komt de commissie overeen met het facultaire overlegorgaan. Dat kan bestaan uit vertegenwoordigers van één of meerdere kringen en campussen (verkozen per opleiding) of rechtstreeks verkozen leden. (De participatiecommissie zoals bedoeld in artikel II.48, §2 van het participatiedecreet, op het niveau van een kring) Hieronder wordt begrepen; elke raad of andere vergadering die advies geeft, beslissingen voorbereidt of neemt over een faculteit, een opleiding of delen van een faculteit of een opleiding. 2◦ Neutraal comité: kiescommissie samengesteld door de participatiecommissie die waakt over de verkiezingen; 3◦ LOKO: Campusraad te Leuven, die verantwoordelijk is voor de organisatie van de verkiezingen van vertegenwoordigers te Leuven. 4◦ Studentenraad KU Leuven (StuRa): Studentenraad van de KU Leuven, die verantwoordelijk is voor de organisatie van de verkiezingen van vertegenwoordigers binnen en buiten Leuven. Artikel 3 – Doel Dit reglement bepaalt het verloop van de verkiezingen voor de participatiecommissies. LOKO en StuRa waken immers over de verkiezingen, aangezien de verkozen vertegenwoordigers deel uitmaken van hun AV, die zo op zijn beurt democratisch valide is. Op die manier wordt de vertegenwoordiging op facultair en universitair niveau op een uniforme manier georganiseerd. Artikel 4 – Indeling per opleiding De Algemene Vergaderingen van StuRa en LOKO delen jaarlijks voor 31 maart elke stemgerechtigde student in bij een opleiding en wijzen elke opleiding toe aan een facultair overlegorgaan. Studenten met een diplomacontract worden ingedeeld op basis van hun opleiding. Studenten met een creditcontract worden ingedeeld op basis van de opleiding waarvan zij de meeste opleidingsonderdelen volgen. Artikel 5 – Organisatie verkiezingen § 1. De verkiezingen voor de universitaire vertegenwoordigers worden gehouden per campus en per faculteit. Wanneer een opleiding enkel studenten heeft te campus Leuven, worden de

vertegenwoordigers verkozen door de studenten te Leuven. Wanneer een opleiding zowel voor studenten te Leuven als andere campussen daarbuiten wordt georganiseerd, worden de vertegenwoordigers van Leuven verkozen door de studenten te Leuven. De externe vertegenwoordigers worden op hun eigen campus verkozen door hun studenten. § 2. De verkiezingen voor de hogeschoolvertegenwoordigers worden gecontroleerd door de eigen studentenraad. Om echter deel te kunnen uitmaken van de campusraad worden de regels van het participatiedecreet hier ook naar analogie toegepast.

II Samenstelling participatiecommissie Artikel 6 – Principe § 1. De participatiecommissie is samengesteld uit vertegenwoordigers van de opleiding of faculteit. Deze vertegenwoordigers worden jaarlijks verkozen door en onder de stemgerechtigde studenten van de opleiding. § 2. Het is toegelaten binnen één faculteit een verkiezing te organiseren per opleiding. In dat geval worden de facultaire vertegenwoordigers voorgedragen uit de verkozen opleidingsvertegenwoordigers. Artikel 7 – Duur van het mandaat § 1. Het mandaat van de leden van de participatiecommissie duurt een jaar. § 2. De participatiecommissie bepaalt in een werkingsreglement de datum waarop de nieuwe mandaten beginnen. § 3. Het mandaat van een lid van de participatiecommissie met rechtstreekse vertegenwoordigingsbevoegdheid eindigt van rechtswege een maand nadat hij/zij, in toepassing van artikel 11 van dit reglement, geen stemgerechtigd student meer is. Artikel 8 – Aantal leden De participatiecommissie bestaat uit ten minste een lid per beginnende schijf van vijfhonderd studenten, met een minimum van drie. Artikel 9 – Werkingsreglement § 1. Elke participatiecommissie bepaalt in een werkingsreglement: – het aantal leden van de participatiecommissie; – de verkiezingsprocedure, onder de voorwaarden bepaald onder titel V van dit reglement; – desgevallend, de functies die samen verkozen moeten worden zoals bedoeld onder artikel 12, § 2; – desgevallend, de procedure beschreven in artikel 24, § 2 van dit reglement. § 2. Het werkingsreglement mag niet afwijken van de bepalingen van dit reglement, behalve waar deze mogelijkheid uitdrukkelijk wordt voorzien. § 3. Elk academiejaar deelt de participatiecommissie voor 1 maart het van toepassing zijnde werkingsreglement mee aan StuRa en LOKO .

Artikel 10 – Samenstelling LOKO en StuRa De leden van LOKO en StuRa en hun plaatsvervangers worden jaarlijks verkozen door de leden van elke participatiecommissie, conform de eigen statuten.

III Verkiezingsprocedure Artikel 11 – Stemrecht en opkomst § 1. Hebben stemrecht: – Studenten met een diplomacontract – studenten met een creditcontract, indien zij voor minstens 15 credits zijn ingeschreven § 2. In afwijking van § 1. hebben volgende studenten geen stemrecht: studenten met een creditcontract die voor minder dan 15 credits zijn ingeschreven studenten met een examencontract doctoraatsstudenten studenten ingeschreven in post-academische vorming; studenten van andere instellingen voor hoger onderwijs die in het kader van een uitwisselingsprogramma aan de KU Leuven studeren; en – studenten van interuniversitaire opleiding(en) die niet gecoördineerd word(t)(en) door de KU Leuven. – – – – –

§ 3. De studentenvertegenwoordigers van een kring verliezen hun stemrecht in de facultaire organen als minder dan 10% van de stemgerechtigde studenten van de kring heeft deelgenomen aan de verkiezingen. Artikel 12 – Wijze van kandidaatstelling § 1. De respectievelijke functies in de participatiecommissie worden afzonderlijk verkozen. § 2. In afwijking van het principe gesteld in §1 kan de participatiecommissie in het werkingsreglement bepalen dat sommige of alle functies samen verkozen worden. In dat geval stelt men zich als ploeg kandidaat. § 3. Alleen stemgerechtigde studenten van een kring hebben het recht zich kandidaat te stellen voor functies waarbij zij rechtstreekse vertegenwoordigingsbevoegdheid verkrijgen. Artikel 13 – Algemene voorwaarden § 1. De verkiezingen vinden plaats tussen 1 april en het einde van de lessen. § 2. De verkiezing (de periode vanaf de start van de verkiezingscampagne tot het sluiten van de stembussen) moeten minimaal 2 dagen duren, waarbij op de laatste dag (of dagen) de stembusgang plaats vindt. § 3. De stemming is geheim.

§ 4. De participatiecommissie organiseert de verkiezingen voor de nieuwe leden van participatiecommissie. Artikel 14 – Neutraal Comité § 1. Een Neutraal Comité, samengesteld door de participatiecommissie en bestaande uit (minstens) drie personen die geen kandidaat zijn bij de verkiezingen (ook niet in een niet verkiesbare ploeg), houdt toezicht op de verkiezingen. § 2. Indien nodig waakt het Neutraal Comité ook over de verkiezing van de facultaire vertegenwoordigers van de andere campussen. § 3. De leden van het Neutraal Comité hoeven geen student te zijn. Artikel 15 – Fraude § 1. Bij vermoeden van fraude kunnen studenten van de kring en leden van de faculteitsraad klacht neerleggen bij het Neutraal Comité. § 2. Acht het Neutraal Comité de fraude bewezen, dan organiseert de participatiecommissie nieuwe verkiezingen zoals bepaald in artikel 19. Artikel 16 – Uitsluiting § 1. Enkel bij overtredingen van een kandidaat die de uitslag van de stemming onrechtmatig manipuleert of beïnvloedt kan het Neutraal Comité overgaan tot uitsluiting van deze kandidaat. § 2. Het werkingsreglement neemt verdere bepalingen op m.b.t de modaliteiten van uitsluiting. § 3. In elk geval tellen de stemmen van de uitgesloten kandidaat wel mee voor het bepalen van de opkomst in artikel 22 en voor het te bereiken quorum van 10% conform art II.51 §2 van het participatiedecreet. Artikel 17 – Beroep § 1. Bij twijfel over de neutraliteit van het Neutraal Comité, het correcte verloop van de stemming of over de correctheid van het reglement kunnen studenten van de kring en leden van de faculteitsraad klacht neerleggen bij LOKO en dit tot 2 weken na afloop van de verkiezingen. § 2. LOKO en StuRa stelt een beroepscommissie samen, zonder studenten van de betrokken kring. De beroepscommissie legt haar beslissing ter bekrachtiging voor aan de AV's. Zij kunnen de beslissing enkel goedkeuren of verwerpen. § 3. De beroepscommissie kan enkel beslissen over de elementen vermeld in §1. § 4. De beroepscommissie kan bovendien het werkingsreglement ongeldig verklaren, het Neutraal Comité ontslaan, eerdere beslissingen van het Neutraal Comité ongedaan maken en zich in de plaats stellen van het Neutraal Comité voor wat betreft artikel 15 en 16. Artikel 18 – Motivering § 1. Alle beslissingen genomen door het Neutraal Comité, de beroepscommissie of de AV van

LOKO dienen afdoende gemotiveerd te worden. Artikel 19 – Nieuwe verkiezingen § 1. Eventuele nieuwe verkiezingen worden ten laatste in de vierde week van het nieuwe academiejaar georganiseerd. § 2. Het mandaat van de gekozen leden in de participatiecommissie, van de gekozen leden en hun plaatsvervangers in LOKO en in de facultaire organen van de betrokken kring wordt bij nieuwe verkiezingen automatisch verlengd tot de verkiezing van de nieuwe leden. Artikel 20 – Resultaten § 1. Het faculteitsbestuur, of bij ontstentenis daarvan het groepsbestuur, kan een waarnemer afvaardigen voor de telling van de stemmen. § 2. Het Neutraal Comité stelt de resultaten van de verkiezingen vast en maakt ze bekend. Artikel 21 – Rapportering § 1. LOKO en StuRa ontvangen van het Neutraal Comité: 1◦ de namen van de nieuwe leden van LOKO uit de betrokken kring en hun plaatsvervangers; 2◦ de lijst met de namen van de stemgerechtigde studenten en van de studenten die hebben deelgenomen aan de verkiezingen, inclusief eventuele stembiljetten; 3◦ bewijzen voor de regelmatigheid van de verkiezingen, in het bijzonder voor de authenticiteit van de opkomst. Dit gebeurt in de vorm van een verslag, waar volgende elementen in aanwezig zijn: - Algemene gegevens: kring, datum, leden van het Neutraal Comité - Hoeveel studenten zijn komen stemmen - Het resultaat van de stemming - Alle onregelmatigheden en problemen die opgetreden zijn - De handtekeningen van het Neutraal Comité § 2. LOKO en StuRa brengen verslag uit van de verkiezingen aan het Gemeenschappelijk Bureau.

IV Slotbepalingen Artikel 22 – Uitzonderingen De Algemene Vergaderingen van LOKO en StuRa nemen een beslissing in alle gevallen die niet in het participatiedecreet of dit reglement geregeld worden. Status: Aangenomen en goedgekeurd op de AV van 24 maart 2006, gewijzigd op de AV van 4 april 2008, gewijzigd op de AV van 3 juli 2009, gewijzigd op de AV van 2 maart 2012, gewijzigd op de StuRa AV en LOKO AV van 21 februari 2014.

LOKO ALGEMENE VERGADERING SITUERING

Algemene Vergadering – 21 februari 2014

KRINGVERKIEZINGEN Algemeen Na de integratie is studentenvertegenwoordiging eigenlijk facultair georganiseerd. Verkiezingen per kring/opleiding zijn dan in het huidige kader ook niet meer opportuun. Het is bovendien ook niet meer LOKO die de decretale studentenraad is (en dus moet voldoen aan het participatiedecreet), maar StuRa. Technically kan LOKO dus ook zeggen "niet meer ons probleem", maar daar zijn wij te lief voor. Omdat we niet te veel willen veranderen in de praktijk en omdat in de meeste gevallen de facultaire overlegorganen de facto bestaan uit (een verzameling van) de kringen, blijven voor Leuven de verkiezingen hetzelfde als voorheen. Als de kringen dan de reeds geldende regels blijven volgen, is de studentenraad doorgaans automatisch democratisch verkozen, uitgezonderd natuurlijk de externe vertegenwoordigers. Zij moeten op hun faculteit door hun achterban worden verkozen. StuRa overlegt hiervoor met de campussen en voorziet in een systeem om individuele vertegenwoordigers te ondersteunen. --> StuRa (1)

Toepassing LOKO Hoewel LOKO dus niet meer verplicht is het participatiedecreet te volgen, zou het om onze eigen validiteit te garanderen niet slecht zijn een analoog systeem toe te passen. Als we dat doen, verandert er in de praktijk enkel iets voor de hogeschoolkringen. (Universiteitskringen doen het immers sowieso al juist voor hun facultair overlegorgaan.) Zij organiseerden tot op heden wel verkiezingen, maar moesten de regels niet volgen, aangezien OSR hun sturaatje is en die vertegenwoordigers apart werden verkozen. Nu zijn zij echter apart lid van LOKO en zouden zij idealiter dus ook aparte verkiezingen hebben. Om hun stem in onze AV op te nemen, moeten ze immers ook kunnen getuigen van de nodige achterban. Op termijn zou het bovendien sowieso niet slecht zijn om een aantal zeker op één lijn te zetten. (2)

Neutraal Comité Enkel het volgende punt is een "verandering" die wij voorstellen: De verkiezing per kring/opleiding is als het ware een "geste" van ons om de verkiezingstradities niet te veel overhoop te halen. Zij vormen in feite echter een overbodige trap in het systeem. De eigenlijke verkiezing is dus voor het facultair overlegorgaan. Daarom zouden we willen voorstellen dat het Neutraal Comité wel vanuit dat orgaan wordt georganiseerd. Dit kan voor praktische beslommeringen zorgen en meer werk

Situering

Kringverkiezingen na de integratie

1

betekenen voor de aangestelde commissie, maar strookt beter met de (nieuwe) principes van de verkiezingen. We wijzen erop dat in de praktijk een Neutraal Comité kan bestaan uit een ongelimiteerd aantal mensen en er dus per kring/opleiding een of meerdere leden kunnen worden afgevaardigd. (3)

Discussiepunten - Zijn de externe campussen het eens met het voorstel? (1) (StuRa) – Zijn de hogeschoolkringen het eens met het voorstel? (2) (LOKO) - Is het oké als voortaan een NeuCom wordt gevormd vanuit het facultair overlegorgaan? (3)

Praktisch - Je vindt alvast een draft van het reglement terug als bijlage. Het merendeel van de praktische bepalingen niet zijn veranderd, aangezien ze decretaal zijn opgelegd, maar vooral het achterliggende idee verschilt. Bovenstaande discussiepunten kunnen het reglement nog beïnvloeden. - StuRa brengt deze discussie eerst op hun AV. Daar gaan hopelijk zowel externe campussen als Leuvense overlegorganen (lees: kringen) akkoord. Wij nemen hun resultaat mee naar de LOKO-AV en betrekken er op dat moment ook de hogeschoolkringen bij. - Dit is een heel dringende zaak, aangezien alle partijen akkoord moeten zijn en alles praktisch in gang kan worden gezet ten laatste eind maart.

Situering

Kringverkiezingen na de integratie

2

Leuven, 11 februari 2013 Geachte leden van de algemene vergadering Hierbij dien ik mijn ontslag in als mandataris diversiteit. Na deze examenperiode kwam ik tot de constatatie dat mijn functie niet te combineren is met mijn studies. Ik wil jullie bedanken voor deze kans die ik gekregen heb. Hoogachtend Nanxin Sun

STUDENTENVOORZIENINGEN MEDISCH EN PSYCHOTHERAPEUTISCH CENTRUM NAAMSESTRAAT 80 BUS 5415 3000 LEUVEN, BELGIË

AAN VAN DATUM

Karel Van Den Bossche, LOKO Marleen Gheldof 06.02.14

NOTA

C.C. AANTAL BLZ.

Project Suïcidepreventie en ‘peer-helping’ De beschrijving van de acties die genomen zijn in het kader van dit project en de formulering van aanbevelingen worden opgenomen in het projectverslag. In de tekst hieronder beperken we ons tot het aspect ‘peer-helping’. Er worden concrete voorstellen beschreven die we graag willen voorleggen aan de studenten. Wat is er al gerealiseerd? -verwerven van know how over ‘peer helping’, inventarisatie van bestaande initiatieven 1; -rapportering op de RVS; -overleg, waarbij zowel de studenten als de andere diensten binnen Studentenvoorzieningen betrokken werden, om draagvlak te creëren en aan te sluiten bij reële noden: stuurgroep van het project, RVS, kaderdagen STV, team PTC, stuurgroep engagement, presentatie op AV van LOKO (vorig academiejaar), overlegmomenten met de verantwoordelijke van LOKO sociaal; ook hebben de teams van de sociale dienst en de cel functiebeperkingen recent een brainstorm georganiseerd met als thema: “aan welke noden kan een ‘peerwerking’ tegemoetkomen voor onze doelgroep”; -organiseren van vorming voor de residenten met als doel hun signaalgevoeligheid te verhogen en ondersteuning te bieden in hun deeltaak als aanspreekpunt voor problemen van medische, psychische en sociale aard; daarnaast beogen we de uitwisseling en verbinding tussen residenten te bevorderen zodat zij onderling ook hulpbronnen kunnen zijn voor elkaar; dit initiatief loopt momenteel nog en zal geëvalueerd worden op het eind van het AJ. Wat willen we nog realiseren in een vervolgproject?

1.

Vorming voor studenten

Concreet willen we begin volgend academiejaar starten met een open aanbod van vorming2 waarop alle studenten kunnen intekenen, zonder voorafgaande selectie. Gedacht wordt aan een aanbod van een vijftal sessies waarin de focus ligt op het belang van (bespreekbaar maken van) welbevinden en geestelijke gezondheid, luistervaardigheden, signaalherkenning (bij zichzelf en medestudenten), bewustwording van eigen attitudes (zelfstigma, sociaal stigma) omtrent mentale moeilijkheden en de impact daarvan op hulpzoekgedrag. Via dit aanbod willen we studenten sensibiliseren voor het belang van welbevinden en voor de actieve rol die ze daarin kunnen opnemen, zowel in de zorg voor zichzelf als voor medestudenten. Met dit vormingsaanbod willen we bijdragen tot een brede vorming van studenten waarbij persoonlijke groei, identiteitsontwikkeling en sociale competenties aandacht krijgen. Er wordt bewust gekozen voor een open aanbod dat voor ‘allen’

1

Zie onder meer nota’s voor rapportering op de RVS: 29.03.13 en 04.07.13 Een interessant voorbeeld van ‘peer-education’ zijn de vormingen aan het Worcester Polytecnic Institute ; studenten die deze vorming doorlopen hebben vormen het Student Support Network: meer informatie op www.wpi.edu 2

M.GHELDOF TEL. + 32 16 32 43 43 [email protected]

2

toegankelijk is, omdat dit aansluit bij onze visie dat aandacht voor (en bevorderen van) welbevinden een zaak en verantwoordelijkheid van eenieder is. Voor de inhoud van de trainingen baseren we ons op: trainingen voor ‘peer-helpers’ zoals ontwikkeld aan buitenlandse universiteiten;materiaal ontwikkeld door de Associatie Beeldvorming Geestelijke Gezondheid 3; expertise van het PTC in opleiding gesprekstechnieken. Dit aanbod zou doorlopend aangeboden worden tijdens de lesweken. In een eerste fase wordt gestart met één groep van maximaal 15 deelnemers. Mocht het initiatief aanspreken dan kan een uitbreiding van het aanbod overwogen worden. Het is van belang om van meet af aan de vorming te evalueren zodat de inhoud waar nodig kan bijgestuurd worden. Ook zou –bij voldoende interesse- gedacht kunnen worden aan een combinatie van ‘in vivo’ en online leren, bijvoorbeeld via weblectures of andere toepassingen. Een vorming die op deze manier wordt georganiseerd zou toegankelijker zijn voor studenten, omdat het meer flexibel kan worden ingepast in hun lessen- en activiteitenrooster. De vorming zou zo moeten opgezet worden dat het op termijn ook minder werkuren vraagt van de trainers. Het ontwikkelen van dergelijke e-learning modules vraagt in een eerste fase natuurlijk een aanzienlijke tijdinvestering. Een optimalisatie van de inhoud en methodiek van de vorming zal gaandeweg plaatsvinden op basis van de ervaringen van de trainers en feedback van de studenten. Deelnemers aan de vorming krijgen na afloop een certificaat. Of andere ‘incentives’ wenselijk zijn dient nog te worden bekeken. De trainer dient ervaring te hebben met groepen leiden, met aanleren van gesprekstechnieken en hij/zij dient ook voldoende vertrouwd te zijn met het domein van de geestelijke gezondheid. Timing: 2de semester AJ 13-14: sensibiliseren4, promotie, bekendmaking Week 2 en 3 van AJ 14-15 :promotie en bekendmaking Week 4 van AJ 14-15: aanbod vorming starten 1ste groep, week 9 start 2de groep

2.

‘Peer-helping’ programma uitbouwen

In een volgende fase willen we uit de groep studenten die dit vormingstraject hebben doorlopen ‘peer-helpers’ recruteren, na selectie5. Deze groep van ‘peer-helpers’ bouwen een ‘peer-help werking’ uit en nemen verschillende initiatieven, onder begeleiding van professionals. Hieronder volgen een aantal suggesties van hoe zo’n ‘peer-werking’ er uit zou kunnen zien.

3

Van de Associatie Vlaamse Vereniging voor Geestelijke Gezondheid en Te Gek: tijd om normaal te doen over psychische problemen; wijzer in hoofdzaken. 4 Hoge suïcidecijfers in Vlaanderen, hoge incidentie psychische problemen, een problematiek die eenieder aanbelangt; in Vlaanderen blijven psychische problemen moeilijker bespreekbaar (zie vergelijkend onderzoek Nederland/Vlaanderen m.b.t. stigma, hulpzoekgedrag, zie nota’s RVS); Kan aan de universiteit ook iets geleerd worden over omgaan met stress en problemen, bespreekbaar maken van moeilijkheden, signaalherkenning en verwijzing? Voedt een universitaire scholing ook het EQ naast het IQ?

3

-Voor alle studenten (universele preventie): De ‘peer-helpers’ organiseren acties om de studentengemeenschap te sensibiliseren voor welbevinden (=peereducation). Enkele suggesties: -informatie- en sensibiliseringscampagnes met daarbij wegwijzers naar zelfhulp, waarbij verwezen kan worden naar bestaande campagnes en initiatieven zoals Te Gek, Fit in je hoofd, Pluk je Geluk; of een campagneweek naar analogie van Participation week; -maandelijkse mailing of ‘in de kijker’ op websites van LOKO/kringen met aandacht voor een thema, waaraan linken naar inormatie, onlinescreening en zelfhelpmodules gekoppeld worden. Hierbij zou aandacht kunnen gegeven worden aan veel voorkomende studentenzorgen, rekening houdend met het verloop van het academiejaar :acties ter bevordering van sociaal contact en betrokkenheid bij de start, rond stress en faalangst in blok, aandacht voor ‘slecht nieuws’ meedelen na de examens, voor studenten met een onderbroken curriculum die zich opnieuw moeten integreren, enz. Dit zou kunnen gebeuren via getuigenissen van studenten waarmee je op een krachtige manier de boodschap kan overbrengen dat ze niet alleen zijn met hun zorgen, dat andere studenten ook met problemen kamp(t)en, dat je kan leren uit elkaars ervaringen, dat iets wat nu onoverkomelijk lijkt na verloop van tijd er anders uit zien, dat hulp van lotgenoten of professionals is beschikbaar, … De insteek is: normaliseren, isolement doorbreken, bespreekbaar maken, breder perspectief bieden. -Voor studenten met vragen en zorgen: De ‘peer-helpers’ fungeren als aanspreekpunten voor studenten met zorgen en vormen -waar nodig- de brug tussen studenten en professionele hulp. Hiertoe krijgen ze bijkomende coaching en vorming (aantal sessies nog te bepalen) met betrekking tot thema’s als rolafbakening, grenzen stellen, doorverwijzen, crisishantering, enz. Een PTC medewerker coacht de ‘peer-helpers’ en organiseert vorming en intervisie en is aanspreekpunt. In samenspraak met de ‘peer-helpers’ wordt bekeken hoe zij zich bekend maken en op welke manier ze aanspreekbaar zijn. Chathulp zou een laagdrempelige en actuele manier kunnen zijn om moeilijk bereikbare groepen aan te spreken; anonieme hulp kan een extra toegangspoort creëren waarmee de bereikbaarheid van hulp wordt uitgebreid. Buddywerking zou een andere invulling kunnen zijn: een student (of enkele studenten) neemt een rol op van buddy/mentor/peter-meter voor een medestudent met specifieke noden 6. Opdat aanbod en vraag elkaar zouden kunnen vinden dient er een ’virtuele’ ontmoetingsplaats gecreëerd te worden. Hier zou gedacht kunnen worden aan een website voor en door studenten (S@S/SOS) waarop studenten vragen kunnen posten, waarna een match kan gezocht worden met een passend antwoord of aanbod door de ‘peer-helpers’ (in geval een vraag te complex of zorgwekkend is, dient verwezen te worden naar de professionele hulp). De link naar chatmogelijkheden met een medestudent kan op deze site komen, evenals informatie over activiteiten georganiseerd door de ‘peer-helpers’, en/of informatie over voorbije en lopende campagnes (en de eventueel daarbij horende screening- en onlinemodules). Informatie over crisishulp (externe crisislijnen zoals 1813, Tele-onthaal en de interne crisisopvangmogelijkheden) dient eveneens duidelijk vermeld te worden op deze site als ook link naar de bestaande professionele studentenvoorzieningen.

6

In geval er studenten’ worden gezocht om praktische hulp te bieden aan een student met fysieke functiebeperking (bijvoorbeeld om vervoer te regelen van en naar de les, hulp te bieden bij studie-gerelateerde zaken) dan is het niet noodzakelijk dat deze studenten eerst het vormingsaanbod doorlopen. Deze praktische vragen kunnen gepost worden op de website ‘peer-helping/S@S’ zodat studenten vrijwilligers zich kunnen aanmelden. Indien er vrijwilligers gezocht worden die als buddy’s of mentoren willen fungeren voor studenten met problemen of psychische functiebeperkingen, is het doorlopen van die vorming en verdere coaching –na selectie- wel aangewezen.

4

-Voor sociaal geïsoleerde studenten: De ‘peer-helpers’ organiseren kleinschalige activiteiten waarop studenten kunnen intekenen voor wie het huidige aanbod vanuit LOKO en de kringen niet aanspreekt of te hoogdrempelig is; eerdere online contacten met een ‘peer-helper’ via chat, of met medestudenten op een forum beheerd door ‘peer-helpers’ kunnen dan een tussenstap zijn naar het effectief doorbreken van sociaal isolement. Zowel op de organisatie van activiteiten, beheer van de website als de chathulp dient er toezicht te zijn van een professional die de ‘peer-helping’ aanstuurt. De ‘peer-helpers’ krijgen een certificaat als erkenning voor hun engagement. Of er andere ‘incentives’ nodig zijn dient nog bekeken te worden.

Wat is er nodig om dit te kunnen realiseren? -Promotie van het aanbod door de studenten, bv door LOKO, werkgroep studentenwerking & welzijn, bij voorkeur aanvang in 2de semester dit AJ d.m.v. posters, info in leercentra, filmpjes op websites van kringen, …; infosessies organiseren op faculteiten); ontwikkeling van herkenbaar logo. -Oprichting van een werkgroep ‘peer-helping’ waarin de studenten vertegenwoordigd zijn (bv studenten uit werkgroep studentenwerking en welzijn van LOKO en/of ‘vertegenwoordiging van de ‘peer-helpers’) naast twee medewerkers van MPTC voor inhoudelijke input, supervisie en aansturing (we denken in deze fase aan twee medewerkers om back-up te voorzien, vte nog te bepalen; beschikbaarheid van middelen nog te bevragen, middelen nog toe te wijzen). De praktische organisatie en aansturing van de ‘peer-helping’ wordt door deze werkgroep gerealiseerd. -Administratieve ondersteuning; IT ondersteuning (deelname in werkgroep)

STUDENTENVOORZIENINGEN MEDISCH EN PSYCHOTHERAPEUTISCH CENTRUM NAAMSESTRAAT 80 BUS 5415 3000 LEUVEN, BELGIË

AAN VAN DATUM

Karel Van Den Bossche, LOKO Marleen Gheldof 06.02.14

NOTA

C.C. AANTAL BLZ.

Project Suïcidepreventie en ‘peer-helping’ De beschrijving van de acties die genomen zijn in het kader van dit project en de formulering van aanbevelingen worden opgenomen in het projectverslag. In de tekst hieronder beperken we ons tot het aspect ‘peer-helping’. Er worden concrete voorstellen beschreven die we graag willen voorleggen aan de studenten. Wat is er al gerealiseerd? -verwerven van know how over ‘peer helping’, inventarisatie van bestaande initiatieven 1; -rapportering op de RVS; -overleg, waarbij zowel de studenten als de andere diensten binnen Studentenvoorzieningen betrokken werden, om draagvlak te creëren en aan te sluiten bij reële noden: stuurgroep van het project, RVS, kaderdagen STV, team PTC, stuurgroep engagement, presentatie op AV van LOKO (vorig academiejaar), overlegmomenten met de verantwoordelijke van LOKO sociaal; ook hebben de teams van de sociale dienst en de cel functiebeperkingen recent een brainstorm georganiseerd met als thema: “aan welke noden kan een ‘peerwerking’ tegemoetkomen voor onze doelgroep”; -organiseren van vorming voor de residenten met als doel hun signaalgevoeligheid te verhogen en ondersteuning te bieden in hun deeltaak als aanspreekpunt voor problemen van medische, psychische en sociale aard; daarnaast beogen we de uitwisseling en verbinding tussen residenten te bevorderen zodat zij onderling ook hulpbronnen kunnen zijn voor elkaar; dit initiatief loopt momenteel nog en zal geëvalueerd worden op het eind van het AJ. Wat willen we nog realiseren in een vervolgproject?

1.

Vorming voor studenten

Concreet willen we begin volgend academiejaar starten met een open aanbod van vorming2 waarop alle studenten kunnen intekenen, zonder voorafgaande selectie. Gedacht wordt aan een aanbod van een vijftal sessies waarin de focus ligt op het belang van (bespreekbaar maken van) welbevinden en geestelijke gezondheid, luistervaardigheden, signaalherkenning (bij zichzelf en medestudenten), bewustwording van eigen attitudes (zelfstigma, sociaal stigma) omtrent mentale moeilijkheden en de impact daarvan op hulpzoekgedrag. Via dit aanbod willen we studenten sensibiliseren voor het belang van welbevinden en voor de actieve rol die ze daarin kunnen opnemen, zowel in de zorg voor zichzelf als voor medestudenten. Met dit vormingsaanbod willen we bijdragen tot een brede vorming van studenten waarbij persoonlijke groei, identiteitsontwikkeling en sociale competenties aandacht krijgen. Er wordt bewust gekozen voor een open aanbod dat voor ‘allen’

1

Zie onder meer nota’s voor rapportering op de RVS: 29.03.13 en 04.07.13 Een interessant voorbeeld van ‘peer-education’ zijn de vormingen aan het Worcester Polytecnic Institute ; studenten die deze vorming doorlopen hebben vormen het Student Support Network: meer informatie op www.wpi.edu 2

M.GHELDOF TEL. + 32 16 32 43 43 [email protected]

2

toegankelijk is, omdat dit aansluit bij onze visie dat aandacht voor (en bevorderen van) welbevinden een zaak en verantwoordelijkheid van eenieder is. Voor de inhoud van de trainingen baseren we ons op: trainingen voor ‘peer-helpers’ zoals ontwikkeld aan buitenlandse universiteiten;materiaal ontwikkeld door de Associatie Beeldvorming Geestelijke Gezondheid 3; expertise van het PTC in opleiding gesprekstechnieken. Dit aanbod zou doorlopend aangeboden worden tijdens de lesweken. In een eerste fase wordt gestart met één groep van maximaal 15 deelnemers. Mocht het initiatief aanspreken dan kan een uitbreiding van het aanbod overwogen worden. Het is van belang om van meet af aan de vorming te evalueren zodat de inhoud waar nodig kan bijgestuurd worden. Ook zou –bij voldoende interesse- gedacht kunnen worden aan een combinatie van ‘in vivo’ en online leren, bijvoorbeeld via weblectures of andere toepassingen. Een vorming die op deze manier wordt georganiseerd zou toegankelijker zijn voor studenten, omdat het meer flexibel kan worden ingepast in hun lessen- en activiteitenrooster. De vorming zou zo moeten opgezet worden dat het op termijn ook minder werkuren vraagt van de trainers. Het ontwikkelen van dergelijke e-learning modules vraagt in een eerste fase natuurlijk een aanzienlijke tijdinvestering. Een optimalisatie van de inhoud en methodiek van de vorming zal gaandeweg plaatsvinden op basis van de ervaringen van de trainers en feedback van de studenten. Deelnemers aan de vorming krijgen na afloop een certificaat. Of andere ‘incentives’ wenselijk zijn dient nog te worden bekeken. De trainer dient ervaring te hebben met groepen leiden, met aanleren van gesprekstechnieken en hij/zij dient ook voldoende vertrouwd te zijn met het domein van de geestelijke gezondheid. Timing: 2de semester AJ 13-14: sensibiliseren4, promotie, bekendmaking Week 2 en 3 van AJ 14-15 :promotie en bekendmaking Week 4 van AJ 14-15: aanbod vorming starten 1ste groep, week 9 start 2de groep

2.

‘Peer-helping’ programma uitbouwen

In een volgende fase willen we uit de groep studenten die dit vormingstraject hebben doorlopen ‘peer-helpers’ recruteren, na selectie5. Deze groep van ‘peer-helpers’ bouwen een ‘peer-help werking’ uit en nemen verschillende initiatieven, onder begeleiding van professionals. Hieronder volgen een aantal suggesties van hoe zo’n ‘peer-werking’ er uit zou kunnen zien.

3

Van de Associatie Vlaamse Vereniging voor Geestelijke Gezondheid en Te Gek: tijd om normaal te doen over psychische problemen; wijzer in hoofdzaken. 4 Hoge suïcidecijfers in Vlaanderen, hoge incidentie psychische problemen, een problematiek die eenieder aanbelangt; in Vlaanderen blijven psychische problemen moeilijker bespreekbaar (zie vergelijkend onderzoek Nederland/Vlaanderen m.b.t. stigma, hulpzoekgedrag, zie nota’s RVS); Kan aan de universiteit ook iets geleerd worden over omgaan met stress en problemen, bespreekbaar maken van moeilijkheden, signaalherkenning en verwijzing? Voedt een universitaire scholing ook het EQ naast het IQ?

3

-Voor alle studenten (universele preventie): De ‘peer-helpers’ organiseren acties om de studentengemeenschap te sensibiliseren voor welbevinden (=peereducation). Enkele suggesties: -informatie- en sensibiliseringscampagnes met daarbij wegwijzers naar zelfhulp, waarbij verwezen kan worden naar bestaande campagnes en initiatieven zoals Te Gek, Fit in je hoofd, Pluk je Geluk; of een campagneweek naar analogie van Participation week; -maandelijkse mailing of ‘in de kijker’ op websites van LOKO/kringen met aandacht voor een thema, waaraan linken naar inormatie, onlinescreening en zelfhelpmodules gekoppeld worden. Hierbij zou aandacht kunnen gegeven worden aan veel voorkomende studentenzorgen, rekening houdend met het verloop van het academiejaar :acties ter bevordering van sociaal contact en betrokkenheid bij de start, rond stress en faalangst in blok, aandacht voor ‘slecht nieuws’ meedelen na de examens, voor studenten met een onderbroken curriculum die zich opnieuw moeten integreren, enz. Dit zou kunnen gebeuren via getuigenissen van studenten waarmee je op een krachtige manier de boodschap kan overbrengen dat ze niet alleen zijn met hun zorgen, dat andere studenten ook met problemen kamp(t)en, dat je kan leren uit elkaars ervaringen, dat iets wat nu onoverkomelijk lijkt na verloop van tijd er anders uit zien, dat hulp van lotgenoten of professionals is beschikbaar, … De insteek is: normaliseren, isolement doorbreken, bespreekbaar maken, breder perspectief bieden. -Voor studenten met vragen en zorgen: De ‘peer-helpers’ fungeren als aanspreekpunten voor studenten met zorgen en vormen -waar nodig- de brug tussen studenten en professionele hulp. Hiertoe krijgen ze bijkomende coaching en vorming (aantal sessies nog te bepalen) met betrekking tot thema’s als rolafbakening, grenzen stellen, doorverwijzen, crisishantering, enz. Een PTC medewerker coacht de ‘peer-helpers’ en organiseert vorming en intervisie en is aanspreekpunt. In samenspraak met de ‘peer-helpers’ wordt bekeken hoe zij zich bekend maken en op welke manier ze aanspreekbaar zijn. Chathulp zou een laagdrempelige en actuele manier kunnen zijn om moeilijk bereikbare groepen aan te spreken; anonieme hulp kan een extra toegangspoort creëren waarmee de bereikbaarheid van hulp wordt uitgebreid. Buddywerking zou een andere invulling kunnen zijn: een student (of enkele studenten) neemt een rol op van buddy/mentor/peter-meter voor een medestudent met specifieke noden 6. Opdat aanbod en vraag elkaar zouden kunnen vinden dient er een ’virtuele’ ontmoetingsplaats gecreëerd te worden. Hier zou gedacht kunnen worden aan een website voor en door studenten (S@S/SOS) waarop studenten vragen kunnen posten, waarna een match kan gezocht worden met een passend antwoord of aanbod door de ‘peer-helpers’ (in geval een vraag te complex of zorgwekkend is, dient verwezen te worden naar de professionele hulp). De link naar chatmogelijkheden met een medestudent kan op deze site komen, evenals informatie over activiteiten georganiseerd door de ‘peer-helpers’, en/of informatie over voorbije en lopende campagnes (en de eventueel daarbij horende screening- en onlinemodules). Informatie over crisishulp (externe crisislijnen zoals 1813, Tele-onthaal en de interne crisisopvangmogelijkheden) dient eveneens duidelijk vermeld te worden op deze site als ook link naar de bestaande professionele studentenvoorzieningen.

6

In geval er studenten’ worden gezocht om praktische hulp te bieden aan een student met fysieke functiebeperking (bijvoorbeeld om vervoer te regelen van en naar de les, hulp te bieden bij studie-gerelateerde zaken) dan is het niet noodzakelijk dat deze studenten eerst het vormingsaanbod doorlopen. Deze praktische vragen kunnen gepost worden op de website ‘peer-helping/S@S’ zodat studenten vrijwilligers zich kunnen aanmelden. Indien er vrijwilligers gezocht worden die als buddy’s of mentoren willen fungeren voor studenten met problemen of psychische functiebeperkingen, is het doorlopen van die vorming en verdere coaching –na selectie- wel aangewezen.

4

-Voor sociaal geïsoleerde studenten: De ‘peer-helpers’ organiseren kleinschalige activiteiten waarop studenten kunnen intekenen voor wie het huidige aanbod vanuit LOKO en de kringen niet aanspreekt of te hoogdrempelig is; eerdere online contacten met een ‘peer-helper’ via chat, of met medestudenten op een forum beheerd door ‘peer-helpers’ kunnen dan een tussenstap zijn naar het effectief doorbreken van sociaal isolement. Zowel op de organisatie van activiteiten, beheer van de website als de chathulp dient er toezicht te zijn van een professional die de ‘peer-helping’ aanstuurt. De ‘peer-helpers’ krijgen een certificaat als erkenning voor hun engagement. Of er andere ‘incentives’ nodig zijn dient nog bekeken te worden.

Wat is er nodig om dit te kunnen realiseren? -Promotie van het aanbod door de studenten, bv door LOKO, werkgroep studentenwerking & welzijn, bij voorkeur aanvang in 2de semester dit AJ d.m.v. posters, info in leercentra, filmpjes op websites van kringen, …; infosessies organiseren op faculteiten); ontwikkeling van herkenbaar logo. -Oprichting van een werkgroep ‘peer-helping’ waarin de studenten vertegenwoordigd zijn (bv studenten uit werkgroep studentenwerking en welzijn van LOKO en/of ‘vertegenwoordiging van de ‘peer-helpers’) naast twee medewerkers van MPTC voor inhoudelijke input, supervisie en aansturing (we denken in deze fase aan twee medewerkers om back-up te voorzien, vte nog te bepalen; beschikbaarheid van middelen nog te bevragen, middelen nog toe te wijzen). De praktische organisatie en aansturing van de ‘peer-helping’ wordt door deze werkgroep gerealiseerd. -Administratieve ondersteuning; IT ondersteuning (deelname in werkgroep)

LOKO WERKING

Intern – 14 februari 2014 (Happy Valentine)

NOTA De toekomst van het kringsymposium Situering Het kringsymposium is een dag vol sessies voor kringvertegenwoordigers. LOKO biedt dit aan, want het behoort tot één van haar basistaken: vorming. Dit zijn voornamelijk praktische en informatieve sessies: Inleiding tot sociale vertegenwoordiging, leren werken met Photoshop, de cantusklas, EHBO, vzw-wetgeving,…

Het kringsymposium is op zich een goed en een belangrijk concept. Maar hoe zorgen we ervoor dat het zijn doelstellingen bereikt?

Problemen De opkomst van de voorbij kringsymposia lag eigenlijk te laag. Hoe komt dit? •

Twee kringsymposia per jaar

•

Te weinig differentiatie tussen de twee

•

Niet duidelijk genoeg waarom een kringsymposium een waarde heeft, en of ze die wel heeft, voor kringvertegenwoordigers

Het lijkt vanzelfsprekend dat een kringsymposium een waarde kán hebben voor kringen. Maar wordt die wel genoeg aangeboden?

Analyse Er zijn twee kringsymposia per jaar. Één in het begin van het academiejaar, en één meer naar het einde van het academiejaar. Zij hebben – tot nu toe – telkens een andere doelgroep gehad. Het symposium op het einde van het academiejaar was gericht op aankomende presidia. Het symposium op het begin van het academiejaar was gericht op huidige, jonge presidia. Is dit de nuttigste manier van werken? Een symposium, georganiseerd door LOKO, kan drie manieren van informatiedeling bevatten. 1. Output van LOKO = input voor kringen. 2. Output van kringen = input voor LOKO. Nota

De toekomst van het kringsymposium

1

3. Output van kringen = expertisedeling voor kringen. Tot nu toe hebben we voornamelijk gebruik gemaakt van de eerste vorm van informatiedeling. Het succes van zo’n symposium, kan hem echter liggen in het aanbieden van de drie vormen van informatiedeling.

Differentiatie LOKO kan twee soorten symposia aanbieden. Een logische structuur zou kunnen zijn: Kringsymposium 1: Begin van het academiejaar. Bevat nuttige, praktische infosessies en workshops, met zaken die je werkingsjaar als presidium versterken. Voorbeelden: 1.

Hoe maak ik een poster?

2.

Hoe structureer en leid ik best een cantus?

3.

Wat moet ik allemaal doen om een succesvolle fuif in elkaar te steken?

4. Welke vormen van studentenvertegenwoordiging dient onze kring uit te voeren? En hoe doen we dat het best? Waar haal ik de informatie om hiermee van start te gaan? 5. Wat moet ik doen om het juridische voortbestaan van mijn kring (als vzw) te verzekeren? 6. Hoe vraag ik subsidies aan? Niet alleen bij LOKO, maar bijvoorbeeld ook bij de KU Leuven, de stad Leuven, de provincie en de Vlaamse Gemeenschap? Waar kan ik goedkoop aan materiaal geraken? … Een ander alternatief, is het schrappen van het eerste kringsymposium, en vervangen door enkele sociale sessies. Kringsessies kunnen dan nog steeds gegeven worden op de midweek (wel beperkter bereik, dan). Kringsymposium 2: Einde van het academiejaar Voordeelpositie: je hebt zowel de huidige presidia met ervaring, als de aankomende presidia, die vol motivatie, maar soms zonder de nodige kennis aan het nieuwe academiejaar beginnen. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat informatie het best wordt overgedragen? 1.

Interactieve sessies • Op welke (innovatieve) manieren kan onze kring haar leden bereiken? Hier kunnen verschillende kringen samen informatie uitwisselen over welke manieren van promotie, ledenbinding, etc. zij gebruiken; welke ze in het verleden als succesvol heeft ervaren, en welke nutteloos bleken te zijn. Dit kan gemodereerd worden door LOKO, maar met als bedoeling vooral informatie uit te wisselen tussen verschillende kringen, en tussen nieuwe en oude presidia.

Nota


2

• Hoe motiveren we onze vrijwilligers, om een heel jaar lang werk te verzetten voor onze kring? Combinatie van kennis van LOKO/een spreker, good practices van ervaren presidia, en succesverhalen van andere kringen. • Hoe zit het Leuvense studentenlandschap in elkaar? Welke verenigingen zijn er allemaal? Hoe bouw ik een band op met collegaverenigingen? Bevat het een netwerkmoment om elkaars presidia reeds te leren kennen? •

…

2. Informatieve sessies: het lastigste is hier om de differentiatie tussen beide kringsymposia te garanderen. Welke informatiesessie geef je best mee vóór je aan het academiejaar begint? Welke sessie kan je best op beide symposia geven? •

Hoe moet ik vergunningen aanvragen bij de politie en bij de stad?

• Welke locaties zijn er in Leuven om verschillende soorten evenementen te organiseren? • Hoe moet ik zorgen voor stewards, shifters, tappers, etc. en waarom stewards belangrijk zijn? • Wat moet ik weten voor ik aan mijn jaar begin? Differentiatie per functie: a. Culturele mogelijkheden in Leuven en Vlaanderen,… b. Sportlocaties, sporttornooien, mogelijkheden voor sport aan de KU Leuven, Wednesday Sport Fever,… c. Waar best cursussen, posters, flyers, etc. laten drukken,… d. Inleiding tot vereenvoudigd boekhouden, neerlegging bij de griffie, belastingen voor verenigingen,… e. … 3. Debatten en sprekers: mensen met een bepaalde naam en expertise met elkaar in debat laten gaan; of informatieve, aantrekkelijke lezingen. •

Bijvoorbeeld: burgemeester/schepen/politie/rector/… Vergelijkbaar met studentenpraatcafé, maar opener en met een klinkend thema.

Opdeling en structuur van het tweede kringsymposium? Het tweede symposium is duidelijk uitgebreider, maar ook prestigieuzer dan het eerste. Om hier duidelijke communicatie over te voeren is er ook een duidelijke structuur nodig. Voorstel tot structuur: a. Middag: Informatieve vormingssessies. Volk kan gelokt worden door gratis eenvoudige lunch aan te bieden.

Nota


3

b. Latere namiddag: Interactieve sessies. Volk kan gelokt worden door duidelijke meerwaarde te communiceren. Koffie kan ook altijd helpen. c. Avond: lezing of debat. Volk dient gelokt te worden met een sprekende naam. Een kleine receptie kan dan ook achteraf. Door dit als grootste onderdeel van het symposium aan te bieden – zoals bij het onderwijscongres – zorg je er ook voor dat er genoeg volk aanwezig is om te netwerken op de receptie.

Promotie Promotie dient op verschillende vlakken te gebeuren. Het doel is voornamelijk de prestige van het kringsymposium aan te zwengelen. Het is iets leuk, nuttig en informatief. Maar daar moeten we iedereen eerst van kunnen overtuigen. Hoe? Mensen reeds op de AV warm maken voor het kringsymposium. Niet door op hun schuldgevoel in te spelen, of hen half te dwingen. Maar door op enthousiaste manier duidelijk te maken dat het écht wel de moeite wordt. Ervoor zorgen dat het een gespreksonderwerp wordt. Dat ze er naartoe willen komen, dat ze hun presidium erover aanspreken. Dit komt voort uit het basisconcept: als het toch niet de moeite is om er enthousiast over te zijn, is het eigenlijk ook niet de moeite om het te organiseren. Het programma duidelijk, overzichtelijk en informatief publiceren. Niet slechts de titels, maar ook de inhoud, voor wie het nuttig kan zijn, etc. Een mooie, online en offline toegankelijke folder kan hierbij helpen. Een aantal gedrukte folders aan de presidia bezorgen, kan ervoor zorgen dat meer kringleden ook effectief bereikt worden, en de moeite doen om het programma door te nemen.

Verdere uitwerking Het doelpubliek zijn de kringen. Om zeker te zijn dat we aanbieden waar ze om vragen, kunnen we best op voorhand eens subtiel polsen naar waar ze op zitten te wachten. Dat moet niet per se via een enquête, die vaak toch maar rap-rap wordt ingevuld, met wat mensen denken dat nuttig zou kunnen zijn. Beter is, mogelijk, een aantal mensen uit kringen – een gedifferentieerde steekproef – aan te spreken en het er eens echt over te hebben, op informele wijze. Bijvoorbeeld op een après-AV, op een Plan Sjarel, kringleden die we toevallig wat kennen,…

To do: •

Input verzamelen

•

Programma samenstellen

•

Volk lokken

•

Een beestig kringsymposium houden

Auteur: Niels Decoster

Nota


4

Status: Intern 's Meiersstraat 5 - 3000 Leuven tel.: 016/22 31 09 fax: 016/22 01 03 [email protected] http://www.loko.be

Nota


5

De subsidiecommissie besprak enkele aanpassingen, die jullie hopelijk het leven wat gemakkelijker kunnen maken

Recommend Documents