De regels zijn gelijk. Toch is iedereen anders.
Jaardocument 2015
De regels zijn gelijk. Toch is iedereen anders. Het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) beoordeelt met ingang van 2015 of mensen recht hebben op zorg vanuit de Wet langdurige zorg. Het CIZ doet dit in het besef dat de regels voor iedereen gelijk zijn, maar dat mensen wel van elkaar verschillen. Daarom onderzoeken medewerkers van het CIZ persoonlijk de individuele zorgbehoefte van een aanvrager van langdurige zorg. Het onderzoek is onafhankelijk, en vindt plaats volgens objectieve criteria, zodat de beoordeling overal in het land hetzelfde is. Deze criteria zijn gebaseerd op richtlijnen van het ministerie van VWS. Het CIZ bestaat sinds 2005. De organisatie heeft circa 700 medewerkers, en heeft vestigingen in Amsterdam, Nijmegen, Rotterdam, Utrecht (hoofdkantoor) en Zwolle.
2
Jaardocument 2015
Inhoud Voorwoord 4 BESTUURSVERSLAG 1. De organisatie
5. Governance
33
5.1 Structuur van het CIZ
33
5.2 Publieke verantwoording
33
5.3 Mededeling over bedrijfsvoering
34
7 6. Toezicht, advies en bestuur
1.1 CIZ, de uitvoeringsorganisatie:
36
6.1 Raad van Toezicht
36
1.2 CIZ, de bezielde organisatie: het ‘waarom’ 7
6.2 Raad van Advies
36
1.3. Doelstellingen van 2015
6.3 Verslag Raad van Bestuur
37
van AWBZ naar Wlz
7 8
1.4. De inrichting van de nieuwe organisatie 9 7. Financieel beleid 2. Uitvoering Wlz
39
10
7.1 Uitkomsten van de
2.1 Klantbedieningsconcept
10
begrotingsuitvoering
39
2.2 Van buiten naar binnen
12
7.2 Financieringen en investeringen
39
2.3 Dienstverlening in cijfers
13
7.3 Financiële prestatie indicatoren
40
2.4 Kwaliteit
15
7.4 Vooruitblik 2016
40
2.5 Fraudebestrijding
17
2.6 Klachten
18
2.7 Landelijke klachtencommissie
19
1. Balans per 31 december 2015
44
2.8 Bezwaar en beroep
19
2. Staat van baten en lasten over 2015
45
2.9 Activiteiten parallel aan de Wlz
21
3. Kasstroomoverzicht over 2015
46
2.10 Onderzoeken en publicaties
23
4. Toelichting behorende tot de
JAARREKENING 43
3. Afhechting AWBZ
jaarrekening 2015
OVERIGE GEGEVENS 69
3.1 Dienstverlening aan de cliënt
24
3.2 Dienstverlening in cijfers
24
1. Bepalingen inzake resultaat-
3.3 Bezwaar en beroep
25
3.4 Onderzoeken en publicaties
25
2. Belangrijke gebeurtenissen na
bestemming en- verwerking
balansdatum 4. Sociaal jaarverslag
47
24
26
3. Overzicht nevenfuncties
4.1 Impact van de reorganisatie 2014
26
4.2 Reorganisatie CIO-afdeling
27
4. Controleverklaring van de
4.3 Opvang personele consequenties
Raad van Bestuur onafhankelijke accountant
69 69 69 70
reorganisatie 27 4.4 Mobiliteitscentrum
27
4.5 Werkstijlonderzoek
28
4.6 Sociaal plan
28
4.7 CAO
28
4.8 Samenwerking met de ondernemingsraad 28 4.9 Personele bezetting
29
4.10 Vakmanschap
30
4.11 Operationeel zelfstandige teams
30
4.12 Vitaliteit en verzuim
31
4.13 Integriteit
31
Jaardocument 2015
3
Voorwoord Een leerzaam jaar De hervorming van de langdurige zorg. Daar kon niemand omheen in 2015. Ook het CIZ niet. Onze organisatie stond het afgelopen jaar in het teken van verandering. Was het CIZ voorheen verantwoordelijk voor de indicatiestelling voor de AWBZ, sinds 1 januari 2015 indiceren we voor de Wet langdurige zorg (Wlz). Een zorgwet die voorziet in blijvende, intensieve zorg. Onze medewerkers stonden begin 2015 voor de uitdaging om zich de nieuwe wet eigen te maken én de AWBZ goed af te ronden. Cliënten vroegen eind 2014 nog een AWBZ-indicatie aan. De verantwoordelijkheid voor AWBZ-zorg ging grotendeels via de Wmo en de Jeugdzorg over naar gemeenten, waardoor onze organisatie fors kromp. Telde onze organisatie in 2014 nog 1200 medewerkers, eind 2015 waren dat er zo’n 700. Afscheid nemen van zoveel collega’s is altijd voor iedereen een pijnlijk proces. Onze medewerkers zetten er desondanks de schouders onder.
Vakmanschap Voor langdurige, intensieve zorg komen cliënten in aanmerking die voor de rest van hun leven aangewezen zijn op 24 uur zorg of toezicht in de nabijheid. Het vaststellen of een cliënt hiervoor in aanmerking komt, vraagt kennis van zaken en een persoonlijke benadering. Om deze persoonlijke aandacht aan onze cliënten te kunnen geven, wilden we onze medewerkers ruimte bieden binnen wettelijke kaders zelfstandig indicatiebesluiten te nemen. Dat vereist vakmanschap. Met het concept van de lerende organisatie hebben we energie in de organisatie gebracht om dit vakmanschap te ontwikkelen. We stimuleren onze medewerkers om vanuit operationeel zelfstandige teams aanvragen voor toegang tot de Wlz te beoordelen. Om gebruik te maken van elkaars kennis en ervaring en zo als team optimaal te presteren.
Halverwege de verandering Nu, na ruim een jaar Wlz, kijken we trots en tevreden naar wat we met elkaar hebben bereikt. Natuurlijk is de praktijk altijd weerbarstiger dan wat op papier is bedacht. Onze medewerkers hebben met veel verve in het eerste kwartaal de grote, laatste stroom AWBZ-aanvragen afgerond, gelijktijdig met het zich eigen maken van de Wet langdurige zorg. Vanuit het werkveld klinken geluiden dat het persoonlijk contact tussen CIZ en cliënten wordt gewaardeerd. We zijn er nog niet, we hebben niet voor niets twee jaar uitgetrokken om ons nieuwe dienstverleningsconcept met meer persoonlijk contact eigen te maken. Hiervoor blijven we in continue dialoog. Met onze cliënten om te horen welke vorm(-en) van dienstverlening het beste aansluit bij hun behoeften. Met onze medewerkers, om te horen waar we hen nog beter kunnen faciliteren om hun vakmanschap te ontwikkelen. Met onze stakeholders in het werkveld om de samenwerking in de keten verder te verbeteren en natuurlijk met onze opdrachtgever, het ministerie van VWS. We zijn VWS zeer erkentelijk voor de medewerking, de ruimte en het vertrouwen die zij ons geven in de verandering van onze organisatie.
4
Jaardocument 2015
Het CIZ heeft een mooi maar bewogen jaar achter de rug. Niet vreemd voor een organisatie in verandering. Voor 2016 staan nog voldoende uitdagingen op stapel: hoe zetten we onze medewerkers in hun kracht zodat de beoogde operationeel zelfstandige teams optimaal functioneren? Hoe zorgen we ervoor dat cliënten, die niet voor de Wlz in aanmerking komen, bij het juiste loket belanden? Hoe kunnen we ons handelen als nieuw zelfstandig bestuursorgaan van het ministerie verder professionaliseren? We hebben in 2015 het fundament voor een nieuw elan in onze organisatie gelegd en gaan met verve die uitdagingen aan. Daan Hoefsmit Hans Ouwehand
Jaardocument 2015
5
Bestuursverslag
6
Jaardocument 2015
1. De organisatie Het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Sinds 1 januari 2015 is het CIZ een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) van dit ministerie. Het CIZ beoordeelt met ingang van 2015 of mensen recht hebben op zorg vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz). Het CIZ doet dit in het besef dat regels voor iedereen gelijk zijn, maar dat mensen wel van elkaar verschillen. Daarom onderzoeken onze medewerkers persoonlijk de individuele zorgbehoefte van een aanvrager van langdurige zorg. Dit onderzoek is onafhankelijk, en gebeurt volgens objectieve criteria die overal in het land op dezelfde manier worden toegepast. Die criteria zijn gebaseerd op de wet en lagere regelgeving van het ministerie. Naast de uitvoering van de Wlz wikkelde het CIZ in 2015 ook de laatste AWBZ-aanvragen af, die tot en met 31 december 2014 ingediend konden worden en de Bezwaar en Beroepen die daar uit voortvloeiden. De invoering van de Wlz per 1 januari 2015 heeft een grote impact gehad op het CIZ zelf. Dit hoofdstuk beschrijft hoe de taak en de inrichting van de organisatie hierop zijn aangepast.
1.1
CIZ, de uitvoeringsorganisatie: van AWBZ naar Wlz
De aanpassingen in de organisatie waren nodig door de hervorming langdurige zorg. Die behelst onder andere de aanpassing c.q. invoering van drie wetten: de aanpassing van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de invoering van de nieuwe Wet langdurige zorg (Wlz). Hierdoor is de verantwoordelijkheid voor een aantal zorg taken vanuit de - opgeheven - AWBZ overgeheveld naar gemeenten en zorgverzekeraars. Uitgangspunt in de Wlz is dat onafhankelijk, objectief en deskundig op uniforme wijze wordt bepaald wie toegang heeft tot zorg op grond van de Wlz1. Wil die zorg voor - en de solidariteit met - de meest zorgbehoevende ouderen en gehandicapten gegarandeerd blijven, dan is een goede poortwachtersfunctie nodig, die ervoor zorgt dat die toegang overal in Nederland op dezelfde manier wordt beoordeeld. Dit stelt hoge eisen aan de indicatiestelling Wlz. Net als in de AWBZ blijft die in handen van het CIZ, dat hierdoor bijdraagt aan een juiste verdeling van schaarse middelen.
1.2
CIZ, de bezielde organisatie: het ‘waarom’
Wil het CIZ ook in de toekomst een succesvolle en gewaardeerde (publieke) organisatie zijn, dan moet niet alleen - vanzelfsprekend - worden uitgegaan van wettelijke taken en maatschappelijke behoeften. Maar is ook ‘bezieling’ nodig van binnenuit: in de vorm van eigen keuzes, autonome drijfveren, ideeën over meerwaarde voor klanten. Dit geheel aan visies, door Simon Sinek verwoord als The Golden Circle, bestaat uit drie elementen: waarom, wat en hoe. De antwoorden hierop vormen de essentie van wat het CIZ voor de samenleving wil betekenen. Door dit toe te passen in ons werken en handelen wil het CIZ gezien worden als een gerespecteerde autoriteit in dit domein.
1 Mensen komen alleen in aanmerking voor zorg vanuit de Wlz als ze blijvend 24-uurs zorg in de nabijheid of permanent toezicht nodig hebben. Hierbij moeten dan geen andere oplossingen inzetbaar zijn, zoals gebruikelijke zorg of zorg vanuit de Wmo, Zvw en Jeugdwet.
Jaardocument 2015
7
De kern is het ‘waarom’, daarna volgen ‘hoe’ en ‘wat’. Het ‘waarom’ is de basis van de bezieling van de organisatie en haar medewerkers, en van herkenning bij klanten en opdrachtgevers. Het CIZ vult deze Golden Circle als volgt in:
Wij geloven dat mensen behoefte hebben aan een betekenisvol eigen leven
The Golden Circle
Het CIZ is een
Why Toegang
slimme en krachtige poortwachter voor de Wlz
How
tot de Wlz
op een onafhankelijke
What
en objectieve wijze
Het CIZ wordt gezien als een gerespecteerde autoriteit Waarom Bij langdurige zorg zien we steeds meer de behoefte om een zelfstandig en betekenisvol leven te kunnen leiden. Mensen willen zelf blijven bepalen wat ze met hun leven willen, en willen zelf de regie voeren. Ons uitgangspunt is dat het de missie van het CIZ is om dit mogelijk te maken. Dit vergt niet alleen een groter beroep op de solidariteit van het eigen gezin en de eigen de familie, maar ook van de gemeenschap en de samenleving als geheel. Hoe Het CIZ is een slimme, krachtige, deskundige, onafhankelijke en objectieve poortwachter voor de Wlz. Wat Het CIZ biedt toegang tot de Wlz, als slimme uitvoerder die signaleert en analyseert en waarbij op basis van teruggekoppelde signalen wordt geleerd. Tot zo ver de missie, visie en ambitie van het CIZ - het ‘waarom’. De manier waarop het ‘hoe’ en ‘wat’ in praktijk vorm krijgen, wordt door dit jaardocument heen zichtbaar.
1.3.
Doelstellingen van 2015
De ambitie van het CIZ vertaalt zich in drie strategische doelstellingen: •
Het CIZ is de deskundige poortwachter van de Wlz.
•
Het CIZ is persoonlijk en goed te volgen.
•
Het CIZ is een slimme uitvoerder.
Om hier invulling aan te geven, richtte het CIZ zich in 2015 op voltooien, verrichten, verbeteren en veranderen. Voltooien: Het CIZ borgt de afwikkeling van de indicatiestelling AWBZ op een beheerste, gecontroleerde en zorgvuldige manier.
8
Jaardocument 2015
Verrichten: Het CIZ geeft met ingang van 2015 uitvoering aan de Wlz, en aan het daaraan gekoppelde klantbedieningsconcept. Verbeteren: Het CIZ verbindt de interne en externe leercurve, waarmee de deskundigheid van de organisatie verder wordt verankerd. Intern worden, op basis van zelf verkregen informatie, de effectiviteit en kwaliteit van processen verbeterd. Extern geeft het CIZ, als een slimme uitvoerder, aan beleidsmakers en andere stelsel/Wlz-stakeholders terugkoppeling over de (verwachte) effecten van beleid en draagt zo bij tot een lerend systeem. Veranderen: Het CIZ transformeert naar een nieuwe organisatie, om optimaal invulling te kunnen geven aan het klantbedieningsconcept om de beoogde ontwikkeling van individuele medewerkers en teams te borgen en om bijvoorbeeld invulling te geven aan ‘werken bij het CIZ’. De horizon per onderwerp varieert. De focus voor het eerste halfjaar van 2015 lag op ‘voltooien’ en ‘verrichten’: het borgen van de continuïteit van de uitvoering van het primair proces. Enerzijds betreft dit de afwikkeling van de ABWZ-aanvragen, anderzijds de uitvoering van de Wlz. Vanzelfsprekend is hierbij ook al actief ingezet op ‘verbeteren’, op basis van bijvoorbeeld de opgedane kennis. Verbeteren is en blijft een integraal onderdeel van de uitvoering van de taken van het CIZ. ‘Veranderen’ betekent hier: de transformatie van de organisatie op punten die een fundamentele wijziging van functioneren vergen. Dit kost tijd: voorbereiden, implementeren en borgen. Met als uiteindelijk doel dat het CIZ in de toekomst over voldoende flexibiliteit en slagkracht beschikt om de veranderingen goed in te bedden en te laten landen in de organisatie.
1.4.
De inrichting van de nieuwe organisatie
Om uitvoering te kunnen geven aan de stelselwijziging in de langdurige zorg, voerde het CIZ in 2014 een ingrijpende reorganisatie uit die effect had op productstromen, processen, systemen en mensen. Naast de verandering in de aard van het werk, is een aanzienlijke formatiereductie doorgevoerd (ca. 36%). Alles is in het werk gesteld om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op de uitvoering van de Wlz met ingang van 1 januari 2015. De reorganisatie had veel impact op de medewerkers. Eind 2014 werd bekend wie benoemd waren op een plek in de nieuwe organisatie, en wie met ingang van 2015 boventallig waren. Een groot aantal medewerkers in de laatste groep is uitgesteld boventallig geweest. Zij bleven betrokken bij het CIZ tijdens de migratieperiode (de overgang van AWBZ naar Wlz), en namen pas in de loop van 2015 definitief afscheid. Hierbij werden en worden ze begeleid door het Mobiliteitscentrum (zie hoofdstuk 4). Boventalligheid is niet alleen een vervelend bericht voor de medewerkers in kwestie zelf, maar ook voor de mensen om hen heen. Voor wie zelf geplaatst en benoemd is, bracht de situatie ambivalente gevoelens met zich mee: afscheid moeten nemen van gewaardeerde collega’s, tegenover de blijdschap van het hebben van een plek in de nieuwe organisatie. Voor de medewerkers in de nieuwe organisatie betekent dit ook een tijd van leren en ontwikkelen, als individu en als team. Hierover meer in paragraaf 4.10.
Jaardocument 2015
9
2. Uitvoering Wlz De regels zijn gelijk. Toch is iedereen anders. Vanuit deze filosofie opereert het CIZ: iedereen moet met passende zorg een betekenisvol eigen leven kunnen leiden. Het CIZ beoordeelt op uniforme wijze de toegang tot de Wet langdurige zorg, maar heeft ook aandacht voor de persoonlijke zorgbehoefte van een cliënt. Op het moment dat een cliënt bij het CIZ een aanvraag indient, is die aangeland op een punt van grote verandering in zijn of haar leven. Het CIZ vindt het belangrijk om dan zo goed mogelijk te kunnen helpen, door persoonlijk en goed te volgen te zijn.
2.1
Klantbedieningsconcept
Het uitgangspunt van het klantbedieningsconcept is: de cliënt staat centraal. In het concept wordt de cliënt ook klant genoemd. Niet het interne proces en interne regels, maar de klant en diens beleving en behoeften vormen het uitgangspunt van ons handelen. De focus hierbij ligt op drie aspecten: Persoonlijk Het CIZ krijgt voor de aanvrager ‘een gezicht’: een eigen behandelaar van wie de naam en contactgegevens bekend zijn en die direct aanspreekpunt is. Er is altijd aandacht voor de unieke situatie van de klant. En er is altijd persoonlijk contact, via een (huis-)bezoek en/of telefonisch, om de zorgbehoefte in relatie tot de Wlz te kunnen onderzoeken of om meer informatie te krijgen. Hierbij wordt steeds een afweging gemaakt tussen de noodzaak tot informatievergaring en de mogelijke belasting die dit vormt voor de cliënt en diens omgeving. Het CIZ krijgt hier positieve terugkoppeling op van cliënten. De behandelaars zelf ervaren dat het huisbezoek meerwaarde biedt als middel om tot een goede afweging te komen, in die gevallen waar dat nodig is. Goed te volgen De klant wordt niet alleen transparant en begrijpelijk geïnformeerd, maar wordt ook actief betrokken in het proces van indicatiestelling. Hij krijgt een begrijpelijke (mondelinge) toelichting over afweging en criteria, die voldoet aan een aantal kwalitatieve voorwaarden (tijdigheid, juistheid en volledigheid van informatievoorziening en bejegening). De besluitbrief bevat een individuele toelichting, passend bij de zorgbehoefte van de aanvrager. Als de cliënt zelf vragen heeft, is zijn behandelaar goed te bereiken, zowel per telefoon als per mail. Een relevant gesprek Persoonlijk contact vindt plaats in gesprekken. Steeds zodanig dat een dialoog mogelijk is met de cliënt zelf en diens familie en/of vertegenwoordiger. In die gesprekken hebben CIZ-medewerkers niet alleen aandacht voor de inhoud, maar ook voor de relatie tot de cliënt en voor diens emoties. Een goed persoonlijk contact stelt ook voorwaarden van fysieke bereikbaarheid. Er zijn daarom verschillende mogelijkheden voor een gesprek: in persoon (‘face-to-face’) bij de cliënt thuis of in een instelling; face-to-face tijdens een spreekuur, op een locatie zo dicht mogelijk bij de cliënt en telefonisch. Dit klantbedieningsconcept is ontwikkeld in overleg met het ministerie van VWS en is mede gebaseerd op het ‘Kwaliteitsdocument Indicatiestelling’ van de gezamenlijke cliëntorganisaties. Het voldoet aan de invulling van de wettelijke taak en opdracht van het CIZ én sluit aan op de wensen van VWS.
10
Jaardocument 2015
Een belangrijke stap is het besluit om per 1 juli 2015 het klantencontact via de telefoon en mail niet langer centraal te laten lopen, via het Klant Contact Centrum, maar zoveel mogelijk direct met de inhoudelijk betrokken medewerker. De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de bereikbaarheid, conform het klantbedieningsconcept. Digitale dienstverlening Iedereen kan bij het CIZ een indicatie aanvragen voor zorg vanuit de Wlz. Omdat het voor zowel zorgaanmelders als cliënten even wennen is wat nu precies onder welke zorgwet valt, biedt www.ciz.nl een webcheck. Via een aantal vragen kan worden bekeken of het indienen van een Wlz-aanvraag zinvol is. Dit is een eerste stap in de digitale dienstverlening. Ook de aanvraag zelf kan online worden gedaan in de beveiligde omgeving 'Mijn Wlz-aanvraag', via www.ciz.nl of rechtstreeks via www.mijnwlzaanvraag.ciz.nl. Dit is een volgende stap in de digitale dienstverlening. Dit kan de cliënt zelf doen; maar indien hiertoe gemachtigd ook een huisarts, casemanager, mantelzorger of cliëntondersteuner namens een cliënt. Ook kunnen hier documenten geüpload worden die het CIZ nodig heeft om de aanvraag te beoordelen. Samengevat liggen de accenten van het klantbedieningsconcept in 2015 op: •
Zoveel mogelijk persoonlijk contact.
•
Elk besluit persoonlijk toelichten.
•
Elke klant een eigen behandelaar toewijzen.
•
Online aanvragen mogelijk maken.
•
Voorbereidingen klanttevredenheidsonderzoek.
•
Technische voorbereidingen voor digitale dienstverlening (o.a. MijnOverheid).
Drie lijnen van ontwikkeling binnen het klantbedieningsconcept
1. Luisteren naar de klant? Wat wil de klant? Klantpanel/klantwensen onderzoeken
2. Inzicht in klantbediening
3. Systeemtechnische verbeteringen
Hoe wordt het ervaren door de klant?
Wat kan beter?
Klantbeleving onderzoeken (structureel)
Meer digitale kanalen beschikbaar maken (o.a. MijnOverheid)
Input vakmanschap en lerende organisatie
Persoonlijk & Goed te volgen Continue verbetering dienstverlening aan de klant
Jaardocument 2015
11
2.2
Van buiten naar binnen
Het CIZ in het zorgstelsel Contacten met stakeholders werden in 2015 verder geïntensiveerd. In het eerste halfjaar waren veel partijen nog zoekende naar de werking van het vernieuwde zorgstelsel en naar hun specifieke rol hierbinnen. Vaak werd dan een beroep gedaan op het CIZ en zijn kennis van het stelsel en de wet- en regelgeving. Via nieuwsbrieven, regionale bijeenkomsten en individuele bezoeken heeft het CIZ zoveel mogelijk geprobeerd informatie over de nieuwe ontwikkelingen te delen. Naast al bestaande communicatiekanalen waren er ook ad-hocoverleggen met bijvoorbeeld brancheorganisaties, om knelpunten te bespreken. Ook heeft het CIZ een Wlz-aanvraagadvieslijn ingevoerd. Dit is de informatielijn voor Wmo-consulenten, wijkverpleegkundigen, medewerkers jeugdzorg, artsen en zorgaanbieders. Zo kunnen onder meer specifieke casussen worden besproken. Ook door gemeenten is het CIZ veel geraadpleegd. Andere kwesties, zoals schuurplekken in de Wlz en het stelsel, werden voorgelegd aan het ministerie. Geleidelijk aan werden de vraagstukken rond de drie wetten steeds helderder. Contacten met cliëntorganisaties zijn na de zomer geïntensiveerd, omdat het CIZ intussen opdracht had gekregen om de groep ‘Wlz-indiceerbaren’ te herindiceren (zie paragraaf 2.9). Ten slotte heeft het CIZ actief geparticipeerd aan de Hlz-tafel. Dit is een gremium waarin de diverse raak- en schuurvlakken werden besproken met alle betrokken partijen, onder voorzitterschap van VWS; en waar, bij problemen, naar een oplossing is gezocht. Het CIZ heeft ook hier veel uitleg gegeven over zijn nieuwe rol en taak in het stelsel, en over de toepassing van de nieuwe beleidsregels. Informatie delen CIZ spreekt op congres In maart 2015 vond voor de tweede keer het congres ‘Invoering Wet langdurige zorg’ plaats. In het plenaire ochtendprogramma sprak CIZ-bestuurder Hans Ouwehand over klantbediening, de rol van de poortwachter en samenwerking in de keten. Daarna konden deelnemers zich inschrijven voor drie workshops naar keuze. Het CIZ verzorgde een workshop over indicatiestelling Wlz. Werkbezoek VWS In april bracht de directeur Langdurige zorg van VWS een werkbezoek aan het CIZ. Samen met de financieel adviseur van VWS sprak hij met CIZ-medewerkers over de uitvoering van de Wlz en werd hij geïnformeerd over onder meer de sturingsinformatie voor teams en over de aanpassingen in Portero, het systeem waarmee wordt gewerkt in het primair proces. Eerste bevindingen uitvoering Wlz In augustus deelde het CIZ intern de eerste ervaringen die zijn opgehaald met de toegangsbeoordeling voor de Wlz. Alle CIZ-regio’s zijn hiervoor in staat gesteld hun ervaringen te delen. Mede door de beschikbaarheid van kwantitatieve gegevens over het eerste halfjaar 2015, was het CIZ al in september één van de eerste organisaties die een indruk konden bieden over de werking van het nieuwe stelsel. Deze informatie werd gedeeld met onder meer het ministerie van VWS.
12
Jaardocument 2015
Congres Financiële Toegang tot Langdurige Zorg Tijdens een congres over de financiële toegang tot de Wlz hield CIZ-bestuursvoorzitter Daan Hoefsmit een algemene inleiding, waarin de ervaringen van de eerste zes maanden Wlz-beoordeling uitgebreid aan de orde kwamen. Tijdens dit congres verzorgde het CIZ ook een workshop over dit onderwerp. Relatiebeheer Voorheen vulde het CIZ de relatiebeheer-taak in vanuit een losstaande centrale afdeling. Na de reorganisatie is dit belegd binnen de teams en regio´s. De medewerkers onderhouden zelf regionaal contacten met zorgaanbieders, ziekenhuizen, gemeenten, et cetera. Relatiedag CIZ: ‘Open staan voor elkaars taal’ In het voorjaar organiseerden de regio’s relatiedagen voor zorgorganisaties en gemeenten uit de omgeving. Doel hiervan was om met elkaar kennis te maken en verbinding te zoeken. In het najaar organiseerde de regio Zuidwest een tweede dag, om - aldus de uitnodiging - ‘u enerzijds te informeren over de voortgang binnen het vakgebied; anderzijds om met u in gesprek te gaan en kennis en ervaring te delen’. De meer dan honderd aanmeldingen maakten duidelijk dat er een grote behoefte was om elkaar te spreken, en om kennis te delen en uit te wisselen. Deze relatiedagen krijgen in 2016 een vervolg. Informatie halen In 2015 zijn de voorbereidingen begonnen voor een klanttevredenheidsonderzoek in 2016. Dit levert naar verwachting input voor een verdere verbetering van de kwaliteit van de klantbediening.
2.3
Dienstverlening in cijfers
Het CIZ onderzoekt en beoordeelt of cliënten in aanmerking komen voor zorg vanuit de Wlz. Ook beoordeelt het CIZ aan de hand van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz) of gedwongen opname of verblijf in een instelling nodig is. Daarnaast indiceert het CIZ voor een aantal Wlz-subsidieregelingen. In deze paragraaf staan de kerncijfers aangaande de Wlz. Activiteiten parallel aan de Wlz volgen in paragraaf 2.9. Aanvragen Het CIZ ontvangt aanvragen voor Wlz, Bopz, Besluit uitvoering Kinderbijslag (BUK) en subsidieregelingen. Deze laatste twee stromen worden in paragraaf 4.9 nader toegelicht. Gedurende het jaar nam het gemiddelde aantal aanvragen per maand toe. Het grootste gedeelte van de aanvragen bestaat uit: •
reguliere aanvragen in het kader van de Wlz;
•
aanvragen in het kader van de Wet Bopz;
•
aanvragen Wlz-subsidieregelingen, waarvan eerstelijns verblijf het grootste aandeel heeft;
•
Jaardocument 2015
adviezen in het kader van de BUK.
13
Aantal aanvragen 2015 Wlz regulier Wlz-subsidieregeling Totaal Wlz
104.975 30.574 135.549
Wet Bopz
31.009
BUK
12.092
Onze kwartaalrapportage indicatiestelling Wlz op www.ciz.nl geeft inzicht in de aanspraak op zorg vanuit de Wlz die in een bepaalde periode is geïndiceerd. Naast informatie over aantallen aanvragen en besluiten, geeft deze rapportage ook cijfers over de in paragraaf 2.9 te behandelen Wlz-subsidieregelingen (ADL-assistentie, eerstelijns verblijf en extramurale behandeling). Besluiten Het overgrote deel van de aanvragen leidt tot een besluit. Een regulier Wlz-besluit bestaat uit: •
toegang/geen toegang tot de Wlz (of subsidieregelingen) op basis van de geldende criteria;
•
verandering/geen verandering van een zorgprofiel van een cliënt die al toegang tot de Wlz heeft.
Daarnaast geeft het CIZ adviezen af aan de SVB inzake toekenning van dubbele kinderbijslag. Gemiddeld wordt bij ongeveer 8 procent van de aanvragen geen toegang tot de Wlz gegeven, of geen ander zorgprofiel geïndiceerd. Dit percentage varieert sterk per leeftijdscategorie. Onder de 65 jaar worden verhoudingsgewijs minder aanvragen gehonoreerd dan bij 65 jaar en ouder.
Aantal reguliere besluiten Wlz Wlz regulier
83.199
wel toegang/aangepast zorgprofiel geen toegang/geen aangepast zorgprofiel
76.454 6.745
Het aantal besluiten Wlz-subsidieregelingen betrof 29.351.
Leeftijd cliënten die in 2015 een regulier Wlz-besluit kregen 0-17
2.803
18-24
4.437
25-64
9.882
65-74
8.193
75-84 24.421 85 en ouder
33.463
Totaal 83.199
14
Jaardocument 2015
Productie Binnen productie onderscheiden we twee categorieën: •
Met een besluit afgeronde aanvragen. Dit kan een besluit zijn dat toegang verleent tot de Wlz of subsidieregeling, of een besluit waarin toegang tot de Wlz of subsidieregeling wordt afgewezen.
•
Niet-afgeronde aanvragen. Dit zijn aanvragen die vervallen zijn na onderzoek; afgebroken zijn zonder onderzoek; of niet in behandeling zijn genomen. Mogelijke reden hiervoor is het overlijden van de cliënt.
Het CIZ verdeelt de aanvragen ook naar de wijze van afhandeling: beoordelen of onderzoek. In het laatste geval is bijvoorbeeld de informatie nog niet compleet, of zijn er nog onduidelijkheden in de aanvraag. Bij beoordelen kan voor een besluit worden volstaan met dossieranalyse, omdat alle informatie al aanwezig is. De tijd om tot een besluit te komen, varieert in principe van 2 tot 6 weken. Door bijvoorbeeld vakantieperioden kan het aantal af te handelen besluiten per maand variëren. Ontwikkeling Zorgprofiel De Wlz kent 40 zorgprofielen. Het merendeel van de besluiten, zo’n 80%, valt binnen de sector Verzorging & Verpleging. De verschuiving die valt te constateren in de afgegeven besluiten komen voort uit gewijzigde toegangscriteria in de Wlz, m.n. de extramuralisering van de lagere zorgzwaartepakketten.
2.4
Kwaliteit
Onder kwaliteit verstaat het CIZ: •
Juistheid van de afgegeven besluiten.
•
Snelheid van de afgegeven besluiten.
•
Juistheid van de klantbediening: persoonlijk en goed te volgen.
Juiste besluiten Omwille van uniformiteit van uitvoering van de indicatiestelling zijn alle CIZ-medewerkers geschoold in de inhoud van de wettelijke kaders van de Wlz en in de nieuwe werkwijze van het CIZ. Met onderwerpen als de Wlz-processen, het klantbedieningsconcept, het motiveren van Wlz-besluiten en de aanpassingen in de systemen. Een digitaal handboek bevat alle informatie die medewerkers nodig hebben om het werk uit te voeren. Voorheen stond dit op verschillende plekken, bijvoorbeeld de CIZ Indicatiewijzer (uitwerking beleidsregels), Mavim (procesbeschrijvingen) en werkinstructies. In 2015 is doorgewerkt met de al bekende methode van interne toetsing. Hierbij wordt een representatieve steekproef van dossiers genomen. Die worden bekeken op de juiste interpretatie en toepassing van de beleidsregels. De uitkomst van deze toetsingen wordt teruggekoppeld aan de teams, die hiermee weer hun kennis op bepaalde onderwerpen kunnen aanscherpen. Dit wordt dan weer besproken in de teamoverleggen, in het kader van lerende organisatie. In 2015 is het CIZ daarnaast gestart met review. Dit is een extra processtap in het proces van indicatiestelling, waarbij een collega het voorgenomen besluit reviewt. Daarna wordt onderling overlegd. Zo raken medewerkers met elkaar in gesprek: over het besluit zelf, over de bijbehorende motivering, et cetera. Dit kan helpen om tot het juiste resultaat te komen. De uitkomst van de review wordt vastgelegd in Portero. Lastige casussen kunnen ook besproken worden in het teamoverleg, waaraan ook de medisch adviseur deelneemt.
Jaardocument 2015
15
Snelle besluiten Ook doorlooptijd is onderdeel van kwaliteit: de tijd die het duurt om van het indienen van een aanvraag tot een besluit te komen. De cliënt wil graag zo snel mogelijk helderheid hebben. De wettelijke afhandelingstermijn is maximaal zes weken. Met het ministerie van VWS is in 2015 een doelstelling van 95% binnen zes weken afgesproken. De realisatie in 2015 op deze doelstelling is 96,8% en voldoet daarmee aan de doelstelling. Daarnaast zijn er ‘bijzondere omstandigheden’ waarbij aanvragen binnen twee weken afgehandeld moeten worden. Aanvragen vanuit het ziekenhuis handelt het CIZ binnen 48 uur af als het dossier compleet aangeleverd wordt.
Netto doorlooptijd
2015 jan
2015 feb
2015 mrt
2015 apr
2015 mei
2015 jun
2015 jul
2015 aug
2015 sep
2015 okt
2015 nov
2015 dec
48 uur
1486
2184
2785
2764
2337
2921
3202
2516
2805
3224
2698
2863
3 tot 14 dagen
2218
4238
4424
3677
2768
3523
3517
2856
3354
3870
3539
3129
2 tot 6 weken
162
1533
2462
2565
2981
3741
3871
3778
3999
3319
3685
4000
4
102
133
227
426
402
491
594
324
302
552
> 6 weken
De netto doorlooptijd van de besluiten Wlz regulier en Wlz subsidieregelingen wordt opgesplitst in 4 categorieën. Afgebroken, vervallen en niet in behandeling genomen trajecten worden hierbij niet meegeteld.
Persoonlijk en goed te volgen ‘Persoonlijk en goed te volgen’ is de kern van het nieuwe klantbedieningsconcept dat het CIZ met ingang van 2015 uitdraagt (zie paragraaf 2.1). Nieuw hierin is dat een groot deel van de indicatieonderzoeken gebeurt via een face-to-face contact. Het aspect ‘persoonlijk´krijgt ook invulling doordat de cliënt de naam van de behandelaar en diens directe telefoonnummer krijgt. Mocht iemand niet bereikbaar zijn, dan neemt een collega binnen het team waar. Die collega heeft toegang tot het dossier van de cliënt en kan ook vragen beantwoorden. De bereikbaarheid bleef, ook na de afschaffing van het Klant Contact Centrum in juli 2015, groot. Het aspect ‘goed te volgen’ krijgt onder meer invulling doordat het proces van aanvraag tot besluit transparant is, inzichtelijk is op de CIZ-website, en toegelicht wordt door de CIZ-medewerker tijdens de behandeling van een aanvraag. Ook de motivering van het besluit krijgt veel aandacht. Behalve mondeling wordt die ook schriftelijk toegelicht, in een formulering die ontvangers goed kunnen begrijpen. Overigens is er niet alleen intern focus op het thema kwaliteit. Tijdens de bestuurlijke overleggen met VWS staat kwaliteit ook als structureel onderwerp op de agenda. Analyse & Advies De afdeling Analyse & Advies levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk en zorgt voor een stevige verankering van de deskundigheid van het CIZ op het gebied van kwaliteit, inhoud, onderzoek, proces, systeem en sturing. Hierbij worden een interne leercirkel en een externe leercirkel onderscheiden, en met elkaar verbonden. De interne leercirkel behelst informatie en rapportages, gegenereerd uit audits en uit onze eigen systemen, die worden gebruikt om de interne dienstverlening en kwaliteit te verhogen en te vernieuwen. De uitvoerende teams Onderzoek, Beoordeling en Bezwaar & Beroep
16
Jaardocument 2015
worden hiermee ondersteund en gefaciliteerd. In lijn met de operationele zelfstandigheid van teams zijn die zelf verantwoordelijk voor eventuele verbeteracties binnen het team. Daarnaast worden natuurlijk ook landelijke verbeteracties geïnitieerd en gerealiseerd. Via de externe leercirkel geeft het team Analyse & Advies terugkoppeling aan beleidsmakers en andere stakeholders (zoals bijvoorbeeld gemeenten en zorgkantoren), over de (verwachte) effecten van beleid om daarmee te komen tot een lerend systeem. De activiteiten van Analyse & Advies zijn ook gericht op de gevolgen van in- en externe trends en ontwikkelingen op de interne organisatie. De praktische uitvoerbaarheid er van en de wijze waarop het CIZ hier uitvoering aan kan geven worden onderzocht en verwoord in uitvoeringstoetsen. Op basis van inzichten die daarmee ontstaan, wordt terugkoppeling aan de stakeholders gegeven. Hiermee verstevigen wij onze positie als gerespecteerde autoriteit op het gebied van indicatiestelling, en zijn wij van toegevoegde waarde voor de samenleving. Instrumenten zoals beleidsevaluatie en beleidseffectmetingen worden in samenwerking met de interne en externe stakeholders uitgewerkt, en omgezet in een praktisch toepasbare toolkit. Op deze manier worden ook nieuwe beleidsvoornemens vanuit het ministerie door het CIZ voorbereid en uitgevoerd. Daarna worden de praktijkervaringen en informatie weer gedeeld. Informeren, Verbeteren en Innoveren zijn hierbij sleutelbegrippen.
Informeren
Informeren
Verbeteren
Verbeteren Externe leercirkel
Interne leercirkel
Klant VWS Overige externe stakeholders
Innoveren
Onderzoek Beoordeling Bezwaar & Beroep
Analyse & Advies
Innoveren
2.5 Fraudebestrijding Ook in 2015 is er volop aandacht besteed aan fraudebestrijding. Die is gepositioneerd binnen de afdeling Analyse & Advies, onafhankelijk en los van de uitvoering van het primair proces. Het CIZ volgt voor fraudebestrijding drie routes: preventief, actief en reactief. Preventief worden in het werkproces en het daarbij ondersteunende systeem maatregelen getroffen die voorkomen dat fraude of misbruik plaats kan vinden. Denk hierbij aan controle op de identiteit van een verzekerde, het huisbezoek, het persoonlijke contact dat het CIZ bij elke Wlz-aanvraag heeft. Verder worden medewerkers geïnstrueerd om alert te blijven op signalen van misbruik, en wordt opvolging gegeven aan intuïtief ‘niet-pluis gevoel’. Actief fraudebestrijden gebeurde in 2015 via datamining. Hiervoor zijn risicoprofielen in kaart gebracht, die aanleiding kunnen zijn voor verder onderzoek. In 2015 zijn vijf van dergelijke onderzoeken uitgevoerd. Als daarbij gevallen naar boven komen waarbij mogelijk sprake is van een onterechte indicatie, wordt een opdracht uitgezet tot een ambtshalve traject. Dit betekent dat de zorgvraag opnieuw bekeken wordt. De cliënt wordt hierover geïnformeerd. Als uit het
Jaardocument 2015
17
traject blijkt dat inderdaad een te hoge indicatie is afgegeven, wordt het indicatiebesluit herzien. Een herzien besluit is vanaf het moment van afgeven geldig. Reactief wordt fraude bestreden doordat een vermoeden van fraude kan worden gemeld bij het CIZ, waarna dit door een fraudemedewerker wordt onderzocht. Deze meldingen komen zowel van CIZ-medewerkers als van externe partijen zoals zorgkantoren. Naast afhandeling van deze meldingen, handelde het CIZ in 2015 ook een toenemend aantal vorderingen af van OM/ Inspectie SZW. Dit zijn verzoeken van het Openbaar Ministerie om specifieke informatie op te leveren. Verder nam het CIZ in 2015 deel aan het beleidsoverleg Taskforce Integriteit Zorgsector. Deze taskforce heeft tot doel fraude en misbruik zo veel mogelijk te voorkomen. Ook is het CIZ vertegenwoordigd in het Expertisecentrum Zorgfraude Bestrijding (EZB). En het CIZ is aangesloten bij het Verzamelpunt Zorgfraude van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Via dit verzamelpunt worden fraudesignalen uitgewisseld en besproken met de aangesloten partners: NZa, EZB, Inspectie SZW, FIOD, IGZ en zorgverzekeraars/zorgkantoren.
2.6
Klachten
Een (vertegenwoordiger van een) cliënt kan bij het CIZ een klacht indienen. Bijvoorbeeld als men vindt dat een medewerker de (vertegenwoordiger van de) cliënt niet goed te woord heeft gestaan, of als onduidelijke informatie is verstrekt. Een klacht indienen kan zowel in een (telefoon) gesprek als schriftelijk. Een informatiefolder over de klachtenprocedure staat op de website. Aantallen De tabel toont de aantallen klachten die in 2015 bij het CIZ binnenkwamen, en de status van afhandeling.
141
117
4
12
4
3
ombudsman
naar Nationale
Doorgestuurd
Ingetrokken
klachtencommissie
In behandeling
In behandeling
klachtafhandelaar
CIZ
Afgehandeld niet
Afgehandeld
gekomen
Totaal binnen
Overzicht klachten 2015
1
Van de in 2015 binnengekomen klachten had ongeveer één derde deel nog betrekking op AWBZ-aanvragen, de overige gingen over Wlz-aanvragen. Inhoud De binnengekomen klachten vallen in verschillende categorieën: •
Bejegening. Denk hierbij aan communicatie tijdens het telefoongesprek of huisbezoek: het gevoel niet serieus genomen te worden, verwijzingen (naar bijvoorbeeld gemeenten) die als onjuist worden ervaren.
18
Jaardocument 2015
•
Proces/procedure. Dit soort klachten betrof voornamelijk de ingangs- of einddatum van een besluit, discussie over de verplichte handtekening, de afhandelingstermijn van de aanvraag, onvrede over de opgevraagde informatie, onvrede over niet-nagekomen toezeggingen over terugbellen.
•
Post. Klachten over de lange duur van verzending en over beschadigde en/of deels geopende post.
•
Bopz. Relatief veel (wettelijke vertegenwoordigers van) cliënten dienen een klacht in naar aanleiding van een afgenomen Bopz-toets, omdat de wet niet toelaat dat hiertegen in Bezwaar wordt gegaan.
De meeste klachten zijn tot tevredenheid van de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger afgehandeld. Na een telefoongesprek met nadere uitleg, en - waar passend - met excuses door de betreffende teamcoach. Als een klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, kan een cliënt naar de landelijke klachtencommissie stappen (zie volgende paragraaf). Ook klachten bieden het CIZ de mogelijkheid om te leren. De informatie die hierbij vrijkomt, wordt dan ook gebruikt in de regio’s en teams om de kwaliteit van dienstverlening verder te verbeteren.
2.7
Landelijke klachtencommissie
Het CIZ heeft een landelijke klachtencommissie. Die bestaat uit twee onafhankelijke voorzitters, twee leden vanuit Patiëntenfederatie NPCF, en twee leden vanuit het CIZ zelf. De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, bij wie de klachten binnenkomen. In 2015 behandelde de commissie acht klachten (in 2014 waren dit er zestien). Zes hadden betrekking op de AWBZ, één op de Wlz, en één op de Wet Bopz. Eén klacht kreeg een vervolg bij de Nationale ombudsman. De klachten waren ingediend door de cliënt zelf, door familieleden, door een zorgaanbieder, of door een zakelijk ondersteuner. Ze vallen uiteen in bejegeningsklachten en klachten vanwege de procedure. De leden van de landelijke klachtencommissie namen in wisselende samenstelling deel aan de hoorzittingen, waarbij in ieder geval steeds aanwezig waren: één voorzitter, één lid vanuit NPCF, één lid vanuit het CIZ, en de ambtelijk secretaris.
2.8
Bezwaar en beroep
Bezwaar Als de cliënt of diens vertegenwoordiger het niet eens is met de inhoud van een besluit van het CIZ, kan een bezwaar worden ingediend. Bijvoorbeeld omdat de cliënt niet in aanmerking komt voor zorg vanuit de Wlz; of vanwege het zorgprofiel waar volgens het besluit recht op is. Een bezwaar moet schriftelijk worden ingediend. Een brochure op de CIZ-website legt deze procedure uit. In 2015 zijn voor de Wlz 3.405 bezwaren ingediend, waarvan ongeveer 50 procent gegrond is verklaard. De overige werden ongegrond verklaard. Dit is inclusief de niet-ontvankelijk en ingetrokken bezwaren. De eerste bezwaren kwamen in februari binnen. Naarmate er meer
Jaardocument 2015
19
besluiten worden afgegeven, neemt vaak ook het aantal ingediende bezwaren toe. Als een bezwaar op een besluit binnenkomt, start het CIZ een volledig nieuw onderzoek, waarbij ook nieuwe informatie opgevraagd kan worden. Dit kan dan leiden tot een gegrond bezwaar. Alle concept ongegronde bezwaren worden door Zorginstituut Nederland beoordeeld voordat het CIZ een definitief besluit neemt.
Bezwaren
jan
feb
mrt
apr
mei
jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
Bezwaar gegrond
0
0
Bezwaar niet gegrond
0
1
6
8
23
35
42
42
48
40
46
28
4
11
20
26
54
42
54
74
96
85
Lerende organisatie Binnen het proces bezwaarafhandeling Wlz zijn er verschillende ijk- en terugkoppelmomenten richting het primair proces, waarmee vorm wordt gegeven aan de lerende organisatie. Vanuit de ingediende bezwaarschriften vindt een eerste screening plaats door een juridisch medewerker, op basis van dezelfde informatie als genomen primair besluit. Aan de betrokken onderzoeker/beoordelaar wordt dan teruggekoppeld of het primaire besluit houdbaar is in bezwaar. Hiermee wordt iets gezegd over het vakmanschap en de deskundigheid van die medewerker. Daarna is er een tweede terugkoppelmoment, naar aanleiding van de feitelijke uitkomst in bezwaar. Dit zegt iets over het mogelijk ontbreken van informatie die in bezwaar alsnog wordt aangeleverd, of over de noodzaak van een uitgebreider medisch advies/onderzoek. Binnen het primair proces zelf is de review (paragraaf 2.4) op het voorgenomen primaire besluit een ijkmoment om te toetsen of dit de intercollegiale kritiek kan doorstaan. Beroep Als men het niet eens is met de uitkomst van het afgehandelde bezwaar, dan kan men in beroep gaan. Aan het eind van het jaar zagen we de eerste beroepen tegen Wlz-besluiten binnen komen en een enkel verzoek tot een voorlopige voorziening. De beroepszaken gingen vaak over de effecten van de bezuinigingen in de zorg, die nu in volle omvang (financieel) voor verzekerden zichtbaar werden, en over de gevolgen van het al dan niet toepassen van het overgangsrecht. In september 2015 is succesvol Portero Beroep geïmplementeerd in het systeem. Hierdoor kunnen beroepszaken nu ook volledig systeemondersteund verwerkt en gevolgd worden. Lerende organisatie Voor het jaar 2016 is de verdere uitwerking van de leercirkel Beroep-Bezwaar-Primair proces een belangrijk onderdeel van de kwaliteitsontwikkeling. Hierbij speelt de bijdrage van het medisch advies binnen het primair proces een belangrijke rol.
20
Jaardocument 2015
2.9
Activiteiten parallel aan de Wlz
Het CIZ voerde in 2015 naast de reguliere Wlz-taken nog een aantal speciale projecten en subsidieregelingen uit. Wlz-indiceerbaren Ruim 12.000 cliënten maken gebruik van het overgangsrecht vanuit de Wet langdurige zorg: zij ontvingen in 2015 zorg vanuit de Wlz (gebaseerd op de beleidsregels AWBZ) zonder dat het CIZ de indicatie hiervoor vooraf inhoudelijk heeft getoetst. Cliënten die gebruik maken van dit overgangsrecht, ook wel Wlz-indiceerbaren genoemd, hebben (in eerste instantie) een indicatiebesluit gekregen met een geldigheid tot en met 31 december 2015. Het ministerie van VWS heeft in 2015 het overgangsrecht met één jaar verlengd. Alle betrokken cliënten kregen begin oktober van het CIZ een individuele schriftelijke bevestiging van hun zorg in 2016. Om te beoordelen of deze cliënten ook vanaf 2017 blijvend intensieve zorg nodig hebben, stelt het CIZ op basis van de huidige zorgbehoefte opnieuw een indicatie, waaruit moet blijken of deze cliënten thuishoren in de Wlz. Het streven is dat vóór 1 juni 2016 al deze cliënten dit nieuwe indicatiebesluit krijgen, zodat zij voldoende tijd hebben om eventueel hun zorg voor 2017 via de zorgverzekeraar (Zvw) of gemeente (Wmo) te regelen. De verwachting is dat een deel van deze groep vanaf 2017 geen aanspraak meer maakt op zorg vanuit de Wlz. Voor de herindicatie heeft het CIZ de folder Uw herindicatie samengesteld, die alle ruim 12.000 cliënten die worden geïndiceerd hebben gekregen. Bij het indicatiebesluit dat cliënten ontvangen, wordt een informatieblad gevoegd over het verloop van het indicatieproces en over de momenten waarop cliëntondersteuning mogelijk is. Ook staan er veelgestelde vragen en antwoorden in. Voor gevallen waarin het geïndiceerde zorgprofiel leidt tot minder zorg(budget), heeft het ministerie van VWS één regeling: Overgangsregeling Wlz-indiceerbaren. Het zorgkantoor bepaalt of een cliënt voor deze regeling in aanmerking komt. Ook is vanuit het VWS een begeleidingscommissie ingesteld, met vertegenwoordigers van het ministerie zelf, cliëntorganisaties en het CIZ. Doel van dit gremium is inhoudelijk informatie uit te wisselen, vroegtijdig eventuele knelpunten te signaleren en op te lossen, kennis te delen, en communicatie naar cliënten af te stemmen. Motie Siderius Het CIZ heeft in opdracht van VWS de motie Siderius uitgevoerd. Hiermee stemde de Tweede Kamer in om de extra zorg op school die tot 2015 werd voorzien vanuit een andere regelgeving, onder te brengen in de Wlz omdat deze voorliggend is. Die zorg wordt toegevoegd aan de bestaande Wlz-indicatie. Cliënten of hun ouders/verzorgers die voor deze extra zorg in aanmerking komen, krijgen via het CIZ hiervoor een indicatie. Cliënten die onder het Wlz-overgangsrecht vallen en bij het CIZ bekend zijn, werden hiervoor in 2015 door het CIZ benaderd. Sinds 1 september 2015 ontvangen ruim 1100 meervoudig gehandicapte kinderen tijdens de schooluren extra zorg. Het traject is naar volle tevredenheid van de cliëntorganisaties afgewikkeld.
Jaardocument 2015
21
Subsidieregelingen Naast de toegang tot de Wlz indiceert het CIZ ook voor drie subsidieregelingen, tijdelijk ondergebracht onder de Wlz. Dit betreft de regelingen eerstelijns verblijf 2015, extramurale behandeling en ADL-assistentie. Subsidieregeling eerstelijns verblijf 2015 Kortdurend eerstelijns verblijf is mogelijk als de cliënt om medische redenen (nog) niet thuis kan wonen en daarom in een zorginstelling verblijft, bijvoorbeeld na ontslag uit een ziekenhuis. Ook in de laatste levensfase is kortdurend verblijf mogelijk, bijvoorbeeld als terminale zorg thuis niet mogelijk is. Veel aanvragen voor het eerstelijns verblijf komen uit de ziekenhuizen, i.c. van de transferverpleegkundigen. Tijdelijke subsidieregeling extramurale behandeling Dit kan gaan om een specifieke behandeling die is gericht op herstel, of op voorkomen dat de aandoening verergert. Of om aanleren van nieuwe vaardigheden of gedrag. Behandeling kan individueel of in groepsverband plaatsvinden. Subsidieregeling ADL-assistentie ADL-assistentie is direct oproepbare hulp bij algemene dagelijkse levensverrichtingen (ADL). Deze hulp wordt 24 uur per etmaal in en rondom de woning geleverd. Alleen als een cliënt in een ADL-woning gaat wonen, krijgt hij of zij deze hulp van een aanbieder van ADL-assistentie. Het CIZ bekijkt of de cliënt in aanmerking komt voor deze zorg. Advies in het kader van het Besluit uitvoering kinderbijslag (BUK) De Sociale Verzekeringsbank voert de Algemene Kinderbijslagwet uit en is ook de instantie die besluit of ouders in aanmerking komen voor dubbele kinderbijslag voor thuiswonende kinderen met een intensieve zorgbehoefte. Hiertoe vraagt de SVB met ingang van 2015 een op medische gegevens gebaseerd advies aan bij het CIZ. Bij zo’n BUK-adviesvraag onderzoekt het CIZ de mate van zorgbehoefte. Binnen een vastgelegd beoordelingskader volgt dan het advies, binnen de wettelijke termijn en goed gemotiveerd. Bij de uitvoering van de BUK fungeert het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid als opdrachtgever voor het CIZ. Er is inhoudelijke afstemming over de rol hierbij van het CIZ, en het CIZ rapporteert aan SZW over de uitvoering. Het aantal afgegeven BUK-adviezen bleek ongeveer gelijk aan de verwachting voor 2015. Het totaal bedroeg 12.092, inclusief antwoorden met uitkomst ‘geen advies’ (door ontbreken van bijvoorbeeld informatie). Het percentage positief advies was 57%. In de klachtenprocedure heeft de SVB de regie. In 2015 kwamen geen klachten binnen over het CIZ. Als de cliënt bij de SVB tegen een afgegeven BUK-beschikking in bezwaar of beroep gaat, heeft het CIZ een adviserende rol. Het aantal bij het CIZ binnengekomen bezwaren met betrekking tot de BUK was in 2015 in totaal 328. Hiervan zijn 211 afgerond met een nieuw advies. In 2015 kwamen geen beroepen voor BUK binnen. Buitenlandindicaties In 2015 stelde het CIZ 82 Wlz-indicaties voor in het buitenland wonende cliënten. Dit gebeurt door gespecialiseerde medewerkers via een apart beschreven proces.
22
Jaardocument 2015
2.10
Onderzoeken en publicaties
Ter voorbereiding op de uitvoering van de Wlz met ingang van 2015 moest de CIZ-organisatie worden heringericht voor de nieuwe wettelijke taak. Het belangrijkste was de borging van continuïteit van indicatiestelling van zowel de AWBZ als de Wlz. De aanpassingen in processen en systemen die nodig waren voor de Wlz, vergden ook aanpassingen in het datawarehouse. Hierna konden onderzoeksdata gegenereerd worden voor bijvoorbeeld de datalevering aan de NZa en het CBS. Daarnaast zijn veel informatievragen beantwoord, ook van VWS. Hieronder worden de externe rapportages kort toegelicht. Kwalitatieve rapportage VWS 6 maanden Wlz Het CIZ heeft aan VWS een rapportage opgeleverd over de eerste zes maanden Wet langdurige zorg. Hierin presenteert het CIZ zijn eerste indrukken over het eerste halfjaar toegangsbeoordeling Wlz, zowel in cijfers als kwalitatief. Kwartaalrapportage indicatiestelling Wlz Het CIZ heeft de cijfers gepubliceerd van de eerste drie kwartalen indicatiestelling Wlz. De rapportage over het vierde kwartaal 2015 is in maart 2016 beschikbaar. De kwartaalrapportage biedt informatie over aantallen aanvragen en besluiten voor toegang tot zorg vanuit de Wlz. Ook worden de aantallen gepresenteerd van de subsidieregelingen ADL-assistentie, eerstelijns verblijf en extramurale behandeling; plus informatie over het aantal aanvragen in het kader van de Wet Bopz. De rapportage geeft hiermee een algemeen beeld van de ontwikkeling van de cliëntenpopulatie in de Wlz en dient als publieke informatievoorziening. Rapportage gebruik subsidieregeling eerstelijns verblijf Tot 1 januari 2015 werd kortdurende herstelzorg (na ziekenhuisopname) bekostigd via de AWBZ. Vanuit de Wlz zelf is kortdurende opname niet mogelijk. In 2015 en 2016 geldt hiervoor een aparte subsidieregeling eerstelijns verblijf (ELV). Het CIZ heeft de aanvragen en toekenningen voor het ELV in kaart gebracht voor de periode van januari tot en met mei 2015 en gebundeld in de Rapportage gebruik subsidieregeling Eerstelijns Verblijf. Ook het gevraagde vervolgonderzoek ELV is inmiddels aan VWS opgeleverd. Het CIZ heeft in 2015 conform afspraak opnieuw data geleverd aan het CBS en de NZa. Alle genoemde rapportages zijn ook te vinden op www.ciz.nl. Daarnaast kunnen specifieke rapportages opgeleverd worden voor gemeenten of zorgaanbieders.
Jaardocument 2015
23
3. Afhechting AWBZ In de eerste maanden van 2015 moest het CIZ zowel de werkvoorraad AWBZ als de werkvoorraad Wlz afhandelen. Om dit goed te kunnen doen, is een migratiemodel ontwikkeld en zijn migratiemaatregelen voorbereid. Die zijn voorafgaand aan de migratiedatum 1 januari 2015 met VWS afgestemd, en lagen als zodanig ‘op de plank’ om indien nodig ingezet te worden.
Noodzakelijke capaciteit
tekort
Afhechting AWBZ
Beschikbare capaciteit
Uitvoeren Wlz Wijziging van het stelsel
3.1
Dienstverlening aan de cliënt
Binnen het eerste kwartaal van 2015 zijn alle lopende AWBZ-aanvragen, die tot en met 31 december 2014 ingediend konden worden, afgewerkt. Zolang er nog AWBZ-aanvragen in behandeling waren, is het CIZ bereikbaar geweest voor cliënten met vragen hierover. Voor de afwikkeling van deze aanvragen en vragen zijn vooral uitgesteld boventallige medewerkers ingezet. Deze collega’s hebben met grote betrokkenheid tot op de laatste dag bijgedragen aan de continuïteit van dit proces.
3.2
Dienstverlening in cijfers
Tot en met 31 januari 2014 konden aanvragen voor de AWBZ ingediend worden. Op 31 december 2014 was de werkvoorraad voor de AWBZ-aanvragen 25.436. Deze zijn in het eerste kwartaal van 2015 allemaal afgehandeld. Hiervan betroffen 21.040 een positief besluit. Afgehandelde positieve besluiten 2015 AWBZ: netto doorlooptijd 0 - 2 weken
5.930
2 - 4 weken
5.030
4 - 6 weken
8.336
> 6 weken
1.744
Totaal 21.040
24
Jaardocument 2015
Afgehandelde positieve besluiten 2015 AWBZ: naar leeftijd Leeftijdsklasse
Aantallen
0-17 681 18-24 1702 25-64 5840 65-74 2870 75-84 5531 85 en ouder
4416
Totaal 21.040
3.3
Bezwaar en beroep
In het overgangsjaar 2015 moesten er 610 bezwaren AWBZ worden afgehandeld. De landelijke werkvoorraad AWBZ voor beroepen bedroeg aan het begin van het jaar 537 dossiers. Het totaal afgehandelde bezwaren AWBZ in 2015 was 2.892. Hierin zitten ook de bezwaartrajecten uit 2014 die doorliepen in 2015.
3.4
Onderzoeken en publicaties
Al langere tijd stelt het CIZ via zijn website gegevens beschikbaar voor specifieke doelgroepen, die daarbij in kunnen zoomen op eigen vragen zoals naar gegevens per specifieke gemeente of wijk. De gegevens over de AWBZ 2014 zijn volledig verwerkt en gepubliceerd.
Eindrapportage Aanscherping Toezicht en Handhaving Sinds het CIZ in 2013 het toezicht op en de handhaving van indicatiebesluiten heeft verscherpt, is minder vaak sprake van upcoding. Bij upcoding wordt de zorgbehoefte van de cliënt zwaarder voorgesteld dan in werkelijkheid het geval is. Ten opzichte van 2014 is het aantal afgenomen van 23% naar 4%. Dit meldt het CIZ in de Eindrapportage Aanscherping Toezicht en Handhaving, die in 2015 aan het ministerie van VWS is aangeboden en waarover ook de Tweede Kamer is geïnformeerd.
Jaardocument 2015
25
4. Sociaal jaarverslag De start per 1 januari 2015 als Wlz-organisatie betekent voor de meeste medewerkers op meer dan één vlak verandering. Naast het afscheid van boventallige medewerkers veranderde onder meer de inhoud van het werk, de manier waarop het werk wordt vormgegeven en de zeggenschap binnen het werk. Ook vonden verhuisbewegingen plaats, zodat medewerkers naast het anders werken ook moesten wennen aan nieuwe collega’s op een andere locatie. Intussen moest de continuïteit van de werkzaamheden geborgd blijven - kortom een jaar van verandering op alle fronten. Ook in 2015 zorgde de betrokkenheid, flexibiliteit en loyaliteit van onze medewerkers ervoor dat het CIZ zijn opdracht succesvol kon uitvoeren.
4.1
Impact van de reorganisatie 2014
De reorganisatie bracht een aanzienlijke formatiereductie met zich mee. Eind 2014 werd bekend welke medewerkers benoemd waren op een plek in de nieuwe organisatie, en welke met ingang van 2015 boventallig zouden zijn. Een aantal uit deze laatste groep is uitgesteld boventallig geweest voor een gelimiteerde periode in 2015. Zij bleven tijdens de migratieperiode betrokken bij het CIZ voor de afronding van AWBZ-gerelateerde werkzaamheden. Dit betekende dat zij in de loop van 2015 definitief afscheid namen van hun collega’s, en verder begeleid werden door het Mobiliteitscentrum. Hierover meer in paragraaf 4.4. Voor de medewerkers in de nieuwe organisatie is dit een tijd van leren en ontwikkelen, als individu en als team. Dit betreft onder ander het vakmanschap en de operationeel zelfstandige teams. Hierover meer in paragrafen 4.10 en 4.11. Ook had de reorganisatie effect op de ‘bricks and bytes’: de bouwstenen die ondersteunen bij de uitvoering van het werk. In de loop van 2015 is de huisvesting van het CIZ teruggebracht van vijftien locaties naar vier regiokantoren en een hoofdkantoor. Door de verhuisbewegingen kregen veel medewerkers te maken met een grotere woon/werk-afstand. De regiokantoren hebben in de nieuwe situatie de functie van flexwerkplek, afstemmings- en vergaderlocatie en ontmoetingsplaats. Medewerkers moesten wennen aan dit andere gebruik van locaties, en aan de mobiliteit en flexibiliteit die mogelijk wordt door het gebruik van werkplekken buiten de standplaatslocatie. Het faciliteren van de medewerkers om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, draagt bij aan een betere mobiliteit. Er hoeft niet elke werkdag naar het regiokantoor gereisd te worden. Doordat medewerkers verspreid wonen over Nederland én ze nu zelf kunnen bepalen waar ze werken, kunnen ze ook hun bezoeken efficiënter inplannen. Het hoofdkantoor van het CIZ is per 14 december 2015 verhuisd van Driebergen naar het al bestaande maar deels leegstaande CIZ-gebouw in Utrecht. Aanleiding was dat de NS het stationsgebied van Driebergen-Zeist de komende jaren ingrijpend verandert, waardoor het CIZpand op dit terrein moet verdwijnen. Nieuwe werkzaamheden, anders werken en andere werkplekken: het was voor velen een jaar van wennen en leren. Niet iedereen vindt de grotere reisafstand, de nieuwe manier van werken of de nieuwe werkzaamheden goed bij zich passen. De uitstroom lag in 2015 dan ook iets hoger dan gemiddeld. Maar er zijn ook medewerkers die de veranderingen omarmen, en zich met veel energie inzetten om zich de nieuwe rol eigen te maken.
26
Jaardocument 2015
4.2
Reorganisatie CIO-afdeling
In 2015 vond de reorganisatie en de herinrichting van de CIO afdeling plaats. Dit is de afdeling die zich bezig houdt met de ontwikkeling en ondersteuning van alle systemen die door het CIZ worden gebruikt en met de dienstverlening op IT-gebied. Net als het primair proces is de CIO-afdeling ontworpen conform de organisatieprincipes die ook voor de andere afdelingen gelden. Hierbij is rekening gehouden met de doorontwikkeling naar een ‘regie organisatie’. De inrichting van de formatie is afgerond.
4.3
Opvang personele consequenties reorganisatie
Het CIZ heeft zich als doel gesteld om de boventallige medewerkers van werk naar werk te begeleiden. Het Mobiliteitscentrum heeft hiervoor tijdelijk extra mobiliteitsadviseurs (6) en casemanagers (ook 6) aangenomen, om conform de afspraken in het sociaal plan medewerkers te ondersteunen en te begeleiden bij de volgende stap in hun loopbaan. De medewerkers zijn tijdens de mobiliteitsperiode nog in dienst bij het CIZ.
4.4
Mobiliteitscentrum
Het Mobiliteitscentrum bestaat uit mobiliteitsadviseurs, casemanagers en een hoofd. De casemanager maakt met elke boventallige medewerker maatafspraken over de activiteiten en ondersteuning die nodig zijn om te komen tot ander werk. Die afspraken worden vastgelegd in een mobiliteitscontract. De mobiliteitsadviseur organiseert themabijeenkomsten in de regio, en individuele trajecten van coaching en begeleiding. Sommige mobiliteitsadviseurs zijn daarnaast ook actieve jobsearchers voor de medewerkers. De instroom van boventallige medewerkers in het Mobiliteitscentrum gebeurde gefaseerd, omdat een groot deel van hen aanvankelijk nog ondersteund heeft bij de afronding van de werkzaamheden voor de AWBZ. Op 1 januari 2015 waren 355 medewerkers boventallig of uitgesteld boventallig. Van deze groep maakten 211 medewerkers op 31 december 2015 nog gebruik van de mobiliteitsregeling of wachtgeld. De begeleiding die zij kregen, was lokaal en in kleine groepen. Elke medewerker was gekoppeld aan een mobiliteitsadviseur en casemanager. In informatiebijeenkomsten zijn de mogelijkheden van het mobiliteitstraject besproken. Naast interne trajecten (lokaal met groeps- en individuele bijeenkomsten) konden medewerkers ook kiezen voor een extern (verkort) loopbaantraject. Het percentage boventallige medewerkers dat binnen een jaar is uitgestroomd uit de mobiliteitsregeling of wachtgeld, is 41 procent. De verwachting is dat dit percentage na één jaar daalt naar ca 9,3 procent.
Jaardocument 2015
27
4.5
Werkstijlonderzoek
Het CIZ is in ontwikkeling naar meer operationele zelfstandigheid van teams. Daarnaast wordt vanaf 2015 gewerkt volgens het nieuwe klantbedieningsconcept, waarin de cliënt centraal staat en het CIZ ‘persoonlijk en goed te volgen’ is. Om dit allemaal te kunnen realiseren, hebben medewerkers optimale ondersteuning nodig. Thuiswerken, werken op kantoor, werken op verschillende locaties, ontmoetingsmomenten met collega’s en leidinggevenden - allemaal mogelijkheden die van essentieel belang zijn voor een goed resultaat. Om hier zo veel mogelijk over te weten te komen, deed het CIZ in mei 2015 een werkstijlonderzoek. Het onderzoek moest duidelijk maken waar en wanneer medewerkers werken, en wat ze nodig hebben/gebruiken om hun werk uit te kunnen voeren. Hierdoor kan een betere aansluiting gevonden worden bij de wensen, werkwijze en processen van het CIZ. Het onderzoek is bedoeld als nulmeting, en is via een vragenlijst uitgezet binnen de vier regio’s en het hoofdkantoor. Van de 441 respondenten vulden 377 de vragenlijst helemaal in, dat is 49% van alle medewerkers. De grote hoeveelheid verkregen informatie is verwerkt in een notitie die suggesties aanreikt voor bespreekpunten met en binnen de teams. In lijn met het principe van operationeel zelfstandige teams, is het aan de teams zelf om te bepalen met welke punten het team vervolgens aan slag gaat. De informatie geeft ook richting aan het gebruik en wensen omtrent ICT en huisvesting. Ook dit krijgt een follow up in de praktijk.
4.6
Sociaal plan
Het sociaal plan CIZ heeft een looptijd tot 30 juni 2015, en heeft nawerking voor alle medewerkers die een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben en van wie de (rechts)positie direct gevolgen ondervindt van een reorganisatie waarvan de adviesaanvraag is ingediend in de kalenderjaren 2014 en 2015. Door gewijzigde wetgeving (Wet werk en zekerheid) is elke werkgever verplicht om medewerkers die onvrijwillig de organisatie verlaten na een dienstverband van minimaal twee jaar, een transitievergoeding te betalen. Deze vergoeding vervangt de mobiliteitsperiode en de andere faciliteiten uit het sociaal plan. Daarom heeft het CIZ het huidige sociaal plan niet verlengd.
4.7
CAO
De huidige CAO heeft een looptijd tot 31 december 2015 en heeft nawerking. Het CIZ is al vroeg in het jaar gestart met overleg met de vakorganisaties over een nieuwe CAO die recht doet aan de vernieuwde organisatie en organisatiedoelstellingen. Zowel het CIZ als de bonden hebben informatie opgehaald bij de medewerkers, en die vervolgens geïnformeerd over de mogelijkheden, de achterliggende visie en de wettelijke context waarop de nieuwe cao kan worden gebaseerd. De onderhandelingen lopen door in 2016.
4.8
Samenwerking met de ondernemingsraad
Het CIZ is met ingang van 2015 gestart met de uitvoering van een nieuwe zorgwet, volgens nieuwe organisatieprincipes. De nieuwe organisatie is ingericht met operationeel zelfstandige teams. De ondernemingsraad heeft in 2015 in een visiedocument aangegeven hoe hij vanuit de
28
Jaardocument 2015
medezeggenschap, in de geest van de Wet op de ondernemingsraden, bij de organisatie-ontwikkeling gaat aansluiten en welke rol hij hierbij wil vervullen. Deze notitie is besproken met de Raad van Bestuur, en uiteraard gedeeld met de medewerkers van het CIZ. De samenstelling van en de rolverdeling binnen de ondernemingsraad (OR) is in 2015 gewijzigd. De samenwerking verloopt constructief en in goede harmonie.
4.9
Personele bezetting
Begin 2015 is de overgang van AWBZ- naar Wlz-organisatie afgerond. Het bemensingsteam heeft eind januari het laatste deel van zijn opdracht vervuld. De medewerkers die in de tweede ronde hun belangstelling kenbaar hadden gemaakt voor de functie van beoordelaar, kregen te horen of ze geschikt bevonden werden. Hiermee waren binnen het primair proces alle functies ingevuld. De reorganisatie van 2014 had grote invloed op de personele bezetting van 2015. Op 1 januari 2015 begonnen 743 medewerkers, van wie 29 met een tijdelijk contract, met de uitvoering van de Wlz. Eind 2015 was de bezetting afgenomen tot 699 medewerkers, van wie 27 met een tijdelijk contract. Een vermindering dus van 44 medewerkers, door het aflopen van tijdelijke contracten en door uitstroom van geplaatste medewerkers naar andere werkgevers. Met het invullen van vrijgekomen vacatures is voorzichtig omgegaan, waarbij onder meer is gekeken naar de ontwikkeling van het werkaanbod. Begin 2015 waren 41 fte externen werkzaam voor Wlz-activiteiten, eind 2015 waren dit 38 fte. Om de AWBZ-activiteiten af te ronden, zijn daarnaast 202 medewerkers ingezet op basis van uitgestelde boventalligheid. Ook 101 fte externen leverden hieraan een bijdrage. Eind 2015 zijn alle activiteiten afgerond, en zijn geen medewerkers meer werkzaam voor de AWBZ. Van de medewerkers is 83% vrouw. Bijna 65% van de medewerkers is 50 jaar of ouder.
De exacte leeftijdsverdeling is als volgt: 20-30
31-40
41-50
51-60
>60
3,7%
13,5%
19,6%
39,3%
24%
Duur van het dienstverband (inclusief rechtsvoorgangers van het CIZ):
Jaardocument 2015
0-5 jaar
5-10 jaar
10-20 jaar
20-30 jaar
>30 jaar
12%
19,4%
44,6%
15,1%
8,9%
29
4.10
Vakmanschap
Het CIZ is als organisatie aan het veranderen, met als horizon 2017. De transformatie is veelomvattend, op veel gebieden die onderling weer samenhangen. De kwaliteit van onze dienstverlening staat hierin centraal. Voor succes is het nodig dat iedereen in de organisatie in staat is om zijn ‘nieuwe’ taken en verantwoordelijkheden goed in te vullen. Die vertalen zich in volle, brede functies met eigen regelruimte; functies ook waarvoor vakmanschap nodig is. Met het versterken van dit vakmanschap worden alle inspanningen bedoeld die zijn gericht op de ontwikkeling van kennis, competenties en vaardigheden, in alle lagen van de organisatie. Het jaar 2015 begon voor alle medewerkers met een opleiding gericht op de uitvoering van de Wlz, op het klantbedieningsconcept en op de nieuwe inrichting van het primair proces. De verdere ontwikkeling van het vakmanschap gebeurde vooral tijdens het werken (learning by doing), onder meer door intercollegiale review, het geven van feedforward, en onderlinge uitwisseling van casuïstiek. De medewerkers volgden ook allemaal een training ‘resultaatgericht werken’. 2016 zal naast het verder ontwikkelen van het vakmanschap op inhoudelijk gebied, gericht zijn op het vakmanschap dat nodig is voor werken in operationeel zelfstandige teams binnen een lerende organisatie (operational excellence). Daarover gaat de volgende paragraaf.
4.11
Operationeel zelfstandige teams
In de nieuwe organisatie worden de klanten bediend vanuit operationeel zelfstandige teams. De gedachte hierachter is dat een team méér kan dan een optelsom van losse individuen. Teams moeten dan wél weten welke prestaties geleverd moeten worden; en leden moeten zich verantwoordelijk voelen voor de teamprestaties in plaats van voor alleen de eigen prestaties. De gevraagde teamprestaties staan vast, net als kaders zoals de beleidsregels en organisatieprincipes. Maar teams zijn vrij in de manier waarop zij hier uitvoering aan geven - hebben dus regelruimte. De nieuwe processen zijn zodanig ingericht dat teams zelf in staat zijn om het volledige proces van aanvraag tot en met besluit zelf uit te voeren. Voorheen was dit opgeknipt over verschillende disciplines. Teams zijn in de dagelijkse uitvoering maar minimaal afhankelijk van staf en/ of leidinggevenden. Dit kan, doordat een aantal taken van de staf en/of leidinggevenden in het team is belegd, zoals planning, regelen van verlof, verdelen van dossiers. Al deze zaken resulteren in volle, brede functies. In combinatie met de zelfstandigheid van teams o.a. door verantwoordelijkheden en bevoegdheden lager in de organisatie te beleggen, zorgt dit niet alleen voor betere prestaties maar ook voor meer flexibiliteit en meer werkplezier. In 2015 waren de medewerkers vooral bezig met het aanleren van hun nieuwe vakmanschap, vooral op inhoudelijk gebied. Daarnaast zijn eerste stappen gemaakt naar operationeel zelfstandige teams met focus op de ontwikkeling van: •
Gezamenlijke verantwoordelijkheid: het team staat centraal, en niet de individuen. Meer samenwerken en elkaar feedback geven, is hierbij belangrijk.
•
Operationele zelfstandigheid: het team bezit regelvermogen om zelf processen te sturen. Steeds is uitgegaan van de visie dat medewerkers zelfstandig keuzes kunnen en willen maken; gericht samen kunnen werken; en van elkaar kunnen leren. Het team is de ‘proceseigenaar’, leidinggevenden en stafdiensten zijn er om ondersteunende voorwaarden te scheppen.
30
Jaardocument 2015
•
Resultaatgerichtheid: de verantwoordelijkheid van het team wordt niet uitgedrukt in termen van een taak, maar van het resultaat: een product of dienst met daaraan door de klant gestelde eisen.
Deze bewegingen zijn in 2015 ingezet en zetten door in 2016.
4.12
Vitaliteit en verzuim
Vitaliteit en verzuim krijgt binnen het CIZ veel aandacht. Onderdelen hiervan zijn: duurzame inzetbaarheid, aandacht voor preventie van verzuimen opleidingen die medewerkers in staat te stellen het gevraagde werk te doen. In 2015 vond de aanbesteding voor de arbodienstverlening plaats. Hier is eind juni uitgekomen dat het CIZ de samenwerking met de huidige leverancier voortzet. Met als belangrijkste uitgangspunt: meer aandacht voor wat een medewerker nog wél kan. Het verzuim is in 2015 langzaam gedaald naar het streefniveau van 5%. Opvallend is dat de meldingsfrequentie en het korte verzuim laag zijn. Het meer vanuit huis kunnen werken, heeft hieraan bijgedragen. Eind van het jaar moest het CIZ de keuze maken om de eigen regeling voor het herverzekeren van het eigenrisicodragen voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) nog een jaar te verlengen óf om over te stappen naar het publieke stelsel van het UWV. Een analyse, van onder meer kosten en baten, bracht als uitkomst dat het CIZ met ingang van 2016 terugkeert naar het publieke stelsel. Voor 2016 komt de nadruk nog meer te liggen op preventie van verzuim, en is het beleid gericht op zorgen dat de medewerker ‘fit for work’ is.
4.13
Integriteit
Het CIZ wil een gezonde, veilige en open werkomgeving bieden. In 2015 is de verdere ontwikkeling van het integriteitsbeleid hoog op de agenda gezet. Binnen dat beleid zijn verschillende rollen vastgesteld: Vertrouwenspersoon De externe vertrouwenspersoon is aangesteld opdat medewerkers op een laagdrempelige en vertrouwelijke manier een (vermoeden van een) misstand kunnen melden. Integriteitscommissie In 2015 heeft de Raad van Bestuur een Integriteitscommissie aangesteld, die moet toezien op de (door)ontwikkeling, uitvoer en naleving van het integriteitsbeleid. De commissie telt vier leden: de manager HRM, de bestuurssecretaris, de internal auditor en de chief information security officer. Integriteitscoördinator Voor ondersteuning bij regelingen, kaders en beleid op het terrein integriteit, heeft het CIZ in 2015 een integriteitscoördinator benoemd. Deze rol is belegd bij een HR Business Partner van het CIZ.
Jaardocument 2015
31
In 2015 is een inventarisatie en prioriteitenlijst opgesteld van te implementeren acties binnen het integriteitsbeleid. Zo wordt de gedragscode geactualiseerd en is een aangepast agressieprotocol opgesteld. Nu het CIZ een zelfstandig bestuursorgaan is geworden, is ook bekeken hoe zo veel mogelijk uniform kan worden opgetrokken met andere ZBO’s van het ministerie van VWS. Onze integriteitscoördinator neemt deel aan de kring van integriteitscoördinatoren van VWS. Klokkenluidersregeling Het CIZ vindt het belangrijk dat misstanden en onregelmatigheden worden voorkomen en waar nodig - aangepakt. Daarom moet een (vermoeden van een) misstand of onregelmatigheid adequaat en veilig gemeld kunnen worden, ongeacht de functie en positie van een medewerker die dit doet. De klokkenluidersregeling is opgesteld om dit mogelijk te maken, legt uit hoe dit in zijn werk gaat, en is te vinden op www.ciz.nl.
32
Jaardocument 2015
5. Governance Vanaf de oprichting in 2005 was het CIZ een stichting, maar per 1 januari 2015 is het CIZ een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) geworden van het ministerie van VWS. Dit betekent dat het CIZ zelfstandig zijn wettelijke taken uitvoert en hierover verantwoording aflegt aan de minister van VWS. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de Wet langdurige zorg en de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. De overgang van stichting naar ZBO heeft gevolgen voor de governancestructuur. Maar de onderkenning dat transparantie, participatie van belanghebbenden en verantwoording deel uitmaken van de intrinsieke waarde als publieke dienstverlener, blijft onverminderd van kracht.
5.1
Structuur van het CIZ
De Raad van Bestuur geeft leiding aan de organisatie, en is verantwoordelijk voor de realisatie van doelstellingen, de strategie en het beleid. De Raad van Bestuur verleent en bevordert binnen de organisatie de volledige medewerking aan de uitvoering van de toezichthoudende taken door de minister, conform de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. De Raad van Bestuur van het CIZ telt twee leden. Zij waren al verbonden aan de stichting CIZ, eveneens als Raad van Bestuur, en zijn met ingang van 1 januari 2015 door de minister benoemd als leden van de Raad van Bestuur van het ZBO. Het ZBO heeft medio 2015 een Raad van Advies ingesteld. Deze geeft de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd advies over de continuïteit en de strategie van de organisatie. De Raad van Advies is ook klankbord voor de Raad van Bestuur. In 2015 is voor de Raad van Advies een reglement vastgesteld en in werking getreden.
5.2
Publieke verantwoording
Het CIZ is sinds zijn oprichting in 2005 lid van de Handvestgroep Publiek Verantwoorden (HPV). Het publiek belang verbindt de leden van de HPV, die samen continu werken aan het verbeteren van het bestuur van hun organisaties. De HPV presenteerde in 2004 de Code Goed Bestuur Uitvoeringsorganisaties, opgesteld op basis van de Code Tabaksblat. In 2011 bracht de HPV een herziene versie uit, De Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners, met bepalingen over goed bestuur en hoe leden hierover verantwoording afleggen op hun websites en in hun jaarverslagen. Eind 2015 is de Code opnieuw geactualiseerd. De Code zorgt voor binding met elkaar door van elkaar te leren, en stelt een gemeenschappelijke ambitie voor goed bestuur vast: om goede dingen goed te doen. De code helpt om de principes uit het Handvest en de aspecten van Goed Publiek Bestuur handvatten te geven. Openheid en integriteit, participatie, behoorlijke contacten met burgers, legitimiteit, effectiviteit en efficiency en verantwoording worden vertaald naar goed bestuur van onze organisaties. De Code bestaat nu uit vijf kernprincipes. Nieuw is het principe van tegenkracht. Hiermee wordt een intern werkende toezicht- en adviesfunctie bedoeld, geëquipeerd om indien nodig tegenkracht te bieden. Ook nieuw is het principe van dialoog (met belanghebbenden). De andere principes zijn bestuur, beheersen en verantwoorden.
Jaardocument 2015
33
Het is aan de onderling zeer verschillende organisaties die deze Code gebruiken, om deze principes in specifieke situaties nader in te vullen. Omdat de nieuwe Code pas eind 2015 beschikbaar was, is het niet mogelijk om nu al op alle punten de CIZ-invulling aan te geven. Dit wordt in 2016 opgepakt. Daar waar in 2015 (onderdelen van) de nieuwe Code al uitgedragen werden, wordt dit vermeld in dit jaardocument. De dialoog met belanghebbenden over de dienstverlening van het CIZ is bijvoorbeeld terug te vinden in paragraaf 2.1, en de inrichting en werkwijze van het bestuur wordt in paragraaf 6.3 toegelicht. Tegenkracht wordt onder meer geboden door de Raad van Advies (paragraaf 6.2), de ondernemingsraad, de internal auditor, de externe accountant, de Bestuursraad. Beheersen wordt duidelijk in paragraaf 5.3, en dit jaardocument als zodanig vormt een uitwerking van het principe verantwoorden. Naast de toelichting in dit jaardocument, wordt aan de genoemde principes ook opvolging gegeven door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van informatie via www.ciz.nl en door ze vorm te geven via reglementen.
5.3
Mededeling over bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering wordt gedefinieerd als sturing en beheersing van de CIZ-bedrijfsprocessen, zowel primair als ondersteunend, om de gestelde doelstellingen te kunnen realiseren. Deze paragraaf geeft inzicht in de kwaliteit van die bedrijfsvoering. Dit kan betrekking hebben op aandachtspunten, verbetermaatregelen en kwaliteitsverbeteringen. Van stichting naar ZBO: de planning & control cyclus Het CIZ moet zich als zelfstandig bestuursorgaan conformeren aan specifieke wet- en regelgeving, waaronder de Kaderwet ZBO. Gevolg hiervan is onder meer dat de organisatie met zijn planning & control cyclus moet inhaken op de begrotingscyclus van het Rijk. Het begrotingsproces, als onderdeel hiervan, is al gerealiseerd in 2015, zodat VWS in dat jaar de begroting van het CIZ voor het jaar 2016 heeft kunnen goedkeuren. In 2016 wordt de sturing van en verantwoording over de begroting in overleg met VWS verder vormgegeven. Hierbij zal een gebalanceerde set van prestatie-indicatoren de basis zijn. Interne sturing en externe verantwoording In 2015 beoordeelde de Raad van Bestuur regelmatig de effectiviteit van het systeem van interne sturing van bedrijfsprocessen. Dit gebeurde onder andere door periodieke productierapportages, rapportages van de afdeling Analyse & Advies over onder meer de eerste ervaringen met de Wlz, managementrapportages van de afdeling Financiën & Control en rapportages van de Internal Auditor. Met de uitkomst van deze rapporten kon gericht bijgestuurd worden en konden maatregelen getroffen of acties ingezet worden. Risicomanagement Het managen van (strategische) risico’s was gezien de transitie in 2015 van AWBZ naar Wlz, net als in 2014 een bijzondere uitdaging. De primaire focus lag op het borgen van de continuïteit van de indicatiestelling van zowel AWBZ als Wlz. Beheersmaatregelen kregen hierbij speciale aandacht, ook op het terrein van de bedrijfsvoering. Verdere automatisering van inkoop- en personeelsprocessen vormden daarvan een onderdeel. De verbeteringen worden in 2016 verder doorgezet.
34
Jaardocument 2015
Doelmatigheid Het CIZ is verantwoordelijk voor een doelmatige uitvoering van haar taken. Hier geven wij op diverse manieren invulling aan. Zo worden bij het inkopen van diensten en goederen meerdere offertes aangevraagd. Een ander voorbeeld is het gericht sturen op een efficiënte en effectieve inzet van formatie. Een expliciet toetsingskader voor het meetbaar maken va de doelmatigheid is nog niet beschikbaar. Het bestuur van het CIZ stelt in 2016/2017 een doelmatigheidskader vast en start vervolgacties op voor de implementatie hiervan. Rechtmatigheid inkopen Vanaf 2013 zijn gericht acties ingezet om te voldoen aan de Aanbestedingswet 2012 en het CIZ Inkoopbeleid. Over 2015 was het onrechtmatigheidspercentage 10,3 %. In absolute zin is er voor € 6,8 mln onrechtmatig ingekocht. In dit bedrag is één specifiek contract ad € 3,6 mln opgenomen, dat zwaar meeweegt. Dit contract is in 2015 bewust verlengd, om de continuïteit van de dienstverlening te borgen en de transitie naar de uitvoering van de Wlz mogelijk te maken. Naar verwachting is de aanbesteding op dit perceel in 2016 afgerond en wordt er een leverancier rechtmatig gecontracteerd. In 2016 wordt een verbeterplan rechtmatigheid uitgevoerd met het doel om de onrechtmatigheden op termijn binnen de tolerantiegrens te brengen. Gedurende 2016 is hierover nauw overleg met VWS. Informatiebeveiliging In 2015 is gericht aandacht gegeven aan de verdere implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR). Zo is de toewijzing van het eigenaarschap van de BIR-normen herzien in verband met de reorganisatie. En er zijn afspraken gemaakt met de (gedelegeerde) eigenaren over de nadere invulling. Er is extra capaciteit ingehuurd om de eigenaren hierbij te ondersteunen. Ook is een herijking uitgevoerd van het informatiebeveiligingsbeleid. Extra aandacht kreeg de borging van de privacy van onze cliënten, met name binnen ons primair proces systeem Portero. Op Portero is een privacy impact assessment uitgevoerd. Het oppakken van de aanbevelingen hiervan loopt in 2016 verder door. Voor de Wet meldplicht datalekken, die per 1 januari 2016 in werking trad, is het nodige werk verricht. Verantwoordelijkheden zijn belegd, het proces is ingericht, en het management en de medewerkers zijn geïnformeerd.
Jaardocument 2015
35
6. Toezicht, advies en bestuur In 2015 is de Raad van Toezicht overgegaan in een Raad van Advies, zoals gebruikelijk bij een ZBO. In dit hoofdstuk staat het verslag van de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Raad van Advies.
6.1
Raad van Toezicht
Anders dan de stichting CIZ, heeft het zelfstandig bestuursorgaan CIZ geen Raad van Toezicht. Vanaf 1 januari 2015 vonden geen activiteiten meer in de stichting CIZ plaats. Wel moest in 2015 de jaarrekening van de stichting CIZ nog vastgesteld en goedgekeurd worden. Daarna vond ook de formele ontbinding van de stichting plaats. De Raad van Toezicht van de stichting en de daaraan gelieerde Auditcommissie zijn in 2015 nog tijdelijk aangehouden om dit onderdeel af te ronden. Goedkeuring jaarstukken 2014 en ontbinding van de stichting CIZ De jaarstukken 2014, voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant, werden in aanwezigheid van de Raad van Bestuur met de Raad van Toezicht besproken, waarna de Raad van Toezicht de jaarstukken goedkeurde. De Raad van Toezicht verleende de Raad van Bestuur decharge voor het gevoerde financiële beleid. Deze goedkeuring is opgenomen in de jaarstukken 2014. Na goedkeuring van de jaarrekening 2014, kon overgegaan worden tot ontbinding van de stichting. Op 18 mei 2015 is de instemming van de minister van VWS met de ontbinding van de stichting CIZ ontvangen. Daarnaast is op 14 april 2015, dus minimaal één maand voor de volgende Raad van Toezicht-vergadering, het voorstel tot ontbinding van de stichting - voorzien van een advies van de Raad van Bestuur - gezonden aan alle leden van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft besloten, op grond van artikel 23 jo artikel 22 van de statuten, de stichting Centrum indicatiestelling zorg per 3 juni 2015 te ontbinden. Met dit besluit komt ook de Raad van Toezicht als orgaan behorend bij de stichting te vervallen. Alle vijf zittende leden van de Raad van Toezicht waren aanwezig bij deze vergadering en ondertekenden dit besluit.
6.2
Raad van Advies
Samenstelling en onafhankelijkheid Na het vervallen van de Raad van Toezicht, is met ingang van 4 juni 2015 ten behoeve van de Raad van Bestuur de Raad van Advies ingesteld. De Raad van Advies is samengesteld uit de leden van de voormalige Raad van Toezicht. Hiervoor is door de Raad van Bestuur bewust gekozen vanuit continuïteitsoogpunt gedurende de transformatiefase waarin het CIZ zich tot 2017 bevindt. De Raad van Advies biedt de Raad van Bestuur naast raad en daad ook een vorm van tegenkracht - een belangrijk aspect van de HPV Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners. De Raad van Advies bestaat uit vijf leden, waaronder een voorzitter. De leden zijn de heer drs. J.F.G.M. de Beer (1950), voorzitter; mevrouw M. Haak (1951); mevrouw mr. F. Leeflang (1969); de heren drs. H. Wesseling (1951) en drs. R. Bosveld (1958). Allen zijn benoemd met ingang van 4 juni 2015. De Raad van Advies heeft een eigen reglement. De Wet normering topinkomens (WNT) is niet van toepassing op de Raad van Advies. Dit neemt niet weg dat hun bezoldiging binnen de gestelde normen valt.
36
Jaardocument 2015
Werkwijze en betrokkenheid bij ontwikkelingen In 2015 is de Raad van Advies een half jaar operationeel geweest. In deze periode vond een themasessie plaats waarin informatie is uitgewisseld over het verloop van de migratiefase en het transformatieproces. Ook was er een formele vergadering. Daarin besproken onderwerpen zijn onder meer de positionering van CIZ nu en in de toekomst, het strategisch personeelsbeleid en onderwerpen gelieerd aan de transformatie van het CIZ zoals de doorontwikkeling van het klantbedieningsconcept en de ontwikkeling van de operationeel zelfstandige teams. De Raad van Advies heeft naast het meedenken en tegenkracht geven, ook adviezen gegeven. De Raad van Bestuur heeft deze gedeeld met de leden van de bestuursraad, en waar passend, wordt er opvolging aan gegeven. De Raad van Bestuur stelt de dialogen met de Raad van Advies over deze onderwerpen zeer op prijs. Ideeën kunnen op deze manier getoetst worden en de gegeven input verruimt het blikveld.
6.3
Verslag Raad van Bestuur
Samenstelling Het CIZ heeft een tweehoofdig bestuur: een voorzitter van de Raad van Bestuur en een vicevoorzitter van de Raad van Bestuur. Zij vormen samen de Raad van Bestuur, die de eindverantwoordelijkheid heeft voor de totale CIZ-organisatie. De voorzitter Raad van Bestuur, de heer ing. D. Hoefsmit MBA (1955), is sinds 1 oktober 2010 in functie. De heer mr. J.H. Ouwehand (1962) trad per 1 januari 2012 in dienst als directeur AWBZ. Met ingang van 1 januari 2013 is hij benoemd tot vice-voorzitter Raad van Bestuur. Voor de overgang naar een ZBO was een benoemingsbesluit nodig van de minister. In 2014 ontvingen beide bestuurders dit, waarmee de heer Hoefsmit is benoemd als voorzitter van het bestuur van de ZBO en de heer Ouwehand als lid. Deze benoemingen gelden voor een periode van drie jaar, tot 1 januari 2018. Voor nadere toelichting voor wat betreft de bezoldiging van het bestuur wordt verwezen naar de jaarrekening. Er is een bestuursreglement in concept beschikbaar. Deze is vooralsnog niet vastgesteld door VWS. In 2015 is er gehandeld in lijn met het beschikbare conceptreglement. De Raad van Bestuur wordt ondersteund door de Bestuursraad, die is samengesteld uit onder andere staf- en regiomanagers en adviseurs. In 2015 vergaderde de Bestuursraad wekelijks. Besluitvorming vond altijd plaats door de (leden van de) Raad van Bestuur. Er werden in 2015 geen besluiten genomen waarbij voor leden van de Raad van Bestuur een belangenconflict aan de orde was. Mandaat en procuratieregeling De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de organisatie is vervat in het document Mandaatbesluit en Procuratieregeling en de bijbehorende Mandaatbesluiten HRM en Indicatiestelling. Deze documenten zijn geactualiseerd en afgestemd op de organisatie-inrichting per 1 januari 2015.
Jaardocument 2015
37
Evaluatie De evaluatie van het functioneren van zowel de Raad van Bestuur als de individuele leden van de Raad van Bestuur, vond plaats met het ministerie van VWS, in de persoon van de secretaris-generaal. Dit heeft met beide leden van de Raad van Bestuur in december 2015 plaatsgevonden. (Neven)functies De (neven)functies van de leden van de Raad van Bestuur, indien van toepassing, zijn opgenomen in dit document. Resultaatsbestemming Het resultaat van het boekjaar bedraagt € 12,0 mln en is in zijn geheel toegevoegd aan de egalisatiereserve, in overeenstemming met de bepalingen zoals opgenomen onder de Overige gegevens van dit jaardocument. Vaststelling jaarstukken De jaarrekening 2015 is door de Raad van Bestuur op 14 maart 2016 vastgesteld, na het bespreken van de bevindingen van de accountant. De jaarstukken, inclusief de jaarrekening 2015 voorzien van de controleverklaring, zijn op 14 maart 2016 aangeboden aan de minister.
38
Jaardocument 2015
7. Financieel beleid Met de invoering van de Wet langdurige zorg en de overgang van het CIZ naar zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) zijn in 2015 diverse veranderingen doorgevoerd in de bedrijfsvoering. In samenwerking met het ministerie van VWS is hierbij een aantal belangrijke thema’s op financieel gebied opgepakt waaronder de oplevering van jaarplan en begroting, de uitwerking van het accountantsprotocol en de voorbereiding van de planning & controlcyclus 2016. Tevens zijn voorbereidingen gestart voor het opzetten van een nieuw kostprijsmodel voor het CIZ ten behoeve van de begroting 2017.
7.1
Uitkomsten van de begrotingsuitvoering
De begroting voor 2015 is door VWS vastgesteld op € 77,8 mln . De totale kosten over 2015 komen uit op € 65,8 mln, Het verschil wordt veroorzaakt door lagere operationele kosten van € 4,0 mln en een vrijval uit de voorzieningen van € 8,0 mln. Ten opzichte van de begroting zijn de operationele kosten € 4,0 mln lager dan begroot. Hiervan heeft € 3,3 mln betrekking op de reguliere begroting en € 0,7 mln op interne projectmatige werkzaamheden. De afwijking op de reguliere begroting wordt veroorzaakt door lagere personeelskosten van € 2,3 mln, doordat in 2015 met terughoudend vacaturebeleid is geanticipeerd op een voorziene noodzakelijke krimp in de personeelsbezetting in 2016. Daarnaast zijn de overige kosten € 1,0 mln lager dan begroot, voornamelijk veroorzaakt door lagere automatiseringskosten en juridische- en overige advieskosten. Als laatste zijn de interne projectmatige werkzaamheden lager dan begroot, deels door het later starten van deze werkzaamheden dan gepland en deels door enkele afwijkingen, die per saldo tot een onderschrijding hebben geleid. In voorgaande jaren zijn ten behoeve van reorganisaties door VWS gelden voor de vorming van een reorganisatievoorziening toegekend. Daarvan is de reorganisatievoorziening uit 2014 de grootste. Van de totale voorzieningen, die ultimo 2014 € 29,2 mln bedragen, is in 2015 een bedrag van € 8,0 mln ten gunste van het resultaat vrijgevallen. Van deze vrijval heeft € 3,0 mln betrekking op huisvesting en kon worden gerealiseerd door een gunstig onderhandelingsresultaat bij afkoop van huurverplichtingen, en door efficiënt gebruik van de gehuurde panden. Het resterende deel van de vrijval van € 5,0 mln, betreft de reorganisatievoorziening. Met inzet van mobiliteitsadviseurs is in 2015 een snellere herplaatsing en uitstroom van boventallig verklaarde medewerkers bereikt, dan was voorzien. Ook was sprake van een lagere aanspraak op de Wet Werk en Zekerheid dan geraamd.
7.2
Financieringen en investeringen
De afspraken over de financiering van de uitvoeringskosten worden in de jaarlijkse begrotingscyclus met het ministerie van VWS ingevuld. Voor 2015 is de bijdrage € 77,8 mln (2014: € 134,1 mln). De daling van de bijdrage is in lijn met de overdracht van taken naar de gemeenten en de daarmee gepaarde afslanking van het CIZ, waarvoor in 2014 tevens een voorziening is getroffen. Het resultaat van het CIZ bedraagt € 12,0 mln (2014: nihil).
Jaardocument 2015
39
Het CIZ heeft een rekening courant faciliteit van € 20 mln. Het CIZ heeft hier in 2015 geen gebruik van gemaakt. In 2013 is een lening verstrekt van € 11,1 mln voor de financiering van nieuwe ICT-applicaties. Deze lening heeft een looptijd van drie jaar en loopt af op 31 augustus 2016. Daarnaast is in 2014 een lening verstrekt van € 6,2 mln voor de financiering van investeringen in ICT-applicaties, om de herzieningen van de langdurige zorg te kunnen verwerken. Deze lening loopt af op 30 juni 2017. Het CIZ verwacht op basis van de huidige en toekomstige activiteiten geen herfinanciering nodig te hebben na afloop van deze leningen.
7.3
Financiële prestatie indicatoren
Solvabiliteit / liquiditeit De solvabiliteit voor 2015 komt uit op 8,0% ten opzichte van 6,7% in 2014. Deze ratio wordt berekend door het eigen vermogen te delen door het totale vermogen. De liquiditeitsratio is afgenomen tot 1,3 ten opzichte van 4,0 in 2014. Deze ratio wordt berekend door de vlottende activa te delen door de kortlopende schulden. De waarde van de solvabiliteitsratio moet worden beoordeeld in relatie tot het gestelde in de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS. In die regeling is bepaald, dat de egalisatiereserve ten hoogste vijf procent van het budget van het betreffende jaar bedraagt. Deze bepaling heeft invloed op de hoogte van de solvabiliteitsratio.
7.4
Vooruitblik 2016
Begroting 2016 Het CIZ heeft een begroting ingediend van € 71,2 mln, waarvan het ministerie van VWS het reguliere deel voor de uitvoering van de Wet langdurige zorg heeft goedgekeurd. Het CIZ voert daarnaast een aantal taken uit voor het ministerie van SZW waarvoor aanvullende financiering beschikbaar wordt gesteld. De daling van de bijdrage ten opzichte van 2015 (€ 77,8 mln) wordt voornamelijk veroorzaakt doordat in de eerste helft van 2015 nog capaciteit is ingezet op de afwikkeling van de AWBZ-aanvragen die tot 31 december 2014 konden worden ingediend. Deze capaciteit is komen te vervallen in 2016. De begroting is opgesteld overeenkomstig nevenstaande tabel:
40
Jaardocument 2015
Begroting 2016 (€ x 1000)
€
€
Bijdrage VWS
71.200
Baten
Lasten Personeelskosten 51.000 Afschrijvingen 4.100 Huisvestingskosten
2.100
Automatiseringskosten 10.900 Overige kosten
3.000
71.100 Exploitatieresultaat 100 Financiele baten en lasten
-100
Resultaat boekjaar -
Ontwikkeling personeelsbestand 2016 De begrote formatie voor 2016 bedraagt 587 FTE. Dit is een verdere daling ten opzichte van de 627 FTE die gemiddeld in 2015 werkzaam was, waarbij er in de eerste helft van 2015 nog sprake was van tijdelijke aanvullende capaciteit in de bezetting voor de afwikkeling van de AWBZ (zie paragraaf 4.9).
Jaardocument 2015
41
42
Jaardocument 2015
Jaarrekening 2015
Jaardocument 2015
1.
Balans per 31 december 2015
2.
Staat van baten en lasten over 2015
3.
Kasstroomoverzicht over 2015
4.
Toelichting behorende tot de jaarrekening 2015
5.
Overige gegevens
43
1.
Balans per 31 december 2015 (na resultaatbestemming)
(€ x 1000)
31-12-15
31-12-14
€
€
€
€
Activa
Vaste activa
Immateriële vaste activa
1
5.306
7.225
Materiële vaste activa
2
2.403
1.207
7.709
8.432
Vlottende activa
Vorderingen
3
1.050
3.536
Liquide middelen
4
39.799
53.269
40.849
56.805
48.558
65.237
Passiva
Eigen vermogen
5
3.891
4.364
Voorzieningen
6
8.009
29.171
Langlopende schulden
7
6.250
17.350
Kortlopende schulden
8
30.408
14.352
48.558
65.237
44
Jaardocument 2015
2.
Staat van baten en lasten over 2015
(€ x 1000)
2015
2014
€
€
€
€
Baten
Bijdrage VWS
9
77.811
134.065
77.811
134.065
Lasten
Personeelskosten
10
48.611
99.327
Afschrijvingen
11
4.245
9.208
Huisvestingskosten
12
837
13.618
Automatiseringskosten
13
9.427
8.117
Overige kosten
14
2.610
3.765
65.730
134.035
Exploitatieresultaat
12.081
30
Financiële baten en lasten
Resultaat boekjaar
2.1.
15
-64
-30
12.017
-
Resultaatbestemming
(€ x 1000)
2015
2014
Resultaat boekjaar
12.017
-
Bestemming resultaat:
Toegevoegd aan de egalisatiereserve
12.017
-
12.017
-
Jaardocument 2015
45
3.
Kasstroomoverzicht over 2015
Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode.
(€ x 1000)
2015
2014
€
€
€
€
Kasstroom uit operationele activiteiten
Exploitatieresultaat
Aanpassingen voor:
Afschrijvingen
12.081
30
4.245
9.208
Mutatie voorzieningen
-21.162
23.290
Reclassificatie aflossingsverplichting komend (boek)jaar
-11.100
505
Inzet egalisatiereserve
-12.490
-6.863
Inzet risicoreserve dekking subsidieprojecten
-735
Veranderingen in het werkkapitaal:
Mutatie vorderingen
Mutatie kortlopende schulden
Kasstroom uit bedrijfsoperaties
Rentebaten en -lasten
-64
-30
Kasstroom uit operationele activiteiten
-9.948
23.210
Kasstroom uit investeringsactiviteiten
Investeringen in immateriële vaste activa
-1.451
-4.825
Investeringen in materiële vaste activa
-2.071
-429
Desinvesteringen in materiële en immateriële vaste activa
-
42
Kasstroom uit investeringsactiviteiten
-3.522
-5.212
Kasstroom uit financieringsactiviteiten
2.487
50
16.055
-2.245
-9.884
23.240
Ontvangen lening van Ministerie van Financiën
-
6.250
Mutatie liquide middelen boekjaar
-13.470
24.248
In 2015 is sprake van een daling van de liquide middelen van € 13,5 mln. Deze daling wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door onttrekkingen aan de voorzieningen van € 14,1 mln.
3.1.
Samenstelling geldmiddelen
(€ x 1000)
2015
2014
€
€
€
€
Liquide middelen per 1 januari
Mutatie liquide middelen boekjaar
Geldmiddelen per 31 december
46
53.269
29.021
-13.470
24.248
39.799
53.269
Jaardocument 2015
4.
Toelichting behorende tot de jaarrekening 2015
4.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
4.1.1. Algemeen 4.1.1.1. Activiteiten Het CIZ, gevestigd aan de Europalaan 100 in Utrecht, is in het kader van de Wet langdurige zorg belast met het vaststellen van het recht op zorg door middel van een indicatiebesluit. Daarnaast is het CIZ belast met het vaststellen van een oordeel over de noodzaak van opname of (voortzetting van) verblijf onder dwang. De activiteiten van het CIZ worden met ingang van 1 januari 2015 uitgevoerd als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) van het ministerie van VWS. De activiteiten van het CIZ worden naast Utrecht ook uitgevoerd in Amsterdam, Nijmegen, Rotterdam en Zwolle. 4.1.1.2. Vergelijkende cijfers De gehanteerde grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar. De cijfers over 2014 zijn afkomstig van de Stichting CIZ. Waar nodig zijn deze cijfers geherrubriceerd om de vergelijking met 2015 mogelijk te maken. Dit is het geval bij de overige opbrengsten uit 2014, die zijn opgenomen onder de overige personeelskosten. Daarnaast zijn in de overige vorderingen en overlopende activa en de overlopende passiva enkele kleine categorieën opgenomen in de overige vorderingen en overige schulden. Als laatste is in de beginstand van de materiële en immateriële vaste activa per 1 januari 2015, zowel in de verkrijgings- en/of vervaardigingsprijs als in de cumulatieve afschrijvingen en overige waardeverminderingen, een desinvestering uit 2014 verwerkt. De herrubricering van de cijfers over 2014 heeft geen wijziging van de belangrijkste ratio’s tot gevolg. 4.1.1.3. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Op basis van de Wet langdurige zorg, de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS en de Kaderwet ZBO richt het CIZ de jaarrekening in met overeenkomstige toepassing van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk wetboek. Op basis van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ) volgt het CIZ de aanbeveling om de voorschriften van hoofdstuk RJ 640 Organisaties zonder winststreven, voor zover van toepassing en niet in strijd met BW2 titel 9, ook toe te passen. Verder past het CIZ de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en (semi) publieke sector (WNT) toe. Het CIZ gaat in haar jaarrekening in op de verplichte onderwerpen, met uitzondering van onderstaande afwijkingen: •
Op aanwijzing van het ministerie van VWS is de verplichting tot het vormen van een wettelijke reserve op grond van BW artikel 365, lid 2 niet van toepassing verklaard op het CIZ.
•
Op aanwijzing van het ministerie van VWS hanteert het CIZ de rubricering van kostensoorten conform de opstelling van de jaarrekening 2014 en de begroting 2015.
•
Op aanwijzing van het ministerie van VWS is de verplichting tot het maken van onderscheid in de kosten voor de uitvoering van de Wlz en het besluit uitvoering kinderbijslag (BUK), niet van toepassing verklaard voor de jaarrekening 2015.
Jaardocument 2015
47
De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten, tenzij anders vermeld in de verdere grondslagen. De jaarrekening heeft betrekking op het boekjaar 2015, dat is geëindigd op balansdatum 31 december 2015. Continuïteitsveronderstelling Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling. Algemene grondslagen Tenzij anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Een actief wordt op de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen naar de organisatie zullen toevloeien en de waarde daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Een verplichting wordt op de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de afwikkeling daarvan gepaard zal gaan met een uitstroom van middelen die economische voordelen in zich bergen en de omvang van het bedrag daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Een op de balans opgenomen actief of verplichting blijft op de balans als een transactie (met betrekking tot het actief of de verplichting) niet leidt tot een belangrijke verandering in de economische realiteit met betrekking tot het actief of de verplichting. Een actief of verplichting wordt niet langer op de balans opgenomen indien een transactie ertoe leidt dat alle of nagenoeg alle rechten op economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico’s met betrekking tot het actief of de verplichting aan een derde zijn overgedragen. Verder wordt een actief of een verplichting niet meer op de balans opgenomen vanaf het tijdstip dat niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden van waarschijnlijkheid van de toekomstige economische voordelen en/of betrouwbaarheid van de bepaling van de waarde. Baten worden in de staat van baten en lasten opgenomen, wanneer een vermeerdering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermeerdering van een actief of een vermindering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Lasten worden verwerkt, wanneer een vermindering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermindering van een actief of een vermeerdering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben. Alle bedragen in deze jaarrekening zijn afgerond op 1.000 euro. Gebruik van schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het management oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen worden voortdurend beoordeeld. Herzieningen van schattingen worden opgenomen in de periode waarin de schatting wordt herzien en in toekomstige perioden waarvoor de herziening gevolgen heeft. De volgende waarderingsgrondslagen zijn het meest kritisch voor het weergeven van de financiële positie, en vereisen schattingen en veronderstellingen:
48
Jaardocument 2015
Reorganisatievoorziening Als gevolg van reorganisaties is op de balans van het CIZ een reorganisatievoorziening opgenomen. Deze reorganisatievoorziening omvat onder meer een schatting over de uitstroom van medewerkers uit deze voorziening. De realisatie kan afwijken van deze schattingen. Voorziening langdurig verzuim De voorziening langdurig verzuim betreft een voorziening voor het in de toekomst doorbetalen van beloningen (inclusief ontslagvergoedingen) aan personeelsleden die op balansdatum naar verwachting blijvend geheel of gedeeltelijk niet in staat zijn om werkzaamheden te verrichten door ziekte of arbeidsongeschiktheid. Deze voorziening bevat een inschatting van de resterende verzuimduur van medewerkers die op balansdatum als langdurig ziek zijn aangemerkt. Voorziening huurverplichtingen Het CIZ verantwoordt een voorziening voor de terugbouwverplichtingen bij expiratie van de huurcontracten, en voor leegstand van panden over de periode waar naar verwachting geen gebruik wordt gemaakt van deze panden. De realisatie kan afwijken van deze schattingen. 4.1.1.4. Belastingen Vanaf 2016 zal de vennootschapsbelastingplicht voor overheidsbedrijven ingaan. Tot die tijd is het CIZ niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting en behoudens een aantal uitzonderingen ook niet voor de omzetbelasting. Deze uitzonderingen betreffen in 2015 de omzetbelasting over de kantineomzet, de omzetbelasting over de vergoeding voor extern geplaatste medewerkers in het kader van outplacement en verlegde omzetbelasting in het kader van huurovereenkomsten. 4.1.1.5. Toelichting op het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen. Ontvangen en betaalde rente zijn opgenomen onder “kasstroom uit operationele activiteiten”. 4.1.1.6. Financiële instrumenten Financiële instrumenten omvatten vorderingen, liquide middelen, langlopende schulden en kortlopende schulden. Financiële instrumenten worden bij de eerste opname verwerkt tegen reële waarde. Als instrumenten niet zijn gewaardeerd tegen reële waarde met verwerking van waardeveranderingen in de staat van baten en lasten, maken eventuele direct toerekenbare transactiekosten deel uit van de eerste waardering. De financiële instrumenten worden gewaardeerd conform de onder 4.1.2 opgenomen grondslagen voor de waardering van de activa en passiva. 4.1.1.7. Bijzondere waardeverminderingen Het CIZ beoordeelt jaarlijks of een actief op de balans dienstbaar blijft aan de organisatie. Hiervan is sprake indien de toekomstige economische voordelen naar de organisatie zullen vloeien en de waarde daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Als het CIZ inschat dat sprake is van economische veroudering of beduidend lagere economische prestaties dan verwacht, is sprake van een duurzame waardevermindering. Hiervan kan onder meer sprake van zijn als de dienstverlening van het CIZ wijzigt als gevolg van wetsaanpassingen en het actief daardoor niet meer of in mindere mate ondersteunend zal zijn aan de gewijzigde dienstverlening. De realisatie kan afwijken van deze schattingen. Bijzondere waardeverminderingen worden opgenomen in de staat van baten en lasten. Als in
Jaardocument 2015
49
een latere periode de waarde van het actief, onderhevig aan een bijzondere waardevermindering, stijgt en het herstel objectief in verband kan worden gebracht met een gebeurtenis die plaatsvond na de opname van het bijzondere waardevermindering, wordt het bedrag uit hoofde van het herstel (tot maximaal de oorspronkelijke kostprijs) opgenomen in de staat van baten en lasten. Het CIZ heeft met het ministerie van Financiën een regeling getroffen voor het zogenoemde schatkistbankieren. Onderdeel hiervan is een rekening-courant faciliteit van maximaal € 20,0 mln. Het CIZ maakt geen gebruik van afgeleide financiële instrumenten (derivaten).
4.1.2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 4.1.2.1. Immateriële vaste activa Gekochte softwarelicenties worden geactiveerd tegen de verkrijgingsprijs en lineair afgeschreven over de geschatte economische levensduur. Uitgaven die worden gemaakt voor de ontwikkeling en productie van identificeerbare en unieke softwareproducten worden geactiveerd, op voorwaarde dat er economische voordelen worden verwacht en de kosten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Uitgaven samenhangend met onderhoud van software en uitgaven voor onderzoek worden verantwoord in de staat van baten en lasten. De afschrijving op immateriële vaste activa vangt aan zodra de ingebruikname is gestart, en vindt lineair plaats over de economische levensduur van het actief. Bij de waardering van de immateriële vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van de waarde, als deze vermindering naar verwachting duurzaam is. 4.1.2.2. Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de kostprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en cumulatieve waarderingsverminderingsverliezen. De kostprijs bestaat uit de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en overige kosten om de activa op hun plaats en in de staat te krijgen noodzakelijk voor het beoogde gebruik. Uitgaven worden slechts geactiveerd indien zij de gebruiksduur van het object verlengen. Op de geactiveerde waarde wordt lineair afgeschreven gedurende de geschatte economische levensduur. Bij de waardering van de materiële activa wordt rekening gehouden met een vermindering van de waarde, als deze vermindering naar verwachting duurzaam is. 4.1.2.3. Financiële instrumenten Na de eerste opname worden financiële instrumenten op de hierna beschreven manier gewaardeerd: Vorderingen Vorderingen worden opgenomen tegen de reële waarde van de tegenprestatie, gewoonlijk de nominale waarde. Een voorziening wordt getroffen op de vorderingen op grond van verwachte oninbaarheid. Liquide middelen Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en bestaan uit kasgeld, banktegoeden en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden.
50
Jaardocument 2015
Langlopende en kortlopende schulden Het CIZ heeft een langlopende en een kortlopende schuld, die nominaal wordt gewaardeerd. Het CIZ kan gebruik maken van een door het ministerie van Financiën ter beschikking gestelde kredietfaciliteit. 4.1.2.4. Egalisatiereserve De bijdrage aan het CIZ wordt door het ministerie van VWS toegekend op grond van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de Wet langdurige zorg en de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS. De bijdrage dient ter dekking van de organisatiekosten. De egalisatiereserve bedraagt ten hoogste vijf procent van de bijdrage van het ministerie van VWS. De egalisatiereserve bedraagt aan het eind van het begrotingsjaar nooit minder dan nul. Het onverdeeld resultaat wordt, na vaststelling van de jaarrekening, in zijn geheel toegevoegd aan de egalisatiereserve. Indien dit leidt tot een overschrijding van het maximum van de egalisatiereserve wordt het meerdere teruggevorderd door het ministerie van VWS en als kortlopende schuld op de balans verantwoord. 4.1.2.5. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen voor reorganisatie en huurverplichtingen worden door het ministerie van VWS gefinancierd, en om die reden op nominale waarde gewaardeerd om aansluiting te houden met de verstrekte bijdrage en de terugbetalingsverplichtingen aan het ministerie. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de geschatte waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen. Als verplichtingen naar verwachting door een derde zullen worden vergoed, wordt deze vergoeding als een actief op de balans opgenomen, als het waarschijnlijk is dat deze vergoeding zal worden ontvangen bij de afwikkeling van de verplichting. Reorganisatievoorziening De reorganisatievoorziening betreft de kosten die direct samenhangen met in gang gezette reorganisaties en heeft deels een kortlopend en deels een langlopend karakter. De voorziening is gebaseerd op verplichtingen ten aanzien van reductie van het aantal medewerkers, als gevolg van reorganisaties. De berekening van de voorziening is gebaseerd op de nu geldende wetgeving. Voorziening huurverplichtingen De voorziening huurverplichtingen is een voorziening voor de kosten van leegstand van panden, over de periode waarover naar verwachting geen gebruik wordt gemaakt van deze panden. Voorziening terugbouwverplichtingen De voorziening terugbouwverplichtingen is een voorziening voor de kosten van de terugbouwverplichtingen bij expiratie van de huurcontracten. Voorziening jubilea-uitkeringen De jubileumvoorziening betreft een voorziening voor toekomstige jubileumuitkeringen. De voorziening betreft de contante waarde van de te verwachten jubileumuitkeringen. De berekening is gebaseerd op gedane toezeggingen, blijfkans en leeftijd.
Jaardocument 2015
51
Voorziening langdurig verzuim De voorziening langdurig verzuim betreft een voorziening voor het in de toekomst doorbetalen van beloningen (inclusief ontslagvergoedingen) aan personeelsleden die op balansdatum naar verwachting blijvend geheel of gedeeltelijk niet in staat zijn om werkzaamheden te verrichten door ziekte of arbeidsongeschiktheid. 4.1.2.6. Operationele leasing Als het CIZ optreedt als lessee in een operationele lease, wordt het leaseobject niet geactiveerd. Leasebetalingen inzake de operationele lease worden lineair over de leaseperiode ten laste van de staat van baten en lasten gebracht.
4.1.3. Grondslagen voor bepaling van het resultaat 4.1.3.1. Baten Baten omvatten de opbrengsten uit hoofde van bijdragen van het ministerie van VWS en overige opbrengsten. De bijdragen worden ten gunste van de staat van baten en lasten gebracht in het jaar waarop de bijdrage betrekking heeft. De jaarrekening is gebaseerd op de bijdrage 2015. De bijdrage 2015 is door het ministerie van VWS vastgesteld op basis van de begroting van het CIZ. 4.1.3.2. Lasten De lasten worden bepaald op historische basis, en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. 4.1.3.3. Personele kosten Periodiek betaalbare beloningen Lonen, salarissen en sociale lasten worden verwerkt in de staat van baten en lasten voor zover ze verschuldigd zijn aan werknemers. Pensioenen Het uitgangspunt is, dat de in de verslagperiode te verwerken pensioenlast gelijk is aan de over die periode aan het pensioenfonds verschuldigde pensioenpremies. Voor zover de verschuldigde premies op balansdatum nog niet zijn voldaan, wordt hiervoor een verplichting opgenomen. Als de op balansdatum reeds betaalde premies de verschuldigde premies overtreffen, wordt een overlopende actiefpost opgenomen voor zover sprake zal zijn van terugbetaling door het fonds of van verrekening met in de toekomst verschuldigde premies. Het CIZ heeft twee pensioenregelingen. De regelingen zijn gebaseerd op het zogenaamde middelloon, voor zover het loon betreft na 1 januari 2005. Voor de pensioenregelingen betaalt het CIZ op verplichte, contractuele of vrijwillige basis premies aan pensioenfondsen en verzekeringsmaatschappijen. In de uitvoeringsovereenkomsten is een voorwaardelijke indexatie opgenomen. Per balansdatum is de in de uitvoeringsovereenkomsten opgenomen pensioendatum de eerste van de maand waarin de deelnemer 65 jaar en 3 maanden wordt; ingeval van recht op een flexibele pensionering is de vroegste ingangsdatum vijf jaar voor de pensioendatum. De dekkingsgraden van de van toepassing zijnde pensioenuitvoerders bedragen per balansdatum: ABP 98,7% en Zorg en Welzijn 97,0%.
52
Jaardocument 2015
De pensioenregels schrijven voor dat de beleidsdekkingsgraad 128% (afhankelijk van de rente en beleggingsmix kan deze grens verschuiven) moet zijn. Wettelijk is bepaald dat de beleidsdekkingsgraad niet langer dan 5 jaar onder 104,2% mag liggen. Als de beleidsdekkingsgraad lager is dan 128%, dan moet de pensioenuitvoerder een herstelplan opstellen om binnen maximaal 10 jaar weer een dekkingsgraad van minimaal 128% te krijgen. In geval de pensioenuitvoerder verwacht dat het niet lukt om binnen 10 jaar de 128% te halen of dat de beleidsdekkingsgraad langer dan 5 jaar lager is dan 104,2% dan moeten de pensioenen worden verlaagd en/of worden premies verhoogd. De premies worden verantwoord als personeelskosten als deze verschuldigd zijn. Vooruitbetaalde premies worden opgenomen als overlopende activa als deze tot een terugbetaling leiden of tot een vermindering van toekomstige betalingen. Afgezien van de betaling van premies heeft het CIZ geen verdere verplichtingen uit hoofde van deze pensioenregelingen. 4.1.3.4. Afschrijvingen (Im)materiële activa en materiële vaste activa worden vanaf het moment van ingebruikname lineair afgeschreven over de verwachte economische levensduur van het actief, waarbij geen rekening wordt gehouden met een restwaarde. Als een schattingswijziging plaatsvindt van de economische levensduur, worden de toekomstige afschrijvingen aangepast. Bijzondere waardeverminderingen van vaste activa worden separaat in de staat van baten en lasten zichtbaar gemaakt. 4.1.3.5. Financiële baten en lasten Rentebaten en rentelasten worden tijdsevenredig verwerkt, daarbij wordt rekening gehouden met de nominale rentevoet van de betreffende activa en passiva.
Jaardocument 2015
53
4.2
Toelichting op de balans per 31 december 2015
Vaste activa 1. Immateriële vaste activa
(€ x 1000)
Software
Totaal
Activa in uitvoering
Boekwaarde per 1 januari 2015
Verkrijgings- en/of vervaardigingsprijs Cumulatieve afschrijvingen en overige waardeverminderingen
14.782
Mutaties
19.607
-11.810
-572
-12.382
2.972
4.253
7.225
Opgeleverde activa in uitvoering
4.825
4.253
-4.253
-
Investeringen
1.451
-
1.451
Afschrijvingen
-3.370
-
-3.370
Desinvesteringen
-8.686
-
-8.686
8.686
-
8.686
Correctie afschrijvingen en overige waardeverminderingen
2.334
Boekwaarde per 31 december 2015
-1.919
-4.253
Verkrijgings- en/of vervaardigingsprijs
11.800
-
11.800
Cumulatieve afschrijvingen en overige waardeverminderingen
-6.494
-
-6.494
5.306
-
5.306
Het CIZ verantwoordt onder de immateriële activa de geactiveerde kosten van ontwikkelingsprojecten. Dit betreft de in eigen beheer ontwikkelde software. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn: Software 33 % Activa in uitvoering
0%
Zodra een actief in uitvoering wordt opgeleverd, gaat het over van activa in uitvoering naar software. In 2015 betrof dit € 4,3 mln. In 2015 is € 1,5 mln geïnvesteerd in nieuwe software. Omdat de start en de oplevering van deze investering volledig in 2015 heeft plaatsgevonden, is deze direct in de categorie software verantwoord. In 2015 is voor € 8,7 mln aan immateriële vaste activa gedesinvesteerd en gecorrigeerd op de afschrijvingen en overige waardeverminderingen. Dit betreft volledig afgeschreven activa die niet meer dienstbaar zijn aan de organisatie.
54
Jaardocument 2015
2.
Materiële vaste activa
(€ x 1000)
Hardware
Verbouwingen &
Totaal
Inventaris
€
Boekwaarde per 1 januari 2015
Verkrijgings- en/of vervaardigingsprijs
Cumulatieve afschrijvingen en overige waardeverminderingen
Mutaties
€
€
9.380
3.323
12.703
-8.997
-2.499
-11.496
383
824
1.207
Investeringen
758
1.313
2.071
Afschrijvingen
-335
-540
-875
Desinvesteringen
-
-265
-265
Correctie afschrijvingen en overige waardeverminderingen
-
265
265
Boekwaarde per 31 december 2015
423
773
1.196
Verkrijgings- en/of vervaardigingsprijs
10.138
4.371
14.509
Cumulatieve afschrijvingen en overige waardeverminderingen
-9.332
-2.774
-12.106
806
1.597
2.403
nb 1. In de boekwaarde per 1 januari 2015 is de bijzondere waardevermindering van 2014 verwerkt. nb 2. De correctie afschrijvingen en overige waardeverminderingen vloeien voort uit het afstoten van locatie Driebergen.
De materiële vaste activa betreft verbouwing van huurlocaties, aanschaf van inventaris conform het door het CIZ vastgestelde huisvestingsplan, en aanpassingen van de ICT-infrastructuur. Het CIZ is economisch eigenaar van investeringen in verbouwingen. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn: Hardware
33 %
Verbouwingen & Inventaris 10-20 % Hardware: De investeringen in hardware hebben voornamelijk betrekking op de invulling van flexibele werkplekken ten behoeve van het nieuwe werkconcept. Verbouwingen en Inventaris: In 2015 is geïnvesteerd in verbouwingen en inventaris in verband met de herhuisvesting van het CIZ. De correctie op afschrijving en overige waardeverminderingen van € 0,3 mln vloeit voort uit het afstoten van locatie Driebergen in december 2015.
Jaardocument 2015
55
Vlottende activa 3.
(€ x 1000)
Vorderingen
31-12-15
31-12-14
€
€
Handelsdebiteuren
Handelsdebiteuren
Overige vorderingen en overlopende activa
1.003
3.501
1.050
3.536
Debiteuren
Voorziening dubieuze debiteuren
-5
-5
47
35
2015
2014
€
€
(€ x 1000)
47
Voorziening dubieuze debiteuren
Stand per 1 januari
Mutatie
Stand per 31 december
Overige vorderingen en overlopende activa
Vooruitbetaalde kosten
Vordering ministerie van VWS
Waarborgsommen
Overige vorderingen
35
52
40
-5
-6
-
1
-5
-5
870
1.067
-
2.223
45
82
88
129
1.003
3.501
De vooruitbetaalde kosten betreffen vooruitbetaalde huur- en servicekosten (€ 0,5 mln), contributies en abonnementen (€ 0,3 mln) en overige vooruitbetaalde kosten (€ 0,1 mln). De vordering op het ministerie van VWS van € 2,2 mln is in 2015 afgewikkeld. De afloop van deze vordering wordt hierna toegelicht. De overige vorderingen bestaan voornamelijk uit premierestituties WGA.
56
Jaardocument 2015
(€ x 1000)
2014
2015
€
Vordering op het ministerie van VWS
Stand per 1 januari
2.223
1.219
Terugbetaald (1) Verlening bijdrage (2)
€
204
391
77.811
134.065
-77.811
-124.705
Terug te betalen projectgelden subsidieprojecten (3)
1.884
-1.884
Verevening vrijval gealloceerde trekkingsrechten (4)
-772
-
3.539
9.086
-3.539
-6.863
-
2.223
Ontvangen bijdrage (2)
Verrekening met egalisatiereserve (5) Stand per 31 december 1.
In 2015 is een bedrag van € 0,2 mln betaald aan het ministerie van VWS inzake de terugbetaling van de egalisatiereserve 2013.
2.
In 2015 is de ontvangen bijdrage van het ministerie van VWS gelijk aan de toegekende bijdrage.
3.
De terug te betalen projectgelden subsidieprojecten zijn geherclassificeerd als schuld (€ 1,9 mln).
4.
Een bedrag van € 0,8 mln is verevend met de vordering uit hoofde van de vrijval van de gealloceerde trekkingsrechten 2014, conform de afspraak met het ministerie van VWS.
5.
De vordering op het ministerie van VWS van in totaal € 3,5 mln is via de egalisatiereserve verrekend.
4.
(€ x 1000)
Liquide middelen
Rekening-courant ministerie van Financiën
Banken
Kas
2015
2014
€
€
39.793
53.260
5
7
1
2
39.799
53.269
In de rekening-courant met het ministerie van Financiën is een bedrag van € 1,1 mln niet ter vrije beschikking van het CIZ, door afgegeven bankgaranties. Het CIZ heeft met het ministerie van Financiën een regeling getroffen voor het zogenoemde schatkistbankieren. Onderdeel hiervan is een rekening-courant faciliteit van maximaal € 20,0 mln. In 2015 is sprake van een daling van de liquide middelen van € 13,5 mln. Deze daling wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door onttrekkingen aan de voorzieningen van € 14,1 mln.
Jaardocument 2015
57
5.
Eigen vermogen
Egalisatie reserve
Risico reserve
Totaal vermogen
€
€
€
3.244
1.120
4.364
1.120
-1.120
-
-3.539
-
-3.539
-121
-
-121
Resultaat 2015
12.017
-
12.017
Terugbetaling maximering egalisatiereserve
-8.830
-
-8.830
3.891
-
3.891
(€ x 1000)
Stand per 31 december 2014
Toevoeging risicoreserve aan egalisatiereserve
Verrekening vordering met egalisatiereserve
Kosten subsidieprojecten voor rekening CIZ
Stand per 31 december 2015
Het verschil tussen de gerealiseerde baten van een zelfstandig bestuursorgaan en de gerealiseerde lasten van de activiteiten komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve. De maximale omvang van de egalisatiereserve is vijf procent van de toegekende bijdrage van het betreffende boekjaar (2015: € 77,8 mln) en bedraagt voor 2015 maximaal € 3,9 mln. Vanwege de overgang naar ZBO per één januari 2015 is de risicoreserve op aanwijzing van het ministerie van VWS overgeboekt naar de egalisatiereserve. De in de vlottende activa getoonde vordering op het ministerie van VWS (€ 3,5 mln) is overgeboekt naar de egalisatiereserve. Daarnaast zijn de kosten subsidieprojecten (€ 0,1 mln) verrekend. Aan de egalisatiereserve is vervolgens het onverdeeld resultaat van 2015 toegevoegd (€ 12,0 mln). Uit hoofde van de maximering van de egalisatiereserve tot € 3,9 mln ontstaat een schuld aan het ministerie van VWS van € 8,8 mln. Deze schuld is onder de kortlopende schulden verantwoord.
58
Jaardocument 2015
6.
(€ x 1000)
Voorzieningen
31-12-15
31-12-14
€
€
1.963
8.155
789
1.231
Huurverplichtingen
Terugbouwverplichtingen
Reorganisatie
3.724
18.125
Personeel gerelateerde voorzieningen
1.533
660
Overige voorzieningen
(€ x 1000)
Stand per
Dotatie
Onttrekking
-
1.000
8.009
29.171
Vrijval
1 januari 2015
€
Saldo per 31 december 2015
€
€
€
€
Huurverplichtingen
8.155
-
-3.196
-2.996
1.963
Terugbouwverplichtingen
1.231
-
-442
-
789
Reorganisatie
18.125
-
-9.399
-5.002
3.724
27.511
-
-13.037
-7.998
6.476
660
949
-76
-
1.533
Personeel gerelateerde
voorzieningen
Overige voorzieningen
Jaardocument 2015
1.000
-
-1.000
-
-
29.171
949
-14.113
-7.998
8.009
59
6.1. Huurverplichtingen De voorziening voor huurverplichtingen heeft betrekking op kosten van leegstand in verband met de reorganisaties in 2010 tot en met 2014. In 2015 is een bedrag van € 3,0 mln vrijgevallen uit de voorziening, in verband met gunstige afkoop van toekomstige huurverplichtingen en het efficiënter inzetten van de beschikbare kantoorruimte die in de leegstandvoorziening was opgenomen. De samenstelling van deze voorziening is voor de korte termijn (<1 jaar) € 1,5 mln en voor de middellange termijn (1-5 jaar) € 0,5 mln. 6.2. Terugbouwverplichtingen De voorziening voor terugbouwverplichtingen is een voorziening voor de kosten van de terugbouwverplichtingen bij expiratie van de huurcontracten. De samenstelling van deze voorziening is voor de korte termijn (<1 jaar) € 0,2 mln en voor de middellange termijn (1-5 jaar) € 0,6 mln. 6.3. Reorganisatie De reorganisatievoorziening betreft de te betalen personeelskosten, conform het Sociaal Plan en de CAO, als gevolg van de reorganisaties in 2010 tot en met 2014. De reorganisatievoorziening is bepaald door de kosten te berekenen voor de uitvoering van het Sociaal Plan en de CAO. Hierin zijn onder andere meegenomen de kosten voor de herplaatsingstermijn, de compensatie van het wachtgeld, en kosten die samenhangen met de trajecten van werk naar werk. Deze voorziening is gebaseerd op een schatting over de uitstroom uit de reorganisatievoorziening, en de verwachte omscholings- en outplacementkosten. In 2015 is een bedrag van € 5,0 mln vrijgevallen uit de voorziening, als gevolg van de sneller dan verwachte herplaatsing en uitstroom van boventallig verklaarde medewerkers en een lager dan voorziene aanspraak op de wet werk en zekerheid voor medewerkers die na de invoering van deze wet boventallig zijn verklaard. De samenstelling van de reorganisatievoorziening is voor de korte termijn (<1 jaar) € 2,0 mln en voor de middellange termijn (1-5 jaar) € 1,7 mln. 6.4. Personeel gerelateerde voorzieningen Deze voorziening betreft de voorziening jubilea en de voorziening langdurig verzuim. De voorziening jubilea betreft de verwachte kosten van jubileumuitkeringen, conform cao, gedurende het dienstverband. Deze voorziening is langlopend. Bij het bepalen van de voorziening jubilea is rekening gehouden met geschatte toekomstige salarisstijgingen en een prognose met betrekking tot uitstroom van medewerkers. Als gevolg van een herziening van de jubileumvoorziening is de voorziening verhoogd met € 0,6 mln. De samenstelling van de personeel gerelateerde voorziening is voor de korte termijn (<1 jaar) € 0,2 mln; voor de middellange termijn (1-5 jaar) € 0,4 mln en voor de lange termijn (> 5 jaar) € 0,6 mln. De voorziening langdurig verzuim betreft de verwachte kosten voor het in de toekomst doorbetalen van beloningen aan personeelsleden die op balansdatum naar verwachting blijvend geheel of gedeeltelijk niet in staat zijn om werkzaamheden te verrichten door ziekte of arbeidsongeschiktheid. De samenstelling van de voorziening langdurig verzuim is voor de korte termijn (<1 jaar) € 0,2 mln en voor de middellange termijn (1-5 jaar) € 0,1 mln. 6.5. Overige voorzieningen De overige voorziening betreft de afloop van een in 2014 opgenomen voorziening voor uitgaven als gevolg van beëindiging van contractafspraken.
60
Jaardocument 2015
7.
(€ x 1000)
Langlopende schulden
Lening ministerie van Financiën
Stand per 1 januari
Aflossingsverplichting komend (boek)jaar
Opgenomen gelden
Langlopend deel per 31 december
31-12-15
31-12-14
€
€
17.350
10.595
-11.100
505
-
6.250
6.250
17.350
Een lening van € 6,3 mln is overeengekomen op 24 juli 2014 en gestort op 31 juli 2014, ter financiering van de investering in Portero 2015 Wlz, Portero WZD en Portero Verantwoordingsinformatie. De totale aflossing vindt plaats bij de beëindiging van de lening op 30 juni 2017. Het rentepercentage is 0,15% vast tot en met 2017. Een lening van € 11,1 mln is overeengekomen op 7 augustus 2013 en gestort op 2 september 2013, ter financiering van de investering in het ICT-systeem Portero. Het rentepercentage is 0,50% vast tot en met 2016. De aflossing van deze lening vindt plaats bij beëindiging van de lening op 31 augustus 2016. In verband met de terugbetalingsverplichting binnen een periode van één jaar is deze lening verantwoord onder de kortlopende schulden.
8.
(€ x 1000)
Kortlopende schulden
31-12-15
31-12-14
€
€
11.100
-
Aflossingsverplichtingen ministerie van Financiën
Schulden aan leveranciers en handelskredieten
2.247
206
Overige belastingen en premies sociale verzekeringen
2.214
2.874
Overlopende passiva
14.847
11.272
30.408
14.352
Overige belastingen en premies sociale verzekeringen
Loonheffing
Pensioen
Omzetbelasting
2.036
2.604
142
245
36
25
Overlopende passiva
Schuld aan het ministerie van VWS
10.835
2.232
Nog te betalen kosten
1.341
5.278
Reservering vakantiegeld
1.359
1.937
Reservering vakantiedagen
859
848
Nog te alloceren huurvrije periode
148
547
Overige schulden
305
430
14.847
11.272
Jaardocument 2015
2.214
2.874
61
De kortlopende schulden hebben een looptijd korter dan een jaar. De aflossingsverplichting ministerie van Financiën betreft een lening van € 11,1 mln, die binnen een jaar moet worden afgelost. Per saldo nemen de schulden aan leveranciers en nog te betalen kosten af met € 1,9 mln. Deze daling wordt veroorzaakt door uitgaven voor investeringen of vooruitbetaalde facturen eind 2014, die begin 2015 zijn betaald. In onderstaand overzicht wordt de schuld aan het ministerie van VWS toegelicht.
(€ x 1000)
31-12-15
31-12-14
€
€
Schuld aan het ministerie van VWS
Stand per 1 januari
2.232
2.675
Vrijval gealloceerde trekkingsrechten
-
772
Verevening gealloceerde trekkingsrechten met vordering (1)
Terugbetaalde trekkingsrechten aan VWS (1)
Terug te betalen projectgelden subsidieprojecten (2)
Kosten subsidieprojecten voor rekening CIZ (3)
Terugbetaling maximering egalisatiereserve (4)
Stand per 31 december
1.
-772
-1.460
-1.215
1.884
-
121
-
8.830
-
10.835
2.232
De beginstand van € 2,2 mln is met de verevening van de gealloceerde trekkingsrechten (€ 0,8 mln) en de terugbetaling van de trekkingsrechten aan het ministerie van VWS (€ 1,4 mln) afgewikkeld.
2.
De terugbetalingsverplichting aan het ministerie van VWS inzake terug te betalen projectgelden subsidieprojecten 2014 (€ 1,9 mln) is geherclassificeerd vanuit de vorderingen op het ministerie van VWS.
3.
De kosten projectgelden subsidieprojecten (€ 0,1 mln) zijn op basis van een definitieve beschikking van het ministerie van VWS voor rekening van het CIZ.
4.
De terugbetaling maximering egalisatiereserve betreft de inzet van de egalisatiereserve op 5% van de door het ministerie van VWS toegekende bijdrage 2015 (€ 8,8 mln). Deze terugbetaling is als kortlopende schuld aan het ministerie van VWS verantwoord.
Niet in de balans opgenomen verplichtingen, activa en regelingen
(€ x 1000)
< 1 jr
> 1 jr < 5 jr.
> 5 jr
Totaal
€
€
€
€
3.475
2.645
-
6.120
120
105
-
225
4.201
406
-
4.607
3.156
-
10.952
Huur- en servicecontracten panden
Leasecontracten wagenpark
Overige overeenkomsten
7.796
Deze meerjarige financiële verplichtingen hebben betrekking op lopende huurcontracten, servicecontracten en dienstverleningsovereenkomsten.
62
Jaardocument 2015
4.3.
Toelichting op de staat van baten en lasten over 2015
Staat van baten en lasten - vergelijking met de begroting 2015
(€ x 1000)
Baten
Bijdrage VWS
Ref
2015 werkelijk
2015 begroot
2014 werkelijk
€
€
€
€
9
77.811
77.800
134.065
Lasten
Personeelskosten
10
48.611
56.650
99.327
Afschrijvingen
11
4.245
4.400
9.208
Huisvestingskosten
12
837
3.400
13.618
Automatiseringskosten
13
9.427
9.825
8.117
Overige kosten
14
2.610
3.425
3.765
65.730
77.700
134.035
Exploitatieresultaat
12.081
100
30
Financiële baten en lasten
Resultaat boekjaar
15
-64
-100
-30
12.017
-
-
Het resultaat boekjaar van € 12,0 mln, is op hoofdlijnen veroorzaakt door lagere operationele kosten van € 4,0 mln en een vrijval uit de voorzieningen van € 8,0 mln. De daling van de operationele kosten wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een daling van het aantal medewerkers, door een betere aansluiting op de ontwikkeling van het werkaanbod en daarmee het kritisch omgaan met het invullen van vrijgekomen vacatures. Daarnaast is een lagere inhuur van externe medewerkers voor de uitvoering van projecten gerealiseerd. De vrijval uit de voorzieningen wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door inspanningen van het mobiliteitsteam inzake het herplaatsen van boventallig verklaarde medewerkers, en het treffen van gunstige afkoopregelingen van huurcontracten voor leegstaande gebouwen. Toelichting: 9 In 2015 is een bijdrage verstrekt door het ministerie van VWS van € 77,8 mln, conform de begroting van het CIZ. 10 De personeelskosten zijn lager dan begroot, veroorzaakt door een lager aantal FTE en overige personeelskosten (€ 2,3 mln), en een vrijval uit personeelsvoorzieningen in de personeelskosten (€ 5,0 mln). Daarnaast is er minder besteed aan externe inhuur voor projecten (€ 0,7 mln). 11 De afschrijvingen zijn grotendeels overeenkomstig de begroting. 12 De huisvestingskosten zijn € 2,6 mln lager dan begroot, veroorzaakt door later dan geplande verhuisbewegingen (€ -/- 0,4 mln) en een vrijval uit de voorziening huisvesting (€ 3,0 mln), in verband met gunstige afkoopregelingen van huurcontracten en het efficiënter inzetten van de beschikbare kantoorruimte die in de leegstandvoorziening was opgenomen. 13 De automatiseringskosten over 2015 zijn lager dan begroot door lagere kosten voor de activiteiten hosting en beheer (€ 0,7 mln) en hogere kosten voor onderhoudscontracten en overige kosten (€ -/- 0,3 mln).
Jaardocument 2015
63
14 De overige kosten vallen € 0,8 mln lager uit, bestaande uit kantoor- en overige kosten (€ 0,4 mln), diensten van derden (€ 0,3 mln) en leasekosten (€ 0,1 mln). 15 De financiële baten en lasten bestaan uit rentebaten op het banksaldo en kosten van geldleningen.
9.
(€ x 1000)
Bijdrage VWS
Bijdrage VWS
Toegekende subsidie subsidieprojecten
Totaal
2015
2014
€
€
77.811
131.540
-
2.525
77.811
134.065
In 2015 is een bijdrage door het ministerie van VWS verstrekt bestaande uit € 77,8 mln, ten behoeve van de operationele activiteiten van het CIZ. Door het ministerie van VWS is in 2014 een subsidie verleend van € 134,0 mln voor operationele activiteiten (€ 109,5 mln) en reorganisatiekosten voor personeel en leegstand (€ 24,5 mln). In 2015 is de bijdrage voor operationele kosten van het CIZ gedaald van € 109,5 mln naar € 77,8 mln, in verband met de krimp van de organisatie als gevolg van invoering van de Wet langdurige zorg.
10.
(€ x 1000)
Personeelskosten
2015
2014
€
€
Lonen en salarissen
31.753
46.374
Dotatie / vrijval voorzieningen
-4.052
16.633
Sociale lasten
5.136
7.431
Pensioenlasten
3.056
4.773
35.893
75.211
Inhuur personeel
9.164
17.430
Overige personeelskosten
3.554
6.686
12.718
24.116
Totaal
48.611
99.327
Door de reorganisatie van 2014 is het aantal FTE werkzaam bij het CIZ in 2015 lager dan in 2014. Daarnaast is ook het aantal ingehuurde medewerkers lager. Hierdoor zijn de personeelskosten gedaald. In 2015 is per saldo een vrijval uit de personeelsvoorzieningen gerealiseerd van € 4,1 mln. Deze vrijval is veroorzaakt door een hoger dan verwachte uitstroom uit de boventalligenpool en wachtgeldregelingen, een beperkte aanspraak op transitievergoedingen in het kader van de wet werk en zekerheid.
64
Jaardocument 2015
Werknemers
2015
2014
Medewerkers
FTE
Medewerkers
FTE
763
627
1.202
986
Totaal
Het gemiddelde aantal FTE en medewerkers is afgenomen als gevolg van de reorganisatie van 2014. In 2015 is 89% van de FTE werkzaam in de uitvoering van het primaire proces. Vanwege de overgang naar een nieuwe organisatie-inrichting is dit percentage niet te vergelijken met de organisatiestructuur die in 2014 van kracht was.
11.
(€ x 1000)
Afschrijvingen
2015
2014
€
€
Software
3.370
3.980
Gebouwen en inventaris
540
647
Hardware
335
322
Waardeverminderingen
-
4.259
Totaal
4.245
9.208
De afschrijvingen in 2015 zijn vooral lager als gevolg van een duurzame waardevermindering in 2014.
12.
(€ x 1000)
Huisvestingskosten
Huur onroerend goed
Dotatie / vrijval voorziening huurverplichtingen
2015
2014
€
€
2.375
3.658
-2.996
7.932
Servicekosten
556
1.005
Schoonmaakkosten
323
374
Bewakingskosten
130
170
Gas, water en electra
104
100
Overige huisvestingskosten
345
379
Totaal
837
13.618
In 2014 is in het kader van de reorganisatie een dotatie aan de voorziening huurverplichtingen gedaan van € 7,9 mln in het kader van leegstand. In 2015 is uit die voorziening een bedrag vrijgevallen van € 3,0 mln, veroorzaakt door gunstige afkoopregelingen van huurcontracten en een efficiëntere inzet van beschikbare kantoorruimte die in de voorziening huurverplichtingen was opgenomen. Gecorrigeerd voor dit effect dalen de totale huisvestingskosten in 2015 met € 1,9 mln ten opzichte van 2014. De daling van de huisvestingskosten is veroorzaakt doordat het CIZ minder kantoorruimte nodig heeft, vanwege een lager aantal medewerkers als gevolg van de reorganisatie in 2014.
Jaardocument 2015
65
13.
(€ x 1000)
Automatiseringskosten
2015
2014
€
€
Dataverbindingen
5.400
5.562
Onderhoudscontracten software
2.638
325
Ingehuurde ICT-diensten
236
165
Licentiekosten
958
1.368
Overige hardwarekosten
Totaal
195
697
9.427
8.117
De totale automatiseringskosten zijn gestegen ten opzichte van 2014. Dit is veroorzaakt door de ingebruikname van het productiesysteem Portero Wlz in januari 2015 en het reguliere onderhoud en beheer daarop. Deze kosten zijn verantwoord onder de onderhoudscontracten software. De licentiekosten zijn gedaald door lagere automatiseringsbehoefte als gevolg een daling van het aantal FTE in 2015.
14.
(€ x 1000)
Overige kosten
2015
2014
€
€
746
1.080
Bureaukosten
Diensten van derden
1.108
1.618
Communicatiekosten
234
387
Verzekeringskosten
Overige kosten
Totaal
56
49
466
631
2.610
3.765
De daling van de totale overige kosten met € 1,2 mln wordt veroorzaakt door een afname van de portokosten (€ 0,5 mln), advieskosten (€ 0,5 mln) en overige kosten (€ 0,2 mln).
15.
Financiële baten en lasten
(€ x 1000)
2015
2014
€
€
Rentebaten en soortgelijke opbrengsten
1
29
Rentelasten en soortgelijke kosten
-65
-59
Totaal
-64
-30
De financiële baten en lasten bestaan uit rentebaten op het banksaldo en kosten van geldleningen.
66
Jaardocument 2015
Accountantshonoraria
(€ x 1000)
Controle van de jaarrekening
Andere controlewerkzaamheden
Andere niet controlediensten
Totaal
2015
2014
€
€
207
175
16
55
22
16
245
246
Financiële instrumenten Algemeen Het CIZ maakt geen gebruik van financiële instrumenten, die het CIZ bloot zou kunnen stellen aan markt-, valuta-, rente-, krediet- en/of liquiditeitsrisico’s. Kredietrisico Het CIZ loopt zeer beperkt kredietrisico over leningen en vorderingen opgenomen onder financiële vaste activa, handels- en overige vorderingen en liquide middelen. Renterisico en kasstroomrisico Het CIZ loopt zeer beperkt renterisico over de rentedragende schulden en herfinanciering van bestaande financieringen. Liquiditeitsrisico Het CIZ bewaakt de liquiditeitspositie door middel van periodieke liquiditeitsbegrotingen. Het verantwoordelijk management ziet erop toe dat voor de organisatie steeds voldoende liquiditeiten beschikbaar zijn om aan de verplichtingen te kunnen voldoen. Bezoldiging topfunctionarissen De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (kort: Wet normering topinkomens, afgekort WNT) stelt maxima aan bezoldigingen en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen (WNT-norm). De wet verplicht organisaties ook transparant te zijn over de bezoldigingsgegevens van alle medewerkers die boven deze norm uitkomen. De bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur mag dus niet hoger zijn dan de WNTnorm. Deze norm is sinds 1 januari 2015 bij wet verlaagd naar € 178.000,- (de zogenaamde WNT-2 norm). Voor de Raad van Bestuur van het CIZ gaat echter het zogenaamde overgangsrecht op: bestaande bezoldigingsafspraken boven het bij wet vastgestelde bezoldigingsmaximum, worden gedurende een termijn van vier jaar na inwerkingtreding van de wet gerespecteerd. Daarna moet de bezoldiging in drie jaar worden teruggebracht tot het voor de topfunctionaris geldende bezoldigingsmaximum. Dit in afstemming met het ministerie van VWS.
Jaardocument 2015
67
De bezoldigingsgegevens van de topfunctionarissen van het CIZ zijn: Bezoldiging bestuurders
(€ x 1000)
Functie
A
B
C
D
E
F
€
€
€
€
Dhr. ing. D. Hoefsmit MBA
Voorzitter Raad van Bestuur
192
16
10
-
1-1 t/m 31-12
1 FTE
Dhr. mr. J.H. Ouwehand
Vice-voorzitter Raad van Bestuur
173
13
10
-
1-1 t/m 31-12
1 FTE
Legenda A = Beloning B = Belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen C = Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn D = Betaalde uitkeringen wegens beëindiging dienstverband E = Duur van het dienstverband in het boekjaar F = Omvang van het dienstverband in het boekjaar Tot en met 31 december 2014 was het CIZ een stichting met een Raad van Toezicht. Vanaf 1 januari 2015 is het CIZ een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) zonder een Raad van Toezicht, maar met een Raad van Advies. Voor de bezoldiging van de leden van de Raad van Advies volgt het CIZ de Wet normering topinkomens. Ondertekening Raad van Bestuur voor vaststelling Utrecht, 14 maart 2016 Voorzitter dhr. ing. D. Hoefsmit MBA Vice-voorzitter dhr. mr. J.H. Ouwehand
68
Jaardocument 2015
Overige gegevens 1.
Bepalingen inzake resultaatbestemming en -verwerking
In artikel 33 van de kaderwet zelfstandige bestuursorganen en in artikel 19 van de regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS zijn de volgende bepalingen inzake de resultaatbestemming en -verwerking in de jaarrekening opgenomen: 1.
Een zelfstandig bestuursorgaan vormt een egalisatiereserve.
2.
Het verschil tussen de gerealiseerde baten van een zelfstandig bestuursorgaan en de gerealiseerde lasten van de activiteiten komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve.
3.
De van de egalisatiereserve genoten rente wordt aan de egalisatiereserve toegevoegd.
4.
De egalisatiereserve bedraagt ten hoogste vijf procent van het door het ministerie van VWS vastgestelde budget.
5.
Het totaal van de egalisatiereserve en de verplichte reserve bedraagt aan het einde van het begrotingsjaar niet minder dan nul.
6.
Het onverdeeld resultaat wordt, na vaststelling van de jaarrekening, in zijn geheel toegevoegd aan de egalisatiereserve. Indien en voor zover dit leidt tot overschrijding van het in het eerste lid gestelde maximum dan wordt het meerdere teruggevorderd.
7.
Dotatie en onttrekking aan en vrijval van reserves en voorzieningen worden afzonderlijk vermeld en toegelicht in de jaarrekening.
De van de egalisatiereserve genoten rente is vanwege het beperkte belang (minder dan € 1,-) achterwege gelaten. Het resultaat 2015 is in overeenstemming met deze bepalingen in de jaarrekening verwerkt.
2.
Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum
Na de balansdatum hebben zich geen noemenswaardige gebeurtenissen voorgedaan welke invloed hebben op de jaarrekening 2015.
3.
Overzicht nevenfuncties Raad van Bestuur
Naam
Functie
Dhr. ing. D. Hoefsmit MBA
Voorzitter Raad van Bestuur
geen
Dhr. mr. J.H. Ouwehand
Vice-voorzitter Raad van Bestuur
lid audit committee Ministerie van Sociale Zaken
Jaardocument 2015
Nevenfunctie
69
4.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Aan: de Raad van Bestuur van Centrum indicatiestelling zorg Verklaring betreffende de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de in dit jaardocument opgenomen jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording (paragraaf 5.3) over 2015 van het zelfstandige bestuursorgaan Centrum indicatiestelling zorg (hierna: het CIZ) te Utrecht gecontroleerd. De jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2015 en de staat van baten en lasten over 2015 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van het CIZ is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording die het vermogen, het resultaat en de financiële rechtmatigheid getrouw dient weer te geven in overeenstemming met de brief van het ministerie van VWS (d.d. 17 februari 2016, kenmerk 923964-147485-BPZ), de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS 2011 en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en (semi) publieke sector (WNT). De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor het opstellen van het bestuursverslag in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW). De Raad van Bestuur is voorts verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het controleprotocol behorende bij de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS 2011, het addendum ten behoeve van CIZ inzake dit controleprotocol en het controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording een afwijking van materieel belang bevatten als gevolg van fraude of fouten.
70
Jaardocument 2015
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van het CIZ. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door de Raad van Bestuur van het CIZ gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording. Bij onze controle hebben wij de goedkeuringstoleranties voor fouten (1%: EUR 657 duizend) en onzekerheden (3%: EUR 1.971 duizend) van de totale lasten (EUR 65.730 duizend) toegepast zoals deze zijn opgenomen in het addendum ten behoeve van CIZ inzake het controleprotocol behorend bij de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS 2011. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening en de financiële rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Centrum indicatiestelling zorg per 31 december 2015, van het resultaat en de financiële rechtmatigheid over 2015 in overeenstemming met de brief van het ministerie van VWS (d.d. 17 februari 2016, kenmerk 923964-147485-BPZ), de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS 2011 en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en (semi) publieke sector (WNT). Verklaring betreffende het bestuursverslag Wij vermelden dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW. Den Haag, 14 maart 2016 KPMG Accountants N.V. W.A. Touw RA
Jaardocument 2015
71
72
Jaardocument 2015
Jaardocument 2015
73
Jaardocument 2015
Colofon Jaardocument 2015 maart 2016 Dit is een uitgave van het Centrum indicatiestelling zorg Redactie Centrum indicatiestelling zorg en Flip Vuijsje Vormgeving Maarten Slooves CIZ Postbus 2062 3500 GB Utrecht T 088 – 789 67 00 www.ciz.nl
De verantwoordelijkheid voor de inhoud van deze publicatie berust bij het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ). Het gebruik van cijfers en/of teksten uit deze publicatie, alsmede de naam van de publicatie als toelichting of ondersteuning of benaming in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Het CIZ aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. Voortschrijdend inzicht en informatiewensen vanuit het ministerie van VWS en de Wlz-ketenpartners kunnen leiden tot aanpassing van de vorm en inhoud van deze publicatie.
Jaardocument 2015
Centrum indicatiestelling zorg
Europalaan 100 3526 KS Utrecht Postbus 2062 3500 GB Utrecht T: 088 - 789 67 00 E:
[email protected] www.ciz.nl
