Motie vreemd aan de orde van de dag. De raad bijeen in algemene vergadering op 29 januari 2015 behandelend een motie vreemd aan de orde van de dag betrekking hebbende op de GRSA2. In overweging nemende dat: de raad van de gemeente Valkenswaard positief staat tegenover het voornemen om de bestaande samenwerking A2 te continueren en verder uit te bouwen; het als agendapunt 4.5. geagendeerde Voorstel inzake koersdocument en implementatieplan A2 “Nog Krachtiger en dichterbij” van de agenda is gehaald; 100% duidelijk dient te zijn welke taken ondergebracht dienen te worden onder de aangepaste samenwerking A2; 100% duidelijk dient te zijn wat de gevolgen/consequenties in meerjarig perspectief zijn zowel financieel als operationeel; het noodzakelijk is inzicht te hebben in de organisatorische en financiële consequenties over een periode minimaal gelijk aan de periode waarvoor de gemeentelijke begroting is vastgesteld; duidelijk dient te zijn op welke wijze de GRSA2 zich profileert ten opzichte van de A2 gemeenten en haar inwoners; Verzoekt het college: Expliciet aandacht te besteden aan de diverse aandachtspunten zoals opgenomen in de bijlage gevoegd bij deze motie. Binnen een termijn van maximaal 3 maanden een nieuw voorstel inzake koersdocument en implementatieplan A2 aan de raad aan te bieden.
BIJLAGE Motie GRSA2. Onderhavige bijlage maakt onvoorwaardelijk deel uit van de motie vreemd aan de orde van de dag betrekking hebbende op de GRSA2 in stemming gebracht tijdens de openbare raadsvergadering van 29 januari 2015. De bijlage, in de vorm van een niet limitatief overzicht, geeft inzicht in de koers waarop de raad wil inzetten wat betreft de samenwerking in de GR A2. Deze bijlage is zowel richtinggevend als specifiek op onderdelen.
Wie wat De informatie waarover wij tot op dit moment beschikken, geeft in onvoldoende mate weer wat ondergebracht zal worden onder de uitgebreide A2 samenwerking. Wij achten het noodzakelijk dat u per onderdeel in beeld brengt welke specifieke taken worden overgedragen. Ter verduidelijking hieronder twee voorbeelden. Voorbeeld 1 : in het Koersdocument vermeldt u op pagina 8 dat de facilitaire zaken worden overgedragen. U verwijst daarbij naar de onderdelen: Post en repro, inclusief desktoppublishing DIV/DIM, incl. Archief Bodes en catering met aanvullende verwijzing in de voetnoot naar Hofnartraject. Navraag doet ons vermoeden dat u veel meer taken overdraagt dan hier genoemd. U draagt mogelijk ook schoonmaak, onderhoud CV en overige installaties en tal van andere zaken over. Voorbeeld 2 : Inkoop ( exclusief. BIZOB-zaken) U verwijst hierbij naar de onderdelen: Inkoopbeleid Inkoopcoördinator Strategische, tactische en operationele inkoop en aanbesteding Personeel gaat over naar de samenwerking GRSA2, waarom verwijst u dan expliciet naar de inkoopcoördinator ? Wie is eigenaar van het materieel. Heeft de GRSA2 uitsluitend een coördinerende taak of ook een uitvoerende? Gaat enkel de personele organisatie over naar de GRSA2 of gaat ook het bestaande en/of nieuwe materieel ook over naar de GRSA2 ? Wie zal eigenaar zijn van het in GRSA2 verband aangekochte materieel. Koopt de GRSA2 aan met geld van de A2 gemeenten, kopen de gemeenten zelf aan en is de GRSA2 enkel belast met de coördinatie, of is de GRSA2 ook beheerder van het geld?
Het wenkend perspectief
U geeft enigszins aan wat u van plan bent te gaan doen in het jaar 2015 maar geeft geen inzicht in de plannen daarna. U verwijst naar het wenkend perspectief maar hoe ziet dat er in uw beleving dan uit, wat zijn de financiële gevolgen/verwachtingen voor de periode na 2015? Wij achten het noodzakelijk dat u inzicht geeft in wat u noemt het wenkend perspectief.
Wijziging GRSA2 In artikel 1 van de oude GRSA2 verwijst u specifiek naar de taken die worden ondergebracht onder de samenwerking A2, in art 4 herhaalt u deze taken expliciet. In artikel 1 van de nieuwe regeling verwijst u specifiek naar de bestaande en nieuwe taken binnen de GRSA2 samenwerking maar in de te wijzigen tekst van artikel 4 vermeldt u niet “zoals eerder te doen gebruikelijk” de specifieke taken zoals vermeld in artikel 1. In plaats daarvan verwijst u naar het koersdocument. Op pagina 26 van het koersdocument vermeldt u onder artikel 6.3.2 dat de uitgebreide samenwerking zoals beoogd slechts een eerste stap is. U schrijft letterlijk: De intensivering van de samenwerking met de bedrijfsvoeringstaken is dan ook de eerste stap in de doorontwikkeling van de samenwerking. Door de tekst van de gemeenschappelijke regeling in artikel 4 te wijzigen zoals aangegeven ontstaat de mogelijkheid voor u om zonder ooit nog de raad te moeten consulteren ( behoudens in die gevallen waar u raakt aan het budgetrecht ) alles onder te brengen onder de GRSA2 samenwerking wat u maar wenst. Wij keuren verdere uitbreiding van taken en verdere intensivering niet op voorhand af maar willen als raad wel betrokken zijn en betrokken blijven. Wij achten de wijziging van artikel 4 dan ook ongewenst en verzoeken u met klem dit artikel aan te passen.
Kosten 2015 De kosten die worden gemaakt om te komen tot de overdracht van de taken van de gemeente naar de GRSA2 achten wij veel te hoog. Op pagina 19 onder 4.1 punt C schrijft u het volgende: GRSA2 is een professionele en efficiënte uitvoeringsorganisatie met vakkundige medewerkers, die beschikken over voldoende vaardigheden om deskundig en zelfstandig hun werk te kunnen doen. Wij onderschrijven bovenstaande ! Binnen de drie gemeenten zit veel kennis en kundigheid daarover hoeft niet getwijfeld te worden. Dit in acht nemende is het verwonderlijk op pagina 19 van het
implementatieplan te lezen dat de incidentele projectkosten worden geraamd op een bedrag van circa 763k. Een belangrijk deel van de kosten 548k is als volgt samengesteld: Inhuur vervanging kwartiermakers Inhuur vervanging ( capaciteit ) projectorganisatie
Stelpost externe ondersteuning (expertise) projectorganisatie
€280.000,€185.000,€ 75.000,-
Wij stellen ons buitengewoon terughoudend op daar waar het gaat om het beschikbaar stellen van financiële middelen zoals hier genoemd. We spreken hier over een totaalbedrag van maar liefst € 548.000,- , ruim een half miljoen Euro. In een nieuw voorstel verwachten wij dat u de kosten terug brengt tot het absolute minimum en bovendien gedetailleerd onderbouwt. Bovendien dient u er rekening mee te houden dat stelposten niet kunnen worden aanvaard. Wij verwachten dat u er blijk van geeft dat de A2 organisatie een organisatie is zoals u deze zelf beschrijft: GRSA2 is een professionele en efficiënte uitvoeringsorganisatie met vakkundige medewerkers, die beschikken over voldoende vaardigheden om deskundig en zelfstandig hun werk te kunnen doen. Wij gaan er als raad vanuit dat inhuur van derden slechts bij hoge uitzondering en in geval van absolute noodzaak aan de orde is !
GRSA2 type organisatie profiel Wij stellen ons ernstig vragen ten aanzien van het “daadwerkelijke toekomstige” profiel van de organisatie. Op pagina 4 van het implementatieplan lezen we; De Gemeenschappelijke Regeling A2-Gemeenten ondersteunt de gemeente Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard door het uitvoeren van de in de gemeentelijke regeling opgenomen taakvelden. Dit doet zij door het leveren van een uitstekende dienstverlening: kwalitatief hoogwaardig, betrouwbaar en in nabijheid van de gemeenten. De GRSA2 is naar ons oordeel een uitvoerende instantie ten dienste van de A2 gemeenten, daarbij past naar ons oordeel een lage profileringsdrang. De individuele gemeenten zijn en blijven het aanspreekpunt voor onze inwoners, niet de GRSA2. Ter verduidelijking een voorbeeld: Op de website van de GRSA2 is duidelijk verwezen naar de nieuwe brochure “ Schuldhulpverlening Werk en Inkomen”. Op de brochure prijkt duidelijk het logo van de GRSA2 met daaronder als onderdeel van het logo nog net leesbaar de namen van de 3 gemeenten. Op de website van de gemeente Valkenswaard en Cranendonck is na wat zoekwerk dezelfde brochure terug te vinden, in Heeze-Leende in het geheel niet. In dit voorbeeld lijkt het erop alsof de gemeenten ondergeschikt zijn aan de GRSA2.
In onze beleving is dit de wereld op zijn kop. De GRSA2 is er van en voor de gemeente en dient zich daarnaar te gedragen. In een nieuw voorstel tot vergaande samenwerking willen wij dat dit nadrukkelijk tot uitdrukking komt. Wij verwachten dat u ten aanzien van de positionering en profilering een duidelijk koersdocument opstelt. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat wij niet zitten te wachten op alweer een nieuwe organisatie die zich positioneert/profileert naast de Gemeente, Provincie, SRE/MRE en de zo vele andere, GRSA2 is een organisatie van en voor de A2 gemeente. De formulering “er is en blijft binnen de GRSA2 ruimte voor het waarborgen van ‘couleur locale’ vinden wij veel te zwak, en wensen wij vervangen te zien door een formulering die aansluit bij de gedachte van en voor. In toenemende mate en met toenemende ergernis word gerefereerd aan de benchmark(s) van Berenschot, met direct daaraan gekoppeld het vergelijk binnen de overheid, beter nog de gemeentelijke overheid. Wij zien graag dat een vergelijk gemaakt wordt buiten de overheid en dat u eens te rade gaat bij bedrijven die bijvoorbeeld werken op basis van “operational excellence “ al dan niet aan de hand van het organisatiemodel van Mckinsey. Systemen zoals het 7Smodel of vergelijkbare dienen herkenbaar een plaats te hebben binnen de nieuwe GRSA2.
Weerstandsvermogen Op pagina 23 van het implementatieplan geeft u onder punt 3.15 aan dat u overweegt het weerstandsvermogen onder te brengen onder de GRSA2 en niet langer onder te brengen onder de eigen begroting. Hierbij valt ons een aantal zaken op. GRSA2 heeft op basis van een door het algemeen bestuur vastgestelde verordening bepaald dat het weerstandsvermogen 5 tot 7 % dient te bedragen van de eigen begroting. Op basis van de huidige begrotingsomvang betekent dit een bedrag van respectievelijk € 725,000._ tot € 1.000.000,-. Uit navraag blijkt dat de GRSA2 haar risico’s niet in beeld heeft gebracht, er is geen risicoanalyse voorhanden. Het is dan ook niet duidelijk waarop het vastgestelde percentage is gebaseerd. Alvorens in te kunnen stemmen met een verdere samenwerking wensen wij duidelijkheid inzake de reële omvang van het weerstandsvermogen gewogen in relatie tot de daadwerkelijk in kaart gebrachte en beschreven risico. Bovendien hebben wij een sterk vermoeden dat het verleggen van het weerstandsvermogen van de gemeentelijke begroting naar de GRSA2 begroting hogere kosten voor onze gemeentelijke begroting tot gevolg zal hebben. Dit in het bijzonder daar binnen de gemeentelijke begroting steeds sprake is van een collectief weerstandsvermogen. Omdat een risicoanalyse ontbreekt is het op dit moment onduidelijk of de gemeentelijke meerjarenbegroting thans voorziet in een dekking van het risico dekkend GRSA2 weerstandsvermogen?
Begroting De GRSA2 is een uitvoeringsorganisatie voor de A2 gemeenten. De raden van de drie gemeenten blijven echter financieel verantwoordelijk voor deze “op afstand opererende organisatie”. Naast het borgen en of verhogen van de kwaliteit van dienstverlening aan onze inwoners is een van de belangrijke doelstellingen het realiseren van een forse besparing. Wij achten noodzakelijk dat de GRSA2 een begroting opmaakt die in detail inzicht verschaft in de begrote inkomsten en uitgave. Wij zien dit graag geborgd in het koersdocument en of implementatieplan. Op pagina 24 van het koersdocument in tabel 5 schrijft u; Risico: Geen of beperkt zicht op de verwachte exploitatiekosten van de GRSA2 en de daaraan gerelateerde vrijval uit de drie gemeentelijke begrotingen. Beheersmaatregel: Het nader uitwerken van de in dit koersdocument gemaakte afspraken, door het opstellen van een gemeentelijke meerjaren exploitatiebegroting voor de GRSA2 alvorens tot de definitieve politiek bestuurlijke besluitvorming over de doorontwikkeling over te gaan. Alvorens als gemeenteraad in te kunnen stemmen met de uitbreiding van de samenwerking GRSA2, achten wij het noodzakelijk “in detail” inzicht te krijgen in de meerjaren ( minimaal gelijk aan de vastgestelde gemeente begroting ) exploitatiebegroting voor de GRSA2. Hierbij is het noodzakelijk een duidelijke koppeling te maken met de eigen begroting zodat financiële verschuivingen inzichtelijk zijn. Wij achten het wenselijk nu reeds inzicht te hebben in de vorm (opzet) van de begroting. Daarnaast wensen wij vooraf uitgewerkt te zien hoe u de tussentijdse verantwoording en evaluatiemomenten organiseert. In relatie tot de begroting en het meerjarenperspectief wensen wij in het koersdocument of het implementatieplan de salarisschalen en overige beloningsvormen uitgewerkt te zien voor alle niveaus binnen de organisatie of het door de organisatie ingehuurde of in te huren management.
Kosten implementatie Facilitaire aanloopkosten, u berekent per medewerker een bedrag van € 150,- als normbedrag wat neerkomt op een bedrag van € 25.000,- . Daarnaast neemt u een bedrag op van verbouwingskosten, gemiddeld €25.000,- per gemeentehuis. Naast het feit dat lang niet alle medewerkers verhuizen “het merendeel verhuist niet” valt er dan ook niet te begrijpen waarom u toch een bedrag opneemt van € 150,x 166 medewerkers in totaal €25.000,- . Gelijktijdig menen wij vast te moeten stellen dat ten minste twee medewerkers niet mee overgaan naar de GRSA2, wij mogen aannemen dat u voor deze twee werknemers geen nieuwe vacature uitschrijft binnen de GRSA2. Het is ons dan ook niet duidelijk waarom u rekent met een aantal van 166 in plaats van 164.
In relatie tot de verbouwingskosten verschaft u geen enkel inzicht. College in een nieuw voorstel wensen wij uitsluitend goed onderbouwde verzoeken om financiële inbreng terug te zien; als we geld beschikbaar stellen dienen we te weten waarvoor! Zonder gedegen onderbouwing zullen geen financiële middelen beschikbaar worden gesteld. Geacht College, dit niet limitatieve overzicht, geeft inzicht in de koers waarop wij in zetten, wij verwachten dat u in de geest daarvan handelend vorm geeft aan de GRSA2.
