De opzet van dit boekje

Lean op de OK

De opzet van dit boekje De OK van een ziekenhuis is een complexe omgeving. Samen met 25 afdelingshoofden van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de OK in kaart gebracht. Hieruit blijkt dat er nog veel winst te behalen is. In dit boekje hebben we de verzamelde informatie voor u gebundeld in een handig leesbaar formaat. In het eerste deel worden een aantal belangrijke basis elementen van Lean toegelicht, gevolgd door de uitwerkingen van de problemen en mogelijke oplossingen. Als structuur is er gekozen voor een beschrijving van het proces van de operatiekamer volgens het IGOE-model. IGOE staat voor: Input, Guides, Output en Enablers. De structuur wordt in dit boekje verder toegelicht, gevolgd door een weergave van de problemen en oplossingen in en rond de OK.

-2-

Lean in de zorg Lean is een filosofie om bedrijfsprocessen blijvend te verbeteren. De methode werd in de jaren vijftig bij de Japanse autofabrikant Toyota ontwikkeld. Lean richt zich op ‘hetzelfde doen met minder middelen’. Het doel van Lean is om een betere kwaliteit te leveren, tegen lagere kosten en met een snellere doorlooptijd. Lean richt zich hiervoor op de activiteiten die waarde toevoegen en op het verwijderen van verspillingen. De aandacht bij Lean gaat uit naar de mensen die het werk doen. Hierbij wordt gestreefd naar continue verbetering. Met Lean ben je altijd halverwege. Een veelgebruikte uitspraak is dan ook: “You cannot be Lean, you can only become Lean” Voor veel zorg organisaties is de Lean filosofie en aanpak niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. De principes van Lean die Toyota hanteerde om verbeteringen te bereiken hebben zich inmiddels ruimschoots bewezen in de zorg.

-3-

Lean huis voor de zorg

1. Veiligheid 2. Kwaliteit 3. Snelheid 4. Kosten

Visualiseer

Patiënt eerst

-4-

Aanpak voor verbeteren

-5-

Standaard vormen van verspilling Beweging Transport

Wachttijd

Overprocessing complexiteit Voorraad

Herstelwerk

Verspilling -6-

Procesdenken Organisatie Staf

Inkoop

Productie

Distributie

Verkoop

BPM helpt ons om de processen te zien! -7-

Principes van Lean •

Verwijder de stappen in het proces die geen waarde toevoegen

•

Voorkom wachttijden door activiteiten goed op elkaar aan te sluiten

•

Werk zoveel mogelijk samen met partners in de keten

•

Zorg dat alles in één keer goed wordt gedaan

•

Voorkom verspilling

•

Richt je op kwaliteitsverbeteringen en niet op het verlagen van kosten

•

Zorg voor grote betrokkenheid van je medewerkers

•

Streef naar perfectie

-8-

Second wave of Lean Lean als een project en nadruk op technieken

Focus op waar Lean echt over gaat…

1. Veiligheid 2. Kwaliteit 3. Snelheid 4. Kosten

Visualiseer

Patiënt eerst

First wave

Second wave

Zorg voor een goede fundering voor Lean -9-

Inspireren Leadership Inspire Train, guide, coach Improve -10-

Kwaliteitskosten Focus on Costs  Quality goes down Focus on Quality  Costs go down Willem van Oppen

Het is de slechte kwaliteit die duur is... -11-

Lean toolbox •

Aanpakken verspilling

•

Bottleneck analyse

•

Kanban

•

Just in time

•

Single piece flow

•

Visueel management

•

Line Balancing

•

Poka Yoke

•

5S

•

SMED

•

Real time informatie

•

A3

•

Value Stream Mapping

•

…

Lean heeft een krachtige toolbox! Maar de filosofie richt zich op meer dan het toepassen van tools… -12-

Zelf aan de slag? Best practices… •

Kies methodieken en technieken die bij de organisatie passen

•

Begin ‘klein’, gebruik wat er al is

•

Betrek medewerkers – zorg voor snelle eerste zichtbare resultaten

•

Commitment van management – vertaal resultaten naar Euro’s

•

Maak processen zichtbaar; visuele presentatie van resultaten

•

Simulatie spellen – Lean game (Ease-it) Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog?

• Vier successen

Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes!

Werken met Lean BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) 53 4 878 151 Fax + 31 (0) 53 4 878 161 E-mail Internet

[email protected] www.bizzdesign.nl

© BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: 978-90-79240-12-8

-13-

Peter Matthijssen Almar Jong

IGOE Proces – OK Guides Wettelijke bepalingen POWI-registratie Time-out procedure NIAZ / JCI

Input

Output

Proces

Te opereren patient

Geopereerde patient Holding

Spoedpatient

OK

Recovery / Verkoever

Elective patient

IC Afdeling

Logistiek

Logistiek

Operatienetten

Vervuilde instrumentarium

Packed cells

Preparaten

Dossierinformatie

Dossierinformatie

Preoperatieve informatie voor de operatie

Postoperatieve informatie, overdracht en opdrachten

Beelden

OK verslag Brief huisarts

El

Enablers ICT Systemen

Personeel Omloopassistent

Da Vinci robot

PDMS

OK-Personeel

Vitale meters

EVS

Anesthesist

PAX

Snijder

Deurtellers

-14IGOE model - OK processen - initiele invulling.mmap - 18-4-2013 - Mindjet

Medische apparatuur

ZIS

Uitleg IGOE Wat is het? Naast de procesinrichting blijken ook andere aspecten sterk bepalend voor de procesprestaties. Het IGOEmodel is een handig hulpmiddel om de omgeving van het proces in kaart te brengen. IGOE staat voor: Input, Output, Guides en Enablers. Hoe gebruik je het? Benoem het proces en beschouw dit proces vervolgens vanuit de volgende invalshoeken: Input: Wat is de input dat in het proces gebruikt of verwerkt wordt? Output: Wat is de output dat het proces verlaat? Guides: Welke regels en richtlijnen zijn relevant voor de uitvoering van het proces? Enablers: Welke systemen, mensen en middelen ondersteunen de uitvoering van het proces? Wat heb je eraan? Veel (Lean) projecten richten zich nadrukkelijk op het proces en op technologische zaken. Dit terwijl heel veel knelpunten juist in regels, strategie en motivatie zitten. Deze problemen zijn niet op te lossen vanuit het proces of IT, maar moeten bij de bron aangepakt worden. IGOE helpt hierbij door de omgeving van het proces in kaart te brengen. -15-

Problemen - Input Preoperaeve screening 1. Doorloopjd POS te lang.

Paënt 11. Paënt krijgt onvoldoende informae.

Materialen 14. Veel klaarzetprocedures door individuele wensen specialisten.

Planning

Overig

6. OK-datum te vroeg gepland: gegevens ontbreken.

20. Door superspecialismen OK team onvoldoende ingewerkt.

7. Te korte wachtlijst.

21. Geen goede overdracht naar OK.

8. Leegstand/geen goede vullingsgraad OK.

22. Bij spoedpaënt OK jd + beschikbaarheid IC bed niet bekend.

15. Bloed niet beschikbaar. 2. Ontbreken van fiat.

3. POS gegevens niet compleet.

4. One-stop-shop leidt tot wachjd bij POS.

5. POS traject niet digitaal.

12. Paënt niet aljd nuchter.

13. Paënt is te laat.

16. Geen goede aanvoer materiaal van CSA naar OK.

17. Gebruik dure materialen.

18. Voorraadbeheer niet op orde.

19. Onvoldoende bedden op Holding/Verkoever beschikbaar.

-16-

9. Veel mutaes in planning.

10. Uitloop OK programma.

Oplossingen - Input 1. Preoperaeve screening

2. Paënt

3. Materialen

Laat het preoperaef zorgpad digitaal geleiden.

Maak foldermateriaal beschikbaar voor de paënt waarom hij/zij nuchter moet zijn.

Gestandaardiseerde OK protocollen en materialen.

Maak de gegevensverzameling bij de POS dekkend voor de rest van het traject van de paënt. Hergebruik gegevens.

Verstuur een SMS naar de paënt dat hij/ zij nuchter moet zijn voor de operae.

Iom diverse maatschappen om tot standaardisae te komen.

Werk met afspraken op de POS.

Protocol voor ‘nuchter zijn’ versoepelen.

Ontwikkel zelf een POF / POS vragenlijst. Refaja Ziekenhuis Stadskanaal

Zet een anesthesiemedewerker in op de POS voor het verkorten van de doorloopjd op de POS. Z

I

H

O

E

K

O

E

G

N

E

H

V

U

E

I

E

S

ZIEKENHUIS

N

Combineer het inloopspreekuur met een afspraken bij de POS.

Koppel neen middels scannen aan het systeem.

ZIEKENHUIS

POS-traject herinrichten.

Voer een digitale POSvragenlijst in.

Registreer neen digitaal.

-17-




Planning

Overig

















-18-



Oplossingen - Input 4. Planning Goed beheer van wachtlijst: Wachtlijst + Treeknormering nog te doen.

Hanteer een planningshorizon van 6 weken. ‘Werken zonder wachten’.

Voeg programma's samen bij leegstand van de OK. Personeel neemt dan overuren op.

Planningssjabloon. Afstemming keten: produce, bezeng, financiën.

Te korte wachtlijst: In overleg sessie planning innemen. Extra poli draaien om zo werkvoorraad te creëren.

Maak een capaciteitsplanning systeem inclusief middelen, vakanes snijders, etc.

Monitor de bezeng en benung van de OK en bespreken deze met OK commissie.

In het systeem staat standaard dat er geen dedicated operateur nodig is. Als dit expliciet wordt opgegeven wordt dit vermeld.

Te korte wachtlijst: Reduce OK capaciteit.

Breng een duidelijke scheiding aan tussen capaciteitsplanning en paëntenplanning.

Draai alleen gevulde programma's, tot 80%.

Alleen goedgekeurde OKprogramma worden gedaan. Er zijn 3 teams voor uitloop.

Capaciteits / OK planning.

FD 1 OK / Spoed OK per dag.

Openingsjden OK aangepast ivm blokkade Anesthesie.

-19-




Planning

Overig

















-20-



Oplossingen - Input 5. Overig Dedicated teams voor specialissche operaes ingevoerd. Z

I

H

O

E

K

O

E

G

N

E

H

V

U

E

I

E

S

Goede en geformaliseerde overdracht van afdeling naar holding.

N

Geen superspecialismen. Zo blij iedereen allround.

Goede overdracht van holding naar OK.

"Spoedpaënt: Recomendaon tabblad in chipso en iom snijder uiterste OK datum/jd vaststellen.

Stopmoment voor een overdracht naar OK ingevoerd.

-21-

Prioriteringslijst CSA & Track & Trace.

Problemen - Guides Richtlijnen

1. De TOP richtlijnen worden niet nageleefd of onjuist uitgevoerd.

Hygiëne

Deurbewegingen

2. De hygiëne van het personeel is niet op orde.

3. Er zijn teveel deurbewegingen.

5. De sign out wordt niet gedaan.

-22-

Normering

4. De NIAZ borging is niet op orde.

Oplossingen - Guides 1. Niet naleven of onjuiste uitvoering van TOP-Richtlijnen

2. Hygiëne van het personeel niet op orde

3. Teveel deurbeweging en

Algemene oplossingen guides

Stel aan de hand van de TOPlijst een eigen Interne Audit op.

Beschrijf gedrags- en hygiëneregels en laat deze ondertekenen door artsen en medewerkers.

Maak regels kenbaar en borg deze. Laat de uitvoering hiervan lopen via OK commissie, staf en RvB.

Voer automasering door voor deurtellers.

Doorloop de JCIaccreditae.

Creëer een aanspreekcultuur voor het naleven van hygiëneregels.

Verplicht scholing voor iedereen die werkzaam is op de OK.

Voer het deurbewegingsprotocol in.

Stel (3 stappen) handhavingsbeleid op en communiceer dit.

Z

I

H

O

E

K

O

E

G

N

E

H

V

U

E

I

E

Houd voorlichngsbijeenkomsten over TOP 1,2,3 voor artsen en medewerkers. Z

I

H

O

E

K

E

N

H

U

I

S

S

O

G

E

V

E

E

N

N

Leg de TOPrichtlijn vast in 1 formulier.

Voer digitaal Time-Out formulier in.

Z

I

H

O

E

K

E

N

H

U

I

S

ZIEKENHUIS

Bundel regels via OK-commissie, MS en RvB.

Voer stopmomenten in.

Voer een sancebeleid uit.

Werk met een mystery guest.

-23-

O

G

E

V

E

E

Stel een verantwoordelijke aan.

N

Problemen - Output Capaciteit bedden & personeel op kliniek & IC

Overig

1. IC bed/verpleegbed niet beschikbaar. Paënt blij op Recovery.

3. Onvoldoende informae beschikbaar bij overdracht.

2. Onvoldoende verplegend personeel beschikbaar voor doorstroom naar afdeling.

-24-

Oplossingen - Output 1. Capaciteit van bedden en personeel op de OK en IC Voer beddenoverleg in. Betrokkenen zijn: hoofd verpleegafdeling , hoofd OK en opname funconaris. Z

I

H

O

E

K

E

N

H

U

I

S

Voer ochtendoverleg in zodat beschikbaarheid beddenhuis en personeel doorgenomen kan worden.

2. Overig Overleg 's morgens met intensivist als er geen IC bed beschikbaar is. Maak een weekplanning.

Voer een stopmoment in voor overdracht naar afdeling.

Houd aljd 1 dag van tevoren overleg met IC.

Maak aan de hand van het medisch beleid de keuze of de paënt op IC of PACU wordt opgenomen.

Automaseer overdracht van verpleegkundige naar verpleegkundige.

Zorg voor een centrale planning.

PLATO: plaats en onaankelijke zorg.

Video-reflexie invoeren.

ZIEKENHUIS O

G

E

V

E

E

N

Laat IC de planning van de OK voor volgende week doornemen met OK-planners. ZIEKENHUIS

Voer het Harmonica systeem in voor goed inzicht en beheersing van beddencapaciteit. Refaja Ziekenhuis Stadskanaal

-25-

Problemen - Enablers Systeem 1. Geen koppelingen tussen systemen.

Apparatuur 9. Verouderde apparatuur.

10. Uitgestelde renovae, OK ruimtes te klein. 2. Managementinformae ontbreekt.

3. Informae deels digitaal en deels op papier.

4. Defecte deurtellers.

5. Neen registrae niet digitaal.

6. OK planning niet digitaal.

11. Beperkte beschikbaarheid apparatuur zoals laparoscopie toren.

Personeel 12. Samenwerking met anesthesist/snijder: • Te laat aanwezig. • Geen betrokkenheid bij vraagstukken. • Slechte bereikbaarheid. 13. Cultuur: Ervaren van pesten & onjuiste bejegening.

14. Tekort aan OKpersoneel.

15. Gebrek aan leiderschap & besluitvorming.

16. Onrust door fusie. 17. Gebrek aan ondersteuning/ outsourcing van CSA en ondersteunende diensten.

-26-

Planning 7. Vakaneplanning & vergaderingen van specialisten zorgen voor gaten in planning. 8. CSA sluit om 18.00, nog niet alle neen gesteriliseerd.

Overig 18. Paënten worden te zwaar.

19. Invoer van gegevens in EPD niet eenduidig.

Oplossingen - Enablers 1. Systeem

2. Medische apparatuur

Organiseer een CRMtraining.

Koppelen van systemen door ICT.

Realiseer een lagere voorraad door het 2-bin systeem in te voeren voor vaste medewerkers.

Realiseer een grotere beschikbaarheid laproscopetoren door het hanteren van een vaste opstelling op de OK.

Maak gebruik van management informae door het aanleggen van een dashboard. Bespreek dit in het MT overleg van de OK.

Co check apparatuur. Zorg voor heldere onderhoudscontracten. Jaarlijkse controle met eventuele vervanging van apparatuur.

Invoering van CS op de OK.

Zorg voor nauw contact met Laat de afdeling inkoop de planningscoördinator maandelijks een lijst met voor semi-spoed. winkeldokters opstellen. Door de desbetreffende leidinggevende wordt beoordeeld of het product uit assorment kan.

ZIEKENHUIS

ZIEKENHUIS

Laat renovae en/of nieuwbouw plegen.

-27-













-28-




Oplossingen - Enablers 3. Personeel Koppel de bereikbaarheid van de anesthesioloog aan een snijder. Maak deze zichtbaar in sessiebalk OK en eigen telefoon.

Voer duaal management in en formaliseren deze aan de hand van contracten tussen maatschappen en RvB. Daarmee is eenieder ook aanspreekbaar en verantwoordelijk.

Pleeg cultuurintervene door middel van leidende muldisciplinaire coalies.

Realiseer goed behoud van gekwalificeerd personeel door middel van loopbaanmogelijkheden.

Maak de anesthesioloog beschikbaar via VOIP.

Bij onjuiste bejegening krijgt diegene een gesprek met de voorzier van de OK commissie en een lid van het RvB.

Personeel opleiden en behouden.

Neem personeel uit India in dienst.

Ga de dialoog aan.

Voer de Bonus malus regeling in.

Neem specialisten in dienst van het ziekenhuis.

Refaja Ziekenhuis Stadskanaal

ZIEKENHUIS


ZIEKENHUIS

Voer e-learning modules in voor OK-personeel. Voorkom Bypasscultuur: MT OK is de 'baas' op de OK .

-29-













-30-




Oplossingen - Enablers 4. Planning Voor een protocol in voor een specialist wanneer deze vakan e kan opnemen.

5. Overig Maak de afspraak tussen OK en CSA dat tussen 16.00-17.00 wordt opgeven wat er noodzakelijk is. Indien nodig werkt CSA hiervoor over.

Schaf obese bedden en tafels aan.

ZIEKENHUIS

Schaf een hoovercra aan om een pa ënt te llen.

Specialist dient x weken van tevoren afwezigheid aan te geven. Doen ze dit niet zijn ze verwijtbaar afwezig en moeten ze OK- jd inleveren.

Plan vergaderingen met specialisten al jd na 17.00 uur.

Z

I

H

O

E

K

O

E

G

N

E

H

V

U

E

I

E

S

N

Zet een samenwerking op met een obese kliniek voor het uitvoeren van POS-trajecten.

-31-

Lean in de zorg

-32-

Mede mogelijk gemaakt door:

ZIEKENHUIS


-33-

Z

I

H

O

E

K

O

E

G

N

E

H

V

U

E

I

E

S

N

Nawoord: Dit boekje is geschreven naar aanleiding van de bijeenkomst Lean op de OK. Samen met 25 afdelingshoofden van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de OK in kaart gebracht. Een aantal van de deelnemende ziekenhuizen zijn al jaren actief met de technieken en filosofie van Lean bezig. Anderen zitten nog in een oriënterende fase of werken nog niet volgens de principes van Lean. De bijeenkomst heeft verschillende mensen geïnspireerd en onderling zijn veel tips en best practices met enthousiasme uitgewisseld! Grafische vormgeving door Jorgen Mellink (BiZZdesign) De auteurs: Peter Matthijssen – Lean consultant en trainer (BiZZdesign) Rogier de Vries – Account manager Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Veronique Kruize - Senior Adviseur (M&I/Partners) Maria van Schaik – Adviseur (M&I/Partners) Jan Houben - Partner (M&I/Partners) © Bizzdesign (in samenwerking met M&I/Partners). Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

-34-

Gefaciliteerd door: www.bizzdesign.nl

www.mxi.nl

[email protected]

[email protected]

033 7600 280

033 4220 220

blog.bizzdesign.nl

in

linkedin.com/company/bizzdesign

in

linkedin.com/company/m&i-partners @ MxIpartners

@bizzdesign

-35-

Werken met Lean BiZZdesign heeft een duidelijke en onderscheidende visie op Lean, gericht op mensen en ‘echte resultaten’. Vanuit deze visie ondersteunen wij organisaties in het succesvol zijn met Lean. Op basis van onze ervaring hebben wij het praktische boekje uitgebracht ‘Werken met Lean’. Een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Te bestellen bij Managementboek.nl ISBN: 978-90-79240-12-8 Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog?

Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes!

Werken met Lean BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) 53 4 878 151 Fax + 31 (0) 53 4 878 161 E-mail Internet

[email protected] www.bizzdesign.nl

Peter Matthijssen Almar Jong

© BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: 978-90-79240-12-8

-36-

Werken met Lean M&I/Partners is in uiteenlopende rollen betrokken in verschillende fasen van EPD-projecten bij een groot aantal ziekenhuizen. De ervaringen hiervan zijn gebundeld in het boek ‘EPD is een werkwoord’. Te bestellen bij: www.kluwershop.nl. ISBN 9789013077100.

-37-

De opzet van dit boekje

Recommend Documents