Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk
EINDRAPPORTAGE
DE MARKETING ORGAN ISATIE WIN TERSWIJK IN DE STE IGERS
Datum 24 januari 2013 Rob van Muilekom, Kwartiermaker MOW
1
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk
1. OPDRACHT EN AANPAK Het doel van de nieuwe Marketing Organisatie Winterswijk is het imago en de naamsbekendheid van de gemeente Winterswijk verbeteren en daarnaast de gemeente aantrekkelijker maken voor bezoekers, bedrijven/instellingen en toekomstige bewoners en inwoners. De organisatie wil hierbij het vanzelfsprekende aanspreekpunt zijn voor alle partijen in Winterswijk die (willen) bijdragen aan de promotie van Winterswijk. De nadruk ligt daarbij op een goede samenwerking en het bundelen van krachten met respect voor bestaande lijnen. Het bestuur in oprichting heeft voor de nieuwe Marketing Organisatie Winterswijk (MOW) de volgende uitgangspunten geformuleerd: • toeristische informatie/gastheerschap behouden (in nieuwe vorm) • 1 uitstraling voor Winterswijk; aansluitend bij de Achterhoek Om deze nieuwe marketingorganisatie in de steigers te zetten heeft Rob van Muilekom onder leiding van het Bestuur in oprichting het kwartiermakerschap op zich genomen met de volgende opdracht: • plan van aanpak opstellen om de gestelde doelen te bereiken • werkzaamheden van nieuwe organisatie benoemen; • het opstellen van een exploitatiebegroting plus dekking • het opstellen van de concept statuten • meerjaren afspraken maken met deelnemende partijen over financiële bijdragen • adviseren over invulling van de locatie van de organisatie, daarbij denken frontoffice (toeristisch informatiepunt) en backoffice werkzaamheden • functieprofielen en een voorstel voor de plaatsingsprocedure maken • voorstel voor besluitvorming bij deelnemende partijen voorbereiden In bijlage 1 is de opdracht voor de kwartiermaker nader omschreven inclusief de doelen van de nieuwe marketingorganisatie. Aanpak kwartiermakerschap Het kwartiermakerschap is begeleid door een Bestuur in oprichting onder leiding van Anneke Ros; de andere leden zijn Jan Tiggeloven, Henk Jan Tannemaat en Rob van Dam. Bij de terugkoppeling met het Bestuur i.o zijn de betrokken wethouders Saris en te Gronde steeds betrokken geweest. Formeel heeft de gemeente Winterswijk de opdracht verleend aan de kwartiermaker. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd: • 17 interviews met stakeholders: kennismaken, verkennen ambities en wensen en vaststellen van het onderschrijven van de gestelde doelen; • Diverse documenten en voorbeelden in andere gemeenten zijn bestudeerd; • 5 bijeenkomsten van het Bestuur i.o. om de voortgang vastgelegd in tussenrapportages te bespreken en afspraken te maken over het vervolg; • Brede bijeenkomst met alle betrokken ondernemersverenigingen om de voortgang breed te bespreken en de nog uit te werken punten te benoemen; • diverse overleggen in klein comite met diverse betrokken personen; • De gemaakte afspraken vastleggen in de voorliggende eindrapportage.
2
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 2. BEVINDINGEN INTERVIEWS EN DOCUMENTENSTUDIE Interviews De 17 geïnterviewde personen hebben allen op open wijze en met een constructieve blik hun mening gegeven en ervaringen gedeeld over de huidige promotie en marketing van Winterswijk. Alle personen hebben ook veel suggesties meegegeven waar de nieuwe MOW mee aan de slag zou moeten gaan. De volgende zaken zijn in elk gesprek terug gekomen: a. Trots op Winterswijk en betrokken bij de samenleving b. Er is een noodzaak om een nieuwe organisatie op te zetten c. Het failliet gaan van de lokale VVV en het ABT is een kans d. De omschreven doelen voor de MOW (zie bijlage 1) zijn door alle geïnterviewde personen onderschreven, met daarbij soms een kanttekening e. Iedereen wil zijn bijdrage leveren om Winterswijk beter op de kaart te zetten f. Enthousiaste inzet van de medewerkers van SWM, maar adequate sturing en coördinatie ontbreekt g. Het gevoel van urgentie dat Winterswijk door haar ligging in een krimpgebied is gelegen is wel aanwezig, over de noodzaak tot verdergaande samenwerking is nog geen eenduidig beeld. Geïnterviewden horen vaker in Winterswijk: “Ik red me zelf nog wel.” Ondernemingsplan Winterswijk Marketing 2009 Er is een evaluatie uitgevoerd naar de realisatie van de geformuleerde doelstellingen van het Ondernemingsplan Winterswijk Marketing uit 2009 en het nakomen van de gemaakte afspraken. Belangrijkste conclusies zijn: • Voor een groot deel is de inhoud van het Ondernemingsplan 2009 nog actueel en nog van waarde in 2013; • De ambities van het Ondernemingsplan 2009 waren groot, maar de personele / financiële randvoorwaarden zijn niet conform ingevuld; • De functie van coördinator was een belangrijke rol toegedicht op vlak van aansturing en de professionele ontwikkeling, maar is feitelijk niet ingevuld; • De medewerkers van Stichting Winterswijk Marketing zijn enthousiast en hebben een dienstverlenende instelling; • Wel ondersteuning van veel activiteiten en promotie, maar te weinig marketingactiviteiten en productvernieuwing; • De aandacht vooral gericht geweest op recreëren en niet / nauwelijks op wonen en werken; • Hoewel minder doelgericht zijn er wel veel promotieactiviteiten en evenementen opgepakt en is de slogan 100% Winterswijk breed bekend in Winterswijk. Regio Achterhoek en Stichting Achterhoek Toerisme Alom wordt er voor gepleit de meerwaarde van Regio Achterhoek goed te benutten en tegelijk ook als Winterswijk de eigen identiteit te bewaren. De Echt Achterhoekcampagne, een initiatief van de Regio Achterhoek, heeft het nodige te bieden op het vlak van wonen, werken, studeren, ondernemen en recreëren en dat maakt tegelijk Winterswijk ook aantrekkelijker. De vier lopende Werkplaatsen vanuit Regio Achterhoek 2020 kunnen veel informatie opleveren die zinvol zijn voor Winterswijk.
3
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Momenteel lopen de voorbereidingen tot de oprichting van de Stichting Achterhoek Toerisme. De wethouders uit de regio Achterhoek hebben de wethouders Scharenborg en Bussink aangewezen om deze stichting op te bouwen. De Vereniging Ondernemers Achterhoek en de KvK in de persoon van de heer de Boer is hier ook bij betrokken. De Winterswijkse ondernemers zijn op dit moment nog niet goed aangehaakt bij de bedoelingen van deze nieuwe stichting. Vertegenwoordigers van de regio Achterhoek melden dat begin 2013 meer duidelijk wordt over de nieuwe stichting. Gedachten zijn wel gericht op het regionaal toerisme en naast de draagkrachtige senioren ook de doelgroep jongeren met betrekking tot de thema’s wonen en werken. Samenwerking met ondernemers en bedrijfsleven wordt belangrijk geacht. De regionale VVV, onderdelen van het voormalige Achterhoeks Bureau voor Toerisme en ook het routebureau van het Recreatieschap Achterhoek Liemers zouden daarin samen kunnen komen.Mogelijk krijgt ook de ontwikkeling van nieuwe marketingconcepten, productontwikkeling, verbetering routestructuren en aantrekkelijke arrangementen de aandacht in de nieuwe stichting. Naast de Achterhoek zelf wordt door de Winterswijkse ondernemers ook veel belang gehecht aan een goede relatie en actieve samenwerking met marketingorganisaties in Duitsland in de grensstreek. VVV in Winterswijk De wens van de meeste ondernemers is dat er een VVV-agentschap moet komen in Winterswijk; het VVV blijft een sterk merk. Ondanks dat er ook een verschuiving plaatsvindt naar online marketing, wordt een fysiek gastheerschap in Winterswijk wenselijk geacht. Met het failliet gaan van de lokale VVV in Winterswijk kan in de nieuwe MOW direct de dubbelingen met de SWM er uit worden gehaald. De ANWB heeft aangegeven afscheid te nemen van de samenwerking met VVV in Winterswijk. De gemeente Winterswijk heeft begin 2013 besloten zelf als solide partner het licentiehouderschap van de VVV op zich te nemen. De waarschijnlijke kosten van 9.000 euro op jaarbasis zou, gezien het aantal verkochte cadeaubonnen in de afgelopen jaren, volledig terug verdiend kunnen worden. Noodzakelijke omzet van de verkoop van cadeaubonnen zou dan tenminste 200.000 euro moeten zijn; 4,5 % van de omzet is namelijk voor de licentiehouder. De gemeente kan vervolgens ook agentschappen verkopen aan andere partners en buurgemeenten voor 1000 euro op jaarbasis. Afstemming door de algemeen coördinator met de Stichting Achterhoek Toerisme is hierbij wenselijk; de Regio Achterhoek krijgt overigens geen licentiehouderschap van de VVV.
4
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 3. TAKEN EN TIJDSBESTEDING De nieuwe Marketing Organisatie Winterswijk krijgt de volgende taken: • Alle mogelijke taken vervullen op het vlak van promotie en marketing, onder het label 100% Winterswijk; met als doel de naamsbekendheid van Winterswijk te vergroten en het imago te verbeteren; • Het voeren van imagocampagnes, het doen aan productontwikkeling, het ondersteunen en (mede) organiseren van activiteiten en evenementen; • Het vervullen van het Toeristisch Informatiepunt Winterswijk met VVVlogo, dat ook functioneert als bezoekerscentrum; • Twee maal per jaar organiseert de MOW in samenwerking met de organisaties in de recreatieve en toeristische sector bijeenkomsten voor informatie-uitwisseling, presentaties met ontwikkelingen in de sector en mogelijkheden voor netwerken; • Het uitvoeren van promotionele activiteiten in het centrum gefinancierd door middelen uit het Ondernemersfonds; • Het innen van het lidmaatschap van 100% Winterswijk op een nog nader af te spreken wijze • Meedenken met en faciliteren van initiatiefnemers, de inwoners en het bedrijfsleven, die activiteiten willen ontplooien op het vlak van promotie en marketing. Open en toegankelijk zijn daarbij de credo’s. Opmerkingen daarbij zijn: - Het Ondernemingsplan Stichting Winterswijk Marketing uit 2009 bevat nog steeds actuele en goed bruikbare informatie die ook in 2013 nog van waarde is voor de stichting MOW - Goede afstemming en samenwerking met gemeenten, ondernemers en organisaties in de gehele Achterhoek en in Duitsland; - Goede afstemming en samenwerking met de nieuwe Stichting Achterhoek Toerisme op het vlak van het regionale toerisme en recreatie. Ook zal deze stichting hoogstwaarschijnlijk zich ook richten op de thema’s wonen en werken; - Voor personen en/of organisaties met nieuwe initiatieven, die niet in het Jaarprogramma zijn opgenomen, zijn gratis twee uren beschikbaar voor advies en klankbord. Als aangesloten kan worden bij reeds lopende activiteiten en de initiatiefnemers ook extra middelen beschikbaar stelt is een grotere inzet mogelijk; - Het Ondernemersfonds OFCW en de stichting SWM hebben wederzijdse verplichtingen met betrekking tot de uitvoering van de in het jaarprogramma opgenomen activiteiten in het centrum; - Organisaties op het vlak van bijvoorbeeld sport en cultuur kunnen ook gebruik maken van de deskundigheid, het netwerk en faciliteiten van de MOW binnen de gestelde randvoorwaarden (tijd en middelen).
5
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 4. ORGANISATIESTRUCTUUR & VERTEGENWOORDIGING Inwoner(s) en ondernemers Elke initiatiefnemer kan een afspraak maken met een medewerker van de MOW met het verzoek om twee uren mee te denken en/of te adviseren over een op te zetten activiteit op het vlak van promotie en marketing van Winterswijk. Een grotere tijdsbesteding is in principe alleen mogelijk als er ook middelen daarvoor beschikbaar worden gesteld. De wens is dat zoveel mogelijk ondernemers bijdragen aan de MOW. Het Platform Er wordt een Platform geformeerd waarin alle organisaties die op het vlak van promotie en marketing van Winterswijk betrokken en actief willen zijn een plek kunnen krijgen. In het Platform kunnen suggesties en ideeën worden aangedragen voor de gewenste activiteiten het komend jaar. Het Platform functioneert als een Algemeen Bestuur dat kaders meegeeft, het jaarprogramma vaststelt, controle houdt op de uitvoering en de jaarverantwoording vaststelt. Organisaties die vertegenwoordigers hebben in het Platform leveren ook een financiële bijdrage aan de MOW. Tegelijk is afgesproken dat 2013 als overgangsjaar wordt gezien en dat de financiële verplichting voor 2013 nog niet geldt. Belangrijk is dat elke organisatie het belang van een sterke MOW onderschrijft en daardoor ook draagvlak krijgt in de Winterswijkse samenleving en bij de ondernemers in het bijzonder. De financiële grondslag voor de exploitatie wordt in het hoofdstuk Exploitatiebegroting besproken. De gemeente is ook deelnemer aan het Platform met een bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiger. Voorkomen moet worden dat deelnemers aan het Platform meerdere organisaties vertegenwoordigen. De ondernemers die nu reeds betrokken zijn bij Stichting Winterswijk Marketing hebben aangegeven ook in de toekomst betrokken te willen blijven. De Stichting bevordering Toerisme Winterswijk is een koepel voor de toeristische sector in Winterswijk met leden onder de ondernemers in het centrum (ABH-city), de Koninklijke Horecabond Nederland,afdeling Winterswijk, de grotere campings (RECRON), kleinere campings (Boer(en) Recreatie), Bed & Breakfast, Hotels, dagrecreatie en Groepsaccommodaties. In het Platform zullen deze groeperingen in principe elk een vertegenwoordiger hebben. Voor 2013 zal de STW in het Platform nog een restcategorie “ondernemers buitengebied” vertegenwoordigen, die niet door de andere organisaties / groeperingen in het Platform worden vertegenwoordigd. De Marktvereniging heeft als nieuwe partij aangegeven ook te willen deelnemen aan het Platform en gebruik te willen maken van de diensten, de expertise en het netwerk van de MOW. De vereniging Ondernemers Buitengebied Winterswijk (OBW) is geïnteresseerd in de mogelijkheden die het MOW biedt en neemt in februari 2013 hier een besluit over. Dagelijks Bestuur stichting MOW Het Dagelijks Bestuur is het beleidsbepalend orgaan van de stichting MOW en draagt er zorg voor dat de ambities en plannen van de stichting MOW en de toekomstvisie van de gemeente op elkaar afgestemd blijven. De belangrijkste taak van het Dagelijks Bestuur op operationeel niveau is te zorgen dat de promotie en marketing van Winterswijk door het Uitvoeringsbureau MOW op goede wijze plaatsvindt en dat de doelstellingen van de MOW gerealiseerd worden. Na het voorbereiden van het
6
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk jaarprogramma, zorgt het Dagelijks Bestuur voor de uitvoering van de in het jaarprogramma opgenomen activiteiten en evenementen. Het Platform stelt het jaarprogramma vast. Efficiënte inzet van mensen en middelen is daarbij aan de orde. Het Dagelijks Bestuur stimuleert activiteiten die het imago en naamsbekendheid van Winterswijk versterken. Het Ondernemingsplan Winterswijk Marketing uit 2009 geeft ook nog een nadere toelichting hierop. Het Dagelijks Bestuur is een compact bestuur dat met drie leden autonoom en daadkrachtig kan functioneren: - Voorzitter, als boegbeeld primair verantwoordelijk voor externe profilering van de MOW en functioneert ook als technisch voorzitter van het Platform; - Secretaris, voor de voorbereiding van vergaderingen en communicatie en afstemming met de bestuurders van de betrokken organisaties in het Platform; - Penningmeester, voor de financiële zaken en met mandaat om opdrachten te verstrekken en uitgaven te doen in afstemming met de algemeen coördinator van het Uitvoeringsbureau. Uitvoeringsbureau MOW Het Uitvoeringsbureau MOW krijgt een algemeen coördinator als operationeel leidinggevende en die ook de rol heeft als meewerkend voorman. De coördinator informeert en houdt direct contact met het Dagelijks Bestuur en ondersteunt de secretaris. Hij /zij stelt een activiteitenplan op, bewaakt de budgetten en coördineert en prioriteert de werkzaamheden van alle medewerkers binnen het Uitvoeringsbureau MOW. Verder vervult de coördinator een afstemmende rol met de partijen in het Platform en ontwikkelt en onderhoudt een adequaat netwerk in Winterswijk , met de regiogemeenten, met de regio Achterhoek en de Duitse grenssteden. Het Uitvoeringsbureau MOW kent verder de functies van marketeer en webmaster, productontwikkelaar en evenementencoördinator, een administratief medewerker en een groep vrijwilligers die het bezoekerscentrum, cq het toeristisch informatiepunt, gaat runnen. Deze vrijwilligers kunnen geworven worden bij o.a. het Gilde en de groep betrokken bij de Zandsculpturen en kunnen afhankelijk van hun kwaliteiten breed worden ingezet bij de MOW (bijvoorbeeld administratie, website ed). Aanpassing statuten SWM Aangezien de doelstellingen van de Stichting Winterswijk Marketing nog van toepassing zijn is het voorstel de bestaande statuten te wijzigen met de nieuwe gegevens en gemaakte afspraken voor de nieuwe Marketing Organisatie Winterswijk. Dit bespaart kosten. De statuten zijn opgenomen in bijlage 3. In een huishoudelijk reglement kunnen gedetailleerde afspraken nader worden vastgelegd.
7
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Organisatiestructuur Marketing Organisatie Winterswijk – 2013 PLATFORM – ALGEMEEN BESTUUR • • • • • • • • • •
ABH-city OWIN OFCW RECRON Boer(en) Recreatie KHN, afdeling Winterswijk Marktvereniging Vereniging OBW | STW-restcategorie | Gemeente Winterswijk | | | DAGELIJKS BESTUUR • Voorzitter • Secretaris • Penningmeester Ondersteund door algemeen coördinator | | |
UITVOERINGSBUREAU – MARKETING ORGANISATIE WINTERSWIJK Algemeen Coördinator ______________________________|____________________________________ | | | | Marketeer/ Productontwikkelaar/ Administratief Vrijwilligers Webmaster Evenementencoördinator medewerker Toeristisch infopunt Bezoekerscentrum
8
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 5. PROFIEL BESTUUR EN PERSONEELSPLAN Het profiel van de bestuursleden is: * Het belang van Winterswijk staat centraal; * Een professionele en zakelijke houding gericht op de bedrijfsvoering; * Een enthousiasmerende en toegankelijke houding richting de medewerkers van het Uitvoeringsbureau en de initiatiefnemers van activiteiten; * De bestuursleden hebben ervaring met het besturen van organisaties en hebben een divers netwerk in de Winterswijkse samenleving om voorkomende problemen en vraagstukken adequaat op te lossen. De expliciete wens van de diverse stakeholders is dat het Uitvoeringsbureau MOW gestructureerd en professioneel gaat opereren waarbij de efficiënte inzet van mensen en middelen voorop staat. In principe worden de medewerkers voor 100% ingezet in de uitvoering van activiteiten en evenementen en productontwikkeling. In onderstaande tabel is gewenste formatieomvang weergegeven. Voorgestelde formatie van het Uitvoeringsbureau Functie Omvang in fte Algemeen Coördinator 0,4 Marketeer/ webmaster 0,5 Productontwikkelaar/ Evenementen 0,5 coördinator Administratief medewerker Financiën 0,2 en projecten Vrijwilligers 16 TOTAAL 1,7 fte excl 16 vrijwilligers Er wordt uitgegaan van een bezetting van het toeristisch infopunt van 1 a 2 vrijwilligers afhankelijk van de te verwachten drukte. Een groep van 16 personen zou mooi zijn; een kleine vrijwilligersvergoeding (500 euro op jaarbasis) zal de motivatie bevorderen. De personeelskosten zijn indicatief begroot op 131.000 euro inclusief de vergoeding voor de vrijwilligers. De werving van vrijwilligers kan plaatsvinden bij het Gilde en de groep vrijwilligers die bij het Zandsculpturenfestival betrokken ia. De taakomschrijvingen van de diverse functies en de methode voor de berekening van de kosten zijn opgenomen in bijlage 4.
9
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 6. EXPLOITATIEBEGROTING 2013 EN 2014 Randvoorwaarden huisvesting De locatie voor de huisvesting is vooralsnog het Oude Raadhuis. De toekomst en de verkoop van het gehele pand is nog niet duidelijk. Ter plekke van het voormalig zorgloket wordt nu zowel de backoffice ingericht als de frontoffice. In december 2012 is in het Oude Raadhuis het nieuwe, tijdelijke Toeristisch Recreatief Informatie Punt (TRIP) ingericht waar bezoekers dagelijks terecht kunnen voor toeristische informatie. Vrijwilligers hebben zich al gemeld. De inrichting vindt plaats met meubilair dat weer eenvoudig te demonteren en te verplaatsen is als in de toekomst de definitieve locatie elders zou zijn. Voor de inrichting is eenmalig maximaal 75.000 euro aan gemeentemiddelen beschikbaar. Uitgangspunt voor de betrokkenen bij de MOW is dat de jaarlijkse huisvestingskosten 12.500 euro zijn. Randvoorwaarden kosten en opbrengsten De volgende afspraken zijn gemaakt: • Alle organisaties hebben aangegeven met de nieuwe Marketing Organisatie Winterswijk te willen gaan samenwerken nu er een daadkrachtige, deskundige en professionele organisatie komt te staan; • Voor de exploitatie van 2013 wordt er in principe vanuit gegaan dat de diverse betrokken organisaties een bedrag met dezelfde omvang inbrengen als in 2012; • Voor de jaren 2014 en volgend wordt op verzoek van de gezamenlijke ondernemersverenigingen uitgegaan van de invoering van de reclameheffing voor heel Winterswijk. Elke ondernemer buiten het centrum zou dan een bijdrage gaan leveren van 100 euro op jaarbasis; voor de ondernemers in het centrum blijft de reclameheffing 540 euro per jaar. Dit wordt in de loop van 2013 nog nader uitgewerkt. NB De kostenkant van de exploitatiebegroting is besproken met de penningmeester van het OFCW die bekend is met de begroting en jaarrekening van de Stichting Winterswijk Marketing en het Ondernemersfonds Centrum Winterswijk (OFCW). De taakomschrijvingen van de diverse functies zijn opgenomen in bijlage 4. Voor het opstellen van de jaarstukken van het OFCW blijkt 3.000 euro benodigd te zijn. De OFCW ziet toe op een juiste besteding van de middelen uit de reclameheffing. Van het resterende beschikbare bedrag van 87.000 euro stelt het OFCW in 2013 aan de stichting SWM 33.000 euro beschikbaar voor algemene campagneactiviteiten en 54.000 euro specifiek voor activiteiten in het centrum. Het Bestuur in oprichting en ook de het college van de gemeente Winterswijk vindt het van belang dat de Marketing Organisatie Winterswijk draagvlak en commitment heeft bij de ondernemers in Winterswijk; en dat de MOW een professionele organisatie is waar ook zowel inhoudelijk als financieel bijgedragen wordt door alle ondernemers. De intentie is er om gezamenlijk de stichting SWM te dragen. Een basisbedrag is dan nodig van alle partijen. Met een “100%Winterswijk”heffing zou op eenduidige en efficiënte wijze een bijdrage kunnen worden geleverd. In de exploitatiebegroting is voor 2014 rekening gehouden als rekenmodel met een bedrag van 100 euro op jaarbasis per ondernemer. Dit wordt in 2013 nog verder uitgewerkt. 10
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Ondernemers die bijdragen aan de MOW: • Laten commitment zien aan de nieuwe MOW; • krijgen gratis vermelding op de website van de VVV, beheerd door MOW; • mogen gebruik maken van het logo 100% Winterswijk en het VVV-logo op folders en ander promotiemateriaal; • kunnen initiatieven aandragen, waarvoor het MOW de krachten kan bundelen, bestaande partijen/ondernemers bij elkaar brengen om initiatieven naar een hoger kwaliteitsniveau te brengen; • gebruik maken van de expertise van de MOW. Er is voor de jaren 2013 en 2014 een sluitende begroting opgesteld. Deze is in de bijlage 5 opgenomen.
11
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk
Bijlage 1
Opdrachtdocument voor Kwartiermaker MOW Inleiding In Winterswijk zijn diverse organisaties bezig met promotie en marketing van het gebied. Deze organisaties zijn: Stichting Bevordering Toerisme Winterswijk (STW), Stichting Winterswijk Marketing (SWM), Ondernemers Fonds Centrum Winterswijk (OFCW), ABH-city vereniging, OWIN, Ondernemersvereniging Buitengebied Winterswijk (OBW), Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Winterswijk (KHN) en VVV/ANWB. Hierdoor ontstaan veel onnodige dubbelingen.
Doel één marketingorganisatie Om efficiënter mensen en middelen in te zetten, willen we in Winterswijk een nieuwe marketingorganisatie oprichten, waarin de verschillende (belangen)organisaties zijn vertegenwoordigd. Het doel van deze marketingorganisatie is: a. het imago en de naamsbekendheid van de gemeente Winterswijk verbeteren. Met als doel het leveren van een positieve bijdrage aan de ontwikkeling van de (vrijetijds)economie en de maatschappelijke functies; b. de gemeente aantrekkelijker maken voor bezoekers, bedrijven/instellingen en toekomstige bewoners en inwoners; c. de organisatie tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het voeren van imagocampagnes en het initiëren en mede ontwikkelen van nieuwe producten, activiteiten en evenementen; d. de organisatie wil daarbij het vanzelfsprekende aanspreekpunt zijn voor alle partijen in Winterswijk die (willen) bijdragen aan de promotie van Winterswijk. De nadruk ligt daarbij op een goede samenwerking en het bundelen van krachten met respect voor bestaande lijnen; e. toeristisch informatiepunt (à la gastheerschapformule VVV Nederland) Als gastheer vertegenwoordigt de marketingorganisatie de belangen van het toeristisch-recreatieve en overige bedrijfsleven en de regionale en/of lokale overheid. Zij hebben baat bij de ontwikkeling en bevordering van activiteiten. Vanwege het economische belang en als draagvlak voor maatschappelijke functies. Juist als gastheer die in direct contact staat met de klant kan de marketingorganisatie bedrijfsleven en overheden ook goed van dienst zijn als adviseur en ontwikkelaar van producten en diensten. Belangrijke waarden die de organisatie bij de uitvoering van haar taken hanteert zijn: bruggen bouwen, pro-actief handelen, betrokkenheid en netwerken. De nieuwe organisatie krijgt de volgende taken: • informatieverstrekking en dienstverlening op het gebied van wonen, werken en recreëren; • productontwikkeling; • marktbewerking.
12
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Bijlage 2 Interviews met stakeholders Het doel van de interviews was om kennis te maken met de stakeholders, te horen wat hun ambities en wensen zijn op het vlak van promotie en marketing van Winterswijk en in hoeverre zij het oprichten en de doelstellingen van de nieuwe Marketing Organisatie Winterswijk (MOW) onderschrijven. Van uiteindelijk 16 stakeholders is een interview afgenomen. De volgende personen en organisaties zijn gesproken, veelal op het eigen bedrijf: • mw I. Saris – wethouder gemeente Winterswijk/voorzitter SWM • GJ te Gronde – wethouder gemeente Winterswijk • mw. A. Ros – voorzitter bestuur i.o. en voorzitter OFCW, bestuurslid SWM • J. Tiggeloven – voorzitter STW, lid vereniging Boer en Recreatie en eigenaar boerderijcamping Poelhuis • J. van der Heide – bestuurslid RECRON, recreatieondernemers Winterswijk, eigenaar camping Vreehorst, bestuurslid STW en penningmeester SWM • HJ Tannemaat – voorzitter ABH cityvereniging • D. Bussman – directeur WBC Bouwgroep BV,bestuurslid OWIN en secretaris SWM • J. Bent – voorzitter vereniging OBW en eigenaar Bent Hoveniersbedrijf Wenninkhof JW • R. van Dam - bestuurslid vereniging OBW en eigenaar camping Het Wieskamp • mw T. Buunk - voorzitter van de KHN afd. Winterswijk, eigenaar restaurant Berenschot’s Watermolen, bestuurslid SWM, penningmeester STW • L. Ten Elshof – eigenaar Gusto, bestuurslid OFCW, beoogd voorzitter KHN afdeling Winterswijk • mw E. Reusink, medewerker SWM • mw B. Wassink, medewerker SWM • R. Jansen, relatiebeheerder SWM vanuit gemeente Winterswijk en aanspreekpunt voor medewerkers SWM • R. Swieringa - secretaris-directeur Regio Achterhoek • G, Huetink - voorzitter Vereniging Boer(en) Recreatie • Mw A. Schreurs, bestuurslid Vereniging Boer(en) Recreatie
13
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Bijlage 3 Statuten Stichting Marketing Organisatie Winterswijk Heden, xxxxxx, is voor mij, Mr Erik Jan Oostrik, notaris te Winterswijk, verschenen: xxxxxx, wonende xxxxxx, geboren te xxxxx ( ID –bewijs xxxx), xxxxxxxx. De comparante(n) verklaarde(n) bij deze akte een stichting op te richten en daarvoor de volgende statuten vast te stellen: Naam, Zetel en Duur Artikel 1 1. De stichting draagt de naam: "Stichting Wnterswijk Marketing". 2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Winterswijk. 3. De stichting is opgericht voor onbepaalde tijd Doel. Artikel 2 1. De stichting is
een algemeen nut beogende instelling (ANBI in de zin van artikel 6.33 van de Wet Inkomstenbelasting 2001) en stelt zich ten doel: het imago en de naamsbekendheid van de Gemeente Winterswijk verbeteren en de Gemeente Winterswijk in de meest ruime zin aantrekkelijker maken voor bezoekers, bedrijven/instellingen en toekomstige bewoners en inwoners; en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. 2. De stichting
beoogt niet het maken van winst
3. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het voeren van imagocampagnes en het initiëren en (mede) ontwikkelen van nieuwe producten, activiteiten en evenementen. De stichting wil daarbij het vanzelfsprekende aanspreekpunt zijn voor alle partijen in Winterswijk die (willen) bijdragen aan de promotie van Winterswijk. De nadruk ligt daarbij op een goede samenwerking en het bundelen van krachten met respect voor bestaande lijnen. Belangrijke waarden die de stichting bij de uitvoering van haar taken hanteert zijn: samenwerken, proactief handelen, betrokkenheid en netwerken. Vermogen Artikel 3 Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door: - subsidies en donaties;
14
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk - schenkingen, erfstellingen en legaten; - alle andere verkrijgingen en baten. Bestuur Artikel 4 1. Het bestuur van de stichting bestaat uit drie (3) leden en welk bestuur voor de eerste maal bij deze akte wordt benoemd. Het aantal leden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. De bestuursleden hebben kennis van de Winterswijkse samenleving. 2. Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld. 3. Bij het ontstaan van een (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of zal het enige overblijvende bestuurslid) binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van een (of meer) opvolger(s). De overblijvende bestuursleden geven de in het Platform MOW betrokken partijen de gelegenheid om een (niet bindende) voordracht te doen. 4. Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid niettemin een wettig bestuur, behoudens het bepaalde in artikel 7. 5. De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. Bestuursvergaderingen en bestuursbesluiten Artikel 5 1. De bestuursvergaderingen worden gehouden te Winterswijk. 2. Ieder kalenderkwartaal wordt tenminste één vergadering gehouden. 3. Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien één der andere bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave der te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft in dier voege, dat de vergadering kan worden gehouden binnen drie weken na het verzoek, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten. 4. De oproeping tot de vergadering geschiedt schriftelijk door de secretaris, tenminste zeven dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering niet meegerekend. 5. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. 6. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen.
15
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 7. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur; bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan. 8. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door één der andere aanwezigen, door de voorzitter daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd. 9. Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid zijner in functie zijnde leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurslid kan zich ter vergadering door een medebestuurslid laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter der vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één medebestuurslid als gevolmachtigde optreden. 10. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, telegrafisch, per e-mail of per telefax hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na mede-ondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd. 11. Ieder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Voorzover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. 12. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 13. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 14. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter. Bestuursbevoegdheid en vertegenwoordiging Artikel 6 1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. 2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. 3. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. Artikel 7 1. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte. 2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuursleden. 3. Het bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden, alsook aan derden, om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
16
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Einde bestuurslidmaatschap Artikel 8 Het bestuurslidmaatschap eindigt: - door overlijden van een bestuurslid; - bij verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; - bij schriftelijke ontslagneming (bedanken), alsmede bij ontslag op grond van artikel 298 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; - indien en zodra het bestuurslid niet meer werkzaam is in de sector die hij in het bestuur vertegenwoordigt; - indien en zodra de sector die hij in het bestuur vertegenwoordigt schriftelijk verklaart dat hij niet langer als een representant van de sector wordt gezien. Boekjaar en jaarstukken Artikel 9 1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. 2. Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken der stichting afgesloten. Daaruit worden door de penningmeester een balans en een staat van baten en lasten over het geëindigde boekjaar opgemaakt, welke jaarstukken binnen zes maanden na afloop van het boekjaar aan het bestuur worden aangeboden. 3. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld. Het bestuur kan alvorens tot vaststelling over te gaan deze stukken doen onderzoeken door een door haar aan te wijzen deskundige. Reglement Artikel 10 1. Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, welke niet in deze statuten zijn vervat. 2. Het reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn. 3. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen of op te heffen. 4. Op de vaststelling, wijziging en opheffing van het reglement is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van toepassing. Statutenwijziging Artikel 11 1. Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Het besluit daartoe moet worden genomen met algemene stemmen in een vergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zonder dat in het bestuur enige vacature bestaat. 2. De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen.
17
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk 3. De leden van het bestuur zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging, alsmede de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het Handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel en Fabrieken, binnen welker gebied de stichting haar zetel heeft. Ontbinding en vereffening Artikel 12 1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van toepassing. 2. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voorzover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. 3. De vereffening geschiedt door het bestuur. 4. De vereffenaars dragen er zorg voor, dat van de ontbinding van de stichting inschrijving geschiedt in het register, bedoeld in artikel 11 lid 3. 5. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. 6. Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting wordt aangewend conform de doelstelling van de stichting, zoals bedoeld in artikel 2 van deze statuten of zal anders ten goede komen aan een instelling zoals bedoeld in artikel 33 lid 1 sub 4 van de Successiewet 1956. 7. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden stichting gedurende dertig jaren berusten onder de jongste vereffenaar. Slotbepalingen Artikel 13 In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur. Tenslotte verklaarde de comparante, ter uitvoering van het bepaalde in artikel 4 leden 1 en 2, dat voor de eerste maal tot bestuurders van de stichting worden benoemd: 1. xxxxxxxxxxxx, voornoemd, in de functie van voorzitter, namens xxxxxxx; 2. xxxxxxxxxxxx, wonende xxxxxxxxxx, geboren te xxxxxxxxxxxxx (IDbewijs xxx) en xxxxxxx, in de functie van secretaris, namens xxxxxxxx; 3. xxxxxxxxxxxx, wonende xxxxxxxxxx, geboren te xxxxxxxxxxxxx (ID-bewijs xxx) en xxxxxxx, in de funtie van penningmeester, namens xxxxxxxx; Waarvan akte is verleden te Winterswijk, ten dage als in het hoofd dezer akte is gemeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte en gegeven toelichting daarop aan de mij, notaris, bekende comparanten, hebben de comparanten verklaard tijdig een concept van de akte te hebben ontvangen, van de inhoud van deze akte te hebben kennisgenomen, de gevolgen van hun rechtshandelingen te hebben begrepen en in te stemmen met beperkte voorlezing van de akte. Vervolgens is deze akte na beperkte voorlezing, door de comparanten en mij, notaris, ondertekend.
18
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk Bijlage 4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden medewerkers Uitvoeringsbureau MOW Algemeen Coördinator • Adviseur van het Dagelijks Bestuur • Draagt zorg voor de opstelling, uitvoering en de verantwoording van het door het Algemeen Bestuur vastgestelde activiteitenplan / jaarprogramma en begroting • Operationele aansturing van alle medewerkers van het Uitvoeringsbureau, coördineert, enthousiasmeert en verdeelt de werkzaamheden en stelt zonodig prioriteiten • Heeft een mandaat om opdrachten te verlenen tot 2000 euro, voor hogere bedragen is de penningmeester van het DB bevoegd • Onderhoudt en ontwikkelt een goed netwerk in Winterswijk en de regio en promoot het Uitvoeringsbureau als de partij voor promotie en marketing • Draagt zorg voor professionalisering, vernieuwing van producten en marktbenadering. • Zorgt voor een adequate huisvesting voor de activiteiten van het Uitvoeringsbureau MOW Marketeer / webmaster • het mede ontwikkelen, coördineren en uitvoeren van het marketingbeleid voor Winterswijk; • het bewaken van de gemeenschappelijke uitstraling (huisstijl, logo, slogan) van de campagne en de middelen; • het voeren van een actief pers- en mediabeleid; • het genereren van landelijke media aandacht/ free publicity; • het ontwikkelen van campagnes voor de thema’s vrije tijd, wonen en werken; • het ontwikkelen van folders, brochures, gidsen en overige communicatiemiddelen; • Ontwikkelen strategie social media kanalen: Twitter, Facebook en Youtube en beheren van de verschillende social media kanalen • Ontwikkelen en beheren van de websites www.100procentwinterswijk.nl , www.VVVWinterswijk.nl en alle onderliggende sites; • Vullen van de evenementenagenda op de website www.100procentwinterswijk.nl; Productontwikkelaar / Evenementen coördinator • het ontwikkelen van nieuwe producten die bijdragen aan de promotie van Winterswijk en het initiëren van nieuwe evenementen en het behouden en uitbouwen van bestaande evenementen; • aanspreekpunt voor organisatoren van evenementen en activiteiten; • ondersteunen van organisatoren van evenementen en activiteiten; • het zoeken van samenwerking met bedrijven/organisaties/instellingen om tot gezamenlijke producten/projecten te komen; • het ontwikkelen van folders, brochures, gidsen en overige communicatiemiddelen; • het creëren van in- en extern draagvlak voor de activiteiten van de stichting; 19
Van Muilekom Advies & Management – gemeente Winterswijk • het bewaken van de gemeenschappelijke uitstraling (huisstijl, logo, slogan) van de campagne en de middelen • het bijhouden van de evenementenagenda en het aanleveren van evenementen en activiteiten bij relevante partijen; • het verzorgen van promotie en communicatie van de activiteiten; • het ondersteunen van de promotie en communicatie van evenementen met een regionale/landelijke aantrekkingskracht; Administratief medewerker • Bijhouden van de financiële administratie • Op orde houden projectadministratie VVV (pool van 16-20 vrijwilligers) • invulling geven aan gastheerschapformule als licentiehouder van het VVV • verstrekken van toeristische informatie; • verkopen van arrangementen, fiets- en wandelroutes, merchandise; • onderhouden bezoekerscentrum. Uitgangspunten voor berekening personeelskosten Op basis de financiële mogelijkheden en de gewenste ambities en kwaliteitsniveau is de personele invulling van het Uitvoeringsbureau Marketing Organisatie Winterswijk opgezet . Om het functieniveau en de kosten te duiden is de inschaling bij de overheid gebruikt met een factor 1,6 in verband met werkgeverslasten en dergelijke. Als indicatie is aangehouden max schaal 11 voor de algemeen coördinator, schaal 6 voor administratief ondersteunende medewerker en schaal 9 voor de overige medewerkers. Alle medewerkers worden in principe voor 100% ingezet in de uitvoering van activiteiten en evenementen, met uitzondering van de algemeen coördinator die een deel van zijn tijd besteed aan de dagelijkse aansturing en ondersteuning van het Dagelijks Bestuur.
20
