Bijlage 05.2 De ketenbenadering als versnellingsmotor voor een werkend stelsel Gevraagd besluit van de PSB: 1. Drie ketens te selecteren waarvoor in 2011 versneld het ketenproces geoptimaliseerd wordt, teneinde voor deze ketens het stelsel van basisregistraties volledig werkend te krijgen. Definitie van een keten: Verzameling partijen die voor informatie van elkaar afhankelijk is. In een ketenproces zijn een aantal kernpartijen actief en bestaat er een enorme buitencirkel van andere betrokkenen. 2. De communicatie in de ketens interactief te organiseren. Communicatie ten dienste aan de verandering. (zie hiervoor agendapunt communicatie en change) 3. Voor de drie geselecteerde ketens besluit de PSB volgens de volgende stappen te werken: a. Keten partners bijeenbrengen en afspreken wie de verantwoordelijkheid voor het overzicht over de hele keten heeft en hoe ketenpartners in 2011 gaan bijdragen aan de versnelling. De PSB besluit hun achterban hiervoor te mobiliseren. b. De ketenverantwoordelijke krijgt de verantwoordelijkheid voor de organisatie en de rapportage. In elke keten zijn de ketenpartners zelf verantwoordelijk voor het realiseren van een werkend stelsel, maar krijgt daarbij ook vanuit het programmageld van de PSB de beschikking over een budget (max 100.000,-- per keten). Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van ondersteuning bij de uitvoering en de communicatie door het programmabureau van de PSB. c. Huidige situatie van de keten processen door de keten partners precies in kaart brengen en daarbij aangeven hoe de ketenprocessen geoptimaliseerd worden door belemmeringen weg te nemen of kansen te benutten van een werkend stelsel. d. Plan van aanpak (PVA) en business case e. De PSB geeft akkoord op dit PVA en de business case. f. Uitvoering g. Eindrapportage winter 2011/2012
Toelichting De PSB heeft in november besloten de ketenbenadering te starten. De PSB mag de volgende resultaten na afloop van het ketentraject in 2011 verwachten: - kortere doorlooptijd - minder gegevensuitvraag, meervoudig gebruik - minder kans op fouten - minder fraude - lagere administratieve lasten - afname bestuurlijke drukte - financiële besparingen Bij de keuze voor de drie ketens kan de PSB gebruik maken van de volgende criteria: - de keten kan onmiddellijk profiteren van wat al beschikbaar is; - de betrokken partijen (stakeholders) zijn bereid hun (deel)proces te innoveren en samen te werken aan innovatie van het gehele ketenproces; - de gebeurtenissen (life-events) die in het ketenproces spelen komen veelvuldig voor; de behandeling van de gebeurtenissen schreeuwt om verbetering - de keten is relevant, maar niet al te complex;
1
- de betrokken partijen hebben belang bij het stelsel en willen in de ontwikkeling van het stelsel, een stem hebben Voor de partijen die zich aanbieden om hun ketenproces in de versnellingsmotor te stoppen ligt hier een uitgelezen kans en stimulans om basisregistraties en stelselvoorzieningen effectief te gebruiken en daarmee hun ketenproces te verbeteren.
Lijst waaruit de PSB gevraagd wordt drie ketenprocessen te selecteren De keten processen zijn volgens het volgende format uitgewerkt -
Beschrijving van het ketenproces en een indicatie van problemen en kansen Welke resultaten lijken mogelijk Wie zijn de keten partners (kerngroep) Wie is (mogelijk bereid) ketenverantwoordelijke (te zijn) Welke BR’s zijn relevant voor het keten proces.
1. Start onderneming Initiator Freddy Keij KvK - Beschrijving van het ketenproces en een indicatie van problemen en kansen In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van een horeca onderneming die vanuit een besloten vennootschap start in gemeente x. Hieronder worden alleen die processtappen genoemd die voor de ketenbenadering relevant zijn. 1. De ondernemer meldt zich bij een notaris om een rechtspersoon (in dit voorbeeld een besloten vennootschap) te laten oprichten 2. De notaris krijgt van justitie een verklaring geen bezwaar (deze stap staat op de nominatie om te verdwijnen) 3. De notaris controleert het GBA het indirect BAG, edoch neemt deze gegevens niet altijd over. 4. De notaris doet opgave bij de KvK voor inschrijving in het handelsregister NHR. 5. De notaris stuurt (originele) akte naar Belastingdienst, de Belastingdienst geeft deze een nummer en stuurt de akte weer naar notaris voor archivering 6. KvK controleert GBA en indirect BAG, tijdens inschrijving in het handelsregister. 7. KvK geeft aan notaris en ondernemer gegevens van de inschrijving door. 8. KvK geeft aan de Belastingdienst door dat een rechtspersoon met onderneming is ingeschreven. 9. KvK geeft aan CBS door dat een onderneming is gestart. 10. KvK geeft aan Justitie door dat de rechtspersoon met onderneming is gestart 11. De Belastingsdienst stuurt een formulier naar de onderneming voor omzetbelasting (BTW) 12. Ondernemer vult de benodigde gegevens in stuurt formulier terug naar de Belastingdienst 13. Belastingdienst beoordeelt en kent een BTW-nummer toe. 14. De ondernemer wil tevens een voertuig op naam van de rechtspersoon zetten, en gaat met een uittreksel uit het handelsregister naar het postkantoor. 15. Het postkantoor, verzorgt de overschrijving van het kenteken namens de RDW. 16. RDW geeft de wijziging door aan de Belastingdienst voor heffen van motorrijtuigenbelasting
2
17. De ondernemer meldt zich vervolgens bij de gemeente voor het verkrijgen van diverse vergunningen (horeca, terras etc) 18. De ondernemer neemt vervolgens enkele mensen in dienst en meldt dit bij de Belastingdienst. 19. De ondernemer krijgt ongetwijfeld enige bezoekjes van inspectiediensten (arbeidsinspectie, naleving rookverbod etc), brandweer, politie etc. Hoe deze partijen aan informatie komen is niet helder. -
Welke resultaten lijken mogelijk o Het GBA wordt minimaal twee maal gecontroleerd o Gegevens van de startende ondernemer moet snel bij overheidsafnemers bekend zijn (bij Belastingdienst nu goed geregeld via koppeling KvK-Belastingdienst. RDW, gemeente etc lopen achter, Digilevering biedt hiervoor mogelijkheden om snel te informeren en tevens is inzage in gegevens nodig. o De ondernemer heeft veel contactmoment met de overheid in dit proces, zou dit niet minder kunnen worden, het liefts één loket. o Digilevering, harmoniseren begrippen, ondernemersbegrip, verminderen schade aan het handelsverkeer door ‘foute BV’s’.
-
Wie zijn de keten partners (kerngroep) KvK, Belastingdienst, RDW en CBS, notaris, Justitie, Gemeente
-
Wie is (mogelijk bereid) ketenverantwoordelijke (te zijn) KvK
-
Welke BR’s zijn relevant voor het keten proces. NHR, GBA, BAG, BRI
2. Start nieuwe vestiging school Initiator: Mariska Zwinkels Min. OCW - Beschrijving van het ketenproces en een indicatie van problemen en kansen Uitgangspunt: er is al een geregistreerde stichting in het NHR. Een nieuwe school vereist besluitvorming door B&W: spreidingsbeleid, huisvestingsbeleid, bouwbeleid, veiligheidsbeleid, bekostiging van gebouw. Daarna kan de school starten en komt deze in aanmerking voor bekostiging door het Rijk (OCW/DUO, registratie in BRIN=basisregistratie instellingen). De inschrijving van de nieuwe onderwijslocatie is nu nog niet in het NHR operationeel. Omdat de maatschappelijke activiteit onderwijs (verplicht te registreren in NHR) er zonder instemming van de verschillende overheden nog niet wordt uitgevoerd, zal dit naar verwachting pas aan het eind van het proces gaan plaatsvinden en niet aan het begin. - Het begrip ‘vestiging’ en de relatie met de in NHR opgenomen activiteitencode per vestiging, wordt op dit moment verschillend toegepast, het gaat daarbij om verschil in gebruik en de kwaliteit van het geregistreerde gegeven. In de onderwijswetgeving is het toekenningproces gekoppeld aan spreidingsbeleid, bekostiging, toezicht en verantwoording en vinden er vele verificatieslagen plaats. In NHR kan daarentegen zonder enige verificatie deze activiteitencode worden ingevuld door de school zelf. Na registratie bij DUO kan het inschrijven van nieuwe leerlingen starten. Deze leerlingenregistratie vormt de basis van de informatieketen over onderwijsdeelnemers in het onderwijsdomein. Registratie in Brin vormt tevens de basis voor de informatieketen over onderwijspersoneel (waar werken ze?). - Een probleem vormt het ontbreken van een samenhang in de registratie in NHR inclusief (verplicht) welke activiteiten op de vestigingen worden uitgevoerd (bv. onderwijs) terwijl het
3
-
-
-
mogen uitvoeren van erkend onderwijs en de relatie met het toezicht daarop niet wordt gelegd. Voor de totale informatiebehoefte van burger en overheid zullen deze relaties wel moeten worden gelegd. Welke resultaten lijken mogelijk Een volgende stap zetten in de samenhang van de overheidsregistraties, waarbij met name de relatie wordt gelegd met de uitvoerende en toezichthoudende taak in de verschillende domeinen en de relatie met die domeinspecifieke registraties van erkenningen en beschikkingen die voor burger en bedrijf van belang zijn. Minder bestuurlijke drukte, meer eenduidigheid/hergebruik en minder administratieve lasten voor de school. Dit werkt door in de vele trajecten waarvoor de registers aanknopingspunten bieden (benchmarking, verantwoording etc). Wie zijn de keten partners (kerngroep) OCW/DUO, gemeenten (vertegenwoordigd door de VNG), onderwijsinstellingen (vertegenwoordigd door de sectorraden), KvK, CBS Wie is (mogelijk bereid) ketenverantwoordelijke (te zijn) OCW Welke BR’s zijn relevant voor het keten proces. NHR, GBA, BAG, Kadaster(?), RNI En de sectorregisters onderwijs BRIN, BRON
3. Grote evenementen Initiator: Kees Duyvelaar VNG - Beschrijving van het ketenproces en een indicatie van problemen en kansen De evenementenvergunning reguleert twee belangen: het economisch belang en het oovbelang. Zeker wanneer het om een groot evenement gaat (sport, SAIL, pop) zijn er veel stakeholders, de gemeente niet in de laatste plaats (m.n. voor het oov-belang). Er worden veel gegevens uitgevraagd - waarschijnlijk te veel, gegevens die al in (basis-)registraties voorkomen (zie ZenC onderzoek naar de bijna 4000 indieningsvereisten), de wil tot vereenvoudiging is aanwezig; er lopen al initiatieven - er is een relatie (te leggen) met het Electronisch Ondernemings Dossier. - Welke resultaten lijken mogelijk Eenmalige gegevensuitvraag en meervoudig gebruik Minder administratieve lasten Versnellen keten proces Bestuurlijke balans tussen het belang van de ondernemer en OOV - Wie zijn de keten partners (kerngroep) Horecaondernemer, Organisator evenement, gemeente, politie, brandweer en GHOR - Wie is (mogelijk bereid) ketenverantwoordelijke (te zijn) ? - Welke BR’s zijn relevant voor het keten proces. NHR, GBA, BAG, Geo, Kadaster
4. Start en eind van de statusketen van natuurlijke en niet-natuurlijke personen Initiator: Gino Laan Min. VenJ -
Beschrijving van het ketenproces en een indicatie van problemen en kansen De GBA is een registratie van natuurlijke personen. Het NHR is een registratie van nietnatuurlijke personen (rechtspersonen).
4
Beide registraties bevatten authentieke gegevens over de daarin opgenomen personen. Het opgenomen zijn met authentieke gegevens in deze registraties heeft rechtsgevolgen voor de (rechts-)personen Het proces van registratie en de-registratie kan voor beide categorieën voor verbetering vatbaar. Bij de aangifte van geboorte en de overlijden is men afhankelijk van informatie van derden. Kind of overledene verschijnen niet voor het loket, en kunnen ook zelf niet elektronisch aangifte doen. Hierbij kan fraude worden gepleegd. Deze onzekerheid zorgt ervoor dat diverse lastenverlichtingsmaatregelen voor burgers en beroepsbeoefenaren niet kunnen worden doorgevoerd. De wetswijzigingen die elektronische dienstverlening voor geboorte mogelijk maken kunnen zonder verdere ketensamenwerking niet worden ingevoerd. Bij het registreren en de-registreren van bedrijven spelen soortgelijke problemen, waarbij mogelijke fraude een zeer reële optie is (zoals bij handel in verlies-BV’s) -
Welke resultaten lijken mogelijk Het lijkt door goede ketensamenwerking mogelijk de registraties betrouwbaarder en minder fraudegevoelig te maken. Omdat de genoemde ‘life events’ de start en het einde van de statusketen betreffen
-
Wie zijn de keten partners (kerngroep) Bij natuurlijke personen zou een minde fraudegevoelige keten naast de registratiebeheerders en de ambtenaren van de Burgerlijke Stand kunnen bestaan uit zorgverleners, zorgverzekeraars, specialistische beroepsgroepen (zoals begrafenisondernemers) en anderen belanghebbenden als het CBS Bij niet-natuurlijke personen zou een minder fraudegevoelige keten naast de registratiebeheerders kunnen bestaan uit de Belastingdienst, toezichthouders (als de AFM, inspecties of de Dienst Justis) en anderen belanghebbenden (als het CBS)
-
Wie is (mogelijk bereid) ketenverantwoordelijke (te zijn) Nader te bepalen
-
Welke BR’s zijn relevant voor het keten proces. GBA, NHR
5. Veiligheidsregio midden Gelderland (Veluwe-initiatief deel 2) Initiator: Toelichting: Het eerste half jaar van 2006 is in de Veiligheidsregio midden Gelderland een pilot gedaan met de implementatie van het stelsel van basisregistraties. Het bleek mogelijk gegevens over inwoners van een rampgebied, gebouwgegevens en eigenaren via het stelsel aan de veiligheidsregio te verstrekken, die ze in haar eigen applicatie gebruikte. Het stelsel werkte als verbindende schakel, maar een belangrijke les was dat de veiligheidsregio een behoorlijke inspanning moest leveren om van de aangeleverde gegevens voor zichzelf informatie te maken. Veiligheidsregio’s zijn inmiddels bij wet geregeld en er bestaat grote behoefte om van de basisregistraties gebruik te maken. Op dit moment bestaat de concrete wens om ad hoc gegevensleveringen door het CIBG aan de Veiligheidsregio’s met behulp van het stelsel te organiseren. De brandweer ontwikkelt een digitale bereikbaarheidskaart en voert op dit moment pilots uit met koppelingen naar de basisregistraties. -
Beschrijving van het ketenproces en een indicatie van problemen en kansen
-
Welke resultaten lijken mogelijk
5
-
Wie zijn de keten partners (kerngroep)
-
Wie is (mogelijk bereid) ketenverantwoordelijke (te zijn) Veiligheidsregio Gelderland Midden (moet nog benaderd worden)
-
Welke BR’s zijn relevant voor het keten proces
6
