JW321 en JW322 Als het goed is, zijn de facturen al uitgefilterd op verschillende categorieën. We controleren of de tarieven kloppen bij de eerste factuur van iedere aanbieder. Zo ja, kunnen deze betaald worden. Zo nee, dan wordt de factuur verwerkt, maar afgekeurd en niet betaald. De handmatige betaling verloopt op de standaardmanier. Deze wordt verder niet uitgelegd.
Stap 1: inlezen Pak de JW321 die je wilt verwerken eerst uit en zet deze in de map waar je hem wilt hebben. Klik hierna het XML-bestand open, en noteer of kopieer de AGB-code die hier in staat. Selecteer in Suite4Jeugdzorg Inlezen JW321
Blader naar het juiste bestand uit de map. Selecteer de juiste aanbieder en klik op het vinkje rechtsboven.
Je krijgt nu een scherm met de meldingenlijsten van het inlezen. Ze kunnen hier technisch afgekeurd worden, als er iets in het bestand zelf niet klopt. Controleer beide lijsten. Facturen die in dit stadium worden afgekeurd worden naar de map afgekeurd verplaatst. Dit gebeurt niet vaak. Eigenlijk worden JW321s alleen echt afgekeurd, als er technisch iets niet klopt.
Klaar! Nu kan de factuur verwerkt worden. Dit moet in alle gevallen, ook bij facturen die bij het inlezen al afgekeurd zijn.
Stap 2: verwerken Selecteer in Suite4Jeugdzorg Raadplegen JW321
Kies in het scherm dat verschijnt de factuur die je wilt verwerken. Als er niets staat (zoals hieronder), klik dan op de pijl rechtsboven.
Op het scherm dat volgt, zie je in de linker scherm drie menu-items:
In het Basisrecord staan de basisgegevens van de factuur, zoals factuurnummer, AGB-code, aan wie er betaald moet worden (Zorgverlener, praktijk of instelling), aanbieder en het totaalbedrag.
De AGB-code in dit scherm In het Prestatierecord staat alle informatie over de klant en het product dat geleverd is.
Hier staat onder andere de declaratiecode en het beschikkingsnummer. Hier is het van belang aandacht te besteden aan het beschikkingsnummer. Deze moet even gecontroleerd worden. Er zijn verschillende soorten declaratiecodes. -
180001 t/m 18005 zijn de behandeltrajecten basis-GGZ. Codes die beginnen met 25J en eindigen op cijfers tussen 501 en 623 zijn de DBC’s uit de specialistische GGZ.
Het Tariefrecord is het belangrijkst. Op basis van dit tabblad gaan we betalen.
Op basis van het tariefrecord nemen we de volgende stappen om te betalen. Hierbij raad ik aan de Suite in twee schermen open te houden. Bij iedere stap kunnen er dingen niet kloppen. Hier kijken we ook of het door ons opgelost moet worden, of een fout van de aanbieder is. Het veld Status kan op Afgekeurd of Verwerkt gezet worden. Als de JW321 bij het inlezen al is afgekeurd, staat dit veld automatisch op afgekeurd. Dit kan echter wél aangepast worden als blijkt dat de gegevens verder in orde zijn. Noot: in het veld Declaratiecode deelprestatie kan er een andere code staan. Dit is het geval wanneer er verblijfsproducten in de specialistische GGZ worden ingezet als onderdeel van een DBC. DE BETALING GAAT NIET GEAUTOMATISEERD. CONTROLE EN BETALING MOETEN HANDMATIG. 1. Controleren van de cliënt op basis van BSN in Raadplegen. 2. In Raadplegen controleren of er al betaald is bij Verstrekkingendossier>Kenmerken>Historie.
3. Controleren welk product is toegekend bij welke aanbieder in het indicatiebesluit (kan bij Raadplegen, Besluit of Verstrekkingendossier). 4. Klaar zetten van occasioneel component op basis van toegekend bedrag. o Controleer eerst of alles goed bij de cliënt is ingevuld. o De doorbetaling vind plaats op basis van reservering. Er moet dus eerst in veel gevallen een crediteurdossier aangemaakt worden. o Voor sommige aanbieders geldt dat er géén betaling gedaan hoeft te worden. Bij een aantal aanbieders hoeven we alleen de cliënt, de indicatie en het tarief te controleren. Deze hebben een voorschot ontvangen. Voor andere aanbieders hoeven alleen de cliënt en de indicatie gecontroleerd te worden. Het tarief mogen deze aanbieders zelf bepalen en wordt niet gecontroleerd. Er wordt ook niets uitbetaald 5. Aanpassen van de einddatum van het besluit en het product in het voorzieningendossier. 6. De Status in het tariefrecord op Verwerkt als alles goed is of Afgekeurd als er bij een van de bovenstaande zaken iets niet klopt en niet door ons opgelost kan worden. 7. Als alles verwerkt is en iedere Status is aangepast, ga dan terug naar het Basisrecord en maak een JW322 aan door op Aanmaken JW322 te klikken. Klik hierna op opslaan. Een JW322 kan maar één keer aangemaakt worden. Bij goedkeuring, kunnen ze gewoon betaald worden. Als ze afgekeurd zijn, kan de status van iedere regel op Afgekeurd. Hier hoeven alleen stap 7 en 6 gevuld te worden De JW322 kan vervolgens op de standaardwijze naar het GGK geüpload worden.
