DE GRENS TUSSEN VRIJWILLIGERS EN PROFESSIONALS EEN SCRIPTIE OVER DE PROFESSIONALISERING VAN HET VRIJWILLIGERSWERK

DE GRENS TUSSEN VRIJWILLIGERS EN PROFESSIONALS EEN SCRIPTIE OVER DE PROFESSIONALISERING VAN HET VRIJWILLIGERSWERK

LINDA WASSENAAR CULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMING JUNI 2003 - KLEINE SCRIPTIE

1

Scriptie Linda Wassenaar De grens tussen vrijwilligers en professionals

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

1

HOOFDSTUK 1 1.1 Begripsbepaling van het vrijwilligerswerk 1.2 Vrijwilligersmotivatie 1.3 Werkgever – werknemerrelaties 1.4 Het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering 1.5 Resumerend

3 3 4 6 6 7

HOOFDSTUK 2 2.1 Werknemersvrijwilligerswerk 2.2 Flow

8 8 9

HOOFDSTUK 3 3.1 Leiden Marathon 3.1.1 Beschrijving Leiden Marathon 3.1.2 Professionalisering of deskundigheidsbevordering? 3.2 Volleybalvereniging VVO Aspasia 3.2.1 Beschrijving VVO Aspasia 3.2.2 Professionalisering of deskundigheidsbevordering? 3.3 Brandweer Lisse 3.3.1 Beschrijving Brandweer Lisse 3.3.2 Professionalisering of deskundigheidsbevordering? 3.4 Resumerend

11 11 11 12 12 12 13 13 13 14 15

HOOFDSTUK 4 4.1 De grens tussen professionals en vrijwilligers 4.2 Adviezen voor het oplossen van de professionalisering van de vrijwilliger 4.3 Bewustwording van de professionalisering 4.4 Motivatie van de vrijwilliger 4.4.1 Flow 4.4.2 Vijf motivaties 4.5 Vergelijking met vrijwilligersorganisaties in Hoofdstuk 3 4.6 Oplossingen voor het vrijwilligerstekort 4.7 Onderscheid tussen vrijwilligersorganisaties met en zonder professional(s) 4.7.1 Organisaties zonder professional(s) 4.7.2 Organisaties met professional(s)

17 17 19 20 21 22 23 23 24 25 26 26

HOOFDSTUK 5

27

BRONVERMELDING

28

BIJLAGE

29

2


INLEIDING In deze scriptie wordt de vinger gelegd op een belangrijk vraagstuk in het vrijwilligerswerk: de grens tussen professioneel werk en vrijwilligerswerk. Met dit stuk wil ik aantonen dat deze grens aan het vervagen is, dat er een grotere druk komt te liggen op de vrijwilligers en wil ik op de invloed van professionalisering op het vrijwilligerswerk ingaan. Tevens wil ik bespreken wat de betekenis van de rol van de CMV’er daarin is. Dat de grens tussen professioneel werk en vrijwilligerswerk aan het vervagen is heb ik opgemerkt in de vrijwilligersorganisaties waar ik zelf vrijwilliger ben geweest. De verantwoordelijkheid van de vrijwilligers van deze organisaties kregen was dermate groot dat ik me afvroeg of het niet rechtmatiger zou zijn deze vrijwilligers te betalen en ze dus professional te maken. Bovendien kan deze verantwoordelijkheid zo’n grote druk op de schouders van de vrijwilligers leggen dat ze zelfs overspannen raken en stoppen. Dit heb ik eerder meegemaakt bij een jongerencentrum waar elk jaar een nieuwe vrijwilligerscoördinator was doordat iedereen die functie hooguit een jaar volhield. En dit gebeurt bij meer organisaties. Organisaties willen hun vrijwilligers steeds professioneler maken mede dankzij de vraag van de samenleving. In sommige gevallen is dit ook daadwerkelijk nodig en moet een organisatie professionaliseren oftewel moet de deskundigheid van de vrijwilligers bevorderd worden. De aanleiding voor dit vraagstuk is mijn ervaring met vrijwilligers en de steeds belangrijker wordende deskundigheidsbevordering. Bij het eerdergenoemde jongerencentrum ben ik acht maanden vrijwilligerscoördinator geweest en merkte dat de verantwoordelijkheid van die functie veel te zwaar was. Ook bij mijn tweedejaarsstage bij de Leiden Marathon merkte ik dat sommige vrijwilligers eerder parttimers waren als vrijwilligers. En eigenlijk al op zeer jonge leeftijd merkte ik dat mijn papa wel heel erg vaak weg was om “vrijwillige” brandweerman te zijn. Ik wil duidelijk maken dat het vrijwilligerswerk een zorgwekkende fase binnengaat en dat organisaties moeten oppassen dat de zo goed bedoelde deskundigheidsbevordering niet omslaat in professionalisering. Ook hoop ik in deze scriptie duidelijk te maken wat de rol van een CMV’er kan zijn in bovengenoemde situaties en ontwikkelingen. Hierbij zie ik de CMV’er als grensbewaker en intermediair in vrijwilligersorganisaties - zoals verenigingen, stichtingen, etc. - en gemeentes. De vraagstelling van deze scriptie is dus: waar is de grens tussen professional en vrijwilliger? Subvragen zijn: - Hoe is deze grens te bepalen? - Hoe moet deze grens bewaakt worden? - Wat is de rol van een CMV’er hierin? Ik zal beginnen met de begripsbepaling van het vrijwilligerswerk. Daarbij wil ik duidelijk maken hoe veelzijdig vrijwilligerswerk is en dat het vrijwilligerswerk moeilijk is af te bakenen. Hierna zal ik ingaan op de motivatie van vrijwilligers om vrijwilligerswerk te gaan doen. Verder zal in dit hoofdstuk het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering besproken worden. In het tweede hoofdstuk wil ik ingaan op een nieuwe trend “werknemersvrijwilligerswerk” en de gevolgen (positief of negatief) hiervan bespreken

3


voor het vrijwilligerswerk. Ik heb gekozen om deze trend toe te lichten doordat dit een voorbeeld is op de grens van professional en vrijwilliger. Verder zal ik de theorie van ‘flow’ uitdiepen, omdat dit een bijdrage geeft aan het beeld dat ik wil scheppen ten aanzien van de motivaties van de vrijwilligers. In het derde hoofdstuk wil ik drie vrijwilligersorganisaties bespreken. Ik heb hierbij een selectie gemaakt van vrijwilligersorganisaties zonder professional en met professional. Per vrijwilligersorganisatie wil ik een korte omschrijving geven van de instelling en de professionalisering of de deskundigheidsbevordering toelichten, afhankelijk van welke van toepassing is op de instelling. Het vierde hoofdstuk bevat mijn conclusie. Ik zal hierin het antwoord geven op de eerdergenoemde vraagstelling en ik zal de verbinding van het onderwerp van deze scriptie met Culturele en Maatschappelijke Vorming aantonen. Verder geef ik antwoord op wat de rol is van een CMV’er in een vrijwilligersorganisatie. Ten slotte wil ik in het vijfde hoofdstuk alles samenvatten en de belangrijkste punten aanhalen ter verduidelijking van mijn visie ten aanzien van de professionalisering van de vrijwilliger. Tevens wil ik nog ingaan op nog niet beantwoorde vragen ten aanzien van deze problematiek.

4


HOOFDSTUK 1 Om een beter inzicht te krijgen in wat er met professionalisering van het vrijwilligerswerk bedoeld wordt, is het goed om een begripsbepaling te gaan maken van vrijwilligerswerk. Om te benadrukken hoe veelzijdig het begrip “vrijwilligerswerk” opgevat kan worden, wil ik gebruik maak van een citaat van Will Fransen uit “Vrijwilligerswerk, een problematische oplossing?” door Meiny Hofstede1: “De historische en culturele gevarieerdheid van het verschijnsel vrijwilligheid maakt vele definities mogelijk of maakt ze allemaal onmogelijk. Wel is een omschrijving mogelijk, die aangeeft waar men het over heeft, maar waarin onherroepelijk bepaalde historische exponenten van het verschijnsel of bepaalde gezichtshoeken aanwezig blijken te zijn.” (Fransen, pagina 20) In de volgende paragrafen zal ik een uiteenzetting geven van het vrijwilligerswerk in Nederland beginnende met de begripsbepaling van vrijwilligerswerk. Vervolgens zal ik de verschillende motivaties van vrijwilligers bespreken. Verder ga ik in op de werkgever - werknemer relatie en tot slot wil ik ingaan op het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering.

1.1.

Begripsbepaling van het vrijwilligerswerk

De officiële definitie van vrijwilligerswerk in Nederland luidt als volgt: “Werk, dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving.”2 Dit is de basis van het vrijwilligerswerk. Om te bepalen of een vrijwilliger echt een vrijwilliger is moet het werk vergeleken worden met bovenstaande definitie. Vrijwilligersorganisaties zijn onder te verdelen in drie soorten organisaties. Hierbij worden organisatie ingedeeld op doelen. Dit doet Lucas Meijs in zijn proefschrift “Management van vrijwilligersorganisaties 1997”3 aan de hand van een classificatie van Handy. “Diens classificatie van vrijwilligerswerk gaat uit van soorten doelen en niet van soorten activiteiten.” Dus de motivatie van de organisaties en niet de manier waarop ze hun activiteiten doen. “Handy onderscheidt: •

•

1

Mutual support (zelforganisaties); Mensen organiseren zich rond een bepaald belang of een gedeelde interesse. Dat kan een patiëntenorganisatie zijn, maar ook een toneelvereniging. Het zijn echte ‘voor-ons-door-ons’ organisaties, met weinig structuur en een grote rechtstreekse betrokkenheid van alle leden.Voorbeelden hiervan vinden we in buurtcomités, plaatselijke sportvereniging, etc. Service delivery (dienstverlening); Mensen verlenen diensten in allerlei vormen: vooral in de hulpverlening, zoals Slachtofferhulp en de Kindertelefoon. Om in te staan voor de kwaliteit van de diensten is een selectie en training van vrijwilligers belangrijk. Bij dit type organisatie is er dan ook vaak een duidelijke afbakening van taken en

Uit Vrijwilligerswerk, een problematische oplossing? door Meiny Hofstede, 1987 Uit Management van vrijwilligersorganisaties, Lucas Meijs, 1997 3 Uit Management van vrijwilligersorganisaties, Lucas Meijs, 1997 2

5

•


verantwoordelijkheden. Deze vrijwilligersorganisaties lijken al meer op ‘echte’ ondernemingen. Andere voorbeelden hiervan zijn vakbonden die met name steunen op vrijwillig kader en leden en het club- en buurthuiswerk. Campaigning (ideële doelen). Mensen zijn betrokken bij grotere maatschappelijke doelen, zoals milieu, mensenrechten of een politieke ideologie. De activiteiten zijn sterk gericht op de buitenwereld en niet zelden ‘grensoverschrijdend’ zoals bijvoorbeeld bij Greenpeace of Amnesty. Ook zien we hier politieke en ideële organisaties zoals politieke partijen, WNF, Waddenvereniging, etc.”4

Kenmerken en de rol van de vrijwilliger per soort organisatie: • Mutual support De vrijwilliger van deze organisaties is gemotiveerd door de interesse die ze in het onderwerp van de organisatie hebben, bijvoorbeeld sport. Het kracht van deze organisaties is de saamhorigheid. Het zwakke punt is de cultuur die ontstaan is in deze soort organisatie ‘niet vragen, wel klagen’, ontstaan doordat er van ieder lid een bijdrage in tijd verwacht wordt, maar dit niet duidelijk gevraagd wordt. Mutual support-organisaties hoeven geen baas te hebben omdat iedereen ‘hetzelfde’ is. Ieder lid is volleyballer of heeft een liefde voor postzegels, dus kan er niet één de baas zijn. • Service delivery De vrijwilliger van deze organisaties is gemotiveerd door de behoefte om diensten te verlenen aan de samenleving. Het doel is de klanten goed te bedienen waardoor management, werving en dergelijke wel geaccepteerd worden. Bovendien kunnen er aan de vrijwilligers eisen gesteld worden omdat je over bepaalde kwalificaties moet beschikken als je vrijwilliger van deze organisatie wilt worden. • Campaigning De vrijwilliger van deze organisaties is gemotiveerd door de ideologie die hij deelt met de organisatie. Hij wil de samenleving veranderen met deze ideologie en wil de wereld “verbeteren”. In plaats van het overtuigen van de klant heeft deze organisatie tot doel de hele wereld te overtuigen van hun standpunten. Management wordt niet geaccepteerd en de besturen praten voornamelijk over de eigen standpunten in plaats van over de organisatie. Selectie van de vrijwilligers kan keihard zijn doordat vrijwilligers op kleine dingen afgewezen kunnen worden omdat dit ‘tegen de standpunten van de organisatie indruist’. De reden om vrijwilligers in te delen in soorten organisaties in plaats van soorten activiteiten is doordat door het bepalen van een organisatie ook de motivatie van de vrijwilliger duidelijk wordt. Als een vrijwilliger kiest voor een bepaald soort organisatie, heeft de vrijwilliger een bepaalde motivatie om aan dit vrijwilligerswerk te beginnen. Als men dat weet, kan daarvan gebruik gemaakt worden in het vrijwilligersbeleid. In het artikel van Dr. Lucas Meijs5 waarschuwt hij voor de mogelijke mengingen die onbewust kunnen ontstaan bij organisaties waardoor het mogelijk is dat een organisatie op de klippen loopt. De interne spanningen van elk type organisatie kunnen ervoor zorgen dat de organisatiestijlen botsen.

1.2.

Vrijwilligersmotivatie

Motivaties om vrijwilligerswerk te doen lopen uiteen van behoefte aan gezelligheid tot iets betekenen voor de samenleving. De redenen waarom mensen vrijwilligerswerk gaan doen in hun vrije tijd worden hier ingedeeld: 4 5

Uit Vrijwilligers en evc, Drs. Jaap Nafzger, 10 okt. 2002, blz. 3 Uit Een typologie van vrijwilligersorganisaties, Dr. Lucas Meijs, Goed Bestuur, sept/okt. 2000

6

Motieven voor vrijwilligerswerk6 Motivaties Betrokkenheid met medemensen Maatschappelijke bewogenheid Liefhebberij Bezig zijn Behoefte aan gezelschap Carrière Overig


Percentage 40,2% 11% 19% 16,6% 16,6% 1,1% 22,8%

Om dit toe te lichten geef ik hieronder een uitwerking van Drs. J. Nafzger: 1. “Men stroomt in vrijwilligerswerk omdat men daardoor een zekere status verwerft; om de eigen identiteit te bevestigen; als sociale verplichting; vanuit opvoeding, religie en traditie; 2. Men begint aan vrijwilligerswerk om anderen te helpen; uit een rechtvaardigheidsgevoel; waarden en normen; uit idealisme; of door een ingrijpende persoonlijke ervaring (ziekte, verslaving); 3. Vrijwilligerswerk als vrijetijdsbesteding; omdat het nieuw en spannend is; om de nieuwsgierigheid te bevredigen; als hobby; 4. Vrijwilligerswerk om nieuwe mensen te ontmoeten; voor de gezelligheid; om bevestiging te krijgen; samenwerking te zoeken; deel te zijn van een groep; 5. Vrijwilligerswerk om eigen kwaliteiten en interesses te ontdekken; als leerschool voor later; als oefenruimte; voor een CV-opbouw”7 Om een overzichtelijke indeling te maken, vat ik deze motivaties samen. Dit doe ik door de hiervoor genoemde omschrijvingen per motivatie te vergelijken en een algemene deler te zoeken. Vervolgens kan ik dus per motivatie één omschrijvende term gebruiken en wordt de indeling van motivaties als volgt: 1. maatschappelijke motivatie 2. idealistische motivatie 3. recreatieve motivatie 4. sociale motivatie 5. educatieve motivatie Om een verbinding te leggen met eerder genoemde soorten vrijwilligersorganisaties wil ik hieronder de motivaties met de organisaties koppelen: • Mutual support: Deze vrijwilligers hebben een recreatieve motivatie en een sociale motivatie doordat zij het vrijwilligerswerk doen voor de gezelligheid, de sociale contacten en de interesse die ze hebben in een “recreatieve” activiteit. • Service delivery: Deze vrijwilligers hebben een maatschappelijke motivatie, een sociale motivatie en een educatieve motivatie. De maatschappelijke motivatie is het dienstverlenende aspect van deze organisatie: iets doen voor de maatschappij. De sociale motivatie is ook de dienstverlening: het helpen van mensen/dieren. De educatieve motivatie is te vinden in de deskundigheidsbevordering die nodig is voor dit werk. • Campaigning: Deze vrijwilligers hebben een maatschappelijke motivatie, een idealistische motivatie en een educatieve motivatie. De maatschappelijke motivatie is de wil om de maatschappij te veranderen en naar zijn inzien te verbeteren. De idealistische 6 7

Uit Feiten en cijfers, NOV en sVM, 1999 Uit Vrijwilligers en evc, Drs. Jaap Nafzger, 10 okt. 2002, blz. 9

7


motivatie is de ideologie van de organisatie. De educatieve motivatie is de deskundigheidsbevordering. Om vrijwilligers te binden aan een organisatie is een vrijwilligersbeleid nodig welke gebaseerd is op de motivaties van de vrijwilligers. Daarom is het belangrijk om bij het maken van het vrijwilligersbeleid bewust te zijn van de motivaties van de vrijwilligers en het soort organisatie. (zie verder paragraaf 2.2. en hoofdstuk 4)

1.3.

Werkgever - werknemer relaties

Bij veel vrijwilligersorganisaties worden goede afspraken gemaakt over de werkzaamheden die ze gaan doen. Dit geeft het gevoel van een werkgever - werknemer relatie. De vrijwilliger weet waar hij aan toe is en de organisatie kan de vrijwilliger min of meer aan zich “binden”. Door duidelijkheid te creëren, motiveer je de vrijwilliger. Er worden afspraken gemaakt over de inhoud van het werk, over de uren, over de verantwoordelijkheid, eventuele vergoedingen en de coördinatie. Ook vrijwilligers hebben rechten en plichten, net als een werknemer, en deze horen aan de orde te komen tijdens het maken van de afspraken zodat de vrijwilliger weet waar hij aan begint. “Vrijwilligerswerk moet vrijwillig zijn, maar niet vrijblijvend.”8 Men gaat een morele verplichting aan als het aantal uren waarvoor de vrijwilliger zich per week gaat inzetten afgesproken “beloofd” wordt. Dit alles wordt vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst. Het vrijwilligerscontract is een uitwerking van het vrijwilligersbeleid. In zo’n contract moet komen te staan wat de wederzijdse verwachtingen zijn en dit contract is op maat gemaakt. Motivatie kan in een vrijwilligersbeleid onmogelijk ontbreken. Als een organisatie werkt met vrijwilligers moet er rekening gehouden worden met de motivaties van de vrijwilligers bij het maken van functies. Net als het aanspreken van talenten van vrijwilligers, waardoor vrijwilligers gemotiveerd blijven. Een nieuwe trend is de werknemervrijwilliger waarbij de “vrijwilliger” gemotiveerd is door het feit vrijwilligerswerk te willen doen en door de regeling die met zijn baas getroffen is met betrekking tot salaris en/of uren. Ik kom hierop terug in paragraaf 2.1. en hoofdstuk 4.

1.4.

Het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering

Het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering wordt duidelijk als we gaan kijken naar de groep waar het betrekking op heeft. Als je de deskundigheid van een werknemer wilt bevorderen, is dat professionalisering. Als je de deskundigheid van een vrijwilliger wilt bevorderen, spreken we over deskundigheidsbevordering. In het laatste geval kan er niet over professionalisering gesproken worden als je het over een persoon hebt die geen werknemer en dus geen professional is. De reden van het gebruiken van de term “professionalisering van de vrijwilliger” is dat het vrijwilligerswerk steeds meer een economische waarde krijgt in organisaties. Er komen te veel regels en eisen voor vrijwilligers om het nog vrijwilligerswerk te noemen en in dat geval spreekt men van professionalisering van vrijwilligers. “Vrijwilligerswerk heeft ook een economische waarde. Berekeningen voor Nederland lopen uiteen van bijna € 5 miljard tot ruim € 14 miljard per jaar.”9 8 9

Uit Vrijwilligers en evc, Drs. Jaap Nafzger, 10 okt. 2002, blz. 8 www.xs2.nl

8


Dit citaat komt uit een publicatie waarin criteria staan die de gemeentes in Nederland kunnen gebruiken om de waarde van vrijwilligers in te schatten. In principe is de bedoeling erachter goed, want door de economische waarde van vrijwilligers voor een organisatie te bepalen gaan organisaties, gemeenten en bedrijven het belang van vrijwilligerswerk inzien. Maar eigenlijk druist dit in tegen de definitie waarop vrijwilligerswerk gebaseerd is. Een vrijwilliger is geen werknemer, je kunt niet beoordelen wat de waarde van een bepaalde vrijwilliger is, want die waarde kan veel hoger of veel lager liggen dan van een werknemer. Zo’n gedachte leidt alleen maar tot meer vraag naar vrijwilligerswerk omdat organisaties, bedrijven en gemeentes ook wel zo’n goedkope werknemer willen, in plaats van waarvoor de criteria oorspronkelijk bedoeld zijn: laten inzien dat een vrijwilliger waardevol is.

1.5.

Resumerend

Vrijwilligerswerk houdt heel Nederland bezig. Er zijn grote vrijwilligerscentrales, internetsites met ‘vacatures’ voor vrijwilligers, volop subsidies voor vrijwilligersprojecten, kortom het vrijwilligerswerk is een drukke ‘bedrijfstak’. Nederland telt circa vier miljoen vrijwilligers en 225.000 verenigingen en stichtingen. Wekelijks besteden vrijwilligers gemiddeld vijf uur aan vrijwilligerswerk. Onder de vrijwilligers zijn iets meer vrouwen dan mannen. De meeste vrijwilligers zijn in de leeftijdsgroep van 35 tot 55 jaar. Er wordt van alles bedacht om vrijwilligers binnen te halen, te begeleiden, te belonen en te behouden. Alles draait om het binden en vinden van vrijwilligers. Belangrijk is om in de gaten te houden dat men een vrijwilliger niet als werknemer of professional gaat beschouwen. Als men al de economische waarde gaat bepalen van een vrijwilliger, gaat het de verkeerde kant op. Vrijwilligerswerk is niet bedoeld om organisaties, gemeentes of bedrijven te behoeden voor hoge personeelskosten. Vrijwilligerswerk is bedoeld voor samenlevingsopbouw, samenhorigheidsgevoel, elkaar helpen. En zolang de vrijwilligers hun eigen motivaties om vrijwilligerswerk te doen blijven behouden zal de definitie van vrijwilligerswerk gewaarborgd blijven.

9


HOOFDSTUK 2 In dit hoofdstuk ga ik verder in op de trend werknemersvrijwilligerswerk. Bij werknemersvrijwilligerswerk zijn de motivaties van de vrijwilligers anders dan bij ‘gewone’ vrijwilligers. Ik wil de verschillen bespreken tussen werknemersvrijwilligers en ‘gewone’ vrijwilligers. Ook wil ik verder doorgaan op de motivaties van vrijwilligers waar ik in paragraaf 1.3 mee begonnen ben. In dit geval wil ik bespreken wat ‘flow’ zou kunnen betekenen in de motivatie van vrijwilligers. ‘Flow’ is een boek geschreven door Mihaly Czikzenmihaly waarin hij de basis van de motivatie uitlegt: het ‘flow’-gevoel.

2.1. Werknemersvrijwilligerswerk Werknemersvrijwilligerswerk is in het leven geroepen door bedrijven die betrokken wilden zijn bij de samenleving. Ze kwamen hierbij tegemoet aan de vraag van werknemers die vrijwilligerswerk wilden doen maar er geen tijd voor hadden. Inmiddels wordt werknemersvrijwilligerswerk gebruikt als trainings- en motivatie-instrument om de werknemers van elkaar te laten leren en om talenten te ontdekken van collega’s. Er zijn in Nederland vooral grote bedrijven die zich bezig houden met vrijwilligerswerk vanuit het bedrijf. Voorbeelden zijn: Fortis, KLM, KPMG, Ordina, Rabobank Nederland, SHELL en TNT. Elk bedrijf heeft haar eigen definitie van werknemersvrijwilligerswerk en ook haar eigen ‘regeltjes’. Zo kan een bedrijf per werknemer een klein bedrag doneren aan de instelling waar de werknemer vrijwilligerswerk doet. Maar kunnen werknemers ook in de baas zijn tijd vrijwilligerswerk doen. Dat is voor een werknemer van Ordina zo’n 225 gulden (=€102,50) per uur! Veel bedrijven hebben een speciale vacaturebank waar het vrijwilligerswerk aangeboden wordt. Het ene bedrijf geeft voorkeur aan educatief vrijwilligerswerk, het andere heeft liever kleine vrijwilligersinstellingen die (financiële) hulp hard nodig hebben. Werknemersvrijwilligerswerk is eigenlijk een combinatie tussen vrijwilligerswerk en sponsoring. Veel bedrijven sponsoren de vrijwilligersorganisaties voor een bepaald bedrag per werknemer. Bovendien leveren ze (professionele) krachten die een positieve betekenis kunnen hebben voor de instelling. Zij kunnen de organisatie ook wat leren. Voor de werkgever is werknemersvrijwilligerswerk positief doordat het bedrijf een imago van maatschappelijke betrokkenheid krijgt. Bovendien past het werknemersvrijwilligerswerk goed in het tegenwoordig populaire Human Resource Management. En het is een instrument om de werknemer te stimuleren en motiveren. Waar ik vraagtekens bij zet is of werknemersvrijwilligerswerk wel het woord ‘vrijwilligerswerk’ mag bevatten. Vrijwilligerswerk is werk dat onbetaald, onverplicht in enig georganiseerd verband wordt verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving. Maar de meeste bedrijven mogen het vrijwilligerswerk in de baas zijn tijd uitvoeren, waardoor zij dus betaald krijgen en het dus eigenlijk geen vrijwilligerswerk is. Het voordeel van een werknemervrijwilliger is dat het niveau van de vrijwilligers omhoog getrokken kan worden door de werknemervrijwilliger. Het kan namelijk zijn dat de werknemervrijwilliger deskundig is in bepaalde vaardigheden, maar de vrijwilliger de

10


ervaringsdeskundige is. In dit geval kunnen zij beiden van elkaar leren. Maar het kan ook een conflict opleveren tussen de werknemervrijwilliger en de andere vrijwilligers. Zij doen hetzelfde werk als de werknemervrijwilligers en krijgen de voordelen die een werknemervrijwilliger krijgen niet. Dit kan gaan wringen. In hoofdstuk 4 zal ik hier verder op ingaan.

2.2. Flow Om te kunnen begrijpen waarom vrijwilligers vrijwilligerswerk doen wil ik ingaan op de term flow, een term beschreven door Mihaly Csikszentmihalyi. In zijn boek Flow, psychologie van de optimale ervaring gaat hij in op een bewustzijnstoestand die wij ondervinden als wij zeer geconcentreerd zijn en daarvan intens genieten. Dit moment is de ervaring van geluk waarbij wij ons sterk en alert voelen en waarbij wij ons werk moeiteloos verrichten, ons volledig meester voelen van de situatie en op en top presteren, terwijl elk besef van tijd verdwijnt. Waarom is dit verbonden met vrijwilligerswerk terwijl Csikszentmihalyi alleen de toepassing in het gewone werk aangeeft? Volgens dhr. Csikszentmihalyi is flow dus verbonden met werk. De manier waarop de mens flow in zijn werk kan ervaren is door autotelisch te worden: zijn eigen flow te creëren. Door van het werk een complexe activiteit te maken waarbij vaardigheid, vakkundigheid, uitdaging en ontwikkeling van nieuwe vaardigheden in evenwicht zijn, kan men flow creëren. Een voorbeeld hoe dit toe te passen in het vrijwilligerswerk: Een vrijwilliger van de Leiden Marathon heeft de taak gekregen om een website te bouwen waar de hardlopers zich kunnen inschrijven voor de wedstrijd. Hij is vaardig in het bouwen van websites en gaat vakkundig te werk. Het is voor hem een uitdaging om deze website te bouwen omdat hij nog nooit een site heeft gebouwd waar mensen zich op konden inschrijven. Hij concentreert zich uitermate op zijn taak en vergeet de tijd elke keer als hij aan zijn website werkt. Hij leert zichzelf de website te bouwen zodat alle gegevens van de ingeschreven hardloper naar een database gaan en de hardloper een e-mailbericht krijgt dat hij ingeschreven staat. Dit is een voorbeeld van flow in het vrijwilligerswerk. Ditzelfde zou ook gelden voor betaalde arbeid, maar in dit geval heeft die persoon zich vrijwillig aangemeld dit te doen en wordt hij niet betaald. Hoogstwaarschijnlijk zal hij zich weer aanmelden als zo’n taak zich weer voordoet dankzij de flow-ervaring. Flow is sterk afhankelijk van de persoonlijke benadering en het kan dus zijn dat iemand met een “saaie” taak bij een vrijwilligersorganisatie wel flow ervaart omdat hij autotelisch werkt, en iemand die een taak heeft met veel mogelijkheden die flow niet ervaart omdat hij de flow niet zelf creëert. Volgens cijfers uit het boek van dhr. Csikszentmihalyi vindt er twee keer zoveel flowervaringen plaats tijdens het werk als tijdens een vrijetijdsbesteding. Mihaly geeft dan ook als advies om het heft in eigen hand te nemen door in de vrije tijd flow te creëren. Vrijwilligerswerk is mijns inziens een goede invulling van de vrije tijd die voldoet de eisen om flow te creëren. Ten eerste omdat vrijwilligerswerk niet alleen passief is maar juist actief. Ten tweede omdat vrijwilligerswerk gekozen kan worden door de persoon zelf en hij dus werk kan doen wat in relatie staat tot zijn persoonlijke doelen en leerwensen. Doordat de persoon zelf zijn werk kan kiezen, kan hij ook zelf de mate van uitdaging bepalen.

11


De mensen ervaren in hun werk vaker een flow als in hun vrije tijd, maar toch geven zij aan meer vrije tijd te willen en minder te willen werken. Dit komt – volgens Mihaly Csikszentmihalyi – doordat zij de kwaliteit negeren “van de onmiddellijke ervaring en baseren hun motivatie op het diepgewortelde, culturele stereotiepe beeld van wat werk voor hen zou moeten betekenen. Zij beschouwen het als een opgelegde last, een verplichting, een beperking van hun vrijheid, en dus als iets wat zoveel mogelijk vermeden moet worden.”10. Zou dit dan betekenen dat als de mensen werk doen dat niet verplicht is én hen een flow-ervaring oplevert, ze de prettige ervaring wel accepteren en ze zich gelukkig voelen? Als dat zo is, dan zou vrijwilligerswerk de perfecte activiteit zijn om geluk te bereiken en het optimale te ervaren. Als bij een vrijwilligersbeleid rekening wordt gehouden met de motivaties en talenten van de vrijwilligers, zou er ook rekening gehouden moeten worden met flow. Maar waar is flow in te passen oftewel wat voor plaats kan flow hebben bij vrijwilligersbeleid? Eigenlijk zijn flow en motivatie verbonden met elkaar. Als mensen voor een bepaalde motivatie vrijwilligerswerk doen, wordt rekening gehouden met hun motivatie door hen een taak te geven die vakkundigheid en vaardigheid van hen vraagt, waarbij talenten worden aangesproken en nieuwe vaardigheden worden ontwikkeld. Een voorbeeld: als een vrijwilliger zich aanmeldt bij de brandweer doordat hij iets wil betekenen voor de samenleving (maatschappelijke motivatie), moet de organisatie zorgen dat hij een taak krijgt die daarbij aansluit. Hij wordt brandweerman door nieuwe vaardigheden te leren en er wordt gebruik gemaakt van zijn vakkundigheid en vaardigheden die hij al heeft. De functie is voor hem al de uitdaging omdat zijn motivatie is mensen te helpen. Als daarbij ook gekeken wordt naar talenten die hij heeft en die in zijn functie verweven worden, zal de vrijwilliger zeer tevreden zijn over zijn functie. De basis voor een flow-ervaring is er dan. Het enige wat nog mist is de optimale ervaring en de kans is groot dat hij die krijgt tijdens een uitruk waarbij hij bijvoorbeeld iemand redt. De aanpassing van het vrijwilligersbeleid op de motivatie van de vrijwilliger is dus geen voorwaarde van een flow-ervaring, maar de omstandigheden zijn ideaal. Vrijwilligerstekort De reden waarom er dan nog steeds een tekort aan vrijwilligers is, is niet omdat de mensen vrijwilligerswerk nog niet ontdekt hebben als recept voor geluk. Dit komt doordat vrijwilligerswerk net als ‘gewoon’ werk te lijden heeft onder een aantal factoren waardoor mensen ontevreden kunnen zijn over werk. De eerste factor is het gebrek aan variatie en uitdaging. De tweede factor gaat over conflicten met andere mensen, vooral met mensen met hogere functies. En de derde factor is voor vrijwilligerswerk de belangrijkste functie: uitputting, te veel druk en spanning, te weinig tijd voor jezelf en gezin. Er zijn een aantal oplossingen die aangedragen kunnen worden – door een CMV’er voor deze ontevredenheid zoals meer variatie aanbrengen in het werk of juist de mogelijkheden kunnen zien. Een minder defensieve houding aannemen kan conflicten oplossen en een betere organisatie, verdeling van verantwoordelijkheid of een betere communicatie met andere vrijwilligers of de professionals kan uitputting oplossen.

10

Uit: Flow, psychologie van de optimale ervaring door Mihaly Csikszentmihalyi, blz. 212

12


HOOFDSTUK 3

In dit hoofdstuk wil ik drie soorten vrijwilligerswerk bespreken. Ik heb bij de selectie gekeken naar vrijwilligersorganisaties met professional(s) in dienst en vrijwilligersorganisaties zonder professional(s) in dienst. Ik kwam uit op de Leiden Marathon, als vrijwilligersorganisatie met professionals, omdat ik mijn tweedejaarsstage hier gelopen heb en dus veel van de organisatie af weet. Als tweede organisatie heb ik gekozen voor de volleybalvereniging Aspasia, als vrijwilligersorganisatie zonder professionals, omdat ik hier in mijn vrije tijd volleybal en dus beschikking heb over de informatie met betrekking tot de vereniging. En als laatste heb ik de Brandweer Lisse uitgekozen als vrijwilligersorganisatie. Dit is een vrijwilligersorganisatie met een professional, maar ik wil het niet vanwege die reden hier bespreken. De brandweer is een organisatie waar grote verantwoordelijkheid ligt bij de vrijwilligers. Om aan te kunnen tonen in hoeverre er bij een organisatie sprake kan zijn van professionalisering of van deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers, heb ik deze organisatie als voorbeeld genomen.

3.1. Leiden Marathon 3.1.1. Beschrijving Leiden Marathon De Leiden Marathon heeft zich ontwikkeld tot een sportevenement met hardlopen als kernactiviteit. De afstanden die kunnen worden afgelegd zijn de hele en halve marathon (resp. 42,195 km en 21,097 km), 10 km en 2,1 km (Kinder- en gehandicaptenloop). Daarnaast zijn er een Expo (een sportbeurs), 21 bands langs het parcours, gastenontvangst voor buitenlandse lopers, een businessloop, een feest naderhand voor renners, vrijwilligers en organisatoren, verzorgingsposten, centrale accommodatie met kleedruimtes, bagagedepot, massagefaciliteiten. Er lopen tussen de 5000 en de 8000 lopers mee met de Leiden Marathon. Het marathonbureau bestaat uit anderhalve vaste medewerker. Het beleidsteam bestaat uit 7 mensen. Het middenkader bestaat uit 35 mensen die ieder weer leiding geven aan een groep van in totaal 1000 vrijwilligers. Op de marathondag loopt heel Leiden en omgeving uit om de lopers aan te moedigen. De marathon loopt door vier steden/ dorpen. Dat zijn: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De start en de finish zijn gelegen bij de Pieterskerk te Leiden. Het marathonbureau ligt in Leiden aan de Korevaarstraat. Het marathonbureau is het centrale punt van de organisatie. Hier worden alle vragen telefonisch als wel schriftelijk beantwoord, de vrijwilligers ontmoet, de vergaderingen met het beleidsteam gehouden en in de weken voor de marathon dient het als opslagen verwerkingsplaats voor startnummers, T-shirts, e.d. De Leiden Marathon is ontstaan uit de Leiden Road Runners Club, waarvan de eerste leden hun eerste marathonervaring opdeden tijdens de New York City Marathon. Omdat het onmogelijk bleek ieder jaar naar New York af te reizen, besloot men een eigen marathon te organiseren. De Leidenaars beoogden tevens een stuk stadspromotie te bewerkstelligen.

13


Dat eerste team van 48 lopers dat New York aandeed, was ontstaan in het Zoeterwoudse bedrijf 3M Nederland BV en heette dan ook het Leiden Marathon Team. De Leiden Road Runners Club werd, na de marathonervaring in New York, opgericht als onafhankelijke club. Toen de Leiden Road Runners vervolgens een plan voor een lokale marathon voorlegden aan de 3M-directie, besloot de Amerikaanse multinational hoofdsponsor te worden. De eerste marathon was een feit in 1991. De groei stokte vanaf 1998. Hoofdsponsor 3M Nederland B.V. wilde niet meegroeien in de financiering, zodat vergroting van exposure en verhoging van prijzengeld niet werden gerealiseerd. De geplande groei naar de nationale status bleef derhalve uit en het deelnemersaantal stabiliseerde. In het najaar van 2000 heeft 3M besloten zich terug te trekken als hoofdsponsor. Op dit moment is er nog geen nieuwe hoofdsponsor gevonden, zodat er sinds 2001 veel bezuinigd moest worden. 3.1.2. Professionalisering of deskundigheidsbevordering? Ook de Leiden Marathon is afhankelijk van haar vrijwilligers. Op de marathondag zelf heeft zij 1000 vrijwilligers nodig om alles in goede banen te leiden. En wat betreft de verantwoordelijkheid is dat ook best hoog vanwege de gevolgen voor de samenleving of individuen mocht er een fout gemaakt worden. Het beleidsteam bestaat uit vrijwilligers met uitzondering van de medewerkers van het marathonbureau. Zij houden alles draaiende, organiseren de marathon en zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het slagen van de marathon. Wat betreft de deskundigheid van de vrijwilligers is er sinds 2001 een nieuwe regel welke inhoudt dat een aantal vrijwilligers een verkeersregelaarscursus met succes afgerond moet hebben, gegeven door de Politie Leiden. Deze regel was van kracht voor heel Nederland maar werd door elke gemeente anders geïnterpreteerd, waardoor de Leiden Marathon slechts een cursus hoefde te volgen terwijl andere marathons ook nog veel geld kwijt waren aan speciale kleding voor de verkeersregelaars. Als het om het gros van de vrijwilligers gaat zijn het slechts kleine eisen die aan hen gesteld worden zoals een cursus of een vaardigheid. Aan het bestuur echter worden hoge eisen gesteld en is de druk ook veel hoger. Wel wordt rekening gehouden met de talenten van de vrijwilligers door bij het vullen van een nieuwe functie te kijken naar de talenten van de vrijwilligers. Veel vrijwilligers behouden jarenlang dezelfde functie doordat zij zeer gemotiveerd zijn. Deze motivatie komt voort uit de flow die zij ervaren hebben nadat hun onderdeel fantastisch verliep en alle factoren die nodig zijn om een flow te creëren in evenwicht waren (vaardigheid, vakkundigheid, uitdaging en nieuwe vaardigheden ontwikkelen). Van 1998 tot 2000 is zelfs het fenomeen werknemersvrijwilligerswerk (zie § 3.1) al opgedoken bij de Leiden Marathon doordat een sponsor de marathon computers inclusief typiste beschikbaar stelde. De typistes kregen betaald voor dit “vrijwilligerswerk”.

3.2. Volleybalvereniging VVO Aspasia 3.2.1. Beschrijving Aspasia Aspasia is een volleybal- en gymnastiekvereniging in Gemeente Rijnwoude. In deze beschrijving leg ik de nadruk op de volleybalkant gezien het volleybal en de gymnastiek weinig met elkaar te maken hebben en ik het meeste weet van de volleybalkant. Rijnwoude bestaat uit vier dorpen: Benthuizen, Hazerswoude-Dorp, HazerswoudeRijndijk en Koudekerk aan den Rijn. In totaal wonen er zo’n 20.000 mensen in deze dorpen. Aspasia is een samengevoegde vereniging van twee verenigingen in

14


Hazerswoude-Dorp en Koudekerk aan den Rijn. Er wordt dan ook getraind in beide dorpen. Aspasia heeft zes herenteams, vier damesteams, vier jongensteams en vier meisjesteams. Het hoogste speelniveau is van de Heren 1, zij spelen in de derde divisie. Er is nog een recreanten-damesteam en er wordt een recreanten-herenteam opgestart. Aspasia heeft een bestuur waarin het volleybal en de gymnastiek worden vertegenwoordigd en de voortgang wordt besproken. De volleybalkant heeft zelf nog een bestuur met daarin: voorzitter, secretaris, evenementen, technische zaken, financiën/arbitrage, recreantenzaken, jeugdzaken en sponsoring. Vanuit de volleybalbond NeVoBo worden er cursussen beschikbaar gesteld voor bestuur en scheidsrechters. De vereniging levert zelf scheidsrechters die worden geworven in de teams. De stichting blijft in stand door contributiegelden en sponsoring. Deze sponsoring wordt gebruikt voor nieuwe materialen en soms wordt een sponsor aan een team gekoppeld. De trainers van de vereniging zijn over het algemeen vrijwilligers. Omdat het een dorp is, zitten er veel families bij de vereniging die dan vaak allemaal actief zijn als vrijwilliger. Er zijn een aantal vrijwilligers die heel veel doen voor de vereniging en veel leden die geen vrijwilliger zijn of willen worden waardoor de vereniging draait op het groepje vrijwilligers. 3.2.2. Professionalisering of deskundigheidsbevordering? Aspasia is een vrijwilligersorganisatie zonder professional. Alles draait op vrijwilligers. Vanuit de volleybalbond wordt in de gaten gehouden of de vereniging zich aan alle eisen houdt. Eisen als het leveren van scheidsrechters, materialen, etc. worden nageleefd. Inschattend kan ik wel stellen dat de druk op sommige vrijwilligers hoog is en dat daar iets aan gedaan moet worden. Maar ik denk niet dat er sprake is van professionalisering van de vrijwilligers, omdat de vrijwilligers niet als professionals worden beschouwd en ook niet als zodanig aangesproken worden. Wel worden de vrijwilligers steeds deskundiger in het werk. De vrijwilligers gaan dit werk doen vanuit hart voor de sport en hebben over het algemeen dus een recreatieve motivatie. Bij het bestuur worden de talenten van de vrijwilligers gebruikt doordat elke vrijwilliger zijn eigen taak kiest. Er wordt onder de leden ook gezocht naar mensen die deskundig zijn in bepaalde functies door hun beroep. Zo wordt er voor een penningmeester iemand gezocht die bijvoorbeeld accountant is.

3.3. Brandweer Lisse 3.3.1. Beschrijving Brandweer Lisse De brandweer is een vrijwilligersorganisatie die al sinds mensenheugenis bestaat. Vroeger was dat meer een dienstverlening voor je buren, tegenwoordig is het een grote professionele organisaties met honderden professionals en duizenden vrijwilligers. Waar vroeger iemand in zijn nachthemd door het dorp liep met een bel om brand te “melden”, tegenwoordig is elke professional en vrijwilliger uitgerust met een pieper, een soort electronisch oproepmobieltje. Dit alles gebeurt via een alarmcentrale en op afspraak komen er 2 tot gemiddeld 40 brandweermannen opdraven om actie te ondernemen. Brandweerman word je niet zomaar: naast een sollicitatieprocedure moet je ook verschillende opleidingen en cursussen volgen om uiteindelijk een brandje te mogen

15


blussen. Net als bij EHBO vaak het geval veranderen ook bij de brandweer regels regelmatig wat weer enkele omscholingen tot gevolg kan hebben. Brandweerman word je niet zomaar: met gemiddeld twee uitrukken per week – zowel overdag als ’s avonds -, een trainingsavond per week, vaak een cursusavond met nog het nodige huiswerk en een paar examens en een onderhoudsbeurt voor de kazerne per maand kan je toch wel zeggen dat je jezelf na een tijdje weer opnieuw thuis moet voorstellen. 3.3.2. Professionalisering of deskundigheidsbevordering? Ook de gemeente begint door te hebben dat de (vrijwillige) brandweer een beetje te veel verantwoordelijkheid op zijn schouders heeft. Om dit te ondersteunen wil ik een stukje citeren uit een interview met Mevr. C. Langelaar, burgemeester Lisse, gepubliceerd in de Brandhaard, Periodiek van de Brandweer Lisse: ¾ “Hoe vindt U dat de brandweer in het algemeen geregeld is? Ik denk dan aan de combinatie beroeps en vrijwilliger. C. Langelaar: In het verleden was het zo dat als een korps goed kon blussen, dan liep dat wel. Tegenwoordig is die taak veel breder met hulpverlening, gevaarlijke stoffen enz. Kortom de brandweerman moet toch met zijn specialismen een professional zijn. Ik maak me wel eens zorgen of je van een vrijwilliger (die overigens nooit vrijwilliger is, want er is niets zo verplicht als brandweerman zijn) zoveel kunt vragen. Het moet allemaal naast het werk, naast het gezin, in de vrije tijd gebeuren. En dan met die verantwoording die het met zich mee brengt. ¾ Wordt er tegenwoordig niet te veel verwacht van een vrijwillige brandweerman? Ik bedoel dan de verplichte opleidingen, oefeningen en paraatheid? C. Langelaar: De lat wordt inderdaad steeds hoger gelegd, maar dat moet wel, al is het alleen maar uit bescherming voor de brandweerman zelf. Ook de mobiliteit van de brandweerman, het werken in je eigen gemeente (wat eigenlijk een voorwaarde is voor het goed functioneren als brandweerman) wordt steeds vaker een probleem. Men verandert vaker van baan, zeker als iemand carrière wilt maken. Hoe enthousiast men ook begint aan het brandweervak, het wordt dan steeds moeilijker een goed korps bijeen te houden. ¾ Je leest steeds meer dat de term vrijwillige brandweerman vervangen wordt door freelance brandweerman. C.Langelaar: Ik denk dat het zo niet zit. Iedere brandweerman of ~vrouw die bij het korps komt doet dat met hart en ziel. Natuurlijk is hij moreel verplicht, maar hij zal altijd naar een uitruk gaan als het mogelijk is, anders hou je er mee op. Een halve brandweerman of ~vrouw kan niet functioneren. Je kunt dat ook niet maken als maatje in een team! ¾ Er wordt door ‘Brandweer Nederland’ toch wel veel opgelegd, zonder dat er enige vorm van communicatie met de gewone brandweerman is. C. Langelaar: Er wordt inderdaad wel veel opgelegd, zoals opleidingen. Niettemin moet er in elk korps toch overleg zijn over een opleidingsplan, wat voor specialisten er nodig zijn, wat voor opleidingen moeten daarvoor gevolgd worden, wat voor faciliteiten zijn er voor, wie komt er voor in aanmerking enz. Dit soort overleg is natuurlijk nodig. Er worden van bovenaf normen opgelegd, maar als gemeente krijgen we wel de tijd om daarin te groeien. ¾ Wat is het streven van onze brandweer? C. Langelaar: Dat we meegroeien met de complexe materie. Toch steeds meer professional zijn, want dat vraagt deze tijd van jullie. Dat betekent, hoe

16


ellendig het ook is, meer oefenen en ons bewust zijn van de zware taak die er gewoon ligt.”11 Hierbij wordt dus duidelijk aangegeven dat hier sprake is van professionalisering van het vrijwilligerswerk. Brandweermannen worden gezien als werknemers en worden soms zelfs als freelancers gezien hoewel dit niet zo genoemd mag worden. Wat duidelijk naar voren kwam in dit interview is de verantwoordelijkheid die er op de schouders ligt bij de brandweermannen. Bij de brandweer wordt gekeken naar de talenten van de vrijwilligers, maar in principe kan een vrijwilliger met veel wilskracht de functie bereiken die hij wil hebben. Er zijn een aantal functies binnen de brandweer die vervuld moeten worden en voor het vervullen wordt gekeken naar de talenten en vaardigheden van de vrijwilligers. Vrijwilligers bij de brandweer kunnen vanuit alle vijf motivaties beginnen. Een maatschappelijke motivatie om iets te betekenen voor de samenleving, een educatieve motivatie omdat zij cursussen willen doen om hun cv aan te vullen, een idealistische motivatie om mensen te helpen, een sociale motivatie om deel te zijn van een groep of zelfs een recreatieve motivatie omdat het nieuw en spannend is. Mijn vader is brandweerman geworden vanuit een sociale motivatie; hij zocht een saamhorigheidsgevoel welke hij in de brandweer heeft gevonden. Toch vertelde hij dat het steeds moeilijker werd om het brandweerman-zijn vol te houden door de steeds zwaardere eisen die gesteld werden waardoor het samen zijn in de verdrukking kwam. De brandweer komt qua vrijwilligersbeleid in een zorgwekkende fase omdat de motivaties van de vrijwilligers naar de achtergrond gaan en de eisen een steeds grotere plaats innemen.

3.4. Resumerend Hierboven heb ik drie vrijwilligersorganisaties besproken die onderling zeer verschillen: een mutual support-organisatie met professionals (Leiden Marathon), een mutual support-organisatie zonder professional(s) (VVO Aspasia) en een service-deliveryorganisatie (Brandweer). Bij de Leiden Marathon en VVO Aspasia blijkt dat de druk voornamelijk ligt op het bestuur en niet op de rest van de vrijwilligers. Terwijl bij de brandweer iedereen veel druk heeft. Opvallend is dat het bestuur van de Leiden Marathon wel richting de professionalisering gaat terwijl zij ook professionals in dienst hebben en VVO Aspasia (nog) niet. Waarschijnlijk moet dit vanuit een ander standpunt bekeken worden: doordat er zo’n hoge druk op de vrijwilligers rustte, zijn er professionals aangenomen. De organisatie zelf had ook door dat de druk op de vrijwilligers te hoog werd en hebben daarom professionals aangenomen. Dit is natuurlijk een prima oplossing voor een organisatie om de professionalisering om te zetten in deskundigheidsbevordering. Maar helaas is toch de druk nog te hoog op de vrijwilligers en zou er een andere oplossing gevonden moeten worden om deze druk te verminderen. Het bestuur van VVO Aspasia laat regelmatig merken dat het eigenlijk te zwaar is voor ze en dat ze nieuwe vrijwilligers nodig hebben. Er zijn een paar mensen die ontzettend veel doen voor de vereniging, maar dat kan niet eeuwig zo blijven. Ook hier moeten ze uitkijken dat de druk niet te hoog wordt al denk ik niet dat dat zal leiden tot professionalisering. Professionalisering ontstaat mede dankzij nieuwe regels die van bovenaf opgelegd worden door bijvoorbeeld de gemeente of de sportbond. 11

Uit Brandhaard Brandweer Lisse, Periodiek van de Brandweer Lisse, 24e jaargang, nummer 1. Febr. 2003.

17


De brandweer daarentegen krijgt veelvuldig van bovenaf nieuwe regels opgelegd waardoor de vrijwilligers weer bijgeschoold of in sommige gevallen zelfs omgeschoold moeten worden. Deze regels worden opgelegd door bijvoorbeeld de ARBO, de regering of de brandweer zelf. Bij de brandweer is echt sprake van professionalisering van de vrijwilliger. De vrijwilligers zijn haast professionals. Het enige verschil qua opleiding tussen een vrijwillige brandweerman/ ~vrouw en een beroepsbrandweerman/~vrouw is dat het niveau iets hoger is. Veel verschilt het niet en mag het ook niet verschillen omdat de brandweer nu eenmaal aan een bepaald niveau moet voldoen. De brandweer is haast niet te vergelijken met de andere twee organisaties omdat hierbij alle vrijwilligers geprofessionaliseerd zijn en niet alleen het bestuur. Toch is de brandweer een goed voorbeeld voor deze professionalisering omdat je duidelijk kan zien hoe de professionalisering kan ontstaan en waar de oorzaken liggen. Als de regels van bovenaf niet zouden gelden, zou het er een stuk relaxter aan toe gaan bij de brandweer. De organisaties verschillen ook door het doel van de organisatie. Bij de Leiden Marathon en VVO Aspasia hebben de vrijwilligers een gemeenschappelijk doel: respectievelijk de marathon en volleybal. De brandweer echter is dienstverlenend en heeft een maatschappelijke functie. Dit verschil zou ook een oorzaak kunnen zijn van de verschillen in omgang met vrijwilligers. De professionalisering van de vrijwilligers bij de brandweer is een gevolg van de zware eisen die gesteld worden aan de brandweer doordat zij een dienstverlenende functie hebben. De Leiden Marathon en VVO Aspasia hebben geen dienstverlenende functie waardoor de eisen lager zijn en er minder eisen aan vrijwilligers gevraagd worden.

18


HOOFDSTUK 4 In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de vraagstelling van deze scriptie: hoe professioneel moet de vrijwilliger tegenwoordig zijn om vrijwilliger te kunnen zijn en wat kan een CMV’er daarin betekenen? Om dat te bepalen moet de informatie uit eerdere hoofdstukken geanalyseerd worden.

4.1. De grens tussen professionals en vrijwilligers In paragraaf 1.4 wordt het verschil tussen professionalisering en deskundigheidsbevordering uitgelegd. Als we het over de professionalisering van vrijwilligers hebben spreken we onszelf dus eigenlijk tegen. Want een professional moet professioneel zijn of worden en een vrijwilliger hoeft in principe niet professioneel te worden. Ik zeg ‘in principe’ want er zijn een aantal organisaties waar dat wel bij nodig is. Dan heb ik het over vrijwilligersorganisaties die taken hebben waar veiligheid van de samenleving mee gemoeid is of die veranderingen kunnen maken in het leven van een mens (service-delivery-organisaties (zie §1.2)). Maar waar het om gaat is in hoeverre kun je vrijwilligers met zo’n verantwoordelijkheid belasten: waar ligt de grens tussen vrijwilliger-zijn en professional-zijn? Antwoord op deze vraag is te verkrijgen via de definitie van vrijwilligerswerk zoals in paragraaf 1.1. gegeven. De definitie van vrijwilligerswerk is: “Werk, dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving.”12 Dus om te weten te komen wanneer een vrijwilliger een professional wordt, moeten we het werk van de desbetreffende vrijwilliger vergelijken met de definitie. Om een vergelijking te maken moeten we de definitie ontleden in vijf onderdelen: 1. “werk” Bezigheid, bron van inkomsten, wat gedaan moet worden, het verrichten van een taak, zo omschrijft de dikke Van Dale “werk”. 2. “In enig georganiseerd verband” Het vrijwilligerswerk moet dus in georganiseerd verband zijn, dus een vereniging, instelling, stichting, club, etc. 3. “onverplicht” Er mag geen verplichting aan het werk zitten. In theorie zou je dit kunnen vertalen als dat je als vrijwilliger niet hoeft te komen omdat je niet verplicht bent. In de praktijk wordt vrijwilligerswerk als vrijwillig en niet als vrijblijvend beschouwd. Alleen het soort werk is niet verplicht, maar als jij je opgeeft, moet je je afspraken nakomen. 4. “onbetaald” Eigenlijk betekent dit dat je voor vrijwilligerswerk in geen enkele vorm betaald zou moeten krijgen. Toch worden veel vrijwilligers “betaald” door middel van diensten of vergoedingen. Zou het dan betekenen dat een vrijwilliger die op die manier betaald krijgt geen vrijwilliger is maar professional? 5. “werk, ten behoeve van anderen of de samenleving” Vrijwilligerswerk moet voor anderen zijn en niet voor jezelf. Dan pas is het vrijwilligerswerk. Vervolgens kan het werk dat de desbetreffende vrijwilliger doet vergeleken worden met deze vijf kenmerken. Als je wilt weten of bepaald werk vrijwilligerswerk is ga je dus terug naar deze vijf basiskenmerken van vrijwilligerswerk. Dan zou je dus vrijwilligerswerk als vrijwillige brandweermannen doen, eigenlijk als professioneel werk kunnen beschouwen omdat brandweermannen voor elke uitruk een bepaalde vergoeding in de vorm van geld krijgen.

12

Uit Management van vrijwilligersorganisaties, Lucas Meijs, 1997

19


Als de grens tussen professional en vrijwilliger vervaagt, ontstaat er een grijs gebied waarin functies voor vrijwilligers ontstaan die hen te veel verantwoordelijkheid en dus te veel druk geven waardoor ze overspannen kunnen worden. Of er ontstaat een situatie dat vrijwilligers werk doen waarbij geen of weinig gebruik van hun talenten wordt gemaakt en waarbij hun motivaties niet meegenomen worden waardoor zij uiteindelijk hun interesse in het vrijwilligerswerk kunnen verliezen. Maar in dat grijze gebied krijgen professionals een functie welke hen te weinig verantwoordelijkheid en te weinig druk geeft waardoor de professionals niet ten volle hun capaciteiten kunnen gebruiken en het werk saai kunnen gaan vinden. Professionalisering hoeft niet slecht te zijn voor een organisatie behalve als de vrijwilligers eronder lijden. In dit geval moeten er maatregelen genomen worden. Deze maatregelen kunnen alleen genomen worden als de organisatie weet in hoeverre de vrijwilligers onder de professionalisering lijden. Om dat te ontdekken, moet er rekening gehouden worden met de volgende onderdelen: 1. De verhouding tussen professionals en vrijwilligers: wie is eindverantwoordelijk bij elke taak of afdeling? Weet de professional wat de vrijwilliger doet en zou hij de vrijwilliger zonder problemen kunnen vervangen bij verhindering van de vrijwilliger? Is de vrijwilliger onmisbaar voor de organisatie? 2. De eisen die aan de vrijwilliger gesteld worden: Wat voor opleidingseisen of ervaringseisen worden gesteld aan de desbetreffende functie? Hoeveel opleidingen of cursussen moeten voor de functie gevolgd worden en hoeveel uren per week neemt dat in beslag? 3. De tijd die de functie in beslag neemt: Hoeveel uren per week is een vrijwilliger werkelijk met zijn taak bezig? Is de vrijwilliger te veel tijd kwijt aan het vrijwilligerzijn? 4. De beleving van de vrijwilliger: Hoe ervaart de vrijwilliger zijn functie? Voelt de vrijwilliger zijn functie als een te grote verantwoordelijkheid? 5. De interesses van de vrijwilliger. Hebben de interesses van de vrijwilliger een plaats in het beleidsplan? Krijgt de vrijwilliger de mogelijkheid om zijn eigen werk te bepalen? 6. De talenten van de vrijwilliger. Wordt er gebruik gemaakt van de talenten van de vrijwilliger? Krijgt de vrijwilliger de mogelijkheid om zijn talenten te ontdekken en eventueel te gebruiken in zijn werk? Als je een analyse wilt maken van de vrijwilligersorganisatie om te zien in hoeverre de professionalisering door is gedrongen is het dus belangrijk om uit te gaan van de vier factoren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een interview met (een aantal) vrijwilligers of een enquête. Bij het interview kan je de diepte ingaan en doorvragen op allerlei zaken. Bij een enquête gaat het meer om het kwantitatieve. Aan te raden is om beide manieren van analyse te doen doordat de enquête zorgt voor de eerste analyse en kan bepalen in hoeverre je de professionalisering van de vrijwilliger op jouw organisatie van toepassing is en de diepte-interviews zorgen voor een beter beeld wat betreft de factoren van de professionalisering. Eenmaal verwerkt kan zo’n analyse heel verhelderend zijn en kunnen er acties ondernomen worden (zie §4.2) om enerzijds te zorgen voor veranderingen om de professionalisering op te lossen of in te perken en anderzijds te zorgen voor het bewaken van de factoren die op het moment als goed of voldoende worden beschouwd.

20

4.2.


Adviezen voor het oplossen van professionalisering van de vrijwilliger

Het eerste onderdeel is de verhouding tussen professional en vrijwilliger. Bij sommige organisaties is de professional niet op de hoogte van de taken van de vrijwilliger, ze zien niet in wat een vrijwilliger allemaal doet. Ook is het dan dus niet mogelijk dat mocht de vrijwilliger wegvallen de taken overgenomen worden door de professional. Het wiel moet dan opnieuw uitgevonden worden. Als blijkt dat in de organisatie deze factor van kracht is, moeten er stappen ondernomen worden ten aanzien van de communicatie en registratie. Verbetering van de communicatie (tussen vrijwilliger en professional) moet ervoor zorgen dat de professional beter op de hoogte is van wat de vrijwilliger allemaal doet. Verbetering van registratie wil zeggen dat er een draaiboek gemaakt moet worden waarin alle taken van de vrijwilligers en eventueel ook professionals instaan en tevens functieomschrijvingen genoteerd staan. Dit kan van pas komen bij weer het wegvallen van de vrijwilliger maar ook bij het inwerken van nieuwe vrijwilligers en de betrokkenheid van het team. Met betrokkenheid doel ik dan op de samenhang van het team vrijwilligers en professionals omdat iedereen weet wat de ander doet en daar ook rekening mee kan houden. Een ander punt bij deze factor is de verantwoordelijkheid die een vrijwilliger heeft. Het is in principe niet de bedoeling dat een vrijwilliger eindverantwoordelijk is voor een (grote) taak. De professional is altijd eindverantwoordelijk, zodat verantwoordelijkheid bij de professional ligt en niet bij de vrijwilliger. Om een overzicht te krijgen in een organisatie waar de verantwoordelijkheid ligt kan gebruik gemaakt worden van een draaiboek. Daarin is duidelijk te zien welke verantwoordelijkheden welke vrijwilliger heeft en of daarin verandering aangebracht moet worden. Er wordt hier gesproken over professionals en vrijwilligers, maar in organisaties met alleen vrijwilligers is dat ook van toepassing. Het bestuur dat dan uit vrijwilligers bestaat moet een duidelijk beeld hebben op de verantwoordelijkheden van de vrijwilligers en zo nodig ingrijpen. Dit omdat vrijwilligers uit het bestuur ook vaak rechtspersoon van een organisatie zijn en dus verantwoordelijk zijn voor eventuele misstappen. Bij de tweede factor ligt de nadruk op de eisen die aan een vrijwilligers gesteld worden. Hoe hoog kunnen die eisen zijn voor een functie. Een vrijwilliger blijft een vrijwilliger. Als blijkt dat er geen vrijwilliger gevonden kan worden voor een bepaalde functie met hoge eisen, wil dat misschien wel zeggen dat de eisen te hoog zijn. Dat mensen die aan zulke eisen kunnen voldoen helemaal geen vrijwilligerswerk willen doen omdat ze ergens anders voor dezelfde functie betaald worden. Daarom moet er goed rekening gehouden worden met de eisen die aan een vrijwilliger worden gesteld. Als er te hoge eisen aan een functie gesteld worden is het misschien verstandig om de functie in tweeën te delen. Als het om een functie gaat waarbij een bepaalde deskundigheid nodig is, kan er natuurlijk wel geprobeerd worden om deze functie te laten vervullen door zo’n deskundige omdat zij vaak in hun vrije tijd hun deskundigheid willen gebruiken in vrijwilligerswerk. Ook moet er gekeken worden naar de eisen die een organisatie stelt aan opleiding. Het is natuurlijk fantastisch voor vrijwilligers om de mogelijkheid te krijgen een opleiding te volgen voor hun functie. Maar ook hier moet voorzichtigheid in acht genomen worden want al snel worden opleidingen verplicht gesteld – soms door de gemeente en soms door de organisatie zelf. En onverplicht is een basiskenmerk van vrijwilligerswerk. De derde factor gaat over de tijd die aan het vrijwilligerswerk besteed wordt. Er zijn vrijwilligers die bij een organisatie beginnen in een functie met weinig verantwoordelijkheid. Als blijkt dat die vrijwilliger goed is in zijn werk, kan het zijn dat hij

21


gevraagd wordt voor een hogere functie. Natuurlijk wil een vrijwilliger dit proberen want belangrijk gevonden worden is best leuk. Maar ook hier moet opgelet worden: al snel kan zo’n vrijwilliger meegesleept worden in zijn functie en zijn rol voor de organisatie. De organisatie gaat te veel leunen op de vrijwilliger tot de vrijwilliger alleen nog maar zijn vrije tijd vult met zijn functie of er elk uur van de dag mee bezig is. Om te ontdekken of dit het geval is bij de vrijwilligers moet er per persoon gekeken worden. De ene vrijwilliger vindt het prettig en heeft naast het vrijwilligerswerk een parttimebaan dus houdt nog genoeg vrije tijd over. De andere vrijwilliger komt echter nergens anders meer aan toe en bij deze vrijwilligers moet actie ondernomen worden. Dit alles moet in het vrijwilligersbeleid zijn opgenomen en zodat te zien is dat elke vrijwilliger een specifieke waarde heeft voor de organisatie. Elke vrijwilliger heeft een andere motivatie om vrijwilligerswerk te gaan doen en heeft ook meer of minder tijd voor het vrijwilliger-zijn. Belangrijk is dat bij elke vrijwilliger gekeken wordt naar zijn talenten en die gebruikt worden om hem een taak te geven die hem zijn vaardigheden laat gebruiken en ontwikkelen en die in overeenstemming is met de tijd die hij voor vrijwilligerswerk wil besteden of te besteden heeft. Aanpak van deze factor kan dus alleen pragmatisch bepaald worden. De vierde factor is de beleving van de vrijwilliger die we al aan bod hebben laten komen in de derde factor waarbij de beleving van de vrijwilliger met betrekking tot zijn uren de doorslag moet geven. Om de beleving van een vrijwilliger te ontdekken moeten er diepte-interviews gehouden worden. Vrijwilligers kunnen veel verantwoordelijkheid in hun functie hebben maar dit niet ervaren als een last. Dit is per vrijwilliger verschillend. Over het algemeen vinden vrijwilligers het prettig om onmisbaar te zijn voor een organisatie. Maar er is natuurlijk een verschil tussen onmisbaar zijn en zich onmisbaar voelen. Dit ligt allemaal in de hand van de organisatie. Zij bepaalt hoe onmisbaar een vrijwilliger echt is en dit komt allemaal terug op de verantwoordelijkheid die je een vrijwilliger geeft. Het is prima om een vrijwilliger verantwoordelijkheid te geven voor bepaalde taken. Dit geeft voor de vrijwilliger een gevoel van vertrouwen waardoor hij het vrijwilligerswerk leuker kan gaan vinden en blijft vinden. Net als een klein kind dat zelf boodschappen gaat doen. Maar moeder kijkt natuurlijk wel om de hoek mee of alles goed gaat. En dit is ook de functie van een organisatie: het gevoel geven zelfstandig te werken, maar wel in de gaten houden. Dit klinkt nogal belerend alsof de vrijwilliger eigenlijk een klein kind is. Maar in de werkelijkheid is dit de beste manier. Je hoeft als organisatie niet het handje vast te houden van een vrijwilliger, maar je moet wel weten wat hij doet en of hij misschien hulp nodig heeft. Dit alles door te zorgen voor een open communicatie in de organisatie.

4.3.

Bewustwording van professionalisering

De bewustwording van de professionalisering van het vrijwilligerswerk bestaat dus niet alleen uit het teruggaan naar de basis van het vrijwilligerswerk. Ook de verantwoordelijkheid, de eisen, de tijd, de beleving, het gebruik van de interesses en de talenten moeten meegenomen worden bij het bepalen of de grens wordt overschreden en dat eventueel veranderingen daarin aangebracht moeten worden. Daarvoor wil ik drie oplossing aandragen: Je kunt als organisatie ervoor zorgen dat de vrijwilligers onverplicht en onbetaald werk doen voor anderen of de samenleving, maar als de vrijwilligers de verantwoordelijkheid te groot vinden, kan het nog zo zijn dat de taken overgenomen moeten worden door een professional.

22


Dit is natuurlijk één oplossing voor het bewaken van het vrijwilligerswerk voor professionalisering. Een andere oplossing is om de vrijwilligers in dienst te nemen en te betalen als een werknemer. Maar dit is natuurlijk volledig afhankelijk van de financiële staat van de organisatie. En dan wil ik nog een derde oplossing aandragen: het aannemen van een CMV’er om een balans aan te brengen tussen de vier factoren en daardoor de organisatie te bewaken van professionalisering van vrijwilligerswerk en de grens tussen professional en vrijwilliger duidelijk te maken. Eén van de oorzaken van de professionalisering is dat veel vrijwilligersorganisaties door hun donateurs gedwongen worden om de deskundigheid van hun medewerkers – dus ook hun vrijwilligers – te bevorderen. Vrijwilligers moeten van waarde zijn voor een organisatie anders kunnen ze in de subsidie-aanvraag niet verantwoord worden. Gemeenten krijgen tegenwoordig een handleiding hoe zij de economische waarde van een vrijwilliger kunnen bepalen (zie § 1.3). Een vrijwilliger die hoog opgeleid is, wordt hoger in waarde “aangeslagen” dan een vrijwilliger die laag opgeleid is. Als dit al begint bij de gemeente, waar veel vrijwilligersorganisaties financieel van afhankelijk zijn, is het logisch dat de vrijwilligersorganisaties mee gaan in deze trend. Een andere oorzaak is dat de eisen van de samenleving hoger worden dus het vrijwilligerswerk moet mee. Dit betekent extra eisen die aan de vrijwilliger gesteld worden wat eigenlijk betekent dat de vrijwilliger beperkt wordt in het vrijwilligerswerk wat hij zo leuk vindt. Zoals in paragraaf 3.4. al aan de orde is gekomen wordt de professionalisering in de hand gewerkt door instanties zoals de gemeente of een sportbond die van bovenaf regels en wetten maken. Hierdoor hebben vrijwilligers omscholing of bijscholing nodig zodat deze regels nageleefd kunnen worden en de vrijwilligersorganisaties geen boete of erger opgelegd krijgen. De rol van een CMV’er is de grens te bewaken tussen professional en vrijwilliger. Een CMV’er kan op dit moment dus optreden als “grensbewaker” of intermediair. Dit kan de CMV’er doen door de volgende acties: • Een CMV’er kan in de organisatie de communicatie tussen de twee partijen tot stand brengen en zijn ‘voelsprieten’ gebruiken om bij te houden wat de vrijwilligers bezig houdt en waar problemen zijn. • De CMV’er is deskundig in het begeleiden van vrijwilligers en kan tevens onderzoek doen naar de professionalisering. Beide instrumenten van enquête en diepte-interviews is hij vaardig en de organisatie zou het ontdekken en inperken van de professionalisering over kunnen laten aan de CMV’er. • De CMV’er is tevens in staat een wervings- en communicatieplan op te zetten om vrijwilligers te werven en te behouden. Dit komt doordat een CMV’er vraaggericht werkt en trendgevoelig is waardoor hij kan inspelen op de behoeftes van (toekomstige) vrijwilligers. • De CMV’er moet zorgen voor een vrijwilligersbeleid waarbij elke vrijwilliger zijn eigen plek krijgt. Hij moet zorgen dat de talenten van de vrijwilliger benut worden zodat hij zich kan ontwikkelen in zijn taak. De CMV’er moet zorgen dat de motivaties van de vrijwilliger in de gaten worden gehouden en dat deze doelen ook uiteindelijk gehaald worden.

4.4. Motivatie van de vrijwilliger Waarom blijven die vrijwilligers dan toch vrijwilliger? Wat betreft vrijwilligers met een hoge verantwoordelijkheid in het werk zal het gevoel van onmisbaarheid en de voldoening die het geeft de motor zijn achter het geheel. Zij weten hoeveel mensen er

23


op hen rekenen en wat een leuk gevoel dat is om belangrijk te zijn. Maar ook het doen van vrijwilligerswerk wat aanspreekt en gebruik maakt van de talenten van de vrijwilligers. Het feit dat de reden waarom een vrijwilliger vrijwilligerswerk gaat doen uiteindelijke werkelijkheid wordt (motivatie). Het is dus belangrijk voor een organisatie om het juiste evenwicht te vinden tussen uitdaging en vaardigheid of het ontwikkelen daarvan. 4.4.1. Flow Hoe vind je het evenwicht tussen uitdaging en (het ontwikkelen van) vaardigheden? Eigenlijk is het het beste om dan terug te gaan naar hoe het evenwicht zou moeten zijn: het flow-gevoel van de vrijwilliger zoals in § 2.2 besproken. Als een vrijwilliger begint aan een functie bij een vrijwilligersorganisatie is de mate van uitdaging en (ontwikkelen van) vaardigheden in evenwicht: de vrijwilliger wordt geprikkeld door de Uitdaging

FLOW 3

1 2

(ontwikkelen van) vaardigheden uitdaging om zijn taken te doen en er wordt gebruik gemaakt van zijn vaardigheden zonder dat hij boven zijn kunnen werkt. Dit is het flow-gevoel: de vrijwilliger blijft vrijwilliger omdat deze twee factoren in evenwicht zijn (punt 1). Op het moment dat er te veel vaardigheden wordt gevraagd van hem of als hij te veel of te snel zijn vaardigheden moet ontwikkelen terwijl de uitdaging hetzelfde blijft (punt 2), dan ziet de vrijwilliger het niet meer zitten, is ontevreden en kan zelfs uiteindelijk stoppen als er niet op tijd wat aan gedaan wordt. Op dit moment moet de CMV’er in beeld komen om te zorgen dat de uitdaging meer wordt zodat (zie punt 3) de vrijwilliger weer een flow-gevoel krijgt. Maar natuurlijk kan de CMV’er er ook voor zorgen dat er minder van de vaardigheden van de vrijwilliger wordt gevraagd zodat de vrijwilliger teruggaat naar punt 1 en ook een flow-gevoel krijgt. De twee manieren om een flow-gevoel te krijgen worden dus onderverdeeld in: meer uitdaging creëren en verminderen van de (ontwikkeling van de) vaardigheden. De eerste is moeilijk te verwerkelijken, maar niet onmogelijk. Het creëren van uitdaging is mogelijk door als CMV’er samen met de vrijwilliger om de tafel te gaan zitten en te bespreken hoe de functie uitdagender gemaakt kan worden. Dit kan door middel van beloningen voor de vrijwilliger die hem motiveren om zijn functie te blijven doen. De tweede manier om een flow-gevoel te krijgen is het verminderen van de (ontwikkeling van de) vaardigheden. Een CMV’er zou in zijn communicatie met de vrijwilligers geobserveerd moeten hebben dat bepaalde vrijwilligers dat hun taken boven hun kunnen zijn en moet daarin verandering aanbrengen. Het is moeilijk om de

24


ontwikkeling van de vaardigheden van de vrijwilliger te verminderen, maar je kan wel zorgen dat ze minder cursussen volgen en even de tijd krijgen om het geleerde in praktijk te brengen. 4.4.2. Vijf motivaties Wat is de motivatie van vrijwilligers om vrijwilligerswerk te doen? Als we de motivatie van de vrijwilliger onder de loep nemen kunnen we het beste teruggaan naar §1.2 waarin vijf motivaties toegelicht worden: 1. maatschappelijke motivatie 2. idealistische motivatie 3. recreatieve motivatie 4. sociale motivatie 5. educatieve motivatie Motivatie is heel erg belangrijk als een vrijwilligersorganisatie de vrijwilliger aan zich wil binden. De organisatie moet er dus voor zorgen dat deze motivatie bewaard blijft bij de vrijwilliger. Om dat te doen, moet de organisatie eerst weten door welke motivatie de vrijwilliger is bewogen om zich aan te melden als vrijwilliger. Het handigste is dit te doen bij de eerste kennismaking of een intakegesprek: Waarom wil je dit vrijwilligerswerk doen? Het antwoord/ de antwoorden die je hierop krijgt is/zijn in te delen in één of meer van de vijf motivaties. Deze motivaties moeten genoteerd worden en verwerkt in een overzicht zodat dit nageslagen kan worden. Vervolgens kan er door de CMV’er gebruik van gemaakt worden bij het binnen halen, begeleiden, belonen en behouden van de vrijwilligers. Als je als organisatie heel veel vrijwilligers nodig hebt – dan heb ik het over meer dan honderd – dan is het moeilijk om met alle motivaties rekening te houden. Probeer de nadruk dan te leggen op de meest voorkomende motivatie(s) en zorg ervoor dat die motivatie(s) in elk geval gewaarborgd wordt. Een voorbeeld is: als blijkt dat de meeste brandweermannen in je korps de gezelligheid de kern van het vrijwilliger-zijn vinden, moet je ervoor zorgen dat die gezelligheid behouden blijft. Dus niet direct naar huis na een melding, maar eerst nog wat drinken op de kazerne en het organiseren van vrijwilligersuitjes. Nadat een vrijwilliger is aangetrokken zijn er een aantal stappen die genomen moet worden om de vrijwilliger te binden aan de organisatie. In de bijlage heb ik voorbeelden gedaan van het vrijwilligersbeleid van Zorgcentrum Nebo13 met daarin een intakegesprek en vrijwilligerscontract. Bij het intakegesprek wordt een deel gewijd aan de motivatie van de vrijwilliger om dit werk te gaan doen. Ik heb deze voorbeelden erbij gedaan om te laten zien hoe professioneel dit centrum met haar vrijwilligers omgaat. Bij het intakegesprek wordt besproken wat de wederzijdse verwachtingen zijn en hoe dat waar te maken. Vervolgens wordt duidelijk op papier de belangrijkste punten genoteerd en wordt verdere invulling opengelaten zodat de verwachtingen niet vastgelegd worden. Zo kan ter plekke bekeken worden welke taken de vrijwilliger zelf als relevant en uitvoerbaar ziet en er niets van bovenaf wordt opgelegd.

4.5. Vergelijking met vrijwilligersorganisaties in hoofdstuk 3 Vrijwilligersorganisaties staan erom bekend een groot doorstroom te hebben. Vrijwilligers kunnen in het begin een tijd lang actief zijn, maar daarna zakken ze vaak 13

Drs. Th. Van den Belt, Vrijwilligerswerk, Vrijwilligersbeleid Zorgcentrum Nebo, HdS Barneveld Thuiszorg en Maatschappelijk werk, www.HDS.nl

25


even in doordat er bijvoorbeeld te veel verantwoordelijkheid op hun schouders drukt of door hun werksituatie. Vrijwilligers kunnen een “overkill” krijgen en even weg willen uit de organisatie. Als er gekeken wordt naar de organisaties die ik besproken heb in hoofdstuk 2 dan blijkt dat er weinig doorstroom is en dat de organisaties op een goede manier de vrijwilligers aan zich gebonden hebben. Bij de brandweer is er toch sprake van veel professionalisering en vanuit het korps komen inmiddels geluiden dat dit niet goed gaat. Ook de professionals – de brandweercommandant en de burgemeester – hebben door dat dit niet goed gaat en zijn bezig oplossingen te bedenken voor dit probleem. Sommige organisaties worden zich dus bewust van het feit dat professionaliseren van vrijwilligers eigenlijk helemaal niet kan. Vrijwilligers moeten vrijwilligers blijven en niet als professionals bestempeld worden. Deskundigheidsbevordering moet alleen gebruikt worden als beloning en niet als voorwaarde. Bij VVO Aspasia wordt de mogelijkheid om een cursus voor scheidsrechter te doen als een beloning gezien en ook meegaan op een kamp voor kinderen wordt als een beloning gezien. De scheidsrechtercursus is geen verplichting en wordt alleen gedaan door mensen die er tijd voor en zin in hebben. Een organisatie met professionals in dienst kan het personeelsbeleid verwarren met het vrijwilligersbeleid. Het verschil is de manier van omgang. Bij personeelsbeleid is er sprake van hiërarchische verhoudingen terwijl er in een vrijwilligersbeleid sprake moet zijn van persoonlijke verhoudingen. De vrijwilligers wordt gevraagd door mevrouw Z om een bepaalde taak te doen, terwijl de medewerker door de voorzitter – mevrouw Z – wordt opgedragen om de taak te doen.

4.6. Oplossingen voor het vrijwilligerstekort Gezien er tegenwoordig meer vraag is dan aanbod van vrijwilligers, worden er allerlei oplossingen aangedragen om het vrijwilligerstekort aan te pakken. De gemeentes denken dit aan te kunnen pakken door de vrijwilligersorganisaties extra subsidie te verlenen zodat zij meer geld hebben om de vrijwilligers aan zich te binden via vrijwilligersvergoedingen of meer geld voor wervingsacties. Een oorzaak van het vrijwilligerstekort of eigenlijk de te hoge vraag is onder andere terug te vinden in de economie. Gezien de economische recessie komen bedrijven met de financiën in de problemen en willen dit oplossen door vrijwilligers in te zetten. Dit wordt nog eens gestimuleerd als er een trend als waardebepaling (zie §1.3) opkomt die laat zien hoe waardevol een vrijwilliger kan zijn. In dit geval heeft het geen nut om meer subsidie uit te trekken voor het werven van vrijwilligers, maar moet er eens goed gekeken worden naar de betekenis van de vrijwilliger voor de samenleving. Anderen denken dat de trend “werknemersvrijwilligerswerk” (zie § 3.1) de oplossing is. De bedrijven stimuleren de werknemers vrijwilligerswerk te gaan doen zodat ze betrokken worden bij de maatschappij. Ondertussen heeft deze actie een positieve werking op het imago van het bedrijf en zorgt het voor teambuilding onder het personeel. Voor de vrijwilligersorganisatie is het een perfecte oplossing omdat ze én het vrijwilligerstekort oplossen én vaak geld gedoneerd krijgen voor elke vrijwilliger die vrijwilligerswerk komt doen. Maar de vraag is of dit vrijwilligerswerk wel vrijwilligerswerk is. Als een vrijwilliger betaald wordt om vrijwilligerswerk te doen, is dat in tegenspraak met de definitie van vrijwilligerswerk: onbetaald. Bovendien is het vaak een tijdelijke oplossing en is de

26


motivatie van de ‘werknemervrijwilliger’ anders dan die van een ‘echte’ vrijwilliger. Als je vrijwilligerswerk doet omdat je liever dat werk doet dan dat je je eigen werk doet, is dat anders motiverend dan dat je vrijwilliger bent omdat je iets terug wilt doen voor de samenleving. Werknemersvrijwilligerswerk bestaat eigenlijk al heel lang. Bij de vrijwillige brandweer is op zekere hoogte ook sprake van werknemersvrijwilligerswerk. De werkgever moet eerst een goedkeuring geven dat de brandweerman tijdens werktijd opgeroepen kan worden voor brandmelding. Daarbij wordt de vrijwilliger ook een soort werknemervrijwilliger. Het is natuurlijk logisch dat vrijwilligersorganisaties een aanbod van een bedrijf aannemen, maar er zijn wel een paar nadelen. Zo kan het zijn dat andere vrijwilligers de werknemersvrijwilligers niet accepteren omdat zij hetzelfde werk doen, maar dan onbetaald. Ook de motivatie zoals eerder genoemd is anders en kan ervoor zorgen dat een werknemervrijwilliger minder gemotiveerd is dan een vrijwilliger. Een andere oorzaak van het tekort van vrijwilligers is bij sommige organisaties het vrijwilligersbeleid. Organisaties vergeten dat ‘organizational control’ bij vrijwilligers principieel anders is dan bij professionals. Onder ‘organizational control’ wordt verstaan: “[…] het zeker stellen dat het organisatiebeleid echt wordt uitgevoerd en dat de diensten volgens de eisen van de organisatie worden geleverd.”14 Organizational control bij professionals is gebaseerd op hiërarchische of functionele verhoudingen en bij vrijwilligers is dat gebaseerd op persoonlijke verhoudingen. Door de verwachtingen van de organisatie met betrekking tot vrijwilligers te beperken tot taken die de vrijwilligers zelf als relevant en uitvoerbaar zien, wordt organizational control bevorderd.15 Met andere woorden: als vrijwilligers zelf het nut inzien van hun taak en deze taak niet opgelegd krijgen van de organisatie, zijn ze gemotiveerder en betrouwbaarder als professionals. Is de taak van bovenaf opgelegd, dan kan het zijn dat de vrijwilligers weggaan of gewoon weigeren. Oplossing hiervoor is in een vrijwilligerscontract helder formuleren wat de wederzijdse verwachtingen zijn en dus het aanpassen van het vrijwilligersbeleid. Deze contracten moeten op maat gemaakt worden en alleen de belangrijkste punten van de organisatie worden als voorwaarde gesteld.

4.7. Onderscheid tussen vrijwilligersorganisaties met en zonder professional(s) Vrijwilligers zijn in sommige instellingen zelfs onmisbaar voor de organisatie. Zij vervullen daarin functies die een sleutelpositie zijn voor de instelling en vaak blijkt dat de professional geen weet heeft van de taken die de vrijwilliger doet. Dat komt pas naar voren als de vrijwilliger een keer verhinderd is of – erger – helemaal wegvalt. In vrijwilligersorganisaties waar geen professional in dienst is kan dit voor grote problemen zorgen als bijvoorbeeld een vrijwilliger plotseling opstapt. Daarom kunnen we een onderscheid maken tussen vrijwilligersorganisaties met professional(s) en vrijwilligersorganisaties zonder professional(s).

14

Uit: Dr. Lucas Meijs, Management van vrijwilligersorganisaties: een specialiteit!, Goed Bestuur, sept/okt. 2000 15 Uit: Dr. Lucas Meijs, Management van vrijwilligersorganisaties: een specialiteit!, Goed Bestuur, sept/okt. 2000

27


4.7.1. Organisaties zonder professional(s) Het moeilijke voor een organisatie zonder professional(s) vergeleken met een organisatie met professional(s) is de verantwoordelijkheid. Bij organisaties met professional(s) ligt de eindverantwoordelijkheid bij de professional(s) en zij kunnen in de gaten houden of de vrijwilligers niet te veel verantwoordelijkheid dragen of eindverantwoordelijk zijn voor een bepaalde functie. Bij organisaties zonder professional(s) is er vaak sprake van een bestuur met de eindverantwoordelijkheid. Zij maakt het beleid, voert het beleid uit en lossen problemen op. Daarnaast wordt verantwoordelijkheid voor andere vrijwilligers ook zwaarder omdat iedereen hetzelfde is dus iedereen verantwoordelijkheid krijgt. In §4.2 werd de verhouding tussen vrijwilliger en professional al aangehaald en daarin werd geadviseerd dat het bestuur van organisaties zonder professional(s) een goed zicht moest houden op de verantwoordelijkheden van de vrijwilligers en het gebruik van de talenten van de vrijwilligers. In de praktijk is dit moeilijker dan in theorie doordat het bestuur het vaak veel te druk heeft om zich ook nog zorgen te maken om professionalisering. Uiteindelijk moet de dienst of het product van de organisatie er toch weer zijn en hoe dat gebeurt kan een bestuur weinig schelen. Pas op het moment dat blijkt dat vrijwilligers opstappen vanwege te hoge verantwoordelijkheid of doordat hij zijn taken opgelegd krijgt in plaats van dat hij zelf keuzes mag maken, dan gaat er een lichtje branden. Dit advies met betrekking tot de verdeling van de verantwoordelijkheid en de vrijheid om keuzes te maken door de vrijwilligers in organisaties zonder professional(s) is dus puur gericht op de voortgang van de organisatie en het binden van de vrijwilligers. 4.7.2. Organisaties met professional(s) Organisaties met professional(s) hebben als geluk dat er een professional is die in elk geval niet zomaar kan opstappen en al zijn/ haar kennis meenemen. Een professional moet ruim van tevoren aangeven ontslag te nemen terwijl dit bij een vrijwilliger helemaal niet hoeft, al wordt het wel als beleefd gezien. Vaak is het geval bij organisaties met professional(s) dat er een professional aangenomen moest worden omdat de druk op de vrijwilligers te groot werd. Dit betekent dat het een organisatie betreft die grote verantwoordelijkheid heeft en/of veel diensten/ producten moet leveren. Bovendien is ook hier het probleem de verantwoordelijkheid. De professional heeft andere verantwoordelijkheden als een vrijwilliger en dat wordt wel eens vergeten. De professional is in principe eindverantwoordelijk, maar het kan ook heel goed mogelijk zijn dat een professional is aangenomen voor de routineklussen en dat het bestuur – bestaande uit vrijwilligers – de eindverantwoording nog heeft. In principe kan dit heel positief uitpakken, maar blijft wel het probleem van de professionalisering een feit. Als advies kan gegeven worden dat een organisatie erop moet letten dat vrijwilligers niet dezelfde taken als een professional gaan doen. Ook moet een professional zorgdragen voor een goedfunctionerend vrijwilligersbeleid. Bij dit beleid moet dus rekening gehouden worden met de talenten en waarde van de vrijwilligers en moeten zij ook daarop ingezet worden. Zo motiveer je je vrijwilligers en is de kans dat zij opstappen kleiner. In dit beleid moet natuurlijk rekening gehouden worden waar je de verantwoordelijkheid legt, maar de motivatie is net zo belangrijk. Daarom is een motivatiebeleid als vrijwilligersbeleid een oplossing voor de professionalisering.

28


HOOFDSTUK 5 De grens tussen professionals en vrijwilligers is aan het vervagen. Om erachter te komen of een vrijwilligersorganisatie te maken heeft met professionalisering moet teruggegaan worden naar de basiskenmerken van vrijwilligerswerk: werk, in enig georganiseerd verband, onverplicht, onbetaald en werk ten behoeve van anderen of de samenleving. Maar dit zijn niet de enige kenmerken waarmee je vrijwilligerswerk kunt meten. Ook de vier kenmerken: verantwoordelijkheid, eisen, tijd, beleving, interesses en motivatie komen kijken bij het bepalen of er sprake is van professionalisering van de vrijwilliger (§4.1 en §4.2). Om ervoor de zorgen dat enerzijds de professionalisering opgelost of ingeperkt wordt en anderzijds de kenmerken die op het moment als goed of voldoende worden beschouwd bewaakt worden, moet de CMV’er optreden als grensbewaker. Daarbij is het aan de CMV’er om voor een open communicatie in een organisatie te zorgen, de eisen van een functie verlagen, een oogje in het zeil te houden met betrekking tot de tijd die een vrijwilliger aan zijn functie besteed en de verantwoordelijkheid die op de schouders van een vrijwilliger ligt, om met de vrijwilligers contact te houden en de beleving van de vrijwilliger in de gaten te houden. Het is aan de CMV’er om ook de motivatie van de vrijwilliger te onderzoeken. De CMV’er moet ervoor zorgen dat de factoren ideaal zijn voor een vrijwilliger om zich te binden met de organisatie. Dit doet de CMV’er door de motivaties per vrijwilliger te beschrijven en zorgen dat deze motivaties in stand gehouden worden. Dit kunnen motivaties zijn op het maatschappelijke, idealistische, recreatieve, sociale en het educatieve vlak. Bovendien draagt de CMV’er zorg voor de flow in het werk van de vrijwilliger. De vrijwilliger moet genoeg uitdaging krijgen en mogelijkheden om zijn vaardigheden te ontwikkelen om een flow tot stand te brengen. De CMV’er moet zorgen dat er bij het vrijwilligersbeleid een motivatiebeleid gemaakt wordt die ervoor moet zorgen dat de vrijwilliger gemotiveerd wordt en blijft. Hierbij is het belangrijk dat de vrijwilliger tevreden blijft en dat doet de CMV’er door de drie belangrijkste oorzaken hiervan aan te pakken: gebrek aan variatie en uitdaging, conflicten op de werkvloer en de te grote verantwoordelijkheid/ druk op de schouder van de vrijwilliger. Gebrek aan variatie en uitdaging is op te lossen door dit in het werk te brengen of de vrijwilliger te wijzen op de mogelijkheden van zijn functie. Conflicten op de werkvloer zijn op te lossen via een open communicatie en een open houding van de vrijwilligers en professionals. En tot slot is de te grote verantwoordelijkheid op te lossen door het verdelen van taken en een betere organisatie van het geheel. Professionalisering komt hierbij om de hoek kijken als het gaat om het ontwikkelen van de vaardigheden die de flow tot stand laten komen. In het ontwikkelen van vaardigheden ligt het gevaar dat de eisen van de organisatie meer in het oog worden gehouden als de wensen van de vrijwilliger. Een vrijwilliger zijn deskundigheid bevorderen is prima, maar er moet wel een grens in de gaten gehouden worden en dat is aan de CMV’er. Met andere woorden: de organizational control moet uitgaan van persoonlijke verhoudingen en de verwachtingen van de organisatie met betrekking tot vrijwilligers moeten beperkt worden tot taken die de vrijwilligers zelf als relevant en uitvoerbaar zien. Natuurlijk is hiermee niet alles opgelost en staan er nog een aantal vragen open ten aanzien van de professionalisering. Zo is het (nog) niet mogelijk om de professionalisering in een vrijwilligersorganisatie als de brandweer op te lossen omdat hierbij eisen mee gemoeid zijn die te maken hebben met de samenleving en levens van mensen. Ook is het werknemersvrijwilligerswerk een paradox gezien de positieve werking voor een vrijwilligersorganisatie die financiën en handen tekort komt en de negatieve werking ervan voor de basiskenmerken van de vrijwilliger.

29


BRONVERMELDING •

Flow, psychologie van de optimale ervaring Mihaly Csikszentmihalyi © 1990

•

Uit Vrijwilligerswerk, een problematische oplossing? Meiny Hofstede © 1987

•

Map Post-hbo leergang Innovatief Vrijwilligerswerk G. Rensen, R. Baar, J. Veldkamp, A. Henneveld, T. Kramer-Bais © 2001 Met daarin de volgende artikelen: 1. Dr. Lucas Meijs, Management van vrijwilligersorganisaties: een specialiteit!, Goed Bestuur sept/okt 2000 2. Dr. Lucas Meijs, Een typologie van vrijwilligersorganisaties, Goed Bestuur sept/okt 2000 3. Drs. Th. Van den Belt, Vrijwilligerswerk, Vrijwilligersbeleid Zorgcentrum Nebo, HdS Barneveld Thuiszorg en Maatschappelijke werk www.hds.nl

•

Management van vrijwilligersorganisaties Lucas Meijs © 1997

•

Vrijwilligerswerk in Nederland en Vlaanderen Proceedings van de onderzoeksbijeenkomst Dr. Lucas C.P.M. Meijs, e.a. © Maart 2002

•

Vrijwilligers en evc Drs. Jaap Nafzger © 10 okt. 2002

•

Feiten en cijfers NOV en sVM © 1999

•

Brandhaard Brandweer Lisse, Periodiek van de Brandweer Lisse 24e jaargang, nummer 1. Febr. 2003.

•

www.x-s2.nl

•

www.gvv-aspasia.nl

•

www.marathon.nl

•

www.dikkevandale.nl

30


Bijlage Voorbeelden van: Kennismakingsgesprek met een vrijwilliger Vrijwilligerscontract Uit: Vrijwilligersbeleid Zorgcentrum Nebo

31


Het kennismakingsgesprek met een vrijwilliger Dit protocol geeft een aantal aandachtspunten voor het gesprek. De specifieke situatie van de organisatie kan ertoe leiden, dat er punten aan toegevoegd worden. Van dit gesprek wordt een kort verslag gemaakt en in het dossier van de coördinator c.q. begeleider bewaard. I. -

Doel van het gesprek: doelstelling, activiteiten en werkwijze van de organisatie persoonlijke kennismaking visie op het werken met vrijwilligers mogelijkheden van de vrijwilliger welke taken worden door vrijwilligers gedaan verhouding met begeleider, evt. beroepskrachten, medevrijwilligers relatie van vrijwilligers met doelgroep, deelnemers rechten, plichten en afspraken

II. Motieven voor het vrijwilligerswerk - waarom wil de persoon vrijwilligerswerk doen - waarom bij deze organisatie - verwachtschap met doelstellingen, idealen, ideologie, mensen maatschappijopvatting - ervaring in dit soort werk - ervaring in ander vrijwilligerswerk - (beroeps)ervaring en opleidingen - welke doelen en verwachtingen zijn er m.b.t. het uitvoeren van het werk binnen deze organisatie III. -

Het uitvoerend werk (activiteit) dat gedaan moet worden bekendheid en ervaring met het werk, de activiteit(en) bekendheid en ervaring met de doelgroep, deelnemers waar is de vrijwilliger sterk in, wat kan zij goed wat moet nog geleerd worden punten voor begeleiding bij de uitvoering van het werk samenwerking met andere vrijwilligers deelname aan overlegsituaties

IV. -

Rechten, plichten, afspraken verzekeringen begeleidingsgesprekken vergoedingen, kortingen, faciliteiten tijdsduur van inwerkperiode afspraken over proefperiode eerste evaluatiegesprek voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken vragen, opmerkingen, klachten vrijwilligerscontract

V. -

Start van het vrijwilligerswerk benoeming tot vrijwilliger evt. samen afspreken dat dit geen geschikt vrijwilligerswerk is voor de persoon vaststellen van taak, opdracht vaststellen van werktijden, evt. werkrooster vaststellen van eerste werkmoment als vrijwilliger

32


Vrijwilligerscontract Zorgcentrum Nebo te Barneveld, Vertegenwoordig door: ………………… (coördinator) en ………………………………….. (vrijwilliger) zijn het volgende overeengekomen: 1. De vrijwilliger verricht werkzaamheden ten behoeve van de organisatie met ingang van: ………………………. op het gebied van: ………………………. 2. De vrijwilliger zal werkzaamheden verrichten voor het Zorgcentrum, zonder dat hiervoor een financiële vergoeding ontvangen wordt. 3. De vrijwilliger verricht de taak ………………………… op ………………………. (dag en tijdstippen) bij de vrijwilligersgroep ……………………… gedurende de periode ……………………… en draagt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze taken. 4. In geval van verhindering zal de vrijwilliger tijdig zelf voor een vervanger zorgen. 5. De vrijwilliger is bereid om deel te nemen aan voor de uitvoering van de taak noodzakelijk overleg en heeft zodoende een bijdrage aan de beleidsontwikkeling. 6. De vrijwilliger is bereid om met andere vrijwilligers samen te werken. 7. De vrijwilliger werk onder verantwoordelijkheid van ……………………… 8. Zorgcentrum Nebo verplicht zich de volgende werkelijk gemaakte kosten aan de vrijwilliger te vergoeden, tegen inlevering van betaalbewijzen. 9. Voor de vrijwilliger zijn een Wettelijke Aansprakelijkheids- en een ongevallenverzekering afgesloten. De vrijwilliger kan inzage krijgen in de polisvoorwaarden. 10. Met de vrijwilliger is een proefperiode afgesproken van 2 maanden. Daarna wordt in een evaluatiegesprek besloten of het vrijwilligerswerk wordt voortgezet. 11. De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling van de organisatie zoals die zijn verwoord in de Identiteitsverklaring en de gedragscode. 12. Conflicten en geschillen worden voorgelegd aan de locatiemanager. 13. De vrijwilliger is voor het beëindigen van de werkzaamheden gehouden aan een opzegtermijn van 1 maand. In tweevoud opgemaakt. Plaats en datum ………………………….. Namens Zorgcentrum Nebo: vrijwilliger (naam) (naam) ……………………………………………

SCHRIFTELIJKE VERANTWOORDING AFSTUDEERWERKSTUK VRIJWILLIGERSPLAN LEIDEN MARATHON 2003

LINDA WASSENAAR CULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMING JUNI 2003 - AFSTUDEERWERKSTUK

1

Vrijwilligersproject Leiden Marathon Linda Wassenaar

Inhoudsopgave Inleiding

1

Hoofdstuk 1

3

1.1 Verwerven van de opdracht 1.2 Communicatieplan vrijwilligers Leiden Marathon 1.2.1 Waarom heb ik het plan voor de communicatie zo opgezet? 1.2.2 Wat is er allemaal gelukt en wat kan verbeterd worden? 1.3 Coördinatieplan vrijwilligers Leiden Marathon 1.3.1 Waarom heb ik het plan voor de coördinatie zo opgezet? 1.3.2 Wat is er allemaal gelukt en wat kan er verbeterd worden? 1.4 Wervingsplan vrijwilligers Leiden Marathon 1.4.1 Waarom heb ik het plan voor de werving zo opgezet? 1.4.2 Wat is er allemaal gelukt en wat kan er verbeterd worden? 1.5 Wie zijn er betrokken geweest bij de plannen? 1.6 Verbinding met Alert & Ondernemend 1.7 Hoe ben ik in de competenties gegroeid?

3 3 4 5 6 6 7 7 8 9 9 9 11

Hoofdstuk 2 Logboek Linda

13

Hoofdstuk 3 Evaluatie

15

Bijlagenboek

2


Inleiding Hier voor u ligt de schriftelijke verantwoording van mijn afstudeerwerkstuk. Ik heb bij mijn tweedejaarsstage – Stichting Marathon Leiden - een project opgezet ten behoeve van het vrijwilligersbeleid. Reeds in mijn tweedejaarsstage kwam ik tot de ontdekking dat de Leiden Marathon een vrijwilligersbeleid heeft waarin het een en ander nog niet soepel verloopt. Dit uitte zich door klachten van vrijwilligers, miscommunicaties op de marathondag en fouten in de vrijwilligersregistratie. Ik merkte dat er weinig samenhang zat met betrekking tot de vrijwilligers tussen de verschillende onderdelen van de Leiden Marathon. Iedereen heeft zijn eigen toko en let voornamelijk daar op. Maar tot mijn grote verbazing lukte het de marathon toch elk jaar weer om duizend (!) vrijwilligers een zondag te laten zwoegen voor de Leiden Marathon. Dus ondanks al die klachten en commentaar van de vele vrijwilligers, waren ze eigenlijk best wel tevreden, want anders zouden ze niet terugkomen. Deze motivatie van de vrijwilligers was mij in mijn stagejaar totaal onduidelijk. bewoog ze om elk jaar een dag lang te zwoegen voor een organisatie waar nog aan het vrijwilligersbeleid gesleuteld moest worden? Inmiddels ben ik nu voor tweede jaar vrijwilliger bij de marathon en begin het te begrijpen. Uitleggen is een moeilijker maar het komt neer op het volgende:

Wat veel mijn stuk

Als vrijwilliger van de Leiden Marathon heb je een aantal rechten en een aantal plichten. Rechten – dus eigenlijk “voordeeltjes” – zijn een vrijwilligersT-shirt en ~jack, een uitnodiging voor het buffet, een feest en een lunchpakket. Niet echt om over naar huis te schrijven, maar toch wel heel fijn. Maar de motivatie zit in de plichten die de vrijwilligers hebben. Elke vrijwilliger bij de marathon heeft een aantal plichten (of taken) afhankelijk van zijn functie. De motivatie zit hem in het feit dat de marathon de vrijwilliger verantwoordelijk maakt voor zijn taken en daardoor onmisbaar is voor de Leiden Marathon. Dit gevoel van verantwoordelijkheid en van saamhorigheid maakt dat al die duizend vrijwilligers elk jaar terug komen om weer hun taken uit te voeren. Niet alleen voor de vrijwilligers maar ook voor de vaste medewerkers en de stagiaires van het marathonbureau wil ik proberen om orde in de chaos te maken en schrijf ik dit vrijwilligersplan dat opgenomen kan worden in het vrijwilligersbeleid van de Leiden Marathon. Mijn vraagstelling is dus: hoe kan ik een vrijwilligersplan maken voor de Leiden Marathon welke ze met zo min mogelijk middelen kunnen uitvoeren? Het vrijwilligersplan is onderverdeeld in drie segmenten: communicatie, coördinatie en werving. Het plan ten behoeve van de communicatie zal ik beschrijven in Hoofdstuk 1. Het plan ten behoeve van de coördinatie zal ik beschrijven in Hoofdstuk 2 en het plan ten behoeve van de werving zal ik beschrijven in Hoofdstuk 3. In het vierde hoofdstuk zal mijn logboek te lezen zijn met vervolgens een overzicht van de taken die ik uitgevoerd heb. In hoofdstuk 5 zal ik de verbinding met segment 1, segment 2 en segment 3 van Alert & ondernemend CMV en mijn afstudeerwerkstuk leggen. Als laatste zal ik een evaluatie geven van het geheel.

3


In de bijlagen heb ik nog algemene informatie bijgevoegd van de Leiden Marathon in de vorm van mijn stageverslag van mijn tweedejaarsstage en ik heb een aantal producten van dit afstudeerwerkstuk erbij gedaan waar ik in hoofdstuk 4 bij het overzicht van mijn taken naar verwezen heb. Linda Wassenaar Culturele en Maatschappelijke Vorming 2003

4


Hoofdstuk 1 1.1.

Verwerven van de opdracht

Rond september ben ik bij de Leiden Marathon langsgegaan om even bij te praten. Tijdens dat gesprek kwam ik erachter dat de vrijwilligers dit jaar extra aandacht nodig hebben vanwege de Pinksterdagen waarmee de marathon gelijk zou vallen. Er zou een tekort komen en het was dus belangrijk dat er meer aan werving gedaan zou worden. Ook bleek dat de communicatie tussen vrijwilligers niet helemaal goed verliep en ook de coördinatie zou beter kunnen. Soms werden vrijwilligers dubbel gebeld om te vragen of ze konden helpen. Er werd langs elkaar heen gewerkt en er moest een plan komen om te centraliseren. Gezien ik voor mijn afstuderen ook kon kiezen voor een project en een kleine scriptie, heb ik op dat moment gekozen voor dit project. Dit kwam doordat ik tijdens mijn tweedejaarsstage al merkte dat de vrijwilligers extra aandacht verdienden en dan vooral de organisatie en het vrijwilligersbeleid. Ik ben een plan gaan maken naar aanleiding van het gesprek met mijn begeleider en heb uiteindelijk besloten dat dit een plan met drie onderdelen moest worden: communicatie, coördinatie en werving. Vervolgens werd van mij verwacht afstand te nemen van de marathon en als een CMV’er te kijken naar het geheel. Ik ben de gegevens gaan analyseren en geprobeerd de problemen met betrekking tot de drie onderdelen eruit te pikken. Vervolgens ben ik gaan kijken wie betrokken waren bij die problemen en wat de aanpak zou moeten zijn om deze problemen op te lossen. Met Marjolein (derdejaarsstagiaire CMV) heb ik samen een plan van aanpak gemaakt met daarin activiteiten die ieder van ons zou gaan doen. Hieronder zijn de drie plannen uitgewerkt en alledrie bij elkaar is een concept vrijwilligersbeleidsplan voor de Leiden Marathon.

1.2. ► ► ► ► ► ► ► ►

Communicatieplan vrijwilligers Leiden Marathon

Hoe communiceren de vrijwilligers op het moment? Telefonisch contact marathonbureau Telefonisch contact codi Langskomen bij het marathonbureau Vergaderingen met codi Plenaire vergadering (alleen voor middenkader) Beleidsteamvergadering (alleen voor beleidsteam) Mailen met marathonbureau

Waar zitten de problemen? Codi > vrijwilliger: 1. De codi spreekt zijn vaste groep vaak, maar nieuwe vrijwilligers of vrijwilligers die hij niet dagelijks ziet, horen niets en moeten dus door het marathonbureau ingelicht worden. 2. De codi’s maken op dit moment weinig tot geen gebruik van het internetsysteem dat Jan Meijer heeft opgezet. Hierin moeten zij worden geïnstrueerd door middel van een cursus. Beleidsteam (marathonbureau) > codi:

5


1. Afgelopen jaar zijn er geen vrijwilligerskranten verstuurd, wel een aantal brieven. 2. Weinig informatie via het internet., late brievingen. 3. Geen algemeen plaatje van de vrijwilligers, geen functie-omschrijving of een beknopte. 4. Geen vrijwilligerscoördinator of vast aanspreekpunt. Wat zijn de oplossingen? 1. Vrijwilligers die een heel jaar geen andere vrijwilligers of codi’s spreken over de marathon, moeten op de hoogte gehouden worden via de mail of de post door het marathonbureau. 2. Instructiecursus Internet voor de codi’s. 3. Vrijwilligerskranten sturen met regelmaat 4. Vrijwilligersbrieven sturen met regelmaat. 5. Op tijd sturen. 6. Internetactualiteiten. 7. “Ideaal plaatje” maken incl. functieomschrijvingen. 8. Vast aanspreekpunt of vrijwilligerscoördinator Plan van aanpak communicatie: ► Kranten en brieven (zie pvawerving) ► Introductiecursus voor codi’s in november en december ► Internetactualiteiten ► Ideaal plaatje maken (zie pvacoördinatie) ► Iemand aanwijzen voor aanspreekpunt (zie pvacoördinatie)

1.2.1. Waarom heb ik het plan voor de communicatie zo opgezet? In het plan van aanpak communicatie staan een aantal acties beschreven die door de marathon uitgevoerd kan worden zonder dat zij er veel middelen en geld aan kwijt zijn. Het zijn eigenlijk acties die uitgevoerd moeten worden om een wat beter beeld van de communicatie te krijgen en wat meer orde te scheppen. Zo zijn de kranten en de brieven bedoeld om de vrijwilligers erbij te betrekken en de communicatie op te houden in de organisatie. De kranten en brieven zijn overigens de duurste instrumenten van dit plan omdat de portokosten aardig hoog kunnen worden. Een oplossing zou de e-mail kunnen zijn, maar de vrijwilligers zijn wat minder e-mobiel dan de hardlopers die bijna allemaal via e-mail aangeschreven kunnen worden. Een introductiecursus is niet alleen om de codi’s het werken met het internet bij te brengen maar ook om een band te scheppen en contact te hebben met de vrijwilligers – in dit geval alleen de coördinatoren. Het werken met internet moet ervoor zorgen dat de coördinatie ook beter wordt. Als de codi’s met internet kunnen werken, kunnen zij de vrijwilligersnamen aan de vrijwilligersregistratie doorgeven en heeft de marathon wat meer zicht op het geheel. Het enige wat dit kost is tijd van de medewerkers, stagiaires en een vrijwilliger die het systeem heeft bedacht. Internetactualiteiten is iets wat een kleine moeite is maar wat erg gewaardeerd wordt door de vrijwilligers die wel internet hebben. Het is eigenlijk iets extra’s naast de kranten en de brieven die gestuurd worden, maar elke vorm van communicatie moet uitgebuit worden. De internetsite bestaat al en de medewerkers van de marathon kunnen inmiddels zelf berichten op de site zetten. Ook weinig kosten dus. Ideaal plaatje maken is onontbeerlijk voor een goede communicatie. Hiermee bedoel ik het maken van een overzicht waarin alle functies met daarbij de aantal vrijwilligers per

6


functie beschreven staan. Hierbij moet uitgegaan worden van de ideale situatie: dus hoe de vrijwilligers, coördinatoren, beleidsteamleden en medewerkers de situatie het liefst zien. Het enige wat hiervoor nodig is is iemand die de mensen aangaande dit plan ondervraagd over hoe zij de ideale situatie voor hun afdeling zien. Het aanwijzen van iemand als aanspreekpunt is eigenlijk ook een punt voor het coördinatieplan. Als alle communicatie via één persoon loopt – de vrijwilligerscoördinator – wordt de communicatie open. Er is iemand die overal vanaf weet en antwoorden kan geven op vragen van vrijwilligers of ze door kan sturen naar iemand die dat weet. De vrijwilligerscoördinator moet dus iemand zijn die elke dag aanwezig is op een centraal punt en het liefst ook een persoon die dit elk jaar kan doen zodat de vrijwilligers op een gegeven moment bekend zijn met die persoon. Het communicatieplan heb ik als volgt geschreven: eerst ben ik gaan nadenken hoe de communicatie nu is. Vervolgens ben ik gaan kijken waar de problemen zitten en wat de oplossingen daarvan zouden kunnen zijn. Als laatste heb ik aan de hand van de voorgenoemde analyse een plan van aanpak voor de communicatie gemaakt. Dit alles is in overleg gegaan met de medewerker van het marathonbureau. 1.2.2. Wat is er allemaal gelukt en wat kan verbeterd worden? De kranten en de brieven zijn deels gelukt. Er is een marathonkrant gemaakt maar die is ook voor de hardlopers en de inwoners van de plaatsen waar de marathon doorheen gaat. Deze wordt elk jaar gemaakt en wordt half mei uitgegeven. Er is een brief gemaakt voor de vrijwilligers in november. En er is een brief gemaakt voor de vrijwilligers in februari. Verder ga ik hierop in bij het coördinatieplan. De introductiecursus is niet gelukt. Wel is uiteindelijk een handleiding gemaakt voor de codi’s door een stagiaire van de marathon en is opgestuurd. Helaas is de cursus dus niet gelukt wat de communicatie ten goede had gekomen. Als advies wil ik geven dat deze cursus volgend jaar toch gegeven moet worden. Ook al kost het tijd, het is van grote waarde voor de communicatie en de onderlinge contacten met de vrijwilligers en het marathonbureau. De internetactualiteiten worden bijgehouden door een medewerker van de marathon. Dit loopt goed vooral doordat de marathon dit jaar voor het eerste zelf het nieuws op de site mag zetten en dit niet via de internetbeheerder hoeft te doen. Dit scheelt tijd. Als advies kan ik geven dat er nog meer actualiteiten voor vrijwilligers op internet worden gezet, maar dat het de goede kant op gaat. Het ideale plaatje is gemaakt. Het was meer werk dan ik dacht en ik heb me daar flink op verkeken. Nu weet ik ook meteen waarom het ideale plaatje nog steeds niet gemaakt was: het kost ontzettend veel tijd. Er is dus dit jaar niet echt gebruik van gemaakt en heb ik niet kunnen zien of het plan echt voor duidelijkheid zorgt bij de marathon. Als advies kan ik geven dat dit plaatje de basis is voor het ideale plaatje en moet het elk jaar aangepast worden naar werkzaamheid en actualiteit. Er is iemand aangewezen als vrijwilligerscoördinator die inderdaad elke dag aanwezig was op een centraal punt. Dit was de derdejaarsstagiaire van CMV aan de HHS Marjolein van den Bergh. Zij was elke dag op het marathonbureau waar zij vrijwilligers kon helpen en de gehele coördinatie op zich nam. Met haar heb ik een algemeen plan van aanpak gemaakt en de taken verdeeld. Helaas is zij volgend jaar er niet bij als stagiaire dus lijkt me het onmogelijk voor haar om dit te blijven doen. Als advies wil ik geven dat er iemand gezocht wordt op het marathonbureau die dit elk jaar kan doen,

7


dus het liefst een medewerker die vaak aanwezig is. Dit zodat de vrijwilligers een herkenningspunt hebben in de organisatie. Verder is er een vrijwilligersteam opgezet waarin de vrijwilligerscoördinator zat, een vrijwilligersaanjager die zorgt dat de codi’s de gegevens van de vrijwilligers aan de vrijwilligersregistratie doorgeven, de vrijwilligersregistratie en ik als schrijver van het vrijwilligersplan. De vrijwilligersaanjager en de vrijwilligersregistratie waren zelf ook vrijwilligers.

1.3.

Coördinatieplan vrijwilligers Leiden Marathon

Ideaal plaatje van de marathon houdt in: ► Organisatiestructuur ► Aantal plaatsen waar vrijwilligers zijn op kaart (omschrijvingen) ► Codi’s ► Functie-omschrijvingen ► Aantal vrijwilligers per plaats in ideale situatie Tussenpersoon houdt in: ► Iemand die aanspreekpunt op het marathonbureau is voor alle vrijwilligers die iets willen weten over functie of taken en alles weet over welke plaatsen nog vrijwilligers nodig hebben. ► Iemand die alles weet over functies en codi’s. ► Iemand die functioneert als intermediair, dus voor vrijwilligers codi’s gaat bellen en terugkoppelt. DUS niet iemand die telefoonnummers geeft aan vrijwilligers en het zelf laat uitzoeken. Plan van aanpak coördinatie: ► Organisatiestructuur maken d.m.v. informatie verzamelen in archief ► Codi-namen en telefoonnummers via Guus Sloos, Jan Meijer en Robert Laan ► Codi’s bellen over functie en over ideale situatie (aantal vrijwilligers) ► Kaart maken met vrijwilligersoverzicht, codi-namen en telefoonnummers. ► Functieomschrijvingen

1.3.1. Waarom heb ik het plan voor de coördinatie zo opgezet? Het plan voor de coördinatie is opgezet om een aantal problemen betreffende de coördinatie van de marathon op te lossen. Het moet het beleidsteam, de coördinatoren en het marathonbureau een beter beeld geven over de hele organisatie. Het plan wordt een naslagwerk voor alle beleidsteamleden en medewerkers van het marathonbureau en er kunnen passages van het plan aan de codi’s gegeven worden. Het maken van een organisatiestructuur is om het geraamte van de marathon weer te geven en later in te kunnen vullen door functieomschrijvingen en ideale aantallen. Dit hoop ik te maken door informatie te verzamelen uit het archief en zo overzichtelijk in te kunnen vullen. Ik ga voor het maken van de ideale situatie eerst contact leggen met de beleidsteamleden omdat als ik direct naar de codi’s toe ga, ik om de beleidsteamleden heen werk wat de communicatie niet ten goede zal komen. Daarna zal ik codi’s bellen indien dit nog nodig is en hen vragen wat hun functie is en hoe voor hen de ideale situatie eruit ziet. Dit wil ik in kaart brengen in een naslagwerk waarin alle functieomschrijvingen, ideale aantallen en gegevens van vrijwilligers te vinden zijn.

8


Ook wil ik een korte samenvatting maken van alle belangrijke gegevens van het naslagwerk zodat die door iedereen op de marathondag bij zich gedragen kan worden en zo een duidelijk overzicht geeft van de gehele organisatie. De functieomschrijving verkrijg ik dus via de codi’s of de beleidsteamleden, afhankelijk van de hoeveelheid kennis die het desbetreffende beleidsteamlid heeft over de functie. Het liefste wil ik dit via de e-mail doen gezien dit de manier van communiceren met het beleidsteam is.

1.3.2. Wat is er allemaal gelukt en wat kan verbeterd worden? Zoals ik al verteld heb in 1.2.2. was het maken van de functieomschrijvingen en het ideale plaatje wat meer werk dan ik had gedacht. Vooral doordat het lang duurde voordat de beleidsteamleden antwoordden. Gelukkig kreeg ik voldoende steun van het marathonbureau en is uiteindelijk het naslagwerk toch nog af gekomen. Eigenlijk is het antwoord op wat er verbeterd moet worden: alles. Het gehele naslagwerk van de functieomschrijvingen en de ideale situatie moet elk jaar aangepast worden aan de nieuwe situatie. Er vallen vrijwilligers weg, afdelingen worden samengevoegd of gescheiden en het is dus onmogelijk om te zeggen dat dit naslagwerk nu klaar is. Wel hoop ik dat ik een basis gelegd heb voor de verbeterde coördinatie van de Leiden Marathon.

1.4.

Wervingsplan vrijwilligers Leiden Marathon

Wat willen vrijwilligers? 1. aandacht. 2. duidelijkheid omtrent taak en functie. 3. waardering – individu 4. iets tastbaars (T-shirt, jack) 5. erbij horen – gezelligheid – acceptatie Hoe kunnen deze punten gerealiseerd worden? 1. Aandacht door: ► tijd nemen voor elke vrijwilliger ► post; brieven, krant. 2. Duidelijkheid door: ► Overzichtelijke functieomschrijving door ideaal plaatje te maken ► Betere communicatie door gebruik van internet (codi’s) ► Een vast tussenpersoon die alles weet ► Alles op tijd doorgeven 3. Waardering door: ► Prijs “beste vrijwilliger” ► Genoemd worden in de pers. ► Individuele benadering door “hallo”-brieven, codi’s die iedereen kennen (dit is onmogelijk voor het overkoepelend orgaan) 4. Iets tastbaars door: ► Eten en drinken ► T-shirt en jack ► Prijs “beste vrijwilliger” (zie 3) 5. Erbij horen door:

9


► Leuke taak, gezellige groep ► Acceptatie door groep (moeilijk, rol voor codi’s) ► Verantwoordelijke taak geven = belangrijk zijn = iemand zijn (ook voor punt 3 “waardering”. Plan van aanpak werving: ► Kranten en brieven: ► 1e brief in november ► 1e krant in december ► 2e brief en 2e krant in februari ► 3e brief en 3e krant in april ► 4e brief en 4e krant in juni (voor marathon) ► 5e brief = bedankbrief in juni/juli ► Vrijwilligersbureaus inschakelen ► Vrijwilligers via internet werven ► Posters ophangen (zelfgemaakt)

1.4.1. Waarom heb ik het plan voor de werving zo opgezet? Ik heb in eerste instantie dit best wel dure plan opgezet omdat er dit jaar extra gedaan moest worden aan de werving van de vrijwilligers. Reden hiervoor is dat de marathon op eerste Pinksterdag valt en de vrijwilligers dan best wel eens op vakantie zouden kunnen gaan of iets dergelijks. Dit werd mij voordat ik dit plan ging schrijven medegedeeld. Met ‘duur’ doel ik op de portokosten voor het versturen van de brieven en kranten. Maar omdat ik dacht dat een goede communicatie vanuit het marathonbureau naar de vrijwilligers leidt tot een gevoel van betrokkenheid van de vrijwilligers, heb ik hoog ingezet op de post. Vrijwilligers vinden het prettig om belangrijk gevonden te worden en wat nieuwe te horen te krijgen van de Leiden Marathon. Zo krijg je een saamhorigheidsgevoel wat zo belangrijk is bij vrijwilligers. Dit kweek je door veel communicatie vanuit het marathonbureau naar de vrijwilligers via vrijwilligerskrant, brieven en vrijwilligersnieuwtjes op internet. Ook heb ik wat goedkopere opties erbij gezet zoals het inschakelen van een vrijwilligersbureau of het inschrijven bij een vrijwilligerscentrale op internet. Ook het maken van posters voor het werven van vrijwilligers behoort tot één van die opties.

10


1.4.2. Wat is er allemaal gelukt en wat moet verbeterd worden? Het plan bleek dus niet zo makkelijk uitvoerbaar door de kosten. Nu is er wel gecommuniceerd naar de vrijwilligers via een brief in november en een brief in februari. En ook is er een krant gemaakt in half mei maar die is tevens voor alle hardlopers en de inwoners van de plaatsen waar de marathon door heen loopt. Inmiddels is het marathonbureau begonnen met het werven van vrijwilligers voor de na-inschrijving en blijkt dat er niet voldoende vrijwilligers te krijgen zijn, in elk geval niet de vrijwilligers waarop gerekend was. Nu wordt dus een plan gemaakt om de werving nog snel te doen door bijvoorbeeld een aantal posters. Ik denk dat het binden van vrijwilligers zit in de communicatie naar de vrijwilligers toe. Als je het hele jaar contact houdt met de vrijwilligers, kun je ze inderdaad drie weken voor de marathon gaan werven. Ik wil als advies geven dat de marathon het plan van de vrijwilligers gaat aanpassen naar eigen mogelijkheden qua financiën en dan voor volgend jaar gaat beginnen met het binden van de vrijwilligers aan de Leiden Marathon. 1.5.

Wie zijn er betrokken geweest bij de plannen?

Voor het schrijven van het plan heb ik contact gehad met mijn begeleidster en heb naar aanleiding van ons gesprek de plannen geschreven. Zij heeft veel contact met het beleidsteam en heeft eigenlijk punten ter verbetering die zij opgemerkt hebben aan mij doorgegeven. Zo kwam naar voren dat een duidelijk overzicht van de functieomschrijvingen belangrijk is voor de organisatie. Bij het maken van de functieomschrijvingen heb ik dan ook de vrijwilligers een vragenlijst gestuurd over functies die zij kennen. Ik heb gevraagd deze functies te omschrijven en ze terug te sturen zodat ik ze kan verwerken. Voor deze omschrijvingen heb ik de volgende mensen aangeschreven: • Carola de Vogel & Hilda Wassenaar Na-inschrijving • Emiel van Aelst Polen en Russen • Guus Sloos Hoofd Parcours • Loek Driessen Bewegwijzering • Mary Scheffer Medailles • Mok Scheffer Marathonbureau • Peter Burghouwt Hoofd Registratie • Robert Laan Hoofd Verzorging & Muziek • Teun de Reede Speakergroep • Willem van der Krogt Hoofd Start- en Finisharea • Tjeerd Scheffer Voorzitter • Chiel Houtman Massage Verder is er een vrijwilligersteam opgezet bestaande uit Marjolein (stagiaire), Ronald Pesant, Jan Meijer en ik. Samen met hen heb ik een gesprek gehad hoe de vrijwilligersproblematiek aan te pakken en dan voornamelijk met betrekking tot coördinatie.

1.6.

Verbinding met Alert & Ondernemend

Ik heb bij het verbinden van het project met Alert & Ondernemend gekeken naar punten die de meeste relevantie hebben met het project. Daardoor bespreek ik niet alle punten uit Alert & Ondernemend maar slechts enkele uit elk segment.

11


Segment 1 Oriënteren en contactleggen De volgende punten uit segment 1 kan ik verbinden met dit project: Punt 1: 1.1.1

De CMV’er is in staat de situaties en de achtergronden van diverse klanten (individuen, groepen, organisaties en samenlevingsverbanden) te verkennen en te analyseren.

Bij dit project heb ik een analyse gemaakt van de vrijwilligers en de verschillende groepen van vrijwilligers binnen de organisatie in dit geval de Leiden Marathon. Dit was nodig om het uiteindelijke plan te schrijven. Ik wilde eerste weten wat het verleden was van de marathon met betrekking tot communicatie, coördinatie en werving bij de vrijwilligers en waar de problemen zaten. Om hiervan een analyse te kunnen maken heb ik gebruik gemaakt van de kennis van de medewerkers van de marathon en mijn eigen kennis van de vrijwilligers. Punt 2: 1.1.3

De CMV’er is in staat contact te leggen met diverse klanten, opdat agogische relaties tot stand kunnen komen en samenwerking gestimuleerd wordt.

Ik heb bij het schrijven van dit plan rekening gehouden met de leefwereld en de identiteit van de betrokkenen door begrip op te brengen voor het feit dat de vrijwilligers weinig tijd hebben om antwoord te geven op mijn vragen met betrekking tot de functieomschrijvingen. Toch hebben zij antwoord gegeven wat hen een uurtje aan schrijven heeft gekost en waarvoor ik hen hartelijk heb bedankt. Dit plan komt dus tot stand in samenwerking met de vrijwilligers! Punt 3: 1.2.6

De CMV’er is in staat om bij het programmeren en organiseren met en voor diverse klanten zich voor zijn methodieken technisch en normatief te verantwoorden.

Bij het schrijven van de plannen voor communicatie, coördinatie en werving voor de vrijwilligers heb ik bij elk plan uitvoerig nagedacht wat de problemen zijn op het moment en wat de positieve effecten zijn om die problemen op te lossen. Hierbij heb ik rekening gehouden met de opdrachtgever door vooral de kosten laag te houden en een uitvoerbaar plan te schrijven, waar zowel medewerkers als stagiaires als vrijwilligers niet hun handen vol aan zouden hebben. Punt 4: 1.3.1

De CMV’er is in staat om interactieprocessen in en tussen individuen, groepen, organisaties en gemeenschappen te initiëren en stimuleren en daarin structurerend op te treden.

Het doel van het communicatieplan is het stimuleren van de communicatie tussen alle vrijwilligers en de professionals: de codi’s, de ‘crew’, het beleidsteam en het marathonbureau. Hierbij hoop ik een plan geschreven te hebben die als basis dient voor een continuerend proces van verandering. Dit veranderingsproces kan stuiten op weerstand van vrijwilligers. De communicatie en de coördinatie van de vrijwilligers moet duidelijker en opener en dit kan niet in één jaar veranderen. Tevens hoop ik structuur in het vrijwilligersbeleid gebracht te hebben.

12

Punt 5: 1.3.4


De CMV’er is in staat om als begeleider leiding te geven aan vrijwilligers en medewerkers bij ontwikkeling, planning, uitvoering en evaluatie van activiteiten op het terrein van agogische dienstverlening.

Het project sluit goed aan bij dit punt gezien het eigenlijk de doelgroep vrijwilligers omvat. Ik heb een plan geschreven voor het werven van vrijwilligers en heb verbinding gemaakt tussen de doelen van de organisatie en de belangen en wensen van de vrijwilligers. Dit heb ik gedaan door een zo kosteloos mogelijk plan te schrijven en tegelijkertijd te zorgen voor een zo groot mogelijke betrokkenheid bij de vrijwilligers te creëren.

Segment 2 Bedrijfsvoering Het volgende punt uit segment 2 kan ik verbinden met dit project: Punt 1: 2.3

De CMV’er is in staat als sociaal en cultureel ondernemer op te treden binnen en buiten de eigen organisatie.

Ik heb door mijn stage bij de Leiden Marathon ontdekt dat het schrijven van een vrijwilligersplan nodig is en heb zo mijn eigen werk ontwikkeld. Ik ben creatief en innovatief met mijn werk omgegaan om zo een zo goed mogelijk plan te schrijven. Tevens heb ik sociale en economische doelstellingen met elkaar verbonden door bijvoorbeeld de behoefte van de marathon om vrijwilligers te werven te verbinden met de noodzaak dit zo goedkoop mogelijk te doen. Verder denk ik dat het opzetten van een project bij Segment 2 past als bedrijfsvoering. Gezien ik mijn eigen plan opzette en mijn eigen tijden bepaalde, was ik een soort ondernemer die een project ontwikkelt.

Segment 3 Beroepsontwikkeling Het volgende punt uit Segment 3 kan ik verbinden met dit project: Punt 1: 3.2

De CMV’er is in staat een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling en vernieuwing van het beroepsmatig handelen in interactie met klantgroepen, collega’s, leidinggevenden en beroepsorganisaties.

Zoals ik hierboven al geschreven heb, heb ik in mijn tweedejaarsstage het signaal opgepakt van de vrijwilligers. Ik heb dit ingeschat op betekenis en besloten dat hier iets aan gedaan moest worden. De motivatie om dit te doen was niet alleen om een project op te zetten dat ik kon gebruiken als afstudeerwerkstuk, maar meer omdat ik de marathon te hulp wil komen in het werken met vrijwilligers. Op het moment heeft de marathon het behoorlijk zwaar om het hoofd boven water te houden en daarom wil ik hen helpen door een project ter verbetering van het communiceren, coördineren en werven van de vrijwilligers. 1.7.

Hoe ben ik in de competenties gegroeid?

Door zelf dit project op te zetten, heb ik meer geleerd over het opzetten van projecten en dan vooral de tijdsplanning. Ik was op tijd begonnen, maar doordat ik afhankelijk

13


was van de vrijwilligers kwam ik op het einde toch een beetje in tijdnood. Ik ben blij dat ik nog een keer een project mocht opzetten zodat ik daar bekwamer in ben. Ik denk dat school mij geleerd heeft hoe ik projectmatig moet werken. Rekening houden met alle aspecten, plan van aanpak uitschrijven, brainstormen en vervolgens zuiveren zodat er een project ontstaat. Ik ben wel heel blij dat ik al stage had gelopen bij de marathon want ik had anders veel meer aandacht moeten besteden aan het ‘inlezen’. Het nadeel was wel dat ik erg betrokken was en ik moest erg mijn best doen om afstand te houden. Daar ben ik ook in gegroeid.

14


Hoofdstuk 2 Logboek Linda 28-11-2002 Wat? Tijd? 04-12-2002 Wat? Tijd? 11-12-2002 Wat? Tijd? 18-12-2002 Wat? Tijd? 8-1-2003 Wat? Tijd? 14-1-2003 Wat? Tijd? 15-1-2003 Wat? Tijd? 22-1-2003 Wat? Tijd? 29-1-2003 Wat? Tijd? 11-2-2003 Wat? Tijd? 17-2-2003 Wat? Tijd? 5-3-2003 Wat? Tijd? 10-3-1003 Wat? Tijd? 12-3-2003 Wat? Tijd? 14-3-2003 Wat? Tijd? 15-3-2003

HHS Wervings-, Communicatie- en Coördinatieplan schrijven 2 uur Marathonbureau Oriëntatie en bijpraten 4 uur Marathonbureau Gesprek Vrijwilligersteam (Marjolein, Ronald, Mok en ik) 4 uur Marathonbureau Logboek maken, planning bijwerken 4 uur Marathonbureau Overleg Marjolein, plan van aanpak maken, afspraken maken met codi’s, takenverdeling. 8 uur Mok’s place Overleg met codi’s na-inschrijving en afhalen startnummers 3 uur Marathonbureau Verwerken aantekeningen van het overleg en organisatiestructuur maken 8 uur Marathonbureau Opzet Functieomschrijvingen maken en informatie zoeken 8 uur Marathonbureau Organisatiestructuur afmaken en verder met opzet functieomschrijvingen 8 uur Marathonbureau Overzicht maken van codi’s en beleidsteamleden om aan te schrijven en overleg met Marjolein. 6 uur Marathonbureau Functieomschrijvingen invullen 8 uur Thuis Invulling Functieomschrijvingen 4 uur Thuis Maken Functieomschrijvingen deel B 6 uur Thuis Maken Functieomschrijvingen deel C helft 6 uur Thuis Maken Functieomschrijvingen deel C helft 6 uur Thuis

15

Wat? Tijd? 16-3-2003 Wat? Tijd? 17-3-2003 Wat? Tijd? 24-3-2003 Wat? Tijd? 25-3-2003 Wat?

Tijd? 26-3-2003 Wat? Tijd? 31-3-2003 Wat? Tijd? 7-4-2003 Wat? Tijd? 14-4-2003 Wat? Tijd? 25-4-2003 Wat? Tijd? 29-4-2003 Wat? Tijd? 3-5-2003 Wat? Tijd? 10-6-2003 Wat? Tijd? 12-6-2003 Wat? Tijd? 13-6-2003 Wat? Tijd?


Maken Functieomschrijvingen deel D 4 uur Thuis Maken Functieomschrijvingen deel E en lay-out maken 8 uur Marathonbureau Overleg Functieomschrijvingen en aanpassing 6 uur Marathonbureau Overleg Functieomschrijvingen en afspraak maken voor laatste bespreking 2 uur Marathonbureau Bespreking Functieomschrijvingen, verder werken vanaf dat moment en lijst maken wie welke functieomschrijving na moet kijken (coördinatoren). 4 uur Thuis E-mail maken voor coördinatoren. 1 uur Marathonbureau E-mail maken voor coördinatoren en versturen 8 uur Marathonbureau Invullen functie-omschrijvingen 8 uur Marathonbureau SWOT-analyse gemaakt voor de marathon 8 uur Thuis Ontvangen deel antwoorden functie-omschrijvingen (verwerken) 4 uur Marathonbureau Laatste deel van antwoorden functie-omschrijvingen ontvangen 2 uur Thuis Functie-omschrijvingen verder aanpassen met antwoorden 6 uur Thuis Functie-omschrijvingen laatste aanpassing 4 uur Marathonbureau Bellen codi’s voor ideale aantallen 6 uur Thuis Verwerken ideale aantallen 4 uur

Totaal: 160 uur

16


Hoofdstuk 3 Evaluatie Om deze schriftelijke verantwoording af te sluiten wil ik nog kort mijn mening geven over het project en de weg ernaar toe. Ik moest ontzettend wennen aan de manier van betrokkenheid die ik nu had met de Leiden Marathon: ik was van alles op de hoogte, maar mocht niets doen. Dit had ik van tevoren met Mok afgesproken en ik had mij voorgenomen hier strikt aan te houden. Ik wilde alleen het plan schrijven en de uitvoering hoorde niet bij het plan dus moest ik door anderen laten doen. Dit was heel moeilijk voor mij omdat ik zelf nogal de neiging heb om zelf dingen op te pakken als ik zie dat het niet gaat zoals ik wil. Maar gezien ik aan het afstuderen ben moet ik elk uur dat ik besteed volledig benutten om in juli mijn diploma te krijgen. Ontzettend blij ben ik met de manier waarop ik ben geholpen door stagiaires en medewerkers van de Leiden Marathon. Samen met stagiaire Marjolein ben ik aan de slag gegaan voor het vrijwilligersplan. Ook de vrijwilligers hebben mij geholpen in het schrijven van dit plan door hun tijd op te offeren met het beschrijven van hun functie. Er was wel wat tegenstand vanuit het beleidsteam en over het plan werd erg lacherig gedaan, maar dankzij een verhelderende opmerking van Mok zijn ook zij het nut van het plan gaan inzien en heb ik alsnog van de laatste paar leden de omschrijvingen gehad. Ik ervoer het als een uitdaging om een project op te zetten. In mijn derdejaarsstage werd ik geconfronteerd met het opzetten van een eigen project en mijn praktijkbegeleidster zei dat zij zag dat ik meer moeite had met het opzetten dan met het uitvoeren van een project. Ik wilde dus ook bewijzen dat ik best uit het niets een project kan opzetten. Maar de continuïteit ligt in de handen van anderen en dat vind ik heel moeilijk net als het project bij mijn derdejaarsstage. Dit project heeft dus ook geholpen bij mijn beroepsontwikkeling door mij bewust te laten worden van mijn voorkeur aan het schrijven én het uitvoeren van een project voor alleen het schrijven. Ik heb momenten gehad dat ik mezelf er niet toe kon zetten om aan het schrijven te beginnen, vooral na het moment dat ik alle functieomschrijvingen had ingevuld en bleek dat het niet volledig genoeg was. Toen heb ik even getwijfeld om door te gaan. Ik heb gelukkig nieuwe moed gevonden en ben de codi’s en beleidsteamleden gaan mailen en schrijven over mijn plan. Ik merkte bij het hiervoor beschreven moment van afkeuring van mijn naslagwerk met functieomschrijvingen dat mijn begeleidster Mok een ander beeld van de opdracht had dan ik. Zij dacht dat ik de functieomschrijvingen ook zou schrijven naar het ideale beeld, dus wat voor vrijwilligers met welke eisen de marathon het liefst voor bepaalde functies zou hebben. En ik dacht dat ik moest omschrijven welke functies er nu waren en aan wat voor eisen vrijwilligers nu moesten voldoen om ‘aangenomen’ te worden. Ik heb uiteindelijk besloten om de ‘opdrachtgever’ gelijk te geven en ben de omschrijvingen gaan aanpassen. De begeleiding was zoals ik had verwacht: in het begin had Mok aardig wat tijd voor mij, maar naar mate de marathon nadert is er steeds minder tot geen tijd meer voor. Ik ben blij dat ik dit van tevoren wist dus heb daar rekening mee gehouden. De

17


begeleiding die Mok gaf was goed en zij gaf mij adviezen waardoor ik verder kon. Ook heeft ze me geholpen met het versturen van de e-mail en het schrijven van brieven. Het uiteindelijke resultaat van dit project zie ik positief: ik heb drie plannen van aanpak gemaakt aan de hand van een analyse, ik heb functieomschrijvingen aan de hand van de ideale situatie gemaakt en het ideale plaatje geschetst. Wat voor mij natuurlijk de doorslag zal geven als de geslaagdheid van het project aan de orde komt is de functionaliteit en de continuïteit ervan. Ik hoop zeer dat dit project van nut was voor de praktijk en dat de plannen volgend jaar bijgeschaafd, aangepast en gebruikt gaan worden. Vooral het ideale plaatje met daarin de aantallen en de functieomschrijvingen dienen als basis en je kan wel zeggen dat ik het voorwerk gedaan heb. Het is aan de Leiden Marathon wat er mee te doen. Tot slot wil ik een aantal personen van de Leiden Marathon bedanken voor hun steun en medewerking aan dit project: Mok van Deelen - Scheffer, Marjolein van den Bergh, Marjolijn , Shirley, Iris Huldij, Tjeerd Scheffer, Guus Sloos, Robert Laan, Peter Burghouwt, Thijs Hemmes, Willem van der Krogt, Carola de Vogel, Hilda Wassenaar, Chiel Houtman, Teun de Reede, Mary Scheffer, Emiel van Aelst, Jan Meijer en – last but not least - Ronald Pesant.

VRIJWILLIGERSPLAN LEIDEN MARATHON 2003 AFSTUDEERWERKSTUK CULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMING

LINDA WASSENAAR CULTURELE EN MAATSCHAPPELIJKE VORMING JUNI 2003 - AFSTUDEERWERKSTUK

BELEIDSPLAN VRIJWILLIGERS LEIDEN MARATHON COÖRDINATIE, COMMUNICATIE & WERVING

INLEIDING

De Leiden Marathon heeft een indrukwekkende geschiedenis als vrijwilligersorganisatie en heeft maar liefst elk jaar duizend vrijwilligers op de marathonzondag rondlopen die zich in het zweet werken voor de organisatie. Elk jaar lukt het weer om die duizend vrijwilligers bij elkaar te krijgen en dat alleen al is een prestatie op zich. In deze nota wil ik punten met betrekking tot de coördinatie, de communicatie en de werving van de vrijwilligers bespreken. Ik heb deze drie punten uitgekozen als zijnde kritieke punten voor de marathon. De coördinatie wordt op het moment door niemand geleid en door de klachten van vrijwilligers vorig jaar en het jaar ervoor zou dit plan goed van pas kunnen komen. Ik hoop dat dit plan een leidraad zal zijn voor volgend jaar. Natuurlijk moet het plan hier en daar bijgeschaafd worden aan de hand van veranderingen waaraan de marathon elk jaar onderhevig is. Dit plan is puur bedoeld om de coördinatie van de vrijwilligers op poten te zetten en een begin te maken met een duidelijkere structuur voor de vrijwilligers.

Linda Wassenaar Afstudeerwerkstuk 2003 Culturele en Maatschappelijke Vorming

2

Beleidsplan Vrijwilligers Leiden Marathon 2003

COÖRDINATIE Huidige situatie en gewenste situatie Om de huidige situatie met betrekking tot de coördinatie van de vrijwilligers te beschrijven is het van belang om de organisatiestructuur te kennen.

Organisatiestructuur Leiden Marathon

Voorzitter beleidsteam Marathonbureau

Hoofd PR en sponsors

Sponsorbureau

Secretaris sport en muziek

Opvang buitenlanders

Artsenplatform

Vrijwilligers

Vrijwilligers

Hoofd parcours

Verzorgingsposten

Rayonhoofd

Rayonhoofd

Hoofd start- finishgebied

Rayonhoofd etc. wegafzetters

Parcoursontwerp

Vrijwilligers (wegafzetters)

Vrijwilligers

Finishprotocol

Hoofd Medailleomhangers

Hoofd Chipknippers

Hoofd automatisering

Groenoordhallen

Resultaten/ Uitslagen

Hoofd Lopersopvang

Na-inschrijving Expo

Vrijwilligers

Vrijwilligers

Medailleomhangers

Chipknippers

Opvangers lopers

Kleed- en dou che ruimte Massage

Zoals in het overzicht te zien is is bij elk onderdeel een team van vrijwilligers. De coördinatie is op dit moment gedecentraliseerd: elk hoofd coördinateert zijn afdeling en het middenkader coördineert zijn vrijwilligers. Het hoofd coördineert zijn afdeling door met het middenkader van zijn afdeling contact te onderhouden door middel van vergaderingen en e-mail. Het middenkader coördineert zijn vrijwilligers door middel van een eenmalige vergadering en onderhoudt verder contact via e-mail of telefoon. Verder worden de vrijwilligers aangemeld bij een centraal punt: de vrijwilligersregistratie. In het jaar 2001 en 2002 was er ook een vrijwilligerscoördinator, maar deze is in 2003 gestopt. Dit betekent dat er een nieuw plan gemaakt moet worden met betrekking tot de vrijwilligerscoördinatie. Elke vrijwilliger krijgt een T-shirt en een jack van de organisatie en dit wordt uitgedeeld aan de hand van de vrijwilligersregistratie. In de afgelopen jaren is dit fout gegaan en kregen sommige vrijwilligers geen kleding en andere vrijwilligers twee of drie sets. De gewenste situatie bestaat uit het centraliseren van de vrijwilligers door de coördinatie van de vrijwilligers via drie mensen te laten verlopen: de vrijwilligerscoördinator, de vrijwilligersregistratie en de vrijwilligersaanjager. De vrijwilligerscoördinator is een persoon op het marathonbureau die aanspreekpunt is voor alle vrijwilligers. Deze coördinator weet welke functies er zijn binnen de Leiden Marathon, naar wie er doorverwezen moet worden, onderhoudt contact met

3


Penningmeester

vrijwilligersregistratie en vrijwilligersaanjager en doet de communicatie naar de vrijwilligers in de vorm van internet, brief en/of e-mail. De vrijwilligersregistratie is verantwoordelijk voor het juist registreren van de vrijwilligers. Deze persoon hoeft niet werkzaam te zijn op het marathonbureau, maar houdt wel contact met de vrijwilligerscoördinator en vrijwilligersaanjager. Verder zorgt de vrijwilligersregistratie voor de lijsten en stickers voor de vrijwilligerskleding. De vrijwilligersaanjager zorgt ervoor dat alle coördinatoren van het middenkader en het beleidsteam de namen van de vrijwilligers doorgeeft aan de vrijwilligersregistratie. Verder probeert hij in de springen waar nodig bij het werven, de communicatie en coördinatie van de vrijwilligers.

Mogelijkheden en onmogelijkheden SWOT-analyse ZWAKTEN:

STERKTEN: 1)

2)

2)

2)

GEDECENTRALISEERDE COÖRDINATIE UITDELEN VRIJWILLIGERSKLEDING

BEDREIGINGEN:

KANSEN: 1)

1)

ORGANISATIESTRUCTUUR LEIDEN MARATHON KENNIS VAN BELEIDSTEAM EN MIDDENKADER

1)

STAGIAIRE OP MARATHONBUREAU ALS VRIJWILLIGERSCOÖRDINATOR VRIJWILLIGER ALS VRIJWILLIGERSAANJAGER

2)

CONSERVATIEVE HOUDING VRIJWILLIGERS SLECHTE CONTINUÏTEIT

Sterkten: 1)

Organisatiestructuur Leiden Marathon De organisatiestructuur is een sterkte van de marathon doordat alles gecontroleerd wordt en er sprake is van snelle feedback. Bovendien is in de praktijk vaak gebleken dat de structuur zo werkt door positieve reacties op de organisatie van de marathon. 2) Kennis van beleidsteam en middenkader Het beleidsteam heeft ieder zijn eigen afdeling en houdt zorgvuldig in de gaten wat er gebeurt en wanneer de deadlines zijn. Verder zorgt het middenkader ieder voor zijn eigen vrijwilligers en houdt persoonlijk contact. Bovendien kent het middenkader zijn vrijwilligers wat de persoonlijkheid ten goede komt. Zwakten: 1)

Gedecentraliseerde coördinatie De coördinatie van de vrijwilligers gebeurt op het moment niet centraal, maar de vrijwilligers worden door het middenkader gecoördineerd. Er is geen vrijwilligerscoördinator. 2) Uitdelen vrijwilligerskleding Niet alle codi’s geven de namen van de vrijwilligers door aan de vrijwilligersregistratie. Daardoor kan de vrijwilligersregistratie geen correcte lijsten en stickers maken voor de kleding. 4


Kansen: 1)

Stagiaire als vrijwilligerscoördinator Elk jaar heeft het marathonbureau een aantal stagiaires die voor hun opleiding ervaring moeten opdoen. De functie van vrijwilligerscoördinator is voor hen een perfecte kans, maar ook voor het marathonbureau omdat zij daardoor de coördinatie van de vrijwilligers ‘in de buurt’ houden 2) Vrijwilliger als vrijwilligeraanjager Er is een vrijwilliger gevonden die bereid is zijn ondersteuning te verlenen aan de vrijwilligerscoördinatie. Deze vrijwilliger is zeer geschikt voor de functie van vrijwilligersaanjager door zijn informele omgang met de vrijwilligers. Bedreigingen: 1) Conservatieve houding vrijwilligers Het kan zijn dat sommige vrijwilligers een conservatieve houding aannemen ten aanzien van het nieuwe vrijwilligersbeleid. Dit kan een bedreiging zijn voor de coördinatie van de vrijwilligers. 2) Slechte continuïteit Elk jaar moet het vrijwilligersbeleid nagekeken en aangepast worden aan de hand van evaluaties en nieuwe ontwikkelingen. Dit moet gebeuren door het beleidsteam van de Leiden Marathon, het marathonbureau en de vrijwilligerscoördinatie. Het kan zijn dat dit niet gebeurd door allerlei redenen wat de continuïteit van dit beleidsplan in gevaar brengt. Conclusies en doelen Concluderend kunnen we zeggen dat het grote probleem de gedecentraliseerde vrijwilligerscoördinatie is en dit op te lossen is door te centraliseren. Een vrijwilligersteam dat de coördinatie van de vrijwilligers op zich neemt is waarschijnlijk de manier om te centraliseren. Dit vrijwilligersteam zou dan dus bestaan uit een vrijwilligersregistratie bestaande uit één persoon met database-ervaring, een vrijwilligersaanjager die op een informele wijze in contact staat met de vrijwilligers en een vrijwilligerscoördinator die als aanspreekpunt en tussenpersoon van de vrijwiligers functioneert. Het doel is dus een vrijwilligersteam te vormen die beschikt over alle informatie om de vrijwilligerscoördinatie in goede handen te leiden. Om deze coördinatie te sturen moet er een ‘plaatje’ gemaakt worden van de ideale situatie zodat het vrijwilligersteam daar naartoe kan werken. Dit ‘ideale plaatje’ moet bestaan uit: functieomschrijvingen met daarin taken en eisen, een overzicht van de aantal benodigde vrijwilligers voor elke functie en een duidelijk overzicht van alle leden van het beleidsteam en codi’s met daarbij een ‘up-to-date’ adressenlijst.

5


COMMUNICATIE Huidige situatie en gewenste situatie Er zijn een twee soorten communicatie te onderscheiden: • externe communicatie naar de lopers en sponsors • interne communicatie naar en tussen de vrijwilligers Voor meer informatie over externe communicatie verwijs ik naar het marketingcommunicatieplan van de Leiden Marathon1. In het geval van het vrijwilligersbeleid hebben we het alleen over de interne communicatie, dus alleen naar en tussen de vrijwilligers. Op het moment zijn de volgende onderdelen van de interne communicatie te benoemen: 1. Telefonisch contact vrijwilligers – marathonbureau 2. E-mail-contact vrijwilligers - marathonbureau 3. Bezoek aan het marathonbureau 4. Vergaderingen van afdelingen (parcours-vergadering, rayonhoofdvergadering, etc.) 5. Plenaire vergadering (alleen voor middenkader en beleidsteam) 6. Beleidsteamvergadering (alleen voor beleidsteam) 7. Internetsite voor vrijwilligers

Mogelijkheden en onmogelijkheden SWOT-analyse STERKTEN: 1) 2) 3)

ZWAKTEN:

2)

NIET ALLE VRIJWILLIGERS HEBBEN BESCHIKKING OVER INTERNET

BEDREIGINGEN:

KANSEN: 1)

1)

BEREIKBAARHEID MARATHONBUREAU INTERNETSITE VRIJWILLIGERS COMMUNICATIE TIJDENS MARATHON

1)

DE INTERNETSITE UITBREIDEN COMPUTERS VAN DE NAINSCHRIJVING

2)

NIET ALLE VRIJWILLIGERS KUNNEN/WILLEN MET INTERNET/COMPUTERS OMGAAN TE VEEL VERGADERINGEN

Sterkten: 1)

Bereikbaarheid marathonbureau De bereikbaarheid van het marathonbureau is goed. Het marathon is tijdens werkdagen te bereiken van 10.00 uur tot 16.00 uur en in de laatste maand voor de marathon langer. Verder is het marathonbureau via e-mail 1

Marketing-communicatieplan Leiden Marathon, Iris Huldij, © 2002 6


goed te bereiken en worden mailtjes en ingesproken voice-mail tijdig beantwoord. 2) Internetsite vrijwilligers De internetsite is overzichtelijk en een vrijwilliger kan zich makkelijk aanmelden. Bovendien wordt de site goed onderhouden en eventuele fouten snel opgelost. De codi’s en het beleidsteam kunnen gegevens van vrijwilligers van internet afhalen. 3) Communicatie tijdens marathon Tijdens de marathon is er een telefoonlijst met daarop alle mobiele nummers van belangrijke personen of sleutelfiguren. Dit wordt kort voor de marathon gemaakt zodat alle recente nummers erop staan. Iedereen is bereikbaar via mobiele telefoon en dat is een goede ontwikkeling geweest. Voorheen werd via een centrale en mobilofoons gecommuniceerd en konden slechts een aantal mensen bereikt worden. Nog steeds wordt dit netwerk gebruikt, maar slechts als ondersteuning terwijl de mobiele telefoons voornamelijk worden gebruikt. Zwakten: 1)

Niet alle vrijwilligers beschikken over internet In tegenstelling tot de hardlopers die tegenwoordig bijna allemaal via de mail aangesproken kunnen worden, hebben nog niet alle vrijwilligers beschikking over het internet. Dit is eigenlijk het communicatiemiddel voor een organisatie als de Leiden Marathon, gezien iedereen via de mail op de hoogte gehouden kan worden zonder dat de portokosten de pan uitrijzen. Kansen: 1)

Internetsite uitbreiden Ondanks het feit dat niet alle vrijwilligers over internet beschikken is het verstandig om de internetsite uit te breiden en er nog meer gebruik van te maken bij de communicatie en coördinatie. De meeste codi’s en alle leden van het beleidsteam kunnen online en zij kunnen de gegevens van hun vrijwilligers invoeren zodat alle gegevens voor iedereen beschikbaar zijn. Ook zou een prikbord een optie kunnen zijn om zo nog meer te communiceren over kleine dingen en het is leuk voor de vrijwilligers om te doen. 1) Computers van de na-inschrijving Voor mensen die niet bereikt kunnen worden via internet doordat zij geen computer hebben, maar die wel sleutelfiguren zijn bij de marathon zou het lenen van een computer een optie zijn. De computers van de nainschrijving staan een jaar lang niets te doen in de opslag en er zouden meteen twee problemen opgelost worden bij het uitlenen van de computers: de opslag en de communicatie. Natuurlijk zou er wel een systeem voor moeten worden bedacht in verband met schade e.d. Bedreigingen: 1) Niet alle vrijwilligers kunnen/willen met internet/computers omgaan Er zijn vrijwilligers die absoluut niet met computers willen omgaan en deze zijn dus niet te bereiken via internet. Er zijn echter ook vrijwilligers die misschien wel willen, maar niet kunnen. Voor die vrijwilligers zou er een cursus opgezet moeten worden om ze snel wegwijs te maken op het 7


internet. De bedreiging zit in de vrijwilligers die niets van internet en/of computers willen weten. 2) Te veel vergaderingen Een bedreiging kan zijn dat er te veel vergaderd wordt/ gaat worden. Op het moment is dat nog niet het geval, maar dit zou best kunnen gebeuren. Het is belangrijk om alleen de belangrijkste informatie in een vergadering te bespreken en de rest via de post of internet te doen. Conclusies en doelen Conclusie is eigenlijk dat het internet nog meer gebruikt moet worden bij de communicatie met vrijwilligers. Via de e-mail kunnen vrijwilligersbrieven gestuurd worden en op de internetsite kan een prikbord gemaakt worden voor onderling contact. Ook een mailinglist voor iedereen zou van pas kunnen komen. Dit is wat zou kunnen, maar hoe moet dat bereikt worden. Ten eerste door vrijwilligers die internet hebben uit te leggen hoe de site werkt. Ten tweede het belang van de gegevensuitwisseling via internet uitleggen bij – voornamelijk – de codi’s. Ten derde het uitlenen van computers aan vrijwilligers die sleutelfiguren zijn. Hiervoor zou een goed systeem voor moeten bedacht worden. De doelen zijn om de communicatie met vrijwilligers opener te maken en niet alleen een maand voor de marathon. Een aantal keren per jaar zouden er via de e-mail vrijwilligersbrieven gestuurd kunnen worden met nieuwtjes, actualiteiten, verjaardaglijsten, etc. Het zal de betrokkenheid bevorderen en meteen als werving gebruikt kunnen worden.

8


WERVING Huidige situatie en gewenste situatie Er is op het moment geen wervingsactie voor vrijwilligers vanuit het marathonbureau. Elk jaar zorgen de codi’s van elk onderdeel voor hun eigen vrijwilligers door te bellen en rond te vragen. Dit doet iedereen zelf en ook het marathonbureau werft voor een aantal onderdelen haar eigen vrijwilligers. Vervolgens is het de bedoeling dat de gegevens van de vrijwilligers doorgegeven worden aan de vrijwilligerscoördinatie en deze verwerkt de gegevens zodat ze overeenkomen met het aantal lunchpakketten en T-shirts. Ook weet de vrijwilligerscoördinatie waar er nog vrijwilligers nodig zijn zodat alle vrijwilligers die zich aanmelden bij het marathonbureau nog ergens geplaatst kunnen worden. Dit is een prima systeem als het helemaal zou werken. Helaas verzuimen codi’s nogal eens gegevens door te geven waardoor er te weinig lupa’s en T-shirts zijn. Of juist dubbel. Ook worden vrijwilligers wel eens drie keer gebeld door verschillende codi’s wat ook duidt op een zwakke plek. Dit jaar valt de marathon op de eerste Pinksterdag wat betekent dat er veel mensen een weekendje weg zijn. Er dreigt dus een tekort van vrijwilligers. Uiteindelijk is dit opgelost door een krantenartikel drie weken voor de marathon te plaatsen waarop veel vrijwilligers gereageerd hebben. Het zou prettiger werken als de vrijwilligerscoördinatie een overzicht had van waar welke vrijwilligers staan en wie er nog tekort komt. Dit alles zou opgelost moeten worden via het vorige hoofdstuk Coördinatie. De werving van vrijwilligers zou beter kunnen door meer de kranten in te gaan en meer communicatie met vrijwilligers. Mogelijkheden en onmogelijkheden SWOT-analyse STERKTEN: 1)

2)

ZWAKTEN: 1)

VEEL VRIJWILLIGERS DIE ELK JAAR HELPEN CODI’S WERVEN EIGEN VRIJWILLIGERS

2)

BEDREIGINGEN:

KANSEN: 1) 2)

VRIJWILLIGERS WORDEN DUBBEL GEBELD DOOR SLECHTE COMMUNICATIE GEEN OVERZICHT VAN SITUATIE

1)

HET INTERNET ARTIKELEN IN DE KRANT

TE HOGE PORTOKOSTEN DOOR TE WEINIG CONTACT VIA E-MAIL

Sterkten: 1)

Veel vrijwilligers die elk jaar helpen Er zijn elk jaar voldoende vrijwilligers die willen helpen dus is het niet moeilijk om de vrijwilligers te werven. Dat is een grote kracht van de marathon. 9


2)

Codi’s werven eigen vrijwilligers De codi’s bellen of mailen de vrijwilligers om te vragen of ze willen helpen. Vaak zijn dit dezelfde vrijwilligers als vorig jaar en kent de codi ze dus nog. Dit is een sterkte doordat het wervingssysteem op het persoonlijke vlak is gebaseerd. Zwakten: 1)

Vrijwilligers worden dubbel gebeld door slechte communicatie Vaak worden vrijwilligers dubbel gebeld door codi’s doordat de een ze zondagochtend nodig heeft en de ander zondagmiddag. Dit kan makkelijker door lijsten naast elkaar te leggen en zo de dubbele eruit te halen en af te spreken wie wie belt. Kansen: 1)

Het internet Het internet is de kans om vrijwilligers te werven. Je kan persoonlijke brieven via de mail sturen, maar ook algemene oproepen op internetsites voor vrijwilligers. Natuurlijk bereik je dan niet iedereen en zal er altijd nog gewone post uit moeten naar vrijwilligers. 2) Artikelen in de krant Voor een klein bedrag kan de marathon een advertentie laten plaatsen in het Leidsch Dagblad. Of ze kunnen naar de pers een artikel sturen met daarin meteen een oproep. Bedreigingen: 1) Te hoge portokosten door te weinig contact via e-mail Door nieuwsbrieven kunnen vrijwilligers betrokken worden bij de marathon. En ook de werving kan via de post zodat iedereen zeker bereikt wordt. Maar helaas is dat veel te duur. Als er meer vrijwilligers via internet bereikbaar zouden zijn, zou er meer communicatie met ze zijn zonder hoge kosten. De werving kan dan via de e-mail. Conclusies en doelen Conclusie is weer dat het heel makkelijk zou zijn als alle vrijwilligers beschikking zouden hebben over e-mail. Het zou de bedreiging van de portokosten oplossen en de vrijwilligers zouden meer betrokken kunnen worden. Helaas kunnen vrijwilligers niet gedwongen worden internet te nemen en zullen er andere oplossingen gevonden moeten worden. Zo kunnen er wervingsacties via de krant gehouden kunnen worden. Verder zal er meer aandacht aan de coördinatie gegeven moeten worden zodat vrijwilligers niet dubbel gebeld worden, wat tijd en irritatie scheelt.

10


INHOUD A. PARCOURS 1) Wegafzetting en verkeer Rayonhoofden - wegafzetters/ verkeersregelaars 2) Verzorgingsposten Coördinator Verzorgingspost - Medewerker Verzorgingspost 3) Sponzenposten Coördinator Sponzenposten - Medewerkers Sponzenpost 4) Muziek op parcours Coördinator Muziek 5) Loopstromen publiek en lopers Coördinator Loopstromen - Medewerkers loopstromen publiek - Medewerkers loopstromen lopers 6) Wedstrijdleiding Hoofdscheidsrechter – Scheidsrechter 10km – Scheidsrechter Halve Marathon – Scheidsrechter Hele Marathon – Scheidsrechter tijd/aankomst – Jurylid tijd/aankomst – Starter 7) Kinder- en G-loop Coördinator Kinder- en G-loop – Medewerkers Kinder- en G-loop

B. START- EN FINISHAREA 1) Medailles Coördinator Medailles - Medewerkers Medailles 2) Knipper/dekenuitreiker Coördinator Knippers/ dekenuitreikers – Knipper/ dekenuitreiker 3) EHBO Coördinator EHBO - Medewerkers EHBO - Artsen 4) Registratie Coördinator Registratie - Medewerkers Matten – Medewerkers Computerteam 5) Speakergroep 6) Opbouw Coördinator Opbouw - Opbouwers

C. PIETERSKERK EN DEPARTEMENTEN (Pieterskerk (PK), Garenmarkt (GM), Stadhuis (SH)) 1) Na-inschrijving (PK) Coördinator Na-inschrijving - Medewerkers Computer en Medewerkers Kassa Kassier 2) Afhalen Startnummers (PK) Coördinator Afhalen startnummers - Medewerkers Afhalen startnummers en Medewerkers Afhalen startnummers Buitenlanders 3) Garderobe en bagage (GM) Coördinator Garderobe en bagage - Medewerkers Garderobe en bagage 4) T-shirts Vrijwilligers (PK?) Coördinator T-shirts Vrijwilligers - Medewerkers T-shirts Vrijwilligers 5) Expo (PK) Coördinator Expo 6) Massage (departement) Coördinator Massage – Masseurs 7) Kinderopvang (departement) Coördinator Kinderopvang - Medewerkers Kinderopvang 8) Automatisering (PK) Medewerkers Automatisering 9) Beveiliging (overal) Coördinator Beveiliging - Medewerkers Beveiliging 10) Businessteams (departement) Coördinator Businessteams - Medewerkers Businessteams 11) Opvang Sponsors (SH) Coördinator Opvang Sponsors 12) Feest Coördinator Feest - Medewerkers Feest - Drankverzorging

6

LEIDEN MARATHON 2003

D. MOBIEL 1) Transport Coördinator Transport - Medewerkers Transport 2) Sponsorauto’s Coördinator Sponsorauto’s - bestuurders Sponsorauto’s 3) Politie Contact Politie - Politie 4) Motoren Coördinator Motoren - Bestuurders Motoren

E. OVERIGE 1) Lunchpakketten Coördinator Lunchpakketten - Medewerkers Lunchpakketten - Uitdelen Lunchpakketten 2) Buitenlanders Coördinator Buitenlanders - Medewerkers Buitenlanders - Opvang Buitenlanders 3) Bewegwijzering Coördinator Bewegwijzering - Medewerkers Bewegwijzering 4) Voorverkoop Coördinator Voorverkoop - Medewerkers Voorverkoop

F. BELEIDSTEAM 1) Voorzitter 2) Secretaris 3) Penningmeester 4) Hoofd Parcours 5) Hoofd Start- en Finisharea 6) Hoofd Vrijwilligers 7) Hoofd Registratie 8) Hoofd Posten

A PARCOURS

7

PARCOURS

8


WEGAFZETTING & VERKEER Rayonhoofden Taken: - rekruteren van vrijwilligers in zijn rayon - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon wegafzetters verkeersregelaars en Hoofd Parcours - indelen van vrijwilligers op kruispunten - indelen van verkeersregelaars op kruispunten - aanspreekpunt politie - zorgdragen voor het op tijd afzetten van de wegen en het regelen van het verkeer - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - bijwonen van vergaderingen met het Hoofd Parcours - organiseren van Rayonbijeenkomst met vrijwilligers van zijn rayon - doorgeven gegevens vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie

draaiboek maken en uitdelen zorgdragen voor het uitdelen van kleding en lunchpakketten - inventarisatielijst maken - na afloop coördineren van het opruimen en schoonmaken van het rayon Eisen: - kennis van rayongebied - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken - communicatievaardigheden - middenstander in zijn rayon - gemeente ambtenaar - regulerend kunnen optreden - kunnen omgaan met alle lagen van de bevolking - overzicht hebben op de kruispunten en de zwaarte van de kruispunten -

Wegafzetters Taken: - afzetten van de wegen met hekken op aangeven van de rayonleider - neerzetten en weer terug plaatsen van de hekken op zijn kruispunt - tijdens de loop bij de hekken blijven - openen van de wegen op aangeven van de rayonleider, politie of mensen met een doorlaatkaart (parcourskaart) - bewaken van de hekken

omgeleid verkeer een alternatieve route kunnen bieden - opruimen en schoonmaken van het rayon Eisen: - kennis van rayongebied - verantwoordelijkheidsgevoel - goede omgang met mensen – sociaalvaardig - niet verbonden met leeftijd en beroep -

Verkeersregelaars Taken: - regelen van het verkeer op aanwijzen van de rayonleider en politie - omleiden van verkeer (alle bestuurders en voetgangers) - omgeleid verkeer een alternatieve route kunnen bieden - opruimen en schoonmaken van het rayon Eisen: cursus Verkeersregelaar - kunnen lopen, lezen, luisteren en rustig blijven - verantwoordelijkheidsgevoel - sociaalvaardig - kennis van alternatieve routes en rayongebied leeftijd: liefst boven de 40 jaar - beroep: oud politiemensen hebben de voorkeur

-

A PARCOURS

9

Algemene informatie Het parcours is opgedeeld in zes rayons. Elk rayon wordt geleid door een rayonleider die de coördinatie van zijn team verzorgt. De taak van de wegafzetter is het afzetten van de straat waar hij ingedeeld staat in het desbetreffende rayon. Van tevoren krijgt de rayonleider te horen van de Hoofd Parcours hoe laat de eerste en de laatste loper langskomt en dus hoe laat welke straten afgesloten moeten worden voor al het verkeer, d.i. alle bestuurders en voetgangers - met uitzondering van mensen in bezit van een doorlaatkaart of parcourskaart. Sommige straten van de rayons zijn gedurende de hele dag of deel van de dag afgesloten. Hier zijn de wegafzetters voortdurend bezig met het gesloten houden van het parcours en de verkeersregelaars zorgen dat het verkeer omgeleid wordt, of doorgelaten. Op gedeelten waar de weg op bepaalde tijden afgesloten wordt dragen de wegafzetters zorg voor de hekken. Samen met de verkeersregelaars en de politie zorgen zij ervoor dat het parcours vrij blijft door middel van het neerzetten van de hekken en het weigeren van verkeer. Extra informatie? Informatie kunnen wegafzetters en verkeersregelaars krijgen van hun rayonleider op de dag zelf en tijdens de vergadering van het rayon. De rayonleiders kunnen informatie krijgen van de Hoofd Parcours op de dag zelf en tijdens de Parcours-vergadering. Op een vrijwilligersavond krijgen de vrijwilligers uitleg en peptalk van het Hoofd Parcours. Voor de verkeersregelaars is er een instructieavond. Rayonhoofden en Hoofd Parcours 2003 Rayon 1 Binnenstad: Rayon 2 Zoeterwoude: Martie Paats 0715802894 Rayon 3 Voorschoten: Ingrid Vaneker 0715313653 Rayon 4 Leiden Zuid West: Nico Massaar 0715313580 Rayon 5 Leiden Stevenshof: Rob Faas 0715318597 Rayon 6 Leiden Hoge Mors: Rob Bergman 0715318176 Coendert Peet 0715769574 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 Parcoursontwerp Frans Kortekaas 0715418174 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641

0627084874 [email protected] 0644212866 [email protected] 0654731077 [email protected] 0653784494 [email protected] 0652052189 [email protected] [email protected] 0644084100 [email protected] 0622799965 0618682993 [email protected]

VERZORGINGSPOSTEN Coördinator Verzorgingspost Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon medewerkers verzorgingspost en hoofd verzorging & muziek - aanspreekpunt politie - contactpersoon medewerker EHBO - werven van de vrijwilligers voor de post - instructie van de vrijwilligers bij het uitreiken - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst met vrijwilligers van zijn verzorgingspost - doorgeven gegevens vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - neerzetten en indelen van verzorgingsposten - coördineren in de opbouw van de post - controle van alle spullen die volgens de inventarisatielijst op de post moeten zijn. - oplossen van problemen bij de uitreiking, signaleren van tekorten en hulp inroepen - coördinatie van de afbouw van de post - contact onderhouden met de organisatie tijdens het evenement Eisen: - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken - leiding kunnen geven aan een team vrijwilligers - stressbestendigheid - sociale vaardigheden

Medewerkers Verzorgingspost Taken: - aanvullen water, AA, fruit en sponzen - schoonhouden van uitdeelgebied - meehelpen in de voorbereiding van de post - uitdelen van de drankjes en eventueel fruit - opruimen na afloop Eisen: - In een team kunnen werken - Stressbestendig zijn

6


Algemene informatie Elke 5 kilometer is een verzorgingspost, dus op de volgende kilometerpunten: 5 km, 10 km, 15 km, 20 km, 25 km, 30 km, 35 km en 40 km. Deze verzorgingsposten zijn voorzien van water, fruit en AA voor de lopers. Dit wordt door de vrijwilligers van de verzorgingsposten uitgedeeld. Een deel van die vrijwilligers deelt bekertjes water en AA uit aan de kant van de weg zodat de lopers onder het lopen de bekertjes uit de handen kunnen pakken. Belangrijk is hierbij dat de vrijwilligers de bekertjes niet opdringen aan de loper, maar zo aangeven dat de loper niet gehinderd wordt. Andere vrijwilligers zorgen voor de aanvulling van de bekertjes en het fruit. Het fruit wordt door de lopers zelf gepakt en eventueel ook uitgedeeld. Bij elke verzorgingspost is EHBO aanwezig die in direct contact met de ambulance en het Rode Kruisgebouw staan. De verzorgingspost bestaat uit een kraam met bekertjes water, bekertjes AA en gekoeld fruit wat aangevuld wordt. Extra informatie? Informatie kunnen de medewerkers Verzorgingspost krijgen van hun Coördinator Verzorgingspost op de dag zelf. De Coördinatoren Verzorgingspost kunnen informatie krijgen van het Hoofd Verzorging & Muziek op de dag zelf. Hoofd Verzorging & Muziek en Coördinatoren Verzorgingspost 2003 Hoofd Verzorging & Muziek: Robert Laan 0715895912 0624902620 [email protected] Coördinatie Verzorging Ronald Pesant 0715314231 0624695546 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

7

SPONZENPOSTEN Coördinator Sponzenpost Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - werven van vrijwilligers voor de sponspost - instrueren van de vrijwilligers bij het uitreiken van de sponsen - tijdig aanwezig zijn op de post om de sponzen en daarbij nodige spullen te organiseren - tussenpersoon medewerkers Sponzenpost en Hoofd Verzorging & Muziek - aanspreekpunt politie - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst met vrijwilligers van zijn sponzenpost - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - coördinatie bij het opruimen van de post na afloop Eisen: - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken - leiding kunnen geven aan een groep - instructies kunnen geven op dit gebied - stressbestendigheid bij problemen zoals tekorten of irritaties bij lopers

Medewerkers Sponzenpost Taken: - uitdelen sponzen - aanvullen sponzen - schoonhouden van uitdeelgebied - zorgen dat alle voorbereidingen zijn uitgevoerd. kuipen met water, sponzen verdeeld - opruimen van de post Eisen: - geen eisen, wel samenwerkend vermogen met andere vrijwilligers en goed humeur

8


Algemene informatie Elke 5 km staat een sponzenpost, beginnende op kilometerpunt 2½. De sponzenposten staan dus op 2½ km, 7½ km, 12½ km, 17½ km, 22½ km, 27½ km, 32½ km en 37½ km.De sponzen worden door de vrijwilligers van de sponzenposten uitgedeeld aan de lopers zodat zij niet hoeven te stoppen. Een deel van de vrijwilligers zorgt voor het aanvullen en klaarzetten van de spullen (sponzen en emmers water) en een deel reikt aan. De sponzen die door de hardlopers op de grond worden gegooid, kunnen door de vrijwilligers opgehaald worden of worden door omstanders verzameld (!). De sponzenpost vangt ook gestrande hardlopers op. Extra informatie? Informatie kunnen de medewerkers Sponzenpost krijgen van hun Coördinator Sponzenpost op de dag zelf. De Coördinatoren Sponzenpost kunnen informatie krijgen van het Hoofd Verzorging & Muziek op de dag zelf. Hoofd Verzorging & Muziek en Coördinatoren Sponzenpost 2003 Hoofd Verzorging & Muziek: Robert Laan 0715895912 0624902620 [email protected] Coördinatie Verzorging Ronald Pesant 0715314231 0624695546 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

9

MUZIEK OP PARCOURS Coördinator Muziek: Taken: - contacten met bands onderhouden - ontvangen van bands - verzorging van bands organiseren - contact beleidsteam - het gehele evenement te voorzien van sfeerverhogende elementen zoals muziek, maar ook een vrijmarkt of show of andere optredens - het vastleggen van deze evenementen in een contract - het onderhouden van contact met de gemeentelijke evenementencommissie i.v.m geluidsoverlast, vergunningen, e.d - het regelen van een onkostenvergoeding voor deze evenementen - het zoeken van de geschikte locaties zodat lopers optimaal van deze evenementen kunnen profiteren - persbericht voorbereiden voor publicaties Eisen: - netwerk van bands - kennis van parcours - goed coördinerend vermogen - enige kennis van doeltreffende muziekmogelijkheden - stressbestendig Algemene informatie Een muziek coördinator houdt zich bezig met alle sfeerverhogende zaken voor en tijdens de marathon. Werkend vanuit een budget kan hij zorgen tegen lage onkosten voor een hoge graad van entertainment langs de weg. Naast het plezier voor de loper is het ook van belang voor het aantrekken van publiek en vasthouden van de belangstelling voor het gehele evenement. Extra informatie De Coördinator Muziek staat direct in contact met het beleidsteam en krijgt daar extra informatie over eventuele veranderingen in het parcours.

Coördinator Muziek 2003 Coördinator Muziek: Robert Laan

0715895912 0624902620 [email protected]

10


LOOPSTROMEN PUBLIEK EN LOPERS Coördinator Loopstromen Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon medewerkers Loopstromen Publiek en Lopers en Hoofd Parcours - aangeven welke gebieden afgezet moeten worden en welke loopstromen aangehouden moeten worden in overleg met Hoofd Parcours - aanspreekpunt politie - contactpersoon Medewerkers EHBO - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst met Medewerkers Loopstromen Publiek en Medewerkers Loopstromen Lopers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken

Medewerkers Loopstromen Publiek Taken: - het publiek via bepaalde wegen leiden, aangegeven door Coördinator Loopstromen - afzetten van bepaalde gebieden, aangegeven door Coördinator Loopstromen - samenwerken met medewerkers Loopstromen Lopers Eisen: - stevig in de schoenen staan - verantwoordelijkheidsgevoel - sociaalvaardig

Medewerkers Loopstromen Lopers Taken: - de lopers via bepaalde wegen naar en van het Start- en Finisharea leiden, aangegeven door Coördinator Loopstromen - afzetten van bepaalde gebieden, aangegeven door Coördinator Loopstromen - samenwerken met medewerkers Loopstromen Publiek - niet-lopers de toegang weigeren - controle toegangspassen Start- en Finisharea Eisen: - stevig in de schoenen staan - verantwoordelijkheidsgevoel - sociaalvaardig Bewegwijzering Loopstromen Publiek en Loopstromen Lopers Taken: - verantwoordelijk voor de bewegwijzering voor de Loopstromen Publiek en Loopstromen Lopers Zie verder E3 Bewegwijzering

A PARCOURS

11

Algemene informatie Doordat het gebied bij de Pieterskerk direct aansluit op de Breestraat – waar de Start- en Finisharea is – moeten er loopstromen gecreëerd worden voor mensen die woonachtig zijn in het gebied rondom de Pieterskerk, voor het publiek en voor de lopers. Het is van groot belang dat het niet te druk wordt in de kleine straten tussen de Pieterskerk, de Breestraat (starten finisharea) en de Garenmarkt (kleedruimtes, garderobe). Verder mogen er mensen doorgelaten worden die de volgende kaarten bezitten: Roze Start- en Finisharea Alleen voor vrijwilligers die werkzaam zijn in het Starten Finisharea Grijs Official Alleen voor vrijwilligers die overal werkzaam zijn Extra informatie? Informatie kunnen de medewerkers Loopstromen Publiek en medewerkers Loopstromen Lopers krijgen van de Coördinator Loopstromen op de dag zelf. De Coördinator Loopstromen kan informatie krijgen van de Hoofd Parcours en Hoofd Start- en Finisharea op de dag zelf en tijdens de vergadering. Coördinator Loopstromen, Hoofd Parcours, Hoofd Start- en Finisharea en Coördinator Bewegwijzering 2003 Coördinator Loopstromen: (Race Director) Tjeerd Scheffer 0715148092 0653373739 [email protected] Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 0644084100 [email protected] Hoofd Start- en Finisharea: Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

12


WEDSTRIJDLEIDING De Wedstrijdleiding bestaat uit de volgende functies: • • • • •

Hoofdscheidsrechter Scheidsrechter 10km, Scheidsrechter Halve Marathon, Scheidsrechter Hele Marathon Scheidsrechter tijd/aankomst Jurylid tijd/aankomst Starter

Coördinator Wedstrijdleiding 2003 Coördinator Wedstrijdleiding: (hoofd registratie) Peter Burghouwt 0713416035 0651549773 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 0644084100 [email protected] Hoofd Start- en Finisharea: Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

13

KINDER- EN G-LOOP Coördinator Kinder- en G-Loop Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon medewerkers Kinder- en G-Loop en Hoofd Start- en Finishgebied en Hoofd Parcours - aanspreekpunt politie - aanspreekpunt sponsor van Kinder- en G-Loop Seggment - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst met Medewerkers Kinder- en G-Loop - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - algemene coördinatie van de Kinder- en G-Loop Eisen: - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken

Medewerkers Kinder- en G-Loop Taken: - begeleiden van de lopertjes en lopers - uitdelen van de medailles - opvangen van de lopertjes bij de finish Eisen: - affectie met kinderen

14


Algemene informatie De Kinder- en G-Loop is een loop van 2 kilometer voor kinderen tot twaalf jaar en gehandicapten van alle leeftijden. Deze loop staat los van de andere lopen die vanaf 12.00 uur starten. De Kinder- en G-Loop start om 10.15 uur. Extra informatie? Informatie kunnen de medewerkers Kinder- en G-Loop krijgen van de Coördinator Kinder- en G-Loop op de dag zelf. De Coördinator Kinder- en G-Loop kan informatie krijgen van de Hoofd Parcours en Hoofd Start- en Finisharea op de dag zelf en tijdens de vergadering. Coördinator Kinder- en G-Loop, Hoofd Parcours en Hoofd Start- en Finisharea 2003 Coördinator Kinder- en G-Loop: Els van der Meer Coördinator Medailles Marry Scheffer 0715324609 0618435627 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 0644084100 [email protected] Hoofd Start- en Finisharea: Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

15

START- EN FINISHAREA

16


MEDAILLES Coördinator Medailles Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon medaille-uitreikers en hoofd starten finisharea - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - voorraden van medailles bijhouden - organiseren van bijeenkomst met medaille-uitreikers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - de goede medailles aan de juiste lopers geven - alles overzichtelijk neerleggen - zorgen dat er bij de plek waar de medailles omgehangen worden niet te veel stagnatie is - de loper die binnenkomt in de gaten houden (toch wel vaak verzorging nodig) Eisen: - enige jaren ervaring als medaille-uitreiker - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken - stressbestendig - vriendelijk - situaties in kunnen schatten

Medaille-uitreikers Taken: - OMHANGEN (dit is heel belangrijk) van de medailles - erop letten dat iedereen de goede medaille krijgt - vriendelijk en schouderkloppend reageren - de lopers doorsturen op een vriendelijke manier zodat er niet te veel stagnatie is Eisen: - aan een medewerker worden qua leeftijd geen eisen gesteld, wel moet er een goede verdeling in de groep zijn van jong en oud - beroep totaal niet belangrijk, alleen heel belangrijk dat de medewerkers begrijpen wat het is om een beetje dood te gaan door sporten - lang kunnen staan, van ongeveer 9 tot 5 op de been, en dan echt op de been - het gevoel voor de marathon leiden hebben

A PARCOURS

17

Algemene informatie Aan het eind van elke afstand krijgen de lopers een medaille, uitgereikt door vrijwilligers die achter de finishlijn staan. Voor elke afstand is een andere medaille. De Kinder- en G-loop komt als eerste binnen. Er zijn op dat moment alleen medailles voor die afstand nodig. De 10 kilometer start als eerste en komt als eerste binnen. De halve marathon start samen met de hele marathon, maar de halve marathon komt als eerste binnen, al komen er tijdens de binnenkomst van de lopers van de hele marathon nog steeds lopers van de halve marathon binnen. Iedereen die over de streep komt, krijgt een medaille. De medailles hang je de loper om zijn nek. Verder is het van belang dat als een loper binnenkomt, je goed inschat wat de loper op dat moment nodig heeft en ook zorgt dat dat er komt. Of het nou fysieke steun is of een glimlach! De starttijden van de verschillende lopen zijn: Hele Marathon: 12.15 uur Halve Marathon: 12.15 uur 10 Kilometer: 12.00 uur Kinder- en G-Loop: 10.30 uur Extra informatie? Informatie kunnen medaille-uitreikers krijgen tijdens de bijeenkomst via de Coördinator Medailles. De Coördinator Medailles kan informatie krijgen via Hoofd Start- en Finisharea op de marathondag en tijdens de Start- en Finish-vergadering.

Coördinator Medailles en Hoofd Start- Finisharea 2003 Coördinator Medailles: Mary Scheffer 0715324609 0618435627 Hoofd Start- en Finisharea: Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

18


KNIPPER/ DEKENUITREIKER Coördinator Knippers Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon knippers, Coördinator Medailles en Hoofd Start- en Finisharea - zorgdragen voor de opslag van de chips. - beheer van voorraad van dekens - inwerken en overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van een bijeenkomst voor de knippers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - enige jaren ervaring als knipper - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken

Knipper/ dekenuitreiker Taken: - de chips van de schoenen van de binnengekomen lopers halen - de chips opbergen - dekens uitreiken als dat nodig is - lopers doorverwijzen naar uitgang Eisen: - het is beter als een vrijwilliger die knipper wil zijn geen rugklachten heeft

A PARCOURS

19

Algemene informatie Elke loper krijgt bij inschrijving een chip met een startnummer. Deze chip is gekoppeld aan dat startnummer en aan de gegevens van de loper. Bij de start gaat de loper over een mat die registreert dat die loper van start is gegaan en zijn tijd gaat in. Bij de finish gaat de loper nog een keer over een mat en de aankomsttijd wordt geregistreerd. Deze gegevens worden verder verwerkt door Registratie en de uitslagen komen na de loop in de Pieterskerk te hangen. Belangrijk is dat de loper de chip op de schoen draagt. Er zijn veel manieren om de chip te bevestigen, het belangrijkste is dat de chip goed vast zit. De knippers halen de chips van de schoenen van de lopers zodat zij niet na de zware inspanning hoeven te bukken. Ook kunnen lopers een eigen chip hebben. Op het startnummer wordt in sticker geplakt met de tekst ‘eigen chip’. Deze chip hoeft dus niet geknipt te worden. Tevens kunnen lopers besluiten om de chip die ze van de Leiden Marathon geleend hebben te houden. In dat geval moeten zij dit bij de knippers aangeven en wordt na een aantal weken een bedrag van € 25,- (€ 12,50 voor de chip van Kinder- en G-Loop) van hun rekening gehaald. Het rekeningnummer is bekend bij het marathonbureau omdat het verplicht is om een rekeningnummer op te geven. Dit is omdat de kosten van kwijtgeraakte chips in rekening wordt gebracht bij de Leiden Marathon door ChampionChip en de Leiden Marathon brengt dit in rekening bij de loper. Extra informatie? Informatie kunnen knippers/ dekenuitreikers krijgen via de Coördinator Knippers. Extra informatie voor de Coördinator Knippers is te verkrijgen via Hoofd Start- en Finisharea. Coördinator Knippers, Hoofd Start- en Finisharea en Coördinator Medailles 2003 Coördinator Knippers Hoofd Start- en Finisharea Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected] Coördinator Medailles: Mary Scheffer 0715324609 0618435627 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

20


RODE KRUIS Hoofd EHBO/ Rode Kruis Taken: - Algemene Coördinatie van de EHBO/ Rode Kruis Eisen: - geldig EHBO-diploma - ervaring met kwetsuren bij sporters - leidinggevende kwaliteiten - enige jaren ervaring als EHBO-er bij de Leiden Marathon - kennis van de EHBO-ers

EHBO-er Taken: - eerste hulp verlenen - als nodig doorverwijzen naar ziekenhuis - contact met ambulance Eisen: - geldig EHBO-diploma - ervaring met kwetsuren bij sporters

Artsenteam Het artsenteam is een team van artsen en specialisten die klaar staan om lopers die ernstige blessures hebben op te vangen. De lopers worden doorverwezen door het Rode Kruis of masseurs.

A PARCOURS

21

Algemene informatie De EHBO wordt in de marathon verzorgd door het Rode Kruis. Op alle verzorgingsposten onderweg zijn een of meerdere Rode Kruismensen aanwezig. Zij houden zich bezig met lichte blessures en ongemakken als schaafwonden, wespensteken, wondjes en andere beschadigingen. Een belangrijke functie is eveneens de verwijsfunctie naar Arts of masseur. Via een eigen mobiel netwerk met de centrale kunnen na beoordeling een arts of andere medewerker worden ingezet. Bij de finish is het Rode kruis ondersteunend aanwezig om fysieke problemen te signaleren, op te lossen, te verwijzen naar andere functies of aan de organisatie te melden. Extra informatie Extra informatie over het Rode Kruis is te verkrijgen bij de coördinator Verzorging (organisatorische vragen), Coördinator EHBO/Rode Kruis (EHBO praktijkvragen) en Coördinatoren Verzorgingsposten.

Hoofd Verzorging & Muziek, Coördinator EHBO/Rode Kruis en Coördinatoren Verzorgingsposten 2003 Hoofd Verzorging & Muziek: Robert Laan 07-5895912 Coördinator EHBO/Rode Kruis Annemiek van de Zon Contactpersoon Artsenteam: Jaap van der Leden 0715411359 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641

0624902620 [email protected] 0628526899 0621534777 0618682993 [email protected]

22


REGISTRATIE Coördinator Registratie Taken: - eindverantwoordelijk registratie - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor medewerkers registratie - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - technische kennis van apparatuur - enige jaren ervaring als medewerkers registratie - leidinggevende kwaliteiten

Medewerkers registratie Taken: - zorgdragen voor het goed functioneren van de apparatuur - gegevens verwerken - uitslagen uitprinten en doorgeven aan Helpdesk Eisen: - technische kennis van apparatuur

A PARCOURS

23

Algemene informatie De vrijwilligers die de finishregistratie van de lopers verzorgen werken samen met de vrijwilligers van de verwerking van de gegevens (computers). De registratie zorgt ervoor dat de chips die op de schoen van de lopers zitten gelezen worden door elektronische apparatuur en dat deze gelezen gegevens naar een computer gestuurd worden die ze verwerkt en opslaat. Later worden deze gegevens door de vrijwilligers van de computers gekoppeld aan de gegevens van de lopers en de uitslagen uitgedraaid. Deze vrijwilligers zorgen ervoor dat alles gereed is voor de registratie voor de start van de Kinder- en G-loop en ruimen alles op na het finishen van de laatste loper. Extra informatie? Informatie kunnen medewerkers registratie krijgen via Coördinator Registratie. De Hoofd Registratie kan extra informatie verkrijgen via Hoofd Start- en Finisharea. Hoofd Registratie en Hoofd Start- en Finisharea 2003 Hoofd Registratie Peter Burghouwt 0713416035 0651549773 Uitslagen Wim Mul 0715804015 0653499225 Hoofd Start- en Finisharea Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 071-5134641 0618682993 [email protected]

24


SPEAKERGROEP Speaker Taken: - het 'binnenpraten' van de deelnemers op de diverse afstanden - regie voeren m.b.t. alle activiteiten die plaatsvinden bij de finish, zoals bijv. het uitreiken van de prijzen en huldigen van de winnaar - verzamelen van informatie over deelnemers door kontakten met diezelfde deelnemers - verzamelen van informatie over sponsors en deze de aandacht geven die ze moeten krijgen - informeren van de deelnemers vooraf en regie voeren o.a. bij de startprocedure (i.s.m. starter, juryleden enz) - interviewen starter (burgemeester/sponsor) bij de start - sfeer maken bij het gebeuren van begin tot het eind. Eisen: - goede fysieke conditie - goed (Nederlands) en onderhoudend kunnen praten - geïnteresseerd zijn in en verstand hebben van (hard)lopen - een goed contact onderhouden met lopers - niet ouder dan 40 jaar - niet-rokend - stressbestendig zijn en kunnen functioneren in een hectische omgeving - bereid zijn om vooral in de tijd voor de marathon te 'investeren' in tijd

Speakergroep Taken: - het doorspelen (o.a. door printen) van de gegevens die (m.b.v. modem) verschijnen op het beeldscherm - proberen 'bekende' lopers te onderscheiden die nog een paar km te lopen hebben en zo passend kunnen worden - 'opgevangen' bij de finish - doorspelen van de resultaten (nrs 1,2 en 3 etc) naar de speaker en huldigingen begeleiden - diverse andere handen spandiensten Eisen: - bekend zijn met het werken aan een beeldscherm - (liefst) kennis hebben van het lopen - bekend zijn in de loperswereld (namen etc) - gemotiveerd zijn om intensief te werken in hectische omgeving Aantal speakergroep: 2 voor beeldschermvrijwilligers 1 voor communicatie tussen beeldschermvrijwilligers en speaker

A PARCOURS

25

Algemene informatie Het is belangrijk dat informatie over buitenlandse lopers en gegevens over sponsors en bijvoorbeeld starter(s) tijdig in het bezit zijn van de speaker. Voorbeelden: Wie geeft het startschot ? Wie reikt de prijzen uit (en hoe laat) ? Welke sponsors moeten evt. extra aandacht ? De speaker en zijn team zorgen voor de sfeer tijdens de marathon. De speaker vertelt het publiek informatie over de lopers – bekend of onbekend. Dit doet hij aan de hand van informatie welke door hem en zijn team wordt verzameld. Extra informatie? Informatie krijgt de speaker via het beleidsteam.

Speaker en Aanspreekpunt Beleidsteam 2003 Speaker Teun de Reede 0715215408 Aanspreekpunt Beleidsteam Tjeerd Scheffer 0715148092 Medewerkers Marathonbureau Mok van Deelen – Scheffer 0715148092 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641

0620815750 0653373739 0650838281 [email protected] 0618682993 [email protected]

26


OPBOUW Coördinator Start- en Finish Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - aanspreekpunt politie - eindverantwoordelijk voor opbouw - organiseren van twee instructieavonden voor medewerkers opbouw - het instrueren van de vrijwilligers tijdens twee instructieavonden - het aantrekken van voldoende vrijwilligers voor de opbouw - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - het opzetten en indelen van het starten finish gebied in overleg met het verantwoordelijke lid van het beleidsteam - speciale aandacht aan de juiste exposure van sponsoruitingen - opbouw en afbraak van het Start- en Finishgebied volgens een opgesteld tijdschema en actieplan - ideeën die leiden tot een verbetering in het Start- en Finishgebied bespreken met het verantwoordelijke lid van het beleidsteam Eisen: - enige jaren ervaring als medewerker opbouw - technisch inzicht - bij voorkeur vakman - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - moet zonder meer een teamplayer zijn - moet ervaring hebben met het organiseren van atletiekevenementen - moet geloofwaardig overkomen - moet taken consequent uitvoeren, plichtsgetrouw zijn - moet op de marathondag duidelijk aanwezig en beschikbaar zijn Medewerkers Opbouw Taken: - opbouwen starten finisharea - opbouwen parcours - opbouwen pieterskerk - uitvoeren van taken, zoals besproken tijdens de twee instructieavonden - afwijkingen in het voorgestelde plan direct signaleren en mededelen aan de coördinator Start- en Finish - continue nagaan of verbeteringen mogelijk zijn Eisen: - technisch inzicht - evt. vakman - fysiek sterk - sociaal en collegiaal - taakbewust - een warm hart voor de recreatieve loper in het algemeen en de Leiden Marathon in het bijzonder

A PARCOURS

27

Algemene informatie De Opbouw is eigenlijk de facilitaire dienst van de marathon: even ergens een bord ophangen, een hek weghalen of neerzetten, etc. Zij dragen zorg voor het ‘geraamte’ van de marathon: de aankleding (sponsoruitingen), het gehele starten finisharea bouwen zij op, plaatsen van hekken. Onmisbaar dus. Deze groep is zaterdagmiddag en –avond al aan het werk en op zondag starten zij als eerste: al om 5.00 uur kan men hen vinden bij de opbouw. Extra informatie Informatie kunnen medewerkers Opbouw krijgen via Coördinator Opbouw en extra informatie voor de Coördinator Start- en Finish is te verkrijgen via Hoofd Start- en Finisharea, Hoofd Parcours en Coördinator Pieterskerk. Coördinator Start- en Finish, Hoofd Parcours, Hoofd Start- en Finisharea en Coördinator Pieterskerk 2003 Coördinator Start- en Finish Willem Schroef 0715761086 Hoofd Parcours Guus Sloos 0715720591 Hoofd Start- en Finisharea Peter Burghouwt 0713416035 Coördinator Pieterskerk John de Vrient Contactpersoon vrijwilligers: Marjolijn van den Bergh 0715134641

0630081140 0644084100 [email protected] 0651549773 0650211141 0618682993 [email protected]

28


PIETERSKERK

A PARCOURS

29

NA-INSCHRIJVING Coördinator Na-inschrijving Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - helpen en beantwoorden vragen van medewerkers computer en kassa - oplossen eventuele problemen - aanspreekpunt Automatiseringsteam, Penningmeester, Coördinator Pieterskerk, Coördinator Afhalen Startnummers en Helpdesk Pieterskerk - zorgdragen voor het visuele deel van de na-inschrijving (startnummers, geld) - tijd in de gaten houden en waar nodig noodplan in werking zetten - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers computer en medewerkers kassa en eventueel introcursus voor het werken met de computer - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - indeling en rooster maken voor computers en kassa’s - kassa’s afromen en naar Penningmeester brengen Eisen: - kennis van computers - kennis van de vrijwilligers - enige jaren ervaring als medewerker computer en medewerker kassa - leidinggevende kwaliteiten - kunnen omgaan met mensen van alle lagen van de bevolking - beslissingen durven nemen - weten waar je mee bezig bent en dit kunnen uitleggen aan de vrijwilligers Medewerkers Computer Taken: - gegevens van hardloper goed invoeren in de computer - eindbedrag doorgeven aan hardloper - evt. vragen beantwoorden van hardloper of doorsturen naar Helpdesk Eisen: - redelijk snel kunnen typen/ gegevens invoeren - affiniteit met de computer (niet noodzakelijk, wel handig) - kennis van werken met de computer of computercursus bij Leiden Marathon volgen - klantvriendelijk Medewerkers Kassa Taken: - verschuldigde bedrag afrekenen met de hardloper - benodigde wisselgeld doorgeven aan kassier - startnummer en spelden aan hardloper geven - evt. vragen beantwoorden van hardloper of doorsturen naar Helpdesk Eisen: - kunnen omgaan met geld - klantvriendelijk

30


Kassier Taken: - weghalen van het geld bij medewerker Kassa en dit bij de centrale kassa (meestal wel aanwezig in een grote hal) afgeven - wisselgeld regelen als daarom gevraagd wordt via Penningmeester - eventueel andere taken zoals het afsluiten van kassa’s of doorsturen van hardlopers Eisen: - te vertrouwen - voorkeur gaat uit naar mensen met ervaring en liefst wat oudere mensen - gemotiveerd Algemene informatie De vrijwilligers van de na-inschrijving schrijven lopers in waarbij de lopers direct betalen en hun startnummer meekrijgen. Bij de na-inschrijving zijn er twee functies: het invoeren van de gegevens op de computer en het uitdelen van de startnummers inclusief het afrekenen. De vrijwilligers van de computers voeren de gegevens in en weten welke velden ingevuld moeten worden en welke niet. De vrijwilligers van de kassa halen startnummers, laten aan de computervrijwilligers de startnummers zien en geven deze aan de loper. De loper betaalt het bedrag wat in de computer staat en de vrijwilliger neemt het geld aan en geeft eventueel wisselgeld terug. Extra informatie De startnummers zijn onderverdeeld in vier categorieën: Kinder- en G-Loop (groen), 10 kilometer (blauw), halve marathon (geel) en marathon (rood). Er is sinds dit jaar geen onderverdeling meer in man of vrouw, dit wordt wel in de uitslagen vermeld maar niet meer op het nummer dat op de borst of rug gedragen wordt. Extra informatie is te verkrijgen via Coördinatoren Na-inschrijving en medewerkers van het Marathonbureau. Coördinatoren Na-inschrijving, Medewerkers Marathonbureau, Medewerkers Automatisering, Coördinator Afhalen Startnummers, Coördinator Pieterskerk en Penningmeester 2003 Coördinatoren Na-inschrijving Carola de Vogel 071 06 Hilda Wassenaar 0252 06 [email protected] Medewerker Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 [email protected] Medewerkers Automatisering Mac van der Klaauw 0715722966 0625298227 Jan Meijer 0703475544 0622137487 Wijzigen afstand Mia van Deelen 0703475544 0651677333 Coördinator Afhalen Startnummers Linda Wassenaar 0713419466 0655520008 [email protected] Coördinator Pieterskerk John de Vrient 0650211141 Penningmeester Thijs Hemmes 0715126457 0629035466 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 071-5134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

31

AFHALEN STARTNUMMERS Coördinator Afhalen Startnummers Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - aanspreekpunt Penningmeester, Coördinator Pieterskerk, Coördinator Na-inschrijving en Helpdesk Pieterskerk - zorgdragen voor het uitreiken van de startnummers - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers afhalen startnummers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - rooster maken voor medewerkers afhalen startnummers - kassa Buitenland afromen en naar Penningmeester brengen - wisselgeld voor kassa Buitenland regelen bij Penningmeester Eisen: - kennis van de vrijwilligers - enige jaren ervaring als medewerker afhalen startnummers - leidinggevende kwaliteiten

Medewerkers Afhalen Startnummers Taken: - startnummers uitreiken aan hardlopers met een inschrijfbewijs - eventueel vragen beantwoorden of doorsturen naar de Helpdesk Eisen: Er zijn geen speciale eisen voor deze functie

Medewerkers Afhalen Startnummers Buitenland Taken: - startnummers uitreiken aan buitenlandse hardlopers met een inschrijfbewijs - direct verschuldigde bedrag afrekenen met buitenlandse hardloper - eventueel vragen beantwoorden of doorsturen naar de Helpdesk Eisen: - goede Engelse en Nederlandse spreekvaardigheid

32


Algemene informatie De vrijwilligers van afhalen startnummers staan in de Pieterskerk en worden ingedeeld per afstand. De startnummers zijn ingepakt in enveloppen met daarop een sticker waarop het volgende staat: startnummer achternaam, voornaam T-shirt: S, M, L, XL, XXL of niks als er geen inzit Kalender of niks als er geen inzit De startnummers staan op nummer. De lopers krijgen een brief of bewijs van inschrijving thuis en kunnen hiermee hun startnummer ophalen. Kijk eerst naar de afstand, dan naar het startnummer en controleer dan de naam en eventuele extra bestellingen (T-shirt of kalender). Als mensen nog moeten betalen, staat er onder de andere informatie een bedrag. Staat dat er niet, dan is het startnummer betaald. In principe staan deze nummers in een apart krat, maar het kan voorkomen dat er een startnummer doorheen is geglipt. Uitzonderingen: - mensen voor “Lopen met Han” oftewel “LD-clinics (Leidsch Dagblad)”, hun startnummers staan apart. - buitenlandse lopers omdat zij nog moeten betalen (doorsturen naar balie Buitenland) Extra informatie Informatie is te verkrijgen via Coördinator Afhalen Startnummers. De Coördinator Afhalen Startnummers krijgt informatie via Coördinator Pieterskerk en medewerkers van het Marathonbureau Coördinatoren Na-inschrijving, Medewerkers Marathonbureau, Medewerkers Automatisering, Coördinator Afhalen Startnummers, Coördinator Pieterskerk en Penningmeester 2003 Coördinator Afhalen Startnummers Linda Wassenaar 0713419466 Coördinatoren Na-inschrijving Carola de Vogel 071 06 Hilda Wassenaar 0252 06 Medewerker Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 Coördinator Pieterskerk John de Vrient Penningmeester Thijs Hemmes 0715126457 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

A PARCOURS

0655520008 [email protected]

[email protected] 0650838281 [email protected] 0650211141 0629035466 0618682993 [email protected]

33

BAGAGEDEPOT Coördinator Bagagedepot Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - aanspreekpunt Hoofd Start- en Finisharea - zorgdragen voor het bewaken van de garderobe en de opslag van de bagage - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - de vrijwilligers, die onder de Coördinator Bagagedepot vallen, zo instrueren dat alle bagage overzichtelijk en volgens een vooraf ingedeeld schema wordt opgeslagen - zorgen dat de vrijwilligers zich aan hun taak houden - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie - werkrooster maken voor medewerkers Bagagedepot - het werven van voldoende vrijwilligers voor het Bagagedepot - het opstellen van een logistiek plan voor inname en uitgave van bagage van deelnemers Eisen: - kennis van de vrijwilligers - enige jaren ervaring als medewerker Bagagedepot - moet leiding kunnen geven aan een groep van 20-30 vrijwilligers - moet een natuurlijk overwicht hebben - leeftijd minimaal 25 jaar - moet logistiek inzicht hebben en kunnen plannen - moet onder druk kunnen presteren

Medewerkers Garderobe en Bagagedepot Taken: - het in ontvangst nemen van de door deelnemers afgegeven bagage volgens vooraf afgesproken plan en schema - het snel en volgens vooraf afgesproken plan uitreiken van de bagage - bewaken van de garderobe en het bagagedepot - eventueel vragen beantwoorden of doorsturen naar Helpdesk Pieterskerk Eisen: - moet snel en accuraat de opgedragen taak kunnen uitvoeren - moet onder druk kunnen presteren - moet over een goed geheugen bezitten - leeftijd vanaf 16 jaar - moet een goede sociale instelling hebben.

34


Algemene informatie De ingeschreven hardlopers mogen gratis hun jas en bagage in bewaring geven bij Bagagedepot. Aan de zijkant van het startnummer dat de hardlopers krijgen, zit een afscheurbare strook die zij aan hun bagage kunnen bevestigen met daarop hun startnummer. Na de wedstrijd kunnen zij op vertoon van hun startnummer hun bagage ophalen. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via Coördinator Bagagedepot. De Coördinator Bagagedepot krijgt informatie via Hoofd Start- en Finisharea faciliteiten deelnemers en medewerkers van het Marathonbureau.

Coördinator Bagagedepot, Medewerkers Marathonbureau en Hoofd Start- en Finisharea 2003 Coördinator Bagagedepot ? Medewerker Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 [email protected] Hoofd Start- en Finisharea John de Vrient 0650211141 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

35

T-SHIRTS VRIJWILLIGERS Medewerker Marathonbureau (mbt T-shirts Vrijwilligers) Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - contactpersoon van Vrijwilligersregistratie - aanspreekpunt Coördinatoren van alle afdelingen ten behoeve van vrijwilligersshirts - zorgdragen voor het adequaat uitreiken van de T-shirts - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers T-shirts Vrijwilligers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - kennis van voortraject van T-shirts Vrijwilligers - kennis van alle afdelingen

Medewerkers T-shirts Vrijwilligers Taken: - uitreiken van partijen T-shirts aan alle coördinatoren op vertoon van vrijwilligerslijst - overzicht houden van welke T-shirts uitgereikt worden en door wie de T-shirts meegenomen worden oftewel bewaken van de T-shirts Eisen: - standvastige persoonlijkheid

36


Algemene informatie Elke vrijwilliger krijgt een T-shirt waaraan zij herkend kunnen worden als vrijwilliger van de Leiden Marathon. Deze T-shirts zijn er in vier varianten: Kleur: OFFICIAL voor de leden van het beleidsteam: ca. 15 T-shirts Kleur: LEADER voor de coördinatoren: ca. 40 T-shirts Kleur: JURY voor de wedstrijdleiding: ca. 50 T-shirts Kleur: CREW voor de vrijwilligers die geen van bovenstaande functies hebben: ca. 800 T-shirts De T-shirts zijn erg gewild en het is dus belangrijk dat er bij het uitreiken van de T-shirts goed gecontroleerd wordt of er niet dubbel of onterecht een T-shirt uitgereikt wordt. Dit is niet alleen de taak van de Medewerker T-shirts Vrijwilligers, maar ook van de Vrijwilligersregistratie die ervoor moet zorgen dat als vrijwilligers bijvoorbeeld bij twee verschillende onderdelen helpen, zij maar één T-shirt krijgen. De Medewerkers T-shirts Vrijwilligers krijgen een lijst waarop zij controleren welke mensen hun T-shirt al opgehaald hebben en zij dienen deze goed bij te houden. De T-shirts worden uitgereikt in de Pieterskerk of zijn al eerder opgehaald bij buurthuis ??? in samenwerking met Nico Massaar. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via de medewerker van het marathonbureau die zich met dit onderdeel bezig houdt. De medewerker van het marathonbureau werkt samen met de vrijwilligers van de Vrijwilligersregistratie. Medewerker Marathonbureau en Vrijwilligersregistratie 2003 Medewerker Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 [email protected] Contactpersoon Buurthuis Nico Massaar Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

37

EXPO Contactpersoon van de stands is een medewerker van het marathonbureau. Hij/zij maakt de contracten met de standhouders en is tussenpersoon organisatie en standhouders. Medewerker Marathonbureau en Vrijwilligersregistratie 2003 Contactpersoon stands Shirley Lucas 0641455898 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

38


MASSAGE Coördinator Massage Taken: - leidinggeven en begeleiden van masseurs - aanspreekpunt Coördinator Pieterskerk, Coördinator EHBO en Coördinator Businessteams - zorgdragen voor het masseren van hardlopers - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe masseurs - organiseren van bijeenkomst voor de masseurs - doorgeven namen masseurs aan vrijwilligersregistratie - regelen van massagetafels en materiaal Eisen: - kennis van de masseurs - diploma Massage, ervaring met sportblessures - enige jaren ervaring als masseur bij de Leiden Marathon - leidinggevende kwaliteiten

Masseurs Taken: - masseren van hardlopers - zorgdragen voor eigen materiaal - behandelen van blessures Eisen: - diploma Massage, bij voorkeur ervaring met sportblessures Aantal masseurs: 30

A PARCOURS

39

Algemene informatie Hardlopers van de Leiden Marathon kunnen zich voor of na de wedstrijd laten masseren en hun blessures laten behandelen. Op 25 – 30 – 35 en 40 km en finisharea zijn masseursposten waar de lopers zich ook kunnen laten masseren en/of hun blessures laten behandelen. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Alle EHBO-klachten worden behandeld door de mensen van het Rode Kruis. Tijdens de marathon is er nauw contact met de Rode Kruis-mensen, masseurs, ambulancedienst en de twee leidinggevende sportartsen. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via Coördinator Massage. De Coördinator Massage krijgt informatie via Coördinator Pieterskerken Coördinator EHBO Coördinator Pieterskerk en Coördinator EHBO 2003 Coördinator Massage Giel Houtman Coördinator Pieterskerk John de Vrient 0650211141 Coördinator EHBO Annemiek van de Zon 0628526899 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

40


KINDEROPVANG Coördinator Kinderopvang Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - zorgdragen voor de kinderopvang - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers Kinderopvang - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - ervaring in het werken met kinderen - kennis van de vrijwilligers - enige jaren ervaring als medewerker Kinderopvang

Medewerkers Kinderopvang Taken: - de kinderen in de kinderopvang bezighouden en verzorgen - op de kinderen passen terwijl de ouders gaan hardlopen Eisen: - ervaring in het werken met kinderen of affiniteit met werken met kinderen

A PARCOURS

41

Algemene informatie De kinderopvang bij de Leiden Marathon is bedoeld voor kinderen tussen de ?? en de ?? jaar waarvan de ouders gaan hardlopen. Er wordt op de kinderen gepast en de ouders kunnen zich rustig voorbereiden op de wedstrijd en de wedstrijd lopen. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via de Coördinator Kinderopvang en via de Coördinator Pieterskerk. Coördinator Kinderopvang en Coördinator Pieterskerk 2003 Coördinator Kinderopvang Els van der Meer Coördinator Pieterskerk John de Vrient 0650211141 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

42


AUTOMATISERING Medewerkers Automatisering Taken: - zorgdragen voor de programmatuur bij de voorinschrijving via internet - zorgdragen voor de computers en de programmatuur bij de voorverkoop bij Zorg & Zekerheid en Runner’s World - zorgdragen voor de computers en de programmatuur bij de na-inschrijving - zorgdragen voor de database van de inschrijvingen - incasseren van automatische incasso’s - samenwerken met de Coördinatoren Na-inschrijving, Coördinator Voorverkoop en Medewerker Marathonbureau Eisen: - kennis van informatica (software en hardware) - affiniteit met de Leiden Marathon Aantal medewerkers Automatisering: 4

A PARCOURS

43

Algemene informatie Er zijn bij de Leiden Marathon vier manieren om je als hardloper in te schrijven: 1. via het inschrijfformulier in de brochure (schriftelijke inschrijving) 2. via internet (digitale inschrijving) 3. via de voorverkoop (direct betalen en uitreiken startnummer) 4. via de na-inschrijving (direct betalen en uitreiken startnummer in het marathonweekend (duurder dan voorverkoop)) Al deze gegevens moeten in één database komen en daarvoor zorgt het Automatiseringsteam. In de volgende omschrijvingen is dit team actief: Bij de schriftelijk inschrijving worden de gegevens door de medewerkers van het marathonbureau ingevoerd op internet. Omdat deze mensen geen e-mailadres hebben wordt er een bevestigingse-mail naar de Leiden Marathon gestuurd, waarna deze vervolgens uitgeprint en opgestuurd wordt door de medewerkers. Deze bevestiging neemt de hardloper mee naar de Pieterskerk in het marathonweekend en zij krijgen hun startnummer mee. Het geld wordt via de automatische incasso geïnd. Bij de digitale inschrijving krijgen de hardlopers hun bevestiging via de e-mail gestuurd. Deze moeten zij uitprinten en meenemen naar de Pieterskerk net als bij de schriftelijke inschrijving. Het bedrag wordt automatisch geïncasseerd. Bij de voorverkoop worden de gegevens ingevoerd in een ander programma dan het internetprogramma, maar de gegevens komen in dezelfde database. Anders is dat de medewerker van de voorverkoop het startnummer zelf invult en dit startnummer direct na betaling meegeeft. De na-inschrijving is hetzelfde als de voorverkoop, met dit verschil dat de hardloper meer betaalt dan bij de voorverkoop. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via het marathonbureau en de Coördinator Voorverkoop. Automatiseringsteam, Medewerker Marathonbureau, Coördinator Voorverkoop en Coördinatoren Na-inschrijving 2003 Automatiseringsteam Mac van der Klaauw 0715722966 Theo Perk Jan Meijer 0703475544 Medewerker Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 Coördinator Voorverkoop Shirley Lucas Coördinatoren Na-inschrijving Carola de Vogel 071 06 Hilda Wassenaar 0252 06

0625298227 0622137487 0650838281 [email protected] 0641455898

[email protected]

44


BEVEILIGING Coördinator Beveiliging Taken: - leidinggeven en begeleiden van de beveiligingsmedewerkers - contactpersoon beleidsteam en politie - in noodgevallen direct politie en het verantwoordelijke beleidsteamlid inschakelen. - organiseren van bijeenkomst voor beveiligingsmedewerkers - doorgeven namen bewakers aan vrijwilligersregistratie - het opzetten van een goed bewakingsplan met het verantwoordelijke beleidsteamlid voor de nacht voorafgaande aan de marathon. - zorgdragen voor voldoende mensen en materiaal om het opgestelde plan te kunnen uitvoeren - uitvoeren van het plan met zijn medewerkers. Eisen: - kennis van gebied - moet volledig bevoegd zijn om de gestelde taken te kunnen uitvoeren - moet exact weten wat de bevoegdheden zijn en wanneer politie moet worden ingeschakeld

Beveiligingsmedewerkers Taken: - ongewenste personen wegsturen bij bewaakte gebied - bewaakte gebied in de gaten houden - eventuele verdachte feiten melden aan Coördinator Beveiliging - uitvoeren van het bewakingsplan Eisen: - sociaalvaardig - verantwoordelijk - moet volledig bevoegd zijn om de gestelde taken te kunnen uitvoeren

A PARCOURS

45

Algemene informatie In de nacht van zaterdag op marathonzondag staat er veel materiaal in het Start- en Finisharea en ook staan de computers in de Pieterskerk. Er is voor die nacht dus toezicht nodig in dit gebied, gezien het Start- en Finisharea in een uitgaansgebied van Leiden ligt. Er kunnen dus mensen zijn die materiaal meenemen, verplaatsen of willen vernielen en dit moet de bewaking voorkomen. Extra informatie Informatie krijgen de bewakers via de Coördinator Bewaking. De Coördinator Bewaking krijgt informatie via het Beleidsteam.

Beleidsteam en Coördinator Beveiliging 2003 Beleidsteam: Tjeerd Scheffer (voorz.) Robert Laan (secr.) Thijs Hemmes (pen.) Willem v/d Krogt Peter Burghouwt Guus Sloos Jan Meijer Coördinator Beveiliging:

46


BUSINESSTEAMS Medewerker Marathonbureau (op het gebied van de Businessteams) Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - contactpersoon van Businessteams - verantwoordelijk voor het Business-area - ontvangen van businessteams - verantwoordelijk voor eventueel bestelde extra’s voor businessteams - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor de medewerkers Businessteams - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - kennis van voortraject Businessteams

Medewerkers T-shirts Vrijwilligers Taken: - “gastheer/ gastvrouw” van de businessteams (ontvangen van de teams, eventueel bestelde extra’s regelen, etc. ) Eisen: - sociaalvaardig - representatief

A PARCOURS

47

Algemene informatie De Businessteams zijn teams die zich inschrijven voor een bepaalde bedrijf. Dit bedrijf betaald dan meer dan als er losse lopers hadden ingeschreven maar daarvoor krijgt het team een aantal privileges voor terug zoals een aparte ruimte om om te kleden, een apart startvak en sponsoruitingen. Bovendien kunnen Businessteams extra’s bestellen zoals eten, extra stoelen, groepsfoto, etc. Dit allemaal is bekend bij de Coördinator Businessteams. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via de medewerker van het marathonbureau die zich met dit onderdeel bezig houdt (Coördinator Businessteams). Extra informatie voor de Coördinator Businessteams is te verkrijgen via Coördinator Pieterskerk of andere medewerkers van het marathonbureau Coördinator Businessteams, Medewerker Marathonbureau en Coördinator Pieterskerk 2003 Coördinator Businessteams Wim v.d. Pluijm Medewerkers Marathonbureau Iris Huldij 0765229203 Coördinator Pieterkerk John de Vrient Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

0620358888 0618843863 [email protected] 0650211141 0618682993 [email protected]

48


OPVANG SPONSORS Medewerker Marathonbureau (op het gebied van de Sponsors) Taken: - contactpersoon van sponsors - ontvangen van sponsors Eisen: - kennis van voortraject sponsors

Coördinator Sponsors, Medewerker Marathonbureau en Coördinator Pieterskerk 2003 Coördinator Sponsors Loek Driessen 0715323309 Medewerkers Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 Coördinator Pieterkerk John de Vrient Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

A PARCOURS


49

FEEST Coördinator Feest Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - organiseren van het buffet na de marathon - organiseren van het feest na het buffet - contactpersoon Coördinator Pieterskerk - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst voor de Medewerkers Feest - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - enige ervaring met het organiseren van feesten - kennis van de vrijwilligers - kennis van de eisen die de Leiden Marathon aan het feest stelt

Medewerkers Buffet Taken: - klaarmaken van het buffet - buffet bijhouden - borden ophalen en afwassen Eisen: Geen speciale eisen

Barmedewerkers Feest Taken: - serveren van drank aan de klanten - de bar voor aanvang gereedmaken - de bar na het feest opruimen - glazen ophalen en afwassen Eisen: - horeca-ervaring - certificaat Hygiëne

Op- en afbouwmedewerkers Feest Taken: - opbouwen van de feestruimte (versieringen, tafels, e.d. ) - opruimen na het feest Eisen: Geen speciale eisen

50


Algemene informatie Nadat de laatste loper over de finish is gekomen, ruimen de vrijwilligers hun eigen afdeling op en gaan naar de Pieterskerk waar een buffet klaarstaat voor alle vrijwilligers. Bij het uitreiken van de T-shirts voor vrijwilligers krijgen de vrijwilligers ook een Buffetbon (voor 1 persoon) en twee drankbonnen. Op vertoon van de Buffetbon mogen de vrijwilligers aanschuiven. Na het buffet wordt het feest geopend. Dit feest is voor alle hardlopers en vrijwilligers van de Leiden Marathon. De toegang is gratis. Drank is te verkrijgen voor drankbonnen of contant geld. Extra informatie Informatie is te verkrijgen via Coördinator Feest. De Coördinator Feest kan extra informatie verkrijgen via het Marathonbureau en de Coördinator Pieterskerk. Coördinator Feest, Medewerker Marathonbureau en Coördinator Pieterskerk 2003 Coördinator Feest Ronald Krebbers 0705119456 Medewerkers Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 Coördinator Pieterkerk John de Vrient Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

A PARCOURS


51

MOBIEL

52


TRANSPORT Coördinator Transport Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon - aanspreekpunt politie - inwerken of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst met vrijwilligers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - kennis van het gebied waar de marathon doorheen loopt - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken

Extra informatie? Informatie kunnen Medewerkers Transport krijgen via de Coördinator Transport. De Coördinator Transport kan informatie krijgen via de Hoofd Parcours. Coördinator Transport en Hoofd Parcours 2003 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 0644084100 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

53

SPONSORAUTO’S Hoofd Parcours (op het gebied van sponsorauto’s) Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon bestuurders sponsorsauto’s en Medewerker Marathonbureau - aanspreekpunt politie - inwerken van nieuwe bestuurders - organiseren van bijeenkomst met bestuurders van sponsorauto’s - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - kennis van het traject van de lopen - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken

Bestuurders Bezemauto’s Taken: - besturen van de bezemauto achter de laatste loper - opvangen van eventueel gestrande hardlopers - moet ruim voor de eerste loper blijven doch hem het zicht op de klok geven Eisen: - rijbewijs B en E - veel rij-ervaring - liefst een hardloper zijn of geweest - kunnen kaartlezen - oud politieman, brandweerman of militair

Bestuurders Klokauto’s Taken: - achter de politie aanrijden voor de eerste lopers van een bepaalde afstand Eisen: - rijbewijs B - veel rij-ervaring

Bestuurders Jury-auto’s Taken: - achter de Klokauto aanrijden zodat de Jury de eerste lopers goed kunnen observeren Eisen: - rijbewijs B - veel rij-ervaring

54


Algemene informatie De sponsor van de auto’s is Kamsteeg. Het contact met deze sponsor wordt gedaan door een medewerker van het marathonbureau en alle communicatie met deze sponsor loopt dus via haar. Bij de Kinder- en G-Loop is er geen Klokauto, Jury-auto of Bezemwagen. Bij de 10 kilometer is er een Klokauto, een Jury-auto en een Bezemwagen. Bij de halve en de hele marathon is er een Klokauto, een Jury-auto en een Bezemwagen. Op de ochtend van marathonzondag worden de klokken op de auto’s gemonteerd. Dit hoeven de bestuurders niet zelf te doen. De Bezemwagen wordt in orde gemaakt door ????. Tevens krijgen de bestuurders Jury-auto te horen welke Juryleden met hen meerijden. Extra informatie? Informatie kunnen Bestuurders Klokauto, Jury-auto en Bezemwagen krijgen via Hoofd Parcours. De Hoofd Parcours krijgt informatie via de medewerker van het marathonbureau die contactpersoon is van Kamsteeg. Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 Bezemwagen Rob Leupen Medewerkers Marathonbureau Marjolein van den Bergh 0715134641 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

A PARCOURS

0644084100 [email protected] 0612900777 0618682993 [email protected] 0618682993 [email protected]

55

POLITIE Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 Medewerkers Marathonbureau: Mok van Deelen – Scheffer 0715148092 Politie Sandra Borremands Daan Nix Nicky Siebert 09008384

0644084100 [email protected] 0650838281 [email protected] 0655397501 0655397501 0627016669

56


MOTOREN Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003 Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 0644084100 [email protected] Medewerkers Marathonbureau Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

A PARCOURS

57

OVERIGE

58


LUNCHPAKKETTEN Coördinator Lunchpakketten Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - deadline in de gaten houden - lunchpakketten indelen - aansturen Medewerkers Uitdelen Lunchpakketten - formeren van de vrijwilligers voor het gereedmaken van 1000 lunchpakketten - organisatie in samenwerking met het keukenpersoneel van het restaurant van 3M Eisen: - een mens die normaal systematisch en organisatorisch kan denken - mensvriendleijk zijn en goed met mensen om kunnen gaan - niet gebonden aan leeftijd en beroep - mobiel zijn - leidinggevend - enkele jaren ervaring als Medewerker Lunchpakketten

Medewerkers Lunchpakketten Taken: - broodjes smeren en beleggen, dit samenvoegen met krentenbol, pakje sap en een appel Eisen: - correct, snel en doeltreffend kunnen werken - de vrijwilliger moet in teamverband kunnen werken en gevoel hebben voor hygiëne - niet gebonden aan leeftijd en beroep - mobiel zijn

Medewerkers Uitdelen Lunchpakketten Taken: - uitdelen van de lunchpakketten per groep aan de coördinatoren - registreren welke lunchpakketten afgeleverd zijn Eisen: - correct en snel kunnen werken - niet gebonden aan leeftijd en beroep - mobiel zijn

A PARCOURS

59

Algemene informatie Alle vrijwilligers die op marathonzondag werken, krijgen tussen de middag of even daarvoor een lunchpakket. Deze lunchpakketten worden op zaterdag klaargemaakt door vrijwilligers en aan de hand van lijsten die de vrijwilligersregistratie maakt, worden de lunchpakketten uitgedeeld op marathonzondag. Extra informatie? Informatie via de Vrijwilligersregistratie. Coördinator Lunchpakketten en Vrijwilligersregistratie 2003 Coördinator Lunchpakketten: Giel Houtman 0715768733 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

0618682993 [email protected]

60


RUSSEN EN POLEN Coördinator Russen en Polen Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - contactpersoon Coördinator Sponsorauto’s - inwerken van of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie de voorbereiding van de komst van beide groepen en het houden van contacten met hen gedurende de wintermaanden - contactpersoon buitenlandse lopers voortraject (visumaanvraag, overnachting) de voorbereiding van (gratis) programma, onderdak, eten en drinken zorg dragen voor eventuele andere buitenlandse lopers het vrijwilligersbestand op peil houden en hen blijven motiveren, ook in jaren dat het wat minder is voor, tijdens en na de marathon zijn team coördineren en zorgen dat alles en iedereen op de juiste tijd op de juiste plek is. Eisen: - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken - een persoon die makkelijk kan en durft te praten en het product Leiden Marathon goed kan verkopen naar instanties en bedrijven - in woord en geschrift redelijk geschoold zijn - een netwerk hebben of kunnen opbouwen - om kunnen gaan met computer en het liefst daar ook in bezit van zijn, liefst tevens fax - de tijd en bereidheid hebben om gedurende de marathon zes vakantiedagen op te nemen(vrijdag t/m zaterdag) - medewerkers kunnen motiveren Medewerkers Polen en Russen Taken: - wegwijs maken buitenlandse lopers - gastvrouw/ gastheer - het verzorgen en vervoeren van de buitenlanders, voor tijdens en na de marathon - het verrichten van allerlei hand en spandiensten, eventueel ook ten bate van andere marathononderdelen - het koken voor de gasten (thans alleen bij de polen) - bemannen van de uitvalbussen tijdens de marathon - vervoer lopers van en naar Start- en Finisharea - begeleiden laatste loper (i.v.m. goede indruk maken naar autosponsor) Eisen: - sociaalvaardig - in bezit van rijbewijs (dit geldt voor de opvang russen) - bereidheid van vrijdag t/m zaterdag continu beschikbaar te zijn, en zodoende daar vakantie voor op te nemen - beetje kennis buitenlandse talen - goede teamgeest hebben en flexibel zijn.

A PARCOURS

61

Algemene informatie Elk jaar komen er door verschillende contacten met buitenlandse marathons en lopen groepen buitenlandse lopers naar Leiden om de Leiden Marathon te lopen. Zo heeft de marathon contacten met Poolse en Russische lopers die elk jaar een week naar Leiden komen waarbij zij door een aantal vrijwilligers van de marathon rondgeleid worden in Nederland. Daarbij maken zij gebruik van sponsorauto’s en slaapplaatsen die door de organisatie van de Leiden Marathon beschikbaar worden gesteld. Extra informatie? Informatie voor de Coördinator Polen en Russen via Coördinator Sponsorauto’s en Medewerker Marathonbureau. Coördinator Polen en Russen, Coördinator Sponsorauto’s en Medewerker Marathonbureau 2003 Coördinator Polen en Russen: Emile van Aelst 0715224286 Coördinator Sponsorauto’s Marjolein van den Bergh 0715134641 Medewerker Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641

0624792882 0618682993 [email protected] 0650838281 [email protected] 0618682993 [email protected]

62


BEWEGWIJZERING Coördinator Bewegwijzering Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon Leiden Marathon en Openbare Werken Gemeente Leiden - aanspreekpunt politie - eindverantwoordelijk bewegwijzering Leiden gedurende de week voor de Leiden Marathon - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - kennis van het parcours - leidinggevende kwaliteiten - bestaand contact met Openbare Werken Gemeente Leiden - organiserend kunnen werken

Medewerkers Bewegwijzering Taken: - ophangen borden bewegwijzering - opruimen borden bewegwijzering Eisen: - rijbewijs B - technisch inzicht

A PARCOURS

63

Algemene informatie De week voor de marathonzondag worden in Leiden borden opgehangen waar bestuurders worden geïnformeerd over de omleidingen op zondag 8 juni 2003. Er worden alternatieve routes uitgezet en de datum wordt duidelijk weergegeven. Dit is in samenwerking met de Gemeente Leiden. Extra informatie? De Coördinator Bewegwijzering werkt samen met Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau. Coördinator Bewegwijzering, Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003 Coördinator Bewegwijzering: ??? Hoofd Parcours: Guus Sloos 0715720591 0644084100 [email protected] Medewerkers Marathonbureau Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 0715134641 0618682993 [email protected]

64


VOORVERKOOP Coördinator Voorverkoop Taken: - leidinggeven en begeleiden van vrijwilligers - tussenpersoon Medewerkers Voorverkoop, marathonbureau en Automatiseringsteam - inwerken van of overdragen van het inwerken van nieuwe vrijwilligers - organiseren van bijeenkomst met Medewerkers Voorverkoop - eindverantwoordelijk materiaal voorverkoop - contactpersoon koerier Zorg & Zekerheid - rooster maken voor de vrijwilligers, verantwoordelijk voor bezetting - doorgeven namen vrijwilligers aan vrijwilligersregistratie Eisen: - kennis van het voortraject van de inschrijvingen en de voorverkoop - leidinggevende kwaliteiten - kennis van de vrijwilligers - organiserend kunnen werken

Medewerkers Voorverkoop Taken: - juist invoeren van gegevens in computer - verkopen van startnummers Eisen: - ervaring met computers

A PARCOURS

65

Algemene informatie Bij de voorverkoop worden de gegevens van de hardloper ingevoerd in de computer. De medewerker voert zelf het startnummer in dat gelijk is aan het startnummer dat uitgereikt wordt. De gegevens van de hardloper worden gekoppeld aan het startnummer en het startnummer wordt gekoppeld aan de chip (die aan het startnummer is bevestigd). De chip dient de hardloper op de schoen te bevestigen en op het moment dat de hardloper over de start en weer over de finish gaat, wordt dat geregistreerd. De computer koppelt de gegevens van de hardloper aan de tijd die de chip geregistreerd heeft en zo kan de hardloper na de marathon op internet zijn tijd zien. Als een hardloper een eigen chip heeft, blijft de chip die aan het startnummer zit eraf gehaald en teruggestuurd naar het marathonbureau. Het eigen chipnummer wordt ingevoerd in de computer door de medewerker en er wordt een sticker met “eigen chip” op het startnummer geplakt. Het startnummer wordt in tegenstelling tot de voorinschrijving via internet en via de brochure direct meegegeven. De hardloper moet zijn rekeningnummer opgeven in verband met het kwijtraken van de chip. Als de chip niet ingeleverd wordt, haalt de Leiden Marathon na de marathon € 25,- van de rekening van de hardloper, omdat ChampionChip dit bedrag ook in rekening brengt bij de marathon. Het bedrag wordt direct afgerekend met de hardloper. De medewerker moet er goed op letten dat het startnummer in de juiste afstand is. De kleuren zijn: Kinder- en G-Loop (groen), 10 kilometer (blauw), halve marathon (geel) en marathon (rood). Er is sinds dit jaar geen onderverdeling meer in man of vrouw, dit wordt wel in de uitslagen vermeld maar niet meer op het nummer dat op de borst of rug gedragen wordt. Verder is het mogelijk dat de hardloper een wedstrijdloper is. Hij moet dan in het bezit zijn van een wedstrijdlicentie en het nummer daarvan moet ingevoerd worden in de computer. Bovendien krijgt de hardloper dan een sticker op zijn startnummer waardoor hij in het snelle vak kan starten. Dit kan ook als de hardloper kan aantonen dat hij een snelle loper is. In dit geval moet dit nagevraagd worden bij het marathonbureau.

Hoofd Parcours en Medewerker Marathonbureau 2003 Coördinator Voorverkoop: Shirley Lucas 0641455898 [email protected] Medewerkers Marathonbureau: Mok Scheffer- van Deelen 0715134641 0650838281 [email protected] Contactpersoon vrijwilligers: Marjolein van den Bergh 071-5134641 0618682993 [email protected]

66


BELEIDSTEAM

A PARCOURS

67

RACE DIRECTOR Taken:

-

leiden van de beleidsteamvergadering externe communicatie (pers, gemeente) organisatie loopstromen netwerken eindredactie brochure, poster, hallo-brieven, marathonkrant, vrijwilligersbrieven contact onderhouden met beleidsteam eindverantwoordelijk Leiden Marathon

Eisen: - kennis van de hele marathon - jarenlange ervaring in andere functie van beleidsteam - affiniteit met de marathon en harlopen - veel netwerken en kunnen netwerken - goed probleemoplossen vermogen Voorzitter Leiden Marathon 2003

Tjeerd Scheffer

071 5148092 0653373739 [email protected]

68


SECRETARIS Taken:

overleg met voorzitter en penningmeester in de rol van bestuurslid St. Marathon Leiden - het ondersteunen van alle werkzaamheden van het secretariaat - het bijhouden van in- en uitgaande post en alle werkzaamheden die hieruit voortvloeien - het voorbereiden van vergaderingen van het beleidsteam - het aanvragen van vergunningen en afhandelen van alle werkzaamheden hiervan - het maken van contracten, ondertekenen en bewaken ervan - vice-voorzitter bij afwezigheid van de voorzitter - de uitvoering van bovenstaande takenlijst kan in overleg met het secretariaat worden gedelegeerd, waarbij de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de secretaris berust Eisen: - kennis van de hele marathon - kennis van organisatiestructuren zoals stichtingen, verenigingen etc. - kennis van secretariële werkzaamheden - bindende kwaliteiten en coördinerend vermogen - delegeren aan en aansturen van secretariaatsmedewerkers -

Secretaris Leiden Marathon 2003

Robert Laan

A PARCOURS

0715895912 0624902620 [email protected]

69

PENNINGMEESTER Taken:

-

zorgdragen voor financiën jaarrekening maken balans bijhouden contact met marathonbureau betreffende betalingen of wanbetalingen sponsors, adverteerders en lopers vergaderen met beleidsteam werkgever medewerkers marathonbureau

Eisen: - kennis van de hele marathon - opleiding richting accountacy - affiniteit met de marathon en hardlopen Penningmeester Leiden Marathon 2003

Thijs Hemmes

0715126457 0629035466 [email protected]

70


HOOFD PARCOURS Taken:

-

-

Onderhouden van contacten met: - Rayonleiders - Gemeentediensten - Politie Opmeten en eventueel bijstellen van het parcours Rekruteren van rayonleiders Vergaderen met rayonleiders Vergaderen met beleidsteam Maken en (laten) onderhouden van parcourstekeningen Inventariseren van het aantal hekken langs het parcours Bestellen van deze hekken Obstakels op het parcours laten verwijderen

Eisen: - Veel vrije tijd - Kunnen werken met : Word, Excel, E-mail en Auto Cat. - Goede contactuele eigenschappen - Brede kennissenkring

Hoofd Parcours Leiden Marathon 2003

Guus Sloos

A PARCOURS

0715720591 0644084100 [email protected]

71

HOOFD VERZORGING Taken:

-

-

contact met massagegroep regelen van muziek op het parcours netwerken vergaderen met beleidsteam verantwoordelijk voor een aantal deelgebieden in de marathonorganisatiestructuur fysieke verzorging van de lopers in brede zin; alles wat nodig is om de hardlopers te voorzien van verzorging onderweg: - sponsposten op elke 5 km tussen de verzorgingsposten in - verzorgingsposten op elke 5 km - inrichting van de verzorgingsposten met drank, fruit, bekers etc - medische verzorging van de lopers - voorzitter van de medische commissie die een eigen draaiboek ontwerpt voor medische problemen werven en aansturen van hoofden van posten (codi’s) die tijdens de marathon functioneren voorzitter verzorgingsgroep die de posten ondersteund opzetten van een transportsysteem met coördinatoren die op de marathondag de posten voorzien van alle benodigdheden massage organiseren voor alle lopers die van deze service gebruik willen maken

Eisen: - affiniteit van de marathon en hardlopen - kunnen netwerken - veel netwerken hebben - leidinggevende capaciteiten bezitten - kennis van het marathongebeuren is niet noodzakelijk maar een pre - ruime sociale vaardigheden bezitten - stressbestendig zijn - vaardigheden in coördinatie en management Hoofd Verzorging Leiden Marathon 2003

Robert Laan

[email protected]

72


HOOFD REGISTRATIE Taken:

-

begeleiden en leidinggeven aan vrijwilligers en coördinatoren Registratie en Automatisering regelen van materiaal voor registratie werven van vrijwilligers en Coördinatoren Registratie en Automatisering vergaderen met beleidsteam

Eisen: - kennis van de hele marathon - affiniteit met de marathon en hardlopen - kennis van automatisering en registratie - beroep in de automatisering - netwerken - goede contactuele vaardigheden Hoofd Registratie Leiden Marathon 2003

Peter Burghouwt 0713416035 0651549773 [email protected]

A PARCOURS

73

HOOFD START- EN FINISHAREA Taken:

vergaderen met beleidsteam het opzetten van een Start- en Finishgebied, dat voldoet aan alle eisen, die gesteld worden om tot een geslaagd evenement te komen - taken, voorstellen en uitvoering bespreken in het beleidsteam - taken bespreken en coördineren met Coördinator Start- en Finish en Coördinator Faciliteiten Deelnemers - regelen van voldoende materiaal voor afzetting - regelen van een goede geluidsvoorziening - regelen van hoogwerkers - zorgdragen, dat alle zaken die de overheid aangaan of door de overheid kunnen worden beïnvloed met de juiste instanties direct of indirect (via andere beleidsteamleden) worden besproken - produceren van tekeningen van het Start- en Finishgebied - het maken van een draaiboek en chronologisch overzicht m.b.t. taken en vrijwiliigers - het maken en up-to-date houden van een materiaallijst m.b.t. Start- en Finishgebied - aanwezig zijn, bij alle activiteiten in het Start- en Finishgebied. Eisen: - kennis van de hele marathon - kennis hebben van de organisatie van atletiek evenementen - kunnen anticiperen, m.a.w. moet in staat zijn om voorstellen te kunnen projecteren op het Start- en Finish-gebeuren. - moet kunnen onderhandelen met directe medewerkers en derden (sponsors en leveranciers) - moet kunnen delegeren - moet op een zodanige manier kunnen controleren dat het niet over komt als bemoeizucht - moet een teambuilder zijn - moet de beschikking hebben over voldoende tijd -

Hoofd Start- en Finisharea Leiden Marathon 2003

Willem v/d Krogt 0715891685 0653215014 [email protected]

74


MARATHONBUREAU Taken:

-

ondersteunen van het beleidsteam offertes maken voor sponsors en adverteerders rekeningen sturen naar sponsors, groepen lopers en adverteerders contact met penningmeester in verband met betaling rekeningen aanjagen betaling rekeningen begeleiden van stagiaires communicatie naar de lopers zoals mailings, posters, brochure, flyers, promotie. internet updaten redactie marathonkrant advertenties verkopen voor marathonkrant sponsors aantrekken informatiecentrum voor lopers en vrijwilligers eventuele problemen oplossen inschrijvingen bijhouden sponsorauto’s organiseren contact buitenlandse lopers contact met groepen lopers organiseren businessloop businessteams aantrekken parcours- en doorlaatkaarten maken official-, start-enfinisharea-, jury- en perskaarten maken communicatie naar vrijwilligers zoals vrijwilligersbrief, mailings. kleding vrijwilligers regelen regelen van locaties, contact met beheerders/ eigenaren (Pieterskerk, Garenmarkt,..) startnummers bestellen chips bestellen bij ChampionChip startnummers aan chips koppelen vergunningen aanvragen contact met gemeente contact met pers organiseren van voorverkoop organiseren van na-inschrijving en afhalen startnummers

Eisen: - kennis van de hele marathon - organisatietalent - sociaal vaardig - overtuigend - kunnen werken met computers, Word, Excel, Access, Outlook - affiniteit met hardlopen - communicatief - inlevingsvermogen

A PARCOURS

75

Marathonbureau 2003

Mok Scheffer - van Deelen 0715134641 0650838281 [email protected] Wandy Ebens – Kater 0715134641 0628485929 [email protected]

76


DE GRENS TUSSEN VRIJWILLIGERS EN PROFESSIONALS EEN SCRIPTIE OVER DE PROFESSIONALISERING VAN HET VRIJWILLIGERSWERK

Recommend Documents