De gemeenteraad wijst de accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening van de gemeente

RAADSBESLUIT ZAAKNUMMER

BEHANDELEND AMBTENAAR

1076054

SECTOR

PORT. HOUDER

GRI

ONDERWERP

Gezamenlijke Europese aanbesteding accountant boekjaren 2016-2019

DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO BESLUIT:

1. In te stemmen met een gezamenlijke Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2016, 2017. Met optioneel een verlenging van twee maal een jaar. Voor de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal, de Regio Twente en het GBT: 2. De stuurgroep te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren: 3. Het lid van de stuurgroep: mw. M. Muller, te mandateren door middel van de mandaatbrief om namens de gemeente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten

PUBLIEKSVRIENDELIJKE SAMENVATTING

De gemeenteraad wijst de accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening van de gemeente. Het contract met de huidige accountant loopt aan het eind van dit jaar af, zodat de raad een nieuwe accountant moet gaan aanstellen. Het voorstel is om dit te doen tezamen met andere gemeenten, omdat daar diverse voordelen aan zitten. DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO,

De griffier

24 JUNI 2015

De voorzitter

RAADSADVIES ZAAKNUMMER

BEHANDELEND AMBTENAAR

SECTOR

1076054

Eeftink, Gerrit jan

GRI

PORT. HOUDER

ONDERWERP

Gezamenlijke Europese aanbesteding accountant boekjaren 2016-2017.

PROGRAMMA/FACET-AGENDA

Niet van toepassing

AANLEIDING, DOEL EN WAT GING ER AAN VOORAF

Volgens artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. OP 26 maart 2011 heeft de gemeenteraad ingestemd met een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsopdracht voor de Jaarrekening voor de periode 2012-2015, tezamen met de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente. Die periode eindigt binnenkort. Het GBT heeft aangegeven ook graag deel te willen nemen aan een gezamenlijk aanbestedingstraject. Thans wordt uw raad voorgesteld om een nieuwe, gezamenlijke aanbestedingsprocedure op te starten die leidt tot de aanstelling van een accountant voor de boekjaren 2016 t/m 2017. Met optioneel een verlenging van tweemaal een jaar.

INHOUD VAN HET VOORSTEL

De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staan bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. Bij de twee laatst gehouden aanbestedingen in 2011 en in 2007 hebben bovengenoemde raden en de regio Twente gekozen voor een gezamenlijke aanbestedingsprocedure. Om tijdig een accountant te kunnen benoemen voor 2016 e.v zullen we binnenkort moeten gaan starten met de voorbereiding van de nieuwe aanbesteding van de accountantsfunctie. De bovengenoemde gemeenten hebben ieder de ervaringen met de accountantsfunctie van de afgelopen jaren geëvalueerd. Vanuit deze verschillende evaluaties komt als lijn naar voren dat we opnieuw willen gaan voor een gezamenlijke aanbesteding. (De evaluatie van onze gemeente is als bijlage toegevoegd). Op basis van de evaluaties en de opgedane ervaringen bij de eerdere aanbestedingen is ons duidelijk geworden dat de gezamenlijke procedure, gefaciliteerd door medewerkers van de gemeente Enschede, organisatorisch minder hoeft te worden opgetuigd dan vorige keren. Wij stellen op hoofdlijnen de volgende werkwijze voor: • Voorbereiding van de aanbesteding en begeleiding van de procedure door de afdeling inkoop van de gemeente Enschede; • Ondersteund door een bestuurlijke Stuurgroep (uit iedere gemeente een raadslid, aangevuld met een concerncontroller Beleidsadviseur Financiën en een griffie(medewerker of griffier). De bevindingen uit de diverse gemeentelijke evaluaties – denk hierbij aan onder meer de wegingsfactoren (prijs), kennisdeling en de toepassing van de SROI – zullen worden meegenomen in het nieuwe aanbestedingsdocument. Overwegingen van de werkgroep accountancy De werkgroep accountancy ( de raadsleden E. Alkema, H. Koetsveld en M. Muller) heeft de nodige tijd gestoken in het beantwoorden van de vraag of wij als raad weer opnieuw zouden moeten kiezen voor een gezamenlijk aanbestedingstraject of niet.

De werkgroep merkt op dat er zowel voor – als nadelen te benoemen zijn van een gezamenlijke aanbesteding. Alles overwegend is de werkgroep van mening dat ook meeweegt het politieke signaal van samenwerking dat de diverse betrokken gemeenteraden afgeven door te besluiten om gezamenlijk aan te besteden. Voordeel van gezamenlijk aanbesteding is tevens dat we als gemeenteraden een gelijkluidende controle krijgen van de verbonden partijen die we gezamenlijk delen. Mandaat Door middel van de bijgevoegde mandaatbrief wordt het lid van de Stuurgroep aanbesteding accountantsfunctie gemachtigd om in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure. Vervolgtraject en -producten Na dit raadsbesluit wordt gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. De deelnemers aan deze voorbereiding van de aanbesteding zijn de gemeenten: Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente GBT. Op verzoek van de betrokken griffiers is een stuurgroep geformeerd . De stuurgroep heeft een ambtelijk opdrachtgever: mw. C. Steenbergen (griffier te Almelo), een voorzitter: dhr. M. Van Luttikhuizen (raadslid gemeente Enschede), een projectleider dhr. G. Gankema ( Enschede) en zal bijgestaan worden door mevrouw W. ten Brinke (inkoopadviseur gemeente Enschede). Deze personen zijn belast met de voorbereiding en uitvoering van de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. In de stuurgroep is namens elke gemeente een vertegenwoordiger aanwezig. Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met twee goedkeuringsmomenten: inkoopplan accountsfunctie en het bestek. Nadat de stuurgroep akkoord heeft gegeven op de bovenstaande documenten wordt de aanbesteding vervolgd. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier en in principe, enkele weken later, tot de definitieve gunning aan deze leverancier. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemende organisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is. Nadat het gunningadvies van de projectgroep door de stuurgroep is goedgekeurd wordt overgegaan tot het voornemen tot gunning. Vervolgens wordt de uitslag aan de verschillende gemeenteraden door middel van een raadsvoorstel aan de gemeenteraad bekend gemaakt. BESPREEK- EN BESLISPUNTEN

De bespreek en beslispunten voor de raad zijn: 1. In te stemmen met een gezamenlijke Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2016, 2017. Met optioneel een verlenging van twee maal een jaar. Voor de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal, de Regio Twente en het GBT: 2. De stuurgroep te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren: 3. Het lid van de stuurgroep: mw. M. Muller, te mandateren door middel van de mandaatbrief om namens de gemeente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.

FINANCIËLE ASPECTEN

Voor de aanbesteding zelf zijn in Hengelo in personele zin uren beschikbaar. Voor de kosten accountant voor de jaren 2016-2019 zijn middelen opgenomen in de begroting. Of deze ramingen voldoende zijn zal blijken als de aanbesteding definitief is. Het is reëel te veronderstellen dat er meer kosten te verwachten zijn dan de afgelopen 4 jaren, omdat er per saldo sprake is van een uitzetting van de gemeentelijke begroting ten gevolge van de extra taken die bij de gemeenten terecht zijn gekomen als uitvloeisel van de 3 decentralisaties. BIJLAGE(N)

-

Evaluatie werkgroep accountancy. Mandaatbrief.

Notitie terugblik vier jaar accountant ten behoeve van nieuwe aanbesteding Aan: de werkgroep accountancy Van: Josien van den Berg Datum: 6 maart 2015 (enigszins aangepast n.a.v. overleg wg accountancy dd. 10 maart 2015). 1. Inleiding 2015 is het laatste jaar dat Ernst & Young optreedt als onze accountant. Dit houdt in dat 2015 het laatste boekjaar is waarover Ernst & Young de controle uitvoert, daarna is het contract afgelopen. Daarom zal in 2015 een nieuwe accountant aangezocht moeten worden. Aangezien de raden van Almelo, Borne, Enschede, Hengelo Losser en de regio Twente in het vorige aanbestedingstraject hebben besloten tot een gezamenlijke aanbestedingsprocedure , komen nu diverse vragen aan de orde waar wij de werkgroep accountancy graag in willen betrekken.  

De vraag is aan de orde of wij als raad van Hengelo opnieuw weer willen kiezen voor een gezamenlijk aanbestedingstraject of niet; Daarnaast speelt ook de vraag (of we nu gezamenlijk aanbesteden of niet) of wij bij een nieuwe aanbesteding dezelfde voorwaarden en gunningscriteria zouden willen gebruiken als circa 4 jaar geleden, of dat er aanleiding is om andere criteria te gebruiken of de bestaande voorwaarden aan te passen.

Om deze vragen enigermate goed te kunnen beantwoorden hebben wij een ‘evaluatie’ uitgevoerd in de vorm van een terugblik op de afgelopen vier jaar. Hiertoe hebben wij (Van den Berg en Eeftink) gesprekken gevoerd met de afdeling Financiën en vervolgens met de huidige accountant. De weerslag van die gesprekken vindt u in deze notitie. 2. Gezamenlijke aanbesteding in 2010 We beginnen met een korte terugblik. Vier jaar terug is de accountant functie gezamenlijk aanbesteed met de Regio Twente, Almelo, Enschede, Losser, Borne en Oldenzaal. Raadsbesluit dd. nr 417788 van april 2011 (start gezamenlijke aanbesteding) , en vervolgens raadbesluit 452994 van december 2011 (keuze voor E &Y). De overwegingen om in 2010 gezamenlijk aan te besteden / de voordelen: 

  

Voordeel hiervan is dat wij inschatten dat de kosten voor het gezamenlijk aanbestedingstraject lager zijn: er kan sprake kan zijn van een kostenvoordeel in het uiteindelijke bedrag dat we betalen voor de dienst van de accountant (grotere aanbesteding, meer volume is aantrekkelijker) Ervaringen gedeeld kunnen worden zowel ambtelijk als bestuurlijk. Veel van de verbonden partijen delen we met de eerder genoemde partijen, vanuit dat oogpunt ligt eenzelfde accountant ook voor de hand. Een ander aspect dat meespeelt bij gezamenlijk optreden is het algemene politieke signaal dat je als raden afgeeft op het vlak van samenwerken in Twente. 1

Nadeel van gezamenlijke aanbesteding zijn er ook (zijn niet genoemd in raadsvoorstel van destijds): 



De gezamenlijke aanbestedingssom ligt boven de Europese norm, waardoor er Europees aanbesteed moet worden. Als Hengelo alleen de aanbesteding doet dan is onderhands aanbesteden ook een optie en is de aanbestedingsprocedure eenvoudiger. Daarnaast heeft de gemeente Hengelo de afgelopen jaren geen ‘meerwerk’ gehad, bij andere gemeenten was hier wel sprake van. Dit kan tot gevolg hebben dat aanbieders voor het perceel Hengelo hoger inschrijven bij een gezamenlijke aanbesteding dan wanneer wij als Hengelo alleen zouden aanbesteden. Echter, het aanbestedingstraject moet ook alleen uitgevoerd worden. Echter hier harde conclusies over trekken is lastig.

3. Evaluatie van de accountantsfunctie (raamovereenkomst ) Diensten van de accountant 











In de raamovereenkomst van 2011 is gesproken over ‘de natuurlijke adviesfunctie’ van de accountant. Ervaring van zowel Griffie als van Financiën is dat deze rol niet heel proactief is ingezet, hierbij moet wel opgemerkt worden dat zowel door de Griffie als door Financiën de accountant hier ook niet actief op zijn aangesproken. In een komende aanbesteding zouden we deze adviesfunctie meer uitgewerkt willen omschrijven zodat duidelijker is wat we eronder verstaan en wat niet’ en pro-actiever ingevuld zien. Dit dient in de aanbesteding (het bestek) dan ook nadrukkelijk aandacht te krijgen. Een vraag daarbij aan de partijen die zich gaan inschrijven kan zijn hoe zij de communicatielijnen met organisatie en raad willen vormgeven. Andersom werkt ook: Ook wij zouden nader en beter kunnen omschrijven wat wij verwachten onder een goede communicatie. In de raamovereenkomst van 2011 waren er naast de jaarlijkse controle gesprekken met de werkgroep accountancy ook themagesprekken afgesproken (blz 44). Deze themagesprekken hebben echter niet plaats gevonden. Daarnaast was kennisdeling afgesproken (blz 50). Dit werd vorm gegeven door voor alle raadsleden van de 7 aanbestedende partijen toegankelijke kennisbijeenkomsten. Echter, de animo vanuit de raad hiervoor was (zeer) gering en de kennisbijeenkomsten zijn soms ook afgeblazen. De vraag is of we het gunningscriterium ‘kennisoverdracht’ nog wel op deze manier in het aanbestedingsdocument moeten opnemen. Een suggestie kan zijn om deze themagesprekken en kennisdeling te richten op de versterking van de kennis van de diverse werkgroepen accountancy (kennisniveau). Workshops hoeven wat ons betreft niet perse met alle aanbestedende partijen samen, maar juist meer specifiek toegesneden op onze eigen gemeente, bijvoorbeeld bij of als onderdeel van het Introductieprogramma voor de nieuwe raadsleden. Een proactieve houding van de accountant ten opzichte van de werkgroep accountancy en vice versa is gewenst . Voor de aansluiting tussen raad en accountant is een regelmatig contact tussen beide gewenst. Wij hebben daarbij minimaal 3x per jaar voor ogen. Onder de raad kan hier ook de werkgroep accountancy worden verstaan. De afgelopen vier jaar is het wel eens voorgekomen dat de controle verklaring door Ernst & Young werd afgegeven onder een voorbehoud van goedkeuring door REAS. REAS is de vastgoed/grondzaken-tak van Ernst & Young. Het afgeven van de verklaring onder 2

voorbehoud is daarmee het gevolg van een intern afstemmingsvraagstuk bij de accountant. De vraag is of we in een nieuwe aanbesteding op dit soort punten ook een soort van sanctie of boetebeding kunnen opnemen. Aanbestedingstraject en aandachtspunten voor de komende aanbesteding 











In het vorige aanbestedingstraject was gekozen voor een vrij zwaar aangezette procesbegeleiding. Met een stuurgroep, een stuurgroep+ en de Griffierskring. In een nieuw gezamenlijk traject zou dit wellicht nog wat meer smart ingericht kunnen worden mede omdat we nu de nodige ervaring hebben opgedaan. Wat goed bevallen is was de aanwezigheid van de controleleider ( = het huidige aanspreekpunt vanuit ernst & young) bij het aanbestedingsgesprek. Dan weet je met wie je zaken gaat doen. De wegingsnorm in het vorige aanbestedingstraject was 50-50, dat wil zeggen 50% prijs en 50% andere zaken zoals controle visie, dienstverlening en MVO. Daardoor is niet alleen de prijs leidend maar kunnen ook andere zaken afgewogen worden. Wij denken dat we toe moeten naar een andere weging. De aanbeveling is om de component prijs eerder te laten dalen (naar een lager percentage) dit om ook de prijs-kwaliteit verhouding terug te kunnen zien. In het huidige contract is opgenomen dat eens per jaar een gesprek plaats vindt over de afspraken in het contract. De afgelopen tijd hebben we dit niet gedaan. Wij nemen ons voor om dit voortaan wel te doen, ook om de dienstverlening van de accountant scherp te houden. Dit punt willen we opnieuw meenemen in het komende traject. Volgens ons huidige contract mag de accountant ook andere diensten leveren aan de gemeente, bijvoorbeeld adviesdiensten. De accountant heeft hiervoor toestemming nodig van de raad (of werkgroep accountancy) dit in verband met het aspect ‘de slager keurt zijn eigen vlees’. Vraagpunt voor ons is dan of wij hier iets van vinden en zo ja, of dit een plek moet krijgen in de aanbesteding. In het aanbestedingstraject kunnen we de partijen die ingeschreven hebben hier ook naar vragen. In het huidige contract wordt gesproken over ‘meer werk’ en ‘extra werk’ en ‘aanvullende werkzaamheden’. Wij stellen voor om in het komende aanbestedingstraject deze begrippen nauwkeuriger te duiden. Wat verstaan we precies onder de begrippen meerwerk extra werk en aanvullende werkzaamheden (G14). Vraag die daarbij gesteld kan worden aan de partijen die ingeschreven hebben is wat hun visie is op de VIC (Verbijzonderde interne Controle) , hoe vertaalt de accountant de eisen van de AFM richting de klant. Conform onze eigen aanbestedingseisen is ook altijd aandacht voor SROI. Volgens het afgelopen contract moet dit gestalte krijgen in het aannemen van personeel door de accountant ‘uit de kaartenbakken’. Onze huidige accountant geeft echter aan dat zij zich zeer hebben ingespannen om ‘uit de kaartenbakken’ personeel te vinden dat ingezet kan worden voor dit type werk. Dat is niet gelukt. Wij doen hierbij de suggestie om het begrip SROI wat breder te formuleren, zodat bijvoorbeeld het beoordelen van een ondernemersplan van een werkzoekende of het verzorgen van een cursus boekhouden voor ‘mensen uit de kaartenbakken’ ook onder de noemer ‘SROI’ valt.

3

4. Verdere planning: De griffiers van de gezamenlijke aanbestedende gemeenten hebben het volgende afgesproken: 1. Iedere gemeente evalueert in eigen huis en op zijn eigen manier de ervaringen van de afgelopen contractperiode ( wij doen dit zoals hierboven beschreven en met het actief betrekken van de werkgroep accountancy bij de evaluatie); 2. De resultaten van die evaluaties worden bij elkaar gelegd in een Griffiers- overleg eind maart 2015; 3. Voor de zomer wordt vervolgens een op hoofdlijnen eensluidend raadsadvies en – besluit aan de diverse betrokken gemeenteraden voorgelegd, waarna de raden (al dan niet) besluiten tot een gezamenlijke aanbesteding, en als die gezamenlijkheid er inderdaad zo is, om de aanbesteding dan verder gezamenlijk op te pakken en de gezamenlijke lessen (aangepaste voorwaarden, eventuele andere gunningscriteria…etc…) uit de evaluaties te verwerken in de nieuwe aanbestedingsprocedure.

4

De werkgroep merkt op dat er zowel voor – als nadelen te benoemen zijn van een gezamenlijke aanbesteding. Alles overwegend is de werkgroep van mening dat ook meeweegt het politieke signaal van samenwerking dat de diverse betrokken gemeenteraden afgeven door te besluiten om gezamenlijk aan te besteden. Voordeel van gezamenlijk aanbesteding is tevens dat we als gemeenteraden een gelijkluidende controle krijgen van de verbonden partijen die we gezamenlijk delen. Mandaat Door middel van de bijgevoegde mandaatbrief wordt het lid van de Stuurgroep aanbesteding accountantsfunctie gemachtigd om in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure. U

U

Vervolgtraject en -producten

Na dit raadsbesluit wordt gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. De deelnemers aan deze voorbereiding van de aanbesteding zijn de gemeenten: Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente GBT. Op verzoek van de betrokken griffiers is een stuurgroep geformeerd . De stuurgroep heeft een ambtelijk opdrachtgever: mw. C. Steenbergen (griffier te Almelo), een voorzitter: dhr. M. Van Luttikhuizen (raadslid gemeente Enschede), een projectleider dhr. G. Gankema ( Enschede) en zal bijgestaan worden door mevrouw W. ten Brinke (inkoopadviseur gemeente Enschede). Deze personen zijn belast met de voorbereiding en uitvoering van de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. In de stuurgroep is namens elke gemeente een vertegenwoordiger aanwezig. Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met twee goedkeuringsmomenten: inkoopplan accountsfunctie en het bestek. Nadat de stuurgroep akkoord heeft gegeven op de bovenstaande documenten wordt de aanbesteding vervolgd. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier en in principe, enkele weken later, tot de definitieve gunning aan deze leverancier. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemende organisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is. Nadat het gunningadvies van de projectgroep door de stuurgroep is goedgekeurd wordt overgegaan tot het voornemen tot gunning. Vervolgens wordt de uitslag aan de verschillende gemeenteraden door middel van een raadsvoorstel aan de gemeenteraad bekend gemaakt. BESPREEK- EN BESLISPUNTEN

De bespreek en beslispunten voor de raad zijn: 1. In te stemmen met een gezamenlijke Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2016, 2017. Met optioneel een verlenging van twee maal een jaar. Voor de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal, de Regio Twente en het GBT: 2. De stuurgroep te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren: 3. Het lid van de stuurgroep: mw. M. Muller, te mandateren door middel van de mandaatbrief om namens de gemeente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.

FINANCIËLE ASPECTEN

Voor de aanbesteding zelf zijn in Hengelo in personele zin uren beschikbaar. Voor de kosten accountant voor de jaren 2016-2019 zijn middelen opgenomen in de begroting. Of deze ramingen voldoende zijn zal blijken als de aanbesteding definitief is. Het is reëel te veronderstellen dat er meer kosten te verwachten zijn dan de afgelopen 4 jaren, omdat er per saldo sprake is van een uitzetting van de gemeentelijke begroting ten gevolge van de extra taken die bij de gemeenten terecht zijn gekomen als uitvloeisel van de 3 decentralisaties. BIJLAGE(N)

-

Evaluatie werkgroep accountancy. Mandaatbrief.

*1086418* Gemeente Hengelo

Mw. M.J.H.M. Muller Mr. P.J. Troelstrastraat 100 7556 EN Hengelo

Onderwerp Machtiging voor Europese aanbesteding accountantsfunctie

Postbus 18 7550 AA Hengelo

Zaaknummer 1076054

Uw kenmerk

Datum 24 juni 2015

, Geachte mevrouw Muller, Onlangs is gestart met de voorbereidingen voor de nationale openbare aanbesteding inzake de aanbesteding voor accountant. Ten behoeve van voornoemde openbare aanbesteding heeft een aantal organisaties, te weten de Gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Oldenzaal, Losser en Enschede met daarnaast de Regio Twente en het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente zich in principe verbonden om een gezamenlijke aanbesteding te houden. De Veiligheidsregio Twente sluit zich mogelijk nog hierbij bij aan. De betreffende organisaties, worden hierna genoemd “de deelnemende partijen”. Ten behoeve van de deelnemende partijen treedt de gemeente Enschede op als aanbestedende dienst. Organisatie van de werkzaamheden De voorbereiding en de uitvoering van de aanbesteding en de beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een hiervoor gezamenlijk in het leven geroepen stuurgroep. In de stuurgroep is namens iedere deelnemende partij een vertegenwoordiger aanwezig. De aanbesteding dient te leiden tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde inschrijver. De deelnemende partijen sluiten na definitieve gunning een individuele overeenkomst onder opschortende voorwaarde af met de opdrachtnemer. Alvorens de formele aanbestedingsprocedure wordt opgestart dienen alle stuurgroep leden akkoord te gaan met de opgestelde aanbestedingsdocumenten. Volmacht Voorwaarde aan deze volmacht/machtiging is dat de beslissingen van de gevolmachtigde in overeenstemming zijn met de unanieme adviezen van de stuurgroep. Hierbij machtigt de burgemeester van Hengelo, met in acht name van voornoemde voorwaarde, het raadslid mw. M.J.H.M. Muller in haar hoedanigheid voorzitter van de werkgroep accountancy van de gemeente Hengelo, om alle beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten inclusief de reservebankovereenkomst. In geval er een juridische procedure wordt gestart naar aanleiding van deze aanbesteding zijn alle deelnemers gezamenlijk, ieder voor een gelijk deel aansprakelijk, voor de eventuele kosten voor juridische bijstand, en kosten als gevolg van een gerechtelijke uitspraak. Vermeld altijd het zaaknummer als u contact opneemt met de gemeente. Bezoekadres stadhuis Burgemeester Jansenplein 1 Bezoekadres stadskantoor Hazenweg 121

E-mailadres [email protected] Telefoonnummer 14-074

Bladnummer 2

Zaaknummer 1076054

Uw kenmerk

Deze opdracht en machtiging eindigen bij definitieve gunning.

Met vriendelijke groet, De burgemeester van Hengelo,

Drs. S.W.J.G. Schelberg

Vermeld altijd het zaaknummer als u contact opneemt met de gemeente. Bezoekadres stadhuis Burgemeester Jansenplein 1 Bezoekadres stadskantoor Hazenweg 121

E-mailadres [email protected] Telefoonnummer 14-074