Projectplan 1. Project PIM 2.0, deelproject: Digitaliseren uitgaande poststroom 2. Projectomschrijving: Het volledig digitaal laten verlopen van de uitgaande poststroom 3. Opdrachtgever: Jan Ambachtsheer (afdelingsmanager Service en Ondersteuning) 4. Coördinator projecten/Projectleider: Marcel Korving 5. Projectadviseurs: Gildardo Gaviria, Esther Verhees, Nicole Heijnen, Wijnand Hoek, Jascha Gregorowitsch (Enable-U) 6. Afdelingen/betrokken (externe) partijen: Alle afdelingen 7. Datum projectopdracht: 13-09-2012 Inleiding De gemeenteraad heeft op 10 november 2011 goedkeuring gegeven om de ‘Business Case Dienstverlening met digitaal werken’ uit te gaan voeren. 4 deelprojecten van de business case worden uitgevoerd vanuit het cluster PIM met als hoofddoel de gestelde besparingen te realiseren, namelijk; -
Digitaliseren uitgaande poststroom Verder digitaliseren van de inkomende post Optimaliseren scanproces Herstructureren cluster PIM
Dit deelproject ‘Digitaliseren uitgaande poststroom’ is randvoorwaardelijk voor de organisatorische implementatie van digitaal werken. Het deelproject is afdelingsoverstijgend en heeft consequenties voor de hele organisatie. Daarnaast kent het deelproject voor wat betreft de uitvoering samenhang met het project Technische Fundament, ISC-projecten, Oosterhout 3.0 en Implementeren zaakgericht werken.
1. Doelstellingen De doelstelling voor dit deelproject is; ‘De gehele uitgaande poststroom verloopt digitaal, middels geautomatiseerde systemen die vastgelegd zijn in het technisch fundament.’ Het digitaliseren van de uitgaande poststroom heeft voordelen voor de hele organisatie, namelijk; - Er is meer grip op de uitgaande poststroom, de huisstijl en de toegankelijkheid van de informatie. Dit komt doordat gemeentebreed alle uitgaande documenten worden opgesteld vanuit de vastgestelde documentgenerator (project Technisch Fundament) die gekoppeld is aan het zaaksysteem, Back Office applicaties en Corsa. - Alle uitgaande post die opgesteld wordt, zowel vanuit Back Office applicaties als zaaksysteem als Word, wordt geautomatiseerd opgeslagen in het digitaal archief Corsa en is voor zaakgericht werken beschikbaar. - Het beheer van de uitgaande documenten zal verplaatsen. Momenteel wordt 70% van de uitgaande post beheerd op persoonlijke of afdelingsschijven, de uitgaande post wordt door het project centraal beheerd en zorgt ervoor dat zaakdossiers compleet en toegankelijk worden. 2. Uitgangspunten Business Case De Business Case dienstverlening heeft een aantal uitgangspunten die van invloed zijn op het project Digitalisering Uitgaande Post, namelijk; - Concernbreed, slim, snel, slank en soepel in de hele organisatie, - Iedereen werkt digitaal, het proces en de ICT als fundament met zaakgericht werken als einddoel, - Iedereen werkt digitaal, geen fysieke post en archieven.
1/9
3. Analyse Om de uitgaande poststroom te kunnen digitaliseren is het belangrijk om eerst een gedegen inventarisatie en analyse uit te voeren. Wat wordt er verzonden en door wie? Waar worden die documenten gecreëerd? En waar worden deze documenten bewaard… Huidige situatie Momenteel wordt 30% van de uitgaande post achteraf gedigitaliseerd en centraal beheerd in het digitale archief van de gemeente Oosterhout. De overige 70% wordt in gesloten enveloppen aangeboden bij PIM ter verzending. Uit de inventarisatie is gebleken dat het ISC de meeste post verstuurt, namelijk 62% van alle uitgaande post.
Figuur 1. Uitgaande poststroom in percentages op afdelingsniveau.
In figuur 1 is te zien hoe de verdeling van de uitgaande post is over de diverse afdelingen van de gemeente Oosterhout. Het ISC verstuurt ruimschoots de meeste post richting burgers en bedrijven. Omdat het ISC een diversiteit aan processen kent is een onderscheid gemaakt in een viertal processen, namelijk Burgerzaken, Werk & Inkomen, Vergunning & Handhaving en WMO. Figuur 2 geeft weer hoe de verdeling aan uitgaande post is binnen het ISC.
Figuur 2. Uitgaande poststroom in percentages van ISC op clusterniveau
In de bijlage is een verdere verdeling op clusterniveau opgenomen. Deze informatie is van belang om de implementatiestrategie te bepalen. Centraal beheer Ook is geïnventariseerd hoeveel uitgaande post per afdeling centraal wordt beheerd. Het is voor zaakgericht werken van belang dat de digitale archieven volledig, toegankelijk en betrouwbaar zijn. Een groot deel van de 70% decentraal beheerde uitgaande poststukken wordt opgeslagen op afdelingsschijven met soms een verwijzing in de Back Office applicatie.
2/9
Verkeerde verzenddatum Uit de analyse is gebleken dat 53% van de uitgaande post ter verzending wordt aangeboden met een onjuiste verzenddatum. 60% van deze post heeft een verzenddag van 1 werkdag verschil, maarliefst 40% heeft een verzenddatum met meer dan 1 werkdag verschil. 1 poststuk (hopelijk een uitzondering) had een bezwaarschriftenclausule in de brief, waarbij de verzenddatum meer dan een maand vroeger was. Hierdoor kon de betreffende ontvanger geen bezwaar meer indienen…
Ondertekening Uit de inventarisatie is gebleken dat 83% van de uitgaande post met pen wordt ondertekend. De overige 17% heeft een digitale handtekening in de vorm van een ingevoegd plaatje. Hetzelfde percentage is het resultaat van de vraag wie heeft ondertekend. 83% van de post wordt door de steller zelf ondertekend. Slechts 17% van de post wordt door een coördinator of manager ondertekend voordat de post wordt verzonden. Er zijn per afdeling duidelijke verschillen betreffende de uitvoer van de mandaatregeling. Opvallend is dat de uitgaande post van ISC bijna 100% door de medewerker zelf is ondertekend. Bij STO, RBW, S&O en SCW zie je dat het grootste deel van de uitgaande post wordt ondertekend door een collega met een hogere functie dan de steller (Coördinator, Unitleider of Manager).
4. Uitgangspunten project Het digitaliseren van de uitgaande post zorgt ervoor dat er meer grip komt uit de uitgaande poststroom en dat de digitale archieven betrouwbaar en toegankelijk worden. Dit is de gemeente Oosterhout wettelijk verplicht volgens de Archiefwet. Momenteel wordt alle inkomende post digitaal gearchiveerd. De uitgaande post daarentegen maar voor 30%. Alle uitgaande poststromen die middels dit project worden gedigitaliseerd zorgen voor een kwaliteitsverbetering van het gemeentelijke digitale archief. Elk uitgaande post proces wat extra (bovenop de huidige 30%) wordt gedigitaliseerd levert extra werk op voor de medewerkers van PIM. Het digitale proces zorgt ervoor dat de uitgaande post geautomatiseerd geregistreerd in Corsa komt, maar moet nog handmatig digitaal worden gearchiveerd. Deze werkzaamheden vervallen als alle gemeentelijke processen middels het zaaksysteem worden afgehandeld. Door alleen te focussen op het digitaliseren van het uitgaande postproces wordt meer werk gecreëerd bij het cluster PIM. Dit wordt een arbeidsintensief project wat geen efficiency en fte besparing bij PIM oplevert. Het is in deze tijd van bezuinigen en meer werk doen met minder personeel noodzakelijk om tijd en middelen effectief in te zetten. Daarom kiest PIM ervoor om het implementeren van de documentgenerator te temporiseren en aan te passen aan het uitrollen van zaakgericht werken. Om de doelstelling te kunnen bereiken wordt er in het project uitgegaan van een aantal uitgangspunten; - De digitalisering van de uitgaande poststroom in de BC-projecten van het ISC (W&I, WMO en WABO) worden meegenomen in het BC-project Technisch Fundament ism de ISCprojecten. Deze worden middels dezelfde werkwijze geïmplementeerd. 3/9
-
Alleen de algemene sjablonen worden binnen dit deelproject concernbreed geïmplementeerd Digitalisering van de uitgaande post wordt geïmplementeerd met software van Interaction|Next (Xential) De grote Back Office verzender Key2Burgerzaken en overige Back Office systemen die uitgaande documenten genereren worden gedigitaliseerd tijdens het aansluiten van de processen aan de zaakgerichte werkwijze. Door deze implementatie samen te voegen kan PIM capaciteit inzetten en de focus verleggen naar het mee implementeren van het zaaksysteem. Hierdoor kan het zaakgericht werken een extra boost krijgen.
5. Resultaat Dit deelproject kent een aantal resultaten opgesplitst in Techniek en Organisatie; Techniek 1. De koppelingen tussen de documentgenerator en het DMS/Rma, BO applicaties worden klaargezet door het technisch fundament, 2. De algemene sjablonen zijn ingericht in de documentgenerator, Organisatie 3. De organisatiebrede documentgenerator voor algemene sjablonen is afdelingsgewijs geïmplementeerd. Uitgaande post die niet vanuit Back Office applicaties wordt gegenereerd wordt opgesteld vanuit de organisatiebrede documentgenerator, 4. Afdelingsgewijs zijn specifieke sjablonen ontwikkeld, 5. Een nieuw verzendproces is geïmplementeerd, waarbij PIM de uitgaande post print en verzendt. Ad 1. De techniek wordt helemaal klaargezet door het Technisch Fundament. De basisinrichting van de documentgenerator wordt mede bepaald door Equalit zodat de centraal weggezette documentgenerator voor de overige Equalit-gemeenten beschikbaar is. Er wordt een koppeling gemaakt met het DMS/Rma, het zaaksysteem, de broker en de Back Officeapplicaties GWS en OVX. Deze processen worden vanuit de BC zaakgericht ingericht en wordt het digitaliseren van de uitgaande post meegenomen. Bij Burgerzaken loopt momenteel een BC. De uitgaande post die gegenereerd wordt uit Key2Burgerzaken zal qua planning gedigitaliseerd worden als de processen zaakgericht worden ingericht. Net als bij GWS en OVX. Voor de overige BO applicaties die uitgaande documenten genereert, zoals PIMMS, Key2Parkeren en Decade, moet nog onderzocht worden hoe deze applicaties aangesloten kunnen worden op de documentgenerator. Het digitaliseren van de uitgaande post uit deze applicaties zal plaatsvinden tijdens het inrichten van de processen op een zaakgerichte werkwijze. Ad 2/3. Voor de overige uitgaande poststukken zullen algemene sjablonen ingericht gaan worden in de documentgenerator. Dit zal ism communicatie afdelingsgewijs geïmplementeerd worden. Ad 4. Alle afdelingen zullen ook specifieke sjablonen ontwikkeld willen hebben. De uitrol zal afdelingsgewijs gebeuren. Per afdeling worden allereerst de algemene sjablonen geïmplementeerd en daarna wordt met een ‘projectteam’ uit de afdeling specifieke sjablonen ontwikkeld en geïmplementeerd. Ad 5. Voor het verzenden van de post wordt een nieuw proces ontwikkeld. Het is mogelijk om vanuit de documentgenerator printopdrachten te geven naar een printer die bij PIM staat. Hier ondersteunt cluster PIM door de printopdrachten te verzenden. De eerste gesprekken met Equalit en OCE zijn gepland omtrent het printqueue-beheer. Onderzocht moet worden of het meerwaarde heeft om een vouwmachine aan te schaffen. Hiervoor zijn de eerste gesprekken ingepland met leveranciers. Het uiteindelijke resultaat is dat de uitgaande poststroom geheel digitaal verloopt, ook de opslag in het organisatiebrede archief. Momenteel worden gemiddeld 80 uitgaande poststukken per dag (30%) gescand, geregistreerd en digitaal gearchiveerd. Als het uitgaande postproces digitaal verloopt, vervallen de scan- en registratiewerkzaamheden. Dit levert een besparing in Fte op. Als concernbreed alle uitgaande post middels de nieuwe werkwijze gaat verlopen, zullen er geen 80 maar 270 poststukken per dag digitaal gearchiveerd worden. Ook de nieuwe werkwijze dat PIM de 4/9
uitgaande post print en in enveloppen doet gaat extra werk opleveren. De uiteindelijke BC-besparing bij PIM is te realiseren door concernbreed Zaakgericht Werken uit te rollen. Het uitgaande postproces verloopt geheel digitaal door de inzet van de documentgenerator, gekoppeld aan Back Office applicaties. Maar door het zaaksysteem in te zetten (Technisch Fundament) zal ook het digitaal archiveren geautomatiseerd verlopen. Om de BC-besparing te kunnen realiseren is het voor PIM noodzakelijk en is PIM afhankelijk van de implementatie van zaakgericht werken. Door de keuze om alleen de algemene sjablonen te implementeren kan PIM meer capaciteit inplannen voor het implementeren van het zaaksysteem irt zaakgericht werken. Zaakgericht werken behelst een aantal functionele systemen, namelijk; - Webformulieren - Broker - Zaaksysteem - DMS/Rma - Documentgenerator - BO-applicaties PIM beheert het zaaksysteem, DMS/Rma en de documentgenerator. 6. Projectfasering Dit deelproject ‘Digitaliseren uitgaande post’ wordt opgedeeld in 4 fases, namelijk;
Fase 1) Analyse uitgaande poststroom 1 Deze fase is momenteel afgerond . Er is uitgebreid geïnventariseerd wat de uitgaande poststroom behelst. Hoeveel post wordt er verstuurd, van welke afdelingen komt de post, wat komt er uit BOapplicaties etc. Fase 2) Herontwerp digitalisering uitgaande poststroom Dit deelproject zit momenteel in fase 2. In de Stuurgroep Dienstverlening zal een herontwerp van de uitgaande poststroom voorgelegd worden, waarna het via het directieoverleg concernbreed vastgesteld wordt. Na goedkeuring zal het implementatietraject opgestart worden. Fase 3) Implementatie digitaliseren uitgaande post Na goedkeuring wordt de nieuwe werkwijze geïmplementeerd. Hierin wordt de focus gelegd op de uitgaande poststroom die niet uit BO-applicaties gegenereerd worden. De enige werkzaamheden die niet geautomatiseerd zullen gaan is het digitaal archiveren. Dit zal geautomatiseerd worden door het implementeren van Zaakgericht Werken. Fase 4) Monitoring Tijdens fase 4 zal intensief worden geanalyseerd of de organisatie voldoende ondersteuning krijgt bij het opstellen van de uitgaande post. En of de nieuwe verzendprocedure efficiënt en consequent wordt uitgevoerd.
1
Zie bijlage 1
5/9
7. Beslismomenten Tijdens het project zijn een aantal beslismomenten ingebouwd (rode sterren) waarbij de projectleider met de opdrachtgever en opdrachtnemer inhoudelijk in overleg gaan. In overleg zal via een memo de Stuurgroep Dienstverlening -waarna indien noodzakelijk het Directieoverleg (na goedkeuring Concernoverleg)- beslissingen nemen op basis van een onderbouwd advies. Maandelijks zal de voortgang van het project besproken worden in de constructie ‘opdrachtgever-opdrachtnemerprogrammamanager’. Momenteel zit het deelproject in de fase herontwerp. Na goedkeuring van de nieuwe werkwijze zal een implementatiememo in de Stuurgroep Dienstverlening worden ingebracht. 8. Geld Vanuit de Business Case Dienstverlening is richting gegeven aan de totale kosten van het gehele programma. Voor het project PIM 2.0 is in samenspraak met de financieel adviseur Business Case budget geïnventariseerd en mogelijke dekking bepaald. In onderstaande tabel is het deelproject ‘Digitaliseren uitgaande post’ uitgelicht. Meenemen voor dit deelproject: Techniek - Inrichten algemene sjablonen - Aansluiting Key2Burgerzaken - Aansluiting PIMMS - Aansluiting Key2Parkeren
€ € € €
Organisatie 5 - 1 fte Digitaal archiefmw schaal 7 - Vouwmachine - Procesbegeleiding TOTAAL
€ 63.000,€ 15.000,€ 20.000,€ 178.500,-
20.000,2 32.500,3 11.500,4 16.500,-
Betaald uit:
Besproken met:
BC geparkeerd geparkeerd geparkeerd
Stuurgroep Stuurgroep Stuurgroep Stuurgroep
BC alg.stelpost Edwin Branderhorst Lijnbudget Nicole Heijnen BC Stuurgroep
9. Organisatie De directeur Middelen en Dienstverlening is opdrachtgever en eindverantwoordelijk voor de oplevering van de projecten PIM 2.0. De afdelingsmanager Jan Ambachtsheer is opdrachtnemer voor het te bereiken resultaat ten aanzien van het project PIM 2.0 en opdrachtgever voor de deelprojectleider Marcel Korving. De programmamanager Dienstverlening ziet toe op de gemeentebrede kaderstelling die via de reguliere lijn van informatiemanagement en organisatiemanagement ter besluitvorming in de directie wordt voorbereid. Daarnaast ziet de programmamanager Dienstverlening erop toe of het gedefinieerde project (in samenhang met de andere projecten) qua inhoud, planning en financiële dekking past in de gemeentebrede visie en implementatie van de businesscase.
2
In dit bedrag is opgenomen consultancy, procesbegeleiding en omzetten sjablonen. De aansluiting van Key2BZ op MDU en de documentservices wordt bekostigd vanuit de lijn. 3 In dit bedrag is opgenomen consultancy, procesbegeleiding en omzetten sjablonen. De aansluiting van Key2BZ op MDU en de documentservices wordt bekostigd vanuit de lijn. 4 In dit bedrag is tevens een upgrade van Key2Parkeren opgenomen, aangezien anders geen koppeling met MDU mogelijk is. In het bedrag is verder hetzelfde opgenomen als onder voetnoot 5 en 6. 5 Handjes ter ondersteuning van PIM op het gebied van digitaal archiveren voor minimaal 2012 en 2013. Deze handjes zijn van tijdelijke aard totdat de gemeente Oosterhout zaakgericht werkt. Dan wordt geautomatiseerd gearchiveerd. Er is uitgegaan van een jaarlijkse kost van 47.000 X 1 jaar en 8 maanden (2012+2013).
6/9
Stuurgroep Dienstverlening Mariska Asmus Directeur Middelen & Dienstverlening
Carin Verheuvel Programmamanager Dienstverlening
OPDRACHTGEVER
PROGRAMMAMANAGEMENT
Jan Ambachtsheer Afdelingsmanager S&O OPDRACHTNEMER
Projectleider
Marcel Korving PROJECTLEIDER Nicole Heijnen Wijnand Hoek Esther Verhees Gildardo Gaviria Rene Brouwer Alex Verstraeten
PROJECTONDERSTEUNING
10. Tijd De implementatieplanning zal in het implementatieplan worden uitgewerkt. Het is gecompliceerd door de verwevenheid met het Technisch Fundament, de implementatie van de BC-projecten van het ISC en de nog te starten BC omtrent werklastmeting Burgerzaken. Aan het einde van Q4 moet de techniek werken, zijn koppelingen gerealiseerd en zijn de algemene sjablonen ontwikkeld. Alle voorbereidende werkzaamheden zijn in 2012 afgerond. De planning voor dit deelproject is afgestemd met het project Technisch Fundament. Daarnaast raakt het deelproject de huidige lijnprojecten bij PIM waar ook mee is afgestemd. Wat Q3 2012 - Opstellen en goedkeuring deelprojectplan - Herontwerp werkwijze digitaliseren uitgaande post Q4 2012 - Voorleggen herontwerp en implementatieplan aan Stuurgroep ism Technisch Fundament (ivm GWS en OVX) - Ontwikkelen algemene sjablonen - Printqueue beheer PIM organiseren
Start
Einde
Wk 38 Wk 42
Wk 42 Wk 44
Wk 44
Wk 46
Wk 47 Wk 40
Wk 52 Wk 46
2013 - 2014 - Afdelingsgewijs implementeren algemene sjablonen - Koppelen BO applicaties aan documentgenerator
11. Communicatie (en informatie) 7/9
Communicatie, draagvlak en keuzes maken is in dit project de grootste uitdaging. Onderstaand een tabel waarbij per doelgroep is uitgesplitst hoe er gecommuniceerd gaat worden over dit deelproject. Doelgroep Stuurgroep Dienstverlening Medewerkers PIM
Waarom Informerend/ besluitvormend Informerend
Trainen
Clustertaakgroepoverleg Dagelijkse werkzaamheden Trainingsdagen
Draagvlak
Bilateraal overleg
Analyseren
Afdelingsmanagers
Hoe Stuurgroepoverleg
Concernoverleg Projectteams
Ontwikkelen
Projectoverleggen
Medewerkers in organisatie
Informerend
Intranet, yammer, mailing via afd.ass
Trainen
Trainingsdagen
Doel Informeren status project, keuzes maken ivm uitvoering Informeren wat er staat te gebeuren Mee cijfers analyseren voor analyse fase Kwaliteitsondersteuning, nieuwe werkwijzen printen en verzenden Uitleg digitaal aanbieden post en gevolgen voor de afdeling Adviseren en inspraak nieuwe werkwijze Om specifieke sjablonen te ontwikkelen voor de afdeling Informeren implementatie nieuwe werkwijze, handleidingen en training Nieuwe werkwijzen documentgenerator
12. Kwaliteit - Door dit project komt PIM in een nieuwe rol terecht. Geen post meer scannen en registreren, maar controleren op kwaliteit van de registraties. Daarnaast zal de ondersteuning richting de organisatie proactief worden opgepakt. - De kwaliteit van de verzonden post zal verhogen. De verzonden poststukken voldoen door het gebruik van de documentgenerator aan de vastgestelde huisstijl en afspraken. Daarnaast gaat er geen poststuk meer weg met een verkeerde verzenddatum, in tegenstelling tot de huidige situatie. - Doordat alle uitgaande post ook geautomatiseerd wordt opgeslagen in het gemeentelijke digitale archief krijgt de organisatie meer grip op de uitgaande informatiestroom. Deze informatie is toegankelijk en betrouwbaar, ook voor het zaakgericht werken.
13. Risico’s Risico Capaciteit PIM digitaal archiveren. Doordat meer post digitaal gearchiveerd moeten worden. Hiervoor is meer capaciteit nodig bij PIM. Structurele Fte besparing bij PIM is alleen te realiseren door concernbreed zaakgericht werken te implementeren Planning moet in samenspraak met Technisch Fundament en de lijn, aangezien een deel van de implementatie door de verschillende partijen wordt gedaan Afhankelijk van projecten van
Kans
Impact
Tegenmaatregel (met eventueel korte toelichting) Voor het hele PIM 2.0 traject is een claim van 1,0 fte schaal 7 goedgekeurd om de digitale archieven betrouwbaar en toegankelijk te houden. Deze is nog niet ingevuld. Blijven communiceren richting stuurgroep, opdrachtgever en opdrachtnemer. Deze rollen meenemen in projecten PIM 2.0
Groot
Groot
Groot
Groot
Groot
Groot
Voordat het implementatieplan wordt opgesteld zullen overleggen plaatsvinden met de diverse partijen om de planning op te stellen.
Middel
Middel
In overleg blijven met de organisatie, 8/9
de lijn en beschikbaarheid medewerkers. De implementatie is een groot project met afhankelijkheden techniek en organisatie
samenwerken en flexibel blijven in de planning.
14. Raakvlakken met andere projecten Het deelproject ‘Digitalisering uigaande post’ raakt de projecten: - Technisch Fundament: Een deel van het budget rondom de aanschaf en inrichting van de documentgenerator zit in het BC project Technisch Fundament. Evenals het realiseren van de koppelingen tussen de documentgenerator met Corsa, Zaaksysteem, Back Office applicaties van de BC projecten. -
BC projecten ISC: Een aantal BC projecten die nu lopen hebben raakvlakken met digitalisering uitgaande post. Door de digitalisering van WI en WMO raken de projecten elkaar. De uitgaande poststroom binnen deze processen zullen digitaal gaan verlopen volgens de beoogde werkwijze vanuit het Technisch Fundament.
-
Zaakgericht werken: Het zaaksysteem van IA wordt in de BC-projecten ingezet. Als processen in worden gericht zullen de uitgaande poststukken opgesteld worden vanuit de documentgenerator. De koppeling tussen het zaaksysteem en de documentgenerator zal gerealiseerd worden vanuit het Technisch Fundament. PIM wil meer regie gaan voeren op het implementeren van het zaaksysteem, documentgenerator en de inzet van het DMS/Rma voor zaakgericht werken.
Voor akkoord: Ambtelijk opdrachtgever:
Projectleider:
Datum:
Datum:
Door directie vastgesteld: Door college van burgemeester en wethouders vastgesteld :
9/9
