De Eprom Resultaatmanager Voor het online beheer van uw beoordelingscyclus waarmee u individuele resultaten zichtbaar laat bijdragen aan de doelen van uw organisatie. Met de Eprom Resultaatmanager kunt u:
• • • •
Personeelsontwikkeling besturen Medewerkerdossiers opbouwen Resultaten helder rapporteren Bureaucratie verminderen
Met de Resultaatmanager kunt u uw beoordelingscyclus online beheren en laat u individuele re
02
• • • •
Personeelsontwikkeling besturen Medewerkerdossiers opbouwen Resultaten helder rapporteren Bureaucratie verminderen
Gert van der Houwen Directeur en manager Kenteq
INHOUD Waarom ik werk met de Eprom Resultaatmanager? Voor directeur Gert van der Houwen van het Kenniscentrum voor technisch vakmanschap Kenteq was de implementatie van de Eprom Resultaatmanager een logisch vervolg op de eerdere invoering van resultaatgericht werken binnen de organisatie.
‘Het is een instrument dat bij uitstek duidelijk maakt wat resultaatgericht werken is.’
Afspraken worden voor iedereen inzichtelijk gemaakt en dat werkt door in bijvoorbeeld de uiteindelijke en juiste beloning van de medewerkers. Nare verrassingen – dossiers Met name twee zaken zijn daarbij voor hem die nog ergens slingeren of zelfs nog niet van belang. Van der Houwen: ‘Ten eerste is de gemaakt zijn – behoren daarmee tot het Eprom Resultaatmanager een tool die zorgt verleden. voor transparantie bij het ontwikkelingstraject en de beoordelingscyclus. Afspraak is voortaan echt afspraak, aldus Van der Houwen: ‘Ons adagium hier is nu: De organisatie bestaat ondermeer uit vier Als het niet in de Eprom Resultaatmanager regiokantoren en met de Eprom Resultaatstaat, dan bestaat het niet.’ manager kan ik in één oogopslag zien of die met elkaar in de pas lopen. Dat kan, als het gaat om de kwaliteit, bijvoorbeeld een discussie opleveren over onderlinge verschillen. Is er in procedurele zin een afwijking, dan is dat ook direct te zien en kunnen daar afspraken over worden gemaakt.’ Daarmee komen we op het tweede belangrijke aspect, namelijk dat de Eprom Resultaatmanager de mogelijkheid biedt om structureel aan de kwaliteit van je bedrijf te kunnen werken.
Resultaatgericht werken met de Eprom Resultaatmanager Wat zijn de voordelen Voor wie is de Eprom Resultaatmanager Managers Medewerkers Beheerders Invoer van gegevens En nu verder … Demonstratie Abonnement Proefabonnement Online demo Beoordelingsystematiek Scherm- en printvoorbeelden Over Eprom organisatie adviseurs Contact
04 04 04 04 05 05 05 05 05 05 05 06 10 12
Resultaatgericht werken met de Eprom Resultaatmanager U maakt nu afspraken met uw mensen, of wilt dat gaan doen. U volgt de voortgang en aan het einde van het jaar beoordeelt u de resultaten. Dan is het handig om die afspraken op één plaats vast te leggen, wijzigingen overal bij te kunnen houden, op een plek waar ze ook altijd te raadplegen zijn voor alle betrokkenen. De Eprom Resultaatmanager geeft betrouwbare en volledige informatie zodat er altijd, van plan tot evaluatie, duidelijkheid is.
04
1
De voordelen die de Eprom Resultaatmanager u en uw organisatie biedt: • Afspraken, voortgang en beoordeling eenvoudig registreren en beheren; • Universeel: elektronische formulieren voor het vastleggen van afspraken, voortgang en beoordeling; • Directe koppeling van afspraken met functiekarakteristieken zoals producten, diensten of resultaatgebieden en competenties; • Focus van individuen op bedrijfsdoelstellingen en afdelingswaarden;
De Eprom Resultaatmanager komt voort uit het systeem van resultaatgericht werken zoals dat ontwikkeld is door Eprom organisatie adviseurs.
• Maken en raadplegen van functiebeschrijvingen;
Bij resultaatgericht werken worden op basis van heldere afspraken tussen leidinggevende en medewerker waardevolle resultaten behaald voor de organisatie.
• Snel duidelijke managementrapportages als instrument voor: - het monitoren van afspraken en voortgang; - het aantonen van het bedrijfsbelang van individuele ontwikelingen; - het sturen op resultaatgerichtheid; - het waardevol houden van de jaarlijkse beoordeling en - de regierol voor Human Resources.
Onze invalshoek hierbij is dat medewerkers succesvol zijn als ze resultaten tot stand brengen die zinvol zijn voor de organisatie én bijdragen aan de ontwikkeling van hun eigen vakmanschap. De Eprom Resultaatmanager is een eenvoudig instrument om uw organisatie resultaatgerichter te maken en hiermee het succesvolle, onderscheidende karakter van uw organisatie te vergroten. Klanten van Eprom hebben deze manier van werken met succes toegepast in de praktijk van zowel profit als non-profitorganisaties.
Wat zijn de voordelen van de Eprom Resultaatmanager? De Eprom Resultaatmanager is een webapplicatie voor de registratie en het beheer van afspraken, voortgang en beoordelingen. Op basis van de ingevoerde gegevens, kunnen managementrapportages worden gegenereerd. Het adres is www.eprom.nl/resultaatmanager. U kunt vrijblijvend een kijkje nemen op onze website.
• Kwaliteit toetsen van gemaakte afspraken;
• Veilig en praktisch via een 3-laags autorisatiemodel (manager, medewerker, beheerder);
Voor wie is de Eprom Resultaatmanager? De Eprom Resultaatmanager is zeer geschikt voor de volgende doelgroepen:
Managers Door de internetaanpak van de Eprom Resultaatmanager, kunt u als manager snel aan de slag met dit instrument. U beschikt over een gestructureerd beoordelings- en afsprakensysteem (inclusief de verslagen en formulieren) en eenduidige afstemming met uw medewerkers. Elke manager krijgt toegang voor het beheren en bewerken van persoongegevens van de eigen medewerkers. Daarnaast heeft de manager, als eigenaar van de afspraken met medewerkers, volledige bevoegdheid tot het invoeren, muteren en verwijderen van beoordelings- en resultaatafspraken. Managers kunnen rapporten samenstellen en afdrukken met overzichten van afspraken en beoordelingen. De beschikbaarheid van gegevens kent een hiërarchische opbouw. De directeur krijgt een gecomprimeerd overzicht van de resultaatafspraken en beoordelingen van alle afdelingen waaraan hij of zij direct of indirect leiding geeft. De teammanager krijgt alleen gegevens over het eigen team. 2
• Meertalig: Nederlands, Engels, Frans en Duits • De Eprom Resultaatmanager is een webapplicatie: - die vanaf elke PC met een browser (bijvoorbeeld MS Internet Explorer) en internettoegang te gebruiken is, over de gehele wereld; - zonder installatie vooraf - die draait op een server, met een gegarandeerde beschikbaarheid tijdens kantooruren (m.u.v. van grootschalige internetstoringen); - waarbij de beschikbaarheid van gegevens is gewaarborgd door periodieke back-ups. De toegang tot gegevens is beveiligd via toegangscodes en wachtwoorden. De Eprom Resultaatmanager is snel en zonder training te gebruiken.
Medewerkers De medewerkers beschikken over een hulpmiddel voor het transparant houden van afspraken, zowel qua inhoud als qua voortgang. De persoonsgegevens en de gemaakte afspraken zijn door de medewerker te raadplegen. De privacy van de medewerker is hierbij gewaarborgd. De medewerker kan voor zichzelf bijhouden hoe het staat met de realisatie van de resultaatafspraken. 3
Medewerkers kunnen rapportages afdrukken van de eigen beoordelingsprocedure, inclusief de afspraken en voortgangsverslagen.
Per bedrijf of instelling kunnen specifieke instellingen worden aangebracht zodat de naamgeving aansluit op de eigen procedures, regelingen en systemen. Daarnaast kunnen alle functie- en organisatiegegevens centraal worden ingevoerd en beheerd. Vanuit het centrale beheer wordt ook de toegang voor managers geregeld. De beheerder kan overzichten samenstellen over het gebruik van de Eprom Resultaatmanager door de gehele organisatie. In de praktijk zijn het vaak de HR afdelingen die deze centrale beheerrol vervullen en hierdoor beter de regie kunnen voeren op het succesvol doorlopen van de beoordelingscyclus. 4
De Eprom Resultaatmanager beschikt over een module voor het beoordelen van gemaakte afspraken op kwaliteit. Op basis van deze beoordelingen kunnen beheerders rapportages genereren over de kwaliteit van resultaatafspraken binnen de organisatie. 5
Invoer van gegevens Uw bestaande gegevens U kunt zelf, op eenvoudige wijze, de benodigde gegevens van bedrijf, afdelingen, personen en functies invoeren. Eprom kan u ook assisteren bij het inrichten van de Eprom Resultaatmanager met het in één keer omzetten van bestaande gegevens mits die reeds in elektronische vorm beschikbaar zijn. Hierbij valt te denken aan functiebeschrijvingen, competentieprofielen en dergelijke. Daarnaast kunnen functies worden overgenomen uit de Eprom Functiemanager, de reeds bestaande webapplicatie van Eprom voor het maken en het beheren van functiebeschrijvingen, functiewaarderingen en competenties. 6
Afspraken en beoordelingen Tijdens een functionerings- en beoordelingsgesprek voert u – samen
met uw medewerker – de gemaakte afspraken en beoordelingen in. Die liggen meteen vast op één plek, voor alle rechthebbenden inzichtelijk. 7
En nu verder … Heeft u interesse in de Eprom Resultaatmanager als hulpmiddel om de jaarlijkse beoordelingscyclus transparant en actueel te houden en wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van ons product, dan bieden wij u de volgende mogelijkheden:
Demonstratie Op uw verzoek komen wij langs om een demonstratie te geven over de mogelijkheden van de Eprom Resultaatmanager. In overleg met u kunnen wij vaststellen waar het accent tijdens de demonstratie op zal liggen.
RESULTAATMANAGER
De organisatie beschikt over gestructureerde en dagelijks actuele managementinformatie over de kwaliteit van afspraken en personeelsbeoordeling.
Abonnement U kunt de Eprom Resultaatmanager gebruiken op basis van een abonnement. De algemene prijsstelling is slechts €240,00 per manager per jaar. Het aantal in te voeren medewerkers is hierbij vrij.
Proefabonnement Wilt u eerst eens rustig kijken wat de voordelen van de Eprom Resultaatmanager zijn voor u en uw organisatie? Neemt u dan ons proefabonnement. U krijgt dan een half jaar onbeperkt toegang tot de Eprom Resultaatmanager inclusief een praktische handleiding voor €120,00 per manager.
Een proefabonnement kunt u aanvragen via onze website www.eprom.nl/resultaatmanager. U kunt ook vrijblijvend contact met ons opnemen.
Online demo Op onze website kunt u een online demonstratie bekijken van de Eprom Resultaatmanager. Ga naar: www.eprom.nl/resultaatmanager/demo
05
Beheerders
Beoordelingsystematiek Wij hebben de ervaring dat de Eprom Resultaatmanager alleen een verbetering kan brengen als er een systematiek voor het maken van afspraken is. Zo is het belangrijk dat bekend is wie er afspraken moeten maken, dat er hiervoor richtlijnen zijn (hoeveel, waarover et cetera), dat de relatie met het beloningsbeleid duidelijk is en dat leidinggevenden weten hoe zij de bijbehorende gesprekken goed kunnen voeren. Eprom is graag bereid om u hierover nader te adviseren.
Scherm- en printvoorbeelden
06
1
Eenvoudig afspraken vastleggen
Alle afdelinggegevens in één overzicht bij elkaar
2
4
3
Altijd een overzicht van afspraken en beoordelingen beschikbaar
3
Snel een overzicht van de voortgang binnen de hele organisatie
4
3
07
RESULTAATMANAGER
08
5
Kwaliteit van afspraken inzichtelijk maken
5
6
Alle functie-informatie altijd actueel en overal beschikbaar
Koos Wildeboer Hoofd P&O Gemeente Sluis
medewerkers – wij spreken hier overigens van ontwikkelingsafspraken.
Onderdeel van deze werkwijze is het maken van ontwikkelafspraken tussen leidinggevende en medewerker met als afsluiting de jaarlijkse beoordeling.
Er is nu veel meer overzicht: hogere leidinggevenden kunnen zien of alle targets gehaald worden en de afdeling P&O kan nu veel beter de kwaliteit van de gemaakte afspraken monitoren. Belangrijk voor ons is dat het op deze manier veel sneller gaat dan eerst het geval was: het maken van een rapportage kon voorheen wel een maandje duren. Nu is een rapport direct en eenvoudig op te stellen en dat scheelt veel tijd, echt uren. Die kunnen we hier goed gebruiken voor dingen die anders blijven liggen.
In de tweede helft van 2004 heeft de Gemeente Sluis in een pilot ervaring opgedaan met het gebruik van de Eprom Resultaatmanager als instrument voor het vastleggen en raadplegen van afspraken, voortgang en beoordelingen.
7
Samen de jaarlijkse beoordeling opmaken
Inmiddels werkt de hele Gemeente Sluis met de Eprom Resultaatmanager. ‘De Eprom Resultaatmanager is binnen onze gemeente in gebruik bij 17 leidinggevenden met in totaal zo’n 220 medewerkers. De implementatie ervan duurde welgeteld één dag: na een demonstratie kon iedereen er direct mee aan de slag. Het is een uitstekend, plezierig en vooral snel hulpmiddel bij het maken van resultaatafspraken tussen leidinggevenden en
Wat betreft de kosten? Die halen we er dik uit!’
09
De Gemeente Sluis heeft begin 2004 resultaatgericht werken geïntroduceerd.
RESULTAATMANAGER
De voordelen van de Eprom Resultaatmanager voor ‘zijn’ Gemeente Sluis
Over Eprom organisatie adviseurs Eprom organisatie adviseurs is een adviesbureau dat opereert vanuit de visie dat organisaties succesvoller kunnen worden door het verbeteren van individuele arbeidsprestaties. Wij doen dit vanuit de volgende kernkwaliteiten:
10
• een adviesstijl waardoor organisaties en individuele mensen zelfstandiger kunnen werken; • een bedrijfskundige benadering van veranderingsprocessen waardoor duurzame oplossingen ontstaan; • een klantgerichte manier van werken waardoor gewaardeerde resultaten ontstaan; • een vakdeskundige en theoretisch gefundeerde aanpak waardoor enthousiasme, draagvlak en acceptatie ontstaan. In aanvulling op onze adviespraktijk heeft Eprom diverse Internet applicaties ontwikkeld.
Eprom Functiemanager De bestuurbaarheid van personeelsontwikkeling vraagt complete en betrouwbare informatieproducten. Eprom heeft een internetapplicatie ontwikkeld voor het maken, het beheren en het uitwisselen van functie-informatie. Kijk voor meer informatie op www.eprom.nl/functiemanager. Eprom Loonindex Gezonde bedrijven hebben marktconforme lonen. Het is zowel voor de werkgever als voor de werknemers van belang dat de arbeidsbeloning past bij de marktverhoudingen en de toegevoegde waarde van de medewerker. De loonindex bevat uitgebreide en actuele informatie over de arbeidsmarkt- en functiewaarderingsverhoudingen. De loonindex geeft op basis van functie-informatie aan welk salarisniveau passend mag worden geacht. Daarbij wordt inzicht gegeven in de opbouw van het salaris, de te kiezen variaties daarin en de loonkosten voor de werkgever. Kijk voor meer informatie op www.eprom.nl/loonindex. Eprom Resultaatmanager U maakt nu afspraken met uw mensen, of wilt dat gaan doen. U volgt de voortgang en aan het einde van het jaar evalueert u de resultaten. Dan is het handig om die afspraken op één plaats vast te leggen, wijzigingen overal bij te kunnen houden, op een plek waar ze ook altijd te raadplegen zijn voor alle betrokkenen. Betrouwbare en volledige informatie, zodat er van plan tot evaluatie duidelijkheid is. Kijk voor meer informatie op www.eprom.nl/resultaatmanager.
Functiemanager
Loonindex
Resultaatmanager
De Resultaatmanager is een product van Eprom.
11
RESULTAATMANAGER
Raadpleeg voor meer informatie de website: www.eprom.nl
Contact Voor meer informatie over de Eprom Resultaatmanager of één van onze andere producten kunt u contact opnemen met: Eprom organisatie adviseurs Willem Witsenplein 2 2596 BK Den Haag T 070 324 84 86
[email protected] www.eprom.nl
