Gedragscode Aon
De dingen die we zeggen De wijze waarop we dingen doen Het vertrouwen dat we winnen De reputatie die we opbouwen
Inhoud Inleiding gedragscode Aon
3
Verantwoordelijkheid
3
Aanvullende verantwoordelijkheden voor managers
4
Bescherming tegen represailles
4
Uw plichten tijdens contacten met klanten van Aon en anderen buiten het bedrijf
5
Eerlijk zakendoen
5
Omgang met klanten
5
Marketingpraktijken
5
Vertrouwelijkheid van informatie over klanten en zakenpartners
5
Omkoping
6
Geschenken e.d.
6
Uw plichten ten aanzien van collega's
7
Verscheidenheid en gelijke kansen voor iedereen
7
Pesten
7
Geweld op de werkvloer
8
Veilige werkplek
8
Uw plichten ten aanzien van het bedrijf en de aandeelhouders
9
Belangenverstrengeling
9
Gebruik van bedrijfseigendommen
9
Bevoegdheden
10
Handel met voorkennis
10
Juiste vastlegging van transacties
10
Communicatie met de overheid en het publiek
10
Politieke activiteiten
11
Vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens
11
Conclusie
13
Nuttige adressen
14
Onze waarden
15
Gemakshalve zal in de Gedragscode de term 'medewerker' worden gebruikt voor werknemers, directeuren en vertegenwoordigers van alle direct of indirect onder Aon Corporation ressorterende ondernemingen. Met 'Aon' en 'het bedrijf' worden zowel Aon Corporation als alle dochterondernemingen in de VS en daarbuiten bedoeld. Ook is het van belang om te weten dat deze Gedragscode geen arbeidsovereenkomst is en dus niet voorziet in enige contractuele rechten tussen Aon en zijn medewerkers. Zonder toestemming vooraf van de Directie van Aon of een andere bestuursraad zullen er geen vrijstellingen worden verleend voor de in de Gedragscode gestelde eisen.
2
Interne Communicatie
Beste collega,
De reputatie van Aon berust op de rotsvaste overtuiging en de nimmer aflatende inspanning van een ieder van ons om te handelen naar de hoogste ethische normen. Of we het nu hebben over seksuele intimidatie, belangenverstrengeling of eerlijk zakendoen, al dit soort aangelegenheden vragen om een evenwichtig oordeel en het juiste gedrag. Excuses of uitzonderingen kunnen of mogen we niet accepteren. Immers, bij alles wat we doen staat de integriteit voorop. De Gedragscode is een onmisbaar document voor een ieder die bij Aon werkzaam is. Hierin vindt u de grondbeginselen van onze manier van zakendoen. Het is geen samenvatting van alle beleidsregels en procedures binnen ons bedrijf. Wel verschaft het een brede kijk op de manier waarop we met ons werk, onze zakenrelaties, onze besluiten en ons doen en laten dienen om te gaan. De Gedragscode weerspiegelt de ideeën van de Directie, die een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming ervan. Ik heb het document zorgvuldig bestudeerd en zou u willen vragen om dat eveneens te doen. Mochten er vragen zijn over de Gedragscode of de toepassing ervan in een specifieke situatie, bij een bepaalde handelswijze of een besluit, aarzelt u dan niet om er met uw manager over te praten. Het management is er op zijn beurt verantwoordelijk voor dat medewerkers op de hoogte zijn van de principes als neergelegd in de Gedragscode en ernaar handelen. Ik ben er trots op dat Aon achter de principes in de Gedragscode staat. Ik vertrouw erop dat u samen met mij iedere dag weer deze principes zult naleven. Met vriendelijke groet,
Patrick G. Ryan Voorzitter en CEO Aon Corporation
3
Interne Communicatie
Inleiding gedragscode Aon
In deze Gedragscode staan de richtlijnen beschreven voor ethisch gedrag die alle medewerkers en vertegenwoordigers van Aon dienen na te leven wanneer zij uit naam van het bedrijf handelen. De Gedragscode is bedoeld als een brede en heldere uiteenzetting van de fundamentele gedragsregels die, waar ter wereld Aon ook zaken doet, van iedere medewerker worden verwacht. De Gedragscode is geen samenvatting van alle bij Aon gehanteerde procedures en evenmin een lijst met regels die vertellen wat u in iedere mogelijke situatie wel of juist niet moet doen. Er gaat immers niets boven een goede dosis gezond verstand en een juist inschattingsvermogen. En hoewel wetten per land kunnen verschillen, onze waarden en de in deze Gedragscode gestelde eisen zijn universeel. Sommige afdelingen en/of managers vinden het wellicht nuttig of noodzakelijk om procedures op te stellen die verder gaan dan de bovengenoemde eisen. Dat is geoorloofd. Een afdeling of manager mag echter nooit praktijken tolereren die indruisen tegen de Gedragscode.
Ethics Hotline
De Ethics Hotline is er voor vragen en advies (over beleid, wetten, de juiste contactpersoon, de juiste handelswijze etc.) en voor het melden van mogelijke overtredingen (van deze Gedragscode, van Aons beleid of van de wet). Mensen die bellen, blijven anoniem (er wordt geen nummervermelding gebruikt). De identiteit van degenen die ervoor kiezen om hun naam op te geven blijft, voor zover de wet dat toestaat, beschermd. De Ethics Hotline is op de volgende manieren bereikbaar: Telefoon: 0800-0200069 (tijdens kantooruren staat men u direct te woord; daarbuiten is er een voicemail waarop u uw berichten vertrouwelijk kunt inspreken) E-mail: Formulier op www.aon.nl
Verantwoordelijkheid
Elke medewerker is verantwoordelijk voor zijn/haar daden. Voor Aon is iedere medewerker, ongeacht functie of rang, verantwoordelijk voor het naleven van de Gedragscode, het opvolgen van Aons beleid en het nakomen van de wet. Als voor u niet goed duidelijk is wat de geldende wetten of Aons verwachtingen ten aanzien van uw gedrag zijn, dan is het uw verantwoordelijkheid om iemand van het management of een van de aan het eind van de Gedragscode genoemde aanspreekpunten om uitleg te vragen. Het niet naleven van de in de Gedragscode genoemde verantwoordelijkheden kan leiden 4
Interne Communicatie
tot disciplinaire maatregelen en zelfs tot beëindiging van het dienstverband. Aangezien veel bepalingen in deze Gedragscode, evenals onze procedures, gebaseerd zijn op wettelijke eisen, kunnen individuele medewerkers en Aon bij overtredingen geconfronteerd worden met gerechtelijke vervolging in de vorm van boetes, gevangenisstraf en/of taakstraffen. Aanvullende verantwoordelijkheden voor managers
Managers zijn daarnaast verantwoordelijk voor het creëren en in stand houden van een deugdzame werkomgeving. Een manager bij Aon is iedereen met een leidinggevende verantwoordelijkheid over een andere medewerker. Van managers wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geven. Zij horen al hun directe ondergeschikten te vertellen wat er in de Gedragscode staat en wat de relevante procedures van Aon zijn. Tevens moeten ze ervoor zorgen dat de daarin gestelde eisen worden begrepen. Managers dienen zich respectvol op te stellen ten opzichte van hun medewerkers en op een open, eerlijke, en constructieve wijze bij te dragen aan een wederzijdse verstandhouding. Dit betekent niet alleen medewerkers de gelegenheid geven om vragen te stellen, suggesties te doen en wangedrag te melden, maar hen daartoe ook aan te moedigen. Managers dienen erop te letten dat de Gedragscode, onze beleidsregels en de wet niet worden overtreden. Managers die worden gewezen op wangedrag horen alle noodzakelijke correctieve of disciplinaire maatregelen te nemen. Bescherming tegen represailles
Het is bij Aon ten strengste verboden om represailles te nemen tegen iemand die in goed vertrouwen melding maakt van een verkeerde handelswijze of een overtreding van de regels. In veel gevallen zijn represailles onwettig. Zijn er bij een melding echter kwade bedoelingen in het spel - bijvoorbeeld als er een valse of misleidende verklaring wordt afgelegd om iemand doelbewust moeilijkheden te berokkenen (dit in tegenstelling tot een oprechte fout) - dan kan degene die de melding doet, te maken krijgen met disciplinaire maatregelen.
Vertel het ons!
Mocht u merken dat deze Gedragscode, onze procedures of de wet wordt overtreden, meld dat dan. Praat met uw manager, Human Resources, de Juridische afdeling, de Ethics Hotline, de Compliance Officer of een van de andere aanspreekpunten die aan het eind van deze Gedragscode staan vermeld. Mogelijke overtredingen bij de boekhouding, de interne controle en/of audits kunnen direct worden gemeld bij de Compliance Officer of het hoofd Interne Audit. Deze laatste zal dan op de juiste wijze verslag uitbrengen bij de Directie van Aon Nederland.
5
Interne Communicatie
Uw plichten tijdens contacten met klanten van Aon en anderen buiten het bedrijf Eerlijk zakendoen
Doe op een eerlijke manier zaken met klanten, leveranciers en concurrenten. Bij Aon proberen wij niet ons voordeel te halen door middel van manipulatie, verzwijging, voorkennis, verkeerde voorstelling van zaken of andere oneerlijke praktijken.
Zakenpartners
Doe geen zaken met mensen of bedrijven die Aons reputatie in gevaar kunnen brengen. Alle afspraken en overeenkomsten met de derden moeten voldoen aan zowel het beleid van het bedrijf als de wet. Gebruik nooit een derde om dingen te doen die voor u als medewerker absoluut verboden zijn.
Omgang met klanten
Wees eerlijk met klanten, behandel hen met respect en waardigheid en beloof alleen datgene wat u kunt waarmaken. Tevreden klanten zijn de sleutel tot het succes van ons bedrijf. Door een eerlijke behandeling, het leveren van de producten en diensten die ze nodig hebben en het tegemoetkomen aan hun verwachtingen wint u hun loyaliteit. Marketingpraktijken
Geef een juist en nauwgezet beeld van Aons producten en diensten. Misleid klanten nooit door onjuiste handelingen of praktijken, bedrieglijke reclame, een valse voorstelling van zaken met betrekking tot de producten en diensten die Aon of onze concurrenten leveren of andere oneerlijke concurrentiemethoden.
Ga de concurrentie op een eerlijke manier aan. Bespreek met onze concurrenten geen gevoelige marktinformatie, zoals prijzen, handelsgebieden of strategieën. Stem nooit in met prijsafspraken of verdeling van de markt en houd u verre van alle andere concurrentiebeperkende praktijken. In dat geval overtreedt u de antitrustwetgeving. Zorg ervoor dat u geen vertrouwelijke gegevens of eigendomsinformatie van de concurrentie gebruikt, kopieert of verspreidt. Mocht u dergelijke informatie in handen krijgen, bewaar die dan en neem onmiddellijk contact op met de Juridische afdeling. De gegevens in voorstellen, offertes en overeenkomsten horen te allen tijde betrouwbaar te zijn. Bewaar altijd een bepaalde afstand in uw contact met zakenpartners en zorg ervoor dat dit contact gebaseerd is op objectieve criteria, eerlijkheid en het hoogste belang van zowel Aon als onze klanten. 6
Interne Communicatie
Vertrouwelijkheid van informatie over klanten en zakenpartners
Hou de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie van klanten en zakenpartners in het oog. Vanwege uw kennis van vertrouwelijke informatie over klanten en zakenpartners van het bedrijf neemt u een bijzondere vertrouwenspositie in. Koester deze positie en bescherm zulke vertrouwelijke informatie alsof het uzelf betrof. Omkoping
Geef of biedt in geen enkel geval steekpenningen aan. Aon wil opdrachten binnenhalen op basis van de kwaliteit van onze producten en diensten. Geef of biedt daarom ambtenaren of klanten uit de private sector nooit steekpenningen of smeergeld aan. Bij omkoping gaat het niet alleen om contante betalingen. Tot omkoping behoort alles wat enige waarde heeft (reisjes, geschenken etc.) en de ontvanger gunstig kan stemmen om een besluit in het voordeel van het bedrijf te doen uitvallen. Omkoping is in strijd met ons beleid en vaak illegaal, zeker als er overheidsfunctionarissen bij betrokken zijn. Zowel het bedrijf als de betreffende medewerker riskeert hiermee wellicht civiel- of strafrechterlijke vervolging. Medewerkers die zich afvragen of een voorgenomen betaling of een bepaald geschenk als omkoping moet worden beschouwd, dienen de Juridische afdeling te raadplegen. Geschenken e.d.
Geef en accepteer alleen op kleine schaal eenvoudige zakelijke attenties. Om goodwill te kweken en het vertrouwen van een zakenpartner te winnen worden er af en toe relatiegeschenken, maaltijden en uitjes (de zogeheten 'zakelijke attenties') uitgewisseld. Nemen deze attenties echter buitensporige proporties aan, dan kunnen ze bij de ontvanger een gevoel van verplichting oproepen. Zo'n gevoel kan voor de medewerker een belemmering zijn om uitsluitend in het belang van het bedrijf te handelen. Op een bepaald moment verdwijnt het onderscheid tussen buitengewoon genereuze zakelijke attenties en omkoping (zie voorgaande paragraaf). Medewerkers mogen zakelijke attenties geven en accepteren, maar moeten daarbij voldoende bescheidenheid betrachten, zodat de attenties in geen geval het zakelijk oordeel van de ontvangende partij beïnvloeden. Wie wil bepalen wat wel of niet kan, gaat af op zijn of haar gezond verstand en inschattingsvermogen. Geef of accepteer geen attenties als een artikel daarover in de krant de betrokkenen in opspraak zou brengen. Neem in geval van twijfel contact op met uw manager of de Compliance Officer.
7
Interne Communicatie
Vraag om goedkeuring voor geschenken
Ons beleid op het gebied van geschenken vereist dat medewerkers hun manager en de controleafdeling van het concern om schriftelijke toestemming vragen voor geschenken met een waarde van meer dan EUR 100,- die zij in het kader van hun functie krijgen aangeboden. Indien u in een kalenderjaar van eenzelfde zakenrelatie verscheidene geschenken ontvangt met een gezamenlijke waarde van meer dan EUR 100,-, dan dient u dit te melden bij uw manager en de controleafdeling. Medewerkers dienen te allen tijde op de hoogte te zijn van het door het bedrijf gevoerde beleid op het gebied van geschenken en zich hieraan te houden (kijk hiervoor in 'Global Knowledge Exchange' op de site van de controleafdeling van het concern).
8
Interne Communicatie
Uw plichten ten aanzien van collega's Verscheidenheid en gelijke kansen voor iedereen
Wij bij Aon staan voor verscheidenheid en gelijke kansen voor iedereen. Zorg ervoor dat iedereen zich welkom voelt bij Aon. Aon respecteert de unieke eigenschappen en ideeën van iedere individuele medewerker. We vertrouwen erop dat alle medewerkers met hun verschillende opvattingen hun steentje bijdragen aan het bedrijf en voortdurend werken aan nog betere relaties met klanten en zakenpartners. Aon biedt iedereen een gelijke behandeling en gelijke kansen ongeacht ras, huidskleur, geloof, levensovertuiging, geslacht, seksuele geaardheid, nationale afkomst, leeftijd, handicap, burgerlijke staat, nationaliteit of enig ander kenmerk. Dit geldt voor alle aspecten van Aons personeelsbeleid, zoals werving, aanstelling, arbeidsbemiddeling, ontwikkeling, promotie, training, planning, uitkeringen, beloning en beëindiging van het dienstverband.
Behandel anderen waardig en respectvol
Wij allen zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de verwezenlijking van Aons streven naar verscheidenheid en gelijke kansen voor iedereen. Behandel andere medewerkers met waardigheid en respect en draag bij aan een werkomgeving waar alle medewerkers zich thuis voelen en de kans krijgen om hun beste kunnen te tonen.
Pesten
Bij Aon tolereren we geen enkele vorm van pesterij, evenmin als seksuele intimidatie, racistische uitlatingen en elk ander soort vijandig, oneerbiedig, grof en/of vernederend gedrag. Er is sprake van seksuele intimidatie wanneer iemand een ander met het oog op bepaalde arbeidsgerelateerde besluiten dwingt tot ongewenste seksuele handelingen, hem of haar benadert voor seksuele diensten of zich anderszins schuldig maakt aan ongewenst seksueel getint gedrag. Seksuele intimidatie vindt ook plaats wanneer zulk gedrag de arbeidsprestaties van een medewerker grondig verstoort of leidt tot een bedreigende, vijandige of agressieve werksfeer (denk daarbij bijvoorbeeld aan seksueel georiënteerde e-mails op het werk). Wij allen hebben de taak om, mochten we daarvan getuige of slachtoffer zijn, dergelijke incidenten te melden. Toch wordt vooral van de managers verwacht dat zij alle klachten (zowel formele als informele) die zij over seksuele intimidatie ontvangen aan de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen doorgeven. Andere onaanvaardbare vormen van intimidatie zijn het kleineren of vernederen van ondergeschikten of collega's, het maken van minachtende opmerkingen, het uiten van beledigingen en het vertellen van grappen over een bepaalde bevolkingsgroepen (ras, geslacht, religie, etc.).
9
Interne Communicatie
Geweld op de werkvloer
Bij Aon tolereren we geen enkele vorm van geweld op de werkvloer. Handelingen die intimiderend of bedreigend overkomen, zijn evenmin toegestaan. In het belang van een veilige werkomgeving voor iedereen is het gebruik of bezit van (vuur)wapens op het terrein van Aon en bij het uitvoeren van taken uit naam van Aon voor alle medewerkers en te allen tijde verboden. Neem, wanneer uw getuige of slachtoffer bent van een bedreigende of gewelddadige gebeurtenis op de werkvloer, contact op met uw manager. Veilige werkplek
Bij Aon doen we er alles aan om te zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving voor alle medewerkers. Volg alle voor uw afdeling geldende veiligheidsregels en -instructies op. Meld alle ongelukken, milieukwesties en gevaarlijke situaties direct aan uw manager of de daartoe aangewezen persoon bij Human Resources.
Het gebruik, bezit of onder invloed staan van (illegale) verdovende middelen op het terrein van het bedrijf en tijdens werkuren is ten strengste verboden.
Wees behoedzaam in uw contact met anderen
Wat voor de een grappig en onschuldig kan lijken, is voor de ander misschien kwetsend of vernederend. Let erop hoe anderen uw woorden of gedrag zouden kunnen ervaren. Spreek en behandel anderen altijd op een beschaafde en professionele wijze. Ga na of een grap, opmerking of handeling wellicht als bedreigend, kwetsend of beledigend kan worden opgevat. Mocht dat het geval zijn, laat zoiets dan achterwege.
10
Interne Communicatie
Uw plichten ten aanzien van het bedrijf en de aandeelhouders Belangenverstrengeling
Vermijd belangenverstrengeling. Belangenverstrengeling doet zich voor wanneer u of een familielid een persoonlijk belang heeft of betrokken is bij een activiteit die uw vermogen om uw werk op een objectieve, onpartijdige en doeltreffende wijze uit te voeren zou kunnen ondermijnen. Er is duidelijk sprake van belangenverstrengeling als anderen aan uw objectiviteit of onpartijdigheid beginnen te twijfelen vanwege uw persoonlijke belangen of activiteiten. Meld alle feitelijke en mogelijke gevallen van belangenverstrengeling bij uw manager. Belangenverstrengelingen zijn te allen tijde verboden, tenzij de afdeling Juridische Zaken hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend. Weet u niet zeker of er in een bepaald geval sprake is van belangenverstrengeling, praat er dan over met uw manager, Juridische Zaken, de afdeling Human Resources of de Ethics Hotline.
Vermijd belangenverstrengeling
Het is natuurlijk onmogelijk om alle situaties op te noemen waarbij er sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling. Daarom volstaan we met enkele voorbeelden: • u gebruikt Aons eigendom of informatie, of uw eigen positie voor persoonlijk gewin. Hierbij gaat het onder meer om financieel profijt dat u zou kunnen halen uit zaken waarmee u tijdens uw werk in aanraking komt en waarbij het bedrijf een belang zou kunnen hebben; • u bent eigenaar van of u hebt een economisch belang bij een bedrijf dat zaken doet met Aon en u bekleedt tegelijkertijd een positie waarin u Aons relatie met dat bedrijf kunt beïnvloeden; • u bent direct betrokken bij de besluitvorming over of u hebt invloed op de verkoopactiviteiten van Aon terwijl de vertegenwoordiger van de andere partij een vriend, familielid of een voormalige Aon-collega is; • de overeenkomsten die u buiten het werk om bent aangegaan of de afspraken die u hebt gemaakt over honoraria staan een goede arbeidsprestatie in de weg; • u concurreert met Aon of overtreedt ons beleid op het gebied van beleggen in een concurrent.
Gebruik van bedrijfseigendommen
Bescherming van bedrijfseigendommen. Tot bedrijfseigendommen rekenen we onder meer contanten en andere financiële middelen alsook zaken als de naam Aon en alle merknamen van Aon, informatie, gegevens die op 11
Interne Communicatie
de computers van het bedrijf staan opgeslagen of daarmee zijn verstuurd, de voorraden, uitrusting, telefoons, computersystemen en creditcards van het bedrijf. Medewerkers dienen zich te houden aan het uitgavenbeleid van het bedrijf en alle bedrijfseigendommen te behoeden voor diefstal, verwaarlozing, misbruik of verspilling. De eigendommen van het bedrijf zijn alleen bedoeld voor officieel zakelijk gebruik en mogen niet worden aangewend voor persoonlijke doeleinden of voor zaken of activiteiten die buiten het kader van Aon vallen. Zo dient een creditcard van het bedrijf niet te worden gebruikt voor persoonlijke aankopen. Sommige eigendommen, zoals telefoons en computers, mogen overeenkomstig het beleid van Aon worden ingezet voor bepaalde persoonlijke doeleinden, mits dit op beperkte schaal en de juiste wijze gebeurt en de werkprestaties niet negatief beïnvloedt. Het bedrijf controleert de gesprekken en mededelingen die met behulp van Aons communicatiemiddelen worden gedaan, om zich ervan te vergewissen dat de wet en het beleid van het bedrijf hierbij worden nageleefd. Bevoegdheden
Ga alleen verplichtingen aan waartoe u bevoegd bent. De verschillende afdelingen hebben richtlijnen voor de bevoegdheden van medewerkers om uit naam van het bedrijf verplichtingen aan te gaan. Raadpleeg deze richtlijnen of neem contact op met uw manager of iemand van de Juridische afdeling voordat u daartoe overgaat. Handel met voorkennis
Handel niet in aandelen op basis interne informatie. Met interne informatie worden alle gegevens bedoeld over Aon of een ander bedrijf die (nog) niet bekend zijn bij het publiek, maar die investeerders wellicht zouden kunnen meenemen bij hun besluit om hun aandelen te kopen of verkopen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere berichten over Aons financiële resultaten op het moment dat dergelijk nieuws nog niet officieel naar buiten is gebracht, plannen die op stapel staan met betrekking tot Aons aandelenpakket en onaangekondigde veranderingen in de Directie. Ook niet-openbare gegevens over andere bedrijven die een medewerker tijdens zijn of haar aanstelling bij Aon verneemt, worden tot de interne informatie gerekend. Medewerkers die toegang hebben tot interne informatie bekleden een speciale vertrouwenspositie, waarvan zij geen misbruik mogen maken. Handel nooit in aandelen of andere vermogenswaarden op basis van interne informatie. Geef anderen nooit tips op basis van interne informatie waarmee ze zouden kunnen besluiten tot een bepaalde beleggingsaankoop. Beide praktijken zijn namelijk illegaal. Voor directieleden en sommige managers gelden nog strengere regels. Neem contact op met de Juridische afdeling als u wilt weten of u bepaalde informatie voor beleggingsdoeleinden mag gebruiken. 12
Interne Communicatie
Juiste vastlegging van transacties
Zorg voor een nauwgezette verslaglegging. Het creëren, bewaren, veranderen en verwijderen van zakelijke documenten dient geheel volgens de bij Aon geldende procedures te gebeuren. U bent verantwoordelijk voor de integriteit van alle zakelijke documenten van Aon, zoals tijdstaten, kostenrekeningen en financiële transacties, die met uw hulp tot stand komen of worden opgeslagen. Neem nooit valse of misleidende informatie op in zakelijke documenten. U dient geen schaduwboekhouding bij te houden die niet in de boeken en bescheiden van het bedrijf zijn vastgelegd. Communicatie met de overheid en het publiek
Bij Aon doen we er alles aan om overheidsorganisaties en het publiek tijdig en op een volledige, eerlijke, nauwgezette en begrijpelijke wijze van financiële informatie te voorzien. Aon is een publieke vennootschap. Als zodanig dienen we ons te houden aan de strenge richtlijnen wat betreft de informatieverstrekking over het bedrijf aan de buitenwereld. Ook dienen we in de VS onze kwartaalrapporten en jaarverslagen te verstrekken aan de 'Securities and Exchange Commission' (SEC). Om er zeker van te zijn dat de informatieverstrekking naar buiten toe op de juiste wijze verloopt, wordt dit gehele proces gecoördineerd door de Juridische afdeling en de afdeling Communicatie. Verzoeken afkomstig van de media dienen in alle gevallen te worden voorgelegd aan de afdeling Communicatie.
Dagvaardingen en overheidsonderzoeken
Aon verleent volledige medewerking aan ambtenaren die om informatie vragen. Neem altijd eerst contact op met de Juridische afdeling voordat u gehoor geeft aan een dagvaarding bijv. om te getuigen of een niet-alledaags verzoek (bijvoorbeeld om een ondervraging). De informatie die u, na overleg met de Juridische afdeling, doorgeeft aan een overheidsfunctionaris dient in alle gevallen waar en volledig te zijn.
Verslagen of documenten met betrekking tot een geschil of onderzoek mogen in geen geval worden aangepast, vervalst, verheimelijkt, achtergehouden, verminkt of vernietigd.
Politieke activiteiten
Medewerkers worden aangemoedigd om deel te nemen aan politieke activiteiten. Dit dient echter altijd op een persoonlijke basis, in uw eigen tijd en op eigen kosten te gebeuren. Maak bij dergelijke activiteiten duidelijk dat het om uw persoonlijke ideeën en handelswijzen draait en niet om die van Aon. Gebruik geen eigendommen of middelen van Aon voor politieke activiteiten zonder eerst de Juridische afdeling om toestemming te vragen. 13
Interne Communicatie
Iedere medewerker die zich kandidaat stelt voor een openbaar ambt, zich aan politieke activiteiten wil wijden of wil lobbyen voor Aon moet dit doorgeven aan de Juridische afdeling. Vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens
Breng geen vertrouwelijke informatie over Aon naar buiten. Aon opereert in een buitengewoon concurrerende markt en heeft daarom groot belang bij de bescherming van vertrouwelijke informatie. Met vertrouwelijke informatie worden bijvoorbeeld gegevens bedoeld over Aon, onze klanten of medewerkers die vanwege mogelijke nadelige gevolgen beter niet openbaar kunnen worden gemaakt of die nuttig zouden kunnen zijn voor onze concurrenten, concurrenten van onze klanten of anderen. Hierbij moet u onder meer denken aan omzet- en winstcijfers, financiële verslagen, nieuwe producten, marketingstrategieën en informatie over interne operaties, toekomstige ondernemingsplannen, mogelijke overnames, afsplitsingen en investeringen.
Zorg voor zekerheid
Bescherm vertrouwelijke informatie, of het nu het bedrijf betreft, onze klanten of onze collega's. • Deel zulke informatie met collega's alleen wanneer dat echt noodzakelijk is. • Deel het alleen met mensen die niet bij Aon werkzaam zijn als dat wettelijk gezien verplicht is of als u daarvoor toestemming hebt gekregen van de afdelingen Communicatie of de Juridische afdeling. • Bescherm uw computer en alle vertrouwelijke documenten met een wachtwoord. • Berg vertrouwelijke papieren altijd op in uw bureau of kast en sluit deze af voordat u uw werkplek verlaat. • Pas ervoor op dat u geen vertrouwelijke informatie bespreekt op plekken waar anderen u kunnen horen. En hoewel het vaak verleidelijk is om tijdens gezellige ontmoetingen met vrienden en familie over uw werk bij Aon te praten, moet u niet vergeten dat deze regels altijd en overal gelden.
In het beleid en de procedures van het bedrijf op het gebied van veiligheid zijn aanvullende eisen opgenomen inzake de bescherming van informatie en informatiesystemen. Medewerkers dienen goed op de hoogte te zijn van deze eisen en zich daaraan te houden (kijk hiervoor op de site over informatiebeveiliging in 'Global Knowledge Exchange' ).
14
Interne Communicatie
Conclusie
De Gedragscode beschrijft de minimumnormen voor aanvaardbaar gedrag en kan dus niet ingaan op elke kwestie die zich zou kunnen voordoen. Laat u altijd leiden door uw inschattingsvermogen. De Gedragscode behandelt niet alleen wat de medewerkers van Aon wel of niet mogen doen, maar geeft ook een overzicht van de aanspreekpunten die u kunnen helpen om uw taken goed uit te voeren. Als u niet precies weet hoe u in een bepaalde arbeidssituatie moet handelen, als u een voorval wilt melden of als u steun nodig hebt om niet de verkeerde dingen te doen, wendt u dan altijd eerst tot uw manager. Vindt u dat vervelend, dan kunt u ook contact opnemen met de Ethics Hotline of een van de andere aanspreekpunten die aan het eind van deze Gedragscode staan vermeld.
Tip: een goede richtlijn is altijd zo te handelen dat u uw familie en vrienden er vol trots over zou kunnen vertellen.
Hoe weet ik of ik het goed doe?
Het is niet altijd gemakkelijk om deze vraag te beantwoorden en in sommige gevallen kan dat zelfs buitengewoon lastig zijn. Is er sprake van een grijs gebied, vraag uzelf dan af: • of er wetten, beleidsregels of procedures bestaan die van toepassing kunnen zijn op de betreffende situatie. Denk ook aan de 'geest' van de wet, het beleid enz. • of u objectief naar deze situatie kunt kijken of dat u er emotioneel zo bij betrokken bent dat u hulp moet inschakelen; • wat de beweegredenen van de andere betrokkenen zijn; • wat u ervan zou vinden als uw besluit breed zou worden uitgemeten op de voorpagina van de krant. Vraag in geval van twijfel uw manager, de Ethics Hotline of een van de aan het eind van deze Gedragscode genoemde aanspreekpunten om advies.
15
Interne Communicatie
Onze waarden In het Gaelic betekent onze naam 'eenheid'. Voor onze klanten betekent dit dat we innovatieve professionals vanuit de hele wereld samenbrengen in één enkele organisatie die in het leven is geroepen om klanten op een onovertroffen wijze van dienst te zijn met baanbrekende zakenoplossingen. Bij dit alles kunnen we wel een steuntje gebruiken en daarom hebben we een lijst van waarden opgesteld die als het ware de filosofische grondgedachte van ons bedrijf vormen:
• Integriteit bij alles wat we doen. • Klantgericht … oog hebben voor de doelstellingen van onze klanten, ons oor bij hen te luisteren leggen en complete oplossingen aandragen die hun verwachtingen te boven gaan. • Teamverband en onderlinge samenwerking zorgen voor meerwaarde ten opzichte van de concurrentie… het benutten van de uitgebreide kennis en ervaring van onze collega's stelt ons in staat om de best denkbare oplossingen te ontwikkelen. • Openstaan voor verandering … bouwen op de flexibiliteit van onze medewerkers en onze organisatie. • Kostenbewust zijn en een verantwoord beheer voeren over het vermogen van de aandeelhouders. • Problemen en hindernissen worden systematisch en zonder bureaucratie aangepakt. • In alle vrijheid risico's durven nemen, ons kritisch opstellen om vernieuwing en creativiteit te bevorderen … niet alleen oog hebben voor hoe het nu is, maar vooral ook hoe het zou kunnen zijn. • Maximale zelfontplooiing stimuleren en belonen naar verdienste. • De verscheidenheid aan collega's en leveranciers respecteren en benutten; samen kunnen we de klant het beste van Aon leveren. • Luisteren en onze klanten en collega's beter proberen te begrijpen … inzicht krijgen in hun behoeften door vanuit hun standpunt te redeneren. • Optimaal gebruikmaken van de kennis en expertise van collega's over de hele wereld en zo tot de beste aanpak komen. • Een positieve instelling … waarmee alle medewerkers van Aon hun doelstellingen kunnen bereiken.
16
Interne Communicatie
Nuttige adressen Medewerkers met vragen over de Gedragscode moeten altijd kunnen aankloppen bij hun manager of andere leden van het management, de daarvoor aangewezen persoon bij Human Resources of de Juridische afdeling van hun vestiging. Er staan binnen Aon echter nog andere aanspreekpunten klaar om u te helpen: Afdeling Human Resources
010 448 70 51
Juridische afdeling
010 448 72 81
Compliance Officer
010 448 74 71
Interne Acountantsdienst
010 448 77 33
Postadres
Admiraliteitskade 62, 3063 ED Rotterdam
Ethics Hotline Telefoon: 0800-0200069
(tijdens kantooruren staat men u direct te woord; daarbuiten is er een voicemail waarop u uw berichten vertrouwelijk kunt inspreken) E-mail: Formulier op www.aon.nl
Ethics Hotline in US Phone (877) 384-4276 E-mail through www.aon.com Mail Aon Ethics Hotline, 200 East Randolph Street, Chicago, IL 60601 Fax (866) 206-4295) Contact information in US Corporate Human Resources (877) 266-4677 Corporate Information Security Hotline (888) 773-2547 Corporate Law Division (312) 381-3017 Corporate Compliance Department (312) 381-3328 Corporate Employee Assistance Program (800) 510-9351 or (312) 381-3218 Corporate Director of Global Security and Crisis Management (312) 381-3100 Non-management Directors of the Board of Directors Through www.aon.com Vice President - Internal Audit: through the Ethics Hotline or by mail at 200 East Randolph Street, Chicago, IL 60601
17
Interne Communicatie
Aon Nederland www.aon.nl
2223aa
Rotterdam Admiraliteitskade 62, 3063 ED Postbus 518, 3000 AM Rotterdam tel: 010 448 89 11
