gravita
Handleiding PSU Relatiebeheer V1
Algemeen Het programma PSUR V1 is zeer uitgebreid adressen beheer programma, en dient de spil te zijn van zowel bedrijf als huishouding als de PSU applicatiestructuur. Alle adressen die gebruikt worden in de PSU applicaties zullen in dit programma te vinden zijn, met koppelingen naar de betreffende applicatie in twee richtingen. Het bevat koppelingen tussen bedrijven en personen en vrijwel onbeperkte selectiemogelijkheden. Ook bevat het programma een agenda met koppelingen naar NAW en contactinformatie. Het informatiescherm bevat naast contactinformatie een vrij veld. Dit vrije veld kan gebruikt worden om afzonderlijke onderwerpen per adres te registreren. Er kan een eigen naam aan worden gegeven. In het documentenscherm kunnen documenten, bijvoorbeeld Word, Excel worden gekoppeld en gestart. De agenda, contacten en het vrije veld kan zowel per NAW als centraal worden bekeken. De demoversie dient te worden gestart met als licentienummer ‘000000’ (zes nullen). Inhoud 1. 2. 3.
4.
5.
6
7 8
Het inlogscherm Het zoekscherm Het NAW scherm 3.1 NAW 3.2 Agenda 3.3 Informatie 3.3.1 Contacten 3.3.2 Vrij veld 3.4 Documenten 3.5 Historische gegevens Uitvoer 4.1 Uitvoer naar printer of samenvoegbestand 4.2 Instellingen Centrale agenda en informatie 5.1 Centrale agenda 5.2 Centrale informatie contacten 5.3 Centrale informatie vrij veld 5.4 Centrale informatie historische mutaties Selecties 6.1 Selecties maken en onderhouden 6.2 Selecties ingeven in de selectieschermen Koppelingen Hulpprogramma’s 8.1 Herstelprogramma 8.2 Opschonen 8.3 Persoonlijke instellingen 8.4 Systeemscherm 8.5 Memovelden
Gravita, Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal. Tel. & fax: 0599-614815. E-mail:
[email protected]. www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322.
1. Het inlogscherm Als het programma PSU Relatiebeheer start, dient eerst te worden ingelogd met initialen. Hierdoor zal elke regel en/of mutatie de initialen dragen van degene die is ingelogd. Met de knop ‘verwijderen’ kunnen initialen/namen worden verwijderd, met de knop ‘toevoegen' worden toegevoegd. Na éénmaal inloggen, zal het programma onthouden wie er was ingelogd. De volgende keer dat dezelfde persoon op dezelfde machine inlogt, zal een druk op de 'enter' toets voldoende zijn om in te loggen. Er bestaat de mogelijkheid om initialen te beschermen met een wachtwoord (zie 8.3), waardoor bij het inloggen steeds een wachtwoord moet worden ingegeven. Afbeelding A Het is belangrijk om iedere gebruiker met andere initialen in te laten loggen, zodat de informatie op het scherm betrouwbaar is. Verder zal per set initialen alle persoonlijke instellingen in alle schermen worden opgeslagen.
Het toevoegen van nieuwe initialen zal in hetzelfde scherm gebeuren als het inloggen, zoals in afbeelding B te zien is.
Afbeelding B
2. Het zoekscherm
Afbeelding C Links boven in het vak 'gebruiker' staan de initialen van de gebruiker, rechts daarvan de naam van degene die het programma gekocht heeft. Zoeken in 'selectie op soort': hier kunt u aanklikken of u bedrijven, actieve- of inactieve personen of alle ingaven op uw scherm wilt zien. Daaronder kunt u op (beginletters of -cijfers) van naam, telefoon/fax, emailadres, banknummer of woonplaats zoeken. U klikt naast de balk op 'zoeken'. In het rechterscherm zullen bedrijven of personen die u zoekt, zichtbaar worden. U kunt dubbelklikken op de gezochte naam in het rechterscherm, of klikken op 'geselecteerde NAW naar NAW scherm'. In beide gevallen opent het programma de NAW pagina met alle gegevens. Ieder ingegeven persoon of bedrijf krijgt automatisch een NAW nummer. Als u deze uit uw hoofd kent, kunt u dit ingeven naast het vakje 'opvragen op nummer'. Als u daarna op 'NAW scherm' klikt, krijgt u meteen de NAW pagina met alle gegevens (zie 3.1). In het vakje 'selectiecriteria, actief tijdens zoekopdrachten' kunnen door middel van een klik op het naastgelegen potlood, selecties worden gekozen. De selecties kunt u zelf van te voren ingeven (zie 6.1). Als u bijvoorbeeld 'zakelijk verkoop kookboeken' ingegeven hebt bij uw afnemers van kookboeken, krijgt u als u deze selectie kiest, alleen de klanten te zien die uw kookboeken kopen. Zo kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk mailings versturen naar een bepaalde doelgroep. Links onderaan het scherm kunt u aanvinken of u wel of niet selecties wilt gebruiken tijdens het zoeken of dat u, naast de opgevraagde adressen, ook de eerder door uzelf verwijderde NAW wilt laten zien. U kunt van te voren instellen (zie 8.3) of u deze vakjes aangevinkt wilt hebben tijdens het opstarten. Met de knop 'afsluiten' sluit u het programma af.
Bovenaan het zoekscherm in de titelbalk staan de opties: 'Bestand', 'Onderhoud', 'Informatie' en 'Info'. Keuze 'Bestand' Als u op 'Bestand' klikt, krijgt u 'einde' te zien. Hiermee kunt u het programma beëindigen. Keuze 'Onderhoud' Klikt u 'Onderhoud', krijgt u onderstaande keuzes.
Afbeelding D In hoofdstuk 8.1 wordt uitgelegd hoe 'Herstel bestanden' werkt. Bij 'Initialen wijzigen' krijgt u het inlogscherm van afbeelding A voor u. Daar kunt u initialen wijzigen, toevoegen of veranderen. Bij de keuze 'nieuwe relatie' krijgt u een leeg NAW scherm (zie afbeelding F). Hier kunt u alle gegevens invoeren van uw relatie. Als u kiest voor 'Opschonen', kunt u oude, ongebruikte gegevens opschonen. Dit wordt uitgelegd in hoofdstuk 8.2. Bij 'Persoonlijk' kunt u uw persoonlijke instellingen ingeven. Dit wordt uitgelegd in hoofdstuk 8.3 (afbeelding Y). U krijgt het scherm van afbeelding S te zien als u 'Selecties' kiest. Hoe u selecties kunt aanmaken, wijzigen of koppelen, leest u in hoofdstuk 6. De keuze 'Systeembestand' wordt uitgelegd in hoofdstuk 8.4 (afbeelding Z). Keuze 'Informatie' Kiest u voor 'Informatie', dat krijgt u onderstaande keuzes.
Afbeelding E Keuze 'Agenda' In hoofdstuk 5.1 (afbeelding O) wordt de 'Centrale agenda' uitgelegd. Keuze 'Contacten' In hoofdstuk 5.1 (afbeelding P) wordt de 'Centrale informatie contacten' uitgelegd. Keuze 'Historie NAW' In hoofdstuk 3.5 (afbeelding J) wordt de 'Historische gegevens' uitgelegd. Keuze 'Uitvoer' In hoofdstuk 4 (afbeeldingen K, L, M, N) wordt: 'Uitvoer' (printen / kopiëren) uitgelegd. Keuze 'Vrij veld' In hoofdstuk 5.3 (afbeelding Q) wordt: 'Vrij veld' uitgelegd. In dit voorbeeld is gekozen om de naam ‘vrij veld’ te hanteren. In het systeemscherm kan een naam worden ingegeven voor het vrije veld. Zowel in het menu op het zoekscherm als in het informatiescherm NAW en de vrije veld informatie in het globale scherm zal die ingegeven veldnaam dan weergeven. Wij hebben bijvoorbeeld zelf gekozen om het vrije veld 'licenties' te noemen, zodat alle klanten met hun bijbehorende licenties keurig geregistreerd staan.
Met dit extra menu kunnen de 'import'- en 'export' modules worden gestart. Hiervoor zijn aparte handleidingen geschreven.
3. Het NAW scherm Het 'NAW scherm' dient om adressen in te geven, maar ook de agenda, contacten, vrije velden en documenten per NAW. Er is ook een scherm waar informatie over de mutaties aan de NAW kunnen worden gelezen. Dit scherm zal worden aangeroepen door het zoekprogramma, door zichzelf, met dubbelklikken op een koppeling (zie hoofdstuk 7), of door andere applicaties uit de PSU familie.
3.1 NAW
Afbeelding F e
1 deel: algemeen Sleutel NAW Soort relatie
(Achter)naam relatie
Postadres
Postcode
Woonplaats
wordt automatisch gevuld u kunt hier aanklikken of u een persoon, bedrijf of inactief persoon wilt aanmaken. Inactieve personen zijn te koppelen aan een persoon of bedrijf. In dat geval wordt de persoon of het bedrijf de 'hoofdkoppeling'. Het soort relatie kan altijd gewijzigd worden. Het invullen van een bedrijf behoort hier volledig te zijn. Dus niet 'Hond' maar Demi de Hond VOF. Bij een persoon vult u hier alleen de achternaam in, dus alleen 'Vondel' in plaats van J. van de Vondel. Het adres invullen waar de post terecht moet komen. In de eerste plaats dus een postbus met nummer, als uw relatie geen postbusnummer heeft kunt u hier het vestigings- of huisadres invullen. Hier kunt u de postcode invullen. Dat kan zoals u dat wilt, met of zonder spaties, met of zonder hoofdletters. Het programma zet altijd automatisch 4 cijfers, spatie, 2 hoofdletters neer, zoals TPG Post dat verzoekt. Buitenlandse postcodes moeten voor 'Evt. Land' worden ingevuld, niet in het vakje 'postcodes'. Hier kunt u de woonplaats invullen. Dat mag in kleine of hoofdletters. Het programma zet automatisch alles in hoofdletters, zoals TPG Post dat verzoekt.
Evt. Land
Hier kunt u het land invullen waar uw relatie gevestigd is. Als dit in Nederland is, hoeft dit niet ingevuld te worden. Op het etiket wordt het land altijd in hoofdletters afgedrukt, daar TPG Post dit verzoekt. e Aanhef (1 regel adres) Als u dit veld leeg laat, komt op het etiket bijvoorbeeld J. van de Vondel te staan. Mocht deze persoon bij Gravita werken, kunt u bij 'Aanhef' Gravita invullen. Dan komt op het etiket te staan: Gravita De heer J. van de Vondel Op die manier kunt u bij 'Aanhef' invullen wat u wilt. e
2 deel: persoonlijk (deze velden worden alleen weergegeven bij 'personen' of 'inactieve personen'. Voorletters Hier kunt u eventueel een titel en de voorletters van de relatie invullen. Tussenvoegsel Hier kunt u tussenvoegsels invullen (de, van de, van 't, enz.). Geslacht Als u hier een 'm' of een 'v' invult, komt op het etiket: de heer (of mevrouw)… Functie Hier kunt u de functie van een 'persoon' of 'inactief persoon' vermelden. e
3 deel: communicatie Telefoonnummers In deze twee vakjes kunt u vaste- en mobiele telefoonnummers plaatsen. Faxnummers In deze twee vakjes kunt u faxnummers vermelden. Emailadres 1 Hier kunt u het emailadres van de relatie neerzetten. Een klik op het envelopje naast de balk zorgt dat u meteen in uw emailprogramma terecht komt met het ingevulde emailadres als ontvanger. Alleen Emailadres 1 zal bij een mailing per e-mail worden opgenomen. Emailadres 2 Hetzelfde als bij 1. Het emailadres zal niet op een mailinglijst voorkomen. Website 1 (+2) Hier kunt u de internetpagina van uw relatie neerzetten. Een klik op het wereldbolletje ernaast zorgt dat de internetbrowser gestart wordt en de pagina van uw relatie weergeeft. e
4 deel: financieel Banknummer1 (+2)
In deze vakjes kunt u de banknummers van uw relatie plaatsen. Een banknummer bestaat altijd uit 10 cijfers. Als u er bijvoorbeeld slechts 7 plaatst, zal het programma er vanzelf drie nullen voorzetten.
e
5 deel: systeemgegevens Intern nummer Hier komt het nummer van de NAW te staan. Laatste wijziging Hier komt de datum van de laatste wijziging met de initialen van degene die de laatste keer de NAW gewijzigd heeft. Verwijderdatum Als een NAW verwijderd is, komt de datum van de verwijdering hier te staan. Etiket Geeft de mogelijkheid om één etiket af te drukken van het huidige adres. Markeer Markeert het huidige adres op de markeringslijst. Alle adressen op de markeringslijst kunnen worden afgedrukt met de module Uitvoer (zie 4.1) e
6 deel: Selecties
Met een druk op deze knop kunt u selecties kiezen of laten vervallen. Als u tijdens het selecteren de 'Ctrl' toets vasthoudt, kunt u meerdere selecties per NAW kiezen. De selecties kunt u naar eigen inzicht ingeven (zie hoofdstuk 6). Voordat u deze optie kiest, moet eerst de NAW opgeslagen worden.
e
7 deel: Koppelingen
Een koppeling dient om verschillende NAW regels te koppelen aan elkaar. In het NAW scherm worden de koppelingen weergegeven. Dit kunnen koppelingen zijn tussen bijvoorbeeld een bedrijf met meerdere ingegeven werknemers of afdelingen, maar ook koppelingen tussen bijvoorbeeld familieleden. Door in het NAW scherm te dubbelklikken op een koppeling, zal er een nieuw NAW scherm worden geopend, en de aangegeven NAW zal worden weergegeven. Een hoofdkoppeling gaat iets verder. Het getoonde adres zal worden aangepast met de adresgegevens van de hoofdkoppeling. Het adres van de hoofdkoppeling is dus altijd leidend (zie hoofdstuk 7). Een ander soort koppeling is de uitzonderingskoppeling. Deze koppeling is hoofdzakelijk gemaakt voor privé doeleinden, maar ook wel zakelijk bruikbaar.
Verwijderen
Opslaan Afsluiten
Het geeft namelijk de mogelijkheid om voor een groep mensen altijd één adres te selecteren. Om van deze koppeling gebruik te maken dient één adres te worden aangemaakt als persoon of bedrijf. De overige adressen dienen te koppelen met dit adres als hoofdkoppeling, de personen moeten zijn aangemaakt als inactief. Het etikettenprogramma zal als dit is aangegeven een korte aanhef vóór de naam invoegen die de gebruiker zelf kan kiezen (zie hoofdstuk 4). Zo kan op deze manier voor één familie of bedrijf, op één adres, één etiket worden aangemaakt met als ‘geslacht’ bijvoorbeeld fam. Tijdens het zoeken zullen wel altijd alle leden van zo’n groep worden weergegeven, op etiketten, als dat zo is opgegeven (zie hoofdstuk 4), niet. Voordat u deze optie kiest, moet eerst de NAW opgeslagen worden. De verwijderknop zal een NAW niet echt verwijderen. Het zal alleen bij het veld ‘verwijderdatum’ een datum ingeven. Bij zoekacties zal de NAW niet worden weergegeven. Alleen als 'verwijderde NAW tonen' aangevinkt staat in het zoekscherm kunt u deze NAW bekijken. Het definitief verwijderen van NAW gebeurt met het programmaonderdeel ‘opschonen’ (zie hoofdstuk 8.2), waarmee tot een bepaalde datum verwijderde record definitief worden verwijderd. Hiermee slaat u de NAW op. U moet eerst de NAW opslaan voordat u de selecties en koppelingen kunt gebruiken. Hiermee sluit u het NAW scherm.
Het knopje klembord naast het adres, geeft de mogelijkheid om het adres, juist geformatteerd, naar het klembord te verplaatsen. Daarna kan bijvoorbeeld in een tekstverwerker het adres in een brief worden gezet met ‘plakken’. Bijvoorbeeld: Demi de Hond V.O.F. Postbus 987123 3000 AA UTRECHT
3.2 Agenda
Afbeelding G Links bovenaan in het scherm staat de gebruiker vermeldt, rechts bovenaan de koper van het programma. Daaronder staat in een vak de klant vermeld. Afspraken: Datum Tijd Omschrijving Voor
Schoon scherm Opslaan Memoveld knop
Een afspraak invullen ddmmjj, bijvoorbeeld 30052004. Een tijdstip invullen als volgt: uumm, bijvoorbeeld 1330. Deze ingevulde regel zal in de agenda en in de centrale agenda te zien zijn. Naast het invulvak kunt u op het pijltje klikken om een keuze te maken, dan zullen agendahouders verschijnen. U kunt hier ook de beginletter typen van de initialen van de benodigde persoon, dan krijgt u de eerste medewerker met deze beginletter. Als u op deze knop klikt, zullen alle ingegeven tekens verwijderd worden. Klikken op deze knop zal de gegevens opslaan die u ingegeven hebt. Als u eenmaal een afspraak ingegeven hebt en opgeslagen, kunt u de regel die in het veld verschijnt aanklikken. Deze zal donkerblauw worden. Daarna drukt u op de memoveld knop. Hier kunt u een extra regel ingeven. Als het extra memoveld is ingevuld, klikt u op de knop 'klaar'. Het memoveld is dan aan de agendaregel toegevoegd. Achter de afspraak zal het woord 'memo' verschijnen. Het is niet verplicht deze extra memo toe te voegen.
Een dubbelklik op een agendaregel zal de regel uit de agenda verwijderen, en de velden in het afsprakenscherm invullen. De afspraak kan op deze wijze worden gewijzigd. Om het agendapunt weer op te nemen in de agenda, dient op ‘opslaan’ te worden gedrukt.
3.3 Informatie 3.3.1 Contacten
Afbeelding H Contacten Hier kunt u alle contacten met klanten, leveranciers e.d. invullen. Op deze manier kunt u precies weergeven welke contacten u met de bewuste relatie hebt gehad. Datum
Geef de datum in als volgt: ddmmjjjj. Als u op 'return' drukt, verschijnt de huidige datum. Dit is vooral handig als u telefonisch contact hebt. U kunt meteen ingeven waar het gesprek over gaat. Tijd Geef het tijdstip in als volgt: uumm of druk op 'return' voor de huidige tijd. Soort contact Als u op het naastgelegen pijltje klikt, kunt u kiezen uit: 'telefonisch contact', 'mobiel', 'fax', 'e-mail', 'brief', 'persoonlijk' of 'overig'. Omschrijving Hier kunt u de inhoud weergeven van uw contact. Schoon scherm Als u op deze knop klikt, zullen alle ingegeven tekens verwijderd worden. Opslaan Klikken op deze knop zal de gegevens opslaan die u ingegeven hebt. Memoveld gesel. regel Als u eenmaal een contact ingegeven hebt en opgeslagen, kunt u de regel die in het veld verschijnt aanklikken. Deze zal donkerblauw worden. Daarna drukt u op de 'memoveld geselecteerde regel' knop. Hier kunt u een extra regel ingeven. Als het extra memoveld is ingevuld, klikt u op de knop 'klaar'. Het memoveld is dan aan de contactregel toegevoegd. Achter het contact zal het woord 'memo' verschijnen. Het is niet verplicht deze extra memo toe te voegen. Een regel die met dubbelclick wordt geselecteerd, zal worden verwijderd uit de contactenlijst. De velden van het 'contacten ingavescherm' zullen worden ingevuld. Na wijzigen kan de contactregel weer worden opgenomen door op de ‘opslaan’ knop te drukken.
3.3.2 Vrij veld Voor de afbeelding zie 3.3.1. In dit voorbeeld is gekozen om de naam ‘vrij veld’ te hanteren. In het systeemscherm kan een naam worden ingegeven voor het vrije veld. Zowel in het menu op het zoekscherm als in het informatiescherm NAW en de 'vrije veld informatie' in het globale scherm zal die ingegeven veldnaam dan worden weergegeven. Gravita heeft bijvoorbeeld gekozen om in het 'vrije veld' de verkochte licenties op te slaan. Een regel die met dubbelclick wordt geselecteerd, zal worden verwijderd uit de vrije veldenlijst. Het veld van het ingave deel 'vrije velden' zal worden ingevuld. Na wijzigen kan de vrije veldregel weer worden opgenomen door op de ‘opslaan’ knop te drukken.
3.4 Documenten
Afbeelding I U kunt documenten welke uw relatie aangaan toevoegen op dit scherm. Dit kunnen allerlei documenten zijn zoals brieven, Excel documenten, ingescande documenten, e-mail. Als u op de knop 'toevoegen' drukt, kunt u door middel van de browser een document kiezen. U kunt op het document dubbelklikken of op de knop 'openen' klikken, dan verschijnt het bewuste document in het scherm. De knop 'openen' zal opgeslagen documenten openen. De knop 'verwijderen' verwijdert de documenten. Let op: de bestanden worden uit de lijst verwijderd, niet van het opslagmedium! Als u eerder ingegeven documenten wilt zien, drukt u op de knop 'scherm vullen/verversen'. Om het programma te ontlasten, worden de documenten niet automatisch zichtbaar bij het openen van het scherm 'Documenten'. De radioknoppen 'Alleen bestandsnamen' of 'Bestandsnamen en paden' laat respectievelijk alleen documentnamen zien of met paden: de naam van de schijf waarop het document zich bevind en de directories.
3.5 Historische mutaties
Afbeelding J Op het scherm 'Historische mutaties' zult u, als u de knop 'vul scherm' aanklikt, alle wijzigingen zien welke voor deze bewuste relaties ooit zijn ingegeven. Zo is altijd na te gaan wie welke wijziging ooit heeft ingegeven. Tevens een archivering van het oude adres na verhuizing. Ook deze zijn op te schonen zoals beschreven in hoofdstuk 8.2.
4. Uitvoer 4.1 Uitvoer naar etiketten of samenvoegbestand
Afbeelding K Bij het scherm 'uitvoer adressen' kunt u adressen selecteren om hiervan etiketten te laten afdrukken op speciaal daarvoor bestemd papier. Bij 'Sortering' kunt u kiezen uit 'naam', 'telefoon / fax', 'e-mail', 'bank', 'woonplaats', 'NAW nummer' of markeringen. Door middel van een klik op het potloodknopje bij het scherm 'op selectiecriteria opnemen' kunt u de bewuste adressen selecteren. Voorbeeld: alle relaties die kookboeken van u gekocht hebben, of alle potentiële klanten die documentatie aangevraagd hebben. Bij hoofdstuk 6: 'Selecties', kunt u zien hoe u deze categorieën in kan geven. Door middel van een klik op het potloodknopje bij het scherm 'op selectiecriteria uitsluiten' kunt u adressen selecteren die u wilt uitsluiten. De selecties of uitsluitingen werken niet als bij ‘Sortering’ is gekozen voor ‘markeringen’. Alle adressen die op de markeringslijst staan zullen worden afgedrukt of naar het samenvoegbestand worden geplaatst. 'Uitzondering koppeling': op afbeelding K ziet u weergegeven hoe u uitzonderingen kunt gebruiken. U kunt op deze wijze voor twee personen 1 etiket afdrukken. Als u in het witte vakje bijvoorbeeld Fam. typt, komt er op het etiket te staan: Fam. de Groot met daaronder het adres.
Op deze wijze kunt u tevens uitsluiten dat 5 verschillende mensen bij 1 firma 5 brieven krijgen: door 4 personen inactief te maken, krijgt u slechts 1 etiket. Bij 'Uitvoeren naar' kunt u kiezen of u uw gegevens rechtstreeks naar de printer wilt sturen, een samenvoegbestand of een adresboekuitvoer wilt maken . Als u 'samenvoegbestand' kiest en dan klikt op uitvoeren, krijgt u een browser waar u uw document kunt opslaan. Kiest u voor e-mail csv bestand, kunt u met de geselecteerde e-mail adressen een mailing sturen. Klik op de knop 'Uitvoeren'. Het programma laat de Verkenner zien. U kunt een naam kiezen voor te bewaren bestand en eventueel een map. Klik dan op de knop 'Opslaan'. Het bestand is opgeslagen als .csv bestand. Ga naar uw emailprogramma. In Outlook (Express) werkt het als volgt: kies daar in menu 'Extra' voor 'Adresboek'. Kies in het menu 'Bestand' voor 'Importeren' en kies 'Ander adresboek'. Kies 'Tekstbestand' en klik op 'Importeren'. Klik op 'Bladeren' en kies het .csv bestand wat u zojuist opgeslagen hebt. Klik op 'Volgende'. Er zijn drie regels aangevinkt. Klik op 'Voltooien'. U kunt nu een mailing maken. Achter alle relevante adressen staat: PSUR mailing. Door op 'Telefoon thuis' te klikken kunt u alle adressen boven (of onder) neerzetten, waarna u ze gemakkelijk allemaal kunt selecteren.
Afbeelding L Als u kiest voor 'uitvoeren naar printer' (zie afbeelding K) krijgt u afbeelding L te zien. Op dit blad kunt u door middel van een klik op een bepaalde plaats aangeven waar op het etiketblad met afdrukken begonnen moet worden. Dit is handig als u eerder bijvoorbeeld 2 etiketten heeft afgedrukt, dan kunt u het blad gewoon opnieuw gebruiken zonder hoogten e.d. in te hoeven stellen.
Afbeelding M Als u op de knop 'OK' hebt gedrukt op het scherm van afbeelding L, krijgt u het scherm van afbeelding M. Op het moment dat dit scherm zichtbaar is, kan vanuit de directory waar PSUR is geïnstalleerd het bestand PSUR{iii.}PR (iii=initialen) worden geopend met bijvoorbeeld 'Kladblok'. De adressen kunnen eventueel worden aangepast. Het is wel belangrijk op te letten dat er geen verschuiving van regel en dergelijke plaats vindt.
4.2 Instellingen uitvoer
Afbeelding N Op het scherm 'Uitvoer adressen', tabblad 'Printerinstellingen' staat precies uitgelegd hoe u de instellingen voor het printen kunt wijzigen. Als u op de knop 'standaard' klikt, krijgt u de standaardinstellingen terug, klikt u op de knop 'opslaan', worden de laatste instellingen opgeslagen.
5. Centrale agenda en informatie centrale contacten en vrije velden De centrale agenda kan, naast agendapunten ingegeven via de NAW, ook algemene agendapunten bevatten. Zo kan de volledige agenda van een bedrijf, afdeling of huishouden centraal worden bijgehouden. De 'informatie contacten' kan in totaliteit bekeken worden op datum en tijd. Zo staat in één scherm duidelijk wat de contacten van het bedrijf of huishouden zijn geweest. Ook de 'vrije velden' zijn centraal te zien. De bruikbaarheid van dit scherm hangt natuurlijk af van het gekozen onderwerp voor het vrije veld.
5.1 De centrale agenda
Afbeelding O In het algemene scherm ziet u alle afspraken per geselecteerde gebruiker of van de in de centrale agenda ingegeven onderwerpen. U kunt in het scherm 'De agenda van' een gebruiker selecteren. Als u de 'Ctrl' toets vasthoudt tijdens het selecteren, kunt u meerdere of alle gebruikers selecteren. Alle afspraken van de geselecteerde gebruikers verschijnen daarna in het algemene scherm. Bij 'Agendapunt ingeven of wijzigen' kunt u op dezelfde wijze een afspraak maken als in de agenda per gebruiker (zie hoofdstuk 3.2).
5.2 Centrale informatie contacten
Afbeelding P Op het scherm 'informatie contacten' ziet u na een klik op de knop 'Vul scherm' alle contacten die in een bepaalde periode zijn ingegeven. De periode kunt u veranderen. Als u de memo's wilt bekijken van een bepaald contact, selecteert u met één klik de datum van het contact wat u wilt zien en drukt dan op de knop 'Memoveld'. Als u op de knop 'klaar' klikt, komt u weer terug in het scherm informatie contacten.
5.3 Centrale informatie vrije velden
Afbeelding Q Het scherm 'informatie vrij veld' geeft u een totaaloverzicht van de ingegeven vrije velden. Als u een regel selecteert en daarna op de knop 'memoveld' klikt, krijgt u de eventuele ingevulde memo te zien.
5.4 Centrale informatie historische mutaties
Afbeelding R In het scherm 'centrale informatie historische mutaties' kunt u zien welke mutaties er gemaakt zijn. De initialen van degene die in de bestanden gewerkt hebben staan ook genoteerd.
6 Selecties De 'selecties' vormen een krachtige mogelijkheid binnen het programma. Er kunnen vrijwel ongelimiteerd selecties worden gemaakt, en er kunnen vrijwel zonder limiet selecties worden toegevoegd aan één adres. Elke mogelijke vraag die bedacht kan worden als selectiemogelijkheid kan worden ingegeven en aan adressen worden gekoppeld. Zo kan er een hoofdgroep debiteuren zijn, met een subgroep slechte klanten, een subgroep goede klanten én een subgroep kerstpakket, waar relaties uit beide selectiegroepen in voorkomen. Selecties dienen in PSU Relatiebeheer voor het zoeken/selecteren in het zoekscherm en het selecteren of uitzonderen in het uitvoerprogramma (zie 4).
6.1 Selecties maken en onderhouden
Afbeelding S In het scherm 'onderhoud selectiecriteria' kunt u nieuwe selecties invoeren, selecties verwijderen of veranderen. Voor een nieuwe selectie geeft u zes cijfers in. Het is misschien prettig werken als u alle selecties zoveel mogelijk van te voren bedenkt zodat selecties die bij elkaar horen onder 1 hoofdstuk kunnen staan. Bijvoorbeeld: 100000 Verkoop boeken, 100100 Verkoop kookboeken, 200000 Leveranciers, 200100 Leveranciers kantoorartikelen. Als u nummers overslaat, kunt u later altijd nieuwe selecties ertussen voegen. Als u op een selectie dubbelklikt, komt het nummer en de omschrijving in de desbetreffende hokjes te staan. Nu kunt u een selectie veranderen. Drukt u op de knop 'verwijderen', wordt de selectie en het nummer verwijderd. Als u op 'opslaan' klikt, wordt de selectie opgeslagen. De knop 'schoon scherm' maakt de vakjes 'nummer' en 'omschrijving' weer leeg. Als er een sterretje achter de selectienaam staat, is de selectie in gebruik. Dan is het beter de selectie niet te verwijderen.
6.2 Selecties ingeven in de selectieschermen
Afbeelding T
Afbeelding U Het scherm 'koppelen selecties' is te vinden op het hoofdscherm. Op het hoofdscherm klikt u op het potlood (zie afbeelding T), dan komt u in het scherm van afbeelding U. Hier kunt u de selecties aanklikken waar u op wilt zoeken in het hoofdscherm. Als u de 'ctrl' toets ingedrukt houdt tijdens het selecteren, kunt u meerdere selecties kiezen. De knop 'selecties uit' zorgt ervoor dat er geen selecties geselecteerd zijn. Als u één of meerdere keuzes gemaakt hebt, klikt u op 'klaar'. Het scherm sluit en u gaat terug naar het hoofdscherm (afbeelding C). Daar ziet u onder het knopje 'Selectiecriteria, actief tijdens zoekopdrachten' welke selecties u gekozen heeft. Als u dan op bijvoorbeeld 'Naam' zoekt, zal het programma alle namen weergeven die de gekozen selecties in zich hebben.
7 Koppelingen
Afbeelding V Een koppeling dient om verschillende NAW regels te koppelen aan elkaar. In het 'NAW scherm' worden de koppelingen weergegeven. Dit kunnen koppelingen zijn tussen bijvoorbeeld een bedrijf met meerdere ingegeven werknemers of afdelingen, maar ook koppelingen tussen bijvoorbeeld familieleden. Door in het NAW scherm te dubbelklikken op een koppeling, zal er een nieuw NAW scherm worden geopend, en de aangegeven NAW zal worden weergegeven. Een hoofdkoppeling gaat iets verder. Het getoonde adres zal worden aangepast met de adresgegevens van de hoofdkoppeling. Het adres van de hoofdkoppeling is dus altijd leidend. Voor het ingeven van een koppeling wordt altijd gezocht op naam. Geef een (deel van de) naam in en toets 'enter', of druk de ‘zoek in NAW’ knop. Dubbelklik één van de regels. In het onderste scherm zal de gekoppelde NAW worden weergegeven. Als u in het onderste scherm dubbel klikt op een naam, zal de koppeling worden verwijderd. Door in het onderste scherm een regel te selecteren, en op de knop ‘hoofdkoppeling te drukken, zal de koppeling worden aangemerkt als hoofdkoppeling.
8. Hulpprogramma’s 8.1 Herstelprogramma
Afbeelding W Het herstelprogramma zult u vrijwel nooit zien, maar komt automatisch naar boven als er na schijfbeschadigingen of stroomstoringen fouten zijn geconstateerd. Druk dan op de knop 'Start herstel'. Het programma zal eventueel beschadigde bestanden herstellen. Beëindig dit programma zo snel mogelijk na herstel, andere gebruikers kunnen niets in het programma doen als het open staat.
8.2 Opschonen
Afbeelding X Bij 'opschonen bestanden' heeft u de keuze uit verschillende tabbladen. U kunt 'verwijderde relaties', 'historie mutaties', 'agenda algemeen', 'agenda relaties' en 'contacten opschonen'. Naast de knop 'Analyse' in afbeelding X ziet u de uitleg van deze knop. Als u in het datumvakje een datum intypt, zal het programma alle mutaties verwijderen die vóór deze datum ingegeven zijn. Let wel: voor de NAW zullen alleen eerder verwijderde regels worden weggegooid.
8.3 Persoonlijke instellingen
Afbeelding Y In het scherm 'persoonlijke instellingen' kunt u aangeven of op uw start (zoek)scherm selecties of verwijderde NAW's getoond worden. U vinkt in dat geval het betreffende hokje aan. U kunt in dit scherm ook aangeven of bij het opstarten van het relatiebeheer programma een wachtwoord ingegeven moet worden.
8.4 Systeembestand
Afbeelding Z In het systeembestand ziet u de naam van de gebruiker, het licentienummer (door Gravita aan de koper uitgegeven), de omschrijving van het vrije veld (zie hoofdstuk 5.3), het versienummer van het programma, het interne autonummer en de initialen en de datum van de laatste persoon die dit scherm gewijzigd heeft. Geef voor de demoversie bij licentienummer ‘000000’ (zes nullen) in.
8.5 Memovelden
Afbeelding AA
Afbeelding AB De memovelden zijn in verschillende onderdelen eerder uitgelegd. Afbeelding AA laat de knop zien die naast alle memovelden staan. Het woord 'memo' zal, eenmaal ingevuld, altijd naast het betreffende onderwerp komen te staan.
