De CMR-vrachtbrief
Handleiding voor transportbedrijven
Transport en Logistiek Nederland Plein van de Verenigde Naties 15, Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer Telefoon 079-3636111, fax 079-3636200, e-mail
[email protected], internet www.tln.nl Nadere informatie: 0900-TLNINFO (0900-8564636), 10 eurocent p.m. 2001 Transport en Logistiek Nederland (2 druk) e
Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt d.m.v. druk, fotokopie, microfilm, of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Transport en Logistiek Nederland. Hoewel de uitgave met de meeste zorg is samengesteld, kan door Transport en Logistiek Nederland geen enkele aansprakelijkheid worden aanvaard voor de gevolgen van eventueel in deze uitgave voorkomende onjuistheden of onvolkomenheden.
DE INHOUDSOPGAVE
pagina Index per vakje
4
Index per onderwerp
5
De introductie
7
1.
De echte afzender
8
2.
De geadresseerde
10
3.
Het in ontvangst nemen van de goederen
12
4.
De goederen en hun kenmerken
14
5.
De goederenomschrijving
16
6.
De instructies van de afzender
18
7.
De betaling
20
8.
Het remboursement
22
9.
De vervoerder
24
10. De opvolgende vervoerder
26
11. De voorbehouden en de opmerkingen
28
12. De speciale overeenkomsten
30
13. De datum en de plaats
32
14. De ondertekening
34
De bijlagen
36
• • • •
Model CMR-vrachtbrief Lijst met voorbeelden van voorbehouden Model aanmaning Vrachtbrief invulsoftware BTMS-DocFlow® + demo
37 38 39 40 - 42
INDEX PER VAKJE 1) pagina Vakje 1
8,9,24,25,34,35
Vakje 2
10,11
Vakje 3
10,11
Vakje 4
12,13
Vakje 5
12,13
Vakje 6
14,15
Vakje 7
14,15,16
Vakje 8
14,15
Vakje 9
16,17
Vakje 10
16,17
Vakje 11
16,17
Vakje 12
16,17
Vakje 13
18,19
Vakje 14
20,21
Vakje 15
22,23
Vakje 16
10,24,25,31
Vakje 17
26,27,31
Vakje 18
15,19,28,29,31
Vakje 19
30,31
Vakje 20
30,31
Vakje 21
32,33
Vakje 22
34,35
Vakje 23
31,34,35
Vakje 24
1
) De vetgedrukte nummers verwijzen naar de pagina’s “Samenvatting en aandachtpunten”.
34,35
INDEX PER ONDERWERP 1) vakje 7
pagina 14, 15,16
Aard der goederen
9
16,17
Afleveradres
3
10,11
Afzender
1
8,9,24,25,34,35
Brutogewicht
11
16,17
Documenten
5
12,13
14
20,21
2
10,11
Goederen ontvangen
24
34,35
Handtekening en stempel van afzender
22
34,35
Handtekening en stempel van vervoerder
23
31,34,35
Instructies afzender
13
18,19
Merken en nummers
6
14,15
Opgemaakt te
21
32,33
Opvolgende vervoerders
17
26,27,31
4
12,13
Remboursement
15
22,23
Speciale overeenkomsten
19
30,31
Statistieknummer
10
16,17
Te betalen door
20
30,31
Vervoerder
16
10,24,25,31
Volume in m
12
16,17
Voorbehoud en opmerkingen vervoerder
18
15,19,28,29,31
8
14,15
Aantal colli
Frankeringsvoorschrift Geadresseerde
Plaats en datum van inontvangstneming
3
Wijze van verpakking
1
) De vetgedrukte nummers verwijzen naar de pagina’s “Samenvatting en aandachtpunten”.
DE INTRODUCTIE
Aan het op de juiste manier invullen van de CMR-vrachtbrief wordt in de praktijk veelal te weinig aandacht geschonken. Het belang van de vrachtbrief wordt blijkbaar onderschat, terwijl dit het belangrijkste middel is om de positie van de betrokken partijen in vast te leggen. Uit de dagelijkse praktijk van de juridische adviesafdeling van Transport en Logistiek Nederland blijkt dat de vervoerder bij een schadeclaim vaak al op een achterstand staat als hij niet beschikt over een juist en volledig ingevulde vrachtbrief. In het CMR-Verdrag is nergens geregeld wie van de partijen bij de vervoerovereenkomst de vrachtbrief moet invullen. Er is alleen geregeld welke gegevens op de vrachtbrief moeten worden vermeld en wie voor de juistheid en volledigheid van die gegevens verantwoordelijk is. Dit is ook zichtbaar op de vrachtbrief. De vervoerder is verantwoordelijk voor de gegevens in de dik omrande vakjes op de CMR-vrachtbrief, en de afzender voor de overige gegevens. Een goed ingevulde vrachtbrief is in het belang van zowel de afzender als de vervoerder. In de eerste plaats omdat duidelijkheid over de positie van de betrokken partijen een hoop ergernis en in het ergste geval een langdurige juridische procedure kan voorkomen. In de tweede plaats omdat het CMR-Verdrag (art. 7) de afzender verantwoordelijk houdt voor schade als gevolg van onnauwkeurigheid of onvolledigheid van een aantal gegevens. Kortom: alle partijen zijn gebaat bij duidelijkheid en, in geval van schade aan de goederen, bij een snelle en correcte afwikkeling van de schadeclaim. Het is belangrijk goed onderscheid te maken tussen de verschillende partijen bij de vervoerovereenkomst. De afzender wordt vaak verward met de aflader. De afzender is de opdrachtgever van de vervoerder, te weten; degene met wie de vervoerovereenkomst wordt gesloten. De aflader is degene waar de goederen geladen worden. Dit kunnen verschillende bedrijven zijn. Hetzelfde geldt voor de geadresseerde en de ontvanger. De geadresseerde kan iemand anders inschakelen om de goederen namens hem in ontvangst te nemen. Daarnaast komt het veel voor dat de vervoerder zelf de rol van afzender (opdrachtgever) op zich neemt. Dit is het geval als hij het aan hem opgedragen vervoer uitbesteedt aan een collega. Om de leden van Transport en Logistiek Nederland een handvat te geven voor het invullen van de CMR-vrachtbrief is in het vakblad Transport en Logistiek een artikelenreeks over dit onderwerp verschenen. Deze artikelen zijn in dit handboek gebundeld en per vakje van de vrachtbrief aangevuld met een samenvatting en aandachtspunten. Het invullen van vrachtbrieven kan sterk worden vereenvoudigd door gebruik te maken van het speciale invulsoftwarepakket BTMS-DocFlow®. Dit pakket wordt geleverd door Beurtvaartadres B.V. in Den Haag. Om kennis te kunnen maken met de mogelijkheden die deze software biedt is een demo CD-Rom bijgevoegd. Meer informatie over BTMSDocFlow® is te vinden in de bijlagen van deze handleiding.
7
1.
DE ECHTE AFZENDER
De CMR-vrachtbrief is ingewikkelde kost. Het document is het juridisch bewijs van de vervoeropdracht. Onjuist invullen van dit document kan verstrekkende gevolgen hebben.
Een vaak veronachtzaamd punt bij het opmaken van de CMR-vrachtbrief is het invullen van de afzender (vakje 1). Zowel de opdrachtgever als de vervoerder kan de vrachtbrief invullen. Maar de vervoerder doet er goed aan deze zelf te controleren. Als het fout gaat, blijft hij met de brokken zitten. Volgens het CMR-Verdrag levert de vrachtbrief het bewijs over de identiteit van de opdrachtgever, behoudens tegenbewijs. Die identiteit van de opdrachtgever is zichtbaar in vakje 1. De identiteit is van belang, omdat alleen de afzender de vervoerder instructies kan geven over de manier waarop hij onderweg met de goederen moet omgaan. De afzender in vakje 1 is de contractuele wederpartij van de vervoerder. Dat is in principe ook diegene die de vervoerder voor zijn werk zal betalen. Het verwarrende is, dat vakje 1 soms wordt gelezen als het afhaaladres, maar dat is dus niet juist. De afzender heeft als opdrachtgever de beschikkingsbevoegdheid over de goederen. Hij kan zelfs onderweg nog instructies geven over de behandeling ervan, bijvoorbeeld door een andere plaats van lossing op te geven. De omstandigheden waaronder de beschikkingsbevoegdheid over gaat op de geadresseerde zijn omschreven in artikel 12 van het CMR-Verdrag. De afzender in vakje 1 is ook diegene die door de vervoerder moet worden geïnformeerd als het vervoer wordt onderbroken. Sterker, de vervoerder is verplicht in internationaal vervoer nadere instructies te vragen aan de persoon in vakje 1. Een voorbeeld is een blokkade van het Franse wegennet. Een vervoerder is dan verplicht de afzender te vragen hoe nu verder te handelen. Een andere vervoerder of een expediteur kan trouwens ook optreden als afzender. In die gevallen moet de vervoerder zich tot hem richten. Overigens zegt artikel 16 van het CMRVerdrag dat de afzender verplicht is de kosten te vergoeden die de uitvoering van de ontvangen instructies met zich meebrengt. Een extra bewijs dat het belangrijk is om vakje 1 goed in te vullen.
8
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 1: (Afzender (naam, adres, land)) • Vul hier de gegevens van de afzender in. Dat is de partij waarmee de vervoerder een vervoerovereenkomst sluit. De afzender is dus uw opdrachtgever en diegene die in principe uw vrachtnota moet betalen; • Verwar de afzender niet met het bedrijf waar geladen moet worden. Dit kunnen verschillende bedrijven zijn; • Let er op dat u alleen instructies opvolgt van diegene die partij is bij de vervoerovereenkomst. In vrijwel alle gevallen is het de afzender (uw opdrachtgever), die het recht heeft om de vervoerder instructies te geven; • Informeer de afzender (uw opdrachtgever) direct, zodra u de vervoerovereenkomst niet meer kunt uitvoeren zoals overeengekomen; • Vraag de afzender (uw opdrachtgever) zonodig om nieuwe instructies en bevestig deze bij voorkeur schriftelijk.
Eigen instructies of aantekeningen: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
9
2.
DE GEADRESSEERDE
Iedere partij bij de vervoerovereenkomst heeft een aantal rechten en plichten. Het is belangrijk te weten wie de partijen zijn. De vrachtbrief is een middel om de partijen in kaart te brengen.
Bij een vervoerovereenkomst zijn in eerste instantie slechts twee partijen betrokken: de vervoerder (vakje 16) en zijn contractuele wederpartij, de afzender (vakje 1). De derde partij is de geadresseerde (vakje 2), maar die komt pas in beeld als hij de goederen wil ontvangen. Op het moment dat het tweede exemplaar van de vrachtbrief aan de geadresseerde wordt overhandigd en/of de goederen aan hem worden afgeleverd, gaat volgens het CMRVerdrag de beschikkingsbevoegdheid van de afzender over op de geadresseerde. Hij treedt op dat moment toe tot de vervoerovereenkomst en verkrijgt daardoor bepaalde rechten en plichten. Als het moment van overgang van de beschikkingsbevoegdheid niet duidelijk is, dan is het verstandig om instructies van de geadresseerde voor te leggen aan de afzender. De geadresseerde heeft als beschikkingsbevoegde het recht om instructies aan de vervoerder te geven, en bij schade, verlies of vertraging een claim bij de vervoerder in te dienen. In de meeste gevallen zal een claim echter worden afgehandeld door de afzender. Daarnaast heeft de geadresseerde verplichtingen, zoals het voldoen van de kosten die uit de vrachtbrief blijken. Bijvoorbeeld het betalen van vracht bij ongefrankeerde zendingen. De geadresseerde moet niet worden verward met de ontvanger. Een ontvanger treedt namens de geadresseerde op. De ontvanger die is ingeschakeld om de goederen in ontvangst te nemen, treedt zelf niet toe tot de vervoerovereenkomst en verkrijgt dus geen rechten en plichten. Wel kan hij bij schade en/of manco’s namens de geadresseerde voorbehouden op de vrachtbrief aantekenen. De vervoerder is verplicht de goederen op de overeengekomen bestemmingsplaats af te leveren (vakje 3). Dit kan het adres van de geadresseerde zijn, maar ook dat van de ontvanger. Moet er worden afgeleverd op een specifieke plaats, bijvoorbeeld in een loods of iets dergelijks, dan moet dit nauwkeurig op de vrachtbrief worden omschreven. Met een juist ingevulde vrachtbrief weet de vervoerder bij wie hij moet laden en lossen en wiens instructies hij dient op te volgen.
10
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 2: (Geadresseerde (naam, adres, land)) • Vul hier de gegevens in van de geadresseerde. Hij is degene aan wie de goederen moeten worden afgeleverd; • Verwar de geadresseerde niet met de ontvanger. Dit kunnen verschillende bedrijven zijn. Bijvoorbeeld als de geadresseerde iemand inschakelt om de goederen namens hem in ontvangst te nemen; • De geadresseerde treedt tot de vervoerovereenkomst toe als hij de goederen in ontvangst neemt (artikel 13 CMR), en wordt daardoor beschikkingsbevoegd. Hij kan als zodanig gebruik maken van bepaalde rechten die uit de vervoerovereenkomst voortvloeien. Bijvoorbeeld het recht om schade bij de vervoerder te claimen; • De geadresseerde kan al beschikkingsbevoegd worden vanaf het moment dat de vrachtbrief is opgemaakt, mits dit door de afzender (uw opdrachtgever) op de vrachtbrief is vermeld; • Bij twijfel over de beschikkingsbevoegdheid van de geadresseerde doet u er verstandig aan om de nieuwe instructies van de geadresseerde af te stemmen met de afzender (uw opdrachtgever). Instrueer ook uw chauffeur, dat hij rechtstreeks aan hem gegeven nieuwe instructies altijd eerst met de thuisbasis afstemt, alvorens ze uit te voeren. Vakje 3: (Plaats (bestemd) voor de aflevering der goederen (plaats, land) • Vul hier de afgesproken plaats van bestemming in. Dit kan een ander adres zijn dan van de geadresseerde (zie opmerking bij vakje 2). • Als op een specifieke plaats moet worden afgeleverd, vermeld dit dan op de vrachtbrief (bijvoorbeeld “in loods 7”).
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………..
11
3.
HET IN ONTVANGST NEMEN VAN DE GOEDEREN
Het moment waarop de goederen in ontvangst worden genomen verdient bijzondere aandacht. Dan begint immers de periode dat de vervoerder verantwoordelijk is voor de goederen en meegegeven documenten.
Correcte invulling van de plaats en datum van het in ontvangst nemen van de goederen (vakje 4) is belangrijker dan men zou verwachten. Met de inontvangstneming begint de periode dat de vervoerder verantwoordelijk is voor de goederen en meegegeven documenten. Dit moment speelt een rol bij het berekenen van de waarde van de goederen in geval van verlies en schade. Het is ook van belang voor het vaststellen van een eventuele verjaringstermijn bij vorderingen tot schadevergoeding. Daarnaast kan de datum voor de afzender van belang zijn in verband met leveringsverplichtingen uit een koopcontract. In het laatste geval gaat het om de verhouding koper-verkoper, waar de vervoerder buiten staat. In vakje 5 kunnen de documenten worden vermeld, die de vervoerder naast de goederen meekrijgt. Denk daarbij aan T-documenten, facturen, certificaten van oorsprong of paklijsten. De vervoerder is aansprakelijk als hij de documenten niet op de juiste wijze behandelt of als hij ze verliest. In de praktijk worden de documenten vaak niet op de vrachtbrief vermeld. Dit kan tot gevolg hebben dat het onduidelijk is of de chauffeur wel documenten heeft meegekregen. Bedacht moet worden, dat ook uit andere stukken of omstandigheden kan blijken dat er documenten met de zending zijn meegegeven. De vervoerder gaat dus niet zonder meer vrij uit als daarover niets op de vrachtbrief staat vermeld. Daarentegen is de afzender verantwoordelijk voor het ontbreken van documenten en het op de juiste manier invullen ervan. Schade die de vervoerder als gevolg van niet juist ingevulde of ontbrekende documenten lijdt, komt voor rekening van de afzender. De vervoerder kan desondanks beter niet lijdzaam toezien. Als deskundige mag van hem worden verwacht dat hij waarschuwt als hij uit bepaalde omstandigheden heeft moeten opmaken dat het douanegoederen betreft en hij desondanks geen documenten meekrijgt. Op hem rust een zekere waarschuwingsplicht.
12
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 4: (Plaats en datum van inontvangstneming der goederen (plaats, land, datum) • Vul hier de plaats en datum van het in ontvangst nemen van de goederen in; • Met de inontvangstneming begint de periode dat de vervoerder verantwoordelijk is voor de goederen en meegegeven documenten; • Daarnaast speelt dit moment een rol bij de waardeberekening ingeval van verlies of schade, en bij het vaststellen van het moment waarna geen schadeclaims meer kunnen worden ingediend (verjaring). Vakje 5: (Bijgevoegde documenten) • Vul hier eventuele documenten in die u of uw chauffeur samen met de goederen meekrijgt; • U bent als vervoerder verplicht om de meegekregen documenten op de juiste wijze te behandelen; • De afzender (uw opdrachtgever) is verantwoordelijk voor de gegevens op de documenten of het ontbreken van documenten. De vervoerder hoeft deze niet te controleren; • Als vervoerder heeft u een zekere waarschuwingsplicht. U doet er verstandig aan om te waarschuwen als u merkt dat er iets niet klopt. Bijvoorbeeld als geen documenten worden meegegeven, terwijl u vermoedt dat het douanegoederen betreft, of als bepaalde gegevens op het document duidelijk niet kloppen. Instrueer uw chauffeur om tijdig te waarschuwen.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
13
4.
DE GOEDEREN EN HUN KENMERKEN
De CMR-vrachtbrief vermeldt de goederen die moeten worden vervoerd vaak summier. Op een paar punten moet de vervoerder wel erg goed letten: het aantal colli, de uiterlijke staat van de goederen en de merken en nummers.
Het CMR-Verdrag verplicht de vervoerder bij het in ontvangst nemen van de goederen de juistheid van de vermeldingen in de vrachtbrief te controleren met betrekking tot het aantal colli (vakje 7) en hun merken en nummers (vakje 6). Voor de invulling van deze gegevens is de afzender verantwoordelijk. Dit geldt in principe ook als de vervoerder de vrachtbrief invult. Het op de vrachtbrief ingevulde aantal colli speelt een rol bij verlies van lading (manco). De geadresseerde of afzender zal een bij aflevering geconstateerd manco moeten bewijzen. Hiervoor hoeft hij alleen naar het op de vrachtbrief vermelde aantal te verwijzen. Als de vervoerder bij het in ontvangst nemen van de goederen geen voorbehoud op de vrachtbrief heeft gemaakt, wordt vermoed dat hij het op de vrachtbrief vermelde aantal colli ook werkelijk heeft ontvangen. Tegenbewijs is dan wel mogelijk, maar is vaak moeilijk te leveren. Is de vervoerder niet in de gelegenheid om de goederen te controleren, omdat het om containervervoer gaat of doordat in zijn afwezigheid is geladen, dan doet hij er verstandig aan om op de vrachtbrief een gemotiveerd voorbehoud te maken. Bijvoorbeeld: “controle onmogelijk, aangezien door afzender geladen werd”. De vervoerder is ook verplicht de uiterlijke staat van de goederen en hun verpakking te controleren. De wijze van verpakking kan in vakje 8 worden ingevuld. De vervoerder is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van een gebrekkige of een ontbrekende verpakking. Bij schade aan de goederen zal de vervoerder wel moeten aantonen, dat de schade het gevolg is van de gebrekkige of ontbrekende verpakking. Ook hier geldt dat de vervoerder sterker staat als hij op het moment dat de goederen in ontvangst worden genomen, op de vrachtbrief een voorbehoud heeft aangetekend.
Voorbehouden Als bijlage is in deze handleiding een lijst met voorbeelden opgenomen van de manier waarop een voorbehoud op de vrachtbrief kan worden ingevuld.
14
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 6: (Merken en nummers) • Vul hier, indien mogelijk, de merken en nummers in die op de te vervoeren goederen vermeld staan; • Als vervoerder bent u verplicht om de op de vrachtbrief vermelde of door de afzender (uw opdrachtgever) opgegeven merken en nummers te controleren en te vergelijken met de merken en nummers op de te vervoeren goederen; • Als u (of uw chauffeur) daarbij verschillen opmerkt, moet u daarover in vakje 18 van de CMR-vrachtbrief een voorbehoud maken. Vakje 7: (Aantal colli) • Vul hier het aantal colli in; • Als vervoerder bent u verplicht om het op de vrachtbrief vermelde of door de afzender opgegeven aantal colli te controleren en te vergelijken met het aantal te vervoeren colli; • Als u (of uw chauffeur) daarbij verschillen opmerkt, moet u daarover in vakje 18 van de CMR-vrachtbrief een voorbehoud maken; • Als het onmogelijk is om het op de vrachtbrief vermelde aantal colli te tellen, dan moet u (of uw chauffeur) daarover in vakje 18 een gemotiveerd voorbehoud maken; • Een algemeen voorbehoud geldt niet. U (of uw chauffeur) moet vermelden waarom u niet kon tellen (zie model voorbehouden in de bijlagen). Vakje 8: (Wijze van verpakking) • Omschrijf hier eventueel de wijze van verpakking; • U bent als vervoerder verplicht om de uiterlijke staat van de goederen te controleren; • Als de verpakking en/of goederen bij de in ontvangstneming beschadigd zijn, moet u (of uw chauffeur) daarover in vakje 18 een gemotiveerd voorbehoud maken (zie model voorbehouden in de bijlagen). Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
15
5.
DE GOEDERENOMSCHRIJVING
In de CMR-vrachtbrief zijn de vakjes 6 tot en met 12 bestemd om de goederen te omschrijven die worden vervoerd. De afzender die voor de juistheid van de ingevulde gegevens verantwoordelijk is, heeft verschillende mogelijkheden om de goederen te omschrijven. Het aantal colli en de aard van de goederen zijn daarvan de belangrijkste.
Een nauwkeurige omschrijving van de aard van de goederen in vakje 9 van de CMR-vrachtbrief is voor de vervoerder om verschillende redenen van belang. Hij kan aan de hand daarvan inschatten welke risico’s het transport oplevert en zien of hij bijzondere maatregelen moet nemen. Dat geldt in het bijzonder bij chemische stoffen, om juist te kunnen handelen bij ongelukken en om contaminatie te voorkomen. Vervoer van accijnsgoederen zoals sigaretten vereist de nodige voorzorgsmaatregelen. Dit blijkt wel uit het feit dat het is voorgekomen dat uit een vrachtauto in een konvooi de lading sigaretten is verdwenen. In vakje 10 kan het statistieknummer worden ingevuld. Dit is een identificatie van de goederen volgens de goederennaamlijst van de Europese Unie (Gecombineerde Nomenclatuur). Aan de hand van het brutogewicht, vakje 11, kan de vervoerder bepalen of zijn voertuig de goederen kan meenemen zonder overbeladen te zijn. Daarnaast vormt het brutogewicht de basis voor de berekening van de aansprakelijkheidslimiet van 8,33 SDR per kilo bruto gewicht. Dat is ongeveer EUR 12,15 per kilo, afhankelijk van de koers van de SDR, Special Drawing Rights. De SDR-koers kan bij een bank worden opgevraagd. Daarnaast kan het aantal colli (vakje 7) van belang zijn voor de berekening van de aansprakelijkheidslimiet. Het vermelden van het juiste gewicht is ook van belang als er bij aflevering een manco aan ladinggewicht wordt geconstateerd. De geadresseerde of afzender moet een manco bewijzen. Zie voor de bewijslast verdeling hetgeen bij vakje 18 is opgemerkt. De invulling van het aantal m³ in vakje 12 kan van belang zijn bij de berekening van de vrachtkosten en voor de keuze van het voertuig.
Aantal colli belangrijk Wat als een vervoerder twee machines (2 colli) van elk 100 kilo vervoert en één van de machines raakt tijdens de rit zwaar beschadigd? Moet dan voor de schadeberekening worden uitgegaan van 200 kilo (2 colli samen) of van één collo van 100 kilo (alleen de beschadigde machine)? In het eerste geval is de aansprakelijkheid van de vervoerder EUR 2.430,00. In het tweede geval slechts EUR 1.215,00. Volgens het CMR-Verdrag geldt de tweede methode.
16
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 9: (Aard der goederen) • Vul hier in wat voor soort goederen het betreft (aard van de goederen); • U kunt als vervoerder aan de hand daarvan uw risico’s inschatten en zo nodig maatregelen treffen (denk aan vervoer van chemische stoffen of sigaretten). Vakje 10: (Statistisch nummer) • Vul hier, indien mogelijk, het statistisch nummer van de te vervoeren goederen in. Vakje 11: (Brutogewicht in kg) • Vul hier het brutogewicht van de te vervoeren goederen in; • Het brutogewicht op de vrachtbrief vormt de basis voor de berekening van de maximale aansprakelijkheid van de vervoerder. Daarnaast kan het aantal colli (vakje 7) van belang zijn voor de maximale aansprakelijkheid (zie kader in hoofdstuk 5); • U of uw chauffeur kan aan de hand van het brutogewicht bepalen of de vrachtauto met de te laden goederen onder het maximum toegestane totaalgewicht blijft. Vakje 12: (Volume in m3) 3 • Vul hier, indien mogelijk, het aantal m dat de lading in beslag neemt in; • Deze informatie kan voor u van belang zijn om uw vrachtprijs te bepalen of voor de keuze van het te gebruiken voertuig.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
17
6.
DE INSTRUCTIES VAN DE AFZENDER
Het komt vervoerders duur te staan als zij de instructies van de afzender niet opvolgen. Daarom doen zij er goed aan alleen instructies te accepteren, die zij ook daadwerkelijk uit kunnen voeren.
Als de afzender wil dat zijn goederen tijdens het vervoer op een bepaalde manier worden vervoerd kan hij de vervoerder daarover instructies geven. Hij moet dat wel tijdig doen. Zij mogen niet pas blijken uit de CMR-vrachtbrief. De overeengekomen instructies kunnen in vakje 13 van de CMR-vrachtbrief worden ingevuld. Ze moeten worden onderscheiden van de instructies die de afzender nog tijdens de rit kan geven. Bij vries- en koellading zal de instructie meestal bestaan uit de opdracht de lading onder een bepaalde temperatuur te vervoeren. De instructie kan ook bestaan uit een verbod om pallets boven op elkaar te stapelen, de goederen droog te houden en/of deze op een bepaald tijdstip op het afleveradres te lossen. Vele variaties zijn denkbaar. De vervoerder doet er verstandig aan alleen redelijkerwijs uitvoerbare instructies te aanvaarden. Volgt hij namelijk de instructie niet op en ontstaat daardoor schade, dan is de vervoerder in principe aansprakelijk. Dit geldt ook als de vervoerder zich normaal gesproken zou kunnen beroepen op een omstandigheid die hem van de aansprakelijkheid bevrijdt (bijvoorbeeld eigen bederf, aard van het goed, ontbreken van verpakking). Betreft de instructie het op een bepaalde temperatuur houden van de goederen, dan doet de vervoerder er verstandig aan de temperatuur van de goederen op het moment van de in ontvangstname te controleren. Dit is echter niet voldoende om aansprakelijkheid te ontlopen. Volgens recente jurisprudentie moet hij ook onderweg de temperatuur regelmatig controleren. Als de temperatuur van goederen bij het laden afwijkt van de temperatuur waaronder volgens de instructie moet worden vervoerd, dan is dat een reden voor een voorbehoud op de CMR-vrachtbrief. Zie voor de manier waarop dat moet gebeuren de model voorbehouden in de bijlagen.
18
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 13: (Instructies afzender) • Vermeld hier de met de afzender (uw opdrachtgever) overeengekomen instructies; • De instructies moeten tijdig zijn gegeven en mogen niet pas uit de vrachtbrief blijken; • Aanvaard alleen uitvoerbare instructies; • Als u een instructie niet naleeft, bent u als vervoerder in principe altijd aansprakelijk; • Instructies die onderweg worden gegeven, worden hier niet bedoeld; • De instructie om bij aflevering pallets om te ruilen kan ook hier worden ingevuld. U of uw chauffeur doet er verstandig aan het aantal bij aanvang van het transport ontvangen pallets en het aantal bij aflevering geruilde pallets op de vrachtbrief aan te tekenen; • Bestaat bij geconditioneerd vervoer de instructie uit het op een bepaalde temperatuur houden van de goederen, dan moet u of uw chauffeur de temperatuur zowel bij het laden als onderweg controleren. Onderweg moet dit regelmatig gebeuren; • Teken geconstateerde afwijkingen op de vrachtbrief aan in vakje 18.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………….……………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
19
7.
DE BETALING
Een vervoerder heeft uiteraard recht op betaling van de door hem gereden ritten. Wie er moet betalen wordt bepaald door de frankeringsvoorschriften. Verwar deze voorschriften niet met de leveringsvoorwaarden, die koper en verkoper met elkaar afspreken.
Frankeringsvoorschriften worden op de CMR-vrachtbrief ingevuld in vakje 14. Voorbeelden zijn ‘franco’, ‘niet franco’ en ‘freight-prepaid’. De afzender die goederen ‘ongefrankeerd’ wil verzenden, dient dit uitdrukkelijk in de vrachtbrief te vermelden. Volgens het CMR-Verdrag is de geadresseerde alleen verplicht de vrachtkosten te betalen als dit uit de vrachtbrief blijkt. De afzender is de contractuele wederpartij van de vervoerder, en is als zodanig de vrachtdebiteur. Als hij echter de term ‘ongefrankeerd’ in de vrachtbrief opneemt, moet de vervoerder voor de voldoening van de vracht zich in de eerste instantie tot de geadresseerde wenden. Mocht de geadresseerde om één of andere reden niet betalen, dan kan de vervoerder zijn rekening alsnog indienen bij de afzender. Als de geadresseerde de ‘ongefrankeerde’ zending na aankomst wel in ontvangst wil nemen, maar weigert de op de vrachtbrief vermelde vrachtkosten te betalen, dan heeft de vervoerder het recht om aflevering te weigeren totdat wel is betaald of vervangende zekerheid is verkregen. De vervoerder doet er dan wel verstandig aan om de afzender over de situatie in te lichten en hem eventueel nadere instructies te vragen. Het komt regelmatig voor dat frankeringsvoorschriften worden verward met leveringsvoorwaarden. Leveringsvoorwaarden gelden echter niet in de verhouding afzender-vervoerder. Zij zijn van toepassing in de verhouding koper-verkoper en geven aan hoe de goederen door de verkoper zullen worden afgeleverd. Ze bepalen bijvoorbeeld wanneer, waar en aan wie de goederen moeten worden afgeleverd. Bekende standaard leveringsvoorwaarden zijn de “incoterms 2000”, zoals bijvoorbeeld Ex Works (EXW), Cost and Freight (CFR) en Cost, Insurance and Freight (CIF).
Incoterms Bij ICC Nederland, de Internationale Kamer van Koophandel in Den Haag, (tel. 070-3836646) kan een boek worden besteld met de tekst van de verschillende incoterms. Tevens wordt daarin per leveringsvoorwaarde uiteengezet welke rechten en plichten er voor koper en verkoper uit voortvloeien.
20
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN:
Vakje 14: (Frankeringsvoorschrift) • Vul hier frankeringsvoorschriften in, zoals ‘franco’ en ‘niet franco’; • Wendt u zich bij een ‘niet franco’-zending voor de betaling van de vrachtkosten in eerste instantie tot de geadresseerde; • De geadresseerde is verplicht de vrachtkosten te betalen, mits dit uit de vrachtbrief blijkt (zie opmerkingen bij vakje 20); • Weigert de geadresseerde de vrachtkosten te betalen: - dan heeft u het recht om aflevering te weigeren totdat wel is betaald of vervangende zekerheid is verkregen; - dan moet u nadere instructies aan de afzender (uw opdrachtgever) vragen en deze bij voorkeur schriftelijk bevestigen; • Instrueer uw chauffeur(s) om problemen met betaling door de geadresseerde direct aan de thuisbasis te melden en om nieuwe instructies te vragen; • De afzender (uw opdrachtgever) is in principe verplicht u de vrachtkosten te betalen als betaling door geadresseerde uitblijft.
Eigen instructies of aantekeningen: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
21
8.
HET REMBOURSEMENT
De afzender kan met de vervoerder overeenkomen dat hij de goederen pas aflevert, nadat de koopprijs is betaald door de geadresseerde. De vervoerder loopt daarbij risico’s, met name als geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over de wijze van betaling.
Als een rembourszending is overeengekomen moet dit op de CMR-vrachtbrief worden vermeld. In vakje 15 moet het te incasseren bedrag worden ingevuld. De vervoerder moet het geïncasseerde remboursbedrag aan de afzender betalen, ook al heeft hij afgeleverd zonder inning van het rembours. Hij kan nog wel proberen het remboursbedrag op de geadresseerde te verhalen (art. 21 CMR). De vervoerder kan het beste van tevoren met de afzender afspraken maken over de wijze van inning van het remboursement. Het innen van een remboursement betekent in principe het ontvangen van contant geld. De vervoerder mag alleen maar genoegen nemen met een wettig of daarmee gelijk te stellen betaalmiddel. Door de bank of giro onvoorwaardelijk gedekte cheques accepteren, zoals bijvoorbeeld de Eurocheque, is zonder risico. In alle overige gevallen is het accepteren van een cheque door de vervoerder riskant. Dit is zelfs het geval als uit telefonische navraag bij de bank blijkt dat dekking bij de bank aanwezig is. De dekking kan immers op een later moment alsnog verloren gaan. Zijn er geen nadere afspraken gemaakt over de betaalwijze, en de geadresseerde wil met een cheque betalen, dan doet de vervoerder er verstandig aan deze niet te accepteren en eerst uitdrukkelijke instructies aan de afzender te vragen. In verband met de bewijsbaarheid moet de vervoerder de instructie, dat hij een (bepaalde soort) cheque mag accepteren, schriftelijk krijgen of kan hij deze het beste zelf even schriftelijk bevestigen. Het is de moeite waard, omdat verzekeraars deze schade niet of zeer beperkt (meestal max. EUR 2270,-) vergoeden.
Artikel 21 CMR Indien de goederen aan de geadresseerde zijn afgeleverd zonder inning van het remboursement, dat door de vervoerder volgens de bepalingen van de vervoerovereenkomst zou moeten zijn ontvangen, is de vervoerder gehouden de afzender schadeloos te stellen tot ten hoogste het bedrag van het remboursement, onverminderd zijn verhaal op de geadresseerde.
22
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 15: (Remboursement) • Vul hier het te incasseren remboursbedrag in; • Neem alleen genoegen met contant geld, tenzij u met de afzender (uw opdrachtgever) andere afspraken heeft gemaakt; • Accepteer alleen gegarandeerde cheques. Andere cheques accepteren is riskant; • Accepteer geen andere cheques dan overeengekomen zonder daarover duidelijke schriftelijke instructies van de afzender (uw opdrachtgever) te hebben ontvangen; • Bij twijfel is het verstandig de betaalwijze af te stemmen met de afzender (uw opdrachtgever). Uiteraard vóórdat de goederen daadwerkelijk worden afgegeven; • Levert u de goederen af zonder het remboursbedrag te hebben geïnd, dan moet u dit bedrag toch betalen aan de afzender (uw opdrachtgever). Dit is alleen anders als aflevering gebeurt volgens de instructies van de afzender.
Eigen instructies en aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
23
9.
DE VERVOERDER
De vervoerder is de contractuele wederpartij van de afzender. Beide partijen moeten op de juiste plaats in de vrachtbrief worden ingevuld. Als dit niet gebeurt, kan het vervelende gevolgen hebben.
Vervoerder is hij, die op zich neemt de goederen van de plaats van inontvangstneming over te brengen naar de plaats van aflevering. Dit is dus degene met wie de afzender een vervoerovereenkomst sluit. De vervoerder, wiens naam in vakje 16 moet worden ingevuld, is degene die kan worden aangesproken op de nakoming van de vervoerovereenkomst. Als een vervoerder de transportopdracht uitbesteedt aan een collega en daarbij de oorspronkelijke vrachtbrief wordt gebruikt, dan moet toch zijn naam in vakje 16 worden ingevuld en niet die van zijn collega. Als de naam van de vervoerder en de afzender niet juist zijn ingevuld op de vrachtbrief, dan kan dat heel vervelende gevolgen hebben op het moment dat de vracht niet wordt betaald of wanneer er ladingschade is. De vervoerder kan namelijk alleen de vrachtprijs vorderen van zijn contractuele wederpartij en niet van iemand met wie hij geen overeenkomst heeft gesloten. Ladingschade kan alleen worden geclaimd door de echte afzender (of de geadresseerde) en niet door iemand die geen overeenkomst met de vervoerder heeft gesloten, maar wel als afzender op de vrachtbrief staat vermeld. Zie tevens hetgeen bij vakje 1 is opgemerkt (hoofdstuk 1). Volgens verschillende rechterlijke uitspraken mag aan de vermeldingen van de partijen als afzender of vervoerder in de vrachtbrief geen doorslaggevende betekenis worden toegekend. Beslissend is wat er in werkelijkheid is gebeurd en wie met wie tot overeenstemming is gekomen dat een bepaald vervoer wordt verricht. Indien de partijen niet op de juiste plaats zijn ingevuld in de vrachtbrief is het van groot belang dat de werkelijke gang van zaken met andere middelen kan worden bewezen. Het is dan ook verstandig om alle transportopdrachten schriftelijk vast te leggen (per fax, brief en dergelijke). Degene die zich op de onjuistheid beroept zal dit moeten bewijzen. Bedenk wel dat er in dat stadium al wordt geprocedeerd. Met een correct ingevulde vrachtbrief kan dat vaak worden voorkomen.
CMR-vrachtbrief in België Belgische controleurs verlangen dat in vakje 16 van de CMR-vrachtbrief de vervoerder staat vermeld die daadwerkelijk met de goederen onderweg is. Het Belgische ministerie van Verkeer en Infrastructuur heeft Transport en Logistiek Nederland laten weten dat indien een onderaannemer dezelfde CMR wenst te gebruiken als de hoofdvervoerder, hij in vakje 16 een stempel van zijn firma moet aanbrengen en het nummer van zijn vervoervergunning (NIWO-code) moet vermelden.
24
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 16: (Vervoerder (naam, adres, land) • Vul hier uw eigen naam en adres in als u de transportopdracht zelf uitvoert; • U bent dan ook degene die met de afzender (vakje 1) een vervoerovereenkomst heeft gesloten; • Besteedt u de transportopdracht uit dan treedt u op als hoofdvervoerder. De collega-vervoerder die het transport in uw opdracht verricht is ondervervoerder/charter. In dat geval is er sprake van twee vervoerovereenkomsten, en moeten er eigenlijk twee vrachtbrieven worden opgemaakt. e 1 vrachtbrief: de naam van uw opdrachtgever in vakje 1 en uw naam (hoofdvervoerder) in vakje 16; 2e vrachtbrief: uw naam (hoofdvervoerder/opdrachtgever) in vakje 1 en de naam van de ondervervoerder/charter in vakje 16; e • Wordt een uitbesteed transport uitgevoerd met gebruikmaking van de 1 vrachtbrief, vermeldt dan de naam van de ondervervoerder/charter naast die van de hoofdvervoerder in vakje 16 of in vakje 17 (zie 4 e aandachtspunt op pagina 27); • Als vervoerder bent u verantwoordelijk voor het invullen van o.a. vakje 16. Bij controle onderweg wordt altijd gecontroleerd of dit vakje (juist) is ingevuld; • De hoofdvervoerder is en blijft ten opzichte van zijn opdrachtgever (afzender) aansprakelijk voor schade aan de goederen; • Treedt u op als hoofdvervoerder dan dient uw transportaansprakelijkheidsverzekering dekking te bieden voor vervoer dat u uitbesteedt. Verhaal van de schade op een ondervervoerder/charter blijkt regelmatig niet mogelijk, terwijl u wel gehouden bent de afzender (uw opdrachtgever) de schade te vergoeden; • Belgische controleurs verlangen bij uitbesteed vervoer met gebruikmaking van de e 1 vrachtbrief, dat in vakje 16 ook een stempel van de ondervervoerder/charter wordt gezet en dat diens NIWO-code daarbij wordt vermeld.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
25
10.
DE OPVOLGENDE VERVOERDER
Uitbesteed vervoer blijkt in de praktijk nogal eens opvolgend vervoer te zijn. Het onderscheid is van belang voor de vraag op wie de schade kan worden verhaald. Opvolgende vervoerders kunnen ook aansprakelijk worden gesteld voor schade die ontstaat tijdens een deel van het traject dat zij niet zelf vervoerden.
De opvolgende vervoerder(s) moeten op de vrachtbrief worden ingevuld in vakje 17. Wat onder opvolgend vervoer wordt verstaan is te lezen in artikel 34 van het CMR-Verdrag (zie kader). Een opvolgende vervoerder is aansprakelijk voor schade aan de goederen die tijdens het hele traject is ontstaan, ook al heeft hij zelf maar een klein deel van dat traject voor zijn rekening genomen. Neem als voorbeeld vervoer van goederen over de weg van Londen naar Duisburg, waarvoor een CMR-vrachtbrief Londen - Duisburg wordt afgegeven. Voor het traject Rotterdam Duisburg schakelt de hoofdvervoerder een andere vervoerder in. Een Nederlandse vervoerder neemt de goederen én de vrachtbrief in Rotterdam in ontvangst en levert deze af in Duisburg. Als er schade is, kan de ladingbelanghebbende zowel de eerste vervoerder als de Nederlandse vervoerder voor de gehele schade aanspreken. De vervoerders kunnen de schade op elkaar verhalen, als duidelijk is op welk deel van het traject de schade daadwerkelijk is ontstaan. Vaak is dat echter niet duidelijk (zie ook artikel 37, 38 en 39 CMR). Neemt de Nederlandse vervoerder in Rotterdam alleen de goederen in ontvangst en schrijft hij zelf een CMR-vrachtbrief uit voor het traject Rotterdam - Duisburg, dan is er sprake van ondervervoer (uitbesteed vervoer). Hij is dan alleen aansprakelijk voor schade die is ontstaan tijdens het deel dat hij de goederen vervoerde. De oorspronkelijke vrachtbrief moet hij dan niet meenemen, want anders is er toch sprake van opvolgend vervoer. Van opvolgend vervoer is, volgens de ruime uitleg in de jurisprudentie, ook sprake als de hoofdvervoerder zelf geen kilometer rijdt, maar het hele transport van Londen naar Duisburg aan een andere vervoerder opdraagt en er gebruik wordt gemaakt van de vrachtbrief van de hoofdvervoerder.
Artikel 34 CMR Indien een vervoer, onderworpen aan één enkele overeenkomst, wordt bewerkstelligd door opvolgende wegvervoerders, worden de tweede en ieder van de volgende vervoerders door inontvangstneming van de goederen en van de vrachtbrief partij bij de overeenkomst op de voorwaarden van de vrachtbrief en wordt ieder van hen aansprakelijk voor de bewerkstelliging van het gehele vervoer.
26
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 17: (Opvolgende vervoerders (naam, adres, land) • Vul hier de naam en het adres van de opvolgende vervoerder(s) in; • Er is sprake van opvolgend vervoer als u een deel van het op de vrachtbrief vermelde vervoerstraject uitvoert; • Opvolgende vervoerders kunnen ook aansprakelijk worden gesteld voor schade die ontstaat tijdens een deel van het traject dat zij niet zelf vervoerden. Maak daarom bij het in ontvangst nemen van de goederen zonodig voorbehouden op de vrachtbrief die de goederen begeleiden; • U bent ook opvolgend vervoerder als u het transport over het hele traject uitvoert met e gebruikmaking van de 1 vrachtbrief, die is opgesteld in verband met de vervoerovereenkomst tussen de afzender en de hoofdvervoerder. Als gevolg hiervan blijkt uitbesteed vervoer in de praktijk nogal eens opvolgend vervoer te zijn; • U kunt dit voorkomen door een nieuwe vrachtbrief op te maken voor dat deel van het e traject waarvoor u opdracht heeft gekregen. U moet de 1 vrachtbrief (voor het totale traject) niet meenemen, anders is er toch sprake van opvolgend vervoer.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
27
11.
DE VOORBEHOUDEN EN DE OPMERKINGEN
De vervoerder doet er verstandig aan om gemotiveerde voorbehouden en opmerkingen op de vrachtbrief te plaatsen als de goederen bij het in ontvangst nemen niet in goede staat verkeren of het aantal colli niet klopt. Hij versterkt hiermee zijn bewijspositie.
Als geen voorbehoud of opmerking op de vrachtbrief is aangetekend, wordt bij schade vermoed dat het aantal colli dat op de vrachtbrief is vermeld door de vervoerder in ontvangst is genomen en dat de goederen op dat moment in goede staat verkeerden. De vervoerder kan dan nog wel bewijzen dat er bij het in ontvangst nemen al iets mis was met de goederen, maar dat is dan wel een stuk moeilijker. Vakje 18 op de CMR-vrachtbrief is bestemd voor dit soort voorbehouden en opmerkingen. Het advies luidt daar ook gebruik van te maken. Als de vervoerder een voorbehoud op de vrachtbrief heeft gemaakt rust op de afzender een moeilijke bewijslast. Er moet wel op worden gelet, dat het voorbehoud wordt gemotiveerd. Een algemeen voorbehoud is onvoldoende, omdat daaraan in de rechtspraktijk vrijwel geen betekenis wordt gehecht. Voorbehouden als “onder voorbehoud” of “controle onmogelijk” werken niet. Voorbeelden van juiste voorbehouden zijn: “Goederen geaccepteerd in uiterlijk slechte staat” en “controle onmogelijk aangezien de container werd verzegeld”. Het eerstgenoemde voorbehoud kan het beste worden aangevuld met opmerkingen als “tien dozen beschadigd, twee dozen vochtig”. Het komt er op neer dat uit het voorbehoud moet blijken wat er werkelijk aan de hand was. Zie ook wat bij vakje 6 en 7 is opgemerkt (hoofdstuk 4). Het komt regelmatig voor dat de afzender niet toestaat dat de vervoerder een voorbehoud op de vrachtbrief aantekent. De afzender kan er belang bij hebben dat de goederen met een “schone vrachtbrief” bij de geadresseerde worden afgeleverd. Laat in dat geval de afzender op een aparte bon of brief tekenen voor akkoord met de voorbehouden en opmerkingen van de chauffeur en/of maak vóór vertrek een foto van de lading. Lukt dat niet, meld dan de voorbehouden zo snel mogelijk na het laden en vóór het lossen per fax of brief aan de afzender. Er is niets op tegen dat de vervoerder de afzender (= opdrachtgever) ter wille is, maar het kan niet de bedoeling zijn dat dit ten koste gaat van zijn bewijspositie .
Voorbehouden Als bijlage is in deze handleiding een lijst met voorbeelden opgenomen van de manier waarop een voorbehoud op de vrachtbrief kan worden ingevuld.
28
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 18: (Voorbehoud en opmerkingen van de vervoerder) • Hier kunt u of uw chauffeur voorbehouden en opmerkingen vermelden; • Teken met name aan: - afwijkingen in het aantal colli, en; - opmerkingen over de uiterlijke staat van de goederen bij inontvangstneming. Dit in verband met de controleplicht van de vervoerder (zie pagina 15 bij vakje 6 en 7); • Als u of uw chauffeur bij het laden geen voorbehoud op de vrachtbrief maakt, dan wordt er vanuit gegaan dat u de goederen in goede staat heeft ontvangen. Maakt de geadresseerde bij het lossen wel een voorbehoud voor schade, dan wordt vermoed dat de schade tijdens het transport is ontstaan; • Het ontbreken van voorbehouden op de vrachtbrief kan u in een moeilijke bewijspositie plaatsen. Achteraf bewijzen dat de bij aflevering geconstateerde schade is ontstaan vóórdat het transport aanving is heel moeilijk; • Maak alleen gemotiveerde voorbehouden (d.w.z. mét opgave van reden). Een algemeen voorbehoud als “onder voorbehoud” werkt niet (zie model voorbehouden in de bijlagen).
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
29
12.
DE SPECIALE OVEREENKOMSTEN
Aanvullende afspraken kunnen als speciale overeenkomsten op de vrachtbrief worden vermeld. Er is ook ruimte voor de invulling van de overeengekomen vrachtprijs. De opmaak van de vrachtbrief schept duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de invulling van welke gegevens.
Speciale overeenkomsten die afzender en vervoerder met elkaar aangaan kunnen worden vermeld in vakje 19. In de praktijk wordt hier echter zelden gebruik van gemaakt. Een voorbeeld van een dergelijke overeenkomst is de afspraak om een aanvullende verzekering te laten afsluiten door de vervoerder. Dit kan nuttig zijn als de waarde van de goederen zo hoog is, dat deze niet in verhouding staat tot de maximale aansprakelijkheid van de vervoerder. De kosten voor een dergelijke verzekering moet de vervoerder doorbelasten aan de afzender. In de meeste gevallen is het dan ook praktischer dat de afzender zelf voor een goede transportverzekering zorgt. Volgens het CMR-Verdrag moet de vervoerder de vrachtprijs en de bijkomende kosten op de vrachtbrief vermelden. Ook dit gebeurt in de praktijk vrijwel nooit. In vakje 20, de plaats waar deze gegevens kunnen worden ingevuld, wordt onderscheid gemaakt tussen kosten die voor rekening van de afzender komen en die voor rekening van de geadresseerde. De vervoerder stuurt meestal na afloop van de rit een gespecificeerde vrachtnota naar de afzender. Het is ook vaak onwenselijk dat de geadresseerde de hoogte van de vrachtprijs te weten komt. Vakje 20 is op de vrachtbrief dik omlijnd, net als de vakjes 16, 17, 18 en 23. Het invullen van deze vakjes is de verantwoordelijkheid van de vervoerder. Voor het invullen van de overige vakjes is de afzender verantwoordelijk. Rechts bovenin op de vrachtbrief is het vakje met “code transporteur” ook dik omlijnd. Oorspronkelijk is dit vakje bedoeld voor elke willekeurige code van de vervoerder. Een verplichting tot invulling is er in principe niet. Alleen Belgische controleambtenaren denken daar anders over en verlangen dat in dat vakje de zogenaamde NIWO-code van de (daadwerkelijke) vervoerder wordt ingevuld.
30
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 19: (Speciale overeenkomsten) • Vermeldt u hier de mogelijk speciale overeenkomsten, die u met de afzender (uw opdrachtgever) sluit. Vakje 20: (Te betalen) • Vermeldt u hier de vrachtprijs en de bijkomende kosten; • U kunt daarbij onderscheid maken tussen kosten voor rekening van de afzender (uw opdrachtgever) en die voor rekening van de geadresseerde; • Meestal wordt hier alleen de vrachtkosten ingevuld, die u moet incasseren in geval van een ‘niet franco’-zending; • Dit vakje is evenals de vakjes 16, 17, 18 en 23 dik omlijnd. De invulling daarvan is de verantwoordelijkheid van de vervoerder. Het vakje rechts bovenin op de vrachtbrief is bedoeld voor elke willekeurige code van de vervoerder. In België verlangt men dat daar de NIWO-code van de daadwerkelijke vervoerder wordt ingevuld.
Eigen instructies of aantekeningen: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
31
13. DE DATUM EN DE PLAATS Invulling van de datum en plaats waar de vrachtbrief wordt opgemaakt kan van belang zijn in verband met de verjaringstermijn. Ten aanzien van het moment waarop de verjaringstermijn begint te lopen onderscheidt het CMR-Verdrag drie situaties.
Het niet of onjuist invullen van de datum en plaats waar de vrachtbrief wordt opgemaakt (vakje 21) heeft alleen juridische gevolgen als de vervoerovereenkomst pas tot stand komt door de invulling van de vrachtbrief of ander bewijs van de totstandkoming van de overeenkomst ontbreekt. Meestal is dat niet het geval, omdat de vervoerovereenkomst al eerder tot stand komt door een telefonische opdracht gevolgd door een bevestiging per telefaxbericht. Vorderingen uit de vervoerovereenkomst, zoals schadeclaims moeten voor afloop van de verjaringstermijn schriftelijk worden ingediend bij de vervoerder. De verjaringstermijn is op basis van het CMR-Verdrag (art. 32) in beginsel één jaar. Deze verjaring loopt: a) in geval van gedeeltelijk verlies, beschadiging of vertraging vanaf de dag waarop de goederen zijn afgeleverd; b) in geval van volledig verlies, vanaf de dertigste dag na afloop van de bedongen termijn of (indien geen termijn is afgesproken) vanaf de zestigste dag na de inontvangstneming van de goederen door de vervoerder; c) in alle andere gevallen na afloop van een termijn van drie maanden na de sluiting van de vervoerovereenkomst. Vervoerders die een schriftelijk ingediende vordering in verband met ladingschade afwijzen, doen er verstandig aan de bij de vordering gevoegde stukken terug te zenden. Hierdoor eindigt de schorsing en begint de verjaringstermijn weer te lopen (artikel 32 lid 2 CMR). Voor de aan de vervoerder te betalen vrachtprijs geldt eveneens de onder c) genoemde verjaringstermijn. De verjaringstermijn begint te lopen drie maanden na sluiting van de vervoerovereenkomst, hetgeen betekent dat de vordering na vijftien maanden verjaart. Dit is te voorkomen door opdrachtgevers tijdig een schriftelijke aanmaning te sturen. Hierdoor wordt de verjaring gestuit, hetgeen betekent dat er een nieuwe verjaringstermijn begint te lopen.
Model aanmaning Een model aanmaning is opgenomen in de bijlagen van deze handleiding.
32
SAMENVATTING EN AANDACHTPUNTEN
Vakje 21: (Opgemaakt te) • Vul hier de plaats en datum in waar de vrachtbrief wordt opgemaakt; • Het juist invullen van deze gegevens is vooral van belang als de vrachtbrief het enige schriftelijke bewijs is van het bestaan van de vervoerovereenkomst; • De datum is van belang in verband met het begin van de verjaringstermijn. Er worden drie verschillende situaties onderscheiden waarop de verjaringstermijn begint; • Wijst u een schriftelijk ingediende schadeclaim af, dan dient u de bij de vordering gevoegde stukken te retourneren. Hierdoor eindigt de schorsing en loopt de verjaring door; • Uw vordering voor de vrachtprijs verjaart vijftien maanden na het sluiten van de vervoerovereenkomst.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………..
33
14.
DE ONDERTEKENING
Ondertekening van de vrachtbrief is met name van belang in verband met de bewijslastverdeling. De bewijslast voor de correcte aflevering rust op de vervoerder. Wordt bij aflevering de vrachtbrief zonder voorbehoud afgetekend dan wordt de bewijslast omgekeerd.
Vakje 22 is bestemd voor de handtekening en stempel van de afzender. Dat is de in vakje 1 genoemde contractuele wederpartij van de vervoerder en hoeft dus niet dezelfde te zijn als de aflader. De vervoerder die de vervoerovereenkomst met de afzender afsloot dient zijn handtekening en stempel in vakje 23 te plaatsen. De geadresseerde dient zijn handtekening en stempel in vakje 24 van de CMR-vrachtbrief te plaatsen. Daarnaast moet hij direct zichtbare schade op de vrachtbrief aantekenen. Voor onzichtbare schade, die dus niet direct na aankomst op de losplaats kan worden geconstateerd, kan nog binnen zeven dagen na aflevering, zon- en feestdagen niet meegerekend schriftelijk een voorbehoud bij de vervoerder worden gemaakt. Indien er geen gemotiveerd voorbehoud op de vrachtbrief is aangetekend en dit ook niet binnen zeven werkdagen schriftelijk is ingediend dan wordt vermoed dat de vervoerder de goederen heeft afgeleverd in de staat waarin hij ze in ontvangst nam (art. 30, lid 1 CMR). De claimgerechtigde kan proberen het bewijsvermoeden ongedaan te maken door tegenbewijs te leveren. Hij zal dan moeten bewijzen dat de geconstateerde schade is ontstaan gedurende de periode dat de vervoerder de goederen onder zich had. Dat is meestal geen eenvoudige opgave. Wanneer de geadresseerde ontkent de goederen ontvangen te hebben, dan is de vrachtbrief een belangrijk -zo niet het enige- bewijs van aflevering voor de vervoerder. Is er wel voor ontvangst getekend, maar beweert de geadresseerde niets te hebben ontvangen en dat de handtekening vals is of niet van hem of een van zijn medewerkers is, dan rust de bewijslast op de geadresseerde. Hier geldt de hoofdregel in het bewijsrecht: ‘wie eist bewijst’.
34
SAMENVATTING EN AANDACHTSPUNTEN
Vakje 22: (Handtekening en stempel van de afzender) • Hier moet de handtekening en bij voorkeur ook het stempel van de afzender (uw opdrachtgever) worden geplaatst; • Afzender is degene die in vakje 1 wordt vermeld; • Het bedrijf waar de goederen worden afgehaald (aflader) hoeft niet dezelfde te zijn als de afzender (vakje 1); • Als de aflader de vrachtbrief ondertekent, treedt hij op namens de afzender. Vakje 23: (Handtekening en stempel van de vervoerder) • Plaatst u hier uw handtekening en bij voorkeur ook uw stempel, als u de transportopdracht zelf uitvoert; • Vervoerder is degene die in vakje 16 wordt vermeld. Vakje 24: (Handtekening en stempel van de geadresseerde) • Hier tekent de geadresseerde voor de ontvangst van de goederen; • Geadresseerde dient naast zijn handtekening bij voorkeur ook zijn stempel te plaatsen, en bovendien de plaats en datum van in ontvangstneming te vermelden; • Geadresseerde kan een ontvanger inschakelen, die namens hem optreedt; • Zichtbare schade moet de geadresseerde direct op de vrachtbrief aantekenen; • Voor onzichtbare schade kan nog zeven (werk)dagen na aflevering een schriftelijk voorbehoud bij u worden gemaakt; • Ontbreekt een voorbehoud van de geadresseerde, dan wordt vermoed dat u de goederen heeft afgeleverd, zoals u die in ontvangst heeft genomen. Een afgetekende vrachtbrief is hierdoor een belangrijk bewijsstuk voor de vervoerder; • Is uw vrachtbrief voor ontvangst afgetekend, maar beweert de geadresseerde dat hij geen goederen heeft ontvangen of dat de handtekening vals is, dan rust de bewijslast hiervoor op de geadresseerde.
Eigen instructies of aantekeningen:
………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………
35
DE BIJLAGEN
pagina • Model CMR-vrachtbrief
37
• Lijst met voorbeelden van voorbehouden
38
• Model aanmaning
39
• Vrachtbrief invulsoftware BTMS-DocFlow® + demo
36
40 – 42
37
Lijst met voorbeelden van voorbehouden
Vermeld in vakje 18 van de vrachtbrief voorbehoud ten aanzien van :
•
Voertuig
Open voertuig zonder dekkleed, als overeengekomen met de afzender.
•
Verpakking
Onverpakt; Verpakking beschadigd; Verpakking onvoldoende.
•
Aantal, merken en collinummers (vaten, zakken, stuks, etc.)
Controle onmogelijk ……*) a. Aangezien door afzender geladen werd; b. Vanwege weersomstandigheden; c. Vanwege de grote hoeveelheid colli; d. Aangezien de container verzegeld werd.
•
Goederen
Goederen geaccepteerd ……*) a. In uiterlijk slechte staat; b. Beschadigd; c. Vochtig; d. Bevroren; e. Onbeschermd tegen weersomstandigheden en als zodanig vervoerd voor risico en rekening van de afzender.
•
Behandeling, lading, stuwing en lossing
Behandeling, lading en stuwing verzorgd ……*) a. Door de afzender; b. Door de chauffeur in weersomstandigheden, welke van nadelige invloed kunnen zijn op de goederen, een en ander voor rekening en risico van de afzender. Lossing verzorgd ……*) a. Door de ontvanger van de goederen; b. Door de chauffeur in weersomstandigheden, welke van nadelige invloed kunnen zijn op de goederen, een en ander voor risico en rekening van de afzender.
*)
Reden/oorzaak invullen; zie voorbeelden onder a, b, enz.
38
Model aanmaning
Aan ………………
Datum
:
Betreft
: openstaande facturen
Geachte heer/mevrouw, Hierbij delen wij u mee dat ons is gebleken dat u onze factuur nr. ........ d.d. ........ nog niet hebt voldaan, terwijl de met u overeengekomen betalingstermijn van .. weken intussen is verstreken. Wij sluiten een afschrift van de factuur ter kennisneming bij. U zult begrijpen, dat wij met deze gang van zaken geen genoegen kunnen nemen, zodat wij u bij deze verzoeken om het verschuldigde bedrag ad EUR ...... aan ons te voldoen binnen een termijn van tien dagen na heden. Wij wijzen u er daarbij op, dat betaling binnen de gestelde termijn nog zonder extra kosten door u kan geschieden. Gaat u echter binnen de gestelde termijn niet tot betaling over, dan stellen wij u nu reeds voor alsdan in gebreke en delen wij u mee, dat wij de vordering zonder nader bericht uit handen zullen geven. Voorts zullen wij aanspraak maken op betaling van vertragingsrente op basis van onze betalingsvoorwaarden en op vergoeding van gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten. De tekst van onze betalingsvoorwaarden sluiten wij ter kennisneming bij. Voorzover nog nodig in verband met het bovenstaande zullen wij tevens een beroep doen op het bepaalde in artikel 6:96 Burgerlijk Wetboek in verband met de door ons te maken kosten.
Hoogachtend,
Bijlage:
39
Vrachtbrief invulsoftware BTMS- DocFlow® U kent de bVa / Beurtvaartadres als uitgever van vrachtbrieven en bijna alle handels- en overheidsdocumenten. Minder bekend is dat bVa / Beurtvaartadres sinds 1995 ook software levert voor het elektronisch zaken doen. Onder de naam Business Transaction Management System, of kortweg BTMS, wordt hiervoor een verscheidenheid van softwareproducten geleverd. Van deze familie is BTMS-DocFlow® het nieuwe formulier invulsoftwarepakket. Hiermee wordt efficiënt invullen, printen en eventueel elektronisch verzenden van vrachtbrieven, handelsformulieren of bedrijfsgebonden formulieren sterk vereenvoudigd. Dat leidt tot een sterke besparing van moeite en kosten.
De basis software van BTMS-DocFlow® De BTMS-DocFlow® is een modern formulier invulsoftwarepakket dat werkt onder een Internet Browser. Op het scherm ziet u een exacte kopie van het formulier dat moet worden ingevuld. Bij diverse formulieren kunt u zelfs per veld helpinformatie oproepen, die aangeeft welke gegevens u moet invullen. Op het scherm ziet u al wat er uiteindelijk geprint zal worden. Om het invullen van de gegevens te vergemakkelijken en te versnellen staat er een uitgebreide keuze van functionaliteit tot uw beschikking. De belangrijkste worden hieronder kort toegelicht. Flexibele stamgegevens of
Op uw formulieren vult u vaak dezelfde adressen, goederen artikelen in. Deze regelmatig terugkerende gegevens hoeft u in BTMS-DocFlow® slechts één keer in te voeren in zogenoemde stamgegevens tabellen. Bij het invullen van formulieren kunt u het gewenste stamgegeven telkens opnieuw selecteren in de stamgegevens tabel. Met één druk op de knop worden dan één of meerdere vakken op het formulier automatisch ingevuld. Als gebruiker kunt u per soort formulier aangeven welke stamgegevens in welk vak moeten worden geplaatst.
Import en export stamgegevens
U kunt de stamgegevens rechtstreeks intypen in stamgegevens tabellen. Het zal echter ook voorkomen dat de stamgegevens al aanwezig zijn in een softwarepakket, dat binnen uw bedrijf wordt gebruikt. BTMS-DocFlow® is uitgerust met de mogelijkheid om die gegevens uit het interne softwarepakket te importeren en deze als stamgegeven te gebruiken. Andersom is het ook mogelijk de stamgegevens vanuit BTMS-DocFlow® te exporteren, waardoor die gegevens beschikbaar komen voor een ander softwarepakket.
Sjablonen
Nog eenvoudiger wordt het invullen van formulieren in BTMS-DocFlow® wanneer u de functie sjablonen gebruikt. Een sjabloon is een gedeeltelijk ingevuld formulier, dat telkens opnieuw kan worden gebruikt, bijvoorbeeld voor vaste bestemmingen of herhaalorders. Na het opvragen van een sjabloon moeten alleen de nog ontbrekende gegevens worden ingevuld. Dat werkt snel en verkleint de kans op fouten. Vanzelfsprekend kunt u zoveel sjablonen maken als u wilt.
40
Veldenbeheer
Per formulier kunt u aangeven welke velden verplicht moeten worden ingevuld. Ook kunt u de velden, die niet ingevuld mogen worden, blokkeren. Bovendien kunt u per veld het lettertype en de grootte instellen.
Afbeeldingen afdrukken
Het is mogelijk om in BTMS-DocFlow® afbeeldingen (bmpformaat) op te nemen van bijvoorbeeld bedrijfslogo's, stempels en handtekeningen. Deze afbeeldingen kunt u aanbrengen op uw formulier. Uw logo of stempel wordt dan op het scherm getoond en op het formulier geprint. Om ongewenst gebruik van afbeeldingen te voorkomen, denk aan bijvoorbeeld handtekeningen, kan iedere afbeelding worden beveiligd met een wachtwoord.
Printen
Uiteraard biedt BTMS-DocFlow® u vele functies voor het printen van formulieren. Zo houdt BTMS-DocFlow® u op de hoogte van de status van de printopdrachten. Als u verschillende soorten formulieren tegelijk wilt afdrukken en de printerbak is voorzien van maar één type-formulier, dan krijgt u automatisch een waarschuwing dat de printerbak gevuld moet worden met een ander type formulier.
Interne koppelingen
Bij veel bedrijven wordt gebruik gemaakt van software voor bijvoorbeeld de orderverwerking, financiële- en voorraadadministratie. Met behulp van deze systemen worden onder meer facturen en orderbevestigingen aangemaakt. Echter veel van deze systemen zijn niet in staat om alle benodigde formulieren te printen. Voor deze situaties biedt BTMSDocFlow® u de mogelijkheid een koppeling te leggen met uw interne softwarepakket. De gegevens in dat pakket kunnen dan in een vast formaat worden overgebracht naar BTMSDocFlow. Vervolgens kunt u eventueel ontbrekende gegevens invullen en het formulier printen. De ontbrekende gegevens kunt u in BTMS-DocFlow® ook opnemen in een receptuur of sjabloon. Door de gegevens uit uw interne systeem direct samen te voegen met de gegevens van een receptuur of sjabloon kunt u automatisch compleet ingevulde formulieren verkrijgen. Het formulier wordt daarna automatisch geprint. Bij importeren moeten de gegevens voldoen aan het vereiste formaat van de koppeling. U kunt ook vanuit BTMSDocFlow® de gegevens weer exporteren zodat die gegevens weer gebruikt kunnen worden in een ander softwarepakket.
BTMS-DocFlow® opties De basis software kan uitgebreid worden met één of meer van de onderstaande modules. De formuliermodules (eForms) Elk formulier dat u met BTMS-DocFlow® wilt invullen, printen en eventueel electronisch versturen, is als aparte formuliermodule (eForm) beschikbaar. Daardoor kunt u BTMSDocFlow® voorzien van alleen die formulieren die u gebruikt. bVa / Beurtvaartadres levert de meest gangbare handels- en transportformulieren als module uit voorraad. Elk ander formulier, dus ook uw bedrijfseigen interne formulieren, kan bVa / Beurtvaartadres op uw verzoek als eForm voor u aanmaken, zodat u het met BTMS-DocFlow® kunt invullen.
41
De software modules Aan de basis software kunnen extra software modules worden toegevoegd. Elke software module bevat een specifieke functionaliteit die u in combinatie met de basis software kunt gebruiken. Elke module kunt u apart aanschaffen. Receptuur Een receptuur omvat die formuliersoorten die u voor een specifieke transactie moet opmaken. Zo moet u voor een bepaalde internationale handelstransactie een CMR-vrachtbrief, een Enig-douane document en een Certificaat van Oorsprong opmaken. Of bij een binnenlandse zending een vrachtbrief met een etiket. Met de receptuurmodule kunt u deze verschillende combinaties zelf samenstellen en daaraan een unieke naam geven. Met een receptuur hoeft u dus niet meer na te denken, welke formulieren voor een bepaalde transactie moeten worden aangemaakt. De receptuur toont u de betreffende formulieren. Daarnaast kunt u bij een receptuur de velden van de verschillende formulieren aanwijzen die inhoudelijk met elkaar overeenkomen. Hierdoor zullen bijvoorbeeld de adresgegevens die op de CMR-vrachtbrief worden ingevuld automatisch worden overgebracht naar het Enigdouane document en het Certificaat van Oorsprong. Communicatie De locatie waar de gegevens in BTMS-DocFlow® ingevoerd worden, is niet altijd de locatie waar het formulier moet worden geprint. Een voorbeeld is een verlader in Amsterdam die zijn vervoerder te Rotterdam opdracht geeft om voor hem een zending te gaan afhalen in Lochem. Met de communicatie module kunnen de zendinggegevens langs elektronische weg (e-mail) worden verstuurd en door de verlader worden geprint. Het invullen geschied in Amsterdam, het printen vindt in Rotterdam plaats. Zodra u heeft aangegeven naar welk bedrijf een formulier moet worden gestuurd neemt BTMS-DocFlow® de verdere afhandeling van u over. Daarvoor krijgt u ondermeer de beschikking over een zogenaamde scheduler waarmee de communicatie op de ingestelde tijden automatisch verloopt. Eindgebruikercursus BTMS-DocFlow Om het gebruik van BTMS-DocFlow® snel en efficiënt in te voeren is het van het grootste belang dat de eindgebruikers goed geïnstrueerd worden. Daarom heeft bVa / Beurtvaartadres een eindgebruikercursus BTMS-DocFlow® laten ontwikkelen. Na afloop van de training zijn alle basisfunctionaliteiten behandeld en kan de gebruiker direct met de software aan de slag. De trainingen duren één dag en worden tweewekelijks verzorgd. De software- en hardware vereisten Software: BTMS-DocFlow® is gebaseerd op lnternetbrowsers die Microsoft ActiveX ondersteunen. Bij de installatie wordt de Microsoft lnternet Explorer meegeleverd. Voor het printen en de software modules voor koppeling en communicatie dient uw pc voorzien te zijn van Windows 95 OSR2, Windows 98 of Windows NT. Nadere specificaties op navraag. Hardware (minimaal): Processor: Pentium 133 Intern geheugen: 16 Mb Monitor: 800x600 SVGA scherm, 256 kleuren Aanbevolen: 1024x768, 65536 kleuren Diskdrive: CD-Rom Nadere specificaties op navraag. Informatie
42
bVa / Beurtvaartadres B.V. Postbus 82118, 2508 EC 's-Gravenhage telefoon: (070) 30 66 700, telefax: (070) 351 20 25 e-mail:
[email protected], website: www.bvabv.nl
43
Colofon Uitgave Transport en Logistiek Nederland Plein van de Verenigde Naties 15 Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer Telefoon 079-3636111, Fax 079-3636200, E-mail
[email protected], Internet www.tln.nl Samenstelling Juridische zaken auteur mr. Janny Verhulst Redactie afdeling Public Relations en Voorlichting Foto’s Transport en Logistiek Nederland Nadere inlichtingen 0900-TLNINFO (0900-8564636), 10 eurocent p.m. juli 2001
44
