Feike Verweij & Olke Jan van der Meer
De best practice als implementatieversneller en verbeterinstrument Mede ingegeven door het huidige economische en politieke klimaat hebben corporaties veel aandacht voor hun bedrijfsvoering. Organisatiedoelstellingen die we hierbij vaak terugvinden zijn kostenbewustzijn en zakelijker werken. Dit uit zich, naast reorganisaties, bijvoorbeeld in het gebruik van LEAN en het werken met business cases. In het streven naar het optimale proces wordt vaak de term best practice gehanteerd.
Vanuit de gedachte dat corporaties onderling niet veel van elkaar verschillen en liever niet opnieuw het wiel willen uitvinden, is het logisch dat zij streven naar standaardisatie en graag gebruik willen maken van best practices voor zowel de inrichting van hun bedrijfsvoering als hun informatievoorziening. Ook binnen CORA is dit streven verwoord. Dit heeft (t/m versie 3.0) weliswaar geleid tot een uniformering van definities, methodieken en referentiemodellen voor bedrijfsvoering en informatie voorziening, maar (nog) niet tot best practices op proces gebied. Wel zien we dat applicatieleveranciers binnen de branche de standaardisatiewens van corporaties hebben aangegrepen en zijn gekomen met versnelde implementatie methodieken en het gebruik van best practices. HC&H vroeg de leveranciers van bedrijfs informatiesystemen voor corporaties naar hun mening over deze versnelde implementaties en zette deze op een rij.
12
HC&H Magazine
Welke leveranciers bieden een versnelde implementatie aan? Een versnelde implementatie methodiek kenmerkt zich doordat gebruik wordt gemaakt van standaarden die door de leverancier worden voorgeschreven waardoor keuze vrijheid tijdens de implementatie (en daarna) beperkt wordt en een implementatie sneller kan verlopen. Het betreft voornamelijk standaarden m.b.t. procesinrichting, applicatie-inrichting (zoals coderingen), rapportages, brieven en conversie. Op pagina’s 13 en 14 is het antwoord van de leveranciers weergegeven op de vraag of zij een versnelde implementatie aanbieden (en waarom wel/niet)?
Ja, AEPEX biedt met AeTRIUM (SAP) altijd een versnelde implementatie aan. Dit leidt tot een besparing van tijd, geld en verhoging van de kwaliteit binnen het project (en daarna). De methode werkt met proces-bouwblokken, dit zijn in principe mini-implementaties, dus alles is aanwezig: procesconfiguratie, documentatie, gebruikersrollen, correspondentie etc. Hierdoor kan, in plaats van discussies over mogelijke toekomstige processen, direct gestart worden met de “echte” implementatie. Onze voor-geconfigureerde inrichting zorgt er immers voor dat alleen over variaties gesproken wordt; dit levert tijdswinst en focus op binnen het project. AEPEX biedt deze bouwblokken aan voor een vaste prijs, wat het financieel risico voor de corporatie beperkt. Een teken van kwaliteit is dat de AeTRIUM bouwblokken uitvoerig getest zijn, zich in de praktijk hebben bewezen en door SAP gecertificeerd zijn.
Ja, Cegeka biedt een versnelde implementatie waardoor zowel de implementatiekosten van nieuwe software als de bedrijfslasten omlaag gaan. De “best practice implementatie” speelt zo in op de wens van corporaties om te bezuinigen op de bedrijfslasten waaronder ook ICT kosten. De best practice omgeving is een compleet ingerichte omgeving. Eén van de uitgangspunten bij het opzetten ervan was: lean werken. Jarenlange ervaring en kennis van de sector is vertaald in efficiënte werkstromen waarbij portals voor huurders en leveranciers maximaal worden ingezet. De inrichting is afgestemd op de informatiebehoefte van een woningcorporatie en haar externe stakeholders, zoals CorpoData en aeDex/IPD. De best practice omgeving bestaat verder uit een aantal standaard werkstromen, een complete brievenset en een complete archiefindeling.
Ja, Centric kent drie typen implementaties, waarvan de eerste twee versneld. 1. Standaard implementatie. Deze kent een “as-is” conversie, een inrichting gebaseerd op standaard processen op basis van de uitgebreide functionaliteit van Key2Wocas. De inrichting uit het bestaande systeem kan door de conversiesoftware worden “meegenomen”. Inzet van branchestandaarden en teach the teacher bereikt verdere efficiëntie. Na de implementatie kunnen optionele modules gefaseerd worden ingezet. 2. Implementatie waarbij een procesoptimalisatie wordt doorgevoerd. Hierbij maken onze consultants een match tussen de huidige processen van de organisatie en Key2Wocas. Dit garandeert een optimaal gebruik van de software zonder dat dit veel extra inspanning kost. De klant maakt samen met Centric keuzes over conversie van processen en administratie. 3. Op maat gesneden implementatie. Centric legt de gehele procesgang en verbetermogelijkheden onder een vergrootglas, met niet de bestaande situatie, maar het scenario voor optimale bedrijfsvoering als uitgangspunt. Maatwerk is mogelijk. Hierbij worden alle mogelijke verbeteringen benut die de software, de inrichting en de procesondersteuning bieden. Vanzelfsprekend leidt de derde variant tot de beste resultaten bij de livegang. Het is goed mogelijk om uiteindelijk eenzelfde procesoptimalisatie te bereiken met de andere twee installatiemethodieken na de implementatie.
Ja, Ctac kent zogenoemde versnellers in een implementatietraject. Ctac heeft voor verschillende branches templates waarin de ervaring en kennis (SAP, IT, branche) zijn gebundeld. Een template biedt onze klanten garanties en zekerheden (“bewezen processen”, “best practice”) en daarnaast versnellers in een implementatie project. Daarnaast kan de CHARE template voor de corporatiesector ook in delen of in de tijd “modulair” worden ingezet.
Ja, DSA•Vision kent meerdere implementatievormen waaronder een versnelde implementatietechniek op basis van “best practices”. Een versnelde implementatie is voor DSA geen doel op zich. De implementatiemethodiek is voor DSA•Vision en haar klanten een hulpmiddel dat ertoe bijdraagt dat de beoogde doelen voor nu en later worden gerealiseerd. DSA•Vision stelt het realiseren van ambities en bedrijfsdoelen van de klant boven het versnellen van het implementatieproces. De keuze voor een nieuw systeem is veelal de uitkomst van een strategische discussie en is noodzakelijk om bedrijfsdoelen voor nu en later te realiseren. Onze implementatiemethodiek neemt dan ook de business case van de klant als uitgangspunt. DSA•Vision kiest daarom voor een implementatiemethodiek die is gebaseerd op best practices, zodat iedereen de beschikking heeft over de meest recente inzichten en elke klant leert van haar voorgangers, van DSA•Vision en van zichzelf. Tegen een achtergrond van ‘efficiënter werken’, ‘lean en mean’, ‘standaard iseren’, ‘terug naar de basis’ en ‘voorkomen van verspilling’ zien steeds meer corporaties voordelen in het gebruik maken van de best practice. Met de vrijheden van een ERP-systeem zijn eigen accenten in de bedrijfsvoering nog beter te realiseren. Door bij de implementatie te kiezen voor de best practice als uitgangspunt, is een versnelde implementatie met lagere kosten en met betere resultaten een feit.
HC&H Magazine
13
Ja, maar dit is afhankelijk van de uitgangssituatie: 1. Implementatie zonder migratie; Dit is in feite een implementatie vanaf scratch. Xpand kan worden geleverd in een pre-gedefinieerde configuratie, waarin zaken als rekeningschema en layouts voor bijvoorbeeld facturen zijn opgenomen. De klant kan deze configuratie gebruiken als ‘as is’ systeem, als hij of zij bereid is om haar processen en workflows in te richten corresponderend met de wijze waarop e.e.a. in Xpand is ingericht. Die ‘as is’ configuratie is overigens niet in beton gegoten, aanpassingen zijn altijd mogelijk, echter zullen deze in de praktijk binnen de bandbreedte van de versnelde implementatie dienen te blijven; 2. Implementatie inclusief migratie: In deze situatie is een pre-gedefinieerde configuratie vrijwel nooit een bruikbare optie, omdat informatie uit het voorgaande primaire systeem geïmporteerd zal worden in Xpand. Belangrijk in dit kader is, dat de architectuur van Xpand volledig is ingericht op een snelle en flexibele implementatie. Deze requirement was een essentieel onderdeel van set gedefineerde requirements toen Incit de architectuur van Xpand bedacht en ontwierp. Alles in Xpand is erop gericht om een zo laag mogelijke Total Cost of Ownership (TCO) en zo hoog mogelijke Return on Investment (ROI) te realiseren. Dit is ons inziens een onmisbaar onderdeel in elke onderliggende business case bij vervanging van een primair systeem.
Ja, Itris biedt al enkele jaren een implementatie aan gebaseerd op best practices. Hiermee helpen wij corporaties op een snelle en efficiënte manier bij de overgang naar een modern platform. Sneller implementeren betekent minder inzet van mensen, waarmee dus flink op kosten kan worden bespaard. Een systeem dat vooraf is ingericht op basis van best practices en CORA biedt ook extra mogelijkheden om de kwaliteit van de implementatie te verhogen. Denk hierbij aan een standaard projectplan, testscripts, controlerapportages, meegeleverde gebruikersinstructies e.d.
Wij gaan altijd voor toegevoegde waarde en daarbij hoort een planning die we samen met de klant bepalen. De vraagstelling wel of niet versneld implementeren is dus ook niet relevant. Je doet het gewoon altijd zo goed en snel mogelijk. Het gaat om het neerzetten van resultaat niet om de inspanning. Wij werken daarom altijd met een business case waarin de kosten en tijd worden afgezet tegen de voordelen en besparingen. Zonder positieve business case komen wij niet in actie. De echte winst gaat in het verbeteren van het proces zitten en niet in je systeem.
Ja, SG|automatisering biedt met Rapid Start een versnelde methode om te kunnen implementeren. SG heeft hiervoor gekozen om te kunnen voldoen aan de vraag van de corporaties, voortvloeiend uit maatschappelijke ontwikkelingen, om sneller en goedkoper te kunnen implementeren. Daarnaast zorgt de introductie van marktstandaarden als CORA, Vera, RJ645 e.d. voor een breder draagvlak en acceptatie om te implementeren op basis van voor gedefinieerde inrichting en processen.
14
HC&H Magazine
Waarom zou je als corporatie kiezen voor een versnelde implementatie? Indien een keuze wordt gemaakt voor vervanging, verbetering of uitbreiding van een bedrijfsinformatiesysteem, al dan niet van de huidige leverancier, hoort daar de keuze van de implementatiemethodiek bij. Als belangrijkste kenmerken en voordelen voor de versnelde implementatiemethodieken zien we het volgende: 1. Kortere implementatieduur. Dit uit zich in een snellere livegang en kortere verhoogde werkdruk. Het kan zijn dat hier een dwingende reden achter ligt die een deadline voor het project bepaalt zoals een fusie, ontbrekende functionaliteit (denk aan SEPA) of conflicten over contractafspraken met de huidige leverancier. 2. Lagere implementatiekosten. De leverancier zal minder uren hoeven te maken doordat er minder complexiteit ‘in scope’ is en er minder maatwerk van toepassing is. Dat uit zich bijvoorbeeld ook in lagere kosten voor (de ontwikkeling) van koppelingen. 3. Profiteren van de ervaring in de best practices. De leverancier levert met de applicatie ook een op best practices gebaseerde inrichting mee. Dit maakt het mogelijk de focus te leggen op die punten die voor de eigen organisatie essentieel zijn en voor de andere zaken gebruik maken van de ervaring van anderen. Hoe breder de best practice des te sneller kan een ‘werkend systeem’ worden opgeleverd. Dat lijkt op zich allemaal aantrekkelijk maar er zijn ook kanttekeningen te maken. Mede gebaseerd op de beantwoording van de leveranciers adviseren we de keuze voor een implementatiemethodiek te baseren op een business case waarin de volgende zaken van belang zijn. 1. Implementatieduur. Het zal altijd een doel zijn om de implementatie zo snel mogelijk te bewerkstelligen met het oog op het realiseren van de gestelde doelen. ‘Het goede komt altijd te laat’, verwoordde een leverancier. Normaal gesproken zal tijd echter niet boven resultaat gaan. 2. Implementatiekosten. Het op een later tijdstip inhalen van zaken die bij een versnelde implementatie niet worden benut is vaak kostbaarder dan het in één keer goed te doen.
3. Best practices. a. Een standaard systeem is makkelijker te implementeren dan een standaard proces. Een organisatie die zich conformeert aan een best practice heeft commitment nodig op alle niveaus. Het vraagt ook om een andere mindset om de werkwijze van de afgelopen jaren los te laten en het zelf te willen uitvinden (wie weet heeft iemand anders al iets heel slims verzonnen). Dit kan ook weerstand oproepen. De verantwoordelijkheid voor de organisatieaanpassing ligt bij de corporatie zelf en zal ook implementatietijd (en dus geld) kosten. Een impact analyse kan helpen in te schatten hoe groot de impact is en in hoeverre dit bepalend is voor de implementatieduur. b. Er is minder ruimte voor eigen varianten van processen en inrichting. Je dient je de vraag te stellen waar je standaard wilt zijn en waar je als corporatie flexibel wilt zijn, met het risico in een geïntegreerd systeem andere best practices te verstoren. c. Hoe ‘breed’ en geïntegreerd zijn de best practices die worden aangeboden door de leverancier? Ook de mate waarin vanuit de best practices ervaringen van andere corporaties zijn meegenomen is van belang. Er kunnen anders kansen blijven liggen op het vlak van procesverbeteringen, procesautomatiseringen en mogelijke koppelingen met andere systemen. d. Groeit de (ICT-)volwassenheid van uw organisatie en kerngebruikers voldoende in de korte implementatietijd? Een langere implementatie waarin kerngebruikers zelf leren het syteem in te richten op de eigen processen heeft als belangrijk afgeleid resultaat dat de medewerkers en organisatie sterk kunnen groeien in volwassenheid; er worden bruggen geslagen tussen afdelingen, oude discussies worden beslecht en er groeit een volwassen basis voor verder beheer en optimalisatie van processen en systemen. Gedurende de implementatie zijn kerngebruikers steeds beter in staat het systeem en het resultaat te beoordelen. Bij een snelle implementatie is hiervoor minder ruimte. Het ‘leer-effect’ vraagt om extra aandacht in het implementatie- en beheerplan.
HC&H Magazine
15
Wat willen de leveranciers nog meegeven op basis van hun ervaringen? Wat AEPEX betreft zouden we elke corporatie aanraden een versnelde implementatie uit te voeren. Immers, corporaties verschillen niet veel van elkaar en daarom kunnen processen snel worden geïmplementeerd. Wat vooraf gaat is een bewustwordingsproces binnen de corporaties: zijn we uniek en willen we het wiel opnieuw uitvinden of leggen we het fundament voor onze processen en gaan we van daaruit bouwen aan onze unieke kenmerken. AEPEX is van mening dat een solide fundament voor elke corporatie van belang is en per corporatie niet essentieel verschilt. Versnelde implementaties doen corporaties geen pijn. Pijn wordt gevoeld in de conversie van gegevens van het oude systeem naar het nieuwe systeem. Waar mensen de remmende kracht lijken te zijn bij implementatie van een nieuw systeem is in onze ervaring dit meestal het oude systeem; het gereed maken van data voor de conversie is een enorm karwei dat niet moet worden onderschat. En onderschat daarbij ook niet de macht van de vorige leverancier.
De best practice is een implementatieversneller voor corporaties die een volledige ERP-oplossing willen tegen een gunstige prijs. Het is van belang dit ook op deze wijze binnen de eigen organisatie te positioneren. Een maatwerk implementatie kan uiteraard ook maar betekent hogere initiële kosten. Een gedegen procesimplementatie van de best practice met aandacht voor afdelingen en individuele medewerkers is daarbij van groot belang. Ondersteuning vanuit adviesorganisaties op dit vlak is vaak een sleutel tot succes. Vaak is een organisatie tot zelfs enkele maanden na livegang met name bezig om te leren werken met de nieuwe functionaliteit. Na deze periode kan de organisatie veel beter aangeven welke aanvullende optimalisatiewensen er zijn waarbij Cegeka kan dienen als klankbord. Wij adviseren daarom om na de implementatie van de best practice, een evaluatie te doen van het gebruik en de inrichting verder te “tunen” op de eigen wensen en bedrijfsdoelstellingen.
Afhankelijk van de omvang van de organisatie, moet men afwegen wat het beste resultaat oplevert. Een herhaaldelijke verandering van procedures binnen een grote organisatie is ingewikkeld, waardoor het praktisch is om in één keer de aanpassingen door te voeren. Voor een kleinere organisatie ligt dit minder ingewikkeld. Een pakket dat je primaire dienstverlening ondersteunt, moet passen als een maatwerkkostuum. Key2Wocas ondersteunt namelijk de meest belangrijke werkzaamheden en moet daarom zo goed mogelijk passen. Fit for purpose… De beste tip is een goede voorbereiding! Goede documentatie van de processen en een slagvaardige projectgroep kan het traject veel meer versnellen dan het snijden in functionaliteit of opleidingen.
Wanneer je de keuze maakt voor een versnelde implementatie, wees je dan bewust van de consequenties. Afwijken van de voorgestelde standaard betekent vaak een forse vertraging binnen een project. Je moet je dan ook meerdere keren de vraag stellen of die afwijking van de standaard echt noodzakelijk is. Durf daarbij in de spiegel te kijken!
Wij ambiëren een oplossing die nieuwe woon- en werkconcepten mogelijk maakt voor nu en later. Wat ons betreft is het van belang dat de corporatie haar visie, strategie en bedrijfsdoelen heeft geformuleerd en op basis daarvan de leverancier en de oplossing selecteert. Aandacht voor zowel de ‘harde’ als de ‘zachte’ kant van de transitie is cruciaal. Als het gaat om veranderen, gaat dat niet over ‘ver en anderen’, maar over mij en mijn organisatie. Zorg dat de keuze, de timing en de doelstellingen helder zijn en blijf daar tijdens en na het project aandacht voor houden. Volgens DSA•Vision kiest een klant voor die oplossing die het best beantwoord aan haar behoefte en de beste bijdrage levert aan de te realiseren business case. De wijze waarop de oplossing wordt aangeschaft (kopen, abonnement, On-Premise, sourcing/cloud) adviseren wij mee te nemen in de afweging. Andere belangrijke aspecten zijn integraliteit, specialisme en releasebeleid van de leverancier en de oplossing.
Incit heeft inmiddels meer dan 350 implementaties verricht, waarvan sommige in recordtijd (<3 maanden!). Onze ervaring is dat naarmate een project toeneemt in omvang en/of complexiteit, ook de risico’s die gepaard gaan met een versnelde implementatie toenemen. Men gunt zich dan vaak te weinig tijd om bij tijd en wijle even achterover te gaan zitten om echt goed over implementatie gerelateerde zaken na te denken. Juist die tijd wél nemen leidt tot betere, toekomstbestendige beslissingen, waardoor toekomstige kosten (en moeite en frustratie) als gevolg van het moeten maken van aanpassingen worden vermeden. Vanuit onze ervaring is een implementatieduur tussen de 6 en 9 maanden ideaal.
16
HC&H Magazine
“Technisch ‘over’ in een weekend, maar trek voor de implementatie 4 maanden doorlooptijd uit”. Het implementeren van een nieuw bedrijfssysteem is maar voor een heel klein gedeelte technisch. Ook het meenemen van de historie vanuit het oude systeem is prima mogelijk binnen een versnelde implementatie. De meeste aandacht moet echter uitgaan naar de mensen die met het nieuwe systeem gaan werken. Het blijft een veranderingsproces, waarbij niet de techniek, maar de menselijke factor bepalend is voor de doorlooptijd.
Kijk verder dan je systeem. Kijk eerst naar je doelen en richt daar je proces op in en kijk dan pas naar je systeem. Dit is ook de reden waarom we met de Corporatie Cloud zijn begonnen en hier ook onder meer de Computable Award voor hebben gewonnen. Om een voorbeeld te noemen: het beter inrichten met behulp van de Corporatie Cloud van je factuurproces kan je al gauw 10 euro per factuur opleveren. Hier komt geen ERP implementatie aan te pas.
Wees niet te bang om als corporatie te conformeren aan een standaard werkwijze. In de praktijk blijkt dat dit, soms met zeer beperkte aanpassingen, heel goed werkt en wordt er hierdoor juist veel meer gestroomlijnd gewerkt. Het is eenvoudiger om tijdens de implementatie de standaard enigszins om te buigen dan alles vanaf nul opnieuw te moeten bedenken. Verder is uit ervaring gebleken dat corporaties die hun processen erg complex hadden opgezet uitstekend uit de voeten kunnen met Rapid Start.
Olke Jan van der Meer
Feike Verweij
De mening van HC&H Een implementatie op basis van best practices wordt door HC&H eigenlijk altijd aanbevolen: waarom zou je immers geen gebruik willen maken van de kennis en ervaring die de leverancier bij andere organisaties heeft opgedaan? Een implementatie op basis van best practices maakt een snellere implementatie mogelijk, maar een korte doorlooptijd is meestal niet het hoogste doel. Juist omdat de implementatie snel verloopt zul je vooraf nog beter moeten nadenken over doelstellingen, resultaten en de inhoud van de implementatie. Denk daarbij ook aan een eventuele optimalisatieslag of verdere uitbreiding en weeg dit alles mee in de business case. Je zult als corporatie zelf met je beoogde leverancier moeten bepalen waar je afwijkingen of flexibiliteit wenst op een best practice. De invulling van deze afwijkingen kan namelijk ook nog tot extra implementatiekosten, organisatieaanpassing of –‘gedoe’ leiden. Verder is een op best practices ingerichte applicatie
nog niet per definitie gelijk aan een procesinrichting op basis van best practices; immers een leverancier zal zich veelal laten leiden door de (on)mogelijkheden van zijn applicatie. Bij de keuze voor een leverancier zou bepalend moeten zijn hoe ‘rijk’ de best practice van een leverancier is en in hoeverre deze zich doorontwikkeld. Hierbij is het van belang dat een leverancier kennis blijft houden van best practice processen bij corporaties (wat het wel lastig maakt als de leverancier alleen maar versneld implementeert). Het doorontwikkelen van best practices, zowel aan de proceskant als aan de applicatiekant is een aandachtspunt voor zowel leveranciers als corporaties, waarbij je als corporatie niet alleen onderhoud op je applicatie zou willen hebben, maar ook onderhoud op de best practices! De best practise is wat HC&H betreft een prima instrument om met de juiste voorbereiding sneller tot een betere en versnelde implementatie te komen. Die begint met een goede voorbereiding.
HC&H Magazine
17
