De belangrijkste to-do-list van je promotietraject

De belangrijkste to-do-list van je promotietraject Februari 2009

2

Inleiding

Eindelijk het laatste experiment uitgevoerd, de laatste analyses gedraaid en de laatste keer alles gerapporteerd in een artikel. Je kunt inmiddels de procedure wel dromen. Voor de procedure voor het produceren van een proefschrift, de goedkeuring ervan door een beoordelingscommissie en het verdedigingen van je proefschrift is dat wel even anders…..Graag help ik je handje middels dit boekje. Dit boekje is bedoeld om je te helpen bij het doorlopen van de laatste fasen van je promotietraject. Het is opgesteld als een to-do list waarbij ik heb geprobeerd zo volledig mogelijk te zijn bij het beschrijven van de zaken die je allemaal moet regelen. Ook heb ik er enkele handige tips in opgenomen die ik je kan meegeven uit eigen ervaring. Mentale ondersteuning kan ik je helaas via deze weg niet geven, daarvoor verwijs ik je graag naar je paranimfen, maar ik hoop dat ik wel op deze manier de organisatorische stress een beetje kan wegnemen. Check wel goed of de richtlijnen die hier worden gegeven nog steeds up-to-date zijn!! Veel succes met de laatste loodjes. You can do it!

Groetjes, Wendy

3

4

Een datum prikken Wanneer? Zo’n 10 maanden van tevoren moet je na gaan denken over je promotiedatum. Promotie vinden alleen plaats op vrijdag, om 13.30 uur en om 16.00 uur. Voordeel van 16.00 uur is dat de tijd tot het feest niet zo lang is en mensen makkelijker vanaf 15.00 uur vrij kunnen nemen. Bij het datum prikken moet je het volgende in de gaten houden Commissie heeft recht op minstens 4 weken (max. 6 weken rekenen) om het proefschrift te lezen en te beoordelen. De drukker (Datawyse) heeft ongeveer 20 dagen nodig om het proefschrift te drukken Drie weken vóór de promotie moet het college van promotie dertig exemplaren ontvangen van je proefschrift (dus dan moeten ze gedrukt zijn) Dit betekent dat er minstens 10 weken tussen het opsturen van je proefschrift naar de leescommissie en je promotie moeten zitten.

De datum prikken Wanneer je weet rond welke datum/maand je promotie kan plaatsvinden, kun je contact opnemen met de pedel om na te vragen welke vrijdagen nog beschikbaar zijn voor je promotie. Mijn pedel was Iris Jacobs ([email protected]; tel 2829) N.B. Prik eerst je datum en stuur dan pas de verzoeken naar de beoordelingscommissie om plaats te nemen in de oppositie.

5

De beoordelingscommissie samenstellen Wanneer je de datum gaat bepalen kun je meteen nadenken over je beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie moet bestaan uit minimaal 4 leden, van wie: - tenminste 3 hoogleraren - tenminste 2 hoogleraren niet verboden aan de Open Universiteit Nederland De leden die geen hoogleraar zijn, dienen gepromoveerd te zijn

TIP

In overleg met je promotor en begeleider stel je de beoordelingscommissie samen. De begeleider stuurt een mail naar de potentiële leden voor de beoordelingscommissie met de vraag of zij deel willen nemen aan de oppositie en of de door jou gekozen datum hen schikt. Hoe eerder je de commissie benaderd, des te groter de kans dat ze nog een gaatje in hun agenda hebben. De benaderde leden laten aan de begeleider weten of zij toezeggen deel te nemen aan de promotiecommissie. De begeleider bedankt hen voor hen toezegging en laat weten wanneer men het proefschrift ongeveer kan verwachten. Het is handig als je begeleider dan meteen de vraag stelt naar welk adres het manuscript van het proefschrift verstuurd moet worden. Vraag je begeleider de mailtjes naar jou door te sturen en verzamel de adressen in een word document. Deze adressen heb je namelijk nog meerdere malen nodig!

Beoordelingscommissie vs. promotiecommissie De beoordelingscommissie hoeft niet gelijk te zijn aan de promotiecommissie. Het kan voorkomen dat een commissielid het proefschrift niet ‘verdedigbaar acht’ en zich terugtrekt. Dit komt haast niet voor, maar mocht het voorkomen, dan zul je zeker snel een andere hoogleraar/doctor vinden die bereid is je proefschrift op korte termijn te lezen en te beoordelen. Ook kan het voorkomen dat een lid uit de beoordelingscommissie onverwachts toch niet aanwezig kan zijn op de promotiedatum. Ook dan zul je zeker snel een andere hoogleraar/doctor vinden die bereid is je proefschrift op korte termijn te lezen en te beoordelen.

6

De administratie Wanneer de beoordelingscommissie bekend is, kan het administratieve gedeelte starten van je promotie. Op intranet (http://www.intranet.ou.nl/eCache/INT/52/399.html; (organisatie  College van Promoties promoties  documenten promoties).) vind je een 6-tal formulieren die je kunt downloaden. De formulieren 1 t/m 4 en 6 kun je al invullen zodra je beoordelingscommissie bekend is. Zorg dat je alle gegevens hebt ingevuld, zodat je begeleider en promotor alle documenten in één keer kunnen ondertekenen. Je stuurt de formulieren per interne post naar het secretariaat voor het college van promoties (je pedel). Bijzonderheden bij de formulieren Formulier 1: Vergeet niet ook een gewaarmerkt kopie van je diploma mee te sturen Vergeet niet de taal van het proefschrift aan te geven. Formulier 2: Een werktitel mag ook. Formulier 3: Een werktitel mag ook. Formulier 4: De bevestigingsmail van het lid van de beoordelingscommissie kan ook dienen als handtekening Formulier 6: Je kunt dit formulier alvast invullen. Echter, houd er rekening mee dat de samenstelling van de promotiecommissie nog kan veranderen. Formulier 5 stuur je samen met je manuscript naar het lid van de beoordelingscommissie. Dit formulier moet het beoordelingscommissielid retourneren aan het college van promoties om zijn oordeel over het proefschrift bekend te maken.

TIP

Zorg dat je formulier 1 t/m 4 op tijd in orde hebt, dit bespaart je weer tijd bij het opsturen van het manuscript (zie paragraaf over het opsturen van het manuscript)

7

College voor promoties - Open Universiteit Nederland

Formulier 1

Aanmelding als promovendus / aanwijzing van promotor(es) (De promovendus dient zorg te dragen voor invulling van het formulier; het formulier dient te worden gestuurd naar het secretariaat van het College voor promoties). Ondergetekende Naam Geboortedatum Postcode Telefoon (werk)

: : : :

Afgelegd examen dat toelating tot de promotie geeft Universiteit waar en datum waarop dit examen is afgelegd

Voornaam (-namen): Adres: Woonplaats: : :

meldt zich aan voor promotie en verzoekt, conform het gestelde in artikel 6 van het promotiereglement, om aanwijzing als promotor(es): Naam promotor:

Universiteit/Instituut waaraan promotor is verbonden: Handtekening:

Naam promotor:

Universiteit/Instituut waaraan promotor is verbonden: Handtekening:

Naam toegevoegd promotor:

Universiteit/Instituut waaraan promotor is verbonden:

Handtekening: Werktitel proefschrift: Taal waarin de promotieplechtigheid plaatsvindt: Nederlands/Engels (*) Taal waarin proefschrift wordt geschreven: Nederlands/Engels (*) (*): doorhalen wat niet van toepassing is

Handtekening promovendus

Datum

Door ondertekening van dit formulier verklaart de indiener zich akkoord met de bij of krachtens het promotiereglement gestelde bepalingen.

8


Formulier 2

Aanvraag promotiedatum (Dit formulier s.v.p. ingevuld retourneren naar het secretariaat van het College voor promoties)

Ondergetekende: (naam)…………………………………………………………………………………………………. (titel proefschrift)………………………………………………………………………………………

verzoekt de voorzitter van het College voor promoties als datum / tijdstip (*) van promotie vast te stellen: e

1 voorkeur……………………………………………………………………………………………. e

2 voorkeur……………………………………………………………………………………………. e

3 voorkeur…………………………………………………………………………………………….

Handtekening promovendus

Datum

Handtekening promotor(es) voor akkoordbevinding van de voorgestelde promotiedatum Naam:……………………………………………. Handtekening:…………………………………………………………. Naam:……………………………………………. Handtekening:…………………………………………………………. Naam:……………………………………………. Handtekening:…………………………………………………………. (*): promoties vinden plaats op vrijdagen om 13.30 en 16.00 uur

9


Formulier 3

Goedkeuring concept-proefschrift (Dit formulier s.v.p. ingevuld retourneren naar het secretariaat van het College voor promoties)

Naam promotor:

Verbonden aan Universiteit/Instituut:

Handtekening

Door het College voor promoties aangewezen als promotor van: Naam:

Voornaam (-namen):

Geboortedatum:

Adres:

Postcode:

Woonplaats:

Telefoon (werk): Titel proefschrift: verklaart het concept van bovengenoemd proefschrift te hebben goedgekeurd.

Handtekening

Datum

10


Formulier 3a

Goedkeuring concept-proefschrift (Dit formulier s.v.p. ingevuld retourneren naar het secretariaat van het College voor promoties) Naam toegevoegd promotor:


Handtekening

Saskia Brand-Gruwel

Open Universiteit Nederland, Onderwijstechnologisch expertisecentrum

Door het College voor promoties aangewezen als toegevoegd promotor van:

Door het College voor promoties aangewezen als promotor van: Naam:

Voornaam (-namen):

Geboortedatum:

Adres:

Postcode:

Woonplaats:

Telefoon (werk): Titel proefschrift: verklaart het concept van bovengenoemd proefschrift te hebben goedgekeurd. Handtekening

Datum

11


Formulier 4

Instelling beoordelingscommissie (Dit formulier s.v.p. ingevuld retourneren naar het secretariaat van het College voor promoties) Naam promotor: Prof. Dr. J. Van Merriënboer

Verbonden aan Universiteit/Instituut: Open Universiteit Nederland

Handtekening

Naam toegevoegd promotor: Dr. S. Brand-Gruwel

Verbonden aan Universiteit/Instituut: Open Universiteit Nederland

Handtekening

Stelt/stellen voor om ten behoeve van de promotie van: Wendy Kicken een beoordelingscommissie in te stellen, die naast de promotor(es) bestaat uit de volgende personen: Naam:


Handtekening

Naam:


Handtekening

Naam:


Handtekening

Naam:


Handtekening

Naam:


Handtekening

De betrokkenen hebben zich bereid verklaard, deze taak op zich te nemen.

12


Formulier 5

Oordeel beoordelingscommissie (Dit formulier s.v.p. ingevuld retourneren naar het secretariaat van het College voor promoties) Naam:


Handtekening

...............................................………………………………..

.............................................................…………

……………….

Lid van de beoordelingscommissie die is ingesteld ten behoeve van de promotie van: (naam)……………………………………………………………………………………………… (titel proefschrift)………………………………………………………………………………… deelt hierbij mede, van oordeel te zijn dat de promovendus door middel van het proefschrift een zodanig bewijs van bekwaamheid heeft geleverd dat deze tot de verdediging van het proefschrift kan worden toegelaten. Handtekening

Datum

13


Formulier 6

Instelling promotiecommissie (Dit formulier s.v.p. ingevuld retourneren naar het secretariaat van het College voor promoties) Ten behoeve van de promotie van:

verzoekt/verzoeken de promotor(es) het College voor promoties een promotiecommissie in te stellen, die naast de leden van de beoordelingscommissie en de voorzitter van het College voor promoties tevens bestaat uit de volgende personen: Naam:


Naam:


Naam:


Naam:


Naam:


De betrokkenen hebben zich bereid verklaard, deze taak op zich te nemen. Naam promotor:

Handtekening

Naam promotor:……………………………………………………..

Handtekening

Naam toegevoegd promotor:

Handtekening

14

15

Het manuscript voor de beoordelingscommissie De inhoud van het manuscript dat je naar de beoordelingscommissie stuurt en het definitieve manuscript voor je proefschrift verschillen. De volgende elementen moeten in je definitieve versie zitten. De onderdelen die nog niet in het manuscript hoeven te staan dat naar de beoordelingscommissie wordt verstuurd zijn schuingedrukt:               

Omslag Stellingenblad Titel + eventuele ondertitel Logo Open Universiteit, ICO, NWO, ISBN, copyright e.d. Titelpagina pagina + keerzijde Voorwoord Inhoudsopgave Algemene inleiding Hoofdstukken waarin het theoretisch kader en de studies worden beschreven Algemene Discussie Referentielijst Engelse samenvatting Nederlandse samenvatting ICO dissertaties lijst Optioneel: CV

Hier volgt een uitleg van de verschillende onderdelen. De onderdelen die nog niet naar de beoordelingscommissie hoeven, worden in de paragraaf ‘Definitief manuscript’ verder uitgewerkt.

Omslag (hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) Voor je manuscript hoef je nog geen opgemaakte omslag te hebben.

Stellingenblad (hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) De stellingen hoef je nog niet naar de commissie te sturen, maar begin er wel alvast over na te denken. Houd altijd een notitieblokje bij de hand.

Titel + ondertitel Dit is de eerste pagina van je definitief manuscript. Gebruik deze bij het manuscript voor de beoordelingscommissie als je titelblad. Voeg ook je naam en affiliatie toe.

Logo’s, ISBN, copyrights (hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) Het vermelden van de OUNL, ICO en NWO – logo’s, je ISBN en de copyrights hoef je pas te doen bij je definitieve proefschrift.

Titelpagina (hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) Deze pagina kun je pas opstellen, nadat je beoordelingscommissie je proefschrift heeft goedgekeurd en dus de promotiecommissie bekend is.

16

Voorwoord (hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) Het voorwoord hoeft nog niet naar de beoordelingscommissie. Begin wel al eens met een opzet voor het voorwoord. Het is moeilijker dan je denkt.

Inhoudsopgave Maak een inhoudsopgave van de verschillende hoofdstukken in je manuscript. Je kunt er voor kiezen om alleen de hoofdstuktitels te noemen, maar je kunt ook paragraaftitels vermelden. Hier ben je vrij in.

Algemene inleiding Doe inspiratie op in andere proefschriften. Je geeft een algemene inleiding op de probleemstelling die jij onderzocht hebt. Je geeft aan hoe je de mogelijke oplossingen voor de probleemstellingen hebt onderzocht. Je eindigt met een korte beschrijving van de inhoud van het proefschrift

Hoofdstukken waarin het theoretisch kader en de studies worden beschreven Je gebruikt hiervoor de artikelen zoals je ze gepubliceerd/ingediend hebt. Je kunt als voetnoot aangeven of dit hoofdstuk al elders is gepubliceerd, in druk is of ingediend is voor publicatie. Let er op dat je de nummering van tabellen en figuren aanpast per hoofdstuk (tabel 2.1, tabel 3.2).

Algemene Discussie Hier geeft je een kort overzicht van je belangrijkste bevindingen en trek je je conclusies, geef je de beperkingen van je onderzoek weer en doe je suggesties voor vervolgonderzoek.

Referentielijst Voor de referenties heb je de volgende twee opties: Je kunt de referenties per hoofdstuk vermelden of als één lijst geheel achterin het proefschrift. De eerste optie weerspiegelt meer het idee van een verzameling van verschillende artikelen, gebundeld in een proefschrift. De tweede optie kan gebruikt worden om papier te besparen. Je bent vrij in je keuze.

Engelse samenvatting Je geeft de inhoud van elk hoofdstuk kort en bondig weer: wat is onderzocht, opzet, bevindingen en conclusies.

Nederlandse samenvatting Je geeft de inhoud van elk hoofdstuk kort en bondig weer: wat is onderzocht, opzet, bevindingen en conclusies. Let op, schrijven in het Nederlands is moeilijker dan je denkt, vooral als je je hele proefschrift eerst in het Engels hebt geschreven. Je zult merken dat je de neiging hebt om ‘Engels-Nederlands’ te schrijven. Schrijf het, leg het even weg, kijk er weer eens naar en laat het op tijd door je begeleider nakijken.

17

ICO dissertaties lijst (hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) De ICO-dissertaties lijst kun je bij Iwan Wopereis opvragen. Deze hoeft nog niet in het manuscript voor de beoordelingscommissie te worden opgenomen.

CV (optioneel; hoeft nog niet naar beoordelingcommissie) Je mag een Curriculum Vitae toevoegen aan je proefschrift, maar het is niet verplicht. Indien je er voor kiest een cv toe te voegen, dan hoeft dit pas in je definitieve proefschrift toegevoegd te worden.

Opmaak van het manuscript Er gelden geen APA richtlijnen voor de vormgeving van je proefschrift – je kunt er je eigen draai aan geven. Bedenk echter wel dat je dan je je eigen stijl consistent toepast. Zie tips. Zorg er wel voor dat elk nieuw hoofdstuk zich op een oneven pagina bevindt. TIPS: ▪ Zet je gehele manuscript in één document ▪ Maak voor de opmaak gebruik van opmaakprofielen ▪ Nummer de tabellen per hoofdstuk (Tabel 2.1, tabel 3.1 etc).

Uitleg opmaakprofielen Wanneer je gebruik maakt van opmaak profielen kun je met één handeling de hele opmaak consistent toepassen in je document. Met opmaakprofielen bepaal je hoe (door je hele document) de hoofdstuktitels, headings van het eerste, tweede, derde en vierde niveau moeten uitzien, de voetnoten, de kopteksten, de titels van figuren en tabellen etc. Met een druk op de knop pas je dan opmaak van een titel aan, in plaats van bijvoorbeeld drie handelingen (16 pt, Arial en Gecentreerd) uit te voeren of de hele tekst weer na te lopen op andere titels die dan ook moeten worden aangepast. Meer informatie over opmaakprofielen vind je op help-desk pagina van Microsoft http://office.microsoft.com/nl-nl/word/HP051895631043.aspx

18

Het manuscript proefschrift versturen Voordat je het manuscript op kunt sturen moet je de volgende zaken geregeld hebben:  Vraag een secretaresse de adressen af te drukken op een adressticker met OU-logo  Reserveer enkele grote gele enveloppen waarin het manuscript makkelijk past  Maak via Ingrid een afspraak bij de repro voor het afdrukken en inbinden van je manuscript. LET OP dat je aangeeft dat het manuscript dubbelzijdig wordt afgedrukt! Enkelzijdig wordt een enorm pak papier. Druk van tevoren het proefschrift voor jezelf af en kijk of de layout klopt (elk hoofdstuk op oneven paginanummer).  Stel een begeleidende brief op en vraag één van de secretaressen deze af te drukken op OU briefpapier.

W [email protected] tel: + 31 45 576 2804 fax: + 31 45 576 2907

23 september 2008 Concept Proefschrift Wendy Kicken

Geachte prof. dr. Elen, Bedankt voor uw toezegging plaats te nemen in mijn beoordelingscommissie. Hierbij bied ik u het concept van mijn proefschrift getiteld " Portfolio Use in Vocational Education: Helping Students to Direct their Learning ” ter beoordeling aan. Wij stellen het op prijs als u uw oordeel over de toelating tot de verdediging van het proefschrift uiterlijk 31 oktober aanstaande wilt toezenden aan het College van Promoties, Open Universiteit Nederland, Postbus 2960, 6401 DL te Heerlen. Bijgevoegd vindt u een formulier van het College van Promoties om uw oordeel te geven. Met vriendelijke groet, ook namens Saskia Brand-Gruwel en Jeroen van Merriënboer, [Hier komt je handtekening] Wendy Kicken

19

Beoordelingsformulier voor de beoordelingscommissie (Formulie 5) TIP

De leden van de beoordelingscommissie moeten ook een beoordelingsformulier (formulier 5) ontvangen met een begeleidende brief opgesteld door de pedel. Het is handig als je deze tegelijk met het manuscript toestuurt. Echter, LET OP, deze brief en dit beoordelingsformulier kan de pedel pas opstellen nadat de formulieren 1 t/m 4 ondertekend zijn. Het beoordelingsformulier kan ook nog verstuurd worden nadat de leden het manuscript al hebben ontvangen, maar de ervaring leert dat het efficiënter is wanneer de leden alles in één keer ontvangen. Zorg dus dat je de formulieren 1 t/m 4 ondertekend hebt zodat de pedel de brief op tijd gereed kan hebben. De pedel heeft de volgende gegevens nodig om de begeleidingsbrief op te stellen:  Adresgegevens van de leden van de beoordelingscommissie  De uiterlijke datum waarop de beoordeling van hen wordt verwacht.

Laatste controle Controleer nog een laatste keer of je manuscript de volgende elementen bevat  Omslag  Titel + eventuele ondertitel  Inhoudsopgave  Algemene inleiding  Hoofdstukken waarin het theoretisch kader en de studies worden beschreven  Algemene Discussie  Engelse samenvatting  Nederlandse samenvatting 

De volgende documenten verstuur je naar de beoordelingscommissie - Het manuscript - Jouw begeleidende brief - De brief van de pedel - Het beoordelingsformulier

Controle ontvangst Laat je begeleider een week na verzending van de manuscripten bij de leden informeren of ze het manuscript hebben ontvangen.

20

Afspraak maken met de drukker Nadat de manuscripten de deur uit zijn, kun je een afspraak gaan plannen met de drukker. Datawyse in Maastricht (www.datawyse.nl) heeft veel ervaring met het drukken van proefschriften. Nadat het manuscript de deur uit is, kun je een afspraak met hen maken voor een intakegesprek: 043- 3545100.

Voorbereiding intakegesprek Datawyse De vormgeving van het proefschrift mag je geheel zelf bepalen. Dat geldt zowel voor de tekst als ook de kaft, het papiersoort, de manier waarop het boek gebonden wordt enz. Zorg dat je voorafgaand aan je eerste gesprek in ieder geval de verschillende mogelijkheden al eens bekeken hebt en een voorlopige keuze hebt gemaakt. Neem er eens wat oude proefschriften bij en kijk wat je aanspreekt. Neem enkele voorbeelden van wat je aanspreekt mee naar Datawyse. - Kaft: full colour, glanzend, mat - Papierdikte - Wit / gebroken wit - Gelijmd / gebonden Verder moet je weten - het aantal oplages: het gemiddeld aantal is 300 - Datum van aflevering. Bedenk hierbij dat 3 weken voorafgaand aan de promotie, de commissie voor promoties 30 exemplaren moet ontvangen. - Wanneer je het manuscript zou kunnen opleveren.

Kosten € 2250,- van de drukkosten worden vergoed door de OU. Je krijgt op basis van je intakegesprek een voorlopige offerte van het drukwerk. De drukker rekent in pakketjes van 16 pagina’s. Dus als het aantal pagina’s binnen een meervoud van 16 valt is dat prima. Blijkt nu dat je net 1 pagina te veel hebt, dan houdt dat in dat er 15 lege pagina’s in je proefschrift zitten, waar je bovendien voor betaalt…. Je betaalt niet voor de uitnodigingen, deze worden namelijk gemaakt van de resten van de omslag.

21

De omslag en uitnodigingen ontwerpen Je moet ook op tijd een afspraak maken met de ontwerper van je kaft, want de kaft moet tegelijk met het definitief manuscript naar de drukker gestuurd worden Je bent vrij in het kiezen van de ontwerper van je kaft. Mocht je geen ontwerper kennen, het facilitair bedrijf kan het ontwerp verzorgen. De intake van het kaft ontwerp wordt gedaan door Indra Lammers ([email protected]; tel 2239). Zorg dat je van tevoren een beeld hebt van wat je mooi vindt. Teken iets uit. Voor het ontwerp heeft men in de laatste ontwerpfase de volgende gegevens nodig:  ISBN nummer (zie hoofdstuk ‘definitief manuscript, wat nog te doen’.  Dikte van de kaft: kun je bij de drukker navragen  Teksten voor de uitnodigingen

De uitnodiging Het is gebruikelijk twee uitnodigingen te laten drukken: 1) de uitnodiging voor de verdediging 2) de uitnodiging voor het feest Verzamel de uitnodigingen van je voorgangers om inspiratie op te doen. De tekst voor de uitnodiging voor de verdediging kun je alvast op papier zetten. Een voorbeeld van een standaard tekst:

Graag nodig ik u uit voor het bijwonen van de openbare verdediging van mijn proefschrift Portfolio use in vocational education: Helping students to direct their learning. De verdediging vindt plaats op vrijdag 12 december 2008 om 16.00 uur precies in het gebouw Pretoria van de Open Universiteit Nederland, Valkenburgerweg 177, te Heerlen. Na afloop bent u van harte welkom op de receptie in het gebouw Bologna. Wendy Kicken Paranimfen

De tekst voor de uitnodiging voor het feest kun je opstellen zodra je feestlocatie bekend is en je weet hoe laat je de gasten ongeveer wilt ontvangen. Zorg dat er ongeveer een uur tot anderhalf uur tijd is voor jezelf. De receptie duurt vaak een uur en het is fijn even bij te komen van de verdediging.

22

Een voorbeeld Ik nodig u van harte uit op het feest ter gelegenheid van mijn promotie. Het feest zal plaatsvinden op vrijdag 12 december 2008 in Hoeve Smeijstershoek, Dorpstraat 13, te Nuth. Het feest begint om 19.30 uur. Het buffet zal om 20.00 uur geopend worden. Bij deze verzoeken ik u voor 1 december 2008 aan één van de paranimfen door te geven of u naar het feest zult komen Graag tot ziens, Wendy Paranimfen

Je kunt de uitnodigingen als boekenleggers afdrukken of als kaarten.

Teksten voor de uitnodigingen controleren Controleer vooral of: - de datum correct is - het tijdstip met aanduiding ‘precies’ correct is - de locatie van verdediging en feest vermeld staat - de contactgegevens van de paranimfen vermeld zijn.

Begeleidende brief bij uitnodigingen De paranimfen kunnen, in overleg met jou, de begeleidende brief opstellen, waarin een routebeschrijving wordt gegeven, kadosuggesties worden gegeven of andere huishoudelijke mededelingen worden gedaan.

De omslag en de uitnodigingen Je ontvangt van de ontwerper een pdf-file met de omslag en de uitnodigingen. Bewaar deze in een mapje ‘documenten voor drukker’ of iets dergelijks. Als je de omslag en uitnodigingen eens wilt afdrukken om het resultaat in kleur te bekijken, vraag de ontwerper dit af te drukken op een goede printer die alle kleuren ook goed kan afdrukken. Het kan voorkomen dat de kleuren niet overeenkomen met de afbeelding zoals je die op je scherm ziet. Je mag er vanuit gaan dat de kwaliteit van de printer van de drukker dusdanig is dat deze wel de afbeelding op je beeldscherm zal evenaren.

23

Definitief manuscript: wat nog te doen? Het manuscript voor de beoordelingscommissie aanvullen De volgende elementen hoefden nog niet aanwezig te zijn in je manuscript, maar moet je wel in orde maken voor je proefschrift:       

Omslag Stellingenblad Logo Open Universiteit, ICO, en indien van toepassing NWO, ISBN, copyright e.d. Titelpagina pagina + keerzijde Voorwoord ICO dissertaties lijst Optioneel: CV

Neem het manuscript dat je verstuurd hebt naar de beoordelingscommissie als basis en zorg dat je de volgende elementen in het manuscript verwerkt.

Omslag Zie voor het ontwerpen van je omslag het hoofdstuk ‘De omslag en uitnodigingen ontwerpen’.

Stellingenblad Gebruik de leestijd van de beoordelingscommissie om tot je stellingen te komen. Schrijf je favorieten op, brainstorm met iemand, schrap, verfijn. Houd hierbij de volgende richtlijnen goed in de gaten. Het reglement schrijft voor 6 stellingen te formuleren die niet gebaseerd zijn op het proefschrift. Vaak wordt geadviseerd om je te beperken tot 2 ludieke stellingen- die je overigens ook als laatste stellingen formuleert. Ook is het aan te raden toch ook minstens 2 stellingen te formuleren die wel aan je proefschrift gerelateerd zijn op te nemen. Bedenk bij het maken van je stellingen dat ze verdedigbaar moeten zijn. Dat wil niet alleen zeggen dat jij er een mening over moet kunnen hebben, maar ook dat er geen woorden als ‘meestal’, ‘soms’ e.d. in moeten voorkomen. Ze moeten wel echt stellig geformuleerd worden. Stuur de stellingen naar je begeleider en promotor ter goedkeuring.

Titel + eventuele ondertitel De eerste pagina van je proefschrift bevat alleen de titel van je proefschrift en een eventueel ondertitel. Als je dus deze pagina als titelpagina had gebruikt voor je manuscript voor de beoordelingscommissie, dan moet je je naam en affiliatie verwijderen!

Logo’s, ISBN en copyright Op de achterzijde van de eerste pagina vermeld je bij welke instelling het onderzoek heeft plaatsgevonden, indien van toepassing door wie het project gesponsord was en aan welke onderzoeksschool je verbonden bent. Je vermeld hierbij ook de logo’s van de desbetreffende instellingen. Verder vermeld je je ISBN. Dit moet je eerst aanvragen (zie volgende paragraaf) en kun je ook je copyrights vermelden en de ontwerper van de omslag.

24

Een voorbeeld van de keerzijde van de eerste pagina

The research reported here was carried out at the:

was funded by:

The Netherlands Organisation for Scientific Research Project no. 411-02-107-V

in the context of the research school:

Interuniversity Center for Educational Research

ISBN: 978-90-79447-02-2 © Gemma Corbalan Perez, Maastricht, The Netherlands, 2008 Cover design: Marco van Hout and Gemma Corbalan Perez Printed by Datawyse, Maastricht, The Netherlands All rights reserved

ISBN aanvragen Het ISBN wordt op je omslag afgedrukt. Nadat de beoordelingscommissie je proefschrift heeft goedgekeurd kun je een ISBN gaan aanvragen.

25

Titelpagina + keerzijde Deze pagina kun je eigenlijk pas opstellen, nadat je beoordelingscommissie je proefschrift heeft goedgekeurd en dus de promotiecommissie bekend is. Je kunt hier echter toch al mee beginnen en dan later indien nodig aanpassen. De eerste pagina wordt opgesteld volgens de richtlijnen in het promotiereglement. Een voorbeeld van de standaard titelpagina en keerzijde is ook op intranet te vinden (http://www.intranet.ou.nl/eCache/INT/52/399.html) en ziet er als volgt uit: Titelpagina:

Portfolio use in vocational education Helping students to direct their learning

Proefschrift ter verkrijging van de graad van doctor aan de Open Universiteit Nederland op gezag van de rector magnificus naam ten overstaan van een door het College voor promoties ingestelde commissie in het openbaar te verdedigen

op vrijdag 12 december 2008 te Heerlen om 15:30 uur precies door Wendy Kicken geboren op 5 januari 1981 te Heerlen

Keerzijde Promotor: Prof. dr. J. J. G. van Merrienboer, Open Universiteit Nederland Co-promotor: Dr. F. L .J. M. Brand-Gruwel, Open Universiteit Nederland Overige leden beoordelingscommissie: Prof. dr. J. Elen, Katholieke Universiteit Leuven Prof. dr. A. F. M. Nieuwenhuis, Universiteit Twente Prof. dr. P. A. Kirschner, Open Universiteit Nederland Prof. dr. R. L. Martens, Open Universiteit Nederland Dr. O. Jelsma, ID-collegeKeerpagina:

Je kunt variëren in lettertype en regelafstand, maar wijk niet teveel af. Let met name op de juiste voorletters van de opponenten. De volgorde van de opponenten wordt als volgt bepaald: NAVRAGEN Hoogleraar opponent niet verbonden aan OUNL Hoogleraar opponent verbonden aan OUNL Doctor opponent niet verbonden aan OUNL Doctor opponent verbonden aan OUNL 26

Nadat de beoordelingscommissie je manuscript heeft goedgekeurd, stuur je je titelpagina naar de pedel ter goedkeuring. Na goedkeuring kun je de titelpagina opnemen in je manuscript.

Voorwoord Begin niet te laat met het schrijven van het voorwoord. Het is moeilijker dan je denkt. Maak alvast een lijst met alle mensen die je zeker niet moet vergeten te bedanken: promotor, begeleider, deelnemers aan het onderzoek, technici, coördinatoren en directeuren die hebben toegezegd, collega’s, familie, vrienden, partner. Denk al eens na over hoe je wilt beginnen, maak alvast een eerste opzet. Leg het weg en kijk er na een paar dagen weer naar. Laat je paranimfen het voorwoord lezen en op spelfouten controleren.

Inhoudsopgave Je kunt de inhoudsopgave van je manuscript gebruiken, maar controleer wel of de paginanummers nog kloppen.

Algemene inleiding Hier mag je niets meer aan veranderen, behalve de opmaak.

Hoofdstukken waarin het theoretisch kader en de studies worden beschreven Hier mag je niets meer aan veranderen, behalve de opmaak. Eventueel kun je, indien je dit nog niet gedaan had, voetnoten toevoegen om aan te geven aangeven of dit hoofdstuk al elders is gepubliceerd, in druk is of ingediend is voor publicatie. Indien een artikel in de tussentijd geaccepteerd is of ingediend is kun je dit ook nog aanpassen.

Algemene Discussie Hier mag je niets meer aan veranderen, behalve de opmaak.

Referentielijst Indien een artikel van eigen had ondertussen geaccepteerd is voor publicatie kun je dit nog aanpassen in de referentielijst. Indien je eerst de referenties per hoofdstuk hebt vermeld en nu toch kiest voor één referentielijst moet je alle dubbele referenties eruit halen. Dit is een behoorlijke klus. Laat Mieke de lijst goed controleren

Engelse samenvatting Hier mag je niets meer aan veranderen, behalve de opmaak

Nederlandse samenvatting Hier mag je niets meer aan veranderen, behalve de opmaak

ICO- dissertatielijst aanvragen Vraag aan Iwan Wopereis de laatste versie van de ICO-dissertatie lijst aan. Het aantal dissertaties dat je vermeld staat vrij. Meestal wordt deze lijst gebruikt als paginavulling. De

27

drukker berekent zijn prijs per set van 16 pagina’s. Gebruik deze vuistregel om te bepalen hoeveel pagina’s je kunt wijden aan de ICO-dissertatielijst.

Optioneel: CV Doe inspiratie op voor de opmaak van een cv in de proefschriften van je voorgangers. Ook als je geen cv wilt opnemen in je proefschrift is het handig voor jezelf om er eentje op te stellen voor jezelf, als je nog tijd over hebt natuurlijk…

Opmaak manuscript Indien de opmaak van je manuscript nog niet geheel in orde was is de leesperiode voor de beoordelingscommissie de ideale tijd om alvast de puntjes op de i te zetten en alle onderdelen van je manuscript in orde te maken. De uitslag van de commissie heeft geen gevolgen meer voor de inhoud van het manscript en mochten er opmerkingen zijn, dan is het manuscript zo aangepast. Punten waar je op kunt letten: - kijk of alle headings op dezelfde manier zijn toegepast. - Klopt de paginanummering - Kloppen de kopteksten per hoofdstuk, indien van toepassing - Klopt de tabel en figuurnummering - Begint elk hoofdstuk op een oneven pagina (rechterpagina) - Heb je alle elementen van het manuscript opgenomen Vraag één van de secretaressen (Mieke is echt een kei hierin) om je manuscript te controleren op spelfouten en APA-stijl in referentie. Hoe meer fouten je nu uit je manuscript haalt, des te minder tijd de drukker hier nog aan moet besteden, des te lager je kosten.

28

Voorbereidingen van de receptie en het feest Maak een gastenlijst Geef aan op de lijst wie naar de receptie komt en wie naar het feest komt. Zoek direct het adres op van de personen die het proefschrift + de uitnodiging voor de receptie (+ feest) toegestuurd moeten krijgen en noteer het in je gastenlijst. Geef ook aan wie het proefschrift in het postvakje ontvangt of persoonlijk krijgt overhandigd. Laat één van de secretaressen de adressen alvast afdrukken op stickers.

Receptie bespreken Connie Gerrits, teamleider catering van de bedrijfskantine, coördineert de ontvangst van de gasten in Pretoria en de receptie in Bologna. Je kunt met haar een afspraak maken ([email protected]; tel. 2553) om te bespreken welke hapjes je wilt laten serveren tijdens de ontvangst en de receptie. Om alvast een idee te krijgen van de keuzemogelijkheden en prijzen Ontvangst Vergoed door OUNL

Koffie en thee Cake of tulband (Naturel, marmer, vruchten, met chocolade)

à

Receptie Bittergarnituur (Minifrikandel, bitterbal, kipvingers etc. incl sausjes)

à

€ 0,30

gehakt, cervelaatworst)

à

€ 0,75

Luxe Canape's (Minibroodjes belegd met franse kaas, forel, zalm, krabsalade, zalmsalade en luxe vleeswaren)

à

€ 1,25

Toastjes (Eiersalade, tonijnsalade, zalmsalade met garnituur)

à

€ 0,50

Warme borrelhapjes (Bruchettes, saucijzenbroodjes)

à

€ 1,00

Feestprikkers Kaas, druiven, boeren metworst augurkjes

à

€ 0,30

Kaasplateau Boursin, rambol, mamembert, port salut, Mon Chou, Brie, Geitenkaas, Stokbrood en Toast

à

€ 4,50

Borrelnootjes per bakje

à

€ 2,00

Chips per bakje

à

€ 1,00

Zoutstengels per bakje

à

€ 2,00

Luxe borrelbroodjes (Op zwartbrood pf stokbrood

zalm, roomkaas, brie met garnituur hoofdkaas, gebraden

Personeel

29

Locatie voor het feest reserveren Wanneer je de locatie voor het feest gaat zoeken, moet je al ongeveer een beeld hebben van hoeveel personen er zullen komen, wanneer het feest begint, hoe laat het feest zal eindigen en of er een buffet zal zijn. De locatie Om je te helpen bij je zoektocht naar een locatie, hier een greep uit de locaties waar al eens een (promotie)feest van de OUNL is gehouden Heerlen ▪ Oppidom ▪ Pelt ▪ Beijsmans ▪ Studentencafé bij Hogeschool Zuyd Maastricht

Omstreken Dierentuin Tuinen Smeijstershoek (Nuth) Verder kun je ook feestlocaties vinden op bijvoorbeeld marktplaats onder diensten  muziek, feest  zaalverhuur, restaurants.

30

Het proefschrift is goedgekeurd. Wat nog te doen? Stuur de titelpagina naar de pedel voor goedkeuring Stuur de titelpagina naar de pedel, zodat zij deze kan controleren en goedkeuren.

ISBN aanvragen Wanneer je de goedkeuring van de commissie binnen hebt, kun je ook je ISBN aanvragen. Ingrid is hier de gemachtigde persoon voor. Mocht ze er niet zijn, dan kunnen de andere secretaressen dit ook doen, m.b.v. de instructies in de klapper in haar kast (ISBN). Om je aanvraag te kunnen doen moet je het aantal pagina’s van je proefschrift weten.

Je drukopdracht naar de drukker versturen Zorg dat je alles op tijd naar de drukker kunt versturen: - manuscript - omslag - uitnodigingen - het stellingenblad Datawyse wil de bestanden graag als pdf-file aangeleverd krijgen. Je kunt hiertoe het programma PrimoPDF gratis downloaden op www.primopdf.com. Hiermee kun je Worddocumenten in een paar seconden omzetten naar pdf-files.

De drukproeven en uithouder Je ontvangt van de drukker een afdruk van de omslag en de uitnodigingen. Controleer deze goed. Dit is je laatste kans. Controleer vooral of: - de datum correct is - het tijdstip met aanduiding ‘precies’ correct is - de locatie van verdediging en feest vermeld staat - de contactgegevens van de paranimfen vermeld zijn. Vervolgens ontvang je van de drukker een ‘uithouder’. Dit is de inhoud van je manuscript in boekvorm, zonder de omslag. Kijk er zelf goed naar, maar laat ook andere er eens doorheen bladeren. Vaak staat de fout op de eerste pagina die je openslaat ;-) Laat vooral je voorwoord en de Nederlandse samenvatting goed controleren. Dit zijn de meest gelezen hoofdstukken van je proefschrift….

Enveloppen bestellen Bestel voldoende enveloppen bij één van de secretaressen om de proefschriften straks te kunnen versturen. Bepaal het aantal o.b.v. je gastenlijst.

Plan je proefpromotie Houd hierbij rekening met de datum waarop de proefschriften gedrukt zullen zijn. Plan ook niet te kort van tevoren op je promotie, want een proefpromotie kan al een groot deel van je zenuwen wegnemen.

31

Reserveer ook meteen pretoria. Het is aan te raden in pretoria te oefenen, dan heb je al eens op het podium gestaan.

Maak je powerpoint Vraag de ontwerper van je omslag om slides te maken in de trant van je omslag. Maak ook alvast eens een begin met je powerpoint.

Proeflezen Je moet nog één keer naar de drukker om te proeflezen en de laatste foutjes eruit te halen. Neem je tijd. Check op de volgende punten - kijk of alle headings op dezelfde manier zijn toegepast. - Klopt de paginanummering - Kloppen de kopteksten per hoofdstuk, indien van toepassing - Klopt de tabel en figuurnummering - Begint elk hoofdstuk op een oneven pagina (rechterpagina)

De proefpromotie ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Controleer hoe de kleuren van je presentatie overkomen in Pretoria Laat een collega de tijd opnemen Laat de collega’s ook op het podium plaatsnemen na je presentatie zodat je went aan de opstelling. Gebruik de aanspreektitel bij het beantwoorden van je vragen. Let er op dat je de vraag herhaalt. Verzamel na afloop de vragen van je collega’s.

Een fotograaf reserveren Vergeet niet om een fotograaf te regelen voor de verdediging. Wanneer je je familieleden hier niet mee lastig wilt vallen, dan kun je altijd Chris Peeters (fotograaf van o.a. Modulair) vragen en natuurlijk Jeroen Berkhout en Jeroen Storm. Vraag ook of één of enkele van je collega’s of je paranimfen een fototoestel meeneemt om foto’s te maken tijdens de receptie en het feest voor blijvende herinneringen.

32

De proefschriften versturen Met of zonder partner Om er voor te zorgen dat er geen verwarring ontstaat over het feit of de partner ook is uitgenodigd of niet, kun je twee dingen doen: ▪

Indien je het proefschrift opstuurt in een envelop, adresseer je de envelop alleen aan de genodigde. Dus als men met partner is uitgenodigd adresseer je aan Jip en Janneke Smidt, als de partner niet is uitgenodigd adresseer je aan Jip Smidt.

▪

Indien je het proefschrift niet verstuurd, maar bijvoorbeeld persoonlijk overhandigt, kun je er voor kiezen om de uitnodiging in een envelop te doen (bij de Action heb je 25 enveloppen voor € 0.60). Op de envelop schrijf je dan alleen de naam van de genodigde.

Proefschriften in postvakjes of persoonlijke afgifte Vraag je paranimfen je te helpen. Ga als volgt te werk Maak meerdere stapels (voor elk van jullie één) van - je proefschriften - het stellingenblad - uitnodiging voor de receptie - uitnodiging voor het feest - begeleidende brief van paranimfen - enveloppen voor de uitnodigingen van de receptie, het feest en de begeleidende brief - enveloppen op het proefschrift te versturen Bepaal hoeveel mensen het proefschrift niet toegestuurd krijgen en dus de uitnodigingen en de brief in een enveloppe krijgen. Ga eerst met je paranimfen al deze enveloppen gereed maken. Maak meerdere stapels (voor elk van jullie één) van: - je proefschriften - het stellingenblad - de enveloppen met de uitnodigingen van de receptie, het feest en de begeleidende brief Maak o.b.v. je gastenlijst de proefschriften die in de postvakjes worden geplaatst gereed Maak o.b.v. je gastenlijst de proefschriften die je persoonlijk zal overhandigen gereed

Proefschriften die verstuurd worden Tot slot ga je de proefschriften die verstuurd moeten worden gereed maken. Maak meerdere stapels (voor elk van jullie één) van: - je proefschriften - het stellingenblad - begeleidende brief van paranimfen - uitnodiging voor de receptie - uitnodiging voor het feest

33

- de enveloppen voor het versturen Maak eerst alle enveloppen gereed. Vervolgens neemt iemand de adresstickers en een ander de gastenlijst en worden de adressen op de enveloppen geplakt en de geadresseerde afgevinkt op de adressenlijst. De proefschriften kun je via het postvakje ‘uitgaande post’ versturen.

Proefschriften voor het College voor Promoties Het college voor promoties ontvangt 3 weken voorafgaand aan je promotie 30 exemplaren van je proefschrift met stellingenblad. Deze kun je per interne post afleveren bij je pedel.

Proefschriften voor NWO Indien je een NWO gesubsideerd promotierproject hebt, dan ontvangt NWO 15 exemplaren van je proefschrift met stellingenblad.

Proefschriften voor collega’s Je kunt er voor kiezen om niet alle collega’s een exemplaar van je proefschrift te geven. Je kunt dan een mailtje opstellen en over de afdeling versturen waarbij je aangeeft dat wanneer men nog geen proefschrift heeft ontvangen, maar wel graag een exemplaar wilt, dit te verkrijgen is bij één van de secretaressen. Echter, indien je een groot aantal proefschriften laat drukken is het aan te raden om gewoon alle collega’s een exemplaar te geven.

34

De dag van de promotie Het protocol Je ontvangt per post het protocol van de promotie. Hierin staat precies geschreven wie wat doet en zegt. Lees deze eens aandachtig door. Op de dag zelf kun je nog eens me je paranimfen de momenten doorlopen waarop jullie. De voorzitter zegt eigenlijk steeds wat je moet doen, maar het volgende is goed om te onthouden. - nadat de verdediging is beëindigd, gaan jij en je paranimfen eerst van het podium, weer terug naar jullie plek. Je blijft dan staan, want daarna trekt de commissie zich terug en staat het hele publiek. - na beëindiging van de ceremonie ga je NIET terug naar je plaats, maar ga je achter de pedel staan, samen met je partner, hierachter sluiten de paranimfen aan en de commissie en samen lopen jullie naar Bologna. Laat iemand van je familieleden eventuele spullen meenemen die nog op je zitplaats liggen.

Je proefschrift Zorg dat je een versie van je proefschrift bij je hebt die je gemarkeerd hebt, zodat je snel hoofdstukken terugvindt.

Handige tips ▪

Zorg dat je de volgende spulletjes bij je hebt: - Je proefschrift - twee pennen (die niet kunnen draaien, klikken e.d.) - een notitieblok - een glas water - een zakdoekje

▪

Denk eraan je microfoon uit te zetten als je je neus snuit, of houdt een hand voor de microfoon als je moet hoesten.

Fotografen Vraag familieleden die foto’s willen maken, dit pas na 5 minuten te doen.

35

Enkele dagen later Bedanktmailtje Je kunt in een bedank mailtje je collega’s bedanken.

Laudatio voor je portfolio Vraag je promotor of je een versie kunt krijgen van zijn laudatio

36

De belangrijkste to-do-list van je promotietraject

Recommend Documents