Inleiding Mijn afstudeeronderzoek richt zich op het bepalen van de juiste sourcingadvies per IT-proces van een organisatie. Voorlopig hanteer ik de definitie van Yang en Huang (2000) met betrekking tot (out)sourcing: “het overnemen van een IT-proces van een organisatie A door een andere organisatie B, die ook verantwoordelijk wordt voor de juiste uitvoering van de overgenomen activiteiten, waarbij niet slechts (een deel van) de IT-functies wordt overgenomen, maar ook personeel en IT-faciliteiten van organisatie A door organisatie B” (aangepast). Onder sourcingadvies versta ik het advies om een ITactiviteit de insourcen, te outsourcen, of andere vormen van sourcing. Insourcing en outsourcing zijn twee mogelijkheden, maar binnen deze extremen zijn namelijk een aantal hybride opties te onderscheiden. Ten behoeve van mijn onderzoek neem ik een aantal bestaande beslismodellen m.b.t. sourcing als uitgangspunt. Door deze te combineren, ontstaat een raamwerk waarin (delen van) IT-functies en sourcingadviezen door middel van “criteria” met elkaar zijn verbonden; een zogenaamd ‘sourcing beslismodel’. Op die manier is een wetenschappelijke basis gelegd voor advies betreffende sourcing door CGEY aan klanten. In dit werkplan beschrijf ik de probleemstelling van mijn afstudeeronderzoek, en operationaliseer ik deze stelling in enkele vraagstellingen/taken. Daarnaast is in dit werkplan een (voorlopig) tijdpad van de te verrichten activiteiten te vinden.
Probleemstelling De algemene probleemstelling van dit afstudeeronderzoek heb ik als volgt geformuleerd: Wat is, gegeven een situatie, het optimale sourcingadvies per (gedeelte van een) IT-functie?
Deze probleemstelling valt uiteen in een aantal specifieke vraagstellingen, welke in de volgende paragraaf worden behandeld.
Vraagstellingen / taken Allereerst dient onderzocht te worden welke sourcingstrategieën/opties überhaupt mogelijk zijn. Ten tweede maken consultancy-organisaties gebruik van verschillende termen voor dezelfde IT-processen; de terminologie met betrekking tot IT-processen dient dan ook bepaald te worden. Een eenduidige terminologie is onmisbaar om IT-processen en sourcingstrategieën met elkaar te vergelijken, en spraakverwarring te voorkomen. Ten derde dienen criteria opgesteld te worden, die leiden tot een goede match van proces/activiteit en sourcingadvies. Dit alles zal resulteren in een zogenaamde ‘organisatie-ergonomie’, een optimale organisatie-inrichting m.b.t. de sourcing van (delen van) de ITfunctie. Dit traject kan in de volgende vraagstellingen of opdrachten/taken worden samengevat (tussen haakjes staat het op te leveren product): 1)
Welke sourcingopties zijn überhaupt aanwezig? [Met alle begeleiders moet besloten worden tot welk sourcingadvies/optie ik mij zal beperken.]
2)
Uit welke ‘elementaire’ activiteiten bestaan IT-processen? Leidend hierbij is: welke IT-activiteit is te sourcen? Daarnaast worden deze IT-activiteiten zowel bezien vanuit de ‘aanbodkant’ als de ‘vraagkant’. (terminologie van activiteiten)
3)
Welke criteria kunnen worden opgesteld per elementaire activiteit, zodat een koppeling kan worden gemaakt tussen activiteit en sourcingstrategie?
4)
De creatie van een ‘tool’ ter ondersteuning van deze matching (IT-activiteit en optimaal bijpassende sourcingstrategie). Deze ‘tool’ is een (kleine/simpele) digitale toepassing die de werkwijze van het beslismodel ondersteund/verduidelijkt (bijvoorbeeld een Excel-sheet).
Onderzoeksmethode / aanpak Samengevat draait dit onderzoek om het volgende: •
•
Een klant wil advies m.b.t. sourcing van (delen van) haar IT-functies: -
Indien de klant advies wil over bepaalde IT-functies: zie stap 2. Anders:
-
Welke (delen van) IT-functies heeft de klant-organisatie?
-
Selecteer kandidaat IT-functies voor sourcingadvies
Bepaal wat het doel is van de klant (aan de hand van doelvariabelen zoals flexibiliteit, beheersbaarheid, kostenbesparing) -
•
Bepaald per (gedeelte van de) IT-functie het juiste sourcingadvies
Hieruit volgt een sourcingadvies per (gedeelte van de) IT-functie van de klant.
Allereerst voer ik literatuuronderzoek uit om zowel mogelijke sourcingadviezen, als de terminologie van IT-processen en –activiteiten in kaart te brengen. Per 26 maart 2004 heb ik besloten mijn methode aan te passen. Na 3 weken sourcingliteratuur te hebben gelezen, ben ik tot de conclusie gekomen dat zelf alle aspecten verzamelen die samenhangen met het sourcingadvies, niet haalbaar is. Daarom zal ik een aantal bestaande sourcing-beslismodellen samenvoegen, om op die manier tot een overzicht van variabalen te komen die samenhangen met de sourcingbeslissing. Op basis van de resultaten uit [1] en [2] zal ik mijn focus van het uiteindelijke product bepalen. Ik prefereer een smalle focus m.b.t. het eindproduct. Dit geeft meer mogelijkheden tot verdieping in de stof en dus tot een wetenschappelijk verantwoorde koppeling van IT-activiteiten en sourcingstrategieën, maar beperkt zich tot een subset van alle mogelijke sourcingadviezen. De criteria [3] worden vergaard uit wetenschappelijke literatuur m.b.t. sourcing, ervaringen van CGEY bij eerdere projecten en interviews met werknemers van CGEY. Eventueel kan dit aangevuld worden met interviews van klanten van CGEY (bijvoorbeeld m.b.t. de kwaliteit van de aanbevolen en geïmplementeerde oplossing) of andere bronnen. Dit alles resulteert in een matchings-overzicht van enerzijds elementaire IT-activiteiten en anderzijds sourcingstrategieën/opties, gekoppeld door middel van sourcingcriteria [4]. Eventueel kan (een specifiek onderdeel van) dit raamwerk/tool getest worden op een fictieve case of een klant van CGEY. 2
Producten Mijn afstudeeronderzoek resulteert in de volgende producten: 1)
Een tussenrapport waarin een overzicht wordt gegeven van mogelijke sourcingstrategieën (begrippenkader, terminologie)
2)
Een tussenrapport: begrippenkader/terminologie van IT-processen en elementaire ITactiviteiten.
3)
Een tussenrapport waarin criteria die een elementaire IT-activiteit aan een sourcingstrategie koppelen, worden vastgesteld.
4)
Een raamwerk of werkend prototype waarmee een sourcingoptie door middel van criteria aan een IT-activiteit gekoppeld kan worden.
5)
Uiteindelijke scriptie, waarin alle voorgaande punten in verwerkt zijn. Op basis van het resultaat kan besloten worden een (geanonimiseerd) uittreksel van de scriptie te herschrijven tot paper/artikel (ter publicatie in een wetenschappelijk tijdschrift).
Planning / tijdpad Mijn aanstelling bij CGEY gaat formeel in per 01 maart 2004 en loopt tot en met 31 augustus 2004 (6 maanden). Planning: *under construction*
Begeleiding Universiteit Utrecht Eerste begeleider
prof. dr. Sjaak Brinkkemper
Tweede begeleider
dr. Lidwien van de Wijngaert
De begeleiders van de Universiteit Utrecht richten zich op de wetenschappelijke onderbouwing van mijn afstudeeronderzoek. Zij waarborgen dat mijn onderzoek niet slechts een praktische exercitie wordt, maar op een of andere manier bijdraagt aan de bestaande wetenschappelijke kennis. CGEY Eerste begeleider
dr. A.F. (Frank) Harmsen
Tweede begeleider
drs. Mischa van den Brand
3
Mijn begeleiders van CGEY zijn mijn eerste aanspreekpunt voor vragen m.b.t. het onderzoek. Zij houden zich bezig met het dagelijkse/wekelijkse verloop van mijn onderzoek. Ik zal de focus van mijn onderzoek vooral in samenwerking met hen bepalen.
Afspraken Elke week is op vrijdag een uur ingeroosterd om met mijn CGEY-begeleider(s) de voortgang te bespreken. Daarnaast kan ik op elk moment vragen via de telefoon/e-mail stellen. Om de week is op maandag (13:00-15:00) een zogenaamd ‘O&I seminar’, waarbij alle afstudeerders (van de werkgroep Organisatie & Informatie) aanwezig zijn. De studenten zullen periodiek de voortgang van hun onderzoek toelichten. Tijdens dit seminar is het mogelijk de begeleiders van de Universiteit Utrecht kort te spreken. Daarnaast is het mogelijk per e-mail/telefoon vragen te stellen. Indien nodig, plan ik een voortgangsbespreking met mijn universitaire begeleiders in. In ieder geval twee maal tijdens mijn onderzoek, zullen alle begeleiders tesamen komen. In deze afspraken kunnen zowel de UU als CGEY begeleiders hun mening over het onderzoek uit de doeken doen, zodat eventuele discrepanties kunnen worden opgehelderd. Op deze manier ben ik verzekerd van ‘support’ van alle begeleiders.
Uitdagingen De belangrijkste ‘problemen’ (vanaf nu: uitdagingen) die ik in dit onderzoek voorzie, zijn: •
hoeveelheid, verspreidheid, onoverzichtelijkheid van informatie
•
onduidelijkheid opzet
•
wensen van CGEY en Universiteit Utrecht
Hoeveelheid, verspreidheid, onoverzichtelijkheid informatie Er is zeer veel informatie voorhanden over sourcing. In deze brei van informatie kan ik verdrinken tot ik geen orde meer zie. Daarnaast hebben veel andere domeinen betrekking op het domein van sourcing; het is geen welomschreven domein waarbinnen ik een onderzoek ga uitvoeren. Ik zal deze focus zelf moeten bepalen. Onduidelijkheid opzet Ik weet nog niet welke kennis CGEY mij kan verschaffen, naast beschrijvingen van uitgevoerde opdrachten m.b.t. (out)sourcing (case studies). Ik wil graag interviews houden, maar ik ben er nog niet achter of er mensen beschikbaar zijn die expert zijn m.b.t. mijn onderwerp: het eerste sourcingadvies aan de klant. Op dit moment (30 maart 2004) denk ik dat men vooral veel kennis heeft over de uitvoering van een (out)sourcingopdracht, maar niet/minder kennis over de eerste afweging die gemaakt moet worden: “de huidige manier van sourcen aanpassen, of niet?” Wensen van CGEY en Universiteit Utrecht Ik moet zowel voldoen aan de verwachtingen/eisen van CGEY, als de Universiteit Utrecht. Zo dient mijn onderzoek een duidelijke wetenschappelijke basis te hebben (wat ik zelf ook prefereer), maar niet slechts een theoretisch verhaal worden. CGEY is juist gericht op de praktische toepassing van mijn onderzoeksresultaten. Voorlopig richt ik mij op bestaande wetenschappelijke modellen/theorieën; later 4
kan de matching tussen IT-proces en sourcingadvies door middel van praktische kennis (case studies – best practices) onderbouwd worden.
5
