Vaše jistota na trhu IT
Datové schránky s návazností na aplikace spisové služby
Petr Oplátek
Vedoucí týmu spisové služby ICZ a.s.
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Zákony a jejich změny ►Schváleno
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 301/2008 Sb.,kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
►Připravováno
Novela zákona č. 499/2008 Sb., o archivnictví a spisové službě Prováděcí právní předpisy – implementace Moreq2, stanovení závazných statických datových formátů souborů, podrobnosti provádění autorizovaných konverzí aj.
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
(1)
►Základní prvky zákona Datové schránky a jejich informační systém Autorizovaná konverze dokumentů
►Datová schránka Pojem: elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů orgánů veřejné moci a provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci Účel: umožnit doručování dokumentů a provádění úkonů vůči nebo mezi orgány veřejné moci Cíl: preferovaná forma doručování dokumentů mezi orgány veřejné správy a orgány veřejné správy a některými fyzickými nebo právnickými osobami tam, kde to povaha dokumentu umožňuje Výhody
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
(2)
►Výhody Jednodušší a rychlejší proces doručování; s tím související i fikce doručení dokumentu (dokument se považuje za doručený nejpozději 10. den, kdy byl dodán do adresátovy datové schránky) Nižší náklady na doručování Ministerstvem vnitra garantovaná a zabezpečená důvěryhodná forma komunikace - právní validita elektronických dokumentů Úkon učiněný vlastníkem datové schránky nebo osobou pověřenou, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob; např. podání tak již nebude muset být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátů
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Novela zákona o archivnictví a spisové službě
►Hlavní připravované změny Primární vedení spisové služby v elektronické podobě za použití výpočetní techniky (výjimečně v podobě listinné) Nakládání s digitálními dokumenty (pravost, uložení) Změny i na úseku archivnictví Nově definované povinnosti Národního archivu při péči o digitální archiválie Povinnost vést spisovou službu mají i malé obce a územními samosprávnými celky zřízené a založené právnické osoby a organizační složky (avšak pouze v zjednodušeném rozsahu)
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Subjekty povinné vykonávat spisovou službu Úplná ¾1) organizač organizační slož složky stá státu ¾2) ozbrojené ozbrojené síly
Zjednodušená ¾1) malé malé obce, které které nemají nemají stavební stavební nebo matrič matriční úřad
¾2) obcemi a kraji zř zřizované izované: a) vlastní vlastní organizač organizační slož složky jako svá svá zař zařízení zení bez prá právní vní ¾3) bezpeč bezpečností ností sbory subjektivity b) př příspě spěvkové vkové organizace jako prá právnické vnické osoby, které které ¾4) stá státní tní příspě spěvkové vkové organizace zpravidla ve své své činnosti nevytvá nevytvářejí ejí zisk c) obchodní obchodní společ společnosti, a to akciové akciové společ společnosti a společ společnosti ¾5) stá státní tní podniky s ruč ručení ením omezeným ¾6) vysoké d) obecně tníího zá vysoké školy obecně prospě prospěšné společ společnosti podle zvláš zvláštn zákona ¾7) školy a školská tníího prá kolská zař zařízení zení s výjimkou mateř mateřských škol, výchovných e) školské zvláštn právní vního kolské prá právnické vnické osoby podle zvláš a ubytovací předpisu ubytovacích zař zařízení zení a zař zařízení zení školní kolního stravová stravování, ¾8) zdravotní f) veř tníího zá zdravotní pojiš pojišťovny veřejné ejné výzkumné výzkumné instituce podle zvláš zvláštn zákona ¾9) veř g) veř veřejné ejné výzkumné výzkumné instituce veřejné ejné neziskové neziskové organizace. ¾10) prá právnické vnické osoby zř zřízené zené zákonem ¾11) kraje ¾12) hlavní hlavní město Praha ¾13) obce s pověř eným obecní pověřeným obecním úřadem a obce se stavební stavebním nebo matrič matričním úřadem ¾14) mě městská stská část nebo mě městský obvod územně zemně členě leněného statutá statutární rního města a mě městská stská část hlavní hlavního mě města Prahy, na něž něž byla statutem přenesena alespoň eným obecní alespoň část pů působnosti obce s pověř pověřeným obecním úřadem nebo pů působnosti stavební stavebního úřadu anebo matrič matričního úřadu,
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Napojení na datové schránky ►Jednoznačně popsané procesy ● Rozhodující budou prováděcí vyhlášky zákonů 300/2008, 301/2008 a po novele z.č. 499/2004 Sb. ● Standardizované rozhraní
►Zachování současných komunikačních kanálů úřadu ● Papírový dokument, vlastní podatelna, osobní podání a jiná podání dokumentu v listinné podobě ● El. podatelna ● vnitřní oběh dokumentů a spisů úřadu
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Celkové schéma komunikace včetně elektronické spisovny Informační systém datových schránek Externí subjekt
Vlastní
Elektronická pošta
Datová schránka
Externí
Datová schránka
Elektronická podatelna Skartace
Klasická podatelna
Aplikace spisové služby
Konverze dokumentů Externí subjekt
Pošta v listinné podobě
www.i.cz
DES/Spisovna Archiv správní, ÚSC
Externí subjekt
Státní oblastní archiv Národní archiv
Vaše jistota na trhu IT
Vliv na procesy úřadu ►Znamená to změnu pro úřad? ►Organizační ● Metodiky ● Směrnice
►Personální ►IS úřadu ● Základním předpokladem je využití stávajícího IS do kterého již organizace vložily mnoho práce a finančních prostředků
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Závěrem…. ►Pro efektivní komunikaci s datovými schránkami je žádoucí vedení spisové služby v elektronické podobě ►Komunikace bude probíhat s dokumenty v elektronické podobě a to jak při přijetí zpráv, tak i s dokumenty vypravovanými z organizace ►Po aplikacích spisových služeb bude vyžadováno napojení na datové schránky
www.i.cz
Vaše jistota na trhu IT
Dotazy?
www.i.cz
