NÁVOD NA POUŽITÍ APLIKACE MujCas.cz

MujCas.cz © 2014 MicroApps s.r.o.

NÁVOD NA POUŽITÍ APLIKACE MujCas.cz

1

NÁVOD


obsah

co to je a co to umí

přihlášení do aplikace

zadávání docházky

schvalování docházky

zadávání výdajů

statistika

nastavení aplikace

……………………………………..

…………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. ……………………………………..

3

4

5

11

16

20

21

2


NÁVOD co to je a co to umí

co to je a co to umí Aplikace MujCas.cz je intuitivní nástroj pro zadávání docházky zaměstnanců, jejich výdajů spojených s pracovní činností (cestovní náhrady, soukromé služební cesty apod.) a generování statistických údajů z toho vyplývajících (přehled o naplánované dovolené, nemocnosti jednotlivých pracovníků, přesčasech apod.). Aplikace umožňuje jednoduché plnění zákonné povinnosti vedení dokumentace o přítomnosti pracovníků na pracovištích, byla vytvořena v souladu se z.č. 262 / 20006 Sb. a je optimalizována pro následující výpočet zákonné mzdy. Umí tedy generovat všechny nezbytné informace pro mzdovou účtárnu. S pomocí aplikace MujCas.cz mohou zaměstnanci jednoduše přiřazovat své odpracované hodiny na jednotlivé projekty a mohou zadávat jakýkoliv druh přesčasu. Aplikace umožňuje zadávání různých typů směnných provozů, umí zadávat různé druhy pracovního poměru, informovat o výdajích zaměstnanců spojených s jejich pracovní činností. Majitelům a vedoucím zaměstnancům umožňuje automatizované a pravidelné zasílání repotů o člověkohodinách strávených na projektech, za které jsou zodpovědní, o nemocnosti na jejich oddělení i nemocnosti jednotlivých pracovníků, podává přehled o plánované, využité a nevyužité dovolené, informuje o množství přesčasů, práci o víkendech, práci v noci apod. Pomocí modulu biometrika – přítomnost zaměstnance ověřena čtečkou otisku prstů - je jednoduché se přesvědčit o tom, zda vaši pracovníci dorazili do zaměstnání včas, kdy ze zaměstnání odešli apod. Není také nutné neustále vystavovat nové a nové přístupové kartičky, řešit přestupky spojené s jejich půjčováním apod. S pomocí modulu výdaje bude mít majitel, vedoucí pracovník i řadový zaměstnanec neustálý přehled o výdajích spojených s pracovní činností. Bude tak velmi usnadněné jejich proplacení zaměstnancům a jejich jednoduchá evidence umožní zefektivnění vynakládání těchto prostředků. Budete překvapeni, co všechno jste o svých nákladech dosud nevěděli. Aplikace MujCas.cz je řešení postavené na „cloudové“ bázi, je tudíž přístupné z jakéhokoliv zařízení (typicky počítač, tablet telefon), které je připojeno k internetu. Na požádání jsme schopni zprovoznit tuto aplikaci i na firemním intranetu. Aplikace MujCas.cz je kontinuálně upgradována, tak, aby byla neustále v souladu s platnými právními předpisy a každý uživatel má právo na bezplatné upgrady bez ohledu na počet uživatelů, který aplikaci používá.

3

NÁVOD



přihlášení do aplikace zadávání docházky

schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 1

Přihlášení do aplikace MujCas.cz je velmi jednoduché. Na adrese www.mujcas.cz vpravo nahoře klikněte na „přihlásit“, vyberte si jazykovou verzi, zadejte 3 přihlašovací údaje (Obr. 1a a 2b), které jste obdrželi emailem z adresy [email protected] a klikněte na „Přihlásit“ Obr. 1b Obr. 1a

4

NÁVOD



zadávání docházky zadávání docházky

schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 1

Docházka se zadává v menu „Zadávání docházky“, které se nachází v pásu dlaždic v horní části obrazovky (obr.2) Obr. 2

Pakliže kliknete na „Docházka“ bude tato dlaždice zcela bílá a v dlaždici pod ní bude název „Docházka“

Pozn.:

Pod dlaždicí „Docházka“ se nachází mimo jiné informace jako číslo týdne, aktuální datum týdne, který máte navolený v kalendáři níže a očekávaný počet odpracovaných hodin. Tento počet hodin vychází z Vaší pracovní smlouvy a zohledňuje režim práce, kterým se řídíte. V případě zadání jiného počtu hodin aplikace tuto informaci poskytuje Vám i Vašemu nadřízenému (osobě zodpovědné za projekt) při schvalování docházky.

KROK 2

Při zadávání docházky je nutné nejprve přiřadit Projekt, na který se bude čas trávený v práci vykazovat. Učiníte tak kliknutím na . Poté se vám rozbalí další dlaždice (obr. 3) Zde vyberte projekt, na který si budete vykazovat. Pakliže jej nevidíte, kontaktujte svého nadřízeného.

Zadejte počet odpracovaných hodin Obr. 3

Zde můžete zadat poznámku k vloženým hodinám Potvrzení počtu hodin daného projektu

Odeslání docházky ke schválení nadřízenému

5

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3

Aplikace umožňuje také zadání různých „příplatkových hodin“, jako je práce přesčas, práce v noci, osobní příplatek apod. V takovém případě je nutné zadat tyto hodiny zvlášť a označit je jako příplatkové. Obr. 5

Obr. 4

Zadejte počet hodin, který se vztahuje k danému typu příplatku Při vkládání projektu, který umožňuje příplatkové hodiny, se pod poznámkou objeví seznam možných typů příplatků.

Pozn.:

Nejprve označte typ příplatku, na který budete zadávat hodiny. U tohoto příplatku zvolte „ANO“ a u ostatních zvolte „NE“

V případě, že se příplatkové menu u daného projektu neobjevuje, není možné tyto příplatky zadat. 6

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 4

Zkontrolujte si, že máte své hodiny zadány správně. Vysvětlení k jednotlivým údajům najdete na obr. 6 Obr. 6

Označení zadaných příplatkových hodin

Název projektu

Status docházky (rozpracováno / odesláno / (ne)schváleno

Počet vykázaných hodin

Celkový počet hodin pro daný den. Číslo v „()“ znamená očekávaný počet zadaných hodin tj. dle pracovní smlouvy, číslo za závorkou počet skutečně zadaných hodin

Celkový počet hodin pro umožněné příplatky

Počet celkově zadaných hodin

7

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 5

Pakliže máte vše zadáno, odešlete docházku na schválení pomocí tlačítka změní na Odesláno (obr. 7 a obr. 8)

a Váš status se z Rozpracováno

Obr. 7

Obr. 8

KROK 6

Váš nadřízený potom Vaší docházku buďto schválí, nebo zamítne. Status Vaší docházky se opět objeví na stejném místě (obr. 9). Obr. 9

8

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 7

Zadání dovolených se provádí pomocí zadání projektu „Dovolená“. Při založení firmy navrhujeme automaticky v seznamu projektů nastavit projekt „Dovolená“ s kódem 999. Tento projekt musí mít na rozdíl od běžných projektů zaškrtnutý příznak „Dovolená“, (Obr. 10) pro potřeby vykazování dovolené. Obr. 10

Příznak dovolená

9

NÁVOD



zadávání docházky schvalování



statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 8

Zadání nemoci se provádí pomocí zadání projektu. U projektu nemoc je nutné IHNED zaškrtnout „ANO“ v kolonce „Průběžný…“ Později tato změna již není možná. Obr. 11

Příznak dovolená

Automatické nastavení „NE“

10

NÁVOD



schvalování zadávání docházky

schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 1

Pakliže má vaše role přístup do modulu Schvalování, objeví se vám dlaždice schvalování a pod ní 3 možnosti (Obr. 13) Obr. 12

V případě, že si a) na váš projekt někdo vykázal hodiny, b) máte správně nastaven týden, ve kterém byly hodiny vykázány  uvidíte pak v jednotlivých oknech projekty a v nich pracovníky, kteří si na projekt vykázali hodiny. Vysvětlení jednotlivých editovat zamítnout schválit pojmů se nachází na obr. 10. Tyto projekty máte poté právo Obr. 13 Název projektu

Status docházky

Jméno pracovníka Vaše 3 možnosti docházku:

editovat zamítnout schválit

11

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 2


V případě, že byla na váš projekt vykázán jeden nebo více cestovních příkazů, uvidíte jejich seznam pod dlaždicí Schvalování  Schválení cestovního příkazu. Jako obvykle můžete tento cestovní příkaz schválit

zamítnout

editovat

Obr. 15

12

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3


V případě, že byla na váš projekt vykázán jeden nebo více výdajů, uvidíte jejich seznam pod dlaždicí editovat zamítnout Schvalování  Schválení výdajů. Jako obvykle můžete tento výdaj schválit Obr. 18

Obr. 17

Kliknout pro detail

Typ výdaje

13

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3


V případě, že je v systému zadán jeden nebo více pracovníků, kteří Vás mají uvedeného jako svého nadřízeného, máte možnost schvalovat měsíční docházku za účelem jejího finálního potvrzení pro mzdovou účtárnu. Tabulka která se Vám objeví ukazuje všechny Vaše podřízené zaměstnance (a analogicky také jejich podřízené) a rychlý náhled na jejich základní údaje. Obr. 20 Šedě znázorněni ti, jsou podřízení vašich podřízených 

Základní údaje o docházce a pracovním zařazení

Černě znázorněni Vaši přímí podřízení.

14

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3

Po rozkliknutí detailu u jednotlivých zaměstnanců uvidíte tento přehled. Pakliže tento přehled schválíte, nelze jej již modifikovat, objeví se v účetní sestavě jako finální podklad pro zpracování mezd. Změna možná POUZE mzdovou účetní nebo admin. Obr. 21 Údaje o zadaných projektech a ostatním čase

Vytisknout nebo schválit jako podklad pro mzdy

Údaje o výdajích, cesťácích apod.

15

NÁVOD



zadávání výdajů zadávání docházky

schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 1

V záložce „Moje výdaje“ můžete zadávat výdaje a s nimi spojenou administrativu. K dispozici máte zadání cestovního příkazu, zadání diet, běžných výdajů spojených s pracovní činností a výdaje spojené s používáním soukromého vozidla.

Obr. 22

povinné pole k vyplnění vyplněno / není povinné

Vyberte Vám přiřazené vozidlo V případě zahraniční cesty vyberte stát a vyplňte následující pole

!!! Nutno označit ANO!!!

Nutno zadat projekt, ke kterému se ces. příkaz váže

Odeslat pro schválení

16

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 2

V záložce „Výdaje a diety“ můžete zadávat 2 typy výdajů. Diety jsou spjaté s cestovním příkazem a tudíž tuzemskou nebo zahraniční služební cestou, výdaje jsou jakékoliv výdaje spojené s pracovní činností.

Obr. 23

KROK 2a výdaje

Nutno zadat projekt, ke kterému se výdaj váže

Vyberte Vám přiřazené vozidlo

Zadání možné pouze při výběru zahraniční měny

Vložení scan dokladu apod.

17

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 2

V záložce „Výdaje a diety“ můžete zadávat 2 typy výdajů. Diety jsou spjaté s cestovním příkazem a tudíž tuzemskou nebo zahraniční služební cestou, výdaje jsou jakékoliv výdaje spojené s pracovní činností.

Obr. 24

KROK 2b diety

Vyberte cestovní příkaz, ke kterému se diety vážou

Zadání konzultujte s účetní

Vyberte stát, pro který diety uplatňujete.

18

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3

V záložce „Vyúčtování jízdy soukromým vozidlem“ můžete zadat vyúčtování v případě, že máte nějaké vozidlo přiřazeno – tuto skutečnost si můžete ověřit v záložce „Statistika“, v podzáložce „Soukromá statistika“.

Obr. 25

Nutno zadat projekt, ke kterému se výdaj váže Vyberte Vám přiřazené vozidlo

Vložení scan dokladu apod.

Pozn.:

POZOR – zkontrolujte si platnost školení řidičů

19

NÁVOD



KROK 1

statistika zadávání docházky

schvalování


statistika

nastavení aplikace

Modul statistika umožňuje 3 pohledy na zadaná data Obr. 26

Slouží pro osobní přehled majitele docházky. Umožňuje pohled na zadaná data formou tabulek a grafů. Poskytuje data o

Slouží pro manažerský souhrnný pohled na data zadaná podřízenými (resp. těmi, kdo si vykazují na projekty)

• času tráveného na jednotlivých projektech • celkového přehledu docházky vč. nemoci, dovolených apod. • přehled o celkové dovolené, jejím zbytku a čerpání v jednotlivých měsících • vybrané ukazatele (státní svátky, lhůty nemoci, dovolených apod.)

Data v manažerské statistice jsou zadávána po diskusi s majiteli jednotlivých projektů.

Klasický výkaz, který obsahuje veškeré informace jako • • • • • • • •

docházka dovolená nemoc přesčasy cestovní příkazy diety jízdy služebním a soukromým vozidlem srážky ze mzdy apod.

které jsou nezbytné pro zpracování mezd

20

NÁVOD



nastavení aplikace zadávání docházky

schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 1

Rozlišujeme povinně a nepovinně nastavitelná políčka. V povinně nastavitelných dlaždicích je nutné zadat alespoň 1 údaj tak, aby bylo možné vyplnit docházku. Ostatní (nepovinná) políčka můžete vyplnit dle své preference a aktuální potřeby.

Obr. 27

KROK 2

Pracovní pozici zadáte kliknutím na dlaždici Pracovní pozice a tlačítko korespondovat s pracovními pozicemi ve vaší společnosti.

. Pracovní pozice by měla

Pozn.:

Název pracovní pozice by měl korespondovat s pracovní pozicí, kterou máte uvedenou v pracovních smlouvách, dohodách apod. 21

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3

Pracovní stupeň se používá v některých společnostech, které mají standardizovaný kariérní růst. Většinou se používají stupně „A“ až „Z“, na které je navázán plat nebo benefity apod. Pracovní stupeň zadáte obdobně jako pracovní pozici, pouze kliknete na dlaždici Pracovní stupeň a tlačítko Cena v pracovním stupni odpovídá průměrné hodinové sazbě daného stupně.

KROK 4

Přístupy do aplikace je důležitá funkce, která umožňuje přístup do jejích jednotlivých částí. Jednotlivé přístupy se zadají kliknutím na dlaždici Přístup do aplikace a nová role se opět přidá kliknutím na tlačítko . Příslušné roli můžete zadat přístup do požadované části aplikace MujCas, a to ve 2 možnostech a) viditelný a b) editovatelný. Obr. 28

Zadejte název Role

Přiřazení přístupu

Možnost zamezení editace funkce. Taková bude pouze k nahlédnutí bez možnosti změny

22

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3a

Zadání pracovníků – u zadávání pracovník, opět po kliknutí na tlačítko přidat

se rozbalí následující menu:

Obr. 29

Jméno a heslo, kterým se bude pracovník přihlašovat

Vyberte nadřízeného dle Organizační strktury

23

NÁVOD



KROK 3b


schvalování


nastavení aplikace

statistika

Zadání dovolené – ke každému pracovníkovi je nutné přiřadit nárok na jeho dovolenou pro daný rok. Obr. 30 Zadáte 4 základní typy dovolený 1. 2. 3. Rozkliknete zaměstnance, kterému chcete nastavit dovolenou

4.

Zákonná Převod dovolené z minulého období Extra dny – volitelně nastavitelná extra dovolená dle uvážení zaměstnavatele Firemní nemocenská – typicky dny placeného volna, které je možné využít na krátkodobé překonání nevolnosti apod. aniž je nutné dodávat potvrzení od doktora

Přidat dovolenou pro další období

24

NÁVOD



KROK 3c


schvalování


statistika

nastavení aplikace

Zadání pracovní smlouvy – ke každému pracovníkovi je nutné přiřadit jeho pracovní smlouvu a z ní vyplývající údaje. Obr. 31

Toto číslo se objevuje v docházce a je používáno pro kontrolu standardně zadaného týdne

nepovinné

Platnost by měla kopírovat dobu, na kterou je smlouva uzavřena

V případě, kdy zaměstnanec nebude po nějakou dobu aktivní, je možné jej zde zneplatnit, avšak uchovat jeho nastavení pro pozdější využití

25

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 3d

Zadání srážek ze mzdy – aplikace umožňuje zadání srážky ze mzdy a přidání scanu příslušného rozhodnutí a dohody se zaměstnancem apod. Obr. 32

Platnost by měla kopírovat dobu, po kterou bude srážka uplatňována

Možnost přiřazení příslušných dokumentů, které se srážky ze mzdy týkají

26

NÁVOD



KROK 6

nastavení aplikace schvalování



statistika

nastavení aplikace

Nákladové středisko – aplikace umožňuje zadat nákladové středisko, podle kterého je možné filtrovat jednotlivé člověkohodiny a výdaje. Obr. 33

Číslo, název nebo kombinace

Pracovník zodpovědný za pohyby na tomto středisku

27

NÁVOD



KROK 7


schvalování


statistika

nastavení aplikace

Zadání projektu – aplikace umožňuje zadat neomezený počet projektů, na které si pracovníci vykazují svou pracovní dobu. Bez alespoň 1 zadaného projektu pro každého pracovníka není možné zadávat docházku ! Obr. 34

Výběr Nákladových středisek, které je nutné v Nastavení zadat pod dlaždicí Nákladové středisko

Zaškrtnutím políčka Nepřítomnost, bude možné na projekt vykazovat nepřítomnost z důvodu nemoci

Standardně se hodiny vykázané na projektu započítávají do pracovní doby. V případě zaškrtnutí políčka NE se hodiny budou započítávat do daného projektu, ale nebudou se vykazovat jako pracovní doba; např. pohotovost

Zaškrtnutím políčka „Dovolená“ se čas vykazovaný na tento projekt vykáže s příznakem dovolená a bude jej tak možno evidovat a reportovat zvlášť

Vlastník projektu / schvalovatel docházky na tomto projektu

Pracovník vykazující na tento projekt Možnost přiřadit projektu možnost vykazování přesčasů

28

NÁVOD



KROK 8


schvalování


statistika

nastavení aplikace

Používaná auta – zde zadáváte firemní i soukromá vozidla, které ve firmě využíváte Obr. 35

Nejprve je nutné vybrat, zda zadáváte auto, které je majetkem společnosti, nebo které je majetkem zaměstnance a je příležitostně využíváno ke služebním účelům

Možnost přidat kopii TP apod.

29

NÁVOD




schvalování


statistika

nastavení aplikace

připravujeme

KROK 8

Forma platby  zadáváte způsob, jakým jste platbu provedli, typicky : Hotovost, Karta Firemní, CCS, PayPal, eBanking apod. Typ platby  zadáváte možnost typů plateb, ze kterých bude možné vybírat v zadávání výdajů. Jedná se o oblasti, do kterých výdaj spadá, typicky: automobil, občerstvení, telefon, klient apod.

30

NÁVOD NA POUŽITÍ APLIKACE MujCas.cz

Recommend Documents