Databáze produktů ESF Postup pro kontrolu produktů a schválení licenčních smluv pro pracovníky poskytovatele dotace
Obsah 1.
Přihlášení ..................................................................................................................................... 1
2.
Průběh kontroly ........................................................................................................................... 2
3.
2.1.
Kontrola projektu ................................................................................................................ 3
2.2.
Kontrola produktů ............................................................................................................... 5
2.3.
Kontrola smlouvy ................................................................................................................. 7
Průběh schvalování licenčních smluv .......................................................................................... 8
1. Přihlášení Přihlášení uživatele probíhá na záložce „registrace“ na webové adrese „esfdb.esfcr.cz“ (přímý link: http://esfdb.esfcr.cz/modules/profile/register.php). Pro přihlášení vložte Login a Heslo, která jste obdrželi od pracovníků MPSV, odd. 812. Následně je uživatel přesměrován na stránku s přehledem kontrolovaných projektů a jejich produktů. V případě, že z technických důvodů k přesměrování nedojde, zadá uživatel do prohlížeče adresu http://esfdb.esfcr.cz/admin.php, čímž se dostane do redakčního systému. Zde na horním panelu zvolí: Rozšíření Produkty Smlouvy / Produkty ke kontrole – viz Obrázek 1. Obrázek 1
1
2. Průběh kontroly Na stránce „Smlouvy / Produkty ke kontrole“ jsou projekty, jež jsou primárně řazeny vzestupně dle čísla projektu. V přehledu jsou zobrazeny pouze projekty, které přísluší nabyvateli licence (poskytovateli dotace), jehož je kontrolor zaměstnancem (např. pracovníkovi odd. 813 se zobrazí pouze projekty, kde vyhlašovatelem výzvy je odb. 81). Možnými nabyvateli licence v DB jsou:
odbor 81 MPSV odbor 82 MPSV MPO MV
Pro lepší orientaci je možné využít filtrování dle čísla projektu a stavu projektu. Filtr čísla projektu funguje tak, že vyhledá všechny projekty obsahující zadanou hodnotu. Např. zadáním „/12.“ se zobrazí pouze projekty výzvy 12. Zadáním „76.00202“ se zobrazí pouze projekt CZ.1.04/3.4.04/76.00202.
Stavy projektů:
Rozpracovaný – vkladatel produktů (příjemce) ještě finálně neodeslal produkty. Kontrola – tento projekt je určen ke kontrole nebo probíhá kontrola jeho produktů. V tomto stavu se nachází také projekt, jehož produkt byl vrácen vkladateli k přepracování. Zamítnutý – tento projekt byl zamítnut z důvodu chyb na produktech či projektu. Zkontrolováno se smlouvou – produkty a projekt byly zkontrolovány a vkladatel produktů byl vyzván k odsouhlasení licenční smlouvy k produktům. Zkontrolováno bez smlouvy – produkty a projekt byly zkontrolovány a jsou v pořádku. Produkty však nebudou zveřejňovány a proto k nim nebyla vyžádána licenční smlouva k odsouhlasení vkladatelem. S produkty s tímto stavem se již nepracuje. Kontrola smlouvy – smlouva byla vkladatelem odsouhlasena a nyní čeká na kontrolu ze strany kontrolora poskytovatele dotace. Ke schválení – smlouva byla zkontrolována a nyní čeká na schválení (odsouhlasení) ze strany schvalovatele (osoby oprávněné jednat za poskytovatele dotace). Schválený – smlouva byla schválena schvalovatelem Neschválený – smlouva nebyla schválena schvalovatelem
2
2.1. Kontrola projektu Vlastní kontrola začíná tak, že kontrolor otevře projekt (odkaz „Zkontrolovat projekt“ – viz Obrázek 2) a provede kontrolu údajů, které se týkají projektu a jsou tedy společné všem produktům. Kontrola projektu musí předcházet kontrole produktů, jelikož pro schválení a následné zveřejnění produktů je relevantní vyplnění otázky týkající se veřejné podpory. Obrázek 2
Projekt, realizátor a vkladatel Dle monitorovací zprávy kontrolor provede formální kontrolu údajů v oddílech „Projekt“ a „Realizátor projektu“. Kontrolor se zaměří na správnost názvu projektu, což je údaj, který bude zobrazen na případné licenční smlouvě a je tedy důležité, aby odpovídal skutečnosti. Tyto údaje byly původně vloženy příjemcem na stránky ESF www.esfcr.cz v rámci povinné publicity projektu, následně byly přeneseny do DB produktů ESF, přičemž jsou na obou webových stránkách publikovány. V případě nalezení chyb je kontrolor opraví v editaci projektu (Horní panel / Rozšíření Projekty). Kontrolor se dále zaměří na údaje v oddíle „Vkladatel“ (Název společnosti, Sídlo, IČ, Jejímž jménem jedná) vzhledem k tomu, že tyto údaje slouží k identifikaci poskytovatele licence na případné licenční smlouvě. Informace v oddíle „Vkladatel“ vyplňuje příjemce dotace (= vkladatel produktu, =poskytovatel licence) při registraci do Databáze produktů ESF. V případě, že zde kontrolor najde chybu, u kontrolní otázky „Je identifikace oprávněné osoby a organizace (poskytovatele licence/produktu) v pořádku?“ zvolí možnost NE (viz níže), vyplní „Komentář kontrolora“ a vrátí vkladateli k opravě (tlačítkem „Vrátit k opravě vkladateli produktu“) – viz Obrázek 3. Příjemce obdrží automaticky generovaný e-mail s výzvou k opravě údajů se specifikací oprav uvedenou v komentáři kontrolora, následně opraví údaje v editaci svého účtu v DB produktů ESF. Obrázek 3
Nabyvatel V oddíle „Nabyvatel licence“ jsou uvedeny identifikační údaje poskytovatele dotace, který získává od vkladatele příslušná práva k produktu. V případě nalezení chyby je možné tyto údaje opravit v editaci projektu (Horní lišta / Rozšíření Projekty). Jedním z parametrů, který má vliv na přiřazení správné šablony smlouvy, je typ vztahu mezi nabyvatelem a poskytovatelem práv k produktu (druhým parametrem je Autorství, které je 3
kontrolována na produktu). Kontrolor vybere možnost z rozbalovacího seznamu u položky “Typ vztahu mezi Příjemcem a nabyvatelem licence“.
Příjemce je subjekt ze soukromé sféry – vyberte v případě, že příjemcem (poskytovatelem licence) je soukromoprávní subjekt (např. podnikatel, firma, nestátní nezisková organizace). Bude nejčastější situace, zejm. u grantových projektů. Příjemce je organizační složkou poskytovatele dotace – vyberte v případě, že příjemcem (poskytovatelem licence) je útvar stejného ministerstva, jako je útvar poskytovatele dotace (nabyvatele licence) – jedná se o dva různé odbory stejného ministerstva, např. příjemcem je odbor 83 MPSV, poskytovatelem dotace je odbor 81. Příjemce a poskytovatel dotace jsou různé organizační složky - vyberte v případě, že příjemce (poskytovatel licence) a poskytovatel dotace (nabyvatel licence) jsou dvě na různé organizační složky státu (např. dvě různá ministerstva).
V poli „Schvalovatel“ vybere kontrolor z rozbalovacího seznamu jméno osoby, která je oprávněná jménem útvaru poskytovatele dotace (nabyvatele licence) schválit smlouvu. Většinou je schvalovatelem nadřízený kontrolora. Identifikace a veřejná podpora Kontrolor v tomto oddílu odpoví na otázky:
Má projekt veřejnou podporu? (ANO/NE) o Pokud projekt má veřejnou podporu, jeho produkty nebudou ve většině případů zveřejněny. Ve výjimečných případech, kdy projekt má veřejnou podporu (např. výzva č. 30), produkty budou zveřejněny (a k nim uzavřena licenční smlouva). Je identifikace oprávněné osoby a organizace (poskytovatele licence/produktu) v pořádku? (ANO/NE) o Pokud jsou údaje v oddíle „Vkladatel“ nesprávné, kontrolor zvolí možnost NE, specifikuje chybu v poli „Komentář kontrolora“ a vrátí vkladateli k opravě (tlačítkem „Vrátit k opravě vkladateli produktu“). Je identifikace nabyvatele licence (poskytovatele dotace) v pořádku? o Pokud údaje v oddíle „Nabyvatel“ neodpovídají, kontrolor je upraví v editaci projektu (Horní lišta / Rozšíření Projekty). Odpovídá počet produktů projektu? o Pokud počet vložených produktů neodpovídá počtu vytvořených produktů dle ZMZ (viz také dosažená hodnota MI 075700), kontrolor zvolí možnost NE, specifikuje chybu v poli „Komentář kontrolora“ a vrátí vkladateli k opravě (tlačítkem „Vrátit k opravě vkladateli produktu“). o POZOR: Příjemce může produkty vložit jako více „balíčků“. To znamená, že na stránce „Smlouvy / produkty ke kontrole“ může mít svůj projekt vícekrát a chybějící produkty mohou být přiložené u druhého záznamu.
Možnosti uložení projektu: Uložit o Uloží provedené změny. 4
Uložit a potvrdit správnost projektu o Uloží provedené změny a uvede projekt do stavu, kdy je možné po zkontrolování všech produktů zažádat vkladatele o souhlas se smlouvou. Zároveň dojde k zamezení editace údajů na stránce. Vrátit k opravě vkladateli produktu o Touto volbou je vkladateli zaslán e-mail s výzvou k opravě identifikačních údajů (viz kontrolní otázka „Je identifikace oprávněné osoby a organizace (poskytovatele licence/produktu v pořádku?“) nebo k doplnění produktů (viz kontrolní otázka „Odpovídá počet produktů projektu?“). V obou případech je nutné, aby byl vyplněno pole „Komentář kontrolora“, který se zobrazí příjemci v zaslaném e-mailu s oznámením chyb na projektu. Zavřít o Pro návrat zpět na stránku s přehledem projektů. Provedené změny nejsou uloženy.
2.2. Kontrola produktů Produkty jsou přístupné na stránce kontroly projektu v dolní části. Na detailu produktu může kontrolor označit ty části popisu produktu, které má vkladatel produktu opravit. Neoznačené části mu při vrácení produktu k přepracování nebudou zpřístupněny. Zvýšenou pozornost je třeba věnovat „Možnostem předání a zveřejnění“ a „V případě, že produkt nemůže být předán…“, kde vkladatel uvádí vysvětlení, proč jeho produkty nemohou být předány nabyvateli práv, případně proč nemohou být zveřejněny na veřejné části webu. Kontrolor by měl posoudit, zda příjemce uvedl řádné zdůvodnění pro nepředání nebo nezveřejnění produktu. Hlavní relevantní důvody pro nepředání nebo nezveřejnění produktu jsou (viz „Postup pro vkládání produktů pro příjemce“): o
o
Produkt nemůže být předán poskytovateli dotace Tuto volbu vyberte, pokud produkt v původní podobě nemůžete předat poskytovateli dotace např. z důvodu, že produkt je pouze ve fyzické podobě (stolní hra). Dojde k uzamčení polí pro vložení produktu. Vkladatel musí vyplnit zdůvodnění, proč produkt nemůže předat – viz dále. Produkt může být předán poskytovateli dotace, avšak nemůže být zveřejněn Tuto volbu vyberte v případě, že by zveřejněním produktu došlo k porušení zákona. Musí být přiložen minimálně 1 soubor. Vkladatel musí vyplnit zdůvodnění, proč produkt nemůže být zveřejněn.
Dalším důležitým parametrem je „Autor produktu“, jenž má vliv na volbu typu smlouvy (licenční/podlicenční). Parametr je nastaven příjemcem při vložení produktu na hodnotu „Realizátor produktu“ v případě, že autorem produktu je sám realizátor projektu – příjemce, nebo na hodnotu „Partner/dodavatel projektu“ v případě, že autorem produktu je partner projektu (uvedený v projektové žádosti) nebo dodavatel. Na závěr kontroly kontrolor zodpoví následující otázky: 5
Odpovídá produkt projektu? (ANO/NE) Je publikovatelný z hlediska relevance-přenositelnosti a kvality? (ANO/NE) o V případě volby „NE“, nebude stránka produktu publikována na veřejné části webu. o Kontrolor zvolí možnost „NE“ pokud se jedná o projekt s veřejnou podporou, kromě projektů výzev, u kterých je jedním z cílů šíření inovativních produktů (např. výzva č. 30), a případně projektů s veřejnou podporou, jejich produkty představují zásadní inovace, které je účelné dále šířit. o Kontrolor zvolí možnost „NE“ v případě, že se jedná produkt, který je s ohledem na jeho povahu nebo specifičnost využitelný pouze v organizaci příjemce – je nepřenositelný. Dále se jedná o situaci, kdy kvalita jeho zpracování nebo jeho minimální inovativnost neumožňuje využití v jiné organizaci. Šablona smlouvy pro stažení: o Zde by mělo být vždy automaticky zvoleno „Podlicenční“. V případě, že tomu tak není, vybere volbu „Podlicenční“ kontrolor. o Jedná se o vzor smlouvy, která je vyžadována pro uživatele databáze, kteří mají zájem si produkty z databáze stáhnout pro další využití.
2.2.1. Možnosti uložení produktu: Trvale zamítnout o Tato volba je určena pro produkty, které neodpovídají projektu a není možné je opravit. Vrátit k přepracování o Tato volba je určena pro produkty, které obsahují chyby a je požadována jejich oprava ze strany vkladatele produktu. o Pro tuto volbu musí kontrolor označit minimálně jednu položku, kterou je potřeba opravit a zároveň musí do pole „Poznámka kontrolora“ uvést, jak se má daná položka opravit. Tento komentář bude příjemci zobrazen v informačním e-mailu. Schválit (evidovat bez smlouvy) o Volba pro případ, kdy produkt neobsahuje chyby, avšak není požadováno jeho zveřejnění. K tomuto produktu nebude vygenerována smlouva. o Pro přepnutí do tohoto stavu je nutné, aby byla splněna alespoň jedna z následujících podmínek: Projekt má veřejnou podporu (volí kontrolor na kontrole projektu). Produkt není publikovatelný z hlediska kvality a relevance (volí kontrolor na kontrole produktu). Produkt nemůže být předán poskytovateli dotace (zadává vkladatel při vkládání produktu). Produkt může být předán poskytovateli dotace, avšak nemůže být zveřejněn (zadává vkladatel při vkládání produktu). Schválit (požádat o smlouvu) o Produkt neobsahuje chyby a je požadováno jeho zveřejnění. Vkladatel produktu bude vyzván k odsouhlasení smlouvy. 6
o
Pro přepnutí do tohoto stavu je nutné, aby byly zároveň splněny všechny následující podmínky: Produkt je publikovatelný z hlediska kvality a relevance (volí kontrolor na kontrole produktu). Produkt může být předán poskytovateli dotace a může být zveřejněn (zadává vkladatel při vkládání produktu).
Po tom, co jsou všechny produkty přepnuty do stavu „Trvale zamítnut“, „Zkontrolováno bez smlouvy“ nebo „Zkontrolováno se smlouvou“, může kontrolor požádat vkladatele o vyjádření souhlasu se smlouvou přes tlačítko „Vytvořit smlouvu a odeslat k odsouhlasení vkladatelem“ na stránce kontroly projektu. Toto tlačítko se zobrazí, až když je projekt zkontrolován a potvrzen jako správný a zároveň všechny navázané produkty jsou v jednom z výše uvedených stavů. Automaticky je odeslán e-mail na příjemce s výzvou k odsouhlasení podmínky licence (licenční smlouvu). V tomto kroku dochází také k rozpadu produktů. Produkty, které byly vloženy jako jedna skupina a jsou na stránce „Smlouvy / Produkty ke kontrole“ přidruženy k jednomu záznamu projektu se rozdělí na skupiny, které mají stejný stav a autora. Modelový příklad je uveden níže na obrázcích 4 a 5. Obrázek 4
Obrázek 5
2.3. Kontrola smlouvy Po tom, co příjemce odsouhlasí smlouvu, vygeneruje čestné prohlášení, které v tištěné podepsané podobě zasílá kontaktní osobě poskytovatele dotace. Po odsouhlasení smlouvy vkladatelem se kontrolorovi na stránce „Smlouvy / Produkty ke kontrole“ zobrazí u projektu odkaz „Zkontrolovat 7
smlouvu“, přes který se dostane k vygenerované smlouvě. Kontrolor zkontroluje, zda je správně zvolen typ smlouvy, jsou uvedeny správné identifikační údaje a zda je uveden přehled odpovídajících produktů. Současně kontrolor ověří správnost čestného prohlášení zaslaného v listinné (fyzické) podobě příjemcem. Kontrolu je možné dokončit několika volbami:
Zkontrolováno (zveřejnit) o Smlouva je zkontrolována a po jejím schválení ze strany schvalovatele dojde k zobrazení produktu v prezentační části webových stránek. Zkontrolováno (nezveřejňovat) o Smlouva je v pořádku, ale objevily se nové skutečnosti bránící zveřejnění produktu. Vrátit k přepracování o Vrátí projekt opět do stavu, kdy je možné jednotlivé produkty nebo identifikační údaje vrátit vkladateli k přepracování. Poslat žádost o nové čestné prohlášení o Touto volbou je vkladateli zaslán e-mail s výzvou k doložení opraveného čestného prohlášení.
3. Průběh schvalování licenčních smluv Schvalovatel se přihlásí stejným způsobem jako kontrolor – viz Přihlášení. Na přehledu projektů / smluv si vyfiltruje projekty, které jsou ve stavu „Ke schválení“. Smlouvu je možné přepnout do těchto stavů:
Vrátit k přepracování o Vrátí projekt opět do stavu, kdy je možné jednotlivé produkty vrátit vkladateli k přepracování. Schválit o U smlouvy, která byla zkontrolována se zveřejněním produktů (stav „Zkontrolováno (zveřejnit)“), dojde ke zveřejnění produktů. Pokud byla smlouva zkontrolována bez zveřejnění produktů (stav“ Zkontrolováno (nezveřejňovat)“), produkty zveřejněny nebudou. V obou případech je vkladateli zaslán e-mail s informací o schválení smlouvy a zveřejnění či nezveřejnění produktů. Neschválit o Smlouva je neschválena a produkty nebudou zveřejněny. Vkladateli je zaslán e-mail s informací s o neschválení smlouvy.
8
