DASAR-DASAR MANAJEMEN

MODUL KULIAH

DASAR-DASAR MANAJEMEN

Oleh :

Lukman Hakim, S.P, M.P

JURUSAN SOSIAL EKONOMI PERTANIAN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DARUSSALAM – BANDA ACEH

2009 Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan modul kuliah dengan judul Dasar-Dasar Manajemen. Tujuan penulisan semata-mata untuk memberikan arahan utama bagi pembaca khususnya mahasiswa Fakultas Pertanian yang ingin mendalami ilmu DasarDasar Manajemen. Modul ini dibuat berdasarkan kebutuhan belajar dan mengajar di Fakultas Pertanian Universitas Syiah Kuala dan sebagai salah satu upaya untuk memperkaya khasanah pengetahuan dan bahan bacaan bagi mahasiswa, baik yang bersifat teoritis maupun yang mengarah kepada aplikatif. Penyusunan modul ini bersumber dari menggali dan menggabungkan beberapa referensi yang sudah ada serta menambah disana-sini. Diharapkan bahwa modul kuliah ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa Fakultas Pertanian dan bagi pencinta ilmu manajemen, termasuk penulis sendiri. Modul ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis mengharapkan saran dan perbaikan guna kemajuan kita bersama. Akhirnya, penulis mengucapkan selamat membaca dan mempelajari semoga dengan rahmat Allah bisa dipahami dan ada manfaatnya.

Darussalam, 05 Oktober 2009

Penulis

i Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................

i

DAFTAR ISI...............................................................................................................

ii

BAGIAN 1

ARTI, SARANA, DAN FUNGSI MANAJEMEN ..............................

1

BAGIAN 2

PERENCANAAN ................................................................................

15

BAGIAN 3

PENGORGANISASIAN......................................................................

20

BAGIAN 4

DEPARTEMENTASI ..........................................................................

25

BAGIAN 5

STAF DAN PANITIA..........................................................................

26

BAGIAN 6

DELEGASI ..........................................................................................

30

BAGIAN 7

MEMPEROLEH PEGAWAI ...............................................................

32

BAGIAN 8

MEMAJUKAN PEGAWAI .................................................................

35

BAGIAN 9

MEMANFAATKAN PEGAWAI ........................................................

38

BAGIAN 10 MEMBERI PERINTAH.......................................................................

40

BAGIAN 11 PENGAWASAN ..................................................................................

44

BAGIAN 12 PROSES PENGAWASAN ..................................................................

47

KEPUSTAKAAN ........................................................................................................

48

ii Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

BAGIAN 1 ARTI, SARANA, DAN FUNGSI MANAJEMEN

1. Arti Manajemen Istilah manajemen mengandung tiga pengertian: A. Manajemen sebagai suatu proses B. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen C. Manajemen sebagai suatu seni (suatu art) dan sebagai suatu ilmu A. Manajemen  Proses Encylopedia of the Social Sciences, Manajemen  suatu proses dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi Haimann, manajemen  fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama George R. Terry, manajemen  pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain Ada 3 pokok penting dalam definisi manajemen tersebut:  Adanya tujuan yang ingin dicapai  Tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang-orang lain  Kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi

Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

1

B. Manajemen  Kolektivitas Manajemen  kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen  segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu  manajemen Manajer  pejabat yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain C. Manajemen  Seni/ilmu Manajemen  suatu seni atau suatu ilmu Chester I Barnard, bukunya ”The Function of the Executive”, Manajemen  seni dan juga sebagai ilmu. Demikian pula dengan Henry Fayol, Alfin Brown Harold Koontz, Cyril O’donnel, dan George R. Terry. Manajemen sebagai seni  untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil/manfaat Manajemen sebagai ilmu  menerangkan fenomena-fenomena (gejala-gejala), kejadian-kejadian, keadaan-keadaan, jadi memberikan penjelasan-penjelasan  Manajemen  seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu.


2

2. Sarana Manajemen Untuk mencapai tujuan maka para manajer menggunakan ”Enam M” Sarana (tools) atau alat manajemen untuk mencapai tujuan  Men, Money, Material, Methods, Mechine dan Market  sumberdaya

3. Fungsi-Fungsi Manajemen Louis A. Allen  Leading, Planning, Organizing, Controlling Prajudi Atmosudirjo  Planning, Organizing, Directing, atau Actuating, Controlling John Robert Beishline, Commanding, Controlling

Ph.D

Henry Fayol  Planning, Coordinating, Controlling



Planning,

Organizing,

Organizing,

Commanding,

Luther Gullich  Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting Koontz dan O’Donnel  Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling William H. Newman  Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing, Controlling Dr. S.P. Siagian, MPA  Planning, Organizing, Motivating, Controlling Wilim Spriegel  Planning, Organizing, Controlling Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

3

George R. Terry  Planning, Organizing, Actuating, Controlling Lyndal F. Urwick  Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling Dr. Winasdi. SE  Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading, Communication, Controlling The Liang Gie  Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving  Fungsi-fungsi manajemen sbb: 1. Forecasting 2. Planning termasuk Budgeting 3. Organizing 4. Staffing atau Assembling Resources 5. Directing atau Commanding 6. Leading 7. Coordinating 8. Motivating 9. Controlling 10. Reporting Forecasting atau prevoyance (Prancis)  kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan Planning  penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. (merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai/What, bila hal itu dicapai/When, dimana hal itu harus dicapai/Where, bagaimana hal itu harus dicapai/How, siapa yang bertanggung jawab/Who, dan penetapan mengapa hal itu harus dicapai/Why Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

4

Organizing  pengelompokan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut Staffing atau Assembling Resources  penyusunan personalia pada sesuatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi Directing atau Commanding  fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran-saran, perintah-perintah atau instruksi-instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan tersebut, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah ditetapkan semula Leading  pekerjaan yang dilakukan oleh manajer yang menyebabkan orang-orang lain bertindak. (Pekerjaan meliputi lima: mengambil keputusan, mengadakan komunikasi agar ada bahasa yang sama antara manajer & bawahan, memberi semangat inspirasi & dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan & sikap-sikap bawahan agar mereka trampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan) Coordinating  melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatupadukan & menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi


5

Motivating  pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan tersebut Controlling  mengadakan penilaian & sekaligus bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang sedang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Reporting  penyampaian perkembangan / hasil kegiatan / pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun secara tertulis sehingga yang menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan

4. Fungsi-fungsi Lain dari Seorang Manajer Fungsi-fungsi manajemen  Perencanaan, Pengorganisasian, Penyusunan, Pengarahan, dan Pengawasan Seorang manajer yang mengerjakan kelima fungsinya sehari-hari dan bergerak dalam berbagai bidang seperti: bidang-bidang penjualan, pembelian, produksi, keuangan personalia dan lainlain/(Bidang-bidang manajemen).


6

Perencanaan

Pengawasan Pengorganisasian

Pengarahan Penyusunan

Gambar 1. Fungsi Manajer dilihat dari sudut proses

Bidang Penjualan

Pembelian

Produksi

Keuangan

Personalia

Proses Perencanaan Pengorganisasian Penyusunan

Lainlain

KEGIATAN2 MANAJER

Pengarahan Pengawasan

Gambar 2. Fungsi Manajer di lihat dari dua sudut: proses dan bidang


7

Fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan (internal function of a manager), dapat dilihat dari dua sudut yaitu: 1. sudut proses  perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan 2. sudut subyek/bidang  keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, produksi, dsb. Fungsi-fungsi manajer ke luar perusahaan (External function of a manager), ada tiga jenis yaitu: 1. mewakili perusahaan di bidang pengadilan 2. mengambil kegiatan sebagai warga negara biasa 3. mengadakan hubungan dengan unsur-unsur masyarakat Untuk menghadapi masyarakat luar, manajer perusahaan harus melaksanakan kegiatan-kegiatan sbb: 1. mengadakan pengumuman-pengumuman, komunike-komunike dan artikel-artikel 2. menyelenggarakan konferensi-konferensi pers dan pertemuanpertemuan 3. menyelenggarakan pameran-pameran 4. mengatur siaran-siaran melalui radio 5. mengadakan kontak dengan unsur-unsur pemerintah dan masyarakat 6. membuat analisa dari pendapat umum 7. menerima kunjungan pihak luar ke dalam perusahaan Dalam sudut bidang, fungsi-fungsi pokok seorang manajer  keuangan, personalia, produksi, pembelian, dan pemasaran. Bidang keuangan  para manager harus berusaha agar posisi keuangannya setiap saat dapat membiayai kegiatan-kegiatannya sehari-hari seperti pembayaran upah pegawai, pembelian bahanbahan mentah & pembantu, pembayaran hutang-hutang pada waktunya dll dengan tidak melupakan akan rentabilitas perusahaan Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

8

Bidang personalia  para manager harus berusaha agar diperoleh tenaga kerja yang kompeten sehingga dapat bekerja dengan kualitas yang diinginkan Bidang produksi  para manager harus mengusahakan agar barang dapat diproduksikan dengan teknik-teknik yang memudahkan pekerjaan pegawai, sehingga dapat diproduksikan barang dengan biaya, sekecil mungkin dengan kualitas yang baik dalam jumlah yang diinginkan dan dalam waktu secepat mungkin Bidang pembelian  para manager harus mengusahakan agar bahan-bahan dapat dibeli pada tempat yang tepat dengan dengan waktu yang tepat dengan harga dan layanan yang tepat sehingga tidak akan mengganggu kegiatan-kegiatan di bidang produksi Bidang pemasaran  para manager harus mengusahakan agar hasil-hasil produksinya dapat disalurkan dari saluran-saluran distribusi yang tepat sehingga harga penjualannya dapat dijangkau oleh tenaga pembeli kaum konsumen


9

5. Tingkat-tingkat Manajer

Top Manager

Board of Manager (Managing the Business) President (Managing Manager)

Middle Manager (managing the work)

Supervisory Manager

Department/ Division Head Superintendents

General Foreman Foreman (Managing the workers)

Non Manager

Operator

Gambar 3. Tingkat-tingkat Manajer & corak-corak kegiatannya


10

Skema di atas terlihat bahwa ada tiga tingkatan manajer yaitu: a. Top Manager/Manajer Tertinggi, disebut juga pucuk pimpinan. Yang termasuk dalam golongan ini  anggota-anggota Board of Manager (Dewan Direksi) & presiden perusahaan b. Middle Manager/Manajer Menengah. Golongan ini  kepalakepala bagian, kepala-kepala divisi & kepala-kepala seksi c. Supervisory Manager/First Line Manager Tingkat Pertama. Golongan ini  kepala mandor dan mandor Corak kegiatan manajer dapat dibedakan atas 4 macam yaitu: 1. Board of Manager bergerak dalam memimpin organisasi/perusahaan keseluruhannya (managing the organization/business) 2. Presiden memimpin para manajer agar terdapat team work (managing manager) 3. Departemen/Division Heads memimpin pekerja yang meliputi bidang-bidangnya (managing the work) 4. Superintendent, General Foremen & Foremen memimpin para pekerja supaya melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi/tujuan perusahaan (managing the workers)

6. Tokoh-Tokoh Manajemen Diskusi secara tertulis dalam bidang manajemen, baru dimulai sejak tahun 1900. Menurut caranya memecahkan masalah, maka oleh Beishline manajemen digolongkan ke dalam tiga kelas yaitu: 1. manajemen konvensional 2. manajemen sistematis 3. manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan


11

Manajemen berdasar ilmu pengetahuan langkah-langkah yang ditempuh sebelum mengambil keputusan  mengumpulkan datadata, menganalisa data-data tsb, mempertimbangkan tujuan dalam hubungan daripada data-data yang sudah terkumpul, barulah kemudian menetapkan apa yang menjadi putusan. Adapun tokoh-tokoh manajemen sbb: 1. Frederich Winslow Taylor (1856 – 1915) F.W. Taylor  seorang manajer dan penasihat perusahaan dan merupakan salah seorang tokoh terbesar dari manajemen. Taylor dianggap  pencipta Scientific Management. Dia berkata bahwa hakekat Scientific Management: ”A great mental revolution” atau revolusi mental yang mahabesar, karena itu menyangkut manajer dan para karyawan. 2. Henry Fayol (1841 – 1925) Henry Fayol  seorang tokoh manajemen peranannya dapat disejajarkan dengan F.W. Taylor. Kedua tokoh tersebut sama-sama berpendapat bahwa ada prinsip-prinsip manajemen tertentu dan itu dapat diajarkan dan dipelajari. Perbedaan keduanya, Henry Fayol terfokus perhatiannya kepada pimpinan tingkat atas. Sedangkan Taylor menitikberatkan pada pimpinan menengah dan pertama. 3. Robert Owen (1771 – 1858) Owen  seorang produsen tekstil yang berhasil di Skotlandia. Mencurahkan perhatiannya baik kepada faktor produksi mesin maupun faktor produksi tenaga kerja serta perhatian kepada perombakan struktur masyarakat. dimana sukses yang diperolehnya dalam bidang kebijaksanaan personalia menarik perhatian yang besar sungguhpun hanya sedikit yang mencontohnya.


12

4. Charles Babbage (1792 – 1871) Charles Babbage  seorang sarjana matematika Inggris yang menaruh perhatian ke bidang manajemen. Ia berpendapat bahwa ada prinsip-prinsip manajemen, dan itu dapat ditentukan melalui pengalaman. Dia menganjurkan supaya terjadi pertukaran-pertukaran pengalaman antara para manajer dan dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen. 5. Kapten Henry Metcalfe (1847 – 1917) K.H. Metcalfe  seorang militer tamatan West Point tahun 1868. dalam kegiatannya di bidang militer inilah ia memajukan dan menerapkan metoda-metoda yang diciptakannya. Menurut pendapatnya  Science of administration (ilmu pengetahuan) manajemen, berdasar kepada prinsip-prinsip yang dapat diterapkan kepada keadaan-keadaan yang beranekaragam. Prinsip dapat diperoleh dengan pencatatan, observasi, dan membandingkan 6. Henry Robinson Towne (1844 – 1924) H.R. Towne  pendiri dan presiden daripada Yale dan Towne Manufacturing Company, selama 48 tahun terus menerus. Ia menganjurkan  agar para manajer itu mengadakan pertukaran pengalaman yang diselenggarakan atau dibantu oleh Organisasi Sarjana Mesin-mesin yang ada di Amerika ketika itu. 7. Henry Laurence Gantt (1861 – 1919) Selama bertahun-tahun H.L. Gantt, menjadi asisten Frederick. W. Taylor, kemudian berdiri sendiri menjadi seorang konsultan. Dalam berbagai aspek pendapat F.W. Taylor, ia memberikan titik perhatian kepada unsur manusia dalam menaikkan produktivitas. Sungguhpun ia tidak melecehkan peranan penggunaan metoda yang baik dan kemahiran kerja daripada pegawai. Dalam pembayaran upah pegawai, Gantt memperkenalkan sistem bonus. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

13

8. Russell Robb (1864 – 1927) Russell Robb selama 36 tahun bekerja pada Store & Webster Inc, di Boston, beranggapan bahwa manajemen merupakan suatu teknik horizontal dan dapat diterapkan pada segala jenis aktivitas. Ia mengatakan bahwa  para manajer dapat lebih banyak belajar dari pengalaman berabad-abad dari organisasi militer, tetapi harus selalu mengingat prinsip bahasa jenis organisasi yang dipilih tergantung kondisi dan kepada jenis hasil yang ingin mereka peroleh. 9. Harrington Emerson (1853 – 1931) Emerson  aktif mengajar dalam perbankan, pembangunan perumahan, dari perindustrian dan akhirnya membuka biro konsultan tahun 1901. ia merupakan salesman yang bertaut dan berusaha sungguh-sungguh mempromosikan prinsipprinsip dan praktek manajemen dalam dunia perusahaan. Ia berpendapat bahwa prinsip pokok adalah tujuan yang digambarkan secara jelas. 10. Selain daripada tokoh-tokoh tersebut, sesungguhnya masih terdapat banyak lagi tokoh-tokoh manajemen lainnya.


14

BAGIAN 2 PERENCANAAN

1. Batasan Perencanaan Menurut Newman  ”Planning is deciding in advance what is to be done”. Perencanaan  penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan Menurut Louis A. Allen  ”Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result”. Perencanaan  penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan Menurut Charles Bettleheim  ”A plan emsist of the totality of arrangements decided upon in order to carry out a project”. Setiap rencana terdapat 2 elemen: 1. a project, that is an end which one proposes to achieve 2. the arrangement decided upon in order that this end may be achieved, that is the determination of the means. Charles B. berpendapat  dalam setiap rencana terdapat 2 elemen  tujuan & alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu. Beishline menyatakan  fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, dimana, bagaimana & mengapa. Tegasnya: ”...perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (penentuan waktu secara kualitatif) dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab, mengapa hal itu harus dicapai”. Koontz dan O’Donnel berkata  ”planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objectives, policies, procedures and programs”. Perencanaan  Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

15

fungsi seorang manager yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternative daripada tujuan-tujuan, kebijaksanaankebijaksanaan, prosedur-prosedur dan program-program.

2. Unsur-unsur Sesuatu Rencana Umumnya suatu rencana berisikan 6 unsur  The what, The way, The where, The when, The who dan The how. Suatu rencana harus menjawab 6 pertanyaan sbb: 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan? 2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan? 3. Dimanakah tindakan itu harus dilaksanakan? 4. Kapankah tindakan itu dilaksanakan? 5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu? 6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu? Dari jawaban pertanyaan diatas, sesuatu rencana harus memuat hal-hal sbb: 1. Penjelasan & perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkannya, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan. 2. Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang tertentu itu yang harus dicapai. 3. Penjelasan tentang lokasi fisik dimana setiap kegiatan harus dikerjakan sehingga dengan demikian tersedia segala fasilitasfasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan itu. 4. Penjelasan mengenai waktu-waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerja. Disini pula harus ditetapkan standar waktu untuk mengerjakan baik bagian-bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.


16

5. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik mengenai kuantitas, maupun mengenai kualitas yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai seperti keahlian, pengalaman, dsb. Disini pula harus dijelaskan authority, responsibility dan accountability dari masing-masing pegawai. 6. Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan. Suatu rencana mengandung unsur-unsur sbb: 1. Tujuan perusahaan 2. Politik perusahaan 3. Prosedur 4. Budget 5. Program Menurut Louis A. Allen, kegiatan-kegiatan pada fungsi perencanaan terdiri-dari: 1. Meramalkan (forecasting) 2. Menetapkan maksud-maksud tujuan atau establishing objectives 3. Mengacarakan (Programming) 4. Menyusun Tata Waktu (Scheduling) 5. Menyusun Anggaran Belanja (Budgeting) 6. Memperkembangkan prosedur (developing prosedure) 7. Menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan (Establishing & interpreting policy)

3. Sifat Sesuatu Rencana yang Baik Suatu rencana yang baik, harus mengandung sifat-sifat sbb: 1. pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang/jelas. 2. fleksibel 3. mempunyai stabilitas 4. ada dalam perimbangan 5. meliputi semua tindakan yang diperlukan


17

4. Proses Pembuatan Rencana Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan / langkahlangkah yang harus dilalui sbb: 1. menetapkan tugas dan tujuan 2. mengobservasi dan menganalisa 3. mengadakan kemungkinan-kemungkinan 4. membuat sintesa 5. menyusun rencana

5. Siapa Pembuat Rencana Pembuat rencana dapat ditugaskan kepada: a. Panitia Perencana b. Bagian Perencanaan c. Tenaga Staf

6. Tujuan Perusahaan Dalam menetapkan tujuan perusahaan tidaklah mudah, karena sering sekali kedapatan beberapa tujuan yang satu sama lain adalah sama-sama penting. Misalnya sebuah perusahaan mempunyai tujun sbb: a. Tempat yang terbaik untuk bekerja b. Perusahaan yang menjual hasil produksi semurah mungkin c. Perusahaan yang baik, untuk penanaman modal dan d. Perusahaan yang membantu pemerintah dalam merealisasikan pembangunan lima tahun

7. Klasifikasi Tujuan-tujuan Menurut R.C. Davis, klasifikasi tujuan-tujuan baik dalam kalangan ketentaraan maupun dilingkungan industri dijadikan pedoman sbb: Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

18

A. Primair Tujuan-tujuan pengabdian: a. Tujuan-tujuan organisasi: 3. Umum 4. Besar 5. Kecil 6. Perorangan b. Tujuan-tujuan operasi dalam penyelesaian proyek tertentu: 1. Perantara 2. Terakhir B. Kolateral 1. Tujuan-tujuan Sosial Kolateral 2. Tujuan-tujuan Pribadi a. perseorangan b. rombongan C. Sekunder 1. Ekonomi 2. Efektivitas

8. Peranan Tujuan pada Tugas-tugas Pemimpin Tujuan Perusahaan merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan tugas-tugas planning, organizing, staffing, directing dan controlling. Tujuan perusahaan merupakan alat atau standar bagi mereka yang mengawasi pelaksanaan tugas-tugas daripada bawahan. Sebagaimana yang dikatakan oleh Newman, ”Goals are a sine qua non for administrative control”, maka dengan demikian tujuan itu memberikan sumbangannya baik dalam proses perencanaan, dalam proses pelaksanaan maupun dalam proses pengawasan.


19

BAGIAN 3 PENGORGANISASIAN

1. Pengertian Organisasi Perkataan organisasi, berasal dari istilah Yunani ”organon”, dan istilah Latin ”organum” yang dapat berarti: alat, bagian, anggota atau badan. Menurut James D. Mooney, Organisasi  bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Menurut Chester I. Barnard, Organisasi  suatu sistem daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Beberapa penulis mengemukakan bahwa ada 3 ciri dari suatu organisasi yaitu: 1. Adanya sekelompok orang-orang, 2. Antar hubungan terjadi dalam suatu kerjasama yang harmonis, 3. Kerjasama didasarkan atas hak, kewajiban atau tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi itu dapat didefinisikan sbb: 1. Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. 2. Organisasi dalam arti bagan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai sesuatu tujuan.


20

2. Organisasi Formal dan Informal Organisasi Statis (sering disebut Bagan Organisasi/Ranji organisasi/Skema organisasi)  gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan kerjasama dan orang-orang yang terdapat dalam suatu badan dalam rangka usaha mencapai sesuatu tujuan. Organisasi Dinamis  setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab orang-orang dalam suatu badan. Organisasi Formal (sebenarnya tidak lain daripada Organisasi Statis)  suatu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinir dengan sadar untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu. Organisasi informal  kumpulan hubungan antarperseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama Ciri-ciri organisasi ada tiga yakni: a. Sekelompok orang b. Kerjasama atau pembagian pekerjaan dan c. Tujuan bersama

3. Bentuk-bentuk Organisasi Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas: a. Bentuk organisasi Garis  bentuk organisasi yang tertua dan paling sederhana  diciptakan oleh Henry Fayol  Prancis  sering disebut organisasi militer karena digunakan pada zaman dahulu di kalangan militer. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

21

Ciri-ciri bentuk organisasi garis  organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling kenal serta spesialisasi kerja masih belum begitu tinggi. Kebaikan: 1. kesatuan komando terjamin dengan baik, karena pimpinan berada diatas satu tangan. 2. proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali. 3. rasa solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal. Keburukan: 1. seluruh organisasi terlalu bergantung kepada satu orang sehingga kalau seorang itu tidak mampu, seluruh organisasi akan terancam kehancuran. 2. adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis 3. kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas b. Bentuk organisasi Fungsional Bermula diciptakan oleh F.W. Taylor  dimana segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan: 1. pembidangan tugas-tugas jelas 2. spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin 3. digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang, sesuai dengan fungsi-fungsinya


22

Keburukan: 1. karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty 2. para karyawan telah mementingkan bidangnya, sehingga sukar dilaksanakan koordinasi c. Bentuk organisasi Garis dan Staf Umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas, dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit, serta jumlah karyawannya banyak. Terdapat satu atau lebih tenaga staf (orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi tersebut  diciptakan oleh Harrington Emerson. Kebaikan: 1. dapat digunakan oleh setiap organisasi besar apapun tujuannya, betapapun luas tugasnya dan betapapun kompleks susunan organisasinya 2. pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah dapat diambil, karena adanya staf ahli 3. perwujudan ”the right man in the right place” lebih mudah dilaksanakan Keburukan: 1. karena karyawan tidak lagi saling mengenal, solidaritas sukar diharapkan 2. karena rumit dan kompleksnya susunan organisasi koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan d. Bentuk organisasi Fungsional dan Staf  kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini  kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi yang dikombinasikan.


23

4. Prinsip-prinsip Organisasi Asas-asas/prinsip-prinsip organisasi sbb: 1. Perumusan tujuan dengan jelas 2. Pembagian kerja 3. Delegasi kekuasaan (delegation of authority) 4. Rentangan kekuasaan 5. Tingkat-tingkat Pengawasan 6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab (Unity of Command and Responsibility) 7. Koordinasi


24

BAGIAN 4 DEPARTEMENTASI Tindakan pertama dalam mengorganisir  departementasi Istilah lain yang sering digunakan Misalnya: departementation, divisionalization, grouping activities, pembagian pekerjaan dll. Dasar-dasar departementasi dapat dibeda-bedakan sebagai berikut: a. dasar territorial (daerah) departementasi atas dasar territorial, dimaksud membagi-bagi kegiatan berdasar daerah geografis. Jadi segala kegiatankegiatan yang dilakukan pada suatu daerah tertentu, digolongkan menjadi suatu kesatuan yang diawasi oleh seorang atasan. b. dasar produksi departementasi atas dasar produksi, terjadi bilamana kegiatan pimpinan itu dibagi-bagi atas dasar produksi, hasil atau servis yang diberikan atau dijual. c. dasar langganan pembagian pekerjaan atas dasar langganan yang dilayani, disebut penggolongan kegiatan atas dasar langganan. Hal seperti ini kita dapati pada perusahaan-perusahaan yang menjual barang-barang secara besar-besaran, dimana kita jumpai ada bagian yang mengurus langganan pemerintah, pedagang besar dan pedagang eceran. d. Dasar fungsi Keuntungan dari departementasi atas dasar fungsi  keuntungan yang diakibatkan karena adanya spesialisasi. Masing-masing orang yang bertugas dalam tiap-tiap bagian memusatkan perhatiannya kepada bagiannya itu saja, dan akibatnya dari mereka dapat diharapkan adanya keahlian yang mendalam dalam lapangan masing-masing. e. dasar Proses, Perkakas dan Waktu penggolongan aktivitas atas dasar proses berarti bahwa aktifitas dibagi atas urutan-urutan pelaksanaannya. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

25

BAGIAN 5 STAF DAN PANITIA Staf  setiap petugas yang khususnya diangkat untuk memberi layanan dan nasihat kepada manajer di dalam sesuatu organisasi di dalam sesuatu bidang khusus yang menjadi keahliannya. Panitia  sejumlah orang yang diangkat atau dipilih untuk berkumpul pada suatu dasar tersusun (organized basic) guna mempertimbangkan soal-soal yang diajukan kepadanya. Tugas-Tugas Staf Tugas staf menurut Moony dan Reily, disebutkannya sbb: ”Fungsi staf dalam organisasi  pengabdian yang berupa pemberi pendapat atau nasihat, sesuatu fungsi yang dapat dibedakan dari fungsi kekuasaan atau komando. Pengabdian itu mempunyai tiga taraf yang timbul dalam hubungan yang terjalin jelas. Taraf-taraf tersebut memberikan keterangan, memberi pendapat dan mengawasi. Beishline berkata sbb: ”salah satu tujuan organisasi staf  memungkinkan spesialisasi dalam manajemen. Tetapi anggota-anggota staf tidak boleh memberi perintah langsung kepada anggota-anggota organisasi, kecuali kepada anggota-anggota bagian staf mereka sendiri, oleh karena mereka tidak memiliki kekuasaan memberi komando. Kualifikasi Seorang Staf Beishline, mengajukan enam pokok hal sebagai kualifikasi seorang staf, yaitu: 1. pengetahuan yang luas tentang organisasi badan atau perusahaan dimana ia bekerja. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

26

2. mempunyai sifat-sifat pribadi seperti kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian bergaul. 3. mempunyai semangat kerjasama yang ramah tamah 4. kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan 5. kesederhanaan 6. kemauan baik dan optimisme Jenis-Jenis Staf Atas dasar penggolongan, maka staf dapat dibedakan sebagai berikut: 1. Specialist Staff atau Staf Khusus 2. Personnel Staff atau Staf Pribadi Sifat khusus daripada specialist staff sbb: 1. ia terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan dan tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen lain dalam organisasi. 2. nasihat dan bantuan yang diberikannya ditujukan kepada seluruh bagian-bagian atau seksi-seksi dan pula kepada staf lain. 3. ia memberikan nasihat dan bantuan untuk suatu lapangan tertentu, jadi misalnya untuk bidang hukum atau bidang marketing dan lain sebagainya. Panitia Panitia sinonim  dewan, senat, majelis, komisi committee, board, commission, task group court, dan satuan tugas (satgas) Sebuah panitia dapat berposisi lini dapat pula berposisi staf, tergantung daripada tugas-tugas panitia tersebut. Panitia yang bertugas sebagai penasihat atau pelayan bagi unsur lain di dalam Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

27

organisasi, terang berposisi staf, sebaliknya panitia yang melakukan tugas-tugas pemimpin yakni yang mengambil decision berposisi sebagai lini. Kebaikan-Kebaikan Panitia Kebaikan yang utama dari pembentukan panitia dalam sebuah perusahaan  memungkinkan adanya pertimbangan dan putusan yang merupakan grup judgement yaitu pendapat atau timbangan golongan. Keburukan-Keburukan Panitia Keburukan yang utama  disamping menambah biaya administrasi, tetapi kemungkinan pekerjaan atau tugas terlalu lama dikerjakan (untuk mengambil keputusan dibutuhkan waktu yang agak lama, karena sebelum panitia mengambil keputusan, terlebih dahulu diadakan penyelidikan dan harus meminta pendapat dari setiap mereka yang menjadi anggota dari panitia yang bersangkutan. Bila Panitia Diperlukan Panitia itu perlu ada bilamana: 1. dibutuhkan informasi yang perlu dari berbagai bagian, yang dianggap perlu untuk mencapai putusan yang sehat. 2. keputusan yang akan diambil itu demikian pentingnya, sehingga dianggap perlu untuk mengetahui pendirian-pendirian dari beberapa orang yang dianggap kompeten. 3. Pelaksanaan hendaknya berhasil. Berhasilnya pelaksanaan itu tergantung sekali atas pengertian dan meresapnya rencana tersebut bagi mereka yang akan melaksanakannya. 4. diperlukan koordinasi antara beberapa bagian, agar supaya dapat menjamin koordinasi yang efisien. Koordinasi itu dapat sebaik-baiknya diselenggarakan melalui sistem panitia. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

28

Bila Panitia Tidak Perlu Newman berpendapat, bahwa panitia itu tidak perlu ada di dalam hal sebagai berikut: 1. bilamana diperlukan putusan yang cepat 2. bilamana putusan itu tidak begitu penting 3. bilamana orang yang cakap tidak diperoleh 4. bilamana persoalan itu adalah soal pelaksanaan, dan bukan merupakan putusan pokok.


29

BAGIAN 6 DELEGASI

Unsur-unsur Delegasi Dengan delegasi kita artikan kegiatan seorang manajer untuk menugaskan bawahannya untuk mengerjakan bagian daripada tugas manajer yang bersangkutan dan pada waktu yang bersamaan memberikan kekuasaan kepada bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas-tugas itu sebaik-baiknya atau dapat mempertanggungjawabkan hal-hal yang dideleger kepadanya. Dalam proses delegasi terdapat tiga unsur yaitu: Tugas, kekuasaan, dan pertanggungjawaban authority dan accountability).

(responsibility,

Tahap pertama seorang manajer dalam proses delegasi, memberi tugas (responsibility) dan kekuasaan (authority) kepada bawahan. Tugas atau Responsibility  pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang pada sesuatu jabatan tertentu. Kekuasaan atau outhority  hak atau wewenang untuk memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan fungsinya itu. Tahap kedua bawahan yang menerima tugas dan kekuasaan dari manajer tersebut, melaksanakan tugas dengan mempergunakan kekuasaan yang diterimanya Tahap ketiga bawahan memberikan pertanggungjawaban (accountability) kepada orang yang mendeleger tugas dan kekuasaan tersebut. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

30

Pertanggungjawaban  pemberian laporan bagaimana tugas-tugas dilaksanakan dan cara bagaimana kekuasaan dipakai. Delegasi yang Efektif Salah satu hal yang amat penting dalam masalah delegasi  bagaimana supaya delegasi itu efektif. Untuk mencapai hal itu ada beberapa hal yang dapat dipedomani: 1. unsur delegasi harus lengkap dan jelas. Seorang manajer yang mendeleger harus memperhatikan ketiga unsur delegasi dan memberi penjelasan akan masing-masing unsur delegasi tersebut. 2. manajer harus mendeleger kepada orang yang tepat. Tepat tidaknya seseorang untuk menerima delegasi dapat diketahui bila ia sudah memenuhi kualifikasi fisik dan psikis sebagai dibutuhkan oleh jabatannya. 3. manajer yang mendeleger harus memberikan peralatan yang cukup dan mengusahakan keadaan sekitar yang efisien. Untuk dapat melaksanakan sesuatu tugas dengan baik, perlulah seseorang itu mempunyai peralatan yang cukup, selanjutnya keadaan sekitar tempat dimana seseorang melaksanakan tugasnya mempengaruhi berhasil tidaknya seseorang dalam melaksanakan tugasnya. 4. manajer yang mendeleger harus memberikan insentif. Agar seseorang mau melaksanakan sesuatu tugas sebaik-baiknya, maka kepadanya harus diberi insentif atau perangsang.


31

BAGIAN 7 MEMPEROLEH PEGAWAI

Fungsi personalia meliputi tugas-tugas memperoleh pegawai, memajukan pegawai dan memanfaatkan pegawai. Fungsi memperoleh pegawai meliputi tugas-tugas menganalisa jabatan, menyeleksi pegawai dan memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan. Analisa Jabatan Suatu usaha untuk mendapatkan keterangan-keterangan terperinci tentang sesuatu jabatan, terutama mengenai hal-hal sebagai berikut: 1. Apa yang pegawai kerjakan pada jabatan itu 2. wewenang dan tanggung jawab pegawai 3. perkakas yang dipergunakan 4. kondisi-kondisi pekerjaan dan bahaya-bahaya yang in haerent 5. latihan dan pendidikan yang dibutuhkan 6. besarnya upah, lama jam kerja, kemungkinan promosi, dll. Tiga metoda pengumpulan informasi guna menetapkan kualifikasi seorang pejabat tertentu: 1. penyusunan daftar pertanyaan 2. menginterview petugas 3. mengadakan penilaian oleh penganalisaan jabatan Sumber-sumber Pegawai Sumber-sumber pegawai bagi suatu perusahaan, dapat digolongkan atas sumber-sumber sbb: 1. dari dalam perusahaan itu sendiri 2. teman-teman pegawai perusahaan Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

32

3. 4. 5. 6.

jawatan penempatan tenaga lembaga-lembaga pendidikan melalui advertensi sumber-sumber lain

Seleksi Pegawai Pada umumnya proses seleksi pegawai itu sbb: 1. pengisisan formulir-formulir 2. tes psychologi 3. wawancara 4. referensi Formulir isian memuat untuk diisi keterangan-keterangan mengenai hal-hal sebagai berikut: 1. keterangan pengenal seperti: nama, alamat dan nomor telepon. 2. keterangan perorangan seperti: kawin, belum kawin, umur, tanggungan, jumlah saudara, tempat dan alamat orang tua. 3. keterangan fisik seperti: tinggi, berat, kesehatan, cacat dan sebagainya. 4. pendidikan 5. pengalaman 6. keterangan lain-lain seperti hobby, keanggotaan dalam organisasi dan sebagainya. Secara garis besar jenis tes dapat digolongkan kedalam lima golongan besar yaitu: 1. Achievements tests  bermaksud mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang pelamar pada saat ia melamar. 2. Aptitude tests  bermaksud mengukur kesanggupan atau bakat seorang calon pegawai. 3. Intelligence tests  biasanya juga disebut mental ability tests, mengukur aspek-aspek inteligensia seseorang.


33

4. Interest tests  segala jenis tes-tes psychologi yang bermaksud menentukan aktivitas mana yang paling menarik perhatian seorang calon pegawai. 5. Personality tests  segala jenis tes-tes yang bermaksud menentukan sifat kepribadian seseorang calon pegawai. Wawancara modern (wawancara berencana) mengandung 5 pokok hal: 1. Orang yang bertugas menginterview bekerja atas dasar kualifikasi yang tercantum dalam analisa jabatan 2. Si penginterview mengetahui pertanyaan apa yang akan diajukannya, artinya telah direncanakan terlebih dahulu apa yang akan ditanyakan kepada calon pegawai 3. Orang yang bertugas menginterview telah mendapat latihan dalam teknik menginterview 4. Orang yang bertugas menginterview, memiliki sifat-sifat obyektif dalam menginterpretasikan dan menilai keteranganketerangan yang diperoleh dari calon pegawai 5. Orang yang bertugas menginterview adalah ahli dalam soal menginterview Memperkenalkan Pegawai Memberikan gambaran keseluruhan berarti memberikan penjelasan kepada pegawai baru, terutama dalam hal-hal sebagai berikut: 1. sejarah perusahaan 2. barang-barang yang dihasilkan perusahaan 3. struktur organisasi perusahaan 4. tata kerja dalam perusahaan 5. pedoman-pedoman tentang kesejahteraan pegawai 6. pedoman-pedoman tentang kemungkinan promosi 7. dan lain sebagainya


34

BAGIAN 8 MEMAJUKAN PEGAWAI

Latihan-latihan untuk memajukan pegawai dapat dibedakan atas: 1. Memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan 2. Melatih pegawai-pegawai baru 3. Melatih pegawai yang akan dipromosikan 4. Melatih para manajer Untuk para manajer ada berbagai macam cara latihan yaitu: 1. cara konferensi  dilaksanakan dengan mengumpulkan pengikut latihan. Mereka bersama-sama membicarakan sesuatu masalah yang mereka hadapi bersama dalam praktek seharihari. Dengan cara ini para pengikut latihan belajar menghargai pendapat orang-orang lain. 2. cara berkuliah  dilaksanakan dengan jalan si pelatih memberi kuliah kepada para pengikut latihan. 3. cara rotasi jabatan  direalisasikan dengan mengerjakan para manajer tersebut diberbagai bagian perusahaan, silih berganti dari bagian yang satu kebagian lainnya. 4. cara metoda kasus  direalisasikan dengan membagi-bagikan beberapa peristiwa perusahaan kepada pengikut latihan untuk dipelajari di rumah atau di dalam kelas. 5. cara proses insiden  hampir sama dengan cara keempat, hanya perbedaannya kalau pada cara pertama seluruh data-data mengenai peristiwa bersangkutan sudah ada dalam peristiwa perusahaan, maka pada cara yang terakhir hanya peristiwanya (insidennya) yang diberikan. Promosi Promosi  memberi kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar kepada bawahan dari pada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya adalah salah satu usaha untuk memajukan pegawai. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

35

Promosi  salah satu motivasi bagi para pegawai untuk menunjukkan prestasi-prestasinya yang besar.  Pada umumnya dasar tindakan promosi haruslah hasil yang tertulis pada daftar penilaian kecakapan pegawai yang bersangkutan. Pemindahan Baik pemindahan karena keinginan pimpinan ataupun sematamata karena keinginan pegawai pada umumnya bertujuan memajukan pegawai. Replacement transfer misalnya:  pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya kedepartemen yang lain dalam jabatan yang sama untuk menggantikan pegawai yang masa dinasnya masih sedikit dan yang diberhentikan tidaklah dimaksudkan untuk memajukan pegawai. Demikian juga pada jenis Temporary transfer  pemindahan sementara pegawai untuk memangku jabatan orang lain karena orang lain itu berhalangan datang tidaklah dimaksudkan untuk memajukan pegawai yang dipindahkan itu. Penilaian Kecakapan Penilaian kecakapan  penilaian secara sistematik terhadap seseorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang cakap yang mengetahui benar cara melaksanakan tugas pegawai yang dinilai. Dewasa ini penilaian kecakapan secara obyektif adalah sukar, terutama karena sebab sbb: 1. Sukar menetapkan ukuran penilaian 2. Sukar menetapkan kualitas apa yang harus dinilai dari pelaksanaan pekerjaan pegawai untuk menyatakan cakap tidaknya. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

36

Menurut Neuner ada tiga kemungkinan yang melakukan penilaian kecakapan, yakni: 1. Penilaian kecakapan oleh atasan langsung kemudian direvisi oleh kepala bagian. 2. Penilaian kecakapan oleh atasan langsung dengan dibantu oleh satu atau dua orang pembantunya. 3. Penilaian kecakapan oleh atasan langsung dan jika tidak memuaskan dibuat suatu verifikasi dengan melakukan penilaian kecakapan sekali lagi oleh satu atau dua orang teman pegawai yang bersangkutan. Menurut kedudukan penilai, pendapat lain mengemukakan bahwa penilaian kecakapan dapat dibedakan atas penilaian vertikal dan horizontal. Penilaian vertikal ada dua yakni: Penilaian dilakukan oleh atasan dan penilaian dilakukan oleh bawahan terhadap atasan. Penilaian horizontal  penilaian yang dilakukan oleh teman-teman setingkat.


37

BAGIAN 9 MEMANFAATKAN PEGAWAI Memajukan pegawai  setiap kegiatan pimpinan untuk menambah keahlian, efisiensi bawahan di dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan menempatkan ia pada jabatan yang setepat-tepatnya. Memanfaatkan pegawai  kegiatan pimpinan yang bermaksud untuk mempekerjakan pegawai yang memberi prestasi besar atau menguntungkan ke dalam perusahaan. Ada dua aspek fungsi memanfaatkan pegawai  mempekerjakan pegawai yang memberi manfaat bagi perusahaan dan tidak mempekerjakan pegawai yang tidak bermanfaat bagi perusahaan. Pemberhentian Pemberhentian pegawai dapat terjadi karena keinginan pegawai, karena keinginan pimpinan perusahaan, dapat pula karena meninggalnya pegawai dan karena penetapan dalam perjanjian kerja antara perusahaan dengan buruh (pegawai). Perusahaan terpaksa memberhentikan pegawainya karena alasan utama, yaitu pegawai tersebut tidak bermanfaat bagi perusahaan baik ditinjau dari sudut material maupun dari sudut moral perusahaan. Pemensiunan Salah satu tindakan yang paling lunak kepada pegawai yang parasit kepada perusahaan ialah dengan jalan pemensiunan. Di perusahaan-perusahaan swasta di Indonesia, pemensiunan sebagai suatu tindakan memanfaatkan pegawai perusahaan belumlah umum dianut. Lain halnya pada sementara perusahaan-perusahaan negara dan pada pegawai-pegawai negeri di Indonesia. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

38

Motivasi Salah satu aspek memanfaatkan pegawai  pemberian motivasi kepada pegawai (pemberian kegairahan bekerja). Jenis-jenis insentif itu dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu: 1. material incentive (segala daya perangsang yang dapat dinilai dengan uang) 2. semi material incentive 3. nonmaterial incentive (semua jenis perangsang yang tidak dapat dinilai uang mis: penempatan yang tepat, latihan sistematik, promosi yang obyektif, pekerjaan yang terjamin, turut sertanya wakil-wakil pegawai dalam pengambilan keputusan-keputusan di dalam perusahaan, kondisi-kondisi pekerjaan yang menyenangkan, pemberian informasi tentang perusahaan, fasilitas-fasilitas, rekreasi, penjagaan kesehatan, perumahan dsb.) Upah, sebagai salah satu insentif Beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan dalam penetapan tingkat upah seorang pegawai yaitu: 1. pendidikan 2. pengalaman 3. tanggungan 4. kemampuan perusahaan 5. keadaan ekonomi 6. kondisi-kondisi pekerjaan realisasi keadilan dalam pemberian upah dalam sesuatu perusahaan dapat dimungkinkan dengan tindakan job evaluation, atau penilaian jabatan.


39

BAGIAN 10 MEMBERI PERINTAH

Tujuan utama dalam pemberian perintah oleh atasan kepada bawahan  untuk mengkoordinir kegiatan bawahan, agar kegiatan masing-masing bawahan yang beraneka macam itu terkoordinir kepada suatu arah yaitu kepada tujuan perusahaan. Memerintah bawahan  salah satu alat berkomunikasi antara pimpinan dan bawahan, juga bermaksud memberikan pendidikan kepada bawahan itu sendiri.

Definisi Perintah Suatu perintah  suatu instruksi resmi dari seorang atasan kepada bawahan untuk mengerjakan atau untuk tidak melakukan sesuatu, guna merealisasi tujuan kepada realisasi tujuan perusahaan. Ada empat unsur suatu perintah: 1. instruksi resmi 2. dari atasan kepada bawahan 3. mengerjakan atau tidak mengerjakan sesuatu hal 4. realisasi tujuan perusahaan Sesuatu perintah  sesuatu instruksi resmi, baik berbentuk lisan ataupun tulisan. Salah satu unsur penting dari suatu perintah  bahwa perintah itu mempunyai tujuan akhir merealisasi tujuan perusahaan. Seorang sarjana besar berkata bahwa tujuan besar fungsi memberi komando  mengkoordinasikan usaha berbagai unsur organisasi dengan cara yang seefektif-efektifnya untuk mencapai tujuan. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

40

Komunikasi dapat dibedakan atas dua macam yaitu: Komunikasi vertikal  proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada pihak pegawai atau sebaliknya. Komunikasi vertikal dapat dibedakan atas dua: Komunikasi ke bawah  diwujudkan oleh pimpinan dengan jalan pemberian perintah atau dengan jalan pemberian petunjuk. Komunikasi ke atas  diwujudkan dengan pemberian laporanlaporan oleh bawahan kepada atasan. Komunikasi horizontal  menjamin hubungan yang baik antara pimpinan yang setingkat dan diwujudkan dengan mengadakan pertemuan-pertemuan secara berkala. Dalam dua hal, Perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan apabila: 1. tugas yang diberikan itu merupakan tugas yang sederhana. 2. dalam keadaan darurat Perintah lisan dapat juga dipergunakan dalam keadaan-keadaan sbb: 1. bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah itu 2. perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat 3. bila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar. 4. untuk menjelaskan perintah tertulis. 5. bila bawahan yang diperintah adalah buta huruf. Meskipun pemakaian perintah lisan itu adalah terbatas, tetapi harus dinyatakan bahwa perintah lisan mengandung beberapa sifat kebaikan: 1. tidak membutuhkan banyak waktu untuk mempersiapkannya. 2. mempunyai kemungkinan untuk menjelaskan hal-hal yang kurang jelas. 3. dapat dipergunakan kepada banyak orang. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

41

Kekurangan yang utama dari perintah lisan  bahwa dia tidak sebegitu dipersiapkan atau direncanakan. Tambahan pula perintah lisan itu terlalu fleksibel. Perintah tertulis mengandung kebaikan-kebaikan sebagai berikut: 1. perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran. 2. adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya. 3. perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan di seluruh unsur organisasi. Beberapa keburukan daripada perintah tertulis yakni: 1. memakan waktu 2. menelan biaya 3. mengandung infleksibilitas Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sbb: 1. pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti. 2. bila pegawai yang diperintah berada di tempat lain. 3. jika pegawai yang diperintah sering lupa 4. jika tugas yang diperintahkan itu berlangsung dari suatu bagian ke bagian lain. 5. jika dalam pelaksanaan perintah itu, kesalahan yang terjadi dapat menimbulkan akibat yang besar. Perintah itu dapat pula digolong-golongkan berdasar atas macammacam situasi maupun penerima perintah sbb: 1. jenis demand, hendaknya dihindarkan, kecuali dalam keadaan darurat atau luar biasa. Perintah semacam ini dapat memperoleh tindakan yang segera daripada pegawai yang luntur semangatnya. Dalam keadaan yang normal pemberian perintah semacam ini hanya akan menimbulkan suasana yang tegang. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

42

2. jenis request, sering diberikan dalam situasi kerja normal. Perintah semacam ini akan lebih berhasil jika diberikan kepada pegawai-pegawai yang berpengalaman atau kepada pegawaipegawai yang mudah tersinggung. 3. jenis suggestion, kerapkali diberikan untuk mendorong timbulnya inisiatif, pula dalam hal kita menghadapi pegawaipegawai yang kompeten dan pegawai-pegawai yang segera mau menerima tanggung jawab. 4. jenis volunteer, sering diberikan untuk tugas-tugas dimana pegawai-pegawai biasanya enggan untuk melaksanakannya, misalnya tugas-tugas pada waktu pegawai sedang beristirahat. Prinsip-prinsip perintah sbb: 1. perintah harus jelas 2. perintah diberi satu persatu 3. perintah harus positif 4. perintah harus diberikan kepada orang yang tepat 5. perintah harus erat dengan motivasi 6. perintah satu aspek berkomunikasi.


43

BAGIAN 11 PENGAWASAN Arti dan Tujuan Pengawasan Perencanaan berhubungan erat dengan fungsi pengawasan, karena dapat dikatakan rencana itulah sebagai standar atau alat pengawasan bagi pekerjaan yang sedang dikerjakan. George R. Terry mengemukakan, ” Control is to determine what is accomplished, evaluate it, and apply corrective measures, if needed, to insure result in keeping with the plan. Newman mengatakan, ”Control is assurance that the performance conform to plan”. Henry Fayol mengatakan, ”Control consist in verifying whether everything occure in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has for object to point out weaknesses and errors in order to reactivity them and prevent recurrance. It operate in everything peoples, actions”. Pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Tujuan utama pengawasan  mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuanpenemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik pada waktu itu atau pun waktu-waktu yang akan datang. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

44

Prinsip-prinsip pengawasan Dua prinsip pokok, yang merupakan suatu conditio sine qua non bagi suatu sistem pengawasan yang efektif  adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Suatu sistem pengawasan haruslah pula mengandung prinsipprinsip berikut: 1. dapat mereflektir sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi 2. dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan 3. fleksibel 4. dapat mereflektir pola organisasi 5. ekonomis 6. dapat dimengerti 7. dapat menjamin diadakannya tindakan korektif Tujuan utama dari pengawasan  mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Suatu sistem pengawasan adalah efektif, bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa sistem pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana di luar dugaan. Suatu sistem pengawasan barulah dapat dikatakan efektif, bila dapat segera melaporkan kegiatan-kegiatan yang salah, dimana kesalahan-kesalahan itu terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab akan terjadinya kesalahan tersebut. Jenis-jenis Pengawasan Ada empat macam dasar penggolongan jenis pengawasan yakni: 1. waktu pengawasan 2. obyek pengawasan Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

45

3. subyek pengawasan 4. cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan Cara-cara Mengawasi Ada beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta yaitu: 1. peninjauan pribadi 2. interview atau lisan 3. laporan tertulis 4. laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa. Cara-cara Membuat Laporan Guna Pengawasan James Williamson, ada tujuh landasan pokok dalam penulisan laporan sbb: 1. jelas 5. tulus 2. lengkap 6. mengandung kepribadian 3. ringkas 7. teliti 4. sopan John C. Johnson, ada lima pedoman pokok dalam menyusun suatu laporan yaitu: 1. periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan 2. aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin 3. laporan harus singkat tetapi lengkap 4. pergunakanlah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti 5. cantumkanlah badan-badan yang dapat membantu atasan untuk mendapat gambaran yang lebih jelas. Ada lima unsur penting dari sesuatu laporan yaitu: 1. judul 2. daftar isi dan intisari 3. ringkasan 4. tubuh laporan dan 5. appendix Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

46

BAGIAN 12 PROSES PENGAWASAN

Proses pengawasan dimana pun juga atau pengawasan yang berobyekkan apa pun juga terdiri dari fase sbb: 1. menetapkan alat pengukur (standart) atau cut point. 2. mengadakan penilaian (evaluate) 3. mengadakan tindakan perbaikan (corrective action) 1. Menetapkan Alat Pengukur (standard) Bila kita bermaksud mengukur sesuatu/menilai sesuatu, maka tugas itu baru bisa dilaksanakan apabila kita mempunyai alat pengukur sesuatu itu. Misalnya: Bila kita bermaksud mengukur panjang, kita pergunakan alat pengukur: meter, kilometer, dsb. Bila kita bermaksud mengukur berat, kita pergunakan kilogram/gram, dsb. Bila kita mau mengukur/menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan bawahan, kita harus mempunyai alat penilai alat pengukur/standar. Alat penilai/alat pengukur nilai (kuantitas, kualitas). Alat penilai itu harus ditetapkan terlebih dahulu sebelum bawahan melaksanakan pekerjaannya dan bawahan harus mengetahui benar alat penilai (standar) yang dipergunakan atasannya untuk menilai pekerjaannya. Dan syarat lainnya  bahwa bawahan mengerti benar apa yang menjadi tanggung jawabnya (principles of job definition). Jenis-jenis standar itu dapat kita golongkan ke dalam tiga golongan besar yaitu: 1. Standar dalam bentuk fisik a. Kuantitas hasil produksi b. Kualitas hasil produksi c. Waktu


47

2. Standar dalam bentuk uang a. Standar biaya b. Standar penghasilan c. Standar investasi 3. Standar intangible Ad. 1. Standar dalam bentuk fisik (physical standard)  semua standar yang dipergunakan untuk menilai/mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. Jenis yang pertama bersifat kuantitatif. Misalnya: jumlah hasil produksi untuk tiap jam mesin kerja, panjangnya kawat untuk setiap ton tembaga, jumlah jam mesin kerja untuk setiap unit hasil produksi dsb. Jenis yang kedua bersifat kualitatif, misalnya: berapa lamanya sesuatu hasil produksi tahan dipakai dsb. Jenis yang ketiga dalam bentuk waktu, misalnya berapa hari atau berapa jam mesin kerja atau berapa jam kerja sesuatu unit hasil produksi diselesaikan. Ad. 2. Standar dalam bentuk uang  semua standar yang dipergunakan untuk menilai/mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang. Jenis pertama yang termasuk golongan ini  standar biaya, yakni ditentukan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk menghasilkan atau mengerjakan sesuatu pekerjaan tertentu. Jenis kedua  standar penghasilan, yakni berapa penghasilan yang harus diterima dari suatu penjualan tertentu, agen penjualan tertentu dsb. Jenis terakhir  standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu dalam penggunaan modal, misalnya: ditentukan keuntungan bersih yang harus diperoleh dari setiap penggunaan modal sebesar 10% dsb. Ad. 3. Standar golongan terakhir  standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai kegiatan bawahan yang sukar diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang. Misalnya: untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

48

perusahaan kita mempergunakan intangible standard seperti: banyaknya keluhan-keluhan pegawai yang disampaikan, banyaknya saran-saran pegawai kepada pemimpin, banyaknya pegawai yang mangkir, banyaknya pegawai yang minta berhenti untuk pindah bekerja pada perusahaan-perusahaan lain dsb. 2. Menilai (evaluasi) Fase kedua dalam proses pengawasan  menilai atau evaluasi  membandingkan hasil pekerjaan bawahan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah ditentukan. Jadi jelaslah bahwa untuk melaksanakan tugas ini ada dua hal yang harus tersedia yaitu: 1. standar atau alat pengukur dan 2. actual result atau hasil pekerjaan bawahan. Pekerjaan bawahan dapat diketahui melalui berbagai cara yakni: 1. dari laporan tertulis yang disusun bawahan baik laporan rutin maupun laporan istimewa. 2. langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaannya atau bawahan dipanggil untuk memberikan laporan lisan. 3. Mengadakan Tindakan Perbaikan (corrective action) Untuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan, maka pertamatama haruslah dianalisa apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu. Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau beberapa sebab sbb: 1. kekurangan faktor produksi, sehingga pengiriman barangbarang dipesan langganan terlambat. 2. tidak cakap pimpinan penjualan untuk mengorganisir human resources dan natural resources lainnya dalam lingkungannya. 3. sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis 4. dan sebagainya. Modul Kuliah Dasar-dasar Manajemen Dosen : Lukman Hakim, S.P, M.P

49

KEPUSTAKAAN Allen, Louis A, 1958, Management and Organization, Mc Graw Hill Book Company, New York. Beishline, John Robert, 1957, Perencanaan, Organisasi, Komando dan Kontrol dalam Pertahanan Nasional, Diterjemahkan Daan Yahya dan Mohammad Said B.B.A, Indira, Jakarta. Gie, Drs. The Liang, 1962, Organisasi dan Administrasi Kantor Modern, Percetakan Negara, Yogyakarta. H. Siagian, Drs., 1977, Manajemen Suatu Pengantar, Alumni, Bandung. Koontz, Harold dan Cyril O’Donnel, Principles of Management, an analysis of Managerial Functions, Asian Students Edition, Kogakusha Company, Ltd., Tokyo. Lee, Drs. Oey Liang, Pengertian Manajemen, B.P.A, Universitas Gadjah Mada, Bulletin No.1, Yogyakarta. Manullang, Drs., 1985, Dasar-Dasar Manajemen, Edisi Revisi, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta. Merril, F. Harwood (ed), Classics in Management, Second Printing, American Management Assosiations, New York. Neuner, John J.W., 1959, Office Management, Principles and Practices, 4th Edition, South Western Publishing Company. Newman, William H., 1957, Administrative Action, Prentice Hall Inc., Engle-wood Cliffs, New Jersey. Spriegel, William R., dan Richard H. Lansburgh, Industrial Management, Charles M. Tutle Co., Tokyo. Sujono, 1963, Administrasi Pensiun di Indonesia, Bulletin No. 9, Balai Pembinaan Administrasi, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. Sutarto, Drs., 1980, Pokok-Pokok Pengertian Ilmu Organisasi, B.P.A, Akademi Administrasi Negara, Yogyakarta. Terry, George R., 1968, Principles of Management, Saduran Drs. T. Sujai, Penerbit Grafika, Bandung. Westra, Drs. Pariata, S.H., 1980, Pokok-Pokok Pengertian Ilmu Manajemen, B.P.A, Akademi Administrasi Negara, Yogyakarta. Yoder, Dale, Personnel Management and Industrial Relations, Fourth Edition, Maruzen Asian Edition, Maruzen Company, Ltd., Tokyo.


50

DASAR-DASAR MANAJEMEN

Recommend Documents