CUSTOMER SERVICE FAQ (VERSI: JUNI 2016)

CUSTOMER SERVICE FAQ (VERSI: JUNI 2016)

I.

LOKET PELAYANAN Alamat : Jalan Perak Timur No 426 (Sebelah Gedung BNI Perak Timur dekat kantor Bea dan Cukai Perak) Telepon : 031-51166326 Hp : 087738066277 (Pak Dafazal) Email : [email protected], cc : [email protected] Pelayanan yang bisa diberikan: a. Registrasi Pelanggan b. Pembuatan Job Order c. Proses Upload Delivery Order d. Pelatihan Membuat Job Order e. Konfirmasi Pembayaran f. Trouble Shooting Pelayanan g. Penyediaan informasi lain yang dibutuhkan Waktu Pelayanan : Senin s/d Jumat pukul 08.00 s/d 19.00 Sabtu pukul 09.00 s/d 15.00

II.

Langkah Untuk Bertransaksi 1. Registrasi Online Pelanggan a. Silakan masuk pada https://app.teluklamong.co.id/webaccess b. Klik ‘Register Now’ pada halaman depan web c. Klik ‘No’ pada pertanyaan ‘Apakah sudah memiliki nomor master?’ d. Silahkan pilih ‘Shipping Agent’ untuk perusahaan pelayaran/ agen pelayaran pada ‘customer type’; atau Silahkan pilih ‘Forwarder’ untuk perusahaan Forwarder/EMKL/PPJK pada ‘customer type’; atau Silahkan pilih ‘Shipper’ untuk perusahaan importir atau eksportir pada ‘customer type’; atau Silahkan pilih ‘Trucking’ untuk perusahaan jasa angkutan pada ‘customer type’; atau Silahkan pilih ‘Fumigator’ untuk perusahaan jasa fumigasi ekspor pada ‘customer type’. e. Silahkan mengupload dokumen perusahaan berupa file jpeg/jpg dengan kapasitas maksimal 300 Kb, adapun dokumen yang diupload adalah: 1) SIUP Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 1

2) NPWP Perusahaan 3) KTP Pemilik/Pimpinan Perusahaan 4) Sertifikat keanggotaan asosiasi INSA untuk perusahaan pelayaran/agen pelayaran, atau Sertifikat keanggotaan asosiasi ALFI/ILFA untuk forwarder/EMKL/PPJK, atau Sertifikat keanggotaan asosiasi GINSI untuk importir, atau Sertifikat keanggotaan asosiasi GPEI untuk eksportir, atau Sertifikat keanggotaan asosiasi ORGANDA untuk perusahaan jasa angkutan Sertifikat keanggotaan asosiasi ASPHAMMI untuk perusahaan penyedia jasa fumigasi. 5) Surat keterangan telah melakukan kegiatan dari Administrasi Pelabuhan atau Otoritas Pelabuhan (untuk Shipping Agent) Surat/Sertifikat AFASID (untuk perusahaan penyedia jasa fumigasi) f. Silahkan melakukan pengisian pada semua kolom; g. Setelah selesai mengisi dan mengupload dokumen, silhakan klik ‘submit’. h. Registrasi Selesai Setelah proses registrasi selesai maka petugas kami akan menerima email pemberitahuan bahwa Bapak sudah melakukan registrasi dan akan dilakukan proses pengecekan. Setelah dicek dan data sudah lengkap semua, maka Bapak akan menerima nomer id / nomer perusahaan di PT Terminal Teluk Lamong. Bagi perusahaan yang memiliki beberapa jenis Usaha namun berada pada nama perusahaan dan legalitas yang sama harus melakukan registrasi per jenis Usaha. (missal: PT A sebagai pelayaran memiliki jenis Usaha juga dalam jasa angkutan, maka PT A harus melakukan pendaftaran sebagai ‘shipping agent’ dan ‘trucking’). Bagi pengurus PPJK/Forwarding/EMKL tidak perlu mengurus ID Card untuk ke area Terminal Teluk Lamong. Akses masuk Terminal dapat diberikan dengan cara meminjam ID visitor dengan ditukar dengan KTP pengurus di resepsionis gedung kantor PT Terminal Teluk Lamong Jl Raya Tambak Osowilangun Km 12 Surabaya. Bagi agen pelayaran (vessel operator) dapat mengurus ID Card untuk ke area terbatas dengan dibatasi maksimal 2 (dua) orang, untuk masing-masing vessel operator. Akses untuk kendaraan operasional vessel operator dapat diberikan hanya untuk 1 (satu) unit kendaraan saja. Cara pengurusan sebagaimana dijelaskan pada pengurusan pembuatan ID Card pengemudi dan truck/trailer. Untuk perusahaan jasa angkutan : 1) Setelah melakukan registrasi perusahaan dan mendapatkan ID pelanggan, mengirim email permintaan formulir ijin operasional kendaraan (untuk truck/trailer) dan formulir ID Card (untuk pengemudi) ke alamat email [email protected] Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 2

2) Mengisi formulir ID Card dan melengkapinya dengan foto copy SIM dan KTP pengemudi yang masih berlaku. 3) Mengisi formulir ijin operasional kendaraan dan melengkapinya dengan foto copy STNK yang masih berlaku. 4) Formulir dan kelengkapannya dikirimkan kembali ke email petugas kami. 5) Melakukan proses pembuatan ID Card pengemudi dan induction training. 6) Mengambil ID Card setelah mendapatkan konfirmasi dari tim QHSSE. Bagi perusahaan yang memiliki lebih dari 1 jenis perusahaan maka diharuskan mendaftarkan semua jenis perusahaan yang akan mendapatkan pelayanan di Terminal Teluk Lamong. Misal: PT. A merupakan perusahaan EMKL dan perusahaan jasa angkutan, maka PT. A melakukan registrasi online dengan tipe ‘forwarder’ dan dengan tipe ‘trucking’ pada webaccess. 2. Alternatif lain untuk registrasi adalah dengan cara sebagai berikut: 1) Kirim permintaan untuk registrasi melalui email ke [email protected] 2) Tim CS akan mengirimkan form pendaftaran untuk diisi dan dilengkapi oleh pelanggan. 3) Setelah diisi dan dilengkapi dengan persyaratan sebagaimana telah dijelaskan pada poin II e, kemudian silahkan mengirimkan scan formulir dan dokumen persyaratan ke email [email protected] 4) Tim CS akan melakukan registrasi di sistem dan mengirim nomor ID pelanggan, user ID dan password melalui email kepada pelanggan untuk bisa segera digunakan untuk login ke https://app.teluklamong.co.id/webaccess 3. Reset Password 1) Silahkan masukkan username http://app.teluklamong.co.id/webaccess

di

halaman

depan

2) Kemudian klik ‘recover it’ di bagian bawah 3) Isikan username pada kotak yang tersedia dan klik ‘reset password 4) Kemudian akan muncul tulisan ‘your request has been sent, please check your email’, sehingga mohon cek email yang menjadi username untuk mendapatkan password terbaru 5) Silahkan melakukan login kembali ke : http://app.teluklamong.co.id/webaccess dengan menggunakan password yang dikirimkan melalui email user 6) Setelah login silahkan segera mengganti password pada menu ‘management’ – ‘change password’ , untuk keamanan user.

Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 3

4. Membuat Child User 1) Silahkan login menggunakan username yang didaftarkan ketika melakukan registrasi nomor ID Customer pada link berikut http://app.teluklamong.co.id/webaccess 2) Silahkan klik menu ‘Management’ 3) Silahkan sorot pada menu ‘user class’ , kemudian klik ‘external’ 4) Ketik user class yang diinginkan (missal: operations / marketing / finance), kemudian klik ‘add class’ 5) Silahkan klik kelas yang telah di add dibawah kotak add class 6) Silahkan pilih menu yang akan dibuka bagi kelas yang dibuat, sebagai contoh untuk operation dapat diberikan menu ‘booking’, ‘webaccess’, ‘report’, ‘online booking’, dan ‘document’, kemudian klik ‘save’ dibagian atas 7) Silahkan klik menu ‘Management’ 8) Silahkan klik menu ‘User Registration’ 9) Silahkan isikan username baru yang akan menjadi child user dengan mengisi: Email as username (merupakan email aktif untuk child user), password baru, Name (nama pengguna child user), dan child class (user class yang ditentukan melalui menu ‘user class’ sebelumnya) Kemudian klik save 10) Registrasi child user selesai 11) Bila ingin menambahkan child user dapat mengulangi langkah di atas. Apabila penambahan child user pada user class yang sama maka tidak perlu menggunakan menu ‘user class’ namun langsung menggunakan menu ‘user registration’. Child user maksimal 4 user. III.

Cara Mengikuti Pelatihan Bertransaksi (Booking Online) 1. Pelatihan dibuka untuk semua pelanggan baik yang sudah registrasi maupun belum setiap hari Selasa bertempat di Terminal Teluk Lamong tanpa dikenakan biaya. 2. Untuk mendaftar dengan cara mengirimkan email ke : [email protected] dengan menyebutkan nama perusahaan dan peserta pelatihan. 3. Peserta pelatihan merupakan tim operasional atau tim IT yang melakukan proses booking online, maksimal 3 (tiga) orang. 4. Peserta membawa laptop atau gadget yang memiliki browser Mozilla Firefox atau Google Chrome.

IV.

Cara Pembayaran 1. Bill Payment (Bank Mandiri dan BRI) Untuk saat ini cara pembayaran menggunakan Bill Payment (Cash) Yaitu pembayaran secara tunai sebesar jumlah/nominal yang tertera (100%) +ppn & materai pada EPB (estimasi perhitungan biaya) setelah melakukan input data Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 4

booking receiving /delivery. Untuk sementara ini, bank yang sudah bekerjasama untuk system Host to Host dengan bank menggunakan tipe pembayaran bill payment yaitu Bank Mandiri dan Bank BRI. Cara pembayaran:  cash atau tunai melalui setoran bank  transfer melalui ATM  internet banking 2. Virtual Account (selain Bank Mandiri, BRI, dan CIMB Niaga)  Bagi pelanggan yang menggunakan bank selain Bank Mandiri dan BRI dapat melakukan pembayaran virtual account yang disediakan oleh BNI.  Setiap pelanggan akan mendapatkan 2 virtual account BNI yang dibagi menjadi stack/muat/ekspor dan delivery/behandle/bongkar/impor. Virtual account terdiri dari 16 digit, adapun 8 digit terakhir pada virtual account terdiri dari: 5 digit pertama : nomor ID pelanggan 3 digit selanjutnya untuk pembeda transaksi kegiatan: - Stack/muat/ekspor : 001 - Delivery/behandle/bongkar/impor : 009 Contoh: 111 11111 10001 001 ID Pelanggan Stack/Muat/Ekspor 111 11111 10001 009 ID Pelanggan Delivery/Behandle/Bongkar/Impor  Cara pembayaran:  Menyetor langsung dari counter bank pelanggan masing-masing (semua bank) ke rekening virtual account BNI di atas.  Transfer ATM dari ATM bank pelanggan masing-masing (semua bank) ke rekening virtual account BNI di atas  Internet Banking dari account bank pelanggan masing-masing (semua bank) ke rekening virtual account BNI di atas.  Silahkan menghubungi Sdr Dzikri untuk mendapatkan nomor virtual account ke [email protected] atau telepon ke loket perak (sesuai poin I).  Melakukan penyerahan bukti pembayaran ke loket pelayanan di Perak Timur (sesuai pada poin I) atau mengirimkan scan bukti transfer ke email [email protected] dan cc ke: [email protected] ; [email protected] 3. Auto Collection (Bank Mandiri dan BRI)  Transaksi untuk kegiatan bongkar / muat kapal (vessel invoice) : Metode pembayaran dengan auto collection yaitu metode dengan cara mendepositkan sejumlah uang di bank dan kemudian pada saat bertransaksi dengan Terminal, bank memeriksa kecukupan dana di rekening bank Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 5

pengguna jasa dan secara otomatis system melakukan hold / menahan sejumlah dana (sesuai dengan kegiatan) sesuai dengan jumlah biaya EPB (estimasi perhitungan biaya) dari kegiatan bongkar dan muat (100%). Setelah kegiatan pelayanan bongkar/muat selesai maka akan dilakukan auto collection (auto debit) dana yang ditahan oleh bank dari rekening pengguna jasa ke rekening Terminal. 

Transaksi untuk kegiatan Receiving /Delivery petikemas (yard invoice) : Metode pembayaran dengan auto collection yaitu metode dengan cara menyiapkan sejumlah uang di bank dan kemudian pada saat bertransaksi dengan Terminal, system host to host bank memeriksa kecukupan dana di rekening bank pengguna jasa dengan jumlah nominal biaya transaksi kegiatan terminal dan apabila dana yang tersedia dinyatakan cukup atas jumlah biaya proforma / EPB per order booking container (100%) +ppn & materai, maka system secara otomatis akan melakukan proses auto debit dari rekening pengguna jasa ke rekening Terminal. Dan apabila dana yang tersedia di rekening pengguna jasa tidak mencukupi, maka system online booking akan menginformasikan bahwa dana tidak mencukupi atas jumlah biaya proforma / EPB per order booking container, sehingga pengguna jasa harus melakukan penambahan dana ke rekening pengguna jasa sesuai dengan kekurangan biaya yang muncul pada proforma / EPB order.



Untuk menggunakan system Auto Collection ini, pemberi kuasa pada surat kuasa merupakan pimpinan dari Perusahaan yang terdaftar menjadi Customer di PT Terminal Teluk Lamong. Adapun nomor rekening yang digunakan adalah nomor rekening atas nama perusahaan pemberi kuasa. Hal tersebut dikarenakan sistem Bank yang tidak dapat memvalidasi bila tidak terdapat kesamaan pemilik rekening dan pemberi kuasa.



Surat Kuasa auto collection akan diproses pada hari yang sama oleh petugas PT Terminal Teluk Lamong, dan memerlukan waktu 1-2 hari kerja untuk validasi dari pihak Bank.



Untuk sementara ini, bank yang sudah terintegrasi sistemnya dengan Terminal Teluk Lamong untuk auto collection ini yaitu Bank Mandiri dan Bank Rakyat Indonesia. (Kami akan lampirkan form surat kuasa untuk perusahaan yang berminat menggunakan system pembayaran auto collection dengan mengirimkan email ke [email protected])

4. Transfer untuk Pelanggan CIMB Niaga  Method of Payment: - cash atau tunai melalui setoran bank - transfer melalui ATM - internet banking Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 6



Melakukan penyerahan bukti pembayaran ke loket pelayanan di Perak Timur (sesuai pada poin I) atau mengirimkan scan bukti transfer ke email [email protected] dan cc ke: [email protected] ; [email protected]

5. Nomor rekening pembayaran untuk bertransaksi di Terminal Teluk Lamong atas nama PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), sebagai berikut: Nama Bank BANK MANDIRI BRI CIMB NIAGA BNI V.

Rekening IDR 140.00.455677.17 0328.01.001265.30.0 809050505900 700003006

Sistem Pembayaran Bill Payment / Auto Collection Bill Payment / Auto Collection Transfer Virtual Account

Kepabeanan 1. Kode Pelabuhan terkait Kepabeanan di Bea dan Cukai Kode Pelabuhan : IDTPE (Indonesia Tanjung Perak) Kode Kade : KTTL (Kade Terminal Teluk Lamong) Kode Gudang : GTTL (Gudang Terminal Teluk Lamong) Kode Penimbunan : CTTL (Container Terminal Teluk Lamong) 2. Pengurusan fiat Bea Cukai petikemas empty. - Empty ekspor fiat dilakukan di KPPBC Tanjung Perak bagian pabean - Empty impor fiat dilakukan di KPPBC Tanjung Perak bagian manifest 3. Khusus untuk kegiatan pengeluaran petikemas impor yang memerlukan pelaksanaan penyegelan dari pihak Bea dan Cukai (Contoh dokumen SPPB BC2.3, PLP, ANGKUT LANJUT, dll) pengurus/pemilik barang masih perlu datang ke bagian Hanggar Bea Cukai Terminal Teluk Lamong untuk proses pembuatan berita acara penyegelan dengan Bea Cukai. 4. Pembuatan kode kade baru untuk pendaftaran kapal yang sandar di Terminal Teluk Lamong melalui Modul Pengangkut System Inward Manifest PT EDI Indonesia a. di modul pengangkut buka menu Data Referensi sub menu Kode Kade b. entry data baru dengan kode kade diisi : KTTL dan Uraiannya diisi : KADE TELUK LAMONG c. simpan data d. Dengan melakukan langkah ini maka untuk selanjutnya data kode kade untuk teluk lamong dapat digunakan untuk pengisian data RKSP dan Manifes pada kegiatan berikutnya


5. Kode Hangar : silahkan dikosongi atau silahkan diisi 070100004 (TTL) pada List Data aplikasi PEB sebagaimana tertera pada gambar berikut:

VI.

Kegiatan Karantina (Ikan, Hewan, dan Tumbuhan) 1. PT Terminal Teluk Lamong memfasilitasi terhadap kegiatan pemeriksaan fisik karantina terhadap petikemas yang terkena jalur Medium Risk dan Low Risk. Apabila diperlukan proses fumigasi petikemas dapat dilakukan di area terminal. Dimana pihak karantina telah memiliki fasilitas yang diperlukan guna penunjang kegiatan pemeriksaan fisik Karantina (seperti minilab, system yang terkoneksi dengan aplikasi Karantina, dll) Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 8

2. Untuk perlakuan pemeriksaan fisik Karantina kategori Medium Risk, pengguna jasa dapat mengajukan permohonan pemeriksaan fisik Behandle Karantina (Job service BHKI – Behandle Quarantine Import) melalui aplikasi webaccess, dimana kegiatan pemeriksaan fisik Karantina akan dilaksanakan di area khusus pemeriksaan di dalam terminal. 3. Untuk perlakuan pemeriksaan fisik Karantina kategori Low Risk, pengguna jasa dapat mengajukan permohonan pengeluaran petikemas import melalui pengecekan karantina (Job service DTYK – Delivery Quarantine Low Risk) dimana sebelum petikemas keluar dari terminal, akan dilakukan proses pengecekan karantina, pembukaan dan penggantian segel dan pemberian sticker Karantina di lokasi khusus pemeriksaan low risk Terminal. VII.

Pelayanan Fumigasi 1. Impor Fumigasi impor terbagi menjadi 2 (dua) berdasarkan zat kimia yang digunakan : 1) Methyl Bromide Pelaksanaannya dilakukan di dalam kawasan pabean Terminal Teluk Lamong. Jangka waktu pelaksanaannya 1x24 jam. 2) Phosphine Pelaksanaannya dilakukan di dalam kawasan Terminal Teluk Lamong di luar kawasan pabean yaitu di Transfer Area 2 (TR2). Jangka waktu pelaksanaannya 4x24 jam. Pelaksana fumigasi untuk petikemas Import di Terminal Teluk Lamong adalah CV. Mandiri Pestimax Pradipa. 2. Ekspor a. Terminal Teluk Lamong telah diijinkan oleh Karantina untuk menyediakan fasilitas depo fumigasi untuk petikemas ekspor sesuai dengan berita acara tanggal 18 Agustus 2015 nomor: BA.03/70/TTL/VIII-2015 dan surat keputusan kepala BBKP Surabaya nomor: 1769/Kpts/KT.210/L.6.A/9/15 tentang persetujuan tempat lain untuk melakukan tindakan karantina tumbuhan berlokasi di Jl Raya Tambak Osowilangun Km 12 Surabaya, Jawa Timur Millik PT Terminal Teluk Lamong. b. Pelaksanaannya dilakukan di dalam kawasan Terminal Teluk Lamong di luar kawasan pabean yaitu di Transfer Area 2 (TR2). c. Kapasitas saat ini yang disediakan untuk depo fumigasi adalah 40x40’ atau 80x20’ dan dapat ditambah apabila terdapat permintaan. d. Terminal Teluk Lamong bertindak sebagai penyedia depo akan menyiapkan pelayanan sebagai berikut: 1) Lift on/lift off 2) Truk gas untuk memindahkan petikemas yang selesai fumigasi dari TR2 ke lapangan penumpukan ekspor


e. Biaya depo fumigasi dibebankan kepada pihak fumigator. f. Perusahaan fumiigasi yang tergabung di dalam asosiasi ASPPHAMI dan terdaftar dalam daftar Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya serta memiliki sertifikat AFASID dapat mendaftar ke Terminal Teluk Lamong sebagai penyedia jasa fumigasi untuk petikemas ekspor. g. Hingga saat ini perusahaan yang telah terdaftar di Terminal Teluk Lamong sebanyak 20 perusahaan. h. Shipper/pemilik barang yang menggunakan perusahaan fumigasi yang belum terdaftar di Terminal Teluk Lamong, di persilahkan untuk segera meminta perusahaan fumigasi rekanannya untuk segera mendaftar di Terminal Teluk Lamong. Adapun cara pendaftaran dapat dilihat pada poin II.1. i. Biaya yang berkaitan dengan pemeriksaan karantina, impor/ekspor, biaya depo, dan fumigasi impor dapat menghubungi [email protected] VIII.

Kode Tambat kapal terkait dengan PPSA Kode : 37 Nama : Lamong Ocean Going Kode : 38 Nama : Lamong Nusantara Penandatanganan form PPKB di Terminal Teluk Lamong oleh Adm. and Control Center Section Head (Bapak Herman) atau Berth Planner (Ibu Wieke).

IX.

Pengeluaran Petikemas Impor Untuk pembuatan job order pengeluaran petikemas impor (job DTY - delivery truck yard) diharapkan pengguna jasa dapat merencanakan dengan baik terhadap perkiraan tanggal pengeluaran petikemas, sehubungan dengan metode pembayaran dan penerbitan invoice dilakukan didepan, sebelum kegiatan operasional dilaksanakan. Apabila memang petikemas tidak dapat dilakukan pengeluaran pada tanggal yang telah direncanakan, maka pengguna jasa dapat melakukan pembuatan job order perpanjangan (Job DTYP – Delivery Extend) dengan menentukan tanggal pengeluaran petikemas yang nantinya akan diterbitkan nota lapangan / invoice terhadap penambahan biaya penumpukan / Storage di terminal. Untuk perpanjangan pengeluaran petikemas impor akan dilakukan pengecekan terhadap masa aktif dokumen Delivery Order (DO) dari pelayaran. Apabila tanggal dokumen DO sudah kadaluarsa / expired, maka pengguna jasa harus berkoordinasi ke masing-masing perusahaan pelayaran terkait proses perpanjangan masa aktif dokumen Delivery Order, dimana hal ini terkait dengan pembayaran demurrage ke masing-masing perusahaan pelayaran.

X.

Restitusi Apabila didalam pelaksanaan kegiatan operasional di PT Terminal Teluk Lamong terdapat ketidaksesuaian pembayaran yang mungkin diakibatkan karena kekeliruan perhitungan secara system ataupun terkait hal lainnya, maka pengguna jasa dapat Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 10

melakukan pengajuan restitusi pengembalian biaya terhadap biaya yang telah dibayarkan dengan cara mengajukan surat restutusi (dengan mencantumkan rincian jumlah / nominal pengembalian biaya dan nomor rekening perusahaan) secara resmi dari perusahaan yang dilampiri dengan nota rampung / invoice. Adapun penyampaian surat dapat dikirimkan melalui email ke [email protected] dimana untuk surat restitusi dan nota rampung dapat disampaikan melalui soft copy / scan file. XI.

Peta Terminal Teluk Lamong Restricted Area: Harus menggunakan APD (minimal: Helm dan Rompi keselamatan) dan rotari yang diletakkan pada atas kendaraan

CFS: kantor perwakilan Bea Cukai dan Karantina

Tempat Fumigasi Ekspor

Area Behandle dan pemeriksaan karantina petikemas impor


XII.

Jadwal bus hantaran (shuttle bus) 1. Bus hantaran yang dioperasikan sejumlah 2 unit. 2. Bus hantaran berangkat sesuai dengan jadwal tanpa menunggu bus penuh penumpang. Jadwal keberangkatan bus hantaran adalah sebagai berikut:

*GPS : Green Port Station (area Dermaga) Keterangan:

3. Bus hantaran tidak melayani pelayanan khusus penghantaran rombongan tamu pada saat jam overshift bertanda OS pada jadwal keberangkatan shuttle bus. 4. Saat terjadi keadaan darurat, satu (1) bus hantaran akan digunakan dalam respon tanggap darurat yang terjadi. XIII.

Pemotongan PPh 23 Pemotongan jasa kepelabuhanan atas PMK 141 dapat diberlakukan dengan cara: 1. Pembayaran proforma tetap 100 % tanpa dipotong PPh Pasal 23 2. Silahkan menyerahkan Bukti potong PPh Pasal 23 ke loket pelayanan kami (sebagaimana poin I) dan mengisi form realisasi pemotongan PPh Pasal 23 yang diantaranya ada isian nomer rekening Bank, nomer invoice/NPJK yg akan dipotong, dsb.


3. Apabila periode sebelumnya sudah pernah memotong PPh Pasal 23, mohon disertakan juga SSP atas pemotongan tersebut. 4. Setelah menyerahkan bukti potong tersebut pihak kami akan mentranfer dana PPh Pasal 23 sesuai dengan Bank yang tertulis di form realisasi pemotongan PPh Pasal 23 sekitar 2 (dua) minggu setelah penyerahan bukti potong PPh Pasal 23 tsb. 5. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai pemotongan PPh 23 jasa kepelabuhanan ini, silahkan menghubungi Bapak Zainal di nomor 031-99001500 ext 1208. XIV.

Rincian Invoice 1. Rincian invoice dapat diakses melalui aplikasi webaccess kami (http://app.teluklamong.co.id/webaccess/) pada menu charge information – yard billing information , dengan tampilan berikut:


2. Adapun recap dapat diprint out dengan melakukan click pada kotak yang bertuliskan Recap , dan akan muncul tampilan sebagai berikut:

Apabila dalam rekap belum muncul waktu gate out (pada Job Order Impor/Delivery/DTY) atau belum muncul waktu gate in (pada Job Order Ekspor/Receiving/STY), maka silahkan menunggu hingga container yang dimaksud dalam invoice tersebut telah gate in atau gate out di Terminal kami.


XV.

IMPLEMENTASI SOLAS – VGM DI TTL 1. Aturan SOLAS mengenai Verified Gross Mass (VGM) a. Kenapa VGM yang di butuhkan harus disediakan oleh shipper? Why VGM is required from shipper? Dari insiden-insiden, laporan-laporan yang telah diterbitkan dan kepentingan dari operator serta pihak-pihak lain dalam rantai suply transportasi, Organisasi Maritim Internasional (IMO) telah membahas masalah yang terkait dengan kargo petikemas, strukturalnya, kemasannya, berat kotor nya (deklarasi bobot kargo yang salah) dan bagaimana petikemas diamankan diatas kapal, selama lebih dari tujuh tahun “Pada November 2014 rapat Komite Keselamatan Maritim IMO (MSC 94) telah memutuskan untuk mengadopsi perubahan terhadap Keselamatan Jiwa di Laut (SOLAS) KOnvensi Bab VI peraturan nomor 2 – informasi cargo terkait verifikasi wajib atas berat kotor petikemas bersamaan dengan panduanpanduan terkait yang diterbitkan dalam surat edaram MSC 1 / Circ 1475” Pertemuan tersebut juga memutuskan bahwa tanggung jawab untuk memperoleh dan mendokumentasikan berat kotor terverifikasi atas petikemas dan isinya (FULL) terletak pada shipper. As a result of incidents, published reports and concerns from carriers and others within the transport supply chain, the International Maritime Organization (IMO) has recognized and discussed the problems associated with freight containers, structural issues, packing, their packed gross mass (mis-declared cargo weights) and how they are secured on to the ship, for over seven years. “In November 2014 the IMO's Maritime Safety Committee meeting (MSC 94) adopted the changes to the Safety of Life at Sea (SOLAS) Convention Chapter VI Regulation 2 – Cargo information regarding a mandatory container gross mass verification together with associated guidelines published as MSC.1/Circ. 1475” The meeting has decide that responsibility for obtaining and documenting the verified gross mass of a packed container lies with the shipper b. Apa itu VGM? What is VGM? “Adalah Verified Gross Mass (berat kotor terverifikasi) yang berarti berat kotor atas semua petikemas dan isinya (FULL) harus dapat dibuktikan Berat kotor ini tidak hanya menghitung berat atas semua paket dan barang-barang kargo, tetapi juga meliputi berat tare petikemas dan segala macam perlengkapan Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 15

muat tambahan (contohnya material lashing). Silakan merujuk pada Bab 2.1 dalam dokumen panduan SOLAS” “Verified Gross Mass means that the weight of each container must be proven. This Verified Gross Weight must not only consider the masses of all packages and cargo items, but the container tare and all additional loading equipment (e.g. lashing material) too. Please refer to Chapter 2.1 of the SOLAS guideline” c. Bagaimana VGM dapat dinyatakan? How VGM can be represented? Sertifikat berat petikemas yang dimaksud sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut: 1. Berat Petikemas 2. Nama dan alamat orang yang ditunjuk shipper sebagai verifikator berat petikemas tersebut Tidak ada format khusus untuk sertifikat tersebut tapi Shipper harus memastikan bahwa peralatan timbang yang digunakan untuk mengeluarkan sertifikat tersebut telah disertifikasi oleh badan yang ditunjuk oleh pemerintah dan ditera secara berkala. VGM can be represented in the form of container weight certificate. The container weight certificate should include at least the following information: 1. Container weight 2. Person name and address appointed by Shipper as the container weight verificator There is no specific format for the certificate, but Shipper must ensure that the weighing equipment to produce this certificate is certified by government appointed body and calibrated regularly. d. Bagaimana cara menentukan VGM? How to determine VGM? “Metode 1: menimbang berat petikemas setelah penuh dan disegel. Cocok untuk petikemas berisi kargo dalam bag, cairan, kargo yang heterogen, dll Metode 2: menambahkan berat petikemas kosong, berat material pengikat, material pengaman, dan berat kargo itu sendiri. Cocok untuk kargo homogen, kargo dikemas dalam kotak yang kotaknya tertera informasi beratnya, dll”. “Method 1: involves the weighing of the container after it has been packed and sealed. Suitable for container with bulk bag, liquid content, heterogeneous cargo, etc. Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 16

Method 2: requires adding the container tare, the weight of the lashing material, securing material, and the cargo weight itself. Suitable for homogenous cargo, cargo packed in box with each individual weight information printed on the box, etc.” e. Siapakah badan yang ditunjuk oleh pemerintah untuk melakukan sertifikasi atas fasilitas atau peralatan timbang? Who is goverment appointed body to certify a weighing facility or equipment? Badan metrology adalah satu satunya yang di tunjuk dan sebagai perwakilan pemerintah untuk menerbitkan serifikat alat timbang. Badan Metrology, is the only party appointed and subsidiary of Government to proceed the certification of weight scale. f. Apakah negera lain berencana untuk menerapkan peraturan SOLAS? Are other countries planning to apply this SOLAS regulation? Ya, peraturan SOLAS berlaku secara internasional, dan semua pelabuhan yang terikat dalam konvensi IMO harus mengikutinya pada tanggal 1 Juli 2016 Yes. SOLAS apply globally, all ports under IMO convention shall follow it per 1 July 2016 g. Haruskah pelayaran domestik mematuhi peraturan SOLAS? Should the domestic Carrier comply to SOLAS regulations? Berdasarkan peraturan Direktur Jendral Perhubungan Laut No. HK.103/2/4/DJPL_16, pasal 2 mengenai Pemberlakukan Peraturan SOLAS “kemasan petikemas domestik yang diangkut di kapal berbendera Indonesia yang berlayar di dalam pelayaran kawasan Indonesia 6 bulan setelah terbitnya peraturan ini”. As per Directorate General Of Sea Transportation Decree No. HK.103/2/4/DJPL_16, article 2, regarding Enforcement Of SOLAS Regulation “Domestic packed containers boarded on Indonesia-flagged vessel sailing in Indonesian water 6 months after the published of this decree” h. Haruskah cargo transhipment mematuhi peraturan SOLAS? Should the transhipment cargo comply to SOLAS regulations? Ya, Berdasarkan peraturan Direktur Jendral Perhubungan Laut No. HK.103/2/4/DJPL_16, pasal 10.2 mengenai pergerakan petikemas transshipment bahwa petikemas transshipment yang belum memiliki VGM dan verifikator akan ditimbang di fasilitas terminal transshipment Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 17

Yes as per Directorate General Of Sea Transportation Decree No. HK.103/2/4/DJPL_16, article 10.2, regarding transshipment container stating that for container without VGM and its verificator will be weighted at the transshipment Terminal 2. Implementasi di Terminal Teluk Lamong (TTL) Implementation at Terminal Teluk Lamong (TTL) a. Apakah TTL membutuhkan sertifikat berat atas petikemas dari Shipper? Does TTL require container weight certificate from Shipper? Shipper tidak perlu mengirimkan hardcopy sertifikat berat petikemas kepada TTL. Semua data yang dibutuhkan oleh TTL dikirim oleh Shipper menggunakan pertukaran data EDI format. Shipper sebaiknya berkonsultasi kepada masing-masing Carrier tentang bagaimana cara agar sertifikat berat petikemas dapat disampaikan kepada Carrier. TTL hanya menerima informasi VGM dari Carrier menggunakan system pertukaran data EDI (coparn, vermas). Shipper is not required to send hardcopy container weight certificate to TTL. All the data required is exchanged by EDI format exchange system. Shippers should consult with their respective Carrier on how container weight certificate can be submitted to Carrier. TTL will only obtain VGM information from Carrier electronically using EDI messages exchange System (coparn, vermas). b. Dapatkah Shipper mengirimkan sertifikat berat petikemasnya hanya pada jam kantor saja? Can Shipper submit their container weight certificate only on office hour? Sebaiknya Shipper berkonsultasi kepada masing- masing Carrier mengenai metode yang dapat digunakan untuk menyampaikan sertifikat berat petikemas. Beberapa Carrier ada yang telah mempersiapkan laman website yang memungkinkan para Shipper menyampaikan informasi berat petikemas sendiri dan dapat diakses didalam maupun diluar jam kerja. Tetapi Shipper harus memastikan bahwa informasi berat sudah disampaikan sebelum petikemas masuk ke Gate In. Please consult with your respective Carrier regarding the container weight certificate submission method. Some Carrier already provide website that allows their Shipper to upload container weight information by themselves and can be accessed within or outside office hour. But Shipper need to ensure that the weight information is submitted prior container Gate In


c. Dapatkan Shipper menentukan VGM menggunakan peralatan timbang yang terpasang di Reach Stacker? Can Shipper determine VGM using weighing equipment installed in Reach Stacker? Fasilitas atau alat penimbangan manapun didalam maupun diluar TTL harus telah memiliki sertifikasi yang dikeluarkan oleh badan yang ditunjuk pemerintah untuk dapat menerbitkan VGM Petikemas. Any weighing facility or equipment outside or inside TTL should be certified by government appointed body to be able to produce container VGM. d. Berapa banyak peralatan timbang yang dimiliki oleh TTL? How many weighing equipment that TTL have? Kami memiliki 3 di Pre In Gate We have 3 in Pre In Gate e. Apakah TTL akan menghentikan petikemas di Pre In Gate jika VGM belum ada? Will any container be stopped by TTL at the Pre In Gate when the VGM is not advice by Shipper? TTL berkomitment penuh untuk tetap menjaga kelancaran arus perdagangan seperti saat ini, oleh karena itu semua petikemas yang telah masuk ke Pre In Gate namun belum dilengkapi dengan VGM maka akan ditimbang oleh TTL dan hasil timbangannya dinyatakan sebagai VGM dengan TTL sebagai verifikator. TTL is fully committed to keep the trade running as usual, thus any containers at Pre In gate without VGM will be weighted by TTL and TTL declare the weight as VGM and TTL as verificator f. Apakah TTL akan menghentikan petikemas saat akan dimuat? Will any container be stopped by TTL when loading? Batas waktu penyerahan info VGM adalah ketika petikemas masuk ke Pre In Gate. Oleh karena itu TTL akan menimbang semua petikemas yang masuk di Pre In Gate tanpa VGM, dan petikemas tanpa VGM dan verifikator tidak diperbolehkan masuk di lapangan penumpukan dan dimuat ke kapal. The cut off time of VGM advice is when the container proceed at Pre In Gate. TTL will therefore weigh all container without VGM at the Pre In Gate, and no


container is allowed to enter CY and load to vessel without VGM and its verificator g. Apa yang akan terjadi jika VGM suatu petikemas berada diluar batas toleransi saat kargo diterima oleh TTL? What will happen if the container’s VGM is beyond tolerance limit when container received by TTL? Hasil penimbangan di TTL akan digunakan sebagai VGM dan TTL sebagai verifikator. Batas toleransi selisih berat maksimal 500 Kg atau akan disampaikan menyusul jika sudah ada keputusan dari Otoritas Pelabuhan. TTL will overwrite and use TTL weigh result as VGM and verificator. The tolerance limit will be maximum 500 Kg or further advised by TTL if port authority decision is made regarding this matter. h. Sebagai penyedia jasa VGM, bagaimana cara TTL memperoleh berat VGM petikemas FULL? As VGM service provide, how TTL obtain the correct VGM (TTL VGM) of a packed container? TTL akan menimbang petikemas termasuk isi di dalam petikemas menggunakan metode 1 SOLAS pasal 4.1.1. TTL will weigh the container including the cargo inside the container using Method No. 1 refer to SOLAS article 4.1.1 i.

Apakah dimungkinkan Shipper meminta TTL bertindak sebagai penyedia jasa VGM? Is it possible for Shipper to request specifically so that TTL will act as VGM service provider? Ya, TTL berkomitmen penuh untuk membantu Shipper semaksimal mungkin agar dapat memenuhi peraturan SOLAS. Yes, TTL is fully committed to help Shipper as much as possible to comply with SOLAS regulation.

j.

Kapankah TTL mulai melaksanakan ketentuan SOLAS? When will SOLAS start to implement at TTL? TTL akan mulai melaksanakan ketentuan SOLAS untuk kapal internasional yang sandar pada tanggal 1 Juli 2016 jam 00:01 WIB.


TTL will start the implementation of SOLAS for international vessel ETB 1 July 2016 00:01 hrs local time. k. Apa perbedaan antara informasi berat yang disediakan oleh TTL sebelum dan setelah berlakukan peraturan SOLAS? What is the different between the weight information provided by TTL before and after SOLAS regulation enforced? Sebelum peraturan SOLAS diberlakukan, berat petikemas yang didapatkan dari peralatan timbang TTL hanya diperuntukkan untuk kepentingan internal dalam pembuatan rencana muat dan TTL tidak bertanggung jawab atas penggunaan informasi berat ini di luar TTL. Setelah peraturan SOLAS diberlakukan, jika TTL bertindak sebagai penyedia jasa VGM, maka berat petikemas yang didapatkan dari peralatan timbang TTL tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal dalam pembuatan rencana muat, tetapi juga dapat digunakan sebagai ukuran berat petikemas yang telah terverifikasi dan sah untuk digunakan pada terminal bongkar selanjutnya. Hal ini memaksa TTL untuk mengambil langkah-langkah tertentu guna memastikan tingkat akurasi dan kesiapan alat timbang yang lebih baik, sistem serta dokumentasi yang sesuai, yang pada akhirnya akan berdampak pada meningkatnya biaya operasional TTL. Before SOLAS regulation enforced, container weight obtained by TTL weighing equipment is reserved for internal stowage planning usage only and TTL holds no liability in the usage of the weight information outside TTL. After SOLAS regulation enforced, if TTL is acting as VGM service provider, the container weight obtained by TTL weighing equipment is not only used for internal stowage planning, but also can be used as verified measure of container weight that valid to be used on the next discharge port. This cause TTL to take certain actions to ensure higher level of accuracy and availability of its weighing equipment, proper system and documentation, which in turn will impact TTL operational cost l.

Bagaimana cara Shipper menyampaikan VGM kepada Carrier atau Line Operator (LOP)? How Shipper submit VGM to Carrier or Line Operator (LOP)? Prosedur penyampaian VGM adalah bergantung pada kebijaksanaan Carrier atau Line Operator (LOP), tetapi secara umum, setelah petikemas penuh (FULL) ditimbang, Shipper harus menyampaikan berat VGM tersebut beserta tanda tangan orang yang ditunjuk sebagai verifikator ke Carrier atau Line Operator (LOP) sebelum container tiba di Pre In Gate TTL.


The VGM submission procedure depends on Carrier or Line Operator (LOP) discretion, but in general upon weigh the packed of container, Shipper must send the said VGM including Authorized Signature of verificator to Carrier or Line Operator (LOP) before container arrives at TTL Pre In Gate. m. Kami operator kapal, siapakah yang harus mengirimkan VGM ? We are vessel operator, who submit VGM? Mohon dapat melihat Diagram Alur EDI TTL. Tetapi Vessel Operator harus memastikan bahwa semua Line Operator (LOP) menggunakan nama kapal, call sign dan nomor voyage yang sama dengan yang telah didaftarkan oleh vessel operator ke TTL pada saat permintaan sandar Please refer to TTL EDI Flow Diagram. But as Vessel Operator care must be taken to ensure that all Line Operators (LOP) are using vessel name, call sign and voyage number identical to what Vessel Operator have registered to TTL for berthing request. n. Bagaimana Carrier mengetahui bahwa container telah memiliki VGM sebelum masuk ke terminal? How Carrier know the container having VGM prior terminal Pre In Gate? Carrier akan menerima data petikemas dengan VGM dari shipper dan terminal menggunakan pertukaran data coparn dan vermas. Carrier will receive data from shipper and terminal via coparn and vermas format o. Bagaimana dengan berat petikemas yang melebihi ketentuan maximum gross mass? How about container’s weight that is exceeding maximum gross mass? Berat petikemas yang melebihi maximum gross weight (MGW) petikemas akan ditolak masuk pre in gate oleh terminal dan harus di stripping diluar sebelum masuk kembali ke TTL. Containers weight that is exceeding maximum gross mass (MGW) container will be rejected by terminal from entering Pre In Gate and to be stripped out outside terminal before re entering TTL. p. Bagaimana alur komunikasi penyampaian VGM? How is VGM communicated to all parties? Mohon dapat melihat Diagram Alur EDI TTL Please see TTL EDI Flow Diagram Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 22

q. Terdapat perbedaan antara bea dan cukai, TTL dan shipper ? Discrepancy between customs, TTL, and shipper? Secara regulasi bea dan cukai tidak mempertimbangkan berat kosong petikemas, berat pembungkus atau berat dunnage atau berat palet. TTL akan menimbang jika ada perbedaan di temukan di Pre In Gate. Customs by regulation don’t weigh the tare, and packaging weight or dunnage weight or pallet weight. TTL will resolve the discrepancies once find out at Pre In Gate r. Bagaimana perlakuan kargo transhipment dan re-export? How transhipment and re-export cargo will be treated in TTL? Ketika BAPLIE dari pelabuhan asal muat tidak dapat menunjukkan VGM dan verifikatornya, TTL akan melakukan penimbangan di fasilitas milik terminal When BAPLIE from origin port could not provide VGM and its verificator, TTL will weigh the container at terminal weighing facility. s. Tanggal Implementasi SOLAS adalah 1 Juli 2016, apakah berdasarkan tanggal petikemas masuk, petikemas di muat atau tanggal berangkat dari Surabaya ? The implementation date of SOLAS is on July 01, 2016, will it be based on gate-in date, shipped-on-board date or departure date from Surabaya ? Akan berlaku sesuai dengan tanggal sandar kapal dengan ketentuan semua petikemas yang akan di muat telah memiliki VGM masing masing, untuk itu kami sarankan agar semua muatan export dan transshipment sudah memiliki VGM sebelum tanggal 1 Juli pada saat Pre In Gate (buka stack 120 jam/5 hari sebelum kedatangan kapal), atau dapat menggunakan timbangan kami untuk mendapatkan VGM. It will apply under estimate time of berthing at terminal subject all the boxes having individual VGM, therefore suggest all export and transhipment boxes need to have their VGM prior 1st July while Pre In Gate (open stack 120 hours/5 days prior to vessel ETA) otherwise they can use our service to provide it. t. Mohon dijelaskan aliran data yang digunakan oleh TTL untuk Carrier dan Joint Service Partner? Please explain data flow used in TTL for Carrier and Joint Service Partner? Mohon dapat melihat Diagram Alur EDI TTL. Please see TTL EDI Flow Diagram Customer Service FAQ Versi 25 Juni 2016 | 23

3. Biaya Pelayanan VGM a. Apakah akan dikenakan biaya jika menggunakan TTL sebagai VGM service provider? Will there be any charge if using TTL as VGM service provider? Iya, biaya ini disebut VGM service fee yang akan digunakan untuk menutup penambahan biaya operasional TTL sebagaimana telah di jelaskan pada butir XV.2.k Yes, the charge will be called VGM service fee to cover the increase in TTL operational cost as explained in point XV.2.k b. Bagaimana cara nya agar Shipper terhindar dari pengenaan VGM service fee? How can Shipper avoid the VGM service fee charge? Shipper dapat menghindari pengenaan VGM service fee jika Shipper/Carrier mengirimkan informasi VGM yang akurat sebelum petikemas tiba di Pre In Gate. Shipper may avoid being charged with VGM service fee if Shippers/Carriers can submit their container’s VGM information accurately before container arrives at the Pre In Gate. c. Apakah TTL VGM Service fee berlaku pada 1 Juli 2016? Will TTL charge for the VGM services fee apply as per 1st of July 2016? TTL mulai mengenakan VGM service fee untuk kapal internasional yang sandar di TTL 1 Agustus 2016 jam 00:01 WIB (stack container 5 hari sebelum ETA kapal) TTL will charge VGM service fee since international vessel ETB TTL 1st August 2016 00:01 hrs local time (containers enter TTL 5 days before ETA)


4. EDI Flow Diagram


CUSTOMER SERVICE FAQ (VERSI: JUNI 2016)

Recommend Documents