CulturA Shared Services. Gespecialiseerde en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening

CulturA Shared Services

Gespecialiseerde en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening

en of diensten? Neem dan contact met ons op: redservices.nl - www.culturasharedservices.nl

Wilt u meer weten over een van onze producte Telefoon: (020) 3550 676 - info@culturashar

Wilt u meer weten over een van onze producten of diensten? Neem dan contact met ons op: Telefoon: (020) 3550 676 - [email protected] - www.culturasharedservices.nl

CulturA Shared Services CulturA Shared Services is een gespecialiseerde en kwalitatieve hoogwaardige dienstverlener voor musea en podia (theaters en concertzalen). Musea en podia beschikken vaak niet over de specifieke expertise die nodig is om allerlei ondersteunende activiteiten op het gewenste niveau te realiseren.

CulturA Shared Services helpt musea en podia om minder tijd en energie te besteden aan deze randvoorwaardelijke onderwerpen en meer tijd over te houden voor de primaire taak van hun ondernemerschap: het programmeren en onder het publiek brengen van kunst. Ontzorgen en meer ruimte voor het eigen ondernemerschap is het motto van CulturA Shared Services. CulturA Shared Services biedt op dit moment de volgende diensten: 1. Management Informatie Systeem 2. Salarisadministratie 3. Financiële administratie 4. Accountancy en fiscale advisering 5. HR-Services 6. Gebouwbeheer 7. Collectieve inkoop



Management Informatie Systeem Het Management Informatie Systeem van CulturA Shared Services is een geïntegreerde verzameling van soft- en hardware voor de gehele financiële en personele organisatie van een voorziening. De software is afkomstig van hoogwaardige leveranciers. CulturA Shared Services heeft de onderdelen op maat en onderling uitwisselbaar gemaakt. Zo krijgt u volledige en betrouwbare informatie.

Voor een optimaal resultaat heeft CulturA

AccountView Businesssoftware

Shared Services gekozen voor:

AccountView is het meest gebruikersvriende-

• de financiële software van AccountView Busi-

lijke administratieprogramma in de markt. Door

ness Software

een breed scala aan standaard AccountView

• inkomende facturenstroom met Elvy van Nederpelt Software • het HRM- en salarisadministratiesysteem van AFAS Software

modules en zelf toegevoegde functionaliteit kan CulturA Shared Services volledig voorzien in de informatiebehoefte van ondernemingen in de cultuurbranche. Met behulp van de jaarrekeningmodule wordt een branchespecifieke jaarreke-

Voor een koppeling met de frontoffice binnen de

ning aangemaakt conform de verslaggevings-

theater branche kiezen wij voor een nauwe sa-

regels.

menwerking met Itix, Get-A-Ticket en SRO. Voor de museum branche is gekozen voor RecreateX en Questor. De keuze voor deze partijen heeft te maken met het belang dat wij hechten om voor één juiste en solide basis te kiezen gericht op CRM oplossingen en zo de mogelijkheid creëren te kunnen blijven inspelen op ontwikkelingen en wensen uit de markt.


Elvy De complete inkomende facturenstroom wordt

De efficiëntie is gewaarborgd door de eenmalige

gedigitaliseerd met de module Document Scan-

invoer van gegevens ten behoeve van meerdere

ning van het geïntegreerde softwarepakket Elvy.

toepassingen, zoals de verloning en de verlofad-

Hierdoor is in AccountView de originele gescan-

ministratie. Met behulp van de HRM module

de inkoopfactuur op te roepen. Via de module

kunt u bovendien snel en eenvoudig belangrijke

Inkomend Factuurregister van Elvy is het mogelijk

managementinformatie opvragen, mailingen sa-

voor u en uw budgethouders om gedigitaliseerd

menstellen en een online documentenbibliotheek

te fiatteren en tevens de factuur vrij te geven

raadplegen.

voor betaling. Dit wordt gerealiseerd middels een gedigitaliseerde workflow via uw computer-

Door CulturA Shared Services ontwikkelde

scherm.

procedures en programma’s controleren de berekeningen vooraf. Deze controles omvatten

HRM module en AFAS Profit

bijvoorbeeld de aangifte loonheffingen en diverse

Door gebruik te maken van de on-line HRM

sociale premieberekeningen. Na de salarisver-

Module op de webportal is een efficiënte en be-

werking maakt AFAS Profit automatisch loon-

trouwbare personeelsadministratie en verloning

stroken, betaalbestanden en journaalposten aan,

mogelijk. De volledige integratie met AFAS Profit

evenals de aangiften voor de loonheffingen en

garandeert het gebruik van actuele gegevens en

diverse verzekeringen.

minimaliseert foutkansen.


Dashboard; snel, gemakkelijk en compleet inzicht Doordat alle onderdelen zijn geïntegreerd, komt essentiële bedrijfsinformatie binnen handbereik. Denk hierbij aan managementrapportages, kengetallen, horecamarges en de jaarrekening. Dit is cruciaal voor: • het verbeteren van de exploitatie • de controle van de administratieve processen • het afleggen van verantwoording over de noodzakelijke gemeentelijke/provinciale bijdrage • het verkrijgen van inzicht in de exploitatie voor het komende jaar

Beter presteren

Continu in ontwikkeling

Het systeem vormt een totaaloplossing waar-

Het Management Informatie Systeem is voortdu-

bij bedieningsgemak en nauwkeurigheid voor-

rend in ontwikkeling. Het groeit mee met nieuwe,

opstaan. De management informatie die dit

gezamenlijke wensen en past zich aan de veran-

systeem genereert is up-to-date en stimuleert

derende omstandigheden aan. Denk aan wijzigin-

prestatiemanagement. Het management kan na-

gen in de belastingwetgeving en veranderingen in

melijk precies zien waar zij goed scoren en waar

cao’s. Bovendien worden steeds nieuwe functies

verbeteringen mogelijk zijn.

toegevoegd. Zo sluit het systeem naadloos aan op de ontwikkelingen in de branche en weten regelgeving nu en in de toekomst. CulturA Shared Services zorgt voor het systeemonderhoud, de aanpassingen en uitbreidingen. En dat zonder investeringskosten voor de aangesloten ondernemingen. Eén en ander wordt verrekend op basis van gebruik. Als gebruiker merkt u dus niets van veranderingen in software, leveranciers en dergelijke. Vernieuwingen gaan geruisloos en alles blijft gewoon draaien. U hebt er geen omkijken naar.



Salarisadministratie Salarisadministratie is tijdrovend en ingewikkeld. Door CulturA Shared Services in te schakelen hoeft u zich hierover geen zorgen meer te maken. Wij verzorgen deze taken al voor meer dan 4.000 medewerkers in, met name, de Sport-, Welzijns-, Recreatie- en Cultuurbranche.

HRM module

All-in Salarisadministratie

Als u kiest voor de online HRM-module beschikt

CulturA Shared Services verzorgt voor u de vol-

u bovendien over een geavanceerd personeels-

ledige salarisadministratie: van loonstroken en

informatiesysteem. U kunt het realtime systeem

salarisbetalingen tot aangifte van sociale verzeke-

7 dagen per week, 24 uur per dag bereiken om

ringen en loonheffingen. Voor uw salarisadmini-

de gegevens van uw medewerkers te bekijken en

stratie heeft u een vaste contactpersoon.

te beheren.

Kiezen voor betrouwbaarheid en tijd CulturA Shared Services biedt u de specialisten die nodig zijn voor een hoogwaardige personeelsadministratie, zodat u beter inzicht krijgt in loonkosten en afdrachten én meer tijd over heeft voor andere werkzaamheden. U kunt vertrouwen op de zekerheid van een betrouwbare salarisadministratie.



Financiële administratie U wilt beschikken over een transparante en betrouwbare administratie. U hebt immers behoefte aan goed inzicht in uw financiële prestaties. CulturA Shared Services helpt u hierbij met financiële specialisten.

Betrouwbaar en deskundig

All-in administratie

CulturA Shared Services is een betrouwbare en

Bij deze dienstverlening voert CulturA Shared

deskundige partner voor uw financiële adminis-

Services de belangrijkste administratieve taken

tratie. Wij weten precies hoe u voldoet aan alle

uit. U levert de financieële gegevens, onze

geldende regelgeving. We kennen de belangrijke

financieel specialist behandelt en verwerkt deze.

aandachtspunten en fijne kneepjes van het vak.

U heeft dus de zekerheid van een deskundige afdeling, die achter u staat. Door onze uniforme

Keuzevrijheid

werkwijze hoeft u zich geen zorgen te maken

U bepaalt bij CulturA Shared Services zelf waar-

over de continuïteit van uw administratie. U

voor u onze financiële specialisten wilt inschake-

ontvangt maand- en/of kwartaalrapportages,

len. U kunt kiezen voor verschillende vormen van

waarmee u uitgebreid inzicht krijgt in uw finan-

dienstverlening:

ciële situatie ten opzichte van de exploitatie-

• All-in administratie

begroting en voorgaand jaar. Wij verzorgen ook

• Administratieve ondersteuning.

de jaarrekening.


Administratieve ondersteuning Administratieve ondersteuning is een vorm van dienstverlening met meer verantwoordelijkheid voor u. Uw administrateur verzorgt zelf de administratie. Wij helpen met rapporteren en de jaarrekening. Het pakket biedt u daarnaast mogelijkheden om terug te vallen op CulturA Shared Services als u tijdelijk meer ondersteuning nodig heeft. Is er bijvoorbeeld een vacature of een zieke, dan neemt u contact met ons op om onze gespecialiseerde krachten in te huren. Zij helpen u graag op elk gewenst niveau.




Accountancy en fiscale advisering Bent u op zoek naar een ervaren partner voor de controle van uw jaarrekening? Of wilt u een deskundige fiscalist? CulturA Shared Services is dan de aangewezen specialist.

Accountancy

Fiscale advisering

De mogelijkheid bestaat om de jaarrekening

Fiscaliteit speelt in de bedrijfsvoering, alsmede

van uw instelling door de intern accountant van

bij financiële afwegingen een steeds belangrijkere

CulturA Shared Services te laten controleren en

rol. De afdeling Accountancy is in staat u op

te certificeren. Deze controle wordt uitgevoerd

basis van expertise bij instellingen met raad en

overeenkomstig algemeen aanvaarde richtlijnen

daad bij te staan.

met betrekking tot controleopdrachten in Nederland rekening houdend met specifieke wensen van stakeholders.



HR-Services Of het nu gaat om operationele, tactische of strategische vraagstukken op het brede gebied van Human Resources: CulturA Shared Services heeft alle kennis en ervaring op deze terreinen in huis.

Professionele HR-Servicedesk

De webportal

CulturA Shared Services is een fulltime

U heeft 24/7 toegang tot de webportal.

aanspreekpunt voor alle vragen op het brede

Op deze portal vindt u onder meer nieuws-

HR vakgebied, waaronder verzuim, opleiding,

berichten omtrent ontwikkelingen in de weten

arbeidsrecht, werving & selectie, HR-instrumen-

regelgeving, nieuwe marktontwikkelingen, FAQ,

ten, arbeidsvoorwaarden, arbeidsconflicten,

en diverse makkelijk en voor u snel toepasbare

personeelsvertegenwoordiging of OR. De

HR instrumenten.

adviseurs van HR-Services volgen continu de ontwikkelingen die van invloed zijn op uw organisatie. Dit alles praktisch vertaald naar uw werkomgeving.


Onze specialisaties CulturA Shared Services adviseert en begeleidt u vanuit een tactische samenwerking op een aantal HR-expertisegebieden, waaronder: • Ondersteuning bij ziekte en verzuim waarbij wij

• Het aanbieden van een keur aan cursussen,

samen met u toewerken naar het verkorten

trainingen en bijeenkomsten. Eveneens zijn wij

van de verzuimduur en het vroegtijdig re-inte-

in staat om een training of cursus op maat

greren van een arbeidsongeschikte medewer-

te verzorgen, afgestemd op uw wensen en

ker.

vragen.

• Advisering over arbeidsrechtelijke onderwerpen. HR-Services toetst op uw vraag de

Tot slot kunt u erop rekenen dat ontwikkelingen

omstandigheden en adviseert u over vervolg-

op deze gebieden door ons worden gevolgd en

stappen. De HR-adviseur is uw sparringpartner

dat die regelmatig tegen het licht worden

voor uw arbeidsjuridische zaken.

gehouden. Proactief wordt u geïnformeerd over operationele en beleidsmatige wenselijke en noodzakelijke aanpassingen.




Gebouwbeheer De aantrekkelijkheid van een theater, concertzaal of museum wordt in hoge mate bepaald door de kwalitatieve uitstraling van het gebouw. Beheer en onderhoud zijn dan ook van strategisch belang maar bepalen ook een groot deel van de exploitatiekosten. Een goed op het gebouw en de functie afgestemd beheer- en onderhoudsplan zorgt ervoor dat het gebouw optimaal kan functioneren tegen beperkte kosten. CulturA Shared Services kan het beheer en het onderhoud voor u vanuit zijn gespecialiseerde kennis en expertise goed ondersteunen en coördineren. Ook hier is ontzorgen het trefwoord. Door de ondersteuning van CulturA Shared Services houden technische afdelingen van podia en musea meer tijd en energie over voor hun artistieke rol ten aanzien van de theatertechniek (hijsen, trekken, licht en geluid) en museumtechniek (tentoonstellen).

Gebouwtechniek ondersteunt Een technisch coördinator van CulturA Shared

Voordelen:

Services ondersteunt de facilitair verantwoor-

• Er wordt gewerkt met een vooraf vastgesteld

delijke op locatie voor de afhandeling van al het onderhoud, een optimale procesvoering en de

jaarplan. • De Technisch Coördinator controleert en

ideale klimaatomstandigheden. Dat alles binnen

adviseert inzake de onderhoudsbudgetten, de

de kaders van de geldende weten regelgeving

procesvoering, de regelinstallatie en het ener-

en de specifiek voor de branche gestelde

gieverbruik.

normen.

• In redelijkheid wordt voldaan aan alle geldende wetgevingen en toepasbare normen. • De onderhoudsplannen en –overzichten bieden een goede basis voor de gesprekken met directie, bestuur en subsidiërende overheid.


Jaarwerkplan Het jaarwerkplan van de facilitair medewerker wordt opgesteld door de Technisch Coördinator en heeft betrekking op het beheer en uitvoering van alle bouwkundige- en installatietechnische dagelijkse onderhoudszaken en vaste inventaris. Het omvat de volgende onderdelen: • Het uit te voeren dagelijks onderhoud en de wettelijke bepalingen. • Begroting materiaalkosten en arbeidsuren voor al het dagelijks onderhoud. • Begroting energieverbruik en advies over mogelijke verlaging daarvan. • Digitaal logboek op maat en planning van het preventieve onderhoud. • Overzicht en optimalisering van de aanwezige onderhoudscontracten.


Meerjaren Onderhouds Planning (MOP)

Helpdesk Bouwkundig en installatietechniek

De MOP bestaat uit een tekstueel deel met

Daarnaast kunt u met al uw vragen terecht bij

kostenoverzichten, tekeningen en grafieken,

de Helpdesk voor bouwkundige en installatie-

aangevuld met detailbladen gesplitst in bouw-

technische vragen. CulturA Shared Services

kundige en installatietechnische onderdelen. Een

beschikt over ervaren specialisten die bekend

MOP vormt de basis waarop de (meer)jaarlijkse

zijn met de laatste technologie én de weten

kosten voor de uitvoering van het planmatig

regelgeving waaraan uw voorziening moet

onderhoud worden vastgesteld. Dit om de

voldoen. Ook bij calamiteiten of dringende

kwaliteit van het gebouw op langere termijn te

problemen krijgt u direct stand-by telefonisch

kunnen waarborgen.

advies of brengen wij een bezoek.

CulturA Shared Services kan ook de voor-

Al deze diensten rond gebouwbeheer en onder-

bereiding en begeleiding van de feitelijke

houd lijken omvangrijk en kostbaar, maar onze

onderhoudswerkzaamheden verzorgen, zoals

ervaring leert dat een planmatige aanpak

een werkomschrijving, het aanvragen van

uiteindelijk – aanzienlijke – kosten bespaart.

offertes, bouwvergaderingen, toezicht op de uitvoering en de uiteindelijke oplevering.

Meer service Bij deze dienstverlening voor de aangesloten organisaties behoort nog meer: • Op uw verzoek krijgt u inkoopadviezen, bijvoorbeeld op het gebied van de keuze van apparatuur, materialen, leveranciers en prijzen. • Wij beoordelen uw offertes voor reparaties of vervangingsinvesteringen op prijs en kwaliteit tot een maximum van vier offertes per jaar. • U kunt gebruik maken van onze collectieve inkopen. CulturA Shared Services heeft onder andere mantelovereenkomsten voor elektra, gas, schoonmaakmiddelen, filterzakken en diverse keuringen waaronder NEN 3140 (elektrische arbeidsmiddelen en installatie-inspectie) en ophangmaterialen. Wilt u meer weten over een van onze producten of diensten? Neem dan contact met ons op: Telefoon: (020) 3550 676 - [email protected] - www.culturasharedservices.nl


Collectieve inkoop Wie groot is kan groot inkopen. We hebben gunstige prijsafspraken gemaakt met een groot aantal leveranciers. U kunt meeprofiteren van deze collectieve afspraken en zo enorm besparen op uw inkoopkosten. We zetten hieronder de belangrijkste onderwerpen waar wij een collectieve regeling mee hebben getroffen voor u op een rij. • Energie • Horeca • Verzekeringen.

Energie Energie is een grote kostenpost. Het ligt daarom

Als u kiest voor onze energie, kiest u voor ge-

voor de hand om het energieverbruik te moni-

mak. Omdat CulturA Shared Services contracten

toren en energieverlies te beperken. CulturA

afsluit met energieleveranciers, betaalt u boven-

Shared Services doet meer. Via een QuickScan

dien vaak minder. Hoe werkt dat? Sportfondsen,

brengen wij in beeld waar u energie kan bespa-

het moederbedrijf van CulturA Shared Services,

ren en helpen wij u het energiegebruik te verla-

neemt grote hoeveelheden gas en elektriciteit af,

gen. Zo weet u zeker dat u met CulturA Shared

waardoor de prijs per eenheid daalt. Ook leggen

Services méér in huis haalt. U spaart niet alleen

wij leveringsprijzen vast en beperken wij prijs-

geld, maar ook het milieu. Bovendien wordt elek-

stijgingen. U staat dus nooit voor onaangename

triciteit en gas in de toekomst alleen maar duur-

verrassingen. Bovendien hoeft u zich nooit te

der. Het goede nieuws is dat u uw energiekosten

verdiepen in energieleveranciers, want dat doen

kunt verlagen. Hoe? Door gas en elektra efficiënt

wij voor u.

en milieuvriendelijk in te kopen bij CulturA Shared Services.


Vaste prijzen

Horeca

De energiemarkt is constant in beweging. De

De goede ervaring tijdens onze jarenlange sa-

gasprijs is afhankelijk van de olieprijs, en de

menwerking heeft deze leveranciers tot prefered

prijs van elektriciteit hangt onder andere samen

supplier gemaakt. Jaarlijks wordt met deze orga-

met de olie- en steenkoolprijs. Om onverwacht

nisaties geëvalueerd en bekeken of de gemaakte

hoge kosten te voorkomen, kopen wij duurzame

afspraken aanpassing behoeven. Daarnaast

energie zo efficiënt mogelijk en voor de langere

wordt jaarlijks het assortiment opnieuw bekeken

termijn in. Op deze wijze worden extreme prijs-

en indien nodig aangepast.

stijgingen voorkomen en weet u wat u op langere termijn voor energie betaalt. Wij sluiten steeds

Op het terrein van de Horeca hebben wij

voor minimaal twee jaar een contract om eventu-

contracten met:

ele prijsstijgingen te minimaliseren. Energie van

• Sligro

CulturA Shared Services is niet zomaar energie.

• Heineken

Wij kiezen onze leveranciers op basis van stren-

• Vrumona

ge eisen. Zo profiteert u altijd van het meeste

• Friesland Campina

voordeel. Een verstandige keuze!

• Unilever • McCain

Als u gas en elektriciteit inkoopt bij CulturA

• Sara Lee.

Shared Services, heeft dat voordelen: • Altijd goede voorwaarden. • Minder overheadkosten of kosten voor een energieadviesbureau. • Gratis factuurcontrole en ondersteuning. • Maatschappelijk verantwoord ondernemen met 100% groene stroom.




Collectieve verzekeringen CulturA Shared Services biedt zeer veel voordeel

De markt wordt onderzocht op onder andere

als het gaat om collectieve verzekeringen. De

voorwaarden, premiehoogte en weten regelge-

verzekeringsmarkt wordt steeds complexer en

ving. Collectiviteiten zijn voortdurend up-to-date,

het aanbod wordt steeds groter. CulturA Shared

hebben marktconforme voorwaarden en tarieven

Services houdt in samenwerking met SUCSEZ

en worden aangepast aan de meest recente

B.V. (Wft 12012119 - Kifid 300.008196), de

ontwikkelingen binnen de branche. Naast het

verzekeringsmarkt continu in de gaten zodat u al-

verrichten van een marktonderzoek worden ook

tijd kunt rekenen op de verzekering met de beste

de verzekeringszaken en schades behandeld.

prijs-kwaliteitverhouding wat tevens continuïteit

Door de unieke samenwerking tussen de assu-

waarborgt.

rantieadviseur SUCSEZ B.V. en CulturA Shared Services worden alle vragen en problemen op het gebied van verzekeringen centraal beantwoord en geregeld. Zo wordt u bijvoorbeeld niet belast met de administratieve rompslomp die een schade met zich meebrengt. Heeft u een vraag over de dekking van bepaalde verzekeringen? Dan ontvangt u altijd een deskundig antwoord daarop. Bij CulturA Shared Services weet u waar u aan toe bent!


Wij komen graag langs! De dienstverlening van CulturA Shared Services is in vrijwel alle gevallen maatwerk. Mocht u belangstelling hebben voor één of meerdere van onze diensten, meld ons dat, dan nemen wij contact met u op en brengen vrijblijvend offerte uit voor hetgeen u van ons af wilt nemen. Het is onze ervaring dat wij bijna altijd meer kwaliteit en heel vaak lagere kosten kunnen bieden..

Wie is CulturA Shared Services? CulturA Shared Services is onderdeel van

U kunt de diensten van CulturA Shared Services

Sportfondsen Nederland B.V.. CulturA Shared

ook vinden op onze website

Services kan gebruik maken van de ervaring die

www.culturasharedservices.nl.

Sportfondsen al sinds 1923 heeft opgedaan met het bieden van gespecialiseerde diensten binnen

Nadere informatie kunt u inwinnen bij:

de sport-, recreatie- en welzijn branche.

Ingrid Janssen [email protected] Tel: (020) 3550 676.


07-03-2013


en of diensten? Neem dan contact met ons op: redservices.nl - www.culturasharedservices.nl

NEDERLAND

is onderdeel van:

CONCEPTEN B.V.

NEDERLAND B.V.

Sportfondsen Nederland B.V. Paasheuvelweg 33 Postbus 12324 1105 BG Amsterdam ZO 1100 AH Amsterdam ZO Telefoon: (020) 3550 555 - Fax: (020) 3550 666 [email protected] - www.culturasharedservices.nl

Wilt u meer weten over een van onze producte Telefoon: (020) 3550 676 - info@culturashar

CulturA Shared Services. Gespecialiseerde en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening

Recommend Documents