Csoportok a szervezetben
Rendőrtiszti Főiskola, Vezetéselméleti Tanszék
Def.: két vagy több olyan egymástól kölcsönös függésben és interakcióban álló egyént tekintünk, akik valamilyen cél érdekében közösen cselekszenek vagy együttműködnek Megkülönböztetünk: à Vezetői csoportot ( funkcionális csoport ) à Feladatcsoportot à érdekcsoportot
Csoport a szervezeti és vezetési irányzatok tükrében
Az egyén és a csoport
Taylor: a csoport teljesítménye = a leggyengébb egyéni teljesítmény szintjével, kerüljük a csoportos munkavégzést ( ne alakítsunk 4 főnél nagyobb csoportokat ) Human relations irányzat: a csoportok nagymértékben formálják a tagok magatartását és teljesítményét Ma: problémamegoldó teamek, döntési és végrehajtási jogosítványokkal feltuházott öntevékeny ( self‐managing ) csoportok
Miért érdemes az egyénnek csoporthoz tartozni?
Az egyén és a csoport
Szervezet és csoport
A csoporthoz való tartozás „költségei”:
• Milyen előnyökre számíthat a szervezet a csoport révén:
à à à à à
Feszültség Személyes befektetés Elutasítás Ellentétek Ellenkezés
Társadalmi csere elmélete: ahhoz a csoporthoz csatlakozunk, amelyek a lehető legkisebb költségek mellett a lehető legnagyobb jutalmat kínálják
à à à à à à à à
– – – – – – – – –
Biztonság Státusz Önbecsülés Valahová tartozás ( affiliáció ) Támogatás, elfogadottság Hiedelmek megerősítése Hatalom Célok megvalósítása
Több tudás, információ Többoldalúprobléma, megközelítés A döntés jobb megértése Részvétel elfogadás Bizonytalan felelősség Konformitás, csoportnyomás Egyéni domonancia Társas lógás Vita megnyerése, problémamegoldás
A csoport külső feltételrendszere
A csoport külső feltételrendszere
Csoporttagok személyes erőforrásai Csoportstuktúra Csoportfolyamatok A csoport feladata Teljesítmény és megelégedettség
Szervezet stratégiája Hatásköri viszonyok ( autoritás ) Szabályok, eljárások, előírások Erőforrások A szervezet személyi kiválasztási rendszere Teljesítményértékelési és érdekeltségi rendszer Szervezeti kultúra Fizikai munkafeltételek
A csoport struktúrája
A csoport struktúrája
Csoport mérete:
• Csoportösszetétel:
à A méret nem független a teljesítménytől, minnél à à à à à
nagyobb annál komplikáltabb 2, 3 fős csoport 4‐15 fős csoport = kiscsoport Páratlan számú csoportok Leggyakrabban használt 5‐7 fős csoportok Feladatméret ‐ csoportlétszám
– Minnél nagyobb a személyiség, a vélemény, a
képesség és a gondolkodásmó tekintetében az eltérés, annál valószínűbb, hogy a csoport rendelkezik a feladat megoldásához szükséges tulajdonságokkal – Kohorsz: azok a csoporttagok tartoznak ey kohorszhoz, akik valamely közös tulajdonsággal rendelkeznek. Minnél inkább eltérő kohorszokhoz tartoznak a csoport tagjai, annál nagyobb a fluktuáció, annál több a konfliktus, a kommunikációs nehézség
A csoport struktúrája
A csoport struktúrája
• Szabályok, csoportnormák:
Az egyén reakciója a csoport nyomására:
– A csoporttagok viselkedését leíró, mindenki által
elfogadott szabályokat nevezzeük csoportnormának – Származhatnak korábbi csoporttapasztalatokból vagy először kialakultak, vagy kritikus eseményből leszűrtek – Általában 4 osztályba sorolhatók: • • • •
Teljesítménynormák Erőforrás elosztására vonatkozó normák Külső megjelenés, viselkedési normák Informális közösségi normák
à Behódolás, engedelmesség à Azonosulás ( identifikáció ) à Internalizáció ( belülről jövő azonosulás ) à Deviancia
A csoport struktúrája Státusz:
A csoport struktúrája •
– – – –
à Szervezetben elfoglalat formális pozíció à Iskolai végzettség, hozzáértés, szakértelem à Jövedelem nagysága à Bizonyos foglalkozások à Személyes tulajdonságok
Csoportszerepek: A vezető szerepészlelése ‐ a beosztott szerepelvárása Szerepkétértelműség Szerepazonosság Szerepkonfliktus
•
Feladatorientált szerepek
•
Kapcsolatorientált szerepek
•
Önmagunkra irányuló szerepek
– – – – – –
célok kijelölése, kezdeményezés,információgyűjtés, koordináció, értékelés bátorítás, békéltetés, unszolás, normázás, követés, szemlélődés Blokkolás Elismeréshajszolás Dominancia visszahúzódás
A csoport struktúrája
A csoport struktúrája
Csoportfejlődés:
• Kommunikáció a szervezetben:
à Kialakulás à Viták à Normaképzés à Teljesítés à Szétválás
– – – – – – – –
Kibocsátó Kódoló Csatorna Üzenet Dekodoló Fogadó – címzett Zaj Visszacsatolás
A csoport struktúrája
Csoportok napjainkban
Csoportos döntéshozatal:
Autonóm munkacsoportok Teamek ( közös felelősségvállalás ) Névleges Csoport Módszer ( NCM )
à Szavazás – konszenzus à Csoportnyomás à Csoportszellem à Csoport kockázatvállalása
à 5‐9 fős kiscsoport à 5 lépésre tagozódik
Ötletek feljegyzése faliívekre Elgondolások megbeszélése Ötletek csoportosítása Rangsorolás
Döntéselőkészítés •
•
Döntéselőkészítés • stratégiai alternatívák keresése
A döntéselőkészítés lényegében csoportos problémamegoldás. Az alapprobléma a működési körbe tartozó piaci igények kielégítése haszon elérésével, amelyet a vállalat adott termékek és szolgáltatások (értékek) előállításával és értékesítésével oldhat meg meghatározott felhasználói csoportok számára. problémák elemzése: elemzési, csoportos problémamegoldó és döntési technikák alkalmazása – – – – –
– a stratégiai üzleti egységek (SÜE) stratégiájának meghatározása
• marketing‐ és innovációs stratégia meghatározása • egyéb ágazati stratégiák meghatározása (pl. EEM stratégia, minőségpolitika, stb.) – összvállalati stratégia kialakítása (egységes keretbe foglalás)
belső erősségek (strengths) belső gyengeségek (weaknesses) külső lehetőségek (opportunities) külső veszélyek (threats)
• alternatívák értékelése – megvalósíthatósági elemzés (rendelkezésre állnak‐e ill.
SWOT kapcsolati elemzés • • • •
–
meghatározása [Elv: a vállalat a külső környezet kihívásaira sikeres termékekkel és szolgáltatásokkal felel.]
interjútechnika brainstorming NCM ORGAPLAN SWOT elemzés (az információk elrendezése egy ún. portfólió‐mátrixban; a cél olyan tevékenységi körök keresése, amelyek a belső erősségeken és a külső lehetőségeken alapulnak, és lehetővé teszik a belső gyengeségek csökkentését, valamint a külső veszélyek elkerülését) • • • •
–
– a vállalat (már meglevő és tervezett) stratégiai üzleti egységeinek (SÜE)
megszerezhetőek‐e a szükséges erőforrások?)
lehetőség‐erősség stratégiák (támadó, kezdeményező stratégiák) lehetőség‐gyengeség stratégiák (alkalmazkodó stratégiák) kritikus helyzet (cél a kitörés a "3. síknegyedből" valamilyen belső erősség vagy külső lehetőség kiaknázásával) fenyegetés‐erősség stratégiák (védekező vagy ellenálló stratégiák)
– költség‐haszon elemzés (a várható haszon megéri‐e a
költségráfordítást?)
• megoldás(ok) kidolgozása és dokumentálása
Ishikawa‐diagram ("halszálka" diagram)
Csoportos problémamegoldó, elemzési és döntési technikák alkalmazása • interjútechnika; szakaszai: – interjú előkészítése: alapos felkészülés a témából; kérdések
átgondolása és leírása; időpont és helyszín biztosítása – információs vagy tartalmi szakasz: interjú elkezdése, megfelelő légkör megteremtése; alapvető azonosítási kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése; információs kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése – ellenőrző szakasz: ellenőrző kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése (pl. a korábbi kérdésekre adott válaszok pontosításával vagy kiegészítésével) – befejező szakasz: interjú formális lezárása; hivatalos légkör feloldása; új időpont megbeszélése (ha szükséges)
Csoportos problémamegoldó, elemzési és döntési technikák alkalmazása •
brainstorming: csoportos alkotó technika, alapja a résztvevők kreativitása és asszociációs képessége; egyszerűbb, egyértelműen felvázolható problémák megoldására szolgáló csoportos problémamegoldó eljárás (vö. NCM) –
alapvető magatartási szabályok (pl. kifüggesztve): • ítélkezés felfüggesztése: nem értékeljük a javaslatokat, ötleteket semmilyen formában • "szabadon szárnyalás": gátlások levetése, szabad asszociáció lehetővé tétele • mennyiségre törekvés: minél több ötlet gyűlik össze, annál jobb; minden ötletet felírunk úgy, hogy mindenki láthassa őket (és lehetőleg valamilyen rendszerben, hogy áttekinthetőek legyenek) • kölcsönös gondolati megtermékenyítés: mások ötleteinek átvétele és továbbgondolása
–
főbb szakaszai: a probléma vázolása és megbeszélése; a probléma újravázolása (a probléma különböző vetületeinek feltárása); egy újravázolt probléma‐megközelítés kiválasztása; bemelegítés; ötletbörze (ötletek gyűjtése és rögzítése); az ötletek csoportosítása; az ötletek kinyomtatása és szétosztása; összesítés, értékelés
Csoportos problémamegoldó, elemzési és döntési technikák alkalmazása
Csoportos problémamegoldó, elemzési és döntési technikák alkalmazása
NCM (Nominál Csoport Módszer): csoportos problémamegoldó eljárás bonyolult, un. nem strukturált problémák megoldására (vö. brainstorming)
•
à főbb szakaszai: a probléma ismertetése, a szabályok
rövid összefoglalása; ötletek, elgondolások önálló leírása egy munkalapra; elgondolások közös ismertetése és rögzítése; elgondolások megvitatása, értelmezése és csoportosítása; előszavazás, ötletek szűrése; előszavazás eredményének megbeszélése, a kialakított vélemény tisztázása; végszavazás és a szavazás eredményének értékelése
ORGAPLAN (egyéni megszólaltatási módszer, amelynek célja a kompetens személyek bevonása a döntés‐előkészítés folyamatába): egy adott téma megvitatására szolgáló eljárás, amely lehetőséget ad az adott témával kapcsolatos egyéni vélemények kifejtésére és ütköztetésére, és ezáltal a témával kapcsolatos fenntartások, problémák összegyűjtésére és rendszerezésére – főbb szakaszai: a megvitatandó kérdés ismertetése; az egyéni vélemények ismertetése a kérdéssel kapcsolatban (minden résztvevő 3 percet kap); a fontosnak ítélt gondolatok (érvek, problémák, ötletek, javaslatok, stb.) kiválasztása szavazással; az elfogadott gondolatok rögzítése és összegyűjtése egy gyűjtőtáblán; az összegyűjtött gondolatok értelmezése és rendszerezése közösen kialakított szempontok alapján (ehhez szükséges egy vitavezető elnök vagy moderátor); titkos szavazás a kialakított szempontok elfogadásáról vagy elvetéséről
Hatalom – Érdek mátrix
