CRM | Costumer Relation Management adalah salah satu aplikasi dari ilmu MIS. Dalam sebuah industri yang perkembangannya pesat. Costumer adalah mata rantai yang tak terpisahkan dari struktur industri. Mengapa? Karena kostumer lah yang menjadi pembeli dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kita. Sebuah perusahaan tak akan pernah bisa berjalan dengan baik apabila tak ada yang membeli produk atau jasanya. Dunia bisnis sekarang ini telah menjadi semakin sulit dan semakin crowded. Banyak sekali competitor yang selalu bermunculan dengan ide-ide baru dan inovasi tercanggih setiap saatnya. Akibatnya kostumer tentu akan memiliki banyak sekali pilihan, jika ia tak puas dengan layanan sebuah perusahaan ia akan dengan mudah berpindah ke produsen yang lain. Bagaimana caranya agar kostumer tersebut tidak melakukan hal itu dan selalu loyal terhadap produk perusahaan kita? CRM lah salah satu jawabannya. Apa Itu CRM? CRM adalah sebuah strategi bisnis yang berbasis kostumer, seperti strategi bisnis lainnya tujuan akhir dari CRM adalah untuk memaksimalkan keuntungan dan pendapatan. Sedangkan tujuan utama dari CRM adalah meningkatkan kepuasan pelanggan. Beberapa teknologi yang melatarbelakangi CRM diantaranya adalah mendapatkan, menyimpan, analisis terhadap kostumer, vendor, partner, dan proses informasi internal. Sedangkan fungsi-fungsi lain yang mendukung CRM adalah sales, marketing, training, pengembangan professional, manajemen performa, human resource development, dan kompensasi. Keseluruhan teknologi dan fungsifungsi yang melingkupi CRM haruslah terintegrasi sebagai bagian tak terpisahkan strategi bisnis yang fokus pada kostumer. Karena banyak dari perusahaan yang mengimplementasikan CRM namun sayangnya hanya terbatas pada instalasi software CRM saja, tanpa adanya will untuk meletakkan kostumer diatas segalanya.
Teknologi pendukung CRM 1. Costumer Database Sebuah sistem tak akan pernah berjalan dengan baik tanpa adanya database. Begitu pula dengan CRM ini. Yang menjadi tulang punggung dari sistem ini tak lain dan tak bukan adalah database dari kostumer. Informasi yang diperoleh dari konsumen baik berupa interaksi dengan perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat berharga, termasuk juga informasi yang diperoleh dari order kostumer, informasi tentang support yang diberikan, request kostumer, complain, interview dan survey yang telah diberikan. Bagi sistem CRM kesemua hal itu adalah input yang sangat berharga bagi perusahaan. 2. Costumer Intelligence Costumer intelligence adalah sebuah upaya untuk mengkotak-kotakkan kostumer sesuai dengan needs dan kebutuhannya masing-masing. Tentu saja hal ini bisa dilakukan dengan bantuan software atau manual manusia. Setelah ia dikotak-kotakkan kita akan dengan mudah memasukkan kostumer itu kedalam permainan strategi bisnis perusahaan. Contohnya adalah pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan kostumer tak potensial. Ini akan memudahkan kita untuk mengetahui apakah kostumer itu cukup puas atau tidak. 3. Costumer Capacity and Competency Development Tujuan utama dari teknologi pendukung ini adalah continous improvement yang memungkinkan perusahaan berada sedikit lebih dekat dengan apa yang dimaui oleh kostumer. Sistem yang kompleks memang dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi bukan hanya itu saja, praktek langsung jauh lebih powerful untuk mencapai level kepuasan pelanggan yang diinginkan, kombinasi sempurna dari manusia dan teknologi akan menghasilkansalah satu core competencies yang memungkinkan perusahaan terus berada di depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan dalam memilih tools, teknologi, dan praktek langsung akan kemudian ditiru oleh perusahaan yang lain ketika kombinasi itu terbukti sukses. Hal ini akan menyebabkan perusahaan kita menjadi market leader dalam
CRM. Tentu saja market leader tak kan dapat dipertahankan lama bila tak ada perubahan dinamis didalam perusahaan yang disesuaikan dengan pergerakan keinginan kostumer. Operasional CRM Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu tak lain adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service. Setiap interkasi dengan kostumer akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika memang dibutuhkan data ini akan bisa diolah kembali untuk kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang diperoleh dari kontak history kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan berbagai macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu ke waktu tanpa harus menjelaskan pada para officer komplain apa saja yang telah mereka hadapi terdahulu. Kegunaan CRM a. Database kostumer didalam CRM dapat digunakan untuk berbagai macam kegunaan, diantaranya adalah : b. Mendesain dan melaksanakan marketing campaign untuk mengoptimalkan eketifitas marketing c. Mendesain dan melaksanakan costumer campaign yang spesifik seperti cross selling, up-selling, dan retensi. d. Menilai respon kostumer terhadap produk dan level service, misalnya seperti kenaikan harga, new product development, dan lainnya e. Mengambil keputusan manajemen seperti forecasting financial dan costumer profitability analysis f. Prediksi terhadap level defect yang tak diinginkan kostumer (churn analysis) Yang perlu diperhatikan dalam CRM CRM adalah sebuah sistem yang berbasis akan database kostumer, informasi dari kostumer akan dengan segera diekstrak demi kepentingan perusahaan. Dalam proses pengumpulan data sebagai bagian dari solusi CRM, sebuah perusahaan harus mengingat bahwa privasi costumer dan kemanan data harus menjadi
prioritas utama. Beberapa penerap CRM yang baik malah tidak memperbolehkan data kostumernya di-share atau diakses oleh pihak ketiga. Dalam hal ini mereka telah melakukan hal yang benar. Yaitu perlindungan terhadap data dan privasi kostumer. Kesimpulan Banyak dari penerap CRM yang gagal dalam implementasi CRM, diantara mereka yang gagal kebanyakan disebabkan oleh kualitas data yang buruk dan ketidaksiapan mental dalam menjalankan CRM. Ketika perusahaan hendak menimplementasikan CRM, perlu diperhatikan bahwa integrasi data kostumer harus sudah bisa berjalan. Data harus dapat diekstrak oleh siapapun dan departemen yang membutuhkan (misalnya divisi R n D membutuhkan data dari kostumer, maka data tersebut harus tersedia dan terupdata di sistem). Jika hal ini dapat terjadi, maka ia akan menciptakan demand jauh melebihi ekspektasi kostumer, dan hal ini akan memberikan perusahaan sebuah keuntungan yang tak dimiliki oleh competitor. Ia akan menciptakan hubungan business-to-business yang lebih akrab. Ketika hal ini terjadi maka CRM pastinya bernilai lebih dari sekadar sales atau hubungan interaksi kostumer saja.
CRM | Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitasaktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). Sasaran dan Tujuan | Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini. Otomasi Tenaga Penjualan (Sales force automation/SFA), yang mulai tersedia pada pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM. SFA membantu para sales representative untuk mengatur account dan track opportunities mereka, mengatur daftar kontak yang mereka miliki, mengatur jadwal kerja mereka, memberikan layanan training online yang dapat menjadi solusi untuk training jarak jauh, serta membangun dan mengawasi alur penjualan mereka, dan juga membantu mengoptimalkan penyampaian informasi dengan news sharing.SFA, pusat panggilan (bahasa inggris:call center) dan operasi lapangan otomatis ada dalam jalur yang sama dan masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai bergabung dengan pasar menjadi CRM. Sama seperti ERP (bahasa Inggris:Enterprise Resource Planning), CRM adalah sistem yang sangat komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan. Merujuk kepada Glen Petersen, penulis buku "ROI: Building the CRM Business Case," sistem CRM yang paling sukses ditemukan dalam organisasi yang menyesuaikan model bisnisnya untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang sistem informasinya.
CRM mencakup metoda dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang disimpan untuk setiap pelanggan dan calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini. Proses otomasi dalam CRM digunakan untuk menghasilkan personalisasi pemasaran otomatis berdasarkan informasi pelanggan yang tersimpan di dalam sistem. Fungsi-fungsi dalam CRM | Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi: 1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan. 2. Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric) 3. Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan 4. Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan 5. Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna 6. Menangani keluhan/komplain pelanggan 7. Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan 8. Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan. Mengimplementasikan CRM | Customer relationship management adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan holistik terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari ujung ke ujung. Permasalahan Implementasi CRM | Naiknya pendapatan, kepuasan konsumen, dan lebih sedikitnya biaya operasi adalah beberapa keuntungan dari teknologi pada sebuah
perusahaan. Namun implementasi akan turun drastis jika salah satu dari aspek ini diabaikan: Perencanaan: Langkah awal akan bisa dengan mudah gagal jika usaha untuk memilih dan meluncurkan perangkat lunak tidak maksimal. Integrasi: Integrasi dengan kebutuhan konsumen akan memenuhi kebutuhan yang amat penting, yaitu peningkatan proses menyangkut klien/konsumen. Perusahaan yang memberi sedikit atau tidak ada integrasi sama sekali dengan konsumen, akan membuat kepuasan konsumen menurun secara drastis. Pemecahan Masalah: menyingkirkan metode pemecahan masalah yang dipusatkan pada satu pihak. Para ahli menyarakan perusahaan2 agar meningkatkan integrasi dengan konsumen. Metode pemecahan masalah yang bersifat sentralis harus dibuang demi berbagi informasi tentang pemasaran, penjualan, dan servis. Customer Relationship Management (CRM) | Para ahli memiliki definisi yang berbeda-beda mengenai Customer relationship management (CRM). Secara umum, dapat disimpulkan bahwa CRM merupakan strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi (Kalakota dan Robinson 2001). CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut (Laudon dan Traver 2002). CRM mendukung suatu perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dengan menjalin hubungan dengan tiap pelanggan yang berharga melalui penggunaan informasi tentang pelanggan. Berdasarkan apa yang diketahui dari pelanggan, perusahaan dapat membuat variasi penawaran, pelayanan, program, pesan, dan media (Kotler 2003). Melalui sistem yang menerapkan CRM, perusahaan membentuk hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan, dimana perusahaan
dapat mengetahui kebutuhan pelanggan dan menyediakan pilihan produk atau layanan yang sesuai dengan permintaan mereka. Tujuan CRM (Kalakota dan Robinson 2001), yaitu: 1. Menggunakan hubungan dengan pelanggan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan 2. Menggunakan informasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan 3. Mendukung proses penjualan berulang kepada pelanggan Tahapan CRM | Ada tiga tahapan CRM, yaitu (Kalakota dan Robinson 2001): 1. Mendapatkan pelanggan baru (acquire).. Pelanggan baru didapatkan dengan memberikan kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan pelayanan yang menarik. 2. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang telah ada (enhance).. Perusahaan berusaha menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (customer service). Penerapan cross selling atau up selling pada tahap kedua dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan mengurangi biaya untuk memperoleh pelanggan (reduce cost). 3. Mempertahankan pelanggan (retain).. Tahap ini merupakan usaha mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan berusaha memenuhi keinginan pelanggan. Klasifikasi CRM | Aplikasi yang menerapkan CRM diklasifikasikan menjadi dua (Dyche 2002), yaitu: 1. CRM Operasional CRM Operasional dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan.
Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Beberapa contoh pelayanan yang diberikan melalui web, diantaranya (Greenberg 2002 dalam Turban et al. 2004): 1. Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search 2. Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau pelayanan gratis 3. Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk 4. Menyediakan pemesanan on line 5. Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan 2. CRM Analitik CRM Analitik dikenal sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional.
Knowledge Management System Vtiger CRM 1. Customer Relationship Management: Membantu manage semua data-data customer, dari Accounts, Contact sampai Prospect atas customer yang bersangkutan. 2. Sales Force Automation: Melakukan penjualan produk dan billing atas customer. Terdapat menu Quotation, Sales Order hingga Invoice. 3. Customer Service Tracking: Menampilkan layanan purna jual di dalam perusahaan. Baik itu complaint maupun service produk. Bisa ditelusuri juga sudah sampai sejauh manakah service customer yang bersangkutan.
4. News Service: Semacam memo atau notes yang membantu kita mengingatkan akan halhal kecil yang mudah terlupakan. 5. Corporate Calendar: Mencatat semua event / kalender penting bagi aktifitas perusahaan. Semua jadwal atau agenda kerja akan muncul di menu ini. 6. Analytical Reports: Menyediakan laporanlaporan yang sudah teranalisis dengan baik oleh system. 7. Material Management: Berisi fitur mengenai management produk di dalam perusahaan. Baik dari segi produk sampai penambahan dari segi pembelian (Purchase Order) dan pengurangan produk dari segi Penjualan (Sales Order dan Invoice). 8. Synchronization: Fitur yang bertujuan untuk mensikronisasi antara Vtiger dengan aplikasi email semacam Microsoft Outlook dan Mozilla Thunderbird.
Pemodelan Proses Bisnis Pemodelan Menuangkan proses bisnis dalam bentuk diagram, sehingga: a. Terdokumentasi b. Dapat disampaikan kepada orang lain c. Memudahkan pemahaman Pemodelan dilakukan terhadap as-is dan tobe Standar Pemodelan Tujuan standar pemodelan adalah agar mudah dikomunikasikan dengan pihak lain yang juga mengerti tentang standar itu Ada beberapa contoh standar: 1. ASME (American Association of Mechanical Engineering) 2. Flowchart/Flowmap 3. IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling) 4. IGOE (Input, guide, output, enabler) 5. BPMN (Business Process Modeling Notation) 6. UML (Unified Modeling Language)
Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin. Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur. Untuk menjawab tantangan kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan, Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana membuat sebuah sistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian perusahaan, baik dalam satu lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah yang melatarbelakangi konsep enterprise Information System. EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai berikut: 1. Corporate wide system Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi. 2. Holistic Information Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum.
3. Business Intelligence Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif). Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif untuk pengambilan keputusan. 1. Kualitas informasi a. Flexible b. Menghasilkan informasi yang benar c. Meghasilkan informasi berkala d. Meghasilkan informasi relevant e. Menghasilkan informasi yang komplet f. Menghasilkan informasi yang valid 2. User Interface a. Mempunyai GUI yang bagus b. User Interfacenya harus user friendly c. Memungkinkan acces yang aman ke informasi d. Dapat diakses dari banyak tempat e. Menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah Keuntungan dari EIS: 1. Memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi 2. Memfasilitasi akses ke seluruh informasi 3. Meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan 4. Menyediakan keuntungan kompetitif 5. Mempercepat waktu pencarian informasi 6. Meningkatkan kemampuan komunikasi. 7. Meningkatkan kualitas komunikasi 8. Memungkinkan perencanaan 9. Memenuhi kebutuhan eksekutif 10. Memungkinkan pencarian penyebab masalah 11. Memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan dari kemampuan dan manfaat eis diatas,eis mempunyai banyak persamaan dengan DSS.
EIS DAN BUSINESS PROCCES | Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya. Untuk meluncurkan produk yang baik tidak pernah terlepas dari standar proses bisnis perusahaan yang baik pula. Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka. Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Pengelolaan proses bisnis yang baik yang didukung dengan EIS akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan, yaitu : 1. Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer. 2. Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar. 3. Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan. 4. Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin. 5. Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada.
6. Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan. 7. Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin. 8. Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar. Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama: • Pemodelan Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT. • Pengintegrasian BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis. • Pengawasan Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya. • Optimalisasi Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.
Hubungan EIS dalam bisnis proses akan memberikan suatu keuntungan yang luar biasa besarnya dalam pencapaian tujuan dan target perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan sistem informasi (EIS) sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal seperti; kecepatan, keakuratan,dan kualitas dari informasi dan produk yang dihasilkan. EIS DAN HIRARKI MANAJEMEN | Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat. Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan tersebut, lain kepelaku (aktor) yang memberi dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakan-kebijakan, strategi-strategi tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki dapat dibagi dua jenis (Bambang Permadi, AHP Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi, Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu: 1. Hirarki Struktural, menguraikan masalah yang kompleks diuraikan menjadi bagianbagiannya atau elemen-elemennya menurut ciri atau besaran tententu sepenti jumlah, bentuk, ukuran atau warna. 2. Hirarki Fungsional , menguraikan masalah yang kompleks menjadi bagian-bagiannya sesuai hubungan essensialnya Misalnya masalah pemilihan pemimpin dapat diuraikan menjadi tujuan utama yaitu
mencari pemimpin, kriteria pemimpin yang sesuai dan alternatif pemimpin-pemimpin yang memenuhi syarat. Penyusunan hirarki atau struktur keputusan dilakukan untuk menggambarkan elemen sistem atau alternatif keputusan yang teridentifikasi. TingkatanManajemen 1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. 2. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. 3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. PERAN MANAJEMEN menurut Henry Mintzberg : 1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : a. Figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasiuntuk kegiatan2 diluar organisasi. b. Pemimpin (leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahanbawahannya. c. Penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen. 2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah
manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya. 3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi. Hubungan EIS dan hirarki maanajemen mempunyai manfaat : dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas informasi yang tersedia bagi para eksekutif dan Kebutuhan Informasi akan menjadi : 1. Informasi yang tepat waktu 2. Akses lebih besar ke data operasional 3. Informasi relevan yang lbh singkat 4. Informasi baru 5. Informasi lbh banyk tentang lingkungan eksternal 6. Informasi yang lebih kompetitif 7. Akses lebih cepat ke database eksternal 8. Akses lebih gepat ke informasi 9. Mengurangi biaya kertas CORPORATE GOVERNANCE DAN IT GOVERNANCE | Pada intinya konsep IT governance adalah bagaimana cara memanage penggunaan teknologi informasi pada sebuah organisasi. Paper ini akan membatasi pembahasannya pada IT Governance di organisasi publik. Masih banyak permasalahan tentang IT governance organisasi publik di Indonesia, meski blue printnya telah ada dan jelas. Penggunaan teknologi informasi yang masih belum bersifat terintegrasi, dan kebijakan yang masih kurang memayungi penggunaan teknologi informasi. Paper ini berargumen bahwa federal model dalam penerapan IT governance adalah yang paling sesuai untuk diterapkan di sektor publik di Indonesia. IT GOVERNANCE | IT Governance merupakan konsep yang berkembang dari sektor swasta, namun dengan berkembangnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) oleh sektor publik – organisasi-organisasi pemerintahan- maka IT Governance juga harus diterapkan di sektor yang banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi masyarakat ini. Peranan IT governance tidaklah
diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti fungsifungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT Governance yang pada intinya adalah bagaimana memanaje penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah – juga harus dilakukan. Prinsip-prinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik. Weill dan Ross (2004:2) mendefenisikan IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa jumlah investasi yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan memanfaatkan TI. Suatu IT governance yang efektif berarti penggunaan TI pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan TI dengan visi,misi, tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan. Menurut Weill&Ross (204:10), suatu IT Governance yang efektif adalah yang mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni: 1. Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif manajemen dan efektif penggunaan TI?; 2. Siapa yang harus membuat keputusankeputusan berkaitan dengan penggunaan TI?; 3. Bagaimana keputusankeputusan ini dibuat dan dimonitor? Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, dapat simpulkan, bahwa pengukuran kinerja IT Governance yang baik adalah dengan menghitung prosentase jumlah manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang pelaksanaan IT Governance di organisasi yang bersangkutan. Teknisnya, menurut Weill & Ross (2004:13) digambarkan skema untuk membantu memahami, mendesain, mengkomunikasikan dan
memelihara IT Governance yang efektif, yakni sebagai berikut:
pencapaian kerja tiap-tiap unit organisasi; yang sangat dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan IT nya. Jadi, terdapat keterkaitan dan koordinasi yang sangat erat antara organisasi level pusat dan unit-unit dibawahnya; dan juga dengan asset-aset yang ada pada suatu organisasi. KESIMPULAN | Enterprise Information System (EIS) merupakan pengembangan konsep CBIS dan DSS yang dioptimasi untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan atau organisasi secara menyeluruh, dengan batasan-batasan: corporate wide system, holistic information, business intelligent. Adapun kemampuan yang dimiliki oleh EIS yang baik, adalah : drill down path, critical success factor, status access, analisis, navigasi informasi, audio dan visual, dan komunikasi.
Dari skema diatas, dapat fahami bahwa untuk mengerti, cara mendesain, melakukan proses komunikasi, dan menindaklanjuti IT Governance yang efektif adalah dengan : 1. Menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi. 2. Untuk menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi, maka organisasi harus memperhatikan perilaku organisasi dan pengadopsian IT dalam organisasi tersebut. 3. Kemudian untuk menetapkan strategi organisasi dengan baik, juga diperlukan perhatian dan pengaturan yang baik terhadap 6 (enam) asset yang ada di organisasi tersebut, yakni: relationship asset, physical asset, Intelectual property asset, human relation asset, financial asset dan TI. Sedang bagaimanakah cara mengatur semua asset tersebut dalam IT Governance adalah dengan memperhatikan mekanisme dari IT governancenya, yakni keputusan-keputusan tentang IT nya. 4. Terakhir, untuk menciptakan strategi organisasi yang baik dalam kaitannya dengan penggunaan IT dalam organisasi, maka harus memperhatikan pula sasaransasaran
Organizational DSS adalah EIS yang lebih khusus memasukkan DSS dalam arsitekturnya, yang digunakan untuk mendukung keputusan yang difokuskan pada tugas-tugas organisatoris atau kegiatan yang melibatkan banyak proses dan pelaku. Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
